Koppelen met @VO Vanaf Untis 2009
Copyright © 2011 Untis Benelux Rotterdam
Inhoudsopgave
1 Inleiding ..................................................... 1 2 Installatie ................................................... 1 3 De gang van de data ................................... 1 3.1 Exporten vanuit @VO ........................................................ 1
4 Werkzaamheden in @VO ............................. 2 4.1 Voorbereidingen in @VO ................................................... 2
5 Werkzaamheden in Unio ............................. 3 6 Werkzaamheden in Untis ............................ 4 6.1 Landinstelling ................................................................... 4 6.2 Overzichtelijke menukeuze ............................................... 4 6.3 Aanpassingen vooraf in Untis ............................................ 5 6.3.1 Opties in Regeltekst-1 ........................................................ 5 6.3.2 Aliassen .............................................................................. 7
6.4 De export vanuit Untis ...................................................... 8 6.4.1 6.4.2 6.4.3 6.4.4 6.4.5
Exportmap .......................................................................... 8 Tijdbereik ........................................................................... 9 Afdeling ............................................................................ 10 Per klas één regel ............................................................. 10 Alias voor elementen gebruiken ........................................ 10
7 Koppeling UNTIS naar @VO ....................... 11 7.1 Te importeren basisbestanden uit @VO........................... 12 7.2 Te importeren roosterbestanden uit UNTIS...................... 12 7.2.1 7.2.2 7.2.3 7.2.4 7.2.5
Gebruikt underscore tussen vak en clusteraanduiding ...... 12 Timetable ......................................................................... 12 Timetablebasic ................................................................. 12 Coursechoice .................................................................... 13 Lesson .............................................................................. 13
7.3.1 7.3.2 7.3.3 7.3.4
@VO Lesgroepen ............................................................... 13 @VO Basisrooster .............................................................. 13 @VO Dagrooster ............................................................... 14 Datum van / tot en met .................................................... 14
7.3 Aan te maken importbestanden voor @VO ...................... 13
7.4 Instellingen..................................................................... 15 7.4.1 Uurveld opties .................................................................. 15 7.4.2 Conversietabel lokalen ...................................................... 16
7.5 Uitvoeren ........................................................................ 16 7.6 Fouten ............................................................................ 16
Koppelen met @VO
1
1 Inleiding Untis en @VO kunnen elkaars gegevens inlezen, maar om dit te bereiken is een koppeling nodig. Deze instructiehandleiding leert u hoe u dit koppelprogramma kunt gebruiken. Het proces van koppelen is in stappen beschreven.
2 Installatie Voor het koppelen van Untis met @VO dient u het koppelprogramma voor @VO-2, Magister, Noise te installeren. Dit programma kunt u downloaden van de website www.untis.nl onder Downloads. Wanneer u het programma voor de eerste keer opent (Start | Programma's | Untis koppelingen), dan wordt u gevraagd met welk administratiepakket u wilt koppelen. Selecteer @VO-2. Met de button <Schooladministratie> kunt u ook achteraf nog van administratiepakket wisselen.
3 De gang van de data In @VO bevindt zich een groot deel van de gegevens die nodig zijn om een rooster te maken.
3.1 Exporten vanuit @VO
Leerlingen kunnen geëxporteerd worden naar PKP. In PKP kiezen zij een opleiding en een vakkenpakket. Vanuit PKP vindt ook een export plaats terug naar @VO om de gekozen opleiding en vakken te registreren. Vanuit PKP vindt een export plaats naar Unio. In Unio vindt de clustering plaats. Deze gegevens worden in Untis geïmporteerd waarna de inroostering plaatsvindt. Vanuit Untis worden via het koppelprogramma UNTISatvo.exe lesgroepsamenstellingen, het basisrooster en het dagelijks rooster geëxporteerd naar @VO. Leerlingen van onderbouwklassen kunnen nadat de klassamenstelling in @VO plaatsgevonden heeft geëxporteerd worden naar Untis via rapport 7132 (uitlevering april 2009). U kunt ze dan inlezen in Untis via Bestand/Import-Export/Import DIF-bestand/Import Leerlingen. Docenten kunnen vanuit @VO geëxporteerd worden via rapport 7132 en ingelezen worden in Untis via Bestand/ImportExport/Import DIF-bestand/Import Docenten. Lokalen kunnen vanuit @VO geëxporteerd worden via rapport 7132 en ingelezen worden in Untis via Bestand/Import-Export/Import DIF-bestand/Import Lokalen. Vakken (met name van de onderbouw) kunnen vanuit @VO geëxporteerd worden via rapport 7132 en ingelezen worden in Untis via Bestand/Import-Export/Import DIF-bestand/Import Vakken.
Koppelen met @VO
2
4 Werkzaamheden in @VO 4.1 Voorbereidingen in @VO Voor de koppeling van Untis met @VO dient @VO toereikend te zijn ingericht. Simac-IOSYS levert hiervoor een eigen procedure. Als u deze procedure doorlopen hebt, dan bestaat het resultaat uit de volgende vier bestanden.
Raamwerk.csv (Rooster) opleiding met vakken.csv Docent met vakken.csv Leerling met vakken.csv
Voor een specificatie van de opmaak van de bestanden kunt u contact opnemen met de helpdesk van Simac-IOSYS. In grote lijn is de inhoud van de vier bestanden als volgt. Raamwerk.csv In dit bestand wordt informatie opgeslagen over vestigingen, gebouwen, lestijden en ruimten.
Het verdient aanbeveling de ruimten in @VO met een letter te laten beginnen of te laten eindigen.
Voorbeeld
In het hoofdgebouw komt lokaal 01 voor, maar ook op de dislocatie. Door de combinatie met de gebouwcode zijn de beide lokalen 01 in @VO uniek. Deze gebouwcode wordt niet overgenomen in Untis. De toevoeging van de letter zorgt voor uniciteit. Ook in de plandialoog bewijst deze toevoeging zijn nut: de toevoeging zorgt voor onderscheid tussen lokaal en lesnummer. (Rooster)opleiding met vakken.csv In dit bestand worden bij de opleidingscode en de naam van de opleiding, de vakken met code, naam en tabelnummer weergegeven. Docent met vakken.csv In dit bestand staan naast de docentcode en de docentnaam ook de bevoegdheden voor een vak en zijn/haar persoonsnummer. Leerling met vakken.csv In dit bestand worden de naam, roepnaam, persoonsnummer, geslacht, opleidingscode en het eventueel aanwezige vakkenpakket weergegeven.
Koppelen met @VO
3
5 Werkzaamheden in Unio Bij de export van Unio naar Untis komt u in onderstaand scherm terecht.
afbeelding 1
De latere export naar @VO door middel van het koppelprogramma wordt aanzienlijk versneld in nderscore tussen vak- en cluster
Indien u in uw huidige rooster op dit moment bij de ene opleiding wel en bij de andere opleiding niet een underscore gebruikt heeft om het vak en de clusteraanduiding van elkaar te scheiden, dan moet u handelen of u in het geheel geen underscore gebruikt heeft.
Koppelen met @VO
4
6 Werkzaamheden in Untis 6.1 Landinstelling Daar de koppeling met @VO een typisch Nederlandse activiteit is, moeten we dat ook aangeven in Untis. Selecteer als Instellingen Instellingsgegevens
afbeelding 2
U klikt op
om dit venster te sluiten en de instellingen op te slaan.
6.2 Overzichtelijke menukeuze Om een overzichtelijke menukeuze te bewerkstelligen bij de export moeten we een instelling vastleggen. U opent Instellingen Diversen en gaat naar het tabblad Vormgeving. Op dit tabblad kiest u in het blok Import/Export menu voor Menukeuze per land.
Koppelen met @VO
5
afbeelding 3
6.3 Aanpassingen vooraf in Untis Het koppelprogramma genereert de lesgroepnamen standaard. Dat gebeurt als volgt. In een lesnummer wordt het laatste karakter van de eerstgenoemde klasnaam verwijderd en de vaknaam wordt daaraan toegevoegd. Voorbeeld
Het vak econ_4 wordt aan leerlingen uit de klassen 4Ha, 4Hb, 4Hd gegeven. De lesgroep 4Hecon_4 wordt gemaakt, door van 4Ha het laatste karakter te verwijderen en dan de vaknaam econ_4 er aan toe te voegen.
afbeelding 4
6.3.1
Opties in Regeltekst-1 In Untis kunnen ten behoeve van de koppeling naar @VO verschillende opties aan lessen meegegeven worden. Deze opties worden ingevoerd in Regeltekst-1 welke te vinden is in: Lessen Docenten , Lessen Vakken en Lessen Alle .
Koppelen met @VO
6
De optie * (asterisk) in de regeltekst-1 bij de les De asterisk forceert het maken van een lesgroep en moet direct (zonder spatie) gevolgd worden door een zelf gekozen naam.
afbeelding 5
U ziet in bovenstaande afbeelding in het detailvenster dat les 76 in de kolom Regeltekst-1 de aanduiding *34ELa opgenomen is. Standaard wordt de lesgroep K3el gemaakt waarin al de leerlingen uit de vier klassen opgenomen zijn. Door echter in de regeltekst-1 *34ELa op te nemen, wordt lesgroep 34ELa gegenereerd. Dit is een betere aanduiding van de groep leerlingen, die het vak el volgen.
In de op deze wijze gecreëerde lesgroepnaam mag geen spatie voorkomen. Alles na de spatie wordt genegeerd!
-1 bij de les Het plusteken forceert het aanmaken van een lesgroep. De naamgeving verloopt volgens de standaardmethode.
afbeelding 6
U ziet in bovenstaande afbeelding dat in de kolom Regeltekst-1 van het detailvenster van les 75 een + is opgenomen. Doordat er slechts één klas staat, gaat het koppelprogramma ervan uit dat dit een klassikale les betreft en dat alle leerlingen van de klas het betreffende vak volgen. Dat is niet altijd de realiteit. Ook een deel van de klas kan dit vak volgen. De + zorgt ervoor dat een lesgroep geforceerd wordt, bijvoorbeeld H4wb18, met daaraan gekoppeld uitsluitend de leerlingen uit H4D, die dit vak volgen. De optie -1 bij de les Door ( een minteken) in Regeltekst -1 te plaatsen, worden er lesgroepen geforceerd die gelijk zijn aan elk van de genoemde klassen, dus de lesgroepen 4B30b, 4B31b, 4B32b en 4B31v.
Koppelen met @VO
7
afbeelding 7
-1 bij de les Het slashteken geeft aan dat het laatste karakter van het vak altijd het nummer van de clusterlijn is.
afbeelding 8
De onduidelijkheid kan ontstaan bij bijvoorbeeld het vak gs1. Is dit het vak gs op clusterlijn 1, of is dit het vak gs1, dat bij een klassikale les hoort? Door het plaatsen van een / (slash) in de Regeltkest-1 geeft u aan dat het gaat om het vak gs op clusterlijn 1. -1 bij de les Het hekje-teken komt in de plaats van de voormalige mogelijkheid van het plaatsen van het minteken bij het Vak met het doel de lessen van dat vak niet mee te nemen in de koppeling. U opent daartoe Vak en plaatst op de Regeltekst-1 het # bij al de lessen die u niet wenst mee te nemen in de export. Te denken valt daarbij aan lessen voor een docent waarbij u bijvoorbeeld het vak sect (sectieoverleg) gedefinieerd hebt. Deze lessen wilt u niet in @VO hebben en daar ook geen foutmeldingen in de koppeling over krijgen.
afbeelding 9
6.3.2
Aliassen Het oude koppelprogramma kende conversietabellen voor Klassen, Vakken, Docenten en Ruimten. Deze zijn niet meer. U kunt daartoe bij de Basisgegevens van het element het veld Alias gebruiken, of u maakt gebruikt van de optie # in Regeltekst-1. In de export kunt u dan aanvinken dat u
Koppelen met @VO
8
hiervan gebruik wenst te maken. Het invoeren van een Alias is niet mogelijk bij Lokalen (Basisgegevens Lokalen). Een oplossing is gevonden in het koppelprogramma onder de knop Instellingen. Zie aldaar.
6.4 De export vanuit Untis In Untis gaat u naar Bestand Import/Export Algemeen
afbeelding 10
6.4.1
Exportmap In het geopende scherm zoekt u de exportmap. Deze map hoeft niet vooraf aangemaakt te zijn.
afbeelding 11
In deze exportmap komen vier bestanden te staan:
Timetable.txt Timetablebasic.txt Coursechoise.txt Lesson.txt
met met met met
dagroostergegevens basisroostergegevens lesgroepsamenstellingen lesgegevens
De gegevens uit deze vier bestanden worden door het koppelprogramma omgevormd tot bestanden die door @VO geïmporteerd kunnen worden.
Koppelen met @VO
6.4.2
9
Tijdbereik Als tweede mogelijkheid wordt aangeboden een tijdbereik te kiezen.
afbeelding 12
Dit tijdbereik heeft uitwerkingen op Lesgroepsamenstellingen, het basisrooster en het dagrooster.
Het tijdbereik moet minstens één week beslaan! De actieve periode wordt geëxporteerd.
Indien u werkt met perioden dan kunnen daar de volgende situaties aan de hand zijn.
Lesgroepsamenstellingen In een periode kan een leerling van vakkenpakket zijn veranderd. Een vak kan vervallen zijn, een verandering van parallelgroep, een extra vak kan toegevoegd zijn. U maakt een nieuwe periode aan vanaf welke begindatum deze pakketmutatie moet ingaan. Door die periodedata in te geven in het exportscherm, wordt de nieuwe vakkenkeuze doorgegeven in de exportbestanden.
U moet in Untis dan wel die periode als actieve periode hebben.
Koppelen met @VO
10
Basisrooster Ook voor het Basisrooster werkt het tijdbereik. Indien het tijdbereik in het scherm van de Algemene koppeling samenvalt met een periode, dan wordt het basisrooster van die periode geëxporteerd.
Ook hier moet u in Untis die periode dan als actieve periode hebben open staan.
Dagrooster Het Dagrooster wordt geëxporteerd voor alle dagen in het opgegeven tijdbereik. Later kunt u in het koppelprogramma dit tijdbereik ook nog beperken tot de gewenste dag of dagen.
6.4.3
Afdeling Indien u in Untis gebruik maakt van de optie Afdelingsrooster en Afdelingen toegekend hebt aan klassen, docenten en/of lokalen, dan kunt u de export per Afdeling laten plaatsvinden.
6.4.4
Per klas één regel Deze optie moet niet aangevinkt staan voor de koppeling tussen Untis en @VO.
6.4.5
Alias voor elementen gebruiken In Untis kan er bij de Basisgegevens voor Klassen, Docenten en Vakken een Alias worden gedefinieerd.
afbeelding 13
Koppelen met @VO
11
Door een vinkje te plaatsen bij deze optie wordt dus bijvoorbeeld voor het vak wa_6 het alias wa6 doorgegeven, indien dit opgegeven is in Basisgegevens/Aliassen.
U dient het plaatsen van het vinkje goed te overwegen omdat dit een heftige invloed op het eindresultaat van de koppeling heeft. Ook bij Lessen kan een alias gedefinieerd worden. In de koppeling worden deze niet meegenomen. Bij Basisgegevens/Lokalen kan geen alias worden ingevoerd. In het koppelprogramma onder de knop Instellingen is dit wel mogelijk.
7 Koppeling UNTIS naar @VO Wanneer u het programma voor de eerste keer opent (Start Programma's Untis koppelingen), dan wordt u gevraagd met welk administratiepakket u wilt koppelen. Selecteer @VO-2. Het onderstaande scherm wordt geopend.
afbeelding 14
Koppelen met @VO
12
7.1 Te importeren basisbestanden uit @VO geïmporteerd moeten worden en waar deze bestanden te vinden zijn.
Werkt u niet met leerlingen in Untis, dan moet u dus geen vinkje op.
afbeelding 15
7.2 Te importeren roosterbestanden uit UNTIS. 7.2.1
Gebruikt underscore tussen vak en clusteraanduiding Zeer belangrijk is het om hier aan te geven of u gebruik gemaakt heeft bij alle te clusteren opleidingen in de export van Unio naar Untis van de mogelijkheid een underscore te laten plaatsen tussen het vak en de clusteraanduiding. Indien dit het geval is verloopt het koppelproces vele malen sneller dan als u dat niet gedaan heeft. Heeft u niet bij alle opleidingen hiervan gebruik gemaakt, plaats dan geen vinkje.
7.2.2
Timetable Hier geeft u aan waar het bestand timetable.txt gevonden kan worden. Timetable.txt bevat dagroostergegevens. Ook al heeft u geen dagroosterwijzigingen of u maakt geen gebruik van de optie Dagroosterbeheer in Untis, dan wordt dit bestand toch gevuld met basisroostergegevens. Het bestand timetable.txt bevat het complete rooster van de bij de export uit Untis opgegeven tijdspanne.
7.2.3
Timetablebasic Hier geeft u op waar het bestand timetablebasic.txt gevonden kan worden. Timetablebasic bevat het basisrooster van op zijn hoogst één periode, namelijk de actieve periode in Untis van waaruit de export in Untis gepleegd is.
Koppelen met @VO
7.2.4
13
Coursechoice Hier geeft u op waar het bestand Coursechoice.txt zich bevindt. Indien u in Untis niet met leerlingen werkt, zal het bestand Coursechoice.txt wel aangemaakt worden, maar het zal leeg zijn. U plaatst dan geen vinkje en u duidt dan ook geen pad aan.
7.2.5
Lesson Hier geeft u op waar het bestand Lesson.txt gevonden kan worden. In Lesson.txt zijn alle lessen opgenomen. Hierin ook al de opties die u heeft meegegeven in de Regeltekst-1.
afbeelding 16
7.3 Aan te maken importbestanden voor @VO 7.3.1
@VO Lesgroepen Hier geeft u het pad op waar het door @VO te importeren lesgroepenbestand moet worden weggeschreven en onder welke naam. Indien u niet een dergelijk bestand wilt laten aanmaken, plaatst u geen vinkje en laat u de regel leeg.
Voorbeeld
Het is vandaag 4 maart 2011
\Temp\lesgroepen.csv, dan vindt u in de map temp het bestand: lesgroepen 04-03.csv
7.3.2
@VO Basisrooster Hier geeft u het pad op waar het door @VO te importeren basisroosterbestand moet worden weggeschreven en onder welke naam. Indien u niet een dergelijk bestand wilt laten aanmaken, plaatst u geen vinkje en laat u de regel leeg.
Voorbeeld
Het is vandaag vandaag 4 maart 2011 en u heeft een vinkje geplaatst bij
Koppelen met @VO
14
C:\Temp\basisrooster.csv, dan vindt u in de map temp het bestand: basisrooster 04-03.csv
7.3.3
@VO Dagrooster Hier geeft u het pad op waar het door @VO te importeren dagroosterbestand moet worden weggeschreven en onder welke naam. Indien u niet een dergelijk bestand wilt laten aanmaken plaatst u geen vinkje en laat u de regel leeg.
afbeelding 17
Voorbeeld
Het is vandaag vandaag 4 maart 2011. U heeft een vinkje geplaatst bij C:\Temp\ dat u het dagrooster van 7 tot en met 9 maart wilt exporteren, dan vindt u in de map Temp het bestand: dagrooster 07-03 tm.09-03.csv.
7.3.4
Datum van / tot en met U geeft hier op van welke datum tot en met welke datum u het dagrooster wenst te exporteren.
Koppelen met @VO
15
Dit datumbereik heeft geen invloed op de export van het Basisrooster.
7.4 Instellingen Onder de knop vindt u diverse opties.
afbeelding 18
7.4.1
Uurveld opties U kunt hier kiezen op welke wijze de uuraanduiding moet worden weggeschreven. U kunt in het bestand Raamwerk.csv terugvinden welke optie op uw school gebruikt wordt bij de regels die beginnen met een 2 in de vierde kolom.
Koppelen met @VO
16
afbeelding 19
7.4.2
Conversietabel lokalen Indien in Untis Lokalen gebruikt worden die niet in het bestand Raamwerk.csv voorkomen, dan kunt u een Conversietabel lokalen inrichten. Dit om het gemis van een Alias in het invoervenster Lokalen te omzeilen. lsv. Het effect is dat overal in de database de oude lokaalcode vervangen wordt door de nieuwe. In de exportbestanden vindt u de nieuwe lokaalcode dan terug. Standaard wordt deze lokalentabel weggeschreven in de map waar de koppelbestanden zich bevinden. U kunt zelf een andere locatie opgeven.
7.5 Uitvoeren Door op deze button te drukken wordt het hele proces in gang gezet. Na enige tijd verschijnt het volgende venster
afbeelding 20
7.6 Fouten Hoewel het bovenstaande plaatje een juiste opmerking weergeeft, wil dit nog niet zeggen dat u klaar bent. Bij het koppelen wordt een foutverslag gegenereerd. Dit foutverslag wordt opgeslagen in de map waar u het koppelprogramma geïnstalleerd heeft. Standaard is dat C:\Program Files\Untis
Koppelen met @VO
17
@vo en draagt de naam Foutverslag.log. Dit bestand kan bekeken worden in een tekstverwerker.
Hier worden de fouten genoemd. Aan u de taak deze problemen op te lossen.
