KOMPUTERISASI SEBAGAI SALAH SATU USAHA MEMBANTU PENGOLAHAN DATA PADA SISTEM PENGGAJIAN DAN PENGUPAHAN DI PT. XYZ

ADLN - PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS AIRLANGGA

S K R I P S I

:

MOCH. DADANG SYACHRUNA

KOMPUTERISASI SEBAGAI SALAH SATU USAHA MEMBANTU PENGOLAHAN DATA PADA SISTEM PENGGAJIAN DAN PENGUPAHAN DI PT. XYZ

FAKULTAS UNIVERSITAS

E K O NO M I A IR L A N G G A

S URABAYA

1987

SKRIPSI

KOMPUTERISASI SEBAGAI ...



UOMPUTEP.

0/WIVI

^

KOMPUTERISASI SEBAGAI SALAH SATU USAHA MEMBANTU PENGOLAHAN DATA PADA SISTEM PENGGAJIAN DAN PENGUPAHAN DI PT XYZ

SKRIPSI Diajukan untuk Memperlengkapi Syarat-Syarat dalam Memperoleh Gelar Sarjana Ekonomi Jurusan Akuntanci

MOCH. DADANG SYACHRUNA No. Pokok

: 0^8211310

FAivULTAS EKONOMI UNIVEHSITAS AIRLANGGA SURABAYA 1987

SKRIPSI




Surabaya............... t . ...... Disetujui dan siap untuk diuji Dosen Pembimbing

SKRIPSI




Surabaya, Disetujui dan diterima baik oleh :

Ketua Jurusan

Dosen Pembimbing

( Drs.Ec. Sugiat, Ak. )

SKRIPSI

( Drs.Ec. Arsono Laksmana, Ak, )




KATA PENGANTAP

Dengan mengucapkan puji syukur kehadirat

Allah SWT,

pada akhirnya terselesaikanlah karya tulis( skripsi )

ini

dengan bentuk sederhana* Sudah tentu masih banyak kekurangan-kekurangan dan ketidaksempurnaan dalam karya tulis walaupun seluruh kemampuan sudah penulis curahkan.

ini Tetapi

berbagai permasalahan yang terdapat dalam karya tulis

ini

telah dapat terselesaikan dengan baik* Penyusunan karya tulis ini disajikan untuk

memenuhi

syarat dalam memperoleh Gelar Sarv^ n a Ekonomi Jurusan Akuntansi pa'da Fakultas Ekonomi Universitas Airlangga. Banyak rintangan yang datang silih berganti

selagi

penulis menimba ilmu di Fakultas Ekonomi Universitas langga tetapi berangkat dengan satu tekat dan

Air

keinginan

yang besar serta dorongan hati kecil yang kuat segalanya da pat teratasi hingga penyelesaian karya tulis ini. Menyadari ketidak sempurnaan akan karya tulis penulis mengharapkan saran dan kritik dari berbagai

ini, pihak

agar dapat memperkokoh posisi dari karya tulis ini sendiri.

Surabaya,

Juli

1987

Penulis

SKRIPSI




UCAPAN TERIMA KASIH

Dengan selesainya penulisan karya tulis ini,

ingin

sekali penulis mengucapkan banyak terima kasih pada : 1. Bapak Drs.Ec. Soedjono Abipraja, selaku Dekan Fa kultas Ekonomi Universitas Airlangga. 2.

Bapak Drs.Ec. Sugiat, .tontan: yang telah raembe rikan bimbingan serta petunjuk-petunjuk yang sangat bermanfaat di dalam penyelesaian penyusunan skripsi ini.

3. Bapak Drs.Ec. Arsono Laksmana, Akuntan selaku Ke tua Jurusan Akuntansi Fakultas Ekonomi Universi tas Airlangga. Bapak Drs.Ec. Made Sudana, selaku Dosen Wali pe nulis yang banyak memberikan petunjuk kepada pe nulis selama penulis menuntut ilmu.

5 . Bapak Hussain Bumulo, BA, atas segala

bimbingan

dan fasilitas yang telah diberikan.

6 . Rekan-rekan REMBOLZ yang banyak memberikan tuan dan dorongan serta dramanya selama

ban-

penulis

menuntut ilmu hingga penulisan skripsi ini. 7. Bapak Direktur, Kepala Personalia, Kepala Pembu kuan beserta semua karyawan PT. XYZ. yang

telah

banyak membantu didalam memberikan data dan

se

gala keterangan tentang keadaan perusahaan.

8 . Seluruh keluarga dan handai taulan yang

SKRIPSI


banyak



memberikan dorongan material dan spiritual.

Dan

yang terutama buat H. Moch. Moe'alie dan H. SitiZulaicha selaku Ayahanda dan Ibunda penulis.

Semoga segala bimbingan serta dorongan dan bantuannya hingga penyusunan karya tulis ini dapat akan mendapatkan rakhmat serta balasan dari

diselesaikan Allah S.W.T.

Amien 3x.

Penulis

iii

SKRIPSI




daftar

isi

Halaman Kata Pengantar ......................................... Ucapan Terima Kasih

i

..................................

ii

Daftar Isi ..............................................

iv.

Daftar Tabel

..........................................

vii

.........................................

viii

Daftar Lampiran ........................................

x

Daftar Gambar

BAB

:

I. Pendahuluan ......................................*

1

1 . Pandangan Umum ................................

1

2.* Penjelasan Judul ..............................

2

3. Alasan Pemilihan Judul .......................

5

i*. Tujuan Penyusuuan Skripsi • ..................

6

5* Sistimatika Skripsi ......................... .

8

6 . Metodologi .....................................

11

6.1. Permasalahan .

........................ .

11

6.2. Hipotesa Kerja ........................ . *

12

6.3* Scope Analisa ................... ........

13

6*4. Prosedur Pengumpulan dan Pengolahan Da ta ........................................

13

II. Landasan Teo.ritis Sehubungan Dengan Pembentukan Sistem Penggajian dan Pengupahan Yang Dikompu terisasi ..........................................

15

1 , Sistem Pengadaan Informasi Yang Terkomputerisasi ..........................................

15

2. Analisa Sistem dan Disain

16

Sistem ..........

iv SKRIPSI




Hra is man 2.1. Siklus Umur Sistem

..............,.......... ..16

2.2. Penentuan Tujuan Sistem 2.3* Survai Sistem

............................... .. 19

2*4* Analisa Problema 2.5* Disain Sistem

Informasi ........ .. 17

............................ ..20

............ . ...................21

2.5-1* Disain. Output

....................... ..23

2.5*2. Disain Input dan File 2.5*3* Diagram Arus Sistem 2. 5 *^1 * Coding System

................24 ................ ..24

....................... ..28

3* Tahap-Tahap Pomecahan Permasalahan Proses Da ta .............................................. ..30 #Zf. Software dan Programming Komputer 4.1. Program Umum.

.......... ..32

...............................32

4.2. Diagram Arus Program

................... ..33

4*3* Pertjmbangan Disaian Program

........... .. 37

5* Pengendalian Intern Pada Sistem Informasi Yang Dikomputerisasi ......................... ..38 III. Gambaran Umum.Perusahaan

........................ ..41 .................. ..Zfl

1 . Sejarah Singkat Perusahaan 2. Struktur Organisasi

.......................... ..43

3 . Aktivitas Produksi Perusahaan

............... ..49

4 . Prosedur Penggajian dan Pengupahan di PT XYZ. 5 . Prosedur Lembur dan Perhitungan Premi 5.1. Prosedur Lembur

53

........ 58

......................... .. 58

5.2. Perhitungan Premi

............ ........... ..63

IV. Komputerisasi Sistem Penggajian dan Pengupahan.. 1. General System Flowchart

70

.......................7Q

v SKRIPSI




Halaman 2. Pembentukan File Induk(Masier) Pegawai

......

2.1. Procedure Flow - Pembentukan File Master Pegawai ............................ .

73 '77

2.2. System Flow - Pembentukan File Master Pe gawai ......................................

79

3, Pembentukan File Transaksi Untuk Karyawan Ha rian(Transaction Build-Up) ...................

84

3-1. Procedure Flow - Pembentukan File Transak si Untuk Karyawan Harian ....... .........

87

3.2. System Flow - Pembentukan File Transaksi Untuk Karyawan Harian ................. .

88

Pembentukan File Transaksi Output Loom Untuk Perhitungan Premi Karyawan Tetap ............

91

if.1. Procedure Flow - Pembentukan File Transak si Output Loom ...........................

93

if.2. System Flow - Pembentukan File Transaksi Output Loom ..............................

94

5 . Coding System

.................................

6 . System Flow - Pengolahan File dan Laporan 7. Implementasi Sistem Komputerisasi

...

...........

96

99 107

8 . Gambaran Penyelesaian Permasalahan Sistem Peng gajian dan Pengupahan di PT XYZ Dengan Penerapan Sistem Komputerisasi .......................

11 if

9* Perbandingan Sistem Komputerisasi Dengan Sis tem Manual Pada Sistem Penggajian dan Pengupah a n ................................ ...............

121

V. Kesimpulan dan Saran

1 . Kesimpulan 2. Saran

........ ............. ...... .

......................................

12if

................................. ..........

126

Daftar Kepustakaan Lampiran vi SKRIPSI




DAFTAR TABEL N.omor :

Halaman

1 . Ketentuan Premi Karyawan H a r i a n ............ *......

63

2. Ketentuan Premi Karyawan Tetap.

65

...................

3 . Layout Record Penggajian/Pengupahan Karyawan Tetap ( Record Master Karyawan Tetap ). ............. .

82

Layout Record Penggajian/Pengupahan Karyawan Harian ( Record Master Karyawan Harian ). ............ .

83

5 . Layout Record Penggajian/Pengupahan Karyawan Harian ( Record Transaction Karyawan Harian ) ............

95

6 . Layout Record Penggajian/Pengupahan Karyawan Tetap ( Record Transaction Karyawan Tetap )......... .

95

vii

SKRIPSI




daftar gambar

Nomor

Halaman

; 1 . Siklus Umur Sistem ............................... .... 17 2. Output of The Physical Design Process 3. Simbol System. Flowchart

23

.................. .......... 26

4.' Sistem Flowchart Pembuatan Master File Pegawai.

27

5. Sistem Flowchart Pengolahan Gaji Pegawai .......... 2? 6. Simbol Program Flowchart

....................... .... 36

7. The Framework of Control in a Computer Data Processing System ........ ...................... .... 39 8. Skema Struktur Organisasi Perusahaan .......... .... 44 o 9. Arus Prosedur Penggajian dan Pengupahan Perusanaan 39 10. Buku Daftar Lembur

......................... ........ 60

11 . General System Flowchart-Sistem Penggajian dan Pe ngupahan PT XYZ-Pegawai Harian ..................... 71 12, General System Flowchart-Sistem Penggajian dan Pe ngupahan PT XYZ-Pegawai Tetap ......... ....... .... 72 13. Formulir Input File Master Pegawai Tetap

......... 74

14* Formulir Input File Master Pegawai Barian

.

15. Procedure Flow-Pembentukan File Master Pegawai.

73 78

16 . System Flow-Pembentukan File Master Pegawai Tetap. 80 17* System Flow-Pembentukan File Master Pegawai Harian«8l 18. Proses Sederhana Pengolahan Laporan «.............. 84 19- Formulir Input File Transaksi Karyawan Harian .

85

20. Procedure Flow-Pembentukan File Transaksi Pe gawai Harian ................. ...................... 89 21. System Flow-Pembentukan File Transaksi Karyawan Harian ( Transaction-Build-Up ) ........... ....... 90 viii SKRIPSI




22. Formulir Input File Output Loom

................... .

92

23* Procedure Flow-Pembentukan File Transaksi Output Loom.

93

2£f. System Flow-Pembentukan File Transaksi Output Loom....

9k

25. System Flow-Pengolahan File dan Laporan Untuk Pegawai Tetap ........... ..........................................

99

26. System Flow-Pengolahan File dan Laporan Uhtuk Pega wai Harian ....................... ......... ................

99

27* Jadwal Implementasi

........ ..................... .......

108

28. Struktur Organisasi Perusahaan Dengan Penambahan B.P.D............. ..........................................

128

2 9 . Struktur Organisasi B.P.D.............................. ..

133

ix SKRIPSI




DAFTAR LAMPIRAN Nomor :

1 . Absensi Karyawan Sistim Kerja Ploeg. 2. Absensi Karyawan Sistim Umum.

3 . Daftar Gaji Karyawan Harian. 4 . Kartu Pembayaran Gaji Karyawan.' 5* Kartu Pengambilan Gaji.

6 . Rencana Kerja Lembur. 7. Laporan Kerja Lembur Karyawan,

8 * Daftar Perincian Lembur.

x

SKRIPSI




BAB

I

PENDAHULUANi

1• Pandangan Umum Perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi yang me rupakan sumber tenaga produksi pada beberapa dasawarsa ini mengalami perkembangan yang sangat'pesat. Dan salah

satu

kemajuan teknologi yang membawa kehidupan masyarakat, khususnya dalam kehidupan organisasi dan menejemen adalah penemuan mesin komputer yang merupakan suatu sarana, sebagai urat

nadi dalam kontinuitas kemajuannya. Komputer yang tidak lebih sebagai alat bantu didalam

memecahkan masalah sebenarnya diciptakan untuk

menerobos

keterbatasan kemampuan manusia, dimana keterbatasan itu me rupakan segi positip ( keuntungan ) yang dimiliki oleh kom puter seperti dalam hal : - kecepatan; - ketelitian; - ingatan; - kepatuhan; - kemampuan kerja; - dsb. Segi-segi positip inilah yang merdorong perusahaan (unit usaha) untuk menerapkan cistern komputerisasi ( otomatisasi ) baik pada subsystem approach maupun

integrated

antara subsystem yang sudah terbentuk. 1 SKRIPSI




2

Ditinjau dari segi persoalan yang mernbutubkan

alat

bantu komputfir dalam proses pemecahannya, maka bidang adrai nistrasi dan menejemen adalah yang banyak persoalannya dan perlu pemecahan yang cepat. Dalam hal ini yang dititik beratkan adalah bagaimana tnenyajikan' informasi yang tepat ba gi kebutuhan menejemen untuk memecahkan persoalan

dalam

menghadapi jaringan kerja yang komplek, termasuk kebutuhan informasi bagi operasional. Penyajian informasi ( laporan ) yang tepat

dan ce

pat ( akurat ) juga sangat dibutuhkan pada subsystem peng gajian dan pengupahan. yang merupakan salah satu Q terpenting dalam setiap unit usaba. Disini juga

aktifitas dituntut

mengenai ketel.iti.an dan kecermatan dalam pendataan dan pengolahan data guna menjamin kelengkapan informasi ( lapor an ) serta tingkat kebenaran akan output yang

dihasilkan.

Alasan lain perlunya penerapan sistem komputerisasi pada sistem penggajian dan pengupahan adalah faktor keru mitan, volume dan sifat rutinisme pengolahan data serta usaha untuk mengftindar.i duplikasi dan penyimpanan data yang lebih terjamin.

Pada karya tulis (skripsi) ini sengaja penulis m e m ber! judul : " KOMPUTERISASI SEBAGAI SALAH SATU USAHA MEMBANTU PENGOLAHAN DATA PADA SISTEM PENGGAJIAN DAN PENGUPAH AN DI PT XYZ "

SKRIPSI




3

Adapun penjelasan dan pengertian dari judul tersebut

ada

lah sebagai berikut : - Pengertian Komputerisasi yang penulis maksud ada lah suatu aktivitas terpadu dari beberapa

unsur

yang terdiri dari alat/mesin, pelaksana, prosedur menejemen dan disiplin baru yang memungkinkan pro ses pengolahan. data dalam menghasilkan informasi/ laporan lebih cepat, tepat dan akurat. Sedang pengertian Komputer secara integrited di tinjau dari pengertian alat/mesin dapat diartikan sebagai gabungan dari beberapa komponen, unit sen . tral, memori, sirkuit, dan input/output periphe ral ( peralatan input/output yang dihubungkan de ngan sebuah komputer/terminal unit ) dimana diper lukan untuk aplikasi pengolahan data. - Sebagai Salah Satu Usaha Membantu, disini dimak sudkan sebagai suatu alternatif lain yang

lebih

baik ditinjau dari beberapa segi dibandingkan de ngan alternatif/cara yang lama dalam usaha

untuk

menyelesaikan masalah yang dihadapi. - Pengolahan Data, disini dimaksudkan sebagai ; " Segala bentuk kegiatan/perlakuan terhadap data atau kombinasi dari bermacam- macam pengolahan data, untuk membuat data terse but berguna."! Sedang pengertian data secara terpisah adalah ;

1

Hewlett Packard, E.D..P. Concept. Berea IndonesiaPT, Jakarta, 1979, Halaman 1.

SKRIPSI



1 ADLN - PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS AIRLANGGA

4 Suatu bentuk penggambaran berupa simbol, gam bar, kata-kata, angka, huruf atau simbol yatig menunjukkan ide, ob.yek, kondisi, dan sifatnya , berdiri sendiri .2 - Sistem penggajian dari pengupahan, diartikan seba gai rangkaian yang padu dan saling berkaitan antar prosedur-prosedur ( kegiatan-kegiatan ) didalam me nunjang terciptanya kondisi sistem tersebut berjalan seperti yang diharapkan. Sedang mengenai prosedur-prosedur ( kegiatan-kegiatan ) yang ada pada sistem penggajian dan pengu pahan Holmes dan Overmyer menyatakan ; Payroll procedure involves (T) hiring, (2) ke eping a record for each employee of time work ed and not worked, (3 ) computing the periodic pay, individually and in total, (4 ) . paying the employee, and (5 ) termination of employ ment.3 Kegiatan-kegiatan tersebut merupakan suatu rangkai yang tidak dapat dipisahkan dan saling mendukung , dimana data-data dari semua kegiatan diatas

harus

diolah dan disimpan dengan cermat guna menghasil kan informasi dan laporan yang dikehendaki. - Sedang pengertian dari PT XYZ, adalah obyek dimana penulis mengadakan penelitian, dan

ini

merupakan

nama pengganti/initial perusahaan/obyek yang sebe narnya karena kerahasiaan data.

2 Ibid. Hal. 1* ^Holmes Arthur W and Wayne S Overmyer, Auditing Stan dart and Procedure, Eight Edition, Richard E irwin wood, Illinois, 1975, P-135*

SKRIPSI




Dengan demikian judul skripsi ini secara keseluruhan menggambarkan sebagai berikut : Penerapan sistem komputerisasi sebagai

alternatif

pengganti sistem manual pada sistem penggajian dan pengu pahan

akan dapat mengatasi permasalahan kerumitan, volume

dan sifat rutinisme pada pengolahan datanya sekaligus mendukung terciptanya sistem informasi yang lebih memadai, 3. Alasan Pemilihan Judul PT XYZ adalah sebuah perusahaan yang dalam aktifi tasnya memproduksi karung goni melibatkan tenaga kerja cu kup banyak. Mengingat banyaknya tenaga kerja ( karyawan yang bekerja di perusahaan ini, dengan klasifikasi

)

dari

karyawan tersebut bermacam-macam dan tingkat upah yang ber beda, maka secara otomatis tugas-tugas seperti, perhitung an dan pengklasifikasian premi, perhitungan jam lembur, ke lebihan jam, dan perhitungan-perhitungan lainnya serta pem buatan Kartu Pengambilan Gaji Individu ( KPG ), Kartu Pembayaran Gaji Karyawan ( KPGK ), Daftar Gaji/Upah, Laporan Data Pribadi dan laporan-laporan lainnya akan bertambah ru mit dan memakan waktu serta melibatkan karyawan yang mengo lahnya lebih banyak. Karena banyaknya campur tangan manusia, maka

hasil

proses pengolahan data seringkali tidak memenuhi persyarat_ an antara lain : - adanya resiko kesalahan, karena sifat kerutinis mean dan faktor manusia itu sendiri.

SKRIPSI




6

- penyelesaian output yang berupa Informasi/laporan seringkali terlambat. Dengan demikian akan timbul akibat terganggunya aktifi tas yang lain. Disamping itu pengolahan data secara mania al akan mempunyai dampak : - berkurangnya tingkat kebenaran akan outputnya. - aturan-aturan yang telah digariskan tidak dijalan kan secara konsisten. - memerlukan media penyimpanan data yang sangat besar untuk filling. Dari alasan-alasan tersebut diatas penujis memi li judul : " KOMPUTERISASI SEBAGAI SALAH SATU USAHA M E M BANTU PENGOLAHAN DATA PADA SISTEM PENGGAJIAN DAN PENGU PAHAN DI PT XYZ "

k* Tu.juan Pen.vusunan Skripsi Di dalam penyusunan skripsi ini, penulis bermak sud untuk memberikan masukan agar dalam pengolahan

data

pada sistem penggajian dan pengupahan dapat dilakukan de ngan cepat, tepat dan dapat dipercaya dengan tidak menge sampingkan kualitas dari data input, karena kualitas da ri data input akan sangat berpengaruh pada output yang a kan dihasilkan nantinya. Seperti telah disebutkan dimuka bahwa perusahaan ini melibatkan banyak tenaga kerja, yang pada hakekatnya membutuhkan imbalan berupa gaji/upah atas jasa yang

SKRIPSI


te-



7

lah diberikannya. Dengan demikian proses pengolahan atas aktifitas pekerja/karyawan

data

untuk menghasilkan output

berupa besarnya gaji/upah yang harus dibayarkan harus

di

lakukan dengan akurat dan tepat waktu, demikian juga

de

ngan informasi-informasi lain yang berkaitan dengan karyawan/pekerja. Selama ini pengolahan data pada sistem • penggajian yang diterapkan melibatkan lebih banyak campur tangan

ma

nusia C manual ) dengan segala keleraahannya sehingga volu me dan kerumitsn dari pengolahannya sering menyebabkan sulitnya terselesaikan dengan baik* o Pengan berkembangnya ilmu pengetahuan yang .semakin pesat menyebabkan munculnya alat bantu untuk mongatasi se gala persoalan diatas. Dikaitkan dengan analisa

sistem

penggajian/pengupahan yang diterapkan maka akan didapatkan hasil guna dan daya guna dalam membantu menejemen

didalam

menciptakan sistem informasi yang lebih baik, disamping un tuk meningkatkan effisiensi dengan tidak mengabaikan

segi

effektifitasnya. Kemudian dari dasar-dasar teori yang penulis keta hui tentang sistem komputerisasi dengan segala

aspeknya

dan kemungkinan implementasinya yang dikaitkan dengan

ana

lisa sistem yang ada, penulis bermaksud untuk membahas/mecahkan permasalahan yang ada sekaligus monguji

hipotesa

kerja yang diusulkan, Akhirnya diharapkan pula diperoleh nya kesimpulan dan saran atas penerapan sistem komputeri -

SKRIPSI




8

sasi sebagai alternatif pengganti sistem manual pada sis tem penggajian dan pengupahan.

5. Sistimatika Skripsi Sistimatika skripsi yang penulis gunakan adalah se. bagai berikut : Bab

I. Pendahuluan; merupakan bab yang menjelaskan ten tang :

1 . Eandangan Umum 2. Penjelasan Judul 3* Alasan Pemilihan Judul

4 . Tujuan Penyusunan Skripsi 5 . Sistimatika Skripsi 6 . Metodologi 6.1. Permasalahan 6*2* Hipotesa Kerja 6#3« Scope Analisa G , h. Prosedur Pengumpulan Data Bab

II, Landasan Teoritis Sehubungan Dengan Pembentukan. Sistem Penggajian dan Pengupahan Yang Dikomputerisasi; mengemukakan tentang :

1 * Sistem Pengadaan Informasi Yang Terkomputerisasi 1 2. Analisa Sistem dan Disain Sistem, disini terdiri dari beberapa bahasan, meliputi, 2.1. Siklus Umur Sistem 2.2. Penentuan Tujuan Sistem Informasi

SKRIPSI




9

2*3* Surv.al Sistem 2.4* Analisa Problema 2.5* Disain Sistem 3* Tahap-Tahap Pemecahan- Permasalahan Proses Data 4* Software dan Programming Komputer, disini meliputi beberapa bahasan, terdiri dari, 4*1. Program Umum 4.2. Diagram Arus Program 4*3* Pertimbangan Disain Program 5. Pengendalian Intern

Pada

Yang Dikomputerisasi Bab.

Sistem. Informasi #

III. Gambaran Umum Perusahaan, mengemukakan tentang : 1. Sejarah Singkat Perusahaan 2. Struktur Organisasi 3. Aktivitas Produksi Perusahaan

4 . Prosedur Penggajian dan Pengupahan di PT. XYZ 5* Prosedur Lembur dan Perhitungan Premi BAB

IV. Komputerisasi Sistem Penggajian dan Pengupahan

1 . General System Flowchart 2, Pembentukan File Induk(Master) Pegawai; disain ping disain formulir input juga menyangkut 2.1* Procedur Flow - Pembentukan File Master Pegawais 2.2. System Flow - Pembentukan File Master Pe gawai, baik untuk pegawai harian maupun te tap

SKRIPSI




10

3 . Pembentukan File Transaksi Untuk Karyawan Ha rian ( Transaction Build-Up ), meliputi bah^ san : 3.1. Procedur Flow - Pembentukan File Tran saksi Untuk Karyawan Harian 3.2. System Flow - Pembentukan File Transak si Karyawan Harian Zf. Pembentukan File Transaksi Output Loom Untuk Perhitungan Premi Karyawan Tetap, menyangkut bahasan : if.1. Procedure Flow - Pembentukan File Tran saksi Output Loom if.2. System Flow - Pembentukan File Transak si Output Loom

5 . Coding System 6 * System Flow - Pengolahan File dan Laporan 7 . Implementasi Sistem Komputerisasi 8 . Gambaran Penyelesaian Permasalahan Penggajian dan Pengupahan di PT XYZ

Sistem Dengan

Penerapan Sistem Komputerisasi 9* Perbandingan Sistem Komputerisasi Dengan Sis tem Manual Pada Sistem Penggajian dan Pengu pahan BAB:

V. Kesimpulan dan Saran Dalam bab ini mengetengahkan kesimpulan yang da pat diambil berdasarkan uraian serta analisa da ri bab-bab sebelumnya. Kemudian diberikan pula saran-saran untuk melengkapi bahasan agar peme cahan permasalahan lebih sempurna.

SKRIPSI




6 . Metodologi 6.1. Permasalahan PT XYZ adalah perusahaan karung goni yang dalam aktifitasnya banyak melibatkan tenaga kerja/karyawan yang p& da saat ini berjumlah 139° karyawan, Untuk memenuhi permin taan akan karung goni yang dari waktu-kewaktu semakin

me-

ningkat, maka direncanakan kebutuhan akan tenaga kerja tam bahan akan meningkat pula, Semakin meningkatnya karyawan/pegawai yang ada pada perusahaan disertai dengan klasifikasi karyawan yang

ber-

beda-beda^ ketentuan-ketentuan perhitungan premi, lembur , kelebihan jam, perangsang, tunjangan-tunjangan,

penyiapan

laporan-laporan, penyiapan kartu-kartu dan aktifitas-aktifitas yang lain, akan menyebabkan bagian-bagian pengolahan data pada sistem penggajian dan pengupahan dihadapkan pada kerumitan, volume dan sifat rutinisme dalam prosesnya. Selama ini proses pengolahan data pada sistem

ini

dilakukan secara manual sehingga akan menimbulkan beberapa kelemahan, diantaranya : - Tingkat ketepatan yang kurang akurat

akan

laporan

(output) yang dihasilkannya, hal ini dapat diakibatkan dari kesalahan perhitungan penentuan premi sangat bervariasi, perhitungan lembur/keleb.ihan kerja yang berubah-ubah, dan perhitungan

yang jam

aritmatis

yang lain yang antara pegawai yang satu dengan pega wai yang lain berbeda-beda, ôrta faktor data asal • - Banyaknya waktu yang dibutuhkan untuk SKRIPSI


menye]esaikan MOCH. DADANG SYACHRUNA


12

aktifitas administrasi rut.in dari pada kegiatan

pe

ngendalian. - Tidak dilakukannya perhitungan jumlah kebutuhan

ma

ta uang untuk pembayaran gaji/upah pegawai dalam ben tuk fisik/pecahan. - Adanya perangkapan fungsi atas tugas-tugas pembuatan daftar upah, kartu pengambilan gaji dan pembayaran nya pada karyawan. Dari kelemahan-kelemahan tersebut diatas satu dengan

yang

lainnya saling mengait dan mengakibatkan kelebihan (keku rangtepatan) pembayaran gaji/upah yang sebenarnya, keter lambatan penyelesaian laporan (output) yang diharapkan, uang yang tersedia untuk pembayaran gaji tidak tersedia se cara pasti dalam bentuk fisik/pecahan, serta mengakibatkan adanya penyirapangan atau penggelapan atas kelebihan

uang

pembayaran gaji/upah. Sehubungan dengan itu suatu sistem informasi

yang

biasa dilakukan sekarang ini di PT XYZ, dirasakan tidak akan mampu lagi melayani kebutuhan-kebutuhan untuk pengam bilan keputusan yang memerlukan informasi yang serba tepat dan akurat. 6.2. Hipotesa Ker.ia Jika sistem komputerisasi diterapkan pada

sistem

penggajian dan pengupahan dengan memberikan porsi perhatian yang sama pada segi disain sistem serta segi pengenda lian internnya, maka segala kerumitan, volume, rutinisme , M I LI K perpustakaan

SKRIPSI

' W n i v bKOMPUTERISASI r s i t a s A IR L A N G G A " SEBAGAI ...

S U R A B A Y A



13

peirakaian waktu dan ketidak topatan akan

dapat

diatasi.

Dengan demikian proses pengolahan data akan dapat dilaku kan dengan cepat, tepat, dan akurat. 6,3* Scope Analisa Pada skripsi ini penulis akan membahas aspek- aspek yang berkenaan dengan rencana penerapan sistem kompufcerisa si dengan pendekatan secara subsistem, yaitu sistem peng gajian dan pengupahan, yang dimulai dari aspek perencanaan hingga implementasinya. Karena subsistem-subsistem yang ada pada perusahaan ini belum ada yang terkomputerisasi, maka penulis

0dalam

mendisain sistem komputerisasi pada sistem penggajian

dan

pengupahan mengabaikan interaksi dan interelasi antara setiap subsistem dalam suatu " integrited information

sys -

tem M yang terkoordinasi. 6*4* Prosedur Pengumpulan dan Pengolahan Data 6.4-1. Pengumpulan Data. 1. Survey Sistem. Mengadakan pengumpulan fakta secara

sistimatis

yang berhubungan dengan sistem penggajian

dan

pengupahan yang ada, untuk memperoleh gambaran / perspektif yang cermat agar dapat mengidentifi kasikan problema-problemanya. 2, Review Dokumentasi Sistem. Dengan mengumpulkan dan mempelajari pedoman pro sedur, bagan organisasi, uraian tugas, laporan -

SKRIPSI




14

laporan, bagan arus sistem/d.okumen dan lain-lain untuk memperoleh gambaran guna mendukung

disain

disain sistem yang baru. 3, Interview. Mengadakan wawancara dengan pihak-pihak yang ber kompet.en agar dapat diperoleh ide inisial

yang

bermanfaat tentang problema yang ada dan kemungkinan penyelesainnya. 6.4*2. Studi Kepustakaan. Penulis mengumpulkan teori-teori yang

berhubungan

dengan sistem komputerisasi, baik secara umum mau *pun yang berkaitan dengan sistem penggajian dan pe ngupahan untuk dijadikan landasan dalam

melakukan

pembahasan tentang permasalahan yang telah

didapat

bersama dengan hipotesa kerjanya. 6.4*3* Pengolahan Data. Semua data yang penulis dapat, penulis analisa

dan

olah dengan menghubungkan dengan teori-teori

yang

ada sehingga dapat ditarik suatu kesimpulan,

Dari

kesimpulan tersebut penulis mencoba memberikan

ca-

ran.

SKRIPSI




B-AB

II

LANDASAN. TEORITIS SEHUBUNGAN DENGAN PEMBENTUKAN. SISTEM PENGGAJIAN DAN PENGUPAHAN. YANG' DIKOMPUTERISASI

1 • Sistem Pe'ngadaan Informasi Yang Terkomputerisasi Guna menciptakan suatu sistem penggajian dan pengu pahan yang lebih memadai perlu diciptakan suatu sistem in formasi yang merupakan hasil pengolahan data, yang dikum pulkan dari sistim organisasi yang ada dengan memenuhi ber bagai macam persy^ratan informasi. Untuk itu semua diperlu kan peralatan-peralatan yang mampu menunjang agar semua itu dapat berjalan dengan sebaik-baiknya, Penggunaan komputer sebagai alat bantu pengolah da ta, adalah salah satu alternatif yang dapat diambil oleh menejemen. Sistem penyelenggaraan informasi/pengolahan da ta dengan komputer memang merupakan suatu pilihan yang ber tujuan agar suatu sistem informasi tersebut dapat dilaksanakan lebih sempurna. Hal ini dikarenakan komputer memiliki kemampuan dalam mengatasi kesulitan atau kelemahan apabila semua aktifitas tersebut dilakukan secara manual. Fakta-fakta itulah yang memaksa menejemen mencari cara yang tepat dengan peralatan yang mampu menunjang pe ngolahan data sehingga sebanyak mungkin dapat dihindarkan timbulnya kesalahan-kesalahan yang terjadi pada pengolahan data tersebut. 15 SKRIPSI




16

2. Analisa Sistem dan Disain Sistem. 2.1. Siklus Umur Sistem. Terdapat dua faktor yang menimbulkan perlunya peru bahan yang sering terjadi dalam sistem informasi organisa si perusahaan. Faktor pertama adalah pertumbuhan organisa si perusahaan itu sendiri dalam suatu masyarakat yang dinamis yang menghasilkan baik permintaan baru untuk infor masi maupun volume pengolahan data yang lebih besar. Fak tor yang kedua adalah penyempurnaan teknologi informasi yang cepat yang menawarkan kebaikan kompetitif yang poten sial kepada perusahaan-perusahaan yang diantaranya perta ma kali’mau mengadakan pembaharuan. Dengan demikian per lunya perubahan sistem dikarenakan oleh adanya keperluankeperluan informasi baru, teknologi baru atau semata-mata oleh ketidak tepatan suatu sitem yang ada untuk memenuhi kebutuhan pemakai* Karena faktor-faktor diatas selanjut nya dilakukan pembuatan disain sistem baru yang lebih ter perinci yang dikembangkan untuk mengatasi kekurangan sis tem yang ada, yang kemudian diikuti oleh implementasi dan operasinya. Selama tahap operasi dari siklus umurnya, su& tu sistem informasi biasanya mengalami pemeliharaan

dan

modifikasi kecil. Akhirnya sistem dirasakan menjadi usang. atau tidak tepat(tidak memadai) lagi dan proves siklus umur memulai yang baru. Konsepsi siklus umur sistem diatas merupakan

cara

yang berguna dari pandangan proses perubahan sistem. Pro-

SKRIPSI




17

>es dari konsepsi ini dapat dilihat pada gambar 1 .

r

Survai sis tem yang ada

Analisa sistem

Sintesa Disain sistem

Implementa si sistem*

Operasi sistem

Pemelihara an dan Modifikasi Gambar 1

: Siklus Umur Sistem

2.2. Penentuan Tujuan Sistem Informasi* Secara umum suatu sitem informasi harus mempunyai tujuan yang harus dipenuhi yang merupakan identif.ikasi da ri faktor kunci keberhasilan, agar dapat diperoleh pertim bangan.dalam memberikan arah untuk perencanaan dan pengem

Cusshing Barry E., Sistem Informasi Akuntansi dan Organisasi Perusahaan. Diterjemahkan Ruchyat Kosasih, Esi ketiga, Penerbit Erlangga, Jakarta, 1983, Hal. 327.

SKRIPSI




18

bangan sistem informasi. Mengenai tujuan umum tertentu

,

yang penting dalam suatu sistem informasi Barry E. Cushing memberikan identifikasi sebagai berikut : " 1 . Kegunaan(usefulness) - sistem harus menghasilkan informasi yang tepat waktu dan relevan untuk

pe-

ngambilan keputusan manejemen dan personii opera si di dalam Organisasi. 2. Ekonomis - semua bagian komponen sistem termasuk laporan-laporan, pengendalian-pengedalian, mesinmesin dan lain-lain harus menyumbangkan suatu nilai manfaat setidak-tidaknya sebesar biayanya. 3* Keandalan(reability) - putput sistem harus mempu nyai tingkat ketelitian yang tinggi dan sistem io tu sendiri harus mampu beroperasi secara efektif bahkan pada waktu komponen manusia tidak hadir (absen) atau pada saat komponen mesin tidak bero perasi secara temporer. Pelayanan langganan(customer service) - sistem ha rus memberikan pelayanan dengan baik/ramah dan efisien, kepada para langganan pada saat berhubungan dengan langganan perusahaan,

5 . Kapasitas(capacity) - sistem harus mempunyai kapa sitas yang memadai~untuk menangani periode-periode operasi puncak seperti halnya periode aktivi tas normal* 6 . Kesederhanaan(simplicity) - sistem harus cukup se derhana, sehingga struktur dan operasinya da£at dengan mudah dimengerti dan prosedurnya gampang diikuti, 7. Fleksibilitas(flexibility) - sistem harus cukup fleksibel untuk rnenampung perubahan-perubahan kepentingannya cukup beralasan dalam kondisi dimana sistem beroperasi atau dalam kebutuhan yang diwa-

SKRIPSI




19

jib kart.

oleh organisasi."5 Tentunya tidaklah mungkin untuk suatu sistem dapat

memua3kan selengkapnya semua tujuan diatas, karena jika salah satu lebih diutamakan, maka akan melemahkan yang la innya. Oleh karena itu tujuan-tujuan itu sendiri lebih te pat sebagai suatu pedoman yang bermanfaat untuk perencana an sistem. 2«3* Survai Sistem. Survai sistem adalah pengurapulan fakta secara sistimatis yang berhubungan dengan keadaan suatu sistem in formasi yang ada. Tujuannya adalah untuk meraperoleh suatu perspektif/gambaran y^ng cermat raengenai sistem yang ada agar dapat mengidentifikasikan bidang-bidang yang mengandung kelemahan yang menimbiOkan problema-problema, sehing ga perubahan yang perlu untuk mengoreksi kelemahan ini

&

pemecahan problema-problema yang besar dapat mulai disu sun. Suatu survai sistem dapat dilaksanakan bersama- sama dengan analisa sistem atau juga dapat dilaksanakan secara terpisah sebagai bagian dari penyelidikan sistem yang le bih terbatas. Selanjutnya Barry E. Cushing memberikan pendapat bahwa : " Survai suatu sistem pada umumnya memfokuskan

pada

komponen-komponen yang dapat dilihat dari suatu si£

_

----------

Ibid, Halaman J29.

SKRIPSI




20

tern .informasi. Komponen-komponen ini meliputi(1)sumber-sumber seperti hardware, software dan personil(?)data seperti input sistem, file, output dan doku mentasi dan( 3 )aktivitas seperti prosedur, fungsi dan keputusan . "6 " 2..1+, Analisa Problema. Sebelum pcnyelesaian suatu survax sistem akan ber manfaat bagi langkah berikutnya apabila dipersiapkan suatu uraian ikhtisar masalah/problema yang telah diidentifikasi kan. Sering uraian problema suatu sistem akan hersifat saran /usul, baik mengenai kelemahan-kelemahan yang mengakibatkan problema maupun tindakan korektif yang diperlukan untuk memecahkan masalah. Prosedur pengumpulan data, doku men, file, laporan, metode pengolahan dan. penggunaan pera latan semuanya harus direview untuk menetapkan apakah- sua tu koreksi atas kelemahan-kelemahan yang ada, akan memecah kali problema atau apakah tidak akan mungkin untuk raengobati situasi tanpa mengotomatisasikan sistem. Selanjutnya

,

ruang lingkup problema adalah sedemikian rupa sehingga man faat pemecahan masalah harus ditimbang secara hati

- hati

dengan mempertimbangkan faktor yang lain. Setelah hasil-hasil suvai dikumpulkan dan analisa sistem dilakukan, dimana kedua-duanya digunakan untuk me rancang rekomendasi bagi .revisi sistem yang ada atau

pe-

Îbid. Halaman 335*

SKRIPSI


i



21

ngembangan suatu sistem baru, maka tahap berikutnya suatu evaluasi mengonai kebutuhan informasi para menejer dan pa ra pemekai sistem lainnya, perhitungan problema yang diamati dalam sistem

perlu dilakukan guna menentukan kele -

mahan-kelemahan apa yang ada pada sistem yang berlaku. Ke mudian bagaimana tiap keJemahan dapat dikoreksi sedemikian rupa sehinggga problema diselesaikan dan kebutuhan inforraasi dapat dipenuhi* Tiap alternatif pemecahan problema harus ditetap kan dengan memperhatikan tujuan yang dinyatakan semula me ngenai. organisasi dan sistem informasi. Sedang menuru£ Ba. rry E. Cushing tentang tujuan yang lebih utama adalah: " Tujuan yang menjadi poros adalah mengenai ekonomis/ penghematan, kemana semua tujuan lain dihubungkan. Faktor biaya dapat membatasi luas sarapai kemana tu juan lain dapat dicapai. Oleh karena itu, semua fak tor biaya yang berhubungan dengan tiap alternatif harus diukur dengan hati-hati dan manfaat tiap al ternatif harus direncanakan." ? Kl.imaks dari tahap evaluasi dan sirrtesa ini adalah penyajian rekomendasi kepada menejem'en yang mungkin dalam bentuk suatu rencana alternatif atau pernyataan suatu pre ferensi untuk pemecahan yang spesifik. 2.5. Disain Sistem. Pada tahapan ini dilakukan penyiapan spesifikasi 7

SKRIPSI

Ibid. Halaman 3V?




22

yang terperinci untuk pengembangan sistem baru, dimana se mua perincian rencana pengembangan disiapkan agar sistem baru dapat diimplementasikan dengan raemuaskan. Disain sistem dimulai dengan spesifikasi output si£ tem yang diperlukan .yang mencakup isi, format, volume, dan frekuensi laporan-laporan dan dokumen-dokumen■ Selanjutnya adalah penentuan isi dan format input sistem dan file. Se ts lah langkah-langkah ini, diikuti dengan desain semua hal penting mengenai langkah-langkah pengolahan, prosedur-prosedur dan pengendalian-pengendalian. Konsep yang demlkian ini hampir sama./seperti apa yang diungkapkan oleh

Couger

dan Fadden bahwa aktifitas dari desain sistem meliputi : " (1.) Selection of a file organization and processing scheme, (.2 ) design of the database, (3 ) design of the files, (if) incorporation of controls to insure processing reliability, and (5 ) formating or layout of input and o u t p u t , " 8a Sedang pada bagian lain dia menyatakan tentang hasil dari desain sistem, " The resulting physical system design includes speci fications for computer programming and file conver sion and procedures for data control and „ 8b processing.M

computer

8a, 8bQOUger Daniel «J., Fred R. McFadden, Introduc tion to Computer Based Information Systems, John Wiley & Sons , Inc, USA, 1975, F-516.

SKRIPSI




23

Deri beberapa konsepsj dari desain sistem, maka d i sini dapat diperinci output dari proses desain sistem seca ra fisik sebagai :

File Conversion Plan

Output

Input

Format

Format

File Processing. Procedure File

Layout

Physical Design Package

Gambar 2

:

Output of the physical design process.9

2.5*1 • Desain Output. Tujuan utama dan isi umum laporan-laporan output

&.

dokumen-dokumen dapat. ditentukan sebagai bagian dari anali sa dan sintesa sistem. Pada titik ini perlu berkonsultar.i dengan para pemakai output sistem untuk menentukan

jenis

data spesifik atsu informasi apa yang djperlukan o]eh mere

^ Ibid, Halaman 5^+6.

SKRIPSI




2k

ka, bags'imana mereka memaka.i. data atau informasi dan for mat apa yang menurut mereka paling cocok untuk kebutuhan mereka. Sebagai tambahan pada .isi dan format laporan-lapor an dan-output sistem lainnya, aspek lain yang penting da ri desain laporan adalah ketetapan waktunya. Dalam hal ini, dapat dindentifikasikan empat kategori laporan yaitu: ( 1 ) laporan yang dijadwalkan (2 ) analisa tujuan. khusus yang tidak dijadwalkan (3 ) laporan dengan pengecualian yang dipetik dan (U) laporan atas dasar permintaan. 2.5.2, Disain Input dan File. Seperti halnya dengan output sistem, isi umum in. put dan file sistom ditetapkan selama analisa dan sintesa sistem. Disini menyangkut isi, posisi, format dan karakte ristik lain dari catatan baik pada tampilan maupun pada media penyimpanan. Dan yang le.bih utama setiap item input bendaknya disertai dengan cek kevalidan. 2»5*3« Diagram Arus Sistem. Untuk mengilustrasikan desain arus-arus data

yang

berhubungan dengan program, suatu diagram arus sistem h a rus terlebih dahulu dipersiapkan. Diagran arus sistem ini merupakan diagram secara global dari serangkaian

program

yang akan dibuat/dipersiapkan* Pada umumnya disajikan da lam bentuk genera], system flowchart yang dituangkan dalam beberapa detail system flowchart guna landasan dalam membust program spesifikasi.

SKRIPSI




2b

Selanjutnya mengenai pengertian dan kegunaan

dari

diagram arus sistem Barry E.Cushing memberikan pemerian se bagai : " - Suatu diagram/bagan arus(flowchart) adalah

suatu

penyajian dengan meraaka.i''diagram mengenai arus i n formasi dan atau urutan operasi suatu sistem, - Suatu diagram arus sistem

menyajikan arus data me

la.lui serangkaian operasi dalam suatu sistem pengo lahan data yang otoraatis. - Diagram arus sistem yang mempergunakan simbol-simbol dipakai sebagai alat untuk menerangken & mengilustraoikan sistem pengolahan data dan operasi, - Suatu gantbsran yang biasa dari semua diagram

arus

•sistem adalah, bahwa bagan tersebut terdiri dari ; urutan langkah-langkah pengolahan, yang masing-masing mempunyai satu atau lebih simbol input & out put yang b e r h u b u n g a n . " ^ Penggunaan simbol-simbol ini dalam suatu diagram a. rus akan menjadi petunjuk bagi : ( 1 ) operasi yang dilaksg nakan (2 ) alat-alat hardware yang dipakai dan (3 ) media inputs output dan storage yang dipakai. Mengenai simbol-simbol dari diagram arus sistem SRA Computing System Fundamentals memberikan pedoman yang dapat dilihat pada gambar 3 * Suatu contoh dari diagram arus sistem pembuatan Master File dan pengolahan gaji secara sederhana dapat di liiiat pada gambar if dan gambar 5 .

lOCushing E. Barry, op-cit. Halaman 1b9-1?1

SKRIPSI




26

I’ nocr-fvSiNG

iI

i

i n i ’i j r / f H H f ’ UT

A n i.iio f p -a c o s s iru ] fu n c tio n

A n j ty i» j o l m n d i iir n n i d .it.i

PU N CHEO CARO

P lJN CM EO TAPE

All vn »n !iics of o u n cn o il cm O s. in clu d in g i,iut>s

P aper or o ln it ic . ch a d Of ch.idlra*;

-------

DOCUM ENT Pap er d o cu m e n ts and reports o l all kinds

TP A N SM I n A L TA PE A p»oof Of .irldififj m ach in e tape or sim ilar b n ich -co n tro i information

O N L IN E S T O R A G E Input/output using any Kind ol o nline storage — m agnetic tape. drum , o r disk

M A G N E T IC TA PE

O F F L IN E S T O R A G E

D IS P LA Y

O ltlin e storage of p aper or c a rd s or m ag netic or perforated tape

M A N U A L IN PUT

Inform ation d isp laye d by plotters or video d ev ice s

SO RT

Inform ation input by o nllnn keyboards, sw itch s altin g s, pushbuttons

An operation to arrange a sftt ol item s into seq ue n ce

AUKH. 1A.HY O P E n A U O N

M ANUAL O P E R A T IO N A ninnu.il of(lme oPOrahon not requiring mcchnntCAl •■'<1

A m ach in e operation suuplernoMlinq the mrtin p ro ce ssin g functiun

C O M M U N IC A TIO N LIN K K E Y IN G

"i he nuiom ntic trnnsm ission of inform ation from one locatio n to nnolhor via c o m m u n ica tio n lines

An operation utilizing a V ey -d rivcn device

FLO W

The d iic c n o ri of p ro ce ssin g of doln How

Gambar 3 Sumber

SKRIPSI

Simbol .System Flowchart,11

•11 SPA, Computing System Fundamental, Over view, A Program Instruction Course, In ternational Business Machine Corp, USA. , 1967, P- 6^.




27

SKRIPSI

Gambar

:

Sistem Flowchart Pembuatan Master File Pegawai,

Gambar 5

:

Sistem Flov/chart Pengolahan Gaji Pegawai.




28

2.5*4. Coding System. Untuk mempermudah dan mempercepat proses

sehingga

effisiensi pemakaian komputer dapat dicapai, disamping da pat mempersingkat dan memperpadat data, maka penggunaan ko de pada data-data tertentu dari suatu file/record . adalah sUatu hal yang penting. Pengertian dari pemberian kode, Barry E. Cushing mendefinisikan sebagai : " Penetapan nomor-nomor, huruf-huruf atau simbol

lain

sesuai dengan rencana yang sistimatis untuk membedakan klasifikasi kepada yang Liana suatu pos dapat digolongkan dan untuk membedakan pos satu sama lain di dalam klastfikasi yang diberikan . 11 ^ Pada bagian lain Fuori William menyatakan : " A code can be described as a system of symbol's . forrepresenting data. A code provides a subtitute name, in the form.of a set of arbitrary characters, for the actual names or n u m b e r s . " ^ Pada bagian yang sama ia juga menyebutkan tentang kepentingan dari penggunaan kode; M There are severall reason input data are coded. * Among the more important of these reasons are : 1. Save space on the input media...... 2. Processing and storage advantages.... 3. File security.... L\.. Remote entry speed and accuracy.....*

5 . Sorting and information retrieval......11 ^ I^Cushing E. Barry, op cit, Halaman 58. O j ^ F u o r i M. WilJiam, Introduction to The Computer The Tool of Business. Prentice Hall, Inc, Englewood Clifts , New Jersey, 1973, P-^10.

SKRIPSI




29

Pemberian kode-kode yang tepat pada item-item ter tentu sangatlah penting untuk dipertimbangkan dalam desain sistem, hal ini akan mempermudah sekaligus mempercepat ak tifitas pengolahan data seperti penyortiran, pengikhtisaran, penyimpanan, pelaporan dan pencarian guna ke.perluan U£ dating atau keperluan lainnya. Dalam aktivitas-aktivitas i ni, kode-kode dipergunakan sebagai keyfield/keycontrol. Mengenai tujuan dan pentingnya keycontrol ini Barry E. Cushing menandaskan sebagai : " Tujuan utama kunci adalah untuk menentukan lokasi ti ap catatan di dalam suatu file yang besar mengenai catatan-catatan yang serupa. Kunci tersebut karena nya penting sekali bagi aktivitas pengolahan data se perti pencarian catatan tertentu dari suatu file, pe nyimpanan catatan dan pemutakhiran data yang dicatat untuk mencerminkan terjadinya transaksi." ^ Sebagai bahan pertimbangan dalam sistem pemberian kode beberapa hal harus diperhatikan, bahwa desain kode

harus

memenuhi persyaratan sederhana, membantu ingatan/memori konsisten,* dan interpretasi kategori pemberian kode

,

serta'

mengenai penerimaan pegawai.

^ C u s h i n g E. Barry, op ctt. Halaman 59.

SKRIPSI




30

3. Tahap-Tahap Pemecahan Permasalahan Proses Data, Semakin banyak perusahaan yang menyadari akan pen tingnya informasi/lapo.ran yang terandal, baik informasi un tuk keperluan operasional maupun statistik guna keperluan pengambilan keputusan. Usaha untuk menciptakan sistem in formasi yang memadai sangat diperlukan informasi/pelaporan yang cepat, tepat dan akurat. Untuk dapat menciptakan in formasi yang mempunyai syarat demikian ini, maka proses pe ngolahan data harus dapat diandalkan. Dalam usaha untuk memecahkan permasalahan proses da ta untuk dapat menghasilkan informasi/output yang dapat di andalkan SPA Computing Systems Fundamentalis memberikan be berapa langkah pemecahan sebagai berikut : "1 . Defining the Problem - describing the problem

and

the desired results in everyday English as clearly and completely as you can. The document you produ ce is called the problem statement. 2. Analyzing the Problem - deciding how to proceed in solving the problem and listing the operations that are required. This is your solution to the problem. 3. Programming, the Solution - expanding and restating your list of operations in terms of those that the computer can perform. The computer program is al ways the main documen produced in the step, though you will probably produce other documents, such as flowcharts and decision tables, to help you

keep

track of the operations. Flowcharts and decision tables can also be thought of as tools to be used

SKRIPSI




31

in the analysis ‘ step.

4 . Implementing the Solution - having the computer carry out the series of operations specified by your computer program and give you the answer or results. You use the results to make decisions or carry out additional actions required to imple merit the solution. Various messages can also be produced by the computer for inclusion in a log of its activity. Instructions for computer opera tion are the principal document produced. 5. Completing the Documentation - gathering and veri fying all the documents produced in the preced ing steps; writing final instructions for the com puter operator; and placing all documents in a 0 run book. This book is extremely valueable to the person who may need to make alterations to sn ex isting computer program, or to solve a similar problem in the future." 16 Secara umum lima tahapan pemecahan permasalahan. pe mprosesan data diatas dapat dijadikan dasar'pertimbangan, baik pada sistem baru maupun pada pengembangan sistem la ma. Deiiiikian juga dengan aktivitas conversion program mau conversion file, tahapan-tahapan diatas dapat juga dija dikan dasar pertimbangan.

^ SRA, Computing System Fundamentals, Overview, A Program Instruction Course, International Business Machines Corp, USA, 1967, P-1.

SKRIPSI




32

/| . Software dan Programming Komputer ^ . 1 . Program Umum. Agar Bapat diperoleh suatu sistem informasi yang me madai perlu suatu rancang bangun software yang berhubungan erat dengan program komputer, tetapi juga mencakup elemenelemen non-hardware dari suatu sistem komputer. Hal ini me liputi manual atau pedoman operasi, dokumentasi program

&

standart-standart serta teknik-teknik yang dipergunakan da lam analisa sistem dan pengembangan program, Oleh karena nya pembentukan program-program yang akan dipakai dalam mendukung sistem tersebut perlu mendapat perhatian serius. Sebegitu pentingnya peranan program dalam pengolahan John J, Longkutoy berpendapat

data

:

" Berhasilnya suatu pengolahan data dalam arti bahwa h& sil yang dikelua'rk&n oleh komputer agar sesuai dengan apa yang diinginkan, tergantung sepenuhnya kepada pro gram yang dibuat/dimasukkan ke komputer. Dengan kata lain bahwa berhasilnya pengolahan data ini tergantung dari jalannya instruksi pemecahan persoalan seperti 17 yang dituangkan dalam programnya." Sedang pengertian lebih lanjut tentang program Team Peach tree Software mengartikan sebagai :

17

John J. Longkutoy, Seri Komputer Dasar-Dasar Pro gramming. Cetakan Kedua, Mutiara Jakarta, 1983) Halaman 5$.

SKRIPSI




33

11 A set of instuctions arranged in a proper sequence for directing a computer in performing a desired ope. ration or operations.(for example, the solution of mathematical problem or the production of a report)';^ Untuk menciptakan program agar dapat memerintahkan kompu ter agar bekerja seperti. apa yang diinginkan diperlukan ba hasa yang dimengerti oleh komputer sebagai alat dasar instruksi, Dari berbagai macam bahasa komputer, disini dapat digolongkan/diklsifikasikan pada bahasa simbolik atau ba hasa yang berorientasi pada prosedur(procedure oriented 1 ^ nguage), dengan sistem penterjemahan yang berbeda yaitu in terpreter atau compile, Dari berbagai macam bahasa dan sis.

•

tim penterjemahan yang dipilih sangatlah dipengaruhi oleh kapasitas, kecepatan, penguasaan dan type pengolahan data. Dengan demikian tentunya ada segi kelebihan dan kekurangan. jika satu dengan yang lainnya dibandingkan. Tidak menutup kemungkinan dalam usaha otomatisasi pengolahan data dipergunakan program aplikasi/utility program. 4.2. Diagram Arus Program. Komputer yang merupakan barang mati &gar dapat dioperasikan diperlukan syarat minimal berupa program

untuk

Peachtree Software, Payroll System An Automated__ Bookkeeping and Financial Reporting System for The Apple II Computer. 1980 Retail Sciences Inc, P— 11.

SKRIPSI




7A

menjalankannya. Langkah-langkah penyiapan suatu

program

yang merupakan susunan instruksi yang logis untuk komputer yang ditulis/disusun dalam bahasa yang dikenal oleh kompu ter menurut Barry E.. Cushing adalah:

11 Penyusunan program terperinci dimulai dengan pembuat an konsep(draft) suatu diagram arus(flowchart) pro gram atau diagram block yang mengilustrasikan urutan operasi logis yang dilaksanakan oleh suatu komputer dalam pengerjaan suatu program. Diagram arus program harus dapat menyajikan langkah yang dilaksanakan se cara terperinci di dalam simbol pengolahan sentral diagram arus s i s t e m . " ^ Sedang pengertian dan jtentingnya diagram arus program menu rut Elliot and Wasley adalah

:

" Program Flowchart.... this type of flowchart is used to portray the various arithmatic and logical opera tions or steps wich must be accomplished to solve the complete problem. These charts or diagrams dis play specific operations and decisions and their s e quence within the program. Generally, the programmer will use this flowchart to translate the elementary steps-rsteps of a procedure into a program o.f coded inetruksions which will direct the proper machine operations to a accomplish the processing operation. Three important uses of program flowcharts are : 1 . As an aid to program development.

1 Q-'Cushing ' Barry E., Sistem Informasi Akuntansi dan Or anisasi Perusahaan, Diterjemahkan Puchyat Kosasih, Edisi ketiga, Penerbit Erlangga, Jakarta, 1983* Hal. 202.

SKRIPSI




2. As a guide in coding, ■ 3 . As docummentation of a program. ............. In the program development stage, the program flowcharts serves as a means of experiment, ing with various approaches to the mechanization of the application . "20 Oleh karena begitu besarnya kepentingan dibuatnya suatu ba gan arus dari program make teknik penganalisaan permasalah an yang harus dipecahkan yang akan dituangkan dalam flow chart program perlu mendapat perhatian, sebagai mana dikatakan oleh John J. Longkutoy : M Flowchart program merupakan hasil penuangan pengana lisaan masalate/persoalan dimana teknik penganalisaan nya tergantung pada tingkat kemampuan dari program m e r ,"21 Sedang,simbol-simbol standart yang dapat dipergunakan un. tuk merancang diagram arus program

SRA, Computing System

fundamentalis memberikan ilustrasi seperti pada gambar 6 . Setelah disain suatu program komputer selesai disusun dengan media diagram arus program dan tabel keputusan, langkah berikutnya adalah penulisan instruksi-instruksi program yang sesungguhnya dalam bahasa komputer melalui me dia coding sheet, kemudian diikuti dengan pemasukkan dalam media komputer, trial run dan dokumentasi. ^°Elliot Orville C.,Wasley Robert S., Business Infor mnt.lon Pror.eRRing__Systems An Introducti on tn Data Process ing:. Richard D. Irwin,Inc, Third Edition, Homewood, Illino i s , 1 971» P. 331-332. ^ J o h n J. Longkutoy, Op.cit, Halaman 55-

SKRIPSI




36

P R O C E S S IN G P R E D E F IN E D P R O C E S S A group Ol program A group o( operatio n s not detailed in (he p articular set ol flow charts •

in structio ns that peM orms a p ro ce ssin g (unction ol the program

IN P U T /O U T P U T Any I un ctio n ol an intuit/ Output tiovicu {m aking

TERM IN AL. INTERRUPT

intotm ation available tor p ro ce ssin g , recording p ro ce ssin g inform ation, tape p ositioning, etc.)

C j ^ --------------------- J

The beginn ing , e n d .o r a point Ol interruption in a program

D E C IS IO N Th e d e c isio n (u n clio n used lo d ocum ent points in the program w here a b ran ch to alternate paths is p o ssib le based upon variable condition'.

CO N NECTO R

o

A n entry (rom. or an exit to. another part of the program lio w chait

O FFPA G E CO N NECT OR

P R E P A R A T IO N

A co nnecto r used instead of (lie co nnecto r sym bol to desig nate entry fo o t emi from a page

An in structio n or group of in structio ns that ch a n g e s

F L O W D IR E C T IO N

*

Th e direction ol p to ce ssin g 01 data How KUPl'LfcM fcNTAUY tiY M U O L r o n S Y S IL M AND W K JG H A M P LO W C H A H T S

ANNOTATIO N or C O M M E N T The addition ol o e scrip iive com m ents or explanatory notes as clarification

Gam’ bar 6 Sumber

SKRIPSI

Simbol Program Flowchart

22

22‘ SRA, Computing System Fundamental, Ove£ view, A Program Instruction Course, In ternational Business Machine Corp, USA, 1967, P-65-




37

4*3* Pertimbangan Disain Program, Dalam mendisain program tiga prinsip dasar harus di pertimbangkan menurut Barry E Cushing, yaitu meliputi : " Prinsip utama yang paling penting dari disain pro gram adalah prinsip modularitas. Prinsip ini menyfita kan, bahwa program-program terdiri dari modul- modul yang merupakan unsur yang terpisah atau subrutin didalam sua':u program yang masing-masing melaksanakan suatu fungsi logis yang tersendiri................... Prinsip kedua yang utama dari disain program adalah prinsip yang bersifat umum atau general!tas# Prinsip ini menyatakan bahwa program-program tidak dibuat se mata-mata untuk satu tugas spesifik atau serangkaian persyaratan, tetapi untuk kasus yang bersifat umum* Hal ini berarti bahwa suatu program harus dapat meng akomodasikan berbagai rangkaian keadaan yang berbeda dan perubahan-perubahan dalam persyaratan. Suatu pro gram yang bersifat umum tidak akan menimbulkan kesalahan-kesalahan yang tidak diharapkan dan karenanya tampaknya tidak memerlukan program yang banyak...... Prinsip ketiga adalah prinsip kemampuan pemeliharaan (maintability). Menurut prinsip ini sikap berhati-ha, ti yang berkelebihan dalam .disain program dapat dibe narkan jika program dibuat lebih mudah dipelihara.

,

karena pemeliharaan program perlu selama beberapa ta h u n ........ "

Cushing Barry E., op cit, Halaman 210-211.

SKRIPSI




38

5. Penffendalian Intern Pada Sistem Informas: Yang Dikompu ter.isasi Dalarc perencanaan dan pengembangan sistem in forma si yang didasarkan pada komputer, sudah pada tempatnyalah bila dipertimbangkan aplikasi konsepsi-konsepsi pengendalian intern dalam organisasi. Pentingnya su atu pengendalian intern dalam sistem informasi yang didasarkan komputer lebih banyak dikarenakan adanya berbagai resiko seperti halnya metode pengolahan data secara

pada macam ma

nual. Pendeknya penggunaan komputer untuk menunjang fung%i operasi dan untuk memproses data akuntansi dalam peru sahaan perlu dipertimbangkan memadai tidaknya sistem pe ngendali.an internnya. Menurut Davis B. Gordon titik-titik penekanan dari pengendalian intern atas sistem yang dikomputerisasi ada lah terletak pada : a* Sumber data, b. Proses input dan hasilnya, c. Proses pengolahan dengan penggunaan program ser ta program itu sendiri, d, Hasil keluaran proses ( output ), dan e, Pemakai lapo.ran/informasi • Untuk dapat jelasnya dapat dilihat pada gambar 7 yang mem perlihatkan kerangka kerja dari pengendalian intern

atas

pengolahan data yang dikomputerisasi.

SKRIPSI




39

Company organization, management, and procedures

Data proces sing organization and management

Control function

V

V

Source data

Input

V

V

Processing by computer program

V

Output ... I""-

y

1 ( 1 i | ----Errors and correction— ^ —

J

User i i l

>

.

XJ = control point Gambar 7 • The Framework of Control in a Computer Data .Processing System. Sedang type-type pengendalian intern sistem kompu terisasi menurut Guida A. Robert adalah

:

n Management Controls. This type of'control is cbncer ned with the administrative-and supportive manage ment of the data processing installation........... Organization Control. In electronic data processing sistems, internal control is very often concentra ted in the system. Thus the authorization, recor ding, and processing functions can be an . inherent ^ D a v i s B. Gordon, The Computer and Modern Accoun ting. Handbook of Modern Accounting. Edited by Sidney D a vidson, McGraw-Hill Book Company, USA, 1970, P-7-21

SKRIPSI




^0

part of the system itself ....

To maintain the inte

grity of the internal control process in such a data processing environment, the system development, ope rational proces $ 9 and data control functions should he separated. The separation of each of these func tions is itself another aspect of organization con t r o l ...... Procedural Controls. It should concentrated on three areas : data source input, internal processing, output controls....

and

Dengan demikian tujuan dan ciri-ciri yang penting dari pengendalian intern tidak berubah dengan .adanya peru bahan metode pengolahan data. Tetapi prosedur organisasi & prosedur pengendalian yang dipakai dalam pengolahan data e lektronik dapat berbeda dari organisasi dan prosedur pe ngendalian yang dipergunakan dalam pengolahan data mekanis atau manual. Sering fungsi-fungsi yang biasanya dianggap berten tangngan jika dikerjakan oleh seorang individu dalam suatu oktifitas secara manual, dilaksanakan dengan penggunaan su tu program EDP atau serangkaian program. Dengan demikian seseorang yang mempunyai kesempatan untuk merabuat perubah an yang tidak disetujui terhadap suatu program telah melak sanakan fungsi-fungsi yang bertentangan sehubungan dengan aktifjtas EDP. 15 -'Guida A. Robert, Document, Standards, and Controls Automatic Data Processing Handbook, Edited by Diebold Group Inc, McGraw-Hill Book Company, USA, 1977, P-3-197*

SKRIPSI




BAB GAMBARAN UMUM

III PERUSAHAAN

1 . Se.iarah Singkat Perusahaan Perusahaan yang ada di Pare-Kediri ini didirikan pa da tahun 1971* Perusahaan dengan bentuk Perseroan Terbatas ( PT ) ini semula merupakan kerjasama antara "KSC" Limited yang berkedudukan di Yokohama, Jepang dengan PT "PTM" yang berkedudukan di Kediri, Jawa Timur. Akte pendirian perusahaan ini tercatat dalam baran Berita Negara RI tertanggal 11 Mei 1 971 yang lain menyatakan

Lemantara

:

Yoshimichi Kobayashi sebagai Direktur, dan berdasar kan Power of Atternay di bawah tangan tertanggal: Yokoha ma, 5 Maret 1970 atas nama "KSC" Limited yang berkedudukan di Yokohama yang diSirikan pada tanggal *6 Desember 1968# Dan Soediro sebagai Direktur, berdasarkan surat pernyataan di bawah tangan tertanggal : Kediri, 9 Mei 1970 atas

nama

PT MPTMM berkedudukan di Kediri yang didirikan pada tang gal 12 Juli 1968. Atas kesepakatan bersama kedua pengusaha tersebut mendirikan sebuah Perseroan Terbatas dengan

tera-

pat kedudukan di Surabaya. Maksud dan Tujuan didirikannya PT tersebut adalah : a. Menghasilkan dan menjual karung goni. b. Menanam serta menghasilkan dan menjual bahan mentah.

41 SKRIPSI




42

c.

Mengj.mport serti raengeksport. bah a n , karung goni ba

ik baru maupun bekas. Modal dasar perseroan pada waktu itu ber,jumlah US$.

500,000 ter bagi 1 .000 lembar saham masing-masing bernilai USft. 500. Modal tersebut telah dibayar penuh dengan

uang

tunai dengan perincian sebagai berikut : a. "KSC" Limited dengan 300 lembar saham seharga

USS.

dan,

400,000

b, PT "PTM" dengan 200 lembar saham seharga US$100,000 Untuk pertama kalinya oleh pendiri Perseroan Terba tas diangkat

:

a. Presiden Direktur

: Yoshimichi Kobayashi

b. Direktur I

: Soediro

c. Direktur II

: Fumichiko Kobayashi, bertempat tinggal di Yokohama

d. Direktur III

Endro Martono, bertempat tinggal di Surabaya

e. Direktur IV

Keyochi Doura, bertempat ting gal di Kobe

f. Komisaris

1. Tekeichi Okamoto, bertempat tinggal di Tokyo 2. Yoshinobu Yagi, bertempat tinggal di Osaka

3 . Tjokro Wardojo,

bertempat

tinggal di Kediri

SKRIPSI




kJ>

Perusahaan ini pada awal. produksinya bekerja dengan

3 C tiga ) unit mesin dan dapat memproduksi 20.000 karung goni per hari dan dengan daerah pemasaran

lembar seluruh

Jawa terutama melayani Bulog dan pabrik gula. Perlu diketa hui disamping menghasilkan karung goni, perusahaan ini ju ga menghasilkan produk sampingan berupa tali goni. Setelah perusahaan berjalan selama 12 tahun pengu saha Jepang menghentikan usahanya dan menjual saham-sahamnya kepada pengusaha Indonesia dan sejak itu telah kat

diang-

: a. Direktur Eksekutif o b. Presiden Komisaris

: Wenas Panwell

c. Direktur Umum

: Hartono Niti Utomo

d. Direktur

: Hensen Susanto

e. Komisaris

: Ted jo Wibowo, Harimiharja

: Agam Tirto Buwono

2. Struktur Organisasi Organisasi merupakan salah satu sarana' dalam peru sahaan untuk melancarkan serta memudahkan kerja untuk mencapai suatu tujuan yang digariskan. Suatu organisasi

yang

baik harus dapat menciptakan suatu garis pertanggungjawaban dan wewenang yang jelas antara bagian-bagian yang

ada

dalam suatu perusahaan. Untuk menciptakan kondisi yang demikian ini diperlukan struktur organisasi. Struktur organi sasi dalam Perusahaan yang penulis beri inisial nXYZ"

da

pat dilihat dalam Gambar 8 di halaman berikut ini.

SKRIPSI




Gambar 6.

i-*

Sw fc

I

SKRIPSI




45

Adapun tugas dan tanggung jawab tiap-tiap

bagian

dalam organisasi dapat dijelaskan sebagai berikut : a. Presiden Direktur, - Menentukan kebijaksanaan-kebijaksanaan perusaha an dan mengambil keputusan untuk kepentingan pe rusahaan , - Mengorganisasi semua bagian dalam perusahaan

a-

gar dapat berjalan lancar sesuai dengan tugas po kok dan fungsinya, - Menyelenggarakan pimpinan sehari-hari atas segala sesuatu yang berkaitan dengan perusahaan, - Mewakili perusahaan mengadakan hubungan

dengan

pihak luar. b. Office Manager* - Merupakan pengelola dan mempunyai wewenang dalam perusahaan untuk mengawasi aktifitas/operasi pe rusahaan . c. Production Manager. - Membuat order produksi atas dasr rencana produksi yang telah disusun, - Mengadakan pengawasan langsung atas

pelaksanaan

order apakah telah sesuai dengan rencana atau be lum, - Memberi laporan kepada bagian pembukuan atas pekerjaan yang dilakukan, yang masih dilakukan se£

SKRIPSI



I


'46

ta jumlah bahan baku yang tersedia dalam pabrik. d. Kepala Bagian Pembukuan. - Menerima bukti-bukti transaksi perusahaan dan su rat-surat lainnya untuk dicatat dan dibukukan, - Membuat daftar neraca dan rugi-laba setiap akhir bulan dan tahun yang disampaikan kepada atasan, - Memelihara catatan keuangan, - Mengkoordinir tugas-tugas pekerjaan yang dijalan kan bawahannya. e. Kepala .Bagian Umum. - Mengkoordinir dan mengawasi aktifitas/'.pekerjaan <► • yang dijalankan bawahannya, - Mengevaluasi laporan-laporan yang diterima

dari

bawahannya, - Memberi masukan pada atasannya mengenai kemung kinan kenaikan gaji/upah, kesejahteraan, penam bahan /pemutusan tenaga kerja. f. Kepala Bagian Teknik. - Memelihara dan menservice alat-alat produksi,lis trik serta mengontrol mesin agar berjalan normal sesuai dengan rencana, - Memelihara suku cadang yang cukup untuk persediaan, apabila terjadi kerusakan maka dengan c^pat mengadakan perbaikan, Mengadakan perencanaan dan pengawasan secara mum mengena i kegiatan dalam pabrik cesuai

SKRIPSI


ude-



kl

ngan instruksi, - Membantu dalam penentuan kebijaksanaan yang

me-

nyangkut masalah produksi. g, Kepala Seksi Pembukuan. - Mclaksanakan pembukuan-pembukuan yang raeliputi ; buku harian, buku pembelian, buku penjualan, mem buat neraca, serta perhitungan rugi-laba perusa haan tiap akhir bulan ataupun tahun, - Mengecek tarip upah perjam/hari,gaji tetap ta jumlah upah/gaji yang tercantum dalam

ser daftar

gaji karyawan (DGK). h„ -Kepala Bagian Produksi. - Bertanggung jawab atas kelancaran produksi, - Menjaga kualitas dan kuantitas sesuai order, i, Kepala Seksi Personalia,. - Menerima dan penempatan pegawai, - seleksi pegawai, - Penetapan tingkat upah dan kenaikannya - Penetapan tingkat premi, tunjangan ketrampilan , perangsang, tunjangan jabatan, - Persetujuan atas aktifitas lembur, - Memberikan bimbingan dan pengarahan kepada kary& wan serta mengevaluasi prestasi kerja karyawan, - Membuat daftar upah dan slip gaji karyawan* - Membuat daftar karyawan tetap/bulanan dan karya wan harian/buruh lepas.

SKRIPSI




j. Kepala Soksi Pergudangan. - Menerima, mengeluarkan dan menyimpan bahan

baku

bahan penolong, bareng jadi serta barang- barang lain, - Membuat laporan pembelian dan penerimaan

barang

serta pengeluaran hasil produksi, - Menjaga kestabilan persediaan bahan baku

maupun

hasil produksi agar tidak kehabisan. k. Kepala Seksi Shift. - Mengatur jadwal shift, disesuaikan dengan jadwal pemeliharaan ftan kemungkinan kerusakan(over-haul atau shut-down), - Membuat daftar karyawan yang harus bekerja

pada

shift/ploeg yang telah dijadwalkan - Mengadakan pengawasan atas aktifitas mandor. 1. Kepala Seksi Pemeliharaan. - Memberikan petunjuk kepada operator-operator mesin, cara menjalankan mesin yang baik dan pera watannya, - Melakukan perbaikan-pe.rbaik.an bila ada kerusakan pada mesin yans; tidak bisa diataci oleh operator, - Mengadakan service-sevice secara berkala, - Membuat catatan setiap diadakan penggantian spa re part. m, Kepala Seksi Diesel/Listrik. - Mengatasi segala kesulitan produksi yang disebab

SKRIPSI




49

kan oleh aliran listrik (plant support division) - Mengontrol penerangan dan instalasi listrik se tiap harinya, - Mengontrol dan mencatat secara rutin, bahan

ba-

kar, pelumas dari diesel pembangkit tenaga lis trik. 3. Aktifitas Produksi Perusahaan Sebagai mana kita ketahui PT "XYZ" ini memproduksi karung goni dengan beberapa jenis dan sebagai _

produksi

sampingan membuat tali karung beberapa play saja

dengan

bahan baku menggunakan serat rosela(Hibiscus Safdarida

)

serta bahan pembantu minyak emulsion dan pada garis besar nya proses pembuatan karung goni terdiri dari dua bagian, yaitu

:

a. Bagian Pemintalan. - Bagian pendahuluan/peramuan dari SO sampai

de

ngan DRAWING, pekerjaan ini mengolah/meramu

se-

rat dengan sebaik-baiknya agar pekerjaan di

ba

gian pintal berjalan lancar. - Bagian pintal(SPINNING) untuk memintal

■sliver

menjadi benang. b. Bagian Pertenunan. - Bagian persiapan terd.iri dari RW, CYJ, BE. Bapian mesin ini menyiapkan benang yang sudah jadi

de

ngan sera pi mungkin menurut keperluan dalam per-

SKRIPSI




50

tenunan♦ - Belgian Pertenunan, pekerjaan disini menenun

be-

nang menjadi karung. - Bagian Penyelesajan, untuk menvelesaik&n kain-kain k.aruug yang telah jadi dimasukkan dulu kedalam Celender(CL)/disetrika, kemudian dipotong- potong t

sesuai dengan ukuran yang ditentukan dan kemudian dijahit, menjadi karung goni. Adapun proses produksi selengkapnya dan mesin - m e sin yang digunakan adalah sebagai berikut a. Mesin Softener ( SO ). Fungsi mesin ini un.tuk memproses serat agar

serat

tersebut menjadi lamas dan tidak mudah putus. Dalam mesin ini serat diberi campuran minyak BOD dan

mi-

nyak tepol hisapol, kemudian serat tersebut disim pan dalam beaching bin ( BB ) selama kurang ’-lebih lima hari supaya ser.at bertambah lemas atau lunak. b. Mesin Carding* Mesin ini terdi.ri ata^s breaker card ( BC ) dan fi ttished card ( FC ). Mesin BC berfungsi untuk memp.ro ses serat sehinggs. menjadi bentuk roll, dan FC berfung-si untuk memproses leîh lanjut agar

mesin se

rat menjadi lebih halus. c* Mesin Finish Drawing. Mesin Finished Card yang terdapat pada mesin

Car

ding di atas menghasilkan serat berbentuk roll yang

SKRIPSI




51

terdiri a'cas dua macam bentuk roll yaitu rol] bentuk kasar serta roll bentuk halus. Untuk roll ben tuk kasar setelah diproses dalam mesin Drawing - I yang menjadi bahan untuk benang besar diproses lagi dalam mesin Finished Drawing menjadi bahan siap pintal. Untuk roll bentuk halus setelah

diproses

pada mesin Drawing-I, kemudian diproses lagi

pada

mesin Drawing-II akhirnya menjadi bahan siap

pin

tal setelah diproses pada mesin Finished Drawing. d. Mesin Spinning. Mesin ini berguna untuk pemintalan serat. . Disini akan dihasilkan tiga macam bentuk benang yaitu

:

SP 5ij SP kit dan SP ki (benang kecil). Yang dimaksud dengan SP 5£ adalah jarak antara spe ndel satu dengan spendel yang lain adalah 5£ inci. e. Mesin Cop Wender. Mesin ini berfungsi membuat benang palet/benang pa kan yakni yang berasal dari SP 5i yang disebut lo oms. f. Mesin Roll Wender. Benang yang berbentuk SP ifi dan SP hi yang berjumlah

roll (untuk lebarnya karung goni) diproses

dalam mesin RW kemudian pada mesin BE mengh;jsilkan benang lungsi. g. Mesin Tenun. Mesin ini berfungsi untuk menenun benang palet dan

SKRIPSI




52

benang lungsi. sehingga menjadi bentuk kain

. dalam

roll, Mesin tenun ini disebut juga dengan mesin Lo om. Pada bagian ini merupakan bagian yang terpen ting karena menyangkut znutu kain karung, .

-disini

perlu keahlian dan ketelitian dalam mengerjakannya. h, Mesin Seterika ( Cellender ). Kain yang dihasilkan oleh mesin tenun(loom)

diatas

dihaluskan(diseterika) pada mesin ini agar padat

, s

rapi dan memudahkan untuk dipotong serta

dijahit.

Kain yang sudah halus tersebut dipotong-potong suai ukuran yang dikehendaki.

se-

v

i. Mesin Jahit ( Sewing ). Pads bagian sewing terdapat dua macam mesin yaitu ; - Heaming

: gunanya untuk menjahit kain

karung

di bagian lipatan yang sudah diten tukan ukurannya. - Overseang

: gunanya untuk menjahit pada

bagian

samping kain karung yang telah dipo tong. j. Mesin Press ( Press Machine ). Berfungpji untuk mengepres karung goni yang akan disimpan dalam gudang. Setiap satu pres berisi

200-

lembar karung goni. Setelah itu karung goni „ dalam bentuk pres tadi disimpan dalam gudang. PerDu diketahui kalau dikelompokkan dalam

SKRIPSI


bagian



53

maka : mesin a sampai dengan mesin d ada pada bagi an Pemintalan, mesin e saropni dengan mesin g.

ada

pada bagian Pertenunan dan mesin h sampai dengan rue sin ± ada pada bagian Fenyelesaian. Hasil produksi dari serangkaian proses melalui

me-

sin-mosin diatas dapat dihasilkan 6 (enam) macam ukuran k a rung goni yaitu : a. HC Green ukuran 29 x 43 in ( ukuran umum ). b. HC Green sarabung ukuran 29 x 43 in. c. HC Blue ukuran 3? x 44 iiu d. HC Bleu sambung ukuran 2? x 44 in. e. HC Green ukuran 73 x t18 cm. f. HC Green ukuran 75 x 118 cm. g. Tali 3 ply ( sebagai pe.lengkap ). 4.

Prosedur Pengga.iian dan Pengupahan di PT "XYZ 11 Fungsi Bagian Personalia adalah menangani

prosedur

kepegawaian dengan segal-a aktifitasnya, dimana salah

satu

tugasnya adalah mengurus daftar nama-naraa karyawan beserta data-data pribadinya. Disini petugas personalia memisahkan daftar nama-nama karyawan menurut statusnya, yaitu karya wan bulanan/tetap dan karyawan harian/buruh lepas. Pada daftar nama karyawan tersebut, petugas

bagian

personalia memberikan informasi tentang gaji/tarip upah d& ri tiap-tiap karyawan guna salah satu dasar dalam pembuat an Daftar Gaji Karyawan, Kartu Pembayaran Gaji

SKRIPSI


Karyawan ,



%

dan upah lembur. Karyawan yang bekerja di perusahaan ini

berjumlah

sekitar 1390 karyawan dengan perincian karyawan harian lepas berjumlah 1200 dan karyawan tetap sekitar 190 karyawan. Untuk karyawan harian lepas dibagi dalam tiga shift(ploeg), shift pertama ( A ) bekerja antara pukul 06,00 sampai

de

ngan pukul 1 if•00 dengan masa istirahat 1 jam yaitu pada pu kul 12*00-13-00, shift yang kedua ( B ) bekerja antara pu kul lif.OO sampai ‘ dengan pukul 22.00 dengan masa istirahat yang sama yaitu pukul 19.00-20.00, shift yang ketiga ( C ) bekerja antara pukul 22.0 0 hingga puku^ 06.00 dengan istirahat yang sama pula yaitu pukul 03,00-0if.00.

masa Dengan

demikian rata-rata tiap shift bekerja selama tujuh jam, Un tu lebih jelasnya mengenai pengaturan shift dapat .dilihat pada lampiran

1 dan 2 .

Tugas untuk mencatat kehadiran karyawan harian

le

pas dilimpahkan pada mandor masing-masing bagian •.

dengan

membagikan daftar hadir untuk ditandatangani

karya

oleh

wan yang ada dibawah pengawasannya setiap hari kerja. Se telah daftar hadir ditandatangani

oleh masing-masing k a r

yawan, maka mandor mengambil daftar hadir tersebut sekaligus untuk mengecek secara langsung apakah karyawan itu benar-benar hadir(ada di tempat pekerjaannya). Ini dilakukan untuk menghindari karyawan yang tidak masuk tetapi diabsen kan oleh temannya.

SKRIPSI




55

Setelah mandor mengadakan pengecekan secara

lang-

sung, maka daftar hadir tadi tiap harinya diserahkan pada rollis untuk dibuatkan daftar absensi karyawan sistem ker ja ploeg(khusus untuk hari Sabtu biasanya terjadi kelebihan jam). Menjelang akhir periode penggajian,rollis

membuat

rekapitulasi untuk masing-masing karyawan mengenai jumlah hari kerja dan jumlah kelebihan jam kerja untuk disampaikan pada bagian pengupahan guna dasar penentuan

besarnya

upah yang harus dibayarkan pada setiap karyawan dan dasar pembuatan daftar upah/gaji karywan harian untuk masing-ma sing bagian(dapat dilihat pada lampiran 3 ). Khusus karyawan tetap(bulanan) sistim absensi (pen catatan waktu hadirnya) langsung ditangani oleh

bagian

personalia dengan menandatangani daftar hadir (sistim lang. sung), yang kemudian diserahkan pada bagian pengupahan de ngan tujuan yang sama, Perlu diketahui sebelum pembuatan Kartu Pembayaran Gaji Karyawan(KPGK) baik untuk karyawan harian maupun kar yawan bulanan dan Kartu Pengambilan Gaji(KPG) dibahas,bah wa sistim pembayaran gaji/upah un.tuk. karyawan harian

le-

pas selama satu bulan dibayarkan dua kali yaitu pada pertengahan bulan(tanggal 1 5 ) dan akhir bulan(tanggal 3 1 ) se dang untuk karyawan tetap dibayarkan tiap akhir bulan sekali. Petugas bagian pengupahan dalam membuat KPGK, KPG,

SKRIPSI




56

dan daftar gaji/upah harus sesuai dengan data daftar hadir dan kelebihan jam. Bentuk dari KPGK antara karywan tetap dan harian lepas dalah sama dan dapat dilihat pada lampiran if da lampiran

5 . Untuk pembuatan KPGK

a-

dan KPG

pa

harian lepas perhitu

ngannya adalah sebagai berikut(persatu periode penggajian/ setengah bulan)

:

- Gaji hari kerja = jumlah hari kerja x upah sehari. - Nilai kelebihan jam dihitung sama dengan lembur biasa dengan ketentuan satu jam pertama dihitung

satu

setengah jam dan jam sisanya dihitung dua jam. Hasil jumlah kelebihan jam tadi kemudian dikalikan 3 /2 0 di kalikan upah sehari. - Tunjangan jabatan = 0. - Khusus karyawan harian lepas yang mempunyai keahlian diberikan tambahan tunjangan ketrampilan dimana

be-

sarnya tertentu dikalikan jumlah hari kerja. - Untuk karyawan harian lepas yang tidak pernah

ijin,

cuti, sakit, dan mangkir diberikan perangsang sebe sar upah sehari. Hasil penjumlahan dari perhitungan diatas merupakan jumlah gaji kotor, sedang macam-macam potongan terdiri dari : - Astekj dimana besarnya adalah 1 % dari jumlah

gaji

yang diasuransikan dan jumlahnya selalu tetap. - Potongan karyawan untuk SPSI

jumlahnya tertentu dan

tetap.

SKRIPSI




57

- Ganti rugi, didasarkan alas besarnya angsuran keru gian akibat karyawan melakukan kesalahan/menghilangkan peralatan, - Lain-lain, didasarkan atas angsuran karyawan, seba gai contoh angsuran karena melakukan hutang. Total potongan diatas merupakan pengurang dari jumlah gaji kotor didalam memperoleh sisa gaji bersih yang diterima. Sedang untuk perhitungan gaji karyawan tetap,

gaji

kotornya hanya berasal dari penjumlahan antara gaji

pokok

satu bulan + tunjangan jabatan + gaji kelebihan jam( kalau ada), Khusus untuk tunjangan jabatan perhitungannya . :sama dengan tunjangan ketrampilan, demikian juga mengenai

per

hitungan potongan-potongan sama dengan karyawan harian le pas hanya berbeda pada besarnya, Setelah KPGK dibuat, maka petugas bagian

pengupah

an membuat dan mengisi KPG individu yang mencantumkan jum lah upah yang akan diterima oleh karyawan dan jumlahnya sa ma dengan KPGK (bentuk dari KPG dapat dilihat pada lampir an 5 ), sekaligus juga membuat' daftar gaji karyawan baik ha rian maupun bulanan. Apabila semua pekerjaan diatas telah selesai diker jakan, maka KPGK bersama daftar gaji karyawan dikirim

ke-

bagian pembukuan untuk dikontrol, Bagian pembukuan mengontrol atas segala catatan yang ada pada KPGK dan daftar ga ji karyawan ten tang kebenaran perhitungan matematisnya dan tidak memperhatikan satu-persatu tentang jumlah waktu

SKRIPSI


ha-



58

dir dan kelebihan jam kerja. Setelah KPGK dan daftar gaji selesai dikontrol ke mudian KPGK dan lembar kedua dari daftar gaji dikembali kan ke bagian pengupahan. Dan untuk selanjutnya KPG individu diserahkan ke mandor setiap bagian untuk

dibagikan

pada karyawan guna pengambilan gaji karyawan yang bersang kutan. Bagian pengupahan yang merangkap sebagai juru

ba-

yar tersebut ke kasir untuk mengambil uang upah .karyawan. Dalam hal ini kasir setelah melihat daftar upah yang

su-

dah disetujui oleh bagian pembukuan,maka uang .

sejumlah

daftar gaji karyawan diberikan kepada bagian

pengupah

an yang* merangkap sebagai juru bayar tersebut. Setelah juru bayar siap untuk melakukan pembayaran upah, maka karyawan dengan menunjukkan sekaligus mengem balikan KPG individu dan menandatangani KPGK dapat diberi kan upah sesuai dengan jumlah yang tercantura dalm

KPGK

maupun KPG individu. Prosedur dapat dilihat pada gambar 9* 5. Prosedur Lembur dan. Perhitungan Premi 5*1. Prosedur Lembur Untuk melakukan lembur guna menyelesaikan pekerjaan secepatnya atau dijumpainya keadaan darurat seperti down ataupun over-haul harus disetujui oleh staff yang melakukan lembur, Biasanya staff bagian

shut bagian

menunjukkan

kepada mandor atau kepala urusan(karus) bagian-bagian yang harus mengerjakan pekerjaanya diluar waktu kerja ini

dan

mandor atau karus akan memilih karyawan-karyawan yang mam-

SKRIPSI


MOCH. DADANG SYACHRUNA ,

j

O'

B

w c

P

?r i p 3 3 p

cm

C3 P

*0>


P j~y*

P

13 PS (D p •-J C << u p p s: p* fi p 5 p p

o' H*

2 C3

•-J 533
p

p

w c H‘ >0

cr

p

P P

w 0

a> p

H* fctJ p

/—

ct

p

H-

U>

P M

P O P

W P ** «< P s:

C_i. H*

Ct M

ct PJ

:j

o

a 3

H*

p

S' a> £ |3 oq 5»r

CQ

H‘ 0Q

Q p P p «-h p

ca 3 ^ *P PS & 0 H‘ 1 P P> H P * -i PPM

o*t-». c CW P p H-

►d T>

CD H*

•n (0 (D p a> 3 3 P

o ' to

H‘ p

o> 3

? pr pr ct>

gg

_ *

p.

(JQ—

OQ 3

H,

09

q

ss P- P

ct p V

3 P ct P h* » j (D Ct ct C C 3

SKRIPSI

P5KO

W

Q P W

P* PS tJ »-dh3 O

3 O

Pj

P-

VJ!

vO

3

13 ?*

a

2 O

*-d

O >

>

3

w

> « -i

O O

53

»

H

XI

M

O

FJ

1

> 'X t-2

T)

>< K N

a 3 a •

00 H

o

a

►a

CO

w C3

>

vO

p

B O'

p

o




60

pu melaksanakan pekerjaan lembur tersebut. Sebelum melaku kan pekerjaan lembur, oleh mandor atau karus dibuatkan ter lebih dahulu rencana kerja lembur yang dapat dilihat

pada

lampiran 6 sebagai contoh. Disini memuat rencana kerja, ri, tanggal, jam mulai, bagian, dan nama-nama karyawan pelaku kerja lembur. Rencana kerja lembur ini harus dimintakan persetujuan pada bagian-bagian yang berkaitan yang k e mudian didistribusikan ke bagian pengupahan sebagai

salah

satu dasar dalam pembuatan upah lembur dan bagian keaman an . Pada bagian keamanan ini dibuatkan buku daftar lembur yang berbentuk : Gambar J Q , No.

Nama

Sumb er

Buku Daftar Lembur Tgl

Yang Diker jakan

Jam

Paran Keamn. Ybs.

: Inter n Perusaliaan. Apabila pekerjaan lembur tersebut sudah selesai m a

ka mandor atau karus membuat laporan kerja lembur karyawan yang dapat dilihat pada lampiran 7., Disini akan

terlihat

banyaknya jam lembur yang dipakai dan nama-nama

karyawan

yang melakukan lembur. Laporan kerja lembur karyawan

yang

sudah jadi dan disetujui oleh bagian-bagian yang berkaitan kemudian didistribusikan ke bagian personalia demikian juga dengan buku daftar lembur. Pada bagian ini kemudian d i buatkan Daftar Perincian Lembur(dapat dlihat pada lampiran

8 ).

SKRIPSI




1

61

Daftar Perincian Lembur dicini semacam rokap.i. tulasi atari seorang karyawan selama satu periode penggajian

yang

memuat jumlah jam lembur yang dilakukannya, baik lembur bi asa maupun lembur Minggu serta informasi lainnya seperti ■ yang dikerjakan dalam lembur, tanggal lembur, perincian ten tang upah lembur perjamnya,serta jumlah nilai jam kerja nya yang pada akhirnya akan diperoleh pendapatan lemburnya ( pendapatan/upah lembur tidak termasuk unsur yang diraasuk kan dalam KPGK/formulir tersendiri). Seperti disebutkan diatas, pada PT "XYZ 11 ini ada

2

macam lembur* yaitu lembur hari biasa dan lembur hari Ming gu yang'masing-masing mempunyai tarip yang berbeda-beda. Dibawah Ini diberikan contoh perhitungan upah lembur : - Misalkan karyawan harian lepas yang ditetapkan

upah

perharinya Rp. 500,- , maka ketentuan yang ditetap kan PT "XYZ" sebagai berikut ; - Lembur hari b i a s a . Untuk sat

jam pertama = = M

x 3/20 x upah sehari x 3/20 x Rp. 800,-

= Rp, 180,Sedang untuk jam-jam berikutnya, satu jamnya dihitung sebagai berikut

= 2 x 3 /2 0 x upah sehari = 2 x 3/20 x Rp. 800,= Rp. 2/fO,-

- Lembur hari M i n g g u . Untuk jam pertama sampai dengan jam ketujuh,

SKRIPSI


upah



62

lembur perjsmnya dihitung itkourut k^tentuan : = 2 x 3/20 x uapah sehari = 2 x 3/20 x Rp. 800,= Rp. 240,Sedangkan untuk jam kedelapan dan seterusnya, per jamnya dihitung : = 3 x 3 /2 0 x upah sehari = 3 x 3/20 x Rp* 800,= Rp. 360 ,Dari ketentuan

dan perhitungan diatas seurapamanya

di/jabgrkan lebih luas dengan mengambil conto seorang kary& w«n yang* me] akukan lembur biasa dan Minggu selama satu pe riods penggajian masing-masing sebesar 8 jam dan 9 jam ka dapat dihitung

ma

:

- Upah lembur perjamnya

= 3/20 x Rp. .800,-= Rp, 120,-

- Jumlah nilai jam kerja : untuk lembur biasa = ( 1 xl£) + (2 x 7 )= 1 5 ,5 Jam untuk lembur Minggu= (2 x 7 ) + (3 x 2 ) =20

jam

=35,3 jam Dengan demikian pendapatan lemburnya selama

satu

periode penggajian = Rp. 120,- x 35,5 = Rp. 4*260,Daftar perincian lembur(lampiran 9) disamping seba gai rekapitulasi juga berfungsi sebagai formulir pembayar an lembur karyawan, dimana pada waktu upah lembur dibayar-

SKRIPSI




63

k a n , karyawan harus menandatangani formulir tersebut seba gai bukti telah diterima upah lemburnya* Formulir yang te lah ditandatangani ini kemudian didistribusikan ke bagian pembukuan untuk dicatat guna menentukan jumlah lembur to tal dalam pembuatan laporan. 5*2. Perhitungan Preifii Didalam menentukan premi yang harus dibayarkan

gu

na merangsang karyawan untuk meningkatkan produktivitasnya terhitung tanggal 12-5-1986, PT "XYZ" mengadakan perubahan mengenai tarif preminya.Tarif premi ini berbeda antara ba gian yang satu dengan b&gian yang lainnya dan status

kar

yawan satu dengan status karyawan lainnya. Dibawah ini ta bel premi setelah mengalami perubahan untuk karyawan hari an lepas dengan ketentuan : - satuannya Kg. Tabel 1 : A. SPINNING Ukuran

- target permesin untuk satu rainggu.

Premi per Kg

Jumlah Premi Interval

Akumulasi Premi

193.1 s/d 2230

Rp. 2,-

Rp. 600,-

Rp. 600,-

2251 s/d 2550

Rp. 5,-

Rp.1500,-

Rp.2100,-

2551 s/d 2850

Pp.7,50

Rp.2250,-

Rp.if350,-

2851 e/d ....

Rp.10,-

R p .......

R p .......

Rp. 2 f-

Rp. 300,-

Rp. '500,-

Spinning 5i:

Spinning 1261 s/d U|10

SKRIPSI




Gk

S p in n i n g kh\ ] if1 1

s/d 1 560

Rp. 5,-

Rp. 750,-

Rp. 1050,-

1561 s/d 1710

Rp.7,50

R p . 1 1 25

Rp. 2175-1-

1711 s/d ....

P p . 10,-

R p .............

R p ........

1051 s/d 1200

Rp. 2,-

Rp. 300,-

Rp.

1201 s/d 1350

Rp. 5,-

Rp. 750,-

Rp. 1050,-

1351 s/d 1500 1501 s/d ___

Rp.7,50 R p . 10,-

Rp.1125,R p .......

Rp. 2175,R p ........

B. SEWING 4501 s/d 5400

Rp. 2,-

Rp. 1800, *-

Rp. 1800,-

5^01 s/d 6000

Rp. 3,-

Rp.1800,-

Rp. .3600,-

6001 s/d 6600

Rp.

k,-

Rp.2400,-

Rp. 6000,-

6601 s/d 6900

Rp. 5,-

Rp.1500,-

Rp* 7 5 0 0 , -

6901 s/d 7200

Rp. 6 ,-

Rp.i800,-

Rp.

7201 s/d ___

Rp.7,50

R p .............

Rp................

Û0

Rp. 60,-

R p . 1800,-

Rp.

2 i+l s/d 270

Rp. 85,-

Rp.2550,-

Rp. 4 3 5 0 , -

271 s/d 300

R p . 105,-

Rp.3150,-

Rp.

3 OI s/d -33 O

Rp.130,-

•Rp.3900,-

Rp.llifOO,-

•331 e/d 360

Rp.155,-

Rp.^650,-

R p . 16050, -

361 s/d ....

Rp . 18 5 ,-

R p .......

Rp................

Sp in n in g k i :

C. PRESS . 211 s / d

D. LOOM 2i+1 s/d 270

0

93 00, -

1800, -

7500, -

Rp.

271 s/d 300

Rp. 10,-

.301 s/d 330

R p . 17, 50

SKRIPSI

300,-




65

331 s/d 360

Rp. 25,-

361 s/d ... Rp. 35sSumber : Intern perusahaan yang diolah oleh penulis. Sedang perhitungan premi untuk karyawan bulanan (te tap) yang meliputi ; kepala kelompok, tukang stel, laborat tukang timbang, rollis, sub-gudang, tukang kontrol

loom ,

koordinator bag.sulam/TC didasarkan pada produksi loom kain karung perhari(satuan Kg) dengan perincian sebagai berikut( Tabel 2 ) : a. Kepala kelompok, tukang stel bagian Spinning dan ke pala kelompok, tul^ng stel bagian Loom didasrkan pa da tabel dibawah ini

:

Produksi loom kaing karung ex. benstng koyo/hari

Rp. 100 ,-

A,.101 Kg s/d 4150 Kg

Rp* 115,-

4151 ■Kg s/d 4200 Kg

Rp. 130,-

4201 Kg- s/d 4250 Kg

Rp. 155,-

4251 Kg s/d 4300 Kg

Rp. 185,-

4301 Kg s/d 4350 Kg

Rp. 215,-

4351 Kg s/d 4400 Kg

Rp. 250,-

4401 Kg s/d 4450 Kg

Rp. 285,-

4451 Kg s/d 4500 Kg

Rp. 320,-

4501 Kg s/d 4550 Kg

Rp. 360,-

4551 Kg s/d 4600 Kg

Rp. L00,-

0 0 -d-

Kg

4050 Kg s/d

SKRIPSI

Tarif premi perorang




66

1|601 Kg s/d 4650 Kg

Rp. 450,-

**651 Kg' s/d 4700 Kg

Rp. 500 ,-

4701 Kg s/d 4750 Kg

Rp. 550,-

Sumber : Intern Perusahaan. b. Kepala kelompok, tukang stel bagian Carding/Drawing dan kepala kelompok, tukang stel, tukang'BE. pada ba gian^Persiapan besarnya premi sama dengan 90# premi yang diperoleh kepala kelompok bagian

dari Spin

ning/Loom, c. Juru rollis, sub-gudang, laborat, tukang '

timbang

Spinning, Persiapan, Drawing, koordinator sulam/TC, dan tukang timbang, tukang kontrol di bagian

Loom

besarnya premi sama dengan 70% dari premi yang di peroleh kepala kelompok bagian Spinning/Loom. Dari uraian-uraian pada bab. ini dan temuan-

temuan

permasalahan selama penulis melakukan survey p a d a ’ sistem penggajian dan pengupahan di PT X.YZ, suatu rumusan bebera pa permasalahan dapat ditarik, bahwa : - Begitu besar jumlah karyawan yang ada pada perusaha an ini, yang semuanya harus diberikan imbalan berupa gaji/upah atas jasa yang telah diberikannya. Semua nya ini harus dilakukan dengan baik, dalam arti be ^sarnya gaji yang harus dia terima sesuai dengan haknya dan tepat waktu. Pada kenyataannya sering timbul adanya keluhan-keluhan karyawan atas besarnya gaji /

SKRIPSI




67

upah yang diterima tidak sesuai dengan

jumlah yang-

sebenarnya dia terima.Hal ini disebabkan data- data dasar seperti besarnya jam lembur milik pegawai dimasukkan dalam perhitungan gaji/upah pegawai B

A ,

kesalahan pemasukkan data output suatu-pegawai seb& gai dasar; perhitungan premi, serta pemasukkan datadata dasar yang lain, Demikian juga dengan aktivi tas perhitungan aritmatis yang sering juga menimbul kan kesalahan. - Begitu banyak ketentuan-ketentuan yang harus dipe nuhi £alam menghitung besarnya premi yang

antara

pegawai/golongan yang satu dengan yang lainnya berbeda-beda, ini nampak pada tabel 1 dan 2. Hal ini a kan menyebabkan banyaknya waktu yang dibutuhkan u n tuk menentukan berapa besarnya premi seorang pega wai yang harus dibayarkan. - Harus dilakukan suatu perhitungan berulang-ulang da lam perhitungan upah/gaji lembur dengan rumus dasar yang sama. Inipun menyebabkan banyak waktu yang h a rus dibutuhkan dan ketelitian. - Dalam perhitungan daftar gaji/upah karyawan pada pe rusahaan ini sekaligus tidak dilakukan suatu perhi tungan jumlah kebutuhan (komposisi) mata uang

un

tuk pembayaran gaji/upah pegawai dalaw bentuk fisik (pecahan). Ini akan menyebabkan tergahggunya aktivi

SKRIPSI




68

tas pengupahan/penggajian pada saat pembayaran. - Sering terjadinya penggelapan atas kelebihan perhi tungan besarnya upah/gaji dari sebenarnya yang ha rus dibayar, sebagai contoh : - karena adanya perangkapan fungsi antara pembu at daftar, kartu pembayaran, dan kartu pengam bilan gaji karyawan dengan pembayar gaji, m e nyebabkan pada bagian ini begitu mudah melaku kan penyirapangan atas besarnya gaji yang ha rus dibayar. - Dengan dasar rumusan perhitungan lembur ' dan premi seperti pada pembahasan bab ini menye babkan perhitungan menghasilkan bilangan peca han rupiah yang kurang cukup te.rsedia di peru sahaan dan dikaitkan dengan tidak adanya k e tentuan pembulatan menyebabkan adanya kelebih an atas perhitungan gaji/upah terhadap sebe narnya yang dibayarkan* Contoh : Seorang karyawan harian .yang, mempunyai

upah

sehari.Rp. 925,-', tunjangan ketrampilan/hari Rp* 125,- , Astek Rp 150,- , SPSI Rp. 75,tun jangan lain-lain Pp. 750," dan mempunyai prestasi sebagai berikut : masuk kerja = 13 hari, jumlah kelebihan jam = k jam, tidak ada potongan atau ganti rugi, . output minggu I = 1655

SKRIPSI


dan output minggu



69

ke 2 = 1538 Kg, serta karyawan ini bekerja pada bagi an Spinning dengan mengoperasikan mesin u k u r a n % i " . Dari data diatas karyawan ini seharusnya mendapat kan upah sebesar : Gaji hari kerja = 13 x Rp. 925,-

= Rp. 12.025,-

Gaji kelebihan jam = (l4x3/20xRp.925#-)+(2x3/20x3xRp.925,-) =

1 .0^ 0,62

Tunjangan ketrampilan=13 x Rp 125,-

= Rp*

1.625,-

Perangsang = 1 x R p 925,-

= Rp.

925,-

+ Rp 1 .050 ,-= Rp.

1 .762,50

Premi minggu 1= (1655-- 1560) x Rp. 7,50 Premi minggu II = (1538 - I M G ) x Rp. 5 ,- + Rp. 300 ,-

_= Rp.

%0,-

Tunjangan lain-lain

= Rp.

750.-

Gaji Kotor

= Rp. 19.068,12

Jumlah potongan

= Rp.

Gaji bersih/peneriipaan tengah bulan

225.-

Rp. 18.8U5.12

Seperti telah disebutkan semula, karena tidak adanya ketentuan pembulatan yang b a k u 3 sering jumlah diatas hanya dibayarkan sejumlah Rp. 18.800,- . Hal ini da pat juga disebabkan karena tidak dilakukannya seka ligus perhitungan jumlah kebutuhan mata uang

secara

fisik/pecahan sehinggga bagian pambayaran tidak mem punyai cukup persediaan mata uang dalam bentuk fisik atau pecahan.

SKRIPSI




BAB

IV

KOMPUTERISASI SISTEM PENGGAJIAN DAN PENGUPAHAN Dari hasil surv.ey sistem penggajian dan pengupahan secara menyeluruh, disini dapat diperoleh gambaran/pers pektif pekerjaan-pekerjaan yang akan dikomputerisasi, sehingga problema-problema yang ada dapat dipecahkan. Pada bahasan berikut ini akan diketengahkan bagaimana suatu sistem komputerisasi

itu didisain hingga da -

pat diimplementasikan pada sistem penggajian dan pengupah an di PT.XYZ. agar dapat menghasilkan informasi / laporan o yang memenuhi syarat informasi* Sebagai langkah pendahuluan akan dirancang

suatu

General System Flowchart untuk mengilustrasikan disain arus-arus data yang berhubungan dengan program*

1 • General System Flowchart Pembuatan general system flowchart disini dibeda kan antara untuk pegawai tetap dan pegawai harian, tetapi secara umum mempunyai arus/tahap-tahap yang hampir

sama

diantara keduanya. General system flowchart ini pada

da-

sarnya dibagi menjadi tiga bagian besar, yaitu pembuatan master pegawai, pembuatan file transaksi pegawai(tabel) , dan proses gaji pegawai untuk pencetakan slip gaji pega wai, laporan daftar gaji pegawai, dan laporan kebutuhan mata uang. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat gambar 11&12 yang menggambarkan secara lengkap

general system flow

-

70 SKRIPSI



Gambar 12


GENERAL SYSTEM FLOWCHART - SISTEM PENGGAJIAN DAN PENGUPAHAN PT XYZ - PEGAWAI HARIAN

Source Document Peaawai

Data Entry

.Source Document Pegawai

Data Entry

Double Check lie port

Data Koreksi

Slip Tengah Bu 1 an__^.^

Laporan Kebutuhan Mata Uang

SKRIPSI




G E N E R A L S Y S T E M F L O W C H A R T - S I S T E M P E N G G A J I A N DAN P E N G U P A H A N Sou re e Dc';urr e n t i'fcâv u i

PT X.YZ

72

- PEGAWAI T E T A P

Gambar 11.

lJU t ii E nti "Y

SKRIPSI




73 chart, 2. Pembentukan File Induk ( Master ) Pegawai Dalam pembentukan sistem baru ini langkah berikut nya ( setelah

pembentukan:• disain

general

- 'sistem

\

flowchart ) ....... adalah persiapan penyusunan file- file yang salah satunya adalah File Induk ( Master ). File

ini

diperlukan untuk pengolahan data-data pegawai. Di dalam Fi le Master ini berisi keterangan-keterangan umum data-data pribadi karyawan beserta keterangan-

mengenai keterangan

( ketetapan-ketetapan ) mengenai besarnya gaji/upah, jangan-tunjangan, potongan-potongan, dan lain

tun-

.-sebagainya

yang semuanya bersifat permanen ( long live c_icle ). Hata urutan aktivi tas dalam pembuatan File -..Master Pegawai, pertama-tama data mengenai pegawai tersebut dicatat dalam formulir input penyusunan File Master yang sudah disediakan untuk pencatatan tersebut. Pada gambar

13

1 ^ penulis memberikan contoh disain formulir input

dan untuk

-pembuatan File Master Pegawai. Formulir-formulir tersebut diisi oleh Bagian Perso nalia dan harus mend-apat persetujuan dari Kepala Bagian di mana pegawai tersebut berada pada pengawasannya. Hal

ini

sekaligus untuk mengecek apakah pengisian formulir data in put telah dilakukan dengan benar, Formulir-formulir input yang tolah disetujui oleh pihak-pihak yang

data terkait

kemudian diproses oleh Bagian Pengolahan Data ( B.P.D ). Hasil proses ini oleh B.P.D. dituangka.n dalam bentuk Daf tar/List yang menunjukkan data pribadi pegawai yang

SKRIPSI


telah



?s\

Gambar 13 PT XYZ

PARE-KEDIRI

FORMULIR INPUT FILE MASTER PEGAWAI TETAP 1. Nomer Induk Pegawai

: L IJ J lU J 1iT T T ir n

2 . Nama Pegawai

3. A 1 a m a t

□3

J

if. Tgl. Masuk Kerja 3. Tgl. Berhenti Kerja

6 . Kode Bagian ( lihat panduan ) 7. J a b a t a n 8 . Gaji Pokok 9. Tunjangan Jabatan

10. Potongan-Potongan Astek

SPSI

Kediri, ................ . Kabag. Personalia

Kepala Bagian Ybs.

(

)

(

Note : Jika telab benar « disetujui hendaknya dikirim ke B.P.D

SKRIPSI




75 Gambar 1Z* PT XYZ

PARE-KEDIRI

FORMULIR INPUT FILE MASTER PEGAWAI HARIAN

1 . Nomer Induk Pegawai

:

2. Nama Pegawai

:

3. A 1 a m a t

:

/*. Tgl. Masuk Kerja

:

I

>1

I ‘■■J111 ■ I

J

■—

~~V"

5. Tgl. Berhenti Kerja * :

6 . Kode Bagian ( lihat panduan )

:

7. J a b a t a n

:

8 . Upah Sehari

:

9. Tunj. Ketrampilan/Hr

:

10. Potongan-Potongan

: Astek

SPSI

Kediri, ................. Kepala Bagian Ybs.

Kabag. Personalia-

Note : Jika telah benar & disetujui hendaknya dikirim ke B.P.D

SKRIPSI




76

direkam oleh komputer. Daftar tersebut kemuc’ ian diperiksa oleh Bagian Pengendalian Data yang bertanggung jawab terha dap pengecekan ketepatan dari input data. Bila ada kesala"h an-kesalahan diadakan perubahan/koreksi seperlunya, kemudi an perubahan tersebut juga direkam kembali ke komputer

o-

leh B.P.D. Setelah daftar tersebut diperiksa, dan bila su dah benar secara keseluruhan,maka dimintakan

persetujuan

menejemen. Demikian juga apabila suatu saat perlu , 'adanya perubahan dalam arti pemutakhiran ( update ) dari File Mas. ter pegawai yang mungkin dikarenakan perubahan data priba di ataupun adanya kenaikan gaji/upah, maka prosedur demiki an tetap.akan dilakukan. Permintaan persetujuan pada mene jemen disini dimaksudkan agar Bagian Personalia tidak mu dah begitu saja meminta agar Bagian Pengolahan Data melaku kan perubahan, pencoretan, dan penyisipan atas file Master Pegawai. Setelah daftar-daftar ini disetujui oleh

meneje

men, maka sekali lagi File Master tersebut di list

untuk

masing-masing pegawai dan dibagikan pada pegawai yang bersangkutan, dengan tujuan internal check oleh pegawai

itu

sendiri. Perlu diketahui dalam pembuatan File Master Pega wai pada perusahaan ini,dibedakan antara File Master untuk pegawai tetap dengan File Master untuk pegawai harian.

SKRIPSI



i


77

Procedure Flow - Pembentukan File Master Pegawai ( lihat pada gambar 15 - ■ )■

1 . Data pribadi pegawai dan data lainnya yang bersifat per manen diisi oleh Bagian Personalia pada formulir khusus untuk input data, dan dimintakan persetujuan pada Kepa la Bagian dimana pegawai itu ada dalam pengawasannya. 2. Formulir input diproses oleh Bagian Pengolahan Data. 3. Daftar/list pegawai yang dihasilakn oleh B.P.D diperiksa oleh Bagian Control Data. 4. Bila sudah benar - dimintakan otorisasi pada menejemen - di file - dibagikan pada masing-masing pegawai

SKRIPSI




78

Procedure Flow - Pembentukan File Master Pegawai

Souce Document

/

/

/ /

Input Formulir

/ / / /

Kepala Bagian Ybs.

Formulir Input & Otorisasi -------------------------

Bagi an Pengolahan Data

List Master

Bagian Data Control

Pegawai

( Gambar 15 ) M I L 1 K p e rp u s ta k a a n W IV E R S 1 T A S A 1 R L A N O O A SKRIPSI


S U RMOCH. A B DADANG A Y A SYACHRUNA


System Flow - Pembentukan File Master Pegawai ( lihat pada gambar 16)

1 . Formulir input ( source document pegawai ) diinputkari. 2, Hasil input tersebut akan menghasilkan disk master 1 , yang melalui program listing akan menghasilkan

daftar

master 1 ( data pribadi pegawai ).

3 - Masber pegawai yang telah terbentuk diurut agar dapat diperoleh master pegawai yang urut berdasar nomor in. duk dan kode bagian, agar memudahkan aktivitas berikut nya. if, Dilakukan double check agar tidak terjadi pegawai yang sama*dimasukkan dua kali atau lebih. Aktifitas ini a kan menghasilkan disk master yang bersih dan laporan data pegawai yang benar dan tidak benar untuk dilaku pengecekan oleh data control.

5 . Apabila diperlukan adanya perubahan-perubahan, maka de program updating akan dihasilkan master yang siap pa kai untuk proses pengolahan gaji.

SKRIPSI




80 System Flow - Pembentukan File Master Pegawai Tetap Sourc a Docum 3nt Pegaw ai

Data Entry

^Mastei

/ A

/ Masterl I I Sorted V

Dou ble Che ck

BULVA

Double Check Report

/Maste i Clea

Master List

Data Koreksi

. Updating Master 1

( Gambar 16 )

SKRIPSI




System....Flow - Pembentukan File Master Pegawai Harian Source Document Pegawai

r

*( Master2 \ Sorted

Double Check Repor'

Master 2 List

Updating Master 2

•

Data Koreksi

/ Master2 ( New

( Gambar 17 )

SKRIPSI



c\j

XYZ

PT.

KARYAWAN

r-\
<\ o Oh

& M l— 3 Eh

l o P M M 't ;

v-j W

O CO

O \ S3 J H

D

a

< ! £

*

ft

-a3

CM

io o

o

W O

W Ph Eh 3

H H C l CO

WM M

CO &

H CO

tU CO

't

EH

a* < W

\ < S <

CQ

<; tM

CO

CO Ph

<

W R CO

K

rO

H

<s{

•

*

E-' CO

« w

••

s S5 < o

,

r~ T—

£?; o Eh O Ph

O s—

Eh O Ph

o

tz 'tiZ < & K

*rj ;

Eh

y) in

E-t

s

<

CO

o

(H

pH

JS3 < M

<

•

CQ

O < cn w

p o

•

E^

«

Oh

Ph

PC

P

<

*

JH

• CO

2

trT

tH

\ s s

CO

•"3 «

»-5 o

Eh

<

O O

M {?5

P

«

't

<

f* \ s Jg,

N \ P p P p

« o

Eh Eh CQ <elj 25 tH 5S a M * C£ *

o PH

t<-a H EH

w cc

W

w

< Eh

S5

o

<

CQ

CO

C5

EH

s <3

ci>

£

<

OS

00

â- ffr ■ee* •60s Eh CO W 3 < EH Eh

O

<

<

E

<

Eh

KN fA

O

te

< < cc

< a

• LT>

« w Eh

S5 H H

bd *

M Q t-

O * O

Dm O Eh

CO p \

CO TO

II CO H

*-

Eh

o

H
VC

co

<3 W

H

w

•

is ;

<J CQ 9* H 1 •W

« <

Ph >

o cc 05 <2

* *

WOh QW {H O Eh O

Eh M O C-H CQ

525 >H

a

£3 O M

Eh Pm

H cd o CO

H

P

o

CM

S3 < CM CO

Eh

S UD I I I

MOCH. DADANG SYACHRUNA KOMPUTERISASI SEBAGAI ... SKRIPSI

CO

MASTER RECORD

PARE-KEDIRI ADLN - PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS AIRLANGGA

PENG-G-AJIAN/PENG-UPAHAN

RECORD LAYOUT 3 • abe 1

SKRIPSI

o

si

225 >

a

a

2 n

KOMPUTERISASI SEBAGAI ... MOCH. DADANG SYACHRUNA

c

O

ro

ro

u

\

w

o o

s

>

w

W S3 W H td ►xj > •-3 P \ H *t3 > S| f O w p M

63

>

CJ

ch

Ch C

>

S *3* P

>

p2 pd o a

s

§

ss C3

>

K

W

D3 W ^3 H

> D3 z| M O M H 33 03 > > *13

s» H id o M >

3

£

O M

•-3 W 3)

p

w >

o

ro

P

W H 53

g M tH 5-S P I

H > 13

P

W >

UJ

*TJ 3 33 0 O *3 W Ch M > W a H

h+

IT1

»-3 M

>

o

O ««

P

W >

P >

a

•I

>

>

H3 53 t?d h3 33^ w

PGJ

33 P H9 H •T3 • • W 33 w > O M 33 3) r > Ki

H3

P

a o \o

M 33

h3

P

W 33

O

h3

25

0 S3S d

>

P

w w

O

>

^ o

D3 > \ M h3 3J > W H CO K

33

g

tc

> !> &J > >

w

O w

1

52! «•

* *

12 £* w i-3

*

hi

l>

W

>

t*1 M |T)

> \

33 M

W

3

> s: >

33 Kj

w

H 33

s P w

••

ro P H M W W > 31 M > W •P p H H f Le5 ro

1 T\)

\

M

I

CO 1-3 « M M W CO 33 *-4 > a ^

I

* * *

t-3

P t3

>

P

«

S5

P

M

33

K >

W

o

ro

>

i-3

>

f*

p

K

>

CT\ CD 00

O

O

W © 3 > > w 52! 33 W h3 ^ > « c M p»? « h3 H 33 Ch 8 > 33 C-H >

P

P

W P P

03 £ >

t-

ro

2i s > > o o t > >

33 H

s

H f >

S

H9 W >

> ss

CO

> t> L3 S3

tu

Ch

P*5 >-3 >-3 O > >

a-\ vji -p* v >j

► t) >

-j

<3

co

S3 Ctt

Ch >

vo

*

k

\ K K K

;

\

K K

k

K

!

O O o t? \ \ s s S 2

2

> *-3

> »-3

S

3J

o 33

* o

W > h3 C c-H' w ^ h3 > S2I W 03 t-1 S TJ »-3 *t3 W € «■-eo-ea- -69-60•e> -e> •65- ■

VjJ

CO > ^3 W CO H3 H W W

!z5

>

p

a

O

t-3

>d *-d P P

O

k3

W

!

ci

o l- l

t"* O

t-.1

-* H

E3 O k! O **j

n

S3 O P •r)

> i-3

55

> H

p

eg O 33 W w a w

H

t- > > CO

•-3 W

p

O 3?

Co

»-3 M 33

*TJ

Si >T> •€ e- > 3? Cd > E M S

'

<3 T> 3) O H

* *

w ^ — w

h6 p

K SI

CO M

23

o

H

U H W O 3> VH *TJ

25 O

O »-3 O K 521 t> TJ H M

•f*

|-d

H

fe5 W a: K) *

w

W M o o rU O

!

CO V>J

o M 3J

> 33 W I

N

k

X

3

33 Kj >

w > 52}

>

a ►n

p

M a

*n

\

H >

>

P P

W £5

33 O

o

33 W o

> K O a 1-3

-C-

*-9 &) cr (D



8if

3• Pcmfrentukan File Transaksi Untuk Karvaw^n Harlan ( Tran saction Build-Up ) Untuk mengetahui aktivitas pegawai-pegatvai yang a-da dibentuk suatu File Transaksi, yaitu suatu file yang berisi semua kegiatan-kegiatan pegawai yang berkaitan

dengan

aktivitas perusahaan sehari-hari. File Transaksi Pegawai i ni jika dipadukan dengan File Master Pegawai Harian

akan

menghasilkan besarnya gaji/upah yang harus dibayarkan baik terhadap masing-masing pegawai ataupun secara ( daftar gaji/upah ). Pada gambar

keseluruhan

narapak gambaran pro -

ses sederhana dari pengolahan/perpaduan antara File Master o dan File Transaksi untuk menghasilkan laporan upah yang ha rus dibayarkan :

Semua transaksi-transaksi kegiatan pegawai dicatat dalarn formulir-formulir khusus untuk pengolahan-pengolahan transaksi lebih lanjut oleh komputc->r. Gambar 19 menunjuk kan contoh formulir input data *

SKRIPSI

Dari dokumen -


dokumen


Co

vn


Bulan

:

Periode

:

Tahun Bagian

: :

PTPARE FORMULIR

INPUT

FILE

- KEDIRI TRANSAKSI

C G-am'bar SKRIPSI

XYZ KARYAWAN

IIARIAH

19




86

dasar seperti jumlah hari masik kerja, jutnlah kelebihan jam kerja, tunjangan lsin-lain, ganti rugi, potongan lain -lain output minggu pertama, output minggu kedua ( dua terakhir i ni khusus untuk menghitung besarnya premi untuk masing-ma sing karyawan ), dan ukuran mesin yang dioperasikan ( khu sus operator bagian spinning ) diplndahkan ke dalam formu lir khusus oleh Rollis dan dimintakan persetujuan pada Kepa la Urusan Pemintalan atau Pertenunan. Permintaan persetuju an ini dimaksudkan sekaligus untuk mengecek kebenaran pengi sian formulir input berdasar data-data kegiatan

pegawai

yang diperolehnya tiap hari. Setelah dinyatakan benar secao ra keseluruhan dengan mendapat persetujuan Kepala Bagian ma ka kemudian diserahkan ke Bagian Pengolahan Data untuk di proses dengan komputer* Kebenaran transaksi pegawai atau biasanya disebut de ngan istilah " tabel " dalam hal pengisian akan diperiksa o leh komputer yang akan mengeluarkan daftar transaksi ( ta bel ) yang ditolak, dengan deraikian logika dari progrannya harus mengadakan pencsrian terlebih dahulu dari noraer induk yang diinputkan. Jika ternyata ada dalam File Master,

maka

penginputan selanjutnya dapat dilakukan. Tetapi jika nomer induk pegawai itu tidak didapatkan di File Master,

maka

penginputan data selanjutnya tidak boleh dilakukan, karena data input yang ada di formulir raerupakan data yang 11 in valid

Prosedur lain apabila program

ini tidak dibuat da

pat dil akukan laitgsung pada saat êmbuatan program

SKRIPSI


proses



87 pengolahan data untuk menghasilkan slip atau daftar gaji , dimana dalarti program tersebut pada kondisi tertentu

harus

dilakukan proses " decision M dalam proses " matching " atau dengan membandingkan. Setelah diadakan perubahan-perubahan atau koreksi dari transaksi tersebut, kemudian diperiksa oleh komputer kembali dan jika telah benar dilakukan perekaman, Dari File Transaksi ini bersama File Master Pegawai Harian kemudian diproses, dimana hasil proses ini akan didapatkan laporan-laporan yang dibutuhkan sesuai dengan pro gram yang telah dibuat yang menyangkut ( " open " )

atas

file-file ini.

Procedure Flow - Pembentukan File Transaksi Kar.vawan Harian ( lihat pada gamhar 20 )

1 . Hasil rekapitulasi kegiatan karyawan yang berhubungan. de ngan kegiatan perusahaan dipindahkan ko formulir

khusus

untuk input. 2* Formulir input yang telah diisi harus mendapat otorisasi * dari kepala urusan masing-masing bagian untuk dicek k e m bali, baru kemudian diserahkan ke bagian pengolahan data untuk diproses di komputer.

3 . Hasil proses bagian pengolahan data ( penginputan ) akan dikontrol/dicek oleh bagian kontrol data untuk meyakin kan apakah semua data input telah semuanya dimasukkan

&

benar. Jika terjadi ketidak benaran data ( data non-va lid ), dikarenakan tidak sesuai dengan master pegawai ma

SKRIPSI




88 ka bagian kontrol data akan melaporkannya pada kepala ba gian spinning/loom. if. Data-data input yang valid akan direkam dalam media kom puter. System Flow - Pembentukan File Transaksi Kar.yawan Harian ( lihat pada gambar 21

)

1 . Data-data transaksi pegawai yang diterima pada bagiani pe ngolahan data dimasukkan ke media komputer di bagian d a ta entry, dimana penginputannya dapat langsung

dengan

membandingkannya dengan master pegawai. Disini akan

di

hasilkan disk tabel(transaksi). 2. Dengan program listing akan dihasilkan laporan pengin putah, untuk mengecek apakah semuanya telah dimasukkan oleh bagian data entry,

3 . Hasil penginputan tadi kemudian dilakukan pengurut-an un tuk menghasilkan disk transaksi yang urut, untuk memu dahkan aktifitas berikutnya. if. Kemudian dilakukan double checking agar tidak ada . r e cord yang ganda. Disini akan dihasilkan disk transaksi pegawai yang bersih dan laporan record-record yang gan da. 5. Jika terjadi perubahan akan data-data transaksi,

yang

diperoleh dari pihak pemintalan/pertenunan karena salah dalam pengisian formulir input, maka perlu pembetulan ( updating). Jika semua aktifitas diatae telah semuanya dilakukan dan data koreksi tidak diperoleh, maka

akan

dihasilkan disk transaksi pegawai yang siap pakai.

SKRIPSI




89

Procedure Flow- Pembentnkan File Transaksi Pegawai Harian

0

(3)

( Gambar 20 )

SKRIPSI




90 System Flow - Pemben tukan File Transaksi Kar.vawan Harian ( Transaction Build-Up ) Source Document Pe gawaj.

1

I Master2 I New _________ I

HARVA 2

Tabel 2 List

Double Check Report

Tabel 2 Sorted

Updating Tabel 2

Tabel 2 New

Data Koreksi

( Gambar 21 )

SKRIPSI




91

if. Pembentukan File Transaksi Output Loom Untuk Perhitungan Premi Kar.yawan Tetap Dalam menentukan besarnya premi untuk karyawan te tap, perusahaan ini memberikan kebijaksanaan, bahwa besarnya premi adalah tergantung pada hasil/output dari

Bagian

Loom ( Pertenunan ). Mengenai ketentuan perhitungan ( ru mus-rumusnya ) dapat dilihat pada l a m p i r a n .....Dari keten tuan tersebut data dilihat bahwa besarnya premi pada akhir bulan merupakan akumulasi dari perhitungan premi tiap hari selama satu bulan periode pembayaran gaji, Oleh karenanya proses dalam pembuatan File Transak si untuk perhitungan premi ini sangat sederhana, yaitu pa da akhir bulan periode penggajian besarnya output tiap-tiap hari dari Bagian Loom ini dicatat pada formulir

khusus

( sistem pengolahan batch ) yang setelah disetujui oleh Ke pala Urusan Pertenunan dan Kepala Bagian Produksi diserahkan pada Bagian Pengolahan Data, Pada Bagian Pengolahan Da ta isi dari formulir khusus ini akan diinput pada komputer untuk direkam. Dengan demikian akan dihasilkan File Tran saksi Output Loom, Dari gambaran diatas nampak bahwa pembentukan

file

ini begitu sederhana, tetapi hasilnya mempunyai pengaruh & keguanaan yang sangat besar, Disini Bagian Control Data ju ga bertanggung jawab atas ketepatan penginputan data, Pada gambar ?,2 diberikan contoh bentuk formulir khu sus input transaksi ini.

SKRIPSI




c\l

•H

u ri «

K\ T“

VO CM

c CM

CM

LA

o

cO

C*

o

T—

CM T-

28 CO

K> CM

CM

a\ T-

co r-

O

\o

U*N *p“

T—

O K\

CM

•rH U •H

•VS
CO ♦H rH rH O cd

ai fl CO Cfl

h

3a £ c3 J3
a

*H

cfl * ■H

O

bO03 cs X CQ 3 cfl

H f-t Cj Ph A (1) W


22 G-ambar

LOOM OUTPUT FILS

25 22 1 20. !

On

:

INPUT PORMULIR

KEDIRI Tahun

PARE

XYZ :

PT. Bulan


93 Procedure Flow - Pembentukan File Transaksi Output Loom

Source Document 7 ®

Rol lis

/ / / /

Input Formulir

/ /

/ / Karus Loom &

/

Kabag Produksi

( Gambar 23 )

SKRIPSI




%

System Flow - Pembentukan File Transaksi Output Loom

Source Document Opt-Looia

Data Entry ( Loom* )

Loom

Double Check

List Loom Clean

/ Loom Clean

(

Uipdating Loom

/ Loom ( New

Data Koreksi

( Gambar 2k )

SKRIPSI




IA

« H Q M I W

5 P-

N X

P*

L-<

H

cr.

3 § K < P-< D O M

SK

jgj M < CJ o a w Pi Q cr. O O w cs

Eh

7

£;

*-r

o

,4

LTV 0) cti Eh

* (M W

Eh

s Q K O o M «

W

CO Eh a § o

o

&0 oi

t*3 E-'

Ph

< ca

Cd s: j

< cn

cc <

&

O H O fr ; <

* * H W Ph C j O O

£

EH &q

(3

Cl Eh 5< tM W

o

r-i M Eh E H IX O CO

M

D • o J3

O

< CO

-a* a

o H

J

« Q c\J EH C£ 3 O Ph Eh O O CO

II <-i <J

r /] ^

>h Eh ^

H N O

Job WHf5 H P5 W

£ Eh 8<si

W M &

a. H

£ UJ

<-4

K n c \J

5 Eh

-m C*3 5 05 (U O

■mCl > £ o

IT \

CM

jo .

C-

LTv

Cvl LfN * LfN

53 5z:

^r^v-

3

«h

H

>f- 4m M

< n

05 <

5sd

$ c0

tJ M P3 ‘ •C Fh

EH

CO U is5 ^ 2 §

W
CO

s {=) M

t» < < OT Eh l=> H a Q -u w tq S ru W '—' 1- ». » t> r-‘ t-1 O o *•4 < u C'J M s £-5 <0 H H S •
hi 55 Eh O S3 O

B «

< o

CO O'*

VO

f-

i ;\

P-t

< H)

co

M

b o

m

Tj*

<5 fed cr; s: 5^ c a H <J 5?: I CO b ►j *'D Eh

OJ

VO

0) ctf

0

EH

* S O 0 (-l Q 01 o o m 05

Ph O Eh

CO CO M CC Eh

C/5

O

J

•e* -eeH

«

O

o

b

PU

* C3

o

LfN

«! EH ffi o

£5

K“N

s H

<;

u\

CM


BULAN SATU SELAMA PERHARI LOOM OUTPUT ( 3ULANAN KARYAWAN UNTUK TRANSAKSI TABEL


96

5. Coding System Dalam usaha mempercepat dan mempermudah

aktivitas

pengolahan data, seperti penyortiran, pengikhtisaran ( sum marize ), pelaporan dan pencarian guna keperluan

updating

atau keperluan lainnya, disamping usaha untuk mempersing kat dan meraperpadat data, maka pembentukan kode-kode untuk item-item tertentu ada3ah sangat penting dan serba

guna.

Oleb karenya harus memdapat perhatian yang cukup.

Disini

dikatakan penting dan serba guna karena sebenarnya

fungsi

utama dari pembentukan kode tidak lain sebagai keycontrol/ 1

keyfield dari beberapa aktivitas tersebut diatas. ft

Dari analisa s.lstem yang ada pada perusahaan ini penulis memandang perlu pembentukan kode yang benar

,

pada

Kode Bagian. Cara encoding dari Kode Bagian : a. Pegawai Tetap X 1 Penjelasan

X 99 2 3

:•

1. Digit/karacter ini menunjukkan tidak/dapatnya

pegawai

itu meneriraa premi dan. besarnya prosentase penerimaan. contoh

SKRIPSI

:

- 0

= tidak menerima premi

- A

= menerima premi dengan prosentase 100 %

- B

= meneriraa premi dengan prosentase 90 %

- C

= menerima premi dengan prosentase 70 %




97

2. Digit/karakter ini merupakan minor bagian, menunjukkan level/jenjang jabatan. Contoh

:

- 0

= Presiden, Direktur

- 1

= Menejer Office/Produksi & Staf

- 2

= Kepala Bagian & Staf

- 3

- Kepala Seksi & Staf

- if = Kepala Urusan Sc Staf - A

= Berkaitan dengan operasi bag.spining

- B

= Berkaitan dengan operasi bag.Carding

- C

= 3erkaitan dengan operasi bag.Drawing

- D

= Berkaitan dengan operasi bag.Persiaj) an

- E

=t Berkaitan dengan operasi bag.Sulam

- F

= Berkaitan dengan operasi bag.Loom

3* Digit ini merupakan major bagian, menunjukkan departe men atau bagian. Contoh

:

- 00 =

General

- 01 = Bagian Pembukuan/Keuangan - 02 =

Bagian Umum

- 03 =

Bagian Teknik

- 0*+ =

Bagian Produksi

b. Pegawai Harian X

X. 99

1

2

3

Penjelasan 1. Karakter ini menunjukkan operasi pegawai

SKRIPSI




98 Contoii

: - 0

= Selain dibawah ini

- A = Operaoi pada

Bagian Spinning

- B = Operasi pada

Bagian Sewing

- C = Operasi pada

Bagian Press

- D = Operasi, pada

Bagian Loom

2. Karakter ini merupakan karakter major, yang menurijuk kan shift/ploeg Contoh :

-

dari pegawai yang bersangkutan.

- A

= Beroperasi dari jam 06.00 s/d 1if*00

- B

= Beroperasi dari jam 1^.00 s/d 22-00

- C

= Beroperasi dari jam 22.00 s/d 06.00

3. Digit ini merupakan minor digit, yang menunjukkan subbagian pada setiap shift/ploeg dan bagian operasi. Contoh :

- 0^ = Sub-bag.lan Press - 09 = Operator Spinning - 1 1 = Operator Loom - 12 = Operator Sewing - 1Zf =

Tukang Celun

Dll.

SKRIPSI




99

6•

Pengolahan File dan Laporan

6.1* System Flow - Pengolahan File dan Laporan Semua file-file yang telah terbentuk dan mempunyai nilai kevalidan yang tinggi akan diproses lebih lanjut un tuk menghasilkan. laporan-laporan yang dikehendaki* Secara global proses pengolahan file dapat dilihat pada

Lap-Daf Gaji— I

DAFGA1

Gambar 25

gambar

Lap-Keb M U

: System Flow-Pengolahan File dan Laporan Untuk Pegawai Tetap

Master2 New

Tabel2 New

/Master2 New

/ Master2 \ New

/ Tabe12 \Eew

Tabel2 New

Z Slip TengBul

DAFGA2

Lap-Daf Gaji^-J

Lap-Keb M U

Gambar 26 : System Flow-Pengolahan File dan Laporan Untuk Pegawai Harian

SKRIPSI




TOO

6*2. Pengolahan File dan Laporan —

Pegawai Tetap

Dari file Master 1-New dan file Loom-New disi.ni

a-

kan diproses lebih lanjut agar dapat diperoleh laporan-la poran yang dikehendaki, yaitu Slip Gaji Pegawai, Laporan Daftar Gaji, dan Laporan Kebutuhan Mata (Jang. Proses ngolahan file-file ini dilakukan satu kali selama

pe satu

bulan periode penggajian(akhir bulan), dengan titik penekanan pada proses membandingkan diantara kedua file terse but(matching) serta dengan spesifikasi program sebagai be rikut; - Slip Gaji Pegawai > - Gaji Kotor = Gaji Pokok + Tunjangan Jabatan + Premi - Gaji Bersih = Gaji Kotor - ( Astek + Potongan Karyawan (SPSI)) - Perhitungan premi didasarkan pada tabel dan cara encoding pada karakter pertama dari kode bagian pada halaman sebelumnya. - Dilakukan integer, dengan perlakuan sebagai: - dihilangkan nilai desimalnya terlebih dahulu sebelum dilakukan ketentuan pem bulatan dibawah ini, - dua angka paling kanan kurang dari lima pululi rupiah akan di hilangkan, - lebih dari lima puluh rupiah dibulatkan seratus rupiah.

SKRIPSI




101

- Disediakan tenpat untuk tanda tangan pegawai , sebagai tanda otorisasi pegawai yang bersang kutan atas jumlah penerimaannya, dan

sebagai

bukti bahwa gaji sejuralah tersebut telah diterima. -

Format Slip Gaji Pegawai dapat dilihat pada ha, laman berikut,

* Laporan Daftar Gaji : -

Dengan menggunakan program yang hampir sama de ngan program pembuatan slip gaji pegawai

yang

dimodifikasi dengan ketentuan sebagai berikut: - dilakukan. proses looping dan

sumarize

hingga semua data dalam file telah habis diproses(dibaca)# - Pada akhir proses dicetak total-total tertentu. - Untuk pencetakan daftar gaji perbagian dilakukan penyimpanan terlebih dulu

dan

disort, baru kemudian dilakukan sumarize,

- Laporan Kebutuhan Mata Uang : - Setelah melakukan perhitungan gaji bersih(jumlah penerimaan), nilai gaji bersih tersebut di umpamakan dengan suatu variable Y, yang kemu dian dengan menyediakan counter-counter

SKRIPSI


untuk



102

i. ii || i! i! ii "

' t : i i

2
0

1

ii li fi II II il

O w • o

! R

i; ii i;

l-H

o

Z

• O

til Cl CL

11

X

li II fj il !! 1! i! il ii

N Z
z

!i v» il I! I: ii ii

H

J

ffi cr Z <X

> X

>

o

uj

z
ju (fl <E

3

11 li

w

1!

CL t-4 -J tn

li !! li

li li II « !)

o in

in

H

Z

c. 2

o

□ \/

o

O Cl

d o o v. o l*~,

n n
0

Vi

ii: <X •S. <x

0

z □ w D a.

ii ii li II 1 o ! o II , li 1! in i) C-l !i 1! ii

it

> ce
-i M

n

a:

CD

or D > tn

ui z

cn

fio

~j

cr

3 a Qi

h

c

Cl

□ o □ flC CL

%

O

0

1 O/ 1 o 11 11 1 —, 1 1 in N

IX

11 01 1)

O'

i; ii II II

•<

Z

3

a

h* T

Cl

U

o

05

z _J r>

z

il' IT) z <x

X

f—( 'Z

T~i f£

m o

LjJ tn i :

T -i

{_

1

11

<x

cr

N rO'

Jf li II

11

.

C 0 Z
11

d

jCL.

1! li II 1! II II II II 1)

Z

2»

li

11

o

lit
_J z 2)

0

ii

SKRIPSI

<X

« hu- lil ir M
II II ii II II li li M h

z
3

',1 M c\ 2

II il l\ II II li !! li II II II li II II il II

ii if il o !' Ii ", li H o li l-'l II V. H

<1

is ii

li 1! II II II I! ii

c
a: D H a

M

M

If O

‘n

n c


o ,

Q o Q r.

II li II II 1! li If II II

11 1! 1) 1!

L'i 1 n If r.i



103

pecahan 10,000 an, 5*000 an, 1,000 an, 500 an, , 1 00 an

dan

dengan. a,b.,c,d, dan e, akan didapat kebutuh

an mata uang dalam bentuk fisik yang didasarkan pa da ruraus : a = Y / 10000 yang diambil integernya. b = ( Y - .( a x 10000 )) / 5000, diambil integer nya. c = ( Y - a x 10000 - b x 5000 ) / 1000, diambil integernya. d ** ( Y - a x 10000 - b x 5000 - c x 1000 )/ 500 diambil integernya. e = ( Y - a x 10000 - b x 5000 - c x 1000 d x 500 ) / 100, diambil integernya. Sehingga keperluan pecahan mata uang masing-

masing

dapat diketahui secara pasti, dan untuk pegawai kese luruhan tinggal dipakai counternya yang akan melapor kan masing-masing jumlah yang harus disediakan. 6.3* Pengolahan File dan Laporan —

Pegawai Harian

File-file yang akan diolah/diproses adalah fie Ma& ter2-New dan File T.abel2-New, Tujuan pengolahan file-file disini adalah sama dengan pengolahan file-file pada pega wai tetap, demikian juga dengan titik penekanannya, Ada pun spesifikasi programnya adalah sebagai berikut : - Slip Gaji Pegawai : - Frekuensi pengolahan setengah bulan sekali. - Gaji hari kerja = upah sehari x jumlah hari kerja.

SKRIPSI




10/f

- Gaji Kelebihan Jam = ( 15/10 x 3/20 x upah seha ri) + ( 2 x 3/20 x ( jumlah kelebihan jam 1 jam ) x upah sehari )). - Tunjangan Ketrampilan = jumlah hari kerja x tunjangan ketrampilan perhari. - Perangeang diberikan sebesar upah sehari jika pegawai tidak pernah absen* - Perhitungan Premi; - didasarkan atas produktivitas output ma sing-masing pegawai perminggu selama se ngah bulan, - didasarkan atas tabel

dan cara enco-

® ding pada karakter pertama dari kode bagi an pada halaman sebelumnya. Khusus bagian Spinning diperinci lagi berdasar yang dijalankan/dioperasikannya.

mesin

- Gaji Kotor = gaji h^ri kerja + gaji kelebihan jam + tunjangan ketrampilan + perangsang + lain-lain + premi minggu I + premi minggull. - Jumlah Potongan = astek + potongan karyawan(pokar) + lain-laini* - Gaji Bersih(Jumlah Penerimaan) = gaji kotor jumlah pdtongan. - Dilakukan integer, dengan ketentuan sebagai : - berlaku bagi semua item yang berdasarkan perhitungan aritmatis akan menghasilkan angka desimal atau, - dua angka paling kanan dari hasil perhingan tadi kurang dari

lima puluh

m&

ka akan dihilangkan, atau

SKRIPSI




105

- lebih dari lima puluh rupiah akan dibulat kan menjadi seratus • - Disediakan tempat tanda tangan dengan tujuan yang sama dengan pembuatan slip gaji pegawai tetap. - Format Slip Gaji Pegawai dapat dilihat pada halaman berikut. - Laporan Daftar Gaji : - Spesifikasi program untuk pembuatan Laporan Daf tar Gaji ini sama dengan spesifikasi program un tuk pembuatan Laporan Daftar Gaji Pegawai Tetap.

- Laporan Kebutuhan Mata Uang : - Spesifikasi program untuk pembuatan Laporan Kebutuhan Mata Uang ini sama dengan spesifikasi pro gram untuk pembuatan Laporan Kebutuhan Mata

Uang

Pegawai Tetap.

SKRIPSI




106

0
O' o • <x •
III J UJ

o » z
n

o <1 r.

11 || 1! ii

CL h-» J

in

H
o CC o 0 LU z o CL M

Q

• J

n

o I**, ■ o in 10 r,

CN tM

-J z UJ <E j£ *"3

<5

<£

3 V)

ii It II II if || II

<x z -J <x ► “* H N o: a: co CL UI o CL ^

II •• •• •■ 11 UI ll _ Q II o z ii
o:

c

o

<x z <E

z UJ Cl UJ O CO

in N

O Ll O'

► H

a <£ i

11 01

h -

<£

r> jii

cn

21 d

V

n

t-H

z

o N

-J cn 0 Ui i—

N N O' N ♦H N •H

O in ^ r. 0 »H

^ z <E D 0 ^3

3

0 z 1-4 z

II ii ii j) 11 || II II j! ii y ii ii

w >

r-4

ii ii

o o , o A <1

Z <x 0 z □ H □ 0. -r , 1,

ii ii O II O 1!

til II CM 11 N Ii ti ii ii ii

ii n

z o o o

ii

z w
o

z

o o 1

o lil O'

0 n Z 0 □ D h a: o . CL 0 z

in h. o

U
t r

Ui

h*

K

UJ

cn <1

ii it ii ii ii

n ii

o O 1 O

» II II Ii il il II II II O II O ii


.

O il 1! 1' 11

6

H

\n ii

h- II il II ii • II ii

in it Ii

ii

SKRIPSI

H <x 0 z <x h-

ii ii ii

cn

z

0 Z »H Z z

H

H-t

C l 0

<X AC

o o

WZ

a:

3

Z

3

0 0 Z w

UJ

<X

>

O

z

CC ir
l-H t-l

-7
:i

II II II II II 11 O II O II

t

m

► H a: x
00 rH

G AJI

a: x
ii Z i! W ii or ii • i
■ 111 N o

0

H

o o

cc Q t0

K

)

ii



107

7 •

Imp-lementasi Sistem Komputerisasi Setelah analisa sistem dan desain sistem pendahulu-

an yang dikembangkan selama tahap survai dan analisa diselesaikan, dan menejemen telah menyetujui rekomendasi

grup

studi sistem untuk memodifikasi sistem ( dalam hal ini sis tem penggajian dan pengupahan ) dari sistem manual ke sis tem komputerisasi, maka sebagai tindak lanjut akan melibat kan aktivitas-aktivitas berikut ini.

Planning &.Schedulling Selama periode penerapan/implementasi, bermacam-macam aktivitas akan berjalan terus secara simultan, Sebagian terbesar perencanaan dan koordinasi perlu untuk meyakin * kan, bahwa aktivitas-aktivitas ini dilakukan secara lancar dan dengan pengerjaan yang cepat. Tanggung jawab atas

pe-

laksanaan pekerjaan dari tiap fungsi harus ditetapkan

dan

suatu tabel waktu untuk penyelesaian tiap tugas harus dite tapkan. Pada gambar 2 7 terlihat perencanaan dan jadwal wak tu dari aktivitas-aktivitas pada saat implementasi

sistem

baru i n i . Modification of Organization Structure Akibat yang ditimbulkan adanya penerapan sistem kom puterisasi pengolahan data baik pada pendekatan sub-sistem seperti pada kasue ini, maupun secara tion system

SKRIPSI

integrited informa

akan memerlukan penyesuaian yang penting pada




SKRIPSI


MOCH. DADANG SYACHRUNA I


109

struktur organisasi perusahaan. Segala sesuatunya harus di sesuaikan dengan prosedur yang berlaku guna menjamin hasil guna dan'daya guna semaksimal mungkin. Untuk itu harus diikuti dengan pendelegasian wewenang secukupnya guna menja min segi internal controlnya. Untuk itu struktur organisasi yang ada pada PT. XYZ sekarang ini perlu dimodifikasi, diraana Kepala Proyek dari grup sistem komputerisasi langsung berada dibawah Presiden Direktur dengan sebutan Bagian Pengolahan Data. Hal ini di maksudkan untuk menjaga independensinya. Finishing System Development Pusat/inti dari proses implementasi adalah

desain

yang terperinci dari sistem baru. Setelah melaksanakan su atu presentasi dihadapan Board of Director tentang

desain

sistem ini, maka mungkin saja terdapat saran-saran

atau

pendapat dari menejemen sehinggga desain sistem yang telah dibuat memerlukan modifikasi, tahap penyelesaian ini sebenarnya bukanlah merupakan tahap akhir dari suatu desain sistem ( development ), karena suatu sistem yang

-

sempur-

na tidak mungkin dilaksanakan pada suatu periode tertentu saja, tetapi mungkin saja perlu mengalami penyempurnaan a-' kibat pengaruh baik dari faktor intern maupun ekstern peru sahaan. Dengan demikian tahap ini merupakan acuan bagi tahap/aktivitas-aktivitas yang lain/berikut. Dalam setiap aplikasi komputer, isi dan format in -

SKRIPSI




110

put, output dan catatan file harus ditetapkan dan hubungan jenis catatan secara individual di dalam dasar data keselu ruhan harus dispesifikasikan. Arus dokuraen-dokumen dan laporan-laporan di dalam organisasi harus dimidifikasikan un tuk penetapan peranan komputer. Bagan arus dokumen ( FlowDokument ) yang terperinci dan diagram arus sistem ( Sys tem Flowchart ) merupakan alat desain utama untuk

tujuan

ini.

Programming Proses programming merupakan bagian utama dari Fi nishing* System Development. Untuk setiap step di dalam sis tem folwchart yang telah didesain memerlukan program-pro gram atau kalau perlu dapat mempergunakan utility/packageprogram. Pemilihan bahasa program yang sesuai akan diten tukan kemudian, hal ini tergantung pada sistem configurasi hardware dan fasilitas-fasilitas software yang tersedia da ri manufacture. Pada tahap ini tercakup didalamnya pembuat an " spec program ", flowchart program, penuangan flow chart program dalam coding sheet, source program, interpre_ ting, object program, linking loader, executable program. Program Testing Setelah programmer menyelesaikan program dan

dalam

bentuk executable program, maka aktivitas selanjutnya adalah pengujian atas program dengan menggunakan data

SKRIPSI


fiktif



111

yang menyangkut segala kemungkinan untuk mengetahui apakah dari program-program yang telah dibuat akan

menghasilkan

laporan-laporan sesuai dengan yang diinginkan user/systemanalist.

System Testing Dalam arti yang lebih luas pengertian pengujian di sini dimaksudkan sebagai pengujian

yang ekstensif

untuk

menehtukan kebenaran logisnya dan konsistensinya

dengan

spesifikasi desain, dalam arti dokumen-dokumen dan laporan laporan, prosedur-prosedur pengolahan,^program-program kom puter dan elemen-elemen lainnya dari sistem.harus diberi kan suatu operasi percobaan (. trial run ) dalam

keadaan

yang terealistis mungkin. Training Training disini hanyalah bermaksud untuk

mendidik

para Data Collector, I/O Data Controller, Data Entry Opera tor. Bahan didikan disini bukanlah persoalan teknik bagaimana mengOperasikan sistem hardware tersebut, karena

hal

ini dianggap diperoleh dari manufacture. Dengan demikian bahan didikan disini meliputi cara-cara mengerjakan doku men-dokuraen atau formulir input maupun urutan-urutan

pe-

ngerjaan untuk aplikasi yang bersangkutan.

Data Collecting/Transcribe

SKRIPSI




112

Data Collecting/Transcribe Setelah para Data Collector dan I/O Controler diberikan cara-cara pengerjaan dokumentasi/formulir input, me«*

reka ke pos masing-masing untuk melaksanakan

pengumpulan

data yang sebenarnya untuk diolah oleh Bagian Data Prosessing. Data-data yang telah dikumpulkan ini bukan lagi ta fiktif, tetapi data-data yang aktuil yang

da

berhubungan

dengan keadaan pribadi pegawai dan catatan-catatan atas ak tivitasnya di perusahaan.

Conversion Pada umumnya conversion ini merupakan Program Con version dan File Conversion. Di dalam suatu sistem kompu ter, iraplementasi sering disebut sebagai pengembangan

dan

konversi ke suatu sistem software yang lebih besar, karena dalam hal ini perusahaan PT XYZ belum pernah

menggunakan

komputer ( 100 % manual ), maka Program Conversion ini ten tu saja tidak perlu. Untuk File Conversion merupakan kegi atan mengkonvert file-f'ile yang tadi disimpah secara manu al ke dalam peripheral' device dari komputer ( melibatkan pemiridahan data dari tiap-tiap catatan pada file ke

media

storage yang baru ). Pemilihan jenis peripheral harus mempertimbangkan jenis-jenis file dan volume file yang

akan

dikonvert.

Parallel Run

SKRIPSI




113

Parallel Run

Pada tahap Ini sistem analist mengadakan perbanding an antara sistem baru dan sistem lama berikut outputnya Dari sini dapat dinilai apakah ada segi keuntungan/kelebih an dari penerapan sistem baru. Jika terjadi kerugian-kerugian/perbedaan harus dianalisa untuk menentukan penyebab nya dan sistem baru harus dimodifikasi secara memadai.

Production Bila segala sesuatunya sudah berjalan lancar, ter — masuk training, program testing, sistem testing, conversi on, maka dapat langsung menggunakan sistem baru, dan Bagi an Pengolahan Data dapat memproduksi laporan-laporan sesuai dengan apa yang direncanakan sistem analis berdasarkan kebu'tuhan mene jemen/user. Evaluation ( Follow-Up ) Setelah sistem baru mulai bekerja untuk

periode

yang singkat ( dua sampai dengan empat bulan ), suatu an& lisa tindak lanjut dan penilaian pelaksanaan pekerjaan ha rus diadakan oleh grup sistem E.D.P. Analisa harus dide sain untuk mengetahui dan mengoreksi setiap kelemahan da lam sistem baru. Sampai dimana sistem baru memenuhi tujuan yang direncanakannya harus dievaluasi. Disini termasuk juga peningkatan effisiensi seperti penggunaan peralatan input/output, sebagai contoh adalah continous form. SKRIPSI




8. Gambaran Penyelesaian Permasalahan Sistem Pengga.iian & Pengupahan di PT XYZ.'Dengan Penerapan Sistem Komputerisasi - Setelah tahap pengujian sistem (. system testing )-se cara keseluruhan pada sistem penggajian dan pengupah an di PT XYZ berjalan dengan baik, disertai pembekalan per'sonal B.P.D. agar mempunyai

dengan kemampuan

mengoperasikan komputer melalui training, maka aktivitas pengumpulan data karyawan yang sebenarnya

da-

pat dilaksanakan. Untuk tahap pertama data-data yang dikumpulkan ada lah data-data pribadi dan data-data yang lain

dari

karyawan yang relatif bersifat permanen untuk dilaku kan suat-u konversi guna pembentukan disk master kar yawan. Karena fungsinya yang begitu besar sebagai da sar aktivitas-aktivitas pemprosesan yang lain, seper ti aktivitas cek validasi, editing, ataupun matching maka pemasukan data untuk pembuatan disk master

ini

harus dilakukan dengan hati-hati, dan harus dilaku kan pengontrolan secara cermat oleh Bagian

Kontrol

Data.’Kontrol ini dimaksudkan untuk meyakinkan, bah wa isi yang ada pada disk master adalah betul-betul valid/benar sesuai dengan sumber data yang ada

pada

formulir input dan semuanya telah selesai dimasukkan. Menjelang periode penggajian disk master mungkin diperlukan suatu pemutakhiran(update) seperlunya, guna landasan/patokan pembuatan disk transaksi(tabel) kar

SKRIPSI




115

yawan, Disk transaksi ini untuk men.yimpan data- data yang bersifat relatif berubah-ubah ( dalam hal

ini

prestasi karyawan yang berhubungan dengan aktivitas perusahaan ). Agar didapatkan suatu kevalidan

akan

kebenaran isi dari disk transaksi, terutama

:disk

transaksi untuk karyawan harian perlu dilakukan validasi

cek

setiap inputnya, sebagai contoh; untuk pe~

masukan data lembur/data output seorang karyawan per lu diperbandingkan/dicek terlebih dulu apakah karya wan yang bersangkutan ada pada disk master. Ini per lu dilakukan untuk meyakinkan bahwa karyawan terse but memang benar-benar karyawan PT XYZ.

Pengecekan

terlebih dulu perlu dilakukan terhadap setiap

input

data pada pembentukan disk transaksi karyawan harian karena setiap karyawan harian;. memiliki prestasi/ting kat produktifitas yang berbeda-beda. Ini berbeda de ngan pembentukan disk transaksi untuk merekam besarnya output loom setiap harinya sebagai dasar penen tuan besarnya premi karyawan tetaps cek validasi ti dak perlu dilakukan, karena tidak ada pembandingnya, dengan demikian perlu dilakukan kontrol secara manu al . Substitusi dari proses cek validasi dapat saja ditem puh dengan langsung mengadakan proses mathcing berd^ sarkan keyfield yang telah dipilih dalam hal ini Nomer Induk Karyawan (NIK) pada saat pembuatan laporan

SKRIPSI




116

laporan(daftar gaji,slip gaji, daftar kebutuhan mata uang). Pengertian dari proses matching disini adalah apabila NIK di file master sama dengan di file tran saksi karyawan harian, maka karyawan tersebut memang benar-benar karyawan PT XYZ dan mempunyai prestasi . Tetapi jika keyfield ini tidak sama, dimana NIK di file master lebih kecil dari NIK di file transaksi , maka berarti karyawan tersebut memang karyawan PT XYZ (karena ada di master) tetapi tidak

mernpunyai

prestasi(karena tidak ada di file transaksi). Tetapi sebaliknya jika NIK di file master lebih besar NIK file transaksi, maka NIK yang ada di

dari

.transaksi

adalah invalid dan karyawan dengan NIK tersebut be nar-benar bukankaryawan PT XYZ(karena tidak ada di file master), oleh karenanya tidak akan

dilakukan

proses.lebih lanjut dan laporan untuk karyawan

ini

tidak akan keluar. Sedang dua proses matching sebe lumnya akan dilakukan proses selanjutnya untuk dapat dihasilkan laporannya. Perlu diketahui proses matching ini dilakukan

pada

saat pembacaan(access) secara bersama-sama antara fi le master dan file transaksi. Jika proses subtitusi ini tidak dipakai( yang dipa kai adalah proses pertama/cek validasi ), maka setelah pemasukan data untuk pembuatan disk/file transak si perlu dilakukan double check untuk menghilangkan

SKRIPSI




117

pemasukan data yang ganda. Sekali lagi disini Bagi an Kotttrol Data perlu melakukan pengecekan

apakah

semua data input transaksi(sumber data) telah semu& nya dimasukkan/direkam pada disk transaksi dan dil& kukan dengan benar. Ini ditempuh dengan membandingkan antara laporan pemasukan data transaksi

dengan

sumber data transaksi(formulir input transaksi). Ji ka terjadi kekeliruan pemasukkan atau ada yang be lum dimasukkan perlu diadakan proses updating. Dengan demikian secara umum dapat dikatakan

bahwa

pembuatan disk master dan disk transaksi . karyawan d^pat terselesaikan dengan baik dan mempunyai tingkat kebenaran yang tinggi sesuai dengan sumber data nya* Ini merupakan modal yang cukup untuk menghasi^ kan laporan/output yang akurat, disamping

program

yang akan mengolahnya lebih lanjut. Untuk periode periode selanjutnya aktifitas rutin pada B.P.D. hanyalah pemutakhiran master dan pembuatan disk tran saksi untuk tujuan yang sama. - Dari disk master dan disk transaksi yang mempunyai tingkat kebenaran yang tinggi selanjutnya akan dila kukan proses pengolahan data lebih lanjut

melalui

program-program. Proses perhitungan-perhitungan a ritmatic dan perbandingan-perbandingan berdasar logika akan menguasai banyak pada program'

-■ program

yang akan dipakai untuk memproses file-file yang a

SKRIPSI




118

da pada disk master dan disk transaksi ini* Dari pro gram-program yang teruji(dapat diandalkan) akan diha silkan laporan-laporan yang sesuai dengan yang diharapkan baik dari segi kebenarannya maupun

%

kecepatan

prosesnya sehingga faktor ketidaktepatan dan keter lambatan akan laporan/outputnya dapat teratasi. - Dampak positif lain dari penerapan sistem komputeri sasi pada sistem penggajian dan pengupahan di PT XYZ adalah aktifitas kontrol data dan kontrol output a kan lebih banyak dapat dilakukan, karena

" aktifitas

rutin penyelesaian administrasi sebagian besar telah dilimpahkan pada komputer. Komputer sebagai alat bantu proses pengolahan bekerja secara konsisten sesuai

instruksi

program, maka nilai kebenaran akan outputnya

akan dalam dapat

diandalkan. Untuk itu porsi penekanan kontrol

akan

lebih banyak pada kebenaran data input dan sumber d^. ta. Dengan effektifnya kerja Bagian Kontrol Data, ke benaran input data pada B.P.D. dapat diandalkan, Untuk mendukung segala sesuatunya yang telah berja lan dengan baik pada B.P.D., maka harus diikuti de ngan pendistribusian data-data kasar dari bagian-bagian yang terkait dengan baik. Tidak akan terselesai kan pemecahan permasalahan dalam hal akan kebenaran output, jika sumber data/data kasar kebenarannya ti dak dapat dipertanggungjawabkan, walaupun proses pe-

SKRIPSI




119

ngolahan/program dan kerja Bagian Kontrol Data sudah berjalan dengan balk dan effektif. Hal ini sesuai de ngan prinsip M garbage in and garbage put " ( kebe naran akan output tergantung pada kebenaran ; sumber datanya). Dalam hal ini fungsi dari komputer

sekali

lagi hanya sebagai alat bantu sehingga tidak

semua

permasalahan kebenaran akan outputnya dapat terpecah kan, tanpa diikuti dengan kebenaran sumber data yang akan diproses, Untuk itu perlu diikuti kesungguhan & ketelitian kerja dari bagian-bagian yang terkait seperti bagian produksi/rollis dan bagian * personalia untuk memberikan informasi/data dasar baik data pribadi karyawan maupun data prestasi karyawan

dengan

benar. Seperti telah dibahas dimuka, bahwa kerja B.P.D akan diawali dengan pemasukan semua data yang ada ‘ pada formulir input. Untuk itu dalam hal pengisian

formu

lir input harus dilakukan dengan benar dan disertai dengan penyerahan formulir input tersebut secara ter jadwal agar dapat segera dilakukan proses di B.P.D. Dengan demikian jika sumber data kebenarannya

dapat

dipertanggungjawabkan dan penyerahan sumber data te£ sebut terjadwal dengan pasti, maka secara keseluruhan akan membawa akibat

output

yang akan diha -

silkan oleh B.P.D, mempunyai nilai kebenaran

yang

tingggi dan raasalah keterlambatan pengolahan data P a

SKRIPSI




120

da PT XYZ> dapat teratasi, - Dengan penerapan sistem komputerisasi pada sistem peng gajian dan pengupahan di PT XYZ* maka pengolahan lapor an penggajian sepenuhnya akan diserahkan pada

B.P.D.

Dengan demikian tidak timbul perangkapan fungsi antara bagian pembuat laporan penggajian dengan bagian pembayaran. Karena adanya pemisahan fungsi antara bagian pe ngolahan data(pembuat laporan) dengan bagian pembayaran, maka sulit untuk dapat dilakukan penyelewengan a tas besarnya gaji/upah. Hal ini disebabkan B.P.D. bera da pada pihak yang mempunyai kebebasan yang tinggi/independen, sehingga tidak dapat dipengaruhi. Dengan de mikian output yang dihasilkan oleh B.P.D, sesuai

de -

ngan yang, diharapkan. - Salah satu aktifitas pada B.P.D. adalah pembuatan la poran jumlah kebutuhan mata uang secara fisik/pecahan melalui proses integer(pembakuan pembulatan), penyediaan counter-counter untuk pecahan, dan. proses akumulasi/sumarize hingga akhir proses.,Tujuan dari proses ini adalah memberikan informasi pada bagian kasir

.agar

menyediakan secara pasti kebutuhan mata uang ( kompo sisi pecahannya ) pada bagian pembayaran, agar aktifitas bagian ini pada saat melakukan pembayaran berjalan lancar serta tidak terjadi adanya kelebihan jumlah u ang yang sedianya untuk pembayaran.

SKRIPSI




121

9. Perbandingan Sistem Komputerisasi Dengan Sistem

Manual

Pada Sistem Pengga.iian dan Pengupahan Dengan diterapkannya sistem komputerisasi pada sub,. sistem penggajian dan pengupahan, disini penulis akan memberikan gambaran tentang beberapa segi keuntungan atau k e lebihan dari penerapan sistem baru tersebut, - Pertama : Oleh karena komputer memiliki proses yang tinggi, dalam arti selama

kecepatan melaksa'nakan

proses tidak ada satu komponen yang bergerak,

maka

proses penyediaan laporan yang merupakan sumber ini formasi* akan segera tersedia. Berlainan halnya

de -

sistem manual pada sistem lama, begitu banyak aktifi tas yang harus dilakukan, Apalagi jika laporan

yang

diinginkan tersebut berasal dari data-data yang

su-

dah cukup lama, dimana semua arsip/file data disim pan dalam bentuk dokumen/kertas yang dimasukkan

da

lam filing cabinet, Problema ini akan lebih parah la gi jika sistem adiministrasinya tidak begitu baik Dengan demikian proses mulai dari pencarian

' data

hingga penyediaan laporan yang diinginkan secara m a nual akan memakan waktu lebih lama. Kecepatan proses pada sistem yang dikomputerisasi juga didukung

oleh

penyirapanan segala data dan arsip yang akan tersim pan rapi di dalam media-media komputer, sehingga mudah dicari disamping ringkas dan tidak

membutuhkan

ruangan yang banyak guna keperluan filling.

SKRIPSI




122

- Kedua ;

Laporan-laporan yang merupakan sumber infor

masi harus memenuhi syarat dapat dipercaya atau m e m punyai nilai kebenaran yang dapat diandalkan,

untuk

itu perlu ketelitian dalam membuatnya. Adakalanya si fat-eifat yang ada pada diri manusia sebagai

pelaku

utama dalam sistem manual, seperti kejenuhan, kelel& han, ketidakmampuan, dan kebosanan serta dapat dipe ngaruhi akan menyebabkan nilai kebenaran akan lapor an yang dihasilkan kurang dapat dipercaya. Salah sa tu tujuan yang hendak dicapai dari penerapan

sistem

komputerisasi pada subsistem ini adalah ; menganulir segala problema-problema diatas. Hal ini . beralasan karena sistem komputerisasi ykng dirancang dengan ba ik dan hati-hati akan dapat melaksanakan proses pe t ngolahan data yang baik tanpa banyak campur tangan manusia, memiliki nilai kebenaran/ketelitian

yang

tinggi, tetap konsisten dalam menjalankan proses mengikuti aturan yang telah diberikan dalam bentuk pro gram dengan demikian. tidak dapat dipengaruhi, sehing ga tingkat kebenaran dari outputnya dapat lebih di percaya. - Ketiga : Komputer sebagai alat bantu dalam proses pe ngolahan data guna menghasilkan laporan/informasi bu kannya tidak mempunyai kelemahan. Inisiatif dan ting kat fleksibelitaslah yang menjadi kendala bagi pene rapan sistem komputerisasi. Hal ini disebabkan kare-

SKRIPSI




123

na proses dari jalannya komputer sanga'tlah tergan tung pada program (jalannya instruksi pemecahan persOalan ). Hal ini akan dapat dikurangi apabila dalam disain program mempertimbangkan prinsip-prinsip da sar disain program, yaitu prinsip modularitas, prinsip generalitas, dan prinsip maintability seperti apa yang dijelaskan pada bab dua. - Keempat : Dengan dipakai/ dikembangkannya sistem pe nguncian ( password ) yang lebih memadai,sedikitnya akan menjamin keselamatan dari sistem baru ini

da

ri kecerobohan-kecerobohan yang mungkin akan terjadi, karena pihak-pihak yang berkompetenlah yang

a-

kan dapat mengoperasikan sistem komputer ini secara keseluruhan, disamping segi keamanan disk file

itu

sendiri,

Dengan demikian secara uraum menunjukkan., bahwa penerapan sistem komputerisasi sebagai sistem baru pada. si£ tem penggajian dan pengupahan di PT XYZ yang menggantikan sistem lama ( manual ) akan membawa kesempurnaan sistem i tu sendiri dan dalam penyajian laporan sebagai sumber infcrmasi.

SKRIPSI




BAB

V

KESIMPULAN. DAN SARAM 1. Kesimpulan Dari uraian pada bagian-bagian terdahulu, maka bebe rapa kesimpulan dapat ditarik untuk memperpadat isi dari u rain-uraian tersebut, yaitu : - Dengan bantuan komputer, maka pekerjaan-pekerjaan ad ministrasi pada sistem penggajian * dan

'pengupahan

yang umumnya merupakan pekerjaan berulang-ulang

dan

menjemukan dapat diperingan dan dapat dipercepat penyelesaitaya, disamping mengurangi 'kesalahan-kesalah an yang disebabkan oleh faktor-faktor manusia

guna

menghasilkan tingkat kebenaran output yang lebih da pat dipercaya* - Sistem pelaporan/informasi akan lebih memadai karena disamping alasan kecepatan dan ketelitian ■pemrosesan yang dilakukan oleh 6istem komputer juga tidak dapat dipengaruhi,

faktor

serta - media penyimpan-

an data yang sangat ringkas guna kejperluan filing ■ Konsisten dalam proses sesuai instruksi dalam pro gram dan mempunyai kemampuan melakukan segala

-

jenis

pengolahan data. - Uoituk mencapai. tujuan agar dapat dilakukan peningkat an pengawasan dan kemudahan dalam pengelolaan

yang

seksama pada sistem penggajian dan pengupahan

pada

12*t SKRIPSI




125 perusahaan ini, maka diperlukan suatu sistem infor masi yang terpadu dengan komputer sebagai alat bantu pengolahan data, - Terdapat aspek-aspek teknis dan non-teknis yang ha rus mendukung tujuan tersebut diatas, yaitu meliputi pengadaan peralatan komputer( hardware ) yang sesuai dengan be ban dan kebutuhan, penelitian ten tang.. pengembangan sistem secara cermat dan benar, persiapan persiapan dalam standarisasi dan pembentukan sistem, persiapan yang matang baik personil maupun peralatan guna menghadapi implementasi sistem yang hersangkutan, yaitu sistem penggajian dan pengupahan yang di komputerisasi, demikian juga yang tidak kalah

pen-

tingnya un.tuk diperhatikan adalah harus adanya suatu jaminan perangkat lunak(. software ) yang siap

pakai

pada saat implementasi yang meliputi sistem opera

-

ting, dan program-program ( Utility Programs )♦ - Dengan penggunaan sistem software yang dirancang s e cara tepat dan hati-hati dengan memperhatikan segi segi pengendalian, maka akan dihindarkan suatu usaha penduplikasian data ataupun pemasukan( input )

data

fiktif yang akhirnya akan menyebabkan laporan/informasi yang dihasilkan akan inenyimpang dari yang diharapkan (non-akurat) ataupun laporan fiktif. - Pengsmauan data serta ketelitian proses akan dirasakan, karena input data diperoleh dari sumber data

SKRIPSI


(



126

titik tolak ) dan proses pada komputer adalah menggunakan langsung data-data yang masuk tadi sehingga sifat integritasnya tinggi. - Secara umum pengaplikasian sistem komputerisasi ba ik pada

pendekatan sub-sistem maupun pada sistem

secara keseluruhan (integrited system) akan raeningkatkan produktifitas dari pimpinan serta staf pega wai, karena lebih banyak melaksanakan tugas kontrol dari pada terlibat di dalam tugas administrasi

ru

tin.

2. Saran Dengan uraian-uraian pada bab-bab terdahulu dan be berapa kesimpulan yang telah diambil, penulis akan raencoba memberikan saran yang mungkin berguna bagi perusahaan. - Apabila diputuskan rancang_ bangun dari sistem soft ware yang berkaitan dengan disain program dikembang kan sendiri oleh perusahaan, maka hendaknya diperha • tikan pertimbangan-pertimbangan khusus dalam pembuat an program yang merupakan prinsip dasar disain pro gram, yaitu prinsip modularitas, generalitas,

dan

maintability, Dari sini akan diperoleh banyak keun tungan, seperti penghematan internal m e m o r i ,

.lebih

terstruktur, mempercepat proses, lebih fleksibel, mu dah dilakukan modifikasi(pengembangan) bagi yang ber kompeten jika diperlukan.

SKRIPSI




127

- Suatu disain program hendaknya juga disertai dengani pembuatan program dan sistem flowchart agar

mudah

dimengerti logika dasar jalannya instruksi ' dalam program yang bersangkutan. Ini berguna dalam pemeli haraan jangka panjang apabila diperlukan modifikasi. - Jika dikehendaki rancang bangun dari sistem soft

-

ware dan perangkat kerasnya diperoleh dari pihak lu ar, baik dalam bentuk kontrak ataupun pembelian, ka sedapat mungkin diperoleh suatu jaminan pascajual guna implementasi sistem yang lebih serapurna ser ta keperluan: pengembangan yang diêsuaikan ‘dengan. ke-adaan perusahaan di masa yang akan .datang* - Dalam. penerapan sistem baru yang akan dilaksanakan, segala sesuatu harus disesuaikan dengan

prosedur

yang berlaku, serta untuk menjamin kelancaran komunikasi atau hubungan antar bagian yang ada dalam pe rusahaan. Untuk itu penulis menyarankan struktur organisasi ( modifikasi ) dimana

perubahan Kepala

Proyek Komputerisasi langsung berada dibawah Direktur Utama dengan sebutan B..P,D. ( Bagian Pengolahan Data )• Hal ini diraaksudkan untuk menjaga

tingkat

kebebasannya (. independensi ) juga menjaga keraha siaan data dan kebutuhan semacam dorongan kekuatan untuk menjamin. berhasilnya pembentukan sistem baru. Untuk menggambarkan struktur organisasi yang baru dapat dilihat pada gambar

SKRIPSI

28*



1

ST21IKTUR

ORGANISASI

PERUSAHAAN

DEMGAN

PENAMBAiiAN

B.P.


SKRIPSI




129

- Guna menjamin pengendalian intern dalam departemen yang baru dan kepastian pendelegasian wewenang dan tanggung jawab, maka perlu adanya struktur organi sasi yang jeias yang, merupakan pemisahan fungsi an tar bagian yang, ada pada departemen yang_ bersang kutan. Untuk itu perlu penulis memherikan

semacam

gambaran dari bentuk struktur organisasi pada

de

partemen yang baru dengan memperhatikan kemungkinan pengembangan di masa yang akan datang, apabiia perusahaan menginginkan suatu sistem komputerisasi secara menyeluruh
nampak

pada gambar 29, Wewenang dan tanggung jawab yang harus dilaksana kan pada setiap bagian adalah sebagai berikut : - Kepala Proyek Komputerisasi dan lebih umumnya akan disebut sebagai Menejer Pengolahan Data, melaksanakan peranannya sebagai menejemen ak tivitas sistem yang bertanggung jawab terha dap pengembangan aplikasi baru yang mengun

-

tungkan dan pengolahan yang effisien dari a plikasi yang ada, Bertanggung jawab

untuk bi

aya yang dihubungkan dengan peralatan dan pe£ sonil yang diperlukan bagi sistem serta ber tanggung jawab untuk memelihara fasilitas-fasilitas yang mutakhir, yang modern yang mengambil keuntungan secara maksimal dari perkem-

SKRIPSI




130

bangan teknolog.i ■ baru, - Kabag* Sistem dan Prosedtir, bertanggung atas disain dan pengendalian dasar-dasar

jawabdata

organisasi, menetapkan isi dan format yang memadai dari catatan-catatan data, struktur hu bungan data, nama-nama data. Bertanggung jawab untuk mengelola pengembangan aplikasi

sistem.

informasi baru dan bertanggung jawab atas biaya dan kemajuan usaha-usaha pengembangan sis tem. Menetapkan arus sistem dan prosedur

dari

dasar data. ‘ - Kabag* Programming, bertanggung jawab. un.tuk me ngelola

dalam hal pemeliharaan dan penyempur-

naan program-program, menetapkan dan menegak kan standar-standar untuk disain programming . Bertanggung jawab untuk berfungsinya secara efektif sistem operasi, pekerjaan rutin peman faatan, compiler, sistem raenejemen dasar data, dan software lainnya. - Kabag. Operasi Komputer, bertanggung jawab

a~

tas pekerjaan sehari-hari mengenai operasi pe ngolahan data, secara memuaskan. Meliputi opera si penyiapan/organisasi data dan' pengendalian data, pemeliharaan peralatan dan operasi kom puter •

SKRIPSI




131

- Kelompok Pengembangan Program, bertanggung

jawab

atas disain, pengembangan programming dan pengu . jian modifikasi dan perluasan program ,

aplikasi

yang ada. - Sistem analis, bertanggung jawab dan

mempunyai

fungsi sebagai perancang aplikasi komputer, men jabarkan permasalahan dari kemun&}d.nan pengembang an sistem yang, lebih detail dan terperinci* Mem punyai kemampuan untuk menguasai hal-hal yang ber hubungan dengan teknologi komputer seperti halnya pemilihan sistem software^ kemampuan dan kapasi tas perangkat keras. - Programmer, berhubungan erat dengan pekerjaan/aktivitas sistem analis, dimana fungsi programming melibcitkan pengubahan/konversi disain analis

ke

dalam serangkaian instruksi. program, serta memper hatikan sistem coding yang dirancang oleh coders. - Coders, mempunyai fungsi merancang sistem coding yang, tepat guna keperluan keyfield serta keraha siaan data guna mendukung pembuatan program

yang_

lebih sempurna. - Fungsi Organisasi dan Pengendalian Data, bertanggung jawab terhadap pengelolaan data termasuk penyiapan dan verifikasi data sumber untuk pengolah. an komputer, memonitor arus pekerjaan di dalam & melalui departemen pengolahan dan mendistribusi -

SKRIPSI




132

kan output sistem setelah selesai pengolahannya. Bagian ini juga bertanggung jawab terhadap penge cekan ketepatan dari input dan output

ter.hadap

keseluruhan pengendalian yang ditetapkan terle bih dahulu, untuk meyakinkan bahwa prosedur-prosedur pengendalian yang telah ditetapkan ditaati selama operasi-operasi pengolahan dan untuk

me-

ngikuti tindak lanjut terhadap kesalahan-kesalah an yang, diindentifikasikan oleh editing komputer dan program validasi* - Fungsi Operasi Komputer, menjalankan komputer de ngan sungguh-sungguh berikut alat/bahan yang her hubungan dengan input, output, dan storage devi ces* Termasuk didalamnya aktivitas input data.

SKRIPSI




Struktur

( Gambar

29

Organisasi

B.P.D

133

1 0) a. • rH
Sad

SKRIPSI

e 1 Cd bO Fh to CO O Ph S Ph a> bOG Cl d




DAFTAR KEPUSTAKAAN

Couger Daniel J., Fred R.McFadden, Introduction to Compu ter Based Information System. John Wiley & Sons , Inc,. USA, 1 9 7 5 . .............. Cushing E. Barry, Sistem Informasi Akuntansi dan Organisa jgi Perusahaan.-.-Piter.iemahkan -Rucnvat Kosasih, Edisi Ketiga, Penerbit Erlangga, Jakarta., 1983. Elliot Orville C., Wasley Robert S., Business Information Processing Systems An Introduction to Data Proces sing. Richard D. Irwin.,Inc, Third Edition, Home ■wood, Illinois, 1971* ' 1 Fuory H. William, Introduction to The Computer The Tool of Business. Prentice Hall,Inc, Englewood Clifts , New Jersey, T9730 Gordon B. Davis, The Computer and Modern Accountingf Hand book of Modern Accounting. Edited by Sidney David son, McGraw-Hill-Book-Company, USA, 1970. Hewlet Packard, E.D-P Concept. Berea Indonesia PT, Jakar ta, 1979. ■ - • Holmes Arthur W. and Wayne S. Overmyer, Auditing Standard and Proceduref Eight Edition, Richard E, Irwin,Inc Homewood, Illinois, 1975* ■ John J. Longkutoy, Seri Komputer Dasar-Dasar Programming. - Cetakan. Kedua, Mu.tiara Jakarta, 1983. Peachtree Software, Payroll System An Automated. Bookkeep ing and Financial -Reporting System for The Applell Computer. 1980 Retail Sciences,Inc. Robert A. Guida, Document. Standards. and Controls. Auto matic Data .Processing Handbook. Edited by The Diebold Group, Inc j -Me Gr aw .--Hi11 Book Company, USA, 1977 SRA, Computing System Fundamental, Overview. A Program Instruction Course> International Business Machine Corp, USA 1967* ■■

SKRIPSI




H a r i

1,-31-ivir-.n 1.

Tcuiggal AB5BNSI

c ic e c a »

'NO.

n

a

o

i

KARYAWAtl

SISTIM

KERJA

PLOEG

'ssataasiiBesaa&BtiaEEsaaBBBaiiBBieBiisoBBUBtisiieBSsatisssessiie&aeaKt sues a

n

..... s « I.1

' *j

1

'nss ' 3c '

PLOEG. A. Jam i I. 2. ?• b. 5. 6. 7. 5. 9. 10. 11. 1?.. 13. 2A. 15. 16. 17.

Kepala Sekoi Kopala Uruoan Pongawae Mutu Ju r u Timbang Rpllia Opr. Softener Opr. Carding Opr, Drawing Opr, Spinning Opr. Poraiapan Opr* Lfl/)rn Opr. Sowing T u k u n g Snpu T u k a n g Cclup Dioeol / Listrik Keamanan Poliklinik

KK KK KK KK KK KK KK

JUMLAH PLOEG. B. Jam :

3* . 5. 6, 7. 0. 910. il. 12. 33. 1*». Ib16. 17.

r.opula Sekoi Kopala Urusan Pnngawas Mutu Juru Titnbang r

JUMLAH PLOKG. C. J/im J 1. ' 2. 3. 5. 6. 7. 0.

ft

10. 11. Id. 2 J. l'». 15. 16 . 17.

K.epala Soksi Kopala Uruaan Pcngawue Mutu Jur u Timbang Hollic Opr. Softener Opr, Carding Opr, Drawing Opr. Spinning Opr* Poraiapan Opr, Loom Opr. Sowing T u k u n g Sapu Tukung Colup Dioael / Listrik K unitor.an Poliklinik JlltlLAlt

SKRIPSI


i i i > i ' ' ■ * ' * ' i i i i ■ i

i i i i

i • i i

i

i

• • ' ■ ' ' ' t i i i t

1 1 1 ' ' ' ' i i i i •

i

i

i i • i 1 i ■ i i >

i i i i 1 r i i i i

i i *i i ! i f • i i

i i | ia 1 a

i t f 1k a1 i

• i 1 11 41

t

i

•


1

i i i i 1

t » • i ■ * i ' i ■

i » t i <

1

1|

i i < 11 11

1

* '\ | *

i

'

1

i i

' i i «

i 1

11 1

» •



H o r i i

iifl.-nivi r;»R

T fln g g n l

A B S S N S I

c m a o e z ? t ; * S 7 3 csss N O .

I

B

ft

G

I V ,

I

S T A F

1 ,

I

P iia p in o n

2 «

I

K e p a la

K A ftY A W A U

S IS T IM

K ERJA'

'

W U M .

| g e c a 8 C K ! a m .u i i c s c a e e s i i s i ; g s a a t e s a - e s t g » 8 t ! j . t g g t « a ) i a ; u c a :

I

A

N

M ANAGER

1 J U M IA H I T .M A S U K IM A S U K I

C

I

S

!

I

I

M

I

D L

!*

R ES

!

r , .

:

K a n t o r

&

P r o d ,

B a g ia n

I

JUMLAH V. ! BAGIAN UMUM. 1. 2. 3. 4. 5. 6". 7. 8. 9. 10. U.

Kepalo Soksi I Kopala Urusan ! Stnf Personalia 1 Gudang Produksi/Scrat! Gudang Material 1 Staf Koamanan ! Pongeniudi t Bengkel Kondaraan 1 Peloyon Kantor | peUerja Harian Lepas ! Tonfl(ja- Honorair 1

1 1 ! ! 1 1 ! ! 1 1 1

1 i 1 1 i i i 1 1 1 1.

1 1 t ! r i i ! 1 1. 1

i

1

!

I 1, 1 K o p a l a Seksi ! 2. 1 K o p o l o Urusan 3, 1 S t . u f PcmbuJtuan & T fU. 1 I i . 1 K o e i r

1 1 1

! 1 1

1

!

-----------------------------------------------------------

-----------------

1

i i i ! !

r ] i 1 1

1 1 !

! 1 !

1

1

---------

J U M L A H

I

BAG.PEMBUKUAH & T.U,

1

V I .

(

J U M L A H

I

1 BAO.TEHHIK & INSTALASI:

V I I .

1 ,

I

2 ,

I K o p o lo

K e p a la

3 ;

I

D ie s e l

I ,

!

B

c-

o

S e k s i

I

U ru s o n

I

/ o

L i s t r i k 1

i

!I

I K . K , !

5 *

t

p e ia & lih a r a a n

6 t

!

IC o p a la

7 ,

!

J u r u

G a rn b o r

!

C ,

i

p < v r ,b e r s ih a «

I

M e a in

p e n g o w o s

K K I

M u tu

I

JUMLAH JUM LAH

K o p c lr .

SKRIPSI

S E L im U H H Y A .

B a g in n

U m u tn ,

K o s l

P e ra b u k u o n ,

K a s i

p e r s o n a lit y


P o ra b u ftt

L n p o r s n ,



SKRIPSI



KARTU

PEMBAYARAN

GAj !

K**Y

a

\


SKRIPSI



1 ADLN - PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS AIRLANGGA

Lr-tmpircin 5.

KAJITU PENG.4MBILA.N GAJI N o. IN U U K . ; N A M A

:

_____ _

B a G IA N

;

______

B U L A N

G A J I ( 1 - 15 > G A J ! ( 1 6 - 3 ! )

Januari Pcbruari M arct April W ei Ju n i Ju li AR'JSIUS

1

September Oktobcr Nopern bcr Dcscm hcr

* SilaUkan bcrtanya kcpada kasi personalia bila Sdr. mcrasa kurang jclas atas pencnmnan gaji ( schari setclah Pembayaran )

SKRIPSI




Lampirtm &.

OFFICE MANAGE

w a os

in > id i-i

*3 1*1 to SK)>

PRODUCT M A NAG 2E ’-KEPALA

K3 O >a

PENCANA

BAGIAN

LEMBUP

PERSONALIA

w> o

YANC- M E M 5 UAT PENCANA SKRIPSI

KERJA

KASI

>

H

fc




Lawpiran 7.

LAPORAN KERJA LEMBUR KARYAWAN ■ORDER KERJA TGL ATAS PERINTAH

:

yang dikerjakan

: .

MULAI s/'l RplRRni

:

NO,

N

A

M

A

>

/

vim

NO.INDUK' BAGIAN I

V ••

s

Mongetahui

Kcnccng :

Office/Produc Manager Kabag

SKRIPSI


Kurufi



Lo-.nipiran

'■'<

> •*j

»-3

'JJ •n w tH irJ

**.J

o H

fe

UJ cUJ

SKRIPSI



KOMPUTERISASI SEBAGAI SALAH SATU USAHA MEMBANTU PENGOLAHAN DATA PADA SISTEM PENGGAJIAN DAN PENGUPAHAN DI PT. XYZ

Recommend Documents