N_SAS_A / VŠFS / LS 2011 / KS Přednáška č. 3
Péče o archiválie a jejich využívání. Elektronické dokumenty a současná správa dokumentů v ČR
Hlavní okruhy problémů: I. Evidence a ochrana archiválií II. Zpřístupňování a využívání archiválií III. Spisová služba a elektronické dokumenty IV. Elektronizace veřejné správy a e-Government
Hlavní teze: Ad část I: Evidence a ochrana archiválií -
Až ve vládním nařízení o archivnictví v roce 1954 počátek jednotné celostátní evidence archiválií = tzv. Jednotný archivní fond (JAF)
-
Povinná evidence: původně od 50. let 20. stol. předtištěné papírové karty X od 90. let min. stol. databázový „Program pro evidenci archivů“ (PEvA) – správcem MV
-
Podle zákona č. 499/2004 Sb. (243/2010 Sb.): NAD
- evidence základní -
„
druhotná
-
„
ústřední
-
Základní e. = vedou všechny instituce (archivy, muzea, knihovny, pracoviště AV aj.) v nichž se archiválie nacházejí
-
Druhotná e. = vedou NA a SOA podle své působnosti (jednotlivé instituce mají povinnost jim zasílat data i archivní pomůcky)
-
Ústřední e. = vede MV
-
Speciální problematiku evidence řeší prováděcí vyhláška k AZ č. 192/2009 Sb. 1
-
Evidenční jednotky: viz příloha č. 1 k vyhlášce č. 645/2004 Sb. (ve znění novely 192/2009 Sb.):
-
a/hlavní = jejich výčet je uveden v citované příloze,
-
b/dílčí = upřesňují u zpracovaných archiválií hlavní evidenční jednotku
-
Evidenční jednotky se člení na jednotky: a/ pro nezpracované archiválie: balíky + kartony b/ pro zpracované archiválie: 1.pro evidenci spisů a účetních spisů: kartony + fascikly 2.pro evidenci původních (spisových, registraturních) pomůcek: podací protokoly, indexy aj. 3.pro evidenci jednotlivin: listina
úřední kniha, rukopis
podací protokol
index
kartotéka
typář, razítko
mapa, plán, grafický list
fotografie, album, svitkový film (1 nosič)
filmy (1 nosič)
zvukový záznam (1 nosič)
jiné (položky nezařaditelné do předcházejících evidenčních jednotek)
Ochrana archiválií -
Kategorizace archiválií (I. nebo II. kategorie):
I. Kategorie: viz příloha č. 3 AZ Zřizovatel archivu nebo kulturně vědecká instituce, v nichž jsou archiválie I. kategorie uloženy musí zajistit zhotovení: -bezpečnostních kopií -kopií k uživatelské práci -
Archivní kulturní památky (rozhodnutí MV)
-
Národní kulturní památky (rozhodnutí vlády ČR) 2
-
Práva a povinnosti vlastníků a držitelů archiválií (viz zákon č. 499/2004 Sb.) -bezplatné informační a poradenské služby NA a SOA -vlastník archiválie (mimo vlastnictví ČR, PO zřízení zákonem nebo ÚSC), který ji má uloženou mimo archiv (tj. mimo veřejný archiv), může získat finanční dotaci -povinnost vlastníka - řádně pečovat o archiválií (chránit její stav) - ohlásit NA nebo SOA každý zamýšlený převod vlastnictví -
„
„
uzavření smlouvy o úschově -
poskytovat údaje o evidenci
- pokud není schopen se o ni postarat = dočasná úschova - při vlastnickém převodu předkupní právo státu - povolení k vývozu archiválií vydává MV pouze z důvodu: - vystavování - konzervování - restaurování - vědeckého zkoumání - Akreditace archivů: uděluje MV - Podmínky pro uložení archiválií (§61 AZ): a/stavebně – technické: -budova archivu mimo záplavová a další ochranná pásma, -budova archivu mimo oblasti znečištění, -v prostorách žádná potrubí (vč. kanalizačního), -prostory nad hladinou spodní vody, větratelnost, -měření teploty a relativní vlhkosti b/prostorové: -oddělené prostory pro veřejnost a bez přístupu veřejnosti, -zřízení badatelny, 3
-plán uložení archiválií v archivu a jeho aktualizace c/ bezpečnostní: -bezpečnostní dokumentace, řešení krizových situací, -požární dokumentace a požární technika, -instalace mechanických a elektronických zabezpečovacích zařízení, -zajištění prostor proti vniknutí osob, -režim používání klíčů, -nepřetržité střežení prostor, kde jsou uloženy národní kulturní památky d/materiální: -vybavení kopírovacím zařízením a dalším zařízením na čtení archiválií -vybavení regály + speciálními prostředky na ukládání map, plánů, filmů apod. -vybavení badatelny i pro přenosné počítače e/personální: -vedoucí pracovní místa: VŠ pracovníci v oboru archivnictví nebo historie -1 zaměstnanec nejméně na správu 2000 bm -1 zaměstnanec v badatelně na 10 badatelů denně f/ podmínky pro uložení archiválií: nosnost podlah, relativní vlhkost - viz příloha č. 5 vyhlášky č. 192/2009 Sb. -
Uložení dokumentů ve spisovnách (§68, odst. 4 AZ) -ukládání spisů (po vyřízení) -pravidla pro nahlížení do spisů -v případě zániku určeného původce -podmínky pro uložení dokumentů (§68, odst. 4): -ne riziko povodní, -protipožární dokumentace a vybavení -nesmí zde vést odpadní, vodovodní potrubí nebo jiné technologické rozvody 4
-vybavenost regály -zajištění prostor proti nepovolaným osobám. -
Ochrana archivních fondů a sbírek v archivech: Konzervace = hledá způsoby, jak předejít dalšímu poškození archiválie + často má preventivní charakter Restaurování = sleduje zlepšení fyzického stavu dokumentu, neobejde se bez většího či menšího zásahu do fyzické podstaty archiválie -počátky ochrany písemných dokumentů v českých zemích: mezi 1. a 2. světovou válkou – vznik prvních konzervátorských „dílen“: průkopníkem Archiv země České a osoba prof. Vojtíška -současné vzdělávání specialistů v ČR: -Střední průmyslová škola grafická v Praze, -VŠ chemicko-technologická v Praze -Institut restaurování a konzervačních technik v Litomyšli
-
Archivní inspekce (§§71 – 72 AZ) a/ kontrolu vykonávají: MV
-
u NA, ABS, SOA
-
u ozbrojených sil a bezpečnostních sborů
u specializovaných (popř. bezpečnostních) archivů zřízených ústředními správními úřady NA SOA b/ archivní inspektoři – kdo je jmenuje, jejich pravomoci - odvolání proti rozhodnutí archivního inspektora - správní delikty
5
Ad část II: Zpřístupňování a využívání archiválií Zpřístupňování archiválií 1. Etapy archivní práce: -
Tzv. vymezení archivního fondu: zda jde o Fond = soustavný soubor dokumentů, který vznikl výběrem z registratury původce (viz provenienční – registraturní princip) Manipulace = dodatečně v archivu vytvořené nebo uměle vzniklé soubory dokumentů z původních registratur nebo fondů původce (pertinenční princip) Sbírka = uměle vytvořené soubory dokumentů podle formální nebo věcné souvislosti (viz pertinenční princip) – např. sb. soudobé dokumentace
-
Třídění = přípravná fáze, současně se archiválie kompletují, vč. vnitřní skartace (duplicity, dokumenty bez arch. hodnoty)
-
Pořádání = systematické řazení arch. fondu nebo sbírky podle předem stanoveného třídícího schématu (rekonstrukce původní provenience nebo umělé schéma) Vytvářejí se
- inventární jednotky (viz nejmenší obsahová jednotka)
- každá inventární jednotka má inventární záznam (popis jejího obsahu) - inventarizace = sestavení základní archivní pomůcky = inventář (dnes nejen v papírové ale i v elektronické podobě) -
Základní části inventáře: Úvod: 5 předepsaných částí
- vývoj původce fondu (sbírky) -
vývoj a dějiny fondu (sbírky)
-
archivní charakteristika fondu a metody jeho pořádání
-
stručný rozbor obsahu fondu (sbírky)
-
záznam o uspořádání fondu (sbírky) Inventární seznam
registraturní pomůcky Listiny Knihy 6
Rukopisy Vlastní spisy (aktový materiál) Účetní materiál a další typy dokumentů Rejstříky (osobní, věcný, zeměpisný) Závěrečná tiráž (autor, datum a místo zpracování apod.) 2. Archivní pomůcky (viz příloha č. 2 k vyhlášce č. 645/2004 Sb.): -
Základní: JANUS)
prozatímní inventární soupis (viz současná praxe přejímek – program
inventář katalog rejstřík -
Speciální:
tematický katalog tematický rejstřík soupisy dokumentů
-
Referenční:
popisy a soupisy fondů (sbírek) průvodce po archivech speciální edice dokumentů
Využívání archivních dokumentů 1. Nahlížení do archiválií -
Prezenčně v badatelně archivu (viz badatelský řád – vzorový = příloha č. 3 k vyhlášce č. 192/2009 Sb.)
-
Lhůta pro nahlížení (všeobecná 30 let + zvl. podmínky: StB, KSČ a býv. součásti NF, již zveřejněné archiválie, dokumenty státních institucí do roku 1990)
-
Ochrana osobních údajů (zákon č. 101/2000 Sb.) a archivnictví
2. Další formy využívání archiválií Výstavy, exkurze, přednášky, spolupráce s médii, vědecké výzkumné projekty apod. 7
Ad část III: Elektronizace veřejné správy, rozvoj e-governmentu v ČR – důsledky pro spisovou a archivní službu -
1. služba v praxi = žádosti podle zákona č. 106/1999 Sb., o svobodném přístupu k informacím,
-
zákon č. 227/2000 Sb., o e-podpisu,
-
nařízení vlády č. 495/2004 Sb. = prováděcí předpis k zákonu o e-podpisu: -poprvé rovnoprávnost dokumentu v listinné a e-podobě: „Písemnosti OVM v e-podobě označené e-značkou založenou na kvalifikovaném systémovém certifikátu vydaném akreditovaným poskytovatelem certifikačních služeb nebo podepsané uznávaným e-podpisem mají stejné právní účinky jako veřejné listiny vydané těmito orgány…“ (§11, odst. 2) aj.
-
vyhláška MV č. 496/2004 Sb., o e-podatelnách (povinnost OVM ji zřídit a provozovat).
- Usnesení vlády ČR č. 757/2007 „Efektivní veřejná správa a přátelské veřejné služby“ na léta 2007 – 2015 (Smart Administration), eGON – symbol eGovernmentu („živý organismus“): má 4 hlavní pilíře: -
Zákon o eGovernmentu („srdce“),
-
Komunikační infrastruktura veřejné správy – KIVS („oběhová soustava“),
-
Czech POINT („prsty“),
-
Základní registry veřejné správy („mozek“).
-Vyhláška MV č. 324/2008 Sb., o kontaktních místech veřejné správy (viz CzechPOINT). -Zákon č. 111/2009 Sb., o základních registrech (původní účinnost od 1. 7. 2010): používání 4 základních registrů ISVS: - Registr obyvatelstva (ROB): občané ČR a EU, cizinci s povolením pobytu, cizinci s uděleným azylem, - Registr osob (ROS): všechny osoby s právní subjektivitou (fyzické i právnické), - Registr práv a povinností (RPP): působnost orgánů veřejné správy, práva a povinnosti osob (vč. jejich přístupových práv k příslušným informacím), eSbírka zákonů, správní řízení u institucí v ČR, - Registr územní identifikace, adres a nemovitostí (RUIAN): informace o územní identifikaci a o katastru nemovitostí.
8
- Zákon č. 100/2010 Sb., kterým se mění zákon č. 111/2009 Sb. o základních registrech – jeho hlavní účel = posunutí účinnosti původního zákona o 2 roky
Ad část IV: Správa dokumentů (spisová služba) u veřejnoprávních i soukromoprávních původců v ČR v současnosti -
„určení původci“ = subjekty, které jsou povinny podle §63, odst. 1 AZ vést spisovou službu: - VPP podle §3, odst. 1 AZ mimo ÚSC (vč. jejich organizací) a notářů -kraje -hl. m. Praha -obce s pověřeným OÚ, obce se stavebním nebo matričním úřadem -městská část Prahy nebo statutárního města s přenesenou působností
- „orgány veřejné moci“ (OVM) – podle zákona č. 300/2008 Sb. (instituce, jejichž prostřednictvím stát jedná a které mají určité zákonné kompetence – výkon veřejné správy, moc zákonodárnou a soudní): -OSS -ÚSC (obce a kraje) -soudy a státní zastupitelství -Pozemkový fond ČR a jiné státní fondy -zdravotní pojišťovny -Český rozhlas, Česká televize -samosprávné komory zřízené zákonem (HK AK, ČLK apod.) -notáři a soudní exekutoři - od 1. 11. 2009 mají ze zákona povinně zřízenou datovou schránku (DS): - OVM - PO zřízené ze zákona - PO zapsané v OR - OS zahraničních PO zapsaných do OR - insolvenční správci 9
Metadata – data popisující souvislosti, obsah a strukturu dokumentů a jejich správu v průběhu času, lze je rozdělit na: -
popisná: vznikají v rámci operací SSL,
-
uchovávací: jsou tvořena při ukládání dokumentu do úložiště / archivu,
-
strukturální: udávají pozice dokumentu při provádění jednotlivých ICT operací.
Jednoznačný identifikátor – označení dokumentu zajišťující jeho nezaměnitelnost pomocí speciálního kódu, který musí být s dokumentem spojen. Podání – úkon směřující vůči OVM, musí respektovat procesní pravidla podle příslušné legislativy (např. správní řád). Nová legislativní ustanovení o dokumentech v digitální podobě: -
§69a zákona č. 243/2010 Sb.:
-
není-li dokument opatřen e-podpisem, e-značkou nebo kvalifikovaným časovým razítkem, původce jej opatří k. časovým razítkem
-
před konverzí e-dokumentu na analogový dokument a zpětně nebo při změně formátu e-dokumentu původce ověří e-podpis, e-značku nebo k. časové razítko
-
údaje o ověření se uchovávají spolu s e-dokumentem
-
„Neprokáže-li se opak, dokument v digitální podobě se považuje za pravý, byl-li podepsán platným uznávaným e-podpisem nebo označen platnou e-značkou osoby, která k tomu byla v okamžiku podepsání nebo označení oprávněna, osoby odpovědné za převedení z dokumentu v analogové podobě nebo změnu formátu dokumentu v digitální podobě nebo osoby odpovědné za provedení autorizované konverze dokumentů a opatřen kvalifikovaným časovým razítkem. Ustanovení věty první se vztahuje i na dokumenty vzniklé z činnosti původců, kteří nejsou určenými původci.“ (odst. 8)
-
Vyhláška MV č. 191/2009 Sb.:
-
(§4) vždy kontroly, zda e-dokument neobsahuje chybný datový formát či škodlivý kód + výsledek ověření autenticity e-dokumentu se připojí k e-dokumentu, jehož se týká + až po ověření se e-dokument zavede do systému e-SSL a označí jednoznačným identifikátorem
-
(§5) při provedené konverzi z listinné podoby do digitální a naopak se převáděný dokument označí shodně s dokumentem převedeným + informace o tom se uloží s dokumentem
-
(§16) „dokument v digitální podobě, popř. spis v digitální podobě, se považuje za úplný, je-li opatřen metadaty stanovenými v národním standardu pro e-systémy SSL…“ 10
-
(§17) „…dokumenty, popř. spisy, v digitální podobě zařazené do skartačního řízení se ukládají ve výstupních datových formátech stanovených v §20 vyhlášky č. 191/2009 Sb. a opatřují se metadaty…“
-
(§20)“Výstupním datovým formátem dokumentů … se rozumí formáty stanovené … pro a/formát výstupu z elektronického systému SSL b/formát dokumentu ukládaného v e-spisovně, která je součástí e-systému SSL c/formát pro předávání dp digitálního archivu
-
Vyhláška MV č. 194/2009 Sb.:
-
Přípustné formáty DZ dodávané do DS jsou obsaženy v její příloze č. 3.
Důsledky zákona č. 300/2008 Sb. (DS a konverze dokumentů) na oblast správy dokumentů: -
DS je elektronické úložiště, které je určeno k doručování dokumentů OVM, k provádění podání vůči nim a k dodávání dokumentů fyzických osob, podnikajících fyzických osob a právnických osob jeho prostřednictvím
-
Dokument, dodaný prostřednictvím DS, má stejnou váhu jako doporučená zásilka s dodejkou, a to do vlastních rukou.
-
DS není e-mailová schránka (DS reprezentují speciální oddělený komunikační systém),
-
DS není dlouhodobé úložiště ED, respektive archiv (obsah datových zpráv (DZ) je smazán po 90 dnech od jejich doručení, jen obálka – metadata – jsou uchovávána trvale)
Zřízení DS: 1/ ze zákona: a/ OVM, PO zřízeným zákonem, PO zapsaným v OR, OS zahraničních PO zapsaných v OR, insolvenčním správcům (neprodleně), b/ advokátům a daňovým poradcům (k 1. 1. 2012). 2/ na žádost: ostatní subjekty (ostatní PO + FO).
Kdy DS nelze využít: -
neumožňuje-li povaha dokumentu zaslání prostřednictvím DS, 11
-
nelze-li provést konverzi zasílaných dokumentů,
-
není-li zpřístupněna a aktivována DS odesílatele i příjemce,
-
jsou-li zneplatněny přístupové údaje osoby oprávněné k přístupu do DS.
Jak se dostat do DS – 2 základní způsoby: 1. přímo přes www rozhraní (připomíná jednoduché internetové bankovnictví), 2. přes aplikační rozhraní, tj. prostřednictvím některé IT aplikace, která je schopna se s ISDS propojit. Přístup do DS: -
oprávněná osoba: -FO, pro kterou byla DS zřízena, -statutární orgán PO (je-li oprávněn jednat za společnost), -člen statutárního orgánu PO (je-li oprávněn jednat za společnost), -vedoucí OVM, -vedoucí organizační složky podniku zahraniční PO nebo
-
administrátor: -osoba určená oprávněnou osobou nebo
-
pověřená osoba: -osoba k tomu pověřená oprávněnou osobou nebo administrátorem
Pověření osob: -
tzv. pověřeným osobám jsou následně zaslány MV přístupové údaje,
-
po přihlášení tyto osoby mohou vykonávat činnosti, které rozsah jejich pověření umožňuje (pověření = udělení plné moci),
-
k DS existuje možnost určit tzv. administrátora: má stejná práva jako vlastník DS (statutární orgán) + může pověřovat další osoby.
Propojení IS instituce a ISDS: Provozuje-li instituce IS pro řízení dokumentů (e-SSL), může jej propojit s ISDS (zejména u větších institucí doporučováno!). 12
Konverze (autorizovaná) dokumentu – 2 základní druhy: 1/ na žádost: provádějí ji kontaktní místa Czech POINT, HK a ČP -na základě žádosti a za úplatu, -konverzovaný dokument možno: -odeslat do modulu „Úschovna“ (lhůta uložení do 30 dní), -vypálit na CD (je v ceně účtované za konverzi). 2/ z moci úřední – provádějí OVM pro výkon své působnosti, o
využití CzechPOINT@Office (OVM podá žádost o její zřízení/registraci na MV) – varianta pro OVM bez implementované e-SSL,
o využití API CzechPOINT (OVM podá žádost o její zřízení/registraci na MV) – varianta pro OVM s implementovanou e-SSL. Způsoby převedení analogových dokumentů do digitální podoby: (jejich použití záleží vždy potřebě původce při úřadování a možnostech konverze dokumentu) 1/ autorizovaná konverze (podle zákona č. 300/2008 Sb.): výstupní datový formát ED podle vyhlášky č. 193/2009 Sb. = PDF (verze 1.7 a vyšší) + autentizační prostředky (kvalifikované časové razítko a uznávaný e-popis nebo uznávaná e-značka + ověřovací doložka) = výsledkem je ověřená e-kopie s právními účinky prvopisu, 2/ jiná konverze (podle §69a/ AZ): výstupní datový formát ED = není specifikován + autentizační prostředky (kvalifikované časové razítko a uznávaný e-podpis nebo uznávaná eznačka) = výsledkem je ověřená e-kopie bez právních účinků prvopisu, 3/ jiná konverze (podle §5, odst.3, písm.c/ vyhlášky č. 191/2009 Sb.): výstupní datový formát ED = není specifikován + autentizační prostředky = nejsou specikovány = výsledkem je neověřená e-kopie bez právních účinků prvopisu. Které dokumenty jsou vyloučeny z konverze: -
v jiné podobě, než je dokument v papírové podobě nebo DZ,
-
jedinečné listinné dokumenty: např. občanský průkaz,
-
dokumenty obsahující změny, doplňky, vsuvky nebo škrty,
-
tam, kde není zřejmé, zda se jedná o originál nebo kopii dokumentu,
-
u dokumentů s plastickým textem, či s otiskem plastického razítka,
-
dokumenty fotografické, zvukové nebo audiovizuální.
13
Úschova DZ doručených prostřednictvím DS: Pozor! Úschova doručených i odesílaných DZ (ostatně jako i dalších dokumentů vůbec) je povinností vlastníka DS a plně na jeho zodpovědnosti (viz povinnosti z oblasti spisové služby a archivnictví v ČR) – různé varianty v praxi.
Správa dokumentů (resp. SSL) v instituci (u původce): (Postup při vyřizování dokumentů, a to v souvislosti s DS, konverzí dokumentů a s e-SSL) 1. Z pohledu adresáta veřejné správy (fyzická osoba - FO, právnická osoba - PO): - Podání je obecně možno učinit: - písemně (v listinné podobě), - ústně do protokolu, - elektronicky se zaručeným podpisem. 1.1. Odesílatel – elektronické podání: a/ má zpřístupněnou DS: -
odesílatel může, ale nemusí provádět úkon vůči OVM prostřednictvím DS – varianty: -podání v listinné podobě prostřednictvím České pošty, -osobně na podatelně úřadu, -elektronicky na adresu podatelny úřadu
- podání učiněné FO nebo PO prostřednictvím DS doporučeno podepisovat (viz §69a/, odst. 8) b/ nemá zpřístupněnou DS: -
učiní podání elektronicky opatřené zaručeným podpisem, nebo bez něho,
-
učiní podání v klasické listinné podobě.
2. Z pohledu OVM: 2.1.
Příjem podání:
a/ podaného elektronicky: -
v rámci SSL je třeba evidovat všechna došlá podání, tj. i prostřednictvím DS (viz podací deník či jiná evidence),
-
kromě -dokumentů obsahujících škodlivý kód (spam, viry), 14
-dokumentů obsahujících chybný formát, -dokumentů podléhajících zvláštní evidenci (např. utajované informace), -dokumentů, které se v instituci sice využívají, ale nevstupují do oblasti SSL (např. Sbírka zákonů, Věstníky ústředních úřadů státní správy apod.), - OVM opatří (pokud již sám toto neobsahuje) doručený dokument v digitální podobě kvalifikovaným časovým razítkem, - pokud OVM vykonává SSL v listinné podobě, převede dokument v digitální podobě do listinné a dále s touto podobou pracuje, povinnost vykonávat SSL – 2 skupiny VPP (3-leté přechodné období – tj. do 1. 7. 2012): 1. v plném rozsahu (tzv. určení původci), a to povinně v elektronické podobě (ERMS), 2. obce (kromě hl. m. Prahy, obcí s pověřeným OÚ, obcí se stavebním nebo matričním úřadem) v omezeném rozsahu, a to buď: -v listinné podobě, nebo -v elektronické podobě (ERMS). b/ podaného v listinné podobě: -
SSL úřadu pracuje v listinné podobě (viz výše),
-
SSL úřadu funguje v elektronické podobě: potom nutná konverze dokumentu z listinné do elektronické podoby + dále viz výše. 2. 2. Třídění (došlých) dokumentů:
- podléhají evidenci (viz úřední vyřizování), - potřeba zvl. evidence a ukládání (dokumenty utajované, účetní apod.), - bez evidence (např. časopisy, noviny, prospekty aj. – nutno popsat v normě!), - podání na jméno (úřední X osobní charakter). 2. 3. Označování a evidence: - označování dokumentů: a/digitální dokumenty: s dokumentem), -
tzv.
jednoznačný
identifikátor
(je
spojen
b/dokumenty v listinné podobě:
15
-
-pokud vznikly konverzí z digitální podoby: původní digitální podoba (metadata) se uloží v elektronickém úložišti + listinná podoba se opatří podacím razítkem s čj., resp. podle jiné evidence mimo podací deník,
-
-pokud pouze listinná podoba: podací razítko s čj., resp. podle jiné evidence mimo podací deník,
-
- evidence dokumentů:
-
a/digitální dokumenty: ERMS (je kompatibilní se spisovým plánem úřadu),
-
b/dokumenty v listinné podobě: podací deník či jiná evidenční pomůcka. 2.4. Přidělení zpracovateli a vyřizování:
-
- oběh dokumentu (v listinné i v elektronické verzi) musí být zajištěn způsobem umožňujícím:
-
-sledovat veškeré úkony s dokumenty,
-
-určit osoby, které úkon provedly,
-
-datum, kdy byly úkony provedeny.
-
- vytváření spisů (priorace dokumentů týkající se stejné věci),
-
- základem konkrétního ERMS je spisový plán OVM:
-
-dokument je při příjmu do ERMS zatříděn do spisu,
-
-všechny spisy jsou zařazeny do věcných skupin,
-
-evidence dokumentů a spisů prostřednictvím podacího deníku,
-
-všechny operace s dokumenty/spisy v ERMS se zaznamenávají v tzv. transakčním protokolu (viz souvislost s metadaty jednotlivých dokumentů/spisů).
-
- způsoby vyřízení:
-
- čistopisem,
-
- průpisem (více adresátům),
-
- záznamem na dokument,
-
okamžik vyřízení (uzavření) spisu je rozhodný pro běh skartační lhůty! (Pozor! Možnost i jiné tzv. spouštěcí události pro počítání skartační lhůty)!,
-
- spis se označí skartačními znaky a skartačními lhůtami (viz spisový a skartační plán!).
16
2. 5. Odesílání: -
- OVM je z procesních důvodů (např. správní řád, občanský soudní řád) + i z hlediska tzv. fikce pravosti (viz §69a/, odst. 8 AZ) doporučováno používat uznávaný elektronický podpis/uznávanou e-značku !,
-
- používání zaručeného elektronického podpisu – plní tyto funkce:
-
-označuje toho, kdo úkon činí,
-
-potvrzuje, že ten, kdo jej učinil, jej skutečně v konkrétní podobě učinit chtěl,
-
-umožňuje ověření totožnosti osoby, která úkon učinila.
-
- má-li adresát zřízenu a zpřístupněnou DS, musí OVM (správní orgán) vždy vyhotovit elektronický stejnopis rozhodnutí a ten odeslat do jeho DS,
-
- nemá-li adresát zpřístupněnou DS, OVM pro něho vyhotoví stejnopis dokumentu v listinné podobě (vytištěním). 2. 6. Doručování:
-
- dokumenty doručované prostřednictvím DS mají povahu datové zprávy (DZ),
-
- DZ tvoří obálka a obsah zprávy (1 i více příloh),
-
- velikost DZ je zatím omezena na 10 MB,
-
- přípustné formáty DZ uvádí Příloha č. 3 vyhlášky MV č. 194/2009 Sb., o stanovení podrobností užívání a provozování ISDS,
-
- doručování pomocí DS nebude možné ze strany úřadu v těchto případech:
-
-doručuje-li se veřejnou vyhláškou,
-
-doručuje-li se na místě úkonu,
-
-neumožňuje-li to povaha dokumentu,
-
-nemá-li adresát zpřístupněnou DS.
-
- v ostatních případech úřad doručuje prostřednictvím DS (a to i tehdy, když obdrží podání v listinné podobě, ale adresát má DS zřízenu a aktivní),
-
- u DS platí tzv. fikce doručení: 10 dní (pokud není rozhodnuto jinak). 2. 7. Ukládání dokumentů:
uzavření spisu = kompletace všech dokumentů ve spisu, převedení dokumentů v digitální podobě do tzv. výstupního datového formátu + kontrola a doplnění dalších údajů před uložením do spisovny (viz spisový znak, skartační znak a skartační lhůta),
17
- podle §16, odst. 4 vyhlášky č. 191/2009 Sb. se dokument (spis) v digitální podobě považuje za úplný, je-li opatřen metadaty stanovenými v Národním standardu pro ERMS X pokud to není možné, původce jej musí převést do analogové podoby a vybavit potřebnými náležitostmi (současně s vyřízením dokumentu, resp. s uzavřením spisu!), - výše uvedené ustanovení (viz §16, odst. 4 vyhlášky č. 191/2009 Sb.) se po přechodnou dobu 3 let (tj. do 1. 7. 2012) použije pouze pro ukládání dokumentů se skartačními znaky „A“ a „S“ - tzv. výstupní datové formáty (viz §20 vyhlášky č. 191/2009 Sb., o podrobnostech výkonu SSL). -
dlouhodobé ukládání archiválií: viz Projekt „Národní digitální archiv“ (při NA).
-
18
