Hromadná korespondence Slouží pro vytváření formulářových dopisů, štítků, obálek, pro hromadně distribuované faxy. Využíváme toho, že společnou část dopisů vytvoříme pouze jednou, ostatní vložíme pomocí tzv. slučovacích polí. Je nezbytné mít vytvořený nebo současně vytvořit zdroj dat. při práci postupujeme pomocí průvodce hromadné korespondence.
Postup 1) vytvoříme hlavní dokument 2) spustíme průvodce hromadné korespondence
3) postupujeme podle průvodce, současně máme připravený zdroj dat 4) v prvním kroku určíme, zda budeme vytvářet dopisy, emaily, štítky, obálky, adresář
5) ve druhém kroku většinou volíme použití počátečního dokumentu z aktuálního dokumentu
6) ve třetím kroku vybereme příjemce, tj. určíme cestu k souboru se zdrojem dat
7) ve čtvrtém kroku vložíme tzv. slučovací pole (blok adresy, řádek s pozdravem, el. razítko, další položky).
8) v pátém kroku zobrazíme náhledy dopisů
9) v šestém kroku dokončíme hr. korespondenci sloučením na tiskárnu nebo do nového dokumentu
Rekapitulace tvorby sloučeného dokumentu HK prostřednictvím Průvodce hromadnou korespondencí 1) vytvoříme seznam adres nebo zjistíme, kde ho v PC máme uložený 2) spustím MS Word a vytvoříme text dokumentu – dopis 3) kurzor nastavíme do dokumentu na místo, kam budeme vkládat slučovací pole (položky ze seznamu adres). Vložená pole můžeme přemisťovat, formátovat,… 4) spustíme funkci hromadné korespondence: Nástroje, Dopisy a korespondence a vybereme nabídku průvodce hromadnou korespondencí. 1. krok – vybereme druh vytvářeného dokumentu, např. dopisy 2. krok – použijeme aktuální dokument nebo možnosti obálek nebo štítků 3. krok – použijeme existující seznam adres (vyhledáme ho) 4. krok – vytvoříme dopis – další položky. Vložíme zvolené položky (názvy sloupců) ze seznamu adres do dokumentu a upravíme je. 5. krok – zobrazíme náhled (zkontrolujeme vzhled, můžeme upravit okruh adresátů, kterým opravdu chceme dokument poslat – upravit seznam příjemců 6. krok – funkcí tisk tiskneme dokument pro všechny vybrané adresáty. Funkci upravit jednotlivé dopisy uložíme vytvořené dokumenty s jednotlivými adresami do nového souboru a můžeme je dále individuálně upravovat
Řešený příklad 1. Vytvořte formulářový dopis a vložte daná slučovací pole do levého horního rohu formulářového dopisu (společnost, jméno, příjmení, adresa1, město, PSČ, dluh) 2. K dispozici máte zdroj dat (viz tabulka níže) Zpráva o vašem dluhu a žádost o jeho zaplacení Upozorňujeme Vaší společnost, že jste dosud nezaplatili poslední faktury a naší společnosti Aktimel s. r. o. dlužíte částku Kč. Žádáme proto o urychlené zaplacení této částky.
S pozdravem
František Koudelka jednatel spol. Aktimel s. r. o.
Jméno Příjmení Společnost Adresa1 Václav Voříšek VAVO s. r. Lidická 3 o. Jiří Nedabyle Nero5 V. Volfa 3 Jiří Skalický Htm s. r. o. Pod kopcem 8 Karel Novák Prim s. r. o. U Dubu 457
Město PSČ České Budějovice 370 00
dluh 1500
České Budějovice 370 05 Litomyšl 658 12
2 700 300 4500
Borovany
4 254 489
373 12
Při řešení postupujeme dle návodu, nejdříve sestavíme dopis a máme připravený zdroj dat (tabulka výše) 1) Spustíme průvodce hromadnou korespondencí, vložíme slučovací pole, využijeme zdroj dat, který je uložen v jiném souboru. 2) Kontrola příjemců hr. korespondence
3) Vložení slučovacích polí
4) Sloučení do jednoho dokumentu (ukázka 1 dopisu)
Příklady na procvičení 1. Nejprve vytvořte databázi 5 klientů (například v Excelu) a uložte ji pod názvem korespondence ve své složce. Databáze bude obsahovat následující položky: a) jméno b) příjmení c) bydliště d) PSČ e) termín návštěvy f) hodina 2. Otevřete textový editor Word a v něm vytvořte následující dopis klientům. Databázové prvky vložíte pomocí průvodce hromadnou korespondencí (Nástroje – Hromadná korespondence):
Klinika Na Výsluní Na Výsluní 35 266 01 Beroun ordinace MUDr. Jarmily Novákové <<jméno>><
> <> <> Vážená paní, vážený pane, zjistili jsme, že termín Vašeho přeočkování na tetanus vypršel, proto Vás zveme na přeočkování proti tetanu <> v <> hod. do ordinace MUDr. Novákové. Vezměte si s sebou průkaz pojištěnce. S pozdravem MUDr. Jarmila Nováková V Berouně dne…
Dopis výhercům Vytvořte dopis výhercům formou hromadné korespondence podle předlohy. Výherci dostanou informaci o tom, jakou částku vyhráli. V dopise se pak bude měnit adresa příjemce výhry a částka, kterou výherce získal. Bude se jednat o údaje: jméno, příjmení, ulice, město, psč a částku výhry. Tyto údaje poskytne tabulka výherců, která slouží zároveň jako zdroj dat. Po vytvoření dopisu hromadné korespondence vygenerujte jednotlivé dopisy. Alespoň jeden vygenerovaný dopis vytiskněte na tiskárně. Soubor se šablonou dopisu hromadné korespondence uložte do stejného adresáře, ve kterém je umístěn soubor se zdrojovými daty. Tabulka zdroje dat: Jméno Karel Lenka Vlastimil Magda Leoš Martina Eva Petr Vlastimil Petra Karel Adéla Martin Markéta
Příjmení Novák Malá Brzobohatý Dusilová Bareš Neumanová Pospíšilová Svozil Malík Skácelová Malíček Pluskalová Dokončil Maláčová
Ulice Svobodova 1 Karlova 1580 E. Beneše 154 Vícov 150 Mrazíkova 5 Skácelova 14 Mlýnská 55 Olomoucká 125 Světlá 54 Vysočanská 1 Kotlářská 51 Sněžná 4561/5 U Vinice 1 U Vodárny 168
Město Olomouc Praha Brno Vícov Sněžné Hory Poprad Karlovy Vary Trutnov Černé Hory Liberec Lipno Ostrava Znojmo Brno
PSČ 796 01 111 50 604 50 458 74 111 44 789 78 456 78 852 41 452 01 456 23 421 32 874 02 894 52 605 20
Výhra 15000 8000 2000 24500 500 12800 25000 12000 48000 15400 12600 26000 25000 1000
Šablona bude vypadat zhruba takto: Výherce: <<Jméno>> <> <> <> <> Vážená paní, vážený pane, Sdělujeme Vám, že jste v naší soutěži vyhrál(a) částku <<částka>> Kč. Informujeme Vás, že peníze poukážeme na Vaší adresu udanou na slosovacím lístku. Pokud adresa nesouhlasí, neprodleně nám to prosím oznamte. V případě jakýchkoliv dotazů se nám neváhejte ozvat na telefonním čísle 604 604 604. Děkuji a jsem s pozdravem, Karel Štědrý Vedoucí oddělení promo akcí P vygenerování dopisů bude každý z nich vypadat zhruba takto: Výherce: Karel Novák Svobodova 1 769 01 Olomouc Vážená paní, vážený pane, Sdělujeme Vám, že jste v naší soutěži vyhrál(a) částku 15000 Kč. Informujeme Vás, že peníze poukážeme na Vaší adresu udanou na slosovacím lístku. Pokud adresa nesouhlasí, neprodleně nám to prosím oznamte. V případě jakýchkoliv dotazů se nám neváhejte ozvat na telefonním čísle 604 604 604. Děkuji a jsem s pozdravem, Karel Štědrý Vedoucí oddělení promo akcí
