Evenementenveiligheid

Evenementenveiligheid Versie 1.0 - Bestuurlijk akkoord 12 december 2008

Inhoudsopgave Inhoudsopgave ...................................................................................................................................... 2 Leeswijzer ............................................................................................................................................ 2 1

Inleiding................................................................................................................................... 3 1.1. De opdracht............................................................................................................................ 3 1.2. De projectgroep...................................................................................................................... 3 1.3. De aanleiding en het projectdoel ........................................................................................... 3 1.4. De projectgegevens ............................................................................................................... 4 1.4.1. De uren .............................................................................................................................. 4 1.4.2. De kosten........................................................................................................................... 4 1.4.3. De risico’s .......................................................................................................................... 4 1.5. De definitie evenement .......................................................................................................... 4

2

Voorgesteld kader evenementenveiligheid ......................................................................... 6 2.1 Algemeen.................................................................................................................................... 6 2.2 De informatie-inwinning – het aanvraagformulier. ...................................................................... 7 2.3 De inschatting van risico’s .......................................................................................................... 8 2.3.1 De classificatie van evenementen: A – B – C.................................................................... 9 2.3.2 Het proces in schema: ..................................................................................................... 10 2.3.3 De voorbereidingstermijnen voor B- en C-evenementen ................................................ 11 2.4 De multidisciplinaire beoordeling van evenementen ................................................................ 11 2.5 De evenementenkalender ........................................................................................................ 11 2.7 Evaluatie nieuwe werkwijze / verbetering veiligheid bij evenementen ..................................... 12

3

Aanbevelingen ............................................................................................................................ 14

4

4.1 4.2 4.3 4.4 4.5 4.6 4.7

Communicatie ..................................................................................................................... 15 Algemeen .................................................................................................................................. 15 Gemeenten ............................................................................................................................... 15 Overheidsdiensten.................................................................................................................... 15 Inwoners ................................................................................................................................... 15 Overigen ................................................................................................................................... 16 Pers .......................................................................................................................................... 16 Kosten....................................................................................................................................... 16

Leeswijzer Hoofdstuk 1 handelt over de projectgroep, het projectdoel en de aanleiding tot dit project. Bovendien geeft het een overzicht van de stand van zaken rond dit project. Het belangrijkste deel van dit hoofdstuk is de te hanteren definitie van “het evenement”. In hoofdstuk 2 kunt u de conclusies van de projectgroep lezen, haar aanbevelingen en de producten die daarbij gebruikt kunnen worden, de risicoscan als inschattingsinstrument voor de gemeenten, het (regionaal vormgegeven) aanvraagformulier voor een evenementenvergunning en de evenementenkalender. Hoofdstuk 3 is een overzicht van beslispunten. Hoofdstuk 4 is het plan hoe dit project naar de diverse belanghebbenden te communiceren.

Augustus 2008

Evenementenveiligheid in Zaanstreek – Waterland.

2

1

Inleiding 2.1.

De opdracht

In het multidisciplinair werkprogramma 2007 – 2008 van het Veiligheidsbureau Zaanstreek – Waterland is vastgesteld om medio 2008 te komen tot een regionaal multidisciplinair kader waarmee evenementen kunnen worden afgestemd en kunnen worden beoordeeld op veiligheid. Onderdeel van dit kader zal zijn een multidisciplinair (politie, brandweer, ghor, gemeenten en eventueel andere deskundige partijen) beoordeelde regionale evenementenkalender.

2.2.

De projectgroep

In januari 2008 is een multidisciplinaire projectgroep samengesteld. In deze groep werd samengewerkt door personen die vanuit hun discipline allemaal met het fenomeen evenementen van doen hebben. In de groep werd deelgenomen door de volgende personen: Dhr. Mw. Dhr. Mw. Dhr. Dhr. Dhr. Dhr.

Bc.

drs. ing.

2.3.

Aalders, Theo Eelman, Carolien Kaasbergen, Bart Koç, Filiz Prevoo, Henk Ranzijn, Tim Trijp, John van Tump, John

insp. politie eur. ing. insp. politie

Beleidsmedew. GHOR A-A Medew. Communicatie RBZW Jur. bel.med. A.P.V. & Bijz.Wt. Medewerker Kabinet OO&V Beleidsmedewerker OO&V Projectleider Coördinator Risicobeheersing Capaciteitsmanagement

GHOR VRZW – RBZW BEEMSTER ZAANSTAD LANDSMEER VRZW BRANDWEER POLITIE

De aanleiding en het projectdoel

Evenementen kunnen risico’s met zich meebrengen. Dat kan zijn door de aard van het evenement, door het karakter van de deelnemers, door de omvang of door het toeschouwers- of deelnemersaantal of door (een) combinatie(s) van deze factoren. In de regio Zaanstreek – Waterland is geen sprake van een uniforme, multidisciplinaire preventieve en proactieve aanpak voor veiligheid van – en tijdens evenementen. Multidisciplinair overleg voorafgaand aan evenementen is niet structureel maar doorgaans ad hoc en vindt plaats naar aanleiding van eventuele inschatting van risico’s. Inzichten die gebruikt zijn om eventuele risico’s te inventariseren zijn niet uniform, maar per individu, casus of gemeente verschillend en inmiddels (RBP Rampenbestrijdingsplan) gedateerd. Dit brengt onnodige risico’s voor veiligheid met zich mee: Geen – of onvoldoende communicatie van wat voor informatie bekend is bij verschillende partners zou kunnen leiden tot kwalitatief of kwantitatief onvoldoende toezicht bij evenementen, onderschatting van risico’s en onverwachte inbreuken op de veiligheid. Er is een regionale evenementenkalender maar deze is niet voldoende ontwikkeld om als praktisch en steunend hulpmiddel te dienen voor de bevordering van veiligheid bij evenementen. Doel van dit project is de veiligheid bij evenementen te vergroten door in 2008 met hulpverleningsdiensten en gemeenten in de Veiligheidsregio Zaanstreek – Waterland te komen tot een eenduidige gezamenlijke aanpak van evenementen in de fasen van proactie en preventie, preparatie, repressie en nazorg. De projectgroep is er van overtuigd dat door haar voorgestelde plannen, producten en handelwijzen dit doel nog dit jaar kan worden gehaald.

Augustus 2008


3

1.4.

De projectgegevens

2.4.1. De uren De projectgroep is binnen de begrote uren is gebleven. De voorlichtings- / implementatiefase zal nog wat uren vergen; hierover later meer in de communicatieparagraaf.

2.4.2. De kosten Voor dit project zijn geen kosten gemaakt, natuurlijk afgezien van de personele kosten die door Veiligheidsregio, politie, brandweer, ghor en de gemeenten Beemster, Landsmeer en Zaanstad zijn geïnvesteerd en de kosten voor gebruik van vergaderruimten en een enkel werkbezoek. Ook voor de producten die door de projectgroep zijn (door)ontwikkeld zijn geen kosten gemaakt anders dan tijd. Het is denkbaar dat er nog kosten voor drukwerk gemaakt zullen moeten worden. De projectgroep heeft gestreefd naar het afleveren van nuttige producten zonder “toeters en bellen”. Eerst maar eens resultaat boeken met goede afspraken en minimale middelen voordat we gaan denken aan internet applicaties en bijzondere computersystemen.

2.4.3. De risico’s Nog steeds kent dit project risico’s. Een regionaal en multidisciplinair kader voor evenementen kan gevoeld worden als een poging tot inbreuk op de gemeentelijke autonomie. De projectgroep heeft zich de grenzen van het project steeds zuiver voor ogen gehouden. De gemeente blijft autonoom op het gebied van vergunningverlening. Het verschil ten opzichte van de huidige situatie wordt gemaakt door de analyse van het evenement, de multidisciplinaire en gezamenlijke beschouwing van het evenement en de advisering over de voorbereiding op het evenement.

2.5.

De definitie evenement

Bij het woord evenement heeft iedereen een beeld en toch is het goed om bij een project als Evenementenveiligheid even scherp te stellen waarover wij het dan hebben. In de Algemeen Plaatselijke verordeningen van de gemeenten is de volgende definitie te lezen: Onder evenement wordt verstaan elke voor publiek toegankelijke verrichting van vermaak, met uitzondering van: a. bioscoopvoorstellingen; e b. markten als bedoeld in art. 160, 1 lid onder h van de Gemeentewet; c. kansspelen als bedoeld in de Wet op de kansspelen; d. het in een inrichting in de zin van de Drank- en Horecawet gelegenheid geven tot dansen; e. betogingen, samenkomsten en vergaderingen als bedoeld in de Wet openbare manifestaties; f. activiteiten als ……straatartiesten etc….. Onder evenement wordt mede verstaan: a. herdenkingsplechtigheid; b. braderie; c. optocht op of aan de weg of op het openbaar water, niet zijnde een betoging als bedoeld in artikel 2.1.2.2. d. feest of wedstrijd op of aan de weg of op het openbaar water.

Augustus 2008


4

Gelet op de Wet Openbare Manifestaties en in het belang van de veiligheid adviseert de projectgroep een ruimer begrip te hanteren zodat ook betogingen etcetera in de evenementenkalender kunnen worden opgenomen om in een ruimer verband bijvoorbeeld hinderlijke samenloop of potentieel risico te kunnen ontdekken. Voorgesteld wordt de definitie zoals die ook door de Veiligheidsregio Flevoland wordt gehanteerd te gebruiken. Deze is als volgt: Alle voorzienbare activiteiten en gebeurtenissen die leiden tot een incidentele grote toestroom van personen naar een plaats of gebied, met als gevolg de aanwezigheid van grote of bijzondere groepen mensen met alle daarmee samenhangende zaken op het gebied van veiligheid.

Augustus 2008


5

2

Voorgesteld kader evenementenveiligheid Van individueel informatie verzamelen naar multidisciplinair informatiemanagement.

2.1 Algemeen De gemeenten binnen onze veiligheidsregio hebben het, ieder voor zich, allemaal best voor elkaar: hoe evenementenvergunningen moeten worden aangevraagd is geregeld en de advieslijnen – op misschien een enkel geval de GGD’en en/of de GHOR na - zijn duidelijk. De plaatselijke brandweercommandant is op “handshake-distance” en de contacten met de lokale wijkteamchef van de (regionaal georganiseerde) politie zijn – vanuit de gemeente gezien - geregeld en veelal goed. Toch kunnen er zaken worden verbeterd. Het is opvallend dat de inhoud van het aanvraagformulier per gemeente verschilt. Sommige zaken komen wel overeen, maar elke gemeente wil, ieder op een andere manier, andere zaken van de aanvrager weten. De vorm waarop een aanvraagformulier kan worden verkregen of ingevuld is nogal verschillend; dit is nu van minder belang, maar in hoofdstuk 6 “Conclusies en Aanbevelingen” wordt hier op teruggekomen. Inmiddels zijn de gemeenten gewend, als resultaat van eerdere project- of werkgroepen evenementenveiligheid, om aangevraagde of vergunde evenementen aan te leveren aan een regionaal centraal punt. Veelal werd dit gezien als een behoefte van de regionaal georganiseerde politie om politieinzet verantwoordelijk te kunnen plannen. Een kalender kan echter ook worden gebruikt als sturings- en controlemiddel en kan zelfs een waardevolle bijdrage leveren in het adviseren over evenementen. De gemeente vraagt haar partners – politie, brandweer en GGD en / of GHOR – om advies over het te houden evenement. In de regel wordt dat advies gevraagd aan de lokale brandweer, die wellicht expertise inhuurt en het plaatselijke politieteam. De GGD en / of GHOR worden soms vergeten. Doordat benodigde expertise niet altijd lokaal aanwezig is, kan het gebeuren dat risico’s niet worden gezien en dat evenementen en wat daarbij zou kunnen gebeuren worden onderschat. Bovendien kan worden afgevraagd of de brandweer van de inhoud van het politieadvies en de politie van het brandweeradvies op de hoogte is. Veelal is dat niet het geval. Veiligheid bij evenementen is en blijft mensenwerk. Mensenwerk kan verbeterd worden en minder zou aan het toeval kunnen worden overgelaten.

!

Een aantal gemeenten bespreekt evenementen - al of niet structureel - in een multidisciplinair samengesteld gezelschap. In de regio is deze werkwijze echter nog geen vast pandoer.

"

Uit eenvoudige voorbeelden, soms zelfs uit anekdotes zoals hiernaast, haalde de projectgroep haar inspiratie. Niet door super-de-luxe computerprogramma’s, maar door het stroomlijnen van informatie en het bij elkaar brengen van informatiebronnen en –kanalen, kunnen prima resultaten worden gehaald. Simpel maar doeltreffend!

Augustus 2008


6

2.2

De informatie-inwinning – het aanvraagformulier.

Om een evenement verantwoord te kunnen vergunnen is het nodig dat men weet wat zij gaat vergunnen. De meeste gemeenten in de regio Zaanstreek – Waterland bedienen zich van een formulier waarop de aanvrager van de evenementenvergunning zijn of haar gegevens kwijt kan en waarop gegevens over het voorgenomen evenement kunnen worden ingevuld. De in de gemeenten gebruikte formulieren zijn verschillend van vorm en inhoud. Zij variëren van het vragen om (zeer) weinig informatie – soms vanwege het principe van deregulering – tot gedetailleerde vraagstelling. De trend is dat evenementen steeds massaler worden. Zowel de politiek als de burgerij vragen daarom om organisatie van veiligheid en het minimaliseren van de kans op onveiligheid. De voorbereiding op evenementen zal een kwestie zijn van een middenweg tussen “simpel als het kan – georganiseerd waar dat lijkt te moeten!” Voor het managen van veiligheid is informatie nodig is. Zonder informatie kunnen partners in veiligheid, zoals politie, brandweer, GGD en / of GHOR, geen advies op een voorgenomen evenement geven. Als deregulering enerzijds en gedegen informatie-inwinning met elkaar in wankel evenwicht verkeren moet veiligheid in het kader van dit project het zwaartepunt leggen bij het belang van informatieinwinning, zelfs wanneer daardoor aan het streven naar deregulering van gemeenten minder kan worden gedaan dan was voorgenomen. Op basis van “best-practices” is een “aanvraagformulier evenementenvergunning” (door)ontwikkeld die zeker zal gaan voldoen aan de verwachtingen. Mits volledig en juist ingevuld is er voldoende basisinformatie voor de volgende stap in het proces, het inschatten van risico’s.

Augustus 2008


7

Zonder hier op details in te gaan worden in het aanvraagformulier evenementenvergunning vragen gesteld in de volgende rubrieken: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13.

Soort evenement en datum evenement; gegevens van de organisator / aanvrager / contactpersoon; locatie evenement; deelnemers en bezoekers evenement; geluid; vuurwerk; drank en horeca; hygiëne en gezondheid; beveiliging; wegafsluiting, hekken en borden t.b.v. afsluitingen; verkoopactiviteiten; kansspelen; tijdelijke reclameborden / spandoeken.

Voorts wordt ruimte gelaten voor opmerkingen en een eventuele toelichting.

2.3 De inschatting van risico’s Risico’s inschatten is moeilijk. In de regel zal het zo zijn dat een ondernemer die met een evenement winst wil genereren risico’s zal bagatelliseren en de veiligheidsverantwoordelijke zal met misschien meer risico’s rekening houden dan reëel is. Beiden zullen de “onderschatting” respectievelijk “overschatting” beseffen maar door belangen worden de partijen uit elkaar gedreven. Doordat bij de partij die de veiligheid moet managen expertise of kennis ontbreekt kan het voorkomen dat de kans op risico’s wordt onderschat. Ook kan dit zijn oorzaak vinden doordat niet bij alle partijen elkaars bemerkingen over risico’s rond het evenement bekend zijn. Onderdeel van een gedegen preparatie is een verantwoorde risicoscan. Zonder te willen beweren dat de huidige werkwijze onverantwoord is, is het teveel van verschillende mensen, inzichten en werkwijzen afhankelijk. Van alle organisatoren, de manier waarop zij hun plannen presenteren en van alle ambtenaren die acteren vanuit hun persoonlijke referentiekaders, voorkeuren en de richtlijnen van hun bedrijf. De projectgroep heeft een risicoscan die onlangs in de Veiligheidsregio NoordHolland Noord in gebruik is genomen (door)ontwikkeld naar een scan voor onze Regio. Met de gegevens van de aanvrager en de kennis van de behandelend ambtenaar wordt met behulp van dit instrument een classificatie bepaald van de mate van aanwezige risico’s. De classificaties lopen gelijk op met de risico-inschatting van wedstrijden in het betaald voetbal: een A-evenement is een evenement met een laag risico; een B-evenement een met verhoogd risico en een C-evenement is risicovol.

Augustus 2008


8

Onderaan de vorige pagina ziet u het scherm van de risicoscan. Deze eenvoudige tool is door het interregionale bureau Conflict- en Crisisbeheersing van de politie in het MS Officeprogramma Excel ontwikkeld ten behoeve van de Veiligheidsregio Noord-Holland Noord. Het is door CCB doorontwikkeld voor de VRZW op verzoek van de projectgroep Evenementenveiligheid Zaanstreek – Waterland. Het is een prima instrument waarmee de ambtenaren in onze regio die zich met evenementen en de aanvraag of afgifte van vergunningen bezig houden door het invullen van parameters / indicatoren een indicatie krijgen over de zwaarte van het voorgenomen evenement. De indicatoren zijn verdeeld in drie profielen die om informatie vragen over het evenement: Publieksprofiel Ruimtelijk profiel Activiteitenprofiel

2.3.1

waarin vragen worden gesteld over de bezoekers of deelnemers van/aan het evenement; over het evenemententerrein en de risico’s die daar bestaan of kunnen ontstaan; over de activiteiten tijdens het evenement, alsmede naar de ervaringsgegevens van eerdere keren.

De classificatie van evenementen: A – B – C.

Nadat het is ingevuld geeft de scan een classificatie van het evenement:

Zoals u ziet betreft de classificatie A een regulier evenement waar redelijkerwijs niet veel risico’s van te verwachten zijn. U zult zich misschien afvragen waarom dit evenement toch gemeld moet worden aan de Veiligheidsregio…. Dat heeft te maken met een mogelijke hinderlijke samenloop van dit evenement met een ander evenement. Een voorbeeld: In twee afzonderlijke buurgemeenten worden onafhankelijk van elkaar A-evenementen voorbereid die elkaar qua karakter of verkeersinfrastructuur wellicht zouden kunnen “bijten”. Als dat het geval is zullen beide gemeenten daarop worden geattendeerd en, waar wenselijk, over geadviseerd. Voor het overige ligt het niet in de lijn der verwachtingen dat de normale bedrijfsvoering van hulpdiensten en gemeente worden beïnvloed.

Een B-evenement is een evenement met een verhoogd risico. Te denken valt aan een groot lokaal gevierd evenement. Er zijn gevolgen voor de locale verkeerssituatie, bijvoorbeeld vanwege afsluitingen, of het Ruimtelijk profiel geeft aanleiding tot paraatheid van hulpdiensten. In dit geval gaat de multidisciplinair samengestelde werkgroep nader inzoomen op de specifieke risico’s die bij dit evenement te verwachten zijn. Zij gebruikt hierbij de ingevulde risicoscan en het ingevulde aanvraagformulier. De lokale ambtenaar kan eventueel toelichten. De werkgroep brengt een advies uit aan de gemeente over de voorbereiding op het evenement en eventueel nader te stellen voorwaarden voor het verlenen van de vergunning. Te denken valt hierbij aan voorwaarden over beveiliging, verkeersregeling etc. De werkgroep maakt het evenement en haar advies ook bekend bij de hulpdiensten. Dat kan zijn op lokaal niveau, maar kan tevens op unit of regionaal niveau worden ingestoken wanneer de beheersing van dit evenement door één of meerdere partijen naar verwachting niet op lokaal niveau valt te managen.

Augustus 2008


9

C-evenement, een risico-evenement. Bij dergelijke evenementen wordt niet alleen publiek uit de eigen gemeente verwacht, maar ook van buiten de gemeente. Denk hierbij aan de “Dam tot Damloop” ; een dancefestival zoals “Welcome to the Future” in het Twiske en dat kaliber evenementen. De inventarisatie van de potentiële risico’s door de werkgroep gaat op dezelfde wijze als bij Bevenementen. Ook het informeren geschiedt net zo, met dien verstande dat het hier meer voor de hand ligt dat de diensten op hoger niveau worden ingeseind. Dit vanwege de geringe verwachting dat een dergelijk evenement lokaal of door lokale teams is te managen. In alle gevallen worden de aangemelde evenementen geplaatst op de evenementenkalender.

2.3.2

Het proces in schema: 1. Vergunningaanvraag. • •

Burger gebruikt standaard formulier. Gemeente maakt risicoscan.

2. Risicoanalyse. • •

•

Gemeente stuurt scan en formulier naar VRZW. VRZW checkt scan en plaatst evenement op kalender. Werkgroep Evenementen analyseert risico’s multidisciplinair.

3. Advies. •

•

Augustus 2008


VRZW / WG Evenementen brengt advies uit aan gemeente over vergunning en voorbereiding. VRZW informeert de betrokken diensten op lokaal en/of hoger niveau en adviseert over voorbereiding.

10

2.3.3 De voorbereidingstermijnen voor B- en C-evenementen Bij een evenement dat een grote politie-inzet vereist kán het uit oogpunt van capaciteitsmanagement nodig zijn om rekening te houden met een voorbereidingstijd van 6 tot 26 weken. Zie artikel 12 sub 8,9 en 10 van het Besluit Algemene Rechtspositie Politie. Zo’n lange tijd als 26 weken zal in de regel niet nodig zijn. Anders dan in andere Regio’s lijkt het vooralsnog niet nodig om hiervoor zulke vaste termijnen voor te bepalen. Wel is bovenstaande van belang om te realiseren dat met name de politie er belang bij heeft om zéér tijdig op de hoogte te zijn van grotere dan wel grootschalige inzet. Voor de andere partijen zal trouwens hetzelfde gelden: hoe groter of ingrijpender de voorbereiding is, hoe meer voorbereidingstijd wenselijk is. Wij adviseren mede in verband met het plannen van capaciteit van de politie vooralsnog een termijn van twaalf weken aan te houden in het geval van B en C evenementen.

2.4 De multidisciplinaire beoordeling van evenementen In de huidige situatie is van multidisciplinaire beoordeling van evenementen nog slechts sprake op basis van goede, maar individuele initiatieven. Met behulp van de gegevens van de risicoscan en het aanvraagformulier zou door een multidisciplinair samengestelde groep – bijvoorbeeld de groep als samenwerkend in dit project – onder verantwoordelijkheid van de Veiligheidsregio nader kunnen worden ingezoomd op de potentiële risico’s van het voorgenomen evenement. De projectgroep heeft overwogen ook een vast model te creëren waarlangs de risico’s van een evenement zouden moeten worden geïnventariseerd maar heeft er vooralsnog voor gekozen om dat niet te doen om te voorkomen dat die inventarisatie een mechanisme zou worden en alle creativiteit zou verliezen. Bij het inventariseren van de risico’s wordt rekening gehouden met alle mogelijke scenario’s van gebeurtenissen die op of rond het evenement zouden kunnen plaatsvinden, zoals paniek in menigte, extreme weersomstandigheden, vastlopend verkeer, brand of ontploffing etc. etc. Deze “Evenementenwerkgroep” kan na beoordeling van het evenement een gedegen advies geven aan de gemeente over de vergunningverlening en over de gewenste wijze van voorbereiding. Het is vanwege de korte lijnen naar de kolommen heel eenvoudig voor de groepsleden om een signaal af te geven dat een evenement aanstaande is, over de gewenste voorbereiding hierop en op welk niveau (lokaal of regionaal) voorbereid zou moeten worden. Deze groep zou maandelijks bij elkaar moeten komen om hier een dagdeel, of korter aan te werken. Hierbij is inbreng van de lokale ambtenaar mogelijk. Dit lijkt een extra investering, maar door deze investering zou de advisering op evenementen per kolom afgebouwd of misschien opgeheven kunnen worden. Door deze werkwijze wordt bewerkstelligd dat de diensten van elkaars adviezen naar de gemeente op de hoogte zijn en dat de eventueel te verwachten moeilijkheden worden onderschat. Bovendien kan in een vroegtijdig stadium met de gezamenlijke voorbereiding worden begonnen.

2.5 De evenementenkalender Zoals eerder opgemerkt is er een regionale evenementenkalender. Deze is echter nog niet voldoende ontwikkeld om als praktisch en steunend hulpmiddel te dienen voor de bevordering van veiligheid bij evenementen. De huidige evenementenkalender is een opsomming van de voor het eind van ieder jaar door de gemeenten in de regio aangeleverde opsomming van voorgenomen evenementen voor het nieuwe jaar.

Augustus 2008


11

De gemeenten leverden de gegevens op ieders eigen wijze aan en in veel gevallen bevatten zij te kort informatie voor een goede inschatting van de risico’s. Men kon slechts de samenloop van evenementen beoordelen maar dan slechts beperkt omdat maar op één moment in het jaar voor het jaar daarop werd geïnventariseerd. De nieuwe kalender wordt dynamisch en kan, indien gekozen wordt voor deze nieuwe werkwijze, op alle momenten tijdens het jaar worden geactualiseerd op basis van actuele en betrouwbare gegevens. Op die manier wordt de kalender een écht nuttig, betrouwbaar en dynamisch instrument dat – behalve als schakel in de veiligheid bij evenementen – ook als beleidsinstrument of managementtool gebruikt kan worden. Het zou zelfs geschikt kunnen zijn – bijvoorbeeld bij plaatsing op een website - als instrument voor toeristische informatie en reclame voor onze Regio. Tot nu toe werden de gegevens verzameld en verwerkt door de gemeente Zaanstad. Vanwege het regionale karakter van de beheerswerkzaamheden rond evenementenveiligheid bevelen wij aan om het beheer van de nieuwe kalender op te dragen aan het Veiligheidsbureau Zaanstreek – Waterland.

2.7 Evaluatie nieuwe werkwijze / verbetering veiligheid bij evenementen Het verdient aanbeveling om deze werkwijze en de geleverde producten aan het einde van 2009 te evalueren op bruikbaarheid en gemak bij het werken en het voorbereiden van evenementen. Dit zal een kwalitatieve evaluatie moeten worden waaraan alle gemeenten, diensten en eventuele derden die met deze producten of werkwijze van doen hebben gehad zullen worden bevraagd.

Augustus 2008


12

Helaas kan niet worden onderzocht of door deze werkwijze er een daadwerkelijke toename is van veiligheid bij evenementen. De huidige stand van zaken rond veiligheid van evenementen is niet onderzocht en dus niet in cijfers uit te drukken. Wel is het zo dat: 1. 2. 3. 4. 5.

de monitoring van wat gaat komen aan evenementen overzichtelijk is; de evenementen beter geclassificeerd worden; de diensten en gemeenten gezamenlijk hun expertise aanwenden om risico’s in te schatten; dat de aanspreekpunten binnen de diensten voor de gemeenten duidelijker zijn; dat de evenementenbeoordeling bij de politie niet meer verspreid is over meerdere geografische units / medewerkers; 6. gemeenten en diensten tijdig worden voorzien van risico’s bij een voorgenomen evenement, geadviseerd worden over de mate en het niveau van voorbereiding. Indien akkoord wordt gegaan met bovenstaande zal het komend jaar door de werkgroep evenementen worden gewerkt aan een standaard format voor een veiligheidsadvies. In 2.4 werd al iets opgemerkt over een overwogen format voor de risico-inventarisatie.

Augustus 2008


13

3

Aanbevelingen Aanbevelingen

Kosten

Blz.

1.

Definitie “Evenement” in dit kader.

Overnemen voorgestelde definitie.

Geen

5

2.

Aanvraagformulier Evenementen.

Gebruik voorgestelde formulier promoten vanuit Regio bij gemeenten.

Nihil

7/8

3.

Risicoscan.

In gebruik nemen bij gemeenten en hulpverleningsdiensten om evenementen te classificeren.

Geen

8/9/10

4.

ZAW (Excel) Evenementenkalender.

Akkoord te gaan met dit model waarin dynamisch geclassificeerde evenementen kunnen worden opgenomen en op alle manieren kunnen worden gefilterd.

Geen

11/12 (2.5)

5.

Harde termijn van 12 weken voor B – en C – geclassificeerde evenementen.

Akkoord te gaan met de voorgestelde termijn met een evaluatieperiode van een jaar (2009)

Geen

6.

Beheerstaken rond Regionale Evenementen naar VRZW.

Hiermee akkoord te gaan.

Personeelskosten schatting 4u/w

11 (2.4)

7.

Instellen Multidisciplinaire Werkgroep Evenementen.

Hiermee voor een jaar akkoord te gaan en na evaluatie opnieuw te bezien.

Personeelskosten schatting per dienst / gem.: 4u/m

11 (2.4)

Project-

Augustus 2008

Werkgroep?

Ja/Nee

Let op: levert bij de diensten besparing op!


14

4

Communicatie 4.1

Algemeen

Bij de voorbereiding op evenementen in de regio Zaanstreek-Waterland valt op dat er sprake kan zijn van onvoldoende uniformiteit bij het inventariseren van de risico’s, dat de benodigde expertise niet altijd lokaal aanwezig is en dat de informatie niet altijd alle benodigde ‘kolommen’ bereikt. De voorgestelde middelen als gestandaardiseerd aanvraagformulier, de veiligheidsscan en de evenementenkalender kan deze lacune oplossen mits deze instrumenten bekend zijn bij de primaire doelgroepen en ook daadwerkelijk worden gebruikt. In feite gaat het om twee middelen die onlosmakelijk met elkaar zijn verbonden, namelijk de gestandaardiseerde aanvraag en de daaraan gekoppelde risicoscan en de regionale evenementenkalender. De belangrijkste doelgroep bij de aanvraag betreft de ambtenaren van de negen betrokken gemeenten die beroepshalve te maken hebben met het afgeven van vergunningen. De belangrijkste doelgroep bij de evenementkalender zijn partijen als VRZW, lokale- en regionale brandweer, politie en GHOR. In beide gevallen zijn de organisatoren van de evenementen eveneens een belangrijke doelgroep. De restgroep betreft de inwoners van het gebied waar het evenement plaatsvindt. En de plaatselijke pers is een intermediaire doelgroep: zij kunnen dienen als intermediair tussen organisatoren en inwoners via berichtgeving in de media. Tevens kunnen zij een rol spelen bij free publicity over de evenementenkalender en de regels die verbonden zijn aan het organiseren van evenementen.

4.2

Gemeenten

Het aanvraagformulier is ontwikkeld in samenwerking met een aantal ambtenaren en is klaar voor gebruik. De communicatie richting gemeenten is gericht op informeren, opiniëren en enthousiasmeren. Met een roadshow langs de ambtenaren die betrokken zijn bij dit onderwerp van alle negen gemeenten kan het middel onder de aandacht worden gebracht. In die gevallen moet vooral belicht worden dat het middel in samenwerking met diverse regionale ambtenaren is ontwikkeld en dat deze methodiek bij de veiligheidsregio Noord-Holland Noord inmiddels met succes wordt toegepast. Uit deze ronde komt waarschijnlijk een aantal verbeterpunten; die kunnen – indien nodig en gewenst worden aangebracht. Onlosmakelijk onderdeel van het aanvraagformulier is de risicoscan. Daarvoor moet het belang van uniformiteit worden benadrukt: dat levert eenduidige informatie op zodat op basis van standaardinput ook een afgewogen classificatie kan worden afgegeven. De roadshow vindt idealiter plaats in het najaar van 2008.

4.3 Overheidsdiensten Naast de uniforme aanvraag is vooral de registratie op de evenementenkalender van belang voor overheidsdiensten als VRZW, lokale- en regionale brandweer, politie en GHOR. Immers, op basis van deze kalender is een totaaloverzicht van het tijdstip van regionale evenementen mogelijk. Dat overzicht is van belang voor er inzicht in de risico’s van zowel de afzonderlijke activiteiten als evenementen die op verschillende locaties nagenoeg tegelijkertijd plaatsvinden. Bovendien wordt de evenementenkalender gevoed door de individuele aanvragen bij de verschillende gemeenten. Het doel van de communicatie richting deze diensten is informeren en enthousiasmeren. Vandaar dat bij de betrokken ambtenaren moet worden benadrukt dat uniforme registratie en plaatsing op de kalender bijdraagt aan de veiligheid in de regio. De communicatie naar deze betrokkenen vindt periodiek plaats tijdens de (maandelijkse) bespreking in de VRZW.

4.4 Inwoners

Augustus 2008


15

De wijze waarop de afzonderlijke gemeenten met haar inwoners de regels over het organiseren van evenementen regelt, is een zaak van de afzonderlijke gemeenten. Het doel van de communicatie richting inwoners is informeren. Omdat in de toekomst sprake zal zijn van een uniforme werkwijze, kan een algemene uitgave over dit onderwerp (wellicht ingebed in de gemeentelijke informatie, bij voorkeur als speciale uitgave van de VRZW) de inwoners wijzen op de voorwaarden bij het organiseren van evenementen en de tijdsspanne die daar mee gemoeid is. Gezien het actuele karakter wordt de evenementenkalender bij voorkeur digitaal gepubliceerd. Dat kan per gemeente afzonderlijk (voor de evenementen in die gemeente), maar ook voor de hele regio (via de website van de VRZW). In de reguliere gemeentelijke uitgaven kan per maand een overzicht worden opgenomen van de plaatselijke evenementen.

4.5 Overigen Bij de organisatie van grote evenementen zijn meer partijen betrokken. Te denken valt aan Provinciale Staten, Rijkswaterstaat, de plaatselijke EHBO-vereniging, regionale ziekenhuizen, vrijwilligersorganisaties en dergelijke. Het doel van de communicatie richting deze betrokkenen is informeren. Waar nodig en relevant kunnen deze partijen via een mail of brief worden gewezen op het georganiseerde evenement. In dat schrijven wordt verwezen naar de gemeentelijke website of de site van de VRZW voor alle actuele informatie.

4.6 Pers Het doel van de communicatie richting pers is opiniëren en informeren. Via persberichten kunnen de afzonderlijke gemeentes of de diverse partijen de lokale media op de hoogte stellen, zowel over de komende evenementen als over de (nieuwe) middelen die daarvoor zijn ontwikkeld (gestandaardiseerde aanvraag en actuele, regionale evenementenkalender). Dit laatste zal door de VRZW worden gedaan gezien het multidisciplinaire karakter. De pers ontvangt tevens een persbericht bij de introductie van de procedure en de evenementenkalender.

4.7 Kosten De kosten voor een eventuele brochure zijn afhankelijk van de oplage, formaat en diversiteit (een standaarduitgave of meerdere varianten om de gemeentelijke identiteit te benadrukken). De kosten van persberichten zijn onderdeel van de begroting van de betrokken partijen en worden daarom niet doorberekend. Dat geldt ook voor de personele lasten.

Augustus 2008


16

Evenementenveiligheid

Recommend Documents