Krachtig rapporteren vanuit de Payroll Marleen Dolfeyn (KMO) Katrien Donné (Multi Country Business Unit) Gunther Verhelst (Large Enterprises)
Evolutie organisatie in tijd
KMO
Large Enterprise
Internationaal
Evolutie behoeften organisatie o.a. rapportering HR-beleid Nu: evolutie HR-afdeling: zet processen in beweging in bedrijf, pioniersrol in bepaalde evoluties Levert bijdrage aan bedrijfsresultaat (full circle) Meer middelen, tools nodig o.a. rapportering
Vroeger: HR-afdeling = alleen kost, geen opbrengsten voor bedrijf Weinig middelen ter beschikking
Payroll
eBlox
Veel INPUT operationeel
Strategisch
HR Benchmarks
Cubes
OUTPUT: schat aan gegevens
Evolutie organisatie in tijd
KMO
Large Enterprise
Internationaal
Evolutie behoeften organisatie o.a. rapportering HR-beleid Nu: evolutie HR-afdeling: zet processen in beweging in bedrijf, pioniersrol in bepaalde evoluties Levert bijdrage aan bedrijfsresultaat (full circle) Meer middelen, tools nodig o.a. rapportering
Vroeger: HR-afdeling = alleen kost, geen opbrengsten voor bedrijf Weinig middelen ter beschikking
Payroll
eBlox
Veel INPUT operationeel
Strategisch
HR Benchmarks
Cubes
OUTPUT: schat aan gegevens
Payroll waardeketting Loonvoorbereiding Persoonsgegevens Prestaties en afwezigheden Loon en voordelen
Loonberekening Bruto – Netto elementen
Output Berekende gegevens Documenten
Expertprocessen Complex en minder frequent Vb. eindejaarspremies, expats, bonussen
Supportprocessen Administratie (afwezigheden, contracten, …) Rapportering aan management Rapportering aan externe instanties
Rapportering Operationeel: proces ondersteunend Analytisch: sturend Strategisch: benchmarking Doen Weten Sturen
Het basismateriaal is ingevoerd, beheerd en exploiteerbaar in uw pakket
Praktisch Dubbel werk en administratie besparen Het reilen en zeilen van uw personeel opvolgen Vragen van medewerkers beantwoorden Controles op uw bedrijf en medewerkers uitvoeren Doelstellingen opvolgen Gefundeerde (financiële) beslissingen nemen Uw bedrijf vergelijken met de markt of de sector
Payroll – Kleine en middelgrote ondernemingen E-Blox – Grote ondernemingen Cubes – Internationale ondernemingen
Overzicht operationele rapportering
Welke gegevens zitten er in uw pakket? Vaste gegevens Persoons- en contractgegevens Adressen Loon en voordelen Vrije rubrieken
Kalendergegevens Prestaties en afwezigheden Soorten uren en dagen Afwijkingen Verzuim
Loongegevens Bruto – Netto Patronale bijdragen Berekende gegevens Loonkost
Het standaardaanbod De top 5 bij onze klanten Basislijstjes (tellingen per afdeling, adresgegevens, verjaardagen, kinderen, kledingmaten en schoenen, …) Prestaties en afwezigheden (feestdagen, ADV, tijdskrediet, overuren, vakantie, …) Loonkostoverzichten (kosten van afwezigheid, kost per effectief gewerkt uur, jaarkost van specifieke profielen, …) Ziekte en verzuim (per afdeling, per leeftijdscategorie, in uren of dagen, kost, trends, …) Sectorspecifieke rapporten (sociale maribel, horeca extra’s, …)
Payroll – Kleine en middelgrote ondernemingen
Overzicht operationele rapportering
Rapportenbibliotheek Payroll – Vaste gegevens
Overzicht bruto en uurlonen (hist)
Rapportenbibliotheek Payroll – Uren en dagen
Overzicht schorsingen
Rapportenbibliotheek Payroll - Loongegevens
Overzicht loonkost
Rapportenbibliotheek Payroll - Andere
Rapportenbibliotheek Payroll - Maatwerk
Rapportenbibliotheek – Export
E-Blox – Grote ondernemingen
Overzicht operationele rapportering
OVERZICHT RAPPORTERING LARGE ENTERPRISES • Standaardrapporten eBlox
OVERZICHT RAPPORTERING LARGE ENTERPRISES • Standaardrapporten eBlox : overzicht anciënniteit: xls export
OVERZICHT RAPPORTERING LARGE ENTERPRISES • Standaardrapporten eBlox : verzuim per werknemer: xls export
OVERZICHT RAPPORTERING LARGE ENTERPRISES • Standaardrapporten eBlox : verzuimstatistieken
OVERZICHT RAPPORTERING LARGE ENTERPRISES • Standaardrapporten eBlox : headcount : xls export
OVERZICHT RAPPORTERING LARGE ENTERPRISES • Standaardrapporten eBlox : controle (netto)lonen maand x en y
Cubes – Internationale ondernemingen
Overzicht operationele rapportering
OVERZICHT RAPPORTERING Cubes Wat is Connect with Cubes? Rapporteringslaag over de lokale loonpakketten van verschillende landen (eBlox in België, Heli in Nederland, …) Gegevens worden rechtstreeks geïmporteerd vanuit de lokale loonpakketten 3 rapporteringsmodules in Connect with Cubes
Waarom Connect with Cubes? Uniforme rapportering over de landen heen Zelfde velden, lay-out en interpretatie van data Mapping van looncodes naar kost klassen Gebruik van verschillende munteenheden
Wat is “Connect with Cubes” Consultation module
Report generator
• • • •
Transfer of data Organisation Wage codes Employee/Contract Calculated Results
Connect Cubes • Headcount • Labour Cost • Absences
Predefined European Reports
Consultation with Excel
Local Payroll solutions
30
Standardised Cubes Interface
Customer Solutions
OVERZICHT RAPPORTERING CUBES
Standaard Europese rapportering Vaste velden Vaste lay-out Zelf filtering kiezen
OVERZICHT RAPPORTERING CUBES Standaard Europese rapportering : actieve contracten
OVERZICHT RAPPORTERING CUBES Standaard Europese rapportering : actieve contracten: verschillende organisatieniveau’s tot op werknemerniveau
OVERZICHT RAPPORTERING CUBES Standaard Europese rapportering : Anciënniteitsrapport
OVERZICHT RAPPORTERING CUBES Standaard Europese rapportering: Aantal uren per maand per ‘kost klasse’
Kost klasse = verzameling van looncodes van verschillende landen binnen hetzelfde thema. Bvb.: Kost klasse ‘ziekte’ of ‘overtime’, …
OVERZICHT RAPPORTERING CUBES Standaard Europese rapportering: Aantal uren per maand per ‘kost klasse’: tot op looncode niveau per jaar/kwartaal/maand
OVERZICHT RAPPORTERING CUBES Standaard Europese rapportering : jaarlijke evolutie van loonkost per ‘kost klasse’
OVERZICHT RAPPORTERING CUBES Standaard Europese rapportering : gemiddelde kost per uur per kost klasse
Wat zijn kengetallen en stuurgetallen? E-Blox Cubes
Overzicht analytische rapportering
Uitgangspunten Personeelsbeleid is performant als het actief bijdraagt tot de bedrijfsresultaten. HR heeft een onrechtstreekse impact Personeelsbeleid
Personeelsprocessen
Resultaten bij de medewerkers
Operationele resultaten
Financiële resultaten
Bijdrage van HR: er voor zorgen dat medewerkers die dingen willen en kunnen doen die voor de organisatie belangrijk zijn HR moet zijn impact aantonen, meer dan alleen kosten In cijfers: de taal van de business
Verschillende soorten getallen Kengetal : beheersinformatie Geeft inzicht in huidige personeelsbeleid en maakt ontwikkelingen zichtbaar (analyse) Kan symptomen van slecht functioneren opsporen (signalisatie)
Stuurgetal : bestuursinformatie Formuleert een doelstelling kwantitatief (planning) Beoordeelt de resultaten en het effect van het beleid (controle)
Wat kunnen HR ken- en stuurgetallen doen? Het complexe HR terrein in kaart brengen op een overzichtelijke, vereenvoudigde wijze. Het succes van het gevoerde personeelsbeleid en van de ingezette middelen (of een deelaspect) meten. Mogelijkheid bieden om de huidige HR situatie grondig te analyseren. Objectieve vergelijkingen doorvoeren : • Tussen afdelingen/groepen/functies • Historisch (voor en na) • Extern Informatie delen met anderen : “Meten is weten” Resultaten pushen : “What gets measured gets done”
Eenvoudige en moeilijkere indicatoren Ruwe cijfers : sommen en verschillen Vb.: totaal # ziektedagen
Ratio’s : appelen in teller en peren in noemer Vb.: gemiddeld # ziektedagen per kop = # ziektedagen # koppen
Breuken : appelen in teller én noemer Vb.: gemiddeld # ziektedagen per gewerkte dagen = # ziektedagen # te werken dagen
Percentages : appelen in teller én noemer x 100 Vb.: ziekteverzuim% = # ziektedagen x 100 # te werken dagen
Wat meten en wat niet? NIET “Wat het gemakkelijkst te meten is” “Alles is belangrijk” “Wat voorhanden is” WEL Die factoren in kaart brengen die bepalend of kritisch zijn bij de beoordeling van het personeelsbeleid of als we succesvol zijn met ons personeelsbeleid, wie merkt dan wat op ?
Waar kijkt de directie naar ? (hoe merkt men financieel iets van het personeelsbeleid?)
Opbrengsten Omzet
Omzet per kop
Winst
Winstuitkering (W / K)
Productiviteit / Prestatieniveau
Output per kop Aantal stuks per kop
Tewerkstelling
Subsidies per wn
Continuïteit
Personeelstevredenheid
Kosten Personeelskost
Totale personeelskost
Loonkost
Totale loonkost Kostend uurloon Gemiddeld uurloon
Loonkost en verzuim VERDELING LOONKOST (inclusief patronale bedragen)
Kost gewettiged afwezigheid Kost ongewettigde afwezigheid Kost tijdelijke en economische werkloosheid Kost andere betaalde afwezigheid Kost reis- en overbruggingsuren Bijkomende loonkostelementen Opzegvergoedingen Niet toegewezen patronale bedragen (Bijpassingen bij) (brug)pensioenen,weduwen wezen renten
Prestatie
Uren verzuim Ziekte Arbeidsongeval Zwangerschap Gewettiged afwezigheid Kost ongewettigde afwezigheid Uren tijdelijke en economische werkloosheid Uren andere afwezigheden Reis- en overbruggingsuren
Totale uren
Feestdagen en betaalde inhaalrust
Potentiële tijd
Kost zwangerschap
Bijkomende vakantie
Theoretische capaciteit
Kost arbeidsongeval
ongepland
Kost ziekte
Wettelijke vakantie
Afwezigheid
Kost verzuim
Overuren
gepland
Kost feestdagen en betaalde inhaalrust
Uren normale prestaties
ongepland
Kost bijkomende vakantie
Kost afwezigheid
Kost wettelijke vakantie
gepland
Overloon
Totale loonkost excl (bijpassingen bij) (brug)pensioenen, weduwen-wezenrenten
Premies en commissies
Kost prestatie
Loonkost normale prestaties
VERDELING UREN
Wat verwacht het management van de personeelsadministratie? Meest opgevolgde personeelskengetallen
E-Blox
Overzicht analytische rapportering
OVERZICHT RAPPORTERING LARGE ENTERPRISES • Rapportgenerator eBlox Niet voldoende met standaardrapporten ? ……. Zelf rapporten bouwen met de rapportgenerator in eBlox Rapporteren op : Vaste gegevens Vrije velden Kalendergegevens Loongegevens Berekende gegevens Samen opvraagbaar in 1 rapport
OVERZICHT RAPPORTERING LARGE ENTERPRISES • Standaardrapporten eBlox • Rapportgenerator eBlox • Smarttools rapportering eBlox : • Budget • Bradford • Audit • Exports voor externe systemen : • Interfaces met ERP (SAP, Peoplesoft, Workday, Home made ERP’s,…) • Fleetmanagement (XpoFleet) • Insurance data (Assusoft) • Vaste gegevens naar tijdsregistratie of Self Service software • …
OVERZICHT RAPPORTERING LARGE ENTERPRISES • Rapportgenerator eBlox voorbeeldrapport loonkost : xls export
OVERZICHT RAPPORTERING LARGE ENTERPRISES • Rapportgenerator eBlox voorbeeldrapport loonkost : xls export – draaitabel per afdeling
OVERZICHT RAPPORTERING LARGE ENTERPRISES • Rapportgenerator eBlox voorbeeldrapport telling ziektedagen + ziektekost
OVERZICHT RAPPORTERING LARGE ENTERPRISES • Rapportgenerator eBlox voorbeeldrapport vergelijking prestaties en ziekte maand x en y
OVERZICHT RAPPORTERING LARGE ENTERPRISES • Rapportgenerator eBlox voorbeeldrapport overzicht kostenplaatsverdeling
OVERZICHT RAPPORTERING LARGE ENTERPRISES • Rapportgenerator eBlox voorbeeldrapport detail berekende gegevens
OVERZICHT RAPPORTERING LARGE ENTERPRISES • Smarttools rapportering eBlox
Budgetmodule Bradfordmodule Auditmodule
Even onder de loep genomen
OVERZICHT RAPPORTERING LARGE ENTERPRISES • Smarttools rapportering eBlox : Budgetmodule Rapporten eBlox
Budget Module Budget
RAPPORT E98: Budget
Berekende Loonkost
Budget Module RAPPORT E99: Loonkost
Verschilanalyse
OVERZICHT RAPPORTERING LARGE ENTERPRISES • Smarttools rapportering eBlox : Budgetmodule
OVERZICHT RAPPORTERING LARGE ENTERPRISES • Smarttools rapportering eBlox : Budgetmodule : xls export
OVERZICHT RAPPORTERING LARGE ENTERPRISES • Smarttools rapportering eBlox : Budgetmodule : xls export
OVERZICHT RAPPORTERING LARGE ENTERPRISES • Smarttools rapportering eBlox : Bradfordmodule
Bradfordfactor = frequentie² x totaal aantal ziektedagen ( op jaarbasis)
voorbeeld:
1 ² x 10 ziektedagen = 10 10² x 1 ziektedag = 100
Veelvuldige afwezigheid heeft een grotere impact op uw organisatie dan eenmalig, langdurig verzuim.
Flow Payroll Software Rapport Bradford
Performance Dashboard Module Bradford
Kalendergegevens Verzuimgrafieken : Opvolging ziekte Diversiteit Evolutie ziekte Vaste Gegevens
Verzuimgrafieken : ziekte opvolging (gemidd. + totalen)
Verzuimgrafieken : diversiteit
Verzuimgrafieken : Historiek ziekte (gemidd. + totalen)
Rapporten in Excel :Bradfordfactor
Rapporten in Excel :Frequentietabel
OVERZICHT RAPPORTERING LARGE ENTERPRISES • Smarttools rapportering eBlox : Auditmodule Waarom auditrapportering? Onderworpen aan Sox wetgeving SAS70 certificiering Risico op fouten in loonberekening minimaliseren door controles Traceerbaarheid van wijzigingen garanderen : WIE heeft WAT en WANNEER gewijzigd?
SD Worx processen zijn Sox-compliant (SAS70 rapport)
Voorbeeld auditrapport ‘werknemergegevens’ Wijzigingen aan individuele persoon- en contractgegevens
Voorbeeld auditrapport ‘looninvoer’ Wijzigingen aan individuele kalender-, loongegevens en formules
OVERZICHT RAPPORTERING LARGE ENTERPRISES • Exports voor externe systemen • Interfaces met ERP (SAP, Peoplesoft, Workday, Home made ERP’s,…) • Fleetmanagement (XpoFleet) • Insurance data (Assusoft) • Vaste gegevens naar tijdsregistratie of Self Service software • … • Geen standaardoplossing ?? … Wij bouwen ze voor u !
OVERZICHT RAPPORTERING LARGE ENTERPRISES • Exports voor externe systemen : Fleetmanagement • XPOFleet = tool voor fleetmanager Zeer volledig aanbod en data: Schades, boetes, reparaties, facturen Documenten koppelen à een schade, boete etc. Communicatiemodule (mail/sms) Uitgebreid gamma à koppelingen (tankbeurten, verzekeringen, …) • Veel standaard rapporteren: Afwijkende tankbeurten Wagencontracten die eindigen • Internationaal aanbod
OVERZICHT RAPPORTERING LARGE ENTERPRISES • Exports voor externe systemen : Fleetmanagement • Sterke focus op financieel aspect TCO: total cost of ownership Simuleren op basis van verbruik, de kostprijs (afwijkingen ed.) • Dashboard (taken, grafieken, …) Zelf op te bouwen
OVERZICHT RAPPORTERING LARGE ENTERPRISES • Exports voor externe systemen : Insurance data : Assusoft
Beheer van uw Employee Benefits plannen Communicatie naar uw andere externe leveranciers Communicatie naar uw interne leveranciers Communicatie naar uw werknemers Kwaliteitscontrole op uw payroll-invoer Controle op premieborderellen
OVERZICHT RAPPORTERING LARGE ENTERPRICES eBlox
Signalitieken MM
kalender bedragen berekende gegevens rapportering
Schorsingen MM
Familie MM
~ ~ ~
Signalitieken MM-1
Schorsingen MM-1
Familie MM-1
interpretatie verschillen signalitieken interpretatie verschillen schorsingen interpretatie verschillen familie
VERZEKERINGEN
master data
ASSUSOFT
76
Cubes
Overzicht analytische rapportering
OVERZICHT RAPPORTERING CUBES
Rapportgenerator Cubes Lijstrapporten Zelf samen te stellen Zelf filtering kiezen
Rapporteren met Excel draaitabellen Om dingen te tellen Zelf samen te stellen Zelf filtering kiezen
OVERZICHT RAPPORTERING Cubes Rapportgenerator Cubes: rapport loonevolutie
OVERZICHT RAPPORTERING Cubes Rapporteren met excel draaitabellen: rapport aantal contracten op het einde van de periode
OVERZICHT RAPPORTERING Cubes Rapporteren met excel draaitabellen: rapport aantal uren ziekte per departement
OVERZICHT RAPPORTERING Cubes Rapporteren met excel draaitabellen: rapport loonkost van bonussen en commissies in verschillende munteenheden
Evolutie organisatie in tijd
KMO
Large Enterprise
Internationaal
Evolutie behoeften organisatie o.a. rapportering HR-beleid Nu: evolutie HR-afdeling: zet processen in beweging in bedrijf, pioniersrol in bepaalde evoluties Levert bijdrage aan bedrijfsresultaat (full circle) Meer middelen, tools nodig o.a. rapportering
Vroeger: HR-afdeling = alleen kost, geen opbrengsten voor bedrijf Weinig middelen ter beschikking
Payroll
eBlox
Veel INPUT operationeel
Strategisch
HR Benchmarks
Cubes
OUTPUT: schat aan gegevens
HR Benchmarks
Overzicht strategische rapportering
Strategisch rapporteren: Benchmarking Benchmarking = meten en vergelijken Voordelen: Het biedt een antwoord op concrete vragen: Hoe doen de anderen het? Het levert inzicht in eigen sterktes en zwaktes; het biedt concrete aanwijzingen en bevestigt wat goed zit Hulp voor het bepalen van eigen normen en indicatoren Het biedt een ruimer perspectief
Wat is de HR Benchmarks module ? Benchmark Rapportering van eigen dossier op volgende indicatoren (KPI’s): Instroom/uitstroom Diversiteit Verzuim (ziekte – arbeidsongevallen) Te werken uren, Uurlonen Loonkost Verdere verfijning mogelijk op (zowel insteek als filter + combinatie): Provincie Omvang Statuut Werkregime Leeftijd Anciënniteit Geslacht Evolutie Sector Paritair Comité
Voorbeeld rapport ‘Uurlonen’ export in xls en / of pdf
filter = combinatie van verschillende insteken
Positionering eigen gegevens
Voorbeeld rapport ‘Verzuim’ doorklikken detail per afdeling en per werknemer
detailoverzicht historiek onder de grafieken
Detailoverzicht historiek‘verzuim’
detail benchmarkgegevens laatste 12 maanden steekproef benchmark steeds raadpleegbaar
Rapport ‘verzuim’ als evolutie
Rapport ‘verzuim’: detail per afdeling en werknemer inclusief Bradfordfactor
Rapport ‘loonkost’
Rapport ‘loonkost’: detail per afdeling en werknemer
Uw voordelen Benchmarking per KPI Verfijning volgens eigen behoefte (insteek en filter) Output exporteerbaar naar Pdf of Excel Up-to-date cijfers (elk kwartaal) Evolutie over meerdere jaren Altijd beschikbaar via de website van SDWorx Grootste HR-benchmark in België (SDWorx database) Complementair aan de Bradfordmodule
CONCLUSIE U kunt uw HR-beleid afstemmen op de (mogelijke) pijnpunten van uw eigen bedrijf op basis van nuttige en strategische managementinformatie. Deze cijfers geven een beeld van de ‘algemene conditie’ van uw bedrijf.
Vragen?
