SISTEM KOMPUTERISASI PENGOLAHAN DATA PEGAWAI PADA KANTOR DINAS PENDAPATAN DAERAH BENGKULU
Naskah Publikasi
diajukan oleh Agung Tri Laksana
06.12.1647
kepada SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA 2011
i
ii
ABSTRACT
Data processing has been done by humans since time immemorial. Human taste has been challenged by the calculations to solve a variety of persoalaan. The use of computers can also be applied in the office of DEPARTMENT OF REVENUE (Revenue) PROVINCE BENGKULU, in terms of data processing personnel. Data processing employees in the office of Revenue is still manually, this design goal is: to design a new system to overcome the weaknesses that exist with computerized, can apply the knowledge that the author gained during the lecture in the community. The methods used in computerized data processing system employees use multiple methods of research literature (Library Research) is to collect data by interview and observation methods that produce data of employees .
Reports generated from the manufacture of this system is a report each month that can be
displayed on the screen monitor and printer. Conclusion of a computerized system of data processing personnel can be concluded several things: making the report done quickly and precisely, and where employee data is not recorded/ typed from scratch again, which is enough to read by the key field is in the file employees.
Keywords : Literature, Computerized, Observation
iii
DAFTAR ISI HALAMAN JUDUL ..... ..............................................................................................
i
HALAMAN PENGESAHAN.......................................................................................
ii
ABSTRACT ...............................................................................................................
iii
DAFTAR ISI...............................................................................................................
iv
DAFTAR GAMBAR ...................................................................................................
vi
1. Pendahuluan...............................................................................................
1
2. Landasan Teori ...........................................................................................
1
2.1 Konsep Dasar Sistem ....................................................................
1
2.2 Konsep Dasar Data Dalam Informasi.............................................
1
2.2.1 Kualitas Informasi ................................................................
2
2.2.2 Siklus Informasi....................................................................
2
2.3 Konsep Dasar Sistem Informasi .....................................................
2
2.3.1 Komponen Sistem Informasi ..............................................
2
2.3.2 Sistem Informasi Manajemen .............................................
2
2.4 Konsep Perancangan Sistem Informasi .........................................
2
2.4.1 Flowchart ............................................................................
2
2.4.2 Diagram Konteks .................................................................
3
2.4.3 Data Flow Diagram (DFD) ...................................................
3
2.5 Konsep Basis Data .........................................................................
3
2.5.1 Normalisasi ..........................................................................
3
2.5.2 Relasi Tabel .........................................................................
3
iv
2.6 Tinjauan Perangkat lunak ...................................................................................
4
2.6.1 Microsoft Visual Basic 6.0....................................................
4
2.6.2 Microsoft SQL Server 2000 .................................................
4
2.6.3 Crystal Reports ...................................................................
4
3. Gambaran Umum ......................................................................................
4
3.1 Sejarah Singkat ..............................................................................
4
3.2 Tujuan Persahaan ..........................................................................
4
3.3 Struktur Organisasi .........................................................................
5
4. Pembahasan ............................................................................................
5
4.1 Rancangan Yang Diusulkan ...........................................................
5
4.1.1 Flowchart Sistem Yang Diusulkan......................................
5
4.1.2 Diagram Konteks ................................................................
5
4.1.3 DFD Yang Diusulkan ..........................................................
5
4.1.4 Normalisasi .........................................................................
6
4.1.4.1 Bentuk Normal Pertama .........................................
6
4.1.4.2 Bentuk Normal Kedua ............................................
6
4.1.4.3 Bentuk Normal Ketiga.............................................
6
4.1.5 Relasi Tabel........................................................................
6
4.1.6 Rancangan Input Sistem ....................................................
6
4.1.7 Manual Program .................................................................
7
5. Kesimpualan .........................................................................................
8
v
DAFTAR GAMBAR ...................................................................................................
vi
Gambar 3.1
5
Struktur Organisasi..........................................................................
vi
1.
Pendahuluan Pada saat ini perkembangan informasi telah berkembang dengan sangat cepat, oleh karena itu sudah banyak pula perusahaan-perusahaan atau instansi-instansi yang menggunakan sistem informasi untuk meningkatkan usahanya. Cara untuk meningkatkan usaha suatu perusahaan ialah dengan cara membangun sistem informasi yang baik. Dan syarat untuk membangun sistem informasi yang baik, yaitu adanya kecepatan dan keakuratan untuk memperoleh inforamasi yang dibutuhkan. Komputer adalah suatu alat untuk menyimpan data, mengolah data, dan memberikan informasi yang diinginkan secara tepat dan akurat yang berguna bagi instansi untuk kemajuan kinerjanya. Pencatatan dan pengolahan data pegawai masih dilakukan dengan menggunakan tulisan tangan. Hal ini dapat dikatakan kurang efektif dan efisien, dikarenakan sulit untuk mencatat dan menghitung banyaknya jumlah pegawai dapat mengakibatkan pegawai mengalami kesulitan untuk mengelola dan menghitung data pegawai secara tepat, cepat, dan efisien. Berdasarkan uraian diatas, maka penulis mencoba untuk menyusun Tugas Akhir dengan Judul “SISTEM KOMPUTERISASI PENGOLAHAN DATA PEGAWAI PADA KANTOR DINAS PENDAPATAN DAERAH BENGKULU”.
2.
Landasan Teori
2.1
Konsep Dasar Sistem 1. Komponen (Components) 2. Batasan (Boundary) 3. Lingkungan (Environment) 4. Penghubung (Interface) 5. Masukan (Input) 6. Keluaran (Output) 7. Pengolahan (Process) 8. Sasaran (Goal)
2.2
Konsep Dasar Data Dalam Informasi 1. Data adalah kumpulan dari fakta-fakta, kejadian-kejadian yang dapat berupa simbol, angka, huruf, dan lain-lain yang berguna bagi suatu pengolahan data (proses) atau sebagai masukan (input) bagi suatu proses. 2. Informasi merupakan hasil pengolahan dari sebuah model, formasi, organisasi, ataupun suatu perubahan bentuk dari data yang memiliki nilai tertentu,dan bisa digunakan untuk menambah pengetahuan bagi yang menerimanya. 1
2.2.1
Kualitas Informasi 1. Relevan (relevancy) 2. Akurat (accuracy) 3. Tepat Waktu (timeliness)
2.2.2
Siklus Informasi Data agar menjadi lebih berarti dan berguna dalam bentuk informasi, maka perlu diolah melalui suatu model tertentu. Data tersebut akan ditangkap sebagai input, dan diproses kembali lewat suatu model dan seterusnya sehingga membentuk suatu siklus. Siklus ini disebut dengan siklus informasi (information cycle) atau disebut pula siklus pengolahan data (processing cycles).
2.3
Konsep Dasar Sistem Informasi Sistem informasi dapat didefinisikan sebagai suatu sistem yang dibuat oleh manusia yang terdiri dari komponen-komponen dalam organisasi untuk mencapai suatu tujuan yaitu menyajikan informasi.
2.3.1
Komponen Sistem Informasi 1. Software 2. Hardware 3. User 4. Data
2.3.2
Sistem Informasi Manajemen Sistem Informasi Manajemen dapat diartikan sebagai kumpulan dari interaksi sistemsistem informasi yang bertanggung jawab mengumpulkan dan mengolah data untuk menyediakan informasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen di dalam kegiatan perencanaan dan pengendalian.
2.4
Konsep Perancangan Sistem Informasi Penggambaran dan rancangan model sistem informasi secara logika dapat dibuat dalam bentuk Data Flow Diagram (DFD) dan Flowchart.
2.4.1
Flowchart Flowchart merupakan gambar atau bagan yang memperlihatkan urutan atau hubungan antar proses beserta instruksinya. Gambaran ini dinyatakan dengan simbol. 2
2.4.2
Diagram Konteks Diagram Konteks adalah diagram tingkat tinggi dari Diagram Alir Data yang merupakan gambaran global dari
sistem informasi yang menggambarkan aliran-aliran data ke dalam
maupun keluar suatu sistem dan merupakan alat yang digunakan untuk melihat batasan antara sistem dengan external entity. 2.4.3
Data Flow Diagram (DFD) Diagram Alir Data atau Data Flow Diagram (DFD) adalah suatu model yang menjelaskan arus data mulai dari pemasukan sampai dengan keluaran data.
2.5
Konsep Basis Data Basis data adalah kumpulan file yang saling berinteraksi, relasi tersebut biasa ditunjukan dengan kunci dari tiap file yang ada.
2.5.1
Normalisasi Adapun tujuan dari normalisasi ini adalah : 1. Meminimumkan duplikasi data 2. Menyediakan fleksibilitas yang diperlukan untuk kebutuhan fungsional yang berbeda 3. Memungkinkan suatu model untuk digambarkan dalam suatu basis data 4. Berguna untuk mengstrukturkan data dalam cara-cara tertentu untuk membantu mengurangi atau mencegah munculnya masalah yang berhubungan dengan pengolahan data.
2.5.2
Relasi Tabel Merupakan hubungan yang terjadi pada suatu tabel dengan tabel lainnya, yang berfungsi untuk mengatur operasi suatu database. Hubungan yang dapat dibentuk dapat mencakupi 3(tiga) macam hubungan yaitu 1. One – to – one 2. One – to – many 3. Many – to many
3
2.6
Tinjauan Perangkat Lunak
2.6.1
Microsoft visual Basic 6.0 Visual Basic merupakan cara termudah dan tercepat untuk membuat aplikasi yang dijalankan di sistem operasi Microsoft Windows® yang digunakan untuk membuat antar muka yang bersifat grafis Graphical User Interface (GUI).
2.6.2
Microsoft SQL Server 2000 SQL Server adalah tipe database yang bersifat database relational. Pengertian relational adalah pentimpanan data dalam bentuk tabel, sedangkan tabel dapat disusun sesuai dengan kelompoknya yang memiliki sifat yang sama.
2.7.2
Crystal Reports Crystal Reports merupakan salah satu reporting tools yang disediakan mulai di .NET versi pertama keluar yaitu .NET versi 1.0. Sebelum .NET muncul crystal reports merupakan reporting tools yang harus diinstal secara terpisah dan di refrensi secara manual library-nya apabila ingin digunakan.
3.
Gambaran Umum
3.1
Sejarah Singkat Dispenda adalah kantor atau instansi pemeintah yang bergerak di dalam perpajakan kendaraan bermotor. Yang bertugas untuk menarik atau memungut pajak kendaraan bermotor. Dispenda berkantor di jalan air sebakul Bengkulu.
3.2
Tujuan dinas pendapatan daearah Dalam upaya meningkatkan anggaran perpajakan keandaraan bermotor dan kreativitas, kami mengembangkan system komputerisasi kepegawaian ini agar lebih mudah menyimpan data pegawai.
4 3.3
Struktur Organisasi
KEPALA DISPENDA
BAGIAN TATA USAHA TATA USAHA
BAGIAN STATISTIK & PENELITIAN PENGEMBANGAN
BAGIAN
BAGIAN
EKONOMI
FISIK DAN PRASARANA
Gambar 3.1 Striktur Organisasi 4.
Pembahasan
4.1
Rancangan Yang Diusulkan
4.1.1
Flowchart Sistem Yang Diusulkan Sistem Flowchart merupakan alat bantu yang banyak digunakan untuk menggambarkan sistem secara fisikal.
4.1.2
Diagram Konteks Diagram konteks adalah suatu diagram alir tingkat tinggi yang menggambarkan seluruh jaringan, masukan dan keluaran.
4.1.3
DFD Yang Diusulkan Data Flow Diagram (DFD) merupakan suatu diagram yang menggunakan notasi-notasi untuk menggambarkan arus dari data sistem. 5
4.1.4
Normalisasi
Normalisasi merupakan salah satu pendekatan didalam perancangan basis data dengan menerapkan beberapa aturan untuk menghasilkan sebuah struktur tabel yang normal.
4.1.4.1 Bentuk Normal Pertama st
Bentuk normal tahap pertama (1 NF) terpenuhi jika sebuah tabel tidak memiliki atribut bernilai banyak atau lebih dari satu atribut dengan nilai yang sama. 4.1.4.2 Bentuk Normal Kedua Bentuk normal kedua (2
nd
NF) mempunyai syarat bentuk data telah memenuhi kriteria
bentuk normal pertama. Setiap atribut bukan kunci harus bergantung penuh secara fungsi pada kunci utama atau primary key. 4.1.4.3 Bentuk Normal Ketiga Bentuk normal ketiga terpenuhi jika tabel tersebut sudah dalam keadaan normal kedua dan setiap atribut bukan kunci harus bergantung secara transitif pada kunci utama. 4.1.5
Relasi Tabel Hubungan ini akan ditunjukkan oleh sebuah garis yang menghubungkan tabel satu dengan tabel yang lain dengan menjadikan atribut utama sebagai atribut tamu (Foreign Key) apabila berada pada tabel lain.
4.1.6
Rancangan Input Sistem 1. Rancangan Form Sign Up 2. Rancangan Form Log In 3. Rancangan Form Utama / Home 4. Rancangan Form Pegawai 5. Rancangan Form Golongan Ruangan 6. Rancangan Form Jabatan 7. Rancangan Form Mutasi 8. Rancangan Form Pangakat 9. Rancangan Form Riwayat Pendidikan 10. Rancangan Form Riwayat Pangkat 11. Rancangan Form Tanggungan 6 4.1.7
Manual Program
Manual Program merupakan bagian program yang berfungsi untuk melakukan batasan akses terhadap program dan sebagai petunjuk tentang bagaimana cara penggunaan program aplikasi yang dijalankan dengan sistem informasi windows. 1. Form Sign Up Form Sig Up digunakan untuk mendaftarkan data user supaya user bisa masuk ke dalam sistem infprmasi penjualan Himover Clothing Company. 2. Form Log In Form log in ini digunakan untuk masuk ke dalam menu, user yang belum mendaftar tidak akan mempunyai hak akses dan tidak dapat melakukan log in ke menu ini. 3. Form Utama / Home Menu utama merupakan satu bagian dari program yang berfungsi untuk membuka form-form yang ada di program ini. 4. Form Pegawai Form ini berfungsi untuk melihat semua data pegawai yang sudah dimasukkan oleh user pada form add data pegawai. 5. Form Golongan Ruangan Form add golongan ruangan digunakan untuk menambah dan mengubah data golongan pegawai yang sudah dimasukkan dalam form golongan pegawai. 6. Form Jabatan Form ini berfungsi untuk melihat Jabatan pegawai yang sudah dimasukkan pada form jabatan pegawai. 7. Form Mutasi Form mutasi digunakan untuk memasukkan data pegawai yang di mutasi kan ke instansi lain 8. Form Pangakat Form ini digunakan untuk menambah dan mengubah data pangakat yang sudah dimasukkan dalam form pangkat 9. Form Riwayat Pendidikan Form ini berfungsi untuk menambah, mengubah dan menghapus riwayat pendidikan pegawai 10. Form Riwayat Pangkat Form ini berfungsi untuk menambah, mengubah dan menghapus riwayat pendidikan pegawai 11. Form Tanggungan Form ini berfungsi untuk melihat ,mengapus,menambah,mengubah Tanggungan Pegawai
7 5.
Kesimpulan
Setelah penulis berhasil merancang dan membuat sistem penjualan barang dengan menggunakan software Microsoft Visual Basic 6.0 dan
Microsoft SQL Server 2000, dan
beberapa hal yang dapat disimpulkan, yaitu : 1. Dengan membangun sebuah sistem informasi kepegawaian, maka instansi dapat mengolah data dengan mudah dan teratur. 2. Suatu sistem informasi kepegawaian dapat dibangun dengan cara merancang tabel-tabel database,alur sistem program, dan disain interface-nya terlebih dahulu. Kemudian dilanjutkan dengan memasukkan code-code script (coding). Sehingga system informasi tersebut dapat membantu user dalam kegiatan memasukkan data kepegawaian secara terkomputerisasi. 3. Laporan data pegawai terjadi karena adanya suatu perubahan atu perekrutan pegawai baru yang di input kan oleh user ke dalam Sistem Komputerisasi Pengolahan Data Pegawai Pada Kantor Dinas Pendapatan Daerah Bengkulu
8 DAFTAR PUSTAKA
Andi Yogyakarta,”Pemrograman Visual Basic 6.0”,Andi Yogyakarta,2000 Bagus Kurniawan,”Sistem Informasi Manajemen Dengan Visual Basic6.0”, Malang,2002. Djoko
Pramono,”Mudah
Menguasai
Visual
Basic
6.0”,PT.Elex
Media
Komputindo, Jakarta,1999 Drs.Jhon
J.Longkutoy,”Pengenalan
Komputer”,Mutiara
Sumber
Widya,
Jakarta,1998. Gordon
B.Davis,:Kerangka
Dasar
Ssitem
Informasi
Manajemen
Bagian
I”,PT.Pustaka Bianaman Pressindo, Jakarta,1992. Jogianto H.M, ”Pengenalan Komputer”,Mutiara Sumber Widya, Jakarta,1999. Kok Yung,”Membangun Database Dengan Visual Basic Dan Perintah SQL”, Jakarta,2002. Moekijat,”pengantar Sistem Informasi Dan Manajemen”,Sthepen A.Mascope, G.Simbia,1984. Murdik G.Robert,”Sistem Informasi Untuk Manajemen Modern”, Jakarta 1991. Tavri
D..Mansyur,”Analisa
Dan
Perancangan
Data”,PT.Media Komputindo, Jakarta,1995. .
9
Sistem
Pengolahan
