Könyvelői Klub
Könyvelői Klub – 2013. március 27. – Debrecen Konzultáns: Kisgyörgy Ilona közgazdász; okl. adószakértő; költségvetési minősítésű könyvvizsgáló HÁZIPÉNZTÁR, ZÁRÓÁLLOMÁNY SZABÁLYOZÁSÁNAK VÁLTOZÁSAI; AZ ELEKTRONIKUS ÚTON TÖRTÉNŐ FIZETÉS ÉS AZ E-SZÁMLÁZÁS
A számviteli törvény változásainak eredményeként többek között a pénztárra és a napi készpénz záróállományra vonatkozóan is módosultak a szabályozások. A napi készpénz záróállományra 2012. december elsejétől a törvényben meghatározott korlátot feloldották. A pénzkezelési szabályzatot nemcsak a számviteli törvény változásainak megfelelően kell elkészíteni, mivel vannak olyan passzusai, mint például a kiküldetés témaköre, ami kapcsolódik a személyi jövedelemadóról szóló törvényhez, ha pedig elektronikus pénz is van a vállalkozás birtokában, akkor a hitelintézetekről és pénzügyi vállalkozásokról szóló törvény bizonyos fogalmi meghatározásaival is tisztában kell lenni. A számviteli törvényben a pénzkezelési szabályzatra vonatkozóan is megtalálható minimális előírás. A 14. §-a változott a törvénynek, ami a számviteli politikára és a pénzkezelési szabályzatra vonatkozik. A 2007-2011. évekre terjedhet ki az adóhatósági ellenőrzés, amelynek során a számviteli szabályzatokat kívánják ellenőrizni. Természetesen nem a 2013. évtől hatályos szabályozásokat kívánják megtekinteni, hanem azokat a szabályozásokat, amelyeket a vállalkozás az adott évre saját magának a törvények alapján meghatározott. Tehát nem kell minden évben újat készíteni, csak az adott szabályozásokhoz megfelelően hozzáigazítani. Azokra a vállalkozásokra, akik a 2012. évre, vagy az azt megelőző évre a sajátos egyszerűsített éves beszámoló elkészítését választották, a számviteli politika és az ahhoz kapcsolódó szabályzatok elkészítése nem vonatkozik, azonban nekik is kell egy számviteli politikát kiváltó értékelési szabályzatokat tartalmazó számviteli dokumentumot készíteni, amelyben a saját pénzkezelési módszereiket meg kell indokolni. 1
Könyvelői Klub
2007-ben a törvény nem írta számszakilag elő, hogy mekkora pénzkészlet szükséges a vállalkozás működéséhez, erre vonatkozóan a vállalkozás nagyságától függően az ügyvezető vagy a beszámoló készítéséért felelős személy saját hatáskörben határozhatta meg ezt az összeget. Az a kifejezés viszont nem elég, hogy az ügyvezető saját hatáskörében meghatározza a szükséges pénzkészlet nagyságát, konkrét összeget kell beírni a szabályzatba. 2009-től kezdve rendelkezés alapján meghatározták a napi készpénz záróállományának a maximumát, amikor az államháztartási és a vállalkozási számvitel március hónaptól el is tért egymástól. Az első körben az előző üzleti év összes bevételének 1,2%-át kellett figyelembe venni, és ha ez nem érte el az 500 ezer forintot, akkor ezt az összeget lehetett választani, a törvény lehetőséget adott arra, hogy mindig a magasabb határt válassza a gazdálkodó. Márciustól a törvényi változás értelmében át kellett térni az előző év összes bevételének két százalékára, amely ha nem érte el az 500 ezer forintot, továbbra is lehetett ezt a lehetőséget választani. Államháztartás területén – amennyiben lehetséges – ki is kell küszöbölni a készpénzes ügyleteket, így ott megmaradt az 1,2%. Amikor 2012. január elsejétől 10%-ra emelkedett a 2%,-os határ, továbbra is lehetett választani az 500 ezer forintot, ha a vállalkozás még így sem érte el ezt az összeghatárt. 2012. december elsejétől a korlátot a törvényalkotó már nem szabályozza, így ebben a hónapban újra hozzá kellett nyúlni a pénzkezelési szabályzathoz, amelyre 90 napot biztosítottak. Attól függetlenül, hogy törvényileg már nincs meghatározott határ, a vállalkozásnak még rendelkeznie kell arról, hogy a saját tevékenysége folytán mi az a maximális pénzkészlet, ami szükséges a folyamatos, fennakadások nélküli működéséhez. Olyan ésszerű összeget kell meghatározni, amely tényleg megfelel a vállalkozás sajátosságainak, illetve a törvény által meghatározott védelmi előírásokat is meg tudja hozzá teremteni a gazdálkodó. A jogszabály azt mondja ki, hogy a gazdálkodó képviseletére jogosult személy a felelős a számviteli politikáért, a hozzátartozó szabályzatok elkészítéséért, és az adóhatósághoz és a cégbírósághoz is be kell jelenteni a vállalkozás működésének megkezdésekor, hogy ki lesz ez a felelős személy. Ugyanakkor érdemes megnézni, hogy a számviteli szolgáltatásokra milyen szerződése van a cégnek, milyen feltételekkel kötötték meg. A beszámoló elkészítéséért is az ügyvezető, tehát a képviseletre jogosult személy a felelős, de nagy valószínűséggel nem ő fogja elkészíteni. A szerződésben szerepelhet, hogy a számviteli szakember vállalta ezeknek a szabályzatoknak az elkészítését, illetve azok aktualizálását. Ha nem vállalta, akkor nem lehet felelős a szakember, ugyanakkor ő tudja, hogy milyen nyilvántartásokat vezet, így célszerű lehet a számára, hogy elkészítse, vagy az elkészítésnél segítséget nyújtson a későbbi munkavégzés könnyítése céljából. A pénzkezelési szabályzat elkészítésekor figyelembe kell venni a cég nagyságát, így ennek értelmében egy nagyobb vállalkozásnál valószínűleg a házipénztár működtetése pénztárossal, pénztárhelyettes, pénztárellenőrrel fog működni. Egy kisebb vállalkozásnál viszont 2
Könyvelői Klub
az is elképzelhető, hogy nincs házipénztár, csak alkalmi készpénzkezelő helyként működik. Jellemezően, ha külsős számviteli szolgáltatót vesz igénybe, vagy alkalmazottként szerepel a számviteli szakember a vállalkozásnál, akkor sem szabad a házipénztár kezelését rábízni, mivel ez már a törvény szempontjából összeférhetetlenséget eredményez. A házipénztárt működtető vállalkozásoknál a pénztárosnak több kritériumnak is meg kell felelnie. Ilyen például a büntetlen előélet, a szakmai hozzáértés, illetve, hogy ne legyen összeférhetetlen az egyéb szakterületekkel. Aki pénztárt kezel, annak nem lehet utalványozási vagy ellenőrzési joga. Ha könyvelő, vagy pénzügyi területen dolgozik az illető, akkor sem kezelheti a pénztárat. Az anyagbeszerzői feladatokkal kapcsolatos dolgozókat sem célszerű pénztárosként nyilvántartani, mivel akkor saját magukkal kellene a munkavállalóknak elszámolni. Ha van házipénztár, akkor az adat- és személyvédelem, a fizikai védelem, és magának a pénzforgalomnak a szabályossága is bele kell, hogy kerüljön a pénzkezelési szabályzatba.
A mintaszabályzatokban szerepel, hogy a fizikai védelemre mi vonatkozik. Egymillió forintig meg lehet oldani a kezelést akár egy zárható ládikában, egymillió forint felett páncélszekrényt kell használni, e felett el kell különíteni a pénzt, illetve rögzíteni kell, hogy a házipénztárba nem léphet be bárki, illetve nem lehet ki- és bejárkálni.
Ha csak alkalmi készpénzkezelés van, a szabályzat sokkal rövidebb, mintha a vállalkozás működtetne házipénztárat.
A pénzeszközökre vonatkozóan a szabályzatban célszerű rögzíteni, hogy milyen könyvviteli elszámolások kapcsolódnak hozzá. Ha nagyobb cégről van szó, a számviteli politikához számlarendet is készít a vállalkozás, amelyben szintén rendelkezik a fontosabb gazdasági eseményekről.
A pénzkezelési szabályzatban azokat a pénzeszközöket és gazdasági eseményeket kell rögzíteni, amelyek a vállalkozásra jellemzőek, tehát ha például a vállalkozás nem rendelkezik 3
Könyvelői Klub
bankkártyával, akkor a bankkártyára vonatkozó szabályozásokat felesleges több oldalon keresztül taglalni.
A jelenleg érvényes számviteli szabályok szerint – és különösen a gépkönyvelés esetében – a különböző naplókba történő adatrögzítés következtében nem lehet direktbe könyvelni bankot pénztárral szemben, bankot bankkal szemben, így átvezetési számlát kell alkalmazni. A szabályzatban ezt is rögzíteni kell.
Többféle elszámolási lehetőséggel kell számolni a pénzmozgásokkal kapcsolatban: például pénz felvétele, pénz befizetése forint- vagy devizaszámla használatával, amelyeket a pénzkezelési szabályzatban szintén meg kell határozni. Ha van valutapénztár vagy deviza betétszámla, akkor ezeknek a szabályozása, az árfolyamok használata, milyen árfolyamon történik a könyvelés. Ha valutában történik a felvétel devizaszámláról, akkor a deviza könyvszerinti forintértékén fog bekerülni a valutapénztárba. Ha valutában devizaszámláról történik a felvétel, a bankbizonylat alapján, akkor azt is a deviza könyvszerinti árfolyamán kell kezelni. Ha a pénzt nem felveszi a gazdálkodó, hanem befizeti, akkor a forintos ügyleteknél nincs nagy eltérés, de ha valutát fizet be a devizaszámlára, ott a valuta könyvszerinti forintértékén kell a valutapénztárat csökkenteni, és ugyanígy a valuta könyvszerinti értékén kell a bankbizonylatot is lekönyvelni. Valószínűleg így már árfolyam-különbözet is keletkezik. Ha forintszámlára fizet be valutát, ott a valuta könyvszerinti értékével kell megtenni, és a bankbizonylat könyvelésénél a ténylegesen jóváírt forintértéket kell figyelembe venni.
A valuta befizetése során árfolyam-különbözet keletkezhet a valuta ténylegesen jóváírt értéke és a könyvszerinti érték között, ha deviza betétszámlán történik az ügylet.
2011-re vonatkozó számviteli törvényváltozásban szerepelt az elektronikus pénz fogalmának új meghatározása, de a hitelintézetekről és pénzügyi vállalkozásokról szóló törvényben 4
Könyvelői Klub
található meg a fogalmi meghatározás. A számviteli törvényre való hivatkozással a pénzkezelési szabályzatban biztosan meg kellett tenni a vállalkozásoknak ezt a módosítást.
A saját vállalkozás életében fontos, hogy a pénztári pénzforgalom milyen bizonylatolással történik, milyen nyomtatványokat használnak fel a folyamat során. Bármilyen nyomtatványról is legyen szó, ami a pénztári pénzforgalmi bizonylatolására szolgál, az szigorú számadásra kötelezett nyomtatvány. Alapvetően nem szigorú számadású nyomtatványként vásárolja meg ezeket a cég, de a vállalkozás életében kell szigorú számadásúvá tenni azzal, hogy a szigorú számadású nyomtatványok közé fel kell vezetni, illetve ennek megfelelően lesznek a továbbiakban kezelve. Ezek lehetnek kiadási vagy bevételi pénztárbizonylatok, vagy akár maga a pénztárjelentés is. Bizonyos esetekben a bankbizonylat is kapcsolódik a pénztári kezeléshez, a bankkivonatok szigorú számadásúvá tétele a vállalkozásra van bízva, nem kötelező. A számviteli törvény nem kötelezi a gazdálkodót arra, hogy bevételi és kiadási pénztárbizonylatot használjon, csak abban az esetben, ha semmilyen más számviteli bizonylat nem áll az ügylet rendelkezésére.
A szabályozásnak a gyakorlati élet leképezésének kell lennie.
Az adóellenőrzés során az elévülés nem egyezik meg a számviteli törvény szerinti iratmegőrzési elévülési idővel, amely szerint nyolc évig kell olvasható formában, visszakereshető módon megőrizni az iratokat. Az olvashatóság azért nagyon fontos, mert a hőpapírról egy-két éven belül eltűnnek az adatok, tehát eredeti bizonylatként semmiféleképpen nem lehet megőrizni. Az eredetiről érdemes készíteni egy fénymásolatot, amit hitelesíteni kell, és emellé lehet tenni az eredeti számlát, de azért nem érdemes, mivel úgyis el fog tűnni róla az információ. A szkennelés lehet erre megoldás, mert a könyvelési feljegyzések írása után kell a szkennelést megtenni, és akkor valószínűleg a visszakereshetőség feltétele is teljesül. A számviteli szerződésben az iratok megőrzéséről is határozni kell, hogy ki lesz a felelős érte. A szigorú számadású bizonylatok és nyomtatványok esetében a rontott példányokra is vonatkozik a megőrzési kötelezettségen belül az olvashatóság feltételének teljesítése. 5
Könyvelői Klub
A számviteli törvény nem tartalmaz külön tételes előírásokat a valutapénztárokra és a devizaszámlákra vonatkozóan az állományban bekövetkezett évközi változásokra nézve, tehát akár növekedésről, akár csökkenésről legyen szó, annak a forintra történő átszámításáról nem szól külön a törvény, csak az árfolyam megállapítására vonatkozó tételeket tartalmazza. Azt, hogy az alapszabályozáson túl a növekedéseket és csökkenéseket hogyan végzi el a gazdálkodó, több variációs lehetőségből saját magának kell kiválasztania. A választást a pénzkezelési szabályzatban be kell mutatni. A valutakészletben bekövetkezett változásokat a változás napjának megfelelő árfolyam alapján végzi el a gazdálkodó. Ezen belül a növekedésre és csökkenésre vonatkozóan további választási lehetőség áll a vállalkozás rendelkezésére: A növekedéseket a valuta megszerzéséért fizetett forintellenértéken, a csökkenéseket a devizás tételek értékelésére választott napi árfolyamon számolja el, eseményenként elszámolva a következő árfolyam-különbözetet. Egy másik lehetőség, amikor a növekedéseket a valuta megszerzéséért fizetett forintellenértékben, a csökkenéseket a meglévő valuta könyvszerinti árfolyamán számolja el, így kiküszöböli az árfolyam-különbözetet. A valuta felhasználását átlagárfolyamon vagy FIFOmódszert alkalmazva vezeti a vállalkozás, tehát analitikus nyilvántartást is vezetnie kell az elszámoláshoz a gazdálkodónak. A választásnál azt is figyelembe kell venni, hogy a valuta milyen forrásból származik, mivel, ha meglévő devizaszámláról történik a valutafelvétel, akkor a számított forintellenérték a deviza könyvszerinti árfolyama lesz. Ha forint ellenében vásárol valutát, akkor a ténylegesen fizetett forintellenérték lesz, ami a hitelintézetnek a valuta eladási árfolyamát jelenti. Ha valuta ellenében történik egy másik valuta beszerzése, akkor a valuta adott napon érvényes gazdálkodó által devizás tételekre választott árfolyamát kell használni. Ha elszámolásból veszi vissza a valutát, akkor a visszafizetés napján érvényes, a gazdálkodó által devizás tételekre választott árfolyamon számított forintösszegben lehet a tételeket kezelni. A valutakészletben bekövetkezett változást a valutapénztárban elszámoló árfolyamon is lehet vezetni. Ha ezt választja a gazdálkodó, a valutapénztár mellett egy valuta árkülönbözet számlát is vezetni kell, ahol ezek az árfolyam-különbözetek és időszakok megjelennek, 6
Könyvelői Klub
amelyeket havonta, negyedévente vagy évente meg kell osztani a felhasználásra és a készletre is.
Például, ha január elsején a vállalkozás 20 egységnyi valutával (kanadai dollár) rendelkezik, amelyet átszámol az érvényes árfolyamon, ami 200, akkor 4.000 Ft lesz, forintban. A vállalkozás ugyanebben a hónap több tevékenységet is végez. Először is felvesz valutát deviza betétszámláról, és a deviza könyvszerinti árfolyamán fogja a devizapénztárban nyilvántartani, amely árfolyam 197. Majd vásárol hitelintézettől valutát, amikor is forinttal fizet érte a gazdálkodó, tehát ténylegesen fizetett forintellenérték lesz, amelyből visszafelé ki lehet számolni az árfolyamot, amely 200. Majd elszámolásra kiad egy összeget a dolgozónak, aki egy hét múlva visszaérkezik, és elszámol a visszahozott valutával, illetve bizonylatok alapján elszámol azokkal a tételekkel, amelyeket konkrétan elköltött. A valuta visszavételezéséhez szükséges a visszavételezés napján érvényes árfolyam, és ha elszámoló árfolyamot szeretne alkalmazni, akkor a vállalkozásnak meg kell határozni, hogy az hány forint, vagy hány forint/külföldi fizetőeszköz lesz az árfolyam.
1. Ha a változás napján érvényes árfolyamokat alkalmazza a cég, és a csökkenéseket FIFOmódszer szerint számolja: A nyitó érték felvezetése az első lépés. A devizaszámláról felvét történt, amelyet hozzá kell adni a devizaszámla forintértékű árfolyamértékének – a meghatározott forintösszeget – a nyilvántartáshoz. Így megnövekedett az érték mind valutában, mind forintértékben. Később valutavásárlás történt a forintszámláról, ott az elszámolt forintérték vagy a bekerülés szerinti forintérték számít. Amikor ki lett adva elszámolásra a dolgozónak a 200 valuta, akkor a FIFO módszer szerint meg kell nézni, a legkorábban beszerzettet, ami a nyitó volt, abból volt 20 egység, és ennek volt egy adott árfolyama. A következő beszerzés 100 volt, amelynek szintén volt egy árfolyama, majd, hogy a 200 kijöjjön, a maradék 80-at a következő beszerzés szerinti árfolyamon kell figyelembe venni. Így jön ki, hogy 200 oda lett adva a dolgozónak, és így a csökkenés megjelenik a valutapénztárban. Amikor a dolgozó visszatér, és a 40 egységet visszahozza, az bevételezésre kerül a visszavétel napján érvényes árfolyamon. Így kapjuk meg a záró egyenleget, s az átlagárfolyamot. Az analitikus nyilvántartáshoz – a FIFO-módszer szerint az a valuta, ami nem érinti a valutapénztárt, mert nem bruttóban kell elszámolni – csak a megmaradt valutát kell 7
Könyvelői Klub
visszavenni, de a költést is a FIFO-módszer szerint kell elvégezni. A 160 elköltött valutából 20-at költött a 200-as árfolyamon, 100-at a 197-esen, és 40-et a 205-ös árfolyamon.
2. Ha a változás napján érvényes választott árfolyamot alkalmazza, a csökkenéseket átlagárfolyam módszerével számolja a cég: A nyitó érték felvezetésétől megkezdve egészen addig, hogy elkezdett a gazdálkodó vásárolni, minden ugyanúgy zajlik, mint az előző analitikus nyilvántartásnál. A kiadás elszámolásánál lesz változás: a 200 kiadott valutát már átlagárfolyamon kell kiadni, és a visszavételt a visszavétel napján érvényes árfolyamon kell számolni. A tételeket átlagárfolyamon számolva kell megtenni.
3. Ha a vállalkozás a nyilvántartásokra elszámoló árfolyamot választ: A vállalkozásnak az összes tételt, a nyitót, zárót ezen az árfolyamon számolva kell megtenni, de ezzel nem lehet elkerülni azt, hogy havonta vagy negyedévente – ez a gazdasági forgalom nagyságrendjétől függ – ezeket az árfolyam-különbözeteket analitikus nyilvántartásban kell vezetni. Összességében 900 volt az összes árfolyam-különbözet. Meg kell bontani felhasználásra és készletre jutóra. Meg kell határozni az árfolyam-különbözet százalékát, az összes árfolyam-különbözetet és az összes forgalmat forintértékben, ebben az esetben ez két százalék, így a 900-ból kivonva a felhasználásra jutót, megkapjuk a készletre vonatkozó adatot.
A devizakészletek állományának év közben bekövetkezett változásánál a növekedéseket és csökkenéseket is forintra történő átszámításra vonatkozóan kezelni, amelyre a számviteli törvény szintén nem tartalmaz tételes előírást. Azt kimondja, hogy milyen árfolyamot kell használni, csak magát az elszámolási rendet nem írja elő. Itt is hasonlóan lehet választani az átlagár használatát, a FIFO módszer szerintit és a tényleges értékszerinti elszámolást, tehát ugyanazt a három módszert, amit a valutapénztár esetében lehet használni. Természetesen a pénzkezelési szabályban, amennyiben van deviza, ezt a választást végig kell vezetni. A deviza esetében a választás függhet attól is, hogy maga a deviza milyen forrásból származik. 8
Könyvelői Klub
Ha meglévő, más devizaszámláról történő átvezetésekkel történik, akkor a meglévő deviza könyvszerinti árfolyamát kell figyelembe venni. Ha valutapénztárból történő befizetésekről van szó, akkor a meglévő valuta könyvszerinti árfolyama, ami a könyvelésnél árfolyamként szolgálni fog. Ha a forint ellenében vásárolt a cég, akkor a ténylegesen fizetett forintérték számít. Ha deviza ellenében történik értékesítés, vagy devizában kapott előleget a cég, akkor itt a deviza átutalás teljesítésének napján érvényes gazdálkodó által választott árfolyamot kell alkalmazni. Devizahitel folyósításánál, ha jóváírásra kerül a hitel, akkor a deviza átutalás teljesítésének napján érvényes, a gazdálkodó által devizás tételek értékelésére választott árfolyamon kell meghatározni ezeket a tételeket. Ha kamat kerül jóváírásra, akkor a jóváírás napján érvényes, a gazdálkodó által devizás tételek értékelésére választott árfolyamot kell figyelembe venni. Ha a készletben bekövetkezett változásra az elszámoló áras módszert választja a gazdálkodó, és úgy kerülnek rögzítésre ezek a tételek, akkor rendelkezni kell arról, hogy az árfolyam-különbözet elszámolása milyen időszakonként történik, amely szintén a forgalom függvénye, hogy havonta, negyedévente vagy évente történik a készletre és a felhasználásra eső résznek az elszámolása.
A 2011. évi beszámolóban, amikor megugrott az euró árfolyama és 311,13 volt az év végi árfolyam, sok vállalkozásnak emiatt lett nem realizált árfolyamvesztesége. A vállalkozások különös tőkepótlási rendelkezéseinek elkerülése érdekében mind a 2013. január elsejétől érvényes számviteli törvény, mind a gazdasági társaságokról szóló törvény 2014. május 31-ig mentesítést ad mindazoknak, akik a devizás hitel értékeléséből származóan szenvedtek el tőkevesztést, tehát nincs kötelező tőkepótlás.
2011. január elsejétől kötelező a devizás tételek év végi átértékelése függetlenül attól, hogy ezek jelentősek-e vagy sem, ezért a pénzkezelési szabályzatban rögzíteni kell, hogy a valutapénztárban lévő valuta, és a devizaszámlán lévő devizakészlet, és minden más külföldi
9
Könyvelői Klub
pénzeszközre szóló követelés és kötelezettség az üzleti év mérlegfordulónapján érvényes devizaárfolyammal számított forintösszegben kell, hogy kimutatásra kerüljön.
A kiküldetésre vonatkozó elszámolások rendjét is meg kell határozni a pénzkezelési szabályzatban. A kiküldetéseknél nemcsak a számviteli, hanem adózási, munkaügyi ismeretekre is szükség van. A forint kiküldetéseknél is meg kell határozni, hogy milyen eljárást alkalmaz a vállalkozás, de a forintnál a kialakult gyakorlat, hogy az utólagos elszámolásra kiadott összeget visszavételezik, és ha napidíj elszámolás is van, akkor azt is a megfelelő főkönyvi számlára el kell számolni. Külföldi kiküldetésnél, ha valutapénztárból kapta a kiküldött az összeget, akkor a forintos elszámolással szemben az a különbség, hogy a kiadáskor, amikor akár a napidíj is benne van, akkor az egyéb rövid lejáratú követelésekkel szemben fog a valutapénztár csökkenni. 2012. január elsejétől a számviteli törvény 48. § (8) bekezdésében fontos változás, hogy ha a beszerzés ellenértékének kiegyenlítése valutában történik, akkor a termék vagy szolgáltatás értéke az ellenértékként fizetett valuta könyvszerinti árfolyamán is meghatározható. Ha ezt a könyvszerinti árfolyamot szeretné a vállalkozás használni, akkor ezt a számviteli politikában meg kell határozni. A dolgozó a kapott előleggel akkor számol el, amikor a kiküldetésből visszatér, és célszerű úgy szabályozni az elszámolást, hogy jegyzékbe foglalva számoljon el a bizonylatokkal és a megmaradt valutával is. A valutapénztárba csak azt a valutaösszeget lehet visszavételezni, amelyet a dolgozó a kiküldetésről ténylegesen visszahozott. Tehát azok a költések, amelyek bizonylattal alá vannak támasztva, már nem fogják érinteni a valutapénztárat a kiküldetés végeztével. Az egyéb követelések számlának valamilyen árfolyam-különbözete lesz, amelyet a nyilvántartásokban kezelni kell. A napidíj elszámolásánál – tehát ha a gazdálkodó az előlegből levonja –, mivel már egyszer megkapta a dolgozó a valutát, az már csak magát az egyéb bérjellegű kifizetéseket és az egyéb rövid lejáratú követeléseket fogja érinteni. Könyvszerinti árfolyamot lehet alkalmazni, amely használatával nem fog árfolyam-különbözet keletkezni. A dologi kiadások elszámolása az egyéb rövid lejáratú követelések számlával szemben fog megjelenni, ha valamilyen anyagbeszerzés vagy igénybevett szolgáltatás, akkor 51, 52-re 10
Könyvelői Klub
vonatkozóan, ha eszközbeszerzés, tárgyi eszköz beruházáson keresztül, készlet vagy áru, akkor a megfelelő 2-esen keresztül fog menni. A számlával szemben kell elszámolni, a számla könyvszerinti árfolyamán ezt meg lehet tenni, ha ilyen számviteli politikai döntést hozott a vállalkozás. Így nem a teljesítés napján érvényes árfolyamot kell figyelembe venni. Azt a valutát, amelyet a kiküldetésről visszahozott, a visszavétel napján érvényes árfolyamon kell kezelni.
A pénztárban egyéb értékeket, értéktárgyakat is lehet őrizni. Ilyenek lehetnek a csekkek, amelyet a pénzkezelési szabályzatban szintén rögzíteni kell. A csekkekről analitikus nyilvántartást kell vezetni, amelyben szerepelnie kell a csekk típusának, nevének, pénznemének, összegének, ki a fizetésre kötelezett hitelintézet, mikor és hol állították ki, továbbá a beváltás időpontját is fel kell tüntetni, milyen bizonylathoz kapcsolódóan történt a beváltás. A csekkeken kívül más értéktárgyakat is lehet őrizni a pénztárban, mint például bélyeg, illetékbélyeg, postautalvány. Az egyéb értéktárgyak analitikus nyilvántartását a pénzkezelési szabályzatban rendezni kell. Az analitikában szerepelnie kell az értékcikk nevének, címletének, mennyiségének, a felhasználásra vonatkozó adatoknak, illetve hogy milyen bizonylathoz kapcsolódik a felhasználás. Étkezési utalványok is tartozhatnak a pénztárban őrzött egyéb értékek közé, amelyeknél szintén fontos az analitikus nyilvántartás. Fel kell benne tüntetni a beszerzett mennyiséget címletenkénti részletezésben, sorszámok feltüntetésével forintösszegben meghatározva, a felhasználást is címletekben részletezve, forintösszegben meghatározva, a sorszámok feltüntetésével el kell látni. A beszerzés és a felhasználás kapcsolódó bizonylatai is ide tartoznak. Ha a dolgozó átvette, azt a bérfizetési jegyzéken szokták feltüntetni. Ott szokták aláírni, hogy a bérrel együtt átvette az utalványokat.
Ha elszámolásra kiadott összegek vannak, akkor azoknak a nyilvántartására is van egy javasolt rendszer, amelyet szintén lehet a pénzkezelési nyilvántartásban rögzíteni. Mikor történt a pénz kiadása, ki vette fel, milyen jogcímen vették fel, az elszámolásra felvett összeg és a pénznem, mikor és milyen határidőre kell elszámolni, mikor számolt el vele ténylegesen, mennyit használt fel belőle, illetve csatolni kell a pénztárbizonylatokat.
11
Könyvelői Klub
Készpénzkímélő fizetési formákat (csekk, váltó, bankkártya, utalvány, stb.) a pénzkezelési szabályzatban meg kell nevezni, és ezeknek a kezelését szabályozni.
Utalványok ellenében terméket vagy szolgáltatást lehet igénybe venni, lehet vásárlási, étkezési, utazási, vegyes felhasználású utalvány, mint például a Széchenyi Pihenő Kártya, különböző kuponok és helyi pénzek. Sopron környékén a soproni kékfrank, a Balatonnál a balatoni korona használatos úgynevezett helyi pénzként, tehát az ezekben a régiókban a működő vállalkozások egymás közötti elszámolására ezeket is alkalmazhatják. Az utalványok megvásárlásakor még nem lehet előre tudni, hogy milyen célra lesz felhasználva, így egyéb követelésként kell nyilvántartani, és amikor a dolgozó átvette, akkor átkerül a személyi jellegű egyéb követelésekhez az egyéb követelés kivezetésével szemben, és az átadáskor kell az szja-t, az ehot rendezni a személyi jellegű kifizetésekkel vagy bérjárulékokkal, illetve az egyéb követelésekkel szemben. Célszerű alábontani a jövőbeni elszámolások, illetve adatszolgáltatások egyszerűsítése érdekében.
A Széchenyi Pihenő Kártya esetében négyszereplős folyamat áll fenn. Először van az intézmény, aki kibocsátja (OTP, K&H, stb.), akivel szerződést kell kötnie a munkáltatónak, majd a munkáltató a munkavállalónak vagy annak közeli hozzátartozójának béren kívüli juttatásként fogja adni. Az átvevő a szolgáltatóval szemben fogja ezt a kártyát felhasználni. A kártyának komoly előnye, hogy biztonságos, mert ha elveszett, elégett, tehát bármi történt vele, akkor a munkáltatónak lehet szólni, hogy tiltsák le, és kérelmezni egy másikat, tehát hasonlóan működik egy bankkártyához. A kártyafeltöltés után, tehát amikor a munkáltató az általa meghatározott összeget elutalja, még mindig nem lehet tudni pontosan, hogy mire lesz fordítva, így az egyéb követelésekkel szemben kell rögzíteni. Amikor a kártyát átadják a dolgozónak, átkerül a személyi jellegű egyéb kifizetések közé, így a követelések csökkennek, és ekkor kell elszámolni a hozzá tartozó szja-t és ehot ugyanúgy, mint például az Erzsébet utalványnál.
Hasonlóan működik a különböző internetes kuponok felhasználása. Az internetes oldalon foglal a munkáltató egy kupont, amelynek átutalja az ellenértékét. Ezután a szolgáltató megküldi a részére a letölthető, felhasználható kupont, így a pénzeszközökkel szemben az 12
Könyvelői Klub
egyéb követelésekre vonatkozóan kell elkönyvelni ezt a lépést. A kupon felhasználásakor vagy átadásakor – akkor attól függően, hogy vásároltak-e belőle eszközt, anyagot, vagy csak béren kívüli juttatásnak nem minősülő egyéb juttatásként tovább lett adva –, annak megfelelően kell a követelésekkel szemben a megfelelő költségnemre elszámolni. Ha lejár a kupon, az elévült követelésként az egyéb ráfordításokkal szemben a követelések közül ki kell vezetni.
Az utazási utalványok utazási irodákban és interneten is megvásárolhatóak. A pénzügyi tranzakció, tehát az átutalás megtörténtekor keletkezik egyéb követelés, és ezután meg kell vizsgálni, hogy a vállalkozáson belüli felhasználás hogyan történik. Ha például kiküldetéshez vásárolta a munkáltató, akkor egyéb igénybevett szolgáltatás, és ki kell vezetni a követelést. Ha üzletfelekkel szemben vagy együtt történik a felhasználás, akkor egyéb személyi jellegű kifizetésként kell a követelésekkel szemben kivezetni. Ha munkavállalók, szerződött partnerek, üzletfelek kapják ajándékba, akkor a térítés nélküli átadás rendkívüli ráfordításokkal szemben kell a követelések közül kivezetni az utalványokat. A saját kibocsátású utalványok esetében, amikor az utalvány értékesítésre került, még nem keletkezik árbevétel, csak rövid lejáratú kötelezettség. Akkor keletkezik bevétel és áfafizetési kötelezettség, amikor a felhasználó az utalványt beváltja. A rövid lejáratú kötelezettséget a beváltáskor kell kivezetni. Ha az utalvány nem kerül beváltásra, és lejárt a beváltási határidő, akkor a rendkívüli bevételekkel szemben kell a kötelezettséget kivezetni.
Ha a vállalkozás nem rendelkezik bankkártyával, akkor a pénzkezelési szabályzatban nem kell a kártya használatával kapcsolatos előírásokat meghatározni. Ha a vállalkozás rendelkezik bankkártyával, akkor attól függően kell meghatározni az előírásokat, hogy milyen típusú. Lehet betéti, amely jellemzően az elszámolási betétszámlához vagy deviza bankszámlához kapcsolódhat. Akár készpénzfelvételről, akár kiadásról van szó, mindenképpen fontos, hogy devizabetétek esetében a könyvszerinti árfolyamon kell a növekedést a felvett forintösszegben kezelni, és a kettő különbözeteként árfolyam-különbözet keletkezhet. Ha a valutapénztárba történik a felvétel, akkor a csökkenéseket a devizabetét könyvszerinti árfolyamán, a növekedéseket a napi választott árfolyamon kell kezelni, ahol szintén keletkezhet árfolyam-különbözet. Ha
13
Könyvelői Klub
forintszámláról valuta felvétele történik például külföldön, akkor a fizetett forintösszegnek megfelelő árfolyammal kell számolni, így nem keletkezik árfolyam-különbözet. A különböző típusú kártyákat vásárlásra is lehet használni, amelyek eseményeket nem a pénztárba kell könyvelni, tehát nem készpénzes eseményről van szó, meg kell várni a bankkivonatot, akkor lehet a pénzmozgást elkönyvelni.
Ha a magán- és üzleti célú kártyákat felváltva használják, az elszámolásoknál problémát okozhat. A gazdálkodóknál a téves fizetéseket helyre kell tenni. Ha az üzleti célú vásárlás magáncélú kártyával történik, akkor a vállalkozás előírja kötelezettségként a fizető személlyel szemben, és a vállalkozásnak ezt meg kell téríteni. Ha magáncélú vásárlásokat üzleti kártyáról intéz a gazdálkodó, akkor a követelést szembe kell állítani a fizető személlyel szemben, és ezt meg is kell kérni a magánszemélytől, papíron bevételezni kell a pénztárba, hogy a magánszemély kifizette.
Az elektronikus pénz számviteli szabályozása jelenthet újdonságot az elszámolásokban. Valamilyen elkülönített adattároló egységre kerül át az elektronikus pénz, amely úgy nézhet ki, mint egy bankkártya. A pénztárban készpénzként kell kezelni. Ha a vállalkozás életében elektronikus pénz előfordul, akkor mindenképpen elektronikus pénzállomány változásával szemben kell könyvelni, tehát kell lennie egy olyan főkönyvi számlának, ami az elektronikus pénz nevet viseli. Az elektronikus pénz is megállapítható eltérő devizanemekben, amikor meg kell nézni, akár feltöltés, akár lehívás kapcsán, hogy milyen árfolyamot kell alkalmazni. Ha feltöltésre kerül az elektronikus pénz, például át lesz helyezve a betéti számláról, és devizabetét számlára kerül, akkor a könyvszerinti árfolyamot, az elektronikus pénznél pedig a napi választott árfolyamot kell használni, így árfolyam-különbözet is keletkezik. Ha az elektronikus pénzből lehív a gazdálkodó, tehát elkölt egy adott összeget belőle, akkor a bankbetét napi választott árfolyama és az elektronikus pénz könyvszerinti árfolyama jelenik meg árfolyam-különbözetként. Az elektronikus pénz a saját vállalkozáson belül is mozoghat, tehát a vállalkozáson belül el lehet különíteni valamilyen adattároló egységre meghatározott összegeket. 14
Könyvelői Klub
A PayPal fizetési rendszernél egy hitelintézet bocsát egy bizonyos elektronikus pénzt a rendelkezésre, és ezt utólagosan el kell számolni a hitelintézettel szemben. A már meglévő bankszámláról is át lehet vezetni, de harmadik féltől is lehet ilyen jellegű feltöltéseket kapni. Hasonló az elektronikus pénz használatához. Jellemzően ezek az ügyletek még külföldi pénznemben vannak meghatározva, így biztos, hogy árfolyam-különbözetek jelentkezhetnek az ügyfél bankszámlája és a PayPal felület közötti tranzakció során. Ha különböző devizák mozognak egymással szemben, akkor banki jutalék keletkezik, amelyet az egyéb szolgáltatások között kell elszámolni, mivel ennek semmi köze a konkrét beszerzéshez vagy feltöltéshez.
Ha mobilkészülékek segítségével történik pénzügyi tranzakció, például autópálya-matrica, parkolójegy vagy bármilyen más termék vásárlása, akkor ezeknek a feltöltéseknek és lehívásoknak, illetve a mobilszolgáltató által küldött számlák elszámolásának a gazdasági eseménybeli megjelenítésére is szükség van a precíz pénzkezelési szabályzat létrehozásához. Arra kell odafigyelni, hogy amikor ezek az összegek elkülönítésre kerülnek, akkor bizonyos előrefizetés történik, amely nem előleg, nem áfa-alap, és nem lehet még pontosan tudni, hogy mire fogják felhasználni. Az elkülönítéskor a bankbetétben csökkenéseket számol el a gazdálkodó, az egyéb követeléssel szembe kell állítani, nem árbevételként. Amikor konkrét vásárlás történik, a követelés megszüntetésével lehet a megfelelő termék vagy szolgáltatás lekönyvelését elvégezni. Ha a munkavállalónak ilyen típusú feltöltőkártyákat ad a munkáltató, arra kell odafigyelni, hogy a feltöltéskor ugyanúgy egyéb követelésként kell elszámolni, és amikor átadásra kerül, akkor kell a személyi jellegű egyéb kifizetések közé áttenni, és csökkenteni azzal szemben az egyéb követeléseket.
Elektronikus számlázás Az elektronikus számla fogalma 2004 óta létezik a magyar jogrendszerben az uniós szabályoknak megfelelve, és mint minden más jogszabály esetében, itt is az elektronikus számlákhoz kapcsolódó uniós irányelveket figyelembe kell venni. Az Európai Uniónak létezik 15
Könyvelői Klub
egy 2010-es rendelete, amely értelmében a tagországoknak két éves felkészülési időt biztosítottak. Magyarországon 2013. január elsejétől ennek alapján változott az áfatörvényben az elektronikus számla fogalmának a meghatározása. Az EDI-rendszerben vagy egyedi aláírással ellátott időbélyegzős elektronikus számla kibocsátása nem kötelezettség, és nem csak azt kell elektronikus számlának tekinteni, amely ebben a két rendszerben keletkezett. Az új fogalmi változás szerint minden olyan számlát elektronikus számlának nevezünk, amelyet elektronikus úton keletkeztettek, küldenek és bocsátanak a rendelkezésére a felhasználónak. Az elektronikus felhőben készített számlák, amelyet bárhol, bármilyen számítógépes felületnél, ahol internetes kapcsolat van, el lehet készíteni, amit a gazdálkodó megtehet a cég saját kódjával, a saját számlázó programjával. Így nincs a saját számítógépéhez kötve a számlakiállító, illetve nem egy feltelepített programról készíti el a számlát, és nem azon a számítógépen őrződik meg a számla, ahol készíti, hanem van egy virtuális szerver, ahol ez megtalálható. Az ügyfélnek így lehet egy pdf-es másolatot küldeni erről a számláról, amelynek az adóhatóság számára is megfelelőnek kell lennie az eddigi szigorú elvárásoktól eltérően. 2013. január elsejétől az elektronikus úton küldött számla tekinthető elektronikus számlának, aminek további fontos ismérvei, hogy az eredet hitelességét, és a tartalom sértetlenségét biztosítani kell. Kitétel, hogy akkor lehet elektronikus számlát küldeni, ha a befogadó ebbe beleegyezik, de ez nemcsak írásban vagy szóban, hanem ráutaló magatartással is történhet.
A hitelességet, az adattartalom sértetlenségét és az olvashatóságot valamilyen üzleti ellenőrzési eljárásnak eleget téve kell bizonyítani. Az áfatörvény 168/A. § (2) arról viszont külön nem rendelkezik, hogy az üzleti eljárás pontosan mit jelent. A Nemzetgazdasági Minisztérium azt nyilatkozta, hogy ennek a kezelését a későbbiekben egy NGM rendeletben szabályozni fogják.
Az archiválás során a sértetlenséget, és a bárki által bármikor, azonnali olvashatóságot biztosítani kell.
16
Könyvelői Klub
A közösségi mentes értékesítéseknél figyelni kell arra, hogy az időszaki elszámolásnál havonta kell elszámolásokat készíteni, zárni kell a hónapokat. A bevallásokban is így kell megjelennie az elszámolásoknak. Közösségi mentes értékesítésnél, ha előleg kifizetése történik, akkor nincs számlakibocsátási alap, tehát nem kell az áfában ezt szerepeltetni, majd amikor a végszámla megérkezik, akkor kell feltüntetni.
Kérdések 1. A PayPal rendszer kezelése, elszámolása hogyan működik egyéni vállalkozók esetében? - Egyetlen hátránya a számviteli törvény szerinti elszámolással kapcsolatban, hogy pénzforgalmi szemléletű az egyéni vállalkozó, tehát nem lehet azt mondani, hogy amikor az elkülönítés megtörténik, akkor valamilyen követeléssel szemben történik meg. Az áru átadásának pillanatához lehet kötni a gazdasági eseményt.
2. Ha az egyéni vállalkozó, aki egyébként alanyi mentesség alá tartozik, nem rendelkezik céges bankszámlával, de van egy magánbankszámlája, akkor használhatja-e a cégére vonatkozó esetekben? - Az alanyi mentes áfások esetében az egyéni vállalkozónál megengedett, hogy a vállalkozó a magánbankszámláját a vállalkozás érdekében használja, de nyilvánvalóan pénztárkönyvet vezet a vállalkozó, amely mellett a saját ügymenetének rendezése érdekében szükség van egy bank-pénztár közötti analitikus nyilvántartásra. Ebben a vállalkozó a vállalkozói pénztára és a magánbankszámlája vállalkozói működését külön rögzíti. Egyszerűbb megoldás, hogy vezet egy naplófőkönyvet, amelyben a bank és a pénztár mozgásai szerepelnek pénzforgalmi szemléletben.
3. Elektronikus számla kiállításakor van-e valamilyen külön kitétel, amit meg kell tenni ahhoz, hogy az elszámolásokat törvényi szabályoknak megfelelően lehessen elvégezni?
17
Könyvelői Klub
- Az elektronikus számla áfatörvénybeli megítélése változott, és ha elektronikus úton kerül továbbításra, akkor ugyanolyan számlának számít, amely a számviteli elszámolás alapja lehet, de ettől függetlenül elektronikus számlának minősül.
4. Ugyanazt a számlázó programot lehet használni elektronikus és nem elektronikus számlák kiállítására? - Ha egy számlázó programot használ a vállalkozás az elektronikus és a nem elektronikus számlák kiállítására, akkor a törvény szerint ezeket meg kell különböztetni, külön sorszám nyomtatványra van szükség, tehát például az egyik lehet „K”, a másik „J”, hogy valamilyen más megkülönböztető jelzést kapjon.
5. Ha valutában ad a vállalkozás utólagos elszámolásra egy összeget, akkor hogyan és mikor kell elszámolni, illetve az elköltött valutát, amiről bizonylatot hoz az illető, milyen értéken kell elszámolni? - Amikor az illető visszaérkezik és elszámol, akkor visszavenni csak a visszahozott valutát kell, azon az értéken, amely a visszavétel napján érvényes árfolyam. A dologi kiadások elszámolása nem érinti a valutapénztárat, de az, hogy a dologi kiadások milyen értéken fognak szerepelni az elszámolásban, attól függ, hogy elszámoló árat vagy FIFO-módszert, tehát milyen elszámolási lehetőséget választott a vállalkozás.
6. A valutakészletek esetében elszámoló árat lehet használni? - A számviteli törvény nem ír elő külön szabályozást az árfolyamon kívül más témára, tehát belső szabályzatra vagy eljárási rendre nem ad külön rendelkezéseket, és egyébként a készletekre vonatkozóan megengedi az elszámoló ár kezelését. Ez is olyan készlet, mint bármi más, csak éppen valutának hívjuk. A pénzkezelési szabályzatban érdemes rögzíteni.
7. Milyen szempontok alapján mondhatjuk egy pénztárra azt, hogy házipénztár? - Ha nincs felvett pénztári alkalmazott, akkor nagy valószínűséggel nem házipénztárról van szó, mert a házipénztár jellegzetessége, hogy egy fizikailag elkülönített helyen van, amelyre 18
Könyvelői Klub
valaki mindig vigyáz. Tehát, ha valaki ügyvezetőként kezeli a pénztárat a vállalkozásban, akkor az biztos, hogy nem házipénztár, mert az ügyvezető reggeltől estig nem fog ott ülni a pénztárban.
19
