SISTEM KOMPUTERISASI PENGOLAHAN DATA SISWA PADA SMA NEGERI 2 BANTUL
Naskah Publikasi
Diajukan oleh : Deni Dwi Ken H. N
(07.02.6594)
Ibrahim
(07.02.6613)
Jariyah
(07.02.6608)
Kepada SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER “AMIKOM” YOGYAKARTA 2010
COMPUTERIZATION STUDENT DATABASE SYSTEM IN SENIOR HIGH SCHOOL 2 BANTUL SISTEM KOMPUTERISASI PENGOLAHAN DATA SISWA PADA SMA NEGERI 2 BANTUL Ibrahim Jariyah Jurusan Manajemen Informatika STMIK AMIKOM YOGYAKARTA ABSTRACT Information is one of the conceptual resources available to management, whereby managers use many of the reports or information display to reflect the condition of institutions or companies as a physical system. Computer is an appropriate data processing tools, with access to fast and accurate access to jobs compared with the human brain. Therefore the use of computerized systems as a tool to support activities in the field of data processing can be accelerated in the manufacture of good report, addressed to the leaders and guardians class. SMAN 2 Bantul currently using Ms Excel as its data processing that is felt not use computers in an optimal performance. But with these data storage methods are becoming inadequate. By using information systems, all these problems will be resolved so that the activities will become more fluent and better. With a background of the above problems, this study raised the issue with the title "A Computerized System for Processing Data of Students at two high schools in Bantul."
Keywords : Komputerisai, Student Data, Processing
BAB I PENDAHULUAN
A.
Latar Belakang Masalah SMA Negeri 2 Bantul saat ini masih menggunakan Ms Excel sebagai pengolahan datanya sehingga dirasa belum memanfaatkan kinerja komputer secara optimal. Namun dengan metode penyimpanan data tersebut semakin hari tidak memadai. Dengan menggunakan sistem informasi, segala permasalahan tersebut akan teratasi sehingga kegiatan akan menjadi lebih lancar dan lebih baik. Dengan berlatar belakang masalah di atas ini maka penulis mengangkat masalah tersebut dengan judul “Sistem Komputerisasi Pengolahan Data Siswa pada SMA Negeri 2 Bantul”.
B.
Rumusan Masalah Berdasarkan latar belakang yang telah diuraikan maka penyusun merumuskan masalah sebagai berikut : 1. Bagaimana membangun sebuah sistem komputerisasi pengolahan data siswa yang dapat memberikan informasi yang akurat? 2. Bagaimana membuat aplikasi laporan pengolahan data yang dapat digunakan untuk mempermudah pihak sekolah dalam pencarian data siswa baru maupun data siswa lama?
C.
Batasan Masalah Untuk menghindari meluasnya masalah dalam penyusunan tugas akhir ini,
maka penulis membatasi masalah ini, yaitu pada bagian pendataan siswa. Adapun pembuatan batasan-batasan tersebut adalah : 1. Pendataan Siswa
2. Pendataan Kelas 3. Pendataan Guru 4. Perancangan ini dilakukan dengan memberikan program aplikasi pengolahan data yang berkaitan dengan input data, edit data, delete data, pembuatan laporan data siswa sebagai informasi, dan desain menu, serta dialog dengan menggunakan bahasa pemograman Microsoft Visual Basic 6.0 5. Database yang dipakai dalam pembuatan aplikasi ini menggunakan SQL Server 2000. D.
Tujuan dan Manfaat Penelitian 1. Tujuan penelitian data dibagi menjadi dua bagian : a. Tujuan penelitian untuk peneliti meliputi Sebagai wahana penerapan ilmu dan teori yang telah kami dapatkan selama mengikuti pendidikan untuk diaplikasikan dalam aplikasi nyata secara praktik guna mendukung kemampuan beraktualisasi dalam penerapan ilmu di dunia nyata. b. Sedangkan tujuan penelitian bagi SMA Negeri 2 Bantul yaitu : Memberikan usulan sistem yang lebih modern dengan sistem informasi untuk menggantikan sistem yang sudah ada.
E.
Metode Pengumpulan Data 1. Metode Wawancara 2. Metode Observasi 3. Metode Kepustakaan
F.
Sistematika Penulisan 1. Bab I. Pendahuluan 2. Bab II. Landasan Teori 3. Bab III. Tinjauan Umum 4. Bab IV. Pembahasan 5. Bab V. Penutup.
BAB II LANDASAN TEORI
A. Pengenalan Sistem Informasi Secara Umum
1.
Konsep Dasar Sistem Sebelum mempelajari sistem akan lebih baik jika kita mengetahui
pengertian sistem terlebih dahulu. berdasarkan pendekatannya sitem terbagi dalam dua kelompok yaitu: pendekatan sistem yang menekankan pada prosedur dan pendekatan yang menenekankan pada komponen atau elemen. Definisi sistem menurut pendekatan yang menekankan pada prosedur adalah “suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur, yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk meletakkan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran tertentu.1 Sedangkan definisi sistem yang menekankan pada elemen atau komponen adalah kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk mencapai tujuan. 2.
Klasifikasi Sistem
Sistem dapat diklasifikasikan dari beberapa sudut pandang, diantaranya adalah sebagai berikut: a.
Sistem abstrak (abstract system) dan sistem fisik (physical system) Sistem abstrak adalah sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide yang tidak tampak secara fisik. Misalnya sistem theologi yaitu sistem yang berupa pemikiran-pemikiran hubungan antara manusia dengan Tuhan. Sistem fisik adalah sistem yang ada secara fisik.
Misalnya sistem
komputer, sistem akuntansi dan lain-lain. 1
Jerry fitzgerald, Ardra F. Fitz, Warren D. Stallings< Ir Fundamentals of System Analys( edisi kedua ; New York : John Willey & Sons, 1981( Jogiyanto.HM:1 )
b.
Sistem alamiah (natural system) dan sistem buatan manusia(human made system) Sistem alamiah adalah sistem yang terjadi melalui proses alam, tidak dibuat manusia. Sistem buatan manusia melibatkan interaksi antara manusia dengan mesin disebut dengan human machine system atau ada yang menyebut dengan man machine system.
c.
Sistem tertentu
(deterministic
system)
dan
sistem tak
tentu
(probabilistic system) d.
Sistem tertutup (closed system) dan sistem terbuka (open system) Sistem tertutup merupakan sistem yang tidak berhubungan dan tidak terpengaruh dengan lingkungan luarnya. Sistem ini bekerja secara otomatis tanpa adanya turut campur tangan dari pihak luar. Sistem terbuka adalah sistem yang berhubungan dan terpengaruh lingkungan luarnya. Sistem ini menerima masukan dan menghasilkan keluaran untuk lingkungan luar atau sub sistem yang lain. Sistem yang baik harus dirancang sedemikian rupa, sehingga secara relative tertutup akan bekerja secara otomatis, terbuka hanya untuk pengaruh yang baik saja.
B. Konsep Dasar Informasi 1.
Pengertian Informasi
Informasi merupakan hasil dari pengolahan data menjadi bentuk yang lebih berguna bagi yang menerima yang menggambarkan suatu keputusan.2 Data adalah bahan baku yang diolah untuk dijadikan
2
Teguh Wahyono, 2004. Sistem Informasi (Konsep Dasar, Analisis Desain dan Implementasi). Yogyakarta: Graha Ilmu
informasi, sedangkan informasi pada umumnya dihubungkan dengan pengambilan keputusan. 3 2.
Siklus Informasi
Data yang diolah melalui suatu model sehingga menjadi beberapa informasi yang cukup penting oleh si penerima, yang akan digunakan sebagai bahan masukan untuk melakukan pengambilan keputusan suatu tindakan lain yang akan membuat sejumlah data kembali lebih bermanfaat lagi, data tersebut akan ditangkap sehingga input diproses kembali lewat suatu model sistem dari berbagai informasi atau lebih dikenal dengan istilah siklus pengolah data. 3.
Kualitas Informasi
Informasi dikatakan berkualitas apabila mengandung 5 hal yaitu: a. Akurat b. Tepat pada waktunya c. Relevan d. Jelas e. Lengkap
4.
Nilai Informasi
Nilai dari informasi ditentukan oleh dua hal, yaitu manfaat dan biaya mendapatkannya. Suatu informasi dikatakan bernilai apabila menfaatnya lebih efektif dibanding biaya mendapatkannya. Kegunaan informasi adalah untuk mengurangi hal ketidakpastian di dalam proses pengambilan keputusan tentang suatu keadaan.
3
Arief, M Rudyanto, 2005. Pemrograman Basis data Menggunakan Transact-SQL dengan Microsoft SQL Server 2000, Andi Offset, Yogyakarta.
BAB III Tinjauan Umum A. Sejarah singkat SMA Negeri 2 Bantul Surat keputusan menteri pendidikan dan kebudayaan Republik Indonesia nomor 0276/0/1975 tanggal 27 November 1975 menetapkan pembukaan SMPP negeri nomor 44 Bantul pada tanggal 1 Januari 1976. Pada tahun pertama, SMPP Negeri Nomor 44 Bantul mulai melangkah dengan dua kelas dan berjumlah 80 siswa. Seluruh tenaga pamong adalah tidak tetap, diambil dari SMA negeri Bantul, Bp. Sudiyono selaku kepala sekolah SMA Negeri Bantul, dengan surat keputusan kepala
kantor
wilayah Dep
P
dan
K Prop
DIY
No.23
/Kanwil/PK/C.I/1976 tanggal 12 juni 1976 ditunjuk merangkap sebagai kepala SMPP Negeri No.44 Bantul. Dengan surat Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan RI Nomor 67565/KI.2/1985 tanggal 5 September 1885, memutuskan dan menetapkan Drs. Soehardjo sebagai kepala sekolah yang baru. Dilanjutkan Drs.Ngadimin dari tahun 1999-2004 dan Drs.Sartono dari tahun 2004-2009 dan kini Bapak Drs.Paimin yang menjabat sebagai kepala sekolah. B. Visi dan Misi SMA Negeri 2 Bantul 1. Visi SMA Negeri 2 Bantul Terwujudnya manusia yang beriman, bertaqwa, berakhlak mulia, cerdas,unggul dan mandiri. 2. Misi SMA Negeri 2 Bantul a. Mengefektifkan seluruh “stake holders” dalam lingkungan sekolah. b. Membimbing siswa untuk meningkatkan keimanan dan ketaqwaan, etika, ketertiban dan kemandirian.
c. Membimbing siswa untuk dapat menguasai ilmu pengetahuan dan teknologi. d. Menumbuhkan motivasi berprestasi siswa untuk dapat bersaing dalam taraf regional, nasional maupun internasional. e. Membimbing siswa untuk dapat menguasai “life skill”. f. Mewujudkan kondisi sekolah yang demokratis, aman dan tentram C. Struktur Organisasi SMA Negeri 2 Bantul Dewan Sekolah HTohyadi,BA
Kepala Sekolah Drs.H Paimin
Koor BK Suhirman Mpd
Kepala TU Sri Supriyati
Kepala Perpus Drs Sugianto
Waka Kesiswaan Suwondo,Spd
Waka Humas Sudiyono
Waka Sarpus Mardiman,Sp d
Bid Jadwal Drs Puji,H
Bid Upacara Rochmadani Agus
Sub Humas Sugiyono, Spd
Bid Admisintrasi Nusa Aji,spd
Bid Ekstrakurikuler Jumarudin
K.Lab IPS Hj.Dra.Ludy.A
Bid Uks Retno Dewayanti
K.Lab IPA Susilo, S.M
Bid Bendahara Dwi Subekti
Waka Kurikulum Suparmano Mpd
Bid 7K Drs Suyamin Guru dan Karyawan Siswa
Gambar 3.1 Struktur Organisasi SMA Negeri 2 Bantul
Sub Sarpus Gatot Supriyadi
BAB IV PEMBAHASAN A. Perancangan Sistem Rancangan sistem merupakan awal bagian dari pembuatan sistem informasi dimana tahap ini bertujuan untuk memberikan ketentuan bentuk dan proses pada perangkat lunak yang dibuat agar pembuatan program tidak menyimpang dari aturan yang telah diterapkan pada perancangan program. Rancangan secara umum juga merupakan gambaran secara umum yang ditunjukkan kepada user tentang sistem yang baru.
1. Flowchart Sistem Yang Diusulkan Flowchart sistem merupakan bagan yang menunjukkan arus pekerjaan secara keseluruhan dari sistem. Bagan ini menjelaskan urutan dari prosedurprosedur yang ada di dalam sistem. Bagan ini dirancang dan digambar dengan menggunakan simbol-simbol sebagai berikut : Tabel 4.1 Keterangan Simbol Flowchart
No
Simbol
Keterangan
1
Terminator
3
Proses Komputer
4
Dokumen
5
Media Penyimpanan Komputer
6
Input Melalui Keyboard
7
Aliran Data
data Admin
data Guru
Data mengajar
data Mapel
Data Krs
Data Siswa
data Kelas
data Wali Murid
Input data Admin
Input data Guru
Input data mengajar
Input data Mapel
Input data Krs
Input data Siswa
Input data Kelas
Input data Wali Murid
Proses data Admin
Proses data Guru
Proses Mengajar
Proses data Mapel
Proses data Krs
Proses data siswa
Proses data Kelas
Proses data Wali Murid
Admin
Guru
Mengajar
Mapel
Krs
Siswa
Kelas
Wali_murid
Peoses Pengolahan Data dan Laporan
LAPORAN LAPORAN
Gambar 4.1 Flowchart Sistem
B.
Data Flow Diagram (DFD) Data flow diagram adalah suatu model untuk menggambarkan dari mana
asal data akan disimpan, proses apa yang menghasilkan data tersebut dan interaksi antara data tersimpan dengan proses. Tabel 4.2 Keterangan Simbol Flowchart
No
Simbol
Keterangan
1
Entitas
2
Proses
3
Data Store
4
Aliran Data
1.
Diagram Konteks Siswa
Laporan
Admin
Data mapel,data guru, data kelas,data wali murid
0 Data Siswa
Sistem Informasi Akademik
Laporan
Kepala Sekolah
Gambar 4.2 Diagram Konteks
2.
DFD Level 0 Admin
1
2
3
4
5
Pengolahan data Guru
Pengolahan data Mapel
Pengolahan data Wali Murid
Pengolahan data Kelas
Pengolahan data Admin
Data guru
Data mapel
Data wali murid
Data kelas
Data admin
D1 Guru
D2 Mapel
Data mapel Data guru
D4 Kelas
D3 Wali_murid
Data mapel
D5
Admin
Data kelas
Data wali murid
6
7
8
9
Mengajar
Krs
Pengolahan data Siswa
Pengolahan Laporan Laporan
Data mengajar
D6 Mengajar
Data krs
D7 Krs
Data siswa
Data siswa
D8 Siswa Kepala Sekolah
Gambar 4.3 DFD Level 0
3.
DFD Level 1 D1
Guru
Data guru
D2
D3
Mapel
D4 Wali_murid
Siswa
Data siswa
Data mapel
D5
Kelas
Data kelas
Data wali murid
D6
Mengajar
Data mengajar
9.1
9.2
9.3
9.4
9.5
9.6
Pengolahan data Guru
Pengolahan data Mapel
Pengolahan data siswa
Pengolahan data wali murid
Pengolahan data kelas
Mengajar
Laporan Data Guru
Laporan data mapel
Laporan data siswa Laporan data wali
Laporan data kelas
Laporan data mengajar
Kepala Sekolah
Gambar 4.4 DFD Level 1
C.
Perancangan Database (Basis data) Database merupakan kumpulan data yang pada umumnya menggambarkan
aktifitas-aktifitas dan pelakunya dalam sebuah sistem. Pengunaan database dalam sistem pendataan siswa ini adalah untuk menyimpan basis aturan dan basis pengetahuan.
1.
Entity Relation Diagram (ERD) Entity relation diagram adalah cara memodelkan suatu data ditingkat
konseptual dalam perancangan basis data. Model entity relationship merupakan alat modeling.
Nama_guru
Kode_guru
Kode_guru
Kode_mapel
Kode_mapel
Nama_mapel
Jenkel Pendidikan Nip 1
N
Guru
N
Mengajar
Mapel
No_tlp
Alamat Tempat_lahir
foto
N Kode_mapel
nama
nis
Tmpt_lahir jabatan
mewakili
Tgl_lahir
Memiliki
Kode_kelas
Nis
alamat Memiliki
Siswa
N
foto
N
N
1
Kelas
nama
Thn_masuk
jenkel
1
alamat
No_ijazah
Kode_wali
agama
Sekolah_asal
Admin
Pendidikan
Memiliki kelas
username
Kode_kelas
password Kode_wali
ayah
AlamatOrtu Agama ayah
Pekerjaan_ayah 1 Agama ayah Wali Murid
ibu Pekerjaan ibu Agama ibu
Nama wali Alamat wali
No_tlp
Agama wali
Gambar 4.5 Entity Relation Diagram
2.
Perancangan Struktur Tabel Database adalah komponen penting dari basisdata karena berfungsi
sebagai informasi bagi para pemakainya, database dibentuk dari kumpulan file yang memuat kumpulan data yang saling berhubungan satu sama lain: Tabel admin Tabel 4.3 Rancangan Tabel Admin
Tabel guru Tabel 4.4 Rancangan Tabel Guru
Tabel siswa Tabel 4.5 Rancangan Tabel Siswa
Tabel wali_murid Tabel 4.6 Rancangan Tabel Wali Murid
Tabel kelas Tabel 4.7 Rancangan Tabel Kelas
Tabel mengajar Tabel 4.8 Rancangan Tabel Mengajar
Tabel krs Tabel 4.9 Rancangan Tabel Krs
Tabel mapel Tabel 4.10 Rancangan Tabel Mapel
3.
Relasi antar Tabel
Gambar 4.6 Relasi Antar Tabel
BAB V PENUTUP A. Kesimpulan Kesimpulan yang penulis dapatkan dari penelitian ini antara lain : 1. Proses pengelolaan data siswa selama ini masih menggunakan Ms Excel. Sistem lama yang masih manual sering menemui kendala dan hambatan antara lain proses masih berjalan lambat, lamanya proses pencarian data dan kurang akuratnya data sehingga menyebabkan data yang diinputkan kurang efisien dan efektif. 2. Dengan menggunakan sistem komputerisasi ini, sekolah akan dapat meningkatkan kualitas dan daya saingnya dengan sekolah lain yang sudah terlebih dahulu menggunakannya. B. Saran Untuk mendukung sistem yang telah dibuat ada beberapa syarat yang perlu diperhatikan: 1. Sistem informasi pengolahan data siswa dengan cara manual sebaiknya perlu diperbaiki dengan sistem informasi yang baru dan yang menguntungkan,
yaitu
dengan
menerapkan
sistem
informasi
pengolahan data siswa terkomputerisasi untuk memberikan pelayanan yang maksimal kepada siswa maupun pihak-pihak yang membutuhkan. 2. Pemanfaatan media komputer sebagai jembatan arus informasi dan pendukung kemajuan teknologi sudah seharusnya diterapkan pada semua bagian yang selama ini masih menggunakan cara kerja manual.
