Panduan Komunikasi untuk Mitra KOMPAK
KOMPAK adalah Kemitraan Pemerintah Australia-Indonesia Dikelola oleh Abt Associates
Panduan Komunikasi Untuk Mitra KOMPAK KOMPAK Jalan Diponegoro No. 72 Jakarta 10320 Indonesia T: +62 21 8067 5000 F: +62 21 3190 3090 E:
[email protected] www.kompak.or.id
PANDUAN KOMUNIKASI UNTUK MITRA KOMPAK
1
Daftar Isi Daftar Isi.................................................................................................................................................................. 2 Acknowledgment/Pengakuan ................................................................................................................................ 3 Pernyataan Dukungan Secara Lisan/Oral Acknowledgement: ........................................................................... 3 Pernyataan Secara Tertulis/Written Acknowledgement: ................................................................................... 3 Branding (Penggunaan Logo).................................................................................................................................. 3 Materi untuk Acara atau Pameran ..................................................................................................................... 4 Aturan Penggunaan Logo ................................................................................................................................... 5 Relasi dengan Pers KOMPAK .................................................................................................................................. 6 Siaran Pers .......................................................................................................................................................... 6 Produk Pengetahuan .............................................................................................................................................. 7 Penerbitan Produk Pengetahuan........................................................................................................................ 7 Tipe Produk Pengetahuan .................................................................................................................................. 7 Lampiran 1. Logo KOMPAK dan Pemerintah Australia yang Digunakan* .............................................................. 9 Lampiran 2. Penyediaan Informasi Untuk Sosial Media Kedutaan Besar Australia ............................................. 10 Pengiriman Informasi Acara/Kegiatan .............................................................................................................. 10 Kriteria foto....................................................................................................................................................... 10
2
PANDUAN KOMUNIKASI UNTUK MITRA KOMPAK
Acknowledgment/Pengakuan Pengakuan sumber pendanaan dan dukungan harus digunakan secara lisan maupun tulisan di dalam aktivitas yang sepenuhnya didukung oleh KOMPAK dan pada saat mempersiapkan materi komunikasi (termasuk konten website, siaran pers dan talking points). Berikut adalah contoh acknowledgment
Pernyataan Dukungan Secara Lisan/Oral Acknowledgement: “Kegiatan ini didukung oleh Pemerintah Australia dan Pemerintah Indonesia melalui program KOMPAK.” “Kegiatan ini merupakan bagian dari program Pemerintah Indonesia yang didukung oleh Pemerintah Australia melalui program KOMPAK.” “Kami adalah mitra dari program KOMPAK, sebuah program kemitraan antara Pemerintah Australia dan Pemerintah Indonesia.”
Pernyataan Secara Tertulis/Written Acknowledgement: “Kegiatan ini didukung oleh Pemerintah Australia dan Pemerintah Indonesia melalui KOMPAK (Kemitraan Masyarakat dan Pelayanan untuk Kesejahteraan)."
Branding (Penggunaan Logo) Di bawah ini adalah komposisi logo KOMPAK. Untuk mengubah ukuran, mohon untuk tidak mengubah skala panjang banding tinggi.
PANDUAN KOMUNIKASI UNTUK MITRA KOMPAK
3
Materi untuk Acara atau Pameran Berbagai macam aktivitas mitra yang diadakan untuk mendukung program dapat dibedakan menjadi dua tipe target peserta atau pihak yang terlibat, yaitu: 1. Pemerintah Nasional dan/atau Pemerintah Provinsi 2. Pemerintah Kabupaten Aturan praktis untuk branding adalah: 1. Target Peserta: Pemerintah Nasional dan/atau Pemerintah Provinsi Penggunaan logo pemerintah terkait bersama dengan logo donor (Pemerintah Australia) wajib ditampilkan pada level yang sejajar, dengan logo crest berada di paling kanan dan KOMPAK berada di pojok kanan bawah sejajar dengan logo mitra. Logo pemerintah setempat (Provinsi atau Kabupaten) boleh digunakan sesuai kebijakan mitra implementasi atau disesuaikan dengan kegiatan terkait. 2. Target Peserta: Pemerintah Kabupaten, Kecamatan/Desa Logo Australian Crest, maupun Pemerintah Provinsi TIDAK DITAMPILKAN ataupun dicetak pada setiap desain material publikasi/pameran/event/promosi bilamana target pesertanya adalah pada tingkat kabupaten atau kecamatan. Dalam situasi ini, hanya diperkenankan untuk menampilkan branding KOMPAK, Mitra dan/atau Mitra lainnya yang ikut terlibat dalam kegiatan tersebut. Logo kemitraan Pemerintah Australia (lampiran 1) dan Pemerintah Indonesia (Kementerian terkait) wajib digunakan untuk: 1. Acara level nasional 2. Acara level apapun yang dihadiri oleh pejabat Kementerian (Eselon 2 keatas) 3. Materi publikasi pendukung acara seperti brosur dan buklet. Catatan: Bilamana logo pemerintah (Australia dan Indonesia) tidak dipakai, maka text acknowledgment "KOMPAK is an Australia – Indonesia partnership, managed by Abt Associates" atau "KOMPAK adalah kemitraan Pemerintah Australia – Indonesia, dikelola oleh Abt Associates" wajib digunakan.
Contoh urutan logo pada event level nasional yang target pesertanya bukan pada tingkat kabupaten/kecamatan:
Level 1: Pemerintah (Nasional, pemerintah daerah (bilamana ada) dan Donor (Australian Government Crest) harus di level yang setingkat/sejajar Level 2: KOMPAK & Mitra Strategis
Urutan yang tertera di atas sebaiknya diikuti, namun jika tidak memungkinkan, variasi boleh diajukan dan akan dipertimbangkan berdasarkan kasus per kasus. Silakan merujuk ke Gambar B.2.1 untuk contoh-contoh penggunaan logo di materi pameran/event.
4
PANDUAN KOMUNIKASI UNTUK MITRA KOMPAK
Aturan Penggunaan Logo Konsistensi penggunaan logo sangat penting, di mana desain tata letak dan visual, termasuk jenis huruf dan warna harus dipertahankan sesuai aslinya. 1. Jangan mengubah tata letak elemen desain 2. Jangan mengubah bentuk elemen desain 3. Jangan melakukan perbesaran/pengecilan tanpa menggunakan skala
Contoh Materi Acara/Pameran dengan Penggunaan dan Susunan Logo yang Diperbolehkan
1. Jika kegiatan berdiri sendiri, Logo Pemerintah Australia diletakkan di pojok kiri atas. 2. Untuk kegiatan yang bekerjasama dengan Pemerintah Indonesia, penggunaan logo Crest Pemerintah Australia selalu berdampingan dengan logo Pemerintah Indonesia, dan diletakkan di paling kanan. 3. Penggunaan KOMPAK di sebelah kanan bawah, berdampingan dengan logo mitra
Contoh Spanduk atau Horizontal Banner (Tata Letak yang Sama Bisa Digunakan untuk Backdrop)
PANDUAN KOMUNIKASI UNTUK MITRA KOMPAK
5
Note: Berlaku untuk semua alat komunikasi dan materi sosialisasi seperti backdrop, spanduk, banner, brosur, flyer, dsb. Untuk kegiatan yang sepenuhnya didanai melalui KOMPAK 1. 2. 3. 4.
Menggunakan template yang sudah ada Peletakan logo sesuai contoh di atas Penggunaan logo tergantung dengan kementerian yang bekerjasama untuk kegiatan tersebut Menerapkan panduan peletakan logo: Logo placement guidelines: − logo Pemerintah Indonesia diikuti logo Pemerintah Australia di pojok kanan atas − Logo mitra diikuti logo KOMPAK di pojok kanan bawah
Relasi dengan Pers KOMPAK KOMPAK menyadari pentingnya dan mendorong akan adanya hubungan baik dengan media selama program berjalan. Baik terencana atau tidak terencana, tim Mitra harus selalu siap dengan pesan-pesan yang konstan, termasuk pengakuan dukungan. Dalam acara yang terbuka untuk umum, harus diasumsikan bahwa media akan ikut hadir, sehingga disarankan untuk merencanakan informasi apa yang ingin disampaikan. Meskipun Mitra diperbolehkan untuk berbicara tentang program dan informasi teknis terkait dengan project atau acara kegiatan, Anda sama sekali tidak diizinkan untuk berbicara atas nama Pemerintah Australia atau Kementerian Indonesia terkait. Sebagai pedoman, sebaiknya selalu berpegang pada daftar informasi berikut ketika berbicara kepada wartawan: 1. Apa KOMPAK dan apa tujuan dari program ini? 2. KOMPAK adalah kemitraan Pemerintah Australia – Indonesia, dikelola oleh Abt Associates. 3. Bagaimana KOMPAK bekerja dengan organisasi Mitra 4. Apa tujuan dari project/kegiatan tersebut ; mengapa kita memilih topik tertentu 5. Siapa mitra lainnya/penyedia layanan perantara (jika ada) dan mengapa kita bekerjasama dengan mereka 6. Informasi tentang acara dan apa kontribusinya terhadap project yang berjalan (jika ada)
Siaran Pers Merilis siaran pers adalah salah satu cara terbaik untuk menyampaikan pesan/informasi untuk liputan media dari suatu peristiwa atau prestasi. Siaran pers mengenai acara dan/atau kegiatan berkaitan dengan kegiatan/project yang ada harus dikoordinasikan dengan tim komunikasi KOMPAK dan kebutuhan untuk siaran pers bersama (joint press release) akan dipertimbangkan kasus per kasus. Jika siaran pers bersama dibutuhkan, KOMPAK akan bekerja dengan tim komunikasi yang ditunjuk dari mitra strategis dan/atau mitra lainnya sehingga kepentingan semua pihak terpenuhi. Untuk kegiatan yang sepenuhnya didanai KOMPAK
6
PANDUAN KOMUNIKASI UNTUK MITRA KOMPAK
1. Bilamana ada kegiatan kerjasama di mana media datang meliput terutama jika mewawancara, mohon menginformasikan nama-nama media yang hadir pada saat acara kepada KOMPAK supaya dapat dilakukan monitoring terkait dengan hasil pemberitaan media tersebut. 2. Siaran pers harus dikoordinasikan dengan tim komunikasi KOMPAK dua minggu sebelumnya, hal ini dimaksudkan agar KOMPAK memiliki cukup waktu untuk menginformasikan kepada pihak pemerintah Australia. Siaran pers yang dimaksudkan disini adalah siaran pers yang disiapkan dan didistribusikan sebelum acara dimulai yang berisikan informasi mengenai kegiatan terkait. 3. Bilamana ada kegiatan yang bekerjasama dengan Kementerian, maka KOMPAK yang akan berkoordinasi langsung dengan Kementerian tersebut dalam hal mengkoordinir undangan media dan siaran pers.
Produk Pengetahuan KOMPAK memiliki panduan produk pengetahuan yang dapat digunakan sebagai acuan dalam penyusunan dan penerbitan produk pengetahuan dalam kerjasama KOMPAK dengan Mitra. Panduan secara rinci menjelaskan jenis dan struktur produk pengetahuan, serta proses penerbitan. Untuk mendapatkan panduan tersebut dapat menghubungi tim program dan/atau tim Komunikasi.
Penerbitan Produk Pengetahuan Segala produk pengetahuan yang akan diterbitkan dalam kerjasama KOMPAK dan Mitra, secara umum mengikuti proses penerbitan KOMPAK sebagai berikut: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.
Draft final dikirim kepada tim Program Tim Komunikasi menerima dari tim Program Review Teknis oleh panel. Meliputi perbaikan draft berdasarkan masukan dari proses review. Penyuntingan Bahasa (language editing) Penyelarasan Tata Letak menggunakan template dan ketentuan branding KOMPAK Proses persetujuan penerbitan akhir dari pihak Mitra dan KOMPAK Produk diterbitkan
Proses penerbitan tersebut akan difasilitasi dan didukung oleh KOMPAKmelalui tim Komunikasi dan PRE, dengan melibatkan Mitra. Untuk lebih jelasnya dapat menghubungi tim Komunikasi.
Tipe Produk Pengetahuan Produk Pengetahuan yang dimaksud adalah sebagai berikut: 1. Laporan Penelitian 2. Ringkasan Penelitian 3. Ringkasan Kebijakan 4. Working Paper 5. Modul Pelatihan 6. Dan lain sebagainya sesuai kebutuhan kegiatan
PANDUAN KOMUNIKASI UNTUK MITRA KOMPAK
7
Catatan:
8
Panduan ini telah dibuat selengkap mungkin, namun tidak menutupi kemungkinan adanya situasi yang jatuh di luar cakupan panduan ini. Untuk itu, jika ada yang kurang jelas atau tidak terkover dalam Panduan ini, Mitra dihimbau untuk menghubungi Tim Komunikasi KOMPAK. Untuk kegiatan yang pembiayaan didukung oleh multi donor, mohon mengkoordinasikan kepada KOMPAK (case per case basis).
PANDUAN KOMUNIKASI UNTUK MITRA KOMPAK
Lampiran 1. Logo KOMPAK dan Pemerintah Australia yang Digunakan*
*Penggunaan logo dapat berubah sewaktu-waktu dengan pemberitahuan.
PANDUAN KOMUNIKASI UNTUK MITRA KOMPAK
9
Lampiran 2. Penyediaan Informasi Untuk Sosial Media Kedutaan Besar Australia Pengiriman Informasi Acara/Kegiatan Dalam implementasi kegiatan KOMPAK, banyak acara seperti lokakarya, peresmian dan seremoni, baik yang diselenggarakan langsung oleh KOMPAK, maupun oleh Mitra Strategis. Untuk acara atau kegiatan yang didukung oleh KOMPAK, baik sebagian maupun sepenuhnya, rekan-rekan mitra KOMPAK diharapkan agar dapat memberikan informasi kegiatan tersebut untuk kebutuhan media sosial Kedutaan Besar Australia di bawah ini : a. Twitter dan Instagram: Informasi berupa tulisan singkat (apa, dimana, siapa, kenapa), sekitar ±160 karakter, yang disertai dengan foto kegiatan. Informasi dikirimkan pada saat acara/kegiatan berlangsung atau paling lambat 12 jam setelah acara selesai, terutama jika kegiatan tersebut dihadiri oleh satu atau lebih pihak dibawah ini: 1. Dihadiri oleh pejabat GoI setingkat Menteri atau hingga eselon 3 2. Dihadiri oleh banyak penerima manfaat 3. Dihadiri oleh wartawan/pers b. Facebook: Informasi tertulis terkait acara (apa, dimana, siapa, kenapa) yang disertai dengan foto kegiatan. Informasi ini mohon dikirimkan paling lambat 3 hari setelah kegiatan berlangsung.
Kriteria foto Dokumentasi foto implementasi kegiatan memiliki kegunaan untuk sosialisasi, publikasi dan akuntabilitas. Untuk kegunaan tersebut, terdapat kriteria yang perlu dipenuhi, sebagai berikut:
Upacara peresmian/ peluncuran kegiatan 1. Foto semi-close-up atau close up yang menggambarkan inti dari kegiatan (upacara, serah terima, maupun pidato) dengan wajah nampak jelas. 2. Hindari foto yang terlalu ‘seremonial’ seperti foto para panel pembicara dengan latar belakang spanduk kegiatan Lokakarya 1. Foto yang menggambarkan inti dari kegiatan (diskusi maupun presentasi) dengan wajah nampak jelas 2. Foto informal peserta kegiatan dengan wajah cerah mengarah ke kamera Cerita dari lapangan 1. Foto candid kegiatan penerima manfaat yang terkait dengan program 2. Foto penerima manfaat tersenyum melihat ke arah kamera dengan latar yang menggambarkan kegiatan KOMPAK Kelengkapan Spesifikasi 1. Foto tersedia dalam bentuk portrait dan landscape 2. Ukuran foto minimal 500kb
Informasi mohon dapat dikirimkan melalui: email -
[email protected] ;
[email protected] Whatsapp ke nomor 08113489056.
10
PANDUAN KOMUNIKASI UNTUK MITRA KOMPAK
KOMPAK Jalan Diponegoro No. 72 Jakarta Indonesia,10320 T +62 21 8067 5000 | F +62 21 3190 3090 www.kompak.or.id
2
PANDUAN MEKANISME KOORINASI (REPEATED BOOK TITLE) --- EDIT FOOTERTEXT
