MARKETINGOVÁ KORESPONDENCE

Slezská univerzita v Opavě Obchodně podnikatelská fakulta v Karviné

MARKETINGOVÁ KORESPONDENCE

Miroslava Heczková Karviná 2006

Autor textu , Název modulu

2


3

OBSAH MODULU MARKETINGOVÁ KORESPONDENCE 1 PÍSEMNÝ PROJEV V MARKETINGOVÉ KOMUNIKACI .....................................................................10

1.1 Rozdíl mezi písemným a mluveným projevem.........................................................................11 1.1.1 Základní charakteristika písemného a mluveného projevu...................................................................11 1.1.2 Výhody a nevýhody písemného a mluveného projevu.........................................................................11

1.2 Stylizace obchodních a marketingových písemností................................................................12 1.2.1 Zásady správné stylizace ......................................................................................................................12 1.2.2 Psychologie v obchodních dopisech.....................................................................................................13 1.2.3 Charakteristika dobré marketingové písemnosti ..................................................................................15 2 ZÁKLADY NORMALIZOVANÉ ÚPRAVY PÍSEMNOSTÍ ......................................................................17

2.1 Význam normalizované úpravy.................................................................................................17 2.1.1 Normy pro úpravu písemností ..............................................................................................................18

2.2 Vybrané pokyny pro psaní na PC .............................................................................................18 2.2.1 Psaní značek .........................................................................................................................................19 2.2.2 Psaní čísel, číslic a číselných sestav .....................................................................................................21 2.2.3 Psaní dalších znamének a značek .........................................................................................................22 2.2.4 Zvýrazňování částí textu.......................................................................................................................23 2.2.5 Další doporučení...................................................................................................................................24

2.3 Dopisní papíry a poštovní obálky ..............................................................................................25 3 STRUKTURA OBCHODNÍHO DOPISU......................................................................................................28

3.1 Normalizovaná úprava adresy...................................................................................................29 3.2 Psaní titulů, akademických a vědeckých hodností...................................................................32 3.3 Struktura obchodního dopisu ....................................................................................................33 3.3.1 Záhlaví dopisu ......................................................................................................................................34 3.3.2 Adresa příjemce....................................................................................................................................34 3.3.3 Odvolací údaje......................................................................................................................................34 3.3.4 Vlastní text dopisu................................................................................................................................36 3.3.5 Doplňující údaje ...................................................................................................................................38 4 PÍSEMNOSTI PŘI OBCHODOVÁNÍ ...........................................................................................................40

4.1 Poptávka ......................................................................................................................................41 4.2 Nabídka ........................................................................................................................................42 4.3 Objednávka a kupní smlouva ....................................................................................................43 5 JAK PSÁT NABÍDKOVÉ DOPISY ...............................................................................................................45

5.1 Význam a podstata přímé pošty ................................................................................................46 5.1.1 Výhody a nevýhody přímé pošty..........................................................................................................46

5.2 Obsah nabídkových dopisů ........................................................................................................47 5.2.1 Charakteristika nabízeného produktu ...................................................................................................48 5.2.2 Konkretizace zákazníka........................................................................................................................49 5.2.3 Umění přesvědčit..................................................................................................................................51 6 ŘEŠENÍ PROBLÉMŮ VE VZTAZÍCH SE ZÁKAZNÍKY.........................................................................54

6.1 Dodatečné dispozice k obchodním smlouvám ..........................................................................54 6.1.1 Odvolávka a přepravní dispozice .........................................................................................................55 6.1.2 Návěští zásilky (avízo) .........................................................................................................................56

6.2 Písemnosti při plnění kupních smluv ........................................................................................57 6.3 Řešení problémů s dodavateli a zákazníky ...............................................................................57 6.3.1 Pobídka (urgence).................................................................................................................................58 6.3.2 Reklamace (výtka)................................................................................................................................59 6.3.3 Upomínka .............................................................................................................................................61


4

7 TVORBA REKLAMNÍCH TEXTŮ...............................................................................................................63

7.1 Vlastnosti a zásady tvorby dobrého reklamního textu ............................................................63 7.1.1 Co by měl reklamní text zachovávat ....................................................................................................64 7.1.2 Čeho se musí reklamní text vyvarovat .................................................................................................65 7.1.3 AIDA ....................................................................................................................................................65 7.1.4 Slogan...................................................................................................................................................66 7.1.5 Titulek v reklamním textu ....................................................................................................................67

7.2 Základní reklamní tiskoviny ......................................................................................................68 7.2.1 Leták.....................................................................................................................................................68 7.2.2 Prospekt, katalog a další tiskoviny .......................................................................................................68 7.2.3 Inzerát ...................................................................................................................................................69 8 PÍSEMNOSTI PŘI MARKTINGOVÉ ORGANIZACI A ŘÍZENÍ FIRMY..............................................73

8.1 Písemnosti z porad a pracovních jednání .................................................................................74 8.1.1 Pozvánky ..............................................................................................................................................74 8.1.2 Evidence přítomných............................................................................................................................75 8.1.3 Zápisy z porad ......................................................................................................................................76

8.2 Písemnosti při organizaci a marketingovém řízení firmy .......................................................77 8.2.1 Příkaz (rozhodnutí) a směrnice.............................................................................................................77 9 KORESPONDENCE NA PRACOVNÍM TRHU ..........................................................................................79

9.1 Písemnosti při vzniku pracovního poměru...............................................................................80 9.1.1 Žádost o místo ......................................................................................................................................80 9.1.2 Životopis...............................................................................................................................................80 9.1.3 Pozvání ke konkurzu ............................................................................................................................82 9.1.4 Další personální písemnosti..................................................................................................................83

9.2 Písemnosti při ukončení pracovního poměru...........................................................................84 9.2.1 Pracovní posudek..................................................................................................................................85 10 OSOBNÍ DOPISY ..........................................................................................................................................87

10.1 Význam a charakteristika osobních dopisů............................................................................87 10.2 Druhy osobních dopisů .............................................................................................................89 10.2.1 Dopisy společenského styku...............................................................................................................89 10.2.2 Osobní dopisy pracovního charakteru ................................................................................................92 11 PÍSEMNOSTI PRÁVNÍHO CHARAKTERU ............................................................................................94

11.1 Písemnosti při zastupování v právních úkonech....................................................................95 11.1.1 Plná moc .............................................................................................................................................95 11.1.2 Prokura ...............................................................................................................................................96

11.2 Písemnosti při závazkových vztazích ......................................................................................97 11.2.1 Dlužní úpis a potvrzenka ....................................................................................................................97 12 MARKETINGOVÁ KORESPONDENCE NA INTERNETU .................................................................100

12.1 Služby Internetu pro marketingovou komunikaci...............................................................101 12.1.1 Elektronická pošta ............................................................................................................................101 12.1.2 Interaktivní nástroje..........................................................................................................................101 12.1.3 World Wide Web (www) .................................................................................................................102

12.2 Využití Internetu jako nástroje marketingové korespondence ..........................................102 12.2.1 Elektronická pošta (E-mail)..............................................................................................................102 12.2.2 Internetová reklama ..........................................................................................................................104 PŘÍLOHY ..........................................................................................................................................................110 Příloha 3/1 NORMALIZOVANÁ ÚPRAVA ADRES........................................................................110 Příloha 3/2 Úprava dopisu podle ČSN – vzor A1................................................................................111 Příloha 3/3 Úprava dopisu podle ČSN – vzor A2................................................................................112


5

Příloha 3/4 Úprava dopisu podle ČSN – vzor A3................................................................................113 Příloha 3/5 Úprava dopisu podle ČSN – vzor B..................................................................................114 Příloha 4/1 Poptávka............................................................................................................................115 Příloha 4/2 Poptávka............................................................................................................................116 Příloha 4/3 Nabídka – odpověď na poptávku ......................................................................................117 Příloha 4/4 Nabídka – odpověď na poptávku ......................................................................................118 Příloha 4/5 Nevyžádaná nabídka .........................................................................................................119 Příloha 4/6 Nevyžádaná nabídka .........................................................................................................120 Příloha 4/7 Objednávka .......................................................................................................................121 Příloha 4/8 Kupní smlouva ..................................................................................................................122 Příloha 5/1 Text nabídkového dopisu – platební karta American Express..........................................123 Příloha 5/2 Text nabídkového dopisu – platební karta American Express..........................................125 Příloha 5/3 Text nabídkového dopisu – předplatné ekonomického deníku.........................................126 Příloha 5/4 Text nabídkového dopisu – výroba dřevěného nábytku – nabídka doplatku DPH ...........128 Příloha 5/5 Text nabídkového odpisu – pojištění ................................................................................129 Příloha 6/1 Odvolávka a přepravní dispozice......................................................................................130 Příloha 6/2 Návěští zásilky ..................................................................................................................131 Příloha 6/3 Dodací list .........................................................................................................................132 Příloha 6/4 Faktura ..............................................................................................................................133 Příloha 6/5 Urgence .............................................................................................................................134 Příloha 6/6 Odpověď na urgenci..........................................................................................................135 Příloha 6/7 Reklamace.........................................................................................................................136 Příloha 6/8 Odpověď na reklamaci......................................................................................................137 Příloha 6/9 1. upomínka.......................................................................................................................138 Příloha 6/10 Poslední upomínka – pokus o smír .................................................................................139 Příloha 8/1 Pozvánka na poradu ..........................................................................................................140 Příloha 8/2 Pozvánka (běžný obchodní dopis) ....................................................................................141 Příloha 8/3 Pozvánka na marketingovou akci .....................................................................................142 Příloha 8/4 Prezenční listina ................................................................................................................143 Příloha 8/5 Stručný zápis z porady ......................................................................................................144 Příloha 8/6 Příkaz ředitele ...................................................................................................................145 Příloha 8/7 Směrnice ...........................................................................................................................146 Příloha 9/1 Žádost o místo...................................................................................................................147 Příloha 9/2 Žádost o místo...................................................................................................................148 Příloha 9/3 Životopis – šablona ...........................................................................................................149 Příloha 9/4 Životopis ...........................................................................................................................150 Příloha 9/5 Pozvánka ke konkurzu ......................................................................................................151 Příloha 9/6 Pracovní smlouva..............................................................................................................152 Příloha 9/7 Dohoda o provedení práce ................................................................................................153 Příloha 9/8 Výpověď ...........................................................................................................................154 Příloha 9/9 Výpověď ...........................................................................................................................155 Příloha 9/10 Dohoda o rozvázání pracovního poměru ........................................................................156 Příloha 9/11 Pracovní posudek ............................................................................................................157 Příloha 10/1 Schéma osobního dopisu (klasická úprava) ....................................................................158 Příloha 10/2 Schéma osobního dopisu (bloková úprava) ....................................................................159 Příloha 10/3 Blahopřejný dopis ...........................................................................................................160 Příloha 10/4 Děkovný dopis ................................................................................................................161 Příloha 10/5 Pozvánka .........................................................................................................................162 Příloha 10/6 Vyjádření účasti ..............................................................................................................163 Příloha 10/7 Vyjádření upřímné soustrasti ..........................................................................................164 Příloha 10/8 Doporučující dopis..........................................................................................................165 Příloha 10/9 Omluvný dopis................................................................................................................166 Příloha 11/1 Plná moc..........................................................................................................................167


6

Příloha 11/2 Plná moc..........................................................................................................................167 Příloha 11/3 Plná moc..........................................................................................................................168 Příloha 11/4 Dlužní úpis ......................................................................................................................169 Příloha 11/5 Potvrzenka.......................................................................................................................169


7

RYCHLÝ NÁHLED DO PROBLEMATIKY MODULU MARKETINGOVÁ KORESPONDENCE Při naplňování marketingových cílů firmy je třeba, aby se jednotlivci (manažeři i zaměstnanci), firmy, státní instituce i úřady uměli navzájem domluvit, spolupracovat a společně řešit problémy. Jedním z nástrojů, který je v tomto případě možno využít, je sdělit informace, názory a myšlenky písemnou formou. Psaní dopisů proto patří k denním činnostem manažerů i zaměstnanců větších i menších firem. Píšou se dopisy, jejichž cílem je prodat výrobek nebo službu, něco si objednat, poděkovat zákazníkovi za jeho přízeň, omluvit se za opoždění dodávky zboží, požádat o slevu nebo sponzorský příspěvek, reklamovat vadné zboží, vymáhat pozdní platbu, pozvat zaměstnance na firemní akci, poděkovat jim za jejich výkon, poblahopřát pracovníkům k povýšení nebo životnímu jubileu nebo je naopak pokárat za špatnou práci. Protože čas je pro každou dynamickou firmu jednou z nejcennějších věcí, měl by dobrý manažer stejně jako jeho sekretářka nebo asistent, dříve či později zvládnout umění psát kvalitní obchodní či marketingové dopisy, a to rychle, rutinně a bez chyb. Pomůckou a návodem jak toho docílit, je tato distanční studijní opora, kterou máte právě před sebou. Text distanční opory je rozdělen do 12 kapitol, z nichž většina je doplněna přílohami. Postupně se tak seznámíte se vším, co potřebujete znát, abyste byli schopni samostatně písemně komunikovat nejen při zabezpečování běžných obchodních a marketingových činností firmy, ale také při řešení některých úředních i osobních záležitostí. Ujasníte si, jaký význam má písemný projev v marketingové komunikaci a jaké jsou základní zásady stylizace obchodních a marketingových písemností, seznámíte se všemi podstatnými zásadami pro normalizovanou úpravu písemností a s jejich základní strukturou. V dalších částech textu pak postupně získáte poznatky o věcné (obsahové), formální a stylistické stránce marketingových a obchodních dopisů, které se využívají při zajišťování jednotlivých obchodních, marketingových a personálních činností firmy. Zvláštní pozornost je přitom věnována tvorbě nabídkových dopisů, které se využívají v oblasti přímého marketingu a také tvorbě reklamních textů. Závěrečná kapitola je zaměřena na marketingovou korespondenci prostřednictvím Internetu. Záměrem této studijní opory je, aby vám kromě věcných znalostí poskytla také příležitost k rozvoji stylistických schopností a přiměla vás k osvojení normalizované úpravy každé písemnosti, kterou napíšete. Proto je text doplněn celou řadou konkrétních příloh a příkladů. Aby byly příklady graficky odlišeny od tiskové sazby, jsou ukázky vypracovány většinou ve fontu Arial (písmo proporcionální) nebo i v jiných fontech (v případě některých osobních dopisů). Pro snadnější a přehlednější orientaci v textu je na začátku každé kapitoly vždy uveden Průvodce studiem a také specifikace postupných cílů, k dokonalému zvládnutí a procvičení určité problematiky vám pak pomohou samostatné úkoly. V závěru jsou kapitoly opatřeny Shrnutím.

Rychlý náhled


8

ÚVODEM MODULU MARKETINGOVÁ KORESPODENCE Následující text představuje studijní oporu pro distanční studium nadstavbových kurzů marketingu ekonomických studijních programů v bakalářském studiu na Obchodně podnikatelské fakultě Slezské univerzity v Karviné. Předmět Marketingová korespondence je v tomto případě chápán jako doplnění znalostí a dovedností získaných v ostatních předmětech tak, aby byl každý po jeho prostudování schopen zcela samostatně a hlavně formálně i obsahově správně písemně komunikovat se svými partnery i dalšími účastníky trhu při zabezpečování běžných obchodních a marketingových cílů firmy. Předložený učební text, který je v terminologii distančního studia označován jako studijní opora, umožňuje distančnímu studentovi vzdálenému od svých učitelů i spolužáků, aby se o ni s důvěrou opřel. Látka je rozčleněna do 12 tématických bloků, které odpovídají obvyklým 12 výukovým týdnům jednoho semestru a jsou přibližně stejně obsahově rozsáhlé a obtížné. Takový rozsah učiva odpovídá klasické jednosemestrální dvou až tříhodinové přednášce v prezenčním studiu na vysoké škole ekonomického zaměření. Distanční vysokoškolské studium však představuje specifickou formu, která od studenta vyžaduje zvláštní úsilí zaměřené na pravidelnost a vytrvalost v samostatném studiu, schopnost koncentrovat se na předmět a aktivně a tvůrčím způsobem přistupovat k procvičování a aplikacím, které jsou upřesněny v samostatných úkolech. Pokud jednotlivé kroky a soustavnost v práci nepodceníte, měla by vám tato studijní opora pomoci nahradit kvalitní prezenční výuku i úlohu skript. Dalšími podpůrnými zdroji ke studiu jsou i učebnice a další doporučená odborná literatura uvedená v závěru. Je zřejmé, že úspěch studia v distanční formě závisí především na samotném studentovi. Charakter každého předmětu je ovšem jiný a s tím souvisí i skutečnost, že se jistým způsobem liší nejen obsah jednotlivých distančních opor, ale i práce studentů s nimi. Není možné se naučit psát dopisy jen tím, že student zvládne příslušnou teorii. Psaní dopisů je třeba důkladně cvičit. Proto je třeba, abyste v průběhu samostatného studia sami důsledně plnili jednotlivé samostatné úkoly. Každou písemnost podle zadání a dispozic svědomitě vyhotovte na list formátu A4. Postupně všechny písemnosti vytiskněte, uspořádejte do souboru, opatřete ho úvodním obsahem a titulní stranou s názvem „Soubor písemností z marketingové korespondence“, vlastním jménem a datem. Složka takto vytvořených a uspořádaných písemností bude sloužit vyučujícímu jako jedna ze součástí vašeho hodnocení. Současně také získáte přehledně zpracovanou pomůcku pro své vlastní budoucí potřeby.

Nezapomeňte!


9

CÍL MODULU MARKETINGOVÁ KORESPONDENCE Po úspěšném a aktivním absolvování tohoto MODULU Budete umět:  využít písemné komunikace pro řešení běžných obchodních a marketingových problémů firmy  a uplatnit přitom znalosti normalizované nebo doporučené úpravy písemností v souladu s platnými normami.

Budete umět

Získáte:  znalost normalizované úpravy marketingových a obchodních písemností,  poznatky o základních druzích těchto písemností, o jejich struktuře, obsahové náplni, formální úpravě a zásadách vhodné stylizace,  návod, jak postupovat při tvorbě dobrého nabídkového dopisu pro účely přímého marketingu,  vědomosti o tom, jaké je poslání jednoduchých reklamních textů a jaké zásady mají splňovat,  informace o využívání Internetu v oblasti marketingové korespondence.

Získáte

Budete schopni:  samostatně tvořit obsahově, formálně i stylisticky správné obchodní a marketingové písemnosti v normalizované popř. doporučené úpravě,  sestavit přesvědčivý nabídkový dopis,  vytvořit jednoduchý leták a inzerát,  psát osobní dopisy při mimořádných společenských nebo pracovních událostech.

Budete schopni

ČAS POTŘEBNÝ KE STUDIU Samostatné studium jednotlivých kapitol včetně vypracování samostatných úkolů by mělo zabrat asi 4 až 6 vyučovacích hodin. Je to však údaj hrubý a pouze orientační a každý student přitom musí zohlednit své vlastní schopnosti. V případě potřeby je možno samostudium doplnit navázáním kontaktu se spolužáky, získat další informace z doporučené literatury nebo jiných zdrojů popř. konzultacemi s tutorem.


10

1 PÍSEMNÝ PROJEV V MARKETINGOVÉ KOMUNIKACI CÍLE KAPITOLY PÍSEMNÝ PROJEV V MARKETINGOVÉ KOMUNIKACI Po úspěšném a aktivním absolvování této KAPITOLY Budete umět:  vymezit význam, podstatu a rozdíly mezi písemným a mluveným projevem v marketingové komunikaci.

Budete umět

Získáte:  znalosti hlavních zásad správné stylizace obchodních a marketingových písemností,  informace o psychologickém přístupu ke stylizaci těchto písemností.

Získáte

Budete schopni:  posoudit, zda konkrétní obchodní dopis či jiná písemnost odpovídá požadavkům, které by měla splňovat.

Budete schopni

KLÍČOVÁ SLOVA KAPITOLY PÍSEMNÝ PROJEV V MARKETINGOVÉ KOMUNIKACI Písemný a mluvený projev, obchodní a marketingová písemnost, stylizace písemností, psychologie písemností, osnova písemnosti – hrubý koncept.

Klíčová slova

RYCHLÝ NÁHLED DO PROBLEMATIKY KAPITOLY PÍSEMNÝ PROJEV V MARKETINGOVÉ KOMUNIKACI Nejen mluvený, ale také písemný projev je nezbytnou součástí komunikace mezi lidmi, firmami i institucemi a využívá se běžně ke zprostředkování informací v marketingové i obchodní praxi. V některých případech dopisy nahrazují osobní styk lidí, v jiných případech se podle platných právních norem bez psaného dokumentu neobejdeme. Proto je velmi důležité, aby obchodníci, marketingoví manažeři a pracovníci marketingu, ale i další zaměstnanci firem uměli komunikovat nejen ústně, ale také písemně. V následujícím textu se proto seznámíte nejen se základní charakteristikou, významem a výhodami písemného projevu v marketingové komunikaci, ale také se základními zásadami správné stylizace těchto písemností. Každá písemnost je vždy určena konkrétnímu příjemci a jejím cílem je vyvolat určitou předpokládanou odezvu. Je tedy velmi důležité využívat při tvorbě a stylizaci písemností také určité psychologické přístupy a držet se doporučených a osvědčených postupů, které zaručí, že vyhotovená písemnost bude mít dokonalou úpravu, správnou stavbu, srozumitelný obsah a bude gramaticky bezchybná.

Rychlý náhled


11

1.1 Rozdíl mezi písemným a mluveným projevem 1.1.1 Základní charakteristika písemného a mluveného projevu Informace nutné k zabezpečování marketingových aktivit firmy můžeme sdělovat nebo získávat několika způsoby – osobním jednáním, telefonicky nebo písemně, tzn. dopisem, faxem nebo elektronickou poštou. Písemný styk je tak zprostředkovatelem informací v obchodní praxi.

Charakteristika písemného a mluveného projevu

Osobní jednání - je velmi účinnou formou kontaktu. - Obchodní partneři se poznávají, vzájemně si vysvětlí své požadavky nebo příčiny nedorozumění, - mohou okamžitě reagovat, přesvědčovat a uzavírat dohody. - Ústní prohlášení jsou však neprůkazná, - lze je reprodukovat nepřesně a při množství jednání na ně zapomenout. Písemný dokument - je u některých úkonů podle platných právních norem nezbytný (např. pro uzavírání obchodních smluv), - písemně zachycené informace se mohou stát průkazním materiálem při řešení sporných případů, - může zmírnit určitou neosobnost vhodnou formou grafické úpravy. Písemné dokumenty (zejména dopisy) nahrazují osobní styk lidí a velmi často stojí na počátku jejich vzájemné spolupráce. Jsou to první ukázky, ze kterých příjemce (nejčastěji budoucí zákazník) usuzuje na to, jaké je řízení, organizace a úroveň práce firmy, která písemnost odeslala.

1.1.2 Výhody a nevýhody písemného a mluveného projevu Mluvený projev má v marketingové komunikaci významné místo zejména proto, že: - působní bezprostředně, - lze jej opakovat, - je možno měnit intonaci a zabarvení hlasu, používat pomlky. - Řeč je nástrojem myšlení, je proto možné využívat bohatosti slovní zásoby ke správné formulaci myšlenek. Ústní projev má však také řadu nedostatků: - jeho účinek mizí rychle, - obsah může být nepřesně reprodukován, - snadno se zapomene, co bylo řečeno, - obsah rozhovoru nelze prokázat, - nedá se vždy uskutečnit. Písemný projev - je racionální a efektivní, - v určitých případech nahrazuje osobní styk, - v mnohém vypovídá o pisateli, - co je napsáno, může být kdykoliv prokázáno, což je důležité na při řešení sporných otázek v arbitrážních řízeních apod.

Výhody a nevýhody


12

1.2 Stylizace obchodních a marketingových písemností Písemné vyjadřování je složitější než ústní, protože vyžaduje pečlivější výběr a stavbu jazykových prostředků, jasné a logické uspořádání myšlenek. Proto by si měl každý pisatel na začátku uvědomit tyto základní skutečnosti:

Východiska pro stylizaci

1. Dopis je vždy vizitkou svého pisatele. Svědčí nejen o kvalitě práce firmy a jejich zaměstnanců, ale také o osobnosti jednotlivce. Proto musí být v pořádku po stránce věcné, slohové, pravopisné, formální i estetické. Je neomluvitelné, aby byl dopis odeslán s chybami. 2. Jeden dopis se musí týkat jen jedné záležitosti a to i v případě, že píšeme stejnému adresátovi. Jde-li o dvě různé věci, pošleme dva dopisy. 3. Na individuálně napsaný dopis je třeba vždy odpovědět a to i v záporném případě. Pokud na dopis nemůžeme z objektivních příčin odpovědět, je třeba příjem dopisu potvrdit a sdělit, že odpověď zašleme v určité lhůtě – např. do 14 dnů. Sloh obchodních a marketingových dopisů patří do oblasti funkčního ekonomického stylu, který lze definovat jako způsob praktického sdělování informací uvnitř firmy nebo mezi podniky, institucemi, úřady i osobami navzájem.

Funkční ekonomický styl

Základní znaky tohoto stylu můžeme formulovat takto: - Je věcný, střízlivý, prostě sdělný , nevtíravě zdvořilý, bez citového zabarvení. - Většinou v něm nebývá vyjádřena subjektivita. Pisatel obchodního dopisu nehovoří za sebe, nýbrž za firmu, instituci apod. Nejčastěji se užívá 1. osoba mn. čísla (my) nebo 2. osoba mn. čísla (Vy). - Projevuje se vněm sklon k stereotypním výrazům a ustáleným formám vyjadřování. - Jednoduchost tohoto stylu je potřeba důkladně cvičit. Sloh každého dopisu by měl být přiměřený. Způsob, jakým příjemci sdělujeme fakta, má totiž velký význam. Totéž lze vyjádřit stroze nebo zajímavě, hrubě nebo zdvořile, neobratně nebo přehledně. Stylizace je umění vybírat vhodná slova a kombinovat je tak, aby výstižně vyjadřovala myšlenky. Každý dopis nemusí být stylizován originálně. V praxi se vyskytuje řada běžných případů, které se vyřizují ustálenými frázemi nebo dokonce jen zaškrtnutím určitých položek ve formuláři. Na druhé straně však existuje řada případů, kdy je třeba napsat individuálně stylizovaný dopis přesně přizpůsobený konkrétní situaci. Jsou to například nabídky, reklamace, žádosti, odpovědi na stížnosti, blahopřání a mnoho dalších. V takových případech se vyplatí věnovat stylizaci patřičnou pozornost. 1.2.1 Zásady správné stylizace Zásady správné stylizace obchodních a marketingových písemností lze shrnout následujícím způsobem: 1. Jasnost a srozumitelnost. Příjemci písemnosti musí být po jejím prvním přečtení jasné, o co jde. Proto je třeba myšlenky vyjádřit jednoznačně, bez zbytečného zdůvodňování

Zásady stylizace písemností


13

a zavádění do jiných problematik. 2. Věcnost. Po krátkém zdvořilostním úvodu je třeba psát o věci (problému) přímo a srozumitelně. Myšlenky řadíme tak, aby na sebe logicky navazovaly. 3. Stručnost. Věty je třeba stylizovat stručně a výstižně, ne však na úkor obsahové stránky. Je dobré omezit se na podstatné, vyhnout se rozvláčnosti a mnohomluvnosti, která může u adresáta vyvolat netrpělivost. Stručnost však nemůže být na úkor srozumitelnosti – všechny okolnosti je třeba jasně vysvětlit, protože nemůžeme předpokládat, že je partner obeznámen se všemi okolnostmi stejně jako my. 4. Krátké věty a odstavce. Krátká a jasná věta příjemce snáze přesvědčí, dlouhá nutí k přemýšlení a opatrnosti. Text je třeba členit do odstavků, které vždy představují samostatný myšlenkový celek. Neměly by být příliš dlouhé (3 – 5 řádků). 5. Zdvořilost. Do písemnosti je vhodné zařadit zdvořilá slova (prosím, děkuji), která vyjadřují pozornost k příjemci, zájem o jeho přání a problémy. Na všechny dotazy odpovídáme vlídně a dostatečně podrobně. 6. Psát o jedné věci. Pokud se v jednom dopise píše o více věcech (řeší se více problémů), značně se tím ztěžuje jeho vyřízení. 7. Bez slovních okras a módních slov. Je dobré vyhýbat se citoslovcům a přechodníkům, rozlišovat odborné výrazy a slova módní a používat odborný jazyk. Dopis bychom měli stylizovat přirozeně, jako když s partnerem hovoříme. 8. Opakování slov. Opakování stejných slov ve větě, odstavci apod. svědčí o malé slovní zásobě pisatele a nedostatcích ve stylizaci. Používáme proto synonyma. 9. Psát z hlediska příjemce – jen tak ho bude obsah písemnosti opravdu zajímat. 10. Obsah a postup písemnosti je třeba vždy důkladně promyslet. 11. Využívat bohatství českého jazyka. Cizí slova užívat jen tehdy, pokud bezpečně známe jejich obsah a pravopis. 12. Písemnost s pravopisnou chybou je zmetek. 1.2.2 Psychologie v obchodních dopisech Při psaní obchodních a marketingových písemností je třeba vždy co nejlépe porozumět člověku, kterému je určena – adresována. Je dobré umět si představit, o čem bude tento člověk při otevírání obálky a čtení písemnosti přemýšlet, co od něj bude očekávat. Většinou je totiž účelem písemnosti přesvědčit adresáta, aby se rozhodl podle našeho návrhu, akceptoval naše pravidla apod. Přitom ho často musíme o něčem přesvědčovat, vysvětlovat mu vlastní potíže nebo se omlouvat za nedopatření. Volíme proto přesvědčivá slova a formulace vět – snažíme se působit na adresáta také psychologicky. Psychologií obchodního dopisu tedy rozumíme snahu pisatele ovlivnit příjemce obsahem i způsobem písemného vyjádření a dosáhnout tak potřebného účinku. V praxi dokonce existuje reálné nebezpečí, že si adresáta proti sobě popudíme nechtěně např. přílišnou strohostí nebo nadměrnou rozvláčností, málo zdvořilou nebo nejasnou formulací, zko-

Psychologie v obchodních dopisech


14

molením jména a příjmení nebo titulu apod. Také pravopisné chyby a neopravené překlepy mají negativní účinek, protože svědčí o tom, že je dopis psán nedbale. Jednoznačný a účinný návod jak postupovat při psaní obchodních a marketingových písemností psychologicky účinně neexistuje. Je však možno formulovat některé zásady. -

Na začátku je vhodné zmínit se o něčem, co je pro adresáta příjemné. Tím u něho vyvoláme kladný pocit a spíše nám vyhoví. Dobře působí i taktně vyslovená pochvala: „Vždy jsme si vážili Vaší přesnosti…Oceňujeme vynikající kvalitu Vašich produktů…Vaše společnost má velmi dobrou pověst…“

-

I v další části dopisu je třeba myslet na stanovisko příjemce. Je dobré mít na paměti, že každá žádost, návrh nebo přání může vyvolat u příjemce bezděčné námitky, vědomou nebo nevědomou zápornou reakci. Proto je dobré představit si postoj adresáta, předem vyvracet jeho argumenty a uvádět důvody, které by mohly jeho jednání ovlivnit.

-

Každý dopis má být nasán zdvořile. I nepříjemná sdělení je možno formulovat uhlazeně, ne však přehnaně uctivě. Ani právem rozzlobený zákazník, který právě dostal zboží nevyhovující kvality, se nesmí dát strhnout k hrubosti. V reklamacích, upomínkách a urgencích, zejména pokud jde o první případ, je při psaní potřeba vždy vycházet z předpokladu, že závada vznikla bez zlého úmyslu, nedopatřením. Nezapomínáme proto na oslovení a pozdrav, na slůvka „prosím“ a „děkuji“.

-

Dopis by měl být vždy napsán zdvořile, ale důrazně. Z textu musí být patrno, že na svých stanoviscích rozhodně trváme. Proto není vhodné používat nejisté formulace v podmiňovacím způsobu. („Chtěli bychom Vás požádat…Kdybyste byli tak ochotni…Rádi bychom vám navrhli…“) Neomlouváme se za to, že posíláme reklamaci, urgenci nebo upomínku, ale svá tvrzení jednoznačně podpoříme důkazy.

-

Velmi pečlivou stylizaci vyžadují také odpovědi na stížnosti, reklamace, upomínky apod. Příjemce dovede do jisté míry usmířit dobrá vůle vyjít nápravě vstříc. Proto je vhodné vylovit politování nad tím, že jsme způsobili potíže. Neomlouváme se však příliš a zachováme si svou důstojnost.

-

K upevnění dobrých obchodních vztahů přispívá také přátelský postup a navázání osobních kontaktů. Proto raději nepíšeme neosobní vyjádření typu: „Naše firma se obrací na Vaši společnost…“, ale „Obracíme se na Vás…“. Pokud znáte jméno osoby, která bude konkrétní záležitost vyřizovat, oslovte přímo ji.

Postup při stylizaci Při stylizaci obchodní či marketingové písemnosti je tedy vhodné postupovat následujícím způsobem: 1. Shromáždit všechny podklady. Informace o problému, partnerovi, dosavadní korespondenci, záznamy jednání, firemní materiály, připomínky spolupracovníků, reference, a další. 2. Podklady důkladně prostudovat, poznamenat si myšlenky, kterými chceme reagovat apod. 3. Promyslet obsah písemnosti. Zvážit komu a co chceme sdělit a čeho chceme dosáhnout. Vyhledat vhodné argumenty, zapsat myšleny.

Zásady pro psaní

Postup při stylizaci


15

4. Myšlenky logicky seřadit. Rozmyslet si, jak dopis začít a jak ho ukončit. Vytvořit hrubý koncept písemnosti, aby bylo možno rozhodnout o jeho vzhledu, uspořádání, formátu a stylu. Koncept může mít například tuto strukturu: Hrubý koncept písemnosti

Hrubý koncept písemnosti Začátek Hlavní sdělení

Oslovení Úvodní věta Podklad Jádro

Zakončení

Shrnutí Zdvořilostní formulace Pozdrav

(někdy odpadá) Charakteristika situace, Popis zboží, služeb,… Důvody, které vedou k psaní Výhody nabízených produktů Důsledky popsané situace Důkazy pro uvedené důvody Nabídka, návrh, žádost (někdy odpadá)

5. Určit druh a formát papíru. Je třeba si rozmyslet, jak bude dopis zákazníkovi, dodavateli, zaměstnanci nebo komukoliv jinému vypadat. Pokud pracujeme ve velké společnosti, může být vzhled a úprava dopisu zcela mimo naši kontrolu, protože dopis vyhotoví někdo jiný (sekretářka) a odesilatel ho jen podepíše. Pokud však existuje možnost volby, je dobré věnovat pozornost výběru dopisního papíru, obálky a také vzhledu textu, protože všechny tyto okolnosti ovlivňují způsob přijetí dopisu a odpověď. Pokud píšeme důležitou písemnost závažného obsahu, je dobré zhotovit nejdříve koncept a nechat ho „uležet“ do druhého dne. Můžeme pak některé formulace upravit nebo pozměnit, doplnit nové myšlenky nebo argumenty, vylepšit stylizaci apod. Unáhlené odeslání závažné písemnosti nás může někdy mrzet a přinést nečekané výsledky. 1.2.3 Charakteristika dobré marketingové písemnosti Závěrem je možno shrnout následující: DOBRÁ OBCHODNÍ ČI MARKETINGOVÁ PÍSEMNOST se vyznačuje dokonalou úpravou, správnou logickou stavbou, jasným a srozumitelným obsahem, gramatickou správností a slohovou dokonalostí.

Dobrá marketingová písemnost


SHRNUTÍ KAPITOLY PÍSEMNÝ PROJEV V MARKETINGOVÉ KOMUNIKACI

     

Písemný projev je zprostředkovatelem informací v marketingové a obchodní praxi a její nedílnou součástí. Osobní a písemný projev mají svá specifika, výhody i nevýhody i oblasti svého využití. Písemné vyjadřování je složitější než ústní, proto je při psaní dopisů nutno dodržovat určité zásady správné stylizace, jako jsou jasnost, věcnost, stručnost, zdvořilost, ohled na příjemce a další. Při vyhotovování obchodních a marketingových písemností je třeba uplatňovat i určité psychologické přístupy, aby bylo možno příjemce jejím obsahem i stylizací žádoucím způsobem ovlivnit. Každá písemnost je vždy vizitkou pisatele, která svědčí o jeho osobnosti i kvalitě práce. Dobrý obchodní dopis má vždy dokonalou úpravu, správnou a logickou stavbu, jasný a srozumitelný obsah, je gramaticky správný a slohově dokonalý.

16


17

2 ZÁKLADY NORMALIZOVANÉ ÚPRAVY PÍSEMNOSTÍ CÍLE KAPITOLY ZÁKLADY NORMALIZOVANÉ ÚPRAVY PÍSEMNOSTÍ Po úspěšném a aktivním absolvování této KAPITOLY Budete přesvědčeni o tom,  že každá obchodní nebo marketingová písemnost musí odpovídat určitým kritériím a požadavkům, aby vypovídala o svém pisateli kladně.

Budete umět

Získáte:  znalosti jednotlivých pravidel normalizované úpravy písemností vyhotovovaných na PC.

Získáte

Budete schopni:  vyhotovit jakoukoliv obchodní nebo marketingovou písemnost tak, aby po všech stránkách respektovala pravidla uvedená v normách a byla dokonale upravená a bez pravopisných chyb.

Budete schopni

KLÍČOVÁ SLOVA KAPITOLY ZÁKLADY NORMALIZOVANÉ ÚPRAVY PÍSEMNOSTÍ Normalizovaná úprava písemností, formáty dopisních papírů a poštovních obálek.

Klíčová slova

RYCHLÝ NÁHLED DO PROBLEMATIKY KAPITOLY ZÁKLADY NORMALIZOVANÉ ÚPRAVY PÍSEMNOSTÍ Hlavním obsahem následující kapitoly je vysvětlení významu normalizované úpravy písemností a charakteristika vybraných ustanovení norem pro úpravu písemností vyhotovovaných na osobních počítačích (PC). Uvedená normalizovaná úprava je v souladu s normami Evropské unie.

Rychlý náhled

Najdete zde pokyny a poučení o grafické úpravě textů, o správném psaní značek, čísel a číselných sestav, peněžních částek, časových údajů, spojení čísel se slovy, interpunkčních znamének, zvýrazňování částí textu a řadu dalších informací, které lze doporučit nejen pro psaní marketingových a obchodních písemností, ale také článků, esejí či seminárních a diplomových prací. V závěru kapitoly jsou také informace o dopisních papírech a jejich formátech a poštovních obálkách, které se pro zasílaní marketingových a obchodních písemností používají.

2.1 Význam normalizované úpravy Každá obchodní i marketingová písemnost vypovídá o úrovni konkrétního pisatele, ale také podniku, organizace či instituce, která je vyhotovila a odeslala. Příjemce při čtení zajímá nejen obsah, ale je zároveň ovlivňován (kladně nebo záporně) vnějším dojmem, stylizací a pravopi-

Význam normalizované úpravy


18

sem. Proto musí písemnost, kterou chceme něčeho dosáhnout, působit dobře po všech stránkách – musí být dokonale upravena, obraně formulována a nesmí mít pravopisné chyby. Abychom těchto cílů dosáhli, je třeba uplatňovat normalizovanou úpravu písemností. Její využívání svědčí o tom, že pisatel, firma nebo organizace věnuje vyhotovení písemností odpovídající pozornost. Ustanovení norem zajišťují estetický vzhled písemností a účelné uspořádání důležitých údajů, což zrychluje orientaci adresáta při čtení, vyřizování i při odpovědi. Samozřejmá je také úprava adres podle norem a podle požadavků České pošty, protože usnadňuje třídění poštovních zásilek a urychluje jejich doručení. 2.1.1 Normy pro úpravu písemností V současné době platí pro úpravu obchodní a úřední korespondence tyto normy:

 

ČSN 01 6910 Úprava písemností psaných strojem nebo zpracovaných textovými editory (1997, revize 2002), která stanoví pravidla pro grafickou úpravu textů a zásady jejich formálního uspořádání. ČSN 88 6101 Dopisní papíry pro obchodní a úřední korespondenci (1998), která určuje kvalitu a rozměry dopisních papírů, přesné znění a umístění předtištěných údajů.

Normy pro úpravu písemností

Obě uvedené normy jsou navzájem v souladu. Zatímco dříve byly u nás normy závazné, v současné době je většina norem doporučených. Kdo však chce prokázat vysokou úroveň úpravy obchodních i marketingových písemností, která je nedílnou součástí image firmy, ustanovení norem při psaní respektuje a dodržuje. Při uplatňování normalizované úpravy zároveň platí, že všechny dopisy a písemnosti, které se odesílají z různých oddělení téhož podniku nebo organizace, mají mít jednotnou úpravu, protože o instituci spoluvytváření celkový dojem. To platí i pro dopisy do zahraničí. Není tedy vhodné, aby se v jednom podniku používala jiná úprava pro dopisy adresátům v tuzemsku a jiná úprava pro zahraniční korespondenci. Dopisní papíry mají mít stejný předtisk pro všechny dopisy, pouze dopisní papíry určené pro korespondenci určenou zahraničním adresátům mají předtištěné údaje přeložené do příslušného jazyka. České normy (ČSN) a také přejaté evropské normy (ČSN EN) a mezinárodní normy (ČSN ISO) vydává Český normalizační institut (ČSNI). V současné době se pracuje na restrukturalizaci norem. České normy, které se týkají poštovní styku mají být převedeny na technické normy pošt (TNP) a jejich vydávání bude zajišťovat TESTCOM (Technický a zkušební ústav telekomunikací a pošt). Všechny normy lze zakoupit ve specializovaných prodejnách norem nebo objednat poštou na adrese: Český normalizační institut, Hornoměcholupská 40, 102 04 Praha 10.

2.2 Vybrané pokyny pro psaní na PC Hlavním obsahem následující kapitoly jsou vybraná ustanovení normy ČSN 01 6910 Úprava písemností psaných strojem nebo zpracovaných textovými editory. Týkají se zejména grafické úpravy textů, jako jsou pravidla pro psaní značek, čísel, číslic, interpunkčních znamének, zvý-

Pokyny pro psaní na PC


19

razňování částí textu a dalších. 2.2.1 Psaní značek Značky jsou závazné grafické symboly, které zpravidla označují vědecké a technické pojmy, někdy také často užívaná slova. Při psaní značek je třeba respektovat následující pravidla. 1. Značky měrných jednotek se píší bez tečky a umísťují se za číselnou hodnotu od které se oddělují mezerou. 6,5 mm; 15,3 kg; 67 ks 2. Číselná hodnota a příslušná značka musí být napsány vždy na stejném řádku. 3. V chemických vzorcích se píší značky prvků vedle sebe bez mezer. Tato zásada platí i pro slitiny. H2SO4 ; AlCuMg 4. Značky fyzikálních veličin se tisknou kurzívou (skloněným písmem) bez ohledu na to, jaký druh písma je použit v ostatním textu. V (rychlost), E (energie), λ (vlnová délka) 5. Značky jednotek se píší stojatým písmem bez ohledu na druh písma použitý v ostatním textu a v množném čísle se nemění. 5 km, 57 m, 120 kWh 6. Značky pro úhlový stupeň, minutu a vteřinu se píší s číslicí bez mezery. Úhlový stupeň se píše pomocí horního indexu, úhlové minuty se vyznačují diakritickou čárkou a úhlové vteřiny uvozovkami. Úhel 45o, pootočení o 180o, 12o pivo, zeměpisné souřadnice 60o25´30“ 7. Exponenty a indexy se k předcházejícímu znaku připojují bez mezery. 25 m2, H2SO4, (a + b)2, 15-3 8. Početní značky pro sčítání, odečítání, násobení a dělení zastupují slovo, proto se vždy oddělují mezerami. 5 + 12 = 17 20 – 11 = 9 5 x 3 = 15 45 : 9 = 5

a+b+c a–b–c (x . y)3 5 : 9 (pět ku devíti)

9. V případě, že značky plus (+) a mínus (-) vyjadřují hodnotu čísla, připojují se před číslo bez mezery. -12o C, +25o 10. Procenta se píší značkou, která je na všech klávesnicích k dispozici (%). V případě, že

Psaní značek


20

tato značka zastupuje slovo, odděluje se od předcházejícího čísla mezerou. 3 %, 4,5 % ale 12% úrok, 5% srážka Promile se vyjadřuje desetinným číslem 0,001. Značka pro promile se nepoužívá. 11. Zlomky se v běžném textu píší pomocí šikmé lomící čáry. Ve smíšených číslech se musí zlomek oddělit od celého čísla mezerou. Vodorovná zlomková čára je vhodná pro zlomky složitější. Vyznačuje se většinou podtrhávací čarou na úrovni rovnítka. 1

/2, 3/4, 3 1/2

12. Značky měn je možno v souvislém textu uvádět před peněžní částkou nebo za ní a to vždy na stejný řádek jako částku. V sestavách se umisťují vždy před peněžní částku. Protože se většina měn člení na desetiny, uvádějí se obvykle za desetinnou čárkou dvě vodorovné spojovací čárky. V souvislém textu je možno při psaní celých částek spojovací čárky vynechat. Zasíláme Vám dlužnou částku 634,-- Kč. Dosud jste neuhradili pojistné ve výši Kč 950,--. Obdrželi jsme šek na 756 USD. Cena 1 ks je 12,30 €. Úprava pozemku bude stát asi 30 000 Kč. Kč 99,80 Kč 75,--

€ 0,56 € 3,--

USD 3,50 USD 8,--

13. Značka pro paragraf (§) se používá vždy jen v souvislosti s číslem, od kterého se odděluje mezerou. Pro vyznačení množného čísla se používá vždy jen jedna značka, nikoli dvě. § 23; § 25 a 30; § 78 až 81 Podle § 18 odst. 2 písm. b) obchodního zákoníku….. ….výše citované paragrafy zákoníku práce… 14. Značka & (et, a) se užívá pro psaní složených firemních názvů většinou v cizích jazycích. Před ní i za ní se vždy dělá mezera, protože zastupuje slovo. Klemens & Klemens; Werner, Braun & Co. 15. Složená přídavná jména se píší bez mezery mezi číslem a značkou nebo mezi číslem a slovním vyjádřením jednotky, protože zastupují jedno slovo. Automobil jel 60kilometrovou (60km) rychlostí, 10procentní (10%) úrok, 100wattová (100W) žárovka, 12stupňové (12o) pivo 16. Všechny značky lze napsat pouze ve spojení s číslem. Jednotky veličiny použité v textu se vypisují slovně. Dnes jsme najezdili mnoho kilometrů. Na napuštění bazénu je třeba obrovské množství hektolitrů vody. Budeme potřebovat potrubí o větším průměru. Zasíláme Vám vzorky pracích prášků plus vzorek aviváže. Podle výše uvedeného paragrafu Vám náleží odškodné.


21

2.2.2 Psaní čísel, číslic a číselných sestav 1. Desetinná čísla se oddělují od celku desetinnou čárkou, před ní ani za ní se nevynechává mezera. Pokud by u čísel psaných za sebou mohla vzniknout pochybnost, jde-li o obyčejnou čárku (mezi jednotlivými čísly) nebo o čárku desetinnou, doporučuje se oddělovat jednotlivá čísla středníkem.

Psaní čísel a číselných sestav

125,00 nebo 125,- nebo -,65 0,65 12,45; 12,48; 12,51; 12,47;… 2. Čísla, která mají více než tři místa vlevo nebo vpravo od desetinné čárky, se doporučuje členit jednou mezerou do skupin po třech. Výjimkou je psaní letopočtu, kde se mezera nedělá. 7 875,6 m; Kč 10 500,- -; 1 200 000 obyvatel; 5,243 76; v roce 1958 3. Z bezpečnostních důvodů se v peněžních částkách mohou jednotlivé skupiny čísel oddělovat tečkou. Zaokrouhlená čísla nebo přibližné částky se v textu obvykle uvádějí bez desetinných míst.

Peněžní částky

Dostali jsem úvěr 1.250.000 Kč. Ceny aut se pohybují do výše Kč 900.000. Doplatek činí 4.187 Kč. 4. Některá čísla se člení jiným způsobem. Uvádění telefonních a faxových čísel se řídí požadavky aktuálních Zlatých stránek (v současné době se člení po trojicích). 256 524 698, v mezinárodním styku +420 256 524 698 5. V sestavách čísel pod sebou je nutno dbát, aby jednotky byly pod jednotkami, desítky pod desítkami atd. Při sečítání čísel v sestavách se podtrhává každý sloupec pod posledním řádkem jednoduchou podtrhávací čarou, součty rovnítkem. Početní značky, + a – před částkami nebo čísly se podtrhávají spolu s čísly. Kč 234,50 Kč 1 300,00 Kč 9 320,50 Kč 10 765,00 ===========

256,10 kg 1 700,00 kg 354,50 kg 2 310,60 kg ==========

6. Při psaní kalendářních dat se přihlíží zejména k těmto okolnostem. K velikosti místa, které máme pro datum vymezeno. V tomto případě můžeme mezi dnem, měsícem a rokem udělat mezeru nebo ji vynechat. Měsíc v datu je možno rovněž psát slovem nebo číslem. 5. ledna 2006 27. července 2006

5. 1. 2006 27. 7. 2006

5.1.2006 27.7.2006

Nebo můžeme datum tisknout sestupně nebo vzestupně podle vžitého způsobu psaní. Vzestupný způsob Sestupný způsob

12. 3. 2006

12.03.2006 20006.03.12

12-03-2006 2006-03-12

Kalendářní data


22

7. Psaní časových údajů je upraveno takto: Hodiny, minuty a sekundy se píšou sestupně, dvoumístně a jednotlivé údaje se oddělují dvojtečkami. Při psaní desetinných míst u sekund (při měření sportovních výkonů) se desetinná místa oddělují desetinnou čárkou, protože jde o desetinné třídění.

Časové údaje

07:50 h; 20:00 h; 05:20:11; 12 h 10 min 45 s; plavecký výkon 01:57,65 (minuta, 57 celých a 65 setin sekundy) Značky pro den, hodinu, minutu a sekundu se píší s malými začátečními písmeny bez tečky (d, h, min, s). Slovo hodina lze zkrátit také jako hod. Přednáška se koná ve středu 15. září 2007 v 15:30 h … 8. Spojený údaj o datu a čase se řeší vložením velkého písmene T. Datum a čas se může psát s vloženými spojovníky a dvojtečkami nebo bez nich. 2006-03-09T11:30:45 20060309T113045

06-03-09T11:30:45 060309T113045

9. Ostatní čísla, např. rodná čísla, čísla občanských a řidičských průkazů, cestovních dokladů, bankovních účtů, SPZ motorových vozidel, IČ, DIČ atd. se člení v souladu s příslušnými předpisy. PSČ se píše zprava jako trojice a dvojice číslic PSČ

735 51

10. Spojení čísel se slovy nebo písmeny je upraveno normou takto: Ve složeném slově napsaném číslicí a slovem ne na švu složeniny nedělá mezera. Číslovky základní se spojují bez mezery s písmeny, která znamenají jejich bližší označení. Za číslicemi, které čteme jako číslovky řadové, děláme tečku a mezeru. 12násobek, 4krát, 12denní, 6měsíční, 1/2roční Odd. 3a (tři á), třída IIB (dvě bé) , formát A3 Třída III. C (třetí cé) 2.2.3 Psaní dalších znamének a značek 1. Interpunkční znaménka tečka, čárka, dvojtečka, středník, vykřičník a otazník se připojují těsně bez mezery za předcházející slovo, zkratku, značku nebo číslo. Za interpunkčním znaménkem se dělá tečka. Máte zájem o naše výrobky? Přijďte nás tedy navštívit! Informace získáte na tel.: 603 254 399. 2. Tři tečky (výpustek) nahrazují v textu chybějící slovo nebo více slov, proto se mezi předcházejícím výrazem a výpustkem dělá mezera. Na požádání Vám zašleme katalogy našich výrobků: saponátů, aviváží, kosmetiky, škrobů … 3. Závorky a uvozovky se připojují bez mezer k začátku a konci výrazu, který dáváme do závorek nebo do uvozovek. Pokud je to celá věta, umisťuje se do závorek (uvozovek) včetně interpunkčního znaménka. Přednostně se používají závorky kulaté, hranaté se

Další znaménka a značky


23

používají např. v matematických výrazech. Do nově zřizovaného obchodního oddělení přijmeme referenta pro zajišťování akvizice (vyhledávání zakázek). Požadujeme středoškolské nebo vysokoškolské vzdělání. (Znalost německého jazyka je výhodou.) … takzvané „marketingové krátkozrakosti“ … 4. Pro spojovník a pomlčku se používá krátká vodorovný čárka. Spojovník výrazy spojuje, neodděluje se od nich mezerou. Pokud řádek končí spojovníkem, musí se spojovník znovu opakovat na začátku řádku následujícího. Pomlčka se od předcházejícího a následujícího výrazu odděluje mezerou. Počáteční pomlčka musí být na stejném řádku jako začátek výrazu, koncová pomlčka musí být na řádku zakončení výrazu. Spojovník Pomlčka

Spojovník a pomlčka

Anglicko-český slovník, Frýdek-Místek, Jaroslava Ticháčková-Novotná Dopis – i když je krátký – je vizitkou pisatele.

Pomlčka také zastupuje slovo „až“ nebo spojení „až do“. Také v tomto případě se odděluje mezerou. 12. června – 5. července 5. V sestavách lze opakování téhož slova na dalším řádku naznačit uvozovkami, které se umisťují pod prvním písmenem příslušného slova – tzv. stejnítky. Pokud je výraz složen ze dvou částí, píší se uvozovky pod oběma částmi. Pro opakování čísel se však stejnítka nikdy nepoužívají Kč 125,30 “ 137,90 “ 128,40

10 vagónů konzumních brambor 25 “ “ “ 9 “ krmných “

2.2.4 Zvýrazňování částí textu Důležité části textu je možno zvláště v marketingových písemnostech zvýraznit tak, aby upoutaly pozornost čtenáře a usnadnily mu pochopení obsahu. Možnosti zvýraznění jsou poměrně široké, proto může každý pisatel při úpravě písemností uplatnit vlastní vkus. V jedné písemnosti však není vhodné používat příliš mnoho různých způsobů. V delších dokumentech je pak důležité dbát na jednotné zvýraznění nadpisů na stejné úrovni. Pro zvýraznění textu je možno použít například tyto způsoby, které se dají v písemnostech podle potřeby navzájem kombinovat: - podtržení, - vložení do rámečku, - umístění na samostatný řádek, - modifikace písma, - proložení. 1. Podtržení se provádí přednostně podtrhávací čarou, je možno použít také spojovník, přičemž si pisatel může nastavit intenzitu podtrhávací linky nebo zvolit dvojité podtržení. Víceslovný zvýrazněný text se podtrhává souvisle, podtržení začíná pod prvním a končí pod posledním znakem zvýrazněného textu. Podtržení nesmí přesahovat – nesmí být podtržena předcházející ani následující mezera.

Zvýrazňování textu


24

Uvádíme proto přesné termíny našich zájezdů: 21. dubna – 29. dubna a 15. května – 23. května 2006. 2. Vložení do rámečku se používá zejména v případech, že chceme zvýraznit delší část nebo pasáž textu. Bankovní karty nabízejí široké možnosti bezhotovostního placení za zboží nebo služby. Jsou také mnohem bezpečnější než hotovost. 3. Umístění na samostatný řádek, který se od předcházejícího a následujícího textu oddělí prázdným řádkem. Takto zvýrazněný text je možno umístit od levé svislice nebo na střed řádku a zvýraznění zkombinovat s jiným způsobem, např. s podtržením nebo modifikací písma. Specializovaný seminář se bude konat ve středu 6. dubna 2006 od 9:00 do 14:00 v hotelu ILF, Budějovická 15, Praha 4. Spojení je trasou metra C (směr Háje), výstup ve stanici Budějovická. 4. Běžným nástrojem zvýraznění části textu je také modifikace písma. Používají se zejména tyto způsoby: -

psaní verzálkami (velkými písmeny), změna řezu písma (tučný tisk, kurzíva), změna velikosti písma, změna druhu (fontu) písma – tady existuje celá řada možností, v jedné písemnosti by však neměly být použity více než tři různé fonty.

5. Prokládání textu znamená, že se za každý znak vkládá mezera. Mezi dvěma proloženými slovy a mezi slovem položeným a neproloženým se dělají tři mezery. Prokládá se i písmeno „ch“ a všechna interpunkční znaménka připojená před nebo za proložené slovo. Nikdy se neprokládají čísla. Město H r a d e c K r á l o v é Přijeďte do C h o t ě b ř e v pátek. P r a h a 10 - Strašnice

Prokládání

í

2.2.5 Další doporučení 1. Každá písemnost se lépe čte, pokud se použije členění textu do odstavců. Přitom je třeba dodržovat tyto zásady: -

Úprava odstavců musí být provedena v celé písemnosti jednotně, při jednoduchém řádkování se mezi odstavci řádkuje 2krát (jeden řádek se vynechá), při řádkování 1 ½ se řádkuje rovněž 2krát, nebo se meziodstavcové mezery pouze zvětší, při dvojitém řádkování se mezi odstavci řádkuje zpravidla jednou.

Psaní odstavců


25

2. Přehlednost textů zvyšují také výčty. Přispívají k estetickému uspořádání písemnosti a poutají pozornost čtenáře k přečtení jednotlivých položek. Výčty se upravují takto: -

Začátek a konec výčtu se od předcházejícího a následujícího textu odděluje prázdným řádkem.

-

Výčet je možno umístit od levé svislice, od zarážky, na střed řádku apod. Jednotlivé body se zpravidla označují číslicemi, písmeny, pomlčkami nebo jinými značkami.

-

Interpunkci na konci jednotlivých bodů výčtu lze řešit různými způsoby, musí však být provedena důsledně. Jednotlivá hesla jsou zakončena čárkou, na konci výčtu je tečka. Poštovní zásilky, které vyžadují zvláštní zacházení, musí být viditelně označeny. Patří k nim: a) neskladné balíky, b) balíky s křehkým obsahem, c) zásilky s živými zvířaty. Pokud jsou jednotlivé body výčtu dostatečně graficky odlišeny, členící znaménka se na konci řádků psát nemusí. Kovomont, a. s., továrna na zámečnické výrobky, dodává    

okna dveře – celokovové, celoskleněné zábradlí dělící stěny a příčky

Pokud jednotlivé body obsahují celé věty, mohou začínat velkým písmenem a končit tečkou, nebo začínat malým písmenem a končit středníkem, na konci celého výčtu je pak tečka. (Body, které obsahují více řádků, se oddělují prázdným řádkem.)

2.3 Dopisní papíry a poštovní obálky Vlastnosti dopisních papírů (barevný odstín, plošnou hmotnost, hladkost, neprůsvitnost …) upravuje norma ČSN 88 6101 Dopisní papíry pro obchodní a úřední korespondenci. V normě je také přesně určeno umístění předtištěných údajů a značek.

Dopisní papíry

Obchodní a marketingové písemnosti se píšou na bílé bezdřevé papíry, někdy je možno použít také dopisní papíry velmi světlých barevných odstínů, zabarvení však musí být lehké a rovnoměrné a jejich materiál musí odpovídat požadavkům norem. Formáty dopisních papírů řady A jsou odvozeny od základního formátu A0 – obdélníku plochy čtverečního metru o rozměrech stran 841 x 1 198 mm. Pro obchodní a marketingovou korespondenci se používají tyto formáty: A4 2/3 A4

  

dopisní list (210 x 297 mm) nejpoužívanější formát používá se pro kratší zprávy do 10 řádků textu psaného

Formáty dopisních papírů


26

A5

    

A6



1/3 A4

řádkováním č. 1 tzv. adreska určena pro zásilky bez průvodního dopisu dopisní půllist může se používat na šířku i na výšku většinou se využívá pro psaní marketingových písemností nebo písemností vnitropodnikového účelu dopisnice

Pro naprostou většinu písemností se používá formát A4. Pokud je text delší, píše se pokračování na další list. Také výroba obálek pro listovní zásilky je upravena normami (ČSN 50 6409 Poštovní obálky pro mechanizované zpracování listovních zásilek a ČSN 50 6412 Poštovní tašky a velké poštovní obálky). Adresy se píšou nebo tisknou přímo na obálky, jsou viditelné v adresním okénku nebo se tisknou na adresní štítky a nalepují se na poštovní zásilky.

Poštovní obálky

Obálky lze rozčlenit do těchto kategorií: - obyčejné – pro adresy psané rukou nebo strojem, - okénkové – adresní okénko může být umístěno vlevo nebo vpravo, - doručenkové – s velkou lichoběžníkovou klopou, jejíž část slouží k potvrzení adresáta o přijetí zásilky, - letecké. Běžné formáty obálek jsou uvedeny v následující tabulce:    C6 (114 x162 mm)   C5/C6 (114 x 229 mm)  C4 (229 x 324 mm) C5 (162 x 229 mm)

DL (110 x 220 mm)



na list A4 nepřeložený na půllist A5 nebo na list A4 jednou přeložený na půllist A5 nepřeložený nebo na list A4 přeložený na výšku i na šířku jejich větší rozměr umožňuje automatické vkládání písemností na listy A4 a 2/3 A4 složené na šířku

Pro dopravu objemnějších zásilek se používají tzv. poštovní tašky, jejichž potisk je podobný jako u obálek. SAMOSTATNÝ ÚKOL 2/1 - PROCVIČOVÁNÍ ZNALOSTÍ PSANÍ NA PC PODLE PLATNÝCH NOREM Vypracujete 4 listy formátu A4 tak, abyste důkladně procvičili všechny problematické situace praní na PC.  Jako východisko můžete použít texty vlastní nebo texty převzaté z novin, časopisů apod.  Nepište jeden souvislý text, ale několik kratších, rozdílných textů, abyste při psaní procvičili všechny příklady a možnosti.  Vyberte si nejen texty odborného charakteru, ale zařaďte také texty obecné.

Formáty obálek


SHRNUTÍ KAPITOLY ZÁKLADY NORMALIZOVANÉ ÚPRAVY PÍSEMNOSTÍ

   

Dobrá marketingová a obchodní písemnost musí být dokonale upravena, obraně formulována a nesmí mít pravopisné chyby. Proto je vhodné v praxi uplatňovat normalizovanou úpravu písemností. Normy se týkají zejména grafické úpravy textů, jako jsou pravidla pro psaní značek, čísel, číslic, interpunkčních znamének, zvýrazňování částí textu a dalších. Při vyhotovování písemností je proto velmi důležité respektovat, dokonale si osvojit a v praxi zvládnout řadu konkrétních pravidel. Normalizovanou úpravu mají také dopisní papíry a obálky, do kterých se vyhotovené obchodní a marketingové písemnosti vkládají.

27


28

3 STRUKTURA OBCHODNÍHO DOPISU CÍLE KAPITOLY STRUKTURA OBCHODNÍHO DOPISU Po úspěšném a aktivním absolvování této KAPITOLY Budete umět:  posoudit jakýkoliv dopis z hlediska jeho úpravy a formy.

Budete umět

Získáte:  ucelené informace o normalizované úpravě adres, psaní titulů, akademických a vědeckých hodností a struktuře obchodního či marketingového dopisu.

Získáte

Budete schopni:  napsat dopis v souladu s platnými normami, který má dokonalou formální úpravu.

Budete schopni

KLÍČOVÁ SLOVA KAPITOLY STRUKTURA OBCHODNÍHO DOPISU Normalizovaná úprava adresy, adresový blok, psaní akademických titulů, vědeckých hodností, akademicko-vědeckých a vědecko-pedagogických titulů, struktura dopisu, záhlaví, odvolací údaje, text dopisu, doplňující údaje dopisu.

Klíčová slova

RYCHLÝ NÁHLED DO PROBLEMATIKY KAPITOLY STRUKTURA OBCHODNÍHO DOPISU Každá písemnost, kterou vyhotovíme a chceme odeslat určenému příjemci, musí být nejen obraně formulována a stylizována a nesmí mít pravopisné chyby, ale musí mít i dokonalou úpravu, a měla by být i po formální stránce v souladu s platnými normami. V následující kapitole jsou proto uvedeny všechny podstatné zásady pro psaní jednotlivých částí dopisu i pro jeho celkovou úpravu a rozvržení textu i dalších předepsaných údajů. Nejprve se naučíte správným způsobem psát adresu příjemce a také ji správně umístit na dopisní list formátu A4. Protože součástí jména a příjmení je v adrese také akademický titul či získaná vědecká nebo jiná hodnost, přináší následující text také pravidla pro jejich správné psaní. Nejběžnějším formátem pro psaní obchodní či marketingové korespondence jsou dopisní listy formátu A4. Z hlediska celkové úpravy lze takový dopis rozčlenit do pěti základních částí. Jsou to záhlaví neboli hlavička dopisu, správně napsaná a umístěná adresa, odvolací údaje a věc, vlastní text dopisu a doplňující údaje. Psaní každé z těchto částí má svá pevně stanovená pravidla. Jejich uspořádání se však může určitým způsobem odlišovat. Norma proto doporučuje 4 základní vzory (A1, A2, A3 a B) pro celkovou úpravu dopisu, se kterými budete postupně seznámeni. Po prostudování této kapitoly budete umět dopis podle těchto vzorů upravit.

Rychlý náhled


29

3.1 Normalizovaná úprava adresy Také úprava adresy je normalizovaná. Tvoří ji adresový blok, jehož rozsah je přesně stanoven. Adresa nesmí obsahovat více než šest řádků a na jednom řádku nemá být více než 30 znaků.

Úprava adresy

V dopise i na obálce se adresa píše stejným způsobem a při psaní je třeba respektovat následující zásady:      

píše se jednoduchým řádkováním (řádkování č. 1) všechny řádky začínají od levé svislice všechny údaje se uvádějí v 1. pádě na konci řádků se nedělají interpunkční znaménka první slovo adresy začíná velkým písmenem název adresní pošty se píše velkými písmeny nebo pouze s počátečním velkým písmenem Vážený pan Ing. Jaroslav Kratochvíl vedoucí personálního útvaru Bonatrans, a. s. Bohumín Ostravská 65 736 00 BOHUMÍN

V zájmu každého pisatele by mělo být, aby adresa byla úplná. Přesné uvedení všech údajů v adrese je projevem pozornosti k adresátovi, naopak zkomolené napsání názvu firmy, titulu nebo jména vyvolá u příjemce špatný dojem ještě dříve, než začne dopis číst. Neúplné místní údaje mohou zase způsobit opožděné doručení zásilky. Adresa proto obsahuje tyto základní údaje: - název příjemce, - místní údaje, - PSČ a název adresní pošty. Název příjemce se odlišuje podle toho, zda jde o písemnost určenou organizaci (firmě, instituci) nebo fyzické osobě. 

V dopisech právnickým osobám se uvádí název a právní forma podnikatelského subjektu podle zápisu v obchodním rejstříku a pokud je to vhodné a účelné ještě další zpřesňující údaje (obor podnikání, označení organizační složky nebo jméno pracovníka). Cihelna a panelárna, a. s. Slezská univerzita v Opavě Obchodně podnikatelská fakulta v Karviné Městský úřad Opava odbor školství Ústav státu a práva AV ČR vědecká rada JUDr. Milada Hovorková

Údaje adresy

Název příjemce Právnická osoba




V dopisech fyzickým osobám se uvádí oslovení (pan, paní, slečna), zkratka vědecké hodnosti, akademického titulu, vojenské nebo policejní hodnosti, jméno a příjmení adresáta (vždy na prvním místě jméno, na druhém příjmení) a pokud je to vhodné také funkce. V případě nedostatku místa lze oslovení vynechat

30 Fyzická osoba

Vážený pan Ing. Jaromír Bouček Slečna Bc. Karolína Milátová Vážená paní PHDr. Jana Nováková, CSc. prorektorka pro vědu a výzkum Vážení manželé Kratochvílovi Při přijímání zásilek ve firmách a organizacích platí obvykle zásada, že zásilka je určena tomu, kdo je v adrese uveden na prvním místě. 

Přijímání zásilek

U takto napsané adresy jde o dopis soukromý. Ing. Jiří Novotný Stavomont, a. s.



Pokud je adresa napsaná následujícím způsobem, jedná se o písemnost určenou firmě (organizaci). Takový dopis se zpravidla otevírá v podatelně a může ho vyřídit i jiná osoba. Stavomont, a. s. Ing. Jiří Novotný

Místní údaje zahrnují název veřejného prostranství (ulice, náměstí, nábřeží, …), orientační číslo domu nebo číslo popisné popřípadě další upřesňující údaje (číslo bloku, vchodu, název lokality, …).

Místní údaje

Určení místa dodání může být nahrazeno údajem „poštovní přihrádka“ (p. p.), označením vojenského útvaru nebo označením „poste restarte“. Místní údaje se nepíší také v případě, pokud nejsou v obci zavedeny ulice s čísly domů (číslo domu se v tomto případě přesunuje za název dodávající pošty) nebo u zásilek do všeobecně známých velkých firem v menších obcích. Poštovní směrovací číslo (PSČ) a název dodávací posty se uvádění podle těchto pravidel: -

PSČ se píše jako trojice a dvojice číslic oddělená mezerou, PSČ se od označení dodávací pošty odděluje neméně dvěma mezerami, PSČ se nepředsazuje, název dodávací pošty se píše zpravidla velkými písmeny, nepodtrhává se, neprokládá. 735_01__OLOMOUC

Přepravní údaje – tedy poznámky o požadavcích na zvláštní služby při přepravě zásilky - se

PSČ a název pošty


31

uvádějí takto: -

„Doporučeně“, „Spěšně“ nebo „Letecky“ se píše se velkým počátečním písmenem, nezvýrazňuje se proložením, podtržením ani tučným tiskem, na konci se nedělá žádné interpunkční znaménko, umisťuje se nad adresové pole do stejné svislice jako řádky adresy. Doporučeně Vážený pan Ing. Jaroslav Kratochvíl vedoucí personálního útvaru Bonatrans, a. s. Bohumín Ostravská 65 736 00 BOHUMÍN

Pokud jsou údaje o způsoby vypravení zásilky dva, umisťují se na jeden řádek a oddělují se třemi mezerami. Na obálce se zpravidla používá otisk razítka. Příklady

Příklady adres Paní Ester Hodalíková Pod Strání 32 470 01 ČESKÁ LÍPA 1

Firma Emil Pokorný rámování obrazů 357 05 JINDŘICHOVICE V KRUŠNÝCH HORÁCH 12

ČKD ENERGETIKA, a. s. Úsek telekomunikacÍ obchodní referát paní Karla Novotná Českomoravská 43 190 00 PRAHA 9 – VYSOČANY

Autoslužba, s. r. o. autoklempířství pan Jiří Dočkal nám. Bratří Čapků 13 533 41 Lázně Bohdaneč

Vážený pan Antonín Sojka ml. Stará Ves 133 544 02 Dvůr Králové n. Labem 2

Vážená paní Ing. Jiřina Horáková, Ph.D. poste restarte 785 01 Šternberk

Pan npor. Ing. Robert Nový VÚ 2651/B p. p. 6821 564 01 ŽAMBERK

Vážená paní Monika Slezáková Městský úřad Stavební odbor náměstí Míru 18 669 02 ZNOJMO

Doporučeně

Zemědělské družstvo 267 61 CERHOVICE 38

Pan Radomír Klempíř u p. Jana Netušila Zelený palouček 6 411 19 Mšené-Lázně

PICCOLA veřejná obchodní společnost P. O. Box 93 750 00 Přerov


32

Ukázky dalších adres jsou uvedeny v příloze 3/1 na konci tohoto textu. SAMOSTATNÝ ÚKOL 3/1 - PSANÍ ADRES Na list formátu A4 napište vlastní příklady adres tak (10 – 12), abyste procvičili všechny možnosti, se kterými se v praxi můžete setkat. První adresa bude Vaše vlastní.

3.2 Psaní titulů, akademických a vědeckých hodností Zkratky akademických titulů, vědeckých hodností, akademicko-vědeckých a vědeckopedagogických titulů jsou ustálené, jejich forma je závazná a je stejná i pro přechýlené tituly žen (doktorka, inženýrka, …). Tituly uvedené před jménem se čárkou neoddělují, tituly uvedené za jménem se oddělují čárkou. Zkratky titulů absolventů vysokých škol se uvádějí před jménem. Bc. Mgr. MgA. Dr., dr. Ing. Ing. arch. JUDr. MSDr. MUDr. MVDr. RNDr. RSDr. RTDr. DrPh., PharmDr. PeaDr. PhDr. PhMr. ThDr. ThLic.

bakalář magistr magistr umění doktor inženýr inženýr architekt doktor veškerých práv doktor zubního lékařství doktor veškeré medicíny doktor veterinární medicíny doktor přírodních věd doktor sociálních věd doktor technických věd doktor farmacie doktor pedagogiky doktor filozofie magistr farmacie doktor teologie licenciát teologie

Mgr. Petra Čermáková, JUDr. Karel Zárybnický, Ing. arch. Aleš Strnad, Dr. Ing. Miluše Kratochvílová, Čestný titul „čestný doktor“ se uvádí za jménem, od kterého se odděluje čárkou. dr. h. c.

doktor honoris causa, čestný doktor

MUDr. Jindřich Střítezský, dr. h. c. Zkratky vědeckých hodností se rovněž uvádějí za jméno a oddělují se čárkou. CSc. DrSc.

kandidát věd doktor věd

Tituly, akademické a vědecké hodnosti


33

Ing. Martin Bělohlávek, CSc., PhDr. Zdeňka Kalná, DrCs. Pedagogicko-vědecké tituly se používají před jménem, píší se s malým počátečním písmenem. as. odb. as. doc. prof.

asistent odborný asistent docent profesor

prof. RNDr. Jaromír Tesař, DrSc.,

doc. Dr. Ing. Lukáš Pokorný, …

V případě, že chceme příjmení osoby zvýraznit proložením, nesmíme zapomenout na normalizovanou úpravu a správně oddělit proložené slovo od neproloženého. doc. MUDr. Alena Č á s t k o v á , CSc. Akademicko-vědecký titul doktor se připojuje za jméno, od kterého se odděluje čárkou. Dr., Ph.D.

doktor

Doc. Ing. Jaroslav Maroušek, Ph.D., Mgr. Květuše Poledníková, Dr. Pro psaní správného pořadí titulů platí zvyklost, že nejblíže jména a příjmení se uvádí titul, který příslušná osoba získala nejdříve. JUDr. Ing. Rudolf Galbavý Vojenské hodnosti mají rovněž své ustálené zkratky, např.: voj., svob., …,rtn., prap. …,kpt.,mjr., …. Píšeme je vždy před jménem osoby s počátečním malým písmenem. Pokud má voják také akademický titul, píše se nejdříve (směrem zprava doleva) vojenská hodnost a potom příslušný titul.

Vojenské hodnosti

mjr. JUDr. Pavel Požár, plk. Ing. Tomáš Hradecký, … Právní označení firem se uvádí vždy v souladu se zápisem v obchodním rejstříku. Jestliže jsou zkratky umístěny za názvem společnosti, oddělují se čárkou, při umístění před názvem se čárkou neoddělují. a. s., akc. spol. k. s., kom. spol. s. r. o., spol. s r. o. v. o. s., veř. obch. spol.

Označení firem

akciová společnost komanditní společnost společnost s ručením omezeným veřejná obchodní společnost

SAMOSTATNÝ ÚKOL 3/2 - PSANÍ TITULŮ Vyhotovte seznam akademických titulů a vědeckých hodností a právních označení firem, který později založíte do složky svých vzorových písemností. Uvádějte také konkrétní příklady podle vlastního uvážení.

3.3 Struktura obchodního dopisu Nejběžnějším formátem pro psaní obchodní či marketingové korespondence jsou dopisní listy

Struktura dopisu


34

formátu A4. Při normalizovaném umístění jednotlivých částí dopisu může mít v tomto případě vlastní zpráva si 30 řádků. To zpravidla pro běžný obchodní dopis stačí. Plocha normalizovaného dopisu je členěna do 5 základních částí – pásem. 3.3.1 Záhlaví dopisu Záhlaví (hlavička) dopisu zabírá celou šířku papíru ve vzdálenosti 35 mm od horního okraje listu. Jeho uspořádání není normou upraveno, mělo by však být vhodně graficky uspořádáno. Záhlaví obsahuje celý nezkrácený název odesílatele, jeho adresu včetně PSČ a může být doplněno značkou nebo logem. Žádné jiné údaje do záhlaví nepatří!

Záhlaví dopisu

Záhlaví bývá zpravidla předtištěno. Pro tisk se doporučuje použít černou nebo šedočernou barvu, logo nebo značka mohou mít ustálené firemní barvy. Měla by však být dodržena zásada, že záhlaví nemá přespříliš upoutávat pozornost příjemce, nejdůležitější je pro něho obsah písemnosti. 3.3.2 Adresa příjemce Adresa příjemce musí být vždy napsána normalizovaným způsobem, jak je uvedeno v kapitole 3.1 tohoto textu. Na dopisním listu se umísťuje do levé nebo pravé poloviny první třetiny formátu A4.

Adresa příjemce

Na dopisních papírech s předtiskem, na kterém je orientačními body vymezeno adresové pole, se adresa příjemce vepisuje do tohoto rámečku. Na dopisních papírech bez tohoto předtisku je třeba pečlivě dbát na to, aby v případě použití okénkové obálky nebyl v okénku viditelný žádný jiný údaj. 3.3.3 Odvolací údaje Jednotlivé firmy, organizace a instituce mohou v současné době navazovat kontakty se svými obchodními partnery mnoha různými způsoby. Využívá se nejen spojení pevnou telefonní linkou popř. faxem, ale také mobilními telefony, e-mailovou poštou apod. Proto ČSN 01 6910 umožňuje, že si každý subjekt může vybrat a předtisknout na své dopisní papíry ty údaje, které považuje za účelné.

Odvolací údaje

Je však stanoveno pořadí a několik možných variant umístění těchto odvolací údajů tak, aby odpovídalo možným variantám celkové úpravy dopisu. Vzor A1: Sloupcové odvolací údaje jsou umístěny do levé svislice v levé polovině dopisního lisu, adresa je umístěna v pravé polovině. VÁŠ DOPIS ZN.: ZE DNE: NAŠE ZN.: VYŘIZUJE: TEL./FAX: E-MAIL: DATUM:

Vážený pan Ing. David Pavlíček Realitní a technická kancelář Palackého 204 602 00 Brno

Vzor A1


35

Vzor A2: Adresové pole je vlevo, sloupcové odvolací údaje jsou seřazeny od nové svislice v pravé polovině.

Vážený pan Ing. David Pavlíček Realitní a technická kancelář Palackého 204 602 00 Brno

Vzor A2

VÁŠ DOPIS ZN.: ZE DNE: NAŠE ZN.: VYŘIZUJE: TEL. MOBIL: E-MAIL: DATUM:

Vzor A3: Adresa je umístěna vpravo, odvolací údaje jsou uspořádány do řádku a jsou předtištěny pod adresou.

Vzor A3

Vážený pan Ing. David Pavlíček Realitní a technická kancelář Palackého 204 602 00 Brno VÁŠ DOPIS ZN./ZE DNE

NAŠE ZNAČKA

VYŘIZUJE/LINKA

MÍSTO ODESLÁNÍ

V souladu s tím, aby se i forma písemností v rámci EU sjednotila a psaní dopisů usnadnilo, považuje se Vzor A3 za nejméně progresivní, protože psaní jednotlivých odvolacích údajů pod předtištěné údaje je obtížné. Údaje se začínají psát přesně pod prvním písmenem předtisku a nesmějí přesáhnout pod další předtisk. Datum se vpisuje pod předtisk místa odeslání. Pokud je údajů více, musí se řadit pod sebe. Je také obtížné pružně uvádět narůstající počet odvolacích údajů. Vzor B: Adresové pole ani dovolací údaje nejsou na dopisním listu předtištěny. Pod záhlaví v levé svislici se pak obvykle uvádí spisová značka (čj.) a podle potřeby další údaje – např. kdo dopis vyřizuje, spojení apod. Adresa příjemce se umisťuje pod tyto odvolací údaje a pod adresu se píše datum. Čj. 2356/Ja LI/132/98 Kolecká/281 Vážený pan Ing. David Pavlíček Realitní a technická kancelář Palackého 204 602 00 Brno 8.7.2006 Tato úprava dopisního listu je v mezinárodním obchodním styku nejběžnější, je praktická a využívá se proto nejvíce. Stává se nejrozšířenějším způsobem úpravy obchodních a marketingových písemností.

Vzor B


Předtisk slova Věc se podle současné normalizované úpravy neuvádí. Heslovitý obsah písemnosti se umisťuje pod odvolací údaje a adresu zhruba na začátku druhé třetiny dopisního listu. Věc se zvýrazňuje podtržením nebo tučným písmem. U víceřádkových hesel lze podtrhnout každý řádek zvlášť nebo až poslední řádek. Podtržení v tomto případě končí pod posledním písmenem nejdelšího řádku. Začíná velkým písmenem, na konci se tečka nedělá.

36

Věc

Objednávka norem Objednávka norem 3.3.4 Vlastní text dopisu Text dopisu tvoří jeho základní a podstatnou část. Při jeho psaní je třeba dodržovat na dopisním listu předepsané okraje. Levý a pravý okraj je vždy stejně široký. Na dopisních papírech bez předtisku mají okraje šířku 25 mm, na předtištěných dopisních listech se okraje řídí předtiskem.

Text dopisu

Obchodní a úřední dopisy se píší zpravidla jednoduchým řádkováním, jen velmi krátké zprávy, reklamní dopisy a také osobní dopisy řádkováním 1 ½ . Levý okraj dopisu může mít blokovou úpravu (celý text je zarovnán od levé svislice), která se používá ve vzorech A1, A2 a B, nebo se používá odrážení jednotlivých odstavců zpravidla o 5 úhozů. Tento způsob se používá u vzoru A3. Pravý okraj textu může být nezarovnaný, esteticky lepší je však zarovnání do bloku. Dopis píšeme vždy pečlivě a precizně a text členíme do odstavců tak, aby každý odstavec představoval jeden myšlenkový celek. Mezi odstavci vynecháváme 1 volný řádek. Pokud dopis začíná oslovením (Vážený pane), pak toto oslovení nikdy neodrážíme. Vždy začínáme psát od levého okraje. Za oslovením děláme zpravidla čárku a pokračujeme v psaní na novém odstavci malým počátečním písmenem.

Oslovení

Text dopisu ukončujeme vhodným pozdravem, který píšeme jako poslední odstavec. Pokud však tento pozdrav netvoří samostatnou zdvořilostní formuli, stává se součástí poslední věty.

Pozdrav

Součástí dopisu je také podpis. Pracovník se má podepisovat vždy stejně a ne příliš zjednodušeně. Vlastnoruční podpis je totiž hlavní zárukou pravosti dopisu. Pokud se důležitá písemnost posílá faxem nebo e-mailem, je třeba ještě dodatečně poslat poštou originál. Pro úpravu a umístění podpisu platí tyto zásady: - Při použití blokové úpravy (vzory A1, A2 a B) se vlastnoruční podpis píše většinou rovněž od levé svislice, ale může být umístěn i vpravo. Jestliže se nové odstavce odrážejí, umisťuje se vpravo (vzor A3). - Pod vlastnoruční podpis se umisťuje nezkrácené jméno, příjmení popř. titul a funkce pracovníka, který dopis podepsal. - Jestliže písemnost podepisují dva pracovníci, podepisuje se pracovník funkčně vyšší vlevo, pracovník funkčně nižší vpravo.

Zdeněk Bečka Ing. Zdeněk Bečka, CSc. náměstek pro výzkum

Úprava a umístění podpisu


37

Pokud pověřený pracovník podepisuje dopis v zastoupení, napíše se strojem jméno a příjmení pracovníka odpovědného za napsání dopisu, nad ně se vlastnoručně podepíše pracovník pověřený jeho zastupováním a před podpis připojí zkratku „v z.“ (v zastoupení).

v z. Zuzana Rychtářová Ing. Robert Kovařík vedoucí odbytu Na rozmnožených písemnostech (pozvánky, zápisy apod.) se podpis odpovědného pracovníka vytiskne nebo napíše strojem s poznámkou „v. r.“ (vlastní rukou). Mezi příjmením a zkratkou se nedělá čárka. Ing. Jiří Zárybnický v. r. Pokud chceme k podpisu umístit také razítko, je předepsáno toto pořadí pod sebou: razítko, vlastnoruční podpis, jméno a příjmení popř. funkce. Razítko a podpis se nikdy nesmějí překrývat!

Razítko a podpis

Otisk razítka

Radoslav Kubálek Dr. Radoslav Kubálek ředitel gymnázia Pokud k dopisu přikládáme přílohy, uvádíme tyto poznámky od levé svislice pod textem a podpisem. Přílohy se mohou: - uvést počtem (jestliže o nich v textu byla zmínka) a lze je zvýraznit, - vyjmenovat (při malém počtu) a zvýraznit každou přílohu zvlášť, - vyjmenovat pod zvýrazněným nadpisem Přílohy (zejména při větším počtu příloh); za tímto nadpisem není dvojtečka; jednotlivé body výčtu začínají velkým písmenem, nedělá se za nimi žádná interpunkce. 2 přílohy

Katalog Ceník Vzorky

Přílohy Katalog Ceník Vzorky

Někdy také vyhotovujeme kopie dopisu, které posíláme na vědomí jiné firmě, úřadu nebo osobě. Tuto skutečnost poznamenáváme rovněž od levé svislice pod textem odděleně od příloh. Přitom lze použít nadpisy Na vědomí, Kopie nebo Rozdělovník, které můžeme zvýraznit. Dvojtečka se za nadpisem nepíše. Výčet adresátů se umísťuje pod nadpis, na konci se nedělají interpunkční znaménka. Kopie Ing. J. Václavek Mgr. K. Zlámalová

Přílohy

Kopie


38

3.3.5 Doplňující údaje Údaje, které se týkají celé společnosti, podniku nebo firmy se uvádějí jako doplňující údaje v zápatí stránky a bývají zpravidla předtištěny. K tisku se používá drobné písmo (petit). K doplňující údajům patří např. údaje o bankovním spojení, návštěvní dny a hodiny, číslo faxu, telefonu, internetová adresa, IČ, DIČ apod. podle potřeb a uvážení organizace. Adresa firmy do doplňujících údajů v žádném případě nepatří.

Telefon: 596 231 215 Telefax: 596 231 216

e-mail:[email protected] bankovní spojení: KB č.ú.: 654362321

IČ: 213-2154862 DIČ: 251-4511555

Zvláštní úpravu mají osobní dopisy vedoucích pracovníků, kterým bude věnována samostatná kapitola tohoto textu. Ukázky jednotlivých vzorů písemností A1, A2, A3 a B jsou uvedeny v přílohách 3/2, 3/3, 3/4 a 3/5, které jsou na konci tohoto textu.

SAMOSTATNÝ ÚKOL 3/3 - SCHÉMA OBCHODNÍHO DOPISU Na základě předloh uvedených v příloze tohoto textu vyhotovte schéma obchodního dopisu vzoru A1 a B, které se v praxi nejvíce používají. Budou Vám později sloužit jako návody pro psaní dalších obchodních a marketingových písemností. SHRNUTÍ KAPITOLY STRUKTURA OBCHODNÍHO DOPISU

 

    

Úprava adresy je normalizovaná. Tvoří ji adresový blok, jehož rozsah, forma i umístění jsou přesně stanoveny. Adresa píše se jednoduchým řádkováním, všechny řádky začínají od levé svislice, údaje se uvádějí v 1. pádě, na konci řádků se nedělají interpunkční znaménka, první slovo dresy začíná velkým písmenem, název adresní pošty se píše velkými písmeny nebo pouze s počátečním velkým písmenem. Také zkratky akademických titulů, vědeckých hodností a akademicko-vědeckých a vědecko-pedagogických titulů jsou ustálené, jejich forma je závazná a vždy je třeba napsat je správně. Nejběžnějším formátem pro psaní obchodní či marketingové korespondence jsou dopisní listy formátu A4. Plocha normalizovaného dopisu je členěna do těchto 5 částí – pásem: záhlaví, adresa příjemce, odvolací údaje, vlastní text a doplňující údaje. Záhlaví obsahuje celý nezkrácený název odesílatele, jeho adresu včetně PSČ a může být doplněné značkou nebo logem. Adresa příjemce se na dopisním listu se umísťuje do levé nebo pravé poloviny první třetiny formátu A4. Spojení firmy s obchodními partnery může být různé, proto norma umožňuje, že si každý subjekt může vybrat a předtisknout na své dopisní papíry ty odvolací údaje, které považuje za účelné. Jejich úprava a umístění jsou normalizovány. Předtisk slova Věc se neuvádí.

Doplňující údaje


  

Dopis píšeme vždy pečlivě a precizně a text členíme do odstavců, začínáme zpravidla oslovením, končíme pozdravem. Součástí dopisu je také podpis, v závěru můžeme doplnit poznámky o přílohách a kopiích. K doplňující údajům patří např. údaje o bankovním spojení, návštěvní dny a hodiny, číslo faxu, telefonu, internetová adresa, IČ, DIČ apod. podle potřeb a uvážení organizace. Celkové uspořádání jednotlivých dopisů se však může určitým způsobem odlišovat. Norma proto doporučuje 4 základní vzory (A1, A2, A3 a B) pro celkovou úpravu dopisu.

39


40

4 PÍSEMNOSTI PŘI OBCHODOVÁNÍ CÍLE KAPITOLY PÍSEMNOSTI PŘI OBCHODOVÁNÍ Po úspěšném a aktivním absolvování této KAPITOLY Budete se umět:  orientovat v procesu uzavírání kupních smluv a vztazích mezi kupujícími a prodávajícími při navazování a upevňování kontaktů se zákazníky.

Budete umět

Získáte:  informace o tom, jaké písemnosti si mezi sebou vyměňují obchodní partneři (výrobci, prodejci nebo poskytovatelé služeb a jejich zákazníci) při navazování obchodních kontaktů  a jaký je obsah, struktura a formální náležitosti těchto písemností.

Získáte

Budete schopni:  samostatně vyhotovit formálně správné a stylisticky a obsahově kvalitní písemnosti, které se používají při obchodování – poptávku, různé druhy nabídek, objednávku a kupní smlouvu.

Budete schopni

KLÍČOVÁ SLOVA KAPITOLY PÍSEMNOSTI PŘI OBCHODOVÁNÍ Poptávka, nabídka, odpověď na poptávku - vyžádaná nabídka, nevyžádaná nabídka, objednávka, kupní smlouva.

Klíčová slova

RYCHLÝ NÁHLED DO PROBLEMATIKY KAPITOLY PÍSEMNOSTI PŘI OBCHODOVÁNÍ V této časti studijních opor se seznámíte s písemnostmi, které vznikají při nákupu a prodeji zboží nebo při zajišťování nejrůznějších služeb. Jejich význam neustále roste, protože v současné době nestačí jen vyrobit kvalitní zboží, ale také ho dobře prodat a uspět tak v konkurenčním boji. Dovednost napsat formálně správnou a obsahově i stylisticky kvalitní písemnost, která svého příjemce osloví a přesvědčí, se tedy stává nezbytnou.

Rychlý náhled

Mezi základní obchodní písemnosti, které si mezi sebou vyměňují výrobci nebo poskytovatelé služeb či prodejci (dodavatelé) a jejich skuteční nebo potenciální zákazníci (odběratelé), patří poptávka (dotaz), různé formy nabídek, objednávka a kupní smlouva. V následujícím textu jsou uvedeny jejich základní obsahové a formální náležitosti, charakteristika a význam v procesu uzavírání obchodních vztahů. Cílem každé firmy je prodat své výrobky konkrétním zákazníkům a dosáhnou tak přiměřeného zisku. Firmy proto často hledají své zákazníky formou písemného oslovení a dále s nimi vzájemně korespondují s cílem uzavřít obchodní smlouvu o nákupu a prodeji (kupní smlouvu). V souvislosti s tím dochází mezi prodávajícím a kupujícím k této výměně písemností.

Výměna dopisů mezi dodavateli a odběrateli


41

Zákazník (kupující, odběratel) POPTÁVKA

ŽÁDOST O ÚPRAVU NABÍDKY OBJEDNÁVKA

Výrobce (prodejce, dodavatel) ↔

NEVYŽÁDANÁ NABÍDKA

←

VYŽÁDANÁ NABÍDKA

→ ← → ←

ÚPRAVA NABÍDKY (ODMÍTNUTÍ) POTVRZENÍ OBJEDNÁVKY

Poptávka a nevyžádaná nabídka bývají často nahrazeny inzeráty. Kupní smlouva je uzavřena, když kupující objedná za základě nabídky prodávajícího nebo prodávající potvrdí objednávku kupujícího (bez předchozí nabídky).

4.1 Poptávka Poptávka neboli dotaz je obchodní písemnost, kterou zákazník hledá vhodného výrobce nebo prodejce žádaného zboží nebo dodavatele či poskytovatele služeb, o které má zájem. Jde tedy o volbu a hledání budoucího obchodních partnera.

Poptávka

Podnikatelé přitom čerpají potřebné informace z mnoha různých zdrojů, ke kterým patří např. inzeráty uveřejňované v odborném tisku nebo na Internetu, doporučení přátel nebo obchodních partnerů, kteří mají v oboru určité zkušenosti, informace od firem, se kterými jsou dobré zkušenosti, webové prezentace potenciálních výrobců apod. Forma poptávky může být - ústní – zpravidla osobní kontakt nebo telefonické jednání, - písemná – obchodní dopis, fax nebo e-mail.

Formy poptávky

Jednání, osobní rozhovor nebo písemné vyjádření by měly být v každé m případě zdvořilé, vyjadřování přesné, jasné a jednoznačné. Písemná poptávka ve formě obchodního (marketingového) dopisu by měla obsahovat zhruba tyto základní náležitosti:      

Pisatel by se měl vhodným způsobem představit (jménem firmy nebo osobně), uvést jak se o adresátovi dověděl a specifikovat důvody poptávky. Důležité je přesně uvést, o jaké zboží či službu má potenciální zákazník zájem, tedy specifikovat jeho druh, kvalitu, množství atd. a také upřesnit dodací a další podmínky – požádat o informace o cenách, dodacích lhůtách, záručních podmínkách, servisu, vyžádat si zaslání prospektů nebo technické dokumentace zboží apod. Závěrem by měla zaznít výzva k nabídce.

Náležitosti


42

Příklady jsou uvedeny v přílohách 4/1 a 4/2.

SAMOSTATNÝ ÚKOL 4/1 - POPTÁVKA Na základě vhodně vybraného inzerátu vyhotovte v úpravě podle vzoru A1 poptávku po libovolném zboží nebo službě. Inzerát nebo jeho kopii přiložte na volném listu. Chybějící údaje o firmě nebo produktu či služně doplňte podle vlastního uvážení.

4.2 Nabídka Nabídka zboží nebo služeb je hledáním nových zákazníků nebo obchodních partnerů s cílem uzavřít kupní smlouvu.

Nabídka

Nabídky patří mezi nejobtížnější písemnosti. Je třeba si totiž uvědomit, že v mnoha případech jde o snahu nabídnout osobě nebo firmě něco, o co nemusí mít zrovna zájem. Někdy je cílem nabídkového dopisu také přesvědčit zákazníka, aby zboží či služby nakupoval i nadále, bez ohledu na změny obchodních podmínek, zvýšení cen, opoždění dodávky nebo odmítnutí žádosti o slevu. Je také možné, že si zákazník už dlouho nic neobjednal, a proto je dobré ho formou dopisu kontaktovat a zjistit, co se děje, popř. svoji nabídku zopakovat. Základní formy nabídky: -

Inzerát – musí být formulován tak, aby čtenáře zaujal, přesvědčil a odpověděl i na předpokládané otázky budoucího zákazníka. Při širší nabídce může být upraven tak, aby se zájemce nemusel tázat dopisem, ale mohl zaslat zpět část inzerátu. Některými inzertními nabídkami lze dokonce zboží závazně objednat – např. knihy.

-

Odpověď na poptávku – musí obsahovat odpovědi na všechny dotazy potenciálního zájemce. Její součástí nohou být prospekty zboží, katalogy a další přílohy, o které má budoucí zákazník zájem. Odpověď na poptávku by nikdy neměla být záporná – správný obchodních by měl vyhovět vždy. Pokud žádané zboží nemá, nabídne jiný typ nebo si zboží urychleně obstará, jinak riskuje, že budoucího zákazníka ztratí.

-

Nevyžádaná nabídka je obchodní dopis, který píše firma z vlastní iniciativy, aby získala nové nebo udržela stávající zákazníky.

Formy nabídky

Odpověď na poptávku - vyžádaná nabídka - má tyto základní náležitosti:

Odpověď na poptávku

 

Náležitosti

 

poděkování za poptávku, popis a charakteristika nabízeného zboží nebo služby (specifikace druhu, jakosti a množství, údaje o cenách a další), dodací podmínky, tj. čas a místo plnění, způsob dopravy, úhrada dopravného způsob balení apod., výzva k objednávce.



43

SAMOSTATNÝ ÚKOL 4/2 - VYŽÁDANÁ NABÍDKA Sestavte vhodnou nabídku jako odpověď na poptávku z úkolu č. 4/2. Dopis vyhotovte rovněž podle vzoru A1. Nevyžádaná nabídka jako obchodní dopis vyjadřuje snahu firmy nabídnout možným odběratelům své produkty a získat nové zákazníky. Dopis proto musí být přesvědčivý, logicky uspořádaný a bezvadný po všech stránkách.

Nevyžádaná nabídka

Stejně jako v inzerátech i v nevyžádaných nabídkách nabízejí prodejci různé služby zdarma (např. montáž, zaškolení pracovníků), slevy z ceny (při nákupu většího množství, při sezónním výprodeji), zasílají prospekty, katalogy, někdy i vzorky zboží. Cílem všeho je získat odběratele. Náležitosti nevyžádané nabídky je možno upřesnit takto:  

Náležitosti

Jsou v podstatě stejné, jako u nabídky předcházející, nemělo by se však zapomenout na vhodné zdvořilostní oslovení, které má důležitý psychologický účinek (dopis není neosobní, adresát je pojmenován jako obchodní partner, kterého si pisatel váží).


SAMOSTATNÝ ÚKOL 4/3 - NEVYŽÁDANÁ NABÍDKA V odborném tisku vyhledejte vhodný inzerát, který má formu nabídky. Přepracujte ho do podoby individuální obchodního dopisu a adresujte potenciálnímu zákazníkovi podle vlastního uvážení. Také chybějící údaje vhodně doplňte.

4.3 Objednávka a kupní smlouva Pokud je kupující spokojen s nabídkou prodávajícího, zašle mu objednávku. Také zakázku sjednanou ústně nebo telefonicky je třeba doplnit písemnou objednávkou. Objednávka je - buď návrhem kupní smlouvy, který zavazuje pouze kupujícího v případě, že objednal bez závazné nabídky podávajícího (např. na základě inzerátu); prodávajícího zavazuje až potvrzení objednávky, - nebo uzavřením kupní smlouvy, který zavazuje obě smluvní strany v případě, že kupující objednal podle nabídky, která byla závazná do určité lhůty, byla adresována kupujícímu a obsahovala alespoň podstatné smluvní náležitosti.

Objednávka a kupní smlouva

Klasická kupní smlouva vzniká podpisem obou smluvních stran na jedné písemnosti. Objednávka je tedy aktem jednostranným, kdežto kupní smlouva oboustranným. Závazná nabídka, objednávka i kupní smlouva musí obsahovat tyto podstatné náležitosti:  

určení zboží (jednotlivě nebo podle druhu a množství), kupní cenu nebo způsob jejího dodatečného stanovení,

Náležitosti




datované podpisy obou smluvních stran.

Z praxe však vyplývá, že je vhodné, aby se v objednávkách uvedly i tyto skutečnosti:    

doba, způsob a místo dodání zboží nebo provedení služby, platební podmínky, odkaz na všeobecné, případně speciální obchodní podmínky (záruční lhůta, návěští, balení apod.), technické údaje (číslo objednávky, IČ, DIČ číslo faxu, telefonu apod.).

Aby se v objednávkách nevynechal některý potřebný údaj, bývají velmi často vyhotovovány na tiskopisech. Z konkurenčních důvodů se někdy objednávky uskutečňují také telefonicky, je však potřeba je dodatečně potvrdit písemně. Písemné objednávky se posílají doporučeně. Potvrzení objednávky prodávajícím se uskutečňuje nejčastěji datovaným podpisem na její kopii. Z hlediska stylistického neobsahuje objednávka žádné zdvořilostní fráze. Příklady objednávky a kupní smlouvy jsou uvedeny přílohách 4/7 a 4/8.

SAMOSTATNÝ ÚKOL 4/4 - OBJEDNÁVKA A KUPUNÍ SMLUVA Zpracujte odpověď na nabídku z úkolu 4/3 jako objednávku zaslanou formou doporučeného obchodního dopisu. Vypracujte čistopis jednoduché kupní smlouvy. Smluvní strany, předmět prodeje i ostatní náležitosti zvolte na základě vlastního uvážení, příkladu z praxe nebo osobního života. SHRNUTÍ KAPITOLY PÍSEMNOSTI PŘI OBCHODOVÁNÍ

     

Cílem každé firmy je prodat své výrobky konkrétním zákazníkům a dosáhnou tak přiměřeného zisku. V souvislosti s tím dochází mezi prodávajícím a kupujícím k výměně písemností. Poptávka neboli dotaz je obchodní písemnost, kterou zákazník hledá vhodného výrobce nebo prodejce žádaného zboží nebo dodavatele či poskytovatele služeb, o které má zájem. Nabídka zboží nebo služeb je hledáním nových zákazníků nebo obchodních partnerů s cílem uzavřít kupní smlouvu. Základními formami nabídky jsou inzerát, odpověď na poptávku a nevyžádaná nabídka. Pokud je kupující spokojen s nabídkou prodávajícího, zašle mu objednávku, která může být buď návrhem kupní smlouvy nebo uzavřením kupní smlouvy. Všechny uvedené písemnosti mají své náležitosti, které je při jejich vyhotovování nutno respektovat.

44


45

5 JAK PSÁT NABÍDKOVÉ DOPISY CÍLE KAPITOLY JAK PSÁT NABÍDKOVÉ DOPISY Po úspěšném a aktivním absolvování této KAPITOLY Pochopíte:  význam přímé pošty (direct mailu) v boji o získání zákazníků a zabezpečení prodeje produktů firmy,  výhody a nevýhody této formy marketingové korespondence.

Budete umět

Získáte:  informace o tom, jak nejlépe popsat a charakterizovat předmět prodeje,  proč je důležité psát konkrétnímu zákazníkovi a nikoli všem,  jakým způsobem zákazníka přesvědčit to tom, že si má váš produkt koupit.

Získáte

Budete schopni:  nastylizovat takový obchodní dopis s nabídkou, který firmě přivede zákazníky a přinese tak příjmy.

Budete schopni

KLÍČOVÁ SLOVA KAPITOLY JAK PSÁT NABÍDKOVÉ DOPISY Přímá pošta – direct mail, cílený nabídkový dopis.

Klíčová slova

RYCHLÝ NÁHLED DO PROBLEMATIKY KAPITOLY JAK PSÁT NABÍDKOVÉ DOPISY Na světových trzích se v současnosti svádí nelítostný boj o každého zákazníka. Kdo ztrácí zákazníky, ztrácí na trhu perspektivu. Zákazník by proto měl být klíčovou postavou veškerého podnikatelského snažení, jeho smyslem i cílem. Pokud chce firma zákazníky získat a udržet si je, musí s nimi komunikovat. Jedním z nástrojů marketingové komunikace, který umožní, aby zákazník už nemusel chodit na trh, ale naopak, aby nabídka přišla za ním (na místo jeho bydliště nebo pracoviště), je také už výše zmíněné zasílání nevyžádaných nabídkových dopisů. Jedná se vlastně o využití přímého marketingu (direct marketingu) v podobě přímé pošty (direct mailu). V následující kapitole se proto této problematice budete věnovat podrobněji. V první části se seznámíte s významem a podstatou přímé pošty jako jednoho z nástrojů marketingové komunikace a rozeberete její výhody a nevýhody. V další části pak budete podrobněji informováni o obsahové stránce nevyžádaných nabídkových dopisů, zejména o tom, jak postupovat při správné prezentaci a představení nabízeného produktu, jak a proč dopis správně zacílit a jaké možnosti využít při přesvědčování potenciálního zákazníka, aby si po přečtení dopisu výrobek nebo službu následně objednal.

Rychlý náhled


46

5.1 Význam a podstata přímé pošty Přímá pošta se v současné době stává velice perspektivním nástrojem cíleného – přímého marketingu, který určitým způsobem obrací roli trhu a zákazníka. Místo aby každý nakupující musel jít na trh, přímá nabídková poštovní zásilka přináší trh přímo do domu nebo kanceláře každého nakupujícího.

Přímá pošta

Tato forma marketingových písemností by proto neměla být používána jen jako krátkodobý taktický nástroj, např. jako jednorázová poštovní zásilka, která má získat jednoho rychlého zákazníka. Cílených nabídkových dopisů je možno využít mnohem „strategičtěji“ - zapracovat je do ostatních nástrojů marketingové komunikace, aby v delším časovém období mohly být využity při tvorbě databází zákazníků. Databáze je víc než jen seznam jmen. Z dobré databáze je možno vyčíst dva druhy údajů, které se nadají zjistit z prostého seznamu zákazníků – jsou do data historická a prognostická.

-

Databáze zákazníků

Historická data obsahují jména, adresy, údaje o tom, jak často zákazníci nakupují, kdy to bylo naposledy, jejich reakce na nabídky a hodnotu jejich nákupů. Z prognostických dat vyplývá, které skupiny a podskupiny zákazníků s jakou pravděpodobností na určitou nabídku zareagují. Z toho je možno odvodit jejich budoucí chování.

Databáze tedy může např. odhalit zákazníky, kteří si určité zboží nebo službu už koupili třikrát a tento měsíc by si je měli koupit počtvrté. Firma proto může těmto zákazníkům ve vhodnou dobu buď zatelefonovat, nebo zaslat poštou svoji novou nabídku. Firmy a organizace, které své databáze zákazníků vytvářejí a řádně spravují, mají tedy nad konkurenty bez takových databází určitou konkurenční výhodu. 5.1.1 Výhody a nevýhody přímé pošty Kromě výhod nižších nákladů počítačové technologie při posílání nabídkových dopisů, může využívání přímé pošty otevřít firmě nové distribuční kanály, kterými putují dodávky do dodavatele přímo k zákazníkovi. Může však specifikovat i řadu dalších konkrétních výhod: 

Cílení. Z velkého množství existujících i potenciálních zákazníků je možno vydělit dobře definovanou nejvhodnější skupinu zákazníků, které budeme své nabídkové dopisy adresovat.



Efektivita vynaložených nákladů. Přestože jsou náklady na tisíc kontaktovaných lidí zpočátku vyšší, náklad na žádost nebo objednávku zboží jsou podstatně nižší, zvláště u opakovaných nákupů.



Kontrola a spolehlivost. Výsledky adresného rozesílání nabídkových dopisů lze snadno měřit. To usnadňuje i následné předpovídání budoucího vývoje v objemech konkrétních nákupů a sestavování rozpočtu.



Možnost vyzkoušet každou proměnnou. Patří k nim ceny, načasování, dokonce i barva dopisu nebo obálky.



Vstup na nové trhy. Přímé oslovení zákazníků na nových tržních segmentech poštou for-

Výhody přímé pošty


47

mou nabídkového dopisu může být v prvních fázích vstupu na nové trhy levnější a rychlejší než osobní návštěva. 

Osobní přístup. Zákazníci s různými potřebami nebo zákazníci různě věrní mohou dostávat odlišné nabídky. Například ti, kteří jsou značce nebo firmě věrni, dostanou zcela jinou nabídku než ti, kteří jsou „přelétaví a nestálí“.

Uplatňování přímé pošty však může mít pro firmu i určité nevýhody: 

Poškození vztahů s distributory. Tím, že firma ve větší míře uplatňuje přímou poštu, ušetří i peníze, protože ušetří na maržích, které dříve dostávali distributoři. Ti mohou mít pocit, že jim takové přímé oslovování zákazníků nečestně konkuruje.



Přímá pošta se často spojuje nebo zaměňuje s nevyžádanou reklamní poštou a různými reklamními letáky, které narušují soukromí.



Špatně cílené nabídkové dopisy nepřinášejí očekávaný efekt. Nemusí firmu připravit jen o peníze, mohou také snížit její tržby a poškodit její pověst. Také tvorba dobré databáze je poměrně nákladná záležitost. Využívání přímé pošty je tak pro jednorázové prodeje nákladná věc.

Nevýhody přímé pošty

5.2 Obsah nabídkových dopisů Základní charakteristika a náležitosti nevyžádané nabídky byly probrány v oddílu 4.2 tohoto textu, stejně tak jako formální stránka a normalizovaná úprava těchto dopisů. Protože však z výše uvedených důvodů vyplývá, že nabídkové dopisy jsou považovány za velmi významné, i když často podceňované a nesprávně používané obchodní nástroje, je třeba věnovat jim zvláštní pozornost. Účel nevyžádaného nabídkového dopisu je velmi jednoduchý a přesně zaměřený: prodávat. Přitom jde o to, psát osobním způsobem lidem, které odesilatel vlastně nezná a kteří v tuto chvíli ani moc nechtějí číst o věcech, o které možná ani nemají zájem.

Účel nabídkového dopisu

Mnozí pisatelé při jejich tvorbě vycházejí ze dvou mylných předpokladů. 1. Adresátovi je třeba co nejrychleji sdělit, že produkt nebo služba, kterou firma nabízí, je prostě nejlepší. 2. Adresáti pravděpodobně dostávají mnoho dopisů, reklam a různých sdělení, takže jim nevěnují téměř žádnou pozornost. Proto by měl být dopis originální, vtipný a zábavný. Oba tyto předpoklady jsou mylné.

Nabídkový dopis musí být především věcný. Musí být přitom adresován správnému příjemci, obsahovat správné téma ve správnou dobu a musí oslovit jeho vlastní zájmy a reagovat na jeho potřeby. Samozřejmě pokud je to zároveň dopis vynalézavý, může uspět ještě více. Proto je třeba, aby pisatel při psaní dobrého nabídkového dopisu bral v úvahu tyto aspekty:

Zásady při psaní




Musí vědět o nabízeném výrobku nebo službě co nejvíce. Jen tak může příjemce přesvědčit k nákupu.



Stejně důležitá je také znalost zákazníka (adresáta) a jeho potřeb.



Dopis je třeba psát tak, aby nabídka překonala adresátovu přirozenou zdráhavost a neochotu reagovat na dopis, který je neočekávaný, nevyžádaný.



Důležitá je rovněž technika – pochopení toho, jak formulovat argumenty, aby měly šanci příjemce přesvědčit a aby příjemce vydržel číst dopis od začátku do konce.

Zásady pro tvorbu úspěšných nabídkových dopisů z hlediska jejich obsahové stránky lze shrnout následujícím způsobem:

48

Obsah nabídky

1. Dopis musí být adresován správnému zákazníkovi, kterému můžeme něco podstatného pro uspokojení jeho potřeb nabídnout – tedy „správný produkt správnému zákazníkovi“. 2. Je třeba psát o přínosech nabízeného výrobku či služby pro zákazníka (adresáta), nikoli o tom, co by přijetí jeho nabídky znamenalo pro odesílající firmu. 3. Důležitá je také přesná a věcně správná specifikace vlastností nabízeného produktu nebo služby. 4. Je dobré předložit nějaký nestranný důkaz o tom, že všechno, co je v dopise uvedeno a co adresátovi nabízíme, je pravda. 5. Závěr by měl obsahovat resumé, které shrnuje všechny důvody, proč by si měl zákazník produkt koupit. 6. Z dopisu musí být naprosto jasné, že chceme, aby nabízený výrobek nebo služba zákazníkovi prospěly. Aby nabídkový dopis skutečně odpovídal výše uvedeným zásadám, musí pisatel věnovat dostatečnou pozornost jeho přípravě. Především analýze toho, co je zvláštního na nabízeném výrobku nebo službě, a také toho, co je zvláštního na zákaznících, kterým je nabídka adresována. Dopis však také musí zákazníka přesvědčit, aby si produkt koupil. 5.2.1 Charakteristika nabízeného produktu V nabídkovém dopise musí být logicky definováno to, co chceme prodávat. Je to jedna z nejdůležitějších částí nabídky. Proto by odesilatel při koncipování této části dopisu měl zohlednit následující skutečnosti:

Prezentace produktu

Je dobré předem si připravit, sepsat a nastylizovat jasnou prezentaci nabízeného produktu jazykem, kterému porozumí každý – ne jenom odborníci. (Pokud není dopis adresován právě konkrétnímu odborníkovi.) Není dobré spoléhat na to, že to, co jste napsali, bude ostatním lidem srozumitelné. Proto je dobré text zkonzultovat s někým, kdo o daném tématu nic neví, a ujistit se, že všemu rozumí. O produktu je třeba psát z pohledu zákazníka, ne z pohledu vlastního.

Jazyk


49

K ZAMYŠLENÍ 1 Kolikrát se Vám stalo, že jste obdrželi například dopis s nabídkou finančních služeb a nepochopili jste, o co se jedná, i když autoři dopisu to samozřejmě dobře věděli. Co např. znamená termín „životní pojistka“ ve srovnání s termíny „pojištění na dožití a úmrtí“ nebo „smíšené životní pojištění“? Ne každý ví, čím se tyto termíny liší. Nebo naprosto běžné slovo „prémie“. Pro pojišťovny znamená prémie platbu určité částky, pro běžné občany však toto slovo znamená „něco navíc“. Jakmile je produkt popsán, je třeba učinit ho pro zákazníka přitažlivým. Proto je dobré převést vlastnosti výrobku do výhod, které příjemci přináší. Zákazníka totiž v podstatě konkrétní vlastnosti výrobku nezajímají, rozhoduje se však podle toho, jaké mu tyto vlastnosti přinesou prospěch.

Vlastnosti produktu

K ZAMYŠLENÍ 2 Rozdíl v tom, co produkt umí a jaké výhody přináší zákazníkovi, je např. tento: Podmínky životního pojištění např. nabízí prémii 200 Kč měsíčně a částku 2,5 mil. korun v případě úmrtí. Z pohledu výhod je to možno vyjádřit např. takto: „Pokud se Vám cokoli stane, na Vaši rodinu čeká 2,5 milionu korun a přece platíte méně než 50 korun týdně.“ Jinou možností jak zákazníka přesvědčit o výhodách produktu, je popsat jeho silné a slabé stránky a uvést, jak jsou tyto alternativy pro něho přitažlivé. Např. v nabídce notebooku je možno uvádět jeho přednosti a nedostatky ve srovnání se stolním počítačem z pohledu konkrétního zákazníka – manažera, studenta nebo obchodního cestujícího – podle toho, komu je nabídka určena. Jen málo zákazníků se zajímá o technické detaily produktů, které výrobci pravděpodobně považují za důležité a ve svých nabídkách se o nich dlouze zmiňují. To může mnohé potenciální zákazníky odradit hned při čtení takového dopisu. Odesilatel nabídkového dopisu si proto v žádném případě nesmí plést to, co prodává, s tím, proč by si to měl zákazník koupit. Nesmí zaměňovat vlastnosti výrobku s prospěchem, který přináší a musí uvádět, proč je nabízený produkt lepší než ostatní alternativy. Někdy jsou tyto rozdíly zřejmé, jindy jsou velmi malé a nenápadné. Vždy jsou však velmi důležité, protože vysvětlit někomu, co určitá věc nebo služba je, ještě neznamená, přimět ho k tomu, aby se o ni blíže zajímal a koupil si ji.

Důvod koupě

5.2.2 Konkretizace zákazníka I když mluvíme o nevyžádaném nabídkovém dopise, měl by být psán „někomu a ne všem“. Pokud se snažíte zapůsobit na všechny, nikdo vás nebude poslouchat. Lidé většinou ignorují sdělení, která nemají osobní nádech.

Zákazník

Ve většině případů platí, že pokud na nevyžádanou nabídku odpoví polovina adresátů, jde o fantastický obchod. Obchodům se však daří i v případě, že na nabídkový dopis kladně reaguje 4 až 5 adresátů ze 100. Proto je třeba nabídkové dopisy adresovat zákazníkům, u kterých je do určité míry pravděpodobné, že budou mít o produkt zájem. Tyto zákazníky je pak třeba přesvědčit. V textu můžete svoji znalost zákazníka zdůraznit několika způsoby:

Jak přesvědčit


1. Je možno začít dopis vhodným oslovením. Nejjednoduší možností je oslovit adresáta jako jednoho ze skupiny:

50

Oslovení

„Jako důchodce, jako účetního, jako lékaře, držitele platební karty, …“ Je to jednoduchý a účinný způsob. Nevyžaduje žádnou tvořivost, ale naznačuje „Dal jsem si tu práci a zjistil, kdo jste.“ Zároveň může působit i jako určitá forma lichocení. 2. V dopise je také možno určitým způsobem polichotit příjemci tím, že ho označíte za něco víc. Jako příklad se často uvádí věta

Lichotka

„Karta American Express není pro každého.“. Konkrétní nabídkový dopis s tímto oslovením měl více než 30% odezvu. 3. Jako nejúčinnější přístup ze všech se považuje, pokud vyřešíte zákazníkův problém. Odborníci na přímý marketing v současné době používají právě takový způsob. Jako příklad je uvedena ukázka z nabídky předplatného časopisu New Yorker.

Vyřešení problému

Vážení čtenáři, máte-li dny, kdy jde téměř všechno špatně … kdy vás děsí titulky v novinách … akcie klesají … vláda zase něco zpackala … o víkendu má pršet … a ve vánočce byly jen dvě rozinky … zde je časopis, který vás může potěšit. 4. Jinou z možností osobního přístupu k zákazníkovi je také vyprávění příběhu. V následující ukázce autor jednak prozrazuje důvod nabídky, jednak příjemcům (absolventům VŠ) lichotí tvrzením, že právě oni jsou lidé, které banka touží oslovit. Používá k tomu vlastní příběh.

Vyprávění příběhu

Vzpomínám, jak nelehké časy jsem zažíval po ukončení vysoké školy, kdy bylo prakticky nemožné získat jakoukoli rozumnou půjčku. Proto když jsem nastoupil k naší bance, říkal jsem si, že s touto situací zkusím něco udělat. …. …. Protože vím, jakým problémům s půjčkami čelí čerství absolventi, mohu vám sdělit, jak získat kreditní kartu, která by vám mohla skutečně pomoci a doporučuji vám, abyste jí okamžitě využili. Banka vám nemůže zaručit, že taková nabídky bude platit donekonečna. 5. Vhodné je také použít odkaz na předchozí nákupy a nabídnout dobrou radu.

Předchozí nákupy

Píšu vám, protože jste s naší cestovní kanceláří strávil dovolenou na Jamaice. Našim pracovníkům jste se zmínil, že se vám v Karibiku líbilo, ale ocenil byste klidnější místo. Proto byste možná měl zájem o velice atraktivní balíček našich služeb na ostrově St. Lucia – především proto, že jako náš zákazník máte nárok na 10% slevu. 6. Jiným způsobem, jak naznačit osobní přístup ke konkrétnímu zákazníkovi, je uvést, jak vám byl adresát doporučen. Je možno uvést jméno zcela konkrétní osoby nebo zmínit anonymní kontakt. Možná se divíte, proč jste obdržel přiloženou brožuru. Je to jednoduché, může

Doporučení


51

za to pan František Kovář. Poslali jsme mu výtisk a on nám dal kontakt také na vás. … Vaše jméno jsem získal od jednoho z našich nejlepších zákazníků, podle kterého i vy máte zájem o … 5.2.3 Umění přesvědčit Nabídkový dopis je tedy možno různými způsoby začít, srozumitelně charakterizovat produkt a vysvětlit jeho přínosy pro zákazníka. V určitém místě je však nutné čtenáře přimět, aby souhlasně přikývl. Účelem totiž není, aby váhal nebo dokonce nesouhlasil s tím, co je v dopise napsáno.

Umění přesvědčit

V této souvislosti je dobré si připomenout, že pokud člověka něco zaujme, je „vtažen do problému“ a akceptuje určitý návrh, spíše pak přijme i návrhy další. Této skutečnosti by měl pisatel při přesvědčování zákazníka využít. Pokud chcete půjčovat peníze, můžete postupovat např. takto: Určitě budete souhlasit s tím, že když potřebujete peníze, nikdo vám je nepůjčí. Když je ale nepotřebujete, celý svět vám nabízí svoji pomoc. Proto vám právě teď představíme příležitost zajistit si, že budete mít po ruce peníze, až je budete potřebovat. Chtěli bychom vám nabídnout velice výhodný úrok na půjčky do výše … Takový proces přesvědčování je základem úspěšného dopisu a vede ke konečnému návrhu, o kterém doufáme, že ho zákazník přijme. Pokud je v dopise všechno krok za krokem pro čtenáře přijatelné, pravděpodobně udělají to, k čemu jsou nakonec vybídnuti. Základní důvody, které vedou k nezdaru nabídkového dopisu – tedy k tomu, že zákazníka nepřesvědčí:

Důvody nezdaru

1. Dopis nemá správnou strukturu. Skáče od tématu k tématu a čtenáře mate. 2. Dopis neplyne způsobem, který by udržel pozornost čtenáře. 3. Dopis je příliš nudný na to, aby čtenáře zaujal nebo dokonce motivoval. Když příjemce dopis čte, měl by se nadchnout pro to, co prodáváte. Takového nadšení lze dosáhnout pouze pokud je psán s elánem a entuziasmem. Emoce vždy zmůžou více než rozum. 4. Přesto je rozumový postoj velmi důležitý. Dopis nebude úspěšný, pokud příjemce nepřesvědčí, že to, co je v něm nasáno, je pravda (s použitím fakt, čísel, nezávislých názorů). 5. V dopise není argumentace úplná. Je opomenut nějaký významný důvod, proč by měl zákazník udělat to, co se očekává, nebo pisatel opomněl překonat nějakou možnou námitku potenciálního zákazníka. Jaké možnosti je možno využít pro přesvědčení zákazníka.

Jakmile jsou uvedeny výhody, které produkt zákazníkovi nabízí, je třeba nejdůležitější z nich

Možnosti pro přesvědčení Kvantifika-


kvantifikovat. To vzbudí v čtenáři větší zájem a touhu.

52 ce

Při kvantifikaci je třeba brát v úvahu některé zásady a skutečnosti: -

Vyhnout se nepřesnostem. Posuďte tyto formulace: Při hubnutí dosáhnete rychlého pokroku Vaše tělo bude vypracované za méně než 5 minut denně. Tento produkt si oblíbila většina lidí. Tomuto produktu dalo přednost 87 zákazníků ze 100.

-

Je vhodné (i když ne vždy) použít ke kvantifikaci výhod čas nebo peníze. Přitom konkrétní částku si čtenář většinou dokáže představit snáze, než vyjádření v procentech. (Suma 5000 korun je zřejmější než 20 %, protože čtenář neví z čeho.) Někdy je to však obráceně. („20% sleva“ zní lépe, než „ušetříte 15 Kč“. Čekají na vás další možnosti úvěru až do výše 150 000 Kč za zvýhodněných podmínek, které by vám mohly ušetřit 2 500, 10 000 nebo dokonce 20 000 Kč. Tato nabídka platí do 15. srpna. Proto podejte žádost teď, i když peníze okamžitě nepotřebujete.

-

Někdy je možná kvantifikace i bez použití čísel. Jako držitel karty American Express nebudete mít žádný kreditní limit.

Dalším nástrojem pro přesvědčení zákazníka jsou důkazy, že to, co pisatel v dopise uvádí, je pravda. V současnosti jsou spotřebitelé neustále bombardování obrovským množstvím nejrůznějších forem reklamy. A jsou také následkem přívalu informací z médií nedůvěřiví – vůči politikům, novinářům i vůči slibům. Proto potřebují mít jasný důvod těmto slibům věřit. Ze všech možných způsobů jak uvést důkazy o pravdivosti tvrzení v nabídkových dopisech uvádíme tyto příklady: - uvést doporučení spokojených zákazníků, - použít jména známých a slavných osob, které produkt používají, - uvést konkrétní příklady využití produktu. Nejvýznamnějším nástrojem pro přesvědčení zákazníků jsou však nabízené záruky – např. záruka vrácení peněz bez jakýchkoli podmínek. Ukázky některých textů úspěšných nabídkových dopisů převzatých z publikace Draytona Birda „Jak psát úspěšné obchodní dopisy s nabídkou“ jsou uvedeny v přílohách 5/1 až 5/5. Využijte těchto skutečných případových studií, protože se na jejich základě můžete opravdu mnohému naučit. SAMOSTATNÝ ÚKOL 5/1 - PŘESVĚDČIVÝ NABÍDKOVÝ DOPIS Na list formátu A4 nastylizujte text nabídkového dopisu a pokuste se v něm uplatnit zásady, postupy a doporučení uvedené v této kapitole. Předmět nabídky zvolte podle vlastního uvážení. K textu přiložte na dalším listu základní specifikaci produktu (výrobku nebo služby) a charakteristiku (profil) zákazníka, kterému bude váš dopis odeslán.

Důkazy pravdivosti


SHRNUTÍ KAPITOLY JAK PSÁT NABÍDKOVÉ DOPISY

   



Přímá nabídková poštovní zásilka přináší zákazníkovi produkt nebo službu přímo do jeho bytu nebo kanceláře a stává se v současné době velmi důležitým nástrojem marketingové komunikace. Musíme však počítat nejen s jejími výhodami, ale i nedostatky. Účel nevyžádaného nabídkového dopisu je velmi jednoduchý a přesně zaměřený - prodávat. Nabídkový dopis musí být především věcný. Musí být přitom adresován správnému příjemci (potenciálnímu zákazníkovi), musí obsahovat správné téma ve správnou dobu a musí oslovit jeho vlastní zájmy a reagovat na jeho potřeby. Z obsahové stránky jsou nejdůležitějšími částmi nabídkového dopisu především správná specifikace nabízeného produktu a jeho vlastností, a cílení, tzn. že takový dopis musí být adresován vždy konkrétnímu zákazníkovi. Dopis však také musí zákazníka přesvědčit, aby si produkt koupil. Součástí přípravy nabídkového dopisu je proto důsledná a správná segmentace trhu.

53


54

6 ŘEŠENÍ PROBLÉMŮ VE VZTAZÍCH SE ZÁKAZNÍKY CÍLE KAPITOLY ŘEŠENÍ PROBLÉMŮ VE VZTAZÍCH SE ZÁKAZNÍKY Po úspěšném a aktivním absolvování této KAPITOLY

Získáte:  informace o tom, jaké problémy při nedodržování sjednaných obchodních podmínek se dají vyřešit pomocí písemného kontaktu.

Získáte

Budete schopni vyhotovit:  dodatečné dispozice, které upřesňují podmínky plnění kupních smluv,  všechny základní písemnosti, které jsou dodavateli a jejich zákazníky používány k řešení problémů vzniklých při nedodržování sjednaných obchodních podmínek (reklamace, urgence i upomínky).

Budete schopni

KLÍČOVÁ SLOVA KAPITOLY ŘEŠENÍ PROBLÉMŮ VE VZTAZÍCH SE ZÁKAZNÍKY Odvolávka, přepravní dispozice, dodací list, faktura, pobídka (urgence), reklamace, upomínka, pokus o smír.

Klíčová slova

RYCHLÝ NÁHLED DO PROBLEMATIKY KAPITOLY ŘEŠENÍ PROBLÉMŮ VE VZTAZÍCH SE ZÁKAZNÍKY Vústěním obchodních jednání mezi dodavateli (prodejci) a odběrateli (jejich zákazníky) je, jak bylo již dříve uvedeno, uzavření platné obchodní nebo kupní smlouvy. V následujícím textu najdete informace o tom, jakým způsobem probíhá upřesňování rámcových podmínek těchto smluv, tedy kterými písemnostmi si obchodní partneři tyto informace sdělují, co je jejich obsahem a jakým způsobem se posílají.

Rychlý náhled

Při běžném naplňování obchodních vztahů – tedy v průběhu jednotlivých dodávek - je pak potřeba zásilky opatřit dalšími písemnostmi a doklady, jako jsou přepravní doklady, dodací list a faktura. Mnohem větší pozornost je však v této kapitole věnována obchodním písemnostem, jejichž úkolem je řešit řadu nesrovnalostí, které vznikají, pokud jeden z partnerů podmínky smlouvy nesplní nebo je určitým způsobem porušuje. Jedná se o pobídky neboli urgence, výtky neboli reklamace a upomínky. Obsahová a stylistická stránka těchto dopisů je pro naplnění jejich obsahu velmi důležitá a jejich význam není zanedbatelný ani z hlediska udržování dlouhodobě dobrých vztahů mezi obchodními partnery. Také jejich marketingová a komunikační role je velmi významná.

6.1 Dodatečné dispozice k obchodním smlouvám V době uzavírání obchodních smluv – zvláště u složitějších obchodů s postupným plněním na více místech – nelze vždy předem stanovit přesně všechny podmínky jejich plnění. Jedná se např. o velikost dílčích dodávek, upřesnění místa dodání produktů, vyjasnění způsobu dopravy

Dispozice ke kupní smlouvě


55

apod. Smluvní strany (prodejci a zákazníci) proto ve smlouvě uvedou, jakým způsobem a v jakém termínu tyto podmínky zpřesní. Děje se tak většinou písemně prostřednictvím odvolávky a přepravní dispozice. 6.1.1 Odvolávka a přepravní dispozice Odvolávka je obchodní dopis, ve kterém se kupující odvolává na uzavřenou objednávku nebo kupní smlouvu, v jejímž rámci stanoví rozsah a lhůty dílčích dodávek pro své organizační jednotky (např. provozovny, sklady apod.). Kromě toho se v odvolávce někdy uvádějí také další požadavky na konečnou úpravu zboží, např. balení.

Odvolávka

Přepravní dispozice je rovněž písemnost, kterou zasílá kupující prodávajícímu. Upřesňuje v ní místo dodání (např. adresy skladů), způsob dopravy a u přepravy po železnici také železniční stanici a způsob dodání zboží (údaj o tom, zda se jedná o kusovou nebo vozovou zásilku). Často se také připojuje požadavek na zaslání návěští.

Přepravní dispozice

V praxi se všechny tyto dodatečné dispozice z úsporných i praktických důvodů spojují do jediné písemnosti, která se označuje jako odvolávka a přepravní dispozice. Odvolávka a přepravní dispozice má zpravidla formu  doporučeného obchodního dopisu nebo  formuláře, který se posílá faxem nebo e-mailem. Stylizace  Tyto písemnosti neobsahují téměř žádné zdvořilostní fráze (s výjimkou pozdravu).  Jedná se prosté sdělení faktických údajů, které musí být přesné, neboť na nich závisí správné odeslání zásilky. Protože se jedná o používání specifické terminologie, jsou zde uvedeny některé způsoby vyjadřování v odvolávkách a přepravních dispozicích: Odvoláváme se na naši poslední objednávku č. 6 ze dne 12. května t. r. a žádáme o dodání … Ve smyslu všeobecných obchodních podmínek doplňujeme naši objednávku č. 16 na listopad t. r. těmito údaji: … Podle kupní smlouvy č. 5 na první čtvrtletí nám obratem dodejte poměrnou část zboží, která připadá na leden. Dodávky oznamujte faxem nebo telefonicky přímo našim skladům, a to nejpozději den před jejich expedicí. Zásilky vypravte jako obyčejné zboží do cílových stanic našich provozoven podle přiloženého rozdělovníku. Pro zboží si přijedeme jako obvykle přímo do Vašeho skladu nejpozději do tří dnů po obdržení Vašeho avíza. Zboží zabalte jako při poslední dodávce do dřevěných beden a zajistěte pro posunu na podlaze vagonu. Připomínáme však, že nedostatečné zabalení minulé zásilky způsobilo značné poškození zboží, takže část byla neprodejná. Příklad je uveden v příloze 6/1.

Forma

Stylizace


56

SAMOSTATNÝ ÚKOL 6/1 - ODVOLÁVKA A PŘEPRAVNÍ DISPOZICE V normalizované úpravě vypracujete odvolávku a přepravní dispozici podle následujících údajů: Společnost s ručením omezeným OSAN, Javorského 7, 600 32 Brno, se odvolává na objednávku č 34/0. potvrzenou od firmy Benefit, a. s., Sladová 13, 186 00 Praha, a požaduje dodat svému skladu ve Slaném (PSČ 274 01), Lidická 5, v měsíci březnu 750 třídílných povlaků na matrace Lada o rozměrech 195 x 95 cm a 900 jednodílných povlaků na matrace Marta o rozměrech 195 x 85 cm. Dodávka se bude přejímat podle technických parametrů stanovených státní normou a podle dříve zalaných vzorků. Další údaje doplňte podle vlastního uvážení. 6.1.2 Návěští zásilky (avízo) Aby při vykládání a uskladňování zboží (zejména u větších zásilek) nedocházelo k časovým prodlevám a ztrátám na majetku, je prodávající povinen včas sdělit kupujícímu, že mu zboží odesílá. Děje se tak prostřednictvím návěští zásilky neboli avíza. Způsob a termín jeho odeslání stanoví všeobecné obchodní podmínky nebo jsou upraveny přímo v kupní smlouvě.

Základní náležitosti avíza jsou:  datum naložení zásilky nebo připravení dodávky k vyzvednutí ve skladu,  místo a způsob dodání (při přepravě po železnici také číslo vagonu),  popis zásilky nebo dodací list.

Návěští zásilky

Náležitosti

Návěští zásilky se posílá jako obchodní dopis, faxem nebo elektronickou poštou. Dodávku zboží lze ohlásit také telefonicky. Pro stylizaci návěští platí stejné zásady jako u odvolávky a přepravní dispozice. Ve formulacích se často používají napři tyto věty či větná spojení: Podle Vaší odvolávky ke kupní smlouvě č. … Vám dnes expedujeme jako vagónovou zásilku … Pro zboží podle Vaší dubnové odvolávky si můžete přijet kdykoli, je už týden připravena k odběru. Potvrzujeme dnešní telefonické avízo o odeslání nástrojů jako obyčejného zboží na adresu Vašeho skladu v … Prosíme, abyste zásilku převzali až po zvážení a za přítomnosti pracovníka železniční stanice určení. Příklad návěští je uveden v příloze 6/2.

SAMOSTATNÝ ÚKOL 6/2 - NÁVĚŠTÍ ZÁSILKY Podle následujících dispozic vypracujte v normalizované úpravě návěští zásilky: Jste zaměstnáni u akciové společnosti Tesla Praha – Holešovice, U zastávky 432, 176 01. Doporučeným dopisem potvrzujete dnešní telefonické návěští obchodnímu domu CENTRAL v Plzni, PSČ 301 00, Hálkova 4, že podle odvolávky k objednávce č. …zasíláte vagonem č. … jako obyčejné zboží celkem 450 krabic žárovek různé výkonnosti a 300 krabic zářivek. Zboží je pečlivě

Stylizace


57

zabaleno a označeno jako křehké. Zákazník má přebírat dodávky za přítomnosti pracovníka ČD, aby v případě poškození krabic bylo možno vyhotovit komerční zápis. Odvolací popř. další údaje zvolte podle vlastního uvážení.

6.2 Písemnosti při plnění kupních smluv Pří plnění obchodních nebo kupních smluv se vyhotovují ještě další písemnosti, které však nemají charakter obchodních dopisů, a proto je zmíníme pouze okrajově. Patří k nim přepravní doklady, dodací list a faktura. Přepravní doklady

Písemnosti při plnění kupních smluv Přepravní doklady

Pokud prodávající využije pro dopravu zásilky zboží služeb veřejného nebo soukromého přepravce (ČD, automobilového přepravce, pošty apod.), musí ještě vyplnit doklady pro přepravu. Jsou to například:   

U přepravy po železnici - nákladní list (pro vozové a kusové zásilky) nebo spěšninový list (pro zásilky, které se přepravují v zavazadlových vozech osobních vlaků), u přepravy poštou – poštovní průvodka, u automobilové přepravy – přepravní list.

Dodací list

Dodací list

je písemnost, která slouží odběrateli ke kontrole úplnost dodávky. Je to seznam zaslaného zboží a jeho množství (popř. seznam provedených prací). Kromě toho obsahuje číslo kupní smlouvy nebo odvolávky k ní, datum vyskladnění zboží a datum odeslání dodacího listu kupujícímu. Dodací list (DL) se vyhotovuje zpravidla jako formulář a posílá se nejčastěji přímo se zbožím (nalepením ve vagonu nebo umístěním v přepravním obalu), jako příloha nákladního nebo přepravního listu, nebo jako samostatná písemnost. Jeho kopie se často přikládá k faktuře. Faktura

Faktura

je účetní doklad, který slouží jako podklad k zaplacení. Vystavuje ji dodavatel v předepsané formě (např. na jednotném tiskopisu nebo vyhotoveném formuláři), musí obsahovat všechny základní náležitosti a posílá se zpravidla poštou. Příklady jsou uvedeny v přílohách 6/3 a 6/4.

6.3 Řešení problémů s dodavateli a zákazníky Obchodní styk mezi dodavateli a jejich zákazníky neprobíhá vždy bez problémů. Často porušují své smluvní povinnosti jak prodávající, tak kupující. Oprávněná smluvní strana může v takových případech buď od smlouvy odstoupit, nebo požadovat dodatečné správné plnění sjednaného závazku.

Řešení problémů s dodavate li a zákazníky

Povinnosti prodávajícího

Povinnosti prodávajícího

Při plnění obchodních smluv je prodávající (dodavatel) povinen:


58

1. Dodat zboží kupujícímu v dohodnutém termínu a předat mu doklady, které se k tomuto zboží vztahují (např. dodací list). Pokud tuto povinnost nesplní, má kupující právo prodávajícího pobídnout neboli urgovat, aby zboží nebo doklady dodal. Píše mu tedy pobídku neboli urgenci. 2. Dodat zboží ve sjednaném množství, jakosti a provedení, zabalit zboží a opatřit ho pro přepravu tak, aby se nepoškodilo. V případě, že prodávající tyto podmínky nedodrží, má kupující právo uplatnit reklamaci. Povinnosti kupujícího

Povinnosti kupujícího

Odběratel (kupující) je povinen zboží odebrat a zaplatit dohodnutou cenu ve sjednaném termínu. Pokud je s placením v prodlení, posílá mu dodavatel (prodávající) upomínku. Uvedené písemnosti se vyhotovují často jako formuláře. Mnohem vyšší účinnosti se ovšem dosáhne individuálním dopisem. Jejich stylizace je zdvořilá (nikdy by se neměly psát v rozčilení), ale důrazná. Posílají se vždy doporučeně. Druhá smluvní strana by na mě měla odpovědět co nejdříve, a to i v případě, že se domnívá, že smlouvu neporušila.

Forma a stylizace

6.3.1 Pobídka (urgence) Pobídka (urgence) je obchodní písemnost, ve které odběratel (kupující) upozorňuje dodavatele (prodávajícího), že je s dodávkou zboží v prodlení. Méně často urguje prodávající kupujícího, že dosud neposlal objednávku, nevyzvedl si připravené zboží apod.

Urgence

Obsah urgence:  úvod – zdvořilostní fráze, např. zmínka o dosavadní dobré spolupráci,  důvod nespokojenosti – jaké zboží a podle které (číslo) smlouvy, objednávky či odvolávky nebylo včas dodáno, problémy, které kupujícímu z prodlení vznikly,  žádost o rychlé plnění – stanovení termínu,  upozornění na případné sankce (penále z prodlení, odstoupení od smlouvy v případě, že jde o její podstatné porušení),  závěr – např. optimistické přesvědčení, že v budoucnu k prodlení s dodáním zboží už nedojde.

Obsah

V urgencích se objevují často např. tyto stylistické formulace: Dosud nikdy jsme neměli důvod stěžovat si na Vaše prodlení s dodávkami zboží. Spoléhali jsme na Vaši dosavadní stoprocentní včasnost při plnění objednávek. Jen velmi neradi Vám připomínáme, že jste nám již před několika dny měli dodat … K našemu zklamání jsme zjistili, že jste nám dosud podle kupní smlouvy č. … nedodali . Nepravidelným zásobováním způsobujete naší firmě jen obtížně řešitelní problémy v zabezpečení plynulosti výroby. Jsme přesvědčeni, že se jednalo pouze o ojedinělý případ nedodržení dodací lhůty a že k němu už příště nedojde. Pozdními dodávkami ztrácíme důvěru našich zákazníků, a proto věříme, že další objednávky vyřídíte opět včas.

Stylizace


Na oprávněnou urgenci musí dodavatel odpovědět hned. Jde o udržení dobrých obchodních vztahů, proto je dobré, aby urgovaná strana v odpovědi uvedla:  omluvu,  vysvětlila důvody zdržení,  stanovila lhůtu vyřízení a  ujistila svého partnera o spolehlivosti při plnění příštích dodávek. Je možno použít např. tyto způsoby vyjádření:

59 Odpověď na urgenci

Stylizace

Velmi nás mrzí, že jsme Vám pozdní zásilkou … způsobili potíže ve výrobě … Omlouváme se Vám, že jsme nemohli včas poslat naše pracovníky na sjednanou opravu Vaší budovy. Dovolte, abychom se omluvili za zdržení naší minulé zásilky … podle kupní smlouvy č. … Vaše stížnost na opoždění zásilky je oprávněná, a proto ihned dáváme příkaz k expedici. Pevně věříme, že k takové nemilé situaci při plnění kupní smlouvy z naší strany již nedojde. Přijměte prosím naši omluvu, a protože nám jde o dobré jméno firmy, zasíláme Vám urgovanou zásilku ihned. Příklady urgence a odpovědi na ni jsou uvedeny v přílohách 6/5 a 6/6.

SAMOSTATNÝ ÚKOL 6/3 - RGENCE Nastylizujte a vyhotovte v normalizované úpravě formou individuálních obchodních dopisů urgenci a odpověď na ni. Údaje o firmách, zboží a důvodech prodlení zvolte podle vlastního uvážení nebo na základě konkrétního případu z praxe. 6.3.2 Reklamace (výtka) Reklamace neboli výtka je obchodní dopis, který posílá odběratel dodavateli v případě, že mu dodá zboží (provede práce) v rozporu s uzavřenou obchodní smlouvu. Jejím předmětem bývá nejčastěji jiný druh zboží než sjednaný, jiné množství, kvalita nebo provedení, vadné nebo poškozené zboží, jiné balení, neoznačené zboží apod.

Reklamace

Reklamaci je třeba uplatnit ihned po zjištění závady. Podkladem k jejímu napsání jsou různé zápisy o vadách, komerční zápisy Českých drah, fotografie, vzorky a další, které se pak jmenovitě uvedou jako přílohy. Pro různorodost důvodů se reklamace zpravidla píšou jako individuální obchodní dopisy. Obsah reklamace:  zdvořilostní úvod,  důvod nespokojenosti – přesný popis závad a odvolání na příslušné doklady (kupní smlouvu, přepravní doklad, dodací list),  návrh řešení podle druhu závady (např. dodání náhradního zboží, dodání chybějícího zboží, odstranění vad opravou, slevu z ceny, …),  závěr – opět zdvořilý, optimistický,  přílohy.

Obsah


60

V případě oprávněné reklamace má kupující (odběratel) nárok na náhradu skutečné škody, ušlého zisku a nákladů v důsledku škodní události, resp. na smluvní pokutu. V závažných případech může kupující také od smlouvy odstoupit. V reklamacích se často objevují např. tyto formulace:

Stylizace

Opravdu neradi Vám oznamujeme, že jsem při kontrole poslední zásilky … zjistili tyto závady: Věříme, že jste nám jenom nedopatřením zaslali zboží jiné jakostní třídy, než jsme sjednali kupní smlouvou č. … S Vašimi dodávkami nikdy nebyly potíže, takže si neumíme vysvětlit, přoč jste poslední zásilku zabalili tak ledabyle. Při kvalitativní přejímce jsme zjistili, že několik dodaných přístrojů neodpovídá naší objednávce č. … Jakost minulé dodávky Vašeho zboží nesouhlasí se zaslanými vzorky a rovněž neodpovídá platné technické normě. Věříme, že příště budete věnovat expedici svých dodávek větší péči, abychom s Vámi byli opět spokojeni. Přikládáme komerční zápis ČD, který potvrdil pracovník železniční stanice po otevření vagonu a kontrole jeho obsahu. Na reklamaci je třeba odpovědět vždy. V případě, že ji prodávající uzná jako oprávněnou, zpravidla uvádí:  omluvu,  reakci na návrh řešení,  ujištění o další dobré spolupráci.

Odpověď na reklamaci

Pokud se prodávající necítí vinen, vysvětlí, proč reklamaci nemůže přijmout. Reklamační spory pak bývají často velmi problematické a končí u obchodních soudů. Možné způsoby vyjádření jsou např. tyto: Vaši reklamaci plně uznáváme a nekvalitní textilie Vám pochopitelně ihned vyměníme za nové. Mrzí nás, že jsme Vám způsobili tolik problémů, a proto souhlasíme s poskytnutím požadované slevy. Velice litujeme, že jste s našimi opravárenskými pracemi nebyli zcela spokojeni. Chceme Vás ujistit, že příště už ke stížnostem na naše dodávky … nebudete mít důvod. Nemáme v úmyslu ztrácet své dlouholeté zákazníky, proto přistupujeme na Váš návrh, jak vzniklou škodu vypořádat. Pokud závady nepopíšete podrobněji a nepošlete vzorky vadného zboží, nemůžeme Vaši výtku přijmout. Není nám to příjemné, ale ani při nejlepší vůli nemůžeme Vaši reklamaci sportovního nářadí uznat za oprávněnou. Příklady reklamace a odpovědi na ni najdete v přílohách 6/7 a 6/8.

SAMOSTATNÝ ÚKOL 6/4 - REKLAMACE Zvolte pokud možno konkrétní příklad z praxe firmy, kterou znáte, nebo z osobního života

Stylizace


61

a vyhotovte v normalizované úpravě reklamaci a odpověď na ni formou individuálního obchodního dopisu. Všechny potřebné údaje doplňte podle vlastního uvážení. 6.3.3 Upomínka Odběratel (kupující) je povinen za dodávku zaplatit dohodnutou cenu ve sjednaném termínu – tedy uhradit fakturu do konce lhůty její splatnosti. Pokud je s platbou v prodlení, je nutno ji upomínat.

Upomínka

Celkem je možno napsat a poslat tři upomínky. Zejména první upomínka se často posílá jen jako vyplněný formulář. Větší váhu však mají upomínky psané individuálně. Věřitel má zájem upomínat dlužníka co nejdříve. Nejpozději však musí svůj nárok uplatnit do čtyř let od jeho splatnosti. což je podle ustanovení.obchodního zákoníku obecná promlčecí doba. První upomínka

První upomínka

Protože každá firma může mít občas finanční potíže nebo její pracovníci opomenou fakturu včas uhradit, je dobré první upomínku stylizovat velmi opatrně. Opomenutou úhradu faktury je možno také připomenout v dopise s jiným obsahem, zasláním pouhé kopie faktury nebo žádostí o souhlas se zůstatkem. Základní náležitosti klasické první upomínky jsou:  údaj o splnění smlouvy prodávajícím,  číslo, částka a datum splatnosti faktury,  určení nového termínu splatnosti,  omluva pro případ, že kupující fakturu již uhradil. Některé možné způsoby vyjadřování v první upomínce:

Stylizace

Naši poslední zásilku hraček jste přijali bez námitek, avšak do dnešního dne jste ji neuhradili. Jistě jen nedopatřením jste nám zatím nezaplatili za údržbářské práce v … Při kontrole účetnictví jsme zjistili, že jste nám dosud nezaplatili dodávku zboží podle faktury č. … Ověřte prosím, zda jste při úhradě faktury č. … nepřevedli částku na nesprávný účet. Věříme, že naši pohledávku za minulou dodávku uhradíte obratem, nejpozději však do pěti dnů. Částku faktury i s tříprocentním úrokem z prodlení uhraďte co nejdříve na náš účet u pobočky … banky … Druhá upomínka

Druhá upomínka

se posílá v případě, že dlužník fakturovanou částku neuhradil ani v dodatečném termínu. Bývá stylizována již bez zdvořilostních frází. Poslední upomínka – pokus o smír

Pokus o smír

Pokud je věřitel (prodávající) při vymáhání pohledávky neúspěšný, předá celou záležitost obchodnímu soudu. Před tím však musí ještě poslat poslední upomínku, označit ji jako pokus o smír a poslat ji doporučeně s doručenkou. Stylizace poslední upomínky musí být velmi precizní a obezřetná, proto ji často sestavuje práv-

Stylizace


62

ník. V odpovědi na upomínky je třeba uvést:  v případě že kupující fakturu uhradil, se uvede den platby a číslo bankovního účtu prodávajícího,  v případě že nezaplatil, se uvedou důvody a požádá se o novou lhůtu splatnosti nebo se oznámí, že se ihned dlužná částka zaplatí. Příklady upomínek jsou v přílohách 6/9 a 6/10.

SAMOSTATNÝ ÚKOL 6/5 - UPOMÍNKA Podle následujících dispozic nastylizujte a vypracujte formou individuálního obchodního dopisu upomínku a odpověď na ni: Akciová společnost BOTEX, 760 10 Zlín, Baťovo náměstí 12, upomíná obchodní dům KOTVA, spol s r. o., 110 54 Praha 1, Náměstí republiky 6, o úhradu faktury za dodávku 500 kusů dámské letní vycházkové obuvi, která byl splatná již před 10 dny. Zákazník má zaplatit nejpozději do týdne, jinak bude věřitel požadovat navíc úroky z prodlení. Upomínku podepíše vedoucí účtárny. Obchodní dům KOTVA se za nedodržení lhůty splatnosti omluví (bylo způsobeno přechodným nedostatkem peněžních prostředků na bankovním účtu). Do týdne svůj dluh určitě vyrovná a doufá, že tato nepříjemná záležitost nebude mít vliv na budoucí spolupráci. SHRNUTÍ KAPITOLY ŘEŠENÍ PROBLÉMŮ VE VZTAZÍCH SE ZÁKAZNÍKY



 

 

 

Pokud nejsou v obchodní nebo kupní smlouvě stanoveny všechny podmínky dodávek, mohou být zákazníkem upřesněny v odvolávce a přepravní dispozici. Zákazník může rovněž požadovat, aby mu dodavatel příchod zásilky předem ohlásil tzv. návěštím zásilky neboli avízem. Při plnění smluv doprovázejí jednotlivé dodávky přepravní doklady, ke kontrole jejich obsahu slouží dodací list a podkladem k úhradě zboží je faktura. Obchodní styk mezi dodavateli a jejich zákazníky v praxi neprobíhá vždy bez problémů. Často porušují své smluvní povinnosti jak prodávající, tak kupující. Pokud se tak stane, je potřeba tyto problémy vyřešit a vůči svému partnerovi uplatnit pobídku, výtku nebo upomínku. Pobídka (urgence) je obchodní písemnost, ve které odběratel (kupující) upozorňuje dodavatele (prodávajícího), že je s dodávkou zboží v prodlení. Reklamaci neboli výtku posílá odběratel dodavateli v případě, že dodá zboží v rozporu s uzavřenou obchodní smlouvu. Jejím předmětem bývá nejčastěji jiný druh zboží než sjednaný, jiné množství, kvalita nebo provedení, vadné nebo poškozené zboží, jiné balení, neoznačení zboží apod. Pokud je odběratel s platbou v prodlení (tzn. neuhradil fakturu do konce lhůty její splatnosti), je nutno ji upomínat. Je možno poslat tři upomínky, poslední je označována jako pokus o smír. Uvedené písemnosti se vyhotovují často jako formuláře. Mnohem vyšší účinnosti se ovšem dosáhne individuálními dopisy. Jejich stylizace je zdvořilá (nikdy by se neměly psát v rozčilení), ale důrazná. Posílají se vždy doporučeně. Druhá smluvní strana by na mě měla odpovědět co nejdříve a to i v případě, že se domnívá, že smlouvu neporušila.

Odpověď na upomínku


63

7 TVORBA REKLAMNÍCH TEXTŮ CÍLE KAPITOLY TVORBA REKLAMNÍCH TEXTŮ Po úspěšném a aktivním absolvování této KAPITOLY Budete umět:  vymezit a charakterizovat dobrý reklamní text a jeho základní poslání.

Budete umět

Získáte:  informace o tom, co by měl dobrý reklamní text respektovat a čeho by se měl vyvarovat,  znalosti, jak vytvořit slogan a titulek reklamního textu,  poznatky o základních reklamních tiskovinách jako jsou leták, prospekt a inzerát.

Získáte

Budete schopni:  samostatně vytvořit jednoduchý leták a inzerát.

Budete schopni

KLÍČOVÁ SLOVA KAPITOLY TVORBA REKLAMNÍCH TEXTŮ Reklamní text, AIDA, slogan, titulek (headline), leták, prospekt, katalog, účelové tiskoviny, inzerát.

Klíčová slova

RYCHLÝ NÁHLED DO PROBLEMATIKY KAPITOLY TVORBA REKLAMNÍCH TEXTŮ Reklama (reklamní text) je jedním z nástrojů marketingové komunikace, která může pomoci při prodeji produktu. Něco vědět o tvorbě a užití reklamního textu by proto měli vědět nejen profesionální textaři ve velkých reklamních agenturách, ale každý, kdo prostřednictvím písemností vstupuje do kontaktu se svými zákazníky, tedy i pracovník obchodního či marketingového oddělení, stejně tak jako drobný podnikatel, živnostník, ale také pracovníci neziskových organizací, zaměstnanci z oblasti marketingu měst a obcí atd. Proto se v následující kapitole těchto studijních opor seznámíte se základními a podstatnými skutečnostmi, které je třeba znát k sestavení účinného reklamního textu zejm. pro inzeráty a letáky, které patří k nejrozšířenějším a zároveň velmi účinným nástrojům marketingové komunikace. V textu je objasněno, co má dobrý reklamní text zachovávat a čeho se má vyvarovat, co je to slogan a jak ho vytvořit a jaký význam má v reklamním textu titulek. Seznámíte se rovněž s charakteristikou základních reklamních tiskovin, kterými jsou především leták a inzerát, a to takovým způsobem, abyste byli sami schopni tyto jednoduché tiskoviny vytvořit.

7.1 Vlastnosti a zásady tvorby dobrého reklamního textu Každý rok se u nás vyprodukují tisíce nejrůznějších reklamních prostředků jako jsou reklamní tiskoviny nebo inzeráty masově šířené po televizních a rozhlasových vlnách a počítačových sí-

Rychlý náhled


64

tích nebo vhazované do schránek spotřebitelů. Naprostá většina z nich potřebuje k vyjádření svého poselství slovo. Reklamní texty mají svůj nezaměnitelný styl, výběr jazykových prostředků, syntax. Některé čtenáře rozčilují svou agresivitou, jiné se jim zdají hloupé, nudné nebo naopak zajímavé a překvapující. Psaní reklamních textů však není ani umění, ani zábava. Je to účelová disciplina, která má v prvé řadě za úkol napomoci prodeji daného produktu. Dobrý reklamní text tedy slouží komerčním účelům a pokud to nedělá, neplní svůj hlavní účel. Měl by však být také zároveň literárně poctivý, zábavný a nápaditý. To jsou velmi náročné požadavky, kterým jistě amatérský tvůrce nemůže zcela vyhovět. Je však možné, aby každý, kdo chce napsat a vytvořit jednoduchý leták, prospekt nebo inzerát, znal základní zásady tvorby těchto textů a snažil se je respektovat. 7.1.1 Co by měl reklamní text zachovávat 

Respektovat zadání, tedy účel, kterému slouží.



Respektovat cílovou skupinu Text je psán pro spotřebitele, zákazníka. Musíme tedy volit takové jazykové prostředky a takový styl, které odpovídají cílové skupině. Text musí potenciálního zákazníka přesvědčit a aktivizovat k nákupu.



Být srozumitelný To je velmi důležité. Pokud příjemce textu nebude rozumět, je zbytečné se snažit o něčem ho přesvědčovat. Pište proto jednoduchá souvětí a používejte výrazů, které cílová skupina bezpečně zná. V reklamním textu nejde o přesnost vyjádření, ale o srozumitelnost a přesvědčivost. I složitá myšlenka se dá vyjádřit jednoduchými prostředky.



Být stručný a lapidární Neuděláte chybu, když použijete heslovitého vyjádření, reklamní sdělení musí být navenek jednoduché, stručné a přímočaré. Reklamní tvorba je totiž umění zkratky.



Argument Úkolem reklamního textu je přesvědčovat a vést k nákupnímu rozhodnutí. Musí proto mít něco, nějakou informaci, apel, symbol, který na příjemce zapůsobí – argument. Argument formou textu sděluje, jaká je skutečná hodnota produktu pro spotřebitele, v čem je jedinečný. Jediný produkt lze propagovat pomocí různých argumentů, pokud se obracíme k různým cílovým skupinám. Argument je nejdůležitější informace o produktu, ta, která rozhodne, že si zákazník produkt nakonec koupí.



Poutavost, nápaditost, originalita Základním úkolem originálního nápadu je upoutat a udržet pozornost příjemce. Rada jak dostat dobrý nápad však neexistuje. Důležité je, aby reklamní text byl originální, původní a nekopíroval módní vzory.

Reklamní texty


65



Jazyková čistota, literární úroveň V reklamních textech nesmí být pravopisné ani stylistické chyby. Pište srozumitelným, ale čistým a krásným jazykem. Pokud použijete nespisovného výrazu, musí být jasné, že jde o záměr, nikoliv neznalost (stejně jako v krásné literatuře) – porušovat pravidla může jen ten, kdo je dokonale zná a pouze výjimečně!



Pravdivost, slušnost, čestnost Pravdivost. Reklamní text může přehánět, ale vždy musí být jasné, kdy a v čem přehání. Nikdy si však nesmí dovolit uvádět nepravdivé informace. Můžete napsat, že Vaše kozí mléko vyčistí organismus silou vodopádu, ale nesmíte si dovolit formulaci: „Naše kozí mléko odstraní z Vašeho organismu 25,7 % cholesterolu za 5 hodin.“ To byste museli dokázat. Slušnost znamená respektování norem, které vycházejí z tradičního chápání některých věcí v daném kulturně historickém teritoriu. Opatrnosti je třeba v oblasti nahoty, sexu, nemoci a smrti, v náboženských a rasových otázkách. Čestnost se týká především vztahu ke konkurenci – nepomlouvejte, nepište „jsme lepší, než oni“ apod. 7.1.2 Čeho se musí reklamní text vyvarovat



Nekritické přenášení postupů z jiných jazykových oblastí Není dobré napodobovat cizí vzory, používat doslovné překlady z americké angličtiny, výrazy a formulace, které by Čech nikdy nepoužil apod.



Nabubřelost a přehnané superlativy Vše v reklamním textu nemusí být „skvělé, super, bomba, jednička, bezkonkurenční, nejlevnější“ apod. Češi bývají k vychloubání nedůvěřiví, od reklamy spíše očekávají pravdivou informaci o produktu. Kromě toho uvedené formulace nic konkrétního neříkají.



Zbytečné imperativy Reklamní text má právo k něčemu nabádat, je to jeho poslání. Neměl by však obsahovat imperativy zbytečné a přehnané. Musíte umět upozornit, ale neobtěžovat. Příklady vhodných formulací: „Zkuste a uvidíte.“ „Zapamatujte si tyto informace:“ V případě časově omezené nabídky – „Rozhodněte se včas!“ Nevhodné formulace: „Zavolejte ihned a objednejte si!“ „To musíte mít!“ „Neváhejte!“ 7.1.3 AIDA

Aby byl reklamní test úspěšný, měl by účinkovat podle známého modelu stupňovitého působení propagace - AIDA: A I D A

ATENTION INTEREST DESIRE ACTION

VZBUZENÍ POZORNOSTI VYVOLÁNÍ ZÁJMU VYTVOŘENÍ TOUHY DOVEDEN Í K ČINNOSTI




Prvním a nezbytným předpokladem úspěchu je upoutat pozornost. Poutač pozornosti by se neměl přehnat, upoutávka by se neměla v textu stát samoúčelem!



Vzbudit zájem znamená, že si příjemce uvědomí, že se mu něco sděluje a sám se začíná o informaci zajímat.



Pro vytvoření touhy se v reklamních textech většinou kombinují racionální argumenty a emociální apely v závislosti na charakteru produktu a složení cílových skupin.



Cíl reklamního sdělení je završen tím, že si zákazník produkt koupí.

Při psaní reklamních textů je třeba uvědomit si všechny etapy AIDY. Jeden reklamní prostředek však většinou nemůže všechny tyto nároky splnit, proto se realizují reklamní kampaně. 7.1.4 Slogan Slogan je heslo s reklamním nábojem. - bývá považován za nejvýraznější a nejefektivnější útvar reklamního textu, - je jedním z prvků corporate designu, - jeho úkolem je systematicky, všestranně a dlouhodobě připomínat jméno firmy nebo předmět její nabídky – tedy připomínat, nabízet a prodávat. Dobrý slogan by měl vyhovovat následujícím charakteristikám: 

Originalita. Slogan by měl být unikátní a svázán pouze s firmou, pro kterou byl vytvořen. Vykutálená čokoláda (Fidorka) Každoroční bestseller (Zlaté stránky)



Konkrétní obsah. Slogan není rozsáhlý útvar, ale je velmi stručný. Může proto: - připomínat firmu (výrobek, službu) nebo - uvádět nějaký argument – důvod, proč by ji lidé měli podržet v hlavě. Baťa obouvá svět Střecha na celý život (Bramac) Nakupujte hypervýhodně (Hypernova) Vlakem. Příroda Vám poděkuje (ČD)



Zajímavost, poutavost vyjádření. Způsobů jak zaujmout je mnoho – neobvyklé vyjádření, málo frekventovaná slova, zajímavá slovní spojení, šokující tvrzení, vtip, nadsázka apod. Aby Váš motor skvěle šel! (Shell) Doba kamenná už dávno skončila (plastová zatravňovaní dlažba Golem)



Lapidárnost. Lapidárností rozumíme fakt, že se ve sloganu nevyskytují žádá prázdná, nic neříkající slova. Slogan je údernější a lépe se vštípí do paměti. Pečení je radost. Hera je pečení. (Hera) Když máte co říct… (Eurotel) Ani kapka nazmar. (těsnění Polanka)



Srozumitelnost. Slogan by neměl být pro nikoho rébusem. Může přimět čtenáře ke krátké-

66


67

mu přemýšlení, nikoli luštění. Delvita použila obrázek lva, přes který byl napsán slogan –NĚ Čtenář sám přišel na celé znění – LEVNĚ 

Vyvolání šoku, dvojsmyslnost. Obojí slogan může, ale nemusí. Záleží na tom, co takový slogan vyvolá – pobaví nebo znechutí a urazí. Proto je třeba být v těchto případech velmi opatrný! Kdo nečte Blesk, ví kulový… Vychutnej svého Kozla Ty naše kozičky český 7.1.5 Titulek v reklamním textu

Naše pozornost je selektivní – některé podněty vystupují do popředí, jiných si nevšímáme. V psaných a tištěných informacích bývá k dispozici užitečný pomocník – titulek (headline). Reklamní texty by proto měly mít svůj titulek – platí to především pro inzeráty, letáky, prospekty a podobné tiskoviny. Význam titulku. Titulek: -

Titulek

Význam titulku

často rozhoduje o tom, zda si příjemce přečte i další text, uvádí a předznamenává další text, čtenář si ho nemusí pamatovat, ale měl by si ho všimnout, pokud přináší poutavou informaci, může obsahovat i více slov.

Postup tvorby titulku. Při tvorbě titulku: -

Použijte argument. Argument představuje informaci zformulovanou tak, aby přesvědčila. Může se však stát, že předmět nabídky je tak složitý, že není možné jednoznačný argument vytvořit.

-

Buďte originální. Titulek upoutá pozornost tím, že se liší od svého okolí. Lišit se může jak svým obsahem, tak formou.

-

Vzbuďte zvědavost. Není třeba klást otázky, většinou bývají hloupé, vnucují se, lezou do soukromí apod. Některé otázky jsou však velmi dobré. Ne: „Víte, co vám doma chybí?“ Ano: „Už jste někdy viděli plešatou ovci?“

-

Délka titulku není podstatná. Požadavek na stručnost není zásadní, příliš dlouhý titulek však může způsobit, že od čtení odradí.

-

Zkuste čtenáře přímo oslovit. Reklamní text je vždy určen určité cílové skupině. Oslovte tuto skupinu jasně, ale slušně, vtipně a originálně, ale korektně.

-

Titulek působí společně s obrázkem. Tematické spojení titulku obrázkem poutavost reklamního sdělení zvyšuje. Jsou možné 2 způsoby: - titulek může vysvětlovat obrázek (pozor na „polopatismus“!),

Tvorba titulku




68

titulek může být zdánlivě o něčem jiném a u čtenáře tak vzbuzuje zvědavost, jak to vlastně je (je to obtížnější přístup).

Titulkem může být i slogan nebo název firmy. Slogan se může stát titulkem např. při zavádění produktu na trh, jinak to není příliš vhodné. Název firmy v titulku jednoznačně orientuje čtenáře na předmět nabídky hned od začátku – stává se poutačem i argumentem zároveň. Platí to však jen u známých a dobře zavedených firem!

7.2 Základní reklamní tiskoviny Většina reklamních tiskovin je zaměřena za informace o produktu, méně na vytváření image značky.

Reklamní tiskoviny

7.2.1 Leták Leták je jednoduchý reklamní prostředek, jeho úkolem je vzbudit pozornost a vyvolat zájem o produkt, používá jednoduchý text i grafiku, měl by však svým sdělením zaujmout na první pohled, jinak skončí pravděpodobně v nejbližším koši.

Leták

Leták plní úkoly prvních dvou etap AIDY. Základní náležitosti letáku jsou:     

Náležitosti

Výrazný titulek. Na první pohled by mělo být jasné, co leták nabízí, tedy o jaký produkt jde.(Produkt může být jmenován v titulku nebo zvýrazněn kdekoli jinde v textu.) Přehledný a výrazně členěný text (např. heslovité vyjadřování). Kontaktní údaje, tj. adresa, telefon, fax, e-mail, předtištěn může být i objednávkový kupon. Důležité věci zvýraznit grafickou úpravou, např. název produktu, jeho vlastnosti, výhody pro spotřebitele, kde lze produkt koupit …

Ne: KDE NÁS NAJDETE? Na veletrhu…….. Raději: Kde nás najdete? NA VELETRHU ……. Ještě lepší: Těšíme se na Vás NA VELETRHU…… 7.2.2 Prospekt, katalog a další tiskoviny Prospekt podává informace většinou o jednom produktu, je to tiskovina náročnější (technicky i finančně) než leták. Jeho úkolem je podat vyčerpávající informace o konkrétním produktu a vést potenciálního zákazníka k nákupnímu rozhodnutí. Zákazník už většinou o produktu ví a v prospektu vyhledává další informace.

Prospekt

Prospekt plní funkce druhé poloviny AIDY Základní náležitosti prospektu můžeme vymezit následujícím způsobem: 

Poskytuje komplexní a vyčerpávající informace o produktu. Zákazník hledá v prospektu odpovědi na své otázky týkající se produktu, tyto otázky tedy musíme předpokládat a v textu

Náležitosti


69

formulovat odpovědi. Odpověď musí být současně argumentem pro nákup – prostý popis produktu nestačí, je třeba zdůvodnit, proč si ho má zákazník koupit, jaké výhody mu přinese, jaké problémy mu pomůže vyřešit,… 

Jeho text má být věcný, střízlivý, informativní. Někdy není na škodu použít odlehčující prvek – bonmot, vtipnou poznámku, příklad apod.



Důležitá je také spolupráce s grafikem, který doplní text obrázky, kresbami a zajímavým grafickým řešením.

Mezi další podobné reklamní tiskoviny patří také katalog .

Katalog

Katalog podává stručné informace o celém sortimentu produktů a slouží zájemci k vyhledávání informací. Jeho úkolem je umožnit zákazníkovi orientaci v nabídce a usnadnit mu výběr produktu, text je věcný a popisný, musí obsahovat základní údaje o produktech. Reklamní význam mají i tzv. účelové tiskoviny.

Účelové tiskoviny

Jsou to tiskoviny, které kromě své funkce reklamní plní ještě funkce jiné. Patří k nim např. firemní kalendáře, vstupenky, drobné tiskoviny v pohostinských zařízeních, školní pomůcky, … Reklamní sdělení na těchto tiskovinách však nesmí být na úkor jejich hlavní funkce, většinou se proto omezuje na název firmy a firemní slogan. Příklady letáků, katalogů, prospektů a dalších reklamních tiskovin z praxe prostudujte a konfrontujte s teoretickými poznatky. 7.2.3 Inzerát Inzerát patří k reklamním evergreenům, je jedním z nejvýznamnějších, nejužívanějších a nejúčinnějších způsobů ovlivňování zákazníka.

Inzerát

Inzerát má jako reklamní text několik podstatných výhod: - je trvalý v čase (čtenář se k textu může kdykoli vrátit, vyhledat informace, celý inzerát si vystřihnout apod.), - může poskytnout relativně velké množství informací, - udržuje kontakt se zákazníkem prostřednictvím uvedených adres, telefonních čísel, kupónů apod., - je možno ho přesně zacílit na konkrétní cílovou skupinu prostřednictvím výběru vhodného média a - je relativně cenově dostupný.

Výhody inzerátu

Pro psaní textu inzerátu platí všechna obecná pravidla pro tvorbu reklamního textu, k nim pak ještě přistupují některá další doporučení:

Pravidla pro psaní inzerátu

-

Z nejvýznamnějších vlastností nabízeného produktu vytvořte argumenty, jeden argument zvolte jako hlavní, pište srozumitelně, jasně, přesvědčivě, respektujte způsob uvažování, zájmy, přání, potřeby nebo problémy cílových skupin, přizpůsobte inzerát charakteru a stylu konkrétního média.


Text inzerátu má čtyři základní části:

70

Text inzerátu

1. Titulek, který by měl přinést konkrétní informaci o produktu ve formě argumentu. Může být vtipný, nápaditý. 2. Hlavní text. U nás jsou oblíbenější inzeráty se stručnějším textem, často ve formě hesel s odrážkami (není to však podmínkou). Množství textu je ovlivněno typem reklamního sdělení – při zavádění produktu je potřeba sdělit poměrně mnoho informací, minimum textu je v inzerátech obrazových. Většinou je obsahem textu nabídka produktů a připomínka značky. 3. Závěr inzerátu je poslední informace, kterou čtenář dostává a která mu nejčastěji utkví v paměti. Proto je užitečné uvést v něm to nejpodstatnější, hlavní argument nebo reklamní výzvu, často se objevuje firemní slogan. 4. Kontaktní údaje jako jsou např. adresa, telefon, fax, e-mail, www adresa apod. Na závěr je vhodné uvést, jaké základní typy inzerátů jsou nejčastější. Jsou to: Inzeráty s převahou obrazu nad textem, které jsou určeny především k propagaci značky. Věcné informace o produktu jsou v nich potlačeny ve prospěch vizuální atraktivnosti, hodí se do obrázkových časopisů. Inzeráty s převahou textu nad obrazem přinášejí větší množství informací o produktu, bývají racionálnější, popisnější, někdy však málo vizuálně výrazné (to nemusí vadit), umisťují se do denního tisku a odborných časopisů. Příklady inzerátů vyhledejte v novinách či časopisech a podrobně je prostudujte.

SAMOSTATNÝ SOUHRNNÝ ÚKOL 7 - REKLAMNÍ TEXTY Popis situace: Pan Hovorka bydlí s rodinou v ekologicky nezasaženém prostředí (např.. na Šumavě nebo Českomoravské vrchovině apod.). Hovorkovi chovají kozy, pijí jejich mléko, aby byli zdraví a kupodivu skutečně jsou. Kromě toho mají spoustu elánu a jsou podnikaví, proto se rozhodli chovat více koz a nabídnout jejich mléko a výrobky z něj na trh. Výrobky značky HOVORKA tedy jistě ocení a budou kupovat například: -

-

pan Dvořák, podnikatel z Prahy, který se od lékaře dověděl překvapivou novinu, totiž že není dobré se živit pouze doutníky, koňakem a kávou, slečna Ivana, která má problémy s akné a věří, že konzumace produktů z kozího mléka by jí mohla pomoci, jak jí poradila kamarádka Monika, která to přece musí vědět, protože jí to řekla její přítelkyně Věra, (oba typy zákazníka patří k těm, kteří by byli ochotni zaplatit za produkty i poněkud vyšší cenu, protože příslib benefitu je velmi silný), maminky dětí, které pro své ratolesti chtějí to nejlepší, zvláště proto, že zatím mají v oblibě především čokoládu, hamburgery a hranolky s majonézou.

Typy inzerátů


Produkt je tedy potenciálně prodejný, má svého spotřebitele i vykalkulovanou cenu. Je nastartována i komunikace se zákazníkem – působivý argument a silné symboly pro svůj nový, zajímavý produkt: příroda, blahodárný účinek na lidský organismus, záběry zelených luk, kůzlátka,… Nepůjde ovšem jen o to, prodat pár kozích sýrů nebo jiných produktů, ale především prosadit na trhu novou českou značku. Firma HOVORKA bude jistě produkovat několik výrobků, můžete si zvolit jakýkoliv z nich, např. kozí sýr. Úkoly: 1. Vymyslete název sýra z kozího mléka (popř. jiného zvoleného produktu). Bude to např. typ tvarohového sýra, bude v hezké krabičce z dřevěné dýhy (něco trochu exkluzivnějšího s vyšší cenou) pro pana Dvořáka a slečnu Ivanu nebo pro děti jiné výrobky v jiném balení za nižší ceny. Název musí odpovídat zvolenému konzumentovi. 2. Napište slogan. Vymyslete raději slogany dva, jeden centrální pro všechny výrobky se značkou Hovorka, druhý jen pro zvolený výrobek – např. kozí sýr Napřed vymyslete obsah sloganu, základní myšlenku, to, co chcete říct, pak ji zkoušejte formulovat originálně, poutavě, lapidárně, rytmicky a srozumitelně. Všechny nápady si poznamenejte, nechte je uležet, pak se k nim vraťte, škrtejte a upravujte dál. 3. Vytvoře leták, který bude distribuován maloobchodníky, kteří budou nový produkt nabízet. Leták bude mít formát A4, bude se jednat o aktuální nabídku nových produktů uváděných do prodeje v tomto týdnu. Jedná se o 4 až 8 různých potravinářských výrobků, mezi nimi bude i kozí sýr (nebo jiný produkt) firmy Hovorka. Leták bude distribuován do schránek potencionálních spotřebitelů v okolí maloobchodní prodejny. 4. Napište text prospektu pro nový produkt – kozí sýr (nebo jiný, který jste si zvolili) Prospekt bude mít formát A4 a bude potištěn pouze po jedné straně. Bude na něm logo firmy, název sýra a slogan, další vymyslete podle vlastního uvážení (text, obrázek, grafické ztvárnění,…). Prospekt bude umístěn na regálech v obchodech, které uvedený produkt budou nabízet. Chcete, aby zákazníci po prospektu sáhli a mohli si přečíst, jak je produkt zdravý a dobrý. 5. Napište inzeráty do tisku: pro pana Dvořáka, který by se měl zdravěji stravovat, pro slečnu Ivanu, která má problémy s akné a věří, že jí konzumace produktů z kozího mléka pomůže a pro maminky, jejichž děti odmítají vše, co je spojeno s mlékem. -

Postup: Uvědomte si, že máte značku, název produktu a centrální slogan, vžijte se do problémů, zájmů a mentálních vlastností svých tří skupin zákazníků, odpovězte si na otázku, která periodika tito zákazníci čtou, jaké konkrétní tituly, vyberte periodika, ve kterých budou inzeráty otištěny, vytvořte pro inzeráty titulky, promyslete grafiku inzerátů, napište texty a inzeráty dohotovte. K odevzdání stačí 2 z těchto inzerátů.

71


SHRNUTÍ KAPITOLY TVORBA REKLAMNÍCH TEXTŮ

       

Reklamní text je jedním z nástrojů marketingové komunikace, který účinně napomáhá prodeji produktů. Vytvořit dobrý reklamní text není snadná záležitost. Je přitom třeba respektovat řadu zásad, např. dodržet zadání, respektovat cílovou skupinu zákazníků, být srozumitelný, stručný, mít argument, být pravdivý a další. Také je třeba si uvědomit, čeho se v reklamním textu vyvarovat. Nepřenášet postupy z jiných oblastí, nepoužívat přehnané superlativy a zbytečné imperativy. Aby byl reklamní text úspěšný, měl by účinkovat podle známého modelu AIDA, tedy vzbudit pozornost zákazníka, vyvolat jeho zájem, vytvořit touhu a dovést k činu - nákupu produktu. Velmi důležitou roli v každém reklamním textu má slogan – tedy heslo s reklamním nábojem. Pozornost čtenáře textu pak nejvíce přitáhne jeho titulek (headline), který často rozhoduje o tom, zda si příjemce přečte další text. Proto by si ho čtenář měl vždy všimnout. Mezi základní reklamní tiskoviny patří zejména leták, jehož základním úkolem je vzbudit pozornost a vyvolat zájem o konkrétní produkt nebo produkty. Podrobné informace o jednom produktu pak poskytuje prospekt. Jedním z nejvýznamnějších a nejúčinnějších způsobů ovlivňování zákazníka je inzerát, který má řadu předností. Je trvalý v čase, přináší relativně mnoho informací, je cenově dostupný. Jeho text se skládá z titulku, hlavní části, závěru a obsahuje také kontaktní údaje, aby si zákazník mohl produkt koupit.

72


73

8 PÍSEMNOSTI PŘI MARKTINGOVÉ ORGANIZACI A ŘÍZENÍ FIRMY CÍLE KAPITOLY PÍSEMNOSTI PŘI MARKTINGOVÉ ORGANIZACI A ŘÍZENÍ FIRMY Po úspěšném a aktivním absolvování této KAPITOLY Budete umět:  vymezit podstatu a význam základních druhů vnitropodnikových písemností, které slouží k organizaci a řízení firemních činností.

Budete umět

Získáte:  znalosti o tom, jaká je formální úprava, jazykový stránka a stylizace těchto písemností.

Získáte

Budete schopni:  vytvořit obsahově správnou a vhodně graficky upravenou pozvánku na pracovní jednání nebo marketingovou akci a další související písemnosti,  posoudit správnost písemností, jimiž vedoucí pracovníci firem sdělují ostatním svá rozhodnutí nebo instrukce.

Budete schopni

KLÍČOVÁ SLOVA KAPITOLY PÍSEMNOSTI PŘÍ MARKETINGOVÉ ORGANIZACI A ŘÍZENÍ FIRMY Pozvánky, evidence přítomných, zápisy z porad, příkazy, směrnice.

Klíčová slova

RYCHLÝ NÁHLED DO PROBLEMATIKY KAPITOLY PÍSEMNOSTI PŘÍ MARKETINGOVÉ ORGANIZACI A ŘÍZENÍ FIRMY Písemná korespondence neprobíhá pouze mezi dodavateli a jejich zákazníky. Řada písemností vzniká ve firmách a společnostech také z důvodů zabezpečení jejich organizace a řízení konkrétních činností. Lidé se navzájem scházejí na poradách, seminářích, konferencích apod., aby vyřešili konkrétní problémy nebo úkoly, setkávají se však také na různých společenských akcích, výstavách a veletrzích. Pro úspěšné zabezpečení těchto jednání jsou velmi důležité pozvánky, o jejich průběhu se pak vyhotovují zápisy. Vedoucí pracovníci firem a institucí musí také sdělovat jednotlivým útvarům a výkonným orgánům svá rozhodnutí nebo instrukce a to většinou formou příkazů nebo směrnic. V následující kapitole se tedy seznámíte s přehledem, formou, obsahem a jazykovou stránkou těchto písemností. Pracovníci firem a organizací písemně komunikují nejen se svými obchodními partnery, ale vyhotovují i celou řadu vnitropodnikových písemností. Jsou to například: pozvánky, zápisy z pracovních porad, příkazy, směrnice, zprávy z pracovních cest apod.

Rychlý náhled


74

Tyto písemnosti se odlišují svým obsahem i úpravou od běžných obchodních dopisů: -

mají informativní charakter, jejich stylizace bývá stručná, bez zdvořilostních frází, k jejich dobré srozumitelnosti přispívá logické a přehledné řazení jednotlivých bodů, píší se na čistý list bez předtisku, jejich úprava není stanovená normou, řídí se doporučeními odborníků a vžitými zvyklostmi.

8.1 Písemnosti z porad a pracovních jednání Porady jsou určitou formou týmové práce. Pokud mají být skutečně efektivní, musí být předem dobře připraveny a z jejich průběhu pořízen písemný záznam. Porady se konají na různých úrovních, např. porady vedení firmy, provozní porady, porady mistrů, apod.

Písemnosti z porad

Mezi základní druhy pracovních porad můžeme zařadit porady: -

plánované, předem známé, kterých se většinou účastní stálý okruh pracovníků a operativní, které bývají svolávány náhle k vyřešení určitého problému.

Stejný charakter jako porady však mají z hlediska organizace také různá další pracovní jednání a semináře, konference, schůze představenstev firem a další akce jako jsou přednášky, besedy, vernisáže, kontraktační jednání nebo veletrhy. 8.1.1 Pozvánky Pro úspěšný průběh všech těchto jednání jsou důležité pozvánky. Na běžné porady se posílají zpravidla týden předem, na důležitější jednání a konference s měsíčním předstihem a na konference a semináře s mezinárodní účastí se rozesílají ještě dříve. Vždy je přitom třeba, aby byly vypracovány odpovědně a pečlivě. Musí obsahovat všechny údaje nutné pro adresáta. Základní náležitosti písemné pozvánky je možno vymezit takto:        

Pozvánky

Náležitosti

název a adresa firmy nebo organizace, která jednání pořádá, název popř. účel jednání (akce), datum a místo konání, doba zahájení, místnost, při externích jednáních přesná adresa budovy, poschodí, číslo dveří, program jednání (jména referujících), plánovaná doba trvání akce, další informace, např.: dopravní spojení, způsob stravování, zajištění ubytování, kdo hradí cestovné a další, v některých případech i jméno, popř. funkce pracovníka, který poradu svolává.

Poznámka: u rozmnožených pozvánek se za jméno pracovníka, který poradu svolává, uvádí zkratka v. r., což znamená vlastní rukou – vlastnoruční podpis se pak už nepřipojuje. Forma a úprava pozvánek Textové editory umožňují, aby pozvánky byly vypracovány velmi kvalitně, bezchybně a reprezentativně. Text je možno napsat a uspořádat těmito způsoby:

Forma a úprava


75

1. Na čistý list papíru. Text by měl být jasný, stručný, důležité údaje je možno zvýraznit. Důležitá je také estetická úprava – text by měl být rovnoměrně rozložen na stránce, dolní okraj bývá vždy o něco větší než horní. 2. Na firemní dopisní předtisk. V tomto případě jde formu běžného dopisu v normalizované úpravě. 3. Formou osobního dopisu se pozvánka píše především významným účastníkům jednání. Tištěná podoba pozvánky se k tomuto dopisu přikládá. (Osobní dopisy – viz kapitola 11.) 4. Na zvlášť důležité konference a sympozia se pozvánky tisknou na karton, který se překládá. Na první straně bývá uvedena pořádající organizace a název akce, na druhé program a na třetí organizační pokyny. Pozvánky i všechny další písemné materiály jako návrhy, posudky, rozbory apod., musí účastníci obdržet včas, aby si je mohli prostudovat a připravit se na diskusi. Příklady pozvánek jsou uvedeny přílohách 8/1 až 8/3.

8.1.2 Evidence přítomných Při organizační přípravě porad je třeba pamatovat také na evidenci přítomných, tedy na vyhotovení prezenční listiny (listiny přítomných).

Evidence přítomných

Z formálního hlediska jde o jednoduchý formulář, v jehož záhlaví se uvádějí údaje o pořádající organizaci, název akce, datum a místo konání. Další uspořádání se může lišit podle povahy jednotlivých jednání. Většinou jde o tyto možnosti:

Forma



Pokud se jednání zúčastňuje stálý okruh předem známých účastníků, bývají předtištěna jejich jména, popř. také funkce. Účastníci pak doplní pouze své podpisy.



Někdy se na prezenčních listinách uvádějí pouze názvy pozvaných organizací nebo jejich složek, protože není známo, kdo je bude zastupovat. Tyto údaje pak připojí samotní účastníci včetně podpisu.



Pro jednání a akce s proměnlivým a předem neznámým počtem účastníků se zhotovují prezenční listiny bez předtištěných jmen i názvů organizací. Doplní je samotní účastníci.

Evidence přítomných mohou současně sloužit i k jiným účelům, např. k evidenci příspěvků, aktualizaci kontaktních údajů na jednotlivé účastníky (telefonních čísel, e-mailových adres, apod.). Příklad prezenční listiny je v příloze 8/4.


76

SAMOSTATNÝ ÚKOL 8/1 - POZVÁNKA A PREZENČNÍ LISTINA Zvolte podle vlastního uvážení firmu a předpokládejte, že má několik poboček na území kraje nebo republiky. Ředitel této firmy svolává poradu ředitelů jednotlivých poboček, jejímž cílem má být zhodnocení výsledků hospodaření za minulé období a příprava plánu na období následující. Konkretizaci těchto bodů i všechny další potřebné údaje zvolte podle vlastního uvážení. 

Sestavte a napište pozvánku na tuto poradu (na čistý list papíru formátu A4, pozvánka bude rozeslána účastníkům jako rozmnoženina).



Připravte formulář prezenční listiny.

SAMOSTATNÝ ÚKOL 8/2 - POZVÁNKA Podle vlastního uvážení a nápadů vytvořte na formát listu A4 pozvánku na zajímavou marketingovou akci (výstavu, vernisáž, otevření nové prodejny, předvádění zboží, setkání se zajímavými lidmi z oboru, společenskou akci apod.). Využijte i grafických možností vašeho počítače - zvýrazňování textu, vkládání obrázků, … 8.1.3 Zápisy z porad O průběhu jednání, porad, schůzí nebo konferencí se pořizují písemné doklady – zápisy. Tyto údaje jsou východiskem pro další jednání, zapisovatel si proto musí být jist jejich správností. Jednotlivé druhy zápisů se liší svým rozsahem. Zpravidla existují tyto tři varianty:

Zápisy z porad Druhy zápisů

1. Stručný zápis zachycuje jednotlivé body jednání, rozhodnutí, ke kterým účastníci dospěli a úkoly, které z něho vyplynuly. V praxi se tato forma zápisu používá nejčastěji. 2. Podrobnější zápis se pořizuje na důležitých poradách. Kromě jednotlivých bodů programu se v něm uvádějí i jména diskutujících a stručný obsah diskusních příspěvků a referátů. Pokud účastníci jednání požádají o zaprotokolování připomínky, zapíše se její doslovné znění. 3. Doslovné zápisy se zhotovují při jednáních v parlamentu, při významných konferencích a jiných závažných jednáních. Zápis se souběžně s jednáním stenografuje, pak se přepisuje. Pro kontrolu se pořizuje také zvukový záznam. Základní náležitosti zápisu:   

Záhlaví, které zpravidla obsahuje název organizace, druh porady nebo jednání, místo a datum konání, jmenovitý výčet přítomných, omluvených a ostatních nepřítomných účastníků (při větším počtu účastníků se odkáže na listinu přítomných). Hlavní část představují údaje o tom, kdo jednání zahájil a řídil, program a průběh jednání, závěry, úkoly vyplývající z porady, jména pracovníků odpovědných za jejich splnění a termíny plnění úkolů. Závěr obsahuje datum vyhotovení zápisu, jméno zapisovatele a podpis pracovníka, který odpovídá za správnost (většinou je to osoba, která poradu svolala a řídila). Pokud se zápis rozmnožuje, připojuje se za jméno zkratka v .r.

Zápisy se pořizují co nejdříve, rozmnožují se a rozesílají účastníkům jednání, popř. i dalším

Náležitosti


77

osobám nebo orgánům společnosti. Příklad zápisu je uveden v příloze č. 8/5.

SAMOSTATNÝ ÚKOL 8/3 - ZÁPIS Z PORADY Na základě údajů z úkolu 8/2 vypracujete stručný zápis z porady. Písemnost můžete doplnit o další údaje podle vlastního uvážení.

8.2 Písemnosti při organizaci a marketingovém řízení firmy Při své řídící činnosti musí vedoucí pracovníci firem činit celou řadu důležitých rozhodnutí a písemně o nich informovat své nejbližší spolupracovníky (náměstky, vedoucí odborů a oddělení), kteří pak odpovídají za jejich plnění. Nejčastěji jsou to příkazy (rozhodnutí) ředitele a směrnice. 8.2.1 Příkaz (rozhodnutí) a směrnice Příkazem (rozhodnutím) reaguje vedoucí pracovník na určitou situaci, kterou je třeba naléhavě řešit. Bývá konkrétně adresován jednomu nebo několika nižším vedoucím pracovníkům, kterým ukládá, aby v rámci své pravomoci zajistili provedení důležitého, zpravidla jednorázového úkolu. Stylizace: -

Stylizace

Příkaz se píše (na rozdíl od běžných obchodních písemností) v 1. os. jednotného čísla, často se používá výrazů přikazuji, nařizuji, ukládám, …, v úvodu se stručně uvede důvod, proč se příkaz vydává, pak se vyjmenují úkoly a uvedou jména pracovníků, kteří jsou za ně odpovědni a termíny jejich splnění, stylizace příkazu musí být stručná a jasná.

Formální úprava příkazu není normalizovaná, přesto je třeba věnovat jí pozornost. Příkaz by měl být upraven přehledně, důležité části zvýrazněny. Základní náležitosti lze vymezit takto: -

Příkaz

název firmy, číslo příkazu, komu je určen, čeho se týká, stručné zdůvodnění, proč se příkaz vydává, jasný, jednoznačný popis příkazu (rozhodnutí), termíny splnění úkolů a jména odpovědných pracovníků (pokud je to třeba), termín, kdy příkaz vstupuje v platnost, kdo je pověřen kontrolou plnění příkazu (pokud to není vedoucí pracovník sám), místo a datum vyhotovení, jméno vedoucího pracovníka, který příkaz vydává (pokud se příkaz rozmnožuje, uvede se za jménem zkratka v.r.).

Úprava

Náležitosti


78

Příklad příkazu naleznete v příloze 8/6.

Směrnicemi se stanovuje jednotný postup při důležitých organizačních opatřeních (např. při změně pracovní doby, povolování práce přesčas, zajištění bezpečnosti práce apod.). Jsou určeny nejen vedoucím pracovníkům, ale i širšímu okruhu dalších zaměstnanců, kteří pak zajišťují jejich plnění. Zpracovává je kolektiv odborných spolupracovníků ředitele, mají většinou dlouhodobější charakter.

Směrnice

Stylizace směrnice se řídí stejnými zásadami jako u příkazu, nepoužívá se však 1. os. jednotného čísla.

Stylizace a forma

Také její formální úprava je podobná jako u příkazu. Směrnici podepisuje ten vedoucí pracovník, který může pověřit některého ze svých spolupracovníků, aby zkontroloval její plnění. Příklad směrnice je uveden v příloze 8/7.

SAMOSTATNÝ ÚKOL 8/4 - PŘÍKAZ A SMĚRNICE Podle vzorů uvedených v přílohách 8/6 a 8/7 vypracuje čistopis příkazu a směrnice. Konkrétní údaje z příloh obměňte podle vlastního uvážení (název firmy, obsah). SHRNUTÍ KAPITOLY PÍSEMNOSTI PŘÍ MARKETINGOVÉ ORGANIZACI A ŘÍZENÍ FIRMY

      

Pracovníci firem a organizací písemně komunikují nejen se svými obchodními partnery, ale vyhotovují i celou řadu vnitropodnikových písemností. Tyto písemnosti se odlišují svým obsahem i úpravou od běžných obchodních dopisů: mají informativní charakter, jejich stylizace je stručná, forma není upravena normou, ale pouze doporučená. Do této kategorie patří např. písemnosti z porad a pracovních jednání – tedy pozvánky, prezenční listiny a zápisy z porad. Pozvánky na porady, pracovní jednání, konference, semináře apod. mají většinou písemnou podobu, jsou pro účastníky velmi důležité. Proto je třeba, aby byly vypracovány odpovědně a pečlivě. Musí obsahovat všechny údaje nutné pro adresáta. Pracovníci, kteří se porad a podobných akcí účastní, se uvádějí jmenovitě v zápise z porady nebo se uvádějí v prezenční listině. Zápisy z porad jsou písemným dokladem o jednání. Musí být proto jasně formulované, pravdivé a přehledné. V závislosti na charakteru jednání je možno pořídit zápis stručný, podrobnější nebo doslovný. Při své řídící činnosti musí vedoucí pracovníci firem činit celou řadu důležitých rozhodnutí a písemně o nich informovat své nejbližší spolupracovníky, kteří pak odpovídají za jejich plnění. Nejčastěji jsou to příkazy (rozhodnutí) ředitele a směrnice.


79

9 KORESPONDENCE NA PRACOVNÍM TRHU CÍLE KAPITOLY KORESPONDENCE NA PRACOVNÍM TRHU Po úspěšném a aktivním absolvování této KAPITOLY Budete umět:  charakterizovat a obsahově vymezit písemnosti, které patří do tzv. personální oblasti.

Budete umět

Získáte:  informace o tom, jak nastylizovat žádost o místo a jaké náležitosti by měl mít kvalitní profesní životopis,  poznatky o písemných dohodách, které mezi sebou uzavírají zaměstnanec a zaměstnavatel při vzniku a zániku pracovního poměru.

Získáte

Budete schopni:  napsat kvalitní žádost o místo a vypracovat vlastní profesní životopis,  nastylizovat základní písemnosti při ukončení pracovní poměru a zpracovat pracovní posudek.

Budete schopni

KLÍČOVÁ SLOVA KAPITOLY KORESPONDENCE NA PRACOVNÍM TRHU Žádost o místo, životopis, profesní životopis, pozvání ke konkurzu, pracovní smlouva, výpověď, pracovní posudek.

Klíčová slova

RYCHLÝ NÁHLED DO PROBLEMATIKY KAPITOLY KORESPONDENCE NA PRACOVNÍM TRHU Do oblasti obchodní a marketingové korespondence řadíme také tzv. personální písemnosti, nebo raději písemnosti z oblasti pracovního trhu. Jejich pisateli jsou jednak ti, kteří práci hledají (uchazeči o zaměstnání), jednak ti, kteří práci nabízejí (zaměstnavatelé). Navzájem pak při vzniku a zániku pracovního poměru spolu uzavírají řadu dohod, které pracovně-právní vztahy upravují. Psaní těchto písemností vyžaduje dostatek znalostí zejména o jejich obsahové stránce, nezanedbatelný význam má však i jejich stylizace a bezchybná formální úprava.

Rychlý náhled

Následující kapitola těchto studijních opor je proto věnována právě této oblasti. Protože se každý z vás bude během svého života několikrát ucházet o místo a hledat zaměstnání, je největší pozornost věnována problematice žádosti o místo a sestavení kvalitního profesního životopisu. Kromě toho se seznámíte také s dalšími písemnostmi, které se při vzniku a zániku pracovního poměru vyhotovují. Pozornost bude věnována také hodnocení práce zaměstnance, tedy pracovnímu posudku. Personální agenda ve firmách a společnostech začíná písemnostmi při přijímání pracovníka. Uchazeči o zaměstnání píší žádosti o místo, ke kterým přikládají svůj životopis. Firmy pak posílají uchazečům pozvánky k pohovorům a konkurzům, dávají jim svůj osobní dotazník.

Personální agenda


80

Pokud je uchazeč přijat, uzavírá s ním firma pracovní smlouvu popř. jinou dohodu, např. dohodu o provedení práce nebo o pracovní činnosti. Stále častěji se setkáváme také s dohodami o rekvalifikaci. Při ukončování pracovního poměru se písemně vyhotovují buď dohody o ukončení pracovní poměru nebo výpovědi. Všechny tyto písemnosti mají úzkou návaznost na ustanovení Zákoníku práce, který stanoví jejich formu (ústní či písemnou) a základní náležitosti. Mají formu individuálně stylizovaných písemností nebo vyplňovaných tiskopisů. Jejich forma není upravena normou, ale pouze doporučená. V poledních letech lze pro vypracování některých z těchto písemností úspěšně využít také vhodných programů osobních počítačů.

9.1 Písemnosti při vzniku pracovního poměru 9.1.1 Žádost o místo Uchazeč se může na volné pracovní místo informovat v inzertních rubrikách, na vývěskách, na úřadech práce nebo prostřednictvím nabídek či zprostředkování práce na Internetu. O přijetí do zaměstnání se pak většinou uchází ihned osobně nebo telefonicky, pak podává žádost.

Žádost o místo

Žádost o místo píše uchazeč o zaměstnání, je to jeho první kontakt s případným budoucím zaměstnavatelem, proto záleží jak na obsahu, tak na úpravě. Formální úprava:   

žádost musí být naprosto bezchybná, přehledně upravená, vlastnoručně podepsaná, sloh má být věcný a přirozený, formulace zdvořilá, ale ne prosebná, píše se vždy na formát A4, používá se kvalitní bílý kancelářský papír.

Základní náležitosti:      

Úprava

Náležitosti

jméno, příjmení a adresa žadatele, které se mohou napsat buď jako normální adresa nebo se rovnoměrně uspořádají obdobně jako záhlaví firemního dopisu, adresa firmy, místo a datum odeslání (měsíc v datu vypisujeme slovem), zdroj informace o místě, o které uchazeč žádá, základní údaje o uchazeči (nejvyšší dosažené vzdělání, kvalifikace, předcházející praxe, popř. její délka), důvod zájmu o místo, závěrečná věta, vlastnoruční podpis.

Žádost o místo se posílá doporučeně a většinou se k ní přikládá životopis. Příklady žádosti o místo najdete v přílohách 9/1 a 9/2.

9.1.2 Životopis Vlastní životopis se píše buď přehlednou, heslovitou formou na základě doporučených bodů, nebo formou vyprávěcí, která je náročnější. Zaměstnavatel někdy žádá, aby byl životopis napsán vlastní rukou. V personální oblasti se vypracovává tzv. profesní životopis.

Profesní životopis


81

V každém případě musí být životopis napsán na kvalitní bílý list formátu A4, naprosto bezchybně a musí být vlastnoručně podepsán. Náležitosti profesního životopisu:



Označení „Životopis“. -







-





Zaměstnání

Zde opět pod sebe v chronologickém pořadí od posledního zaměstnání vypíšete postupně všechny firmy a pozice, které jste v těchto firmách zastávali. Dbejte na to, aby chronologické pořadí navazovalo, pokud byla ve vaší profesní kariéře přestávka, zmiňte se o ní a vysvětlete stručně, co jste v té době dělali. Uvádějí se údaje od – do, celý název firmy, stručná adresa, obor, ve kterém firma působí, název funkce, kterou jste zastávali, popis činnosti - stručně vypíšete činnosti, kterým jste se věnovali, zda jste vedli kolektiv a jak velký, popř. úspěchy, kterých jste dosáhli.

Jazykové znalosti: -

Vzdělání

Pod sebe v chronologickém pořadí vypíšete postupně vzdělávací instituce od střední školy, kterými jste prošli, uvedete datum nástupu - datum ukončení - školu (zde napište název a stručnou adresu, jaký titul jste získali, jaký obor absolvovali).

Průběh zaměstnání: -

Osobní údaje

jméno a příjmení (uveďte i titul, pokud nějaký máte), datum narození (tuto kolonku nemusíte vždy vyplňovat, nicméně zřejmě budete při ucházení se o zaměstnání na svůj věk tázáni), adresa, kontakt (dobré je uvést kontakt, na kterém je vás možno zastihnout přes den), můžete uvést i další osobní údaje, př. váš stav, počet dětí a věk, splnění či nesplnění vojenské služby, zdravotní stav apod. - záleží na vás, nejsou povinné).

Průběh vzdělání a další kurzy: -

Označení

Není vhodné, když česky psaný životopis uvozuje cizojazyčný název. Ten se používá jen v případě, že je v cizím jazyce napsán také celý text životopisu.

Osobní údaje: -

Náležitosti

Jazykové znalosti

Uveďte své jazykové znalosti a úroveň těchto znalostí, nejlépe je uvést úroveň např. na škále: "začátečník - mírně pokročilý - středně pokročilý - pokročilý - jako rodilý mluvčí". Někdy je dobré uvést, zda daný jazyk používáte v písemné a ústní formě ve svém zaměstnání.

Jiné schopnosti a dovednosti:

Schopnosti a dovednosti


-





Zde můžete prezentovat své pracovní kvality, které jste získali během své kariéry. Jedná se o všechny vaše schopnosti a dovednosti, kterých můžete využít ve svém potenciálním zaměstnání: např. zda umíte pracovat na PC, konkrétně jaké programy znáte, zda jste vlastníkem řidičského oprávnění, umíte zacházet s nějakým strojem či zařízením apod. Uveďte také schopnosti a dovednosti psychologického rázu, které zaměstnavatel může ocenit - umíte se velmi dobře prezentovat, máte dobré komunikační dovednosti, jste dobrý obchodník, umíte vycházet s druhými, jste loajální či třeba dobře řídíte tým. Vždy záleží na tom, o jaké místo se ucházíte a jaké přednosti máte, vypište je do sloupce pod sebe.

Zájmy: -

82

Zájmy

stručně se zmiňte o svých zájmech a zálibách.

Reference:

Reference



Dobrým dojmem působí a zaměstnavatelům pomůže, pokud uvedete kontakty na své bývalé zaměstnavatele nebo kolegy, na které se potenciální zaměstnavatel může obrátit, kdyby chtěl na vás získat doporučení. Dodatečné informace: -

Pokud chcete ještě doplnit nějaké důležité informace, které svým obsahem nekorespondují se shora uvedenými kategoriemi, můžete je napsat sem.



Datum a místo vyhotovení. (Měsíc v datu se vypisuje slovem.)



Vlastnoruční podpis.

Místo a datum Podpis

Příklady životopisů jsou uvedeny v přílohách 9/3 a 9/4.

SAMOSTATNÝ ÚKOL 9/1 - ŽÁDOST O MÍSTO A ŽIVOTOPIS V odborném tisku nebo na internetu vyhledejte podle vlastního uvážení vhodný inzerát nebo nabídku volného místa na napište vlastní žádost o místo a svůj životopis. Dodržte přitom doporučený obsah. 9.1.3 Pozvání ke konkurzu Písemnosti při přijímání nových pracovníků bývají velmi rozmanité. Zahrnují vyhlášení výběrového řízení, pozvání ke konkurznímu řízení, pozvání uchazeče o místo k rozhovoru, ale také odmítnutí jeho žádosti a odpovědi z předchozích jednání. Pozvání ke konkurzu Dopisy, kterými zvou firmy uchazeče o zaměstnání ke konkurzům nebo pohovorům, mohou mít formu individuálního dopisu nebo rozmnožené písemnosti, do které se doplňují konkrétní údaje. V případě individuální písemnosti se píší většinou na firemní dopisní předtisk v normalizované úpravě. Posílají se doporučeně.

Pozvání ke konkurzu


83

Ukázka je uvedena v příloze č. 9/5.

SAMOSTATNÝ ÚKOL 9/2 - POZVÁNÍ KE KONKURZU Na základě údajů z úkolu 9/1 napište pozvánku, kterou vás zvolená firma zve ke konkurznímu řízení. 9.1.4 Další personální písemnosti K personálním písemnostem, které se vyhotovují v souvislosti se vznikem pracovního poměru, patří dále pracovní smlouva a řada dalších dohod, jejichž forma i náležitosti jsou upraveny Zákoníkem práce. O těchto písemnostech se zmíníme pouze velmi okrajově. Pracovní smlouva

Pracovní smlouva

Pokud se firma rozhodne žadatele o místo přijmout do pracovního poměru, uzavře s ním pracovní smlouvu, která musí mít písemnou formu. Před uzavřením pracovní smlouvy je zaměstnavatel povinen seznámit zaměstnance s právy a povinnostmi, které by pro něho z pracovní smlouvy vyplynuly, a s pracovními a mzdovými podmínkami, za nichž má práci konat. Základní náležitosti pracovní smlouvy jsou:    

Náležitosti

identifikační údaje zaměstnavatele i zaměstnance, druh práce, na kterou je pracovník přijímán, místo výkonu práce, den nástupu do práce.

V pracovní smlouvě může být sjednána také zkušební lhůta, popř. další podmínky, na kterých mají obě strany zájem. Pracovní poměr vzniká dnem, který byl stanoven v pracovní smlouvě jako den nástupu do práce. Další poznámky:   

Forma

Pracovní smlouva má většinou formu předtisku (formuláře), kam se doplňují jen proměnlivé údaje. Pracovní smlouvu si řada firem sama vyhotovuje tak, aby odpovídala jejím specifickým podmínkám. Obsah však musí respektovat ustanovení Zákoníku práce, jinak je neplatná. Pracovní smlouva se sepisuje ve dvou vyhotoveních – jedno pro zaměstnance a druhé pro zaměstnavatele.

Pokud organizace nemohou zabezpečit výkon určitých prací svými zaměstnanci, uzavírají s občany dohodu o provedení práce nebo dohodu o pracovní činnosti. K dalším pracovně právním smlouvám patří např. dohoda o hmotné odpovědnosti, dohoda o rekvalifikaci a další. Příklady jsou uvedeny v přílohách 9/6 a 9/7.

Dohody


84

9.2 Písemnosti při ukončení pracovního poměru K ukončení pracovního poměru může dojít jak ze strany zaměstnance, tak ze strany zaměstnavatele. Podle § 45 Zákoníku práce může být pracovní poměr rozvázán dohodou, výpovědí, okamžitým zrušením a zrušením ve zkušební době. Dohoda o rozvázání pracovního poměru -

musí mít písemnou formu, na termínu skončení pracovního poměru se musí obě strany dohodnout, důvod skončení se uvádí jen na žádost pracovníka, dohodu většinou vyhotovuje zaměstnavatel na předem připraveném formuláři.

Výpověď -

je spíše výjimečné, důvodem bývá nejčastěji porušení pracovní kázně zvlášť hrubým způsobem. Zaměstnanec může pracovní poměr okamžitě ukončit, je-li vážně ohroženo jeho zdraví nebo pokud nedostal vyplacenou mzdu do 15 dnů od uplynutí její splatnosti.

Ve zkušební době -

Výpověď

Výpovědí může rozvázat pracovní poměr zaměstnanec i zaměstnavatel. Musí být podána písemně a doručena druhé straně, jinak je neplatná. Zaměstnavatel může dát výpověď jen z důvodů, které jsou uvedeny v Zákoníku práce, a tyto důvody musí v písemné výpovědi uvést. Pracovník nemusí důvody své výpovědi uvádět. Pracovní poměr skončí uplynutím dvouměsíční výpovědní lhůty. (Při výpovědi podle § 46 odst. 1 písem. a) až c) činí výpovědní lhůta 3 měsíce.) Formální úprava výpovědi , kterou píše zaměstnanec, může být stejná jako u žádosti o místo.

Okamžité zrušení pracovního poměru -

Dohoda o rozvání pracovního poměru

může jak zaměstnanec tak zaměstnavatel zrušit pracovní poměr z jakéhokoli důvodu nebo také bez uvedení důvodu. Toto oznámení musí být písemné a má být doručeno druhé straně 3 dny přede dnem, kdy má pracovní poměr skončit.

Výpověď nebo okamžité zrušení pracovního poměru je zaměstnavatel povinen předem projednat s příslušným odborovým orgánem, pokud na pracovišti existuje. Některé příklady těchto písemností jsou uvedeny v přílohách 9/8 až 9/10.

SAMOSTATNÝ ÚKOL 9/3 - VÝPOVĚĎ Nastylizujte a formou individuálního dopisu napište výpověď z pracovního poměru. Potřebné údaje zvolte podle vlastního uvážení.

Okamžité zrušení pracovního poměru

Zrušení ve zkušební době


85

9.2.1 Pracovní posudek Podle ustanovení Zákoníku práce je pracovní posudek (pracovní hodnocení, posudek o pracovní činnosti) vymezen jako jakákoliv písemnosti, která se týká hodnocení práce zaměstnance, jeho kvalifikace, schopností a dalších skutečností, které mají vztah k výkonu práce.

Pracovní posudek

Tento posudek vydává zaměstnavatel svému zaměstnanci na jeho žádost, např. při odchodu ze zaměstnání. Také organizace, která přijímá nového pracovníka, si může od jeho bývalého zaměstnavatele pracovní hodnocení vyžádat. S pracovním posudkem musí být zaměstnanec seznámen. Vypracovává ho zpravidla přímý nadřízený hodnoceného pracovníka. Stylizace pracovního posudku  

je individuální pro každého zaměstnance, při hodnocení jeho práce, kvalifikace, schopností atd. je třeba používat formulací a slovních spojení konkrétních, jasných a přesných nikoliv vágních, nekonkrétních a nejasných.

Obsah a formální úprava    

Stylizace

posudek musí obsahovat jméno, příjmení, datum narození a adresu hodnoceného pracovníka, údaj od kdy do kdy byl v organizaci zaměstnán a v jaké pracovní pozici nebo funkci, jasné a pravdivé pracovní hodnocení, datum vypracování a jméno a příjmení pracovníka, který posudek vypracoval včetně jeho vlastnoručního podpisu.

Ukázka pracovního posudku je v příloze 9/11.

SAMOSTATNÝ ÚKOL 9/4 - PRACOVNÍ POSUDEK Firma Opavia, a.s. Opava požádala Vaši firmu o zaslání pracovního posudku na pana XY, který se zde uchází o místo. Pan XY k Vaší firmě nastoupil před 5 lety, pracoval jako účetní. Ve své práci byl ……………………. Od firmy odchází, protože má velmi špatné dopravní spojení z místa svého trvalého bydliště. Podle vlastního uvážení doplňte všechny další potřebné údaje a pracovní posudek na pana XY vypracujte. SHRNUTÍ KAPITOLY...



  

Velmi důležitou oblastí písemného styku je ve firmách a společnostech personální agenda. Uchazeči o zaměstnání píší žádosti o místo, ke kterým přikládají svůj životopis. Firmy pak posílají uchazečům pozvánky k pohovorům či konkurzům, dávají jim svůj osobní dotazník. Pokud je uchazeč přijat, uzavírá s ním firma pracovní smlouvu popř. jinou dohodu, např. dohodu o provedení práce nebo o pracovní činnosti. Při ukončování pracovního poměru se písemně vyhotovují dohody o ukončení pracovní poměru a výpovědi. Tyto písemnosti mají úzkou návaznost na ustanovení Zákoníku práce, který stanoví jejich formu (ústní či písemnou) a základní náležitosti. Píší se jako individuálně stylizované dopisy nebo tiskopisy. Jejich forma není upravena normou, ale pouze doporučená. Žádost o místo píše uchazeč o zaměstnání, je to jeho první kontakt s případným budoucím zaměstnavatelem, proto záleží jak na jejím obsahu, tak na úpravě. Posílá se doporu-

Obsah a formální úprava






čeně a většinou se k ní přikládá životopis. Vlastní životopis se píše buď přehlednou heslovitou formou na základě doporučených bodů, nebo formou vyprávěcí, která je náročnější. V personální oblasti se vypracovává tzv. profesní životopis. Aby měl odpovídající vypovídací schopnost, je potřeba dodržet všechny obsahové náležitosti. Významné místo v personálních písemnostech má také pracovní posudek, což je jakákoliv písemnosti, která se týká hodnocení práce zaměstnance, jeho kvalifikace, schopností a dalších skutečností, které mají vztah k výkonu práce. Vypracovává ho zpravidla přímý nadřízený hodnoceného pracovníka

86


87

10 OSOBNÍ DOPISY CÍLE KAPITOLY OSOBNÍ DOPISY Po úspěšném a aktivním absolvování této KAPITOLY Budete umět:  vysvětlit, co je to osobní dopis a k jakým účelům slouží,  charakterizovat základní druhy osobních dopisů vedoucích pracovníků.

Budete umět

Získáte:  informace o formálních náležitostech a úpravě osobních dopisů.

Získáte

Budete schopni:  nastylizovat a vyhotovit ve správné úpravě jakýkoliv osobní dopis.

Budete schopni

KLÍČOVÁ SLOVA KAPITOLY OSOBNÍ DOPISY Osobní dopisy, dopisy společenského charakteru.

Klíčová slova

RYCHLÝ NÁHLED DO PROBLEMATIKY KAPITOLY OSOBNÍ DOPISY Poněkud výjimečné postavení mají v rámci marketingových písemností osobní dopisy vedoucích pracovníků, a proto si zaslouží i v tomto textu samostatnou kapitolu. Tuto formu dopisů používají vedoucí pracovníci firem, institucí nebo úřadů ke komunikaci se svými obchodními partnery, zaměstnanci nebo kolegy při řešení mimořádných situací. Mezi osobními dopisy převažují dopisy společenského styku (dopisy blahopřejné, děkovné, vyjádření účasti, pozvánky na společenské a jiné akce atd.), v posledních letech se však stále více objevují také osobní dopisy s pracovním zaměřením (doporučení, žádosti o obchodní jednání na vyšší úrovni, o sponzorství, poskytnutí mimořádného termínu pracovní schůzky, mimořádné podmínky smlouvy apod.). V následujícím textu se proto seznámíte s tím, jaký význam v oblasti komunikace tyto dopisy mají, jak se od běžných dopisů odlišují po formální stránce a co je jejich posláním. Proberete také základní druhy těchto dopisů a zaměříte se zejména na jejich stylizaci, které je potřeba věnovat velkou pozornost.

10.1 Význam a charakteristika osobních dopisů Osobní dopisy si zasluhují a svou povahou i vyžadují mimořádnou pozornost. Píšou je ředitelé a majitelé firem, starostové a předsedové úřadů, předsedové představenstev obchodních společností nebo družstev a jiní vedoucí pracovníci ve vysokých funkcích buď svým zaměstnancům,

Rychlý náhled


88

nebo svým partnerům a kolegům v jiných firmách a společnostech. Osobní dopisy bývají adresovány: -

zaměstnancům firmy, vedoucím pracovníkům jiných firem, obchodním partnerům, bývalým zaměstnancům apod.

Charakter osobních dopisů je přitom v mnohém odlišný od běžných obchodních nebo marketingových písemností. Jejich posláním je především upevňovat vztah zaměstnanců k firmě a podporovat dobré pracovní i mezilidské vztahy mezi obchodními partnery, spolupracovníky a kolegy. Proto je třeba věnovat velkou pozornosti jejich stylizaci a také poněkud odlišné úpravě, která je předepsána normou. Stylizace osobních dopisů   

Osobní dopisy

Stylizace

je na rozdíl od dopisů čistě obchodních citově zabarvená – z osobního dopisu by měl příjemce poznat, že ho pisatel dobře zná, že si ho váží a projevuje mu patřičnou úctu. měla by být velmi pečlivá, zvláště blahopřání, kondolence, pozvání apod. je třeba formulovat bez frází, pěkným jazykem. Osobní dopis se vždy píše v 1. osobě jednotného čísla a musí být vždy vlastnoručně podepsán pracovníkem, který ho odesílá.

Formální úprava je rovněž v mnoha aspektech odlišná. Osobní dopisy se nepíší na firemní předtisky, ale na čistý dopisní list, a pro jejich vyhotovení platí následující zásady:

1. Jakost papíru. Pro psaní osobních dopisů se používá vždy jakostní bílý papír, při zvláštních příležitostech např. také papír ruční. 2. Formát. Osobní dopisy se píší vždy na dopisní listy formátu A4. 3. Tisková úprava: - v levém horním rohu mají dopisní listy pro osobní dopisy zvláštní záhlaví, ve kterém je uvedeno jméno a příjmení, funkce a organizace (firma) odesílatele (někdy v obráceném pořadí), - žádný jiný předtisk osobní dopis neobsahuje. 4. -

Celková úprava: vlevo i vpravo je ponechán okraj 25 až 30 mm, obvykle se používá řádkování 1 ½ , někdy 2, je možno použít i jiných typů (fontů) písma, text dopisu se rozmisťuje rovnoměrně na ploše dopisního listu, aby nepůsobil nevyváženým dojmem, je třeba dbát na symetrii horní a dolní poloviny.

5. Odvolací údaje - se nikdy u osobních dopisů nepíšou (pokud se pisatel odvolává na předchozí dopis adresáta, učiní tak v úvodní části dopisu), - místo a datum odeslání se píše v řádkovém tvaru, vzestupně, měsíc se vypisuje slovem.

Formální úprava


89

6. Oslovení. Osobní dopis začíná vždy oslovením, ve kterém se užívá nejvyšší funkční, akademické nebo jiné hodnosti adresáta. - Pokud má pisatel k adresátovi bližší vztah, může užít oslovení důvěrnější. „Milý příteli“, „Drahý Františku“ apod. -

Oslovení se píše od levé svislice asi 80 mm od horního okraje listu, na konci se dělá čárka, první odstavec textu pak začíná malým písmenem.

7. Vlastní text dopisu. Text se člení do odstavců podle stylistické účelnosti, mezi odstavci se řádkuje dvakrát. 8. Ukončení dopisu: - osobní dopis se zpravidla ukončuje zdvořilostní formulí, - razítko se na osobní dopis nikdy nedává. 9. Podpis odesílatele: - osobní dopis vlastnoručně podepisuje osoba, jejímž jménem je dopis psán, - jméno, příjmení a funkce strojem se pod podpis v osobních dopisech nepíše. 10. Přílohy: - Pokud se k osobnímu dopisu připojují přílohy, označují se obvyklým způsobem, - mezi vyznačenými přílohami a adresou příjemce se vynechá aspoň 5 řádků. 11. Adresa příjemce: - se umisťuje pod text dopisu uprostřed zbývající plochy od zdvořilostí formule k dolnímu okraji, - píše se od levé svislice tak, aby její poslední řádek byl umístěn nejméně 3 cm od spodního okraje dopisního listu, - používá se řádkování č. 1 (jednoduché), - příjmení příjemce je vhodné zvýraznit proložením, - PSČ se v této adrese neuvádí, - u vícestránkových dopisů se adresa příjemce umísťuje až na poslední list vlevo dole. Z hlediska formální úpravy je možno osobní dopisy podle vlastního uvážení psát v podobě, která vzhledově odpovídá úpravě podle vzoru A3 nebo v blokové úpravě, tedy jakoby podle vzoru B. Oba příklady jsou uvedeny v přílohách 10/1 a 10/2. SAMOSTATNÝ ÚKOL 10/1 - SCHÉMA OSOBNÍHO DOPISU Na základě výše uvedených příkladů, vyhotovte obdobná schémata možné úpravy osobních dopisů.

10.2 Druhy osobních dopisů Z hlediska obsahového zaměření rozdělujeme osobní dopisy na dopisy společenského styku a dopisy pracovního charakteru. 10.2.1 Dopisy společenského styku Mezi dopisy společenského styku patří zejména dopisy blahopřejné. Podnětem k jejich napsání

Blahopřejné


bývá zpravidla významné životní nebo pracovní jubileum adresáta, získání významného postavení, titulu, dosažení mimořádného pracovního, vědeckého nebo uměleckého výsledku, ukončení studia, uzavření sňatku, narození dítěte apod. Několik poznámek k jejich obsahu a stylizaci:

90 dopisy

Obsah a stylizace

Blahopřání k získání významného postavení, titulu, mimořádného výsledku apod. - by nikdy nemělo znít podlézavě ani hořce a to ani v případě, že pisatel adresátovi jeho situaci „závidí“. Vlastní zklamání by nemělo být zakryto ani přílišným nadšením. - Obsahem by mělo v tomto případě být blahopřání, vyzdvižení významu získaného postavení, … a zdůraznění, že si to adresát zaslouží. V blahopřání k narození dítěte (obdobně v blahopřání k sňatku nebo životnímu jubileu) - je vhodné uvést, jakou má pisatel z této noviny radost a popřát vše nejlepší, je dobré psát jménem „všech“, protože tím poukážeme na všeobecnou radost. - Pokud si pisatel není jist povahou svazku rodičů dítěte, je vhodné psát o něm jako o „partnerovi“. - Vhodné je také obrátit pozornost na případný dárek, - nikdy by se pisatel neměl pozývat na návštěvu a to ani tehdy, když rodiče dítěte (manžele nebo oslavence) dobře zná. Blahopřání k povýšení - může být velmi důležité pro zvýšení image pisatele i image firmy v očích obchodních partnerů nebo přátel, - z hlediska stylistického je to však dopis velmi zrádný, protože může znít povýšeně, hořce nebo jako snaha vlichotit se, v závislosti na tom, zda je adresát v nižším, stejném nebo vyšší postavení než pisatel. - Nejvhodnější přístup je potvrdit přijetí informace o povýšení, blahopřát a popřát štěstí do budoucna. Měl by to být přímý, prostý dopis, který si nelze špatně vykládat nebo vnímat. - Je možno také zdůraznit, jaké možnosti a výzvy nová funkce přináší a tím dát najevo, že změna postavení je považována za dobré a vhodné rozhodnutí. Příklad je uveden v příloze 10/3.

SAMOSTATNÝ ÚKOL 10/2 - BLAHOPŘÁNÍ Jako ředitel/ka firmy, kterou zvolíte na základě vlastního uvážení, nastylizuje a vyhotovte ve vhodné úpravě:  blahopřání svému zaměstnanci panu Ing. Jiřímu Horovskému k úspěšnému zakončení studia MBA na VŠE v Praze,  blahopřání svému kolegovi, řediteli firmy, která je vaším obchodním partnerem, k sňatku. Všechny další potřebné údaje doplňte podle potřeby a vlastního uvážení. Dbejte na stylistickou dokonalost. Další skupinou dopisů společenského styku jsou dopisy děkovné. Patří k nim dopisy, ve kterých se vyjadřuje uznání a pochvala za dobrou práci nebo spolupráci, za dlouholetou činnost ve firmě v případě odchodu pracovníka do jiné funkce nebo do důchodu. Poděkovat je třeba i za zdařilé uspořádání mimořádné akce, např.za uspořádání prezentace, výstavy, sportovního mistrovství apod.

Děkovné dopisy


91

Poděkování při odchodu do důchodu. - Uznání si zaslouží každý zaměstnanec, který odchází na odpočinek, zvláště v případě, že ve firmě pracoval delší dobu. Takový dopis by měl napsat nikoli jen přímý nadřízený, ale někdo, kdo je ve firmě vysoce postaven. - Toto poděkování by mělo být velmi osobní a emocionální, pozitivní a ne smutné, - pisatel by v něm měl zmínit délku pracovního poměru ve firmě, vyjádřit vděčnost za odvedenou práci (schopnosti, výsledky, na které je adresát hrdý), skutečnost, že bude ve firmě chybět a popřát hodně štěstí do budoucna. - Dopis je vhodné ukončit výzvou, aby se adresát neopomněl občas ozvat nebo firmu navštívit. Poděkování za pozvání, ocenění, dárek apod. - by mělo vyjadřovat určitou vděčnost, radost a možná i překvapení z toho, že jste byli určitým způsobem poctěni, - proto by v něm mělo být uvedeno, proč byla vybrána právě vaše osoba, a že je to pro vás velká čest. Příklad je uveden v příloze 10/4.

SAMOSTATNÝ ÚKOL 10/3 - PODĚKOVÁNÍ Předseda představenstva a. s. Tempra, Louny, pan Ing. Karel Matásek, zasílá osobní dopis panu Jiřímu Klepalovi, Zahradní 23, Louny, který po letech působení na různých pracovištích společnosti odchází do důchodu. Vyhotovte tento dopis a dejte si záležet na jeho obsahu i stylizaci. Z dalších dopisů společenského charakteru lze vybrat ještě např.: Pozvánky na společenské akce, např. slavnostní večeře, koncerty, vernisáže apod., které posílají vedoucí pracovníci svým obchodním partnerům, kolegům, … Měly by obsahovat: - základní údaje o akci (druh, účel okruh účastníků, datum a místo konání), - údaje o tom, proč by se měl adresát akce účastnit (aby se dozvěděl více o tématu, sešel se s kolegy, strávil příjemný večer, byl viděn,…) a jaké výhody mu to přinese, - sdělení, co se od adresáta očekává (aby dorazil v určitou hodinu, o něčem pohovořil, zúčastnil se následné společenské akce apod.), - motivaci k rychlé odpovědi, - další informace, např. tištěnou pozvánku nebo předpokládaný průběh akce v příloze apod.

Pozvánky

Vyjádření účasti např. při zániku firmy, při nemoci, při hospitalizaci, při ztrátě zaměstnání apod. - Protože se v takových případech jedná o vážné věci, měl by být dopis pohodový a pozitivně laděný. - Je vhodné vyjádřit svou účast, rozptýlit obavy adresáta např. sdělením, že je o vše dobře postaráno a že se s ním nadále počítá, popřát vše nejlepší a ujistit ho o pozitivním vývoji v budoucnu.

Vyjádření účasti

Zvláštní pozornost je třeba věnovat vyjádření upřímné soustrasti, protože napsat dopis někomu, komu zemřel partner, blízký příbuzný nebo přítel, je velmi obtížný úkol. Většinou přitom pomůže dodržovat následující schéma: - Na začátku vyjádřit lítost nad zprávou o úmrtí (vyhnout se přitom zmínce o příčině smrti a eufemismům jako „odešel na věčnost“, „usnul věčným spánkem“ apod.),

Vyjádření upřímné soustrasti


-

92

jednoduchým způsobem vyzdvihnout osobní kvality zemřelého, jeho oblíbenost, jak ho bude okolí postrádat apod. (nepsat o jeho profesionálních schopnostech a úspěších), vyjádřit soustrast a nabídnout pomoc.

Příklady jsou uvedeny v přílohách 10/5 až 10/7.

V některých případech je vhodné napsat osobní dopis rukou, nikoliv strojem. Platí to např. o blahopřáních a vyjádření upřímné soustrasti. SAMOSTATNÝ ÚKOL 10/4 – VYJÁDŘENÍ SOUSTRASTI Nastylizujte a rukou napište na čistý dopisní list formátu A4 formou osobního dopisu vyjádření upřímné soustrasti svému kolegovi (kolegyni), kterému náhle zemřel blízký přítel. Na místo předtištěného záhlaví umístěte svoji zkrácenou adresu. Stylizaci i úpravě dopisu věnujte náležitou pozornost. 10.2.2 Osobní dopisy pracovního charakteru V poslední době se osobních dopisů stále více využívá k řešení pracovních záležitostí. Vedoucí pracovníci jimi řeší některé mimořádné úkoly nebo problémy, které jsou spojeny např. s žádostmi o různá mimořádná obchodní jednání, o sponzorství, o stanovení mimořádných podmínek obchodní smlouvy apod. Patří sem také dopisy doporučující nebo omluvné.

Osobní dopisy pracovního charakteru

Žádost o sponzorství, peněžní dar apod. by měla obsahovat: - klíčové informace – např. kdo založil fond, nadaci apod., pro koho, proč a jaké jsou jeho cíle (není vhodné příliš vyzdvihovat „bohulibost“ celé záležitosti, fakta jsou důležitější), - informace o tom, jak bude s prostředky naloženo, - návod, jakým způsobem dar předat nebo poukázat peníze (je důležité uvést jméno fondu, sbírky, nadace a číslo bankovního účtu), - jména a telefonní čísla kontaktních osob, aby měl adresát možnost dovědět se více informací.

Žádosti

Je také vhodné, aby se vedoucí pracovník formou osobního dopisu omluvil, pokud se nemohl zúčastnit závažného jednání, pracovní schůzky, odborné konference nebo společenské akce, na kterou byl pozván.

Omluvy

Příklady osobních dopisů pracovního charakteru naleznete v přílohách 10/8 a 10/9.

SAMOSTATNÝ ÚKOL 10/4 - OMLUVNÝ DOPIS Ředitel firmy ALKO, s.r.o. v Pardubicích Ing. Marek Přikryl se nemůže zúčastnit slavnostního otevření nově zrekonstruované budovy hlavního nádraží s obchodním centrem v Jičíně, na které ho pozvala starostka města paní Mgr. Veronika Halásková. Nastylizujte a vyhotovte omluvný dopis, důvody a ostatní chybějící údaje doplňte podle vlastního uvážení.


SHRNUTÍ KAPITOLY OSOBNÍ DOPISY

     

Osobní dopisy píšou vedoucí pracovníci ve vysokých funkcích buď svým zaměstnancům nebo svým obchodním partnerům, kolegům v jiných firmách a společnostech. Jejich posláním je především upevňovat vztah zaměstnanců k firmě a podporovat dobré pracovní i mezilidské vztahy mezi obchodními partnery. Proto je třeba věnovat velkou pozornost jejich stylizaci a také poněkud odlišné úpravě, která je předepsána normou. Z hlediska formální úpravy je třeba při jejich psaní věnovat pozornost kvalitě papíru, úpravě zvláštního záhlaví s označením odesilatele, úpravě a rozložení textu, podpisu a adrese příjemce, která se v tomto případě uvádí až vlevo dole pod textem. Také stylizace má svá pravidla. Je citově zabarvená, všechny myšleny a formulace je třeba velmi pečlivě zvažovat. Dopis se píše v 1. osobě jednotného čísla. Osobní dopisy můžeme rozdělit do dvou základních skupin. První tvoří dopisy společenského styku (zejména dopisy blahopřejné a děkovné), druhou osobní dopisy s pracovním zaměřením (např. žádosti, omluvy apod.). V některých případech je vhodné napsat osobní dopis rukou, nikoliv strojem. Platí to např. o blahopřáních a vyjádření upřímné soustrasti.

93


94

11 PÍSEMNOSTI PRÁVNÍHO CHARAKTERU CÍLE KAPITOLY PÍSEMNOSTI PRÁVNÍHO CHARAKTERU Po úspěšném a aktivním absolvování této KAPITOLY Budete umět:  vymezit podstatu a účel jednoduchých písemností, které se vyhotovují ve spojitosti s určitými právními úkony,  rozlišit mezi podnikovou plnou mocí a prokurou.

Budete umět

Získáte:  znalosti o tom, jaké náležitosti mají písemnosti při zastupování v právních úkonech (plná moc) a písemnosti při závazkových vztazích (dlužní úpis a potvrzenka),  a jaká je jejich formální úprava a stylizace.

Získáte

Budete schopni:  vyhotovit formálně i věcně správnou plnou moc, dlužní úpis a potvrzenku.

Budete schopni

KLÍČOVÁ SLOVA KAPITOLY PÍSEMNOSTI PRÁVNÍHO CHARAKTERU Plná moc, prokura, dlužní úpis, potvrzenka.

Klíčová slova

RYCHLÝ NÁHLED DO PROBLEMATIKY KAPITOLY PÍSEMNOSTI PRÁVNÍHO CHARAKTERU V následující kapitole se seznámíte s obsahem, náležitostmi a stylizací listin, které nejsou sice klasickými obchodními ani marketingovými písemnostmi, jejich vyhotovení by však mělo být pro každého samozřejmostí. Vždyť i při zabezpečování běžné podnikatelské činnosti se člověk musí z různých důvodů nechat zastupovat jinou osobou, v podnikání i v běžném životě se stává občas dlužníkem nebo věřitelem.

Rychlý náhled

Tyto písemnosti se tedy vyhotovují ve spojitosti s určitými právními úkony, které vyžadují, aby byly průkazné. Jejich forma i stylizace jsou ustáleny, k jejich sepsání není třeba právníka. Jedná se především o písemnosti při zastupování v právních úkonech – to jsou různé druhy plné moci a prokura, a o písemnosti při vzniku a plnění závazkových vztahů – tedy dlužní úpis a potvrzenka. V běžné podnikatelské praxi i v každodenním osobním životě se organizace nebo osoba občas stává účastníkem právních úkonů. Většina právních úkonů musí být doložena písemně, aby byly závazné a průkazné. Někdy je vhodné, aby byl na těchto písemnostech podpis úředně ověřen. Existují však situace, kdy k vyhotovení takových písemností nepotřebujeme pomoc právníka, protože jde o listiny poměrně jednoduché. Proto se někdy označují jako jednoduché právní listi-

Dopisy právního charakteru


95

ny a jsou to zejména plná moc, dlužní úpis, potvrzenka nebo potvrzení. Formální úprava  

Tyto listiny se vyhotovují buď jako individuální písemnosti nebo vyplněné předtisky nebo formuláře, píší se většinou na list formátu A4, nebo méně často na papír formátu A5 na šířku (např. osobní plná moc).

Stylizace  

Formální úprava

Stylizace

musí přesně a jasně vyjadřovat obsah závazku, který právní listinou vzniká, je proto jasná a věcná, bez zdvořilostních frází.

11.1 Písemnosti při zastupování v právních úkonech Právní úkon vymezuje Občanský zákoník jako projev vůle směřující ke vzniku, změně nebo zániku těch práv a povinností, které právní předpisy s takovým projevem spojují. Právní úkony konají právnické i fyzické osoby. Mohou se však nechat zastupovat na základě osobní nebo firemní plné moci (zmocnění) nebo prokury. Formu a náležitosti plné moci (ústní či písemné) upravuje Občanský zákoník a formu a náležitosti prokury pak Obchodní zákoník.

Zastupování v právních úkonech

11.1.1 Plná moc Plná moc je písemný projev fyzické nebo právnické osoby, která se dá zastupovat v určitém jednání nebo právním úkonu. 

Fyzické osoby udělují plnou moc např. v těchto případech: - k převzetí mzdy, kterou si nemohou osobně vyzvednout, - k zastupování advokátem při soudních sporech, - k zastupování jinou osobou při notářských nebo jiných jednáních, - k zastoupení na valné hromadě akcionářů apod.



V podnikatelské oblasti uděluje plnou moc buď podnikatel sám nebo statutární orgán.

Plná moc

Ten, kdo někoho zmocňuje – dává plnou moc – se nazývá zmocnitel (zastoupený). Ten, kdo je zmocněn – kdo plnou moc dostává – je zmocněnec (zástupce). Plné moci se navzájem liší rozsahem zmocnění: -

Rozsah zmocnění

zvláštní (speciální) plná moc opravňuje jen k jednomu úkonu, generální plná moc opravňuje k více úkonům, jednotlivá plná moc je udělena jedné osobě, kolektivní plná moc je udělena více osobám společně.

Obě strany (zmocnitel i zmocněnec) musí být vždy uvedeny plným jménem (jméno i příjmení), osobními údaji a číslem identifikačního dokladu (zpravidla občanského průkazu – OP). Základní náležitosti plné moci:  

jméno a příjmení, datum narození a bydliště (popř. RČ nebo č. OP či pasu) zmocnitele, jméno a příjmení, datum narození a bydliště (popř. RČ nebo č. OP či pasu) zmocněnce,

Náležitosti


  

96

účel a rozsah zmocnění (musí se přesně vymezit a popsat), datum vystavení plné moci popř. datum, od kterého je plná moc platná, vlastnoruční podpis zmocnitele (případně úředně ověřený).

V praxi se nejčastěji setkáváme s těmito druhy plné moci:

Druhy plné moci

Osobní plná moc je písemnost, ve které se občan nechá zastupovat jinou osobou (rodinným příslušníkem, známým) k určitému jednorázovému úkonu. Zmocnitel v této plné moci nemusí uvádět č. OP a RČ. Procesní zmocnění je právní listina, ve které zmocnitel potvrzuje, že zmocněnec (zpravidla právník) je zmocněn jednat za někoho jeho jménem u soudu. Podnikové pověření (firemní plná moc) je plná moc související s provozováním podniku, firmy. Příklady plné moci najdete v přílohách 11/1 až 11/3.

SAMOSTATNÝ ÚKOL 11/1 - PLNÁ MOC Napište osobní plnou moc, kterou vás jeden z prarodičů pověřuje k vyzvednutí doporučené poštovní zásilky, kterou si ze zdravotních důvodů nemůže sám vyzvednout. Plnou moc vystavte na zítra. Napište firemní plnou moc, kterou předseda představenstva Investičního fondu Makro pan JUDr. Karel Horáček (ostatní údaje doplňte) zmocňuje podle § 191 z. č. 513/1991 Sb. Obchodního zákoníku pana Ing. Jana Ondrouše (ostatní údaje doplňte) k převzetí výpisu z účtu ke dni 31. dubna 20.. od společnosti Investiční fond KVARTO se sídlem v Praze 2, Polní 24, IČ: 234 879 879. 11.1.2 Prokura Prokura je obchodní plná moc, která opravňuje zmocněnce – prokuristu ke všem úkonům při podnikové činnosti zmocnitele včetně těch, k nimž je třeba jinak zvláštní plné moci. Prokuru lze udělit pouze fyzické osobě. Více osobám je možné udělit prokuru tak, že jsou k zastupování a podepisování oprávněny každá samostatně, nebo tak, že je třeba souhlasného projevu vůle všech prokuristů nebo alespoň dvou z nich.

Prokura

Prokurista se podepisuje zvláštním způsobem – podpis se skládá ze tří částí: 1. 2. 3.

obchodní jméno podnikatele, dodatek označující prokuru – per prokura, nebo prokurista (p. pa nebo ppa), podpis prokuristy.

BOTANA, a. s., ppa vlastnoruční podpis prokuristy Prokura musí být podle Obchodního zákoníku nejprve zapsána v obchodním rejstříku a teprve potom nabývá účinnosti. V této souvislosti je dobré uvědomit si základní rozdíly mezi firemní plnou mocí a prokurou.

Rozdíl mezi plnou


1. Prokura musí být vždy udělena pouze podnikatelem; plná moc kýmkoli. 2. Plná moc se uděluje jak osobám fyzickým, tak právnickým; prokura pouze fyzickým. 3. Pokud to zákon neomezuje, je možno udělit plnou moc na jakýkoli úkon nebo úkony; prokuru lze udělit pouze na úkony vyplývající z provozu podniku. 4. Udělení prokury musí být zapsáno v obchodním rejstříku; plná moc se nezapisuje. 5. Nositel plné moci je zástupcem – zmocněncem; nositel prokury má označení prokurista. 6. Plná moc musí obsahovat rozsah zmocnění; prokura nemusí.

97 mocí a prokurou

SAMOSTATNÝ ÚKOL 11/2 - PROKURA Na základě předcházejícího příkladu vyhotovte čistopis prokury. Potřebné údaje zvolte podle vlastního uvážení.

11.2 Písemnosti při závazkových vztazích Závazkový vztah je právní vztah, ze kterého věřiteli vzniká právo na plnění (pohledávka) od dlužníka, a dlužníkovi vzniká povinnost tento závazek splnit. (V obecné poloze definuje závazkový právní vztah Občanský zákoník v § 488.)

Závazkové vztahy

K běžným závazkových vztahům patří zejména půjčení peněžní částky nebo nějaké věci. Mezi zúčastněnými stranami se o těchto skutečnostech vyhotovuje dlužní úpis a potvrzenka (kvitance). 11.2.1 Dlužní úpis a potvrzenka Pří půjčce větší částky peněz je vhodné sepsat dlužní úpis (dluhopis). Je to písemnost, ve které fyzická nebo právnická osoba (dlužník), potvrzuje jiné osobě nebo organizaci (věřiteli), že obdržela určitou částku peněz jako půjčku. Zároveň se zavazuje, že tento dluh zaplatí v určité přesně stanovené lhůtě, popř. se specifikuje výše jednotlivých částek a úrok.

Dlužní úpis

Dlužní úpis je dobré sepsat při vyšší částce i mezi přáteli nebo příbuznými, zvláště, když jde o půjčku na delší dobu. Náležitosti dlužního úpisu:       

Náležitosti

jméno a příjmení věřitele, datum narození a adresa, popř. rodné číslo nebo číslo OP či pasu, částka dluhu (napsaná číslicí i slovy), doba, kdy má být dlužná částka splacena, způsob zaplacení, popřípadě výše úroku, místo a datum vyhotovení (měsíc v datu se píše slovem), jméno a příjmení dlužníka, datum narození a adresa, popř. rodné číslo nebo číslo OP či pasu, vlastnoruční podpis dlužníka.

Příklad dlužního úpisu je uveden v příloze 11/4.

Potvrzenka (stvrzenka, kvitance) je písemnost, která potvrzuje přijetí peněžní částky nebo jiné věci, nebo splnění závazku dlužníka vůči věřiteli.

Potvrzenka


Náležitosti potvrzenky jsou obdobné jako u dlužního úpisu:       

jasné vyjádření o tom, že byla přijata určitá částka peněz (číslicí i slovy) nebo věc, jméno, příjmení, datum narození a bydliště dlužníka, popř. jeho rodné číslo nebo číslo OP nebo pasu, účel platby, datum platby, jméno, příjmení, datum narození nebo RČ věřitele, popř. jeho rodné číslo nebo číslo OP nebo pasu, vlastnoruční podpis věřitele, místo a datum vyhotovení (měsíc v datu psán slovem).

Splácí-li dlužník svůj dluh po částech, je věřitel povinen vydat dlužníkovi potvrzenku při zaplacení každé jednotlivé splátky. Příklad potvrzenky je v příloze 11/5.

Širší význam než potvrzenka má pojem potvrzení jako písemné osvědčení nějaké skutečnosti, např. o délce zaměstnání apod. SAMOSTATNÝ ÚKOL 11/3 - DLUŽNÍ ÚPIS A POTVRZENKA Na dopisní půllist (formát A5 na šířku) vypracujte čistopis dlužního úpisu a potvrzenku na první splátku dlužné částky. Osoby, výši dlužné částky i způsob a dobu splácení zvolte podle vlastního uvážení.

SHRNUTÍ KAPITOLY PÍSEMNOSTI PRÁVNÍHO CHARAKTERU



   



V běžné podnikatelské praxi i v každodenním osobním životě se organizace nebo osoba občas stává účastníkem právních úkonů. Většina právních úkonů musí být doložena písemně, aby byly závazné a průkazné. Některé z těchto listin lze vyhotovit bez pomoci právníka a většinou je označujeme jako jednoduché právní listiny. Tyto listiny se vyhotovují buď jako individuální písemnosti nebo vyplněné předtisky nebo formuláře, píší se většinou na list formátu A4 a musí přesně a jasně vyjadřovat obsah závazku, který právní listinou vzniká. Mezi základní jednoduché právní listiny patří ty, které vznikají při zastupování v právních úkonech (plná moc a prokura) a při závazkových vztazích (dlužní úpis a potvrzenka). Plná moc je písemný projev fyzické nebo právnické osoby, která se dá zastupovat v určitém jednání nebo právním úkonu. Základní druhy plné moci jsou osobní plná moc, procesní plná moc a firemní plná moc. Prokura je obchodní plná moc, která opravňuje zmocněnce – prokuristu ke všem úkonům při podnikové činnosti zmocnitele včetně těch, k nimž je třeba jinak zvláštní plné moci. Prokuru lze udělit pouze fyzické osobě, musí být podle Obchodního zákoníku nejprve zapsána v obchodním rejstříku a teprve potom nabývá účinnosti. Dlužní úpis je písemnost, ve které fyzická nebo právnická osoba (dlužník), potvrzuje jiné osobě nebo organizaci (věřiteli), že obdržela určitou částku peněz jako půjčku. Záro-

98

Náležitosti




veň se zavazuje, že tento dluh zaplatí v určité přesně stanovené lhůtě. Potvrzenka (stvrzenka, kvitance) je písemnost, která potvrzuje přijetí peněžní částky nebo jiné věci, nebo splnění závazku dlužníka vůči věřiteli.

99


100

12 MARKETINGOVÁ KORESPONDENCE NA INTERNETU CÍLE KAPITOLY MARKETINGOVÁ KORESPONDENCE NA INTERNETU Po úspěšném a aktivním absolvování této KAPITOLY Budete umět:  využívat Internet, zejména e-mailovou poštu jako prostředku běžné obchodní a marketingové korespondence.

Budete umět

Získáte:  poznatky o tom, jaké služby Internetu je možno použít pro oblast marketingové komunikace a obchodní korespondence,  informace o tom, jak máte správně postupovat při tvorbě e-mailové zprávy a jaké základní zásady a doporučení přitom musíte dodržovat.

Získáte

Budete schopni:  vytvořit formálně i obsahově správnou e-mailovou zprávu, která může v praxi nahradit mnoho běžných obchodních i marketingových písemností.

Budete schopni

KLÍČOVÁ SLOVA KAPITOLY MARKETINGOVÁ KORESPONDENCE NA INTERNETU Elektronická pošta (e-mail), spam, autorizovaný reklamní mail, World Wide Web (www), internetová reklama.

Klíčová slova

RYCHLÝ NÁHLED DO PROBLEMATIKY KAPITOLY KORESPONDENCE NA INTERNETU Internet je bezesporu prostředek, který usnadňuje a urychluje komunikaci mezi svými uživateli a poskytuje řadu možností také obchodníkům a marketingovým pracovníkům firem. Je také úspěšně využíván jako prostředek zasílání a vyřizování běžné obchodní a marketingové korespondence.

Rychlý náhled

Proto se v poslední kapitole budete věnovat právě této problematice. Seznámíte se základními službami, které Internet nabízí pro oblast marketingové komunikace a které se dají využít také v oblasti obchodní korespondence. Ujasníte si, že prostřednictvím elektronické pošty lze posílat obchodní či jiné marketingové písemnosti stejně jako prostřednictvím pošty klasické, Kromě toho se pak budete důkladněji věnovat tomu, jak máte správně postupovat při tvorbě e-mailové zprávy a jaké zásady a postupy je třeba přitom dodržovat. Marketingovou komunikací prostřednictvím Internetu rozumíme využívání služeb Internetu pro realizaci nebo podporu jednotlivých forem a nástrojů marketingové komunikace. Moderní marketingová komunikace se v současnosti bez Internetu neobejde. Internet poskytuje

Marketingová korespondence po Internetu


101

svým uživatelům řadu služeb. Jejich význam pro marketingovou komunikaci a také pro její korespondenční formu je však různý.

12.1 Služby Internetu pro marketingovou komunikaci Marketingová komunikace tradičně využívá všechny komunikační prostředky, počínaje mluveným slovem, přes tištěné materiály, písemnosti zasílané poštou, telefon a konče využíváním masmédií. Internet dnes nabízí všechny možnosti jako tradiční nástroje a prostředky, ale často mnohem efektivněji – jeho prostřednictvím lze oslovit konkrétního člověka a zasílat mu nejrůznější písemnosti a dokumenty, může však také najednou oslovit desetitisíce lidí se stejnými zájmy (a pouze tyto lidi), kteří pokud budou chtít, mohou komunikovat s tím, kdo je osloví.

Služby Internetu

V následujícím textu jsou velmi stručně uvedeny základní služby, které Internet pro oblast marketingové komunikace nabízí a které se dají využít také v oblastech dříve tradičně písemné marketingové a obchodní korespondence. 12.1.1 Elektronická pošta Elektronická pošta se v rámci marketingové korespondence využívá především k rozesílání reklamních zpráv. Je to levný, technicky jednoduchý a vysoce účinný způsob. Reklamní maily lze rozdělit do dvou skupin: - spam (nevyžádaný mail), - autorizovaný (reklamní) mail.

Elektronická pošta Reklamní maily

Spam představuje rozesílání informací o novém výrobku, službě, internetové stránce apod. co největšímu počtu uživatelů, Názory na jeho účinnost se velmi liší, většinou se považuje za velmi neetický způsob.

Spam

Autorizovaný reklamní mail (ARM) znamená, že si uživatel Internetu sám určí (vědomě či nevědomě), jaké reklamní zprávy chce dostávat. Po založení e-mailové schránky většinou uživatel vyplní několik formulářů – Zájmy, Zaměstnání apod. – a na základě těchto údajů je adresa zařazena do databáze ARM. Inzerent z oboru pak přesně ví, kam svůj reklamní mail poslat.

Autorizovaný reklamní mail

Elektronická pošta může být rozesílána ve dvou formátech, a to jako: -

HTML, který umožňuje text zprávy formátovat nebo jako prostý text, který se používá se ve většině případů, protože ne všichni uživatelé Internetu používají poštovní klienty, kteří podporují HTML. 12.1.2 Interaktivní nástroje

Mezi interaktivní komunikační nástroje můžeme zařadit například diskusní skupiny nebo nejrůznější konference.

Interaktivní nástroje

Odborné diskusní skupiny jsou pro marketingovou komunikaci vhodným nástrojem, využívají se především v oblasti podpory a inovace výrobku, služeb zákazníkům a marketingového výzkumu.

Diskusní skupiny

S diskusními skupinami lze pracovat dvojím způsobem. Může jít o:


102

1. Monitoring diskusních skupin. Prostřednictvím monitorování vhodných diskusních skupin lze zjistit, co není zákazníkům jasné, jaké mají s výrobky problémy, jak hodnotí konkurenční produkty a služby a další faktory spokojenosti zákazníků. 2. Přímou účast firmy v diskusní skupině. V rozumné míře je to vždy vítaný způsob. Doporučení v rámci diskusní skupiny mají mnohem větší váhu, než běžná reklamní sdělení, protože se podobají přímé osobní komunikaci. Je to proto užitečná doplňková forma marketingové komunikace. Konference jsou obdobou diskusních skupin a mají obdobné marketingové využití. Účinnost příspěvků v rámci konferencí je však vyšší, protože příspěvky přicházejí přímo do poštovních stránek a tak působí osobněji. Elektronickou poštu uživatelé obecně vybírají častěji než diskusní skupiny.

Konference

12.1.3 World Wide Web (www) World Wide Web (www) je považován za nejperspektivnější službu současného Internetu. Z hlediska marketingové komunikace jde především o prezentaci firmy a jejich produktů.

World Wide Web (www)

Základní pravidla www prezentace:      

výrobu www stránek přenechat odborníkům, dbát na profesionální grafické zpracování stránek, základní poznatky je dobré obohatit o zajímavé informace, rozmístit jednotlivé prvky na www stránkách (text, obrázky, tabulky) tak, aby stránka byla přehledná, stránky by měly osahovat jen takový objem informací, aby jejich stahování netrvalo příliš dlouho (psychologická hranice je 20 sekund), informace na www stránkách je třeba pravidelně aktualizovat.

12.2 Využití Internetu jako nástroje marketingové korespondence Z hlediska marketingové korespondence se využívá zejména elektronická pošta a internetová reklama. 12.2.1 Elektronická pošta (E-mail) Elektronická pošta není pouze nástrojem k rozesílání reklamních zpráv, -

prostřednictvím elektronické pošty lze posílat obchodní či jiné marketingové písemnosti stejně, jako prostřednictvím pošty klasické, není to však ve všech případech vhodné ani možné – např. u upomínek, osobních dopisů apod..

Z hlediska základní charakteristiky těchto písemností si je třeba uvědomit tyto skutečnosti: -

vnější náležitosti takto zasílaných písemností (záhlaví, adresa příjemce a doplňkové údaje) se upravují jiným způsobem, stylizace a formální úprava písemností by však měla odpovídat běžným zvyklostem a normám (oslovení, členění textu do odstavců, oddělování odstavců volnými řádky, závě-

E-mail


-

103

rečná věta a pozdrav, vyznačení příloh, jméno a příjmení, popř. funkce pracovníka), písemnost nelze vlastnoručně podepsat.

V praxi se tento způsob zasílání korespondence využívá při řešení běžných obchodních záležitostí. Některá další doporučení pro psaní e-mailů: Klasické dopisy posíláme s očekáváním, že si je adresát přečte. U elektronických tomu tak vždy není. Proto je dobré řídit se následujícími pravidly:

1. Je třeba dobře zvolit Předmět – tj. totéž jako Věc v klasickém dopise. -

Mnoho uživatelů dostává denně i několik stovek e-mailů a pořadí jejich zpracování (nebo odsunutí na neurčito) závisí nejvíce právě na obsahu pole Předmět. Správně zvolený Předmět je předpokladem úspěchu i při automatickém zpracování.

2. Důležité je správně nastavit jméno v e-mailovém programu. Při odesílání se totiž obvykle sestaví dvojice Jméno a e-mailové programy většinou zobrazují jen Jméno. Zatímco vy se domníváte, že adresát vidí například [email protected], ve skutečnosti se může zobrazovat jen xxxxx, které jste „někam“ vyťukali při instalaci programu. 3. Používejte automatický podpis nebo se raději na konci dopisu podepisujte. Ve firemním automatickém podpisu se uvádí také jméno firmy a web. 4. Pozdrav (Dobrý den) a rozloučení (Hezký den přeje) patří k dobrému vychování, v e-mailech jím můžeme nahradit v některých případech oslovení a závěrečný pozdrav. 5. Psaní „česky“ nebo „cesky“? Dopis napsaný bez háčků a čárek je stále jedinou zárukou toho, že adresát dostane stejný text, jaký byl odeslán - zejména píšete-li česky do zahraničí. 6. Používejte správně pole Komu: (To:), Kopie: (Cc:) a Skrytá kopie: (Bcc:). -

Do pole Komu patří adresáti, jichž se e-mail přímo týká a od nichž očekáváte odpovědi. V poli Kopie mají své místo adresáti, kterým dáváte obsah dopisu na vědomí, ale nevyžadujete po nich odpovědi. Ve Skryté kopii číhají „tajní pozorovatelé“. O rozeslání na jejich adresy se stará přímo server, který je z hlavičky e-mailu vymaže. Ostatní adresáti tak žádným způsobem nemohou zjistit, že korespondenci sleduje ještě někdo další.

7. Není vhodné zpestřovat dopisy rozličnými „vtipnými“, často i animovanými obrázky nebo „smajlíky“. Do odchodní korespondence nepatří! 8. E-mail není telefon ani chatovací program. Adresát si poštu nepřečte vždy okamžitě. Proto je mnohem efektivnější vyřídit poštu hromadně jen několikrát denně (např. při příchodu do práce a odpoledne). 9. Pozor na automatické odpovědi! Používejte je pouze tehdy, když budete delší dobu offline, a napište, kdy může odesílatel očekávat vaši odpověď.

Pravidla pro psaní e-mailů


-

„Momentálně jsem na dovolené, k Vašemu e-mailu se dostanu nejdříve 20. 8. 20... V naléhavých případech mne zastihnete na mobilním telefonu.“.

-

Slušné poštovní servery pošlou stejnou automatickou odpověď každému odesílateli jen jednou.

104

10. Podobným problémem je automatické přesměrování. 11. Je dobré využívat funkce Odpovědět (Reply). Adresát se snadno zorientuje podle předmětu (ve kterém se objeví Re:), ale většina e-mailových programů umožňuje také do odpovědi automaticky vložit a označit text původního e-mailu. Zejména adresáti s mnoha e-maily ocení, že nemusí podle jména a předmětu v archivu dohledávat, o čem jste se vlastně bavili. 12. E-mail musí být napsán bezchybně a spisovně! Pozor na překlepy, čárky mezi větami a další interpunkční znaménka. 13. V e-mailových zprávách se nepoužívají ke zvýraznění textu velká písmena ani prokládání. 14. Odstavce slouží ke zvýšení čitelnosti textu. Odstavec v e-mailu nejlépe vytvoříte tak, že vložíte jeden prázdný řádek. Měly by obsahovat tři až pět vět tak, aby šlo o ucelenou myšlenku. 15. Neposílejte nikdy nevyžádanou a obtěžující poštu! (spam). SAMOSTATNÝ ÚKOL 12/1 - E-MAILOVÁ ZPRÁVA Zvolte dva z běžných obchodních dopisů, které jste vypracovali jako individuální písemnosti, a vytvořte z nich zprávu zasílanou prostřednictvím e-mailu. Zprávy vtiskněte a založte k ostatním písemnostem. 12.2.2 Internetová reklama Využití reklamy v podmínkách Internetu je velmi široké. Má celou řadu specifik – odborníci se většinou shodují na tom, že internetová reklama se prolíná s klasickou reklamou a přímým marketingem. Z hlediska obchodní a marketingové korespondence může být Internet dalším médiem k šíření reklamních sdělení. Tvorba těchto sdělení je však většinou prací odborníků a nepatří k běžným činnostem pracovníků ani managementu firem. K zasílání reklamních zpráv lze na Internetu využít: -

E-mail (spam,autorizované reklamní maily) nebo Webové stránky (umožňují zobrazení textu, obrázků, přehrávání zvukových sekvencí a kousků videa apod.)

Nejčastěji používané prvky Webu jsou: reklamní proužky (banery), tlačítka, textové odkazy a sponzorství.

Internetová reklama


SHRNUTÍ KAPITOLY MARKETINGOVÁ KORESPONDENCE NA INTERNETU

  





Moderní marketingová komunikace se v současnosti bez Internetu neobejde. Internet poskytuje svým uživatelům řadu služeb. Jejich význam pro marketingovou komunikaci, a také pro její korespondenční formu, je však různý. V oblastech dříve tradiční písemné marketingové a obchodní korespondence se dají využít tyto nástroje Internetu: elektronická pošta, diskusní skupiny, konference a World Wide Web (www). Prostřednictvím elektronické pošty lze posílat obchodní či jiné marketingové písemnosti stejně, jako prostřednictvím pošty klasické. Vnější náležitosti těchto písemností (záhlaví, adresa příjemce a doplňkové údaje) se však upravují jiným způsobem, jejich stylizace a formální úprava by však měla odpovídat běžným zvyklostem a normám. Při psaní e-mailů je pak velmi důležité dodržovat i řadu dalších pravidel a doporučení, např.: dobře zvolit „Předmět“ (podobně jako „Věc“), správně nastavit v e-mailovém programu jméno, dopis podepsat, nezapomínat na pozdrav a rozloučení, nezpestřovat dopisy „smajlíky“, psát bezchybně a spisovně, neposílat nevyžádanou poštu. Z hlediska obchodní a marketingové korespondence může být Internet používán také k šíření reklamních sdělení. Tvorba těchto sdělení je však většinou prací odborníků.

105


106

SHRNUTÍ MODULU MARKETINGOVÁ KORESPONDENCE

 

 









 

 

Informace nutné k zabezpečování marketingových aktivit firmy můžeme sdělovat nebo získá-vat několika způsoby – osobním jednáním, telefonicky nebo písemně, tzn. dopisem, faxem nebo elektronickou poštou. Protože každá písemnost vypovídá o svém pisateli, je třeba, aby si každý uvědomil význam normalizované úpravy písemností a osvojil si vybraná ustanovení norem pro úpravu písemností vyhotovovaných na osobních počítačích, včetně informací a dopisních papírech a jejich formátech a poštovních obálkách, které se pro zasílaní marketingových a obchodních písemností používají. Velmi důležitá je také znalost formální úpravy písemností (tedy jejich struktury) a schopnost marketingové a obchodní dopisy vhodně stylizovat. Mezi základní obchodní písemnosti, které si mezi sebou vyměňují výrobci nebo poskytovatelé služeb či prodejci (dodavatelé) a jejich skuteční nebo potenciální zákazníci (odběratelé) patří především poptávka (dotaz), různé formy nabídek, objednávka a kupní smlouva. Všechny mají své základní obsahové a formální náležitosti, charakteristiku a osobitý význam v procesu uzavírání obchodních vztahů. Stěžejní význam pro získávání nových zákazníků má v oblasti marketingové korespondence a přímého marketingu nabídkový dopis. Nabídkový dopis musí být především věcný, musí být přitom adresován správnému příjemci, obsahovat správné téma ve správnou dobu a musí oslovit jeho vlastní zájmy a reagovat na jeho potřeby. Pokud je to zároveň dopis vynalézavý, může uspět ještě více. Vústěním obchodních jednání mezi dodavateli a odběrateli je uzavření platné obchodní nebo kupní smlouvy. Při běžném naplňování obchodních vztahů je pak potřeba zásilky opatřit dalšími písemnostmi a doklady, jako jsou přepravní doklady, dodací list a faktura. Značnou pozornost je třeba také věnovat obchodním písemnostem, jejichž účelem je řešit problémy, které vznikají, pokud jeden z partnerů podmínky smlouvy nesplní nebo je porušuje. Jedná se o pobídky neboli urgence, výtky neboli reklamace a upomínky. Jejich marketingová a komunikační role je velmi důležitá. Dalším nástrojem marketingové komunikace, který může pomoci při prodeji produktu je reklamní text, zejména inzerát a leták. Je proto důležité znát základní skutečnostmi pro jeho sestavení a také to, co má dobrý reklamní text zachovávat a čeho se má vyvarovat, co je to slogan a jak ho vytvořit, a jaký význam má v reklamním textu titulek. Pracovníci firem a organizací písemně komunikují nejen se svými obchodními partnery, ale vyhotovují i celou řadu vnitropodnikových písemností. Jsou to například pozvánky, zápisy z pracovních porad, příkazy, směrnice, zprávy z pracovních cest apod. Personální agenda ve firmách a společnostech zahrnuje písemnostmi při přijímání pracovníka, tedy žádosti o místo, životopisy a pozvánky k pohovorům či konkurzům, pracovní smlouvy a jiné druhy dohod. Při ukončení pracovního poměru se píše dohoda o jeho ukončení, výpověď, pracovní posudek a další. Psaní těchto písemností vyžaduje dostatek znalostí zejména o jejich obsahové stránce, nezanedbatelný význam má však i jejich stylizace a bezchybná formální úprava. Poněkud výjimečné postavení mají v rámci marketingových písemností osobní dopisy vedoucích pracovníků. Převažují mezi nimi dopisy společenského styku, v posledních letech se však stále více objevují také osobní dopisy s pracovním zaměřením. Důležité je také umět vyhotovit listiny, které nejsou sice klasickými obchodními ani marketingovými písemnostmi, jejich vyhotovení by však mělo být pro každého samozřejmostí. Píší ve spojitosti s určitými právními úkony, které vyžadují, aby byly průkaz-

Shrnutí modulu




107

né. Patří k nim různé druhy plné moci a prokura a písemnosti při vzniku a plnění závazkových vztahů – tedy dlužní úpis a potvrzenka. Prostředkem, který usnadňuje a urychluje komunikaci mezi svými uživateli a poskytuje řadu možností také obchodníkům a marketingovým pracovníkům firem je Internet. Je také úspěšně využíván jako prostředek zasílání a vyřizování řady běžné obchodní a marketingové korespondence. Jde zejména o elektronickou poštu a internetovou reklamu.

KLÍČOVÁ SLOVA MODULU MARKETINGOVÁ KORESPONDENCE Normalizovaná úprava písemností, formáty dopisních papírů a poštovních obálek, normalizovaná úprava adresy, adresový blok, psaní akademických titulů, vědeckých hodností, akademickovědeckých a vědecko-pedagogických titulů, struktura dopisu, záhlaví, odvolací údaje, text dopisu, doplňující údaje dopisu, poptávka, nabídka, odpověď na poptávku - vyžádaná nabídka, nevyžádaná nabídka, objednávka, kupní smlouva, přímá pošta – direct mail, cílený nabídkový dopis, odvolávka, přepravní dispozice, dodací list, faktura, pobídka (urgence), reklamace, upomínka, pokus o smír, reklamní text, AIDA, slogan, titulek (headline), leták, prospekt, katalog, účelové tiskoviny, inzerát, pozvánka, evidence přítomných, zápis z porady, příkaz, směrnice, žádost o místo, životopis, profesní životopis, pozvání ke konkurzu, pracovní smlouva, výpověď, pracovní posudek, osobní dopisy, dopisy společenského charakteru, plná moc, prokura, dlužní úpis, potvrzenka, elektronická pošta (e-mail), spam, autorizovaný reklamní mail, World Wide Web (www), internetová reklama.

NÁMĚTY PRO TUTORIÁL Studenti se během semestru setkají celkem třikrát se svým tutorem. Základní náplň jednotlivých setkání lze stručně shrnout takto: 1. tutoriál  Vyřízení základních organizačních záležitostí.  Představení kurzu Marketingová korespondence v systému Moodle, poskytnutí přístupového klíče studentům.  Seznámení studentů s programovou náplní kurzu a s tím, jak mají postupovat při vypracovávání samostatných úkolů.  Diskuze. 2. tutoriál  Vyřízení průběžných organizačních záležitostí.  Diskuze se studenty o látce a samostatných úkolech, řešení konkrétních problémů, které z toho vyplývají, rozbory konkrétních písemností z praxe.  Oznámení termínu odevzdání „Souboru písemností z marketingové korespondence“. 3. tutoriál  Vyřízení průběžných organizačních záležitostí.  Oznámení termínů písemné zkoušky a její podrobnější specifikace.  Diskuze.

Klíčová slova


108

DALŠÍ ZDROJE BIRD, Drayton.: Jak psát obchodní dopisy s nabídkou. Computer Press, 2004. 268 s. ISBN 80251-0373-0.

knihy

FLEISCHMANNOVÁ, Emílie.; KULDOVÁ, Olga.: Obchodní korespondence. Fortuna, 2005. 119 s. ISBN 80-7168-718-9. KŘÍŽEK, Zdeněk; CRHA, Ivan: Jak psát reklamní text. Grada Publishing, 2003. 190 s. ISBN 80-247-0556-7. KULDOVÁ, Olga: Normalizovaná úprava písemností – komentovaná norma s ukázkami. Fortuna, 1999. 79 s. ISBN 80-7168-656-5. MAITLAND, Iain: Jak psát obchodní korespondenci. Computer Press, 2000. 125 s. ISBN 807226-324-2. ČSN 01 6910 Úprava písemností psaných strojem nebo zpracovaných textovými editory. Český normalizační institut. 1997, revize 2002. CSN 88 6101 Dopisní papíry pro hospodářskou a úřední korespondenci. Český normalizační institut.1998.

ČSN


109

SEZNAM POUŽITÝCH ZNAČEK, SYMBOLŮ A ZKRATEK

INFORMATIVNÍ, NAVIGAČNÍ, ORIENTAČNÍ

KE SPLNĚNÍ, KONTROLNÍ, PRACOVNÍ

Průvodce studiem

Kontrolní otázka

Čas potřebný k prostudování

Samostatný úkol

Shrnutí

Řešení a odpovědi, návody

Tutoriál

VÝKLADOVÉ

NÁMĚTY K ZAMYŠLENÍ, MYŠLENKOVÉ, PRO DALŠÍ STUDIUM

K zapamatování

Úkol k zamyšlení

Řešený příklad

Další zdroje


110

PŘÍLOHY Příloha 3/1 NORMALIZOVANÁ ÚPRAVA ADRES

Slečna Irena Olivková Lískovec 378 738 01 FRÝDEK-MÍSTEK

Paní Ing. Marie Valeská Krajský úřad Ostrava odbor školství Na zahrádkách 758 120 22 Ostrava - Zábřeh

Vážený pan MVDr. Jan Skácel, DrSc. Beskydská 1226 738 01 Frýdek-Místek

Vážená paní Doc. Ing. Jana Smutná, CSc. Várenská 425 120 21 Ostrava – Poruba

Vysoké pece Ostrava, a. s. Ing. Kamil Lužný, DrSc. technický ředitel Vratimovská 458 120 35 OSTRAVA - KUNČICE

Vážený pan RNDr. Jindřich Moravec, CSc. Ostravská univerzita Přírodovědecká fakulta Čelakovského 458 120 21 Ostrava – Poruba

Pan Ing. Václav Brzobohatý Stavoartikel, a. s. Městské sady 12 547 01 NÁCHOD 1

Digital, s. r. o. informační systémy Ing. Lída Skalná Nerudova 120/6 120 08 PRAHA 8

Paní Jarmila Horáková u pana M. Jeřábka nám. Svobody 1256/8 458 02 Hradec n. Moravicí

Vážený pan PhDr. Jindřich Navrátil C.H.Beck – nakladatelství Pod Mlýnem 12 770 00 Olomouc

Pragotherm, spol. s r. o. Ing. Jiří Macháček Výstavní 12 210 20 PRAHA 5

Slečna Lucie Chalupová 362101/023 poste restante 735 21 BRUŠPERK

Úřad práce – Nový Jičín paní Mgr. Jitka Slánská nám. Republiky 111/5 125 41 Nový Jičín Komerční banka pobočka Znojmo pan Ing. Richard Novotný Lidická 1236 669 02 ZNOJMO 2

Paní Ing. Marie Vídecká Krajský úřad Ostrava odbor výstavby Zahradní 1225 120 22 Ostrava – Poruba Linde – technoplyn, a. s. Ing. Marcela Vojáčková P. O. BOX 1255 750 00 PŘEROV


111

Příloha 3/2 Úprava dopisu podle ČSN – vzor A1 Záhlaví dopisu Název organizace, její bližší označení a adresa včetně PSČ, značka, popř. logo

VÁŠ DOPIS ZN.: ZE DNE: NAŠE ZN.:

Ka/Cu/364/06

VYŘIZUJE TEL.: MOBIL: E-MAIL:

Šrámková 0 18/ 751 52 602 669 154 [email protected]

DATUM:

2006-09-10

Doporučeně MEGATEX, s. r. o pan Ing. Jaromír Horký Novohradská 58 541 01 TRUTNOV

NABÍDKA Vážení přátelé, velmi nás potěšil Váš zájem o telefaxy značky Canon. V příloze Vám zasíláme žádané prospekty, ve kterých je uvedena cena všech tří typů včetně záruční doby i ostatních podmínek. Můžeme Vám je dodat do týdne po obdržení objednávky. Veškeré opravy provádíme do 24 hodin po jejich ohlášení. Ubezpečujeme Vás však, že poruchovost telefaxů značky Canon je minimální. Telefaxy Vám můžeme pochopitelně kdykoli předvést. Naše prodejní doba je následující: pondělí – pátek od 8 hodin do 18 hodin, sobota od 8 hodin do 12 hodin. Bylo by ovšem dobré, kdybyste nám předem svůj příjezd ohlásili, abychom se na předvedení mohli dobře připravit. Těšíme se na Vaši návštěvu a doufáme, že si u nás určitě vyberete. Se srdečným pozdravem

Razítko Vlastnoruční podpis Ing. Karel Matásek obchodní ředitel 3 přílohy Telefon:

Telefax

E-mail

Bankovní spojení

IČ

DIČ


112

Příloha 3/3 Úprava dopisu podle ČSN – vzor A2 Záhlaví dopisu Název organizace, její bližší označení a adresa včetně PSČ, značka, popř. logo

Doporučeně MEGATEX, s. r. o pan Ing. Jaromír Horký Novohradská 58 541 01 TRUTNOV


Ka/Cu/364/06


Šrámková 0 18/ 751 52 602 669 154 [email protected]

DATUM:

2006-09-10

NABÍDKA Vážení přátelé, velmi nás potěšil Váš zájem o telefaxy značky Canon. V příloze Vám zasíláme žádané prospekty, ve kterých je uvedena cena všech tří typů včetně záruční doby i ostatních podmínek. Můžeme Vám je dodat do týdne po obdržení objednávky. Veškeré opravy provádíme do 24 hodin po jejich ohlášení. Ubezpečujeme Vás však, že poruchovost telefaxů značky Canon je minimální. Telefaxy Vám můžeme pochopitelně kdykoli předvést. Naše prodejní doba je následující: pondělí – pátek od 8 hodin do 18 hodin, sobota od 8 hodin do 12 hodin. Bylo by ovšem dobré, kdybyste nám předem svůj příjezd ohlásili, abychom se na předvedení mohli dobře připravit. Těšíme se na Vaši návštěvu a doufáme, že si u nás určitě vyberete. Se srdečným pozdravem

Razítko Vlastnoruční podpis Ing. Karel Matásek obchodní ředitel 3 přílohy Telefon:

Telefax

E-mail

Bankovní spojení

IČ

DIČ


113

Příloha 3/4 Úprava dopisu podle ČSN – vzor A3

HP TREND, spol. s r. o., Ludgeřovická 65, 748 01 Petřkovice

VAKUA, spol. s r. o. obchodní oddělení pan Ing. Luděk Navrátil Lesní 45 460 06 LIBEREC 6

VÁŠ DOPIS ZNAČKY / ZE DNE

NAŠE ZNAČKA

VYŘIZUJE / LINKA

Petřkovice

26/18.3.2006

25642

Kroupová/56

22.3.2006

VĚC

Nabídka

Vážený pane inženýre, xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx. xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx. Se srdečným pozdravem

RAZÍTKO

Prospekty

Vlastnoruční podpis Mgr. Silvie Nedašovská vedoucí oddělení marketingu

Telefon: 596 231 215 Telefax: 596 231 216

e-mail: [email protected] Bankovní spojení: ČS 654362321

IČ: 213-2154862 DIČ: 251-4511555


114

Příloha 3/5 Úprava dopisu podle ČSN – vzor B Záhlaví dopisu Název organizace, její bližší označení a adresa včetně PSČ, značka, popř. logo. 2-156/17. 3. 2005 0265/06 Hanáček Megatex spol. s r. o. Palackého 103 541 01 Trutnov 2006-03-25

Nabídka Vážení přátelé, velmi nás potěšil Váš zájem o telefaxy značky Canon. V příloze Vám zasíláme žádané prospekty, ve kterých je uvedena cena všech tří typů včetně záruční doby i ostatních podmínek. Můžeme Vám je dodat do týdne po obdržení objednávky. Veškeré opravy provádíme do 24 hodin po jejich ohlášení. Ubezpečujeme Vás však, že poruchovost telefaxů značky Canon je minimální. Telefaxy Vám můžeme pochopitelně kdykoli předvést. Naše prodejní doba je následující: pondělí – pátek od 8 hodin do 18 hodin, sobota od 8 hodin do 12 hodin. Bylo by ovšem dobré, kdybyste nám předem svůj příjezd ohlásili, abychom se na předvedení mohli dobře připravit. Těšíme se na Vaši návštěvu a doufáme, že si u nás určitě vyberete. Se srdečným pozdravem Vlastnoruční podpis František Pokorný vedoucí odbytu 3 přílohy

Telefon:

Telefax:

E-mail:

Mobil:

Bankovní spojení:

IČ:

DIČ:


115

Příloha 4/1 Poptávka

Proxima, výrobní družstvo, Přímá 58, 738 01 Frýdek-Místek


LI/54

E-MAIL:

Koudelka +420 598 235 744 602 669 154 [email protected]

DATUM:

2006-07-12

VYŘIZUJE TEL.: MOBIL:

Tkalcovny SILTEX spol s r. o. ředitel společnosti Kopanice 68 382 41 KAPLICE

Poptávka po tkaninách Vážený pane řediteli, naše družstvo se zabývá výrobou různých textilních výrobků pro spotřebitelských trh, mimo jiné také módních nákupních tašek s různými potisky. Zájem o tyto tašky se zvyšuje, a proto uvažujeme o rozšíření jejich sortimentu. Od našich obchodních partnerů jsme se dověděli, že vyrábíte nové druhy silonových tkanin, které by našim potřebám s největší pravděpodobností vyhovovaly. Sdělte nám proto podrobnější informace o těchto produktech a jejich vlastnostech. Abychom se mohli pro objednávku rozhodnout co nejdříve, potřebovali bychom také informace o cenách a dodacích možnostech. Uvítáme také zaslání vzorků tkanin. Očekáváme Vaši brzkou nabídku, která se může stát základem naší dlouhodobější oboustranně prospěšné spolupráce. Se srdečným pozdravem Vlastnoruční podpis

Ing. Lenka Podlipná vedoucí odbytu

Bankovní spojení:

IČ:

DIČ:

KB, 405-921/0100

1523659

CZ458269

www.poxima.cz


116

Příloha 4/2 Poptávka

HP TREND, spol. s r. o., Ludgeřovická 65, 748 01 Petřkovice Koplová/56 EVROMONT PLAST, spol. s r. o. Areál Diskont Plus Hladnovská ulice 1944 710 00 Slezská Ostrava Petřkovice 1. 4. 2006 Poptávka po plastových oknech Vážení obchodní přátelé, v inzertních novinách Oáza jsme se dověděli, že se zabýváte výrobou a montáží plastových oken. Obzvlášť nás zaujala Vaše nabídka demontáže starých oken zdarma. V květnu tohoto roku plánujeme rekonstrukci naší kancelářské budovy v Ostravě – Přívoze. Máme proto zájem o dodání a montáž 8 čtyřkomorových plastových oken o rozměrech cca 1400x1900 mm bílé barvy. Budeme velmi rádi, když nám sdělíte podrobné informace o dodacích a platebních podmínkách, způsobu provedení prací a zárukách v nejbližších termínech v červnu tohoto roku. Očekáváme Vaši brzkou odpověď a konkrétní nabídku a těšíme se na vzájemnou úspěšnou spolupráci. Se srdečným pozdravem

RAZÍTKO Vlastnoruční podpis Martin Kratochvíl obchodní ředitel Telefon: 596 231 215 Telefax: 596 231 216

E-mail:[email protected] Bankovní spojení: 654362321

IČ: 213-2154862 DIČ: 251-4511555


117

Příloha 4/3 Nabídka – odpověď na poptávku

PAVEL ČURDA - TRUHLÁŘSTVÍ, spol. s r. o. Soběnov 112, 382 41 Kaplice

P r o x i m a, spol. s r. o. Ing. Jaroslav Kozák Přímá 58 738 01 Frýdek-Místek VÁŠ DOPIS ZNAČKY/ZE DNE

NAŠE ZNAČKA

VYŘIZUJE/LINKA

KAPLICE

1/2003/4. 4. 2006

N/15/2006

Krásná/4933

8. 4. 2006

VĚC

Nabídka Vážený pane inženýre, velmi nás potěšil Váš zájem o zhotovení dveří. V příloze Vám proto zasíláme žádané prospekty, ve kterých je uvedena cena všech typů dveří do klasických dveřních zárubní včetně záruční doby i ostatních podmínek. V případě specifických požadavků lze vyrobit dveře z jakéhokoli materiálu podle daných rozměrů. Zboží Vám dodáme do 1 měsíce od data objednání. Veškeré opravy provádíme do 24 hodin po jejich ohlášení. Všechny naše výrobky si můžete prohlédnou v naší vzorkové prodejně, která se nachází na Náměstí Republiky ve Frýdku-Místku (vedle Obchodního domu Jadran). Provozní doba je: pondělí – pátek 8:30 h – 17:00 h a v sobotu 8:00 h – 12:00 h. Těšíme se na Vaši návštěvu a doufáme, že si u nás určitě vyberete. Se srdečným pozdravem Otisk razítka Katalog dveří Katalog materiálu

Vlastnoruční podpis

Pavel Čurda

Telefon 380 323 234

Telefax 380 323 234

E-mail [email protected]

Bankovní spojení 201-480/0800

IČO 15236845


118

Příloha 4/4 Nabídka – odpověď na poptávku

Česká grafologická komora P. O. BOX 57, 150 04 Praha 4 245/04 / 28. 3. 2005 16/04/Malá/1

Personella, a.s. Michalská 12 110 00 Praha 1 Praha 30. 3. 2006 Nabídka kurzu grafologie Vážení obchodní přátelé, velmi nás potěšil Váš zájem o základní kurz grafologie. Zasíláme Vám proto o něm podrobnější informace. Cílem studia základního kurzu grafologie je získání takových teoretických znalostí a praktických zkušeností z oblasti grafologie, aby absolventi byli po skončení studia schopni samostatně sestavit podrobný grafologický posudek, případně své získané vědomosti využít jako základ pro činnost samostatných grafologů. Studium je akreditováno Ministerstvem školství, mládeže a tělovýchovy ČR, vydáváme celostátně platné osvědčení "Základy grafologie". Kurzy probíhají formou výuky v malých skupinkách v počtu 10 - 15 osob. Základní kurzy grafologie zahajujeme dvakrát ročně, a to vždy v říjnu a v únoru. Kurz má celkem čtyři semestry. V případě jednotného zájmu celé skupiny uchazečů je možno upravit podle konkrétních potřeb termín zahájení kurzu, jeho trvání i obsahovou náplň. Veškerá výuka se koná v pronajatých učebnách na VŠE, Churchillovo nám. 4, 130 00 Praha 3. Firemní kurzy lze uspořádat i v sídle zadavatele dle dohody. Dodatečné dotazy Vám ochotně zodpovíme písemně, telefonicky nebo osobně. Ceny stanovujeme individuálně dohodou na základě požadavků zájemců. Kurs lze platit hotově, platební kartou nebo převodním příkazem. Doufáme, že Vám naše nabídka bude vyhovovat, a těšíme se na Vaší objednávku. S pozdravem Vlastnoruční podpis Mgr. Magda Ištvánová vedoucí marketingu Telefon: 380 323 234

E-mail: [email protected]

Bankovní spojení: 800-480/0800

IČ: 15236845

DIČ: CZ 22186635


119

Příloha 4/5 Nevyžádaná nabídka

J I N A, spol. s r. o. Sedlec 195, 691 21 Sedlec u Mikulova Doporučeně Aliana, s. r. o. Ing. Zdeňka Průšová vedoucí prodejního oddělení Kalinova 6 794 11 KRNOV


Ka/Cu/31/2

MOBIL:

Jánská +420 254 036 908 602 669 154

DATUM:

05.08.2006

VYŘIZUJE TEL.:

Nabídka dětských kočárků Vážená paní Průšová, dovolujeme si Vám představit nejnovější přírůstek našeho rychle se rozšiřujícího sortimentu dětských kočárků Wayliner. Jde o nový kočárek pro dvojčata, který má tři výrazné nové prvky:  novou sedačku „twist and ride“, jejiž pozici můžete změnit pouhým pohybem zápěstí,  zcela nový, trvanlivý a snadno omyvatelný bílý rám,  úchyty pro další sedačku, do které lze velmi snadno umístit i starší dítě. Po omezenou dobu nabízíme našim zákazníkům také tuto speciální nabídku:  slevu 10 % z běžné prodejní ceny každého kočárku,  kryt proti slunci nebo dešti zdarma ke každému kočárku,  zdarma otočný prodejní stojan pro zákazníky, kteří objednají alespoň 12 kusů dětských kočárků z našeho běžného sortimentu, z nichž alespoň tři budou právě kočárky nového modelu Wayliner pro dvojčata. Přikládáme prodejní brožuru nového modelu Wayliner i katalog veškerého našeho sortimentu. Na naši nabídku můžete reagovat 24 hodiny denně na bezplatné telefonní lince 800 800 960. Mějte, prosím, na paměti, že tato nabídka je časově limitována do konce září tohoto roku. Těšíme se na Vaše zavolání a jsme s přátelským pozdravem. Vlastnoruční podpis Bc. Jaromír Loukota obchodní ředitel Katalog s ceníkem Prodejní brožura E-mail [email protected]

Bankovní spojení: KB, Mikulov, č. ú.125-650/0800

IČ: 12569874

DIČ: CZ789625413


120

Příloha 4/6 Nevyžádaná nabídka Grattis spol. s r. o., Bláhova 11, 715 00 Ostrava - Michálkovice Hub/1236 Zemědělské družstvo Hlučín Ing. Karel Bláha vedoucí výroby U Stadionu 18 748 01 HLUČÍN Ostrava – Michálkovice 3.4.2005 Hubení hlodavců a obtížného hmyzu Vážený pane inženýre, od našich obchodních přátel jsem se dověděli, že máte zájem o účinné prostředky na hubení hlodavců a obtížného hmyzu. Domníváme se, že Vám můžeme nabídnou to, co potřebujete. Naše firma totiž zabezpečuje: - deratizace, - dezinsekce, - ochranu dřeva, - likvidaci plevelů, - ochranu budov proti hlodavcům. Na požádání k Vám přijede náš odborník, který Vám na místě poradí, které prostředky a postupy jsou pro řešení Vašeho problému nejvhodnější. Zároveň Vás seznámí s cenami a případnými slevami, dohodne se na dodávkách i případné další spolupráci. Kontaktuje nás proto co nejdříve na telefonním čísle 785 012 306. Těšíme se na další spolupráci a jsme s pozdravem Vlastnoruční podpis Ing. Aleš Nový ředitel odbytu Ceník Katalog Telefon: 596 231 633 Telefax: 596 231 105

E-mail:[email protected] Bankovní spojení: ČSOB 654362321

IČ: 213-2154862 DIČ: 251-4511555


121

Příloha 4/7 Objednávka

SLOVÁCKÝ TĚLOVÝCHOVNÝ KUB Veslařská 1, 690 02 Břeclav

Váš dopis zn.: Ze dne:

Doporučeně

Naše značka:

TP/661/3

Vyřizuje: Mobil.:

Králová +420 561 239 687 602 369 753

Datum:

31.5.2006

Tel.:

BRNOSPORT Výrobní družstvo Mgr. Karel Hlavatý Lidická 30 657 31 BRNO

Objednávka tělocvičného nářadí Vážení sportovní přátelé, na základě Vašeho prospektu si u Vás objednáváme k okamžitému dodání toto nářadí: -

8 molitanových žíněněk rozměr (250 x 200 x 20) cm 8 kožených žíněněk, rozměr (250 x 200 x 15) cm 4 švédské lavice, 1 bradla, 1 odrazový můstek

po Kč “ “

9.300,00

“ 9.987,00 “ 2.125,00 “ 24.210,00 “ 6.856,00

Všechno nářadí si odvezeme vlastním nákladním autem do tří dnů po obdržení Vaší zprávy, že je připraveno k odběru. S pozdravem Vlastnoruční podpis Karel Sulovský ekonom klubu

Fax:

+420 559 125 236

E-mail:

Bankovní spojení

IČ:

DIČ:

[email protected] ČS Břeclav,č. ú.: 125-636/0100 12365478 CZ789215000


122

Příloha 4/8 Kupní smlouva

Kupní smlouva č. 10/OZPE/9 uzavřená podle § 409 a násl. zák. č. 513/91 Sb. ve znění pozdějších předpisů

Prodávající:

Plynostav, a. s. Divize 09 532 33 Pardubice IČ 456285972 č. ú. 24485-5452/0100 KB Pardubice

Kupující:

Moravské autoopravny, a. s. Holická 16 722 05 Olomouc IČO 424551444

Předmět prodeje:

Nákladní vozidlo Tatra 815, třístranný sklápěč, r. v. 1989, PUA 10-49, inv. č. 6143210, pořizovací cena Kč 435.000,--. v. č. podvozku 11384-200, v. č. motoru 3-789-01-3788, technický průkaz série AH, č. 117503. Přejímajícímu je znám technický stav po prohlídce.

Cena:

Dohodnutá cena Kč 160.000,-(slovy Jednostošedesáttisíc korun českých)

Dodací podmínky:

Osobní odběr po podepsání kupní smlouvy, nejpozději do 7 dnů ve skladu divize 09.

Platební podmínky:

Platba na základě faktury splatné do 10 dnů ode dne odeslání, nebude-li splněna, smluvní pokuta činí 0,05 % dlužné částky na každý den prodlení. Právo fakturovat vzniká dnem podpisu kupní smlouvy a převzetí ZP.

Zvláštní podmínky:

Obě strany se dohodly, že vozidlo bude trvale odhlášeno z evidence DI policie a zrušena SPZ.

Pardubice 29. března 20.. Za prodávajícího: Vlastnoruční podpis …………………………… Ing. Pavel Vyskočil referent prodejního útvaru

Za kupujícího: Vlastnoruční podpis …………………………… Igor Petrovický vedoucí nákupu


123

Příloha 5/1 Text nabídkového dopisu – platební karta American Express Poznámka: Tento nabídkový dopis ve své době značnou měrou přispěl k růstu společnosti, která pak byla po celá léta nejrychleji rostoucím podnikem na světě a je i nadále významným hráčem v oblasti mezinárodních financí.

Milý pane Marcusi, upřímně řečeno, karta American Express není pro každého. A ne každý, kdo se o ni uchází, se také stane jejím držitelem. Nicméně, protože věříme, že držení naší karty Vám přinese pouze výhody, přikládám pozvánku, díky níž se můžete ucházet o vysoce vážený a prestižní finanční nástroj pro všechny ty, kteří cestují obchodně, jezdí za odpočinkem, nebo se chtějí bavit. Karta American Express je parafrází starého přísloví: „Máte, co jste chtěli.“ Dostane se Vám například skutečně ohromujícího výběru zvláštních privilegií, jejichž smyslem je zvýšit příjemnost a bezpečnost našich služeb: 

Je Vám k dispozici světová síť kanceláří cestovních služeb. Užijte se osobního přístupu v kterékoli z téměř 1 000 poboček American Express po celém světě, které se pro Vás stanou „domovem daleko od domova“.



Proměnit osobní šek za hotovost můžete na tisících míst. Hotovost do výše 250 $ dostanete v hotelích a motelích, které se účastní našeho programu, a hotovost až do výše 1 000 $ v našich kancelářích cestovních služeb po celém světě.



Kartu Vám ukradli nebo jste ji ztratil? Rychle Vám ji nahradíme. V případě ztráty nebo odcizení Vám kterákoli naše kancelář cestovních služeb vystaví kartu novou, obvykle do konce následujícího pracovního dne.



Okamžitě získáte hodovost pro případ nouze. Jakmile se stanete naším členem, bude Vám k dispozici naše síť automatů k proplácení cestovních šeků, ve kterých můžete dostat hotovost do výše 500 $ během necelé minuty.



Získáte pojištění proti nehodám na cestách do výše 100 000 $. Stačí, když platíte cestovné naší kartou a Vy, Vaše manželka a Vaše děti mladší 23 let budete automaticky pojištěni při cestách po zemi, moři i ve vzduchu.



Vaše hotelové rezervace jsou zajištěny. Jako držiteli karty American Express budou pro Vás hotelové pokoje rezervovány až do odhlášení příštího dne v celkem 8 000 hotelích, které se podílejí na našem programu.



Užijte si expresních hotelových služeb. Pro držitele karty American Express existuje zrychlená procedura přihlášení a odhlášení ve více než tisícovce hotelů včetně sítí Hilton, Hyatt, Marriott, Sheraton a dalších.


124

Všechny tyto mimořádné služby jsou pouze ukázkou bezpečí a pohody, které Vám karta American Express zajistí. Mezi další výhody patří: 

Ta nejvyšší mobilita. Kartu lze použít u nevětších světových leteckých společností, půjčoven automobilů a železničních a lodních společností. Zároveň lze kartou platit náhradní cíly a opravy v tisících autoopraven po celých Spojených státech.



Přijetí po celém světě. Kvalitní restaurace , hotely, rekreační střediska a další zařízení po celém světě, stejně jako ve Vašem městě, přijímají kartu American Express a těší se na Vaši návštěvu.



Kupní síla. Nemusíte s sebou nosit větší objem hotovosti. Karta se postará o všechny nákupy, ať už nakupujete oblečení, lístky divadla, posíláte někomu květiny nebo pořádáte večeři (dokonce i když na ni nemůžete přijít!).



Finanční svoboda. Na rozdíl od bankovních karet nemá karta American Express předem stanovený limit. Souhlas s nákupem se odvíjí od Vaší schopnosti platit, která vyplývá z Vašich předchozích výdajů a příjmů. Takže se můžete sami rozhodnout, kdy a kde kartu použít.

Stručně řečeno, karta American Express je pozvánkou do světa cestování, zábavy a příjemného života. Všechny tyto výhody Vám jsou k dispozici za skromný poplatek 35 $ ročně. Proč se tedy o členství neucházet právě dnes? Stačí vyplnit a zaslat přiloženou přihlášku. Jakmile bude schválena pošleme Vám bez prodlení Vaši kartu. S úctou Diane Shaibová veceprezidentka firmy P.S.: Přihlaste se už dnes a užijte si všech výhod držení naší karty. Výše zmínění přednosti jsou pouze krátkou ukázkou. Kompletní seznam poskytaných služeb naleznete v příručně Členských výhod, kterou obdržíte společně s kartou.


125

Příloha 5/2 Text nabídkového dopisu – platební karta American Express Poznámka: Trh se „zlatými kartami“ se nachází ve svém dalším stadiu. Zákazníkovi je nutno vysvětlit, v čem je naše karta lepší, abychom si ho i nadále udrželi, případně na jeho doporučení získali i další. Vážený pane Normane, možná si vzpomínáte, že jsme Vám před časem nabídli držení zlaté karty. Jak dobře víte, nyní existují i jiné „zlaté karty“ . možná Vám už byla nějaká nabídnuta, takže se můžete ptát: Proč právě Zlatá karta American Express? To je dobrá otázka. Účelem zlaté karty je poskytnou jejímu držiteli celou řadu exkluzivních privilegií, která mu zpříjemní a ulehčí život. V poslední době jsme zavedli několik nových výhoda právě proto Vám nyní píšu. Zlatá karta není pouze způsob, jak dát najevo své postavení – i když ji nikdo nepřehlédne. Není to ani pouhý pohodlný způsob, jak vyrovnávat své účty. A rozhodně to není pouhá cesta k nekrytému úvěru ve výši 10 000 $. Ten už okopírovaly i nabídky jiných karet. To, co zlatá karta skutečně nabízí, je založeno na Vašich potřebách a na Vašem životním stylu. Jestliže jste jako většina držitelů naší karty, nesete nemalou zodpovědnost v práci, cestujete více, než většina lidí a pravidelně se objevujete ve společnosti. Privilegia, která zlatá karta nabízí, jsou odrazem právě této charakteristiky. Můžete například ocenit jeden z našich nápadů: „Souhrn výdajů“. Jednou ročně připravíme seznam Vašich výdajů, měsíc po měsíci. Výdaje jsou rozděleny do kategorií jako jsou „Restaurace“, „Nákupy“, „Letenky“, a „Pronájem automobilu“. Tento nástroj Vám umožní udělat si lepší přehled o svých financích a samozřejmě Vám umožní provést lepší odhad cestovních a dalších nákladů. Čím více cestujete, tím důležitější je …


126

Příloha 5/3 Text nabídkového dopisu – předplatné ekonomického deníku Poznámka: Následující dopis byl v nezměněné podobě používán po dobu 20 let a přilákal časopisu Wall street Journal předplatitele v hodnotě 1 miliardy dolarů. Vážený čtenáři, jednoho krásného jarního dopoledne před pětadvaceti lety se dva mladí muži stali absolventy stejné univerzity. Byli se velice podobni. Oba byli nadprůměrnými studenty, oba byli pohlední a oba – jak o to u mladých absolventů bývá – byli naplnění ambicemi a sny o své budoucnosti. Nedávno se oba do školy vrátili na sraz abiturientů po 25 letech. Pořád si byli velice podobni. Oba byli šťastně ženatí. Oba měli tři děti. A jak se ukázalo, oba nastoupili po škole do stejné výrobní společnosti, kde dodnes pracují. Ale jeden rozdíl mezi nimi byl. První z obou mužů pracoval jako vedoucí malého oddělení této společnosti. Ten druhý muž byl jejím prezidentem. V čem byl rozdíl Zajímalo Vás někdy, tak jako zajímá mě, co vede k takovým rozdílům v lidských životech? Není to přirozená inteligence, talent, ani pracovitost. Není to ani v tom, že někdo po úspěchu touží a jiný ne. Ten rozdíl spočívá v tom, co každý člověk zná a jak dokáže svých znalostí využít. A proto píšu Vám a lidem jako Vy o deníku The Wall Street Journal. Protože to je jeho hlaví účel: poskytnou čtenářům znalosti, jichž mohou využít v podnikání. Noviny jako žádné jiné Deník The Wall Street Journal je unikát. Je to jediný celoamerický ekonomický deník. Každý pracovní den jej sestavuje nevětší tým ekonomických novinářů na světě. The Wall Street Journal přináší každý den široký záběr informací, zajímavých a důležitých pro každého, kdo se zajímá o svět podnikání a obchodu, ať už pochází z kterékoli části světa. Ne pouze trhy akcií a finance, ale vše z rychle se měnícího světa byznysu. The Wall Street Journal Nabízí všechny ekonomické zprávy, které potřebujete – kdykoli je potřebujete. Informace znamenají moc Právě teď pročítám titulní stranu The Wall Street Journal, njčtenější titulní stránku v Americe. Kombinuje všechny důležité zprávy dnešního dne s komentáři a reportážemi, které jsou do hloubky. Deník přináší informace o všech soustech ekonomiky, od článků o inflaci, přes velkoobchodní ceny, ceny aut, přehledy daňových pobídek v jednotlivých odvětvích až po politicky vývoj ve Washingtomu a ve světě. Stránka za stránkou jsou naplněny fascinujícími a významnými informacemi, které Vám přinášejí užitek. Sekce „Trh“ přináší vhled do myšlení a chování spotřebitelů. Dále deník informuje o tom, jak spolu jednotlivé společnosti soutěží o podíl na trhu. Přináší aktuality a reportáže ze světa legislativy, technologií, médií a marketingu. A denně nabízí reportáže o tom, co vše obnáší řízení menších společností. The Wall Street Journal je také nejlepším zdrojem informací a statistik o tom, co se děje s Vašimi financemi. V sekci „Peníze & investice“ najdete užiteční přehledy, údaje o jednotlivých trzích a navíc tři nejvlivnější a v Americe nejčtenější sloupky o investicích: „V čele trhu“, „Slyšeno v ulicích“ a „Na Vašich penězích záleží“. Jestliže jste deník The Wall Street Journal niky nečetli, nedokážete si představit, jak užitečný pro Vás může být. Na předplatném můžete ušetřit až 30 $


127

Ověřte si naše tvrzení a objednejte si předplatné na celý rok – ušetříte tak 30 $ z běžného předplatného. Ano, objednejte si předplatné ihned a získáte The Wall Street Journal na celý rok za pouhých 99 $. Nebo se můžete rozhodnout pro předplatné na 13 týdnů za 34 $. Je to skvělý způsob, jak se s deníkem seznámit. Ať už se rozhodnete jakkoli, poštovné platíme my! Stačí vyplnit přiloženou objednávku a odeslat ji v ofrankované obálce, v níž je objednávka vložena. A ještě důležitá záruka: pokud The Wall Street Journal nesplní Vaše očekávání, svou objednávku můžete kdykoli zrušit a obdržet zpátky nevyužitou část předplatného. Pokud s námi sdílíte pocit, že se jedná o čestný a rozumný návrh, budete chtít bez otálení zjistit, zda Vám The Wall Street Journal přinese to, co přináší miliónům svých čtenářů. Proto prosím zašlete neprodleně přiloženou objednávku a naše služby budete mít okamžitě k dispozici. Ještě k těm dvěma spolužákům, které jsem zmínil na začátku: univerzitu ukončili společně a společně také vstoupili do světa byznysu. Co způsobilo, že jejich život v tomto světě se liší? Informace. Důležité informace a jejich využití. Investice do úspěchu Nemohu Vám slíbit, že jestliže začněte číst The Wall Street Journal, okamžitě se dostaví úspěch. Ale mohu Vám zaručit, že náš deník pro Vás bude vždy zajímavý, vždy spolehlivý a vždy užitečný. S úctou Peter. R. Kann vydavatel P.S.: Je důležité se uvědomit, že předplatné deníku The Wall Street Journal si můžete odečíst z daní. Informujte se u svého daňového poradce.


128

Příloha 5/4 Text nabídkového dopisu – výroba dřevěného nábytku – nabídka doplatku DPH Poznámka: Tento dopis byl zaslán seznamu lidí, kteří se informovali o nabídce nábytkových sad pro kuchyně a ložnice, obdrželi katalog, dopis a objednávkový formulář, ale nic si neobjednali.

Naše nabídka doplatku DPH Vám ušetří peníze Vážený zákazníku, zde je Vaše příležitost ušetřit 200, 800, 1 500, dokonce 2 000 Kč během našeho speciálního letního výprodeje. Pokud jste se právě rozhodli pořídit si cokoli pro svou domácnost, jsme si jistý, že současné změny v DPH jsou pro Vás ohromným šokem. Po zvýšení DPH z 8 na 15 % podraží všechny položky vybavení pro naši domácnost. Například jeden z našich nerezových dřezů z 1 800 a 1 940 Kč. Cena sady ložnicových skříní se z 7 900 vyšplhala na 8 490 Kč. Zatím si však nedělejte starosti, protože pokud jste připraveni zaplatit hotově v době objednávky, my za Vás zaplatím rozdíl v DPH, jestliže si zboží objednáte do 10. srpna. Proč nám nevadí zaplatit tuto částku n za Vás? Protože červenec bývá normálně náš nejslabší měsíc. Tímto způsobem můžeme zvýšit prodej, zachovat obrat ve zpracování surovina zajistit našim lidem práci na plný úvazek. Z těchto důvodů nám nevadí, že naše zisky budou trochu menší, než obvykle. Tuto speciální nabídku zasíláme všem zájemcům o náš nábytek, takže prosíme za prominutí, že jsem Vás neoslovil jménem. Ze stejného důvodu nemám k dispozici přesný záznam toho, o který z našich výrobků máte zájem. Proto přikládám naše katalogy, abych Vám osvěžil paměť. Můžu Vás ještě ujistit o dvou věcech. Za prvé, nikdo Vám dnes nemůže nabídnout za Vaše peníze lepší kvalitu. Za druhé, nikdy nebyla k nákupu lepší doba. Kdybyste věděli, jak rostou ceny surovin, neváhali byste ani chvíli. Příští rok mohou být ceny mnohem vyšší. Proto Vám radím okamžitě jednat. Za rok si budete spokojeně mnout ruce, jak chytře jste svůj nákup načasovali. S pozdravem Karel Dubský


129

Příloha 5/5 Text nabídkového odpisu – pojištění Poznámka: Příklad nabídkového dopisu, který se snaží získat zákazníka hned, když se narodí.

Vážení rodiče, příchod děťátka na svět je chvíle nabitá emocemi, a proto je obtížné přemýšlet o praktičtějších potřebách rodiny. Snad ale se mnou budete souhlasit v tom, že nic není důležitější, než blaho Vašeho dítěte nyní i v budoucnosti. Většina rodičů si samozřejmě uvědomuje, jak je důležité sjednat pro celou rodinu adekvátní pojištění, ale mnohé z dostupných typů jsou poněkud zmatečné nebo příliš drahé. Proto si myslím, že je správná doba říci Vám o pojištění, které bylo vytvořeno speciálně pro mladé rodiny a nabízí hrazení pojistných událostí až do výše 1 300 000 Kč za poplatek nižší než 200 Kč měsíčně. Mohu Vám předložit několik důvodů, proč si myslím, že byste o tomto pojištění měli uvažovat? -

Ručíme Vám za to, že se v současnosti jedná nejvýhodnější pojištění vzhledem k nákladům. Jestliže se stanete našimi pojištěnci a během dvou měsíců najdete jiné pojištění, nabízející větší výhody na nižší náklady, vrátíme Vám Vaše peníze v plné výši. Stát se naším pojištěncem nepředstavuje žádnou byrokratickou zátěž. Naši přihlášku vyplníte za dvě minuty.

Uvedená čísla platí pro muže do 34 let a ženy do 32 let. Asi se ptáte, jak si tak nízké pojistné můžeme dovolit. Důvod je jednoduchý. Pojištění je nabízeno přímo Vám – nemusíme tedy platit žádné prostředníky, žádné pojišťovací agenty. A jak už jsem říkal toto pojištění je speciálně určeno pro mladé rodiny – jeho součástí je zvláštní dodatek o ochraně před inflací, takže budete řádně pojištěni po dlouhá léta. Nemůžete proto nic ztratit, pošlete-li nám obratem přiloženou kartu. Poštovné je předplaceno a my Vám po obdržení karty zašleme domů detailní informace, abyste si je mohli v klidu prostudovat. Nemusíte to samozřejmě dělat, ale mohli byste přijít l příležitost poskytnout finanční ochranu pro svou rodinu za velice nízkých nákladů. Těším se na Vaši odpověď. S pozdravem Váš Vlastimil Janda


130

Příloha 6/1 Odvolávka a přepravní dispozice

TOMA, a.s., Javorského 17, 765 85 Otrokovice


Ka/12


Šafář 589 365 214 602 669 154 [email protected]

DATUM:

22.06.20..

Styl, a. s. pan Ing. Jaromír Novák Nádražní 58 756 63 Valašské Meziříčí

Odvolávka a přepravní dispozice

Vážení obchodní partneři, odvoláváme se na naši kupní smlouvu č. 15/01 z roku 20.. pro třetí čtvrtletí a na základě všeobecných obchodních podmínek Vás žádáme, abyste nejpozději do konce tohoto měsíce dodali vagonem ČD č. 26 81 33679 jako obyčejné zboží do stanice Otrokovice: 1) 50 ks židlí, výrobní číslo 325, 2) 15 ks psacích stolů, výrobní číslo 265. Zprávu o vypravení zásilky oznamte telefonicky na číslo 756 980 654. S pozdravem Vlastnoruční podpis Silvie Krásenská vedoucí zásobování

Telefon: 756 980 654

E-mail:[email protected] Bankovní spojení: 654362321

IČO: 213-2154862 DIČ: 251-4511555


131

Příloha 6/2 Návěští zásilky

Flipol, s. r. o., třída Spojenců 21, 771 11 Olomouc Doporučeně SPORTOUR, s.r.o. zásobovací útvar Borská 5 302 02 PLZEŇ - Bory

VÁŠ DOPIS ZNAČKY / ZE DNE

NAŠE ZNAČKA

VYŘIZUJE / LINKA

25/12.4.20..

KDP/25

Adámek/56

OLOMOUC

22.4.20..

Návěští zásilky sportovního náčiní

Vážení přátelé, podle Vaší objednávky č. 4/05 budeme zítra expedovat vagonem číslo 25 12 3254158 – 3 jako obyčejné zboží do stanice určení Plzeň – Bory: -

15 ks speciálních sad sportovního náčiní, 30 ks žíněnek o rozměrech 250 x 180 cm, 40 ks volejbalových míčů výr. číslo 254 369-48.

Dodací list přiložíme k zásilce. Odeslání zásilky Vám s časovým předstihem oznámíme telefonicky na číslo 532 214 251. S pozdravem RAZÍTKO

Vlastnoruční podpis Ing. Jaroslav Nohejl vedoucí prodejního oddělení

Telefon: 756 980 654 Telefax: 756 980 565

e-mail:[email protected] bankovní spojení: 654362321

IČO: 213-2154862 DIČ: 251-4511555


132

Příloha 6/3 Dodací list

DODACÍ LIST č. ze dne

10/05

30. 9. 20..

DODAVATEL (prodávající)

ODBĚRATEL (kupující)

UNION akciová společnost Lesní 125 417 03 Dubí u Teplic

BENEFIT akciová společnost Javorského 10 140 01 Praha 4

Na základě Vaší objednávky č.

ze dne 15. 1. 20..

15/01

Vám dodáváme: Položka číslo. 01 02

Převzal:

Dne:

Předmět dodávky Skelná vata Rotaflex Skelná vata Rotaflex

Typ 30 mm 40 mm

Množství 20 rolí

DPH % 19

30 rolí

19

Cena za jednotku Kč 2 600,--

Cena celkem Kč 52 000,--

Kč

Kč 84 000,--

2 800,--

Razítko: Celkem – bez DPH

Kč 136 000,--

Celkem DPH

Kč 25 840,--

Celkem k úhradě

Kč 161 840,--

Podpis:


133

Příloha 6/4 Faktura

DAŇOVÝ

Dodavatel (prodávající) Mikrotechna Mlýnská 125 120 55 Týn nad Vltavou

DOKLAD Č. 5941192

FAKTURA

IČO 42154760

objednávka č. 15/2005 konstantní symbol 0800 Odběratel IČO 42236512 DIČ 006-42536142

DIČ 007-4256369852 č.účtu kód 123566-122 0600

Peněžní ústav KB Praha

Adresa příjemce

Odběratel (kupující) Sportur, spol s r. o. Vltavská 136 123 36 Praha - Smíchov

Způsob dopravy poštou

Datum vyskladnění 23. 11. 20..

Poř. číslo 02236

označení dodávky bezpečnostní zámky BAS

Datum vystavení 27. 11. 20..

množství

sazba % DPH

200

23

Den splatnosti 12. 12. 20..

cena za jednotku s – bez DPH Kč 139,--

poštovné

Počet příloh:

2

částka s – bez DPH Kč 27 800,-Kč

600,--

Celkem bez DPH Celkem DPH Celkem

Kč 28 400,-Kč 6 400,-Kč 34 800,--

Celkem k úhradě

Kč 34 800,--

Podpis a razítko


134

Příloha 6/5 Urgence

Camping, spol. s r. o., Ludgeřovická 65, 748 01 Petřkovice 26/15.4.20.. Doporučeně Cortis, a. s. Ing. Roman Vaníček Hrnčířská 45/85 742 25 KRNOV Petřkovice 22.4.20.. Urgence dodávky plastových židlí Vážený pane inženýre, doposud jsme byli vždy spokojeni s včasností Vašich dodávek. Nedovedeme si proto vysvětlit, proč jste nám podle kupní smlouvy č. 21/20.. dosud nedodali 40 ks plastových židlí. Vzhledem k tomu, že se blíží letní sezóna, je o tento sortiment zboží velký zájem. Žádáme Vás proto o okamžité odeslání této zásilky a zároveň Vás upozorňujeme, že Vám budeme muset vyúčtovat penále z prodlení. Jsme přesvědčeni, že šlo jen o výjimečný případ zdržení a že další dodávky zašlete opět včas, stejně jako tomu bylo v předcházejícím období. Se srdečným pozdravem Vlastnoruční podpis Bc. Silvie Ošťádalová referent nákupu Kopie kupní smlouvy

Telefon: 596 231 215 Telefax: 596 231 216

e-mail:[email protected] bankovní spojení: 654362321

IČO: 213-2154862 DIČ: 251-4511555


135

Příloha 6/6 Odpověď na urgenci

Cortis, a. s., Hrnčířská 45/85, 742 25 Krnov 45/22.4.20.. Doporučeně Camping, spol s r. o. Bc. Silvie Ošťádalová Ludgeřovická 65 748 01 Petřkovice Krnov 28.4.20.. Urgence dodávky plastových židlí - odpověď Vážená paní Ošťádalová, plným právem si stěžujete na naše prodlení v dodávce plastových židlí podle kupní smlouvy č. 21/20... Zpoždění bylo zaviněno v oddělení expedice, kde nyní pracuje více brigádníků. Protože nám jde o dobré jméno firmy, zasíláme Vám zboží ihned a současně uhradíme penále z prodlení. Přijměte, prosím, naši omluvu za nedodržení termínu této dodávky zboží. Ujišťujeme Vás, že k podobné nemilé situaci v budoucnu už nedojde. Se srdečným pozdravem

RAZÍTKO Vlastnoruční podpis Ing. Roman Vaníček prodejní oddělení

Telefon: 596 231 215 Telefax: 596 231 216

e-mail:[email protected] bankovní spojení:ČS č.ú. 4580236/8000

IČ: 213-2154862 DIČ: CZ251-4511


136

Příloha 6/7 Reklamace

Cestovní kancelář

E U R O T R A N S

Kříženeckého nám. 15 798 01 Ostrava Doporučeně TELESONIC, s. r. o pan Jiří Kalousek Sušilova 34 783 02 FRÝDEK-MÍSTEK


Ka/Cu/364/06


Malíková 751 520 777 602 669 154 [email protected]

DATUM:

20..-05-06

Reklamace Vážení obchodní přátelé, vždy jsme byli s Vašimi službami spokojeni, a proto je nám líto, že Vám nyní musíme vyslovit výtku. Ve faktuře č. 573/05 ze dne 2. 5. 20.. za dodávku 3 telefonních přístrojů se záznamníkem a 2 bezdrátových telefonních přístrojů jsme při kontrole nelezli chybu. Dle nabídky dodavatele z 15. 4. 20.. i dle přiloženého nabídkového listu činí cena jednoho bezdrátového telefonního přístroje typu KX-T-1254 Kč 5 900,-- nikoli fakturovaných Kč 6 540,--. Jsme přesvědčeni, že k omylu došlo přehlédnutím při vyhotovování faktury. Chybnou fakturu Vám vracíme a žádáme Vás o zaslání faktury správné. Se srdečným pozdravem

Vlastnoruční podpis Ing. Lenka Bartáková vedoucí odbytu Kopie nabídkového listu Faktura telefon 598 542 263

telefax -

e-mail [email protected]

bankovní spojení KB, Ostrava č.ú. 282810-412/0100

IČ: 125632547 DIČ: CZ 214522


137

Příloha 6/8 Odpověď na reklamaci

T e l e s o n i c, spol. s r. o. Sušilova 5 783 02 Frýdek-Místek Doporučeně Cestovní kancelář EUROTRANS Ing. Lenka Bartáková Kříženeckého nám. 15 798 01 Ostrava


AL4/03/6. 5. 2005


Šrámková 587 322 566 608 369 211 [email protected]

DATUM:

20..-08-05

Odpověď na reklamaci Vážení obchodní přátelé, litujeme, že jsme poslední zásilkou dali důvod k oprávněné stížnosti. Ve faktuře č. 573/03 ze dne 2. 5. 20.. za dodávku 3 telefonních přístrojů se záznamníkem a 2 bezdrátových telefonních přístrojů se vyskytla chyba způsobená špatnými podklady. Podle nabídky, kterou jsme Vám zaslali 15. 4. 20.., činí cena jednoho bezdrátového telefonního přístroje typu KX-T-1254 Kč 5 900,--. V příloze Vám proto zasíláme správnou fakturu. Omlouváme se, že jsme Vám způsobili nepříjemnosti, a ujišťujeme Vás, že se vynasnažíme, aby se v budoucnu nic podobného neopakovalo. Se srdečným pozdravem

Vlastnoruční podpis Jiří Kaousek vedoucí odbytu

Faktura telefon 598 542 263

telefax -


bankovní spojení KB Frýdek-Místek č. ú. 282854-222/0100

IČ: 125632547 DIČ: CZ 785112


138

Příloha 6/9 1. upomínka

Lakruma, a. s., Mírová 16, 772 00 Olomouc Doporučeně Kalos, s. r. o. Ing. Václav Malý vedoucí finanční účtárny Velké náměstí 43 500 02 HRADEC KRÁLOVÉ 24. dubna 20.. Úhrada faktury č. 458/05 Vážený pane inženýre, věříme, že jste naši poslední dodávku pracích prostředků dostali přesně a včas. Dosud jste nám za ni neuhradili fakturu č. 458/0. na částku Kč 25.875,-- ze dne 11.4.20.., která byla splatná 28.4.20... Žádáme Vás proto, abyste tuto naši pohledávku uhradili co nejdříve. Pokud jste však fakturu již uhradili, přijměte prosím naši omluvu. V opačném případě jde jistě jen o nedopatření. V rámci našich dlouhodobých obchodních vztahů proto výjimečně neuplatníme nárok na úroky z prodlení. S pozdravem Vlastnoruční podpis

Ing. Jaromír Mrákava vedoucí ekonomického úseku

Faktura č. 458/0.

Telefon: 596 231 215 Telefax: 596 231 216

e-mail:[email protected] bankovní spojení: KB Olomouc 65436232

IČ: 213-2154862 DIČ: 251-4511555


139

Příloha 6/10 Poslední upomínka – pokus o smír

Olimon, a.s., Borová 16, 772 00 Olomouc

Doporučeně s doručenkou METATEX, a.s. Ing. Jana Ptáčková ekonomické oddělení Lidická 301 358 01 TÁBOR Olomouc 11. dubna 20.. Poslední upomínka – pokus o smír Vážená paní inženýrko, již dvakrát jsme Vás upomínali o zaplacení faktury č. 525/2 z 2. února 20.. na celkovou částku Kč 63.500,--. Faktura byla splatná 15. února 20... Dosud jste nám dlužnou částku nezaplatili. Proto Vám dnes naposledy připomínáme její úhradu. Kromě toho žádáme o zaplacení Kč 8.350,-- jako úroků z prodlení k dnešnímu datu a Kč 150,-- za upomínací výdaje. Celkovou částku Kč 72.000,--, slovy Sedmdesátdvatisíce korun českých uhraďte nejpozději do tří dnů na náš účet číslo 625465-052/0100 u pobočky Komerční banky v Olomouci. V případě, že uvedenou pohledávku do výše stanoveného termínu nezaplatíte, budeme tuto upomínku považovat za nezdařený pokus o smír. Celou záležitost pak budeme nuceni řešit soudní cestou. Věříme, že nenecháte vymáhání naší pohledávky dojít tak daleko, a očekáváme od Vás její urychlenou úhradu. S pozdravem Vlastnoruční podpis JUDr. Jan Podhorný právní zástupce Penalizační faktura č. 32/0. telefon 521 21


bankovní spojení KB, Olomouc č.ú. 625465-052/0100

IČ: 66122133 DIČ CZ 63845


140

Příloha 8/1 Pozvánka na poradu

Mega, akciová společnost, U Sokolovny 542, 271 01 Praha 2

Pozvánka na poradu ředitelů všech divizí, která se koná dne

15. dubna 20.. od 9:00 h do 15:30 h v hlavní budově společnosti v Olomouci, Holická 14, 1. patro, č. dveří 4. Účel porady - zhodnocení hospodářského výsledku roku 20.. a rozhodnutí o další emisi akcií firmy.

Program 1. Zahájení – Ing. Horáková 2. Výsledky hospodaření v uplynulém roce – Ing. Horák 3. Vymáhání pohledávek – JUDr. Mysliveček 4. Přestávka na oběd 5. Další emise akcií – Ing. Novotný 6. Diskuse 7. Závěr – Ing. Horáková

9:00 – 9:10 h 9:10 – 10:30 h 10:30 – 11:30 h 11:30 – 12:30 h 12:30 – 13:20 h 13:20 – 15:00 h 15:00 – 15:10 h

Žádám ředitele všech divizí, aby si připravili všechny potřebné podklady.

Praha 30. března 20..

Ing. Emil Horák v. r. generální ředitel


141

Příloha 8/2 Pozvánka (běžný obchodní dopis)

Mega, akciová společnost, U Sokolovny 542, 271 01 Praha 2 16/poz/Hanáková Vážený pan doc. Ing. Milan Sedmihradský, Csc. katedra marketingu a obchodu VŠE Praha náměstí W. Churchila 4 130 00 Praha 3 Praha 5. dubna 20.. Pozvánka Vážený pane docente, na základě našeho předcházejícího osobního jednání si Vás dovoluji pozvat na naši celofiremní poradu o marketingové komunikaci, která se bude konat v pondělí 19. dubna 2005 v 9:00 h v zasedací místnosti č. 2 naší firmy v Praze, 3. patro. Zároveň si Vás dovoluji, jakožto významného odborníka na marketingovou komunikaci, požádat o odbornou přednášku na toto téma. Pevně věřím, že mé pozvání neodmítnete a obohatíte naše pracovníky o nové poznatky z této oblasti. Očekávám Vaši odpověď a jsem s přátelským pozdravem Vlastnoruční podpis Ing. Alexandr Moravec ředitel společnosti

Pozvánka na poradu

Telefon 236 251 112


bankovní spojení KB Praha, č. ú. 2547-32/0100

IČ: 547036954 DIČ: 5448552


142

Příloha 8/3 Pozvánka na marketingovou akci

Autosalon Mazda, a. s. Okružní 25, 785 41 Beroun

P o z v á n k a na předváděcí akci automobilů značky MAZDA

Budete si moci vyzkoušet pohodlí Mazdy 3, dynamiku Mazdy 6, ale také dravost Mazdy RX 8 . Zkušební jízda Vás zaručeně dostane.

Těšíme se na Vás v týdnu od 19. do 25. dubna 20.. v areálu Autosalónu Mazda, Okružní 25, Beroun, vždy od 9:00 do 18:00 h.

Pro děti je připraven dětský koutek, kde si budou moci zajezdit na autodráze a užít si spoustu dalších her.

Beroun 1. 4. 20..

Jan Maršálek v. r. ředitel společnosti


143

Příloha 8/4 Prezenční listina

P R O X I M A, akciová společnost Celetná 12, 739 12 Praha PREZENČNÍ LISTINA z porady ředitelů divizí ……………………… , která se konala dne……………………... v…………………………………………………………………………………………………. Pořadové číslo 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9.

Jméno a příjmení

Divize

Ing. Lenka Dlouhá Ing. Marek Lesák Ing. Jana Lánská PhDr. Ladislav Beránek Ing. Eva Hrdá Jan Zaháňský Ing. Petr Vilém Ing. Karel Vodrážka PhDr. Marek Vlašský

Praha Brno Liberec Ostrava Plzeň Olomouc Frýdek-Místek Karlovy Vary Karviná

Podpis

Poznámka


144

Příloha 8/5 Stručný zápis z porady

Zemědělské družstvo Chvalikovice, 653 900 Chvalikovice Zápis č. 12/0. z porady vedení zemědělského družstva, která se konala 28. dubna 20.. v budově sídla družstva, Rovná 6, Chvalikovice. Přítomni:

viz prezenční listina

Omluveni:

Ing. Marek Sova

Hosté:

Martin Arabáš

Poradu zahájil a řídil Ing. František Jakoubek, předseda družstva. Program: 1. Kontrola plnění úkolů z minulého období: nesplněné úkoly: 8/./3 probíhající úkoly: 7/0./2 7/0./4 ostatní úkoly jsou splněny 2. Rozbor hospodaření za I. čtvrtletí roku 20.. 3. Projednání návrhu na zaměstnávání brigádníků 4. Diskuse o průběhu rekonstrukce sila Seznam úkolů: Odpovídá:

Termín:

1. Zpracování přesného počtu nutných brigádníků a jejich konkrétní úkoly

Jana Zadinová

18.5.20..

2. Vypracování seznamu problémů vyplývajících z rekonstrukce sila včetně návrhů na opatření

Ing. K. Pacovský

16.5.20..

Chvalikovice 29. dubna 20.. Zapsala: Silvie Olešná Ing. František Jakoubek v. r.


145

Příloha 8/6 Příkaz ředitele

Vysoké pece Ostrava, a. s., Moravská 51, 700 00 Ostrava Všem ředitelům

Příkaz generálního ředitele č. 1/20.. k zajištění bezpečnosti a hygieny práce Při poslední veřejné prověrce bezpečnosti a hygieny práce byly v prostorách závodu zjištěny některé nedostatky, které je nutno odstranit, proto ukládám: 1. výrobnímu řediteli p. Ing. Pavlu Malému: Na závodě Aglomerace zavést přehlednou evidenci přidělování OOPP. Zajišťovat zdravotní prohlídky u pracovníků, kteří budou přeřazování na jiná pracoviště, když se podstatně změní náplň jejich práce. 2. technickému řediteli p. Ing. Jiřímu Lužnému: Zabezpečit generální opravu nosné konstrukce v prostoru závodu VP3. Vyřešit problém s větrací šachtou závodu VP1. 3. obchodnímu řediteli p. Ing. Markovi Pánkovi Oběžník normalizace dodávat na všechna montážní oddělení.

Termín: ihned

pružně

do 20. 5. 20.. do 23. 5. 20..

ihned

Kontrolou plnění tohoto příkazu pověřuji bezpečnostního technika závodu Aglomerace pana Ing. Radka Marečka, který mi do 30. května 20.. podá zprávu o jeho plnění, případně návrh na jeho zrušení. Účinnost: dnem vydání Ostrava 29. dubna 20.. Ing. Miroslav Kopečný v. r. generální ředitel


146

Příloha 8/7 Směrnice

Kovona System, a.s., Bohumínská 6, 735 00 Karviná Všem pracovníkům výroby

S m ě r n i c e č. 10/0. k zajištění procesní kontroly Kontrola prvního kusu Kontrolu prvního kusu provádí pracovník, který provedl seřízení stroje, případně pověřený pracovník, podle kontrolního postupu vždy na začátku směny a po seřízení stroje. Výsledek kontroly zaznamenává do kontrolního záznamu procesní kontroly (dále jen KZPK). Kontrola posledního kusu Po skončení směny nebo po vyrobení stanoveného počtu kusů, provede pracovník výroby podle kontrolního postupu kontrolu posledního kusu a výsledek zaznamená do KZPK. Periodická kontrola Během směny provádí pracovník výroby periodickou kontrolu podle kontrolního postupu a výsledky zaznamenává do KZPK způsobem stanoveným kontrolním postupem. Kontrolované kusy označí pracovník výroby viditelně grafickým symbolem (X, apod.). Mistr před začátkem směny nebo při přechodu na jinou operaci předá pracovníkovi kontrolní postup spolu s KZPK. Po ukončení operace předá pracovník výroby vyplněný KZPK zpět mistrovi. Postup v případě neshody V případě, že kontrola 1. kusu neproběhla s kladným výsledkem, nesmí pracovník zahájit výrobu. V případě zjištění neshodného výrobku při periodické kontrole nebo při kontrole posledního kusu, zkontroluje pracovník výroby minimálně sedm výrobků vyrobených od poslední periodické kontroly. Je-li alespoň jeden z nich neshodný, přetřídí všechny výrobky vyrobené od poslední periodické kontroly. Tato směrnice nabývá účinnosti dnem 1. března 20.. Její dodržování kontroluje mistr. Karviná 1. března 20.. Ing. Jan Hudzieczek v. r. technický ředitel


147

Příloha 9/1 Žádost o místo

Ing. Stanislava Bílá, Luka 154, 748 01 Hlučín Drogerie, a. s. ředitel společnosti U Libeňského pivovaru 63 180 00 Praha 8 – Libeň Hlučín 30. dubna 20..

Žádost o místo personálního managera Vážený pane řediteli, na internetovém serveru Hledám práci (www.hledampraci.cz) Vaší společností dne 19. března 20.. jsem se dověděla, že hledáte personálního managera. Mám o toto místo zájem, protože odpovídá mým představám a protože se domnívám, že mohu splnit všechny Vaše požadavky.

Má profesní orientace je zaměřená na lidské zdroje a jejich řízení. Již při studiu na univerzitě jsem se začala orientovat na tento obor a má diplomová práce na téma Personální řízení v podniku byla oceněna jako nejlepší v ročníku a některé mé návrhy byly aplikovány ve společnosti I. Česká výrobní, a.s, kde jsem posléze nastoupila jako personalistka. Protože se nyní stěhuji do Prahy, hledám vhodné uplatnění v tomto městě. Domnívám se, že mé znalosti a zkušenosti odpovídají požadavkům na výše uvedenou pozici a své pracovní výsledky mohu doložit kladným doporučením ředitele naší firmy. Dovedu pracovat se zájmem a chtěla bych na nabízeném místě uplatnit své znalosti. Budu velmi ráda, když mě pozvete k přijímacímu pohovoru. Se srdečným pozdravem Vlastnoruční podpis Životopis Kopie vysokoškolského diplomu Doporučující dopis


Příloha 9/2 Žádost o místo Ing. Lenka Shánilová, Lískovec 37, 738 01 Frýdek-Místek

IBM Computers, spol s r. o. 17. listopadu 125 708 33 Ostrava – Poruba

Frýdek-Místek 5. června 2006 Žádost o místo Z inzerátu uveřejněném v příloze MF Dnes – Zaměstnání – ze dne 3. června 2006 jsem se dověděla, že nabízíte místo asistenta reklamního oddělení. O toto místo mám zájem, protože se domnívám, že mohu splnit všechny Vaše požadavky. Vystudovala jsem Střední průmyslovou školu ve Frýdku-Místku, kterou jsem ukončila maturitní zkouškou v roce 1999. Ve studiu jsem dále pokračovala na Obchodně podnikatelské fakultě Slezské university v Karviné, kterou jsem ukončila státní magisterskou zkouškou v roce 2005. V letech 2001 - 2003 jsem pracovala jako asistentka reklamy a PR ve firmě ABM Computers. V zaměstnání bych chtěla uplatnit své odborné znalosti. Věřím, že mou žádost zvážíte a případně mě pozvete ke konkurznímu řízení. Vaše rozhodnutí mi, prosím, sdělte na výše uvedenou adresu. Se srdečným pozdravem


Životopis

148


149

Příloha 9/3 Životopis – šablona

Životopis

Jméno a příjmení

Jméno A Příjmení

Adresa

Adresa

Telefonní kontakt

Telefon

Datum narození Vzdělání a další kurzy Datum nástupu - datum ukončení

Škola

datum

(zde napište název a stručnou adresu, jaký titul, jaký obor)

datum datum

Průběh zaměstnání Datum - datum

Firma

datum

celý název firmy stručná adresa obor, ve kterém firma působí název funkce, kterou jste zastával/a popis vaší činnosti

datum datum datum datum datum datum Jazykové znalosti

uveďte své jazykové znalosti a úroveň těchto znalostí, nejlépe uvést úroveň např. na škále: "začátečník - mírně pokročilý - středně pokročilý - pokročilý jako rodilý mluvčí".

Jiné schopnosti a dovednosti

Jedná se o všechny Vaše schopnosti a dovednosti: př. zda umíte pracovat na PC, konkrétně jaké programy znáte, zda jste vlastníkem řidičského oprávnění, umíte zacházet s nějakým strojem či zařízením apod.

Reference

dobrým dojmem působí a zaměstnavatelům pomůže, pokud uvedete kontakty na své bývalé zaměstnavatele či kolegy, na které se potenciální zaměstnavatel může obrátit, kdyby chtěl na Vás získat doporučení.

Dodatečné informace

pokud chcete ještě doplnit nějaké důležité informace, které svým obsahem nekorespondují se shora uvedenými kategoriemi, můžete je napsat sem

Datum a místo vyhotovení

Datum vypracování



150

Příloha 9/4 Životopis ŽIVOTOPIS Osobní údaje: Jméno Adresa Telefonní spojení Datum narození Stav

Martina Veselá Slovenská 3, 120 00 Praha 2 22 23 50 48, 0602/985746 05.12.1974 svobodná

Vzdělání: 1988 - 1992

Střední ekonomická škola ukončeno maturitní zkouškou

Pracovní zkušenosti: 04/99 – dosud – ABC, s. r. r. Praha - asistentka personálního oddělení Pohovory s kandidáty, komunikace s personálními agenturami, konzultace a předávání výsledků personální manažerce, osobní zodpovědnost za výběr a přijetí nových zaměstnanců. 09/94-04/99 Mikrona, a. s. Praha - osobní asistentka IT ředitele Komunikace s klíčovými zákazníky, objednávky zboží, příprava podkladů pro fakturaci, fakturace, plánování času IT ředitele, sjednávání schůzek, komunikace s reklamními agenturami, spojená se zajišťováním inzerce, vyřizování běžné kancelářské agendy. 02/92-08/94 Transped, s. r. o. Kladno - sekretářka generálního ředitele Komunikace s jednotlivými odděleními, příprava podkladů pro účetní oddělení (platy, docházka), zodpovědnost za plynulý chod sekretariátu. Jazykové znalosti: anglický jazyk - velmi dobrá znalost slovem i písmem Jiné schopnosti a dovednosti: PC znalosti - MS OFFICE, Power Point - uživatelská znalost Státní zkouška v psaní na stroji Řidičský průkaz sk. B Záliby: Cestování, literatura, sport, film Reference: Ing. Jan Podlipenský, generální ředitel Transped, s. r. o. Kladno, tel.: 0607/934746 Praha 12. června 2005 Vlastnoruční podpis


151

Příloha 9/5 Pozvánka ke konkurzu

Winpro, s. r. o., Hornická 56, 759 01 Karviná 8 - / 14.4.2005 5/Pe/05 Ing. Marcela Plechtová Novohradská 2445 735 06 Karviná 6 Karviná 30. dubna 20.. Pozvání ke konkurzu Vážená slečno Plechtová, děkujeme Vám za Váš zájem o místo obchodníka plastových oken. Na základě Vaší žádosti Vás proto zveme ke konkurznímu řízení, které se bude konat v pondělí 8. května 20.. od 9:00 h v budově naší firmy, Hornická 56, Karviná 8, ve 2. patře, v zasedací místnosti č. 2. Vezměte si ,prosím, s sebou občanský průkaz, maturitní vysvědčení a vysokoškolský diplom, případně i jiná osvědčení, kterými můžete prokázat odborné znalosti. Po příjezdu se registrujte v recepci. Tam Vám budou refundovány případné náklady na cestovné. Konkurz bude veden formou pohovoru a jeho součástí bude praktické ověření znalosti anglického jazyka a práce s PC v oblasti MS Office. Vlastní pohovor bude trvat maximálně 30 minut a povedou jej pan Ing. Petr Hovorka, vedoucí obchodního oddělení a pan Mgr. Jiří Neuwirth, vedoucí personálního oddělení. Předpokládané ukončení konkurzu je ve 14:00 h. Těšíme se na setkání s Vámi a jsme s pozdravem Jiří Neuwirth

Mgr. Jiří Neuwirth vedoucí personálního oddělení Telefon 591 613 333

E-mail jiri.neuwirth @winpro.c

Bankovní spojení CS Karviná č.ú.562354985/0800

IČ: 5487258795 DIČ: CZ 5243641/2


152

Příloha 9/6 Pracovní smlouva

PRACOVNÍ SMLOUVA

kterou se sjednává pracovní poměr na dobu neurčitou ( § 29 Zákoníku práce, v platném znění ) Smluvní strany

1. XXX, s.r.o., Machovecká 50, 36001 Karlovy Vary (dále jen zaměstnavatel)

2. Pan .................................................................................

narozen dne ...................................... číslo OP..................................... rodné číslo ...................................... bytem............................................ (dále jen zaměstnanec) uzavírají tuto PRACOVNÍ SMLOUVU

Pan............................................ nastupuje do pracovního poměru ke společnosti XXX, s.r.o., dnem ................................ a bude vykonávat práci ................................................... Místo výkonu práce a pracoviště ................................................................... Pracovní poměr se sjednává na dobu neurčitou se zkušební dobou třech měsíců. Za vykonanou práci náleží zaměstnanci podílová mzda z redukovaných výkonů, mzda bude vyplácena v obvyklém výplatním termínu firmy. Ode dne, kdy vznikl pracovní poměr, je zaměstnavatel povinen přidělovat zaměstnanci práci podle pracovní smlouvy, platit mu za vykonanou práci sjednanou mzdu, vytvářet podmínky pro úspěšné plnění pracovních úkolů a dodržovat ostatní podmínky stanovené právními předpisy Zaměstnanec je povinen dle pokynů zaměstnavatele konat práce osobně podle pracovní smlouvy, ve stanovené pracovní době a dodržovat pracovní kázeň a pracovní řád firmy, který tvoří nedílnou součást této pracovní smlouvy Smlouva je vyhotovena ve dvou exemplářích, jeden obdrží zaměstnanec a jeden zaměstnavatel. Nedílnou součástí pracovní smlouvy je i Pracovní řád Praha ................20..

......................................... .......................................... zaměstnanec

zaměstnavatel


153

Příloha 9/7 Dohoda o provedení práce

DOHODA O PROVEDENÍ PRÁCE Zaměstnavatel

XYZ, s.r.o.

se sídlem v

Praze, Lehárkova 6

a pracovník

Petr Novák

narozen

25.8.1963

zaměstnání

student

trvalý pobyt

Masarykova 16, 150 00 Praha 5

občan. průkaz evid. čís.

HP 932081

rod. stav

rodné čís.

svobodný

630825/1724

uzavírají podle § 232 a následujících zákoníku práce tuto dohodu o provedení práce.

1.

Sjednaný pracovní úkol :

přepsání 1500 adres zákazníků do firemní databáze

2.

Sjednaný rozsah práce (pracovního úkolu) v hodinách celkem :

3.

Pracovní úkol bude do :

4.

Pracovník provede pracovní úkol :

5.

Sjednaná odměna :

6.

Odměna za provedení pracovního úkolu je splatná po dokončení a odevzdání práce.

7.

Další sjednané podmínky (§ 233 odst. 2 písm. e) zákoníku práce :

54 hod

29. září 1998 osobně

Kč 5.600,-- převodem na účet číslo 82643259/5100, IPB žádné

V ...................................... dne ..........................

...................................................... podpis pracovníka

.....................................….................. razítko organizace a podpis pracovníka oprávněného jednat jejím jménem


154

Příloha 9/8 Výpověď Název organizace, její bližší označení a adresa včetně PSČ, značka, popř. logo

VÝPOVĚĎ ZAMĚSTNAVATELE Z DŮVODU NADBYTEČNOSTI dle § 46 odst. 1 písm. c) zákoníku práce Jméno, příjmení a titul zaměstnance: …………………………………………………….. Adresa: ……..……………………………………………………………………………….. Rodné číslo:…………………………………………………………………………………. Osobní číslo: ………………………………………………………………………………… (pokud bylo přiděleno) Vážená (ý) paní (pane), dne ……………………… bylo rozhodnuto, že v naší ……………………………… s.r.o. bude provedena organizační změna, která se týká kromě jiného i zrušení Vaší pracovní pozice. Proto Vám dávám výpověď z pracovního poměru podle § 46 odst. 1 písm. c) zákoníku práce. Váš pracovní poměr skončí uplynutím tříměsíční výpovědní doby, tj. dnem …………………. Do té doby musíte vykonávat dosavadní práci. Podmínka nabídky jiné vhodné pracovní pozice byla splněna, neboť jste odmítnul (odmítla) nastoupit jako skladník (skladnice). V souvislosti s výpovědí Vám bude vyplaceno odstupné ve výši dvouměsíčního průměrného výdělku v nejbližším výplatním termínu po skončení pracovního poměru. Vaše výpověď byla projednána s příslušným ……………………..(jen pokud je odborová organizace) Karviná………………………… dne ………………… Podpis ………………………………………... zaměstnavatel Podpis ………………………………………….. převzetí zaměstnancem

odborovým

orgánem

dne


Příloha 9/9 Výpověď Bc. Martina Přikrylová, Příkrá 25, 420 14 Opava Doporučeně Tesco, a. s. personální oddělení Vratimovská 25 420 14 Opava Opava 2. května 20..

Výpověď Podle § 51 Zákoníku práce dávám výpověď z pracovního poměru, který jsem s Vámi uzavřela pracovní smlouvou č. 26/02 ze dne 3. 4. 2002, protože se budu stěhovat do Brna. Můj pracovní poměr skončí uplynutím dvouměsíční výpovědní doby, to je dne 31. června 20... Se srdečným pozdravem


155


156

Příloha 9/10 Dohoda o rozvázání pracovního poměru Název organizace, její bližší označení a adresa včetně PSČ, značka, popř. logo DOHODA O ROZVÁZÁNÍ PRACOVNÍHO POMĚRU dle § 43 zákoníku práce

Zaměstnavatel ……………………………………………………………………………… (název,IČ,adresa) a Zaměstnanec ……………………………………………………………………………….. (jméno,adresa,rodné číslo) uzavírají dohodu o rozvázání pracovního poměru. Pracovní poměr uzavřený dne ………….. skončí dnem ………………………… . O rozvázání pracovního poměru požádal zaměstnanec z důvodu jiné, lepší pracovní nabídky. (důvod může být jiný, nemusí být uveden vůbec) Dohoda byla vyhotovena dvojmo, jedno vyhotovení převzal zaměstnavatel, druhé zaměstnanec.

Karviná…………………20..

………………………………………………………….. zaměstnavatel

………………………………………………………….. zaměstnanec


157

Příloha 9/11 Pracovní posudek

Vltavské strojírny,s.r.o.

Libušina 3, 278 01 Kralupy nad Vltavou

Pracovní posudek na pana Ing. Karla Dlouhého, narozeného 6. ledna 1954 v Mělníku, bytem Na Cukrovaru 18, 278 01 Mělník. Pan Ing. Dlouhý nastoupil do pracovního poměru v naší strojírně po návratu ze základní vojenské služby dne 1. června 1974. Nejdříve pracoval jako strojař. Během zaměstnání však začal dálkově navštěvovat Vysoké učení technické, fakultu strojní v Brně, kterou v r. 1985 úspěšně dokončil a získal titul inženýr. Poté začal pracovat jako referent v oddělení tuzemského prodeje. V roce 1987 začal opět studovat postgraduální formou Vysokou školu báňskou, fakultu ekonomickou, obor ekonomika průmyslu a od r. 1991 začal ve strojírně působit jako výhradní manažer tuzemského prodeje. Na této pozici pak pracoval až do skončení pracovního poměru. Pan Ing. Dlouhý patřil k velmi spolehlivým zaměstnancům. Díky jeho obchodním schopnostem, píli, aktivitě a ctižádosti naše společnost dosahovala v oblasti tuzemského prodeje velmi dobrých výsledků. Osobně se zasloužil o uzavření řady dlouhodobých kontraktů s předními tuzemskými odběrateli a navázal s nimi vynikající obchodně partnerské vztahy, které se úspěšně rozvíjejí doposud. Mezi jeho osobnostní přednosti patří zejména umění komunikace s lidmi. Kralupy nad Vltavou 8. září 2005

Ing. Bohuslav Navrátil

Ing. Bohuslav Navrátil jednatel společnosti

Telefon: 596 231 215

e-mail:vltavstroj @seznam.cz

IČO: 213-2154862


158

Příloha 10/1 Schéma osobního dopisu (klasická úprava) JUDr. Lukáš Pospíšil generální ředitel Technopolis Písek, a. s. Písek 21. března 20..

Vážený pane řediteli, x x …..xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxx x …..Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx x …..Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx

Lukáš Pospíšil Pozvánka Vážený pan Ing. Jiří Č á p obchodní ředitel Dvorské strojírny Brno


Příloha 10/2 Schéma osobního dopisu (bloková úprava) JUDr. Lukáš Pospíšil generální ředitel Technopolis Písek, Písek 21. března 20.. Vážený pane řediteli, x x xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxx x Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx x Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx

Lukáš Pospíšil Pozvánka Vážený pan Ing. Jiří Č á p obchodní ředitel Dvorské strojírny Brno

159


160

Příloha 10/3 Blahopřejný dopis Ing. Petr Chaloupka ředitel Východočeské energetiky, a. s. Hradec Králové

Hradec Králové 3. května 20..

Vážený Františku, právě jsem se dozvěděl, že jsi byl jmenován vedoucím zákaznického centra v naší nové pobočce v Opavě. Píši, abych ti k Tvému zaslouženému povýšení srdečně poblahopřál. Je mi jasné, že v tuto chvíli jsi velmi zaneprázdněn, ale věřím, že předtím, než se natrvalo odstěhuješ, budeme mít čas se sejít a pohovořit si. S přáním všeho nejlepšího a s pozdravem

Petr Chaloupka

Vážený pan Ing. František P o l e d n í k Třebechovice pod Orebem


Příloha 10/4 Děkovný dopis Ing. Miroslav Čáp ředitel Krnovské strojírny, s. r. o.

Krnov 15. června 20..

Vážený pane řediteli, dovolte mi, abych Vám poděkoval za milé a přátelské přijetí a za obětavost, s jakou jste se mi věnoval. Velmi rád vzpomínám na návštěvu u Vás a na milé a přátelské prostředí, které jste mi vytvořili. Měli jsme dobrou příležitost projednat společné problémy a otázky naší další spolupráce. Těším se na příští setkání, které jistě přispěje k dalšímu rozvoji našich obchodních i osobních vztahů. Se srdečným pozdravem

Miroslav Čáp

Vážený pan Ing. Jiří K a r a s ředitel ZPS Přerovské strojírny, a. s. Přerov

161


Příloha 10/5 Pozvánka Ing. Vladimír Podlesný ředitel Krnovské strojírny, s. r. o.

Ostrava 15. května 20..

Vážený pane doktore, na základě naší předcházející ústní domluvy, si Vás, jako odborníka a znalce v oboru, dovoluji pozvat na poradu pracovníků našeho personálního oddělení, která se bude konat 15. června 20.. v 9:00 h v konferenčním sále naší firmy v Ostravě, Anglická 12, ve třetím patře. Vaše informace a komentáře k nejnovějším změnám v novele Zákoníku práce budou hlavním bodem našeho jednání. Naši personalisté budou mít jistě celou řadu dotazů, na které by rádi znali kvalifikovanou odpověď. V příloze vám zasílám pozvánku, abyste se mohl podrobně seznámit s celým programem jednání. Těším se na setkání s Vámi a srdečně Vás zdravím. Vladimír Podlesný Pozvánka

Vážený pan JUDr. Jan Z á r y b n i c k ý Ministerstvo práce a sociálních věcí ČR Praha

162


Příloha 10/6 Vyjádření účasti Ing. Karel Sýkora

ředitel a. s. Rudena Náchod

Náchod 23. července 20..

Draný Marku, Je mi velmi líto, že se dozvídám o Tvé hospitalizaci. Posílám Ti jménem všech srdečné pozdravy. Vedoucí Tvé kanceláře Petr Příhoda nám slíbil, že nás bude informovat tom, jak se Ti daří. Řekni mu, prosím, že pokud bychom mohli během Tvého pobytu v nemocnici pro Tebe cokoli udělat, uděláme velmi rádi vše, co bude v našich silách. Neměj také žádné obavy o práci. Tvoji spolupracovníci dělají maximum proto, aby zvládli Tvé úkoly za Tebe. Všichni se těšíme, až se mezi nás vrátíš, ale udělej to, až se budeš cítit úplně v pořádku. S přátelským pozdravem

Karel Sýkora

Vážený pan Bc. Marek D o s t a l í k Náchod - Podhůří

163


164

Příloha 10/7 Vyjádření upřímné soustrasti Ing. Olga Vlachová ředitelka a. s. OMNIA Napajedla

Napajedla 6. listopadu 2O..

Vážená a milá paní Jaroslavo, píšu Vám jménem všech blízkých spolupracovníků naší firmy, abychom vyjádřili naší upřímnou lítost nad Michalovým úmrtím. Michal byl zkušený a nesmírně oblíbený obchodní zástupce. Všem bude moc scházet, jak nám ve firmě, tak i klientům na Moravě a všem přátelům v oboru. Rádi bychom Vám vyjádřili naši hlubokou soustrast. Pokud bychom Vám mohli nyní nebo kdykoli v budoucnosti jakkoli pomoci, bez váhání se na nás obraťte. Rádi Vám v čemkoli pomůžeme. S veškerou úctou

Olga Vlachová

Vážená paní Jaroslava N o v á Novoměstská 123 Napajedla


165

Příloha 10/8 Doporučující dopis Ing. Pavol Janáček námestník riaditeľa Štátny stenografický ústav, Bratislava

Bratislava 21. mája 2003 Vážený pán riaditeľ, rád spomínam na Vašu prednášku v kurze pre sekretárky, ktorý poriadal Náš ústav minulý mesiac. Pri tejto príležitosti ste sa zároveň zmienili, že hľadáte pre pobočku svojho podniku v Bratislave – Vinohrady vhodnú sekretárku. Dovoľte mi, aby som Vám doporučil tohtoročnú absolventku sekretárskeho kurzu pani Zuzanu Novosadovú, ktorá odchádza z našej firmy, pretože sa sťahuje s rodinou do Bratislavy. Jej schopnosť zastávať funkciu sekretárky v podniku Vášho zamerania som mal možnosť poznať pri svojich vyučovacích hodinách a cvičeniach. Pani Novosadová je dobrou a spoľahlivou pisárkou na stroji, primerane ovláda stenografiu a v poslednej dobe si výtečne osvojila aj prácu na osobnom počítači. Jej úprava obchodných písomností je veľmi starostlivá. Verím, vážený pán riaditeľ, že toto moje doporučenie uvážite a schopnosti našej absolventky využijete v prospech Vášho podniku. So srdečným pozdravom

Pavol Janáček Vážený pan JUDr. Jiří Kalina Bratislavské plynárne, a. s. Bratislava


166

Příloha 10/9 Omluvný dopis Mgr. Miroslava Horká ředitelka Kronospan a. s. Jihlava

Jihlava 8. července 20..

Vážený pane doktore, upřímně děkuji za pozvání k otevření Galerie Jana Zrzavého v Telči. Dílo tohoto malíře si získalo v posledních dvaceti letech velký ohlas, jak o tom svědčí zcela mimořádná účast na jeho výstavách. K Telči měl Mistr vřelý vztah a ještě za svého života projevil přání své obrazy zde vystavovat. Nepochybuji o tom, že jeho dílo, uspořádané v nových prostorách, vyvolá velký zájem veřejnosti. Velmi proto lituji, že se této kulturní události ze zdravotních důvodů nemohu osobně zúčastnit, a omlouvám se Vám. Věřím, že expozici J. Zrzavého uvidím v Telči později. Mám ráda umělcovy proslulé Přítelkyně, Melancholii, Sedící dívku i další obrazy. Přeji Vám, aby se otevření Galerie setkalo s úspěchem a přineslo všem krásný umělecký zážitek. S přátelským pozdravem

Miroslava Horká

Vážený pan JUDr. Kazimír Nováček starosta města Telč


167

Příloha 11/1 Plná moc PLNÁ MOC Zmocňuji svého otce pana Miroslava Provazníka, bytem v Ostravě, Milíčova 65, narozeného 3. prosince 1954, číslo OP VA 215896, aby mě zastupoval a mým jménem hlasoval při všech jednáních bytového družstva, jehož jsem členkou. Ostrava 15. ledna 20.. Jana Provazníková Jana Hlávková – Provazníková Milíčova 65 Ostrava __________________________________________________________________

Příloha 11/2 Plná moc

Nealko Olomouc, a.s., Holická 45, 772 42 Olomouc PLNÁ MOC Zmocnitel Ing. Jiří Novák, narozen 4. listopadu 1957, rodné číslo 57 11 04/1004, bytem v Olomouci, Janáčkova 15 Zmocněnec JUDr. Aleš Dokoupil, narozen 4. listopadu 1961, rodné číslo 15 11 04/0008, bytem v Přerově, Smetanova 4 Já, níže podepsaný Jiří Novák, generální ředitel a. s. Nealko Olomouc, zmocňuji pana JUDr. Aleše Dokoupila, aby zastupoval firmu Nealko Olomouc, a.s. se sídlem v Olomouci, Holická 45, při jednáních a úkonech spojených s uzavřením Smlouvy o zajištění plnění nealkoholických nápojů (do kartonových obalů Combibloc), a aby tuto smlouvu podepsal. Olomouc 5. května 20..

Jiří Novák


168

Příloha 11/3 Plná moc

PLNÁ MOC Já, níže podepsaný(á)……………………………..........................., nar. …………..…, r.č………………… bytem………………………………………………………………………………….…………………………… uděluji plnou moc panu (paní) ……………………………………………......................, nar. …………..…, r.č……………….. bytem …………………………………………………………………………………………………, aby mne zastupoval(a) ve všech správních úkonech, včetně přebírání písemností, v celém správním řízení ………………………………………………………...........................................……………………………..., týkající se nemovitosti postavené na pozemku parcely č. ………….……….……. v kat. území ………...……………….., vedeném Magistrátem města Karlovy Vary, stavebním úřadem, a úkonech s ním spojených, tzn. aby v uvedené věci zejména:        

činil všechny právní úkony, včetně těch, k nimž je zapotřebí písemná forma, jednal před všemi státními orgány, organizacemi a úřady, zastupoval mne v plném rozsahu mých práv v jednání se všemi fyzickými a právnickými osobami, činil všechna podání k orgánům státní správy, včetně případného odvolání proti jejich rozhodnutím, přijímal osobně písemnosti a rozhodnutí orgánů státní správy a organizací, prováděl všechny úhrady, přijímal osobně poštovní zásilky, a to i doporučené a určené do vlastních rukou adresáta, potvrzoval za mne jejich přijetí,způsobem, který on sám uzná za vhodný uplatňoval a hájil má práva a mé nároky, poskytoval a prováděl všechna plnění k nimž jsem povinen či zavázán a aby mým jménem přijímal potvrzení o splnění mých závazků.

Zmocněnec není oprávněn ve stejném rozsahu zmocnit další osobu.

……………………………………………. Vlastnoruční podpis zmocnitele ……………………………………………. Jméno a příjmení zmocnitele Tuto plnou moc přijímám: ……………………………..................... Vlastnoruční podpis zmocněnce ……………………………………………. Jméno a příjmení zmocněnce


169

Příloha 11/4 Dlužní úpis

Dlužní úpis Potvrzuji, že jsem si dnešního dne vypůjčila a osobně převzala od paní Markéty Jaroškové, narozené 13. června 1987, bytem Kolínského 52, Hlučín, částku Kč 20 000,--, slovy Dvacettisíc korun českých. Zavazuji se, že tuto dlužnou částku vrátím ve čtyřech splátkách po Kč 5 000,--, vždy do 12. dne v měsíci. První splátku složím v červnu tohoto roku. S poslední splátkou uhradím 5% úrok z celkové dlužné částky. Hlučín 2. května 20.. Stanislava Zelená Stanislava Zelená narozena 6. 9. 1990 bytem Rovná156, Hlučín __________________________________________________________________________

Příloha 11/5 Potvrzenka

Potvrzenka Potvrzuji, že jsem dnešního dne přijala od slečny Stanislavy Zelené, narozené 6. září 1990, bytem Rovná 156 v Hlučíně, částku Kč 5 000,--, slovy Pěttisíc korun českých, jako první splátku jejího dluhu ze dne 2. května 20... Hlučín 10. června 20..

Markéta Jarošková Markéta Jarošková narozena 13. června 1987 bytem Kolínského 52, Hlučín

MARKETINGOVÁ KORESPONDENCE

Recommend Documents