KETENTUAN DAN PROSEDUR ( S.O.P ) INFORMASI TEKNOLOGI ( I.T )

DIMA GROUP

KETENTUAN DAN PROSEDUR ( S.O.P ) INFORMASI TEKNOLOGI ( I.T )

Tahun pembuatan Jilid Nomor Tanggal dikeluarkan Di setujui oleh Last Updated

: : : : : :

2014 1 ( satu ) 0001/SOP/DIMA/2014 01 Juni 2014 Finance Director 19 Maret 2008

SOP No. 0001/SOP/DIMA/2014

DAFTAR ISI KATA PENGANTAR ………………………………………………………………………………………………….

Page i

I. Struktur Organisasi IT Infrastructure Department………………………………………………………….

1

II. Ketentuan dan Prosedur 2.1. Ketentuan Fixed Asset Komputer dan Aplikasi System……………………………………….

2

2.2. Ketentuan Instalasi Software…………………………………………………………………………….

3

2.3. Ketentuan Pemakaian Flash Disk, Modem, External Hard Disk…………………………….

4

2.4. Ketentuan Pemakaian Email Kantor 2.4.1. Tabel Ketentuan Pengajuan Pendaftaran Email Kantor dan Penjelasan Tambahan Pengajuan Pendaftaran Email Kantor…………………………………………… 2.4.2. Flow 1 - Pengajuan Pendaftaran Email Kantor Untuk Head Office dan Area……………………………………………………………………………………………….

5-6 7

2.5. Ketentuan Mailing List dan Pin Telepon 2. 5.1. Tabel Ketentuan Pengajuan Pendaftaran Mailing List Email dan Pin Telepon dan Keterangan Tambahan………………………………………………… 2.5.2. Flow 2 - Pengajuan Mailing List Email dan Pin Telepon………………………………….

8-9 10

2.6. Ketentuan Pengajuan Internet Access 2.6.1. Tabel Ketentuan Pengajuan Internet Access…………………………………………………. 2.6.2. Flow 3 - Pengajuan Internet Access………………………………………………………………..

11 12

2.7. Ketentuan Pembukaan Akses Data Server 2.7.1. Tabel Ketentuan Pengajuan Pembukaan Akses Data Server………………………… 2.7.2. Flow 4 - Pengajuan Pembukaan Akses Data Server……………………………………….

13 14

2.8. Ketentuan Security Hardware PC dan Notebook…………………………………………………

15

2.9. Ketentuan Standar Disaster Recovery System 2.9.1. Backup PC / Laptop………………………………………………………………………………………….

16

2.10. Ketentuan Pertanggungjawaban Atas Kerusakan Fixed Asset IT……………………………..

17

2.11. Ketentuan dan Prosedur Pembelian Fixed Asset IT HO 2.11.1. Tabel Ketentuan Pembelian Fixed Asset HO……………………………………………….. 2.11.2. Flow 5 - Approval Permintaan Pembelian Fixed Asset IT Area HO……………… 2.11.3. Flow 6 - Proses Penawaran S/D Receipt Fixed Asset HO……………………………… 2.11.4. Flow 7 - Proses Invoicing FA - HO………………………………………………………………….

18 19 20 21

2.12. Ketentuan dan Prosedur Pembelian Fixed Asset IT Area 2.12.1. Tabel Ketentuan Pembelian Fixed Asset Area…………………………………………….. 2.12.2. Flow 8 - Approval Permintaan Pembelian Fixed Asset IT Area……………………. 2.12.3. Flow 9 - Proses Transfer Dana dari Head Office ke Area……………………………….

22 23 24

2.12.4. Flow 10 - Penawaran s/d Receipt FA Area…………………………………………………….. 2.12.5. Flow 11 - Flow Invoicing Fixed Asset Area……………………………………………………..

25 26

2.13. Ketentuan dan Prosedur Penjualan Fixed Asset IT 2.13.1. Tabel Ketentuan Penjualan Fixed Asset Head Office dan Area…………………… 2.13.2. Flow 12 - Penjualan Fixed Asset Head Office dan Area………………………………..

27 28

2.14. Ketentuan dan Prosedur Mutasi Fixed Asset IT 2.14.1. Tabel Ketentuan Mutasi Fixed Asset Head Office dan Area………………………… 2.14.2. Mutasi Fixed Asset Head Office dan Area…………………………………………………….

29 30

2.15. Ketentuan dan Prosedur Pemusnahan Fixed Asset IT 2.15.1. Tabel Ketentuan Pemusnahan Fixed Asset IT Head Office dan Area………….. 2.15.2. Pemusnahan Fixed Asset Head Office dan Area…………………………………………..

31 32

2.16. Ketentuan dan Prosedur Perbaikan/Perawatan Fixed Asset IT 2.16.1. Tabel Ketentuan Perawatan / Perbaikan fixed asset IT……………………………….. 2.16.2. Tabel Fasilitas Pendukung IT…………………………………………………………………………. 2.16.3. Flow 15 - Approval Permintaan Service Fixed Asset Head Office dan Area…………………………………………………………………………………………………………. 2.16.4. Flow 16 - Proses Penawaran Service dan Pengerjaan Service Head Office dan Area…………………………………………………………………………………….. 2.16.5. Flow 17 -Proses Invoicing Service Head Office dan Area………………………………

33 34 35 36 37

2.17. Ketentuan dan Prosedur Perbaikan/Perawatan Fixed Asset IT 2.17.1. Tabel Ketentuan Pengajuan Permintaan Rekaman CCTV ……………………………

38

III. Bentuk Form 3.1. Permohonan Fasilitas Informatika 001.F.HR……………………………………………………………. 3.2. Berita Acara Serah Terima PDA For EDM 013.F.IT………………………………………………………… 3.3. Berita Acara Serah Terima PDA For DIMA 013.F.IT………………………………………………………… 3.4. Berita Acara Serah Terima TAB For DIMA 013.F.IT…………………………………………………… 3.5. Berita Acara Kejadian 001.F.IT………………………………………………………………………………….. 3.6. Form Employee Checklist 002.F.HR………………………………………………………………………….. 3.7. Pengajuan Pembukaan Data Server 002.F.IT……………………………………………………………. 3.8. Form Pengajuan Fixed Asset 003.F.IT………………………………………………………………………. 3.9. Peminjaman Infocus Keluar Kantor 004.F.IT…………………………………………………………….. 3.10. Pengajuan Copy Data to USB 005.F.IT……………………………………………………………………….. 3.11. Pengajuan E-mail 006.F.IT…………………………………………………………………………………………. 3.12. Pengajuan Forward E-mail 007.F.IT…………………………………………………………………………… 3.13. Pengajuan Instalasi/Update Program Aplikasi 008.F.IT……………………………………………. 3.14. Pengajuan Install Software 009.F.IT………………………………………………………………………….. 3.15. Pengajuan Internet Akses 010.F.IT……………………………………………………………………………. 3.16. Pengajuan Pendaftaran Mailing List E-mail 011.F.IT………………………………………………… 3.17. Pengajuan Pin Telepon 012.F.IT……………………………………………………………………………….. 3.18. Pengajuan Penggantian Password 014.F.IT………………………………………………………………. 3.19. Monitoring Back Up Netbook dan PC……………………………………………………………………….. 3.20. Form Pengajuan Permintaan Rekaman CCTV ………………………………………………………….

39 40 41 42 43 44 45 46 47 48 49 50 51 52 53 54 55 56 57 58

STRUKTUR ORGANISASI IT

Finance Director

Corporate IT Manager

Information System Manager

Infrastructure Manager Admin

Assistant Information System Manager

Assistant Infrastructure Manager

Information System Supervisor

Infrastructure Supervisor

Information System Staff

Infrastructure Staff

Page 5

KETENTUAN FIXED ASSET KOMPUTER DAN APLIKASI SYSTEM Working Area : Head Office dan Area

Ketentuan Fasilitas Komputer No 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

Grade Staff / Supervisor / Asst Mgr Staff / Supervisor / Asst Mgr Staff Supervisor Designer Assistant Manager Manager Senior Manager - Back Office Senior Manager - Front Office GM / DLT

Department Audit IT All exclude Audit All exclude Audit Designer All exclude Audit All All exclude Audit All exclude Audit

PC / Notebook Notebook PC / Notebook PC PC PC / Notebook Mac PC / Notebook Notebook Notebook PC / Notebook Laptop , Modem 3G , Tab / Ipad

Standard Specification Core 2 Duo atau i5, Memory 4 / 8 GB i5/i7, Memory 8 GB Core 2 Duo atau i5, Memory 4 GB Core 2 Duo atau i5, Memory 4 GB Standard Macintosh Core 2 Duo atau i5, Memory 4 / 8 GB i5/i7, Memory 8 GB i7, Memory 8 GB i7, Memory 8 GB i7, Memory 8 GB

Ketentuan Aplikasi System di DIMA Group dan Spesifikasi PC No

1 2 3 4

Aplikasi System

Users

Standard PC

BOSNet BI Report Microsoft Navision Microsoft CRM

EDM, Dimatique Dima Group Dima Group Dima Indonesia

5

HRIS Sun Fish

Payroll PT Dima Indonesia, PT Dimatique Minimum Core 2 Duo, Memory 4 International, PT DIW, PT GB Wico Interna, PT Pokka Corpora

6 7 8 9

HRD Expert QAD Application Accurate MP Software

EDM Wico Interna, DIW Aska Indoco Dima Group

Ketentuan :

1 2

Semua permintaan di luar ketentuan : Untuk jenis komputer (PC/Notebook) dengan spesifikasi di luar standar, harus mendapatkan approval dari Finance Director di RFP Untuk aplikasi system di luar standar harus mengisi form no 009.F.IT Pengajuan Install Software, diajukan oleh user, diketahui oleh line manager user yang bersangkutan, disetujui oleh Infrastructure Manager. Page 2

KETENTUAN INSTALASI SOFTWARE Working Area : Head Office dan Area Instalasi Software No 1 2 3 4 5 6 7

Grade Staff Supervisor Designer Assistant Manager Manager Senior Manager GM / DLT

Standar Software 1 Operating System Windows 2 Microsoft Office Standard 3 WinZip / WinRar / 7 Zip Browser IE / Mozilla Firefox / 4 Google Chrome / Opera / Safari 5 Adobe Reader 6 Nero 7 Acronis Backup System 8 Antivirus Kaspersky 9 ACDSee 10 Faronics Deep Freeze 11 VNC Server

Jabatan

All Position All Position All Position All Position All Position Designer

All Position All Position All Position All Position All Position

12 WinAmp / Windows Media Player All Position 13 14 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25

Driver Printer Snagit FTP Filezilla / Drop Box Win to PDF Cleaner Kerio Outlook Connector CyberLink Power DVD DivX Unlocker Kamus RealVNC

NoteZilla Notes

All Position All Position All Position All Position All Position All Position All Position All Position All Position All Position All Position All Position

Ketentuan : Permintaan instalasi di luar ketentuan, harus mengisi form dokumen no 009.F.IT Pengajuan Install Software, diajukan oleh user, diketahui oleh line manager user yang bersangkutan, disetujui oleh Infrastructure Manager.

Page 3

KETENTUAN PEMAKAIAN FLASH DISK / EXTERNAL HARD DISK / MODEM 3G Working Area : Head Office dan Area No

Grade

1 Staff 2 3 4 5 6 7 8 9

Supervisor Designer Assistant Manager Staff / Supervisor / Asst Mgr Manager Senior Manager - Back Office Senior Manager - Front Office GM / DLT

FLASH/EXTERNAL HD No Pengecualian untuk area, PIC yang diijinkan ditentukan oleh IT Infrastructure Manager. No No No No No No No Yes

MODEM

No No No No No No No Yes Yes

Ketentuan 1 Flash disk / Ext Hdd yang disediakan dengan tujuan untuk penyimpanan data perusahaan 2 Tidak boleh digunakan untuk menyimpan file file diluar kepentingan perusahaan 3 User bertanggungjawab untuk menjaga kerahasiaan data perusahaan 4 Keamanan data sepenuhnya menjadi tanggungjawab department yang bersangkutan 5 User bertanggung jawab atas keamanan data perusahaan 6 Apabila User ditemukan melakukan hal hal yang membahayakan kerahasiaan data perusahaan maka akan dikenakan sangsi sesuai dengan peraturan yang berlaku. 7 Pengajuan untuk pemakaian, harus mendapatkan persetujuan dari Line Manager dan Line Director dan dilakukan dengan cara mengisi form dokumen no 005.F.IT Pengajuan Copy Data to USB.

Page 4

Nama Proses Working Area

Pengajuan Pendaftaran Email Kantor Head Office dan Area

Keterangan

Unit Proses Proses Check dan Approval 1

Proses pengajuan

Proses Check dan Approval 2

Karyawan Baru / Rotasi / Mutasi / Promosi Pemilik Proses

HR Dept

Line Manager

IT Lain Lain

User

Line Manager

IT

001.F.HR Permohonan Fasilitas Informatika

001.F.HR Permohonan Fasilitas informatika

Karyawan Baru / Rotasi / Mutasi / Promosi Dokumen


Lain Lain 006.F.IT Pengajuan E-mail

006.F.IT Pengajuan E-mail

006.F.IT Pengajuan E-mail

Karyawan Baru / Rotasi / Mutasi / Promosi Admin HR

Line Manager

Line Director, Infrastructure Mgr dan Corporate IT Mgr

Otoritas

Lain Lain User

Line Manager

Line Director, Infrastructure Mgr dan Corporate IT Mgr

Admin HR mengisi form no 001.F.HR Permohonan Fasilitas Informatika Sesuai Standar.

Line Manager melakukan cek dan approval di form 001.F.HR Permohonan Fasilitas Informatika

Karyawan Baru / Rotasi / Mutasi / Promosi Untuk pengajuan email lokal disetujui oleh Infrastructure Mgr dan diketahui oleh Corporate IT Mgr Untuk pengajuan email global disetujui oleh Line Director dan Infrastructure Manager dan diketahui oleh Corporate IT Manager. Lain Lain Ketentuan

User mengisi form no 006.F.IT Pengajuan Email

Line Manager melakukan cek dan approval di form 006.F.IT Pengajuan Email

Untuk pengajuan email lokal disetujui oleh Infrastructure Mgr dan diketahui oleh Corporate IT Mgr Untuk pengajuan email global disetujui oleh Line Director dan Infrastructure Manager dan diketahui oleh Corporate IT Manager. Untuk pengajuan set up email di device pribadi karyawan, disetujui oleh Line Director dan Infrastructure Manager, diketahui oleh Corporate IT Manager dan Finance Director.

Page 5

Ketentuan yang berkaitan dengan email : 1 Signature email ditentukan dengan format standar : a. Setiap Karyawan, baik di kantor pusat maupun di kantor cabang, yang memiliki komputer/ tablet/bb fasilitas kantor wajib memiliki email account dima. b. Alamat email untuk karyawan PT EDM (blok A dan blok BB) dan karyawan PT Dima Indonesia yang berlokasi di jalan Sudirman : b1. Alamat email setiap karyawan harus sesuai dengan nama pengguna, bukan jabatan. Pengecualian untuk email yang menggunakan nama departement masih bisa diperbolehkan sesuai kebutuhan dari department terkait. b2. Nama email adalah nama lengkap (2 kata yang dipisahkan oleh titik), jika nama user hanya terdiri dari 1 (satu) suku kata, nama email menjadi nama.departemen Contoh : Nama: Agnes Monica Email: [email protected] Nama: Agnes Email: [email protected] b3. Pengecualian diberlakukan untuk email yang mewakili kebutuhan departemen. Contoh: [email protected], [email protected], [email protected], [email protected], [email protected], [email protected], dan sebagainya. Setiap email tersebut dikelola oleh PIC yang ditunjuk oleh masing-masing Head Department. b4. Tidak diperkenankan mendaftarkan alamat email kantor ke mailing list, kecuali yang berhubungan dengan pekerjaan dan atas sepengetahuan atasan. c. Alamat email untuk karyawan Dima Group selain poin b di atas : c1. Standar pemberian nama email sesuai : No Jabatan 1 Staff 2 Supervisor 3 Assistant Manager 4 Manager 5 Senior Manager 6 GM/DLT

Penamaan Email Nama Jabatan Nama Jabatan Nama Pengguna / User Nama Pengguna / User Nama Pengguna / User Nama Pengguna / User

c2. Untuk jabatan assistant manager ke atas nama email adalah nama lengkap (2 kata yang dipisahkan oleh titik), jika nama user hanya terdiri dari 1 (satu) suku kata, nama email menjadi nama.departemen Contoh : Nama: Agnes Monica Email: [email protected] Nama: Agnes Email: [email protected] 2 Pengiriman data email ke alamat email di luar domain DIMA dibatasi maksimal 4 MB per pengiriman, kecuali untuk BOD, design dan data analyst diijinkan sampai 10 MB. 3 Selalu menjaga rahasia perusahaan dalam penggunaan email. Tidak mengirimkan email yang bersifat rahasia kepada pihak yang tidak berkepentingan. 4 Penerima email wajib mengecek email secara berkala, dan merespon email yang perlu ditindaklanjuti dalam waktu maksimal 2x24jam. 5 User tidak diperbolehkan untuk melakukan setting e-mail sendiri di komputer user 6 Email kantor hanya di setting pada perangkat milik kantor dan tidak di perbolehkan di setting pada komputer atau perangkat pribadi lainnya. 7 Untuk karyawan yang resign, IT secara otomatis akan forward email user ke atasan langsung user sesuai dengan struktur organisasi, kecuali jika ada konfirmasi dari atasan langsung/tidak langsung user untuk tidak melakukan forward email ke atasan langsung ataupun melakukan forward email ke PIC lain.

Page 6

Page 7


Pengajuan Pendaftaran Mailing List Email dan Pin Telepon Head Office dan Area

Keterangan


Proses Pengajuan


Karyawan Baru / Rotasi / Mutasi / Promosi HR Dept

Line Manager

IT

Pemilik Proses

Lain Lain User

Line Manager

IT



011.F.IT Pengajuan Mailing List Email 012.F.IT Pengajuan Pin Telepon

011.F.IT Pengajuan Mailing List Email 012.F.IT Pengajuan Pin Telepon

Karyawan Baru / Rotasi / Mutasi / Promosi Dokumen

001.F.HR Permohonan Fasilitas Informatika Lain Lain 011.F.IT Pengajuan Mailing List Email 012.F.IT Pengajuan Pin Telepon


Line Manager

Infrastructure Manager dan Corporate IT Manager

Otoritas

Lain Lain User

Line Manager

Infrastructure Manager dan Corporate IT Manager

Admin HR mengisi form no 001.F.HR Permohonan Fasilitas Informatika sesuai standar

Line manager user melakukan cek dan approval di form 001.F.HR Permohonan Fasilitas Informatika

Karyawan Baru / Rotasi / Mutasi / Promosi Infrastructure Manager menandatangani di kolom menyetujui dan Corporate IT Manager menanda tangani di kolom mengetahui Budget biaya telepon per nomor pin harus sesuai dengan budget yang telah ditentukan oleh management dan nilainya akan diatur terpisah. Untuk area budget di plot oleh controller kemudian nilainya di email ke IT Ketentuan

Lain Lain User mengisi 011.F.IT Pengajuan Mailing List Email dan 012.F.IT Pengajuan Pin Telepon

Line manager user melakukan cek dan approval di form 011.F.IT Pengajuan Mailing List Email dan 012.F.IT Pengajuan Pin Telepon

Infrastructure Manager menandatangani di kolom menyetujui dan Corporate IT Manager menandatangani di kolom mengetahui

User tidak diperkenankan melakukan pendaftaran mailing list tertentu menggunakan alamat email kantor Pendaftaran harus mengacu ke form 011.F.IT

Budget biaya telepon per nomor pin harus sesuai dengan budget yang telah ditentukan oleh management dan nilainya akan diatur terpisah. Untuk area budget di plot oleh controller kemudian nilainya di email ke IT

Page 8

Ketentuan untuk penggunaan pin telepon : 1 User tidak diperkenankan User untuk melakukan sharing PIN Telepon ke user lain, apabila user ditemukan melakukan hal tersebut, maka akan dikenakan sangsi sesuai dengan peraturan yang berlaku. 2 User tidak diperbolehkan untuk mengganti PIN yang telah diberikan 3 Penggunaan telepon hanya untuk kepentingan kantor tidak boleh pribadi (billing system ini mencatat semua log telepon yang keluar dari masing - masing PIN yang bertanggung jawab). 4 Semua pemegang PIN harus bertanggung jawab atas PIN yang telah diberikan serta bertanggung jawab atas pemakaian telepon dengan PIN tersebut.

Page 9

Page 10


Pengajuan Internet Access Head Office dan Area

Keterangan


Proses pengajuan

Pemilik Proses


Karyawan Baru / Rotasi / Mutasi / Promosi HR Dept

Line Manager

IT Lain Lain

User

Line Manager

IT

Karyawan Baru / Rotasi / Mutasi / Promosi

Dokumen 001.F.HR Permohonan Fasilitas Informatika

001.F.HR Permohonan Fasilitas informatika


Lain Lain

010.F.IT Pengajuan Internet Akses


Otoritas



Line Manager

Line Director, Infrastructure Mgr dan Corporate IT Mgr Lain Lain

User

Line Manager

Line Director, Infrastructure Mgr dan Corporate IT Mgr Karyawan Baru / Rotasi / Mutasi / Promosi

Admin HR mengisi form no 001.F.HR Permohonan Fasilitas Informatika Sesuai Standar.

Line Manager melakukan cek dan approval di form 001.F.HR Permohonan Fasilitas Informatika

User mengisi form no 010.F.IT Pengajuan Internet Akses.

Line Manager melakukan cek dan approval di form 010.F.IT Pengajuan Internet Akses

Ketentuan

Infrastructure Manager dan Line Director menandatangani di kolom menyetujui dan Corporate IT Manager menandatangani di kolom mengetahui.

Lain Lain

Page 11

Infrastructure Manager dan Line Director menandatangani di kolom menyetujui dan Corporate IT Manager menandatangani di kolom mengetahui.

Page 12


Pengajuan Pembukaan Akses Data Server Head Office dan Area

Pemilik Proses

User

Unit Proses Proses Check Line Manager User

Dokumen

002.F.IT. Pengajuan Pembukaan Akses Data Server



Otoritas

Line Manager dan Manager Dept Terkait

Infrastructure Manager, Corporate IT Manager

Ketentuan

Untuk sharing data internal departemen yang bersangkutan cukup diketahui oleh Line Manager.

Keterangan

Proses Pengajuan

Untuk sharing / akses data dengan departemen lain diketahui oleh Line Manager dan Manager Terkait dengan Data Sharing / Akses Data.

Page 13

Approval Infrastructure Manager, Corporate IT Manager

Page 14

KETENTUAN SECURITY HARDWARE PC DAN NOTEBOOK Working Area : Head Office dan Area SECURITY HARDWARE No 1 2 3 4 5 6 7

Grade Staff Supervisor Designer Assistant Manager Manager Senior Manager GM / DLT

No Aplikasi Security Departemen/Grade 1 Password PC / Notebook All Automatic screen saver ber-password Finance & Accounting, 2 tiap setengah jam (30 menit) Designer, Data Analyst sekali Ketentuan : 1 Untuk aplikasi security hardware tidak diperbolehkan membawa perangkat pribadi yang digunakan di luar lingkup pekerjaan yang dipasang di perangkat / asset IT yang diberikan oleh kantor. 2 Password awal user diberikan oleh IT, kemudian user diwajibkan mengganti password dan password baru harus diinformasikan ke IT via email, atasan langsung/ tidak langsung user bisa mengetahui password user dengan meminta ijin ke Line Director/IT Infrastructure Manager via email. Untuk permintaan penggantian password PC/Netbook harus mengisi form 014.F.IT Pengajuan Penggantian Password PC/Notebook.

Page 15

KETENTUAN STANDAR DISASTER RECOVERY SYSTEM Backup PC / Laptop No

PC/Laptop/Server

1

Server Data

2

Laptop

3

Jenis Data

PIC Backup

Form Checklist

Server di lokasi masing-masing

IT

-

Dalam kota bulanan, Server di lokasi luar kota per tiga bulan masing-masing

IT

015.F.IT

Diatur internal HR

External Hard Disk

HR

-

Diatur internal Design

External Hard Disk

Design

-

Diatur internal Legal

External Hard Disk

Legal

-

IT

015.F.IT

Departemen

Periode Backup

All

Harian secara otomatis

Aplikasi dan data di all drive laptop (image)

All

PC/Laptop

Aplikasi dan data di all drive

Human Resource

4

PC/Laptop


Design

5

PC/Laptop


Legal

6

PC


Data sharing

Lokasi Backup

Selain HR, Dalam kota bulanan, Server di lokasi Design, Legal luar kota per tiga bulan masing-masing

Page 16

KETENTUAN PERTANGGUNGJAWABAN ATAS KERUSAKAN FIXED ASSET IT KATEGORI

PEMBEBANAN User

Ketentuan

Supporting Dokumen

Perusahaan

Dibuat

Diketahui

Kerusakan Kelalaian User

100%

Kerusakan pabrik Kerusakan umur

-

Berita Acara

User

Atasan langsung

100% Jika tidak ada cover garansi, maka akan dilakukan perbaikan melalui vendor IT 100% Dilakukan perbaikan dengan menggantikan sparepart yang rusak

Berita Acara

User

Atasan langsung

Berita Acara

User

Atasan langsung

Surat Kehilangan dari Kepolisian Berita Acara

User

Atasan langsung

Asset masih digunakan setelah selesai di servis

Kehilangan Semua kondisi

100%

Nilai dari barang yang hilang ditentukan oleh Purchasing Manager berdasarkan harga baru yang berlaku saat itu

-

Semua jenis kejadian kerusakan/kehilangan harus mengisi form no 001.F.IT Damage Report Note (Berita Acara Kejadian)

Page 17


Pembelian Fixed Asset IT - HO Unit Proses

Keterangan Pemilik Proses

Proses pengajuan User / IT RFP

Proses Persetujuan IT RFP

Proses Penawaran & Penunjukkan Purchasing staff CQS

Dokumen

Otoritas

Line Manager / Line Infrastructure Mgr / Director Corp IT Mgr / Fiinance Director Maksimal waktu pengadaan barang adalah 2 (minggu) terhitung dari pengajuan sudah disetujui dan diterima oleh IT

Ketentuan

Pembelian peralatan kantor/IT <= Rp 2,5 juta disetujui oleh IT Infrastructure Manager & Accounting Manager

Proses PO

Proses PO Receipt (Fisik)

Purchasing staff IT Purchase Order (PO) Surat Jalan (SJ ) Supplier Purchasing Manager IT

Purchasing staff mencari minimal 2 (dua) penawaran (CQS) berdasarkan rekomendasi spesifikasi dan harga pembelian terakhir.

Purchasing Manager memilih vendor berdasarkan CQS yang diajukan oleh purchasing staff

IT mengecek kualitas barang dan jumlahnya sesuai dengan PO

Pembelian peralatan kantor/IT > Rp 2,5 juta, tetapi <= Rp 5 juta disetujui oleh Corporate IT Manager & Accounting Manager

IT menerimaSJ Fixed Asset dari vendor dan di tanda tangani oleh Infrastructure Manager/IT Spv

Pembelian peralatan kantor/IT > Rp 5 juta disetujui oleh Finance Director & Corporate IT Mgr

IT Menempel Kode Fixed Asset di fisik barang

Page 18

Proses PO Receipt (Sistem Nav) Purchasing staff Faktur tagihan, PO, SJ, RFP Purchasing Manager

Proses verifikasi Accounting Faktur tagihan, PO, SJ, BTB, RFP

Proses Pembayaran Finance Payment Voucher (PV)

Accounting Manager & Finance Director

Page 19

FLOW 6 – PROSES PENAWARAN S/D RECEIPT FIXED ASSET HO Narasi

Purchasing Staff

Berdasarkan panduan harga pembelian terakhir dari Infrastructure Manager, purchasing staff membuat minimal 2 CQS

Vendor mengirim barang sesuai dengan kesepakatan waktu yang sudah diinformasikan sebelumnya, barang diterima oleh IT Staff/IT Spv IT Staff/Spv memeriksa barang berdasarkan keadaan dan kesesuaiannya dengan SJ, kemudian menandatangani SJ di mana SJ tsb terdiri atas 2 (dua) rangkap, 1 lembar asli untuk vendor, 1 lembar lagi disimpan di IT sebagai file. Kemudian IT menempelkan nomor fixed asset di barang yang sudah diterima. Kode fixed asset yang dimaksud adalah kode yang terdapat di MO Software dan kode Nav

Accounting

IT Staff/Spv

PO 003.F.PR

2

Membuat CQS untuk minimal 2 vendor

1

User

Vendor

PO 003.F.PR (asli)

4

3

CQS 002.F.PR CQS 002.F.PR

Manager purchasing memberikan approval terhadap salah satu CQS Purchasing staff membuat PO sebanyak 5 (lima) rangkap dan ditandatangani oleh purchasing manager kemudian didistribusikan sbb : lembar 1 ke vendor, lembar 2 dan lembar 4 ke accounting, lembar 3 ke IT, lembar 5 disimpan di purchasing sebagai file

Purchasing Manager

CQS Terpilih 002.F.PR

RFP Sudah Ditandatangani Infrastructure Mgr dan Acc Mgr 001.F.PR RFP Sudah Ditandatangan Corporate IT Mgr dan Acc Mgr 001.F.PR RFP Sudah

Approval CQS terbaik berdasarkan harga

Ditandatangan Corporate IT Mgr dan Fin Dir 001.F.PR


Buat kode fixed asset

Approval PO File

PO 003.F.PR

A

PO 003.F.PR

A

File

Informasi tgl pengiriman barang ke purchasing

File

Informasi tgl kedatangan barang ke IT

Surat Jalan Asli

Menerima informasi tgl kedatangan barang Surat Jalan

Barang sesuai surat jalan?

Surat Jalan Asli

Ya 3

Terima barang, tanda tangan surat jalan

Surat Jalan Asli

File

Coret Surat Jalan Sesuai Fisik Barang

Tempel kode fixed asset

Page 20

Page 21

Nama Proses Pembelian Fixed Asset Working Area IT - Area

Keterangan

Pemilik Proses

IT

Proses Penawaran & Penunjukkan ASPM / DM / IT

Unit Proses Proses PO Proses PO Receipt (Fisik) ASPM / DM / IT Admin

RFP

RFP

CQS

Purchase Order

Line Manager / Line Director

Infrastructure Mgr / Corp IT Mgr / Finance Director Pembelian peralatan kantor/IT <= Rp 2,5 juta disetujui oleh Infrastructure Manager & Accounting Manager

Purchasing Manager

Purchasing Manager

ASPM/DM mencari minimal 2 (dua) penawaran (CQS) berdasarkan rekomendasi spesifikasi dan harga pembelian terakhir dari Infrastructure Manager.

Admin mengecek kualitas barang dan jumlahnya sesuai dengan PO

Pembelian peralatan kantor/IT > Rp 2,5 juta, tetapi <= Rp 5 juta disetujui oleh Corporate IT Manager & Accounting Manager

Infrastructure Manager membaca CQS dari ASPM/DM kemudian diteruskan ke Purchasing Manager untuk memilih CQS terbaik.

Admin membuatkan Bukti Penerimaan Fixed Asset dan kemudian SJ dikirimkan ke IT Spv

Proses pengajuan User / IT

Proses Persetujuan

Dokumen

Otoritas

Ketentuan

Pembelian peralatan kantor/IT > Rp 5 juta disetujui oleh Finance Director & Corporate IT Mgr

Admin / Controller

Proses PO Receipt (Sistem) Purchasing

Admin

Surat Jalan (SJ) Vendor

Faktur tagihan, PO, SJ, RFP

Faktur tagihan, PO, SJ, RFP, BTB

Payment Voucher (PV)

ASPM / DM

ASPM / DM

Purchasing Manager

ASPM / Controller

Admin menempel nomor kode fixed asset di fisik barang

Page 22

Proses verifikasi

Proses Pembayaran

Page 23

Flow 9 – Proses Transfer Dana dari Head Office ke Area Narasi

RFP 001.F.PR yang sudah disetujui sesuai nilai RFP, diberikan oleh Accounting Manager ke Finance Staff untuk dilakukan transaksi internet banking dan print bukti internet banking

Finance Staff akan meminta approval dari Corporate Treasury Manager dan Finance Director

Setelah disetujui Finance Director, Corporate Treasury Manager akan release di sistem internet banking dan menginformasikan ke Finance Staff

Finance Staff akan menginformasikan ke admin area bahwa dana RFP sudah ditransfer ke rekening area

Admin area akan cek dana di rekening dan koordinasi dengan ASPM/DM mengenai harga di CQS : 1. Jika CQS < dana, dilakukan proses refund. 2. Jika CQS > dana dengan kisaran <-= Rp 500.000, siapkan kekurangan dana dari petty cash dan informasikan ke ASPM/ DM untuk membuat tambahan RFP sesuai prosedur 3. Jika CQS > dana dengan kisaran > Rp. 500.000, informasikan ke ASPM/DM untuk membuat tambahan RFP sesuai prosedur

Accounting Staff

Finance Staff

Corporate Treasury Manager

Finance Director

Admin Area

ASPM/DM/IT

Cek rekening area 1

RFP Sudah Ditandatangani Infrastructure Mgr dan Acc Mgr 001.F.PR

RFP Sudah Ditandatangan Corporate IT Mgr dan Acc Mgr 001.F.PR



Informasi ke ASPM/DM/IT



CQS terpilih > dana?

Ya Tdk

RFP Sudah Ditandatangan Corporate IT Mgr dan Fin Dir 001.F.PR

Buat kode fixed asset


Input dan print bukti internet banking


Refund

Selisih <= Rp 500.000?

Bukti internet banking

Ya Tdk

Bukti internet banking

Ya Approved?

2A Tdk

Ya Approved? Tdk

Revisi Informasi ke Finance Staff

Informasi ke admin area

Release di sistem internet banking

Informasi ke finance staff

Kode fixed asset yang dimaksud adalah kode yang terdapat di MO Software dan kode Nav

Page 24

Informasi ke Corporate Treasuty Manager

Siapkan dana dari petty cash

Buat RFP tambahan sesuai Flow 8 - Approval Permintaan Pembelian Fixed Asset IT Area

Flow 10 – Penawaran s/d Receipt FA Area Narasi

ASPM/DM

Infrastructure Manager

Purchasing Manager

Purchasing Staff

Accounting Staff

Vendor

User

Admin Area

2 ASPM/DM menerima RFP yang sudah disetujui berdasarkan nilainya, kemudian membuat penawaran (CQS) minimal 2 (dua) vendor, kemudian informasi tersebut diteruskan ke Infrastructure Manager dan diteruskan ke Purchasing Manager untuk dipilih CQS terbaik.

Purchasing Staff akan membuat PO berdasarkan CQS terpilih dari Purchasing Manager sebanyak 5 (lima) rangkap, kemudian setelah disetujui oleh Purchasing Manager didistribusikan sbb : lembar 1 dan 3 ke ASDM/DM, lembar 2 dan 5 ke accounting, lembar 4 ke purchasing.

PO 003.F.PR RFP Sudah Ditandatangani IT Ass Mgr dan Acc Mgr 001.F.PR RFP Sudah Ditandatangan Corporate IT Mgr dan Acc Mgr RFP 001.F.PR Sudah Ditandatangan Corporate IT Mgr dan Fin Dir 001.F.PR


3

Surat Jalan Asli Informasi tgl pengiriman barang ke ASDM/ DM CQS 002.F.PR CQS 002.F.PR


Approval CQS terbaik

2A

Surat Jalan Asli


Barang sesuai surat jalan?

PO 003.F.PR Terima barang, tanda tangan surat jalan

File


Tdk

Ya

PO 003.F.PR

ASDM/DM akan meneruskan PO ke vendor

Vendor akan memberikan informasi mengenai kedatangan barang dan info tersebut akan diteruskan ke admin area

Menerima informasi tgl kedatangan barang

File

Surat Jalan Asli

Surat Jalan Asli

Approval PO Vendor mengirimkan barang beserta Surat Jalan (SJ) sebanyak 2 (dua) rangkap ke admin area.

Admin area akan menerima barang dan mencocokkan kesesuaian antara kondisi fisik barang dengan SJ, jika tidak sesuai, coret surat jalan sesuai fisik.

PO 003.F.PR

3

File

Coret Surat Jalan Sesuai Fisik Barang

File

Tempel kode fixed asset

Informasi tgl pengiriman barang ke Admin

Setelah sesuai admin area menandatangani SJ, di mana lembar asli dikembalikan ke supplier, lembar ke 2 disimpan sebagai file, menempel kode fixed asset di fisik barang lalu memberikan barang ke user.

Page 25

Page 26


Keterangan Pemilik Proses Dokumen

Penjualan fixed asset Head office & Area

Proses pengajuan User / IT Form Pengajuan Fixed Asset

Otoritas

Ketentuan

Unit Proses Proses persetujuan Proses penawaran & Proses penyerahan penunjukkan IT IT IT Form Pengajuan Fixed CQS Berita Acara Serah Terima Asset Fixed Asset Finance Director

Finance Director

Ketentuan tersebut berlaku juga untuk mutasi fixed asset lintas entitas badan hukum yang berbeda.

IT & Pembeli Berita Acara Serah Terima FA Hasil penjualan harus langsung (format+dokumentasi) disetorkan ke rekening diberikan tembusan kepada perusahaan. Accounting

Proses penjualan fixed asset dilakukan dengan mengisi Form Pengajuan Fixed Asset 003.F.IT

Page 27

Proses penerimaan hasil penjualan Finance / Kasir Form Pengajuan FA, CQS, BASTFA, kuitansi/bukti setoran bank

Page 28


Keterangan Pemilik Proses Dokumen Otoritas

Ketentuan

Mutasi Fixed Asset Head Office & Area

Proses pengajuan IT atau User Form Pengajuan Fixed Asset Line Manager / Line Director

Proses Persetujuan IT atau User Form Pengajuan Fixed Asset IT Infra Mgr

Unit Proses Proses Serah Terima IT & User Berita Acara Serah Terima FA

Proses Pencatatan Fixed Asset Accounting BASTFA & Form pengajuan fixed asset

IT & User Proses serah terima antara IT/User kepada User berikutnya, harus mengecek kondisi Fixed Asset terakhir.

Accounting Manager Berita Acara Serah Terima Fixed Asset dan Form Pengajuan FA di arsip oleh Accounting & IT

Jika terjadi kerusakan pada fixed asset saat serah terima yang disebabkan oleh kelalaian user dalam merawatnya, maka akan menjadi tanggungjawab user sebelumnya.


Page 29

Page 30



Pemusnahan Fixed Asset IT Head Office and area

Unit Proses Proses pengajuan Proses Persetujuan Proses pemusnahan IT IT IT & Internal Audit Form Pengajuan Fixed Asset Form Pengajuan Fixed Asset Berita Acara Pemusnahan Fixed Asset Infrastructure Mgr, Corporate Internal Audit Manager & IT Infra IT Manager & Finance Director Mgr Proses pemusnahan fixed asset dilakukan dengan disaksikan oleh Internal Audit dan di buatkan dokumentasi untuk dilampirkan pada Berita Acara Pemusnahan foto sebelum, sedang, sesudah pemusnahan.

Ketentuan


Page 31

Proses pencatatan fixed asset Accounting Form Pengajuan FA, Berita Acara Pemusnahan FA Accounting Manager

Flow 14 – Pemusnahan Fixed Asset Head Office dan Area Narasi

IT mengajukan pemusnahan fixed asset melalui form 003.F.IT Pengajuan Fixed Asset sebanyak 2 (dua) rankap lalu dimintakan persetujuan ke Infrastructure Manager dan Finance Director, kemudian setelah mendapatkan persetujuan, 1 lembar diserahkan ke accounting, 1 lembar disimpan di IT sebagai file.

Setelah mendapat persetujuan dari Infrastructure Manager dan Finance Director, IT akan membuat Berita Acara Pemusnahan Barang sebanyak 3 rangkap untuk diserahkan ke Internal Audit Manager sebagai informasi jenis barang fixed asset yang akan dimusnahkan dan waktu pemusnahan

Infrastructure Manager (ASPM/DM Untuk Area)

IT

Untuk pemusnahan fixed asset yang dilakukan di area, harus disaksikan oleh ASPM/ DM dan perwakilan dari internal audit dilengkapi dengan foto sebelum, selama dan sesudah pemusnahan. Foto dan Berita Acara Pemusnahan dikirimkan ke Internal Audit Manager dan akan ditandatangani oleh Infrastructure Manager dan Internal Audit Manager

Internal Audit Manager

Accounting

Menulis fixed asset yang akan dimusnahkan di form 003.F.IT Form Pengajuan Fixed Asset 003.F.IT Pengajuan Fixed Asset

Ya

Approved?

Approved? Ya Tdk

Tdk

Pembatalan pemusnahan 003.F.IT Pengajuan Fixed Asset Ditolak

Pembatalan pemusnahan 003.F.IT Pengajuan Fixed Asset Ditolak

File 003.F.IT Pengajuan Fixed Asset

003.F.IT Pengajuan Fixed Asset

Menerima informasi pemusnahan fixed asset (barang dan waktu pemusnahan)

File Pada waktu yang telah disepakati, dilakukan pemusnahan fixed asset disaksikan oleh IT, Infrastructure Manager dan Internal Audit Manager , dilengkapi dengan foto sebelum, selama dan sesudah pemusnahan

Finance Director

016.F.IT Berita Acara Pemusnahan

Pemusnahan fixed asset

File





File

File 016.F.IT Berita Acara Pemusnahan

File

Update stock FA

Accounting melakukan update stock fixed asset berdasarkan dokumen form pengajuan FA dan Berita Acara Pemusnahan FA

Page 32


Keterangan

Perawatan / perbaikan fixed asset IT Head Office and Area Proses pengajuan

Proses persetujuan

Unit Proses Proses penawaran dan Proses pengecekan penunjukkan hasil servis

Pemilik Proses

User atau IT

User atau IT

User atau IT

Dokumen

RFP

RFP

CQS

Otoritas

Infrastructure Line Manager / Line Manager / Corp IT Director Mgr / Fin Director

Ketentuan

Accounting Faktur, Faktur Pajak

Purchasing Manager

IT Supervisor

Servis <= Rp 2,5 juta disetujui oleh IT Infrastructure Manager & Accounting Manager

Untuk head office penawaran dilakukan dengan pengajuan minimal 2 (dua) CQS dari Infrastructure Manager

Jika ada penggantian sparepart, maka bekasnya harus di simpan oleh departemen IT

Servis > Rp 2,5 juta, tetapi <= Rp 5 juta disetujui oleh Corporate IT Manager & Accounting Manager

Untuk area penawaran dilakukan dengan pengajuan minimal 2 (dua) CQS dari ASPM/DM, diketahui oleh Infrastructure Manager

Pemusnahan sparepart bekas harus disaksikan oleh Internal Audit atau perwakilan yang ditunjukkannya.

Setelah itu otoritas ada di tangan Purchasing Manager untuk memilih CQS terbaik.

Bekas sparepart yang masih bisa dijualkan, dapat dibuatkan pengajuan dan disetujui oleh Accounting Manager

Servis > Rp 5 juta disetujui oleh Finance Director & Corporate IT Mgr

Note :

User atau IT

Proses penagihan

Proses Pembayaran

Accounting Faktur, Faktur Pajak, RFP, CQS Accounting Manager

Dokumen penagihan diverifikasi dulu oleh IT dan melengkapi dokumen pendukung lainnya.

Fixed asset yang dimaksud di ketentuan ini hanya mencakup fixed asset yang kodenya dicatat di MP Software (Software Pencatatan Fixed Asset). Page 33

Hasil penjualan sparepart bekas, harus langsung disetorkan ke rekening perusahaan.

Pembayaran tagihan dilakukan dengan transfer langsung dari Head Office ke rekening penerima (vendor)

Tabel Fasilitas Pendukung IT

No 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28

Nama Fasilitas Mouse Kabel Mouse Wireless Keyboard Kabel Keyboard Wireless Modem 3G Flashdisk External Harddisk Microfon Headset Speaker Kabel VGA Kabel USB Card Reader CD / DVD External Webcam Baterai Charger Stabilizer Tang Crimping Lan Tester Pengupas Kabel SD / Micro SD Memory Card Obeng Set Converter Digital Voice Recorder Multi Tester Vacum Cleaner Solder Sekering 2,5 A

No 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48 49 50 51 52 53 54 55 56

Page 34

Nama Fasilitas Kuas Pembersih Gergaji / Palu Gunting Tang Pemotong Tang Cucut Box Harddisk Cable Ties Sprial Kabel Kabel Protector Kabel Power Adaptor Scanner Portable Colokan 3 to 2 Simpang T CD / DVD Blank Baterai Baut Nuts Rak Server Switch ATEN Punch Tools RJ 45 / RJ 11 3M Busa Power Supply PC Kipas Processor Pasta CPU Kabel LPT Card VGA Card LAN Card LPT Kabel HDMI

Page 35

Page 36

Page 37



Pengajuan Permintaan Rekaman CCTV Head Office and Area

Proses pengajuan User Form Pengajuan Permintaan Rekaman CCTV

Proses Persetujuan IT Form Pengajuan Permintaan Rekaman CCTV

Line Manager User

Infrastructure Mgr dan Corporate IT Manager

Unit Proses Proses Pengadaan Rekaman IT Form Pengajuan Permintaan Rekaman CCTV

Proses Serah Terima Rekaman IT & User Form Pengajuan Permintaan Rekaman CCTV

Rekaman disimpan dalam bentuk CD/DVD dan diserahkan/dikirimkan ke user oleh IT

Ketentuan

Proses pengajuan permintaan rekaman CCTV dilakukan dengan mengisi Form Pengajuan Permintaan Rekaman CCTV 016.F.IT

Page 38

DIMA GROUP

FORM

DIMA GROUP Jl . Pl ui t Ma s I Bl ok A No. 1 A

Sudi rma n Pl a za Compl ex Bus i nes s

Jemba ta n Ti ga - Ja ka rta Uta ra

Pl a za Ma rei n l t. 15th fl oor

Tel p : 021-6693113 (Hunti ng), Fa x : 021-6695803

Jl . Jend.Sudi rma n Ka v. 76-78, Ja ka rta 12910

PERMOHONAN FASILITAS INFORMATIKA (TO. IT DEPARTMENT) Karyawan : Baru Rotasi / Mutasi / Promosi Beri tanda

 untuk jenis permohonan Fasilitas Informatika Karyawan Baru

1. Komputer Spesifikasi :

PC

Laptop

PDA / Tab / Ipad * * = coret yang tidak perlu

(Diisi jika tidak sesuai dengan Ketentuan Fixed Asset Komputer dan Aplikasi System dalam SOP IT) 2. Email Akses E-mail :

E-mail Account

Local

Perubahan Hak Akses E-mail Account

Hanya bisa kirim & terima e-mail internal (sesama @dima.co.id )- Default

Global

Hanya bisa kirim e-mail keluar (diluar domain @dima.co.id ) Hanya bisa terima e-mail dari luar (diluar domain @dima.co.id )

Alamat E-mail (diisi oleh IT) :

Bisa kirim dan terima e-mail dari luar (di luar domain @dima.co.id) 'Full Akses @dima.co.id Ex User :

Setting E-mail Account kantor pada mobile device pribadi/kantor : 3. Internet Akses Status : Internet Akses : Temporary

Internet Akses

Perubahan Hak Internet Akses

s/d

Full Akses Website tertentu (List di ket )

Permanent

Full Akses Website tertentu (List di ket )

4. Pin Telepon

Temporary

Permanen

Note : 1. HR hanya mengisi bagian yang diblok warna sisanya diisi oleh IT dan user manager. 2. PIN Telp dan Atau Email Address akan diinformasikan langsung kepada karyawan ybs. Oleh IT hak akses email bila tidak dipilih maka secara default settingan local only. Tandatangan Line Director diisi hanya untuk permohonan email global dan internet akses Diketahui oleh: Dibuat oleh : Disetujui oleh:

HR Dep

Li ne Ma nager

Li ne Director

Infra structure Mgr

01.09.2015

Page 39

Corpora te IT Mgr

001.F.HR-ER.REVISI-2

BERITA ACARA SERAH TERIMA PDA ( PDA CHECK LIST ) Merk/ Type PDA Tanggal Beli Pemakai / User Divisi Kondisi Komputer dan Kelengkapan No. Bagian-Bagian Komputer BAGIAN DALAM CPU 1 Prosesor 2 Memori 3 Display 4 Network 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14

Dimension Operating System Weight Talk time Stand By Time Camera GPS WLAN Bluetooth LCD Screen

BAGIAN LUAR 1 Screen Protector 1 2 3 4 5 6

AKSESORIS Adaptor Baterai Soft Case Pena PDA HandsFree Kabel Data

1 2 3 4

DOKUMEN Buku Manual Kartu Garansi CD-Driver CD Software

Note : A = Ada TA = Tidak H = Hilang

: : : :

NO. DOC Garansi Serial Number Supplier A

TA

H

B

x x x x

x x x x

x x x x x x x x x x

x x x x x x x x x x

x

x

x x x x

x x

x x x x x x

x x x x

x x x x

Kondisi KB

Keterangan

: NO : : : :

/ IT /

/ \ IMEI :

NO ASSET :

R 512 Mb (Flash ROM) / 512 Mb (SD RAM) 3.5" TFT Touch Screen HSDPA 7.2 Mbps/UMTS 2100 / EDGE /GPRS/GSM tri-band 10.2 x 6.05 x 1.45 cm Windows Mobile 6.53 Profesional 105 g up to 5 Hours up to 300 hours 5 Mpixels SiRF Starlll 802.11 b/g Versi 2.0 3.5" TFT VXGA 800 x 480 pixels

B = Baik KB = Kurang Baik R = Rusak

Pada hari ___________ tanggal ________________ dalam kondisi lengkap dan berfungsi dengan baik Saya menyadari sepenuhnya bahwa asset ini ada milik PT. Esham Dima Mandiri yang dititipkan kepada saya untuk menunjang kelancaran dan fungsi kerja saya. Oleh karena itu, saya bersedia untuk melakukan kewajiban sebagai pemegang asset tersebut di atas sebagai berikut : Saya menyadari sepenuhnya bahwa asset ini ada milik PT. Esham Dima Mandiri yang dititipkan kepada saya untuk menunjang kelancaran dan fungsi kerja saya. Oleh karena itu, saya bersedia untuk melakukan kewajiban sebagai pemegang asset tersebut di atas sebagai berikut : 1. Menggunakan asset PDA sebagai mana mestinya. 2. Menjaga stiker sertifikat keaslian program yang terdapat pada komponen keseluruhan asset dari kerusakan. 3. Memastikan asset dalam kondisi aman ketika dibawa keluar kantor seperti memasukkan PDA ke kantong plastik yang telah disediakan agar terhindar dari air serta dilarang membawa pulang PDA, PDA harus disimpan di Controller / AV masing masing Depo. 4. Menjaga kondisi fisik asset dengan baik ketika dibawa berpergian / keluar kantor serta menjaga pena PDA jangan sampai hilang. Bila PDA hilang / rusak akan dibebankan ke user sesuai dengan SK HRD No.014/SK/HR/DI/X/13 Dan harus melampirkan surat bukti laporan kehilangan dari kepolisian setempat serta surat berita acara kehilangan yang sudah di ttd oleh line manager atasan masing masing. 5. Jika ada kerusakan harus lapor ke atasan masing masing lalu dilaporkan ke IT department. Dan melampirkan surat berita acara kerusakan yang sudah di ttd oleh line manager atasan masing masing. 6. Serah Terima PDA 1 Salesman memakai 1 PDA tidak boleh Saling tukar menukar PDA antar salesman. 7. Masing masing PDA pada saat serah terima ada no asset masing masing yang akan di tentukan oleh IT department. 8. PIC untuk PDA yang ada dicabang cabang untuk pengoperasian PDA itu sendiri seperti charge baterai PDA, serta Upload data adalah Admin Sales / Admin Sales masing masing depo. Dan setiap hari Admin sales akan menyerahkan PDA tsb untuk di simpan di Controller / AV masing masing Depo 9. Seluruh AV / Controller bertanggung jawab atas penyimpanan PDA serta memeriksa kelengkapan PDA tersebut seperti Pena PDA tsb,Cover PDA tersebut serta kondisi fisik PDA tsb setiap hari nya. 10. Tidak diperkenankan menggunakan PDA untuk kepentingan pribadi 11. Tidak diperkenankan menginstall / copy data pribadi ke dalam PDA. 12. PDA hanya dipergunakan untuk tugas - tugas kantor. 13. Bahwa saya bersedia mengganti kerugian yang dialami perusahaan atas kehilangan atau kerusakan asset perusahaan tersebut selama asset tersebut dalam penguasaan dan tanggung jawab saya. 14. Tidak di perkenankan untuk menyimpan / meninggalkan PDA saat meninggalkan di dalam kendaraan selama di area parkir dan lain nya, Kehilangan akibat ini akan di bebankan biaya penggantian secara penuh ke user bersangkutan. Saya pun akan patuh kepada semua peraturan yang dikeluarkan oleh perusahaan terkait dengan asset yang saya pegang / dititipkan kepada saya. Catatan : Jika kerusakan / kehilangan terjadi setelah diperiksa oleh Divisi IT disebabkan karena kelalaian dari user atau pemakai yang tidak merawat peralatan diatas tersebut maka biaya service tersebut atau penggantian perangkat baru akan menjadi beban user sesuai dengan SOP yang berlaku. Asli Copy Kuning Copy Merah Copy Hijau

: yang menyerahkan : yang menerima : GA / IT : Accounting

Jakarta, ______________________ Diterima oleh,

Diserahkan oleh,

Diperiksa oleh,

( _______________ ) Salesman

( _________________ ) IT

( ________________ ) IT Project

Dicreate oleh……………………….Tgl………………….Paraf…………………………

Page 40

Mengetahui,

(____________) Controller/AV PDA For EDM

( __________ ) DM / RDM / BOM 01.01.2014

013.F.IT.REVISI-0

BERITA ACARA SERAH TERIMA PDA ( PDA CHECK LIST ) Merk/ Type PDA Tanggal Beli Pemakai / User Divisi Kondisi Komputer dan Kelengkapan No. Bagian-Bagian Komputer BAGIAN DALAM CPU 1 Prosesor 2 Memori 3 Display 4 Network 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14

Dimension Operating System Weight Talk time Stand By Time Camera GPS WLAN Bluetooth LCD Screen

BAGIAN LUAR 1 Screen Protector 1 2 3 4 5 6

AKSESORIS Adaptor Baterai Soft Case Pena PDA HandsFree Kabel Data

1 2 3 4



: : : :

NO. DOC Garansi Serial Number Supplier A

TA

H

B

x x x x

x x x x

x x x x x x x x x x

x x x x x x x x x x

x

x

x x x x

x x

x x x x x x

x x x x

x x x x

Kondisi KB

Keterangan

: NO : : : :

/ IT /

/ \ IMEI :

NO ASSET :

R 512 Mb (Flash ROM) / 512 Mb (SD RAM) 3.5" TFT Touch Screen HSDPA 7.2 Mbps/UMTS 2100 / EDGE /GPRS/GSM tri-band 10.2 x 6.05 x 1.45 cm Windows Mobile 6.53 Profesional 105 g up to 5 Hours up to 300 hours 5 Mpixels SiRF Starlll 802.11 b/g Versi 2.0 3.5" TFT VXGA 800 x 480 pixels


Pada hari ___________ tanggal ________________ dalam kondisi lengkap dan berfungsi dengan baik Saya menyadari sepenuhnya bahwa asset ini ada milik PT. Dima Indonesia yang dititipkan kepada saya untuk menunjang kelancaran dan fungsi kerja saya. Oleh karena itu, saya bersedia untuk melakukan kewajiban sebagai pemegang asset tersebut di atas sebagai berikut : Saya menyadari sepenuhnya bahwa asset ini ada milik PT. Dima Indonesia yang dititipkan kepada saya untuk menunjang kelancaran dan fungsi kerja saya , oleh karena itu, saya bersedia untuk melakukan kewajiban sebagai pemegang asset tersebut di atas sebagai berikut : 1. Menggunakan asset PDA sebagai mana mestinya. 2. Menjaga stiker sertifikat keaslian program yang terdapat pada komponen keseluruhan asset dari kerusakan. 3. Memastikan asset dalam kondisi aman ketika dibawa keluar kantor seperti memasukkan PDA ke kantong plastik yang telah disediakan agar terhindar dari air. 4. Menjaga kondisi fisik asset dengan baik ketika dibawa berpergian / keluar kantor serta menjaga pena PDA jangan sampai hilang. 5. Bilamana terjadi kehilangan / kehilangan asset PDA maka : a. User akan dibebankan biaya penggantian sebesar harga PDA baru yang akan dibeli sebagai pengganti berdasarkan SK HRD No.014/SK/HR/DI/X/13 b. User akan dikenakan SP3 Dan harus melampirkan surat bukti laporan kehilangan dari kepolisian setempat serta surat berita acara kehilangan yang sudah di ttd oleh line manager atasan masing-masing. 6. Jika ada kerusakan harus lapor ke atasan masing masing lalu dilaporkan ke IT department. Dan melampirkan surat berita acara kerusakan yang sudah di ttd oleh line manager atasan masing masing. 7. Serah Terima PDA 1 promotor memakai 1 PDA tidak boleh saling tukar menukar PDA antar promotor. 8. Masing masing PDA pada saat serah terima ada no asset masing masing yang akan di tentukan oleh IT department. 9. Seluruh promotor bertanggung jawab atas penyimpanan PDA serta memeriksa kelengkapan PDA tersebut seperti Pena PDA tsb,Cover PDA tersebut serta kondisi fisik PDA tsb setiap hari nya. 10. Tidak diperkenankan menggunakan PDA untuk kepentingan pribadi 11. Tidak diperkenankan menginstall / copy data pribadi ke dalam PDA. 12. PDA hanya dipergunakan untuk tugas - tugas kantor. 13. Bahwa saya bersedia mengganti kerugian yag dialami perusahaan atas kehilangan atau kerusakan asset perusahaan tersebut selama asset tersebut dalam penguasaan dan tanggung jawab saya. 14. Tidak di perkenankan untuk menyimpan / meninggalkan PDA saat meninggalkan di dalam kendaraan selama di area parkir dan lain nya, kehilangan akibat ini akan di bebankan biaya penggantian secara penuh ke user bersangkutan. Saya pun akan patuh kepada semua peraturan yang dikeluarkan oleh perusahaan terkait dengan asset yang saya pegang / dititipkan kepada saya. Catatan : Jika kerusakan / kehilangan terjadi setelah diperiksa oleh Divisi IT disebabkan karena kelalaian dari user atau pemakai yang tidak merawat peralatan diatas tersebut maka biaya service tersebut atau penggantian perangkat baru akan menjadi beban user sesuai dengan SOP yang berlaku. Asli Copy Kuning Copy Merah Copy Hijau

: yang menyerahkan : yang menerima : GA / IT : Accounting

Jakarta, ______________________ Diterima oleh,

Diserahkan oleh,

Diperiksa oleh,

( _______________ ) Promotor

( _________________ ) IT

( ________________ ) IT Project


Page 41

Mengetahui,

(____________) ASPM PDA For DIMA

( __________ ) RM 01.01.2014

013.F.IT.REVISI-0

BERITA ACARA SERAH TERIMA Tablet ( TABLET CHECK LIST - DIMA HO) Merk/ Type Device Tanggal Beli Pemakai / User Divisi Kondisi Komputer dan Kelengkapan No. Bagian-Bagian Komputer BAGIAN DALAM Tablet 1 Prosesor 2 Memori 3 Display 4 Network 5 6 7 8 9 10 11

Dimension Operating System Weight Talk time Stand By Time Camera GPS

12 WLAN 13 Bluetooth 14 LCD Screen BAGIAN LUAR 1 Screen Protector 2 3 5 6

AKSESORIS Baterai Soft Case HandsFree Sim Card

1 2 3 4


: Samsung Galaxy Tab 3 P3200 : 3 OKTOBER 2013 : Adi Hendrico : Sales A

TA

H

B

Kondisi KB

NO. DOC Garansi Serial Number Supplier Keterangan

: : : :

NO : SAMSUNG RF1D869YRDE IMEI : 357645/05/849697/8 PT. ANUGRAH BERKAT SOLUSI UTAMA

NO ASSET :

R

x x x x

x x x x

x x x x x x x

x x x x x x x

x x x

x x x

TFT capacitive touchscreen, 16M colors

x x

Warna Hitam Kulit

Exynos 4212, Dual-core 1.5 GHz Internal 16GB ,Ram 1,5 GB TFT capacitive touchscreen, 16M colors HSDPA DL: 7.2 Mbps UL:384Kpbs 209.8 x 123.8 x 7.4 mm (8.26 x 4.87 x 0.29 in)

Android OS, v4.2.2 (Jelly Bean) 314 gr

Up to 11 h 5 MP, 2560х1920 pixels

Yes, with A-GPS support and GLONASS

Wi-Fi 802.11 a/b/g/n, dual-band, DLNA, WiFi Direct, Wi-Fi hotspot Yes, v4.0 with A2DP

x x x

x x

Non-removable Li-Ion 4450 mAh battery

x x x x



Pada hari tanggal dalam kondisi lengkap dan berfungsi dengan baik Saya menyadari sepenuhnya bahwa asset ini ada milik PT. Dima Indonesia yang dititipkan kepada saya untuk menunjang kelancaran dan fungsi kerja saya. Oleh karena itu, saya bersedia untuk melakukan kewajiban sebagai pemegang asset tersebut di atas sebagai berikut : 1 2 3 4 5

6 7 8 9 ### ### ### ### ###

Menggunakan asset Galaxy Tab 3 sebagai mana mestinya. Menjaga stiker sertifikat keaslian Samsung yang terdapat pada komponen keseluruhan asset dari kerusakan. Memastikan asset dalam kondisi aman ketika dibawa keluar kantor maupun ditinggalkan didalam kantor. Menjaga kondisi fisik asset dengan baik ketika dibawa berpergian / keluar kantor . Bilamana terjadi kehilangan / kerusakan asset maka : a. User akan dibebankan biaya penggantian sebesar harga PDA baru yang akan dibeli sebagai pengganti berdasarkan SK HRD No.014/SK/HR/DI/X/13 b. User akan dikenakan SP3 Dan harus melampirkan surat bukti laporan kehilangan dari kepolisian setempat serta surat berita acara kehilangan yang sudah di ttd oleh line manager atasan masing-masing. Jika ada kerusakan harus lapor ke atasan masing-masing lalu dilaporkan ke IT department. Dan melampirkan surat berita acara kerusakan yang sudah di ttd oleh line manager atasan masing masing. Tidak boleh saling tukar menukar Tablet antar promotor. Masing masing Tablet pada saat serah terima ada no asset masing masing yang akan di tentukan oleh IT department. Seluruh promotor bertanggung jawab atas penyimpanan Tablet serta memeriksa kelengkapan Tablet tersebut seperti Charger, Cover Tablet tersebut serta kondisi fisik Tablet tsb setiap hari nya. Tidak diperkenankan menggunakan Tablet untuk kepentingan pribadi dan mengubah setting pada Tablet Tidak diperkenankan menginstall / copy data pribadi ke dalam Tablet. Tablet hanya dipergunakan untuk tugas - tugas kantor. Bahwa saya bersedia mengganti kerugian yang dialami perusahaan atas kehilangan atau kerusakan asset perusahaan tersebut selama asset tersebut dlm penguasaan dan tanggung jawab saya. Tidak di perkenankan untuk menyimpan / meninggalkan Tablet saat meninggalkan di dalam kendaraan selama di area parkir dan lain nya,Kehilangan akibat ini akan di bebankan biaya penggantian secara penuh ke user bersangkutan.

Saya pun akan patuh kepada semua peraturan yang dikeluarkan oleh perusahaan terkait dengan asset yang saya pegang / dititipkan kepada saya. Catatan : Jika terjadi kerusakan setelah diperiksa oleh Divisi IT disebabkan karena kelalaian dari user atau pemakai yang tidak merawat peralatan diatas tersebut maka biaya service atau penggantian perangkat baru akan menjadi beban user sesuai dengan SOP berlaku. Asli Copy

: yang menyerahkan : yang menerima

Jakarta, ___________________ Diterima oleh,

Diserahkan oleh,

Diperiksa oleh,

( ___________ ) User

( ______________ ) IT / Admin Project

( ______________ ) IT Project

Mengetahui,

( ______________ ) ASPM


( ______________ ) RM TAB For DIMA

Page 42

01.01.2014

013.F.IT.REVISI-0

Page 43

FORM EMPLOYEE CHECKLIST (IT DEPARTMENT) No. NIK Nama Karyawan Nama Perusahaan Business Unit

/FEC-IT/HR/DI/

: :

Jabatan : Dept./Lokasi Kerja : Tanggal Keluar :

: :

Untuk diisi dan diperiksa oleh Information Technology (IT) Dept. No Uraian 1 E-mail Address 2 Personal Computer (PC) 3 Laptop / Notebook 4 Camera Digital 5 Camcoder / Handycam / Alat perekam 6 Ipad / Tablet 7 PDA / Smartphone 8 Handphone 9 Modem 10

Lampiran

/13

Ada

Tidak ada

Keterangan

: Ada / Tidak Ada *

Diperiksa oleh,

Diketahui oleh,

PIC

IT Manager

(Nama & Tanggal)

(Nama & Tanggal)

* Coret yang tidak perlu

01.08.2015

022.F.HR-ER.REVISI-0

Addendum per : 31 Oktober 2015

Page 44

DIMA GROUP Sudirman Plaza Complex Business, Plaza Marein 15th floor JL. Jend. Sudirman Kac. 76-78, Jakarta 12920 Tel : + 62 21 579 36970

PENGAJUAN PEMBUKAAN AKSES DATA SEVER Nama Pemohon Jabatan Department Area

: : : :

Tanggal Pengajuan

Akses Data Server yang diminta :

Read only

Diajukan oleh,

Diketahui oleh

User

Line Manager

:

Read, Modify

Full Acces

Disetujui oleh,



Perhatian : 1 Keamanan data sepenuhnya menjadi tanggungjawab department yang bersangkutan dan tidak ada hubungannya dengan IT Dept 2 User bertanggung jawab atas keamanan data perusahaan adalah untuk kepentingan kantor dan department terkait.

User tidak diperbolehkan untuk menbocorkan data perusahaan. 3 Apabila User ditemukan melakukan hal tersebut maka akan dikenakan sangsi sesuai dengan peraturan yang berlaku. 4 Pengajuan ini harus di ttd oleh head / manager user yang request utk transfer data to USB yg di lakukan oleh IT Department.

02.01.2014


002.F.IT.REVISI-1

DIMA GROUP Sudirman Plaza Complex Business, Plaza Marein 15th floor JL. Jend. Sudirman Kac. 76-78, Jakarta 12920 Tel : + 62 21 579 36970

PENGAJUAN PEMBUKAAN AKSES DATA SEVER Nama Pemohon Jabatan Department Area

: : : :

Akses Data Server yang diminta :

Tanggal Pengajuan

Read only

Diajukan oleh,

Diketahui oleh

User

Line Manager

:

Read, Modify

Full Acces

Disetujui oleh,



Perhatian : 1 Keamanan data sepenuhnya menjadi tanggungjawab department yang bersangkutan dan tidak ada hubungannya dengan IT Dept 2 User bertanggung jawab atas keamanan data perusahaan adalah untuk kepentingan kantor dan department terkait.

User tidak diperbolehkan untuk menbocorkan data perusahaan. 3 Apabila User ditemukan melakukan hal tersebut maka akan dikenakan sangsi sesuai dengan peraturan yang berlaku. 4 Pengajuan ini harus di ttd oleh head / manager user yang request utk transfer data to USB yg di lakukan oleh IT Department.

02.01.2014


Page 45

002.F.IT.REVISI-1

PT. DIMA INDONESIA FORM PENGAJUAN FIXED ASSET Nomor

:

Tanggal pengajuan

:

Mutasi

Penjualan

Pemusnahan

Deskripsi 1 Nomor Fixed Asset 2 Nama Fixed Asset 3 Brand 4 Nomor kendaraan 5 Nomor rangka 6 Nomor mesin PENJUALAN & PEMUSNAHAN Tahun perolehan Nilai perolehan MUTASI Pemindahan lokasi Lokasi sekarang Lokasi berikutnya -

Pemindahan user User sekarang Nama Jabatan -

User berikutnya Nama Jabatan Request by

Date :

Acknowledge by

GA Spv / IT Manager Date :

Approved by

Corp. HR Director Date :


Page 46

Finance Director Date : 01.01.2014

003.F.IT.REVISI-0

PERUSAHAAN : DIMA GROUP

PEMINJAMAN INFOCUS KELUAR KANTOR Tanggal Peminjaman : Tujuan Lokasi

:

Keperluan

:

Type Infocus

:

- 2013 s/d Tanggal :

Data personil yang menyerahkan : Nama : Jabatan : Area : Divisi / Bagian : NO. URAIAN A. Kelengkapan Infocus 1 Infocus 2 Kabel VGA 3 Kabel Power 4 Tas Infocus 5 Remote 6 Kondisi Infocus Diserahkan Oleh,

Mengetahui,

(IT Department)

(Infrastructure Manager)

- 2013

Data personil yang menerima : Nama : Jabatan : Area : Divisi / Bagian : ADA

TIDAK ADA

Diterima Oleh,


KETERANGAN

Mengetahui,

(Nama Jelas)

(Atasan Langsung)

01.01.2014

004.F.IT.REVISI-0

PERUSAHAAN : DIMA GROUP

PENGEMBALIAN INFOCUS KELUAR KANTOR NO. URAIAN A. Kelengkapan Infocus 1 Infocus 2 Kabel VGA 3 Kabel Power 4 Tas Infocus 5 Remote 6 Kondisi Infocus

ADA

Dikembalikan Oleh,

TIDAK ADA

KETERANGAN

Diterima Oleh,

(Nama Jelas) Dicreate oleh……………………….Tgl………………….Paraf…………………………

Page 47

(IT Department) 01.01.2014

004.F.IT.REVISI-0

DIMA GROUP Jl. Pluit Mas I Blok A No. 1 A Jembatan Tiga - Jakarta Utara Telp : 021-6693113 (Hunting), Fax : 021-6695803

Sudirman Plaza Complex Business Plaza Marein lt. 15th floor Jl. Jend.Sudirman Kav. 76-78, Jakarta 12910

PENGAJUAN COPY DATA TO USB Nama Pemohon Jabatan Department Area

: : : :

Tgl Pengajuan :

Mengajukan permintaan untuk : Keterangan :

Diajukan oleh,

User Perhatian :

Diketahui dan disetujui oleh

Disetujui oleh,

Mengetahui,

Line Manager | Line Director



1 Keamanan data sepenuhnya menjadi tanggungjawab department yang bersangkutan dan tidak ada hubungannya dengan IT Dept 2 User bertanggung jawab atas keamanan data perusahaan adalah untuk kepentingan kantor dan department terkait. 3 User tidak diperbolehkan untuk menbocorkan data perusahaan.

Apabila User ditemukan melakukan hal tersebut maka akan dikenakan sangsi sesuai dengan peraturan yang berlaku. 4 Pengajuan ini harus di ttd oleh head / manager user yang request utk transfer data to USB yg di lakukan oleh IT Department.


DIMA GROUP

Jl. Pulit Mas I Blok A No. 1 A Jembatan Tiga - Jakarta Utara Telp : 021-6693113 (Hunting), Fax : 021-6695803

02.01.2014

005.F.IT.REVISI-1


PENGAJUAN COPY DATA TO USB Nama Pemohon Jabatan Department Area

: : : :

Tgl Pengajuan :

Mengajukan permintaan untuk : Keterangan :

Diajukan oleh,

User Perhatian :

Diketahui dan disetujui oleh

Disetujui oleh,

Mengetahui,

Line Manager | Line Director



1 Keamanan data sepenuhnya menjadi tanggungjawab department yang bersangkutan dan tidak ada hubungannya dengan IT Dept 2 User bertanggung jawab atas keamanan data perusahaan adalah untuk kepentingan kantor dan department terkait. 3 User tidak diperbolehkan untuk menbocorkan data perusahaan.

Apabila User ditemukan melakukan hal tersebut maka akan dikenakan sangsi sesuai dengan peraturan yang berlaku. 4 Pengajuan ini harus di ttd oleh head / manager user yang request utk transfer data to USB yg di lakukan oleh IT Department.


Page 48

02.01.2014

005.F.IT.REVISI-1

DIMA GROUP

Jl. Pluit Mas I Blok A No. 1 A Confidential 29/10/2015 Jembatan Tiga - Jakarta Utara Telp : 021-6693113 (Hunting), Fax : 021-6695803

Sudirman Plaza Complex Business Page 54 Plaza Marein lt. 15th floor Jl. Jend.Sudirman Kav. 76-78, Jakarta 12910

PENGAJUAN E-MAIL Nama Pemohon Jabatan Department Area

(Mutasi/Promosi/Lain2) (coret yg tdk perlu)

: : : :

□ □

Mengajukan permintaan untuk :

E-Mail Account

□

Tgl Pengajuan :

Perubahan Hak Akses E-Mail Account

Setting E-Mail Account kantor pada mobile device pribadi/kantor Perangkat :

□ □ □ □

Status : Akses E-mail c Local

c

: -

Global * -

Blackberry Android (Samsung Galaxy, dll) Apple IOS (Iphone, Ipad) Perangkat lainnya :

Hanya bisa kirim & terima e-mail internal ( Sesama @dima.co.id ) - Default

c Hanya bisa kirim e-mail keluar ( Diluar domain @dima.co.id ) c Hanya bisa terima e-mail dari luar ( Diluar domain @dima.co.id ) c Bisa kirim & terima e-mail dari luar ( Diluar domain @dima.co.id ) - Full Akses

* Approval Level Director Alamat E-Mail (diisi oleh IT) : Keterangan : Diajukan oleh,

User Ketentuan :

@ dima.co.id Ex.User : ……………….. Disetujui oleh,

Manager

Line Director

Mengetahui,


Corp IT Mgr

Finance Dir

1 Hak Akses Group sepenuhnya menjadi tanggungjawab department yang bersangkutan dan tidak ada hubungannya dengan IT Department. 2 E-mail user adalah e-mail perusahaan, bukan e-mail pribadi .Tidak dipekenankan User melakukan pendaftaran mailing list

atau website tertentu menggunakan alamat email kantor dikarenakan dapat mengundang Spam terhadap email kantor yang dapat menggangu aktifitas email kantor apabila User ditemukan melakukan hal tersebut maka akan dikenakan sangsi sesuai dengan peraturan yang berlaku. 3 User tidak diperbolehkan untuk melakukan setting e-mail sendiri di komputer user 4 User harus memelihara kerahasiaan semua hasil kerja (data perusahaan) dan tidak di benarkan untuk memberikan atau menyiarkan kepada

pihak manapun. Apabila User ditemukan melakukan hal tersebut maka akan dikenakan sangsi sesuai dengan peraturan yang berlaku. 5 Email kantor hanya di setting pada perangkat milik kantor dan tidak di perbolehkan di setting pada komputer atau perangkat pribadi lain nya. 6 Bila tidak di pilih email setting Local atau Global maka IT akan melakukan settingan secara default secara local only.

Dicreate oleh……………………….Tgl………………….Paraf…………………

Page 49

01.02.2014

006.F.IT.REVISI-1

DIMA GROUP

Jl. Pluit Mas I Blok A No. 1 A Jembatan Tiga - Jakarta Utara Telp : 021-6693113 (Hunting), Fax : 021-6695803


PENGAJUAN FORWARD E-MAIL Nama Pemohon Jabatan Department Area

: : : :

(Baru/Mutasi/Promosi) (coret yg tdk perlu) Tgl Pengajuan :

□

Mengajukan permintaan untuk : Forward E-Mail Account Status : Dari alamat E-Mail (diisi oleh User ) : Ke alamat E-Mail (diisi oleh User) : Durasi Forward (diisi oleh User)

:

Keterangan

:

( Tidak di isi default selama 2 Minggu )

Diajukan oleh,

Diketahui oleh

Disetujui oleh,

Mengetahui,

User

Line Manager User



Perhatian : 1 Hak Akses Group sepenuhnya menjadi tanggungjawab department yang bersangkutan dan tidak ada hubungannya dengan IT Dept. 2 Segala tanggung jawab terhadap data email menjadi tanggung jawab PIC yang mengajukan forward email ini. 3 User harus memelihara kerahasiaan semua hasil kerja (data perusahaan) dan tidak di benarkan untuk memberikan atau menyiarkan

ke pihak manapun. Apabila User ditemukan melakukan hal tersebut maka akan dikenakan sangsi sesuai dengan peraturan.


DIMA GROUP


01.01.2014

007.F.IT.REVISI-0


PENGAJUAN FORWARD E-MAIL Nama Pemohon Jabatan Department Area

: : : :


□

Mengajukan permintaan untuk : Forward E-Mail Account Status : Dari alamat E-Mail (diisi oleh User ) : Ke alamat E-Mail (diisi oleh User) : Durasi Forward (diisi oleh User)

:

Keterangan

:

( Tidak di isi default selama 2 Minggu )

Diajukan oleh,

Diketahui oleh

Disetujui oleh,

Mengetahui,

User

Line Manager User



Perhatian : 1 Hak Akses Group sepenuhnya menjadi tanggungjawab department yang bersangkutan dan tidak ada hubungannya dengan IT Dept. 2 Segala tanggung jawab terhadap data email menjadi tanggung jawab PIC yang mengajukan forward email ini. 3 User harus memelihara kerahasiaan semua hasil kerja (data perusahaan) dan tidak di benarkan untuk memberikan atau menyiarkan

ke pihak manapun. Apabila User ditemukan melakukan hal tersebut maka akan dikenakan sangsi sesuai dengan peraturan.


Page 50

01.01.2014

007.F.IT.REVISI-0

DIMA GROUP



PENGAJUAN INSTALASI/UPDATE PROGRAM APLIKASI Nama Pemohon Jabatan Department Area

: : : :

□

Mengajukan permintaan untuk : Versi File Program

Tgl Pengajuan : Jenis Aplikasi : Bosnet / BI / Qlikview / CRM / NAV/HRIS / IX Payroll / ...................... INSTALASI BARU

□

INSTALASI UPDATE

:

Lokasi File Program : Pada PC/User

:

Pada Area/Depo

:

Keterangan :

:

Diajukan oleh,

User Pemohon Perhatian :

Diketahui oleh

Disetujui oleh,

Mengetahui,

Atasan Pemohon

Information Sys Mgr


1. Hak akses login program aplikasi sepenuhnya menjadi tanggungjawab department yang bersangkutan 2. Program aplikasi yang di install adalah sesuai dengan versi file program dan lokasi file program serta pada pc/user di area/depo tertera diatas 3. User tidak diperbolehkan untuk melakukan instalasi program aplikasi sendiri di komputer / laptop harus oleh IT Department. 4. Apabila User ditemukan melakukan hal tersebut maka akan dikenakan sangsi sesuai dengan peraturan yang berlaku. 5. Komputer / laptop akan di kunci kembali oleh IT department setelah selesai dilakukan penginstallan / update software yang di request.

REPORT INSTALASI/UPDATE PROGRAM APLIKASI Nama Pelaksana Jabatan Department Area

□

: : : :

Tgl pelaksanaan :

Keterangan : : Telah selesai dilaksanakan sesuai permintaan pemohon instalasi/update program aplikasi Dilaksanakan oleh

Pelaksana Perhatian :

Diketahui oleh

Mengetahui,


Information Sys Mgr


1 Program aplikasi yang telah terinstal adalah sesuai dengan versi file program dan lokasi file program dari Pemohon 2 Area / depo yang telah terinstal adalah sesuai dengan Area / depo yang diajukan Pemohon 3 Dengan disetujui nya report instalasi/update program aplikasi ini maka berarti Pemohon menerima hasil pelaksanaan instalasi/update

program aplikasi sesuai permintaan pemohon 4 Hasil/versi instalasi/update program aplikasi dan pada pc/user serta di area/depo adalah sudah benar terlaksanakan


Page 51

01.01.2014

008.F.IT.REVISI-0



PENGAJUAN INSTALL SOFTWARE Nama Pemohon Jabatan Department Area

: : : :

Mengajukan permintaan untuk : Software :

□ □ □ □ □


□

INSTALL SOFTWARE

Keterangan : Diajukan oleh,

Diketahui oleh,

Disetujui oleh,

User

Line Manager User


Perhatian : 1 Hak Akses software sepenuhnya menjadi tanggungjawab department yang bersangkutan dan tidak ada hubungannya dengan IT Dept 2 Software yang di install di luar standar IT adalah untuk kepentingan kantor dan department terkait. 3 User tidak diperbolehkan untuk melakukan instalasi software sendiri di komputer / laptop harus oleh IT Department.

Apabila User ditemukan melakukan hal tersebut maka akan dikenakan sangsi sesuai dengan peraturan yang berlaku. 4 Komputer / laptop akan di kunci kembali oleh IT department setelah selesai dilakukan penginstallan software yang di request.


DIMA GROUP


01.01.2014

009.F.IT.REVISI-0


PENGAJUAN INSTALL SOFTWARE Nama Pemohon Jabatan Department Area

: : : :

Mengajukan permintaan untuk : Software :

□ □ □ □ □


□

INSTALL SOFTWARE

Keterangan :

Perhatian :

Diajukan oleh,

Diketahui oleh,

Disetujui oleh,

User

Line Manager User


1 Hak Akses software sepenuhnya menjadi tanggungjawab department yang bersangkutan dan tidak ada hubungannya dengan IT Dept 2 Software yang di install di luar standar IT adalah untuk kepentingan kantor dan department terkait. 3 User tidak diperbolehkan untuk melakukan instalasi software sendiri di komputer / laptop harus oleh IT Department.

Apabila User ditemukan melakukan hal tersebut maka akan dikenakan sangsi sesuai dengan peraturan yang berlaku. 4 Komputer / laptop akan di kunci kembali oleh IT department setelah selesai dilakukan penginstallan software yang di request.


Page 52

01.01.2014

009.F.IT.REVISI-0



PENGAJUAN INTERNET AKSES Nama Pemohon Jabatan Department Area

(Mutasi/Promosi/Lain2) (coret yg tdk perlu) Tgl Pengajuan :

: : : ::

Mengajukan permintaan untuk : Status: Internet Akses : c Temporary

□

Internet Akses *

□

s/d

c Full Akses c Full Akses

c Permanent * Approval Level Director Keterangan Diajukan oleh,

User

Perubahan Hak Internet Akses *

c c

Website tertentu (List di ket ) Website tertentu (List di ket )

: Diketahui dan disetujui oleh

Manager

Line Director

Disetujui oleh,

Mengetahui,



Ketentuan : 1 Hak Akses Group sepenuhnya menjadi tanggungjawab department yang bersangkutan dan tidak ada hubungannya dengan IT Department. 2 Tidak diperkenankan User melakukan browsing ke alamat Situs-Situs Pornografi, Games Online , Sosial Networking, Streaming apabila User ditemukan melakukan hal tersebut, maka akan dikenakan sangsi sesuai dengan peraturan yang berlaku.

3 Semua transaksi log internet akses tercatat di firewall kami sebagai bahan pertanggung jawaban ke management bila di perlukan suatu saat. 4 IT Department akan melakukan monitoring log pemakaian setiap saat. 5 IT Department berhak menutup akses bila di pergunakan diluar kepentingan kantor / pekerjaan. 6 Bila ingin melakukan aktifitas download file yang besar koodinasikan ke IT Department supaya traffic internet tetap terjaga dengan baik.


Page 53

01.02.2014

010.F.IT.REVISI-1



PENGAJUAN PENDAFTARAN MAILING LIST EMAIL Nama Pemohon Jabatan Department Area


: : : :

Mengajukan permintaan untuk : Mailing List Alamat E-Mail (diisi oleh User)

□

Pendaftaran Mailing List E-Mail : :

@dima.co.id

Alamat E-Mail (diisi oleh User )

:

@dima.co.id

Alamat E-Mail (diisi oleh User ) Keterangan

: :

@dima.co.id

Diajukan oleh,

User

Diketahui oleh

Manager

Line Director

Disetujui oleh,

Mengetahui,



Perhatian : 1 Hak Akses Group sepenuhnya menjadi tanggungjawab department yang bersangkutan dan tidak ada hubungannya dengan IT Dept 2 User tidak diperbolehkan untuk melakukan setting e-mail sendiri di komputer user. 3 User harus memelihara kerahasiaan semua hasil kerja (data perusahaan) dan tidak di benarkan untuk memberikan atau menyiarkan

ke pihak manapun. Apabila User ditemukan melakukan hal tersebut maka akan dikenakan sangsi sesuai dengan peraturan yang berlaku. 4 Mailing list harus sesuai yg didaftarkan diform ini apabila ditemukan di luar yang di daftarkan maka IT berhak block atas mailing list tsb. 5 Apabila terdapat indikasi spam terhadap mailing list tertentu maka IT berhak block sampai kami infokan ke user masing masing.


DIMA GROUP


01.02.2014

011.F.IT.REVISI-1


PENGAJUAN PENDAFTARAN MAILING LIST EMAIL Nama Pemohon Jabatan Department Area


: : : :

Mengajukan permintaan untuk : Mailing List Alamat E-Mail (diisi oleh User)

□

Alamat E-Mail (diisi oleh User ) Alamat E-Mail (diisi oleh User ) Keterangan Diajukan oleh,

Perhatian :

User

Pendaftaran Mailing List E-Mail : :

@dima.co.id

: : :

@dima.co.id @dima.co.id

Diketahui oleh

Manager

Line Director

Disetujui oleh,

Mengetahui,



1 Hak Akses Group sepenuhnya menjadi tanggungjawab department yang bersangkutan dan tidak ada hubungannya dengan IT Dept 2 User tidak diperbolehkan untuk melakukan setting e-mail sendiri di komputer user. 3 User harus memelihara kerahasiaan semua hasil kerja (data perusahaan) dan tidak di benarkan untuk memberikan atau menyiarkan

ke pihak manapun. Apabila User ditemukan melakukan hal tersebut maka akan dikenakan sangsi sesuai dengan peraturan yang berlaku. 4 Mailing list harus sesuai yg didaftarkan diform ini apabila ditemukan di luar yang di daftarkan maka IT berhak block atas mailing list tsb. 5 Apabila terdapat indikasi spam terhadap mailing list tertentu maka IT berhak block sampai kami infokan ke user masing masing.


Page 53

01.02.2014

011.F.IT.REVISI-1



PENGAJUAN PIN TELEPON Nama Pemohon Jabatan Department Area


: : : :

Mengajukan permintaan untuk : Status : PIN TELEPON

c

□

PIN TELEPON

Permanent

Diajukan oleh,

User

Diketahui oleh

Manager

Line Director

Disetujui oleh,

Mengetahui,

IT Infrastructure Mgr


Perhatian : 1 Tidak dipekenankan User untuk melakukan sharing PIN Telepon ke user lain, apabila User ditemukan melakukan hal tersebut, maka akan dikenakan sangsi sesuai dengan peraturan yang berlaku. 2 User tidak diperbolehkan untuk mengganti PIN yang telah diberikan, Penggantiaan PIN kami tidak akan melayaninya. 3 Penggunaan telepon hanya untuk kepentingan kantor tidak boleh pribadi ( Biiling system ini mencatat semua log telepon yang keluar dari masingmasing PIN yang bertanggung jawab.) 4 Semua harus bertanggung Jawab atas PIN yang telah diberikan serta bertanggung jawab atas pemakaian telepon dengan PIN tersebut.

Note : Cara pemakaian : ( Marein HO ) Angkat telp lalu tekan *# + PIN Telp + #9 + No Tujuan ( Selain Marein HO ) Angkat telp lalu tekan *47*+ PIN Telp + 9 + No Tujuan

01.01.2014


DIMA GROUP


012.F.IT.REVISI-1


PENGAJUAN PIN TELEPON Nama Pemohon Jabatan Department Area


: : : :

Mengajukan permintaan untuk : Status : PIN TELEPON c Permanent Diajukan oleh,

Perhatian :

User

□

PIN TELEPON

Diketahui oleh

Manager

Line Director

Disetujui oleh,

Mengetahui,



1 Tidak dipekenankan User untuk melakukan sharing PIN Telepon ke user lain, apabila User ditemukan melakukan hal tersebut, maka akan dikenakan sangsi sesuai dengan peraturan yang berlaku. 2 User tidak diperbolehkan untuk mengganti PIN yang telah diberikan, Penggantiaan PIN kami tidak akan melayaninya. 3 Penggunaan telepon hanya untuk kepentingan kantor tidak boleh pribadi ( Biiling system ini mencatat semua log telepon yang keluar dari masingmasing PIN yang bertanggung jawab.) 4 Semua harus bertanggung Jawab atas PIN yang telah diberikan serta bertanggung jawab atas pemakaian telepon dengan PIN tersebut.

Note : Cara pemakaian : ( Marein HO ) Angkat telp lalu tekan *# + PIN Telp + #9 + No Tujuan ( Selain Marein HO ) Angkat telp lalu tekan *47*+ PIN Telp + 9 + No Tujuan


Page 55

01.01.2014

012.F.IT.REVISI-1



PENGAJUAN PENGGANTIAN PASSWORD Nama Pemohon Jabatan Department Area


: : : :

Mengajukan permintaan penggantian password untuk :

□

□

Notebook

PC

Alasan penggantian password :

Diajukan oleh,

Disetujui oleh,

Diketahui oleh,

User

Line Manager User

IT Supervisor


DIMA GROUP


01.02.2014

014.F.IT.REVISI-0


PENGAJUAN PENGGANTIAN PASSWORD Nama Pemohon Jabatan Department Area


: : : :

Mengajukan permintaan penggantian password untuk :

□

□

Notebook

PC

Alasan penggantian password :

Diajukan oleh,

Disetujui oleh,

Diketahui oleh,

User

Line Manager User

IT Supervisor


Page 56

01.02.2014

014.F.IT.REVISI-0



MONITORING BACKUP NETBOOK DAN PC Department

No

:

PC/NB

Area :

Tgl Back Up No Fixed Asset/ Nama

Tahun : Halaman :

/

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

Ttd User

Ttd User

Ttd User

Ttd User

Ttd User

Ttd User

Ttd User

Ttd User

Ttd User

Ttd User

Ttd User

Ttd User

Dicreate oleh……………………….Tgl………………….Paraf………………………… Page 57

01.02.2014

015.F.IT.REVISI-0

DIMA GROUP



PENGAJUAN PERMINTAAN REKAMAN CCTV Nama Pemohon Jabatan Department Area

: : : :

Mengajukan permintaan untuk : Status : REKAMAN CCTV


□

REKAMAN CCTV

c

Tanggal

Jam

s/d

c

Tanggal

Jam

s/d

Diajukan oleh,

Diketahui oleh

Disetujui oleh,

Mengetahui,

User

Line Manager



Perhatian : 1 Hasil rekaman ini merupakan data rahasia perusahaan tidak bisa di pakai dengan sembarangan apabila di ketahui tidak sesuai prosedur akan dikenakan sangsi sesuai dengan peraturan yang berlaku. 2 Sistem penarikan rekaman cctv ini mempunyai standar penyimpanan selama 31 hari secara nasional 3 Semua harus bertanggung Jawab atas penyimpanan hasil rekaman yang di berikan dan hanya di perboleh kan di berikan ke pihak berwajib bila di butuhkan Note : Mengenai perihal penarikan rekaman sebisa mungkin di berikan periode dan jam yang di perlukan utk mempercepat penarikan rekaman cctv

Dicreate oleh : ……………………………………...Tgl:….………………………Paraf : ……………………

31.10.2015

Page 58

016.F.IT.REVISI-0

KETENTUAN DAN PROSEDUR ( S.O.P ) INFORMASI TEKNOLOGI ( I.T )

Recommend Documents