NÁZEV DOKUMENTU:
Korespondence a spisové značky
ČÍSLO:
5-RP04-04
REVIZE:
1
STRANA:
1
z
6
Směrnice
TYP DOKUMENTU:
Organizační opatření
1. Směrnice je závazná pro zaměstnance školy. 2. Kontrolou plnění této směrnice pověřuji asistentku ředitelky školy. 3. Směrnice nabývá platnosti dnem podpisu a účinnosti dnem 1.9.2012. 4. Pořadové číslo dopisu (Čj.), uvedené ve spisové značce, přiděluje asistentka ředitele školy.
ZPRACOVAL:
PODPIS:
SCHVÁLIL:
Dana Mrázková
PaedDr. Soňa Valušková
Asistentka ředitelky
Ředitelka školy
DATUM:
PODPIS:
KONTROLOVAL:
01.09.2012
ORIGINÁL ULOŢEN:
Sekretariát ředitelky
28.08.2012 PODPIS:
------------
DATUM:
ESOZ
DATUM:
24.08.2012
VYDAL:
UVOLNIL DO SYSTÉMU:
PODPIS:
ZRUŠENO DNE:
Vlastimil Kocourek Představitel managementu pro kvalitu
DATUM:
NAHRAZENO:
DATUM:
----------Upozornění:
30.08.2012
Tento výtisk podléhá změnovému řízení a je určen výhradně pro interní potřebu organizace. Dokument je duševním vlastnictvím organizace. Jeho rozmnožování a předávání jiným organizacím není dovoleno bez souhlasu ředitelky školy.
NÁZEV DOKUMENTU:
Korespondence a spisové značky
ČÍSLO:
5-RP04-04
REVIZE:
1
STRANA: TYP DOKUMENTU:
2
z
6
Směrnice
Zavedení povinnosti pouţívat při korespondenci školy oficiální vzory dopisů, spisové značky a při stylizaci, psaní a úpravě dopisů vycházet z platné ČSN ISO 01 6910, zákona č. 499/2004 Sb o archivnictví a spisové sluţbě a o změně některých zákonů, jak vyplývá ze změn provedených zákonem č. 413/2005 Sb., zákonem č. 444/2005 Sb., zákonem č. 112/2006 Sb., zákonem č. 181/2007 Sb., zákonem 296/2007 Sb., zákonem č. 300/2008 a zákonem č. 190/2009 Sb., a návazných vyhláškách č. 191/2009 a 192/2009 o podrobnostech výkonu spisové sluţby. I. Spisová sluţba Zajištění odborné správy dokumentů došlých a vzešlých z činnosti původce, popřípadě z činnosti jeho právních předchůdců, zahrnující jejich řádný příjem, evidenci, rozdělování, oběh, vyřizování, vyhotovování, podepisování, odesílání, ukládání a vyřazování ve skartačním řízení, a to včetně kontroly těchto činností. II. Úřední dopis Organizační úseky školy pouţívají pro písemný styk pouze uvedené vzory dopisů, které jsou opatřeny logem školy a certifikační značkou kvality managementu (vzor v barevném nebo černobílém provedení). Vzor dopisu obsahuje další náleţitosti dle této směrnice. Vzory dopisů - viz formulář č. 8-PP01c-001(barva); 8-PP01b-001(čb)
1. 2. 3.
4. 5.
III. Náleţitosti, styl a úprava dopisu Záhlaví obsahuje - logo, platný název organizace, právní forma, popř. adresní údaje (nahoře nalevo), adresní rámeček (pole – napravo). Zápatí obsahuje další doplňující údaje - bankovní spojení, důleţitá telefonní čísla, fax, IČ, DIČ (spodním okraji papíru). Odvolací údaje - sloupec v levé polovině adresového pole. Slouţí k bliţší identifikaci písemnosti (vaše značka, naše značka, vyřizuje, e-mail, datum). Jedná se o údaje zarovnaně vlevo ve sloupci, velká písmena na začátku slov. Vaše značka - údaj, který vyplňuje pisatel pouze při odpovědi. Opisuje se z došlého dokumentu. Naše značka – ve tvaru „1111/07–ESOZ-Mra-Sek“ a) Vysvětlení: - „pořadové číslo“ (Čj.) dopisu od začátku roku+lomítko+poslední dvojčíslí roku+spojovník+zkratka identifikující naši školu+spojovník+zkratka vyřizujícího (první 3 písmena příjmení)+spojovník+zkratka útvaru, - Čj. – přiděluje sekretariát ředitele školy dle evidence, - Zkratka vyřizujícího: tři první písmena příjmení (Valušková–Val, Tomanová–Tom, Mrázková–Mra).
NÁZEV DOKUMENTU:
Korespondence a spisové značky
ČÍSLO:
5-RP04-04
REVIZE:
1
STRANA: TYP DOKUMENTU:
6. 7. 8. 9.
3
z
6
Směrnice
b) Zkratky úseků: - Ř – ředitelka - Sek – sekretariát - ZŘŠ – zástupce ředitelky školy (zástupce statutární orgánu) - ZŘTV – zástupce ředitelky pro teoretické vyučování - ZŘPV – zástupce ředitelky pro praktické vyučování - ZŘOV – zástupce ředitelky pro odborné vyučování - VUOV – vedoucí učitel odborného výcviku - Ek – ekonomicko-správní úsek - PT – provozně-technický úsek - OV – odborný výcvik, praktické vyučování - TV – teoretické vyučování - DM – domov mládeţe - ŠJ – školní jídelna - VP – výchovný poradce - KP – kariérový poradce - MP – metodický poradce Vyřizuje: jméno a příjmení osoby, která záleţitost vyřizuje. E-mail: e-mailová adresa vyřizující osoby nebo oficiální e-mailová adresa školy
[email protected] Telefon, telefax: spojové číslo rozdělit s mezerami 3+3+3 (nebo 4+3+3 např. tel čísla Prahy) vzor: 474 471 111 ( Praha - 2111 251 123). Datum: srozumitelnější forma je s vypsaným měsícem (01. října 2007 nebo 01. 10. 2007); den se píše v dvojkové soustavě (nepíše se v Chomutově – místo vzniku je jiţ obsaţeno v adrese). IV. Adresa adresáta
1. Údaje o příjemci: a) fyzická osoba - oslovení, jméno, příjmení, vysokoškolský titul – hodnost, vědecký titul (csc.), někdy uvádíme zpřesňující údaje – ml., starší, b) právnická osoba - přesný název organizace, právní norma, vţdy zpřesňující údaj. 2. Místní údaje – stejné pro fyzickou i práv osobu: ulice, číslo popisné popř. orientační, místo, PSČ. V některých případech se do místních údajů uvádí místo dodací pošty. Dále v některých případech dochází k tzv. zužování místních údajů /P. O. BOX 35, Praha 5, VÚ 5115 Rokycany – vojenský útvar/. 3. Pro psaní adres platí: a) všechny údaje v adrese jsou uváděny vţdy v prvním pádě (nepoužívají se zastaralé výrazy „k rukám“, „do rukou“, „bydlí u“, tyto formulace nahrazuje latinské slovo „via“ + jméno v 1. pádě, b) v adrese neškrtáme, nepřepisujeme, nevpisujeme, c) pouţíváme pouze spisovnou češtinu a slova citově neutrální,
NÁZEV DOKUMENTU:
Korespondence a spisové značky
ČÍSLO:
5-RP04-04
REVIZE:
1
STRANA: TYP DOKUMENTU:
d) e) f) g) h) i) j) k)
1. 2. 3. 4. 5. 6.
1. 2. 3.
4. 5.
4
z
6
Směrnice
při psaní pouţíváme barvu černou případně modrou, v adrese u doporučeného dopisu nesmí být ţádný údaj podtrţen, adresu umisťujeme pouze na místo k tomu určené, v adrese nepouţívat zkratky např. MŠMT, ale zkrátit název Min. školství, mlád. a těl., adresa má mít maximálně 4-6 řádků, směrovací číslo píšeme před městem určení ve formátu 3+2 vzor: 430 01, výrazně lze psát pouze město doručení (např. CHOMUTOV, PRAHA,…), pokud pouţíváme zkratky, měly by být vţdy stejné v jednom dopise.
V. Administrativní styl dopisu Všechny obchodní a úřední písemnosti musí být zpracovány podle zásad administrativního stylu. Jedná se o dodrţování určitých zásad při výběru slov, sousloví a vět. Individuálně psané obchodní a úřední písemnosti slouţí k jednomu konkrétnímu účelu a jsou určeny jednomu konkrétnímu adresátovi (např. faktura). Tiskopisy slouţí více uţivatelům k jednomu účelu (např. sloţenky, poukázky). Rozmnoţené písemnosti vycházejí z určitého vzoru a tento kopírují. Jsou určeny neomezenému počtu uţivatelů. Ve většině případů se jedná o předtisky. Písemnosti vnější – externí jsou určeny ke komunikaci s vnějším obchodním nebo úředním partnerem a většinou jsou určeny k zveřejnění. Písemnosti vnitřní – interní jsou pouze pro vnitřní potřebu organizace a jejich zaměstnanců a nejsou určeny k zveřejnění. VI. 5 znaků administrativního stylu Vţdy pouţíváme pouze slova spisovné češtiny. Pouţíváme pouze slova citově neutrální. Pouţíváme-li v textu odborné názvy, termíny a cizí slova platí zásada, kdy všechna pouţitá slova musí pisatel sám dobře znát po stránce obsahové i pravopisné. Při výběru a uţití musí pisatel přihlíţet k předpokládané úrovni adresáta a podle toho slova vybírat a volit (věk, vzdělání, odbornost, zájmy a záliby). Jestliţe nemůţe pisatel pouţít cizí slova a termíny, snaţí se o český přepis nebo slovo blíţe vysvětlit v textu. Pouţíváme kratší věty a větná spojení. Tím dosáhneme srozumitelnosti jak pro adresáta, tak i pisatele. V textu pouţíváme ustálená slovní spojení – frázování. Tato slovní spojení se pro svou neobvyklost v běţném ţivotě neuţívají, ale v administrativní praxi jiţ zdomácněla a jejich uţití urychluje a zjednodušuje napsání písemností.
VII. Nadpis – název dopisu 1. Stručné naznačení obsahu písemnosti (objednávka, reklamace…) Údaj „VĚC“ jiţ neuvádět! 2. Název dopisu lze napsat výrazně – podtrţené, tučně.
NÁZEV DOKUMENTU:
Korespondence a spisové značky
ČÍSLO:
5-RP04-04
REVIZE:
1
STRANA: TYP DOKUMENTU:
5
z
6
Směrnice
3. Při odpovědi na došlý dopis nebo ţádost vţdy zopakujeme název původního dopisu + za pomlčku připíšeme slovo - vyřízení (př.: Ţádost o podání informací ……. Při odpovědi: Ţádost o podání informací – vyřízení). VIII. Oslovení 1. Oslovení adresáta dopisu je povinné. 2. V oslovení jiţ nepíšeme jméno, akademický titul nebo hodnost (toto je jiţ obsaţeno v adrese). Stačí oslovení „Váţená paní (pane)“. 3. Nikdy nespojujeme tituly a jména v oslovení, např. typu – Váţená paní inţenýrko Nováková,… 4. Oslovení zakončíme čárkou a pokračujeme malým písmenem (mezi oslovením a textem dopisu vynecháváme 1-2 řádky).
1. 2. 3. 4. 5. 6.
IX. Článek Dopisy lze psát se zarovnáním do bloku i do odstavců. Úřední dopisy zarovnáváme do bloku (mezi bloky pouţíváme ½ - 1 řádkování), se zarovnanými okraji textu. Při psaní dopisu v blokovém zarovnání je potřeba dávat pozor na samostatné slabikové předloţky na koncích řádků. Při psaní dopisu musí být zvýrazněného a vyznačeného písma výrazně méně a lze pouţít maximálně 4 druhy písma v jednom dopise. Kaţdá informace v dopise se opakuje pouze 1x (název organizace, tituly a hodnosti,….). Minimální přípustná délka dopisu je 1 věta, která musí obsahovat sloveso + oslovení a rozloučení. Také zbytečně dlouhé, několikastránkové dopisy, ztrácí svůj význam z hlediska přehlednosti a účelnosti. X. Rozloučení případně poděkování
Rozloučení na konci dopisu, případně poděkování je povinné a nikdy ho neukončujeme čárkou. XI. Podepisování a otisk razítka 1. Kaţdá úřední nebo obchodní písemnost musí být opatřena vlastnoručním podpisem odpovědného zaměstnance a otiskem úředního razítka. 2. Kulatá razítka školy se státním znakem otiskneme vţdy na písemnosti trvalého celorepublikového charakteru (všechny typy vysvědčení, rozhodnutí, usnesení apod.). Razítko umístíme nejméně tři řádky pod text a na střed listu nebo na značku L.S. Podpisy umístíme ve vodorovné ose. 3. Razítka školy jiný tvarů otiskneme na písemnosti běţné denní korespondence. Razítko umístíme pod text vpravo a podpisy pod razítko.
NÁZEV DOKUMENTU:
Korespondence a spisové značky
ČÍSLO:
5-RP04-04
REVIZE:
1
STRANA: TYP DOKUMENTU:
6
z
6
Směrnice
4. Pro otisk razítka a podepisování platí tyto zásady: a) podpis nesmí zasahovat do razítka nebo ho překrývat, b) pouţíváme pouze barvy modrá a černá, c) zásadně nepouţíváme zvýrazňovače, d) podepisuje-li se více osob, podpisy řadíme podle důleţitosti funkce od nejvyššího k nejniţšímu. V případě dvou podpisů je ten důleţitější umístěn vlevo, pokud dokument podepisují více neţ 2 osoby je vhodnější umístění podpisů podle důleţitosti pod sebe. Funkci a jméno můţeme vypsat strojopisně a vlastnoruční podpis pak umístíme nad strojopis.
