INFORMATIKA – aplikační software pro práci s informacemi
Hromadná korespondence Pracovní list pro žáky
Autor: RNDr. Ivanka Dvořáčková Gymnázium K. V. Raise, Hlinsko, Adámkova 55
Únor 2013
Gymnázium K. V. Raise, Hlinsko, Adámkova 55
Hromadná korespondence – slouží k hromadnému odesílání dopisů, e-mailů, vytváření štítků, obálek – potřebujeme dopis (e-mail, příp. jiný dokument), který budeme rozesílat, je vhodné si ho připravit dopředu, ale lze jej vytvořit až při vyvolání funkce hromadná korespondence – dále potřebujeme databázi příjemců, stačí tabulka s údaji v textovém editoru, případně v tabulkovém editoru, případně databázový soubor, adresář e-mailů – výstupem bude jeden soubor, který bude obsahovat jednotlivé dopisy
Úkoly 1. Otevřete nový dokument ve Wordu, uložte ho s názvem adresy.docx do své složky do složky Hromadná korespondence, kterou při ukládání vytvoříte ve své složce Texty. 2. Nastavte orientaci stránky na šířku (Rozložení stránky → Orientace → Na šířku) 3. Do zápatí dokumentu napište Vyřizuje: Vaše jméno a příjmení (Vložení → Záhlaví a zápatí → Prázdné, nebo dvojklik do oblasti zápatí), po napsání textu vytvořte nad řádkem s textem horní ohraničení (Domů → Odstavec → ikona pro Ohraničení → vybrat Horní ohraničení), na druhý řádek napište text Třída: uveďte vaši třídu, vše zarovnejte doleva 4. Do záhlaví vložte text Adresy pro hromadnou korespondenci, zarovnejte doleva, pod textem vytvořte pomocí dolního ohraničení čáru 5. Zavřete záhlaví a zápatí 1
Gymnázium K. V. Raise, Hlinsko, Adámkova 55
6. Vytvořte následující tabulku (Vložit → Tabulky → Tabulka) – 8 sloupců, 9 řádků a doplňte podle vzoru, využívejte kopírování Oslovení_1 Vážený pan Vážená slečna Vážený pan Vážená slečna Vážený pan Vážená slečna Vážená slečna Vážený pan
Jméno Petr Alena Jan Kamila Richard Monika Radka Vilém
Příjmení Kovář Sedláková Krejčí Zedníková Řezník Uhlířová Truhlářová Tesař
Ulice Pampelišková Chrpová Kopretinová Luční Jetelová Jitrocelová Heřmánková Blatouchová
Město Hlinsko Chrudim Hlinsko Chrudim Chrudim Hlinsko Hlinsko Chrudim
PSČ 539 01 537 01 539 01 537 01 537 01 539 01 539 01 537 01
Oslovení_2 Vážený pane, Vážená slečno, Vážený pane, Vážená slečno, Vážený pane, Vážená slečno, Vážená slečno, Vážený pane,
Body 92 85 76 81 89 78 87 72
7. Dokument s tabulkou uložte a soubor zavřete. 8. Otevřete opět nový soubor ve Wordu, uložte ho pod názvem Dopis.docx do své složky do složky Hromadná korespondence (dříve vytvořené). 9. Napište dopis podle předlohy, dbejte na správnou typografii, po napsání soubor uložte do dříve vytvořené složky Hromadná korespondence a nezavírejte.
2
Gymnázium K. V. Raise, Hlinsko, Adámkova 55
REKSA, a. s. – reklamní a sázková agentura, Bludišťová 55, 111 50 Praha 1
dovolujeme si vám s radostí oznámit, že vzhledem k tomu, že jste v naší celostátní soutěži nasbíral(a)
bodů, stal(a) jste se
výhercem (výherkyní) nového tabletu v hodnotě 15 530 Kč. Výhra Vám bude doručena během několika dnů. Gratulujeme Vám a děkujeme za přízeň. Karel Štědrý ředitel marketingu a obchodu V Praze, 10. 2. 2013 Pokyny pro úpravu dopisu 1. Do záhlaví Název a adresa společnosti: písmo Calibri, vel. 14, řádkování 1,15, barva písma modrá, zarovnat na střed, vložit dolní ohraničení, zavřít záhlaví 2. Pro vlastní dopis změnit písmo na Cambria a vytvořit asi 4 volné řádky (pro budoucí vložení adresy a oslovení), po vložení polí se dopis bude ještě upravovat 3. Datum napište dnešní 10. Na kartě Korespondence v oddílu Spustit hromadnou korespondenci
klikněte na šipku u ikony Spustit hromadnou korespondenci a vyberte nabídku Podrobný průvodce hromadnou korespondencí a postupujte podle jednotlivých kroků (typ dokumentu Dopisy → Počáteční dokument → Použít aktuální → Vybrat příjemce → použít existující seznam → Procházet (nalézt uložený soubor s adresami) – po otevření se objeví 3
Gymnázium K. V. Raise, Hlinsko, Adámkova 55
okno Příjemci hromadné korespondence (zde lze vybrat a upravit, komu bude dopis poslán, využívejte poznatků z Excelu) → Vytvořit dopis → Další položky → Vložit slučovací pole – naklikat požadované proměnné údaje do dopisu, potom tato proměnná pole (označeny dvojitými ostrými závorkami) v dopise normálně formátujte tak, jak chcete, aby dopis vypadal (tučné písmo u města, oslovení u dopisu na novém řádku, body tučně modře, zobrazte skryté znaky a vymazat přebytečné mezery, případně entery, řádkování adresní části 1,5 a vlastního dopisu 2) → Zobrazit náhled dopisů, případně provést úpravy příjemců → Dokončit hromadnou korespondenci → vybrat Upravit jednotlivé dopisy (nebo lze vybrat přímo Tisk) → Sloučit – po sloučení vznikne nový soubor obsahující tolik dopisů, kolik bylo adresátů (v kterém dopise jste, poznáte podle počtu stránek), tento nový soubor je jiný než původní a je třeba ho uložit pod jiným názvem 11. Sloučený dokument obsahující všechny dopisy již s konkrétními údaji uložte s názvem Sloučení_1.docx do dříve vytvořené složky Hromadná korespondence, potom dokument Sloučení_1 zavřete (objeví se nesloučený dokument Dopis.docx, ve kterém lze provádět změny a poslat ho jiným příjemcům) 12. Nyní vytvořte nový dokument pouze těm, kteří získali 85 a více bodů (lze různě, ale stačí v průvodci se vrátit o několik kroků zpět k výběru adresátu a zde v tabulce vybrat příslušné příjemce), opět slučte do jednoho dokumentu a uložte opět tento dokument do vaší složky do složky Hromadná korespondence pod názvem Sloučení_2.docx, po uložení jej zavřete (objeví se dokument Dopis.docx) 13. Pokud vám zbývá čas, vytvořte další dopis určený pouze adresátům z Hlinska a uložte ho opět do složky Hromadná korespondence pod názvem Sloučení_3.docx 14. Zavřete dokument Dopis.docx, nyní ho neukládejte (bude připraven bez polí adres a proměnného textu pro další použití.
Použité zdroje Nápověda Microsoft Word 4
