Kedves Felhasználók! Az előző körlevél óta felhalmozódott tapasztalatok alapján a következő kéréseket, illetve ajánlásokat fogalmazzuk meg a rendszer használatával kapcsolatban. Első lépésként felhívjuk a figyelmet a küldemények átvételére és kezelésére!
Nem kezelt küldemények Az át nem vett küldemények, illetve az átvett, de nem kezelt küldemények száma a rendszerben továbbra is magas. A nem kezelt küldemények magába foglalják az át nem vett küldeményeket, és mindazokat, amelyeknek a kezelése nem történt meg: nem került iktatásra, illetve nem került jelölésre, hogy nem szükséges az iktatás. A küldemények kétféleképpen tudnak eltűnni a nem kezelt küldemények belső lekérdezéséből, iktatás által vagy „Nem iktatandó” kapcsoló használatával. Tehát a nem kezelt küldemények számának csökkentése érdekében először gondoskodjanak a küldemények átvételéről, mely az Átadás-Átvétel / Várható tételek / Küldemények menüben találhatóak. Ezek után a küldeményekről gondoskodni olyan formában, hogy vagy iktatni vagy „Nem iktatandóra jelölni”. Ezen jelölés menete a következő: 1.
Kerüljön kiválasztásra a Küldemények menüpontban a legördülő listában „Nem iktatott”
2. A kiválasztott küldeményt szerkesztésre való megnyitása.
3. A feltüntetett jellemzők között „Nem iktatandó” kapcsoló Igenre állítása.
1
A kapcsoló „Igen”-re állításával egy indokot kér be, amely legördülőlistából választható. Amennyiben az indokok bővítését igényelné, keresse az adminisztrátort.
Partnerek (partner = címzett v. feladó!) Belső partnerek Minden SZIE munkavállaló és szervezeti egység belső partner, függetlenül attól, hogy földrajzilag hol található. Ismételten kérjük, hogy a partnerek rögzítésekor fokozott figyelmet fordítsanak arra, hogy a szervezeti egységeket ne személyként, hanem partner szervezetként rögzítsék. és ne keressenek magánszemélyt szervezeti egységként. A SZIE egységeket NE rögzítsék partner szervezetként, mivel minden SZIE egység szerepel a rendszerben belső egységként. Ha a külsőként is rögzített belső szervezetnek küldenek iratot, akkor a címzett egység nem fogja azt látni a rendszerben, nem tudja átvenni a küldeményt. Ugyanez a helyzet az Egyetem alkalmazottaival is: valamennyien szerepelnek partnerként a rendszerben, így partner személyként is történő rögzítésük a fentihez hasonló problémákat okoz. Ha nem találnak egy belső egységet vagy alkalmazottat a rendszerben, kérjük, jelezzék ezt nekünk a
[email protected] címre vagy a 06-28-522-000 3880-as melléken (Valószínűleg benne van a rendszerben, csak az aktualizált nevén.).
Külső partnerek Partnerek kezelésénél lehetőség van partner személyt és szervezetet fölvinni. Javasoljuk, ha egy szervezeten belül, konkrét személynek megy a küldemény, akkor előbb a személyt rögzítsék. Ha a rögzítendő partner KFT., BT., RT., ZRT., GMBH akkor NE partner személyként, hanem partner szervezetként vigyék föl, továbbá 2100 Gödöllő, Páter Károly utca 1.
2
címmel történő partner szervezet rögzítése előtt, minden esetben értesítsék az adminisztrátort a fentebb leírt elérhetőségeken! 1. Vigyék föl a partner személyt
2. Vigyék föl a partner szervezetet
3.
Majd a szervezetben és helyi alkalmazottként adják meg a az előzetesen fölvitt személyt.
3
Partnerek keresése Partner személy vagy szervezet kereséséhez minden esetben a keresendő szó elé „%”-jel kerüljön.
Partnerfölvitel Bejövő partner fölvitelekor megújult a partner rögzítési funkció, hiszen nem kell kilépnünk az iktatásból, hogy új partnert tudjunk fölvinni, megjelent a felületen egy új gomb, ami egy másik ablakban elnavigál a partner rögzítő felületre, igaz ez címeknél és személyeknél is. Partner rögzítése után adott partnerre keresve máris láthatóvá válik az újonnan rögzített partner.
Címek kezelése A címek rögzítésénél ne kerüljön pont a cím elemeinek végére.
Névelőtag Minden esetben az alábbi módon kell a névelőtagot rögzíteni:
4
Érkeztető postázó szerepkörrel rendelkező felhasználónak:
a vezetéknév előtti fehér hátterű beviteli mező. Minden névelőtagot nagy kezdőbetűvel kezdjenek és ponttal zárjanak le.
Dokumentumok verziócseréje Iktatás(Vegyes típussal, a feltöltendő állományokhoz a már előre beszkennelt iratot csatolván, hozzáférők megadása után menteni a felületet.) - Sokszor találkozunk azzal a problémával, hogy az iktatószámot előre ráírják a feltöltött és aláírt állományhoz, de más iktatószámot kap a rendszertől, mint ami előre ki van nyomtatva és aláírva, ezért javasoljuk, hogy az első iktatáskor még csak a tervezet feltöltése kerüljön a rendszerbe, így amint kapott iktatószámot a rendszertől a felhasználó és ráírta az ügyiratra, majd kinyomtatta és beszkennelte egy verziócserével megoldható, hogy a jó iktatószámú ügyirat kerüljön föl a rendszerbe, melynek a menete a következő: 1. Válasszuk ki a megfelelő iratot és kattintsunk a szerkesztés gombra
5
2.
Kattintsunk a Kapcsolódások / Elektronikus példányok
3. Válasszuk ki a szerkesztendő elektronikus példányt, majd kattintsunk a szerkesztés gombra
6
4. Az elektronikus példány szerkesztésénél az új verzió gomb megnyomásával lehetőség van feltölteni a már fönt lévő verziót lecserélni
5. Tallózzuk be a kiválasztott új verziót, majd kattintsunk a fájl feltöltésére, majd a Mentés gombra.
7
Köröztetés A köröztetés funkció azon célt szolgálja, hogy több személy által kötelezően aláírandó iratot rögzíteni lehessen a rendszerben. Ennek menete: Iktatni vegyes alapon csatolmányként feltölteni a nem aláírt üres példányt Mivel a SZIE-n a köröztetés papír alapon zajlik, így elég a végleges aláírt példányt verziócserével(fentebb leírtak) 3. Megfelelő mennyiségű materiális példányok létrehozása (Eredeti szerkesztésre nyitott másolásával) 4. Majd a másolt materiális példányok elpostázása a megfelelő szervezeteknek 1. 2.
Irattári tételszám Az új fejlesztések által, az iktatáskor az iktatókönyv mező értéke automatikusan töltődik, így elkerülésre kerül „Az iktatókönyv módosítása miatt, az irattári tételszám mező értéke ürítésre kerül!” hibaüzenet.
Több fájl csatolási lehetőség Iktatás során lehetőség van több fájl csatolására:
8
Minden esetben a „hozzá ad” gombbal kell hozzáadni egy újabb csatolandó fájllehetőséget, melyhez a „Mappa” ikonnal rendelkező gombbal kell feltölteni az elektronikus csatolmányt.
Email és Fax iktatás Elérhető az e-mail, illetve fax mind Kimenő/Belső, mind Bejövő iktatása. A folyamata a következő: 1. Iktatás típusakor kerüljön kiválasztásra a „Digitális” vagy „Vegyes” típus, majd
kézbesítés típusának „E-mail” kerüljön választásra
2. Beküldő szervezet, vagy kimenő esetén címzett, kiválasztásakor kizárólag olyan szervezetet vagy személyt lehet kiválasztani, aki rendelkezik e-mail címmel, vagy fax számmal
9
Irattárból kivétel Amennyiben már irattárba tett ügyiratra van szükség, lehetőség van az irattárból való kivételre: 1. Ügyiratok menüponton válasszuk ki a legördülőben az „Összes aktív ügyirat” helyett, az „Irattárban lévő ügyiratok” szűrőt. 2. Az ügyirat kiválasztása után „Irattárból kivesz” gomb megnyomása után lehetséges az irattárból kivétel 3. Majd az Ügyiratok menüpontok alatt legyen átállítva a szűrő „Irattárba adhatóra” 4. Az előzetesen kivett lezárt dokumentum, kijelölése utána a „Szerkesztés” gomb megnyomásával elérhetőek az ügyirat részletei 5. Az „Újranyit” gomb segítségével máris aktív az ügyirat. Irattárból való kivétel után, csak akkor lehetséges a kivett dokumentumra való iktatás, ha az Ügyiratok felől a dokumentumot megnyitjuk szerkesztésre és újra nyitjuk.
10
