Koncepce rozvoje Univerzitní knihovny Ostravské univerzity do roku 2006 Předkládá: Jarmila Krkošková
O b s a h: I. VÝCHOZÍ PODMÍNKY A PROBLÉMOVÉ OKRUHY 1. Stručný vývoj a současné poslání knihovny, základní organizace fondů 1.1 Statut knihovny, její poslání, řízení, základní organizační jednotky 1.2 Financování knihovny 1.3 Vývoj a současná struktura fondů knihovny 1.4 Uložení a zpřístupňování literatury v knihovně 2. Knihovnicko- informační systém a služby 2.1 Automatizovaný systém T-Series, jeho postupná realizace v UK 2.2 Automatizované knihovnické procesy 2.2.1 Doplňování fondů 2.2.2 Jmenná a věcná katalogizace 2.2.3 Výpůjční systém 2.2.4 Knihovnické a informační služby 3. Personální zabezpečení knihovnických činností a služeb 3.1 Organizační struktura Univerzitní knihovny 3.2 Personální složení zaměstnanců knihovny 4. Uplatnění Univerzitní knihovny v informační výchově, mezinárodní spolupráce 4.1 Role knihovny v informační výchově 4.2 Mezinárodní spolupráce UK OU v oblasti celoživotního vzdělávání 5. Členství UK v knihovnických spolcích, spolupráce knihoven v ČR a nový tzv. „Knihovní zákon“ 5.1 Kooperativní snahy a virtuální knihovny v České republice 5.2 Členství UK OU v knihovnických spolcích 5.3 Zákon o knihovnách a podmínkách provozování veřejných knihovnických a Informačních služeb (knihovní zákon) č. 257/2001 Sb.
II. PŘEDPOKLÁDANÝ ROZVOJ UNIVERZITNÍ KNIHOVNY DO ROKU 2006 6. Kritické faktory úspěchu předpokládaného rozvoje knihovny v souladu s dlouhodobým záměrem rozvoje Ostravské univerzity 6.1 Oblast získávání, zpracování a uložení fondů 6.1.1 Oborová a typová struktura fondů UK 6.1.2 Průběžné zpracování, uložení a zpřístupňování nových přírůstků knižní a časopisecké literatury 6.1.3 Dokončení retrospektivního zpracování stávajících fondů v T-SERIES 6.1.4 Začlenění sbírek kateder a ústavů do fondů a jejich knihovnické zpracování v TSERIES 6.1.5 Povinné získávání všech publikací vydaných Ostravskou univerzitou 6.1.6 Uchovávání a zpřístupňování „šedé literatury“ 6.1.7 Vyhodnocování využívání elektronických zdrojů a výtěžnosti získávaných informací 6.2 Automatizovaný knihovnicko-informační systém jako součást komplexního informačního systému univerzity 6.2.1 Požadavky na knihovnický systém nové generace 6.2.2 Předpokládaný přechod na nový systém v Univerzitní knihovně
6.2.3 Předpokládané zvýšené požadavky na používání sítě Ultra*Net 6.3 Předpokládané knihovnicko-informační služby (KIS) 6.3.1 Obecné trendy rozvoje KIS v prostředí WWW 6.3.2 Předpokládaný rozvoj elektronických služeb Univerzitní knihovny 6.3.3 Předpokládaná struktura knihovnicko-informačních služeb 6.3.4 Informační příprava uživatelů služeb knihovny 6.4 Personální a technické zajištění provozu knihovny a finanční zabezpečení 6.4.1 Předpokládané prostorové řešení a technické vybavení 6.4.2 Předpokládané personální zajištění provozu knihovny 6.4.3 Předpokládané finanční nároky na zabezpečení činností a služeb knihovny
1
Výchozí podmínky
1.1 Statut knihovny, její poslání, řízení, základní organizační jednotky Dnešní Univerzitní knihovna Ostravské univerzity vznikla transformací bývalé knihovny Vyšší pedagogické školy v Opavě, postupně knihovny Pedagogického institutu, resp. Ústřední knihovny Pedagogické fakulty v Ostravě, Univerzitní knihovna Ostravské univerzity (dále UK OU) je pracovištěm vědeckého typu zřízeným rektorem Ostravské univerzity. V čele UK OU je ředitel ustanovený rektorem. Dozorčím orgánem UK OU je Knihovní rada taktéž jmenovaná rektorem univerzity, v čele rady je prorektor pro vědu a výzkum. Univerzitní knihovna Ostravské univerzity slouží svými fondy a službami pedagogům, vědeckým a ostatním pracovníkům univerzity, studentům řádného i mimořádného studia, včetně vědecké přípravy a stále více široké veřejnosti. Práva a povinnosti uživatelů jsou stanovena v Knihovním řádu UK OU. Univerzitní knihovna Ostravské univerzity je svým základním organizačním uspořádáním typem vysokoškolské knihovny s jednou ústřední knihovnou, která centrálně provádí doplňování a knihovnické zpracování fondů knihovny a s ní souvisejícími odbornými studovnami, poskytujícími oborově zaměřené služby přímo na jednotlivých fakultách. Moderní budova ústřední knihovny byla uvedena do provozu 22. 1. 1999 a kromě centralizovaného doplňování fondu zprostředkovává veškeré absenční půjčování ze skladů a je také prozatím jediným místem registrace uživatelů knihovnických a informačních služeb. 1.2 Financování knihovny Výdaje na provoz UK OU se hradí z rozpočtu Ostravské univerzity, přičemž potřebné částky na nákup literatury, provoz knihovny i mzdy navrhuje ředitel UK OU. Knihovna vede evidenci o stavu čerpání finančních limitů jednotlivých subjektů. Globální principy přidělování finančních prostředků pro jednotlivé subjekty OU pro doplňování fondů schvaluje Knihovní rada Ostravské univerzity, která rovněž určuje metodiku rozdělování finančních prostředků mezi jednotlivé fakulty, ústavy a rektorátní útvary. Rektorát, Subjekt/ PdF FF Přf ZsF UK, Rok rezerva 1996 294 122 507 864 600 919 60 834 282 468 1997 354 413 320 269 464 747 130 614 278 277 1998 581 637 629 885 649 814 126 973 374 182 1999 526 876 510 380 769 194 289 670 425 676 2000 508 397 454 437 489 716 286 472 473 422 2001 522 117 555 256 558 706 385 911 509 039 Tabulka 1: Přehled čerpání finančních prostředků na nákup knih a časopisů v letech 1996 až 2001.
Celkem 1 746 207 1 548 330 2 362 492 2 521 799 2 212 444 2 531 029
Komentář: Ve sledovaném období byla metodika rozdělování prostředků určena takto: PdF 20%, FF, 20%, PřF 20%, ZsF 10%, rektorát a knihovna 20%, rezerva: 10%. Nákup elektronických databází na CD-ROM a přístupy do on-line verzí databází zpřístupňovaných za úplatu hradí knihovna z provozních nákladů.
1.3Vývoj a současná struktura fondů Univerzitní knihovny OU Knihovní fondy nejsou doplňovány pouze nákupem, ale také formou výměny a daru. Část literatury získávaná do fondů knihovny je hrazena z účelových prostředků přidělovaných přímo katedře nebo jinému pracovišti univerzity. Podíl různých forem získávání literatury na doplňování fondu včetně finančních nákladů nutných na jejich zakoupení ukazuje následující tabulka. Rok Přírůstky Celkový počet - výměna - dar
1996 8004 836 500
1997 5500 107 1480
1998 5440 139 884
1999 6387 67 747
6668 3913 4417 5573 - nákup 1 747 1 548 2 363 2 522 Přehled čerpání financí na nákup celkem (v tis.Kč) 911 929 969 1 273 - z toho knihy 836 619 1394 1249 - časopisy Tabulka č. 2: Přírůstky knihovního fondu, finance na nákup fondu
2000 5530 714 Viz výměna 4 816 2 213
2001 5999 33 721 5 245 2 531
951 1262
1147 1384
Poznámka k cenám literatury: Průměrná cena 1 knihy získané do fondů knihovny v roce 1996 (53,- Kč) je ve srovnání s rokem 2001 více než čtyřnásobná (239,- Kč). Budování knihovního fondu znamená na druhé straně vyřazování opotřebené, zastaralé a multiplicitní literatury. Jak uvádí následující tabulka, celkový počet knihovních jednotek ve fondu UK OU byl v minulosti značně pohyblivý, a to nejen směrem vzhůru. Pohyb a stav Rok Přírůstek 1996 8004 1997 5500 1998 5440 1999 6387 2000 5530 2001 5999 Tabulka č. 3: Aktualizace knihovního fondu
Úbytek 0 19 411 9618 6220 2071 542
Konečný stav 207 827 193 916 189 738 189 905 193 364 198 821
Z hlediska druhů dokumentů lze knihovní fond rozdělit na dvě základní skupiny: na literaturu knižní (monografie, učebnice a skripta, neperiodické sborníky prací, encyklopedie a slovníky, sborníky z konferencí, mapy, atlasy, apod.) a literaturu periodickou (časopisy, periodické sborníky). Oba základní druhy jsou v průběhu celého knihovnického procesu rozličně zpracovávány, ukládány a zpřístupňovány.
Rok 1996 1997 Knihovní fond 207 597 193 601 Počet knihovních jednotek 230 315 Počet odebíraných periodik Tabulka č.4: Stav knihovního fondu
1998
1999
2000
2001
189 384
189 500
192 934
198 271
354
405
430
550
Komentář: V tabulce není zohledněna forma nosiče dokumentu, tedy klasická tištěná forma, CD, disketa apod. V posledních letech knihovna zaznamenala nárůst audiálních a audiovizuálních nosičů, které zatím netvoří samostatné oddělení fondu, ale z důvodu odlišného způsobu zpřístupňování jsou od ostatního fondu odděleny a uloženy v oddělení služeb v mediotéce. Pozitivní zkušenosti v oblasti získávání přístupu k informacím Od roku 1999 mají uživatelé služeb knihovny zajištěn přístup ke dříve nebývalému množství informací z celého světa prostřednictvím elektronických informačních zdrojů (dále EIZ). Díky grantovým aktivitám MŠMT v rámci programu „Informační zdroje pro výzkum a vývoj“ lze na konsorciálním základě využívat univerzální, multioborové či oborově specializované databáze především časopiseckých článků s možností přístupu k plným textům. Knihovna informuje své uživatele na WWW stránkách knihovny o EIZ již zpřístupňovaných,a také těch, k nimž se přístup teprve chystá. Elektronické on-line zdroje jsou pro pracovníky univerzity přístupné v rozsahu IP adres přímo z jejich pracovišť prostřednictvím Internetu, databáze dodávané na CD-ROM nosičích pak prostřednictvím sítě Ultra*Net. Problémy v oblasti získávání literatury Jak je zřejmé z poznámky k tabulce č. 2, každým rokem stoupají průměrné náklady na pořízení nových přírůstků do fondu, což při zachování výše finančních prostředků na jejich nákup zákonitě povede nejen k celkovému snižování počtu nově získávaných dokumentů, ale také ke snižování podílu zahraničních knih a časopisů v rámci nové literatury. V roce 2001 bylo z prostředků přidělených knihovně zakoupeno řádově 50 zahraničních knih, většina jich je hrazena z grantových prostředků, které jsou však jednotlivými fakultami získávány značně nerovnoměrně. Neméně závažným problémem je absence aktuálního přehledu o vydaných sbornících a jiných publikacích Ostravské univerzity. Knihovna nedostává tyto publikace v úplnosti ani k zařazení do svého fondu a tudíž reaguje jen na konkrétní požadavky, objednávky institucí v rámci výměny publikací, požadavky knihoven na jejich zapůjčení v rámci meziknihovních služeb apod. V samotné výměně publikací došlo v průběhu let 1999 a 2000 ke zrušení pravidelné výměny s některými dřívějšími partnery, řada institucí na konkrétní nabídky nereaguje a mnohdy jsou finanční náklady spojené s nereciprocitou těchto kontaktů povážlivě vysoké. Nedostatky přetrvávají v oblasti získávání „šedé literatury“, tj. diplomových, rigorózních, doktorských disertačních a habilitačních prací. Směrnice rektora č. 29/2000 ukládá knihovně zpracovávat, uchovávat a zpřístupňovat doktorské disertační a habilitační práce, zatímco diplomové a rigorózní práce se po knihovnickém zpracování mají vracet zpět na katedry k uložení a zpřístupňování. Ve skutečnosti předávání zejména diplomových prací knihovně téměř neprobíhá a v důsledku toho ani jejich knihovnické zpracování v systému T-SERIES.
Uložení a zpřístupňování fondů knihovny Knihovna Ostravské univerzity se v průběhu své existence potýkala s nedostatečnými kapacitami pro uložení svých dokumentů. Značně roztříštěné fondy negativně ovlivňovaly kvalitu služeb. Od roku 1996 byla vyprojektována a postupně realizována stavba nové centrální budovy na Bráfově ulici o celkové ploše 1844 m2, která byla uvedena do provozu v roce 1999. V září 1998 vznikly transformací centrální studovny studovna PdF a studovna PřF a zároveň byly do UK včleněny fondy do té doby samostatné studovny FF. Na podzim roku 2000 byla část fondu UK deponována do dvou nově založených studoven ZsF. V hlavní budově jsou umístěny 3 sklady knih s dostatečnou kapacitou pro rozvoj knihovny (cca na 10 let) a 1 sklad starší časopisecké literatury, jehož kapacita však postačí maximálně na další 3 roky. Sklady jsou vybaveny kompaktními posuvnými regály, které ušetří hodně místa, ale neumožňují volný přístup k fondům. Sklady knih jsou nákladním výtahem propojeny s půjčovnou a jsou základnou pro absenční půjčování. Oborové studovny jsou naopak určeny k prezenčnímu půjčování jak vybrané knižní literatury umístěné na ochozech ve volném výběru, tak nejnovějších časopiseckých titulů. Vznik katedrových knihoven Směrnice rektora č. 34/2001 a příslušný prováděcí předpis umožňují zakládání katedrových knihoven tam, kde je to účelné. Jedná se o knihovny s menším počtem svazků (řádově 200 – 1000 jednotek), jejichž fond bude tvořen literaturou hrazenou téměř výhradně z účelových prostředků pracovišť. Fond bude průběžně doplňován o vybrané tituly předem knihovnicky zpracované v Univerzitní knihovně a posléze deponované na pracoviště. Zodpovědnost za vedení katedrových knihoven jakož i za fondy v nich deponované mají určení pracovníci kateder. V současné době existuje 12 katedrových knihoven: informační technologie, romanistika, patologická anatomie, fyziologie a patofyziologie, vyšetřovací metody a lékařská biologie, rehabilitace, matematika s didaktikou, historie, informatika, ošetřovatelství, fyzika a slavistika.
Současný stav knihoven budovaných systematicky na pracovištích OU (budoucí „oborové studovny“) „Oborová studovna historie“ Tato knihovna je systematicky budována po řadu let jednotlivými pracovníky Katedry historie Filozofické fakulty OU. Literatura byla získávána osobními dary, z nabídky vyřazované literatury jiných knihoven a institucí, nákupem z finančních prostředků přidělovaných UK i dokumentů hrazených z účelových prostředků katedry. Fond má v současnosti cca 15 000 svazků, mnohé z nich jsou velmi cenné (např. Vyšehradský kodex apod.). Kromě literatury české provenience je zde rozsáhlá sbírka knih v němčině a také angličtině, popř. dalších jazycích. Knihovna je umístěna v prostorách FF OU na ulici Reální a slouží zároveň jako studovna pro studenty řádného studia, doktorandy i vědecké a pedagogické pracovníky katedry historie. Fond knihovny je prozatím zpracován v podobě ruční kartotéky, jednotlivé svazky jsou seřazeny a popsány značkou podle místa svého uložení. „Oborová studovna germanistiky“ Budování fondu germanistické knihovny při Filozofické fakultě OU je financováno z grantů ze Švýcarska, a to jak v oblasti získávání literatury, tak i v personálním a technickém zajištění. Studovna germanistiky OU využívá pro archivaci, agendu a výpůjční operace
švýcarský databázový systém File Maker. Tento systém je provozován centrálně na jednom počítači a pro široké zpřístupnění fondu uživatelům je nevhodný. Vzhledem k tomu, že používaný systém je nekompatibilní s automatizovaným knihovnickým systémem T-SERIES, je nutno tento fond znovu zkatalogizovat. Studovna je umístěna v těsné blízkosti oborové studovny Filozofické fakulty na ul. Čsl. Legií. „Studovna regionální literatury“ Ústav pro regionální studia při Ostravské univerzitě získal díky iniciativě svých pracovníků unikátní sbírku z pozůstalosti Vojtěcha Martínka, redaktora literárních časopisů, spisovatele a literárního kritika, jehož život a dílo jsou spjaty s moravsko-slezským regionem. Sbírka obsahuje cca 8 000 titulů, mnohdy různých vydání téhož monografického díla, a také svázané kompletní ročníky časopisů. Vedle děl českých autorů obsahuje sbírka překlady knih autorů zahraničních i originály – většinou v němčině, které V. Martínek shromažďoval jako učitel češtiny a němčiny a také jako sběratel. Sbírka je cenná především ve své celistvosti, i když některá významná díla byla Martínkovými dědici již rozprodána. Celá sbírka je seřazena, očíslována a popsána, soupis veškeré literatury v ní obsažené byl předán spolu se sbírkou. V současné době byly dokončeny organizační práce na jejím převezení a uložení. Sbírka je částečně uložena ve studovně ústavu, větší díl pak v prozatímním skladu v budově ZsF na Fr. Šrámka. „Fond hudebnin“ Fond hudebnin má podporovat umělecké aktivity pedagogů a studentů Institutu pro umělecká studia Ostravské univerzity a Katedry hudební výchovy Pedagogické fakulty OU. Obsahuje zhruba tři tisíce jednotek tištěných hudebnin a desítky zvukových nahrávek. Prozatímně je uložen ve skladu knih v ústřední budově knihovny na Bráfově ulici a vzhledem k tomu, že není knihovnicky zpracován, není vůbec využíván. Pozitivní důsledky centralizace fondů Vybudováním centrální budovy jako informačního jádra knihovny se podařilo soustředit do jednoho místa velkou část fondů, které byly do té doby značně roztroušeny v několika budovách a depozitářích. Knihovna je uživatelům snadno přístupná a kromě výpůjček knih ze skladů soustřeďuje odborné knihovnické práce, informační služby, studovnu periodik a audiovizuální a multimediální prostředky individuálního studia. Oborové studovny s otevřeným přístupem k fondům jsou celodenně využívány pro samostatnou práci studentů přímo v budovách fakult. Hlavní problémy v oblasti uložení a zpřístupňování knihovních fondů Vedle výše uvedených nedostatků v získávání literatury lze specifikovat vážné problémy v oblasti uložení a zpřístupňování zejména literatury periodické. Časopisecké fondy jsou značně roztříštěné: starší a zčásti svázané ročníky jsou uloženy ve skladu časopisů v ústřední budově UK na Bráfově ulici, ve studovně časopisů jsou pak tyto zpřístupňovány prezenčně spolu s torzem nejnovějších odborných časopisů. Zhruba 2/3 odborných časopisů za období posledních 2 let je prezenčně zpřístupňována v oborových studovnách fakult a ¼ z celkového počtu titulů (celkem 160 časopisů) dochází přímo na jednotlivé katedry. Zatímco v provozech Univerzitní knihovny OU je zajištěna dostatečná ochrana, celistvost a dosažitelnost časopisů pro uživatele knihovny i meziknihovní službu, v případě umístění periodik na katedrách tomu tak mnohdy není. Nejasný je také systém zpřístupňování literatury získané výměnou, který se může lišit v závislosti na vnitřní organizaci jednotlivých kateder. Stejně tak problematické je zpřístupňování „šedé literatury“, uložené na katedrách.
2. Knihovnicko-informační systém a služby 2.1 Automatizovaný systém T_SERIES a jeho postupná realizace v OU Vnitřní knihovnicko-informační systém (dále KIS) je součástí komplexního informačního servisu CIS Ostravské univerzity. Jádro KIS tvoří automatizovaný systém T-SERIES (dříve TINLIB), lokální síť CD-ROM a napojení knihovny na Internet. Systém T-SERIES byl pro UK vybrán s ohledem na možnost kompatibility zpracování a zejména zpřístupňování fondů s Moravskoslezskou vědeckou knihovnou, Ústřední knihovnou VŠB-TUO i dalšími vysokoškolskými knihovnami (viz též následující tabulka). Do roku 1996 probíhalo v knihovně „ruční zpracování“ fondů, na jehož výstupu byly katalogizační lístky vřazovány do lístkových katalogů – jmenného (podle příjmení autorů nebo prvních slov z názvu dokumentů), věcného (podle předmětových hesel) a místního katalogu (podle signatur). V roce 1996 byl za významné podpory prostředků získaných z grantů (FRVŠ a grantový projekt rakouské vlády AKTION) pořízen knihovnicko-informační systém TINLIB (později T-SERIES). Původně byla zakoupena standardní konfigurace systému pro 5 současně pracujících uživatelů a nainstalována na server v Centru informačních technologií OU do prostředí operačního systému UNIX v architektuře klient/server pro provoz přes DOS klienty. Tím byl položen základ pro první fázi procesu informatizace Univerzitní knihovny. V roce 1997 proběhla druhá fáze, během níž bylo zprovozněno mikrovlnné propojení lokální sítě UK a CIT a tím umožněn přístup pracovníkům knihovny i uživatelům studovny do univerzitní sítě a následně do Internetu. Ve stejném roce začal proces katalogizace nových knih podle nově zavedených anglo-amerických katalogizačních pravidel AACR 2. Knihy byly nově identifikovány etiketami s čárovým kódem přírůstkového čísla. Pro věcnou katalogizaci byla zakoupena databáze předmětových hesel a výrazů tezauru, což urychlilo proces zpracování literatury a usnadnilo uživatelům vyhledávání literatury podle tématu. Přístup do katalogu byl zprovozněn ve studovnách a půjčovně prostřednictvím prohlížeče OPAC a pomocí Telnetu odkudkoliv v Internetu. V následujícím roce byl v systému TINLIB proveden upgrade z verze 280 na verzi 290. Očekávaná verze nebyla ve slíbeném termínu dodána, neboť její testování prokázalo neúnosné množství chyb. V plném rozsahu byl používán modul Katalog s bibliografickou databází knihovního fondu. Od začátku roku byl rovněž provozován modul Akvizice s evidencí objednávek a faktur, umožňující získání okamžité informace o nákladech na nákup knihovního fondu až na úroveň kateder. V polovině roku byla zahájena katalogizace časopisů v modulu Seriály. Koncem roku byl ukončen tisk předmětového katalogu. Přístup ke katalogu TINLIB byl zabezpečen kromě telnetu také speciálním prohlížečem TinWeb, který umožňuje prohlížet i katalogy jiných knihoven pracujících na stejné platformě. Nová verze systému pod názvem T-SERIES přinesla zdokonalení ve všech používaných modulech. Pro usnadnění práce ve zpracování dokumentů byl nainstalován virtuální packet driver umožňující práci v T-Series přímo z Windows při souběžném používání aplikací. Pokračovala příprava na spuštění Výpůjčního modulu , tj. prověrka starších výpůjček a příprava identifikačních karet pro uživatele knihovny. Vzhledem k větší systémové náročnosti nové verze systému byl posílen hardware pro zpracování a provoz výpůjčního protokolu. Roční poplatek za údržbu systému se pohybuje kolem 130 tis. Kč, přikoupení dalšího přístupu pro editování spolu s navýšením podplatku za údržbu cca 18 tis. Kč.
Systém Lanius KP-Sys T-Series
Využití v % 36 8 4
Clavius CDSISIS/MAKS Rapid Library KP-Win Aleph
2 2 2 2 1
Poznámky městské knihovny všechny VŠ knihovny kromě Západočeské univerzity v Plzni, vědecké knihovny městské knihovny
Státní technická knihovna v Praze Národní knihovna ČR, Moravská zemská knihovna v Brně, Vědecká knihovna v Olomouci Západočeská univerzita Plzeň Regionální knihovna v Karviné
Bibis 1 DaWinci 1 jiný 4 žádný 37 Tabulka č. 5: Statistika používaných knihovních systémů v České republice
Komentář: Nějaký informační systém používá v ČR celkem 696 knihoven, žádný 403 knihoven. Pozitivní důsledky zavedení automatizace knihovnických procesů Zavedení automatizace do procesu získávání a knihovnického zpracování fondů znamená nejen možnost rychlého nalezení záznamů o dokumentech uživatelem, ale umožňuje také vzájemné sdílení katalogů knihoven a informačních institucí i výrazné zrychlení a zkvalitnění poskytovaných služeb. Automatizovaný knihovnicko-informační systém TINLIB – později T-SERIES – byl výhodně získán díky velké podpoře rakouské vlády a také grantových prostředků. Je určen pro středně velké knihovny akademického typu. Systém nyní umožňuje práci 17 současně pracujícím uživatelům vstupujícím přímo a díky packet driveru i dalším pracovníkům prostřednictvím Windows. T-SERIES je páteří všech knihovnických činností od akvizice monografií a seriálů, přes jmennou a věcnou katalogizaci až k poskytování služeb (výpůjčky, rešerše, MVS, apod.)
Problémy používaného automatizovaného KIS a perspektivy jeho dalšího vývoje Zvýšená frekvence vstupů do systému zejména po spuštění výpůjčního protokolu mnohdy znemožňuje práci některému z uživatelů na několik hodin a přetížení systému má také občas za následek celkový výpadek. Kromě pravidelné každodenní údržby vyžaduje systém vzhledem k počtu vkládaných dat i mimořádnou údržbu při odstavení systému během provozní doby knihovny. Jelikož se T-SERIES jeví jako systém s pevnou předem naprogramovanou strukturou parametrů, je jakákoliv nutná změna „ušitá na míru“ v dané instituci velmi obtížná a prakticky je nutno o ni žádat garanta systému, tj. Ústav výpočetní techniky Univerzity Karlovy v Praze.
Integrace AKIS do komplexního informačního systému OU Samotný systém T-SERIES je pouze dílčí složkou složitého aparátu, který ve svém komplexu vytvoří základnu pro knihovnické činnosti a služby. Se spuštěním modulu Výpůjční protokol do rutinního provozu byl knihovní systém propojen s databází STUDENT, z níž jsou přejímány některé důležité údaje nutné pro registraci čtenářů. Samotná výpůjčka se realizuje jednak sejmutím čárového kódu v knize a na druhé straně identifikací čtenáře přečtením magnetické karty, ať už studentské ISIC nebo průkazu zaměstnance OU Pro poskytování faktografických informací využívá knihovna centrálně budovaných www stránek univerzity. Propojení do sítě Internet umožňuje knihovně přístup do on-line informačních databází obsahujících bibliografické záznamy světových producentů informačních pramenů, ale také do sdílených virtuálních katalogů jiných knihoven, do knihovnických a knihkupeckých katalogů, citačních rejstříků a velkého množství portálů a metavyhledávačů usnadňujících hledání bibliografických i faktografických informací. Bibliografické databáze, které knihovna získává na CD nosičích, jsou pro potřeby pracovníků i studentů univerzity provozovány prostřednictvím vnitřní sítě Ultra*Net. Prostřednictvím systému Ekonom sleduje knihovna čerpání finančních prostředků přidělených UK na nákup literatury, provoz a mzdy zaměstnanců a pracovníků v pracovním poměru na dohodu.
2.2 Automatizované knihovnické procesy 2.2.1 Doplňování fondů O získávání nových přírůstků do fondu ve sledovaných letech i o jeho monitorování bylo pojednáno v oddíle 1.2 a 1.3. Vedle již naznačených problémů (zvyšování cen zejména zahraniční literatury, nereciproční výměna publikací, nevyvážené získávání publikací vydaných v OU do fondu) ) situaci stále komplikuje nerespektování pravidel o doplňování fondu samotnými uživateli z řad pedagogických a odborných pracovníků OU, kteří nakupují dokumenty již ve fondu obsažené, často i multiplicitně.
2.2.2 Jmenná a věcná katalogizace Katalogizace nových knih v systému T-SERIES probíhá od dubna 1997, retrospektivní katalogizace (zkráceně rekatalogizace) byla zahájena v roce 1999. Pro zajištění kompatibility dat mezi jednotlivými knihovnami v procesu akvizice, katalogizace i sdílení katalogů pro poskytování služeb přistoupila i Univerzitní knihovna OU na změnu katalogizačních pravidel. Od začátku elektronické katalogizace jsou základním vodítkem do té doby nepoužívaná anglo-americká katalogizační pravidla AACR 2. Zatímco u nových přírůstků jsou vytvářeny úplné záznamy s uváděním všech povinných údajů pro jmennou i věcnou katalogizaci, pro rekatalogizaci byla zvolena metoda vytváření zkrácených záznamů. Zpracování veškeré literatury se důsledně provádí metodou popisu tzv. s knihou v ruce. V rekatalogizaci se tak zpracovávají jednotlivé svazky fyzicky přítomné ve fondech UK, čímž se zamezí načtení publikací, které již nejsou k dispozici k vypůjčení a těch, které jsou nekompletní či poškozené.
1997 1998 1999 2000 2001 Celkem Rok Fondy 5500 5440 6387 5530 5999 28 856 Nové přírůstky 0 0 21 775 29 524 22 973 74 272 Starší fondy 5500 5440 28 162 35 054 28 972 103 128 Celkem Tabulka č. 6: Postup katalogizace fondů v modulu Katalog systému T-SERIES Současný stav a výhled procesu zpracování fondů Ke konci roku 2001 bylo zpracováno přes 100 000 knihovních jednotek zahrnujících knihy, CD-ROM, audio a video kazety apod., tedy zhruba polovina fondu. V září 1998 byla započata katalogizace nových přírůstků periodické literatury v modulu Katalog, do konce roku 2000 bylo zpracováno celkem 410 titulů časopisů. Akvizice periodik je vedená v modulu Správa seriálů. Rekatalogizace starších ročníků časopisů bude zahájena v roce 2002. Současné problémy ve zpracovávání literatury Na rozdíl od původních představ se téměř po tříletých zkušenostech ukazuje, že práci na elektronickém zpracování fondu nelze nijak výrazně urychlit, aniž by utrpěla kvalita záznamů. Systém T-SERIES je přetížen vzhledem k zavedení elektronické výpůjčky, takže nelze očekávat vstup dalších osob do procesu. Se zavedením elektronické výpůjčky se průběžně katalogizují vrácené knihy, protože u půjčovaných knih je předpoklad dalšího zájmu o ně. Postup zpracování šedé literatury příliš nepostupuje v důsledku nedůsledného dodávání těchto prací ke katalogizaci do knihovny. Jistou překážkou je také absence alternativních názvů prací a abstraktů v angličtině pro budování virtuálního katalogu šedé literatury (databáze SIGLE). Velkým dluhem zůstává nezpracovaný fond notových zápisů, který je prozatím deponován v příručním skladu.
2.2.3 Výpůjční systém V roce 2001 byla zkušebně spuštěna registrace vybrané skupiny uživatelů služeb knihovny v elektronické bázi. Chystané spuštění výpůjčního protokolu si vyžádalo i změny ve výpůjční praxi do té doby probíhající v Univerzitní knihovně – automatické upomínání v naprogramovaných lhůtách, prolongace výpůjček, zavedení lokace na katedrové knihovny apod. a v neposlední řadě také změnu Knihovního a výpůjčního řádu UK OU a vydání dalších provozních směrnic. Pro plné spuštění modulu Výpůjční protokol bylo zajištěno propojení na celouniverzitní databázi Student využívanou v procesu registrace a kontroly registrace čtenářů. Aktuálním úkolem pro období několika nejbližších měsíců je pokračování rutinního provozu modulu Výpůjční protokol. Od října 2001 mají uživatelé možnost prodlužovat výpůjčky v souladu s Knihovním a výpůjčním řádem UK. Připravuje se spuštění aplikace prohlížení stavu čtenářského konta prostřednictvím TinWebu. V návaznosti na průběh vracení starých výpůjček bude možno žádat o rezervaci vybraných dokumentů. Průběžné hodnocení procesu automatizované výpůjčky Od září roku 2001 vcelku úspěšně probíhá registrace čtenářů, především studentů, ale i části vědeckých a pedagogických pracovníků: do konce roku 2001 se zaregistrovalo celkem 4089 uživatelů, z toho 3736 studentů, 206 pedagogických a vědeckých pracovníků, 54 ostatních zaměstnanců OU 52 uživatelů z řad nejširší čtenářské veřejnosti. Od září do prosince 2001 bylo v systému T-SERIES půjčeno celkem 17 185 knihovních jednotek.
Současné problémy výpůjčního protokolu Zavedení systému elektronického výpůjčního protokolu se výrazně dotýká všech uživatelů služeb knihovny. Od září 2001 probíhá registrace čtenářů v novém systému na základě studentských či zaměstnaneckých karet a zároveň vrácení dřívějších výpůjček. Vrácenou literaturu je po zaregistrování uživatele možné okamžitě půjčit jen v případě dokumentů již zpracovaných v elektronickém katalogu, a to s knihou v ruce, neboť výpůjčka probíhá sejmutím čárového kódu vlepeného do knihy. Starší svazky se přednostně zpracovávají do 48 hodin. Systém je nastaven na maximální počet 100 výpůjček u interních uživatelů-pedagogů, vědeckých a odborných pracovníků. Dokumenty přesahující tento počet jsou buď odloženy k deponování do katedrové knihovny, nebo se po katalogizaci vracejí na regály. Přesto, že jsou uživatelé vyzváni k okamžitému převzetí požadovaných výpůjček, tituly k vypůjčení se hromadí v půjčovně a zvětšuje se tak počet dokumentů v reálném čase nezvěstných (nejsou na regále, ani půjčeny), což zpětně zhoršuje kvalitu služeb.
2.2.4 Knihovnické a informační služby Výpůjční služby Výpůjční služby jsou poskytovány interním i externím uživatelům za podmínek stanovených v Knihovním a výpůjčním řádu UK OU. V souladu s tzv. Autorským zákonem (č. 121/2000 Sb.) jsou absenčně půjčovány pouze tištěné dokumenty z fondu knihovny. Prezenční výpůjčky pak zahrnují vedle tištěných informačních pramenů dokumenty na elektronických nosičích (audio a video kazetách, CD, DVD apod.). Databáze na CD –ROM jsou přístupné pouze z lokální sítě Ultra*Net a nepůjčují se ani prezenčně. Meziknihovní služby jsou prostřednictvím Univerzitní knihovny poskytovány všem interním uživatelům zdarma. Cirkulační služba umožňuje krátkodobé půjčování nejnovějších čísel vybraných titulů časopisů z fondů jiných ostravských knihoven.
Rok/ Ukazatelé výpůjček Vlastní výpůjčky celkem z toho: absenční prezenční Počet uživatelů knihovny Počet návštěv knihovny Meziknihovní služby celkem z toho:jiné knihovně v ČR z jiné knihovny v ČR z toho mezinárodní vý-
1996
1997
1998
1999
2000
2001
57 263
58 050
64 461
251 733
191 590
267 267
42 389 14 874 4 490
41 330 16 720 4 580
43 280 21 181 4 497
32 793 218 940 3 108
36 003 155 587 3 676
36 523 230 744 4 089
66 118
66 121
69 320
88 794
113 576
169 967
336
287
402
518
687
1 198
33
40
52
50
112
147
280
247
350
468
575
643
23
40
35
0
1
408
půjčka celkem jiné 0 0 knihovně z jiné 23 40 knihovny Tabulka č. 7: Přehled výpůjčních služeb
0
0
1
0
35
0 (!)
1 (!)
408
Komentář: V roce 1999 byl zaznamenán pokles absenčních výpůjček o 25%, což bylo způsobeno dočasnou nedostupností fondu z důvodu jeho stěhování do nové budovy Univerzitní knihovny. Prezenční výpůjčky mnohonásobně vzrostly otevřením oborových studoven a substitucí neuspokojených požadavků po absenční výpůjčce za výpůjčku prezenční (čemuž by odpovídal téměř dvojnásobný nárůst průměrného počtu návštěv jednoho uživatele z l5 návštěv v roce 1998 na 29 v roce 1999). Důvodem snížení počtu uživatelů v roce 1999 by mohlo být zavedení registračního poplatku. Počet prezenčních výpůjček v roce 2000 zaznamenal pokles, částečně způsobený opatřením k upřesnění evidence těchto výpůjček v oborových studovnách a dále pak zvýšením počtu přístupů do internetové sítě. Návštěvníci využívají více aktuální elektronické informační zdroje než tradiční zdroje tištěné. Na první pohled prudký pokles mezinárodních výpůjček v roce 1999 a 2000 je způsoben jinak vedenou statistikou. Ve skutečnosti je počet dokumentů získaných mezinárodní výpůjčkou zahrnut pod ukazatelem „meziknihovní výpůjčky z jiné knihovny“ a tvoří asi 1/3 z této sumy, tedy v roce 1999 bylo cca 156 a v roce 2000 zhruba 196 mezinárodních výpůjček z jiné knihovny. Rešeršní služby Rešeršní služby jsou poměrně novou činností ve struktuře služeb knihovny a přímo souvisí se získáváním elektronických informačních zdrojů od roku 2000. Z českých zdrojů jsou pro potřebu rešerší v závislosti na zadání excerpovány především dvě databáze domácí provenience, a sice Česká národní bibliografie a Anopress. Základnu přístupu k celosvětovým informacím pro rešeršní činnost zajišťují zahraniční multioborové i oborově specializované databáze zpřístupňované v UK OU, jejichž výčet je uveden v následujícím oddíle. Do konce roku 2000 bylo vypracováno celkem 26 rešerší, v následujícím roce 71 s jednoznačnou převahou rešerší jednorázových nad rešeršemi průběžnými. O zhotovení rešerše je možno žádat elektronicky na předem připraveném formuláři, který je stejně jako soupis vypracovaných rešerší přístupný z webových stránek UK. Zpřístupňování elektronických informačních zdrojů Jak již bylo řečeno, přístup do zahraničních elektronických databází získává Univerzitní knihovna účastí v konsorciích, která vznikají za účelem nákupu informačních zdrojů a jejich využívání. U univerzálních databází je jejich zpřístupňování co nejširšímu okruhu uživatelů jednou z podmínek jejich získání. Většina těchto zdrojů je do roku 2003 přístupná zdarma, popř. za finanční spoluúčasti dané instituce na základě konsorciálního poplatku. V podmínkách OU jsou databáze přímo přístupné z www stránek UK. Pro snadnější používání databází připravují pracovníci Univerzitní knihovny OU postupně podrobné i stručné příručky v češtině, které byly mj. úspěšně přijaty knihovnami v celé republice prostřednictvím zveřejnění na www stránkách Albertiny icome Praha (garanta technické podpory mnoha databází zpřístupňovaných v ČR) a také po úpravě oficiálně vydány Národní knihovnou ČR.
Databáze ANOPRESS BIBLIOMEDIC A BIOLOGICAL ABSTRACTS CROSSFIRE BEILSTEIN CROSSFIRE GMELIN CROSSFIRE ECOPHARM
Temat. zaměření Česká média-noviny, časopisy, tv, rozhlas
Pokryté období Aktuálních 14 dnů, archív 12 měsíců
Lékařství a zdravotnictví v ČR, SR, bohemica a slovacika 1976 v zahraničí Biologie a medicína, biochemie, biotechnologie, 1980 ekologie, farmakologie Organická chemie
1779 -
Anorganická chemie
1772 -
Ekologie, farmaceutické obory
1772 -
České knihy, zahraniční bohemika, disertace a referáty, ČESKÁ jmenné autority, speciální dokumenty, články v českých NÁRODNÍ BIBLIOGRAFIE novinách…, periodika v ČR Sociální a humanitní vědy, Ekonomie, management, EIFL DIRECT- Kultura, medicína, Biomedicínský výzkum. EBSCO Multidatabáze: 9 databází
Přístup 1 placený přístup, studovna časopisů Lokální síť, přihlášení: http://ultranet.osu.cz Přístup z lokální sítě OU: http://erl.aip.cz 2 placené přístupy, Katedra chemie PřF, studovna PřF 2 placené přístupy, Katedra chemie PřF, studovna PřF 2 placené přístupy, Katedra chemie PřF, studovna PřF
Knihy 1945 Bohemika 1990-1998 Lokální síť, přihlášení: Disertace 1989-1995 http://ultranet.osu.cz Autority 19.stol.Zkušební provoz na internetu Ostatní 1989Přístup z lokální sítě: + abstrakty 1984http://search.global.epnet.com (jen + plné texty 1990EBSCOhost) http://search.epnet.com (i EBSCOmed)
GEOBASE
Databáze firmy Elsevier Science Ltd. nabízí bibliografické informace pro oblast geologie, geografie, mineralogie a ekologie.
od r. 1994
GEOREF
Databáze American Geological Institute nabízí bibliografické informace hlavně z oblasti geologie.
od r. 1785-souč. pro Severní Ameriku Přístup PřF a UK: http://erl.aip.cz od r. 1933-souč. ostatní
Tématické zaměření: Faktografický zdroj, popis CHEMnet BASE chemických sloučenin-vzorce,fyzikálně-chemické vlastnosti, citace primárních zdrojů. Databáze KnowEurope je zdroj informací dostupných online o Evropské unii. Nabízí integrovaný přístup k široké škále informací nejen o Evropské unii, ale i o Evropě v KNOWEUROPE širším slova smyslu: o institucích a organizacích, politických iniciativách a legislativních činnosti, o lidech a národech Evropy. Anglická a americká literatura - poezie, próza, dramata. LITERATURE Životopisné a bibliografické údaje o autorech, recenze, ONLINE kritiky. Plnotextová databáze pro humanitní obory a společenské PCI FULLTEXT vědy PERIODICALS CONTENTS Společenské a humanitní vědy INDEX Společenské a humanitní vědy, umění, bankovnictví, PROQUEST ekonomie, vzdělávání, zdraví, medicína, právo aj. 5000 Multidatabáze: 22 databází Bibliografická databáze pro oblast sportu a sportovní SPOLIT vědy. Bibliografická báze z oblasti sportu a fitness: sportovní medicína, aplikovaná fyziologie, sportovní techniky, SPORTDISCUS trénink, dopink, TV, biomechanika, spotovní management, fitness, rekreace, aktivní životní styl. Bibliografická databáze pro oblast sportu a sportovní SPOWIS vědy a aplikovaných a sportovních teorií. Akademická multioborová databáze: živá příroda, SPRINGER/LIN chemie, nauky o Zemi, počítače, matematika, medicína, fyzika a astronomie, strojírenství, životní prostředí, K ekonomie. Citace s abstrakty – volný čas, rekreace, turismus TOURCD Vývoj, výživa, evoluce, chování, rozmnožování, ZOOLOGICAL fyziologie, parazitologie, genetika, ekologie, RECORDS Zoogeografie, taxonomie aj. Bibliografické citace prací z celého světa v oblasti výzkumu a vývoje. WEB OF SCIENCE 3 databáze
Přístup PřF a UK: http://erl.aip.cz
Přístup PřF a UK: http://www.chemnetbase.com
http://www.knoweurope.cz
Poezie: od 8. stol. Přístup z lokální sítě: Dramata:1951-1915 http://lion.chadwyck.co.uk Próza: 1500-1903 Přístup z lokální sítě: 1770 http://pcift.chadwyck.co.uk 1770 - 1995
Přístup z lokální sítě: http://pci.chadwyck.co.uk
1971 -
Přístup z lokální sítě: http://www.proquest.com/pqdauto
1970 -
Lokální síť, přihlášení: http://ultranet.osu.cz
1975 -
Přístup z lokální sítě: http://erl.aip.cz
1960 - 1965
Lokální síť, přihlášení: http://ultranet.osu.cz Přístup z lokální sítě: http://link.springer.de nebo http://link.springer-ny.com
1976 -
Přístup z lokální sítě: http://erl.aip.cz
1979-
Přístup z lokální sítě: http://erl.aip.cz
Science CI 1945 – Social Sci CI 1956 – Přístup pouze přes MSVK Arts&Human CI 1975 -
Tabulka č.8: Přehled elektronických informačních zdrojů zpřístupňovaných v UK OU
Komentář: Databáze Web of Science je přímo zpřístupňována Moravskoslezskou vědeckou knihovnou a díky tradičním úzkým vztahům s UK OU mohou jednotliví pracovníci univerzity i studenti OU samostatně s databází pracovat nebo využít možnosti požádat o vypracování rešerše na dané téma prostřednictvím UK OU nebo přímo pracovníkem MSVK. Bibliograficko-informační a poradenské služby Bibliograficko-informační služby (uspokojování dotazů na jednotlivé autory, jejich díla, biografické údaje, údaje zeměpisné, historické a jiné faktografické údaje apod.) jsou na požádání poskytovány ve všech studovnách. K tomuto účelu je budován příruční fond jednotlivých studoven (encyklopedie, příručky, výkladové a překladové slovníky), nejucelenější fond pro poskytování BIS je ve studovně časopisů. Kromě těchto klasických zdrojů využívají pracovníci knihovny také elektronické zdroje přístupné v OU a internetové vyhledávače. Speciální poradenské služby poskytují také pracovníci mediotéky: vyhledávání na Internetu, tisk, download, práce se soubory a obrázky, úpravy pro tisk, instalace programů na CD-ROM. Reprografické služby V souladu s již citovaným Autorským zákonem poskytuje knihovna ve všech svých provozech placené reprografické služby a každoročně odvádí kolektivnímu správci z této služby poplatky. Informačně prezentační a vzdělávací akce Kromě prezentace činnosti a služeb knihovny na WWW stránkách a občas také v Listech Ostravské univerzity organizuje knihovna příležitostné akce k propagaci činnosti celé univerzity. V rámci oslav 10. výročí založení Ostravské univerzity knihovna uspořádala ve svých prostorách výstavu učebnic a skript autorů z řad vědeckých a pedagogických pracovníků univerzity. Pro vystavování knižních novinek i jiné propagační účely byly v prostoru půjčovny instalovány vitríny. V nejbližší době se na tomto místě připravuje zavedení nástěnných elektronických novin informujících o dění v Ostravské univerzitě. V rámci celostátní akce Týden knihoven i po celý rok 2000 a 2001 knihovna poskytuje školení v používání databází jednotlivcům i skupinám uživatelů. V zimním semestru akademického roku 2001 UK zahájila cyklus školení pedagogických a vědeckých pracovníků v práci s vybranými univerzálními databázemi - EIFL-Direct (EBSCO), ProQuest 5000, Periodicals Contents Index (PCI) a Česká národní bibliografie (ČNB). Pro velký zájem uživatelů o seznámení se s citační databází Web of Science byla ke konci cyklu uspořádána 2 školení ve spolupráci s Moravskoslezskou vědeckou knihovnou v Ostravě. Cílem školení bylo praktické zvládnutí základních postupů prohlížení a vyhledávacích technik. Školení se zúčastnilo 52 osob, po ukončení cyklu byly vyhodnoceny databáze z hlediska uživatelského komfortu a výtěžnosti informací.
Služby Absenční Prezenční BIS + Rešeršní Počítače- Repro- Provoz. výpůjčky výpůjčky Poradens- služby hl. služby grafické doba Pracoviště ké služby služby po,st,čt út pá X X X Půjčovna Registrace 7 počítačů 8 – 18 + sklady Lístkové (prohlížení 13 - 18 ul.Bráfova katalogy, katalogů) 8 - 15 OPAC
Studovna časopisů + sklad ul.Bráfova Mediotéka +CD,video ul.Bráfova Studovna PdF ul.Bráfova
X Vybrané tituly od roku 2000 + všechny starší tituly X Audio a video kazety
X
X Oborově zaměřené knihy, časopisy(2000-01) X Viz PdF
X
X
X
X Studovna FF Čsl.legií X X Studovna Viz PdF PřF 30.dubna X X Studovna Viz PdF ZsF Fr.Šrámka X X Studovna Viz PdF ZsF Syllabova Tabulka č. 9: Přehled knihovnicko-informačních služeb OU
X X 1 kopírka 1 počítač (prohlížení el. Zdrojů časopisů,novin Ultra*Net) X X 8 počítačů 1 tiskárna (Internet) X 3 počítače (Internet)
X 1 kopírka 1 tiskárna 1 scanner
X X 10 počítačů 1 kopírka (internet) X X 10 počítačů 1 kopírka (internet)
8 – 18 13 - 18 8 – 15
8 – 18 13 - 18 8 – 15 8 – 18 13 - 18 8 – 15
8 – 20 13 - 20 8 – 15 8 – 20 13 – 20 8 – 15
X 4 počítače (Internet)
X 1 kopírka
Jednosměnný provoz
X 4 počítače (Internet)
X 1 kopírka
Jednosměnný provoz
Co se zlepšilo v oblasti poskytování služeb Materiální a technické zabezpečení knihovny doznalo za sledované období velmi významného zlepšení zejména vystavěním nové budovy ústřední knihovny, což umožnilo soustředit do jednoho místa všechny knihovnické činnosti spojené se získáváním a zpracováním literatury a také část služeb. Automatizace knihovnicko-informačních procesů přispěla k získávání rychlého přehledu o aktuálním stavu fondu a spektru poskytovaných služeb, uživatelům umožnila objednávat některé služby elektronickou cestou a zaměstnancům knihovny průběžně sledovat četnost požadavků a poskytnutých služeb. Díky dobudování infrastruktury počítačových sítí, napojení knihovny na ostatní informační systémy Ostravské univerzity a podpoře vedení univerzity pro vstup do konsorcií pro nákup a zpřístupňování elektronických informačních zdrojů se Univerzitní knihovna zařadila mezi pracoviště s vysokým potenciálem pro poskytování služeb. Podle statistických přehledů zveřejňovaných jednotlivými garanty pro zpřístupňování elektronických databází je Ostravská univerzita v první čtvrtině žebříčku uživatelů (např. u ProQuestu OU zaznamenala 2183 přístupů v období 08/00 až 10/01, u EIFL Direct 2149 za období 03/01 až 10/01, PCI + PCI
FullText 171 od 08/00 do 10/01, u Biological Abstracts jen v měsíci září 01 celkem 252 a v říjnu 258 přístupů atp). Shrnutí problémů v poskytování služeb knihovny Nově vznikající pracovní úseky a členitost provozu jsou náročné na vytvoření nových vazeb pracovních procesů k účelnému vytížení pracovníků, včetně nároků na jejich kvalifikaci. Do konce roku 2000 se do značné míry stabilizovaly vnitřní organizační podmínky pro účelné fungování knihovny. Vzhledem k dislokaci jednotlivých pracovišť je však nadále obtížné zajistit vždy bezporuchové poskytování služeb ve dvousměnném provozu. V důsledku zvyšujícího se zájmu o získávání informací z Internetu a o zpřístupňování dokumentů na moderních nosičích vůbec se jeví prostory mediotéky jako velmi stísněné a neumožňující další rozvoj. Videoprogramy se v této studovně prakticky nevyužívají, neboť jejich spuštění by působilo rušivě na ostatní návštěvníky pracující na počítačích. V oblasti elektronických informačních zdrojů paradoxně nejsou problémy se získáváním, ale s jejich využíváním i přes výše uvedené statistické ukazatele. Informační exploze, kterou tyto zdroje představují, zastihla v podmínkách ČR částečně nepřipravené uživatele z řad knihovníků a informačních pracovníků, ale především samotných vědeckých pracovníků, pro něž jsou tyto zdroje určeny. Bariéru mnohdy představuje nízká informační (počítačová) gramotnost a jazykové vybavení (většina databází je v angličtině, popř. v němčině). Zájem samotných studentů o využívání databází je prozatím zanedbatelný. Nadále přetrvávají nevyhovující pracovní podmínky z hlediska hygieny práce ve skladech knih a časopisů na ul. Bráfově a také ve studovně Filozofické fakulty OU zejména v letních měsících. V průběhu roku 2001 se objevují časté závady v budově ústřední knihovny na Bráfově ulici – zvedání dlažby v prostorách půjčovny a studovny časopisů, odpadávání dlažebních dílců na schodišti, praskliny ve stropech a na zdech budovy. Tendence ve využívání služeb knihovny uživateli - zvýšení zájmu o veškeré služby knihovny (po poklesu v roce 1999 a 2000, kdy knihovní fondy byly částečně nedostupné v důsledku stěhování a ukládání do nových prostor) - stoupající zájem o služby studoven, tj. k volnému přístupu k fondům a práci na Internetu - podstatný nárůst vyřízených požadavků v rámci meziknihovní služby, a to jak směrem z jiných knihoven k vlastním čtenářům, tak ke čtenářům jiných knihoven - poměrně úspěšné přijetí nových služeb založených na elektronických informačních zdrojích, tj. samostatné využívání databází zpřístupňovaných Univerzitní knihovnou prostřednictvím Internetu i zadávání žádostí o rešeršní služby.
3
Personální zabezpečení knihovnických činností a služeb
3.1 Organizační struktura Univerzitní knihovny Knihovna má celkem 29 pracovníků v hlavním zaměstnaneckém poměru (v přepočtu 28,75, z toho 1 na 0,75% úvazek), 4 vojáky na civilní službě a 2 pracovníky na dohodu (0,2 a 0,5%). Přepočtený stav počtu všech pracovníků vzhledem k výši úvazku je 33,45 osob. Schéma současné organizační struktury UK OU je uvedeno v příloze č. 1. Komentář: Akvizice – 1 pracovnice – nové přírůstky v modulu Akvizice, likvidace faktur, čerpání finančních prostředků, odpisy vyřazené literatury Katalogizace – 5 prac., z toho: 1 retrokatalogizace jmenná + vedoucí oddělení 1 retrokatalogizace jmenná + katalogizace starých výpůjček + metodické vedení katedrových knihoven 1 jmenná katalogizace nových přírůstků 1 věcná katalogizace + zástupce ředitele knihovny 1 věcná katalogizace + objednávky a katalogizace grant. literatury Seriály – 1 pracovnice – objednávky, likvidace faktur, čerpání, katalogizace nových časopisů, Meziknihovní služba – reciproční půjčování a zasílání kopií mezi knihovnami + vedení oddělení služeb + doplňování fondů z prostředků přidělených UK Studovna PdF – 2 (1 + 1CV), z toho 1 + zajišťování technických zařízení, evidence software + obsah WWW stránek UK 1 CV = pomocné práce Studovna PřF - 2 pracovníci, z toho 1 + výměna publikací v rámci OU Studovna FF – 2 pracovníci, z toho 1 + jmenná rekatalogizace fondů oborové studovny Studovny ZsF – po 1 pracovnici Studovna časopisů – 2 pracovníci, z toho 1 + rešerše z českých inf. zdrojů + rekatalogizace periodik Elektronické informační zdroje – získávání a licence k EIZ, likvidace faktur, základna BIS + věcná rekatalogizace literatury ve studovně FF Mediotéka – 2 pracovníci, z toho 1 údržba systému T-SERIES, propojení s ostatními systémy v OU, výstavba WWW stránek, údržba počítačové sítě, odborné poradenství 1 CV = pomocné práce Půjčovna – 5 pracovnic, z toho 1 + jmenná rekatalogizace starších fondů, všichni: příjem a výdej výpůjček, rezervace, upomínky, informace o výpůjčkách, statistiky Sklady – 7 pracovníků (v přepočtu 5,45 včetně 2 CV), z toho CV - tisk knižních štítků a kódů, ostatní vyhledávání literatury podle požadavků z půjčovny, zpětné zařazování vrácené literatury, ochrana fondů
3.2 Personální složení zaměstnanců knihovny Vzdělání Dosažené vzdělání Celkem VŠ celkem z toho – knihovnický směr jiný humanitní ostatní (informatika) ÚSŠ celkem z toho: - knihovnický směr (+ knihkupecký) jiný humanitní ostatní Nedokončené střední a základní celkem Tabulka č.10: Vzdělanostní struktura zaměstnanců UK OU
Počet zaměstnanců 29 6 4 1 1 20 11 7 2 3
Komentář: Všichni pracovníci z jiných než knihovnických směrů absolvovali knihovnický kurz, pracovnice provádějící katalogizaci fondů byli navíc proškoleny ve znalosti nových katalogizačních pravidel AACR 2 a všichni bez výjimky jsou permanentně proškolováni v používání nových informačních a komunikačních technologií. Ve sledovaném období došlo k navýšení pracovníků v souvislosti s otevřením nově vybudované ústřední budovy, kdy v průběhu roku 1999 bylo přijato 5 nových pracovníků a 1 získán místo pracovníka, který podal výpověď. V roce 2000 byl přijat 1 pracovník pro oblast zpřístupňování elektronických informačních zdrojů a 2 pracovnice do nově otevřených provozů studovny ZsF (od r. 2001 na celý úvazek). Věková struktura zaměstnanců knihovny do 25 let 26 - 30 31 - 35 36 - 40 41 - 45 2 5 2 2 7 Tabulka č. 11: Věková struktura zaměstnanců UK OU
46 - 50 5
51 - 55 6
Celkem 29
Z tabulky lze předpokládat, že personální struktura zaměstnanců je do budoucna příznivá pro stabilizaci pracovních sil i pro vytvoření dlouhodobých vazeb pracovních procesů. Vzhledem k předpokládanému rozšiřování a zkvalitňování poskytovaných služeb budou stoupat nároky na zvyšování kvalifikace jednotlivých pracovníků.
4 Uplatnění Univerzitní knihovny v informační výchově, mezinárodní spolupráce 4.1 Role knihovny v informační výchově S postupem internetizace společnosti se mění charakter poskytovaných knihovnických služeb i samotné postavení knihovny. Z bývalého prostředníka mezi autorem, popř. vydavatelem díla a jeho uživatelem, čili institucí, kam se chodí pro knihy a časopisy, se knihovny mění v instituci, která uživateli poskytuje i navigaci v informačním prostředí. Akademická knihovna má ideální podmínky pro spolupráci pedagogů (pedagogické zkušenosti) a knihovníků (znalost a praktické zkušenosti s ICT) v procesu rozvoje gramotnosti populace. Na půdě Ostravské univerzity byly již v minulosti učiněny pokusy o zavedení předmětů, seznamujících studenty s různými oblastmi práce knihovny, jejího postavení v kulturní společnosti, apod.. Kromě spolupráce se školou podniká Univerzitní knihovna OU první samostatné kroky ve výchově uživatelů organizováním školení pro využívání nově zpřístupňovaných elektronických informačních zdrojů. Do loňského roku to byly spíše sporadicky konané akce, např. v rámci celostátní akce Týden knihoven, popř. zorganizované na základě požadavku jednotlivých pedagogů. V zimním semestru akademického roku 2001/2002 seznamovali pracovníci knihovny uživatele z řad pedagogických a vědeckých pracovníků s vybranými internetovými bibliografickými databázemi a zdá se, že zájem uživatelů vyvolá potřebu ve školeních pokračovat i v letním semestru.
4.2 Mezinárodní spolupráce UK OU v oblasti celoživotního vzdělávání V rámci strategie vstupu ČR do Evropské se Ostravská univerzita podílí na řešení mezinárodních projektů. V prosinci roku 2000 započal v rámci programu LEONARDO dvouletý grantový projekt s názvem „Management veřejných knihoven a nové informační technologie“. Na řešení participuje celkem sedm institucí z pěti evropských zemí (Lotyšsko, Estonsko, Řecko, Finsko a ČR). Cílem projektu je zdokonalení dovedností a schopností lidí – zejména mladých lidí v počátcích jejich profesní přípravy i v průběhu celoživotního vzdělávání. Důraz je kladen na zvýšení kvality vzdělávání a usnadnění přístupu ke vzdělání vůbec pro lepši integraci, popř. reintegraci na trhu práce. Výstupem projektu bude pět výukových modulů pro otevřené a distanční vzdělávání, přičemž Ostravská univerzita se podílí na třech z nich: Projektový management, Zaměstnanecký management a Nové informační technologie. Snahou týmu celkem devíti pracovníků (knihovníků, pedagogických a vědeckých pracovníků, a techniků) bude vytvořit takové moduly, které bude možno následně využít v systému celoživotního vzdělávání na Ostravské univerzitě.
5 Členství UK v knihovnických spolcích, spolupráce knihoven v ČR a nový tzv. „Knihovní zákon“ 5.1 Kooperativní snahy a virtuální knihovny v České republice Reálné souborné katalogy a Souborný katalog ČR Úlohou souborných katalogů je shromažďovat, zpracovávat a zpřístupňovat na Internetu informace o dokumentech uložených v účastnických knihovnách. Největším projektem tohoto druhu je projekt Souborného katalogu ČR CASLIN, podporovaným v programu Státní informační politiky na léta 2000 až 2003. Cílem SK ČR je vytvořit předpoklady k poskytování kvalitních služeb pro veřejné knihovny v celostátním měřítku: pohotové vyhledávání informací o dostupnosti knihovních fondů v knihovnách a informačních institucích v ČR, zefektivnění meziknihovních služeb a služeb dodávání dokumentů. Velký význam má mít racionalizace zpracování knihovních fondů a redukce objemu katalogizačních prací v rámci celé ČR. Univerzitní knihovna OU využívá SK ČR pro účely zpracování i meziknihovní služby, do katalogu však přímo nepřispívá. Důvodem jsou překážky v předepsané formě vstupních záznamů, která předpokládá dodání pouze úplných záznamů. Pro knihovny dosud katalogizující staré fondy metodou zkráceného záznamu, je to podmínka obtížně splnitelná. Z provedených anket je zřejmé, že účastnické knihovny dodávají záznamy o svých fondech v rozmezení 20 až 70 % celkového objemu vlastních záznamů, což zdaleka nezaručuje úplnost a spolehlivost souborného katalogu. Do tohoto katalogu mohou vstupovat sami uživatelé prostřednictvím Internetu a získávat tak informace o lokaci dokumentů ve fondech knihoven v republice. Virtuální knihovny a projekt Integrované virtuální knihovny STK Cílem virtuálních knihoven je virtuální sjednocení fondů a služeb účastnických knihoven, poskytování oborově zaměřených služeb, koordinace akvizice - zejména nákupu periodické literatury a komplexní uživatelská dostupnost k fondům. Sjednocujícím organizačním prvkem mají být tematicky zaměřená servisní centra v čele s ústřední knihovnou: Národní knihovnou ČR pro oblast společenských a humanitních věd, Národní lékařskou knihovnou pro lékařské obory a zdravotnictví, Knihovnou Akademie věd pro přírodní vědy a Státní technickou knihovnou pro technické a aplikované přírodní vědy. Univerzitní knihovna Ostravské univerzity se v loňském roce zapojila do projektu Virtuální polytechnické knihovny (VPK) při STK v Praze. Hlavními nástroji propojení jsou souborný katalog Virtuální polytechnické knihovny, systém pro správu uživatelských kont a systém pro komunikaci digitalizačních pracovišť. Účast v tomto kooperačním systému knihoven je podmíněna spoluprací na budování SK VPK a poskytováním služeb a také zpřístupňováním elektronických verzí časopisů. Základním vnitřním předpokladem pro účast UK OU v projektu je přístup knihovny ke všem odebíraným periodikům. Plán úplné centralizace časopisů v UK se jeví i z tohoto pohledu jako opodstatněný (viz rozvojová část této koncepce). Vstup Univerzitní knihovny OU do projektu VPK měl podíl na celkovém zvýšení objemu meziknihovní služby. Pozitivní je rovněž konečná finanční úspora v získávání literatury: knihovny si navzájem poskytují služby typu „document delivery“ – kopie dodávané elektronickou cestou, reprografické kopie, kopie „current contents“, výpůjčky a kopie ze zahraničí a to v jednotných časových lhůtách a za jednotnou cenu. Kopie článků nebo částí děl jsou rozesílány elektronickou poštou a v případě zahraniční periodické literatury mohou nahradit nákup originálního dokumentu.
5.2 Členství UK OU v knihovnických spolcích Univerzitní knihovna je prozatím členem tří následujících spolků a asociací a v současné době zvažuje svou účast také v nově vytvářené Asociaci vysokoškolských knihoven. SKIP – Svaz knihovníků a informačních pracovníků ČR Nezastupitelnou úlohou svazu je účast na tvorbě a realizaci koncepcí oboru, organizování odborných a společenských styků mezi knihovnami různých typů, spolupráce se vzdělávacími institucemi v oboru a s dalšími organizacemi, které se doma i v zahraničí zabývají knihovnictvím a informační činností. SDRUK – Sdružení knihoven ČR Cílem Sdružení je rozvoj duchovních hodnot ve vztahu k zabezpečení demokratického přístupu k informacím uloženým v knihovních fondech odborných a vědeckých knihoven. Napomáhá ke koordinace koncepčních řešení v doplňování, zpracování a zpřístupňování zejména kooperativních činností, které přispívají ke spolupráci knihoven a uskutečňování knihovnicko-informačního systému. Asociace knihoven České republiky Rolí Asociace v systému knihoven je především formulace ekonomických, legislativních, odborných a jiných potřeb a zájmů knihoven z pohledu zaměstnavatele a jejich prosazování ve vztazích s orgány státní správy i odbory ve spolupráci s ostatními sekcemi a svazy Unie zaměstnavatelských svazů České republiky. Asociace knihoven vysokých škol České republiky Návrh na založení Asociace vysokoškolských knihoven je vyvrcholením snah 11 akademických knihoven a byl projednán a schválen na Celostátní konferenci VŠ knihoven v Brně na podzim roku 2001. Posláním asociace má být zejména: zvyšovat kvalitu a celkovou úroveň VŠ knihoven a služeb, hájit a prosazovat jejich zájmy při jednáních zejména s distributory a producenty informačních zdrojů, zastupovat VŠK při jednáních týkajících se státní informační politiky a národního knihovnického systému, podporovat rozvoj vysoké profesionální kvality knihovníků a informačních pracovníků, vytvořit základnu pro spolupráci VŠ knihoven navzájem i s jinými typy knihoven, podílet se na tvorbě standardů pro profesionální přípravu knihovníků a poskytovat půdu pro řešení odborných problémů VŠ knihoven. Asociace má být zájmovým sdružením právnických osob, orgány budou výroční konference, výkonný výbor a odborné komise. Založení Asociace probíhá v současné době. Univerzitní knihovna OU by se do budoucna měla angažovat v příležitostných pracovních komisích, z nich výhledově především v komisi pro elektronické informační zdroje a pro informační výchovu.
5.3 Zákon o knihovnách a podmínkách provozování veřejných knihovnických a informačních služeb (knihovní zákon) č. 257/2001 Sb. Po více než čtyřiceti letech mají knihovny nový zákon, který na rozdíl od předešlého tzv. „knihovnického zákona“ neřeší problematiku soustavy knihoven různých typů. Přijetí zákona provázela velmi bouřlivá diskuse, poněvadž původně měly být tímto zákonem ošetřeny jen „veřejné“ knihovny (a to jen ty, které mají dostatečné zázemí pro poskytování služeb) a např. knihovny vysokoškolské a školní neměly být do systému zahrnuty. V čele systému knihoven bude Národní knihovna ČR a její součástí dále budou knihovny krajské, základní a specializované. V okruhu knihoven vysokoškolských se diskutuje zejména
o výhodách a nevýhodách registrace VŠ knihovny jako knihovny základní versus specializované. Specializovaným knihovnám vyplývají z jejich zařazení v systému různé úkoly, mimo jiné např. přispívání do souborného katalogu. Platnost zákona je od 1.1.2002 a lhůta pro zaregistrování je jeden rok. Nejpodstatnější skutečností vyplývající z nového knihovního zákona je zřetelná tendence k rozšiřování služeb jakékoliv knihovny směrem k veřejnosti a zajištění rovného práva přístupu k fondům a informacím. Tomu bude muset odpovídat také znění knihovního řádu, který společně se statutem knihovny bude nezbytnými předpoklady pro podání návrhu k registraci. Přínos uživatelům a knihovnám z registrace knihoven podle tohoto zákona - Zákonem se realizuje právo na svobodný a rovný přístup k informacím zprostředkovaným veřejnými knihovnami. Národní knihovna ČR zastupuje knihovny při jednáních s kolektivními správci autorských práv ve věci úhrady odměn za užití autorových děl. - V oblasti meziknihovní služby má podle zákona knihovna povinnost na žádost uživatele požádat jiné knihovny o zprostředkování titulu, který není ve vlastním fondu. Na druhé straně jsou dožádané knihovny povinny této žádosti vyhovět. Meziknihovní výpůjční služba je uživateli poskytována zdarma. - Provozovateli knihovny mohou být poskytnuty dotace na projekty výzkumu a vývoje, zavádění nových technologií, vzájemné propojení knihoven v síti, doplnění i ochranu fondu atp., to vše na základě stanoviska Ústřední knihovnické rady.
II. PŘEDPOKLÁDANÝ ROZVOJ UNIVERZITNÍ KNIHOVNY DO ROKU 2006 6. Kritické faktory úspěchu předpokládaného rozvoje knihovny v souladu s dlouhodobým záměrem rozvoje Ostravské univerzity 6.1 Oblast získávání, zpracování a uložení fondů CÍLE - úplný přehled o monografických i seriálových sbírkách v OU pro účely profilace fondů, jejich další doplňování a zejména využívání - úplný přehled o publikacích vydaných na půdě univerzity MOŽNÁ OHROŽENÍ - zvyšování cen tištěné literatury, zejména zahraniční může negativně ovlivnit počet a kvalitu dokumentů získávaných nákupem - příliš vysoká cena elektronických informačních zdrojů po ukončení konsorciálního nákupu a grantových aktivit MŠMT může mít za následek ukončení využívání mnohých zdrojů - nedostatek finančních prostředků na externí zpracování sbírek kateder a ústavů může zpomalit nebo zastavit proces jejich širokého využívání - tlak na rychlé zpracování nových knih na jedné straně je a bude stále více v rozporu se současně uplatňovanými požadavky na zpracování starších fondů: vrácených dokumentů k elektronickému zpracování a okamžitému opětnému vypůjčení (provádí se do 48 hodin), začlenění sbírek kateder a ústavů do fondů knihovny, započetí katalogizace periodické literatury, notových zápisů a závěrečných prací (tzv. „šedá literatura“). Omezení představuje jak robustnost a spolehlivost používaného systému T-SERIES, tak meze v lidském zdrojích. HLAVNÍ FAKTORY 6.1.1 Očekávaná oborová a typová struktura fondů UK , - oblast základní profilace fakult, vědy a výzkumu - oblast umělecké tvůrčí činnosti - zájmy veřejnosti Oborová profilace fondů Univerzitní knihovny bude i nadále kopírovat zejména oblasti základní profilace fakult – tedy obory matematické, geografické, chemické, biologické, fyzikální, informatické, ekologie a ochrana životního prostředí, zdravotnictví, sociální vědy, historie, filologické vědy, pedagogika, učitelství a sociální práce, teorie a dějiny umění. Úkolem knihovny bude také zajišťovat odborné a úzce specializované monografie, významné vědecké a odborné časopisy (impact factor) a elektronické databáze (peer reviewed), apod. Snahou knihovny bude také doplňování sbírky notových zápisů a získávání kvalitních zvukových nahrávek hudebních děl, které se stanou základnou pro vybudování hudebního oddělení knihovny. Fondy knihovny budou muset rovněž reflektovat potřeby různých forem celoživotního vzdělávání a nových forem studia a v neposlední řadě bude jejím úkolem saturovat literaturou krátkodobé kurzy, semináře a školení pro firmy v regionu (novinky v oborech), rekvalifikační kurzy či profesně orientované programy i zájmy veřejnosti o služby, volný čas, evropskou problematiku a veřejnou správu, informační a komunikační technologie, vzdělávání bezpečnostních složek a policie, sociologii apod. Vedle tištěných dokumentů se na tvorbě fondu knihovny budou ve stále větší míře prosazovat informační prameny na moderních nosičích – CD, DVD. Nedílnou součástí zajišťování
přístupu k informacím budou elektronické informační zdroje provozované buď online nebo databáze získávané na CD nosičích a zpřístupňované v síti Ultra*Net.
6.1.2 Průběžné zpracovávání, uložení a zpřístupňování nových přírůstků knižní a časopisecké literatury V oblasti tištěných knih bude nutno minimalizovat nákup duplicitní a multiplicitní literatury s ohledem na její umístění a zpřístupňování. Proporcionálně budou zajišťovány nové přírůstky do centralizovaného fondu k absenční výpůjčce, do oborových studoven k prezenčnímu půjčování a pro studijní a vědecké účely do katedrových knihoven a knihoven ústavů. V souvislosti se vzrůstajícími cenami zejména zahraničních časopisů bude muset knihovna postupně přikročit k úplné centralizaci periodické literatury se zajištěním navazující služby elektronického zasílání naskenovaných textů v rámci služby „current contents“ u vybraných časopiseckých titulů. Do jisté míry bude možno tištěné časopisy nahradit jejich elektronickou verzí nebo získáváním jednotlivých článků z plnotextových databází. Knihovna má vytvořen a schválen harmonogram postupu prací na vybudování úplné evidence periodické literatury získávané nákupem i výměnou i návrh na způsob jejího uložení a zpřístupňování. V uvažovaném období do r. 2006 bude mít knihovna dostatek skladových prostorů pro vlastní rozvoj fondů knižní literatury. U časopisecké literatury budou vedle skladu s kapacitou omezenou na další tři až čtyři roky využívány i regály umístěné přímo ve studovně časopisů, kde bude uložena nejaktuálnější část fondu. Během těchto nejbližších let bude knihovna usilovat o získání detašovaných skladů, které by alespoň na dalších deset let vyřešily problém s uskladněním vybrané literatury - zejména starší časopisecké literatury a také diplomových prací, pokud bude pověřena jejich ukládáním. 6.1.3 Dokončení retrospektivního zpracování stávajících fondů v T-SERIES knih uložených na regálech v UK časopisů - deponovaných ve skladu knih UK - dlouhodobě poskytovaných katedrám - získávaných výměnou Dokončení elektronického zpracování veškerého fondu, včetně periodické literatury a hudebnin lze hrubým odhadem očekávat koncem roku 2004 za předpokladu postupného navrácení veškerých výpůjček. Práci nelze výrazně urychlit, aniž by utrpěla kvalita záznamů (viz kapitola 2.1.2). Pokud jde o literaturu získávanou výměnou, bude nezbytné prověřit ve spolupráci s katedrami a pracovišti OU stávající adresář institucí, zejména tam, kde partner na nabídky OU nereflektuje, a jasně stanovit, jaká literatura se bude vyměňovat, které položky získané výměnou se budou evidovat apod. Knihovna zatím průběžně katalogizuje a zpřístupňuje literaturu z oblasti matematiky získanou výměnou, ostatní periodická literatura z výměny se bude postupně katalogizovat dle schváleného harmonogramu postupné centralizace periodické literatury v OU. Na celkové řešení problematiky zpracování, uložení a zpřístupňování literatury získávané výměnou bude vypracována samostatná koncepce. -
6.1.4 Začlenění sbírek kateder a ústavů do fondů a jejich knihovnické zpracování v v T-SERIES - literatura z historických oborů - sbírka německy psaných knih ve stávající studovně germanistiky FF OU - fond notových zápisů a zvukových nahrávek Ústavu uměleckých studií - regionální literatura Ústavu pro regionální studia
Společným cílem bude dosažitelnost informačních zdrojů z používaného knihovnickoinformačního systému (T-SERIES). Společným řešením může být přičlenění sbírek (kromě hudebnin) ke stávající oborové studovně FF OU především s ohledem na úsporu pracovní síly a zajištění ochrany fondů kamerovým systémem a elektronickou bránou. Zatímco u studovny germanistiky je toto řešení nanejvýš účelné, problematickým se jeví zajištění praktického provozování studovny historie a regionální literatury: obě studovny mají sloužit i k výuce, v jejímž průběhu by musel být vyloučen přístup ostatních zájemců o studium. Problémem je také údržba rozsáhlých fondů (poměr zhruba 42 000 svazků předpokládaných k 8000 svazkům současně uloženým v oborové studovně FF OU), tj. ukládání vybrané literatury zpět na regály tak, aby se neporušil logický systém jejich vnitřního členění. Na zpracování jednotlivých sbírek bude podán vlastní rozvojový projekt. Samostatně se bude řešit fond hudebnin: ve spolupráci s Institutem pro umělecká studia a Katedrou hudební výchovy PdF OU budou vybrány cenné dokumenty, knihovnicky zpracovány v systému T-SERIES a deponovány v hudebním oddělení OU. Pro uspořádání bude použita klasifikace vycházející ze standardu UNIMARCu s přihlédnutím k potřebám hudební vědy. Hudební oddělení bude umístěno v ústřední budově ve dvou místnostech: tištěné hudebniny ve studovně časopisů a zvukové nahrávky v mediotéce. Samotná katalogizace bude probíhat v rámci běžného retrospektivního zpracování dokumentů, včetně přednostního zpracování na základě žádosti o absenční výpůjčku, a nevyžádá si další pracovní sílu. 6.1.5 Povinné získávání všech publikací vydaných Ostravskou univerzitou Získávání veškeré literatury vydané na půdě univerzity formou „povinného výtisku“ do knihovny není myšlenka zdaleka nová. Bude však vyžadovat lepší koordinaci v rámci vyřešení problematiky vydavatelské činnosti v Ostravské univerzitě formou centrálního vydavatelství nebo centrálního řízení vydavatelských aktivit jednotlivých subjektů, na němž se bude Univerzitní knihovna podílet. 6.1.6 Uchovávání a zpřístupňování „šedé literatury“ - diplomových a rigorózních prací - doktorských disertačních prací - habilitačních prací Knihovna připravuje koncepční řešení problematiky závěrečných prací v Ostravské univerzitě. V současné době se nabízí několik variant: a) Získávání prací v tištěné formě, jejich ukládání a zpřístupňování v knihovně formou prezenční výpůjčky. Nevýhodou jsou velké prostorové nároky, nutnost katalogizace, malé možnosti vyhledávání pouze na úrovni katalogizačního záznamu a výhledově nutnost řešit otázku elektronického zpřístupnění vzhledem k očekávané účasti univerzity v evropském kooperačním systému SIGLE (habilitační práce). b) Naskenování tištěných prací - výhodou je vyloučení nutnosti katalogizace, jednoduchá dostupnost a stabilita nosiče, nevýhodou pak pracnost zpracování (skenování), nároky na prostor (uložení tištěných dokumentů) a pořizovací cena skeneru. c) Získávání závěrečných prací v elektronické podobě a následný převod do plnotextové databáze za předpokladu, že se nebudou vůbec archivovat v tištěné podobě. Kromě výhod uvedených u druhé varianty by to znamenalo velkou úsporu místa, na druhé straně jistým ohrožením může být nestabilita nosiče pro archivní účely a možné investice v případě pouze lokálního zpřístupnění. d) Zachování současného stavu ukládání prací v tištěné podobě – diplomové práce na katedrách, disertační a habilitační práce v knihovně – s tím, že každá práce bude povinně
doplněna elektronicky zpracovanými údaji nezbytnými pro katalogizaci a vyhledávání včetně rozsáhlejší anotace. U této varianty je možno uvažovat o změně uložení všech prací v knihovně: poslední obhájené práce v příslušných oborových studovnách, starší v archivu knihovny (viz oddíl 6.1.2). V každém případě bude knihovna iniciovat změnu příslušné směrnice rektora.
6.1.7 Vyhodnocování využívání elektronických zdrojů a výtěžnosti získávaných informací - sledování statistických ukazatelů - hodnocení využitelnosti databází uživateli - zajištění zpětné vazby při vypracování rešerší Získávání elektronických informačních zdrojů se stane problematickým po skončení grantových programů v roce 2003, kdy pravděpodobně zaniknou stávající konsorcia pro nákup a zpřístupňování databází (v současné době jsou univerzální databáze – např. ProQuest 5000 a PCI a také EIFL-Direct EBSCO zdarma využívány více než 200 institucemi v České republice). Před vznikem nových konsorcií, která budou hradit nákup zahraničních databází z příspěvků participujících organizací, bude nutno pečlivě sledovat a vyhodnocovat využívání jednotlivých elektronických zdrojů co do počtu vstupů, ale i exportovaných záznamů, čili výtěžnost databází. Knihovna propracuje systém zajištění zpětné vazby využívání těchto zdrojů jak přímo uživatelem, tak zprostředkovaně prostřednictvím rešerší vypracovaných knihovnou.
6.2 Automatizovaný knihovnicko-informační informačního systému univerzity
systém jako
součást komplexního
CÍLE - zabezpečit spolehlivý a rychlý přístup uživatelů přímo z jejich pracovního místa k záznamům o dokumentech ve vlastní knihovně i v dalších knihovnách a informačních institucích a také k vlastním výpůjčkám - umožnit implementaci široce se rozvíjejících elektronických služeb - umožnit současné napojení na Internet i lokální sít MOŽNÁ OHROŽENÍ - znemožnění práce některého z uživatelů v důsledku přetížení stávajícího systému, popř. práce velkého počtu uživatelů při celkovém výpadku T-SERIES - překážky při zavedení nových parametrů „šitých namíru“ v dané instituci s ohledem na skutečnost, že systém T-SERIES nebude schopen dalšího rozvoje - možná destabilizace pracovních činností a navazujících služeb při přechodu na jiný systém před dokončením retrospektivní katalogizace fondů (technické problémy překlopení, nová pravidla práce se systémem) - vysoké pořizovací náklady (v řádu několika miliónů) - možný kolaps ve sdílení informací s ostatními institucemi při individuálním a nekoordinovaném přechodu na nový systém HLAVNÍ FAKTORY 6.2.1 Požadavky na knihovnický systém nové generace Při hledání primárních obecných vlastností, které jsou pro nový systém klíčové z pohledu správce (systémového knihovníka), lze zformulovat následující požadavky: - spolehlivost, robustnost a bezpečnost
-
-
-
-
-
Systém si má bez výpadků a korektně poradit i s případnými výpadky síťově-komunikační struktury tak, aby nedošlo ke ztrátě údajů. V každém okamžiku musí počítat s chybou obsluhy, triviální vstupní chyba nesmí vést k závažným dopadům na činnost systému a kvalitu uložených dat. Musí být zabezpečen požadavek na zajištění různých úrovní přístupu k různým funkcím systému. výkonnost Systém má být konstruován tak, aby i nad velmi rozsáhlými objemy dat (v řádu statisíců a miliónů jednotek) poskytoval rychlou odezvu při vyhledávání dotazů i pro všechny administrativně-údržbové práce. otevřenost a adaptibilita Zatímco dříve byl knihovní systém často jediným systémem v knihovně, dnes neustále roste množství informačních systémů v rámci jedné organizace a tím i potřeba jejich vzájemné integrace a spolupráce. Nezbytnou se jeví možnost generování specifických výstupů a nejrozličnějších statistických dat. modernost a perspektivnost Průměrná životnost knihovního systému se u nás odhaduje na 10-15 let, což je ve světě informačních technologií velmi dlouhá doba. Jednoznačně se vyplatí pořizovat takový systém, který je v době nákupu na špičce moderních technologií. standardy Kvalitní implementace základních světových a národních standardů je zásadní podmínkou moderních systémů. Soudí se, že právě nedostatečná implementace standardů v systémech dosud používaných v České republice je jedním z hlavních viníků neuspokojivého stavu v oblasti sdílené katalogizace a dalších kooperativních aktivit mezi knihovnami. vícejazyčnost Systém by měl podporovat minimálně dvoujazyčnost, a to jak na straně uživatelského vyhledávacího rozhraní, tak i v oblasti věcného popisu !
6.2.2 Předpokládaný přechod na nový systém v Univerzitní knihovně Přechod na systém nové generace v knihovně bude muset probíhat koordinovaně ve spolupráci s ostatními odbornými, zejména vysokoškolskými knihovnami nejen z důvodu obrovské finanční náročnosti projektu, zakoupení, odzkoušení, implementace a uvedení do rutinního provozu, ale také z hlediska vzájemné kompatibility se systémy těchto institucí pro potřeby sdílení informací. Vzhledem k nedostatkům v nynější době používaného systému T-SERIES (viz oddíl 2.1) se problémem přechodu začíná zabývat stále více institucí. Velké úsilí v tomto směru vyvinul např. Ústav výpočetní techniky Masarykovy univerzity v Brně, který v roce 2000 zpracoval vlastní projekt na výběr systému nové generace s možností aplikace tzv. „finského modelu“: knihovny všech 20 finských univerzit spolu s některými ústředními knihovnami a knihovnami výzkumnými instalovaly stejný, špičkový knihovní systém a vytvořily integrovanou národní knihovní síť (Linnea) a společný souborný katalog. Všechny náklady spojené s nákupem knihovního systému tzv. třetí generace i centrálního serveru hradí jednotlivé univerzity z vlastních rozpočtů. V Univerzitní knihovně Ostravské univerzity se nepředpokládá přechod na nový systém před dokončením rekatalogizace vlastních fondů i fondů studoven na katedrách a v ústavech. Přesto je v uvažovaném období bezpodmínečně nutné navazovat kontakty s ostatními knihovnami a spolupodílet se na řešení projektu společného přechodu na jiný systém. 6.2.3 Předpokládané zvýšené požadavky na používání sítě Ultra*Net Vzhledem k očekávanému ukončení grantových projektů MŠMT na získávání a zpřístupňování elektronických online databází lze předpokládat, že mnohé dosud zdarma získávané databáze budou finančně nedostupné. Určitým řešením může být získávání databází
na CD nosičích s možností pravidelné aktualizace přímo z internetu a zprostředkování přístupu k nim přes celouniverzitní síť Ultra*Net. Lze počítat s nutností posílení této sítě provozované Centrem informačních technologií OU.
6.3 Předpokládané knihovnicko-informační služby (KIS) CÍLE - poskytovat komplexní služby pro uspokojování informačních potřeb jednotlivých skupin uživatelů i jednotlivců - seznamovat uživatele s celou škálou možností, jak se dostat k dokumentům a informacím bez ohledu na jejich uložení - rozšíření prezenčních výpůjčních služeb s volným přístupem k fondům - rozšiřovat nabídku elektronických služeb dosažitelných přímo z pracovního místa uživatele MOŽNÁ OHROŽENÍ - nebude-li knihovna schopna včas a kvalitně uživateli zajistit přístup k primárním pramenům (bez ohledu na místo jejich uložení a způsob zpřístupnění), obrátí se uživatel nutně jinam - výpůjční služby nebudou spolehlivé do té doby, kdy bude zcela ukončena rekatalogizace fondů, vrácení „starších“ výpůjček realizovaných lístkovým systémem a registrace všech uživatelů a jejich výpůjček v systému T-SERIES 6.3.1 Obecné trendy rozvoje KIS v prostředí WWW - automatizace celého provozu, včetně výpůjček a fondů, možnost podávání elektronických objednávek návrhů na akvizici (zatím nákladné pořízení elektronického podpisu), žádanky o meziknihovní službu, rešerše - automatizované vlastní katalogy zveřejněné na Internetu, novinková služba o přírůstcích ve fondu, current contents- zveřejňování obsahů časopiseckých titulů - sdílená elektronická katalogizace – např. v rámci Souborného katalogu SK CASLIN - sdílený systém využívání katalogů a v návaznosti na to fondů jiných knihoven (virtuální knihovny) - přechod od vlastnictví dokumentů směrem k zajištění přístupu k nim – např. elektronické plnotextové databáze, citační databáze, virtuální knihovny a další internetové zdroje - rozvoj nových služeb s využitím nových ICT - rešerše, bibliograficko-informační služby - použití technologie EDD – Electronic Document Delivery v (mezinárodní) meziknihovní službě - rozvoj poradenských služeb – např. průvodce elektronickými službami, návody pro práci s elektronickými informačními zdroji, práce s internetovými aplikacemi a službami - informační příprava uživatelů usnadňující jeho samostatnost. - přechod od způsobu získávání literatury pro její možné využití někdy v budoucnosti („just-in-case“) k získávání dokumentů na základě reálné potřeby („just-in-time“).
6.3.2 Předpokládaný rozvoj elektronických služeb Univerzitní knihovny Novinková služba Novinková služba využívá zpracování nově vřazených záznamů v elektronickém katalogu za dané časové období (např. 1 měsíčně). Záznamy mohou být tříděny podle tříd a skupin
tematického desetinného třídění (číselný znak + slovní vyjádření). Uživatel může listovat přírůstky za daný časový úsek a zadat hledání na základě vybraného hesla. Vyšší formou novinkové služby je pak dávkové dodávání záznamů o nových přírůstcích uživateli přímo na základě předem dohodnutého tématu. Systém pak porovná uživatelské profily vyjádřené rovněž znakem stejného třídícího systému a přiřadí k nim nové přírůstky. Current Contents Princip current contents, tj. informování o obsahu jednotlivých časopisů, je ve vědě úspěšně používán po mnoho let, v prostředí WWW však dostává novou dimenzi především díky virtuálním knihovnám. V praxi to znamená: výběr článku na základě obdržených obsahů časopisů uživatelem a zaslání kopie článku z fondu kterékoliv účastnické knihovny prostřednictvím uživatelských kont. V prostředí Univerzitní knihovny OU bude spuštění této služby účelné u vybraných titulů odborných periodik a bude souviset s úplnou centralizací časopiseckých fondů. Služba EDD – elektronické dodávání dokumentů je využívána zejména pro potřeby meziknihovní služby , která tak nejen názvem postupně nahrazuje výměnu originálů dokumentů v rámci bývalé a dosud stále používané meziknihovní „výpůjční“ službě. V souladu s tzv. „autorským zákonem“ se opět jedná pouze o dodávání elektronických kopií částí dokumentů nebo jednotlivých časopiseckých článků. Služba konkrétně obnáší naskenování požadovaného textu a jeho převedení do elektronické podoby tak, aby po dodání s ním mohl uživatel libovolně pracovat. Služba je použitelná i v prostředí jediné knihovny a vzhledem k náročnosti zpracování je účelná u vytypovaných dokumentů (např. zahraniční časopisy). 6.3.3 Předpokládaná struktura knihovnicko-informačních služeb Výpůjční:
q q q q
Informační:
q
q
q q
Výchovně vzdělávací:
q q
Doplňkové:
q q
absenční prezenční meziknihovní, EDD + mezinárodní cirkulační bibliografické – novinková služba, current contents, aj. referenční - práce s databázemi, informačními prameny rešeršní – jednorázové i průběžné rešerše konzultační, public relations, tvorba www stránek, pomoc při práci s počítačem, Internetem příprava uživatelů propagace reprografické přístup na Internet
6.3.4 Informační příprava uživatelů služeb knihovny - seznamování čtenáře s knihovním katalogem UK a možnostmi jeho propojení na katalogy jiných informačních institucí - proškolení uživatelů v práci s elektronickými informačními zdroji přístupnými na OU online či prostřednictvím sítě Ultra*Net - příprava manuálů a dalších podpůrných materiálů v českém jazyce, jejich zpřístupňování na WWW stránkách knihovny - pravidelné oznamování změn a novinek v databázích na WWW stránkách - odkazy na zajímavé zdroje včetně tematicky zaměřených portálů pro vyhledávání informací - online kurz pro práci s elektronickými zdroji. - zařazení předmětů informační výchovy do studijních programů (účelově orientované informační systémy, univerzální a specializované elektronické informační zdroje, báze dat, apod.) Zabezpečení informační výchovy studentů OU bude z personálního hlediska velmi náročné, neboť bude znamenat velké časové zatížení a také bude vyžadovat neustálé vzdělávání samotných knihovníků a informačních pracovníků, kteří budou tuto činnost provádět. Pro zajištění široké škály knihovnicko-informačních služeb bude Univerzitní knihovna rozšiřovat tradiční i nové formy spolupráce s nejbližšími knihovnami v regionu, jako jsou především Moravskoslezská vědecká knihovna v Ostravě, Ústřední knihovna VŠB-TUO, Ústřední knihovna FPF Slezské univerzity v Opavě, Fakultní odborná knihovna OPF Slezské univerzity v Karviné a Regionální knihovna v Karviné. Do budoucna hodlá UK OU přispívat ke spolupráci univerzity s fakultními základními a středními školami. Spolupráce se bude týkat poskytování služeb a metodické pomoci pedagogům – vedoucím školních knihoven, ale také studentům těchto škol, tedy svým potenciálním uživatelům.
6.4 Personální a technické zajištění provozu knihovny a finanční zabezpečení 6.4.1 Předpokládané prostorové řešení a technické vybavení Centrální budova UK Studovna časopisů Přebudování fondů vzhledem k chystané centralizaci časopisů za účelem: a) uložení zhruba 500 titulů alespoň s tříletou retrospektivou včetně části periodik získávaných výměnou. Půjčování bude pouze prezenční stejně jako v příslušných oborových studovnách, kde budou uloženy časopisy vždy za běžný kalendářní rok a poslední předcházející ročník. b) vybudování hudebního oddělení s využitím stávajících regálů umístěných ve služebních prostorech vedle mediotéky c) vyčlenění bibliograficko-informačního aparátu (encyklopedie, jazykové a překladové slovníky, základní příručky v oboru apod.) do proskleného výklenku ve studovně d) vybavení technikou pro poskytování služby current contents a elektronického dodávání dokumentů (2 počítače + 2 skenery)
Mediotéka a) přístavba prosklené příčky v nynějších služebních prostorech přiléhajících k mediotéce b) vybavení studovny výkonnějšími počítači, přehrávačem DVD, skenerem, výkonnější tiskárnou c) vybavení přistavěného výklenku zařízením a nábytkem pro účely poslechu zvukových nahrávek a audiovizuálních dokumentů (viz příloha č. 3). Dokumenty budou zapůjčovány na požádání pouze prezenčně (viz Autorský zákon). Konferenční místnost Dovybavení místnosti alespoň kvalitním zpětným projektorem, popř. datovým projektorem a plátnem pro účely pořádání seminářů a školení, uzamykatelnost. Sklady knih a sklad časopisů Zajištění podmínek provozování skladů z hlediska hygieny práce - opětné spuštění klimatizace a nastavení teploty pro pohyb osob v době dvousměnného provozu. Oborová studovna Filozofické fakulty UK a) stavební úpravy a zajištění bezpečnosti k variantě B (připojení studovny germanistiky a archivu studovny regionální literatury): dva prosklené průhledy v příčkách mezi pracovnou obsluhy a vlastními studovnami, kamerový systém b) zajištění hygieny práce instalací alespoň místních zdrojů klimatizace c) postupná výměna počítačů a kopírovacího stroje, tiskárny, skeneru Oborová studovna Pedagogické fakulty UK Postupná výměna a dovybavení technikou (viz studovna FF) Oborová studovna Přírodovědecké fakulty UK a) přestěhování části fondů do nově vybudované pobočky na Hladnově b) dovybavení pobočky chybějící technikou (za předpokladu, že základní vybavení nábytkem a technikou bylo součástí dodání stavby) c) přestavba fondů stávající studovny v důsledku stěhování, uložení části literatury získávané výměnou (periodická literatura) d) postupná výměna a dovybavení technikou (viz studovna FF) Oborové studovny ZsF a) v rámci dislokace sloučení do 1 oborové studovny s dvousměnným provozem v areálu nemocnice v Ostravě-Zábřehu b) postupná výměna a dovybavení technikou (viz studovna FF).
6.4.2 Předpokládané personální zajištění provozu knihovny Komentář ke schématu číslo 2: Předpokládaná organizační struktura UK OU. Oddělení doplňování a zpracování fondů Celkový počet zaměstnanců (7) zůstane zachován, přičemž bude posílena činnost akviziční na dva pracovníky: jeden bude provádět vlastní sledování, objednávání a nákup literatury (prozatím kumulováno s meziknihovní výpůjční službou), druhý pak účetní likvidaci faktur a vyřazování fondů. O jednoho pracovníka se naopak sníží úsek zpracování fondů po ukončení rekatalogizace monografií.
Oddělení centralizovaných služeb Počet pracovníků se pravděpodobně zvýší o dvě osoby. K posílení dojde na úseku bibliograficko-informační služby a rešerší, kde se očekává trvalá nutnost sledování nových internetových zdrojů (elektronických databází velkých databázových center, ale také informačních portálů a vyhledávačů) i zvýšení požadavků o poskytování rešeršních služeb. Vzhledem k nutnosti přiblížit práci s elektronickými zdroji vůbec bude reálná potřeba zapojit pracovníky knihovny do informační výchovy studentů. Bez předpokládaného zvýšení počtu pracovníků budou poskytovány nové služby ve studovně časopisů – current contents a elektronické dodávání dokumentů, dále bude probíhat rekatalogizace fondu periodické literatury a poskytování prezenčních služeb z fondu hudebnin. Služby detašovaných pracovišť Očekává se zvýšení počtu zaměstnanců o dva pracovníky, a to pro zajištění služeb pobočky studovny Přírodovědecké fakulty OU na Hladnově a služeb studovny Filozofické fakulty OU v případě, že dojde k vícenásobnému zvětšení fondů. Správa sítě Pro podporu elektronických služeb i spolehlivého fungování stávajícího automatizovaného informačního systému, jakož i pro koncepční řešení přechodu na modernější systém bude nutno angažovat jednoho pracovníka. Celkem se tedy předpokládá zvýšení počtu pracovníků o pět osob. K dalším požadavkům na navýšení mzdových prostředků může dojít v souvislosti s předpokládanou změnou systému možného využívání civilní služby pro pomocné práce. 6.4.3 Předpokládané finanční nároky na zabezpečení činností a služeb knihovny Provozní a mzdové náklady na 5 let (2002 až 2006) bez nárůstu Nárůst (s předpokládaným 10% průměrným meziročním navýšením) Stavební úpravy a dovybavení mediotéky Celkem:
50 000 tis. Kč 14 700 tis. Kč 400 tis. Kč 65 100 tis. Kč
Předpokládané náklady na přístavbu a dodatečné vybavení mediotéky 1 box - Hi-fi věž (CD, kazetová mechanika) - bezdrátová sluchátka - box s pracovní plochou - židle Celkem:
5 000,1 000,19 000,5 000,30 000,-
3 boxy 9 ks židlí Ovládací pult k videu Kamera + počítač pro monitorování Vytvoření zásuvek na 220 V nebo prodlužovací šňůry Dostavba prosklenné příčky vč. materiálu (tmavé sklo, dřevo)
90 000,45 000,20 000,40 000,4 000,200 000,-
Náklady celkem:
399 000,- Kč
Poznámka: Zčásti bude využito stávajícího vybavení mediotéky: televize, videorekordér, kabely k propojení, zamykatelná skříň pro uložení zvukových a audiovizuálních nahrávek. Schéma předpokládané dostavby mediotéky vchod schodiště
kamera
TV- VIDEO
stůl
vchod medioteka
prostor pro židle ž i d l e
ž i d l e
vchod katalogizace
vchod konfer. místnost
nouzové schodiště
Schéma číslo 3: Dostavba mediotéky