Keynote-lezing door Ad van Heijst: ‘De kracht van mappen bij archiefbeheer’
1
+
Een mappenstructuur als basis voor een digitaal archief
80% van de informatie in grote bedrijven • Bevindt zich in desktops en op de G-schijven: dit maakt wel deel uit van de intellectuele kennis van een organisatie, bedrijf of instelling! • Er is geen systematisch beheer van deze informatie. • Veel bewijsinformatie zit op talloze plaatsen in een organisatie, in “persoonlijke” bestanden.
Digitaal informatiebeheer loopt uit de hand, als je het niet organiseert • • • •
Complete dossiers bestaan niet meer Besluiten zijn gefragmenteerd Geen vaste procedures Geen archiefdiscipline, geen duidelijke structuur met als doel om terug te vinden.
Toch is digitaal beheer dé oplossing voor het delen van informatie • • • • •
Principekeuze: alle informatie digitaal, tenzij Hoe richten we het in? Wat is nodig aan afspraken en procedures? Welke middelen zijn nodig? Hoe betrouwbaar is het?
De i-schijf als informatiedomein Wat is de i-schijf? Structuur aanbrengen, pilot Dossierbeheer vanuit procesverantwoordelijke Standaardinrichting mappenbeheer Alle documenten digitaal bewaren en – archiveren • Centraal overzicht behouden • • • • •
Dossier = zaak • Documenten dienen als zaak, in samenhang, te kunnen worden opgevraagd en gebruikt • Óf documenten worden als reeks geplaatst • Dossiers of delen daarvan in een autorisatiestructuur • Dossiers in hun geheel behandelen voor B/V
Vereisten voor een uniek dossier • Elke zaak is een dossier. Zaken mogen niet met elkaar worden vermengd • Zaakmappen met een gemeenschappelijk kenmerk verzamelen in een map – Persoon – Object – Onderwerp
• Zo mogelijk vaste map- en documentnamen hanteren
Uniformiteit map- en documentnamen Naamgeving documenten Mapnamen Selectie/bewaarcriteria Formatenkeuze werkformaat/archiveringsformaat • Richtlijnen e-mailgebruik • Keep it as simple as possible • • • •
Een ordeningsstructuur • • • • • •
Is samen met gebruikers afgestemd Bevat volledige en unieke digitale dossiers Is logisch en helder gestructureerd Is voorzien van autorisaties Bevat bewaartermijnen Bevat geen dossiers waarvan de bewaartermijn is verstreken
NIET DOEN- De mailbox als archief
WEL DOEN- een modelmappenstructuur gebruiken
Voordelen mappensysteem Iedereen kent het “van thuis” Daardoor efficiënt, geen leercurve Continuïteit: mensen werken zaken af Structuur: herhaling maakt snel vertrouwd Bij complete mappen: reconstructie gevoerd beleid mogelijk • Uitvoering en verantwoording beslissingen ligt vast “als in een boek/film” • Context documenten is duidelijk • Context zaken wordt duidelijk in fileplan/ordeningsschema • • • • •
Inhoud personeelsdossier
Mappen op persoonsnaam
18
• Vlakke, logische structuur • Duidelijke, betekenisvolle en korte mapnamen • Procesgerelateerd • ‘Algemeen’ vs. ‘allerlei’ • Geen herhaling • Beperkt aantal tekens
19
(Mapnamen) •
Duidelijk en betekenisvol •
Procesgerelateerd
•
‘Algemeen’ vs. ‘allerlei’, ‘varia’
•
Kort •
Beperk de naam tot max. 61 tekens
•
Vermijd herhaling
•
20
Beperkt aantal tekens: gebruik enkel A-Z, a-z, 0-9 en het underscoreteken (_) •
NIET: spatie \ / : * ? " < > | ! % & ‘ - ; = () ¨ + , .
Vermijd herhaling Openbaar_Domein
Openbaar_Domein_Tekenzaal
Teamvergadering
Teamvergadering_verslagen
Teamvergadering_agenda’s
21
Versiebeheer alfabetisch 1) digitaal_naar_de_toekomst_een digitaal_naar_de_toekomst_drie digitaal_naar_de_toekomst_twee digitaal_naar_de_toekomst_vier 2) digitaal_naar_de_toekomst_v1 digitaal_naar_de_toekomst_v2 digitaal_naar_de_toekomst_v3
Geen definitieve status
22
3) digitaal_naar_de_toekomst_V0_1 digitaal_naar_de_toekomst_V0_2 digitaal_naar_de_toekomst_V0_3 digitaal_naar_de_toekomst_V1_0 4) digitaal_naar_ de_toekomst_V0_1_ONTW digitaal_naar_ de_toekomst_V0_2_HERZ digitaal_naar_ de_toekomst_V1_0_DEF
Klassement opbouwen … stap voor stap • Stap 1: identificeer taken en reeksen
o Welke taken voeren jullie uit? • Overkoepelende, ondersteunende, primaire processen • Hulpmiddel: procesmodellering o Welke reeksen creëren jullie bij de uitvoering van die taken? • Documenten en dossiers • Hulpmiddel: informatiebeheersplan (IBP)
• Stap 2: koppel de reeksen aan de taken • Stap 3: werk op basis daarvan een klassementsstructuur uit • Stap 4: overleg 23
Hoe komen we tot keuzes binnen het digitaal dossierbeheer? • Functionele eisen: maak een informatiebeheersplan • De gebruiksvriendelijkheid: structuur én zoekmachine • De zelfredzaamheid: snel te snappen • De kosten: bereken de TCO, w.o. exitkosten, licentiekosten, switching
Wie doet wat • Zaakverantwoordelijke houdt zaak/dossier bij • Dossiers in een begrijpelijke, organisatiebrede structuur ondergebracht • Formeel moment: het afsluiten en archiveren van de zaak/het dossier • Na afhandeling: de informatiebeheerder schoont en herordent het dossier met specifieke tools
Casus • Rollen
– (Centrale) beheerder:
• ontwikkelen en beheren van mappenstructuren (met rechten) • beheren van mappen en documenten
– Beheerders op onderdelen:
• Beheers- en controle acties uitvoeren op mappen en documenten
– Archivaris:
• inspectie • verwerking / controle digitale overdracht
Actief zijn • Stel regels vast waaraan de archivering moet voldoen • Ontwerp een mappenstructuur, voer deze in, verbeter deze • Zorg voor centraal beheer van de mappenstructuur • Koppel V-termijnen aan elke zaak • Voer audits uit, rapporteer afwijkingen en controleer of de verbetering wordt aangebracht
Hoe organiseer je dit? • Secretariaat maakt scan van ingekomen stuk • Scan opnemen in de map waarin deze hoort • Mailtje naar betrokkenen met link naar document • Betrokkene kan document ophalen en aan de hand daarvan verder gaan, maar niet weghalen • Plaatst nieuw document bij in de map.
