KEUZEWIJZER EVENEMENTENVEILIGHEID
Deze keuzewijzer Evenementenveiligheid helpt gemeenten de stappen te nemen bij het organiseren van de vergunningverlening bij evenementen. De zeven thema’s in de keuzewijzer sluiten aan op de processtappen uit de landelijke Handreiking Evenementenveiligheid (HEV).
1.
de vergunningaanvraag
Hoe zit het precies? De APV (Algemene Plaatselijke Verordening) in uw gemeente geeft aan voor welke publieksevenementen een evenementenvergunning nodig is, en wanneer een melding volstaat. Soms zijn (ook) andere vergunningen nodig voor evenementen. Voor evenementen in binnen locaties is een omgevingsvergunning verplicht, volgens de gemeentelijke bouwverordening. Voor evenementen in tijdelijke bouwwerken kan een omgevingsvergunning verplicht zijn op basis van de gemeentelijke brandveiligheidsverordening. De gemeente moet vergunningaanvragen behandelen volgens de regels van de Algemene wet bestuursrecht (Awb). Wat moet u geregeld hebben? Het is belangrijk dat aanvragen op een laagdrempelige manier kunnen worden ingediend en dat de aanvrager weet aan welke legeskosten moet worden voldaan. Ook de regels die uw gemeente stelt aan evenementen(aanvragen) moeten goed kenbaar zijn. Zorg ervoor dat alle nodige informatie en formulieren eenvoudig te raadplegen zijn. Stel een duidelijke, informatieve webpagina op waar deze informatie te vinden is. Informeer de aanvrager van de vergunning over het al dan niet in behandeling nemen van de aanvraag. Als de behandeling start, gaat de beslistermijn voor een beschikking conform de Awb in. De standaardbeslistermijn is acht weken. Voorziet u dat deze beslistermijn niet gehaald gaat worden? Stel de aanvrager hier dan over in kennis. Regie op het proces Vooral voor de behandeling van risico-evenementen is relatief veel tijd nodig. Hanteer voor deze evenementen een aanvraagtermijn die u in staat stelt om het gehele vergunningenproces zorgvuldig te doorlopen. Leg deze termijn vast in het evenementenbeleid. Geef daarin ook aan wat uw gemeente onder een risicovol evenement verstaat. Stel vast of een ontvangen aanvraag compleet is voordat u hem in behandeling neemt. Wees kritisch; een onjuiste of incomplete aanvraag kost later in het proces vaak extra tijd. Ontbreken er nog zaken of is de aanvraag op punten niet correct? Stel de aanvrager hiervan in kennis, zodat de aanvraag kan worden aangevuld of verbeterd. Pas als aan alle voorschriften is voldaan, kan de aanvraag daadwerkelijk in behandeling worden genomen. Na een vooraankondiging, of anders zodra u een vergunningaanvraag in behandeling neemt, plaatst u het evenement op de lokale evenementenkalender. Om ook de regionale kalender actueel en volledig te laten zijn, levert u de basisinformatie over het evenement ook aan de Veiligheidsregio aan. Stuur pas als u een complete aanvraag binnen heeft, adviesverzoeken naar de betrokken adviserende diensten. Mogelijk kan er een automatische koppeling tussen lokale kalenders en de regionale kalender worden gemaakt, zodat het vullen van de regiokalender niet hoeft te zorgen voor extra inspanning vanuit de gemeenten. Wat mag u van anderen verwachten? De aanvrager van een evenementenvergunning is verantwoordelijk voor een complete en tijdige aanvraag. De vergunninghouder draagt de primaire verantwoordelijkheid over de veiligheid van het evenement. Deze partij is uw eerste aanspreekpunt in het hele vergunningenproces.
U vraagt de aanvrager tijdens deze stap ten minste om: •
een compleet ingevulde aanvraag;
•
informatie die nodig is om te kunnen beoordelen of het evenement binnen de grenzen van wetgeving en het lokale evenementenbeleid blijft;
•
gegevens die u informatie geven over de aard en risico’s van het evenement;
•
informatie over de veiligheidsmaatregelen die de aanvrager inzet (in de vorm van een veiligheidsplan);
•
eventuele ontheffingsaanvragen.
Tips •
Behandel evenementenvergunningen als projecten, door een projectleider of coördinator aan te wijzen die vanaf de aanvraag het proces begeleidt en de organisator te woord staat.
•
Voer bij aanvragers van nieuwe of grootschalige evenementen ook een intakegesprek. Stel een contactpersoon aan voor potentiële aanvragers, die organisatoren kan helpen om te bepalen wat mogelijkheden en beperkingen zijn.
•
Maak binnen de regio afspraken over informatiedeling en gemeenschappelijk beleid. Dit kan bijvoorbeeld gaan over regionale eenduidigheid in aanvraagtermijnen of het bijhouden van een regionale evenementenkalender. Wees actief in de samenwerking met de Veiligheidsregio.
•
Raadpleeg: Webpagina het CCV: Dossier evenementenvergunningen.
Benieuwd naar de werkwijze in andere gemeenten? Praktijkvoorbeelden evenementenveiligheid zijn beschikbaar via deze link.
2.
de behandelaanpak bepalen
Hoe zit het precies? Doel van deze processtap is om te bepalen welk traject u wilt volgen in de vergunningverlening. De aanpak die u volgt hangt samen met de risicoklasse van het evenement. Gemeenten hanteren uiteenlopende benamingen voor risicoklassen. De Handreiking Evenementenveiligheid categoriseert evenementen als regulier, aandachts- of risicovol evenement. Regulier evenement (categorie A) Het is onwaarschijnlijk dat het evenement leidt tot verhoogde risico’s en er is geen inzet nodig van overheidsdiensten om risico’s weg te nemen. Aandachtevenement (categorie B) Het is mogelijk dat het evenement leidt tot verhoogde risico’s. Risico-evenement (categorie C) Het is waarschijnlijk dat het evenement leidt tot verhoogde risico’s en inzet van overheidsdiensten.
De HEV maakt onderscheid tussen twee soorten aanpak: •
De reguliere, aanpak voor reguliere (A-)evenementen;
•
De risico-aanpak, voor risico- (C-)evenementen
In de praktijk is er grote diversiteit in aandachtevenementen. De medewerker Vergunningverlening schat in, al dan niet met hulp van adviserende diensten, welke behandelaanpak wordt genomen. De gemeente kiest bij aandacht (B-)evenementen of zij de reguliere aanpak of de risico-aanpak volgt. Dit laatste kan onder meer nodig zijn bij nieuwe of incidentele aandachtevenementen. •
Reguliere aanpak: dit houdt in dat de gemeente de nodige diensten (primair lokaal) vraagt om advies. De gemeente kan op basis hiervan bepalen welke voorschriften ze stelt aan de vergunning.
•
Risico-aanpak: dit houdt in dat de gemeente de veiligheidsregio vraagt om te zorgen voor een integraal veiligheidsadvies van alle nodige diensten. U vraagt de vergunningaanvrager om een veiligheidsplan. Er volgt een multidisciplinaire voorbereiding. Deze behandelaanpak is intensiever en duurt langer.
De risicoscan zoals benoemd in de HEV is een hulpmiddel in deze stap. De risicoscan helpt u om risico’s van een evenement op hoofdlijnen in kaart te brengen en het evenement in te delen in een risicoklasse. De risicoscan mag niet in verwarring worden gebracht met de risicoanalyse, die in het adviestraject (de volgende processtap) wordt uitgevoerd. Wat moet u geregeld hebben? U bent als vergunningverlener verantwoordelijk voor het indelen van het evenement in een risicoklasse. Dit vraagt om een objectieve houding naar het evenement en een inschatting te geven van risico’s. Bij iedere evenementenaanvraag voert u een risicoscan uit op basis van de door de organisator aangeleverde informatie. Met behulp van de risicoscan geeft u een (eerste) oordeel over de waarschijnlijkheid dat het evenement leidt tot risico’s en of er inzet nodig is van het gezag dat bevoegd is om risico’s en dreigingen weg te nemen. Aan de hand van de risicoklasse kiest u voor een manier om de vergunningaanvraag te behandelen. In welke risicoklasse u een evenement indeelt, hangt deels af van de ervaring van de organiserende partij met het organiseren van evenementen, en het verloop van eerdere door die partij georganiseerde evenementen. Vraag bij twijfel evaluaties van eerdere evenementen op om dit te kunnen beoordelen. Het kan nodig zijn een risicoklasse bij te stellen. Bijvoorbeeld als nieuwe informatie ander inzicht geeft in de risico’s rond het evenement. Als u hiervoor kiest, ga dan heel bewust met de betrokken diensten terug in het proces en kies de behandelaanpak die bij de nieuwe risicoklasse past. Indien uw gemeente geen vergunningenbeleid heeft waarin is vastgelegd welke adviseurs u om advies vraagt bij een evenement in een bepaalde risicoklasse, raadpleeg dan de HEV en maak afspraken met diensten over bij wie u wanneer een adviesverzoek indient. Regie op het proces Wie u om advies vraagt, hangt af van het evenement. In veel gevallen zijn dit gemeentelijke afdelingen, de politie, de brandweer en de GHOR. Indien nodig kunnen dit andere organisaties zijn, zoals een waterschap of een regionale milieudienst.
Bij risicovolle evenementen kunnen meer keuzes te maken zijn op het gebied van veiligheid en crisisbeheersing. Maak als vergunningverlener afspraken met de afdeling Veiligheid (OOV) over de mogelijkheid om organisatorisch op te schalen bij dergelijke evenementen. Stel bij risicovolle evenementen altijd een projectleider of coördinator aan, bijvoorbeeld van de afdeling Veiligheid of Vergunningen. Zo kan de regie worden gevoerd bij meerdere betrokken organisaties en personen en multidisciplinaire samenwerking worden gerealiseerd. Wat mag u van anderen verwachten? Voor het categoriseren van het evenement kunt u om ondersteuning vragen van diensten zoals de politie, de brandweer en de GHOR. Zij kunnen gevraagd en ongevraagd een advies geven over de risicoklasse of de behandelaanpak. Van alle adviserende diensten mag u verwachten dat zij meewerken aan de behandelaanpak die u voorstaat. U bent immers namens de gemeente regisseur van het proces. Van de veiligheidsregio wordt verwacht dat zij bij risico-evenementen zorgen voor een integraal veiligheidsadvies. Een deel van de veiligheidsregio’s heeft dit al georganiseerd, maar dit is nog niet in iedere regio het geval. Stel u proactief op naar uw partners, zoals de veiligheidsregio. Tips •
Maakt u geen gebruik van de risicoscan? Betrek dan alle relevante factoren bij bepalen van de risicoklasse. Dit zijn in ieder geval: • het publieksprofiel van het evenement; • het ruimtelijk profiel; • het activiteitenprofiel; • mogelijke externe dreigingen; • en de kwaliteit van de veiligheidsorganisatie van het evenement.
•
Betrek bij grootschalige (of risicovolle) evenementen tijdig de burgemeester in het proces voor mogelijke strategische besluitvorming en informeer de burgemeester doorlopend. Mogelijk moeten er beslissingen worden genomen met consequenties die het mandaat van u en uw adviseurs te boven gaan.
Benieuwd naar de werkwijze in andere gemeenten? Praktijkvoorbeelden evenementenveiligheid zijn beschikbaar via deze link.
3.
het adviestraject
Hoe zit het precies? U heeft advies nodig van verschillende diensten om te bepalen onder welke voorwaarden een evenement veilig kan plaatsvinden. Welke diensten u hierbij betrekt bepaalt u bij het kiezen van een behandelaanpak. Het uitvoeren van een risicoanalyse is van groot belang tijdens deze fase. Zonder risicoanalyse kan een advies niet voldoende worden gefundeerd. Het uitvoeren van de risicoanalyse in gezamenlijkheid kan helpen om een eenduidige kijk te krijgen op het evenement. Het adviestraject voor evenementen kent een plenaire behandeling in één of meerdere bijeenkomsten van een gemeentelijk evenementenoverleg, waarbij u als medewerker Vergunningen voorzit en waarbij verder de betrokken adviserende diensten aan tafel zitten. Wanneer een evenement bijzondere risico’s of discussie oplevert, kan voor opschaling worden gekozen. Het houdt voor de gemeente in dat de adviseur veiligheid van de burgemeester direct betrokken raakt. Ook de burgemeester zelf kan in deze omstandigheden betrokken raken in het adviestraject. Wat moet u geregeld hebben? U heeft als vergunningverlener de primaire verantwoordelijkheid om te bepalen of, en aan welke dienst, u advies vraagt over een evenement. Bij politie, brandweer en GHOR kunt u standaard om advies vragen. Inventariseer ook bij welke overige (gemeentelijke) diensten u om advies kunt vragen bij bepaalde typen risico’s, zoals op het gebied van constructieve veiligheid of verkeer. Breng in kaart hoe en wanneer u dergelijke diensten kunt betrekken in het adviestraject en informeer hen hierover. In het adviestraject vormt u de schakel tussen de aanvrager van de vergunning en de adviserende diensten, ook wanneer er vragen zijn om meer informatie of een nadere toelichting op de plannen. Voer regelmatig overleg in multidisciplinair verband over aangevraagde evenementen. Agendeer bij deze overleggen ook evenementen die u niet als risicovol heeft geclassificeerd, al is het maar om te horen of er bijzonderheden zijn. Zorg ervoor dat er van deze overleggen verslag wordt gemaakt. Wat mag u van anderen verwachten? Uw partners adviseren elk vanuit hun eigen expertise over de vergunningaanvraag en de gevolgen hiervan op de openbare orde, publieke veiligheid en volksgezondheid.Iedere dienst is zelf verantwoordelijk voor zijn (deel van het) veiligheidsadvies, maar ook voor de kwaliteit van het geheel. U mag van de adviseurs verwachten dat zij ook elkaars adviezen lezen en controleren op wederzijdse consistentie. Het advies dat u krijgt zou gericht moeten zijn op de voorschriften en beperkingen die u in de vergunning stelt, maar ook op de maatregelen die de overheid moet nemen en de overige gevolgen van het evenement. Adviezen dienen consistent met elkaar te zijn en moeten kunnen worden vertaald naar handhaafbare vergunningsvoorwaarden. Bij discrepanties is het van belang met de adviserende diensten om tafel te gaan en te analyseren wat de reden is voor de verschillen in advisering. De veiligheidsregio heeft bij risicovolle evenementen de taak om te zorgen voor het tot stand komen van een integraal, multidisciplinair veiligheidsadvies. Dit gebeurt bij evenementen die volgens de risico-aanpak worden behandeld. Bespreek met de veiligheidsregio wie binnen de organisatie deze taak heeft. In regionaal beleid kan worden vastgesteld hoe de veiligheidsregio haar taak op het gebied van evenementen invult en hoe zij daarin samenwerkt met de gemeenten. Regie op het proces U kunt interne adviestermijnen afspreken met adviserende diensten. Dit geeft u als vergunningverlener tijd om adviezen te overwegen en het geeft de aanvrager tijd om eventuele wijzigingen aan het evenement door te voeren. Voor de reguliere aanpak geldt dat u de diensten om advies vraagt en deze bundelt. U voert de regie op de uitvoering. Voor het proces van de risico-aanpak geldt: •
De veiligheidsregio coördineert het tot stand komen van een integraal veiligheidsadvies. De veiligheidsregio moet er gedurende de voorbereiding voor zorgen dat de juiste expertise bij elkaar wordt gebracht vanuit alle relevante diensten.
•
Wanneer u vraagt om een multidisciplinair veiligheidsadvies, zal de risicoanalyse ook (deels) gezamenlijk moeten worden doorlopen. Dit kan onder regie van de veiligheidsregio, maar nog beter onder regie van de gemeente zelf.
•
Het is raadzaam om ook de organisator van het evenement uit te nodigen voor de risicoanalyse, zodat ook zijn kennis en inzichten over het evenement worden benut.
Tips •
Bedenk om wat voor soort advies u wilt vragen: is dit algemeen advies over het evenement? Of beschrijft u over welk specifiek punt u een advies wil ontvangen? Het kan soms effectief zijn om zaken eruit te lichten waar in de advisering extra aandacht voor nodig is.
•
Verzoek tijdig en schriftelijk om advies en stuur alle voor de adviserende dienst (en) relevante informatie mee. Dit is ten minste:
•
•
de ingevulde vergunningaanvraag met bijgeleverde tekening;
•
het veiligheidsplan;
•
de ingevulde risicoscan.
Raadpleeg: •
Veiligheidsregio Hollands Midden: Kader evenementenveiligheid
•
Veiligheidsregio Hollands Midden: Bijlagen kader
Benieuwd naar de werkwijze in andere gemeenten? Praktijkvoorbeelden evenementenveiligheid zijn beschikbaar via deze link.
4.
voorschriften bepalen
Hoe zit het precies? Nadat u adviezen heeft ontvangen van alle relevante diensten, stelt u een vergunning op. U besluit als vergunningverlener hoe u de ontvangen adviezen vertaalt naar vergunningvoorschriften. Met het vaststellen van de vergunning bepaalt u onder welke voorwaarden u het verantwoord vindt om het evenement plaats te laten vinden. Het afgeven van de vergunning leidt er niet toe dat er geen restrisico’s zijn. Restrisico’s zijn de risico’s die met de komst van het evenement worden geaccepteerd. De burgemeester bepaalt met het vaststellen van de vergunning welke restrisico’s de gemeente accepteert. U heeft (namens de burgemeester) de mogelijkheid om op grond van de APV een melding of vergunning te weigeren of in te trekken als het gevaar oplevert voor de openbare orde, openbare veiligheid, de volksgezondheid en/of bescherming van het milieu. In de vergunning staat welke maatregelen moeten worden genomen door de aanvrager, om zorg te dragen voor de openbare orde, gezondheid en veiligheid tijdens het evenement. Dit wordt gebaseerd op de adviezen, voorgaande ervaringen en op hoe de aanvrager aangeeft wanordelijkheden en incidenten te bestrijden. De vergunning is geen sluitpost: ook na het verlenen van een vergunning kunt u de organisator vragen om de gemaakte afspraken in een veiligheidsplan nader uit te werken. Voordat de definitieve vergunning wordt opgesteld, kan het zijn dat de organisator meermaals een herzien veiligheidsplan moet indienen, waarop betrokken diensten wederom een veiligheidsadvies moeten verlenen. Wat moet u geregeld hebben? Het is aan u als vergunningverlener om een duidelijke, uitvoerbare en handhaafbare vergunning op te stellen. Vul algemene voorwaarden aan met afspraken die specifiek voor het evenement geldig zijn. Verwijs in uw vergunning naar het veiligheidsplan. Neem in de vergunning duidelijk op dat deze nog kan worden ingetrokken op basis van nieuwe informatie of gewijzigde omstandigheden. Als u vergunningen uiterlijk zes weken voor een evenement verleent, kunnen bezwaren op adviezen en voorschriften tijdig besproken worden. Om dit te halen dient u streng toe te zien op zowel aanvraagtermijnen als interne adviestermijnen. Wat mag u van anderen verwachten? Vraag adviserende diensten om goed mee te denken over de vergunningsvoorwaarden. Laat hen de conceptvergunning lezen en toetsen. Voorkom daarmee verschil in interpretatie en verwachting. De voorbereidingen op het evenement zijn waarschijnlijk nog volop bezig. Spreek met de vergunningaanvrager door hoe hij zijn veiligheidsplan ook na vergunningverlening actueel blijft houden. Zorg dat diensten, mochten zij beschikken over nieuwe informatie die van invloed kan zijn op de vergunning, dit met u delen. Dit stelt u in staat om te beoordelen of de informatie consequenties heeft voor het evenement. Regie op het proces De (multidisciplinaire) risicoanalyse vormt vooral bij aandachts- en risicovolle evenementen een belangrijk onderdeel bij de totstandkoming van vergunningvoorschriften. In de adviesfase moet hiervoor een gezamenlijke risicoanalysebijeenkomst voor worden georganiseerd. Richt uw vergunningenproces in op de dynamiek van risico’s: als risico’s veranderen of wanneer er urgente nieuwe informatie binnenkomt, kan het nodig zijn de vergunning en de voorwaarden te wijzigen. Vraag dan opnieuw om advies en stel een nieuwe vergunning op. Stel bewust vast of u wel of niet afwijkt van een veiligheidsadvies en om welke redenen. Wanneer een gegeven advies niet wordt opgevolgd, hoort dit onderbouwd te worden teruggekoppeld aan de adviseur. Vraag uzelf hierbij wel af welke restrisico’s u accepteert bij het niet volgen van advies. Tips •
Vooral bij evenementen die worden behandeld volgens de risico-aanpak is het raadzaam om de burgemeester vroeg in het proces te betrekken. Dit maakt het makkelijker om samen met hem of haar de nodige strategische afwegingen te maken.
•
Bespreek met adviserende diensten welke kwaliteitseisen u stelt aan de plannen van de aanvrager. Stel vast welke consequenties u verbindt aan veiligheidsplannen die onder het vereiste kwaliteitsniveau liggen. Stel de aanvrager in staat om aan deze eisen te voldoen.
•
Partners delen nieuwe informatie die van invloed kan zijn op de vergunning. Bij regulier overleg met uw partners kan dit een agendapunt zijn, zodat u op tijd op veranderingen kunt inspelen.
Benieuwd naar de werkwijze in andere gemeenten? Praktijkvoorbeelden evenementenveiligheid zijn beschikbaar via deze link.
5.
planvorming en afstemming
Hoe zit het precies? Wanneer duidelijk is onder welke voorwaarden en beperkingen – en met welk restrisico – een evenement gaat plaatsvinden, begint de operationele voorbereiding. Als het goed is zijn, er in deze fase geen fundamentele wijzigingen meer nodig om een veilig evenement mogelijk te maken. Zowel de organisator en zijn onderaannemers als de overheidsdiensten stellen de benodigde operationele inzet tijdens het evenement vast. Tijdens de operationele voorbereiding dienen deze plannen te worden voorbereid en op elkaar afgestemd. Bij risicovolle evenementen ligt het voor de hand dat de overheidsdiensten zich voorbereiden op hun taak tijdens het evenement door middel van een centraal plan of draaiboek. De Handreiking Evenementenveiligheid benoemt hiervoor het Integraal Operationeel Plan (IOP), wat betekent dat u de plannen van de verschillende diensten samenvoegt. In het operationeel plan wordt de inzet onder normale omstandigheden en bij crises beschreven. Bij complexe evenementen moeten mogelijk aparte plannen worden opgesteld voor bijvoorbeeld de politie-inzet, toezicht en handhaving, mobiliteit en communicatie. Wat moet u geregeld hebben? U coördineert de onderlinge afstemming tussen de organisator en alle overheidsdiensten die tijdens het evenement een rol gaan spelen. Wanneer u in de voorbereiding vanwege de risico’s van het evenement hebt opgeschaald, coördineert een adviseur Veiligheid van de gemeente deze afstemming. Alle overheidsdiensten zijn in eerste aanleg zelf verantwoordelijk voor hun eigen operationele voorbereidingen en de onderlinge afstemming. U moet bepalen welke taken de gemeente ten deel vallen, en wie daarvoor verantwoordelijk wordt gemaakt. U dient een besluit te nemen over de wijze van samenwerking en multidisciplinaire coördinatie tijdens het evenement. Hiervoor zijn verschillende gespreksmodellen mogelijk. Het model dat u kiest moet aansluiten op de functie en het mandaat van het team dat tijdens het evenement actief is. Wees alert op de laatste informatie over het evenement. Zijn er toch nog risico’s waar op moet worden geanticipeerd? Dekt de vergunning voldoende de lading of moeten er aanvullende eisen worden opgesteld? Wat mag u van anderen verwachten? De vergunninghouder van het evenement is verantwoordelijk voor het opleveren van een definitief veiligheidsplan, dat is goedgekeurd door de betrokken overheidsdiensten. Dit plan kan tot de dag van het evenement worden aangepast in overleg tussen u en de organisator. Soms besteedt de vergunninghouder het opstellen van het veiligheidsplan (deels) uit aan onderaannemers. De kwaliteit en deugdelijke uitvoering van het plan blijven ook in dat geval de verantwoordelijkheid van de vergunninghouder. Aangezien de input van verschillende diensten komt, is er een centrale redactie nodig op het integraal operationeel plan. Deze taak kan door één van de diensten worden vervuld, maar ook de vergunningverlener of de adviseur Veiligheid kan de taak op zich nemen. Het is raadzaam om bij risicovolle evenementen de fase van operationele voorbereiding te laten uitvoeren door het team dat ook tijdens het evenement plaatsneemt in het coördinatieteam. Dit garandeert de betrokkenheid van het team bij het evenement. De organisator van het evenement is primair verantwoordelijk voor de veiligheid en gezondheid van de bezoekers. Regie op het proces Vooral bij evenementen die vallen onder de risico-aanpak is er behoefte aan een proces van planvorming en operationele afstemming. Houd bij ieder van deze evenementen regie op de operationele voorbereiding. Verder geldt voor deze evenementen het volgende: •
Tijdens de totstandkoming van operationele plannen zijn veel keuzes te maken. Houd in de gaten dat de keuzes die het voorbereidende team neemt in lijn zijn met keuzes die in de fase van vergunningverlening zijn gemaakt.
•
Organiseer multidisciplinaire overleggen ter voorbereiding op het evenement, waarbij ook de organisator kan worden uitgenodigd. Dit biedt de kans om de conceptplannen door spreken en om ontwikkelingen met grote consequenties voor de veiligheid vroegtijdig te signaleren.
•
Wees alert op signalen die erop wijzen dat er (on)voldoende afstemming is tussen de plannen van de overheidsdiensten (ook onderling) en de plannen van de organisator.
•
U kunt aan het einde van deze fase een table top oefening organiseren. Deze vorm van oefenen vormt een test van de plannen en helpt om de neuzen dezelfde kant op te krijgen. Medewerkers die nog niet bij de voorbereidingen betrokken waren, kunnen door de oefening op vlieghoogte komen.
Tips •
Organiseer een table top oefening tijdig, maar niet te vroeg. Een goed moment is bijvoorbeeld twee weken voor het evenement. Dan mag verwacht worden dat alle plannen vrijwel compleet zijn.
•
De politie is bij veel evenementen een belangrijke speler. Vraag de politie onder meer om hun inzet op straat, de beleids- en tolerantiegrenzen en de wijze van bejegening van publiek.
•
Stel vast hoe de brandweer en de ambulancediensten omgaan met incidentmeldingen en calamiteitenroutes. Bijvoorbeeld: gaat het werken om hulpdiensten via aangepaste routes te laten aanrijden of moet u uit gaan van standaard aanrijdroutes?
Benieuwd naar de werkwijze in andere gemeenten? Praktijkvoorbeelden evenementenveiligheid zijn beschikbaar via deze link.
6.
tijdens het evenement
Hoe zit het precies? Tijdens de voorbereidende fasen heeft u besloten wat uw rol is tijdens het evenement. In de meeste gevallen is dit het begeleiden van een schouw na de opbouw van een evenement, samen met de betrokken overheidsdiensten. Een schouw is een rondgang over het terrein en heeft als doel om te controleren of de organisator de vergunningsvoorwaarden naleeft. Bij risicovolle evenementen neemt u zitting in het operationele coördinatieteam. Aan een schouw nemen doorgaans de vergunningverlener, organisator, gemeentelijk toezichthouders en de betrokken overheidsdiensten deel. Wat moet u geregeld hebben? Als gemeentelijk projectleider van het evenement zorgt u voor een uiteenzetting van taken en verantwoordelijkheden van alle betrokken partijen tijdens het evenement. U zorgt voor de nodige inzet van gemeentelijk toezicht en handhaving. Toezichthouders richten zich op naleving van de vergunningvoorwaarden en op overtredingen die de veiligheid van het evenement in gevaar brengen. Bijvoorbeeld het tegengaan van wildparkeren op calamiteitenroutes. Bij risico-evenementen organiseert u de inzet van een multidisciplinair coördinatieteam en levert u de voorzitter. Dit team monitort de veiligheid en neemt besluiten over zaken rond de veiligheid die verder strekken dan de verantwoordelijkheid van de organisator. Wat mag u van anderen verwachten? Met name bij risico-evenementen geldt een aantal zaken in de uitvoering: •
De organisator, de politie en andere partijen kunnen ieder een eigen commandoruimte hebben en daarin werken met hun eigen teams. Zij zijn verantwoordelijk voor deugdelijke (terug)koppeling aan het coördinatieteam.
•
De organisator rapporteert periodiek aan het multidisciplinaire coördinatieteam en schuift aan bij overleggen van dit team. Wanneer u dit nodig vindt, levert hij een permanente vertegenwoordiger voor het coördinatieteam.
Verzeker u ervan dat het coördinatieteam en haar leden voldoende mandaat hebben om samen snelle beslissingen te kunnen nemen over de veiligheid. Regie op het proces Bij het inzetten van een multidisciplinair coördinatieteam bent u regisseur en verantwoordelijk voor het plannen en het ordelijk en efficiënt laten verlopen van overlegmomenten. De gemeente en de hulpverleningsdiensten kunnen vanwege een dreiging of een incident tot het besluit komen om de regie over de veiligheid over te nemen en op te schalen volgens de GRIP-structuur. Laat bij beperkte incidenten de verantwoordelijkheid zo veel mogelijk bij de organisator en zijn veiligheidsteam, en voorkom opschaling. Moet u opschalen? Het verantwoordelijke crisisteam (COPI, ROT, BT) kan de regie over het evenement overnemen, maar het kan ook mogelijk zijn dat het coördinatieteam en het crisisteam naast elkaar functioneren. Dit is afhankelijk van de effecten van het incident. Mocht de organisator van het evenement tijdens het evenement (of tijdens de opbouw) de aanwijzingen van de gemeente, politie of brandweer niet opvolgen, dan kan de burgemeester ervoor kiezen de vergunning in te trekken en het evenement stil te leggen op basis van de APV. Tips •
Bij reguliere evenementen zonder coördinatieteam is uw incidentele aanwezigheid ook gewenst. Het geeft u inzicht in de aard van het evenement en de kwaliteit van de veiligheidsorganisatie.
•
Door tijdens het evenement structurele overlegmomenten te plannen met operationele diensten, toezichthouders en de organisator, houdt u zicht op de voortgang van het evenement. Dit stelt u ook in staat de kwaliteit van de operationele veiligheidsorganisatie in te schatten.
•
Voert u een schouw uit? Plan dit dan na de opbouw van het evenement, maar vroeg genoeg om verbeteringen aan het evenemententerrein te kunnen maken voordat het programma start.
Benieuwd naar de werkwijze in andere gemeenten? Praktijkvoorbeelden evenementenveiligheid zijn beschikbaar via deze link.
7.
leren en verbeteren
Hoe zit het precies? Na het evenement volgt de evaluatie. Een volledige evaluatie heeft betrekking op zowel het verloop van het totale proces als het verloop van het evenement zelf. Zonder goede evaluatie mist u de mogelijkheid tot structurele verbetering en loopt u de kans dat fouten tijdens een volgend evenement opnieuw optreden. Wat moet u geregeld hebben? Bij reguliere (of A) evenementen bent u als vergunningverlener verantwoordelijk voor een vorm van evaluatie. Dit kan bijvoorbeeld in een regulier evenementenoverleg, waarvan verslag wordt gemaakt. Het kan ook door middel van een schriftelijke evaluatieronde met een formulier. Bij risicovolle evenementen bent u verantwoordelijk voor een meer uitgebreide, multidisciplinaire evaluatie. Deze kan bestaan uit gesprekken, een gezamenlijke bijeenkomst, analyse van verslaglegging of zelfs een externe evaluatie. Vraag operationele hulpdiensten, gemeentelijk toezichthouders en eventueel ook de organisator zelf een evaluatie te geven over de veiligheid, maatregelen en het verloop van het evenement. Wat mag u van anderen verwachten? Van de organisator en de overige betrokken overheidsdiensten mag worden verwacht dat zij een bijdrage leveren aan de totale, multidisciplinaire evaluatie. Regie op het proces U heeft de regie over het evaluatieproces. Bepaal welke evaluatie-activiteiten u nodig vindt. Voor evenementen die vallen onder de risico-aanpak ligt het voor de hand om een evaluatiebijeenkomst te organiseren met alle relevante partijen. Voer de evaluatie bij voorkeur uit binnen één maand na het evenement, zodat de ervaringen bij alle betrokkenen nog scherp voor de geest staan. Zorg als vergunningverlener voor een goed overzicht van verbeterpunten en taken die eruit voortkomen en houd de voortgang van verbeterpunten bij. Dit kan in samenwerking met betrokken diensten. Deel relevante verbeterpunten met de organisator van het evenement. Stel kritische vragen naar aanleiding van de evaluatie. Kan het evenement onder de gegeven voorwaarden blijven plaatsvinden op deze locatie? Is er een aanpassing nodig in het crowd management? Kan het evenement nog doorgroeien? Zijn er structurele aanpassingen nodig aan de locatie? Benut bij een toekomstige vergunningaanvraag de informatie die tijdens de evaluatie is verzameld. Tips •
Betrek de organisator bij de evaluatie wanneer u dit nodig vindt. U kunt van de organisator ook vragen om onderaannemers te betrekken bij de evaluatie. Soms beschikken zij zelf over logboeken waarin het verloop van het evenement vanuit veiligheidsperspectief staat omschreven.
•
Laat lessen en verbeterpunten uit de evaluatie aanleiding geven voor het nemen van inhoudelijke keuzes wat betreft het evenement. Dit is immers het moment om naar fundamentele verbeteringen te kijken.
•
Benoem en vier ook successen!
Benieuwd naar de werkwijze in andere gemeenten? Praktijkvoorbeelden evenementenveiligheid zijn beschikbaar via deze link.
