Klare taal de deur uit!

Klare taal de deur uit!

Handleiding bij de Klare taal Word Plugin voor de Gemeente ‘s-Hertogenbosch

GridLine B.V.

Pagina 1

Klare taal de deur uit! Handleiding bij de Klare taal Word Plugin

De Klare taal Word Plugin ................................................................................................ 3 Snel starten met Klare taal ............................................................................................... 4 Uitgebreide beschrijving Klare taal functies .................................................................. 5 Tekst beoordelen ......................................................................................................... 5 Taalniveaurapport ....................................................................................................... 7 Gevonden problemen .................................................................................................. 9 Uw tekst aanpassen: tips en alternatieven ................................................................ 10 Controle ..................................................................................................................... 12 Klaar en sluiten .......................................................................................................... 12 Klare taal op uw maat ..................................................................................................... 13 Instellingen ................................................................................................................ 13 Markeringsstijl .................................................................................................... 13 Gewenst taalniveau ........................................................................................... 13 Soort controle .................................................................................................... 14 Toon aantal problemen ...................................................................................... 14 Alle problemen markeren na controleren .......................................................... 14 Toon Klare taal zijpaneel bij starten .................................................................. 15 Negeren/Negeerlijst beheren .................................................................................... 15 Woord melden/Meldingen beheren ........................................................................... 16 Veel gestelde vragen ...................................................................................................... 18

GridLine BV

Pagina 2


De Klare taal Word Plugin

De Klare taal Word Plugin helpt u bij het schrijven van correcte, begrijpelijke teksten. Het is een speciale knop in Word waarmee u snel kunt nagaan of het taalniveau van uw tekst voldoende aansluit bij uw doelgroep. Ook laat Klare taal zien wat u kunt doen om het taalniveau aan te passen. Tot slot controleert Klare taal ook nog op de allerlaatste spelling volgens het Groene Boekje. Zo kunt u efficiënter schrijven en u bezig houden met het echte werk – de inhoud. Begin 2011 heeft het Algemeen Management Team (AMT) van de Gemeente ‘s-Hertogenbosch bepaald dat publieksteksten voortaan in Klare taal de deur uitgaan. We hebben het dan over brieven en e-mails aan inwoners. Ook geldt het voor teksten op de gemeentepagina’s in de Bossche Omroep en op de website. Taalniveau B1 (zie uitleg pag. 5) is daarbij de norm. Ter ondersteuning van dit besluit krijgen alle medewerkers de Klare taal Word Plugin. Hiermee kan iedereen zelf controleren of teksten aan de norm voldoen voor leesbaar en correct taalgebruik. Zo niet, dan helpt Klare taal om de tekst alsnog op het juiste niveau te brengen. Door

te

kijken

naar

de

verhouding

tussen

de

lengte

van

de

tekst

en

het

aantal

leesbaarheidsproblemen, berekent Klare taal het taalniveau. Klare taal kijkt met u mee welke zinnen korter kunnen en welke woorden de lezer misschien niet begrijpt. Dingen die u zelf ook wel weet, maar waar u misschien overheen leest. Of in dit geval niet nodig vindt om aan te passen. Klare taal geeft objectief advies ─ het is aan u om te beslissen wat het beste in deze situatie is. De startversie van de Klare taal Plugin bevat al veel Dure Woorden en Organisatienamen. Er komen natuurlijk altijd nieuwe woorden en namen bij. Klare taal is hierop voorbereid: u kunt zelf laten weten welke woorden Klare taal nog meer moet markeren. Zo raakt Klare taal steeds meer afgestemd op het taalgebruik van de Gemeente ‘s-Hertogenbosch. Het wordt een hulpmiddel speciaal voor u!

GridLine BV

Pagina 3


Snel starten met Klare taal De Klare taal Word Plugin is afgestemd op Microsoft Office Word 2010. De afdeling Automatiseringsbeheer installeert de tool bij alle medewerkers. De Klare taal Word Plugin is standaard zo ingesteld dat de applicatie meteen opent als u MS Word opstart of als u de knop Klare taal starten aanklikt. Rechts van het document verschijnt dan het Klare taal paneel. Hiermee kunt u uw tekst laten beoordelen. Dit werkt als volgt:

1. Het gewenste taalniveau staat standaard op B1. Dit taalniveau is afgesproken binnen de organisatie. Mag of moet het taalniveau voor een specifieke doelgroep anders zijn? Dan kun je dit met het pijltje aanpassen. 2. Druk op de knop Tekst beoordelen. 3. Boven het "gewenste taalniveau" verschijnt het "gemeten taalniveau". 4. Ga in uw tekst op de kleurmarkering van een gevonden probleem staan of selecteer een bepaald gevonden probleem: onderaan in Klare taal ziet u het advies. 5. Neem zo alle leesbaarheidsproblemen door. Kies zelf wat u wilt aanpassen. 6. Druk nogmaals op de knop Tekst beoordelen en controleer op welk taalniveau uw tekst na de aanpassingen zit.

Veel succes!

GridLine BV

Pagina 4


Uitgebreide beschrijving Klare taal functies In Microsoft Office Word 2010 is een aparte tab voor Klare taal. Deze tab heeft linksboven één knop: Klare taal starten. Als u hierop klikt, verschijnt rechts het Klare taal paneel. Meestal is het niet nodig via de Klare taal tab de applicatie op te starten, maar verschijnt het paneel automatisch als u Microsoft Office Word opent.

Tekst beoordelen De belangrijkste knop is Tekst beoordelen. Hiermee controleert u de leesbaarheid van de tekst. Standaard controleert Klare taal of de tekst begrijpelijk is voor iemand op het taalniveau B1. Dit is het taalniveau van de gemiddelde Nederlander. Schrijft u een tekst voor bijvoorbeeld een inburgeraar, dan zet u met het pijltje het Gewenste taalniveau op A2. U kunt het gewenste taalniveau ook blijvend veranderen via Instellingen. De analyse van uw tekst past Klare taal aan het gewenste taalniveau aan. Zo zal een zin bijvoorbeeld sneller als te lang worden gemarkeerd, als het gewenste taalniveau laag is.

De Raad van Europa heeft vastgesteld dat een taal 6 verschillende niveaus heeft: A1 (makkelijk taalgebruik), A2, B1, B2, C1 en C2 (wetenschappelijk taalgebruik).

GridLine BV

Pagina 5


Als u op de knop Tekst beoordelen drukt, stuurt u uw tekst voor controle naar de Klare taal server. Stuurt u een groot document in, dan kan het iets langer duren voordat Klare taal de tekst beoordeeld heeft. Als u een document met standaardopmaak of standaardgegevens (logo, contactgegevens) laat nakijken door Klare taal, krijgt u eerst een waarschuwing. Klare taal kan de tekst wel controleren als u de bewerkbare delen van de tekst selecteert voor u op Tekst beoordelen drukt.

Is Klare taal klaar met controleren, dan verschijnen in het paneel het Gemeten taalniveau (helemaal bovenin) en een veld Gevonden problemen. Deze problemen zijn woorden of zinnen die de lezer meer moeite kosten om te begrijpen en zo de leesbaarheid van de tekst verminderen.

In uw tekst geeft Klare taal de leesbaarheidsproblemen aan met een kleurmarkering. Elk soort probleem heeft zijn eigen kleur. In het veld Gevonden problemen staat niet alleen hoeveel problemen er gevonden zijn, maar ook een legenda: dure woorden zijn groen gemarkeerd, passiefconstructies geel, lange zinnen paars enzovoorts. De grootte van het gekleurde balkje geeft aan hoeveel procent van alle gevonden problemen een duur woord of een lange zin is. Achter de categorie staat tussen haakjes hoeveel problemen er van die categorie in uw tekst staan.

GridLine BV

Pagina 6


Taalniveaurapport Wilt u weten welke leesbaarheidsproblemen ervoor zorgen dat uw tekst op een te hoog taalniveau zit? Druk hiervoor op de link Taalniveaurapport. In het nieuwe venster Taalniveaurapport geeft Klare taal u de statistieken van uw tekst. Bovenin staan hier weer het Gemeten en het Gewenste taalniveau, maar ook hoeveel woorden uw tekst telt en hoeveel zinnen.

Ook als het gewenste taalniveau en het gemeten taalniveau hetzelfde zijn, kan Klare taal toch problemen hebben gevonden. Het aantal leesbaarheidsproblemen is wel zo laag dat de tekst als geheel toch begrijpelijk is voor iemand op het gewenste taalniveau.

De grafieken geven aan hoeveel leesproblemen u in uw tekst mag hebben om toch nog op B1-niveau te schrijven. Dat is de rode lijn in het midden. Ook geeft de grafiek aan hoeveel procent van die leesproblemen in uw tekst zijn gevonden. Voor een tekst op taalniveau B1 mag u bijvoorbeeld maximaal 8 dure woorden in uw tekst hebben. Dat is 100%. Hier moet u onder proberen te blijven. Staan er in uw tekst meer dan 8 dure woorden? Dan geeft de grafiek aan hoeveel procent u er boven zit.

GridLine BV

Pagina 7


In het taalniveaurapport hiernaast ziet u dat er geen vaktermen of te lange alinea’s zijn gevonden. Het aantal ingewikkelde zinnen zit onder de rode lijn, dus als u die aanpast, zal het taalniveau niet veranderen. Het aantal dure woorden, lange en passieve zinnen is wel veel te hoog voor taalniveau B1. Als u uw tekst op B1-niveau

wilt

hebben,

moet u

dus

deze drie

leesbaarheidsproblemen aanpassen. In de bepaling van het taalniveau worden alleen de leesbaarheidsproblemen meegenomen.

Extra

uit

de

standaard-versie

controlemodules,

zoals

Hulpwerkwoorden, tellen niet mee voor het taalniveau.

Bovenin het venster kunt u bij Gewenste taalniveau een ander taalniveau kiezen. Dit geeft de mogelijkheid om te zien hoe uw tekst wordt beoordeeld als u uitgaat van een doelgroep met een ander taalniveau. Na het kiezen van een ander taalniveau worden de gekleurde balken bijgewerkt, zodat u kunt zien welke leesbaarheidsproblemen u nu moet aanpassen om het gewenste taalniveau te bereiken. Onderaan het venster vindt u de knop Opslaan als. Hiermee slaat u het taalniveaurapport op als plaatje in JPG-formaat.

GridLine BV

Pagina 8


Gevonden problemen Na het raadplegen van het taalniveaurapport weet u welke leesbaarheidsproblemen het taalniveau het meest verhogen. U kunt dan beginnen met het aanpassen van de tekst. U kunt in de tekst op een bepaalde kleurmarkering klikken en kijken welke tip Klare taal geeft. Makkelijker is om de gevonden problemen per categorie te bekijken. Selecteer hiervoor een leesbaarheidscategorie in het veld Gevonden problemen. Nu krijgen alleen de problemen uit die categorie een kleurmarkering in de tekst.

Hebt u een lang document en zitten alle problemen (in dit voorbeeld gaat het om passieve constructies) ver uit elkaar? Dan kunt u toch makkelijk en snel van probleem naar probleem springen met de knoppen << Vorige en Volgende >>.

Mogelijke problemen Vaktermen Dure Woorden Te lange zinnen Ingewikkelde zinnen Te lange alinea’s Hulpwerkwoorden Passieve zinnen Organisatienamen Groene Boekje Werkwoordsvormen

GridLine BV

Pagina 9


Uw tekst aanpassen: tips en alternatieven Bij elk gevonden leesbaarheidsprobleem geeft Klare taal uitleg. Selecteer of klik op het probleem in de tekst. Helemaal onderin het Klare taal paneel verschijnt het veld Tip. Voorbeeld van een zin:

U kunt nu de geselecteerde passieve constructie veranderen in een actieve constructie. Tijdens het typen verdwijnt de gele kleurmarkering vanzelf.

Voor bepaalde problemen zijn ook alternatieven beschikbaar: Dure woorden, Groene boekje, Organisatienamen en Werkwoordsvormen zijn leesbaarheidsproblemen waarbij Klare taal suggesties geeft.

GridLine BV

Pagina 10


Klik eerst in het veld Gevonden problemen op een van de bovengenoemde problemen om dit zichtbaar te maken. Bijvoorbeeld Dure woorden:

Druk vervolgens met de linkermuisknop op het woord in de tekst. Dan verschijnt in het Klare taal paneel het veld Alternatieven.

Door te dubbelklikken op het alternatief, verandert u het dure woord in uw tekst in het alternatief. Let op dat u soms nog iets meer moet doen om de zin goed te laten lopen, bijvoorbeeld het woord verplaatsen of vervoegen. In de Klare taal Plugin voor MS Office 2010 is het ook mogelijk met de rechtermuisknop alternatieven op te roepen. Ga met de cursor op het dure woord staan, klik op de rechtermuisknop en het onderstaande pop up-menu verschijnt. Hier hoeft u alleen maar op uw keus te klikken om de tekst aan te passen.

In de module "werkwoordsvormen" is het aangeboden alternatief vaak aan een speciale grammaticale voorwaarde verbonden (bijvoorbeeld dat het alleen geldig is als het erop volgende woordje 'je' "NIET het onderwerp is"). U kunt deze voorwaarde opvragen door met de cursor op het alternatief te gaan staan; de voorwaarde verschijnt dan in de vorm van een kleine pop up.

GridLine BV

Pagina 11


Controle Tijdens het aanpassen van de leesbaarheidsproblemen verschijnt achter het Gemeten taalniveau een icoon:

Deze ‘waarschuwingsdriehoek’ betekent dat het Gemeten taalniveau misschien niet meer klopt, omdat u dingen hebt aangepast. En dat is natuurlijk ook de bedoeling. Na alle aanpassingen, of tussendoor, controleert u of uw tekst nu wel het gewenste taalniveau heeft. Doe dit door nogmaals op de knop Tekst beoordelen te drukken. Klare taal beoordeelt nu uw nieuwe tekst. Het kan zijn dat Klare taal nieuwe leesbaarheidsproblemen vindt bij de controle. Dat is bijvoorbeeld het geval als u voor een gevonden probleem een alternatief van het Groene Boekje kiest. In de alternatievenlijst van het Groene Boekje staan niet alle vervoegingen, dus het kan zijn dat u het alternatief zelf moet vervoegen. Hebt u dit niet gedaan, dan signaleert de controle op Werkwoordsvormen dit en geeft het alternatief aan als een probleem.

Klaar en sluiten Bent u klaar met aanpassen van uw tekst en wilt u opslaan? Druk dan voor het opslaan op de knop Wis markeringen. Alle kleurmarkeringen van Klare taal verdwijnen vervolgens uit uw tekst. Ook het taalniveaurapport wordt nu verwijderd. U kunt het rapport pas weer bekijken na een nieuwe controle. Drukt u niet op Wis markeringen, dan slaat het programma het document inclusief de markeringen op. Als u het document afsluit zonder het op te slaan krijgt u een waarschuwing van Microsoft Office om het document alsnog op te slaan. Slaat u het document dan wel op, dan worden de markeringen sowieso gewist.

Wilt u de kleurmarkeringen juist wel bewaren voor een volgende keer? Dan kunt u gewoon opslaan. De volgende keer dat u het document opent, staan de kleurmarkeringen van Klare taal er weer in. U kunt ze dan alsnog verwijderen door na de controle op de knop Wis markeringen te drukken. Dit werkt alleen als u dezelfde markeerstijl kiest als bij de vorige controle. TIP: Hebt u in de bestaande tekst al woorden of zinnen met de markeerstift aangegeven? Gebruik dan voor Klare taal onderstrepingen. Dit kunt u aanpassen via het venster Instellingen, markeerwijze. Als u dezelfde markeerwijze gebruikt, wist Klare taal namelijk ook de markeringen die niet bij de controle horen.

GridLine BV

Pagina 12


Klare taal op uw maat Instellingen U kunt de Klare taal Plugin aanpassen aan uw eigen gebruikerswensen via het menu Instellingen. Dit opent u door op deze knop

te klikken. Hiermee opent u het onderstaande venster.

Markeringsstijl: Hiermee kunt u instellen wat voor kleurmarkering de leesproblemen in uw tekst krijgen. U kunt kiezen uit Onderstreping of Markeerstift. Let op: als u via Microsoft Office Word zelf al kleurmarkeringen in uw tekst hebt aangebracht, lopen de markeringen van Klare taal er doorheen. U kunt in dat geval het beste voor een andere markering in Klare taal kiezen. Bevat uw tekst onderstrepingen, kies dan Markeerstift, en andersom.

Gewenst taalniveau: Als u Klare taal opstart, staat er standaard B1 als Gewenst taalniveau ingesteld. De gemeente ’s-Hertogenbosch heeft bepaald dat lezers met dit taalniveau teksten van de gemeente moeten kunnen begrijpen. Schrijft u alleen maar brieven voor inburgeraars, dan is het handiger taalniveau A2 als standaard in te stellen.

GridLine BV

Pagina 13


Soort controle: Voordat u uw tekst door Klare taal laat beoordelen, kunt u aangeven welk soort controle u wilt uitvoeren. Standaard staat deze bij de Gemeente ’s-Hertogenbosch ingesteld op "compleet". Klare taal heeft vier verschillende controles: Leesbaarheid normaal, Leesbaarheid grondig, Correctheid en Compleet. 1. Leesbaarheid – normaal controleert op Vaktermen, Dure woorden, Te lange zinnen, Ingewikkelde zinnen, Te lange alinea’s en Passieve zinnen. 2. Leesbaarheid - grondig controleert op de bovenstaande leesbaarheidsproblemen en op Hulpwerkwoorden. 3. Kiest u voor Correctheid, dan wordt uw tekst niet op leesbaarheid, maar op correctheid gecontroleerd: Groene Boekje, Werkwoordsvormen en Organisatienamen. 4. Compleet is een combinatie van alledrie de bovenstaande controles.

Toon aantal problemen: Als Klare taal klaar is met het controleren van uw tekst, staan in het veld Gevonden problemen de leesbaarheidsproblemen die Klare taal heeft gevonden. Elk hebben ze een eigen kleur en erachter staat het aantal in de vorm van een cijfer en relatief in de vorm van een balkje. Wilt u liever niet zien hoeveel problemen Klare taal gevonden heeft, dan haalt u hier het vinkje weg.

Met vinkje

Zonder vinkje

Alle problemen markeren na controleren: Zet u hier een vinkje? Dan verschijnen alle gevonden leesbaarheidsproblemen tegelijkertijd in uw tekst. Dit kan handig zijn voor een overzicht. Tijdens het aanpassen is het wellicht fijner om niet alle problemen tegelijkertijd in uw tekst te zien. Staat het vinkje hier niet dan krijgt u de gevonden problemen pas te zien als u erop klikt in het veld Gevonden problemen.

GridLine BV

Pagina 14


Toon Klare taal zijbalk bij starten: De Klare taal Plugin is zo ingesteld dat bij het starten van Microsoft Office Word automatisch het zijpaneel verschijnt. Wilt u dit niet? Dan haalt u het vinkje hier weg. U opent Klare taal dan via de tab en de knop linksboven in het scherm.

De woorden en terminologie die Klare taal (niet) aanstreept bij de controle kunt u tot op zekere hoogte beheren. Hiervoor zijn de knoppen in het paneel onder Tekst beoordelen en Wis markeringen.

Negeren/Negeerlijst beheren Het kan zijn dat Klare taal een woord als probleem markeert waar u het niet mee eens bent. Bijvoorbeeld omdat het woord in dit geval noodzakelijk is. Dan selecteert u het woord en drukt op de knop Woord eenmaal negeren. De kleurmarkering verdwijnt nu en Klare taal telt het woord niet mee in het aantal gevonden problemen. Komt het woord vaker voor in uw tekst? Dan kunt u kiezen voor de knop Woord totaal negeren.

GridLine BV

Pagina 15


Als u een woord eenmaal of totaal negeert, belandt het in de negeerlijst. Met de knop Negeerlijst beheren, opent een nieuw venster. In dit venster ziet u twee lijsten. Eén voor woorden die in het gehele document genegeerd worden en één voor woorden waarvan een los voorkomen genegeerd wordt. Bij de woorden waarvan één voorkomen genegeerd wordt, staat ook een stukje van de context. Hebt u er spijt van dat u een woord eenmaal of totaal genegeerd hebt? Dan selecteert u het woord in de negeerlijst en drukt u vervolgens op Verwijderen en Opslaan.

Woord melden/Meldingen beheren De startversie van Klare taal is nog niet compleet. Het is namelijk onmogelijk alle dure woorden en vaktermen van tevoren te voorspellen. Het kan daarom voorkomen dat Klare taal een woord uit uw tekst niet als duur woord markeert, terwijl dat volgens u wel zou moeten. U kunt het woord dan zelf aan de lijst van dure woorden toevoegen. Selecteer het woord in uw tekst en druk op de knop Woord melden.

GridLine BV

Pagina 16


Het woord staat nu in de lijst van aangemelde woorden. Deze kunt u bekijken via de knop Meldingen beheren. Dan opent u het venster Aangemelde woorden. In dit venster kunt u nog extra woorden aan de lijst toevoegen of woorden van de lijst verwijderen. De woorden op uw lijst worden pas verstuurd wanneer u op Verzenden klikt. Hierna beslist de applicatiebeheerder of uw woorden daadwerkelijk gaan meedraaien in de Klare taal controle. Het is van belang om niet elk woord apart te verzenden. Anders kunnen er storingen ontstaan.

Wilt u een alternatief voor een duur woord doorgeven? Stuur dan een e-mail naar de beheerder van Klare taal bij Gemeente ‘s-Hertogenbosch: [email protected].

De door u toegevoegde termen zullen niet meteen door Klare taal als Dure Woorden gemarkeerd worden. Ze staan in het Dure Woorden- lexicon onder de categorie “niet gecontroleerd”. Dit betekent dat een beheerder binnen uw organisatie, die toegang heeft tot de Lexicon-Editor van Klare taal, uw toegevoegde woorden eerst moet goedkeuren.

GridLine BV

Pagina 17


Veel gestelde vragen •

Waarom Klare taal gebruiken? Uit meerdere onderzoeken is gebleken dat veel bedrijven en organisaties teksten schrijven die het merendeel van de Nederlandse bevolking niet begrijpt. Het grootste gedeelte van de Nederlandse bevolking (60%) heeft een taalniveau van B1. De meeste teksten zijn geschreven op C1. Als mensen een brief niet snappen, moeten ze contact opnemen om uitleg te krijgen. Of ze begrijpen de tekst verkeerd en dienen een klacht in. Nu hebben al veel organisaties taaltrainingen gehad om makkelijkere teksten te schrijven. Klare taal is het steuntje in de rug. De tool kijkt mee naar de lengte van de zinnen en geeft objectief aan of een woord te moeilijk is of niet. Woorden die u zelf waarschijnlijk wel begrijpelijk vindt omdat u ze elke dag gebruikt. Zo kunt u zich bezighouden met het echte werk, de inhoud van de tekst!

•

Waar controleert Klare taal op? Standaard controleert Klare taal op de volgende leesbaarheidsproblemen: -

Dure Woorden: woorden die niet iedereen begrijpt en waar een synoniem voor is dat vaker gebruikt wordt.

-

Te lange zinnen: elk taalniveau kent een maximum aantal woorden per zin. Klare taal houdt ook rekening met de lengte van de woorden. Zo kan een zin van 12 korte woorden acceptabel zijn, maar één van 12 lange woorden niet.

-

Ingewikkelde zinnen: zinnen met bijzinnen, veel komma’s of haakjes.

-

Passieve zinnen: constructies met ‘worden’ of ‘zijn’ waarin je het werkwoord kunt vervangen door ‘hebben’. In een actieve zin is heel duidelijk wie wat doet.

-

Te lange alinea’s: Klare taal kijkt of er niet te veel zinnen achter elkaar staan zonder witregel vergeleken met de rest van de tekst. Hoeveel zinnen acceptabel zijn hangt ook af van het gewenste taalniveau.

-

Vaktermen: woorden die alleen intern gebruikt kunnen worden omdat een buitenstaander niet weet wat ze precies betekenen.

Gemeente 's-Hertogenbosch heeft de standaardversie met de volgende modules uitgebreid: -

Hulpwerkwoorden: woorden als ‘kunnen’, ‘zullen’, ‘mogen’ en ‘moeten’. Deze zijn niet altijd nodig, maar maken een zin wel langer.

GridLine BV

Pagina 18


-

Organisatienamen: namen van afdelingen van Gemeente 's-Hertogenbosch of bepaalde afkortingen. Klare taal kijkt of de naam op de officiële manier is geschreven en controleert ook op hoofdletters.

•

-

Groene Boekje: up-to-date spellingcontrole van de woorden uit het Groene Boekje.

-

Werkwoordsvormen: zijn werkwoorden grammaticaal goed vervoegd?

Hoe bepaalt Klare taal het taalniveau van de tekst? Klare taal bekijkt eerst hoeveel standaard leesbaarheidsproblemen de tekst heeft. Dan berekent de tool het relatieve aantal leesbaarheidsproblemen. Elk taalniveau heeft een maximum van leesbaarheidsproblemen. Dat controleert Klare taal met het aantal gevonden leesbaarheidsproblemen.

•

MS Word controleert toch ook op spelling en grammatica? Klare taal controleert op veel meer dan spelling en grammatica. Bij een paar woorden geeft MS Word aan of een woord spreektaal is of niet, maar zegt niet of een woord begrijpelijk is. Klare taal geeft ook vaker suggesties dan Microsoft Office Word. Bovendien staat op de Klare taal server altijd de nieuwste spelling.

•

Klare taal ziet niet alle dure woorden! In de standaardversie van Klare taal zijn niet alle mogelijke dure woorden opgenomen. Deze woorden kunt u wel melden. Bovendien blijft Klare taal een computertool ter ondersteuning: het schrijven van goede brieven blijft mensenwerk.

•

Het alternatief klopt niet! Zie ook de opmerking hierboven. Het kan dus zo zijn dat het alternatief in deze context niet overeenkomt met de betekenis.

•

Hoe kan ik een alternatief voor een duur woord of organisatieterm doorgeven? Stuur een e-mail met het alternatief naar de beheerder van Klare taal bij Gemeente ‘s-Hertogenbosch: [email protected]

•

Wat moet ik doen als Klare taal waarschuwt dat het document (deels) beveiligd is? Dit document is waarschijnlijk opgemaakt met SmartDocs en heeft dus stukken tekst die niet te bewerken zijn (logo, briefhoofd, contactgegevens of een tabel). De oplossing is alleen de bewerkbare stukken tekst te selecteren en dan door Klare taal te laten controleren. Bij een tabel selecteert u elke keer één afzonderlijk tekstveld om te laten controleren.

GridLine BV

Pagina 19


Microsoft Office werkt niet altijd goed samen met Klare taal. Dat betekent dat u met een aantal dingen rekening moet houden. •

Meerdere documenten: U kunt meerdere documenten tegelijkertijd openen met Microsoft Office Word. Klare taal kan in deze versie één van deze document controleren.

•

Ongedaan maken/Undo: De functie "laatste handeling ongedaan maken/undo" is niet beschikbaar in Klare taal. Zodra u een document met Klare taal controleert, wordt het undogeheugen gewist.

•

Wijzigingen bijhouden/Track changes: De optie om binnen Microsoft Office Word wijzigingen bij te houden in het document werkt niet goed samen met de Klare taal plugin. Microsoft Office Word kan dan vastlopen. Daarom adviseren wij u deze optie van Microsoft Office Word niet te gebruiken tijdens de Klare taal controle.

•

Onderstrepingen/markeringen: Hebt u met Microsoft Office Word woorden onderstreept in uw tekst? En gebruikt u in Klare taal ook onderstrepingen? Dan ziet Klare taal niet meer het verschil tussen zijn eigen onderstrepingen en die van Microsoft Office Word. Als u op de knop Wis markeringen drukt, verdwijnen alle onderstrepingen, dus ook die van Microsoft Office Word. Ditzelfde gebeurt als u de markeerstift in Word en in Klare taal gebruikt. De oplossing is simpel: gebruikt u in Word de markeerstift? Gebruik dan in Klare taal onderstrepingen en omgekeerd.

•

Spelling- en grammaticacontrole: De automatische spelling- en grammaticacontrole van Microsoft Office Word werkt niet tijdens een controle van Klare taal. U kunt uw tekst wel door Microsoft Office Word laten controleren door dit handmatig aan te klikken. De vraag is alleen, waarom zou u dit willen? Klare taal controleert al de spelling en grammatica van uw tekst.

•

Sjablonen en macro's: Klare taal werkt niet goed samen met de standaard sjablonen/ macro's in Word (brief, b&w voorstel etc.). Je kunt dus beter de tekst die je wilt controleren, selecteren. Het is aan te raden om dan te beginnen bij het begin van de hoofdtekst en de sjabloonvelden aan het begin en/of het eind van de brief over te slaan. Nog beter is om pas macro's toe te voegen nadat de tekst zelf in orde is.

•

Vastlopen MS Word: Mocht Microsoft Office Word vastlopen tijdens een Klare taal controle, open dan een ander programma. Werkt dit niet? Sluit Microsoft Office Word af. Lukt dit ook niet? Druk op CTRL Alt DEL zodat u het programma via het taakbeheer kan afsluiten.

GridLine BV

Pagina 20


Staat uw vraag of probleem er niet tussen? Neem dan contact op met de beheerder van Klare taal bij de Gemeente ‘s-Hertogenbosch: [email protected].

GridLine BV

Pagina 21

Klare taal de deur uit!

Recommend Documents