MID 07/005
KREDIET AUTOMATISERING 2007
Aan de raad, De nieuwe wetgeving op het terrein van de digitale dienstverlening leidt noodzakelijkerwijs tot een uitbreiding van de momenteel gebruikte hard- en software. Maar dat geldt ook voor nieuwe ontwikkelingen op dit terrein en de regionale samenwerking op het terrein van sociale zaken en belastingen. Huidig gebruikte hard - en software Onderstaand treft u een overzicht aan van de huidig gebruikte hard- en software (met het aanschaffingsjaar en de huidige boekwaarde) en een weergave van de huidige kosten: Hardware: Jaar: Boekwaarde: - IBM RS 6000 (256 Mb), onderhoudscontract verlopen 2003 afgeschreven * - Compaq Proliant ML 370 (onderhoudscontract tot 17-12-2007) 2004 lease t/m 2008 Software: Jaar: Boekwaarde: - UNIX –server t.b.v. de centrale administraties ((Profin, Probel, Probev en Proper), ondersteuningscontract verlopen 2000 afgeschreven ** - Novellserver t.b.v. netwerkbeheer kantoorautomatisering 2003 lease t/m 2008 (Word, Groupwise, Gemnet, Excel, Excess). P.C.’s: - Raadhuis: 25 Compaq Evo met Hitachi beeldschermen - Ruimte: 12 Compaq Evo met Hitachi beeldschermen Overig: - 2 centrale printers - 6 overige printers - 3 scanners - 3 modems
Jaar: Boekwaarde: 2003 lease t/m 2008 2004 lease t/m 2009 2001 2000 2004 1998
afgeschreven afgeschreven afgeschreven afgeschreven ***
Software –pakketten Jaar - PROFIN = Financieel systeem 2000 - PROBEL = Belastingsysteem 2000 - PROPER = Percelensysteem 2000 - PROBEV = GBA – systeem 2000 - PROVAS = Vastgoedsysteem 2000 - GUI (Grafische Gebruikers Interface) 2000 - Back – up softwarepakket. 2000 - PROTOS t.b.v. procesbeschrijvingen 2005 - STRABIS (bodeminformatiesysteem) 2005 - PC MANAGER (postsysteem) 2005 - AUTOCAD (tekeningen) 2006 Alle softwarepakketten zijn wel economisch maar niet technisch afgeschreven.
Voor de Pro-pakketten geldt dat een jaarlijks onderhoudscontract is afgesloten (kosten 15% Van de aanschafkosten) Licenties - Novell SBS incl. Groupwise en AntiVirus - Windows XP Pro - Office Small Business - Pro - Buseniss XP - Antivirus McAfee - Reflection - Protos
Aantal gebruikers: 50 27 37 35 25 40 20 2
Kosten automatisering volgens de begroting 2007: I. Structurele kosten: Kapitaallasten en verzekering Onderhoud apparatuur, programmatuur* en licenties Leasekosten Gemlease Kosten Gemnet Hkp huisvesting Hkp automatisering’ Hkp middelen Totale jaarlijkse kosten
€. 12.853 - 27.000 - 21.853 - 22.000 4.397 6.900 - 46.560 €. 141.368
*) 1 Novell-server, 1 RS6000, 37 p.c.’s, 2 centrale printers, 6 overige printers, 3 scanners, 3 modems en diverse programmatuur. II. Opgenomen investeringen voor de periode 2007 tot en met 2010: Oude investeringsplannen €.10.000 Investeringsplan 2007 - 20.000 (server) Totaal 2007 €. 30.000 Investeringsplan 2008, 2009 en 2010 jaarlijks €. 10.000
Nieuwe ontwikkelingen en benodigde investeringen: In de totaalvisie van de centrale overheid dienen gemeenten in de toekomst te beschikken over een 13-tal basisadministraties die tesamen één geheel dienen te vormen, zoals o.a. de GBA (personen), BAG (adressen, WOZ (waardes), Kadaster (eigendomssituaties) en WKPB (beperking van eigendomssituaties). De meest recente nieuwe wetgeving waaraan dient te worden voldaan is samengevat: - Website / DigiD per 1 januari 2007 De dienstverlening van gemeenten dient in toenemende mate digitaal getint te zijn en burgers dienen zo veel mogelijk zaken vanuit de huissituatie met gemeenten te kunnen regelen. Daarbij gaat het niet alleen om het ophalen van informatie van de gemeentelijke website (b.v. gemeentelijke verordeningen of mededelingen) maar ook het via standaardformulieren aanvragen van o.a. vergunningen en uittreksels, het doorgeven van verhuizingen of het maken van bezwaren tegen dan wel aanvragen van kwijtschelding n.a.v. een aanslag gemeentelijke belastingen. De gemeentelijke website is daarom sinds kort geheel vernieuwd onder toevoeging van zgn. DigiD – formulieren om de bedoelde handelingen via het Internet te kunnen uitvoeren.
-
Wet kenbaarheid publiekrechtelijke beperkingen per 1 april 2007 (maar inmiddels uitgesteld): Gemeenten dienen een register bij te houden waarin door externen nagezien kan worden of een bepaald pand belast is met een gemeentelijke beperking b.v. de status als gemeentelijk monument, een aanschrijving of de verschuldigdheid van een baatbelasting. Gemeenten zijn aansprakelijk voor de eventuele schade van die derden voortvloeiend uit het niet opnemen van beperkingen in dit bestand. - Digitale Uitwisseling van bestemmings- en streekplannen per 1 januari 2008 Het gaat hierbij om de digitale uitwisseling van bestemmingsplannen en streekplannen. - Basisadministratie Adressen en Gebouwen per 1 januari 2009. In deze basisadministratie zullen de gegevens van diverse kanten worden samengevoegd ter voorkoming van doublures en verbeterde efficiency. Daarbij gaat het om de G. B.A. (personen), Vastgoed (percelen) en adressen (belastingen). - Invoeren Burgerservicenummer. Alle ingezetenen en soms ook niet – ingezetenen krijgen een BSN ter vervanging van het huidige sofi-nummer. Dit leidt tot een noodzakelijke aanpassing van de GBA – werkwijze en – systemen..
Regionale samenwerking De gemeentesecretarissen van Bennebroek, Bloemendaal, Haarlemmerliede en Spaarnwoude, Heemstede en Zandvoort bezien momenteel ambtelijk of er mogelijkheden zijn om te komen tot een vorm van samenwerking op het terrein van I & A. Dit mogelijk in navolging van de samenwerking op het terrein van sociale zaken en belastingen. Huidige investeringen op het terrein van I & A dienen daarom onontkoombaar te zijn en niet haaks te staan op de toekomstige mogelijkheid van samenwerking. De hosting van de website van deze gemeente wordt momenteel al ondersteund door de gemeente Bloemendaal.
Benodigde investeringen in 2007 Vervangen Unix - server (voor de Pro – toepassingen) * Vervangen Hp server (voor de kantoorautomatisering) ** Vervangen van 2 modems *** Uitbreiden geheugen p.c.’s naar 512 Kb Applicatie raadplegen webservices GBA door derden Aanschaf softwarepakket WKPB Aanschaf softwarepakket BAG Overig / onvoorzien Totaal Beschikbaar investeringsplan 2007 Benodigd extra krediet
€. €. €.
20.000 20.000 3.000 1.200 9.500 4.000 4.000 3.300 65.000 30.000 35.000 ex BTW
Personele inzet De nieuwe ontwikkelingen en het voldoen aan de nieuwe wetgeving zal ook een wissel trekken op de personele sterkte. Vooralsnog laten wij dit buiten beschouwing. Maar mede naar aanleiding van de aanstaande pensionering van de coördinator I & A en de voortgang van de bespreking over regionale samenwerking zullen wij hier in later verband op terugkomen.
Voorstel Voorgesteld wordt om een krediet te verlenen van €. 65.000. De hieruit voortvloeiende lasten (inclusief het jaarlijks onderhoud) zijn deels meegenomen in het Investeringsplan 2007 – 2010 en leiden daarom tot een belasting van financiële exploitatie van 2007 en volgende jaren van €. 12.000 (afschrijving €. 7.000, rente €. 1.750 en onderhoud 3.250). Dit om enerzijds de bedrijfszekerheid van het automatiseringssysteem van de gemeente Haarlemmerliede en Spaarnwoude te kunnen waarborgen en anderzijds om te kunnen voldoen aan de nieuwe ontwikkelingen en de nieuwe wetgeving op het terrein van I & A. De offertes voor de betreffende onderdelen zijn bijgesloten. Hoewel het voor de hand ligt om de aanschaffingen te plaatsen bij Procura (de leverancier en ondersteuner van ons automatiseringssysteem) zijn toch alternatieve offertes gevraagd. Daaruit blijkt dat een keuze voor een andere leverancier / softwarebouwer een veelvoud aan kosten betekent. De beperkte kosten en de korte lijnen bij vragen en / of eventualiteiten met dit (kleine) bedrijf waren dan ook de redenen om in het verleden te kiezen voor Procura. Voor het advies van de commissie Middelen / Bewonerszaken wordt verwezen naar de in de raadsmap ter inzage gelegde bijlagen. Halfweg, 6 maart 2007 Burgemeester en wethouders van Haarlemmerliede en Spaarnwoude, H.B. Bruijn, burgemeester Mr. B.J. Huisman, secretaris
MID 07/005 KREDIET AUTOMATISERING 2007
De raad van de gemeente Haarlemmerliede en Spaarnwoude; Gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders van 27 februari 2007 Overwegende dat nieuwe ontwikkelingen en nieuwe wetgeving investeringen in de hard – en software van het gemeentelijke automatiseringssysteem noodzakelijk maken;
Besluit: a.
b.
een krediet te verlenen van €. 65.000 ex BTW te dekken als volgt: - € 30.000 ten laste van het Investeringsplan 2007; - € 35.000 ten laste van de Kadernota 2007; Burgemeester en wethouders te machtigen een en ander verder af te wikkelen op voorwaarde dat de inkoop – en aanbestedingsregels worden nageleefd.
Aldus vastgesteld in de openbare raadsvergadering van 24 april 2007 De griffier,
De voorzitter,
