Automatisering parochies

Programma 1.

Automatisering parochies

2. 3. 4. 5. 6.

informatie kerkledenadministrateurs december 2005

7. 8.

Welkom en inleiding Presentatie ICT-strategie ICT ICT-strategie Demonstratie Vragen Pauze Presentatie Tijdelijke Mutatievoorziening Demonstratie Vragen

Inleiding

Mt. -20. Mt. 28:1628:16 28:16-20.

Wat voorafging

z

Kerkledenadministratie m.b.v. SILA

z

Integrale invoering (allemaal of niet)

z

Financiering cf. bisdomafdracht (1%)

z

Commitment t/m 2007

Praktijk

z

Grote inzet en deelname parochies

z

Techniek voldoet niet (automatisering)

z

Veranderingen bij partner PKN

z

Deel parochies moet 1% nog gaan betalen

Plan

z

Van kerkledenadministratie naar parochieautomatisering

z

Landelijk RK automatiseringsbureau

z

Navision platform (Microsoft Financials) Financials)

z

Resultante: SILA beperkt zich tot kerntaken

Afgelopen maanden z

Nader onderzoek interkerkelijke mogelijkheden

z

Navision vs. Oracle

z

Opzet investeringsplan en structuur

z

Besluitvorming BK/EcV

z

Voorbereiding implementatie (contracten; samenstelling bureau)

z

Tijdelijke voorziening

De toekomst (- 2010) z z z z

‘‘Portal’ Portal’ ïntegreerde parochieadministratie Portal’ met geï ge geïntegreerde (incl. kerkleden via SILA) Communicatieplatform Interdiocesaan bureau met eigen helpdesk Financiering investering bisdom (uit bestemmingsfonds) parochies: 1% bisdomafdracht z z echter: minder pakketkosten voor parochies z z z z

Dus ….

z

Een nieuwe fase in parochieautomatisering

z

Kerkledenadministratie gebruiksvriendelijker

z

Commitment t/m 2010

z

M éér éér voor hetzelfde geld Méér

Presentaties ledenadministratie dec 2005.doc

Pag. 1 van 10

Dames en heren, graag wil ik u iets vertellen over de achtergronden en beoogde doelstellingen van het project Navision: een ICT-project wat ons allen: bisdom en parochies kan helpen om beter voorbereid en toegerust te zijn, in technische zin, op de veranderingen die ons te wachten staan.

ICT strategie Bisdommen

De huidige situatie bij de bisdommen: • Momenteel hebben de bisdommen ieder een eigen ICTinfrastructuur. • Daarnaast vindt de communicatie tussen de bisdommen Bisdommen en parochies bijna uitsluitend per post/papier plaats. z Ieder Bisdom eigen ICT-infrastructuur Daarbij maken we veel kosten aan papier en porti. z Communicatie Bisdommen en Parochies Aan de aanmeldingsperikelen van deze bijeenkomsten veelal via post/papier heeft u wellicht gemerkt hoe omslachtig het gaat als wij z Beheer ICT complex niet over de juiste gegevens beschikken, terwijl we juist u als ledenadministrateurs graag direct en persoonlijk willen benaderen. (Maar als parochies melden: ‘we komen met 3 personen’, lukt ook dat niet). De uitnodigingen zijn dus vooral aan de kerkbesturen verstuurd met het verzoek om deze aan u door te geven. Dat kost vaak veel tijd of gebeurt soms helemaal niet met o.a. als gevolg dat mensen die zich alsnog aanmelden toch achter het net vissen. Tijdig en goed aanmelden is dus belangrijk. • Het ICT-beheer is complex en vereist specifieke deskundigheid.

Huidige situatie

Huidige situatie Parochies z z z

z

Parochies eigen opzet ICT, verouderde diverse software Ledenadministratie handmatig verwerken adresmutaties Eilandautomatisering / geen communicatie parochieonderdelen, pastoraal, financieel, leden, documenten Herstructurering, samenwerking vraagt professionele organisatie

Bij parochies zie je hetzelfde beeld. • Vaak zijn er verouderde, los van elkaar functionerende, programma’s in gebruik, • waarbij veel handwerk komt kijken. Sommige van deze pakketten zijn aan het einde van hun levenscyclus gekomen of draaien niet goed onder Windows. Zaken worden soms dubbel vastgelegd en via allerlei memo’s, diskettes e.d. onderling gecommuniceerd. • Er is sprake van eilandautomatisering er is geen of nauwelijks communicatie tussen parochieonderdelen zoals pastoraat, financiële administratie, ledenadministratie en documentenbeheer. De toegang tot en het gebruik van de programma’s is vaak

een bottleneck voor de eindgebruiker. • De ontwikkeling naar regioverbanden en samenwerking tussen parochies vraagt ook om een andere, meer professionele opzet.


Pag. 2 van 10

Huidige situatie Daarnaast

• • • •

z

Sila draagt bezorging adresmutaties aan parochies over aan kerkgenootschap per 1 januari 2006

z

Kerkgenootschap dient eigen dienstenorganisatie hiervoor in te richten

Bovendien: • Per 1 januari 2006 beperkt de SILA zich tot kale koppelfunctie: het verstrekken van burgerlijke gegevens van individuele geregistreerden. De SILA communiceert dan niet meer rechtstreeks met de parochies maar beperkt zich tot digitale communicatie met de landelijke kerkgenootschappen. Begin volgend jaar draagt de SILA dus haar taak voor de parochies over aan een eigen landelijk r.k. bureau. • Omdat hiervoor het nodige moest worden ontwikkeld, was dit hét moment om ons te bezinnen op een nieuwe aanpak.

• Er is uitgebreid onderzoek geweest naar de mogelijke oplossingen. Uiteindelijk, en dit heeft meer tijd gekost dan Overwegingen verwacht, is gekozen voor Navision en niet voor bv. het z Waarom Navision Oracle-systeem van de PKN. Waarom? z Aansluiten bij Bisdom automatisering en dus • Een eerste reden is dat de bisdommen willen aansluiten geen ander platform (PKN) bij de huidige bisdom-automatisering die al met Navision z Inspelen op ontwikkeling van schaalvergroting (parochieverbanden) is opgezet; een keuze voor het platform van de PKN, z Tegemoet komen aan wensen parochies mbt Oracle, levert dan allerlei complicaties op. digitalisering en integratie • Een tweede reden is dat samenwerkingstrajecten of z Efficiency- en effectiviteitsslag fusieprocessen van parochies andere eisen stellen aan het z Onderzoek geldwerving faciliteren z Betere uitwisseling en communicatie tussen datasysteem. Navision speelt beter op deze parochies en bisdom ontwikkelingen in. Bovendien ligt er de brede wens van parochies om te komen tot meer digitale uitwisseling van gegevens en integratie van verschillende functionaliteiten. Om redenen van prijs, functionaliteit, techniek en organisatie adviseerde de landelijke klankbordgroep van parochies dan ook om van Navision gebruik te maken. Uit een vooronderzoek naar het ideaalconcept is gebleken dat de functionaliteiten voor relatiebeheer en financieel beheer van Navision naar verwachting aantrekkelijke oplossingsmogelijkheden biedt voor de tekortkomingen van de huidige pakketten. Daar valt zeker een efficiency en effectiviteitsslag te halen. Daarnaast is het belangrijk om aan te sluiten bij het onderzoek geldwerving dat momenteel gaande is en bij de wens om beter te communiceren en uit te wisselen tussen bisdom en parochies en parochies onderling. In vier bisdommen is sinds 2000 deze ontwikkeling al met Navision in gang gezet en de nu gekozen parochieautomatisering sluit naadloos hierbij aan.

Voordat er begonnen werd met de bouw van een nieuw geïntegreerd systeem voor alle parochies in Nederland, Doelstelling projecten hebben de bisdommen daarom een aantal doelstellingen geformuleerd: z De realisatie van een snelle, toegankelijke en kostenefficiënte manier van • De realisatie van een gebruikersvriendelijk, eenvoudig informatieoverdracht en communicatie datasysteem dat snel toegankelijk is en efficiënt in gebruik tussen bisdommen, parochies, SILA en en dat op een kostenefficiënte manier KASKI; informatieoverdracht en communicatie mogelijk maakt z Een gestandaardiseerde automatisering van administratieve handelingen voor parochies; tussen bisdommen, parochies, SILA en KASKI; z Een grotere aanwezigheid en meer kort gezegd: minder papier, minder handwerk. nadrukkelijke en uniforme zichtbaarheid van • Een gestandaardiseerde automatisering van parochies en bisdommen op internet. administratieve handelingen voor parochies; • Een grotere aanwezigheid en meer nadrukkelijke en uniforme zichtbaarheid van parochies en bisdommen op het internet.


Pag. 3 van 10

• Een belangrijke doelstelling is te komen tot een systeem waarin de volledigheid, juistheid en veiligheid van Doelstelling projecten gegevens goed gewaarborgd zijn en dat aansluit bij de breed geuite wens om meer gegevens te kunnen • Dekking kerkledenadministratie uitwisselen: U kunt daarbij denken aan sacramentele • Meer functionaliteit gegevens, het feit of iemand vrijwilliger was, deelneemt • Stabielere omgeving aan de kerkbalans e.d. • Bieden tijdelijk vangnet SILA-functie • Het bieden van meer, geïntegreerde functionaliteit bij gelijkwaardige kosten. • Afscheid papieren tijdperk • Een technisch gezien stabieler platform. • Automatisering administratieve handelingen • Het bieden van een tijdelijke vangnet: de SILA-functie. • Afscheid van het papieren tijdperk, althans wat het invoeren van gegevens en verwerken van mutaties betreft: een veelgehoorde wens van de parochies. • Het automatiseren van administratieve handelingen en het voorkomen van doublures.

Doelstelling projecten • Integratie leden-, financiële en pastorale administratie, agenda, documentbeheer: werkomgeving • Centrale infrastructuur (back-up, versiebeheer) • Lage drempel • Conversie zonder tijdsdruk

• Het nieuwe systeem is meer dan een loutere ledenadministratie; het systeem biedt een geïntegreerde werkomgeving met functionaliteit op tal van terreinen: leden-, financiële, kerkhof- en pastorale administratie; agendabeheer en documentbeheer. • Door de gekozen methode behoort de zorg voor back-ups, de toegankelijkheid en versiebeheer van programma’s, tot het verleden. • Naar we aannemen biedt deze oplossing kerkbesturen een lage drempel om in te stappen • Er is ook geen tijdsdruk door conversieperikelen.

• Met deze oplossing wordt voor bisdommen en parochies een centrale infrastructuur gecreëerd, waarbij gebruik Toekomstige situatie gemaakt wordt van ervaringen in 4 bisdommen met Navision en met de portal techniek van Microsoft t.b.v. z Creëren centrale infrastructuur voor internet die hierbij gebruikt wordt bisdommen en parochies • Dat maakt het mogelijk en ook efficiënt om een z Een landelijke RK community gezamenlijk platform voor bisdommen en parochies in te z Communicatie en informatie middels richten (een landelijke RK community). gezamenlijk platform • Informatie en communicatie vinden plaats via dit z Platform ontsloten via internet gezamenlijk platform (cfr. de website van het landelijk z Parochies ondersteunen middels geautomatiseerde ledenadministratie bureau biedt hiertoe al mogelijkheden). • Dit platform wordt ontsloten via het internet en biedt een parochie de mogelijkheid om niet alleen een modern systeem voor de parochieadministratie te gaan gebruiken, maar ook om de mogelijkheden te benutten die er ontstaan voor communicatie, agendabeheer, website-ontwikkeling, documentbeheer binnen een werkgroep, parochie of regioverband etc. • De geautomatiseerde ledenadministratie vormt de kern van een bredere parochie-automatisering, wat voor parochies een welkome ondersteuning betekent.


Pag. 4 van 10

Hoe ziet het eruit qua structuur? In de kern ziet u de bisdommen die via intranet allerlei functies gebruiken op bureau-niveau. Daaromheen de tweede schil, waar de parochies in een extranet-omgeving met elkaar en met het eigen bisdom en het RK ledenbureau communiceren. Daarenboven de mogelijkheid om het wereld-wijde web op te gaan en bijvoorbeeld een parochiewebsite te maken.

Structuur Internet Extranet Intranet Bisdommen

Parochies

Landelijke infrastructuur z Servers

in het KPN Cybercenter

Navision / Ledenadministratie Documenten Office

E-mail

Internet Internet Internet Bisdom

De gegevens, maar ook de programma’s zijn ondergebracht in het streng beveiligde KPN cybercenter. Zij zijn volgens de hoogste veiligheidsnormen beveiligd en bereikbaar via snelle breedband-verbindingen. De toegang is geregeld via een zgn. key-access (vgl. het telebankieren). Dit biedt een parochie allerlei mogelijkheden: niet alleen de parochieadministratie is bereikbaar, maar ook documenten zijn beschikbaar en onderling uitwisselbaar; de parochie kan ook m.b.v. Outlook gebruik maken van Office en email/agenda.

Parochie

Wat kan men straks? • Zoals gezegd: toegang tot de e-mail, Outlook voor Portaal: Informatie en Functie agendabeheer, de ledenadministratie, boekhouding, Toegang tot e-mail, ledenadministratie en boekhouding • U krijgt toegang tot een eigen website en u kunt deze ook Toegang tot beheer eigen website zelf maken en beheren, Communicatieplatform tussen bisdom en haar parochies • U kunt communiceren met parochies en bisdom, Registratie vragen en problemen Mailen met collega’s en support • en documenten delen met de leden van een werkgroep of Documenten voor training en regioverband, vragen en problemen registreren omtrent instructies Informatie uit bisdom het gebruik, • mailen met collega’s of met het landelijk bureau (als u ’s avonds werkt en het landelijk bureau niet bereikbaar is kunt u toch uw hulpvraag stellen). • U kunt documenten met instructies raadplegen en wellicht gebruik maken van e-learning, • Informatie en circulaires van het bisdom zijn snel bereikbaar of snel te raadplegen. Kortom: we hebben het niet meer over sec een ledenadministratie: we hebben het over een nieuwe werkomgeving. z z z z z z

z

Wat zijn de beoogde effecten? • De parochie is beter toegerust voor de taken waar zij voor Effecten staat en kan professioneler werken. • Er kan efficiënter en effectiever worden gecommuniceerd z Parochie professioneler toegerust voor op alle niveaus. taakstelling • De administratieve processen worden gestroomlijnd en z Efficiënter en effectiever vragen minder handwerk. (Adres)mutaties worden op den communicatiebeleid op alle niveaus duur centraal aangebracht; de parochie hoeft dit niet meer z Parochie taakverlichting administratieve processen te doen. Vergeleken met de huidige situatie betekent dit z Professionalisering ICT-beheersorganisatie een belangrijke taakverlichting. z Efficiënt documentbeheer • Het ICT beheer wordt parochies voor een belangrijk deel uit handen genomen en is bedrijfszekerder. • De archivering en uitwisseling van gegevens en documenten wordt sterk verbeterd.


Pag. 5 van 10

Kosten en Baten KLA

Baruch

Kerkhulp

Straks

Leden

684

628

497

Incl

Financieel

Incl.

Incl.

Incl

Incl

Kerkhof

Niet

Niet

Niet

Incl

Pastoraal

195 p.p.

192 p.p.

Niet

Incl

Rechthebbenden

Niet

Niet

Niet

Incl

Extranet

Niet

Niet

Niet

Incl

Berichten verkeer

1-zijdig

1-zijdig

Niet

2-zijdig

E-mail/agenda

Niet

Niet

Niet

Incl

Uitwisseling gegevens

Niet

Niet

Niet

Incl

Wat is er nodig? z

Breedbandverbinding (ADSL, Kabel of ISDN)

z

Internet explorer 5.5 of hoger

z

Minimaal Windows 98

Op basis van het volledige gebruik van de huidige pakketten door meerdere gebruikers voor leden, kerkbijdrage en boekhouding, inclusief opleiding, conversie e.d. komen we tot de volgende vergelijking:

Wat is er nodig? Beschikken over: • Breedband verbinding (ADSL of kabel) • over computer met internet explorer 5,5 of hoger • met minimaal Windows 98 – schermresolutie 1024 x 768 – geen extra eisen voor geheugen • Advies: niet langer investeren in lokale software

Demonstratie nieuw systeem


Pag. 6 van 10

Vanaf 1 januari zal de SILA functie worden overgenomen door het R.K. Ledenbureau. Het huidige systeem, wat u gewend bent, noemen wij voortaan de zgn. tijdelijke voorziening. Tijdelijk, omdat we de komende jaren willen toewerken naar een volledig nieuw systeem voor de parochieadministratie.

Tijdelijke voorziening (SILA-functie)

Huidige situatie


In de huidige situatie was de SILA voor u het aanspreekpunt. Zoals u ziet was dat een bijzondere situatie. Bij de andere deelnemende kerkgenootschappen was SILA al een doorgeefluik op landelijk kerkgenootschapniveau. Per 1 januari geldt dat dus ook voor de RK kerk. Tegelijkertijd wordt de SILA ontvlochten uit de huidige uitvoeringsorganisatie SMRA (het kerkelijk bureau van de PKN) en gaat zelfstandig de loketfunctie uitvoeren.

Pag. 7 van 10

Huidige situatie SILA en parochies

In de huidige situatie was u gewend twee-wekelijks uw mutatiepakket per post te ontvangen, uw aan- en afmeldingen en correcties per formulier in te sturen (dat hoop ik althans) en bij vragen soms de telefoon ter hand te nemen en Delft te bellen.

z Twee-wekelijkse

papierstroom z Aan- en afmelden via formulieren z Correcties via formulieren z Veel telefonische communicatie

Doelstelling project z Continuering

SILA functie mutatiestromen z Eerste stap op weg naar nieuwe infrastructuur z Digitalisering

Toekomstige situatie

Toekomstige situatie z1

januari Tijdelijke voorziening operationeel

z 1e

kwartaal: Pilotparochies in Navision

z 2e

kwartaal: Aanmelden voor Navision

z 2006-2008:

implementatie nieuw systeem voor de parochies


In de nieuwe situatie na 1 januari 2006 zal het een en ander anders verlopen. Het proces an sich verandert niet, maar wel de weg waarlangs we met elkaar communiceren. Op weg naar de nieuwe infrastructuur biedt het nieuwe systeem u de mogelijkheid om digitaal met het bureau te communiceren. Zowel voor het ophalen van de mutaties (zgn. down-load) als voor het aan- en afmeldverkeer, de correcties en de meldingen bestemd voor SILA. In de demonstratie kom ik daar straks terug.

In de situatie per 1 januari a.s. verzorgt elk kerkgenootschap het mutatieverkeer van de eigen plaatselijke kerken. Het SILA blijft de schakel, het zgn. wettelijk loket, tussen de deelnemende kerkgenootschappen en de gemeenten.

Per 1 januari 2006 zal de RK database van SILA verplaatst zijn naar het eigen kerkgenootschap. U heeft dus vanaf dan te maken met het eigen RK bureau. U blijft uiteraard de mutaties ontvangen en meldt via dit loket de aan- en afmeldingen aan en geeft correcties door. In de demonstratie straks zullen we dat proces doorlopen. Vanaf 2006 zal ook het nieuwe systeem operationeel gemaakt worden. Vanwege de omvang van dit project, zal de implementatie meerdere jaren in beslag nemen. Te beginnen met een groep pilotparochies.

Pag. 8 van 10

Toekomstige situatie Meer concreet: december laatste mogelijkheid aan-en afmelden z 31 december stopt huidige SILA z begin januari verplaatsing database z 15 januari nieuwe SILA operationeel z 15

Meer concreet: 15 december laatste mogelijkheid voor het aan-en afmelden 31 december stopt huidige SILA begin januari vindt de verplaatsing van de database naar het R.K.kerkgenootschap plaats 15 januari is de nieuwe SILA operationeel

Hoe ziet de structuur er uit vanaf 1 januari a.s.?

Structuur vanaf 01-01-06 GBA GBA

R.K. R.K.Bureau Bureauvoor voor Ledenadministratie Ledenadministratie

Tijdelijke Tijdelijke mutatievoorziening mutatievoorziening

Parochies Parochies Kerkhulp Kerkhulp

KLA KLA

Baruch Baruch

pakket pakket

Situatie per pakket z Kerkhulp:

versie 1.8c eindversie. Ondersteuning en helpdesk blijft tot nader order. Papieren verwerking blijft. z Baruch: Ondersteuning en helpdesk blijft tot eind 2007. 1-zijdig verkeer mogelijk z KLA: Ondersteuning en helpdesk blijft. 1-zijdig verkeer mogelijk.

Deelname Varianten z Variant

1: papier, meldingen portal z Variant 2: download printbaar bestand, meldingen portal z Variant 3: download inleesbestand, meldingen portal (kla en baruch) z Variant 4: Navision


Membersdesk wil Kerkhulp afstoten. Een overnamepartner wordt gezocht. Baruch blijft operationeel tot eind 2007. KLA blijft gewoon operationeel.

In principe wordt elke parochie geplaatst in variant twee; parochies die met Baruch of KLA werken kunnen als variant 3 op de portal inloggen. Parochies die nog geen website-verbinding hebben kunnen als variant 1 middels schriftelijke meldingen blijven werken. Variant 4 is de uiteindelijke gewenste situatie in 2009.

Pag. 9 van 10

Structuur vanaf 01-01-09

En zo ziet het eruit in de eindsituatie, te bereiken na 2008.

GBA GBA

R.K. R.K.Bureau Bureauvoor voor Ledenadministratie Ledenadministratie

Parochies Parochies

Gevolgen z Toegang

RK-portal voor de ledenadministrateur z Ophalen mutaties op gewenst tijdstip z Aan- en afmelden, correcties en meldingen via portal direct doorgeven z Inzagemogelijkheid z Geen groene strookjes meer z Correctie voorkeursleden

Gevolgen z RK

bureau is aanspreekpunt zoveel mogelijk via portal

z Vragen


De nieuwe technologie maakt het mogelijkheid om op elk gewenst moment en vanaf elke gewenste plek te communiceren met het RK bureau. Via een beveiligde toegang krijgt u toegang tot uw gegevens. U kunt vanaf de portal uw mutaties ophalen, zgn. down-loaden, via een invulscherm aan- en afmeldingen en correcties doorgeven en vermeende fouten melden, zodat SILA die kan uitzoeken. De directe toegang tot de GBA blijft voorbehouden aan SILA. Nieuw is de mogelijkheid dat u gegevens van personen kunt inzien en kunt corrigeren. Tevens is een lang gekoesterde wens vervuld dat u ten onterechte ontstane voorkeursleden kunt afmelden als geografische parochie. Strookjes: De SILA zal de aanmeldingen die hebben geleid tot een foutmelding oplossen. Foutmeldingen omtrent burgerlijke staat worden binnen het systeem afgehandeld, door de status ‘ontbonden’ te introduceren bij ontbreken van gegevens van een partner. Vanaf 1 januari is het RK bureau dus aanspreekpunt voor u. Vragen kunt u stellen via de portal. Het voordeel is dat u zelf de actuele situatie kunt bekijken in het landelijke bestand, voor wat betref uw parochianen. Daarnaast biedt de voorziening u mogelijkheden om correcties aan te brengen en meldingen elektronisch door te geven, ook bij vermeende onjuistheden.

Pag. 10 van 10

Automatisering parochies

Recommend Documents