SISTEM KOMPUTERISASI PENGOLAHAN BUKU INDUK PEGAWAI PADA UPT DINAS PENDIDIKAN PEMUDA DAN OLAHRAGA KECAMATAN BANJARMANGU BERBASIS PHP DAN MYSQL 1,2,3
Elisa Usada1, Irwan Susanto2, Meliana Fera Kurniasih3 Program Studi Diploma III Teknik Telekomunikasi, Purwokerto 1
[email protected],
[email protected]
ABSTRAK Permasalahan yang akan dibahas adalah bagaimana membuat sistem pengolahan buku induk pegawai di UPT Dinas Pendidikan Pemuda dan Olahraga Kecamatan Banjarmangu berbasis PHP dan MySQL. Sistem pengolahan buku induk pegawai berbasis PHP dan MySQL ini dirancang komputerisasi menggunakan PHP dan database MySQL dengan tujuan agar pengolahan data pegawai di UPT Dinas Pendidikan Pemuda dan Olahraga Kecamatan Banjarmangu dapat terpusat. Metode penelitian yang digunakan adalah menggunakan metode waterfall. Sistem pengolahan buku induk pegawai ini menggunakan jaringan client server dan dapat diakses oleh administrator dan Kepala UPT dan Pegawai. Kelebihan dari sistem pengolahan ini adalah dilindungi password dan hak akses yang berbeda untuk setiap user sehingga keamanan data dapat terjamin, sedangkan kekurangannya adalah program yang dihasilkan belum maksimal karena mengkhususkan data pegawai pada buku induk saja. Saran dari sistem pengolahan ini yaitu pengembangan dari segi keamanan data, kelengkapan data, dan ketelitian sistem dalam input data untuk mengurangi kesalahan. Kata kunci : SIM Buku Induk Pegawai, PHP, MySQL
cepat sesuai dengan pembaharuan (up to
1. PENDAHULUAN Perkembangan teknologi bidang teknik
date) perkembangan kebutuhan informasi.
informatika saat ini memungkinkan semua
Oleh karena itu, perlu dibuat suatu
bidang kehidupan manusia dapat semakin
sistem pengolahan data pegawai berbasis
ringan
bantuan
komputer yang dapat mengatasi kelemahan
kebutuhan
dan kekurangan dari sistem pengolahan
komputer ini perlu mendapat perhatian dan
data sebelumnya. Sistem pengolahan data
penanganan yang tepat sehingga hasil yang
ini dapat dilakukan dengan cepat, meskipun
diperoleh
jumlah data yang dimasukan relatif banyak
dikerjakan
komputer.
dengan
Peningkatan
sesuai
dengan
tujuan
yang
diinginkan.
dan keakuratan perhitungan dan laporan
Pengolahan data pegawai di Dinas Pendidikan
Pemuda
dan
Olah
dapat
dicapai
semaksimal
mungkin
Raga
sehingga kesalahan dalam memasukan dan
Kecamatan Banjarmangu masih dilakukan
perhitungan data relatif kecil, dengan
secara manual, dimana ketergantungan pada
proses dalam pengerjaan dan penyelesaian
lembaran-lembaran kertas sebagai media
suatu laporan akan lebih baik. Oleh karena
penyimpanan data yang kurang efektif dan
itu, penulis mencoba untuk memecahkan
kurang efisien dari segi waktu, tenaga dan
permasalahan tersebut dengan menerapkan
jaminan akan kebenaran dan keutuhan data
sistem pengolahan buku induk pegawai
yang akan diproses. Melihat kekurangan
berbasis komputer dengan menggunakan
pengolahan data secara manual tersebut,
bahasa
maka dibutuhkan sebuah sistem yang
MySQL yang diaplikasikan Dreamweaver.
pemrograman
Web
PHP
dan
mampu melakukan pengolahan data secara
35 Jurnal Infotel Volume 3 Nomor 2 November 2011
Atas dasar inilah penulis mencoba membantu
untuk
mengubah
sistem
kebutuhan dibuat dengan melakukan beberapa metode pengumpulan data yaitu:
pengolahan yang telah ada sebelumnya,
1) Interview
sehingga mempermudah semua pihak yang
Pengumpulan bahan dengan cara interview
membutuhkan
data
secara langsung dengan nara sumber untuk
pegawai yang ada di Dinas Pendidikan
dapat mempeoleh informasi berupa fakta atau
Pemuda
pendapat dari masalah yang akan dibahas.
segala
dan
Olah
informasi
Raga
Kecamatan
Banjarmangu.
Penulis
melakukan
observasi
dengan
mengamati langsung proses dan pelayanan pada
2. METODOLOGI PENELITIAN Untuk menyusun tugas akhir ini penulis
melakukan
penerapan
2) Observasi
metode
Bagian kepegawaian yang ada di UPT Dinas
penelitian dalam memperoleh data yang
Pendidikan Pemuda dan Olah Raga Kecamatan
dibutuhkan sehingga penyusunan tugas
Banjarmangu.
akhir ini dapat diselesaikan dengan baik.
3) Studi Literature
Metode Penelitian yang digunakan adalah
Data yang diperoleh berasal dari referensi yang
Waterfall model
berkaitan
Waterfall model adalah sebuah metode
Database, MySQL agar dapat memahami
pengembangan
software
yang
bersifat
dengan
pemrograman
PHP,
masalah yang akan dibahas.
sekuensial dan terdiri dari 5 tahap yang saling terkait dan mempengaruhi (Simarmata 2010).
b. Desain sistem.
Keterkaitan dan pengaruh antar tahap ini ada
Desain sistem merupakan tahap penyusunan
karena output sebuah tahap dalam Waterfall
proses, data, aliran proses dan hubungan antar
merupakan
data yang paling optimal untuk menjalankan
input
bagi
tahap
berikutnya,
dengan demikian ketidaksempurnaan hasil
proses
pelaksanaan tahap sebelumnya adalah awal
memenuhi kebutuhan yang sesuai dengan hasil
ketidaksempurnaan
analisa kebutuhan.
tahap
berikutnya.
pembuatan
sistem
aplikasi
dan
Penjelasan dari masing-masing tahap dari Waterfall model tersebut adalah:
c. Penulisan kode program.
a. Analisa kebutuhan. Analisa
kebutuhan
Penulisan kode program merupakan tahap merupakan
tahap
penerjemahan desain sistem yang telah dibuat
pertama yang menjadi dasar proses pembuatan
ke
dalam
bentuk
perintah-perintah
yang
suatu sistem aplikasi selanjutnya. Kelancaran
dimengerti komputer dengan menggunakan
proses pembuatan sistem aplikasi secara
bahasa pemrograman dan database tertentu.
keseluruhan dan kelengkapan fitur sistem
Bahasa pemrograman yang digunakan yaitu
aplikasi yang dihasilkan sangat tergantung
PHP untuk pembuatan program dalam kategori
pada hasil analisa kebutuhan ini. Analisa
Web Application dan database yang digunakan
36 Jurnal Infotel Volume 3 Nomor 2 November 2011
adalah MySQL untuk kebutuhan penyimpanan
data tersebut akan disimpan. Setelah itu,
data.
penulis d. Pengujian program.
Pengujian
program
melakukan
normalisasi
untuk
menghindari penumpukkan data.
dilakukan
Tabel Pegawai
untuk
memastikan bahwa program yang dibuat telah
Data pegawai disimpan di tabel ini dengan NIP
sesuai dengan desainnya dan semua fungsi
sebagai primary key. Tabel Pendidikan Umum
dapat dipergunakan dengan baik tanpa ada kesalahan.
Tabel pendidikan umum digunakan untuk menyimpan
3. HASIL DAN PEMBAHASAN
data-data
riwayat
pendidikan
umum dari pegawai dengan kd_pend_umum
a. Analisa Kebutuhan
sebagai primary key. Tabel Kursus
Tahap pertama yang menjadi dasar proses pembuatan suatu sistem aplikasi selanjutnya
Tabel kursus digunakan untuk menyimpan
adalah analisa kebutuhan. Proses pembuatan
data-data riwayat pendidikan kursus dari
suatu
pegawai dengan no_sertifikat sebagai primary
aplikasi
membutuhkan
atau alat-alat
sistem
tentunya
pendukung,
baik
key. Tabel Istri/Suami
hardware maupun software (Kristanto I. H., 1993,1994,2004) Beberapa instrumen yang
Tabel issu digunakan untuk menyimpan data-
digunakan dalam pembuatan aplikasi dengan
data Istri/suami dari pegawai dengan karissu
memanfaatkan fasilitas yang telah ada dan
sebagai primary key.
masih dapat memenuhi kebutuhan, yaitu:
Tabel Anak
a. Kebutuhan hardware dan software
Tabel anak digunakan untuk meniyimpan data-
b. Beberapa data yang akan dimasukkan ke
data anak.
dalam sistem pengolahan buku induk
Tabel Riwayat Golongan
pegawai ini. Untuk data yang diperlukan
Tabel riwayat golongan digunakan untuk
yaitu data pegawai.
menyimpan data-data riwayat golongan dari pegawai.
b. Desain
Sistem
dan
Pembuatan
Program
Tabel
1) Perancangan Database
menyimpan data-data riwayat jabatan dari
Sebelum membuat database penulis membuat DFD (Data Flow Diagram) yang merupakan suatu
Tabel Riwayat Jabatan
alat
untuk
memudahkan
dalam
pengambaran suatu sistem yang ada atau sistem yang akan dibuat secara logika tanpa
riwayat
jabatan
digunakan
untuk
pegawai. Tabel Agama Tabel agama berisi tentang agama yang dianut oleh pegawai. Tabel Golongan
memperhatikan lingkungan fisik yang data tersebut mengalir atau lingkungan fisik yang
37 Jurnal Infotel Volume 3 Nomor 2 November 2011
Tabel golongan digunakan untuk menyimpan data golongan dari pegawai.
4) Perancangan Jaringan Perancangan jaringan dilakukan dengan cara:
Tabel Instansi Kerja
Pemilihan Topologi
Tabel ini digunakan untuk membantu dalam
Pemilihan Perangkat
penyimpanan data instansi kerja dari masing-
Alokasi IP Address
masing pegawai.
Perancangan Jaringan dari Sisi
Tabel Set Pendidikan
Server dan Sisi Client
Tabel ini digunakan untuk membantu dalam penyimpanan data pendidikan dari pegawai. Tabel Jurusan
4. PENGUJIAN
Tabel ini digunakan untuk membantu dalam
Setelah
penyimpanan data jurusan dari pegawai.
selanjutnya adalah pengujian dari program
pembuatan
program,
langkah
yang telah dibuat. Jenis pengujian yang 2) Koneksi Database
dilakukan
menggunakan
jenis
pengujian
Koneksi database dalam bahasan kali ini
fungsional (functional testing). Jenis pengujian
adalah
ini
melakukan
pengaturan
untuk
adalah
perangkat
lunak
diuji
untuk
menghubungkan interface program yang akan
persyaratan
Pengujian
dalam
dibuat dengan database yang digunakan oleh
bentuk tertulis untuk memeriksa
apakah
sistem. Koneksi database yang dilakukan
aplikasi berjalan seperti yang diharapkan.
adalah dengan membuat satu file yang berisi
Pengujian fungsional meliputi seberapa baik
bahasa pemrograman web PHP yang kemudian
sistem melaksanakan fungsinya (Simarmata
disimpan dalam suatu lokasi dalam folder.
2010).
3) Perancangan Interface Program Perancangan Interface dalam bahasan kali ini adalah
membuat
perencanaan
fungsional.
a. Pengujian Sistem Pengolahan Buku Induk Pegawai
terhadap
Pengujian dilakukan pada setiap menu yang
tampilan antarmuka program yang digunakan
ada dalam program. Hasil dari pengujian yang
administrator dalam melakukan mengolahn
telah dilakukan terhadap program aplikasi
data pegawai yang dibutuhkan dalam sistem.
sistem pengolahan buku induk pegawai pada
Rencana perancangan antarmuka program
UPT Dinas Pendidikan Pemuda dan Olahraga
adalah menampilkan halaman depan dan
Kecamatan
halaman utama.
berdasarkan menu dan fungsi-fungsi yang ada
Banjarmangu
ini
dicatat
di dalamnya.
38 Jurnal Infotel Volume 3 Nomor 2 November 2011
Tabel 1. Pengujian Sistem Pengolahan Buku Induk Pegawai No.
Menu yang Diujikan
Proses
Hasil Berhasil
1
Data Pegawai
Simpan data (input dan update)
2
Data Pegawai
3
Data Pegawai
Hapus data Cari data berdasarkan NIP, Nama dan Instansi Tempat Kerja
4
Data Pendidikan Umum
Simpan data (input secara simultan dan update)
Hapus data
Cari data berdasarkan NIP
5 6
Data Pendidikan Umum Data Pendidikan Umum
Gagal
7
Data Pelatihan atau Kursus
Simpan data (input secara simultan dan update)
8
Data Pelatihan atau Kursus
Hapus data
9
Data Pelatihan atau Kursus
Cari data berdasarkan NIP
10
Data Istri atau Suami
Simpan data (input dan update)
11
Data Istri atau Suami
Hapus data
12
Data Istri atau Suami
13
Data Anak
14
Data Anak
Cari data berdasarkan No. Karis atau Karsu (Karissu) Simpan data (input secara simultan dan update) Hapus data
15
Data Anak
Cari data berdasarkan No. Karis atau Karsu (Karissu)
16
Laporan Buku Induk
17
Laporan Data Pegawai
18
Backup Database
Menampilkan data tiap pegawai berdasarkan NIP yang akan dicetak Menampilkan rekap data pegawai berdasarkan instansi tempat kerja masing-masing yang akan dicetak Download Database
19
Data User
Simpan data (input)
20
Data User
Hapus data
21
Agama
Simpan data (input)
22
Agama
Hapus data
23
Set Pendidikan
Simpan data (input)
24
Set Pendidikan
Hapus data
25
Jurusan
Simpan data (input)
26
Jurusan
Hapus data
36 Jurnal Infotel Volume 3 Nomor 2 November 2011
menu yang meliputi home, olah data, laporan
b. Pengujian Interface Program Pengujian
ini
dilakukan
untuk
backup database, pengaturan, dan keluar.
memastikan apakah interface program
Halaman untuk Kepala UPT
dapat menampilkan informasi sesuai
Halaman ini khusus untuk Kepala UPT. Di
fungsi masing-masing menu yang telah
halaman ini Kepala UPT dapat melihat data
diujikan
diri dan melihat laporan data pegawai. Selain
sebelumnya
sesuai
dengan
layout program yang telah dirancang.
itu juga dapat mengubah akunya sendiri.
Tampilan Halaman Utama
Halaman ini khusus untuk user. Di halaman ini
Halaman Login
Halaman
login
adalah
Halaman untuk User biasa
seorang Pegawai dapat melihat informasi halaman
yang
digunakan pada saat pertama kali pengguna
tentang data diri Pegawai tersebut. Selain itu juga dapat mengubah akunya sendiri.
memakai sistem aplikasi ini. Pengguna sistem dapat masuk kedalam sistem jika pengguna
memasukkan
username
dan
c. Pengujian Jaringan Pengujian
jaringan
dilakukan
untuk
password lalu memilih tombol login. Data
mengetahui koneksi jaringan yang ada dengan
yang sudah dimasukkan akan dieksekusi
melakukan perintah ping ke IP server dari
oleh sistem dan akan manampilkan halaman
client dan ke client dari server pada command
sesuai dengan level user.
promp.
5. KESIMPULAN a. Kelebihan Sistem Pengolahan Buku Induk 1)
Sistem pegawai
pengolahan ini
buku
dirancang
induk
sederhana
dengan tujuan untuk mempermudah dalam pengelolaan data pegawai. 2) Gambar 1 Tampilan Halaman Login
admin
adalah
halaman
admin
akan
muncul
buku
induk
hak akses yang berbeda untuk setiap user sehingga keamanan data dapat
yang
terjamin.
digunakan untuk mengelola data-data pegawai. Halaman
pengolahan
pegawai ini dilindungi password dan
Tampilan Halaman untuk Admin Halaman
Sistem
setelah
memasukkan username dan password untuk login sebagai administrator dengan benar pada halaman utama, akan tampil halaman untuk
3)
Database
menjadi terpusat karena
tersimpan dalam satu sisi server. b. Kekurangan Sistem Pengolahan Buku Induk
admin. Pada halaman admin disediakan menu-
37 Jurnal Infotel Volume 3 Nomor 2 November 2011
1)
Program
yang
dihasilkan
belum
7.
memiliki kelengkapan data dengan aslinya karena mengkhususkan data
2)
Kristanto, A. (2010). Kupas Tuntas PHP & MySQL. Klaten: Cable Book.
8.
Yusnita, Sri (2007). Popularitas PHP.
pegawai untuk buku induk saja.
Diakses pada 13 Oktober 2010:
Mengingat keterbatasan waktu dan
HYPERLINK
kemampuan tentunya masih terdapat
"http://students.ee.itb.ac.id/~yusnita/
hal
php.pdf"
yang
masih
belum
tampil
maksimal, yaitu masih terdapat error
http://students.ee.itb.ac.id/~yusnita/php
pada form backup database. Fasilitas
.pdf
backup database hanya bisa dilakukan pada komputer yang menggunakan sistem operasi Windows XP.
9.
Kristanto, A. (2003). Jaringan Komputer. Yogyakarta: Graha Ilmu.
10. Sofana, I. (2008). Membangun Jaringan Komputer. Bandung:
6. DAFTAR PUSTAKA 1.
2.
Informatika Bandung.
Budi Hermawan. 2009. 1 Diakses pada 09 Oktober 2010.
Rahasia Para Master PHP.
Kristanto, I. H. (1993,1994,2004).
Yogyakarta: LOKOMEDIA.
Konsep & Perancangan Database. Yogyakarta: ANDI. 3.
4.
5.
11. Hakim, L. (2008). Membongkar Trik
Fathansyah, I. (2002). Basis Data.
12. Simarmata, J. (2010). Rekayasa Perangkat Lunak. Yogyakarta: ANDI. 13. Fatkhan Site’s. 2009. Jaringan Peer to
Bandung: Informatika Bandung.
Peer.
Simarmata, J. (2007). Perancangan
http://www.amhusite.co.cc/2009/05/jar
Basis Data. Yogyakarta: ANDI.
ingan-peer-to-peer.html Diakses pada
Kadir, A. (2009). Dasar Perancangan
26 Oktober 2010.
& Implementasi. Yogyakarta: ANDI. 6.
Suprianto, D. (2008). Buku Pintar Pemrograman PHP. Bandung: OASE Media.
38 Jurnal Infotel Volume 3 Nomor 2 November 2011
