KONV

NYÍREGYHÁZI FŐISKOLA 4400 Nyíregyháza, Sóstói u. 31/B Tel: 42/599-400, Fax: 42/ 402-485

Rendezvényszervezés

Nyíregyháza 2012 TÁMOP-4.1.1.A-10/1/KONV-2010-0013 számú „Versenyképes Nyíregyházi Főiskola” c. projekt

A rendezvényszervezéssel kapcsolatos alapfogalmak, alapismeretek A rendezvény A rendezvény: adott helyen és időben megtartott összejövetel. A rendezvényszervezés A rendezvényszervezés: előre meghatározott célból (társadalmi, tudományos, szakmai, kulturális, sport és egyéb) adott helyen és időben tartott összejövetellel kapcsolatos teljes körű előkészítő- és szervezőmunka, amely magába foglalja az esemény megvalósításával kapcsolatos infrastruktúra (helyszín, technika, tolmácsolás, kiszolgáló egységek, stb.) biztosítását, valamint a résztvevőkről való gondoskodást (szállás, étkezés, kísérő programok, stb.). A rendezvényszervezést meghatározó tényezők     

Alapinformációk: időpont, időtartam, helyszín, résztvevők száma; Események: főesemény, kiegészítő esemény, protokolláris esemény; Arculat: jelmondatok, jelképek; Résztvevők: szervezetek, szállítmányozók; Közreműködők.

Minden rendezvény résztvevői:   



 



1

Főszervező: felelős a rendezvény teljes körű szervezési feladataiért. Rendezvényszervező: a rendezvény lebonyolításában részt vevők munkájának koordinátora. Protokollosok1: a program szervezőjeként felelősek a zökkenőmentes lebonyolításért, személyük meghatározó, de nem állnak az események központjában. Jó kapcsolatteremtőképességgel, illetve kommunikációs képességgel kell rendelkezniük, illemtudóak, viselkedésük kifogástalan. Hostessek, hostok: ők a rendezvény helyszínén regisztrálják, útbaigazítják a vendégeket, közreműködésükkel segítenek a programok lebonyolításában. Idegen nyelv tudása elengedhetetlen ebben a munkakörben. Speciális feladatokat is elláthatnak, például: transzferálás, vagyis a vendégek átkísérése egyik helyről a másikra; felvezetés, amikor a hostess a felvezetett díszvendég előtt haladva biztosítja az utat stb. Tolmácsok: amennyiben szükség van rájuk, feladatuk kizárólag az elhangzott szöveg idegen nyelvre való fordítása. Testőrök, biztonsági őrök: a biztonsági személyzet feladata a rendkívüli események megelőzése, illetve bekövetkeztük esetén azok kezelése. Ők felelnek a rendezvény, illetve a vendégek biztonságáért. Újságírók: a sajtó képviselői tájékoztatják a közvéleményt a rendezvény eseményeiről.

Protokoll: a hivatalos meghívásokra vonatkozó íratlan szabályok, szokások összessége (diplomáciai képviselők) 1

Hatáskör, felelősség Egy rendezvény lebonyolítása összehangolt tevékenységet, csapatmunkát, váratlan módosításokat és döntéseket jelent. Az egyes részfeladatok levezényléséhez felelősöket kell kijelölni, akik a legapróbb részletekig ismerik a teendőiket, a közreműködő személyeket és a helyszíneket. A szervezőmunka idején és a végrehajtás alatt is nagyon fontos az alá-fölérendeltségek meghatározása és a felelősségek pontos elhatárolása:  ki miben dönthet,  ki mit írhat alá,  ki mit ellenőriz,  ki miben intézkedik és kivel,  ki kinek tartozik beszámolni, mikor és hogyan. Ellenőrzőlisták (check list) A nagyszámú és határidőre futó feladatok között a rendezvény szervezőjének áttekintéssel kell rendelkeznie. Ehhez segítséget nyújthat az ellenőrző lista (check list), ahol minden fontos részletkérdést címszóként kell feltüntetni, amely segíti és megkönnyíti az idővel és a személyekkel való tervezést. Elegendő naponta egyszer átfutni rajta és máris láthatók a teendők. Fontos megemlíteni, hogy a szervezőmunka egyes lépéseit folyamatosan adminisztrálni és ellenőrizni kell. A rendezvény végső elszámolásáig lényeges, hogy megőrizzünk minden fontos iratot, telefonszámot, jegyzetet. (Ezeket ráérünk a feladat befejezése után szelektálni.) Íratlan szabályok: Érkezést követően orientációs városnézéssel kell kezdeni a programot, hogy a vendég tisztában legyen vele, hol is van.  Első este érdemes egy magyaros vagy egyszerűbb étteremmel indítani, esetleg a szállodában maradni vacsorára. Ez utóbbinak két előnye is van: a szálloda örül, hogy a vendég ott fogyaszt, a vendéget pedig utazás után nem kell újabb utazással fárasztani.  Ha egy csoportnak kétféle programot szerveznek (hölgy-program, úr-program) vigyázni kell arra, hogy egyik csoport tagjai se érezzék úgy, valami érdekesből, fontosból kimaradtak. 

2

A rendezvényszervezés főbb nemzetközi szervezetei Kongresszusszervezők Nemzetközi Szövetsége (IAPCO) (International Association of Professional Congress Organizers) A világ élvonalbeli kongresszusszervezőit tömöríti, kb. 41 tagja van. A szövetség megjelentette a kongresszusi szakma kilencnyelvű szakszótárát, amely megadja a szakzsargon szavainak magyarázatát is. Kongresszus és Konferenciaszervezők Nemzetközi Szövetsége (ICCA) (International Congress and Convention Association) 1964-ben jött létre, titkársága Amszterdamban működik. A legátfogóbb szervezet, hét kategóriában (utazásirodák, légitársaságok, kongresszus- és kiállítás szervezők, állami irányító hivatalok és testületek, kongresszusi központok, kongresszusi irodák, szállodák, egyéb szállítók, szolgáltatók) tömöríti tagjait. Az ICCA állította össze és rendelkezik a világ legnagyobb konferencia-adatbankjával, amelyben jelenleg 9000 rendezvény története és jellemzői találhatóak meg (létszám, teremigény, titkársági címek, időpontok, stb.) Európai Kongresszusi Városok Szövetsége (EFCT) (European Federation of Conference Towns) Az Európai Kongresszusi Városok Szövetsége 1958-ban alakult. Egy várost csak egy tag képviselhet, ez leggyakrabban a város idegenforgalmi hivatalának kongresszusi osztálya vagy kongresszusi központja. Titkársága Brüsszelben működik. Szoros kapcsolatban áll az Európai Unió vezető hivatalaival. Nemzetközi Szervezetek Szövetsége (UIA) (Union of International Associations) Székhelye Brüsszelben van. Óriási adatbázissal és szakmai elemzésekkel rendelkezik, amelyek a szakma számára nagy jelentőségűek. Az általános statisztikai felmérések eredményeit évente teszik közzé. Mind a négy fent említett szervezetnek vannak magyar tagjai is.

Feladat: 1. Keresse meg az interneten ezeket a nemzetközi szervezeteket! 2. Nézze meg, melyik szervezetnek vannak magyar tagjai és mely szervezetek ezek! 3. Ismerje meg, milyen területeken működnek ezek a szervezetek, és foglalja össze, miért előnyös, ha egy rendezvényszervező cég tagja ezeknek a szervezeteknek!

3

A rendezvényszervezés legfontosabb magyar szervezetei Magyar Rendezvényszervezők Szövetsége (MARESZ) A MARESZ 1994-ben alakult meg a rendezvényszervezői szakma hazai és nemzetközi elismertetésére. A MARESZ-t 15 cég alapította, a taglétszám ma már 61-re emelkedett és folyamatosan bővül. A MARESZ célja a hazai rendezvényszervezés működési feltételeinek javítása. Minden fórumon törekszik arra, hogy elősegítse a rendezvényszervezést támogató gazdasági és pénzügyi környezet kialakítását, valamint az infrastruktúra fejlesztését. A rendezvényszervezést akadályozó intézkedések és jelenségek elleni fellépés a MARESZ érdekvédelmi tevékenységének alappillére. Szigorú tagfelvételi kritériumokkal, valamint az etikai kódex következetes betartatásával éri el, hogy a MARESZ név országos és nemzetközi szinten is elfogadott minőségi tanúsítvánnyá váljon. A MARESZ tagjai fő profiljukat tekintve az alábbi tevékenységi körökbe sorolhatók:  helyszíngazdák  kiállítás-szervezés  kivitelezés  konferenciaszervezés  rendezvénytechnika  vendéglátás, party-service  sport- és egyéb rendezvények szervezése A Magyar Rendezvényszervezők Szövetsége védnöke a Compexpo kiadásában megjelent Rendezvényszervezői Kézikönyvnek. Magyar Kongresszusi Iroda (MKI) A Magyar Kongresszusi Iroda 1990-ben alakult, és 2000. január elseje óta a Magyar Turizmus Rt. szervezeti egységeként működik. Non-profit szervezetként az a fő célja és feladata, hogy Magyarországon minél több nemzetközi ülést, konferenciát, kongresszust tartsanak, és ehhez felhasználja a marketing és a public relations (PR = közönségkapcsolat) minden lehetséges eszközét. Célja továbbá, hogy összehangolja a rendezvényszervezők munkáját, és technikájukat egyesítse. Tagjai a kongresszusi turizmust szervező és lebonyolító gazdálkodó szervezetek. A legjobb ajánlat elkészítése érdekében az Egyesülés egymás között is versenyezteti tagjait egy-egy konferencia megrendezésének elnyerésére. Tevékenységi körébe tartozik az adatgyűjtés- és szolgáltatás, információszerzés- és továbbítás, kiadványok összeállítása és publikálása, nemzetközi szervezetek munkájában való részvétel, segítségnyújtás pályázatok elkészítéséhez, ötletek közvetítése. Tehát fontos tervező, piackutató, koordináló, érdekképviseleti és információs tevékenységet lát el. Két fő kiadványa a magyarországi rendezvénynaptár és a tagok szolgáltatásainak ismertetője.

Feladat: 1. 2. 3.

Keresse meg az interneten ezeket a magyar szervezeteket! Nézze meg, melyik szervezetnek kik a tagjai! Keresse meg ezeknek a honlapját, és értékelje az alapján, mennyire tudta megismerni tevékenységüket, kapott-e választ minden kérdésére, vagyis, felkérné-e a céget egy rendezvény megszervezésére!

4

Magyarország és a rendezvények Budapest a világ legjelentősebb nemzetközi rendezvényszervező városai közül az előkelő 6. helyet foglalja el. Budapest esetében évek óta hangsúlyozzák azt, hogy földrajzi fekvése és az ország nyitottsága fontos az ország „hídszerepének” betöltésében a kelet-nyugati kapcsolatok területén.

Konferencia-helyszínek Magyarországon Nemzetközi viszonylatban a kongresszusi központok és a konferencia-szállodák aránya közel hasonló. Magyarországon a konferencia-szállodák adják a konferenciák helyszínének döntő részét (62%), mivel a kongresszusi központok száma nálunk sokkal kevesebb. Fontosabb budapesti helyszínek és kapacitásuk Magyarországon a legfontosabb konferenciákat Budapesten rendezik meg. Mára számos épület áll rendelkezésre konferenciák és egyéb rendezvények számára. (A befogadóképesség körasztalos ültetéses elrendezésben értendő.) 1. Hotel InterContinental Hatalmas báltermét (520 fős), három részre lehet felosztani, melyek külön-külön is bérelhetőek. Ezen kívül öt panoráma-szobával rendelkezik még, melyekből gyönyörű kilátás nyílik a Dunára. 2. Grand Hotel Royal Corinthia Harminc konferenciatermében 2200 fős rendezvények szervezésére van lehetőség. Első emeleti termei között található egy bálterem (450 székkel) és hét ülésterem, amelyek összenyithatók egy nagyteremmé. Van egy olyan konferenciaterme is, ami hat elkülönített teremmé alakítható át. 3. Hilton Budapest A Hilton Budapest 20 rendezvényterme és nemrégiben felújított 660 fő befogadására alkalmas Konferencia és Bálterme korszerű audiovizuális és tolmácsberendezésével ideális színhelyt biztosít nemzetközi konferenciák, sajtótájékoztatók, tréningek, fogadások és gálavacsorák megrendezésére. Mindegyik terme rendelkezik hangosító-berendezéssel, elektromos csatlakozással, szélessávú és vezeték nélküli Internet csatlakozási lehetőséggel, légkondicionálással stb. 4. Pesti Vigadó A Vigadó rendelkezik a legnagyobb hangversenyteremmel: 300 fő ültethető le. Bérleti díja is attól függ, hogy át kell-e rendezni a termet. Közepes árkategóriába sorolható. 5. Magyar Tudományos Akadémia Roosevelt téri főépülete A neo-reneszánsz épület a Duna rakpartján található, a Lánchíd mellett. Az egyik legnépszerűbb hely a budapesti tudományos konferenciák és rendezvények körében. Az épület belülről is szépen díszített. 6. Hungexpo „A” pavilon Ebben az épületben 500 fő ültethető le. Főleg vásárokat és kiállításokat rendeznek itt. Egy évre szóló vásárnaptárt adnak ki, tehát többnapos rendezvény esetén minimum egy évvel (egynapos rendezvény esetében 3 hónappal) előbb le kell foglalni az időpontot. Bérleti díját tekintve közepes árkategóriába sorolható. 7. Budapesti Kongresszusi Központ Az egyik legfontosabb helyszín a Budapesti Kongresszusi Központ. Itt 400 főt lehet leültetni. Főleg kongresszusok, konferenciák rendezésére alkalmas. 8. CEU Konferencia Központ A Konferencia Központ számos termében egyidejűleg 750-800 főt lehet leültetni. Legnagyobb termük 400 fő befogadására is alkalmas. Modern technikai berendezésekkel rendelkeznek a termek. 5

Vidéki helyszínek és kapacitásuk 1. Győri Nemzetközi Kereskedelmi Központ Egy 300 fős nagyteremmel és három 30-50 fő befogadóképességű légkondicionált kisteremmel rendelkezik. Az épület Győr központjában található. Infrastrukturális szempontból kiváló az elhelyezkedése (a Budapest Ferihegy repülőtér 120 km-re, a Bécsi Schwechat repülőtér 100 km távolságra található). 2. Hotel Eger Park Kongresszusi terem A közelmúltban épült kongresszusi terem (a terem előtt található előcsarnokkal és árkád-résszel, hangszigetelt falakkal), számos rendezvény lebonyolítására nyújt lehetőséget. A konferencia előcsarnoka kiállítások, fogadások, rendezvények lebonyolítására önállóan, de a kongresszusi teremmel együtt is kiválóan alkalmas. A leválasztás következtében három-négy kisebb terem is kialakítható. A konferenciaterem 700 fő befogadására alkalmas. 3. Hotel Panoráma Siófok A négycsillagos szálloda a Balaton partján található. Az összesen 600 fő befogadására alkalmas konferenciatermeivel egész évben lehetőséget nyújt a rendezvények és konferenciák megrendezésére. Rendelkezik még egy 400 fős konferenciateremmel, egy kis konferenciateremmel (150 fő) és számos szekcióteremmel. A termek technikailag jól felszereltek, de csak néhányban biztosított a légkondicionálás. A termek befogadóképességét az alábbi ábrákkal szokás jelezni (a berendezés formájától függően):

300

90 fő

50 m

--

60 m

--

250 fő

140 fő

140 fő

200 fő

Feladat: 1. 2.

3.

Keresse meg az interneten ezeket a konferenciahelyszíneket! Keressen a saját lakóhelye közelében rendezvényhelyszíneket a következő rendezvényekhez: - Csapatépítő tréning, kb. 25 fő részvételével (hegyvidéken) - Kétoldalú tárgyalás, 10-15 fő részvételével (borvidéken) - Konferencia, 100-120 fő részvételével (Debrecen közelében) Térképezze fel Nyíregyháza rendezvényhelyszíneit!

6

Nemzetközi trendek és statisztikák A konferenciák és kongresszusok területén Európa a világvezető. Az ülések tartalmát illetően növekszik a tudományos és technikai témájú ülések iránti érdeklődés. A kiállítások és vásárok világát is Európa határozza meg, itt realizálódik a „világpiac” 70-80 százaléka. Szinte nincs konferencia kísérő-kiállítás, trade show nélkül, és ugyanez igaz fordítva is, mert a kiállításokat általában szemináriumok, szakmai konferenciák kísérik. Nagy a verseny az országok és városok között is, ki rendelkezik a legjobb feltételekkel ahhoz, hogy a világ konferenciáinak összességéből a legtöbbet tudja magához vonzani. Az élen évek óta nem történt változás az országok tekintetében, a legtöbb ülést az Egyesült Államokban rendezik (az egész piac 7-8 százalékát birtokolja), a második helyen Spanyolország áll, majd Nagy Britannia, s évente változó módon, de általában Németország és Olaszország következik. Az első tíz ország között foglal helyet Japán, amely a technikai fejlődésének köszönhetően a technikai és informatikai konferenciák szervezője lett. A nagyvárosok közül Barcelona, Koppenhága, Stockholm foglalja el az első három helyet. A közép-Európai régióban vezető szerep jut Bécsnek és Budapestnek.

(Simonyi Norbert: A konferenciaturizmus nemzetközi piacának áttekintése in Turizmus Bulletin X. évf. 4. sz. 50. o.)

Hivatásturizmus A szakmai zsargon a szolgáltatásbeli hasonlóságok miatt együtt kezeli az üzleti meetingeket, céges utazásokat, kongresszusokat és kiállításokat a mára már elterjedt MICE-Market kifejezéssel, amely mozaikszó a Meetings, Incentives, Conferences, Exhibitions szavak kezdőbetűit takarja. A hivatásturizmus az egész turisztikai ipar legdinamikusabban fejlődő ágazata. A piac igen széles, felső határait egyelőre nem ismerjük, csak becslések vannak arról, hogy mennyi még a piac tartaléka vagy esetleg a rohamosan terjedő interaktív kommunikációs eszközök mennyi teret hódítanak el. A konferenciaturizmus a XX. század második felében komoly iparággá nőtte ki magát. Az ülések gyűjtőfogalmaként a magyar nyelvben a konferencia-turizmust vagy kongresszusi turizmust használjuk, habár a sok elnevezés között maga a konferencia csak az egyik, a kongresszusok, közgyűlések, vitafórumok, szimpóziumok, work shopok stb. mind az ülések egy-egy fajtáját jelentik.

7

A konferencia-résztvevőkre általánosságban jellemző, hogy magas szintű szolgáltatásokat vesznek igénybe, vagyis presztízsfogyasztók. Ennek fő oka az, hogy költségeiket általában a küldő intézmény, hivatal, cég, vállalat vagy a szponzoruk fizeti.

Incentive programajánlat Az incentive (incentive = ösztönző) program résztvevői luxus-utakhoz szoktak, akik bárhova el tudnak utazni saját költségükön. Nekik a privát emberként meg nem vásárolható, extra-programok (pl. vacsora a Nemzeti Galériában, vagy "Trabant-rally") jelentik a vonzerőt. Ezeket az embereket az utaztató – általában – már nem tudja anyagiakkal jutalmazni, motiválni, ezért küldi extra élményeket nyújtó luxusutazásokra őket. Figyelembe véve a leírtakat, az incentive program legyen mindig „testre szabott”, ekkor lesz igazán incentive. Ezért a lehető legtöbb információt kell megszerezni a partnertől, vele egyeztetve kell megtalálni a résztvevők ízlésének és érdeklődésének megfelelő programokat. Minden rendezvény különbözik a másiktól, de számos visszatérő elem található meg bennük. Fontos, hogy figyelembe vegyük korábbi tapasztalatainkat, illetve a megrendelő tapasztalatait. A program percre beosztott sémát, jó szervezettséget és vonzó társadalmi találkozási lehetőségeket foglal magában.

Feladat: 1. 2. 3.

Keressen rá az interneten a következő fogalmakra: MICE marketing, MICE turizmus, incentive, incentive turizmus! Ismerje meg az incentive.lap.hu oldalt, keressen egy ön számára incentive programot! Egy kb. 3 perces bemutatóval győzze meg csoporttársait, hogy vegyenek részt ezen a programon! A bemutatóhoz természetesen használhatja az internetet!

8

Rendezvények csoportosítása Rendezvény: Adott helyen és időben megtartott összejövetel. Bővebben: egy meghatározott térben, időszakban és témakörben, nem ütemszerű ismétlődéssel szervezett eseménysorozat, amelynek során emberek csoportja közös cselekvést hajt végre alkalmi jelleggel. A rendezvényeket több szempont szerint lehet csoportosítani. Szervezettségük szerint lehetnek:  tervezett rendezvények,  spontán rendezvények. A gazdasági cél szerint lehetnek:  nyereségorientált (profitcélú) rendezvények,  nem nyereségorientált (non profit) rendezvények. A helyszín szerint lehetnek:  zárt térben, épületben lebonyolódó rendezvények,  szabad téren lebonyolódó rendezvények. A helyszínek száma alapján lehetnek:  egyhelyszínes rendezvények,  többhelyszínes rendezvények. A marketing szempontjából és a kezdeményezés eredete szerint:  kandidált (meg kell pályázni a rendezvény szervezésének jogát),  adaptált (már bevezetett rendezvények),  innovált (amelyet még sehol nem rendeztek meg),  konvencionális (továbbfejlesztett rendezvények). A rendezvényesemények jellegük (szakmai szempontok) szerint lehetnek:  Protokolláris események (pl. megnyitó, záróünnepség, fogadások),  Főesemények (szakmai programok),  Mellékesemények (pl. termékbemutató, szakmai látogatások hazai intézményeknél),  Kiegészítő események, kísérőprogramok (hölgy-program, úr-program). (Utóbbi lehet például: városnézés, sétahajózás, kirándulások, sportrendezvények megtekintése, sportolás, gasztronómiai élmények, hazai specialitások, borkóstoló, bár, éjszakai mulatók, koncertek, opera, színház, film, múzeumlátogatás, arborétum, kiállítások (művészeti v. szakmai), vásárlás stb.) Külön programokat lehet biztosítani:  a VIP (Very Important Person) számára,  szakmai résztvevők számára,  nagyközönség számára.

9

Jellegük szerint lehetnek: 

tudományos jellegűek:

         

Kongresszus: több témájú tárgyalássorozat 100-800 fő részvételével, de bizonyos esetekben meghaladhatja a több ezret is. Lehet egy-, két- vagy többnapos rendezvény, plenáris és szekciós ülések váltakozásával.  Konferencia: egy téma kerül megtárgyalásra. Egy konferencia lehet tudományos, politikai vagy szakmai, de jellegét tekintve lehet sport-, kulturális vagy szociális jellegű is. A résztvevők száma átlagosan 100-200 fő.  Vándorgyűlés: ismétlődő időpontban végrehajtott multilaterális rendezvény, melyet egy vagy kétévente rendeznek meg, rendszerint más-más városban.  Közgyűlés: többnyire a szervezeti szabályzatban lefektetettek alapján hívják össze. Létszáma lehet 10-20 főtől kezdve, akár 1000 fő is. Lebonyolítására mindig forgatókönyv alapján kerül sor.  Ankét: olyan 50-100 fős, nyilvános értekezlet, melynek célja, egy előre meghatározott téma megvitatása, és hogy az adott témában útmutatót dolgozzanak ki.  Szimpózium: általában 30 főnél kisebb létszámú szakmai kör megbeszélése körülhatárolt szakmai témában.  Vitaülés: a résztvevők egy előre leírt és megkapott anyagot vitatnak szűk körben.  Kerekasztal-beszélgetés: azonos szakmai felkészültséggel rendelkező szakemberek részvételével zajló, egy-két órán át tartó, egy adott témát felölelő beszélgetés. A résztvevők (10-15 fő) egyenrangú partnereknek tekintendők. A kerekasztal-beszélgetésben a vezető öt-tízperces bevezetőjét ötperces hozzászólások követik. Csak kis létszám esetén hatékony.  Munkabizottsági értekezlet: 10-15 fős értekezlet, melynek célja döntés-előkészítés vagy döntéshozatal. művészeti jellegűek közművelődési jellegűek társadalmi, politikai jellegűek egyházi jellegűek sportjellegűek gazdasági, kereskedelmi jellegűek társasági jellegűek családi jellegűek egyéb jellegűek komplex, többfunkciós jellegűek. 

A résztvevők hovatartozása szerint lehetnek:  belföldi (országos, helyi),  nemzetközi (esetleg világméretű, vagyis bilaterális vagy multilaterális). Látogatások minősége szerint:  Hivatalos (ceremoniális): amennyiben hivatalos államfői és kormányfői látogatásról van szó, a program ceremoniális rendezvényeket tartalmaz: ünnepélyes fogadás, koszorúzás, díszvacsora/díszebéd stb.  Nem hivatalos (ceremóniamentes): nem tartalmaz ceremoniális elemeket.

10

A résztvevők aktivitásának jellege szerint:  Előadás jellegű rendezvény: a megnyitót hozzászólások követik, és végül zárszóval fejezik be.  Vitakör jellegű rendezvény: a megnyitót, és a hozzászólásokat vitakör ülések követik, majd a végén zárszóval fejeződik be.  Munkaterv jellegű rendezvény: plenáris üléssel kezdődik, melyet szekcióülések követnek, ahol egy-egy témát részletesen kifejtenek, átbeszélnek. Ezt ismét plenáris ülés követi, majd újabb szekcióülések következnek, ahol elkészítik a jegyzőkönyveket. A jegyzőkönyv elfogadása után záró plenáris üléssel fejeződik be. A vendéglátás jellege szerint lehetnek:  Álló alkalmak 1. állófogadás 2. állófogadás különleges alkalmai a) pezsgőbontás (coup de champagne) b) koccintás borral (vin d’honneur) c) cercle (kör) d) cocktail party (állófogadás kicsiben) e) délutáni tánc (for drinks and dances) f) buffet-dinner (ültetett állófogadás)  Ültetéses alkalmak

1. 2. 3. 4. 5. 6.

díszétkezések munkaebéd (üzleti ebéd, business lunch), munkavacsora gálavacsora (műsor is van) villásreggeli ötórai tea „tárgyalóasztal”

 Egyéb alkalmak

1. 2. 3. 4.

gardenparty karácsonyi party „Hajts be party” „Happening party”

Feladat: 1. 2. 3.

Idézzen fel 3 rendezvényt, amelyen a közelmúltban részt vett, és sorolja be ezeket a tanult csoportosítás alapján szervezettségük, gazdasági céljuk, helyszínük stb. szerint! Fogalmazza meg, mit jelent a VIP rövidítés! Mondja meg, hogy jellegük szerint melyik csoportba tartoznak a következő rendezvények: - Budapesti Nemzetközi Vásár, - FŐHE (Főiskolások Hete), - Húsvéti körmenet, - Sziget Fesztivál, - Vidor Fesztivál (Nyíregyháza), - Nyári Olimpiai Játékok.

11

A rendezvényhez kapcsolódó vendéglátás jellemzői Álló alkalmak 1. Az állófogadás Az álló alkalmak legünnepélyesebb formája. Időpontja korábban a délutáni és esti órákra esett, de újabban divatba jött a délben adott fogadás is. Időtartama kb. másfél-két óra. A fogadás jó alkalom arra, hogy a meghívottak megkeressék az ismerőseiket, megismerkedjenek másokkal, és megragadva a találkozás kínálta lehetőséget, esetleg rövid megbeszélésre is sort kerítsenek, vagy későbbi találkozót beszéljenek meg. A meghívó nem kötelez a részvételre, de, ha a meghívó lemondás esetén választ kér, feltétlenül jelezni kell a távolmaradást. A fogadáson az öltözék napközben félünnepélyes, esti alkalomkor ünnepélyes. Az érkezés időpontja nem kötődik szorosan a fogadás kezdetéhez, 15-20 perces késés elfogadható. Az érkezőket az ún. fogadási vonal várja (ez lehet a fogadást adó vállalat, intézmény két-három vezető beosztású munkatársa, de lehet más munkatárs is). Az érkezőket üdvözlik a fogadási vonal tagjai: az üdvözlés rövid kézfogás, rendszerint nincs idő néhány szónál hosszabb társalgásra, hiszen a vendégek egymás után érkeznek, s feltartani őket udvariatlanság lenne. A fogadási vonalon túljutva a meghívottak ismerősökhöz csatlakoznak, változó összetételű csoportok alakulnak ki. A fogadási vonal legfeljebb 15-20 percig marad a bejáratnál, ezután a teremben a legfontosabb vendégekhez csatlakoznak. Az italt az első vendégek megérkezésétől kezdve pincérek kínálják körbe. Nagyobb fogadásokon a terem sarkaiban állítanak fel italpultokat, ahol ugyancsak pincérek szolgálnak ki. Az italkínálat kezdetben lehet tömény (pálinka, vodka, vagy a fogadást adók országának specialitása, például whisky), kétféle bor és sör, a végén kávé, fontosabb alkalmakkor konyak vagy pezsgő. A kínált ital ingyenes. Kivételt jelentenek bizonyos, a fogadás és a szakmai bemutató keverékét jelentő alkalmak (pl. egy vendéglátó-ipari vállalat fogadást rendez nemzetközi vásár alkalmából, amelyen bemutatja éttermeinek specialitásait, akkor az étel ingyenes, az italt azonban rendszerint a legalacsonyabb fogyasztói áron árusítják). Az ételeket a terem közepén felállított asztalokra helyezik. Általában hidegtálakat, salátákat, sajtot, gyümölcsöket, desszertet kínálnak, a meleg ételek közül legfeljebb a melegítőtálban forrón tartható kisdarabos specialitásokat: apró töltöttkáposztát, magyaros (lecsós) virslidarabkákat, pörköltet, májat, esetleg hazai különlegességeket. Az étkezés megkezdésére a házigazda ad jelet, szóban kérve fel erre a jelenlévőket, vagy legmagasabb rangú vendégét az asztalhoz vezetve. Az asztalnál vagy pincérek segítenek a tálalásban (a meleg ételeknél mindenképpen), vagy a vendégek maguk szednek. A tányérok, evőeszközök, szalvéták az asztal szélére vannak elkészítve. Használt tányérba nem illik még egyszer szedni, új tányért és evőeszközt kell venni. Nagyobb helyiségekben a fal mellett az idősebbek számára és az étkezés megkönnyítésére néhány asztal elhelyezhető. Kisebb asztalok tehetők ki a hamutartók és a használt tányérok, poharak számára (a használt edényt nem illik arra az asztalra visszatenni, amelyen az ételek és a tiszta tányérok, evőeszközök vannak). Mivel az állva étkezés nem egyszerű, célszerű olyan ételeket kínálni, amelyek ilyen módon is könnyen elfogyaszthatók. A fogadáson való tartózkodás ideje viszonylag szabadon dönthető el, de fél óránál rövidebb részvétel nem számít teljes értékűnek. Nem illik addig távozni, amíg a fogadási vonal az ajtónál áll és üdvözli az érkezőket. Távozáskor el kell búcsúzni a házigazdától (kivéve igen nagy létszámú fogadáson, ha nem vagyunk kitüntetett vendégek, illetve ha a házigazda másokkal van elfoglalva). A fogadás vége előtt (kétórás fogadásnál 15-20 perccel, egyórás fogadásnál kb. 10 perccel), amikor a vendégek távozni kezdenek, a fogadási vonal (ezúttal ellentétes irányban) ismét feláll az ajtónál (bár ez nem mindig kötelező). Kézfogással és a meghívásért mondott néhány köszönő szóval illik távozni.

12

2. Az állófogadás különleges alkalmai a) Pezsgőbontás (coup de champagne) Délelőtt vagy délben, csak pezsgő kínálásával, amit falatkák vagy hasonlóan szerény ételek kínálása kísér, időtartama egy-másfél óra. b) Koccintás borral (vin d’honneur) Lényegében azonos a pezsgőbontással, csak itt pezsgő helyett bort kínálnak. Közületek, intézmények is rendezik esetenként ünnepélyes alkalmakkor. c) Cercle (kör) Rendszerint államfői fogadás: más államfő vagy a diplomáciai testület tiszteletére. A meghívottak rangsor szerint állnak fel, és az államfő megy végig előttük mindenkit üdvözölve, vagy rangsor szerint vezetnek az államfő elé minden meghívottat. A résztvevőket az államfőnek a protokollfőnök mutatja be. d) Cocktail party Az állófogadás szerényebb vagy egyszerűbb formája. Az egyik legkötetlenebb vendéglátási alkalom. Neve és szokása Amerikából származik, ahol a kakasfarok (cocktail) fantázianevű italkeverék hajdan olyan népszerű volt, hogy nemcsak a rendezvény vette át a megnevezést, hanem a hasonló elv alapján készült italkeverékek is, bár az eredeti ital talán már egyetlen itallapon sem szerepel. Hagyományos időpontja késő délelőtt vagy késő délután. Az öltözet lehet hivatali ruha, de lehet ünnepélyesebb is, nőknek például koktélruha. Az italt pincérek kínálják körbe, a tömény italoktól az üdítő italokig terjedhet, bár tömény italok közül általában csak a hazai specialitásokat kínálják. Kötelező alkoholmentes italt is kínálni, hiszen sokan saját gépkocsival érkeznek. A pincérek tálcán hordanak körbe hideg vagy meleg harapnivalót, sonkás, sajtos, pástétomos, kaviáros falatkákat, esetleg hús- vagy májszeleteket, amelyeket pálcikákra szúrva kínálnak. e) Délutáni tánc (for drinks and dances) Ünnepélyes koktélpartyhoz hasonlítható, kevés étel kínálásával, de zenével és tánccal. A mindennapi hivatalos kapcsolatokban ritkán fordul elő, elsősorban egyes országok bizonyos társadalmi köreiben divatos. f) Buffet-dinner (ültetett állófogadás) Büfészerű estebéd. Rendszerint az ültetéses vacsorát helyettesíti, annál kötetlenebb körülmények között. Először aperitifet szolgálnak fel, amelyet állva isznak meg. Az ételkínálatban túlsúlyban van a meleg étel, többféle választékkal, salátákkal. Miután a vendégek szedtek a büféasztalnál, helyet foglalnak az asztalok mellett. Ültetési rend általában nincs, bár a házigazdának és a fővendégeknek a megfelelő helyről előre gondoskodnak, a többi vendég alkalmilag csoportosul. Az italt az asztaloknál szolgálják fel a pincére, az ételhez illő választékot kínálva, amelyből a megkínáltak kívánsága szerint töltenek. Ugyancsak pincérek szolgálják fel a sajtot, desszertet, feketekávét.

13

Ültetéses alkalmak 1. Díszétkezések (ebéd, vacsora) A díszebéd, díszvacsora az étkezés ünnepélyes formája. Díszétkezést délben vagy este rendeznek, Magyarországon az esti a gyakoribb. Különteremben rendezik, ahová idegenek nem mehetnek be. A díszétkezés időpontja ebédnél 13 vagy 14 óra, vacsoránál 19 vagy 20 óra. Egyes országokban ettől eltérhetnek. Időtartama ebéd esetén másfél-két óra, vacsora esetén két-két és fél óra. Ez a legünnepélyesebb forma, tekintélyét a díszítés, a díszek adják meg. A legnívósabb rendezvény a vendéglátásban. Aperitifet, elő- és főételeket, desszertet és kávét szolgálnak fel. Minden fogást minden asztalnál egyszerre szolgálnak fel, ezt tükörszerviznek nevezik, időpontját a teremfőnök jelzi a személyzetnek. Kb. 5-8 féle fogás van, az étkezés menetét a vendégek számára a menükártyák jelzik. Külsőségeiben is a legdíszesebb: porcelán és ezüst tálaló- és evőeszközökkel terítenek. Szép abroszok, textilszalvéták, elegáns poharak, az asztalon gyertyák, virágdíszek. Minden fogáshoz a hozzá illő italt kínálják. A vendéglátók a meghívottak előtt fél órával érkeznek, ellenőrzik az előkészületeket. Az étkezésre általában a pohárköszöntő után kerül sor. A legelőkelőbb gasztronómiai vonatkozású rendezvény.

Díszétkezés2

Az ültetőtabló (ültetési tabló), szinte kötelező. Ez a terem formájával és beosztásával, az asztalok helyével megegyező tábla a bejáratnál (esetleg mindkét oldalon), ami az ültetési rendet mutatja. Ezen mindenki megtalálhatja a saját nevét és ezáltal a kijelölt helyét is. A tájékozódást a táblák mellett álló hostessek, hostok segíthetik. 2

Forrás: www.protokolloktatas.hu 14

Ültetőkártya Nagyobb rendezvényeken a meghívóhoz mellékelik, vagy a ruhatárnál, bejáratnál névjegyborítékban adják át a vendégnek. A kártyán az asztal sematikus rajza található, X-el megjelölve az illető helye. Több asztal esetén az asztalának a számát is jelölik. Az érkezőket itt is 3-4 tagú fogadóbizottság, az ún. fogadási vonal várja (vö.: állófogadás). Nemzetközi gyakorlatban a választék a francia konyhát követi, ahol először előételt szolgálnak fel, majd azt követi a leves, bár ez el is maradhat, ha meleg előételt szolgálnak fel. A főétel után következik a desszert, kávé, esetleg tea. Az ételhez választjuk a bort: vörös húsokhoz általában testes száraz vörösbort, fehér húsokhoz száraz, félszáraz bort, desszertekhez desszert-borokat, amelyek édesek (ebből keveset töltenek). Ha a pohárköszöntő az étkezés előtt van, akkor a pincér először száraz pezsgőt hoz be, esetleg külön kérésre száraz vörösbort. Asztalnál csak a közvetlen jobb és bal szomszédunkkal koccintunk, a többiek felé csak megemeljük a poharunkat. Ajánlott a menükártya, hogy a vendégek tudják, mire számíthatnak: tájékoztat arról, hogy hány fogásos ételt és az ételekhez milyen italokat kínálnak. Általában négyoldalas, ízléses kartonból készül, lehet kétnyelvű, esetleg háromnyelvű. A fogások száma általában 4-6, de keleten akár a 20-ig is elmehet. Teremdekoráció: látványos legyen, általában virág, de egyéb látványelem is lehet, ami esetleg a céghez kapcsolódik. Az asztalt az adott alkalomhoz illően, illetve a rendelő kívánságát figyelembe véve kell dekorálni, ügyelve arra, hogy a dekoráció sem az étkezést, sem a beszélgetést ne zavarja (pl. a virág ne legyen túl magas, hogy a szemben ülők is jól láthassák egymást). A textilszalvéta az étkezés megkezdéséig pusztán esztétikai funkciót tölt be, az étkezés megkezdésekor nyissuk szét és tegyük az ölünkbe. Az étkezés végén a textilszalvétát könnyedén hajtogassuk össze és tegyük a tányér bal oldalára. Az étrendhez alkalmazkodva, a felszolgálás sorrendjének megfelelően terítünk, de nem szokás a tányér mellé 3 párnál több evőeszközt felrakni. A menühöz szükséges evőeszközöket kívülről befelé haladva kell használni. A kések (élükkel a tányér felé fordítva) és a kanalak mindig a tányér jobb oldalára kerülnek, a villák a bal oldalra. A főétel utáni fogásoknál a tányér fölé helyezett evőeszközöket felülről kezdve kell használni. Vannak speciális használatú evőeszközök, például: kenyérvágókés, osztrigavilla (ezt ferdén helyezik el a tányér jobb oldalán és a tányér fölött lévő evőeszközök között). Terítéskor általában minden szükséges evőeszközt felkészítenek, de újabban szokás, hogy minden fogás előtt teszik fel a hozzá szükséges evőeszközöket. Ez segítség a vendégnek, hogy melyik ételhez melyik evőeszközt kell használnia, de egyrészt időigényes, másrészt (ha nincs menükártya) a vendég nem tudja, hogy milyen fogások várnak rá. A couvert tányér a teríték bal oldalára felhelyezett kisebb méretű tányér, amelyre a vendég a péksüteményt vagy kenyeret helyezheti. A couvert tányér beállítása a teríték bal oldalán háromféleképpen történhet: tányérközépre, a dísztányér és a couverttányér felső pereme egy vonalban van, a dísztányér felső pereme és a couvert tányér alsó pereme van egyvonalban (savanyúság felszolgálásához előre helyet biztosítunk). Ha befejeztük az étkezést, az evőeszközöket helyezzük a tányérra, egymással párhuzamosan. Amíg az evőeszközeink kereszt-alakot formáznak, a felszolgáló nem viszi el előlünk a tányért, mert azt jelezzük, hogy még étkezünk.   

15

Pohárfajták

Feladat: 1.

Párosítsa össze a poharakat a megnevezésükkel: Megnevezés Unicumos Pálinkás (szeszes) Likőrös Sörös Boros 1 Boros 2 Boros 3

Száma

Megnevezés Long drinkes Martinis Konyakos Whiskys Pezsgős Pezsgős Koktélos

Száma

A poharakat a tányér felett, középtől jobb felé haladva, nagyság szerint csökkenő sorrendben kell felállítani, vagyis a poharak bal szélén áll a vizespohár, amibe az étkezés kezdetén vagy előtte töltenek, és bármikor illik is inni belőle. Mellette jobbra a pezsgőspohár (vagy konyakos pohár, ha szerepel az italrendben), majd a vörös- és fehérboros poharak, és ha az aperitifet az asztal mellett fogyasztják, akkor a legkisebb (pálinkás, likőrös) pohár áll a jobb szélen. Az aperitif lehet pálinka helyett koktél, martini stb., amit az ehhez illő pohárban szolgálnak fel.

16

A menü összeállításának szabályai Egy ételsoron belül nem ismétlődhetnek egynemű húsok (fehér illetve barnahúsok); halak vagy a tenger gyümölcsei; azonos alapanyagú, azonos ízesítésű fogások, köretek, mártások, azonos elkészítési mód, azonos színhatás. Egynemű húsok: Fehér húsok: csirke, jérce, bárány, galamb, pulyka, házinyúl. Barna húsok: vadak, marha, liba, kacsa, sertés, illetve minden annak minősül, ami vörösborral, barnamártással vagy pörköltösen készül. Hal: akár fehér húsú, akár barna húsú csak egyszer fordulhat elő egy ételsorban, illetve egyszer sem, ha a tenger gyümölcsei is szerepelnek a menüben. Hús- és halétel sorrendje a menüben: először a hal, majd a fehér hús, végül a barna hús következhet. Saláták adhatók előételként (tenger gyümölcseivel, hallal, hússal, gombával dúsítva), savanyúságként (magyar ételekhez egyidejűleg feltálalva). Sajttál: 3-6 különböző sajt (tehén-, kecske-, juhtejből készült, kemény, illetve lágysajt, fűszerezett stb.) szerepelhet fa- vagy üvegtányéron. Desszertek: könnyű krémek, fagylaltok, parfé, sok gyümölccsel és kevés tésztával készült édességek. (Vajkrémes torták, piték, kelt tészták és zsírban/olajban sült tészták nem ajánlottak.) Gyümölcstál az étkezés végén kínálható, de amennyiben valamilyen formában már szerepelt a menüben gyümölcs, úgy ne ismétlődjék. Az italokat meghatározott hőfokon kell kínálni:     

tömény szeszes ital hűtött pohárban 10-12 oC-on adható, a vodka jéghidegen, a koktélok jégkockával, a vörösbor szobahőmérsékleten (18 oC-on) kínálható, és fogyasztás előtt ki kell venni a dugót, hogy szellőzzön a bor, a sört 8-10 oC-ra lehűtve szolgálják fel, a pezsgőt jéghidegen, pezsgősvödörben bejegelve teszik az asztalra (francia-magyar pezsgőszótár: sec = száraz, demi sec = félszáraz, doux = édes, demi doux = félédes), a konyakot nem hűtik le, szobahőmérsékleten fogyasztják.

A menühöz illő italok Az aperitif étvágygerjesztő ital, ezért édes ital nem lehet aperitif, mert az csökkenti az étvágyat. Leggyakrabban tömény italokat kínálnak: pálinka, whisky szódával vagy töményen, vodka, száraz pezsgő, Martini vagy Cinzano, Campari narancslével és más koktélok. A szeszes italt nem kedvelőknek gyümölcslevet, paradicsomlevet kínálnak. Száraz fehérbort adnak az előételekhez, száraz vagy félszáraz fehérbort a halhoz, fehér pecsenyebort a fehér húsokhoz (esetleg rosét vagy könnyű vörösbort). Könnyű vörösbor illik a pörköltesen készült fehér húsokhoz és a sajttálhoz. Nehéz vörösbort adnak a barna húsokhoz. Édes aszúbort, likőrbort vagy édes pezsgőt a desszertekhez. Konyakot (vagy likőrt) a kávéhoz. Sört a leves után adnak, ha a levest nem előzi meg előétel. Protokollban általában nem szolgálnak fel, a vendég egyéni kérésére azonban kihozzák. Pohárköszöntő Díszebédeken, díszvacsorákon általában a vendéglátó és/vagy a fővendég mond pohárköszöntőt. 17

Rendezvények gasztronómiája A rendezvények többségének része valamilyen vendéglátás. Különösen így van ez az üzleti rendezvények esetében, de máshol is szóba kerülhet a gasztronómia. A terület számos veszélyt rejt magában, hiszen meglehetősen bonyolult feladat az összes vendég igényeit figyelembe venni. Semmiképpen sem szabad azonban megfeledkezni a vendégek vallásáról és étkezési szokásairól, hiszen bizonyos ételeket nem fogyaszthatnak a zsidó vallásúak illetve a vegetarianizmus hívei sem. ÉTTERMI ETIKETT Az étterembe a férfi lép be először. Az érkezőket valakinek fogadni kell. Ha foglaltak asztalt, oda kell kísérni, ha nem, akkor választani. Kabátját a férfi veszi le először, majd lesegíti a hölgyét (távozáskor fordítva). Először a hölgy ül le. Neki adják először az étlapot is, kinyitva, majd a gyerekeknek, időseknek, végül a férfiaknak. Ha meghívnak, ne a legdrágábbat rendeljük, ha vendéglátók vagyunk, ne a legolcsóbbat! Telefont ne használjunk! Ha nem ízlik az étel, ne fogyasszuk el! Az étkezés végén már ne reklamáljunk, ha közben nem tettük meg! Ha az asztaltársaság tagjai külön fizetnek, előre jelezzük, egyébként a fizető veszi át a számlát. Ha szervizdíj van, ne adjunk borravalót! ÉTELEK TÁLALÁSA Többféle mód: angol, francia, svájci-amerikai, orosz. Magyarországon: angol (tálon hozzuk ki, majd a vendég tányérjára szedjük) vagy svéd-amerikai (tányéron hozzuk ki). A legmagasabb szintű protokoll rendezvényeken szokás a vendégek előtti szeletelés. Szabályai:  A szakszerűen elvégzett szeletelés látványa fokozza a vendégek étvágyát.  A szeletelést végző szakembernek tisztán és gyorsan kell dolgoznia, az ételnek nem szabad kihűlnie (mindig a hús rostjaira merőlegesen kell szeletelni)  Az egészben sült húsok, pl. bélszín, hátszín, kacsamell felszeletelése után a szélső szeleteket a férfiaknak, a középső szeleteket a hölgyeknek tálalják.  Az angolosan készített bélszínbe szeleteléskor a húsvillát nem szabad beleszúrni .  A szeletelés közben kipréselődött pecsenyelét ráöntik a felszeletelt húsételre.  A szárnyasok szeletelése után a világosabb részeket a hölgyeknek, a sötétebb részeket az uraknak tálalják. EVŐESZKÖZÖK HASZNÁLATA Az evőeszközök fejlődése szinte egyidős az étkezési kultúrával. Kezdetben kézzel ettek, később gasztronómiatörténetünk fejlődése során nemcsak az evőeszközök palettája bővült, hanem szabályok születtek az evőeszközök használatáról is. Evőeszköz nélkül fogyaszthatók Számos gyümölcs, virslifélék, száraz teasütemények, lángosok, pogácsák

18

Kanállal fogyaszthatók Kiskanállal fogyaszthatók egyes előételek, rákkoktél, lágytojás, kompótok, pudingok, felfújtak, aprószemű gyümölcsök, ananász, gyümölcssaláta. Fagylaltkanál a fagylaltokhoz. Erőleves(consommés) kanál az erőlevesekhez. Nagykanál az egyéb levesekhez. Amihez csak villa illik Főtt tésztákhoz, néhány előételhez, fasírozotthoz, karfiolhoz, gombához, ha nem köret a szerepe. Süteményes villa: a tortákhoz általában. Amihez villát és kanalat használnak Néhány előételhez, spagettihez és makarónifélékhez. Sajtkés a sajtokhoz, ennek hiányában kisváltás. Steakkéssel és steakvillával fogyasztják A steaket, egészben készült vadhúsokat. Különleges evőeszközök Például: csigafogó, csigavilla, csirágfogó, halkés, halvilla, kaviárkanál, kaviárkés. ITALOK FELSZOLGÁLÁSA

Sör Típusok:  Anglia két vezető sörfajtája: ale (világos), porter (füstízű, erős).  Németország kedvelt búzasöre a "Weissbier" szűretlen és szűrt változata árpa és búzamaláta együttes felhasználásával készül.  A cseh eredetű pilseni típus nemcsak a legvilágosabb, de a legmagasabb komlótartalom hordozója is. Pilsner Urquell, Budweiser.  A müncheni sörök ezzel szemben sötétbarnák és enyhén komlózottak.  A bécsi típust félbarnának mondják, valahol félúton van a pilseni és a müncheni között. Ilyen sör például a Kaiser Doppel Malz csapolt.  Léteznek még az úgynevezett dupla sörök, mint például a Dreher Bak. Enyhén komlózottak, édeskések, és melegben könnyen romlandók.  Mexikó kedvelt söre a hazánkban is népszerű kukoricasör, a Coronita.  Belgium híressége a Stella Artois és a Leffe.  Spanyolország egyik legnevesebb nedűje a malagai San Miguel. Ahhoz, hogy a sör valóban élvezhető ital legyen, elengedhetetlen a márkára jellemző pohár használata: Ilyen például a hagyományosan ismert kis füles korsó: 3 dl, a korsó 0,5 liter. A legtöbb helyen 2 dl2,5 dl-4 dl a poharak mérete. A literes korsó nevéből adódóan 1 literes. Ritkán előforduló a sörös csizma: 1,5-2 literes változata létezik. A vékony falú kiszerelés között található a pikoló pohár és a pikoló kehelypohár. Mindkettő 2 dl űrtartalmú, valamint létezik a vékonyfalú söröspohár 3 és 5 decis változata is. Söröspohár híján a sör vizespohárba is tölthető.

19

A sörfelszolgálás alapelvei: A felszolgált sört csak hitelesített pohárba lehet kitölteni! Ha a vendég melegen (langyosan) kéri a sört, ún. sörmelegítőt visznek az asztalhoz! A csapolt sört tálcán szabad felszolgálni! Palackos sör esetén a sörnyitást mindig a vendég asztalánál kell végezni. Legújabban a palackos italokat a pultnál kinyithatják. A betöltés jobb oldalról történik!  Sörre bor mindenkor, borra sör meggyötör!    

Bor A borok tulajdonságainak értékmérője lehet a cukortartalomból következő osztályozás.  Száraz borok: 0-4 g/liter  Félszáraz borok: 4-12 g/liter  Félédes borok: 12-50 g/liter  Édes borok: 50 g/liter A borok minőség-meghatározó kategorizálását az Országos Borellenőrző Állomás végzi el. Követelmény a belföldi borok forgalmazásakor az OBA minősítés és engedély. A különleges minőségű borok minősítését az Országos Borszakértő Bizottság adja az arra érdemes termékeknek. Ez az állami ellenőrző jegy (címerrel és sorszámmal) található meg például az Egri Bikavér palackján. A borok kategorizálása Természetes borok:  Asztali bor: 12 mustfokot meghaladó bor.  Tájbor: Tájjelleget magában hordozó, minőségi asztali bor.  Minőségi bor: 15 mustfokot meghaladó bor, melynek eredete egy adott történelmi borvidékről származik, meghatározott fajtajelleggel bír, és az előállítás évjárata közismert.  Különleges minőségű bor: Legalább 19 mustfokkal rendelkezik, a minőségi borokra jellemző ismert borvidékről vagy termőhelyről származik. A származási helyre jellemző különleges szőlőfajtából készül, ezért és évjárata miatt különleges bornak minősül.  Muzeális bor: Legalább ötéves minőségi, vagy különleges minőségű bor, termőhelyre, szőlőfajtára és bukéra jellemző jelleggel.  Tokaji borkülönlegességek Likőrborok: jellemzői, hogy mesterséges úton előállított italok.  Csemegeborok  Ürmösborok  Fűszerezett borok Szénsavas borok: jellemzői, hogy az előállítás során mesterséges vagy természetes folyamat következményeként különböző mennyiségű széndioxiddal telítődik.  Pezsgők  Habzóborok A savtartalom szerint a bor lehet:  éles  kemény  savanykás  rendes  lágy 20

Alkoholtartalom szerint a bor lehet:  gyenge  könnyű  nehéz  rendes  tüzes  erős Választás: ételhez megfelelőt, a rendelő kóstolja meg. Ha jó: a felszolgáló tölthet a hölgyeknek, ha nem: a vendég visszaküldi. Töltéskor a címke látható legyen. Töltéskor folyamatos az utántöltés, a pohár 2/3 részéig. A borok optimális fogyasztási hőmérsékletének adatai:  Habzóborok: 6C  Aperitifborok: 6-8C  Champagne, pezsgők: 5C  Könnyű, fiatal fehér borok: 8-9C  Rosék, sillerborok: 9-10C  Különleges minőségű fehérborok: 11-13C  Aszúborok: 12-14C  Aszúeszencia: 15C  Fiatal vörösborok: 14-16C  Különleges vörösborok: 17-18C  Érett, testes vörösborok, óborok: 16-19C [A vörös óborokat csak fektetve tárolják, felszolgálásakor kuriózum az eredeti állapot (pókháló, por stb.)] A különféle bortípusok poharai:  A sommelier pohara, a kóstolópohár űrtartalma 2,5 dl és 155 mm magas.  A habzóborok pohara széles talpú, széles, de alacsony peremű, űrtartalma 2 dl.  A pezsgős kehelypohár, vagy flúte pohár igazi eleganciát kölcsönöz az italnak. Keskeny talpú, hosszú szárú, űrtartalma 2-2,5 dl.  A könnyű, fiatal fehérborokhoz enyhén kifelé ívelő, 2 dl űrtartalmú pohár illik.  A rozéborok pohara enyhén kifelé ívelő, de a fehérboros pohárnál valamivel alacsonyabb peremű és öblösebb. Űrtartalma 1,8-2 dl.  Az édesebb, szárazabb, alacsony savtartalommal rendelkező borokhoz a hagyományosan befelé ívelő 2 dl űrtartalmú pohár illik.  A chardonnay pohara nagyobb és öblösebb a hagyományos fehérboros poharaknál, űrtartalma 3 dl  A fiatal, könnyű vörösbor pohara befelé ívelő, 1,6-1,8 dl űrtartalmú.  A testesebb vörösboros pohár öblösebb. Űrtartalma 3-3,2 dl.  A különleges vörösborok, óborok pohara az élvezhetőség miatt 6 dl űrtartalommal rendelkezik.  A fahordós érlelésű portói borospohara egyenes vonalú, enyhén befelé ívelő, űrtartalma 2 dl.  A palackos érlelésű portói boros pohár hosszú nyelű, befelé ívelő nyakú, űrtartalma 2 dl.  A tokajis pohár vékony falú, 0,8-1,2 dl űrtartalmú. Pezsgő Pezsgősvödörben, jéggel hűtve, 5 fokon szolgálják fel. Nem kell kóstoltatni. Először az ünnepeltnek vagy a hölgynek, kehely vagy kúp alakú pohárba, ¾ részig töltenek.

21

Röviditalok 1. Gabonapárlatok: gin(talpas pohár, jég, citrom), vodka (jeges szeszes kehely), whisky (whiskyspohár, szájjég, szódavíz) Gyümölcspárlatok: vékony falú szeszes kehelyben, szódával. Borpárlatok: konyak. Étkezés végén, kávé mellé. Szobahőmérsékleten, spec. pohárban, szódával. Rumféleségek: vékony falú szeszes kehely. Vagy koktélalap is lehet. 2. Likőrök: hölgyeknek kávé mellé. Vékony falú talpas kehely, szóda. Báritalok A koktélok története Nyugat-Európából indult el, Amerikában vált világhírűvé, és a világ szinte minden országában meghonosodott. A mixer szenvedélye és egyben munkája a mixelés tudománya. A vendégek mindig csodálattal figyelik a mixerek munkáját. Azonban néhány követelménynek meg kell felelni, ha valaki a bárpultot választja: legyen kreativitása, fantáziája és kifogástalanul működő érzékszervrendszere. Azonfelül vannak a standard, nemzetközileg meghatározott koktélok, és a mixer kreativitását megdolgoztató fantázia italok. A koktélokat csoportosítva megkülönböztetünk alkoholmentes és alkoholt tartalmazókat. Gasztronómiai szempontból léteznek:  Welcome-koktélok: Az aperitif-et helyettesítik. Űrtartalmuk 4-6 cl. Üdvözléskor kínáljuk meg vele a vendégeket.  Digestivek: Az emésztés elősegítésében van szerepük  Happy Hour-koktélok: Üzleti fogás, 30%-os kedvezményt jelentenek. Csalogató jellegűek, általában 16-19 óra közötti időszakban érvényes.  Klasszikus (standard) koktélok: Vékony falú, színtelen poharakban szolgálják fel őket. Ismertségük a koktélkedvelők körében maximális.  Long drinkek: Nevükből adódóan hosszú italok, általában egy decilitert meghaladó mennyiségben készítik őket. A koktélszakma másik besorolása az alapitalok típusai szerint különbözteti meg az italokat. E szerint léteznek:  alkoholmentes koktélok  brandy-alapú koktélok  calvados-alapú koktélok  gin-alapú koktélok  keserű-alapú koktélok  likőr-alapú koktélok  pezsgő-alapú koktélok  rum-alap ú koktélok  tequila-alapú koktélok  vodka-alapú koktélok  whisky-alapú koktélok Üdítőitalok, gyümölcslevek Ezeket 4-14 fokon kell felszolgálni Lehetnek: gyümölcslevek: szűrt, rostos v. frissen facsart, zöldséglevek, szörp, szénsavas üdítők, energiaitalok. Ásványvizek Vizespohárban kell felszolgálni. Fajtái: szénsavmentes, enyhe, szénsavas. 22

Az ültetési rend Téglalap alakú asztal Téglalap alakú asztalnál a mai európai gyakorlat kétféle megoldást alkalmaz. (V = Vendég, HG = Házigazda) A francia rendszer Előnye, hogy a legfontosabb személyiségek közel vannak egymáshoz, így lehetőségük nyílik a társalgásra, esetleg a már korábban megkezdett tárgyalás folytatására.

hg7

v5

hg2

V1

hg3

v4

hg6

hg7

m5

v3

M1

v2

m4

v6

Ha az étkezésen a delegációvezetők feleségei is részt vesznek, a házigazda felesége nem háziasszonyi minőségben van jelen. Az ültetés így alakul:

hg5

v3

Hg felesége

V1

hg2

v4

hg6

v6

hg4

v2

Hg1

Vendég felesége

hg3

v5

Angol rendszer Ebben az esetben a vendégdelegáció vezetője (V) és a magyar delegáció vezetője (M) az asztal két végén foglal helyet, mellettük jobbra-balra az asztal közepe felé haladva csökkenő a rangsor.

hg3

v5

hg4

v2

V1

Hg1 hg2

v4

hg5

v3

Ebben az esetben a két delegáció vezetője messze kerül egymástól. Amennyiben ők beszélgetnek, a többieknek nem illik egymással beszélgetni közben, ezért a társalgás töredezettebb lesz, korlátozottabbá válik.

23

Más megoldások: Csak férfi résztvevők esetén alkalmazható az az ülésrend, amikor a házigazdával (M) szemben nem ül vendég, s a vendégek tőle jobb-balra csökkenő rangsorban (felváltva magyar és vendég) foglalnak helyet az asztal körül. Ez ritka, mert divatjamúlt megoldás. 3

1

Hg

2

4

5

6 7

9

10

8

Patkó alakú asztal A vezetővel szemben lévő belső oldalt célszerű üresen hagyni, hogy nagyjából mindenki láthassa a vezetőt. A patkó két szárán a külső helyek magasabb értékűek, mint a belső. A vendéglátók vezetője a főhelyet átengedheti a vendégdelegáció vezetőjének. 5

3

1

Vezető

2

4

6

7

8

9

11

12

10

13

15

16

14

17

19

20

18

U-alakú asztal Hasonlít a patkó alakú asztalelrendezéshez. Ha az asztal belső oldalára is ülnek, elkerülhetetlen, hogy többen háttal lesznek egymásnak, és ha kicsi a hely, még megfordulni sem tudnak, illetve a közlekedés is nehézkes.

3

5

7

9

11

13

4

6

8

10

12

14

1 Vezető

2

24

Fésű alakú asztal Nem túl szerencsés megoldás, többen háttal ülnek egymásnak és a vezetőt csak oldalról látják. A belső szárakon az összekötő részre (1 és 2 hellyel szemben) nem ültethetünk senkit, mert az ott ülő túl sok embernek fordítana hátat. 3

Vezető

1

2

4

Kör alakú asztal Szűkebb körű tárgyaláson alkalmazható. A két delegáció vezetője egymással szemben ül, tőlük jobbra-balra a saját delegációjuk tagjai, csökkenő rangsorban. Előnye: a résztvevők jól látják egymást, könnyű a kommunikáció. Hátránya: vizuális szemléltetéskor (írásvetítő, digitális tábla) a részvevőknek forogniuk kell, hogy lássák a szemléltetőanyagot. M1 m2

m3

v3

v2 V1

Több kerek asztalnál vegyes ültetés esetén a házigazda és a háziasszony külön asztalnál ül, a házigazda asztalánál foglalnak helyet a legfontosabb hölgyvendégek, s az utánuk következő férfi vendégek, a háziasszony mellett a legfontosabb férfi vendégek stb. Több kerek asztal használatát bankett-ültetésnek is nevezik. Tárgyaláson elképzelhetőek még a következő megoldások is, bár ritkán használatosak: Négyzet alakú asztal vezető 1

2

3

4 5

25

Nagyobb létszámú tárgyalás esetén a négyzet közepe üres, ott nem ülhet senki (egyébként is megközelíthetetlen (max. alacsony virágszigetet szoktak ott elhelyezni).

T-betűs elrendezés A legrosszabb forma. Azt kívánja kifejezésre juttatni, hogy az asztalfőn ülő „főnöki” helyzetből tárgyal, éppen ezért manapság kevésbé használatos.

vezető

Társalgóasztal A kötetlen formák közé tartozik, ezért kevés a hozzá tartozó formalitás. Rendszerint csak előre bekészíthető sós/édes süteményeket, italokat kínálnak.

26

2. Munkaebéd (üzleti ebéd, business lunch), munkavacsora Ha a partner programja zsúfolt, vagy rövid ideig tartózkodik városunkban, a tárgyalás helyéhez közeli étteremben rendezett munkaebéd igen jó megoldás. Viszonylag kötetlen és nem ünnepélyes külsőségek mellett biztosítja a partner megbecsülésének kifejezését, ugyanakkor alkalmat biztosít a munka folytatására. Célszerű, de kisebb létszám esetén nem kötelező különteremben rendezni. Azonban a túl hangos hely nemcsak a figyelmet vonja el, hanem akadályozza a partnerek társalgását. A menü előre megrendelhető, de étlap szerint is lehet rendelni, a fogások száma 3-4. Nincs ültetési rend, a célszerűség dönt. 3. Gálavacsora A munkavacsorához hasonlít, a különbség az, hogy műsor is van. 4. Villásreggeli A villásreggeli ritka alkalom, általában 10-11 órai kezdéssel rendezik. Jellegében a munkaebéd és a díszétkezés közé sorolható, ételválasztékában viszont a reggeli és az ebéd közé. Szükségtelen az ültetési rend és az asztaldísz is minimális. A brunch a villásreggeli sajátos változata, az utóbbi időben vált divatossá. Az angol breakfast (reggeli) és lunch (ebéd) szavak összevonásával elnevezett, a két étkezés jellegzetességeit vegyítő alkalom. 5. Ötórai tea Nyugat-Európában főleg a hölgyek társadalmi érintkezésének jellegzetes formája. Időpontja a délután közepe, 16.30-17 órai érkezéssel. Formalitásai a létszámtól függően változnak, kevés résztvevő esetén a háziasszony szolgálja fel a teát, nagyobb létszámnál a pincér vagy a résztvevők maguk töltenek. Sós és édes süteményeket, szendvicseket, teát, egyéb süteményeket, tortát, gyümölcssalátát, gyümölcsöt kínálhatnak. 6. Tárgyalóasztal Nem igazi vendéglátás, de gyakorisága miatt érdemes szólni róla. A kínálás szerény és egyszerű, gyakorlatias: üdítőitalok, ásványvíz, sós és/vagy édes aprósütemény. A kávét (teát) később szolgálják fel, vagy a tárgyalás megkezdése után 10 perccel, vagy annak várható hosszától függően még később. Feladat: 1. Egy héten keresztül figyelje a híradásokat (legalább 2 tv-csatornán) és jegyezze fel, hogy milyen rendezvényekről tudósítottak! A rendezvények körülményeit is jegyezze fel (terem berendezése, vendégek fogadása, protokoll-események, vendéglátás, sajtó képviselői stb.)

27

Egyéb alkalmak 1. Garden-party A „kerti összejövetel” elnevezés inkább a helyet jelöli, mint az alkalom jellegét. Lehet fogadás vagy koktélparti is, ezeknek megfelelő mértékű vendéglátással. Mindössze arról van szó, hogy a rendezvényt a szabadban bonyolítják le, és a helyszín lehetőséget nyújt az alkalom színesítésére, ezért semmiképpen sem megengedett a sportos öltözet. 2. Karácsonyi party Egyre népszerűbb hazánkban is, nyugati minta alapján. A karácsonyi partikat a hagyományos karácsonyi ételek, nyersanyagok, desszertek jellemzik. Így nem maradhatnak el a pulyka- és halételek, a diós, mákos desszertek és a halászlé sem. Általában zenés, táncos mulatság, amelyen esetleg elhangzik egy-két évértékelő beszéd (persze, csak röviden) esetleg jutalomosztásra is sor kerül, de ez már ritkább, mert az elsődleges cél mégiscsak az ünneplés. Alapvetően ez is egyfajta csapatépítő tréning, amelyre a fontosabb partnerek is meghívást kaphatnak. A nagyobb cégeknél azért is jelentős ez az esemény, mert az egyes részlegek munkatársai nem találkoznak minden nap egymással, de a karácsonyi party remek lehetőséget biztosít az ismerkedésre. A party időpontja mindenképpen az utolsó munkanap estéjére, vagy az azt követő napra kell, hogy essen, biztosítva ezzel a felhőtlen hangulatot és a megfelelő részvételi arányt. Ha a munkatársak jól érzik magukat az adott munkahelyen, akkor a rendezvény akár egy nagy családi összejövetel érzetét is keltheti. 3. „Hajts be-party” A meghívottaknak megadják a gépkocsival követendő útvonalat, s egy adott ponttól a kihelyezett jelzéseket kell követniük, amíg egy családi házhoz, egy nyaralóhoz, egy kiskocsmához, vagy más, speciálisan kiválasztott helyhez nem érnek. A vendéglátás itt a helyi sajátosságok szerint történik. Hazánkban egyelőre nem szokásos, külföldön az „út az ismeretlenbe” utazási ajánlat egyik magánjellegű és veszélyt nem jelentő formája. 4. „Happening-party” A legkülönbözőbb bolondságok és programok megszervezésének formája (happening = történés). Lehet jelmezbál, de lehet játszani különböző társasági játékokat is. Minden esetben külön oda kell figyelni a betegséggel küszködőkre, például az utak akadálymentesítésére a kerekesszékben ülők számára.

28

Rendezvényekhez szükséges eszközök A rendezvénytermek bútora speciális, hiszen rendszeresen átrendezésre kerül a terem, így a bútornak strapabírónak kell lenni. Székek  minimum 45 cm-es ülőfelület  egymásba rakható legyen (könnyű szállítás és tárolás)  lehet karfás vagy karfa nélküli  van felhajtható írólapost változata is  a szék ülőfelülete és háttámlája kárpitozott legyen (könnyű az újrakárpitozás, kellenek tartalék ülőlapok és háttámlák)  szükség lehet kávéházi székre, fotelre, stb. is Asztalok  magasságuk 72-76 cm közötti (funkciótól függően)  a konferencia-asztal: 40-50 cm széles, hossza 120-180 cm, általában felhajtható lábakkal rendelkezik (a könnyű szállítás és tárolás érdekében), víz és karcmentes a felülete (terítő nélkül)  a bankett-asztalok éttermi asztalok, különböző méretben (80x80 cm, 80x120 cm, illetve 80x180 cm-es is van), filccel, vagy filcpapuccsal borítottak (az utóbbi könnyen eltávolítható), elegáns bankettnél 180x200 cm-es asztalokat is használnak  a legelegánsabb a körasztal, de a termet kevésbé lehet kihasználni ezekkel  a könyöklőasztal 110 cm-es kerek asztal (pl. állófogadásokhoz az étkezés megkönnyítésére)  egyéb kiegészítő asztalok (esküvői, gueridon asztal: 40x80 cm-es a tálalás segítésére stb.) Egyéb bútorok  szószék: megvilágított felület, mikrofonnal és/vagy egyéb technikákkal  paravánok: térfelosztás, el lehet mögé dolgokat rejteni, de lehet kiállítási felület is, rögzített kerekei vannak, lehet álparaván is, ami csak jelzi a tér megosztását  kordonok: terelésre, elzárásra (kb. 1 m magas sárgaréz vagy rozsdamentes acélból kordontartó oszlopok, a talapzatban ólombetétekkel, a fejében kihúzható szalaggal vagy vastag kordonkötéllel)  kocsik: gyorsabbá és egyszerűbbé teszik a munkát, általában rozsdamentes fémből készülnek (kiszolgáló kocsi, kiszolgáló kocsi hűtött vagy melegen tartó résszel stb.)  pultok − fix telepítésű büfépult: rendszeres büféjellegű kiszolgálás, a vendég és a személyzet is könnyen hozzáférhet. Vannak hideg, meleg és semleges részei − mobil büfépult: semleges, hűtött, fűtött része van, lehet belőlük kisebb vagy nagyobb pultot építeni − mobil drink-bárpult  táncparkett (lehet fixen telepített vagy mobil  színpadtechnika − süllyeszthető és kiemelhető kifutókkal − ha nincs színpad, akkor dobogókból rakják össze − lépcsők, függönyök, oldaltakarások a színpadhoz  megállító-táblák − cserélhető betűs vagy elektronikus kiírás − stabil, hogy ne lehessen felborítani

29

Technikai berendezések   

hangtechnika látvány- és fénytechnika (sötétítő berendezések, fényeffektek, háttérképek, logók, pódium megvilágítása) szavazatszámláló berendezések

Dekorációk  feliratok (körben a fal mentén sínek, amikre bármi elhelyezhető vagy mobilvászon)  asztali dekoráció (étkezésnél tilos az illatos gyertya, csöpögés-mentes legyen)  virágdíszítés (asztalon nem lehet cserepes növény, a friss virág max. 30 cm-es)  egyéb díszítések (léggömb, jégszobor, csokoládé szökőkút, élőképek)

Feladat: 1.

2.

Tanáruk vezetésével járják be a főiskola tanulmányi és egyéb épületeit, vizsgálják meg a különböző rendezvényhelyszíneket! Készítsenek feljegyzést a látottakról, majd az órán értékeljék a látottakat az elméleti ismeretek alapján! Kérdéseket tehetnek fel a meghívott szakembernek (a főiskola üzemeltetési munkatársának), aki a rendezvények előkészítésének felelőse.

30

Jelképek és használatuk szabályai Címer Magyarország címerét hivatali feladataik ellátása során külön engedély nélkül használhatják a következők:  az országgyűlés,  az országgyűlési képviselők,  a köztársasági elnök,  az Alkotmánybíróság és tagjai,  az országgyűlési biztosok,  az Állami Számvevőszék,  a Magyar Nemzeti Bank,  a kormány tagjai,  a fegyveres erők,  a helyi önkormányzat,  a kisebbségi önkormányzat,  a bíróság,  az ügyészség,  a rendvédelmi szervek,  a közigazgatási feladatot ellátó szervek képviseletére jogosult személyek.

Magyarország címere3

3

Forrás: www.otm.gov.hu 31

Nemzeti himnusz Törvények, rendeletek szabályozzák használatát: meghatározzák, hogy milyen eseményeken kötelező megszólaltatni és milyeneken tilos. Amikor egy ország magas rangú képviselője (államfő, miniszterelnök) hivatalos látogatást tesz egy másik államban, megérkezésekor elhangzik a vendég által képviselt állam himnusza és gyakran a vendéglátó állam nemzeti himnusza is. Zászló A nemzeti és állami zászló használatának szabályait a világ számos országában ún. zászlókódex írja elő. Általános szabályok:  Állami zászló díszíti a kormányépületeket, állami hivatalokat, intézményeket, általában napkeltétől napnyugtáig;  Magas rangú külföldi vendég érkezésekor a magyar zászló mellé felvonják az általa képviselt állam lobogóját is;  Az államfőket szállító autók jobb oldalán lobog a vendég által képviselt állam zászlaja, baloldalt pedig a vendéglátó állam lobogója;  Nagykövetek esetében nincs kint a vendéglátó állam zászlója;  Tilos bármely ország nemzeti zászlaját egy másik alá felvonni, vagyis nem lehet egy rúdon két zászló;  Azonos magasságú rúdon azonos méretű zászlóknak kell lenniük;  Ha csak két állam zászlaját kell elhelyezni, akkor a vendéglátó ország zászlója kerül a szemlélő bal oldalára;  Ha a zászlók csokorban helyezkednek el, akkor a saját zászlót kell a csokor közepére helyezni;  Nemzetközi rendezvények alkalmával vagy nemzetközi szervezetek előtt (pl. Európa Parlament, Brüsszel) a zászlókat általában az angol abc szerinti sorrendben vonják fel.

Magyarország nemzeti zászlója4

Európa Parlament, Brüsszel5

Feladat: 1. 2.

4 5

Keressen képeket az interneten az Európa Parlamentről, mondja el, milyen jelképeket lát, és beszéljen ezek használatának szabályairól! Keressen képeket külföldi delegációk honi látogatásáról, mondja el, milyen jelképeket és hogyan használnak az adott esetben!

Forrás: www.otm.gov.hu www.ackermann-gemeinde.de 32

Az öltözködés szabályai Általában az öltözködésről Az első benyomásokat a megjelenés, öltözködés segítségével szerezzük az emberről, ezért a hivatalos életben különösen nagy jelentősége van az öltözéknek. A jó megjelenés tükrözi az egyén igényességét magával és másokkal szemben, meghatározza a környezethez, munkahelyhez való viszonyát. Az öltözködésnél személyiségünkkel harmonizáló, kissé visszafogott, de elegáns megjelenés legyen a cél. Megjelenésünkben fokozott jelentősége van a színek használatának is. A színeket mindig az arcbőrünkhöz és a szemünkhöz igazítsuk. Általában elmondható, hogy a kifelé forduló, könnyen kapcsolatot teremtő emberek színesebben öltözködnek, míg a befelé forduló típusú emberek, akiknek a kapcsolataikra a fegyelmezettség, megbízhatóság a jellemző, inkább a semleges színeket kedvelik. Nőknél elvárás, hogy a cipő, a táska színe egyezzen meg, hűvösebb időben pedig a többi kiegészítőnek – kalap, kendő, sál – is harmonizálni kell egymással. A felsőruházat összeállításához és kiválasztásához néhány alapvető szabály Az öltözet színárnyalata általában követi az évszakot (nyáron világosabb, télen sötétebb), klasszikus kivételt jelentenek a diplomáciai etikett által előírt félünnepélyes és ünnepélyes alkalmak sötét színei.  A kiegészítő tartozékok egymással harmonizálnak (nyakkendő, zokni), a cipő színe a ruha színével árnyalatban összhangban van.  A színösszetétel divat szerint változik, a szabás is, ezért általános érvényű útmutatás nehezen adható, annál fontosabb a divat változásainak ismerete és mértéktartó követése.  A mintás inghez egyszínű, egyszínű inghez mintás nyakkendő illik. 

Az öltözködésnél fel kell készülni minden váratlan lehetőségre, például külföldi partner váratlanul is érkezhet, s kellemetlen, ha nincs kéznél a férfiaknak a zakó és a nyakkendő. Általános tanácsok mindkét nem számára Mindkét nemnél hűvösebb napokon a zakóra vagy blézerre csak hosszú kabát ajánlott. Az óraviseletről: törekedjünk a konzervatívabb viselethez igazodó stílusú, jó minőségű, elegáns óra kiválasztására.  Szemüveg viselésekor legyünk tekintettel az uralkodó divatra, de még inkább az arcformánkra, életkorunkra, megjelenésünk összhangjára.  A megjelenés része a frizura is. A haj szépségünk koronája. A frizura igazodjon egyéniségünkhöz, hajtípusunkhoz és az arcunkhoz is.  

33

Az öltözetek csoportosítása Az öltözködés mindig alkalomhoz igazodik. Az alkalmakat az ünnepélyesség foka szerint rangsorolják, eszerint különböztetik meg az öltözetet is (zárójelben a meghívón szereplő jelzés): 1. Hivatalos öltözet (uniform informal): Nincs ünnepi jellege. Napunk jelentős részét munkahelyünkön, hivatalban töltjük. Az öltözködésnél általános szabály, hogy jól érezzük magunkat abban az öltözékben, amit viselünk, de feleljen meg a szokásos társadalmi elvárásoknak, valamint az ápoltság és tisztaság is elengedhetetlen. A nőknél az ápolt, konszolidált hajviselet, körömápolás (férfiaknál is), nappali viseletre szolid, diszkrét smink, ékszerek visszafogott viselete, a jól megválasztott parfümök – ezek mindenkori megjelenésünk fontos feltételei. Hivatali viselet férfiaknak 

   

A hivatali életben a férfiaknak kötelező viselet az öltöny, amely a „földszínek” (szürke, barna, kék stb.) árnyalataiban készült. Anyaga jó minőségű szövet. Elegáns szabású, kidolgozásban hibátlan és gondos. Az öltönyhöz világos színű vagy fehér ing illik nyakkendővel, amely nem kirívó mintájú. Kiegészítőként sötét színű, szolid csatú, bőr nadrágszíj javasolt. A zakó alá illő a most nagyon divatos mellény, vagy vékony pulóver, V vagy kerek kivágással. (Ha a férfiak leülnek, zakójukat ki kell gombolni, felálláskor újból be kell gombolni.) Cipőválasztáskor a minőség elsődleges. Legyen a cipő bőrből, lehetőleg bőrtalpú, de ha nem is az, vékony gumitalpú legyen. A férfi lábbeli is követheti az aktuális divatot, de nem végletes formában, hanem tartózkodóan. A színe legyen az öltönyhöz igazodó, de sohasem világos. Nyáron ne viseljenek a férfiak a munkahelyen az öltönyhöz szandált.

Hivatali öltözet nőknek    



Általánossá vált a hölgyeknél a térdközeli hosszúságú, egyszerű vonalú, szolid szövetszoknya, blúzzal, blézerrel. Csak olyan blúz hordható, amely elfedi a vállat, még a nyári nagy melegben is, és nem túlságosan mélyen kivágott. Ezenkívül elfogadott az egybeszabott ruha és a kosztüm (a nadrágkosztüm is egyre inkább). Fontos viselet a harisnya. Vannak munkahelyek, ahol a formaruhához még a legnagyobb melegben is előírják viselését. (A táskában mindig legyen egy pótharisnya!) A társadalmi elvárásoknak megfelelni akaró nő az üzleti életben leginkább testszínű harisnyát hord, egyszerű, kényelmes, de elegáns, sötét vagy ahhoz közeli színű, sem túl magas, sem túl lapos sarkú, nem túl hegyes és nem is túl szögletes orrú cipővel. Az ékszerek viselésénél vegyük figyelembe, hogy a nemes bizsu öltöztet, de nem szabad túlzásba vinni a mennyiséget. A kosztümökhöz jól mutatnak a színes selyemsálak.

34

2. Félünnepélyes öltözet (nappali, nem diplomáciai rendezvényekre) Férfiaknak: Nőknek:

sötét árnyalatú öltöny (sötétbarna, sötétkék, szürke), fehér ing, nem élénk vagy feltűnő mintás nyakkendővel, sötétbarna vagy fekete cipő. nappal kosztüm, esetleg egybeszabott ruha, este kisestélyi.

3. Ünnepélyes öltözet (esti vagy diplomáciai rendezvény) Black tie, cravate noire (fekete nyakkendős) Férfiaknak: Nőknek:

szmoking, fehér ing, fekete csokornyakkendő, fekete (lakk)cipő, szertartásosan fekete puha- vagy keménykalap. kisestélyi, selyemszerű anyagból készült, a ruhához illő színű, zárt körömcipő vagy estélyi szandál.

White tie, cravate blanche (fehér nyakkendős) Férfiaknak: Nőknek:

frakk, fehér mellény, fehér keményített ing, fehér csokornyakkendő, fekete (lakk)cipő, szertartásosan cilinderrel és fekete kesztyűvel. nagyestélyi (selyemszerű anyagból készült, hosszú ruha), a ruhához illő színű, zárt körömcipő vagy estélyi szandál, hosszú fehér kesztyű.

4. Casual (alkalmi, alkalomnak megfelelő) Például: tudományos, kulturális intézményben, ipari üzemekben, mezőgazdasági létesítményekben tett látogatáskor, sportrendezvényeken, horgászat, vadászat esetén. Férfiaknak: Nőknek:

alkalomhoz illő divatos, praktikus öltözet. alkalomhoz illő divatos, praktikus öltözet.

35

Megjelenés-kultúra Feladat: 1. 2.

Értékelje saját öltözetét! Ne feledje, Ön most a munkahelyén tartózkodik! Válaszoljon az egyes képekhez kapcsolódó kérdésekre!

1. Mi a hiba ebben az öltözékben, ha a hölgy felvételi beszélgetésre megy?

2. Ezt az öltözéket milyen alkalomra tartja megfelelőnek?

36

3. Ez az öltözék alkalmas garden party-ra?

4. Ezt az öltözetet hordhatja-e egy hostess?

37

5. A cége bált rendez, melyen Ön a protokollos. A modellen szereplő ruha megfelelő a szerephez?

6. A képen látható hölgy tárgyalásra készül. Milyen hibákat lát a viseletben?

38

7. Milyen alkalmakra lehet a fotón látható „klub-öltözéket” viselni?

8. Felvételi beszélgetésre alkalmas-e ez az összeállítás?

39

9. Hűvösebb időben tárgyalásra megfelelő ez az öltözék?

10. Ezt az összeállítást a hivatali életben lehet hordani?

40

11. A képen milyen öltözék szerepel és azt milyen alkalomra lehet viselni?

12. A képen szereplő ing melyik felsőruházathoz illik?

41

13. Az Ön főnöknője meghívót kap egy délutáni koktélpartira, amely 14 órakor kezdődik. Ön szerint melyik öltözék megfelelő?

14. Milyen alkalmakhoz illik ez az öltözék?

42

15. Milyen alkalomra viselhető ez az öltözék?

16. Mondja el, milyen szituációról készülhetett a kép! Értékelje a résztvevők öltözékét!

6

6

A képek forrása: www.protokolloktatas.hu 43

A névjegyhasználat alapvető ismérvei A névjegy a hivatalos érintkezés segédeszköze, széleskörűen elterjedt és nélkülözhetetlen. Fölöslegessé teszi a magyarázkodást a nevek írásmódja, a megértés, a képviselt cég, a beosztás, rang tekintetében, tartalmazza az ezekkel kapcsolatos legfontosabb információkat, bizonyos esetekben pedig helyettesítheti a személyes találkozást is. Napjainkban nemcsak az üzleti, de a magánéletben is újból fénykorát éli a névjegyhasználat. Meghatározott munkakörökben, helyzetekben ma már elengedhetetlen, hogy a kommunikáló partnerek bemutatkozáskor, a tárgyalás folyamán névjegyet cseréljenek. A névjegy tartalma és típusai 



 





A magánnévjegynek több változata lehetséges, formáját tekintve is szabadabb, mint a hivatalos névjegy (lehet színesebb, összehajtott formátumú stb.). Tetszés szerinti adatok szerepelnek rajta, de általában a vezeték- és keresztnév, alatta rang, beosztás, tudományos fokozat jelzése, cím, telefonszám, email-cím, egyéb elérhetőség. A hivatalos névjegy tartalmazza a teljes nevet, a rangot, a beosztást, amely a név alatt áll. A névjegyen feltüntetjük a hivatal, cég pontos nevét, címét, telefonját, faxszámát, email-címét. Gyakran megjelenik a képviselt cég emblémája, logoja is. A hivatalos névjegy esetében nincs különbség a férfiak és a nők névjegye között. – Amennyiben a beosztás szorosan kapcsolódik a munkahelyhez, a munkahely megnevezése is a név alatt szerepel (pl. a .....Minisztérum osztályvezetője). – Ha a beosztás nem kötődik szorosan a munkahelyhez, a vállalat neve a névjegy bal alsó sarkában áll a címmel együtt. – A névjegy jobb alsó sarkában tüntetik fel a telefonszámot, esetleg a telex- és a faxszámot. – A név elé írandók a (családi) korviszonyt (ifj., id.), illetve a tudományos rangokat jelző rövidítések (Prof.), bizonyos tudományos végzettséget jelentő rövidítéseket viszont a név után írnak (Phd). Az úgynevezett kombinált névjegy az egyéni adatok (lakcím, telefon) mellett a hivatali adatokat is tartalmazza. A diplomáciai névjegyen csupán a név szerepel. Ezen a szinten szokás, hogy a házastársaknak közös névjegyük van. Ilyenkor a név után „és” kötőszóval következik a házastárs neve. Diplomaták névjegyén színes dombornyomással szokás feltüntetni az ország címerét. Egyéb névjegyfajta: ha idegen nyelvű névjegyre is szükségünk van, célszerű, ha a kártya egyik oldala magyar, a másik a választott idegen nyelven van nyomtatva. Így a magyar oldal segítséget ad a külföldinek levelezéskor a cím és a név helyes sorrendben történő leírásához. Elkülöníthetünk még reklámcélú és fényképes névjegyet. A reklámcélú névjegyen valamilyen plusz információ szerepel (pl. az üzlet neve, címe, elérhetőségének útvonala, nyitva tartása, a szolgáltatások köre). A fényképes névjegy az illető arcképével segíti a személy és a név azonosítását. Ilyen névjegyekkel gyakran találkozunk különböző szolgáltatóvállalatoknál, üzletekben, bankokban. Ezeket a névjegyeket általában kitűzve viselik.

44

A névjegy formája A névjegy anyaga általában fehér, jó minőségű, fényes vagy matt kartonlap. A szín, a papír minőségének kiválasztásakor mindig tartsuk szem előtt, hogy milyen célra, kit, mit képviselve készíttetünk névjegyet. Egy nőnek elfogadható a halványlila névjegy, ha pl. egy kozmetikai céget képvisel. A névjegy külsejét mindig a jó ízlés szabályai határozzák meg. Ügyeljünk arra, hogy az adatok láthatóak, jól olvashatóak legyenek. A magánnévjegy legyen egyszerű, szolid, a hivatalos névjegy pedig jó, ha formájában és tartalmában is közvetíti a cég egyéni arculatát. A névjegy méretére vonatkozóan nincsenek egyértelmű elvárások, de általában 90 x 50 mm vagy az EU-n belül 85 x 55 mm. Mindkettő szabvány névjegy méret. Léteznek kétlapos névjegyek is. Az írásbeli udvariasság része, hogy tollal átjavított névjegykártyát soha nem illik átnyújtani vagy küldeni. Ha adatainkban változás történt, akkor új névjegykártyát kell készíttetnünk. A névjegy használatának szabályai Megismerkedéskor a névjegy a bemutatkozás kiegészítő kelléke lehet. Minden esetben hozzátartozik a névjegy figyelmes elolvasása, tanulmányozása, még akkor is, ha már felületesen ismerjük az illetőt. A kapott névjegyet megtekintés nélkül zsebre vágni illetlen dolog, visszaadni pedig egyenesen sértés. Ezután beszélgetésnél, tárgyalásnál a névjegy kitehető az asztalra annak érdekében, hogy partnerünk nevét el ne tévesszük. Bemutatkozás alkalmával csak azután adjuk át a névjegyünket, miután bemutatkoztunk. Olyan alkalmakkor, amikor névjegycserére kerülhet sor, erre fel kell készülni. (Ne hagyjuk otthon, és ne fogyjon el!) Névjegyünket tartsuk névjegykártya-tartóban! A névjegyküldés pótolhatja a személyes megjelenést, találkozást. A névjegyküldés minden esetében fel kell tüntetni annak indítékát. A legfontosabb és leggyakoribb alkalmakra vonatkozóan a francia etikettből származó rövidítéseket alkalmazzák. Több személy egy személynek küldhet egy borítékban több névjegyet (pl. egy szálloda alkalmazottjai egy ügyfelüknek; egy üzlet vezetői, dolgozói törzsvásárlójuknak az újévi üdvözlet kísérőjeként). A névjegykártyát átadhatjuk úgy is, ha írunk rá. A hétköznapi életben az alkalomnak megfelelő szöveget általában magyarul és tintával írjuk. A nemzetközi érintkezésben a francia szavakat, illetve azok rövidítéseit szokás írni. A kártya bal alsó sarkába írjuk tollal a rövidítéseket akkor, ha küldönccel küldjük el (virág más ajándék küldésekor). Ceruzával pedig akkor írjuk a rövidítéseket a kártya bal alsó sarkába ceruzával, ha személyesen adjuk át a névjegyünket. Névjegyeken használatos speciális rövidítések: p. r. (pour remercier): köszönet az előbbiért p. f. c. (pour faire connaissance): megismerkedés céljából p. p. (pour présenter): bemutatás céljából a. c. (avec compliment): üdvözlettel (ajándékot, virágot, egyéb küldeményt kísér) p. f. (pour féte vagy pour feliciter): szerencsekívánat p. c. (pour condoléances): részvétnyilvánítás p. f. n. a. (pour feliciter la nouvelle année): szerencsekívánat újév alkalmából Utóbbi négy esetében köszönetképpen válasznévjegyet kell küldeni p. r. rövidítéssel. Feladat: 1.

2.

Vizsgálja meg a tanárától kapott névjegyet! Állapítsa meg, hogy milyen típusú névjegy, és mondja el a véleményét (méret, anyag, szín, szöveg stb.), utalva a tartalom és a forma összhangjára is! Tervezze meg saját névjegykártyáját! 45

A meghívó

A meghívó fogalma, tartalma A meghívó a hivatalos, protokolláris meghívás szélesebb körben használt, általánosan elfogadott eszköze. Tartalmaznia kell a meghívással kapcsolatos minden szükséges információt:       

a meghívó nevét és hivatalos rangját, a meghívás tényét, a meghívott nevét (esetleg rangját), a meghívás alkalmát, indítékát, a rendezvény jellegét, helyét és időpontját, a részvétel visszajelzését vagy a lemondást lehetővé tévő utalásokat, egyéb hasznos információkat (megközelítés, szállás, megjelenés stb.).

A meghívás módjai A meghívás előfeltétele mindenféle társasági összejövetelen vagy hivatalos társadalmi alkalmakon való részvételnek. A meghívás történhet:  szóban: személyesen vagy telefonon  írásban: levélben vagy meghívóval. A meghívó elkészítésének tudnivalói   

  

A meghívott neve teljesen kiírandó. A név helyett az „Önt” kerülendő, mert személytelen és így udvariatlan forma, de nagy létszámú fogadáson előfordulhat. A meghívott neve után kiírható a rang, beosztás, de nem kötelező; ha kiírják, fokozott figyelmességnek számít. A klasszikus hagyományok szerint a meghívás időpontjának megjelölésekor az évszámot nem kell feltüntetni, ma azonban már sok meghívón szerepel. A hónapot mindig betűvel, sohasem számmal írják. A részvétel visszajelzése, azaz a meghívás elfogadásának közlése kívánatos, ültetéses alkalmaknál kötelező. Ha a meghívott a meghívással nem tud élni, azt le kell mondania. Az öltözetre vonatkozó előírásokat ma általában kerülik, de ritkán előfordul. Egyes rendezvényeken a meghívó nemcsak udvariassági formula, hanem szó szerint a részvételi jogot jelenti, ezért belépéskor fel kell mutatni.

46

A meghívó formája, anyaga A meghívó formája nemzetközileg egységes: téglalap alakú, mérete kb. azonos a levelezőlapéval, vagy hosszított formátumú. Megkülönböztetünk egy- vagy kétlapos meghívót. A meghívó anyaga egyszerű sima, matt vagy fényes, jó minőségű kartonpapír. A meghívó elküldése A meghívó elküldése a társasági életben 2-3 héttel a meghívás időpontja előtt szokásos, a meghívót postán küldik. A hivatalos életben ez a határidő gyakran sokkal rövidebb. A meghívókra legkésőbb 1-2 napon belül válaszolni kell. Bizonytalanság esetén ajánlatos a lemondás. Egy jó tanács a meghívásokkal kapcsolatban: a látogatást követő nap személyesen, telefonon vagy írásban illik a vendéglátást megköszönni.

Feladat: 1. 2.

Hozza el a saját ballagási meghívóját! Mondja el, miért ezt a formát választották! Készítsen meghívót egy Krúdy-korabeli étterem megnyitójára!

47

A rendezvények szervezése és lebonyolítása A rendezvények előkészítése Információk összegyűjtése Össze kell gyűjteni az induláshoz szükséges információkat: hol, mikor, milyen rendezvényt kívánunk megszervezni, milyen kiegészítő-, fakultatív programok kísérik a főrendezvényt, mennyi lesz a résztvevők száma, milyen helyszín(ek)en történnek az események stb. Programtervezet készítése Valamennyi szükséges információ összegyűjtése után sor kerülhet a programtervezet elkészítésére. Ebben fel kell tüntetni minden lényeges eseményt, és jelölni kell a nyitott kérdéseket, például a választási lehetőségeket két program, esemény között. A tervezetet jóvá kell hagynia az illetékes vezetőnek (a programszervezés megrendelőjének), és csak utána kezdődhet meg a program végleges kialakítása. Szerződéskötés A beadott pályázat eredményeként valamelyik rendezvényszervező elnyeri a konferencia teljes körű szervezését. A szerződő felek megbízási szerződés vagy együttműködési megbízás keretében rögzítik mindazokat a feltételeket, pénzügyi szabályokat, megállapodásokat, lemondási feltételeket, feladatköröket, amelyekben előzetesen szóban megegyeztek. Ezzel egy szabályzatot állítanak össze, amely a megállapodás pillanatától a konferencia elszámolásáig kötelező erejű a szerződő felekre nézve. A szerződés legfontosabb tartalmi elemei:  a szerződő felek neve, címe, adószáma,  a szerződés tárgya és alapadatai (konferencia időpontja, neve, helye),  a megbízó által vállalt feladatok (szakmai vállalások),  a megbízott által vállalt feladatok (konferencia szervezése során vállalt feladatok),  a pénzügyi megállapodások rögzítése,  a szervezési díj mértéke (költségvetési tétel),  szponzorok után fizetendő jutalék százaléka (támogatás összegének x százaléka, amit a szakmai szervező felajánl és fizet a szponzort szerzőnek),  kiállítók szerzése után fizetendő jutalék (megegyezik a szponzori százalékkal),  a lemondási feltételek, visszamondási határidők (meddig és milyen feltételekkel mondhatja le bármely fél a rendezvény szervezését),  a lemondásból származó költségterhek fedezetének elosztása (melyik félnek kötelessége vállalni a lemondásig már felmerült előzetes kiadásokat),  a rendezvény elszámolásának határideje (konferenciák esetében az utolsó konferencia naptól számított minimum 1, maximum 3 hónap),  megállapodás egy esetleges veszteség vállalásának arányairól (és a felelős megállapításáról),  esetleges szerződésszegés és vitás kérdések megoldásának módjai (közös megegyezés, bíróság stb.),  a szerződés megkötésének dátuma,  a szerződő felek részéről az aláírásra jogosult személy eredeti aláírása, cégbélyegző mellékletek csatolása (költségvetés, ütemterv).

48

Forgatókönyv készítése Kétféle forgatókönyvet különböztetünk meg: előkészületi, más néven: program-forgatókönyvet és technikai forgatókönyvet. A program-forgatókönyv listaszerűen tartalmazza az eseményeket. A technikai forgatókönyv részletesen tartalmaz mindent, ami a rendezvény lebonyolításához szükséges, vagyis a technikai forgatókönyv az egész rendezvény teljes dokumentációja. Minden rendezvénynek egyedi forgatókönyve van, de vannak olyan általános feladatok, amelyek minden rendezvénynél előfordulnak. Ezek a következők: Előkészítés Anyaggyűjtés, előzetes információk beszerzése. Lebonyolítás Minden feladatot időrendben tartalmaz a forgatókönyv, amit a rendezvény lebonyolításával kapcsolatban el kell végezni, és egyben megjelöli a felelős személyt is. Rendezvény forgatókönyvének táblázata: Kezdés időpontja

Befejezés időpontja

Esemény/technikai igény

Felelős személy neve

Utómunkák A rendezvény befejezése utáni teendők, például a rendezvény dokumentálása, pénzügyi elszámolás, rendezvény utókövetése.

49

A rendezvények lebonyolítása A rendezvényszervező feladatai a lebonyolításkor 



   



Konferencia-titkárság, regisztrációs titkárság felállítása, a főszervező kijelölése, aki a továbbiakban a szervezési feladatokat koordinálja a regisztrációs irodán belül, és egyszemélyes felelősként tartja a kapcsolatot a szakmai szervezőbizottsággal és titkársággal. Megtalálja és kialakítja azon szolgáltatók, szolgáltatások körét, akiknek a munkájáért garanciát vállal, és akikkel jó kapcsolatot tud kialakítani. Ők lesznek a rendezvényszervező iroda alvállalkozói, beszállítói, szerződéses partnerei. A véglegesített szolgáltatások, és költségvetésben elfogadott árak alapján megrendeli a szolgáltatásokat, és írásban rögzíti is. A korrekt pénzügyi háttér, tiszta, gördülékeny munkafolyamat biztosítása az elszámolások terén, alszámla nyitása, amely átláthatóvá teszi a kifizetett számlákat és a bevételeket. Kapcsolatrendszer elindítása a szponzorkeresés területén is, amelyből extra jutaléka származhat a rendezvényszervezőnek. A már előzetesen megrendelt szolgáltatások aktualizálása. Az előregisztráció folyamán a létszámok alapján a már meglévő megrendeléseket ellenőrizni kell. – Szállás: A konferenciavendéget egyéni vendégként kezeli a szálloda. 24 órával az érkezése előtt még lemondható a szoba kötbérmentesen akkor, ha a lemondott szobák száma nem haladja meg a módosítható maximális százalékot. Szállodai megállapodástól függően, a rendezvény előtt egy hónappal általában az eredeti foglalás 10 százalékát, rendezvény előtt 2 hónappal 20 százalékát, 3 hónappal előtte pedig nagyobb mértékű lemondást is elfogadnak. – Vendéglátás: Ellenőrizni kell, hogy a létszámokat milyen mértékben módosíthatjuk, csökkenthetjük, ami az eredeti létszámhoz képest 10-20% lehet, úgy, hogy a rendezvényhez közeledve egyre csökken a lemondás lehetősége. Végleges létszámokat általában egy héttel a tényleges rendezvény előtt kell adni, ami tovább már nem változtatható. Forgatókönyvek elkészítése. Koordináljuk érkezésüket, megadjuk számukra a szükséges információkat, a kontaktszemélyek nevét, ez megkönnyíti, és gördülékennyé teszi a helyszíni munkát. Forgatókönyv vagy betelepülési ütemterv készül, feladatokra, cégre, személyre lebontva. A egyes feladatokért felelős személyeknek csak az adott területre vonatkozó információkat adjuk meg!

A rendezvények zárása utáni teendők A rendezvények zárása utáni teendők ellátása lehet a rendezvényszervező, de lehet az alvállalkozók feladata is. Ezek a következők lehetnek:      

helyszín visszaállítása, technikai eszközök, kellékek, bútorok stb. visszaszállítása, pénzügyi elszámolás, dokumentálás (jegyzőkönyvek, nyomtatott vagy más típusú anyagok elkészítése), közreműködőknek írásban vagy szóban köszönetnyilvánítás, részvevők véleményének megismerése (program utókövetése – follow up).

50

Konferencia szervezése A konferencia: előre meghatározott napirend és program szerint zajló, általában problémamegoldó ülés, ahol a hallgatóság kérdezhet, reagálhat, vitatkozhat. Programja egyöntetű, anyaga meghatározott, a részvételhez meghívó (több esetben befizetett részvételi díj) szükséges. Nagyobb, nemzetközi konferenciáknál egy elismert politikus, miniszter, államtitkár, polgármester személyében védnököt is választanak a rendezvény színvonalának emelése érdekében. A konferencia lehet tudományos, politikai, szakmai (orvosi, közlekedési, sporttal kapcsolatos) jellegű. A konferencia általában egynapos: a plenáris ülés után szekciókban tárgyalják meg a szakmai témákat. A szekciók száma 26 közötti. A szekció-ülések után a konferencia összefoglalása következik.

Egy konferencia megszervezésének lépései 1. Szakmai szervezőbizottság létrehozása és tevékenysége Első rendezvénynél új szakmai szervező bizottságot kell felállítani, hagyományokkal rendelkező rendezvénynél pedig csak frissítésre van szükség. A bizottság elemzi a külső és belső forrásokat, és dönt arról, hogy a konferencia saját szervezésű lesz-e vagy külső szervezőt kér fel a szervezésre. Ezzel a folyamattal megszületett a döntés egy konkrét rendezvény megszervezéséről. Ha saját szervezésű lesz a konferencia, akkor ezután kiválasztják a bizottsági tagokat, esetleg albizottságokat hoznak létre a konferencia jellege, mérete függvényében. A funkciófelelősök kiválasztása is megtörténhet már ekkor, de elképzelhető, hogy csak a fő feladatok felelőseit sikerül kijelölni. 2. A konferencia időpontjának és időtartamának megállapítása Figyelnie kell arra, hogy a tervezett időpontban vagy közvetlen közelében ne legyen olyan, hasonló célközönséget érintő rendezvény, amely kedvezőtlenül befolyásolhatná a konferencián résztvevők létszámát. A konferencia időtartamát úgy kell megállapítani, hogy minden fontos esemény kényelmesen lebonyolítható legyen, ne forduljon elő, hogy a tervezett programok közül bármit el kell hagyni, de arra is ügyelni kell, hogy ne legyenek céltalan „üresjáratok”, mert akkor a résztvevők úgy érzik, lopják az idejüket. Természetesen hagyni kell normális időtartamú ebédidőt, pihenőidőt, szabad programra időt. 3. Fő célok, téma, szakmai program meghatározása, kidolgozása Meg kell határozni az előadások alaptémáit, és egy ún. vezetőszálra kell felfűzni a fő témákhoz kapcsolódó előadásokat. A szakmai anyagokat az előadóktól célszerű több formában is bekérni: nyomtatott formában, bármilyen információhordozón és internetes megjelenésre alkalmas formátumban is. Minderre azért van szükség, mert a szervezőbizottságnak el kell tudnia dönteni, hogy egy-egy előadásra mennyi időt tervezzen, illetve elképzelhető, hogy a konferencia után az elhangzott előadásokat megjelenteti nyomtatott vagy elektronikus formában. Az előadók biztosítása, koordinálása során a szakmai szervező véglegesen eldönti az előadók személyét, időrendbe sorolja az előadásokat. Ez az ún. időrendi tábla (Time-table), amely bekerül a konferencia körlevelébe, majd a végleges programfüzetbe is. Az előadókkal való kapcsolattartás célja, feladata, hogy megbeszélje az előadók technikai igényeit, egyeztesse érkezési időpontjukat, szállásigényüket. Ez alapján előadói regisztrációs listát állítanak össze. Az előadók egy része meghívott vendég lesz, akinek költségeit a konferencia bevételeiből fedezik.

51

4. A rendezvény arculatának kialakítása   

Jelmondat meghatározása, jelképek meghatározása; Szerzői jogok tisztázása (pl. zeneanyag esetén); A rendezvényen részt vevők csoportosítása.

5. A rendezvényen résztvevők csoportosítása     

résztvevő szervezetek,- közreműködő szervezetek, szponzorok, támogatók, alvállalkozók (pl. kiállításnál pavilont készítenek), beszállítók, hatósági és nem hatósági szervezetek, pl. tűzoltók, parkolási szervezetek.

6. Szponzor(ok) keresése Manapság a konferenciák megszervezése elképzelhetetlen szponzor(ok) segítsége nélkül. A támogatókat a szervezőknek kell felkutatniuk, bár elképzelhető, hogy ismétlődő konferenciák esetében a szponzorok maguk jelentkeznek, illetve az elmúlt időszakhoz hasonlóan folytatni kívánják szponzori tevékenységüket. A legtöbb esetben a szponzor a támogatásáért cserébe kér is valamit, például reklámfelületet (a konferenciateremben, az autókon), esetleg reklámajándékok szétosztását (amelyek saját tevékenységét népszerűsítik), vagy kísérőrendezvény megtartásának lehetőségét (termékbemutató a konferenciateremhez vezető folyosón vagy különteremben). Az előkészítés fázisában még csak elvi beleegyezést, elvi megállapodást kell kötni a szponzorokkal, majd a szervezés fázisában kell megkötni a tényleges szponzori szerződéseket. 7. Körlevelek elkészítése és kiküldése, közzététele Nemzetközi konferenciák körlevelei a következők: Első körlevél (first announcement): Értesíti a potenciális résztvevőt a tervezett konferenciáról, időpontjáról és figyelemfelkeltés céljából a főbb, ún. „húzóelőadások” témáiról és előadóiról. Célja: felmérni az érdeklődők létszámát. A hozzá mellékelt jelentkezési lapok visszaküldésével az érdeklődés nagyságáról kapunk visszajelzést. Második körlevél (second announcement) Bővebb tájékoztatást adunk az előadásokról, ezek tervezett időpontjáról, időtartamáról, előadójáról. Ennek a második körlevélnek a része a jelentkezési lap.

52

A jelentkezési lap tartalmi elemei: 

 

 





 

A jelentkező neve, munkahelye, elérhetősége. Ez fontos a létszám (esetleg névkitűző készítése) miatt. A résztvevők végső listája (participant list) ez alapján készül. Nem mellékesen ez az adatbázis lehet az alapja a következő konferencia címlistájának is. A jelentkezővel érkező kísérők adatai. Ez azért fontos, mert ez alapján állítják össze a kísérői programokon résztvevők létszámát. A részvételi díj kategóriájának megjelölése. Néhány meghívott, előadó kedvezményes részvételi díjat fizet, esetleg a személye, rangja vagy előadásának fontossága miatt nem is kell megfizetnie a részvételi díjat. Szállásadatok. Tudni kell, hogy kinek, milyen időtartamra, milyen kategóriában kell szállást foglalni (egy-, kétágyas szoba, apartman, nem dohányzó stb.). Esetleges transzferhez szükséges adatok (mikor érkezik, távozik a vendég, kér-e transzfert, milyen szállítóeszközt küldjünk a vendégért, ha autóval jön, biztosítanunk kell-e parkolót stb.). Fizetési, lemondási feltételek (a vendégnek is tudnia kell, rá éppúgy vonatkozik a pénzügyi fegyelem, mint a szervezőkre). A jelentkezési lapon a vendég az aláírásával a feltételek elfogadását és teljesítését garantálja. A szervező cég bankjának adatai (a bank neve, címe, a szervező bankszámlaszáma). Ismertetni kell azokat az adatokat, amelyeket az átutaláskor a jelentkezőnek is fel kell tüntetni: a konferencia nevét, a résztvevő nevét is (nem elég a cég, aki befizeti, hiszen a jelentkezőt és nem a céget regisztrálják). Különleges információk: ezek vonatkozhatnak étkezésre (pl. vegetáriánus), szállásra (túlsúlyos a vendég, extra méretű ágyat kér), egyéb igényre (pl. kerekesszékes a résztvevő). A résztvevő aláírása és a kitöltés dátuma.

53

Minta a második körlevélre:

A DCD Labor és a HTE egynapos konferenciát szervez a dokumentumkezelésről, amelyen az Adobe PDF és Flash-alapú rendszere is bemutatásra kerül. A Hírközlési és Informatikai Tudományos Egyesület (HTE) Dokumentum-technológiai Szakosztálya és a DCD Labor a tavalyi DCD Extra mintájára egynapos szakmai konferenciát rendez "DCD Forte – Dokumentumkezelési újdonságok" címmel. A címben szereplő "forte" az elektronikus dokumentumkezelés egyre erősödő szerepére utal. Éppen ezért érdemes tájékozódni és megismerni az újdonságokat, aktualitásokat. A szervezők olyan előadásokat válogattak össze, amelyek bemutatják a dokumentum-, irat-, tartalomkezelés és adatarchiválás hazai helyzetét, fejlődési irányvonalait és a nemzetközi trendeket. A konferencia második felében Kőhegyi Gábor, az Adobe dokumentumkezelési technológiáinak szakértője bemutatja a PDF és Flash alapon működő Adobe Live Cycle ES dokumentumkezelő rendszert. Témák:  az archiválás jogszabályi hátterének hatása a gyakorlati megvalósításban  OCR technológiák alkalmazása és kiaknázása a szkennelés során  termékfejlődés az elektronikus dokumentumkezelő-rendszerekben  minősített iratkezelési szoftverek megjelenése és terjedése a közigazgatás területén. A részvétel előzetes regisztrációhoz kötött! Időpont: 2009. február 21. hétfő, 10:00-17:00 Helyszín: Rendezvényközpont 1103 Budapest, Kállói út 32. Részvételi díj: 7000 Ft + Áfa (helyszínen: 9000 Ft + Áfa) További részletek (például az előadások címei és időpontjai) a rendezvény weboldalán olvashatók: www. dcdlabor.hu/konferencia Az előzetes jelentkezési lap is innen tölthető le, illetve innen küldhető vissza.

54

8. A konferenciára szóló meghívó elkészítésének tartalmi és formai tudnivalói A konferencián általában csak meghívóval lehet részt venni. A meghívónak tartalmaznia kell a meghívó szervezet nevét, a meghívott(ak) nevét, a meghívás alkalmát, témáját, indítékát, az esemény helyszínét (pontos címét, esetleg megközelítésének módját is), az esemény időpontját (időtartamát). Gyakran küldenek olyan meghívót is, amely programot is tartalmaz. Ilyenkor a szerkesztésben a meghívást el kell választani a programismertetéstől. A meghívó készülhet egyedi példányként vagy sokszorosítva. Egy konferenciára (amely hivatalos összejövetel) minden meghívottnak névre szóló meghívót küldenek. Nem megfelelő, ha a név helyett az Ön szót írják, mivel ez személytelen és nem udvarias forma. A konferenciára szóló meghívást annak időpontja előtt 2-3 héttel illik elküldeni, ennek indoka, hogy a meghívott így be tudja illeszteni programjába, fel tud rá készülni. 9. Árajánlat kérése a szolgáltatóktól A rendezvény szervezője írásban is bekéri az esetleg szóban már megbeszélt ajánlatokat a konferencia alapszolgáltatásaira, a költségvetési tételekben szereplő szolgáltatások áraira vonatkozóan. Az árajánlat bekérése még nem minősül végleges foglalásnak, anyagi kihatása nincs. Az árajánlatokat faxon, e-mailben, levélben vagy személyesen is benyújthatják a szervezőknek. Szolgáltatásokra opciós foglalások is lehetségesek. Az opció: az árajánlat megadásától számított olyan időpont, amelyen belül a döntésünket meg kell hoznunk. Az opció elsősorban helyszínekre, de programra, személyekre, műsorokra is vonatkozhat. Ha a megadott opciós határidő lejártáig nem jelzünk vissza az ajánlattevőnek (akár pozitív, akár negatív választ, akár hosszabbítást kérve), akkor jogában áll a szolgáltatást, helyszínt, stb. másnak értékesíteni. Az opció az opciót adó (szálloda, helyszín, stb.) anyagi érdekeit védi és az értékesítést tervezhetőbbé, átláthatóbbá teszi, így a gazdálkodás biztonságosabbá válik. A második, harmadik stb. opciós foglalás azt jelenti: ha az általunk kért helyszínt ugyanarra az időpontra előttünk már másnak kiajánlották (akiknek szintén van opciós határidejük), akkor várólistára kerülünk. Amenynyiben az első opciós kéri a helyszínt, úgy az őt illeti meg, amennyiben él az opciós lemondásával, úgy automatikusan a második opciós foglalás lép az első helyre. Vannak kiemelt időszakok (pl. Forma1-verseny), amikor sokadik opciós helyet is kiadnak, vagy ha egy olyan rendezvényről, konferenciáról van szó, amit több szervezőirodával is pályáztatnak. 10. Közlekedés – transzfer megszervezése Minden jelentkezőnek a programmal együtt el kell küldeni egy ismertetőt arról, hol található a konferencia helyszíne, hogyan lehet oda eljutni (tömegközlekedés, taxi-állomások helye, esetleg telefonszám, amelyen taxit lehet rendelni). Amennyiben a vendég autóval érkezik, tudnia kell a parkolás lehetőségéről (hol parkolhat, milyen feltételekkel, van-e VIP-parkoló, van-e kell parkolószemélyzet). Ha a transzfert a konferencia-szervező saját (vagy bérelt) járművel (autóbuszok, gépkocsik) oldja meg, elegáns, ha egyforma járművek szállítják a vendégeket. Ilyen esetben szerencsés egységes jelzést alkalmazni, például a szélvédőn a rendezvény logója, a jármű sorszáma (amelyet a meghívóban, programban személyre szólóan meghatároztunk), de címkézni lehet akkor is, ha meghatározott, hogy ki hová hajthat be (például többhelyszínes rendezvény esetében).

55

11. Technikai szolgáltatások végleges megrendelése Az előadók igényeinek visszajelzése után, a résztvevők várható létszámának ismeretében megrendelhető a végleges technika (hangosítás, konferencia-berendezések stb.), tolmács (esetleg szinkrontolmács). 12. Sajtónyilvánosság A konferenciák különböző mértékű sajtónyilvánosságot igényelhetnek. Szükség lehet sajtószolgálatra. A konferencia belső sajtószolgálatának ellátása: pl. konferencia-újság szerkesztése, kiadása, napi sajtófigyelés és hírtájékoztató a résztvevők számára, fotószolgálat stb. E feladatok ellátása céljából a sajtószolgálatnak rendelkeznie kell a rendezvény témájával és eseményeivel kapcsolatos minden kiadható információval. Élő kapcsolatot kell tartania a sajtó- és hírközlő szervekkel. (Megkülönböztetünk sajtótájékoztatást és sajtókonferenciát. A sajtótájékoztatón általában egyetlen témáról esik szó, egyetlen bejelentést történik. Ebben az esetben a sajtó képviselői is állnak, hiszen az egész pár perces időtartamú. A sajtókonferencia nagyobb méretű rendezvény, ahol a sajtó képviselői is ülnek, időtartama általában 30-40 perc. A tájékoztató és a sajtókonferencia után a sajtó képviselői kérdéseket tehetnek fel a jelenlévőknek.) 13. Költségvetés elkészítése A költségvetés elkészítése akkor lehetséges, ha már a következő információk a birtokunkban vannak.  

összes bevétel: fizető résztvevők, szponzori pénzek, saját erő stb.) kiadások.

Az előkalkuláció költségtételei:          

Bérleti díjak (szálloda, terembérlet stb.), Közlekedési költségek (autóbusz, gépkocsi bérleti díja, parkolás, behajtási engedély stb.), Étkezési költségek, Szolgáltatási díjak (pl. tolmács), Egyéb programok költsége, Technikai berendezés költsége, Hostessek, hostok, biztonsági személyzet díjazása, Ajándékok költsége, Nyomdai és egyéb információhordozók költsége, Tartalékalap.

A költségvetést mindig úgy kell elkészíteni, hogy a váratlan (előre nem látható) kiadásokra tartalékolni kell bizonyos alapot.

56

14. Egyéb szolgáltatások megszervezése Egyéb szolgáltatások közé tartozik például a hírközlési lehetőségek biztosítása (internethozzáférés), iratkészítés biztosítása (számítógép, nyomtató, fénymásoló, sokszorosító); elsősegély biztosítása (konferencia jellegétől függően), biztonsági szolgálat megszervezése. Nagyon fontos, hogy azokat a telefonszámokat (a mellékeket is), amelyekre a konferencia résztvevőinek szüksége lehet, a konferenciaszervezők előzetesen megismerjék, és azokat a konferencia programfüzetében feltüntessék. Kényelmes megoldás, ha a konferenciát egy olyan szállodában rendezzük meg, amely biztosítani tudja a konferenciához szükséges valamennyi feltételt (infrastruktúra, humán erőforrás stb.). Ebben az esetben a szállodának eleget kell tennie a következőknek: 





 

  



 

A szállodának a konferencia igényeinek megfelelő méretű nagyteremmel, több kisteremmel és kizárólag a konferencia résztvevőinek mozgását biztosító közlekedőterekkel kell rendelkeznie. Az összes teremben biztosítani kell a megfelelő szellőzést, a fűtést és a légkondicionálást. Lehetőség szerint az ezekhez tartozó berendezéseket a teremből is lehessen szabályozni (lehetőleg egyedileg). A termeknek természetes megvilágítással és megfelelő központi és helyi megvilágítással kell rendelkezniük (valamint bárhol hozzáférhető kapcsolókkal, elegendő számú elektromos foglalattal és tartalék hosszabbító-kábelekkel stb). Meg kell oldani az üléstermek elsötétítését. A nagyteremben – és lehetőség szerint a többi ülésteremben is – biztosítani kell az alapvető színpadtechnikai és audiovizuális, multimédiás eszközöket. A konferenciák lebonyolításához gyakorlott műszaki szakemberek közreműködésére van szükség. A technikai személyzet és az előadók közötti kapcsolatot meg kell teremteni. Az üléstermeknek elég magasnak kell lenniük ahhoz, hogy a vetítővászon vagy az interaktív tábla a hátsó sorokból is jól látható legyen. Ahol az üléstermek oszthatók, a szeparálásnak egyben megfelelő hangszigetelést is kell jelentenie. A konferenciaszervezőknek ismerniük kell az összes terem kapacitására vonatkozó adatokat. Elengedhetetlenül fontos kellék az üléstermek méretarányos alaprajza. Az alaprajzon fel kell tüntetni a világítás- és fűtéskapcsolók, az elektromos csatlakozók és telefondugaszok helyét, a különböző ülésmódozatokat, a székek számát, az oszlopok (pillérek) és más akadályok helyét, az ajtókat, ablakokat, faliszekrényeket és a vészkijáratot. A szervezők számára zárható raktárhelyiséget és azok kulcsait már legalább 24 órával a konferencia kezdete előtt és az alatt végig kell biztosítani. Lényeges, hogy széfet is igénybe lehessen venni. A szervezők és a konferencia titkársága részére irodákat kell biztosítani a fő ülésterem közelében. A szálloda vezetőségében helyt kell kapnia egy konferencia-menedzsernek is, akinek elsődleges feladata a kapcsolattartás a szálloda üzemeltetői és a konferenciaszervezők között. A konferencia-menedzsernek kell gondoskodnia arról, hogy a szálloda személyzete megfelelően tájékozott legyen a konferenciák és a konferenciaszervezők speciális igényeit illetően.

57





 

    

A szálloda konferencia-menedzserének – akinek teljes mértékben tisztában kell lennie a szálloda által vállalt kötelezettségekkel – a konferencia ideje alatt, de már a szervezés, a berendezés időszakában is folyamatosan elérhetőnek kell lennie, hogy koordinálhassa a hotel különböző részlegeinek a munkáját, elháríthasson minden apró akadályt még mielőtt azok megoldhatatlanná válnának, s hogy meg tudjanak beszélni minden szükséges változtatást a konferenciát szervezőkkel. A szálloda vezetőségének dolga a személyzet valamennyi tagjának ellenőrzése; a konferenciaszervezőnek ne kelljen olyan dolgokért „könyörögnie”, netán külön fizetnie, ami egyébként a hotel személyzetének a feladata. A szálloda vezetőségének tájékoztatnia kell a konferenciaszervezőket a hotel tűzvédelmi és biztonsági előírásairól. Amennyiben a delegátusok a szálloda éttermében étkeznek, akkor vagy külön területet kell számukra fenntartani, vagy egyéb intézkedéseket kell tenni: különösen a reggelinél kell ügyelni a delegátusok pontos, és a megállapított időkereten belül történő kiszolgálására. A konferencia résztvevőinek kiszolgálását nem lehet a többi vendégnek alárendelni. Ajánlott külön ruhatár és elkülönített (de azonnal látható és könnyen megközelíthető) regisztrációs pult. A konferenciaszállodában megfelelő eligazító-táblákat kell kihelyezni, amelyek segítségével az üléstermek és más konferenciaszolgáltatások könnyen megtalálhatók. A konferencia szolgáltatásait a mozgáskorlátozottak számára is elérhetővé kell tenni. Az üléstermeket és a konferenciához kapcsolódó egyéb területeket minden nap, az ülés kezdete előtt ki kell takarítani. Szeméttartóknak és a hulladék eltakarításához szükséges eszközöknek folyamatosan rendelkezésre kell állniuk.

15. Visszaigazolás, szerződéskötés Visszaigazolás Extra és ritkán előforduló programok esetében mindig ki kell várni a szolgáltató visszaigazolását, mert csak akkor lehet megalapozottan szerződést kötni. Szerződéskötés Szerződés létrejöhet:  alvállalkozóval: keretszerződés vagy esetenkénti megbízás formájában  szolgáltatóval: megrendelés vagy adásvételi szerződés formájában 16. A technikai forgatókönyv elkészítése A szervezőbizottság feladattervet határoz meg a saját maga, továbbá az albizottságok, a rendezvény lebonyolításában résztvevő alvállalkozók, munkatársak, külsős személyek részére, ami az eseménynyel kapcsolatos célok és elvárások összefoglalása (rögzíti a feladatokat, a határidőket, név szerint kijelöli a felelősöket).

58

Technikai forgatókönyv:  Felelősök kijelölése  Helyszín, időpont megválasztása  Helyszín szóbeli, írásbeli lefoglalása  Helyszín felmérése (termek)  Helyszínbejárás  Szinkrontolmács berendezése (pihenőszoba, fordítandó téma vázlatosan)  Hangosítás, mikrofonok  Sajtó és hírközlő szervek  Parkolóhelyek biztosítása  Étkezési lehetőségek  Beléptetések a biztonsági előírások figyelembe vételével  Szervezők, hostessek (egyenruha, stb.)  Pénzváltás lehetősége  Utazási jegyek, repülőjegyek esetleges cserelehetősége (legyen lehetősége)  Orvosi ellátás biztosítása  Nyomdai munkák (elképzelés - grafikai tervezés – nyomdai tervezés - kivitelezés) / nagy teljesítményű sokszorosító  Kitűzők elkészítése (személyek megkülönböztetése, funkciók)  Ajándékozás ki által?  Időpont elképzelések  A rendezvény egész ideje alatt folyamatos információ-áramlás a hostessekkel, szervezőkkel. Kommunikációs eszközök a konferencia-teremben A szervezési feladatok közé tartozik a felhasználandó szemléltető, illetve segédeszközök előkészítése, működésük ellenőrzése. A partnerek bizalmának elnyerése, a kedvező benyomás érdekében a tárgyalótermek berendezésekor nemcsak a bútorzatra, hanem a technikai felszereltségre is figyelemmel kell lennünk. Ma már a gyártók olyan egységes rendszereket kínálnak, amelyeknél egyetlen kivetítő berendezés látja el az összes megjelenítési feladatot, így nincs szükség külön írásvetítőre, televízióra, monitor-kivetítőre. A képi megjelenítést jó minőségű hangzásnak kell támogatnia annak érdekében, hogy ne keletkezzen kommunikációs zavar még akkor sem, ha idegen nyelven folyik a megbeszélés. Megtalálhatók a piacon olyan konferencia-rendszerek, amelyek kifejezetten az emberi hangra érzékenyek és nem erősítik fel az egyéb környezeti zajokat. A rendszerhez tolmácscsatorna, telefon vagy akár szavazó-gépek is hozzákapcsolhatók, tovább növelve a gyors és eredményes kommunikáció lehetőségét. Egyre több helyen használják a videokonferencia-berendezést, amely lehetővé teszi a közvetlen kommunikációt több felhasználó között, egymástól távol lévő helyszínek összekapcsolásával. A beszélgetés közben nemcsak a tárgyalópartner arcát, gesztusait láthatjuk, de mód van képi anyagok, grafikonok, táblázatok, egyéb dokumentumok továbbítására is. A videokonferencia különösen az egymástól földrajzilag távol eső szervezeti egységek összekapcsolásának kitűnő eszköze, hiszen meggyorsítja a cégen belüli kommunikációt, a döntéshozatalt.

59

Interaktív tábla Egy termékben négy funkció:  Vetítőfelület  Fehértábla, szárazon törölhető filctollal írható, törölhető  Táblamásoló: a kapcsolat számítógépen a táblára írt szövegek és rajzok grafikus fájlként kezelhetők, elmenthetők, kinyomtathatók, módosíthatók.  Interaktív tábla PC kapcsolattal és projektoros vetítéssel: a tábla felületéről a PC minden funkciója vezérelhető (touch screen – akár az ujjunk érintésével is), mint egy vezeték nélküli egér. A vetített ábrába (bármilyen alkalmazásban: Word, Excel, PowerPoint) az előadó beleírhat, belerajzolhat, az On screen klaviatúra segítségével a programokba adatokat gépelhet.  Akár kétméteres képátlóval is kapható.

Az interaktív rajztábla kellékei: elektronikus toll: kábel nélküli, akkumulátoros toll, amelybe a hagyományos szárazon törölhető filctollat lehet beletenni,  radír: olyan kombinált elektronikus és hagyományos száraz radír, amely egyszerre törli a tábla felületét és a számítógépen tárolt adatokat,  szoftver ikonok: az interaktív rajztábla két szélén elhelyezett ikonok egyszerűen használhatóak: az elektronikus tollal a megfelelő ikonra kell kattintani,  WhiteBoard-szoftver: a fehér táblára írt minden adatot valós időben rögzít a számítógép. A felvett anyag – mint egy film – bármikor visszajátszható. A tábla felületéről „pillanatfelvétel” készíthető, és az bemásolható valamelyik alkalmazásba. 

60

Projektor Számítógép képernyőjének kivetítésére szolgál Kivetítési távolság: 1,2 m – 10 m Távvezérlő tartozik hozzá

Lézeres mutatópálca

Episzkóp: Könyv és kép kivetítésére szolgál (A/4). Maximum 5 cm vastag tárgy felületét képes kivetíteni Térkép felületén mozgatva, az is kivetíthető. Ma már kevésbé használatos

Videotechnika Mára általánossá vált – egyszerű kezelhetősége és elérhető ára alapján – a videoberendezések használata. Az általános célú alacsonyabb minőségi igényeket kielégítő berendezések mellett megtalálhatók professzionális igényeknek eleget tevő berendezések is, ezek jóval drágábbak. Napjainkban a képmagnó iránt az érdeklődés csökken, ennek oka a dvd-lejátszók elterjedésével magyarázható.

61

A diavetítő Az állóképvetítő felhasználását behatárolja, hogy csak statikus állapotok, fázisképek bemutatását teszi lehetővé. Hangosított diasorozatok, diaporáma műsorok, PowerPoint-prezentációk Olyan információhordozók, amelyek szoros tartalmi kapcsolatban álló hang-, illetve képanyagot tartalmaznak. A hangosított diasorozat, diaporáma helyett ma már inkább PowerPoint-os prezentációkat használnak. Az írásvetítő Az írásvetítő átlátszó, átvilágítható pozitív képek, modellek kivetítésére szolgáló berendezés. Kialakítása: helyhez kötött vagy hordozható. Mindkét kialakítás nagy fényerővel, a terem elsötétítése nélkül alkalmas előadások kiszolgálására. A vetítők fényerejének növelését az is szükségessé tette, hogy velük LCD számítógépes felületek is kivetíthetők legyenek. Az írásvetítő hatékony, eredményes használatához fóliaképek (transzparensek) szükségesek. Tolmácsberendezés Ha a részvevők több nyelvterületről érkeztek, tolmácsberendezés és szinkrontolmács(ok) alkalmazása szükséges.

A konferencia lebonyolítása A konferencia lebonyolítása igen nagy koncentrációt, szervezettséget, sok esetben higgadt, tervszerű cselekvést megkövetelő feladat. Nem mindenki képes egy konferencia megszervezésére és lebonyolítására, hiszen sok embert kell irányítani, sok eseményt kell elindítani, figyelemmel kísérni.

A konferencia utáni feladatok Az egyik legfontosabb feladat a számlák kifizetése (pl. a külső szállítóknak, szolgáltatóknak, autóbusz-társaságnak, fotósoknak, hostesseknek stb.) Ahol veszteség van, ott hiba történt az előzetes kalkulációnál, vagy esetleg drasztikus árfolyamváltozás következett be, illetve előre nem látható költség merült fel, ami veszélybe sodorta a nyereséges költségvetést. Záróértékelés Az összefoglaló jelentés tanulságokkal szolgál a soron következő rendezvények előkészítéséhez és megszervezéséhez. A záróértékelés:      

tényszerűen magában foglalja a történteket, értékelést ad a kitűzött érdemi célok megvalósításáról, elemzi a költségeket és bevételeket, értékeli a szervezők és munkatársaik tevékenységét, javaslatot tesz hasonló rendezvények újbóli megrendezésére és annak formájára, intézkedik a profitról vagy veszteségekről.

62

Az utókövetés (follow up) megtervezése Kérdőív A rendezvény végén érdemes átadni a partneriroda képviselőjének egy (a bonyolítás nyelvén írt) értékelő kérdőívet és megkérni arra, hogy a jövőbeni munka megkönnyítése érdekében töltse ki. A kitöltött kérdőíveket minden esetben gondosan át kell olvasni és értékelni a későbbi munkákhoz. Referenciadosszié Minden rendezvény méretétől függetlenül tapasztalatszerzésre nyújt lehetőséget. Fontos a jegyzeteink, munkapapírok lefűzése időrendi sorrendben, ami nagy hasznunkra lehet a pénzügyi elszámolás időszakában, vagy ha egy következő alkalommal hasonló típusú munkafázissal szembesülünk. Ebbe a dossziéba kell tenni a vendégektől és a megismert szolgáltatóktól kapott névjegyeket, a megmaradt fotókat, mintanyomtatványokat, prospektusokat. Ehhez manapság nagy segítséget nyújt a számítógépek használata, ami az adatok tárolására kitűnően alkalmazható és az egész munkafolyamat alatt nagy segítséget nyújt. Ma már elképzelhetetlen a hatékony szervezőmunka számítógép használata nélkül.

63

Kétoldalú tárgyalás megszervezése Programszervezés Nem közömbös, hogy a hivatalos tárgyalásokat folytató delegációk, tárgyaló felek milyen összképet alkotnak a vendéglátókról. Látogatásuk érdemi része a tárgyalóasztalok mellett dől el, de ezt pontos szervezőmunkának kell megelőznie, mert hiába sikeres a tárgyalás, ha a vendéget nem megfelelő szinten fogadják, nem megfelelő a szállodai elhelyezése, nincs ott idejében a gépkocsija, ha elkésik a következő helyszínen lévő tárgyalásáról, stb. Ilyen esetben azt fogja mondani, hogy nagyon szervezetlen volt minden, és ezzel a kellemetlen élménnyel fog elutazni. A tárgyalópartnerek érkezését megelőző feladatok (a találkozó előkészítése) 

A sikeres hivatalos tárgyalások érdekében háttér-információkat kell beszerezni, így lehet felkészülni pontosan a tárgyaló feleknek a megbeszélésekre. Tudakozódni kell többek között az iránt, hogy a vendégeknek van-e az ajánlott programmal kapcsolatban valamilyen kívánságuk, kivel óhajtanak találkozni.



Egy-két üzleti partnerrel a vezető a saját szobájában is tud tárgyalni, de nagyobb létszám esetén külön helyiségre van szükség. Külön tárgyalóteremre nemcsak nagyobb létszámú tárgyalópartnerek megbeszélésekor lehet szükség, akár két-három ember is elvonulhat külön terembe, hogy zavartalanul tudják a megbeszélésüket folytatni.



Ha a tárgyalásra a mi munkahelyünkön kerül sor, akkor megfelelően előkészített helyiségről kell gondoskodni (tiszta levegőjű, megfelelő hőmérsékletű, kellően megvilágított helyiség), amelyik megfelel a tárgyalófelek létszámának. A teremnek is, a vezető szobájának is a konszolidáltságot kell árasztania. Ehhez hozzátartozik a tisztaság, a székek kényelmessége, a technikai eszközök korszerűsége. A kellemes légkör mindenkire jó hatással van, és ha jól érzi magát a tárgyalópartner, akkor várhatóan könnyebben lehet vele tárgyalni, megegyezni.



A jó közérzetet a kellemes tárgyalóhelyiség mellett a vendéglátás megfelelő módja, színvonala is segíti. Általában aprósüteményt (sósat, édeset), esetleg szendvicset, üdítőitalt, kávét vagy teát szokás kínálni. Ezek között van, amit előre be lehet készíteni az asztalra (vagy egy kis asztalra), és van, amit nem viszünk be a tárgyalás megkezdése előtt. Arra is gondot kell fordítani, hogy a bekészített étel, ital elfogyasztásához szükséges eszközök rendelkezésre álljanak.



Azt is meg kell tudni, hogy a vendégek milyen témák iránt érdeklődnek, így ezek ismeretében lehet megszervezni a szabadidős programot (ha kell).

64

A tárgyaló felek fogadása, bemutatása 

Meg kell szervezni a vendégek fogadását, tehát hogy ki fogja várni a vendégeket és pontosan hol. Célszerű olyan helyet megbeszélni, amit könnyen megtalálnak, és onnan elvezetni a tárgyalás helyszínére őket.



A bemutatás történhet egy harmadik fél segítségével (ez lehet az a személy, aki fogadta a delegációt). A bemutatás hivatalos életben a protokoll szükségszerű tartozéka, a társasági érintkezésben a kapcsolatteremtés nélkülözhetetlen és gyakori formája. A tárgyaló fél megérkezésekor a rendezvény szervezésével megbízott személy – udvarias szavak kíséretében – bemutatja egymásnak a tárgyaló feleket, akik esetleg átadják egymásnak a névjegykártyájukat, amit illik elolvasni és úgy eltenni. A névjegykártya használata az üzleti életben elengedhetetlen, és sok esetben megkönnyíti, egyszerűbbé teszi a munkát.



Kétoldalú tárgyalásokon a delegációvezetők kötelessége, hogy bemutassák kollégáikat vagy a delegáció tagjait, név és rang szerint. A bemutatásra a kölcsönös üdvözlés után, az érdemi tárgyalási témákra való rátérés előtt kell sort keríteni.



A bemutatás sorrendje: a fiatalabbat az idősebbnek, a férfit a nőnek, az alacsonyabb rangút a magasabb rangúnak kell bemutatni.



Gyakran elkövetik azt a hibát, hogy a bemutatottak maguk is bemutatkoznak. Ez fölösleges.



Minden programnak van egy főfelelőse, aki összefogja, átlátja az egész eseményt, az esetek többségében a protokollos. A többiek részfeladatokat kapnak. Csak annyi intézkedést tegyenek, amennyire felhatalmazásuk van.



A protokollosnak mindig törődnie kell azzal, hogy az alkalomhoz illő, egyszerű, elegáns, tiszta legyen az öltözete és ápolt a frizurája. A protokollosnak határozottnak kell lennie. Ő ellenőriz mindent. Legyen udvarias, figyelmes, tudjon az állandóan változó helyzetben gyorsan dönteni. Érzelmi megnyilvánulásoktól mentesen kell beszélnie, cselekednie. Ha ideges, ezt a vendégek nem vehetik észre. A protokollos magatartása tükrözze a kellő szakmai és általános műveltséget, a jó ízlést és a kiegyensúlyozott lelkialkatot.

Tárgyalás lebonyolítása A szervezők az előzetes forgatókönyvek alapján segítik a tárgyalás lebonyolítását, de annak irányítója a tárgyalást kezdeményező cég, intézmény vezetője. Tárgyalás befejezése utáni teendők Ha a tárgyalás eredményes volt, és szükséges a megállapodás(ok) rögzítése, akkor szerződés, jegyzőkönyv készítése, esetleg közlemény kiadása szükséges. A tárgyalás utókövetése nem követelmény (mint például egy kongresszus, konferencia esetében). Összefoglalva tehát: a tárgyalás folyamatának különböző szakaszai vannak:  A tárgyalás kezdeményezése (megállapodás az időpontjában, a helyében és a tárgyában);  A tárgyalásra való felkészülés (információk szerzése, a cél eldöntése);  Találkozás a megbeszélt időpontban és helyen (üdvözlés, udvariassági formulák, semleges témáról való beszélgetés kezdeményezése);  A tárgyalás megkezdése, lebonyolítása (indítás, ajánlattétel, engedmények, alku);  Megállapodás;  Tárgyalás lezárása, utólagos rögzítése (pl. szerződés, jegyzőkönyv stb.).

65

Értekezlet szervezése A munkahelyi értekezleteket az egyszerűbb események közé soroljuk szervezés tekintetében, mert vannak nagyobb, sokrétű szervezőmunkát igénylő rendezvények, programok (pl. konferenciák, kongresszusok stb.). Értekezletet azért tartunk, hogy a résztvevők (általában a munkahely dolgozói) információkat kapjanak a vezetőktől, elmondják véleményüket a napirendi témában, hogy megtalálják az aktuális problémára a megoldást. Összehívását általában a vezető kezdeményezi, és többnyire ő vállalja a levezetését is. Az értekezlettel kapcsolatban tisztázni kell a következőket: kik a résztvevők, hol és mikor tartják, mi a tárgya, ki vezeti le, kb. mennyi ideig tart, ki vezeti a jegyzőkönyvet, illetve ki készíti a feljegyzést, kell-e előzetesen információs anyagot eljuttatni a résztvevőknek (az előző értekezletről készült jegyzőkönyvet, feljegyzést, napirendi programot, egyéb írásos anyagot). Ezeknek a kérdéseknek a megválaszolása több-kevesebb szervezőmunkával jár, amit a tennivalók mennyiségétől függően bíznak rá 1-2 szervezőre.       

A szervező feladatai  

   

Ha a munkahelyen van ilyen célra fenntartott terem (tárgyaló), akkor le kell foglalni a termet. Ezután értesíteni kell a résztvevőket az időpontról, a témáról. Ezt célszerű az összejövetel előtt 5-6 nappal megtenni, különösen akkor, ha olyan írásos anyagot is kapnak a résztvevők, amelyet el kell olvasniuk még az értekezlet előtt. A szervezőnek az értekezlet napján meg kell néznie, hogy a tárgyalóterem berendezése, hőmérséklete, szellőztetése, tisztasága megfelelő-e. Ha az értekezlet vezetőjének szüksége van a beszámolójához valamilyen szemléltetőeszközre, akkor azt is meg kell néznie, hogy a helyén van-e, megfelelően működik-e. Fel kell kérni a jegyzőkönyv vezetésére valakit. Ha szükséges, gondoskodni kell kávéról, üdítőről, esetleg szendvicsről stb.

Az értekezlet vezetőjének feladatai Az értekezlet vezetőjének alapvető feladata a kollektív aktivitás kiváltása. Ezt segíti az ő jó problémafelvetése, a mások kezdeményezése iránti fogékonysága. Növelhetik (vagy csökkenthetik) a résztvevők aktivitását az értekezlet vezetőjének kommunikációs megnyilvánulásai (a nyugalma, figyelme, az egyértelmű megfogalmazása és főként a témában való felkészültsége).  Jó szervező- és irányítókészség szükséges ahhoz, hogy az értekezlet hatékony legyen, mindenki szót kapjon, aki érdemben kíván hozzászólni, de felesleges „szócsépléssel” ne menjen el az idő. 

Az értekezletről készült írásos dokumentumok Az értekezletről általában készíteni kell írásos anyagot (szándéknyilatkozat, szerződés, jegyzőkönyv vagy feljegyzés), ezért az ezzel kapcsolatos tennivalókat meg kell beszélnie a szervezőnek azzal a munkatárssal, aki megfelelően tudja elvégezni ezt a feladatot. Előfordul, hogy a megbízott személy jó gyorsíró, illetve gyakorlata van abban, hogy mit, hogyan jegyezzen fel, és nem okoz neki gondot a feladat megoldása. Az is lehet, hogy az értekezleten elhangzottak rögzítéséhez diktafonról kell gondoskodni, amiről aztán utólag készül jegyzőkönyv vagy feljegyzés (esetleg mindkettő). Ha az értekezleten magnófelvétel rögzíti az elhangzottakat, akkor az értekezlet elején a résztvevők beleegyezését kell ehhez kérni. 66

Sajtórendezvények szervezése A rendezvényeknek gyakran kiegészítője valamilyen sajtórendezvény, amely a médiával való kapcsolattartás eszköze. Speciális célcsoportnak tartják, célja az információ-átadás. A sajtókapcsolatok alapelvei A sajtótól való kategorikus elzárkózás soha nem lehet indokolt. A "nem nyilatkozom" elutasítás helyett célszerűbb az udvarias stílusban adott kitérő válasz, a konkrét és részletes tájékoztatás kilátásba helyezése egy későbbi időpontra. A hiteles és pontos tájékoztatást az állami szervek, a társadalmi szervezetek és az egyesületek kötelesek elősegíteni. Ezt a kötelességet törvény is előírja. Adott vállalat, intézmény kijelölheti, hogy a tájékoztatásra az intézménynél, vállalatnál ki jogosult. A média szerepe a rendezvényszervezésben:  

innen értesülhetnek az érdeklődők a rendezvényről (reklám) itt jelenik meg annak visszhangja is.

Reklámok a médiában:      

nyomtatott sajtó (tartalom, gyakoriság, méret, elhelyezés); szabad- és zárttéri reklámok (plakátok, vetített reklámok, járműreklámok); rádió (országos és helyi csatornák); televízió (magas presztízsű reklám); mozi (kettős befogadói szituáció: a filmet meg akarják nézni, a reklámot kénytelenek); Internet (a célközönség könnyen megtalálható, magas presztízsű).

A sajtórendezvények fajtái:     

sajtótájékoztató, sajtókonferencia, sajtófogadás, sajtóreggeli, -ebéd, -vacsora, sajtó-háttérbeszélgetés.

1. A sajtótájékoztató: rövid ideig tart, ezért a meghívottakat nem szükséges leültetni kizárólag előre meghatározott kérdésekről szól, az előkészítésben a meghívón kívül esetleg tájékoztatóanyagot is küldenek, a lebonyolításakor fontosak a kényelmes körülmények (mindenki jól lásson és halljon mindent),  a tájékoztatás legyen korrekt és teljes körű (hiszen a résztvevők nem tehetnek fel kérdéseket),  a fotósoknak megfelelő helyet kell biztosítani,  az utómunkák közé tartozik a sajtófigyelés, annak értékelése, hogy mennyire volt korrekt a sajtóban megjelent anyag.    

A sajtótájékoztató menete:    

hivatalos üdvözlés, a sajtótájékoztató céljának, témájának ismertetése, a tájékoztatást adó bemutatása és felkérése a tájékoztató megtartására, köszönetnyilvánítást a sajtónak a megjelenésért, elbúcsúzás, esetleg meghívás a következő sajtótájékoztatóra.

A sajtótájékoztató levezetése a sajtófőnök feladata. Ha nincs állandó sajtófőnök, akkor valakit ki kell jelölni erre a feladatra. 67

2. A sajtókonferencia A sajtókonferenciát legcélszerűbb a délelőtti órákra kitűzni (10 vagy 11 óra), hogy a tájékoztatón elhangzottakról lapzártáig lehessen írni, hogy az a másnapi újságokban megjelenhessen. Az összejövetel időtartama általában: 30-60 perc, fontos, hogy csak a lényegre szorítkozzanak a tájékoztatást adó hivatalos emberek. Szünetre általában nem kerül sor. A sajtókonferencia, tájékoztató helyszínén információs, vagy háttéranyagot és egyéb írásos dokumentációs anyagot szoktak elhelyezni. Ezek terjedelme összességükben két esetleg három gépelt oldal legyen, gondosan szerkesztve, amely tartalmazza a legfontosabb tényeket, információkat, számokat. Ezek közül az újságíró választja ki az általa legfontosabbnak ítélt részeket. A sajtókonferencia levezetése a sajtófőnök feladata. Ha nincs állandó sajtófőnök, erre a feladatra alkalmilag nevezhető ki megfelelő személy. Az ő feladata a vendégek fogadása, elhelyezése, a sajtókonferencia megnyitása és levezetése. A sajtókonferencia menete:  a hivatalos üdvözlés,  a rendezvény alkalmának ismertetése,  a nyilatkozatot adó bemutatása és felkérése a nyilatkozat megtartására,  a nyilatkozat után a sajtó képviselőinek felkérése kérdések feltevésére, valamint ezekhez és a válaszokhoz a szó megadása,  a konferencia végén a köszönetmondás a nyilatkozatért, a megjelenésért, elbúcsúzás a meghívottaktól, vagy azok meghívása a sajtókonferenciát követő fogadásra. Vendéglátás: mindig az anyagi lehetőség függvénye, hogy milyen szintű vendéglátást biztosítunk a tájékoztatást adók, a résztvevő újságírók és a vendégek részére. Legyen ásványvíz, aprósütemény esetleg pogácsa, ezen kívül kínálhatunk kávét, teát, esetenként szendvicset. Ha moziszerűen van berendezve a terem, külön asztalon helyezik el. A reprezentatív (vagy reklám jellegű) sajtókonferenciát állófogadás zárhat. 3. A sajtófogadás: ünnepélyes alkalom, sajtótájékoztató vagy sajtókonferencia után szokás rendezni. 4. A sajtóreggeli, -ebéd, -vacsora: „étkezéssel egybekötött informálisabb jellegű sajtóesemény, mely alkalmas arra, hogy egy bizonyos témát részletesebben megismertessen a meghívott újságírókkal, akik informális beszélgetés során nyernek betekintést az adott téma részleteibe. 5. A sajtó-háttérbeszélgetés: szintén egy speciális sajtótájékoztató. A háttérbeszélgetés műfaja alkalmas arra, hogy egy adott témát mélyebben, részleteibe menve ismerjenek meg a főleg az adott területtel foglalkozó szakújságírók. A háttérbeszélgetés informálisabb sajtóesemény, célja háttérismeretek átadása, részletek tisztázása. Legtöbb esetben szűkebb szakmai közönség informálisabb közegben történő tájékoztatását jelenti.”7

7

http://ktnye.akti.hu 68

MELLÉKLET Az üzleti élet ajándékozási szokásai Ajándéknak tekinthető az a dolog, amivel másoknak örömet szerzünk, általában nem várunk érte viszonzást. Az örömteli ajándékozáshoz viszont megfelelő alkalom és jól megválasztott ajándékra van szükség. Az ajándékozás az ember közösségek kialakulásával párhuzamosan vált társadalmi szokássá, így a rá vonatkozó szabályok is – erkölcsi normák, hatósági előírások, üzleti megfontolások – a társadalmi viszonyok függvényében változtak. A történelem folyamán uralkodók ajándékoztak egymásnak országokat, várakat, falvakat, s velük együtt embereket is. A korok szokásai változtak. Volt időszak, amikor a követek, vagy a hivatalos küldöttek kötelezően vittek ajándékot, sőt ennek nagysága és értéke alapján ítéltettek meg országok, uralkodók egymás közötti kapcsolatai. A hivatalos ajándékozás - reprezentáció - szokásaiban 3 kategóriát különböztetünk meg: - állami ajándék, - lekötelező ajándék, - figyelmességi ajándék. Az állami ajándék diplomáciai protokolláris kérdés. Nem személyeknek szól, hanem az országnak, ill. az ország illetékes tisztségviselőjének, aki viszont hivatalának lejártával rendszerint közkinccsé teszi a kapott ajándékokat. A lekötelező ajándék tekintetében a legrégebbi jogrendszerek is előírtak olyan intézkedéseket, amelyek az állami hivatalnokok tisztességének megóvására voltak hivatottak. A lekötelező ajándék jelentős értéket képvisel, bizonyos vagyoni gyarapodást eredményez, és az ajándékozottban a lekötelezettség érzését kelti. Adható személyre szólóan, vagy cégnek, intézménynek. Könnyen válik a megvesztegetés eszközévé, máshol viszont jelentős üzletkötés értékes ajándékok nélkül el sem képzelhető. A lekötelező ajándék visszautasítása nehéz perceket okozhat, amelyből a határozottság és az udvariasság segíthet ki – elkerülve a még nehezebb perceket. Amennyiben az ilyen ajándékot postán vagy küldönccel küldik, azonnal vissza kell küldeni. A figyelmességi ajándék jelkép, amely utal a kapcsolat kellemes vagy hasznos voltára, emlékeztet az adott országra, cégre, személyre, a közös munkára. Értéke viszonylag csekély. Az ajándék kiválasztása az előírások ismeretén túl is sok tapintatot, jó ízlést, figyelmet igényel. Kiindulási szempontok lehetnek, hogy az ajándék: - személyre szóló, - emlékeztet valamire (országra, annak kultúrájára, kapcsolatra stb.), - gyakorlati szempontoknak is megfelel (l. méret, súly, szállítás stb.).

69

Rossz ajándék például: - pénz és értékpapír, - vámszabályok előírásai által tiltott dolgok, - fehérnemű, alsóruházat, élelmiszerek (kivéve hungarikum), - bóvli, giccs. Jó ajándék például: - népművészeti cikkek, - könyvek, albumok, fotók, - CD, DVD - művészeti reprodukciók, - vállalati reklámtermékek. Fontosak az ajándékozás formalitásai: - személyesen kell átadni, néhány kedves szó kíséretében, - a megajándékozott felbonthatja (ha ehető-iható körbekínálja), - ha nem felbontható, közölhetjük, mi az ajándék, - küldésekor mellékelni kell a névjegyet. Az ajándékozás alkalmait, szükségességét vagy célszerűségét minden esetben egyedi szempontok alapján kell eldönteni, különösen ügyelve a partner velünk szemben korábban megnyilvánult gyakorlatára, ill. viszonzására, helyi szokásokra stb. Minden munkahelynek ki kell alakítania saját ajándékozási szokásait és rendszerét a belső munkahelyi és a partneri kapcsolatokra vonatkozóan. A hivatali ajándékozás alkalmai: - munkahelyi kapcsolatok fenntartására (névnap, kitüntetés, évzárás), - hivatalos látogatáskor (l. érkező, esetleg fogadó), - ügyfelek ajándékozása (pl. év végi zárórendezvényen vagy a cég reprezentációs keretéből, reklámajándék stb.)

70

Felhasznált irodalom Gyarmati Ildikó: Rendezvényszervezési kalauz (Budapest, 2005.) Gyarmati Ildikó: Rendezvényszervező kézikönyv (Budapest, 20001.) Langer Katalin – dr. Raátz Judit: Üzleti kommunikáció (Budapest, 1999.) Dr. Sille István: Illem, etikett, protokoll (Budapest, 2005.) Simonyi Norbert: A konferenciaturizmus nemzetközi piacának áttekintése (Turizmus Bulletin X/4.)

71

Tartalomjegyzék

A rendezvényszervezéssel kapcsolatos alapfogalmak, alapismeretek ............................................... 0 A rendezvényszervezéssel kapcsolatos alapfogalmak, alapismeretek ............................................... 1 A rendezvényszervezés főbb nemzetközi szervezetei ...................................................................... 3 A rendezvényszervezés legfontosabb magyar szervezetei ................................................................ 4 Magyarország és a rendezvények .................................................................................................... 5 Nemzetközi trendek és statisztikák .................................................................................................. 7 Hivatásturizmus .............................................................................................................................. 7 Incentive programajánlat ................................................................................................................. 8 Rendezvények csoportosítása .......................................................................................................... 9 A rendezvényhez kapcsolódó vendéglátás jellemzői ...................................................................... 12 Rendezvényekhez szükséges eszközök .......................................................................................... 29 Jelképek és használatuk szabályai ................................................................................................. 31 A névjegyhasználat alapvető ismérvei ........................................................................................... 43 A névjegyhasználat alapvető ismérvei ........................................................................................... 44 A meghívó .................................................................................................................................... 46 A rendezvények szervezése és lebonyolítása ................................................................................. 48 Konferencia szervezése ................................................................................................................. 51 Kétoldalú tárgyalás megszervezése ............................................................................................... 64 Értekezlet szervezése .................................................................................................................... 66 Sajtórendezvények szervezése ....................................................................................................... 67 MELLÉKLET ............................................................................................................................... 69

72