Kort verslag van het symposium Wat te doen met een digitaal bestand?

Kort verslag van het symposium “Wat te doen met een digitaal bestand?” 13 februari 2013 Provinciehuis Leeuwarden

1. Jetze Dijkstra opende de bijeenkomst namens de noordelijke archiefinspecties. 2. Geert-Jan van Bussel was dagvoorzitter en nam de leiding over. Hij wees erop dat niet alleen best practices maar ook mislukkingen kunnen helpen bij de opbouw van digitaal archiefbeheer. Het is daarom zaak vooral open met elkaar ervaringen te delen. 3. Jack de Vries presenteerde de uitkomsten van zijn onderzoek in het Noorden. Belangrijkste punt vond hij dat er aan bewustwording wordt gewerkt, zodat duidelijk wordt dat het hier niet alleen gaat om een technische- maar vooral ook om een organisatorische uitdaging. Daarbij moet je beginnen met het fundament en niet terugwerken vanuit een tevoren gerealiseerd dak (beeldspraak van een huis), maar wel rekening houden met het gebouw dat het fundament moet dragen. 4. Janneke Goudswaard van de gemeente Putten vertelde dat de traditionele DIV-ers waren getransponeerd tot informatiebeheerders. Hun communicatie met ICT is essentieel voor het slagen van verandertrajecten, want ze spreken verschillende talen. Het proces in Putten is met vallen en opstaan gegaan, maar het is belangrijk om toch gewoon te beginnen: je moet het doen. Belangrijkste winst is gehaald uit het bijeen brengen van creatiegebruik-beheer-bewaren en de koppeling tussen beleid en uitvoering/verantwoording. Door de bestuurders regelmatig aan te spreken en resultaten met hun te delen, werd een positief klimaat voor de cultuuromslag gecreëerd. Momenteel zit 40% van de informatie in het DMS (Verseon) en van het overige zal na opschoning misschien nog 20% over zijn ter plaatsing. Vanuit de basis is doorgebouwd aan een e-depotfunctie, die ook geschikt is voor aansluiting door anderen. Het nu al aanbrengen van structuur voorkomt reparatie achteraf, gesteld al dat dat nog mogelijk is, en bespaart aanzienlijke kosten. 5. Meiny Hummel van de gemeente Franekeradeel stelde dat goede informatievoorziening de schakel voor succesvol digitaal beheer is. Daarom streeft de gemeente naar koppeling van alle informatie aan het DMS. Veel is er gedaan aan bewustwording van de medewerkers, zodat het DMS leidend zou kunnen worden. Uitgangspunt is daarbij dat wat men thuis kan doen je op het werk ook mogelijk moet maken qua informatievoorziening. Er is veel geïnvesteerd in de persoonlijke opleiding van medewerkers, zodat men om kan gaan met de beschikbare middelen. Via de inzet van SmartDocuments is succesvol toegewerkt naar het afvangen van alle relevante gecreëerde documenten in het DMS. De beschikbaarheid van documenten in het DMS moet optimaal zijn voor alle medewerkers (werken als één afdeling). Het invoeren van de Baseline gebeurt in samenwerking met andere gemeenten in Friesland en de deelnemende groep is ondertussen al aardig uitgebreid. Dit maakt delen van kennis en ervaring tussen de gemeenten beter mogelijk.

6. Jan Schrotenboer van de gemeente Midden-Drenthe vertelde dat men daar in alles de klant centraal heeft gesteld. Alle zaken worden vanuit de klantvraag (ook intern) geregeld. Als gevolg hiervan worden alle zaken in één zaaksysteem (Mozard) afgehandeld. Dat betekende dat allerlei zaken “dik” moesten worden ingeregeld, omdat er geen aparte backoffice software meer voor wordt aangeschaft/gebruikt. Desnoods worden gegevens overgetypt in het zaaksysteem (“kloppelen”). Voor vrijwel alle programma’s heeft men dit kunnen doorvoeren vanwege een optimale ondersteuning door het management. Er is een harde scheiding tussen oude en nieuwe situatie gehanteerd en slechts bij uitzondering is besloten tot digitalisering van dossiers die nog nodig waren. De relatie tussen de registraties en het zaaksysteem is direct gelegd omdat de zaak de grondslag voor registratie is. In het systeem zijn statussen (voor de klant) belangrijker dan de workflow. Alles is een zaak, waardoor er een groot aantal per onderwerp kunnen zijn, bijvoorbeeld afsluiten of bevriezen naast selectie en vernietigen of overbrengen. Naast (waar mogelijk) een definitieve versie in pdf-formaat wordt altijd het originele document bewaard. 7. Geert-Jan van Bussel rondde de middag af door enkele samenvattende bespiegelingen. Als steekwoorden noemde hij “controle” en “communicatie”. We moeten de informatievaardigheden transponeren en laten aansluiten op ons werk, informatiebeheer is een middel en geen doel op zich. Het sturen op informatiestromen moet in de plaats komen van de sturing op ICT-stromen, de blik moet worden gericht op de information survival. In zijn presentatie liet hij zien dat we niet handelen naar wat we horen, zien of zeggen. Er gaat teveel de kast in (niet bijgehouden) en er wordt te weinig gecontroleerd of wel wordt gedaan wat we ons hadden voorgenomen. Een goede ondersteuning van het management is noodzakelijk en daarvoor moet er nog een slag worden gemaakt. Je zou er een soort information whisperer voor moeten hebben, iemand die de juiste taal spreekt. Er is een soort natuurlijke tegenstelling, omdat we een gecontroleerde omgeving proberen te realiseren bij een doorgaans informele organisatie. “Moeten” werkt dus niet, je moet draagvlak creëren. Daarom is communicatie de spil bij iedere implementatie van regulerende maatregelen, die nodig zijnom een goede digitale beheeromgeving op te zetten. In de bijbehorende presentatie werd in beelden aangetoond dat communicatie over uitgangspunten en omstandigheden absoluut nodig is voor een goed resultaat. 8. Jetze Dijkstra bedankte voor de inbreng en wenste iedereen wel thuis. 15.02.2014 D.M. Bunskoeke Bijlagen: De presentaties van Jack, Janneke, Meiny , Jan en Geert-Jan.

17-2-2014

Onderzoek naar duurzame toegankelijkheid van digitale informatie bij overheden in Noord-Nederland

13-02-2014 Provinciehuis Fryslân

Onderzoeken in hoeverre digitale geheugen op orde is bij overheden NoordNederland Inzicht krijgen in juridische waarde, bruikbaarheid en staat duurzame digitale toegankelijkheid

Bewustwording kweken


1

17-2-2014

Centrale vraag: welke maatregelen zijn (eventueel) nodig om beheeromgevingen hiervoor geschikt te maken ?


Organisaties voldoen deels aan wettelijke verplichtingen voor duurzame toegankelijkheid van digitale informatie Positieve ontwikkelingen binnen informatiebeheer in Document Management Systemen, informatiebeheer daarbuiten zorgwekkend Sommige organisaties zien digitalisering als alleen een technische uitdaging

Organisaties hebben behoefte aan concrete handvatten


2

17-2-2014

Benader duurzame digitale toegankelijkheid als een organisatorische uitdaging en niet als een technisch probleem Versterk rol informatiebeheerders Breng digitale huishouding in kaart Onderzoek mogelijkheden tot extra voorziening in eigen digitale beheeromgeving die openbare raadpleging en langdurige bewaring mogelijk maakt Vergaar en deel kennis en maak gebruik van ervaringen bij andere organisaties 13-02-2014 Provinciehuis Fryslân

3

17-2-2014

12-12-2013 LOPAI Utrecht


4

17-2-2014

5

17-2-2014

6

17-2-2014


7

17-2-2014


www.lopai.nl


8

17-2-2014

Vragen?


9

Ready, Steady, Go!! Archief- en informatiebeheer in Putten

Gemeente Putten

• De gemeente Putten voert taken uit in het belang van burgers en bedrijven. • Daarbij streeft de gemeente naar een maximaal welzijn van de inwoners van Putten. • Transparantie naar de burger en de bedrijven.

2

1

Strategie informatiebewaarketen

Vanuit dat gegeven doet de gemeente er alles aan om diverse functies die dat realiseren maximaal in te richten en te ondersteunen. De gemeente wil in control zijn van start tot finish.

3

WerkWijze gemeente Putten

• • • • • •

Pragmatisch Korte lijnen Smart en Keep it simple Recht op het doel af Doen wat je moet doen en dat goed doen Risicobeheersing

• Informatiebeleid is in lijn met bedrijfsbeleid. • Digitaal werken: ‘digital born documents’ en papier. Het geheugen van de organisatie bestaat voorlopig uit papieren en digitale informatie. 4

2

Digitaal werken

• Werkprocessen en besluitvorming slagen alleen met betrouwbare informatie op elk gewenst tijdstip. • Dat geldt ook voor onderzoek achteraf. • Hoe beheers je de informatie-explosie. • Uitdaging voor organisatie met name voor informatie- en archiefbeheer! 5

Archief- en informatiebeheer

Archivering onder controle van start tot finish ?


6

3


• Informatiebeheer is nodig voor de bedrijfsvoering, voor de verantwoording achteraf en voor historisch onderzoek. • We willen zorgen dat informatie in de juiste context vanaf het begin van een zaak (proces) tot en met het bewaren of vernietigen onder controle is en blijft. • De bewaarstrategieën zijn vertaald naar een Ready!! metadataschema en beleidsstukken. 7

Op weg naar digitaal archief- en informatiebeheer

• Cultuuromslag van organisatie in omgang met informatie. • Vanaf 1999 DocumentManagementSysteem (DMS-RMS, zaaksysteem, zaakmagazijn). • Inrichten digitale informatiestructuur aansluiten op de bestaande basis. • Scholing medewerkers. 8

4

Kwaliteitssysteem

• Documentair Structuurplan (DSP) met als uitgangspunten o.a. BAC, begroting en zaakgericht werken. • Vastgestelde opbouw van metagegevens, inclusief parafenstructuur, vernietigingstermijnen en koppelmogelijkheden met andere applicaties. • Kwaliteitssysteem en –controle op zowel papieren als digitale documenten.

Steady!!

• Substitutieverlening op te bewaren stukken.

9

Putten heeft behoefte aan duurzame opslag

Bij substitutieverlening rees onmiddellijk de vraag: Hoe slaan we de digitale gegevens duurzaam op? Voor de papieren stukken hebben we een mooie archiefbewaarplaats. Voor de digitale stukken willen we een E-depot! Hoe langer we wachten hoe groter de menselijke en financiële inspanning. 10

5

Extra waarborgen creëren!

Definitie e-Depot (Maart 2012 (ED3, Lopai): “Een e-Depot is het geheel van organisatie, beleid, processen en procedures, personeel, dataverkeer, databeveiliging en aanwezige harden software dat het duurzaam beheren van te bewaren digitale archiefstukken mogelijk maakt.”

11

Stap voor stap verder digitaliseren

• Wat hebben we nodig om met de compleet doorgevoerde digitale inrichting, een e-Depot te realiseren? • We willen op basis van wat er al is ‘gewoon’ verder met logische vervolgstappen. • Zo effectief en efficiënt mogelijk, want we doen het vóór de burger en uiteindelijk ook met geld ván de burger. • We kunnen met weinig mensen veel presteren. 12

6

Belangrijke doelen blijven

• Beheer en behoud van informatie (documenten en dossiers) vanaf creatie richten op langdurende archivering. • Realiseren waarborgen voor vindbaarheid en toegankelijkheid van digitale stukken ook op de lange termijn. • Beschikbaarheid van stukken voor de interne organisatie maar ook voor externe partijen zoals personen, bedrijven en onderzoekers. 13

Waarborgen voor de lange termijn

• Neerslag van handelen uit andere (digitale) processen koppelen. • Afspraken maken over ongecontroleerde opslag. • Verkregen substitutiemachtiging stap voor stap verder inzetten. • Kwaliteitsbewaking (kwaliteitshandboek, audits). • Intern toezicht. 14

7

Landelijke initiatieven

Er is een aantal e-Depot-trajecten gestart: • Nationaal Archief en Gemeentearchief Rotterdam

• Consortium van diverse regionale archieven wil in periode tot 2014 gezamenlijk een e-Depot ontwikkelen Verwachte doorlooptijd ongeveer 5 jaar. Er is veel geld mee gemoeid. 15

Risico zorgdrager

De gemeente blijft als zorgdrager verantwoordelijk voor het beheer van eigen informatie! Vanuit de KIS- en SMART-gedachte bouwen we op de bestaande structuur een e-Depot tegen relatief lage kosten. Wachten op andere trajecten betekent achterstand opbouwen met als risico informatieverlies en extra investeringen. 16

8

Gezamenlijk initiatief Putten, Circle Software, Doxis

Het e-Depot is meer dan een software-oplossing Het e-Depot is onderdeel van, of sluit aan op Verseon. De oplossing bevat gecontroleerde, ongecontroleerde informatie-omgevingen en externe collecties De oplossing moet op zichzelf kunnen staan en aan kunnen sluiten aan andere applicaties/oplossingen.

17

Intern nog veel te regelen

Gecontroleerd • Zaaksysteem • Edms

e-Depot opslag

Ongecontroleerd Overige informatierijke systemen (geen basisregistraties)

• Gezamenlijke schijven • Persoonlijke schijven • E-Mail

Externe Collecties

Voorportaal • • • • •

Controle Ontdubbelen Ordenen Toevoegen metadata Omzetten naar standaard formaat • Waardering • Beheer

• Cultuur historische waarde

18

9

Informatie voor intern of extern gebruik

Intern raadplegen

e-Depot

• Geautoriseerd

opslag Extern raadplegen • Anoniem • Geregistreerd

Gepubliceerde Informatie • Publiceren

19

Duurzaam ‘eeuwig’ bewaren

e-Depot opslag • Duurzaam bewaren

Meta-data (XML) Documenten

20

10

Ordeningsniveaus Ceelo

21

Duurzaam ‘eeuwig’ bewaren

22

11

Externe samenwerking

• Het e-Depot biedt mogelijkheid tot aanhaken door belangstellenden. • Het delen van gebruik betekent delen van kosten en inzet voor beheer. • Het e-Depot kan externe archieven opnemen. • De provinciale archiefinspectie blijft betrokken bij de opzet en implementatie van het e-Depot. 23

Vol (in)spanning

We zien het e-Depot als logische en noodzakelijke vervolgstap om in control te komen en te blijven Met de gehele informatiehuishouding. Er is vooraf een business case uitgevoerd die ons inzicht heeft gegeven en de noodzaak van aanschaf van het e-Depot heeft onderstreept.

24

12

Scoren met informatie : GO!!

Gemeente Putten bouwt vanaf de bron alle informatie op zodat aan het eind van het werkproces zo weinig mogelijk handelingen nodig zijn om aan de eisen en termijnen van bewaring wordt voldaan.

GO!!

.

25

13

Wat te doen met Bestuur Digitaal een digitaal bestand? 13 februari 2014 Jan Schrotenboer

Inhoud Traject De rol van zaaksgewijs werken Zaaksgewijs archiveren Organisatie

1

Ons traject Visie

Midden-Drenthe staat dichtbij de klant en levert oplossingsgerichte dienstverlening. Onze kracht: We zijn klein en flexibel; We zijn veranderbereid.

Ons traject De klant(vraag) centraal Advies vragen Termijnbewaking

Brief versturen (Telefoon) notitie Archiveren

Verlengen Mijn zaak + reactie

Klantvraag Zaak

Toewijzen Parafering

Opschorten Email versturen

Notities

Status + signalering

2

Ons traject Uitgangspunten invoering Intern open en transparant Lef hebben om dik af te handelen ‘Kloppelen’ i.p.v. koppelen Eenvoudige zaaktypen, verdieping later (1-op-1) Capaciteit = Gewoon doen! Geen conversie 1 behandelaar van kop tot staart Geen controle op controle

Ons traject De stand van zaken Start 1-1-2010 100% digitaal na 2,5 jaar (sinds 1 oktober 2012) Ca. 600 zaaktypen

3

Zaaksgewijs werken Bestuur Digitaal

Zaaksgewijs werken De configureerbare midoffice

☺ ☺ ☺

KLANT BURGER/BEDRIJF KCC MEDEWERKER

Antwoord & Zaken

MEDEWERKER ALS KLANT

☺ ☺ ☺

BEHANDELAAR

ARCHIEF MEDEWERKER MANAGEMENT BESTUUR

Registraties

4

Écht zaaksysteem! Configureren eenvoudig in eigen beheer Regie bij behandelaar Deel-, vervolg- en agenderingszaken Configureerbare zaakbak

DMS en zaaksysteem geïntegreerd Zaaksgewijs archiveren

Statussen i.p.v. workflow 1 document in meerdere zaken (relationeel) Zowel interne als externe dienstverlening Koppeling registraties / virtuele dossiers Burger, Bedrijf, Adres, Kadaster, Geo

Webtechnologie

Zaaksgewijs archiveren Bestuur Digitaal

5

Zaaksgewijs archiveren Basis Zaaktypencatalogus = DSP Archiveren op zaak-niveau Mozard is gecertificeerd conform NEN-2082 Vernietiging/overbrenging afhankelijk van Resultaat zaak Gerelateerde objecten Gerelateerde zaken

Zaaksgewijs archiveren Proces Configuratie Zaakafhandeling Beoordeling Selectie / Check Vernietiging of overbrenging

6

Zaaksgewijs archiveren Configuratie: resultaat Per resultaat Handmatig toekennen? Archiefnominatie Archieftermijn in jaren Vanaf welke datum Archiefaantekening bij afhandeling?

Zaaksgewijs archiveren Configuratie: resultaat Per resultaat Archiefbeoordelen aantal dagen na afhandeling Bevriezen aantal dagen na afhandeling Bevriezen direct na archiefbeoordelen? Archief check eigenaar? Archief check archiefmedewerker? Archief check inspecteur/archivaris?

7

Zaaksgewijs archiveren Configuratie: Relaties tussen zaken

Voorloopzaak

Vervolgzaak Hoofdzaak Agenderingszaak Deelzaak

Zaaksgewijs archiveren Configuratie: Zaken en registraties Zaken

Registraties

Wabo-vergunningen MOR Declaraties Bezwaarschriften Beleid opstellen Paraferen Vergaderen

Burgers Bedrijven Adressen Percelen Gemeentelijk vastgoed Besluiten Beperkingen

8

Zaaksgewijs archiveren Bevriezen en ontdooien Inkomende en uitgaande documenten kunnen niet verwijderd worden uit zaakdossier Bevriezen X dagen na afhandeling of na archiefbeoordeling Ontdooien Door behandelaar Door archiefmedewerker

Zaaksgewijs archiveren Bewaren in tijdloos formaat Bewaren zowel in oorspronkelijk formaat als in tijdloos formaat Omzetten naar PDF Bij plaatsing Bij bevriezen/na beoordeling

9

Organisatie Bestuur Digitaal

Organisatie Van DIV naar informatisering Was

Wordt Coördinator DIV

Informatiemanager

Medewerker Post

Medewerker KCC

Postkamer

Scan en Printservice

Medewerker Archief

!

Informatieanalist * Zaaktypebeheerder * Beheerder digitaal archief

Eerst doen!

10

Vragen? Bestuur Digitaal

11

17-2-2014

Horen, zien en zwijgen ? Dr G.J. van Bussel Bijzonder Lector Digital Archiving & Compliance

Symposium 13 februari 2014 Lectoraat Digital Archiving & Compliance

Dr Geert-Jan van Bussel •

Publicist, Archivaris, Bedrijfskundige, Bestuurlijk Informatiekundige

•

Lector Digital Archiving & Compliance Hogeschool van Amsterdam (MCI)

•

Docent Universiteit van Amsterdam

•

Directeur Van Bussel Document Services

•

Adviseur en Auditor Enterprise Records Management

•

www.vbds.nl en blog.gjvanbussel.nl

Lectoraat Digital Archiving & Compliance

1

17-2-2014

Digital Archiving & Compliance ? Digital archiving richt zich op het ontstaan, de bewerking, het gebruik, de terugvindbaarheid en het behoud van betrouwbare informatie (born digital, made digital). Compliance wil de naleving van wet- en regelgeving, normen en richtlijnen aantonen met betrouwbare informatie, zodanig dat verantwoording afgelegd kan worden en bewijs kan worden geleverd van rechten en plichten en van de uitvoering en afhandeling van bedrijfsprocessen, taken en transacties. De kern van beide thema’s is de informatiewaardeketen.


Informatiewaardeketen ? De informatiewaardeketen is de procesketen die de creatie, de vastlegging, de opslag, de bewerking, de structurering, de publicatie, het gebruik, het behoud, de toegankelijkheid, de distributie, de waardering, de vernietiging, de beveiliging en de toetsing van betrouwbare informatie realiseert. De keten is gericht op het besturen van de informatiestromen in organisaties met de bedoeling de betrouwbaarheid van informatie door juridische, organisatorische en technische maatregelen te waarborgen in de tijd. De keten probeert vier dimensies optimaal te regelen: de kwaliteit, de context, de relevantie en het voortbestaan van informatie.


2

17-2-2014



3

17-2-2014



4

17-2-2014



5

17-2-2014



6

17-2-2014



7

17-2-2014



8

17-2-2014



9

17-2-2014



10

17-2-2014



11

17-2-2014



12

17-2-2014

Met dank voor Uw aandacht !


13

Kort verslag van het symposium Wat te doen met een digitaal bestand?

Recommend Documents