k.erf Eindrapport Cedric Proost Stef Renders Frederick Schroyen Yannick van Hauwe Stijn Vanhoof

2

k.ERF Eindrapport

Cedric Proost Stef Renders Frederick Schroyen

Prior IT Groep 25 2013 – 2014

Yannick van Hauwe Stijn Vanhoof

2

VOORWOORD Als laatstejaarsstudenten van de opleiding professionele bachelor in de toegepaste informatica, gingen wij, Prior-IT, de uitdaging aan om een realistisch project te plannen. Deze praktische oefening leerde ons het belang van het efficiënt plannen, communiceren en verwerken van een groepsproject. We leerden dat we samen meer konden bereiken dan de optelsom van ieder van ons apart, ieder mens heeft zijn kwaliteiten. Wanneer deze individuele kwaliteiten elkaar vinden en professioneel kunnen samenwerken, kan dit alleen maar leiden tot een beter gezamenlijk resultaat. Daar dit onze eerste poging tot het plannen van een “echt” project was, genoten we de begeleiding van ervaren docenten. Hun ondersteuning, motivatiekracht en duiding was van vitaal belang om dit project tot een goed einde te brengen. We wensen hen dan ook persoonlijk te bedanken. Eerst en vooral gaat onze dank uit naar projectorganisatrice en business coach mevrouw Christine Smeets om dit alles mogelijk te maken en in goede banen te leiden. Ook wensen we de heer Dirk De Peuter te bedanken voor zijn bijstand in raad en daad op communicatief vlak. Ook willen we de mensen van de heemkundige kringen bedanken, ze hebben ons telkens goed ontvangen tijdens de bezoeken.

3

SAMENVATTING Alle heemkundige kringen binnen Kempisch erfgoed werken nu allemaal met hun eigen systemen en structuren. Deze manier van werken zorgt voor slechte communicatie en uitwisseling van kennis binnen de heemkundige kringen. De aanleiding van dit rapport is dan ook het zoeken naar een systeem dat gezamenlijk gebruikt kan worden door de heemkundige kringen. Dit rapport is dan ook een uitgebreide analyse waarin verschillende systemen en oplossingen overwogen en onderzocht werden om tot één gezamenlijk systeem te komen. De behoeften en wensen van alle heemkundige kringen werden onderzocht en gebruikt om de functionaliteiten van het systeem te bepalen. Er werd naar bestaande systemen gezocht alsook werd er gekeken naar de tijd en kosten die nodig zijn om een eigen systeem te ontwikkelen. Op basis van deze analyse zijn we tot drie uiteindelijke adviezen gekomen. Deze adviezen geven voor een laag, middelmatig en hoog budget een antwoord op de vraag, welk systeem het beste voorziet in de noden van de heemkundige kringen. Als low-budget advies werd er gekozen voor het bestaande systeem Legacy Family Tree. Dit systeem voldoet voor het grootste deel aan de noden van de heemkundige kringen. De kosten alsook de tijd nodig voor implementatie van het systeem zijn miniem. Dit softwarepakket voldoet echter niet aan alle vereisten dat het systeem nodig heeft zoals het instellen van rechten. Het is ook niet mogelijk om met meerdere gebruikers tegelijkertijd te werken aan dezelfde gegevens. Als mid-range budget is er gekozen voor het pakket Atlantis dat voldoet aan alle functionaliteiten. Dit pakket wordt reeds veel in Nederland gebruikt door verscheiden archiefinstellingen en is dus al meerdere keren beproeft en goedgekeurd. Dit pakket is een modulair systeem waarin zelf het gewenste uiterlijk en de gewenste functionaliteiten kunnen worden bepaald. Atlantis is gezien de kostprijs en tijd van implementatie de beste oplossing die voorhanden is en geniet ook onze voorkeur. Het high-range budget bestaat uit het zelf ontwikkelen van een systeem door externe. Deze stap bied uiteraard het beste resultaat als men kijkt naar uitgewerkte functionaliteiten en vorm van het systeem. Alles kan naar eigen wens gemaakt worden. Dit kostprijs en benodigde tijd tot implementatie van het systeem ligt hier dan ook beduidend hoger.

4

INHOUDSOPGAVE VOORWOORD ................................................................................................... 2 SAMENVATTING ............................................................................................... 3 INHOUDSOPGAVE ............................................................................................. 4 INLEIDING ....................................................................................................... 6 1

SWOT ANALYSE .................................................................................. 7

1.1 1.1.1 1.1.2 1.1.3 1.1.4 1.1.5 1.1.6 1.1.7 1.1.8 1.2

SWOT analyse per gemeente.............................................................. 7 Balen ................................................................................................... 7 Dessel ................................................................................................. 8 Geel .................................................................................................... 9 Laakdal ............................................................................................... 10 Meerhout ............................................................................................ 12 Mol..................................................................................................... 13 Olmen ................................................................................................ 14 Retie .................................................................................................. 16 Globale SWOT analyse ..................................................................... 17

2

EISENANALYSE ................................................................................ 19

2.1 2.1.1 2.1.2 2.1.3 2.1.4 2.1.5 2.2 2.2.1 2.2.2 2.2.3 2.2.4 2.2.5 2.2.6 2.2.7

Functionele eisen ............................................................................. 19 Bezoeker............................................................................................. 20 Heemkring medewerker ........................................................................ 22 Heemkring Verantwoordelijke ................................................................ 24 k.ERF Verantwoordelijke ....................................................................... 24 Administrator ...................................................................................... 24 Niet functionele eisen ...................................................................... 25 Bruikbaarheid ...................................................................................... 25 Schaalbaarheid .................................................................................... 25 Beveiliging .......................................................................................... 25 Beschikbaarheid................................................................................... 25 Systeemvereisten ................................................................................ 26 Platform .............................................................................................. 26 Onderhoud .......................................................................................... 27

3

ONDERZOEK SOFTWAREPAKKETTEN ................................................ 28

3.1 3.2 3.3 3.3.1 3.3.2 3.3.3 3.3.4 3.3.5 3.3.6

Beschikbare softwarepakketten ....................................................... 28 Ranking softwarepakketten ............................................................. 28 Verantwoording score softwarepakketten ....................................... 31 Family Tree Maker ................................................................................ 31 Aldfaer v4.2 ........................................................................................ 33 Legacy family tree ................................................................................ 37 Heredis 2014 ....................................................................................... 40 Haza 21 .............................................................................................. 43 The master genealogist v8 .................................................................... 45

4

BESTAANDE SOFTWAREPAKKETTEN AANPASSEN ............................. 49

4.1 4.1.1

Uitwerking door firma DEVENTit ...................................................... 49 Benodigde tijd en kosten ....................................................................... 51

5

ONDERZOEK EIGEN ONTWIKKELING ................................................ 52

5.1 5.2

Uitwerking ....................................................................................... 52 Kosten- en tijdsraming..................................................................... 52

6

ONDERZOEK CONVERSIETOOLS ....................................................... 53

6.1 6.1.1

Bestaande conversietools ................................................................ 53 SmartGenealogy 3.0 ............................................................................. 54

5

6.1.2 6.2 6.3 6.3.1 6.3.2

Excel2GED .......................................................................................... 56 Data integration tool ........................................................................ 57 Conversietool ontwikkelen ............................................................... 58 Visual Basic for Applications .................................................................. 58 Eigen conversietool ontwikkelen ............................................................. 58

7

ADVIES ............................................................................................ 59

7.1 7.1.1 7.1.2 7.2 7.2.1 7.2.2 7.3

Low-budget advies ........................................................................... 59 Beheersoftware.................................................................................... 59 Datamigratie en conversie ..................................................................... 59 Medium-budget advies ..................................................................... 60 Specifieke argumenten ......................................................................... 60 Kostprijs ............................................................................................. 60 High-budget advies .......................................................................... 61

BESLUIT…. ..................................................................................................... 62 LITERATUURLIJST .......................................................................................... 63 BIJLAGE 64

6

INLEIDING Erfgoedcel Kempisch erfgoed, beter bekend als k.ERF, verenigd acht heemkundige kringen uit zeven gemeenten namelijk Balen, Dessel, Geel, Laakdal, Meerhout, Mol en Retie. Deze samenwerking kwam er om het door de jaren heen verzamelde regionale erfgoed duurzaam te beheren en meer open te stellen voor het publiek. Een van de eerste stappen in die richting is het centraliseren van de genealogische informatie van de betrokken heemkundige kringen. De onderlinge uitwisseling van informatie verloopt nu immers erg omslachtig omdat informatie enkel beschikbaar is op de plaats waar het originele document gearchiveerd is. Ook voor inwoners met interesse in hun achtergrond zou een gecentraliseerd systeem veel kopzorgen besparen. In het kader van onze opleiding professionele bachelor in de toegepaste informatica, werd ons een kans geboden om dit probleem onder begeleiding te analyseren en een advies te formuleren. Dit rapport omschrijft deze zoektocht, onze werkwijze en de resultaten ervan. Deze zoektocht naar oplossingen is ook waartoe onze opdracht zich beperkt. We analyseerden de huidige situatie en gingen in gesprek om tot een gezamenlijke visie te komen betreffende de verwachtingen van de betrokken partijen. We stelden hierover een tussentijds rapport op, een zogenaamd plan van aanpak, om ideeën uit te wisselen en verder af te toetsen. Zodra dit plan goedkeuring was, gingen we in gesprek met vertegenwoordigers van elke betrokken heemkundige kring apart. Daar leerden we de specifieke noden van de eindgebruikers beter kennen, om hier rekening mee te kunnen houden bij het te formuleren advies. Intussen gingen we op zoek naar uiteenlopende oplossingen om uiteindelijk tot onderbouwde adviezen te kunnen komen.

7

1

SWOT ANALYSE

Een SWOT analyse is een analyse dat de sterktes (strengths), zwaktes (weaknesses), kansen (opportunities) en bedreigingen (threats) analyseert. We hebben dit gedaan voor elke gemeente individueel, per gemeente is er ook een inventaris opgesteld met de beschikbare middelen in die gemeente. Deze individuele SWOT analyses worden samengevat in de globale SWOT analyse. Hierin vatten we samen wat de sterktes, zwaktes, kansen en bedreigingen zijn voor k.ERF en de heemkundige kringen.

1.1

SWOT analyse per gemeente

Per gemeente wordt een inventarisatie gemaakt betreffende de hardware, software, opslagmethodes en de reeds bestaande collectie van genealogische gegevens die in het bezit zijn van de gemeente. Deze inventarisatie wordt geëvalueerd door middel van een SWOT analyse waarin de sterktes, zwaktes, kansen en bedreigingen worden opgesomd die voor de manier van werken geldt. 1.1.1

Balen

Inventarisatie Hardware    

1 zeer verouderde pc Laptop die eigendom is van een medewerker Printer Scanner

Software 

Eigen gemaakt access programma

Opslagmethodes De data wordt opgeslagen op de lokale laptop. Verder zijn er nog back-ups op externe harde schijven en USB-Sticks. In volgende formaten:    

Excel Access TIFF PDF

Collectie 

Gescande geboorteaktes



Verschillende Excel/Access bestanden met persoonsgegevens



Gescande huwelijksaktes

Momenteel is er een totaal van ongeveer 54 GB aan gegevens in het bezit van de heemkundige kring. Dit gaat echter nog sterk uitbreiden.

8

Evaluatie Sterktes

Zwaktes

• Geautomatiseerde tool • Zoekfunctie is goedwerkend • Aliassen voor familienamen

• Weinig hardware • Gegevens zijn aanpasbaar door buitenstaanders • Geen gebruik van wachtwoorden • Zeer veel verschillende excel/access bestanden • Tiff bestanden moeten worden geconverteerd naar andere bestandstypes.

Balen

Kansen

Bedreigingen

• Uitbreiding reeds bestaande eigen tool • Geplande verbouwingen -> Infrastructuur verandering is mogelijk.

• Geplande verbouwingen -> Infrastructuur verandering is mogelijk.

1.1.2

Dessel

Inventarisatie Hardware  

4 enorm verouderde pc’s 2 verouderde scanners

Software  

Haza21 Brother's Keeper

Opslagmethodes Alle data staat op één PC (PC02), dit is de enige met een schijf die groot genoeg is waarop alle gegevens kunnen. Deze computer is niet meer betrouwbaar wegens ouderdom en de toestellen zijn zeer traag. In volgende formaten:    

FrontPage (HTML) TIFF Haza21 (verwijzingen documenten) Brother’s Keeper (stambomen)

Collectie 

Access bestand met personen en verwijzingen naar bestanden die bij deze personen horen



Gescande geboorteaktes



Gescande huwelijksaktes



Gescande bidprentjes

9

Evaluatie

Sterktes

Zwaktes

•Veel gegevens •Staan voor op documenten linken aan personen

•Gegevens zijn aanpasbaar door buitenstaanders •Geen gebruik van wachtwoorden •Onoverzichtelijk •Twee softwarepakketen

Dessel

Kansen

Bedreigingen

•Mits de juiste aanpak kan dit een enorme bron van informatie geven

1.1.3

Geel

Inventarisatie Hardware      

6 vaste pc’s met Windows XP Elke werknemer heeft een eigen pc. Server van de stad Geel die gebruikt wordt door alle diensten van de gemeente Printer Scanner 1 nieuwe pc gaat nog aangekocht worden

Software   

Aldfaer Excel Filemaker

Opslagmethodes De data wordt opgeslagen op de server. Verder zijn er nog back-ups gemaakt door de vrijwilliger die het programma onderhoud. In volgende formaten:  

Excel TIFF

Collectie 

Gescande geboorteaktes



Verschillende Excel / Access bestanden met persoonsgegevens



Gescande huwelijksaktes

10

Momenten is er een totaal van ongeveer 54 Gig aan gegevens. Dit gaat echter nog sterk uitbreiden. Evaluatie Sterktes

Zwaktes

•Geautomatiseerde tool •Zoekfunctie is goedwerkend •Aliassen voor familienamen

•Gegevens zijn aanpasbaar door buitenstaanders •Geen gebruik van wachtwoorden •Zeer veel verschillende excel/access bestanden •Moeilijk programma •Onoverzichtelijk •Ongebruikte delen in het programma

Geel

Kansen

Bedreigingen

•goede locatie •beschikbare pc's

1.1.4

Laakdal

Inventarisatie Hardware   

5 laptops met Windows XP 1 server Geen internetverbinding aanwezig

Software De heemkundige kring van Laakdal gebruikt momenteel Progen voor hun genealogische gegevens. Men geeft aan dat dit pakket voor hen in principe nog voldoet, al zien ze de voordelen van de migratie zeker in. Als voordelen van Progen werden genoemd: lage licentiekosten (30 EUR), simpele opbouw, grote betrouwbaarheid, uitvoer naar mooi-ogende pdf bestanden en mogelijkheid tot instellen van hoger contrast voor slechtzienden. Als nadelen gaf men aan: geen netwerkondersteuning, geen muisondersteuning, onaantrekkelijke interface, beperkt aantal velden en het ontbreken van unicodeondersteuning (gegevens werden allemaal ingevoerd in beperkte karakterset, vb. “Marieën” staat in systeem als “Marieen”). De gegevens worden trouw aan het bronmateriaal ingegeven, waardoor regelmatig dubbele gegevens voorkomen. Als bijvoorbeeld een geboortedatum die op huwelijksakte verschilt van de geboorteakte van de betreffende persoon wordt er een nieuw profiel aangemaakt, ondanks eventuele sterke vermoedens dat het om dezelfde persoon gaat.

11

De gegevens op de laptops die ter beschikking staan van de bezoekers zijn niet aanpasbaar. Ook worden op deze laptops de privacygevoelige gegevens verborgen. De beheerder van systeem is zelf aan het experimenteren gegaan met andere, open source en web-based softwarepakketten zoals Collective Access met de modules Providence en Pawtucket, maar de steile leercurve hiervan bemoeilijkt het proces. Opslagmethodes De gegevens worden lokaal bijgehouden en back-ups van wijzigingen en nieuwe gegevens worden handmatig gemaakt en op elke pc gezet. In volgende formaten:   

Gedcom (Progen data) TIFF (Scans originelen) Access (Rouwbrieven)

Collectie 

Rouwbrievenarchief, deels gedigitaliseerd in access (~8000 stuks)



Bidprentjes, grotendeels gedigitaliseerd (10 000+ stuks)



Collecties gedcom data (Progen) van verschillende deelgemeentes

De huidige omvang van het digitale archief wordt geschat op 500GB. Evaluatie Sterktes

Zwaktes

•Stabiele, goedwerkende software •Goedkope licentie •Simpele en duidelijke interface •Mooie documenten als uitvoer •Privacygevoelige informatie verborgen

•Onaantrekkelijke DOS interface •Geen muis of netwerkondersteuning •Handmatige controle nodig vanwege "dubbele" gegevens •Beperkte hoeveelheid velden per record •Geen ondersteuning van unicode •Handmatige back-up

Laakdal

Kansen

Bedreigingen

•IT-kennis beheerder relatief goed •Nut van gezamelijk project wordt ingezien

•Gemeente ziet heemkring als "balast" in crisistijd

12

1.1.5

Meerhout

Inventarisatie Hardware    

Verouderde laptop Verouderde computer Laptop eigendom van medewerker Geen internetverbinding aanwezig

Software Bijna alle gegevens die beschikbaar zijn in de heemkundige kring van Meerhout zijn originele bronnen. Ze beschikken wel over een aantal documenten in Word en Excel. Ze gebruiken vooral de website van BSKempen en Microsft Office. Opslagmethodes De data wordt lokaal opgeslagen alsook op USB-Sticks. In volgende formaten:  

Excel Access

Collectie 

Kopieën van parochieregisters



Inventarissen van burgerlijke stand



Tabellen van de soldaten tijdens de tijd van napoleon (Militieregisters)



Overlijdens tussen 1680-1850 in word bestanden



Kwartierstaten



Doodsbeeldjes (niet gedigitaliseerd)

Evaluatie

Sterktes

Zwaktes •Maar weinig gegevens gedigitaliseerd •Weinig hardware aanwezig •De gegevens zijn niet gekoppeld aan elkaar en dus is het zoeken naar alle gegevens van 1 persoon moeilijker

Meerhout

Kansen

Bedreigingen

• Staan open voor het nieuwe systeem •Mogelijkheid tot vermeerdering van digitalisatie

•Weinig informaticakennis •Weinig hardware •Geen internetaansluiting

13

1.1.6

Mol

Inventarisatie Hardware 

Drie pc’s die toegankelijk zijn voor bezoekers. Deze computers zijn eigendom van de gemeente en zijn ook verbonden met het netwerk van de gemeente. Ze zijn voorzien van internet maar de computers zijn al wel wat verouderd.



De vrijwilligers werken ook op computers van de gemeente alsook hebben ze een recente computer aangekocht. Deze computer is niet aangesloten op het netwerk van de gemeente en heeft dus voorlopig nog geen internet. Er is een draadloze acces point aangevraagd zodat ook deze computer later op het internet kan.

Alle computers gebruiken dus het netwerk van de gemeente. Deze worden onderhouden door de IT dienst van de gemeente en deze IT-Dienst voert ook de backups uit van hun systemen. Software Er is al heel veel informatie gedigitaliseerd en hierbij is meestal gebruik gemaakt van Microsoft Office. Alle genologische gegevens worden vooral in Excel-bestanden gestoken. Ook maken ze gebruik van Access en Word. Ze hebben al reeds verscheidene softwarepakketten gebruikt en dit zijn hun bevindingen: 

Haza21: Het programma haza21 heeft een beperking van maximaal 500.00 gebruikers. Deze beperking is er omdat het programma eigenlijk niet bedoeld is voor genologie, maar voor het bijhouden van 1 stamboom. Het programma vinden ze ook zeer gebruiksonvriendelijk omdat het volgens hen nog sterk gelijkend is op haza7 dat onder DOS werkte. Ze moeten te veel ongebruiksvriendelijke handelingen doen zoals bijvoorbeeld het drukken van F1 om persoonsgegevens in te voeren en te raadplegen. Haza21 werkt ook met te veel modules die ze moeten instaleren om al hun gewenste functionaliteiten in het programma te krijgen.



Stamboom deluxe: Ook dit programma heeft een beperking in het aantal in te voeren gebruikers. Ze vinden vooral de lay-out van de output beperkt.



Aldfaer: Dit programma is ook gebruikt en heeft geen beperking in aantal gebruikers.

In volgende formaten:    

Excel Access Gedcom PDF

Conclusie: ze willen een programma met de functionaliteiten van haza21 maar dit gebruiksvriendelijker en met alle modules in 1 programma. Opslagmethodes De data wordt lokaal opgeslagen alsook op de servers van de gemeente. De IT-dienst van de gemeente verzorgt alle back-ups die genomen moeten worden.

14

Collectie 

Gescande kranten met behulp van OCR



Gebruiken digitalisatie van burgerlijke stand



Doopregisters in kopijvorm



Doodsprentjes



Doodsbrieven



Kadasterplan in kopijvorm



Collectie foto’s met bijhorende beschrijving voor een groot deel gedigitaliseerd

In totaal hebben ze een 632 GB aan gegevens waarvan wel dubbele gegevens van kunnen bestaan. Van deze 632GB is 466GB geback-upt en 166GB nog niet. Evaluatie

Sterktes

Zwaktes

•Al veel gegevens gedigitaliseerd en doorzoekbaar in Excel bestanden •Zorgen voor back-ups van gegevens •Men houdt de originele naam bij maar ook de naam die voor iedereen duidelijk is (Bv wecks, Weks, ..)

•Gegevens kunnen aangepast worden door bezoekers en er is dus voorlopig geen onderscheid in rechten tussen de bezoekers en de vrijwillegers die de data verzamelen en invoeren. •Gegevens zijn niet gekoppeld aan elkaar omdat men gebruik maakt van losse Excel bestanden

Mol

Kansen

Bedreigingen

• Ze hebben al veel informatie digitaal en dus kunnen ze dit ook vlot inbrengen in een nieuw systeem •Ze krijgen binnenkort draadloos internet waardoor hun recent aangekochte pc ook op het internet kan werken

•Men werkt met het IT-materiaal van de gemeente Mol en dit alles staat onder het toezicht van de ITafdeling van de gemeeente. Ze kunnen dus zelf niet vrij software instaleren alsook zijn ze afhankelijk van de gemeente voor het maken van backups.

1.1.7

Olmen

Inventarisatie Hardware 

Eén gedeelde computer

Software    

Excel Filemaker Pro Brother's Keeper Hazagoods (momenteel niet in gebruik)

15

Opslagmethodes 

Filemaker wordt gebruikt voor het opslaan van doop, huwelijk, ondertrouw en begrafenis documenten. Excel wordt nog steeds gebruikt voor geboortes, huwelijken en overlijdens. Al deze gegevens worden ook gelinkt aan personen in Brother's Keeper. Volkstellingen worden bijgehouden in zowel Excel als Filemaker.

Collectie 

Doopsregister



Huwelijksregister



Ondertrouw



Begrafenissen



Geboortes



Overlijdens



Volkstelling



Tienden, cijnzen, hoofden- en beestentellingen



Renten



Transacties van onroerende goederen



Rechterlijke akten



Testamenten



Eerste communies



Plechtige communies



Primitief kadaster



Kerkarchief

Deze uitgebreide inventaris aan gegevens komt echt wel met veel problemen. In Excel is er een probleem waar datumvelden maar tot 1900 gaan, hier heeft men een tijdelijke oplossing voor gevonden door de data te noteren als tekstveld in het formaat jjjjmmdd of jjjj.mm.dd. Verder worden in sommige Excel documenten de voor- en achternaam in één veld opgeslagen. Dit moeten voor de conversie ook nog eens opgesplitst worden zodat deze correct in het nieuwe systeem komen. Momenteel werken ze met drie medewerkers aan hetzelfde bestand, dit zorgt regelmatig voor conflicten.

16

Evaluatie

Sterktes

Zwaktes

•Enorme inventaris aan gegevens •Veel digitaal beschikbaar

•Gegevens zijn aanpasbaar door buitenstaanders •Geen gebruik van wachtwoorden •Meerdere tools

Olmen Kansen

Bedreigingen

•Mits juiste conversie heeft men een uitgebreide bron aan informatie

•Corrupte gegevens •Dubbele gegevens

1.1.8

Retie

Inventarisatie Hardware   

2 vaste pc’s (Windows 7) 1 scanner (met OCR) Eén pc voor de vaste medewerker, andere voor eventuele bezoekers/medewerkers

Software 

Geen

Opslagmethodes Data wordt opgeslagen in een Access databank (met referenties naar bestanden) op de pc van de vaste medewerker, de andere pc benaderd deze gegevens over het netwerk. Een back-up staat op 4 verschillende locaties. In volgende formaten:  

Access TIFF

Collectie 

Access bestand met personen & verwijzingen naar bestanden



Gescande geboorteaktes



Gescande huwelijksaktes



Gescande doodsprentjes

17

Retie is net begonnen met het digitaliseren van haar genealogische gegevens. Er zijn nog niet veel digitale gegevens en er is met andere woorden dus nog veel werk voor de boeg. Ook heeft de heemkundige kring geen toegang tot rijksregisters van de gemeente (ook niet van ouder dan 100 jaar), wat alles zeer moeilijk maakt. Evaluatie

Sterktes

Zwaktes

•Nieuwere hardware •Hoge kwaliteit scans

•Gegevens zijn aanpasbaar door buitenstaanders •Geen gebruik van wachtwoorden •Onoverzichtelijk •Geen stamboomgegevens

Retie

Kansen

Bedreigingen

•Men kan het direct goed doen

1.2

Globale SWOT analyse

De afzonderlijke SWOT analyses die gevormd zijn per gemeente worden samengebracht tot één globale SWOT analyse. Deze kan worden gebruikt om een totaal beeld te vormen betreffende de sterktes, zwaktes, kansen en bedreigingen waarmee we rekening moeten houden bij het concreet beschrijven van een oplossing voor het vooropgestelde probleem. We bekomen hierbij ook een globaal overzicht van de collectie van gegevens die in het bezit zijn van Kempisch erfgoed. Inventarisatie Software Hieronder volgt een opsomming van alle gebruikte software van de heemkringen. Dit varieert van zelf gemaakte software tot software gemaakt door externe ontwikkelaars.      

Haza21 Brother's Keeper Aldfaer Excel – Access – Word Stamboom Deluxe Filemaker

Opslagmethodes  

Lokaal op laptops, vaste desktops Extern op externe harde schijven, USB-sticks, disketten en servers (back-up)

18

In volgende formaten:    

Excel – Access – Word PNG, JPEG, TIFF, PDF FrontPage (html) Gedcom (Haza21, Brother's Keeper)

Collectie 

Zowel originele als gescand: o o o



Zowel Excel, Access en Word bestanden met: o o o

      

Geboorteaktes Huwelijksaktes Bidprentjes

Persoonsgegevens Overlijdens Kwartierstaten

Kopieën van parochieregisters Inventarissen van burgerlijke stand Tabellen van soldaten tijdens de tijd van napoleon (militieregisters) Kranten doorzoekbaar met OCR (PDF) Doopregisters Kadasterplan Media collectie met bijhorende beschrijving

Evaluatie Sterktes

Zwaktes

• Zeer grote collectie van zowel digitale als originele gegevens. • Scans bieden een hoge beeldkwaliteit waardoor digitale gegevens bruikbaar zijn bij het nieuwe systeem. • De meeste gemeentes zijn in bezit van back- ups • Zoekfunctie met alliassen

• • • • • • • •

Weinig hardware die vaak ook nog verouderd is. Gegevens zijn aanpasbaar door externe gebruikers. Veel losstaande gegevens waar geen onderling verband bij kan gemaakt worden. Heemkringen staan afzonderlijk van elkaar en hebben geen gemeenschappelijke gegevens. Veel gegevens brengen vaak een onoverzichtelijk geheel. Huidige programma's hebben veel functionaliteiten die niet gebruikt worden. Huidige programma's zijn vaak ongebruiksvriendelijk. Het importeren van gegevens is moeilijk en duurzaam.

GLOBALE SWOT

Kansen

Bedreigingen

• Reeds eigen bestaande programma's kunnen met behulp van externe kennis aangepast worden naar een programma dat wel voldoet aan de eisen.

• Slecht of geen toegang tot internet. • Medewerkers hebben matige IT-kennis wat tot problemen kan leiden bij inwerking van het nieuwe systeem. • Hardware is soms eigendom van de gemeentes en niet van kERF zelf.

19

2

EISENANALYSE

Aan de hand van voorgaande SWOT-analyses kunnen we de vereisten van het systeem bepalen. Deze vereisten bestaan uit functionele en niet functionele eisen. De functionele eisen van het systeem zijn de functionaliteiten van het systeem voor alle gebruikers. De niet-functionele eisen zijn de omstandigheden en beperkingen onder dewelke de functionele eisen moeten geïmplementeerd worden.

2.1

Functionele eisen

De functionele eisen van het systeem worden hieronder getoond in een usecase-model. Dit schema geeft een overzicht van wat elke type gebruiker met het systeem moet kunnen doen. Na het usecase-model vindt u een verdere beschrijving van de eisen per gebruiker.

20

2.1.1

Bezoeker

Personen zoeken Het systeem stelt de bezoeker in staat personen te zoeken op voornaam, familienaam, suffix, prefix alsook op aliassen. Deze aliassen zijn bedoeld om eenduidige namen te geven aan personen van waar de naam in de loop ter tijd vaak veranderd is van schrijfwijze. Het gebruik van aliassen maakt het mogelijk om één algemeen gekende naam te geven aan deze personen zodat deze vlot terug te vinden zijn door de bezoekers. Belangrijk hierbij is dat het moet mogelijk zijn om aan te duiden in hoe ver men zeker is dat de zoekterm juist is. Er zijn verschillende opties mogelijk tijdens het zoekterm zodat het te zoeken object:    

Gelijk is aan de zoekterm Niet gelijk is aan de zoekterm De zoekterm bevat Begint met de zoekterm

Er moet eveneens gezocht kunnen worden op geboortejaar, geboorteplaats, beroepen, geslacht, en relaties van deze persoon. Deze relaties moeten op verschillende mogelijkheden getoond kunnen worden. Zo moet het mogelijk zijn om via een persoon horizontaal te zoeken via de achterkleinkinderen, kleinkinderen, kinderen, ouders, stiefouders, grootouders, overgrootouders. Maar ook verticaal via de broers, stiefbroers, zussen, stiefzussen, nichten, neven, tantes, nonkels, ... Na het invoeren van de zoekterm wordt in een lijst een overzicht getoond met alle gevonden zoekresultaten. Eenmaal een persoon gekozen wordt gaat het systeem alle informatie ophalen van die persoon alsook de relaties van deze persoon. Meer informatie hierover vindt u hieronder bij overzicht persoonsgegevens raadplegen. Bronnen zoeken Er moet ook rechtstreeks gezocht kunnen worden op externe media zoals kranten, foto’s, audio- en videomateriaal. Deze bronnen zijn doorzoekbaar in datum, broninformatie en beschrijving van de media. Na het invoeren van de zoekterm wordt in een lijst een overzicht getoond met alle gevonden zoekresultaten. Eenmaal een bron gekozen wordt gaat het systeem alle informatie ophalen van die bron, de persoon waarbij de bron hoort alsook de relaties van deze persoon. Meer informatie hierover vindt u hieronder bij overzicht persoonsgegevens raadplegen. Overzicht persoonsgegevens raadplegen Als de personen gezocht zijn wordt er een overzicht van deze persoon getoond. In dit overzicht wordt persoonlijke informatie getoond zoals: 

Algemeen o Titel o Voorvoegsel o Naam o Patroniem o Voornaam o Roepnaam o Aliassen o Geslacht

21

Adressen: geeft overzicht van alle adressen waar deze persoon gewoond heeft o Beroep o Kerk Externe media (foto’s, audiomateriaal, filmmateriaal en krantenmateriaal) o Datum o Broninformatie o Beschrijving o Link naar medium Geboorte o Geboortedatum o Geboorteplaats o Geboorteland o Doodgeboren o Adoptie o Getuigen o Aangiftegegevens o Link naar kopie van geboorteakte o Link naar kopie doopregister Overlijden o Datum overlijden o Aangiftegegevens o Rede o Lot: Begraven, gecremeerd, vermist o Link naar kopie van overlijdensakte o Link naar kopie van bidsprentje o Link naar kopie van doosbrief Huwelijk o Huwelijksplaats o Huwelijksdatum o Getuigen o Kinderen  Naam  Familienaam  Geslacht  Geboortejaar  Link naar persoon o Naam partner met link naar die het overzicht van deze persoon oproept o Geboortedatum partner o Geboorteplaats partner o Link naar kopie van huwelijksakte Gezin o Kinderen  Naam  Familienaam  Geslacht  Geboortejaar  Link naar persoon o Broers en zussen  Naam  Familienaam  Geslacht  Geboortejaar  Link naar persoon o













22





Ouders o Titel vader en moeder o Naam vader en moeder o Voornaam vader en moeder o Alias vader en moeder o Geboortedatum vader en moeder o Geboorteplaats vader en moeder o Geslacht vader en moeder o Link naar vader en moeder die het overzicht van deze persoon oproept Stamboomgegevens o Link die stamboom persoon weergeeft

Stamboomoverzicht raadplegen Een stamboom van de gezochte persoon wordt weergeven en de mogelijk om deze af te drukken wordt ook aangeboden. Dit moet in een duidelijk overzicht getoond worden met de optie om de marges en positie van de stamboom aan te passen zodat dit kan afgedrukt en getoond worden in elke gewenste vorm. 2.1.2

Heemkring medewerker

Inloggen De heemkring medewerker dient via een eenvoudig maar veilig authenticatie systeem in te loggen Dit is noodzakelijk en specifiek gevraagd door alle heemkundige kringen. Deze inlogprocedure zal ervoor zorgen dat het aanpassen van gegevens alleen mogelijk is na inloggen in het systeem. Bezoekers van de heemkundige kringen die het systeem gebruiken zullen dus enkel gegevens kunnen raadplegen. Deze inlogprocedure zorgt ook voor het afschermen van gegevens tussen de heemkundige kringen onderling. Zo zal het dus mogelijk zijn om gegevens van andere heemkundige kringen te raadplegen maar de heemkundige kringen kunnen enkel hun eigen gegevens wijzigen. Persoonsgegevens beheren Er moeten nieuwe personen kunnen worden toegevoegd, gewijzigd alsook worden verwijderd. Bij het toevoegen van personen moet alle informatie van deze persoon worden weergegeven alsook moeten linken gelegd worden naar de originele bronnen zodat deze geraadpleegd kunnen worden. U vindt de gegevens die ingevuld kunnen worden hierboven terug onder hut puntje overzicht persoonsgegevens raadplegen. Stamboomoverzicht printen De medewerker is in staat om stamboomoverzichten te tonen en af te drukken. Dit kan enerzijds in tekstformaat en anderzijds in grafiekformaat. Het is belangrijk dat deze overzichten duidelijk zijn en over genoeg informatie beschikken. Deze informatie moet aanpasbaar zijn. Hiermee wordt bedoeld dat de medewerker moet kunnen aanduiden welke gegevens al dan niet op het overzicht zichtbaar moeten zijn. Deze gegevens zijn de persoonsgegevens van de personen in het overzicht. Persoonsgegevens importeren Het systeem moet de mogelijkheid hebben volgende bestandsformaten te importeren in het systeem:  

GEDCOM XML

23

Persoonsgegevens exporteren Het systeem moet gegevens van een persoon met bijhorende bronnen in volgende formaten kunnen exporteren:     

Op papier In een webpagina PDF XML GEDCOM

Back-ups instellen De medewerker kan back-ups instellen zowel op regelmatige basis als op willekeurige basis. Dit wil zeggen dat het mogelijk moet zijn om een back-up schema op te stellen dat er voor zorgt dat er na een vooraf bepaalde tijd een back-up wordt gemaakt. Dit kan ingesteld worden op een bepaald uur, dag, week of jaar. Anderzijds moet het mogelijk zijn om op een willekeurig tijdstip een back-up in te stellen. Wachtwoorden instellen De medewerker kan wachtwoorden instellen om de aanpasbaarheid van gegevens te minimaliseren. Enkel door middel van authenticatie mag het mogelijk zijn om gegevens aan te passen. Zo is het mogelijk om het gevaar van aanpassingen door buitenstaanders te neutraliseren. Wachtwoorden moeten op 2 manieren worden ingesteld zijnde: 

Op heemkring medewerkers niveau: Elke medewerker heeft een eigen paswoord dat bij het openen van het programma moet gebruikt worden voor de authenticatie. Zo kunnen we enerzijds controleren dat enkel medewerkers gegevens aanpassen. En anderzijds ook kijken welke medewerker verantwoordelijke is voor een bepaalde wijziging. Dit dient te gebeuren via een logsysteem.



Op gebruikersniveau Medewerkers kunnen wachtwoorden instellen voor speciale gebruikers. Deze gebruikers kunnen gebruikt worden wanneer mensen met speciale licenties gebruik willen maken van het programma. Dit is bv. nuttig voor personen die wel gegevens mogen bekijken die jonger zijn dan 100j.

Privacy instellingen beheren (zichtbaar – onzichtbaar) De heemkring medewerker moet in staat zijn de instellingen van de data te kunnen beheren. Hiermee wordt bedoeld dat de medewerker de gegevens van een persoon moet kunnen aanpassen zodat de data al dan niet zichtbaar is. Hierbij zijn verschillende mogelijkheden beschikbaar zijnde:   

Zichtbaar voor iedereen Zichtbaar voor enkel familieleden en heemkring medewerkers Zichtbaar voor enkel heemkring medewerkers

24

2.1.3

Heemkring Verantwoordelijke

Heemkringenmedewerkers beheren De heemkring verantwoordelijke kan alles met het systeem wat een heemkring medewerker kan met het systeem. Bij deze functionaliteiten zijn nog enkele toegevoegd. De heemkring verantwoordelijke is in staat om de heemkring medewerkers te beheren. Hierbij zijn enkele onderdelen te onderscheiden die de verantwoordelijke kan toekennen en wijzigen:  

Wachtwoorden Accountgegevens

Een andere belangrijke functionaliteit is het toekennen van leesrechten voor de accounts. Met behulp van leesrechten kan een onderscheid gemaakt worden tussen gebruiksaccounts, medewerkers accounts, en speciale accounts. Deze speciale accounts kunnen bv. accounts zijn die wél de gegevens die jonger zijn dan 100j bekijken maar kunnen deze nog steeds niet aanpassen. Logs bekijken De heemkring verantwoordelijke kan de logs bekijken die gebeurd tijdens het aanpassen van gegevens. Deze logs bestaat uit volgende parameters:     2.1.4

Datum van de wijziging De medewerker die de wijziging heeft uitgevoerd Oude waarde van het aangepaste veld Nieuwe waarde van het aangepaste veld k.ERF Verantwoordelijke

Heemkringverantwoordelijke beheren Deze persoon heeft binnen k.ERF de verantwoordelijkheid over alle heemkundige kringen. Het systeem stelt deze persoon dan ook in staat de heemkringverantwoordelijke per heemkring aan te duiden evenals zijn wachtwoord te wijzigen en toe te kennen. 2.1.5

Administrator

Heemkringen beheren De administrator is de algemene beheerder van het systeem. De administrator heeft toegang tot alle functionaliteiten van het systeem. De administrator heeft de mogelijkheid om heemkringen toe te voegen, te wijzigen alsook te verwijderen. k.ERF verantwoordelijke beheren De administrator is verantwoordelijke voor het toekennen van de k.ERF verantwoordelijke.

25

2.2

Niet functionele eisen

2.2.1

Bruikbaarheid

De applicatie zal gebruikt worden door een doelgroep die beschikt over een beperkte informaticakennis. Om deze reden is het zeer belangrijk dat het programma zeer gebruiksvriendelijk is. Alle gegevens moeten beschikbaar zijn binnen een aantal muisklikken zonder dat men ingewikkelde menustructuren moet doorlopen. Er moet ook een ondersteuning geboden worden in de vorm van handleidingen en opleidingen. De mensen vertrouwd maken met de applicatie is een vereiste omdat deze hier bijna dagelijks in moeten werken. Elke heemkundige kring zal werken in één systeem dus het moet ook voor alle heemkundige kringen volledig duidelijk zijn hoe de applicatie werkt. 2.2.2

Schaalbaarheid

De applicatie zal initieel gebruikt worden door de heemkundige kringen van Balen, Dessel, Laakdal, Mol, Meerhout en Retie. Omdat men hier in kleine teams werkt zal het tegelijk aanspreken van een systeem geen probleem zijn. Er moet echter rekening mee gehouden worden dat de toepassing later misschien bruikbaar moet gesteld worden voor aan de bevolking. Dit zal nog niet voor de nabije toekomst zijn maar er moet toch al rekening mee gehouden worden dat deze uitbreiding mogelijk is. 2.2.3

Beveiliging

De beveiliging binnen de applicatie is van zeer groot belang. De Belgische wet laat niet toe dat er gegevens geraadpleegd worden die jonger zijn dan 100 jaar, als deze al niet openbaar gepubliceerd werden. Gepubliceerde documenten zoals doodsbeeldjes, krantenartikelen, … mogen wel geraadpleegd worden door iedereen. De applicatie moet ook deze wetgeving respecteren en dus is het onmogelijk gegevens te raadplegen die nog geen 100 jaar oud zijn. Alle gegevens zullen centraal bewaard moeten worden en elke heemkundige kring kan deze raadplegen. Het mag niet mogelijk voor een heemkundige kring om gegevens van een andere heemkundige kring aan te passen. De gegevens van andere heemkundige kringen kunnen enkele geraadpleegd worden. Alle gegevens zijn vertrouwelijk en behoren toe aan de heemkundige kringen. De gegevens zullen dus voorzien moeten worden van een goede beveiliging zodat voorlopig alleen de heemkundige kringen toegang hebben tot deze gegevens. Er zijn plannen om deze gegevens later ook online beschikbaar te maken. 2.2.4

Beschikbaarheid

De database waarin alle gegevens opgeslagen worden moet altijd beschikbaar zijn omdat hier alle heemkundige kringen aan verbonden zijn. Indien deze zou uitvallen, kan geen enkele heemkundige kring nog gegevens raadplegen of invoeren. Dit zal ten alle kosten vermeden moeten worden. Het verlies van gegevens is niet aanvaardbaar dus zullen er wekelijkse back-ups genomen moeten worden. Indien er zich een probleem zou voordoen met de database zouden alle gegevens vrijwel onmiddellijk met een minimum verlies aan gegevens terug gezet moeten worden.

26

2.2.5

Systeemvereisten

Er moet voldoende opslagruimte, geheugen en processorkracht voorzien worden in het systeem omdat het gaat om zeer grote hoeveelheden data. Er is momenteel iets meer dan 2,5 TB in gebruik daar alle heemkundige kringen dus moet er zeker een 6TB opslagruimte voorzien worden zodat alle data comfortabel kan weggeschreven worden en er voldoende rekening wordt gehouden met toekomstige data. Het nieuwe systeem moet het toelaten om het bewaren van grote hoeveelheden bestanden te optimaliseren. Het systeem moet de meest gangbare bestandsformaten ondersteunen zoals: PDF, JPEG, TIFF, … Op gebied van hardware is er een systeem of server nodig die de huidige 6TB aan gegevens kan opslaan, en dit op een redundante manier. Een redundant opslagsysteem dat overal gebruikt wordt is RAID. Het RAID type dat geschikt is voor meerdere schijven is RAID 5 of 6. RAID 5 heeft tolerantie van 1 defecte schijf, en RAID 6 met 2 schijven. Dit wil dus zeggen dat, bijvoorbeeld op een RAID5, op eender welk moment één schijf defect mag zijn. Deze wordt dan zo snel mogelijk vervangen en de data wordt gereconstrueerd aan de hand van de andere schijven. Aangezien deze data zeer belangrijk is, is het aanbevolen om RAID6 met 2 defecte schijftolerantie te gebruiken. Een groot deel van de systemen zal dit ondersteunen. Het voordeel van dit RAID systeem is dat men altijd schijven kan bijvoegen (naargelang hoeveel connectoren er beschikbaar zijn). Aangezien men met historische gegevens werkt zal de opslag steeds aangroeien en is er nood aan uitbreidbaarheid. Het nadeel is dat, door de fouttolerantie, u een percentage van de opslag verliest aan herstelgegevens. Dit zal minimaal zijn ten opzichte van andere RAID technologieën. Indien dit nog niet voldoende zou zijn, kan men de opslag van een server koppelen aan een andere server met een SAS expander. Deze koppelt de opslag van de secundaire chassis met die van de eerste. Zo is het mogelijk om te blijven uitbreiden. Dit vergt echter een performante RAID PCIe kaart. Al deze data moet dan nog eens geback-upt kunnen worden. Er moet dus een locatie zijn waar er opslagruimte is voor zoveel data of waar er plaats is om nog een opslagserver te zetten. Buiten opslag is er op de back-up locatie geen serverkracht nodig. Enkel een snelle internetverbinding zodat de gegevens snel geback-upt kunnen worden. Verder is er op de hoofdlocatie nog een database server nodig, dit type server heeft gaandeweg een grote hoeveelheid aan werkgeheugen zodat alle databasegegevens in het geheugen ingeladen worden en dit de belast op de opslagserver verminderd. Er is ook een degelijke processorkracht nodig. Des te meer geheugen en processorkracht, des te beter. Een minimum aan geheugen is wel 16-32GB. Werkgeheugen is een van de goedkopere componenten van de server dus hier mag wel meer voorzien worden dan dat er op dit moment verbruikt wordt. Qua processor gaat men waarschijnlijk in de serverklasse van processoren terecht komen (Intel Xeon), een minimum van 4 cores aan 2GHz is wel een vereiste. Mocht dit niet genoeg zijn kan u deze later altijd vervangen met een CPU van hetzelfde type socket maar met meer cores of snelheid. 2.2.6

Platform

De applicatie moet zeker kunnen werken onder het Windows besturingssysteem. Ondersteuning van andere besturingssystemen is wenselijk maar niet vereist.

27

2.2.7

Onderhoud

De applicatie moet onderhouden worden door een IT-dienst van k.ERF of van een van de gemeentes. Het systeem vereist echter een databaseconnectie en constante toegang tot het internet. Ook moet het nemen van back-ups gecontroleerd en gecoördineerd worden door deze IT-dienst zodat deze correct verlopen.

28

3

ONDERZOEK SOFTWAREPAKKETTEN

Het onderzoeken van bestaande softwarepakketten is de eerste logische stap nadat de functionele en niet-functionele eisen opgesteld zijn. De gevonden softwarepakketten zullen onderworpen worden aan en ranking en deze ranking zal per softwarepakket verder verklaard worden.

3.1

Beschikbare softwarepakketten

Er zijn al een heel deel genealogische softwarepakketten beschikbaar en we hebben onderzocht of deze voldoen aan de functionele en niet-functionele eisen. De volgende softwarepakketten hebben we onderzocht maar zijn niet opgenomen in onze ranking omdat ze duidelijk niet voldeden aan de gestelde eisen:  

Progen: Een oud softwarepakket nog gemaakt in DOS. Het is zeer beperkt in functionaliteiten en heel ongebruiksvriendelijk. Geneaal: Heeft een beperking op het aantal in te voeren personen in is dus niet geschikt voor deze doeleinde.

Volgende onderzochte softwarepakketten zijn wel opgenomen in onze ranking:      

3.2

Family tree maker Aldfaer v4.2 Legacy Family Tree Herdis 2014 Haza21 The master genealogist v8

Ranking softwarepakketten

Om de softwarepakketten met elkaar te vergelijken hebben we gebruik gemaakt van de weighted ranking methode. We hebben aan functionele en niet-functionele eisen een gewicht gegeven zodat de belangrijkste eisen doorslaggevend zijn in het eindresultaat. De niet functionele eisen die in de WRM opgenomen zijn:      

Gebruiksvriendelijkheid Prijs Mulituser Support Internationalisering Platform

De functionele eisen die in de WRM opgenomen zijn:         

Autorisatie Opzoeken Logs Privacy Persoonsgegevens importeren Overzicht persoonsgegevens Back-ups Stamboom raadplegen Bronnen beheren

Gebruiksvriendelijkheid is een van de belangrijkste niet-functionele eisen. Het programma zal gebruikt worden door een breed gala aan personen die niet allemaal

29

technische kennis hebben, vandaar de score van 13. Internationalisering is hier ook een belangrijk onderdeel van, niet iedereen kan Engels verstaan dus is een Nederlandse vertaling noodzakelijk. We hebben deze een score van 8 gegeven zodat deze bijna evenveel doorweegt. Andere criteria zoals prijs, multi-user, support en platform hebben een lagere score gekregen. Al zijn deze wel belangrijk maar ze zijn niet noodzakelijk om tot een functionele oplossing te komen. De functionele eisen werden opgesplitst in het algemeen werken van het systeem en het beheer van de bronnen. Opzoeken, privacy, importeren, overzichten zijn hier een belangrijk onderdeel van. Deze zullen cruciaal zijn voor het systeem, de hoofdfunctionaliteit is het tonen van de stamboomgegevens in een overzichtelijke manier. Vandaar dat deze meer doorwegen. In onze situatie is privacy ook een belangrijk criteria, we werken met verschillende heemkundige kringen die niet altijd toegang hebben tot alle gegevens. En volgens de Belgische wetgeving mogen ook niet alle gegevens zomaar publiekelijk toegankelijk zijn. De iets minder belangrijke criteria zijn back-ups en logs, het zou handig zijn mochten deze functionaliteiten in het programma in zitten. Er bestaat echter ook de mogelijk om deze manueel te doen. Bij het beheren van bronnen hebben we rekening gehouden met wat de heemkundige kringen graag zouden bijhouden, en hier dan een overeenkomstige score aan gegeven. We hebben de scores berekend op hoe eenvoudig de procedure verloopt en hoe goed deze geïntegreerd & georganiseerd zijn. We hebben bijvoorbeeld opgemerkt dat enkele beoordeelde programma’s de mogelijkheid bieden om bronnen aan specifieke personen en/of gebeurtenissen te linken. Deze programma’s hebben met gevolg een hogere score gekregen.

30

Na het vergelijken van de softwarepakketten met bovenstaande criteria zijn we tot volgende WRM gekomen. Weg ing Niet func tionele eis en G ebruiks vriendelijkheid P rijs Multius er S upport Internationalis ering (Nederlands ) P latform F unc tionele eis en Authoris atie O pz oeken L ogging P rivac y P ers oons gegevens importeren O verz ic ht pers oons gegevens B ac k-ups S tamboom raadplegen B ronnen beheren F oto's Audio fragmenten F ilms K ranten (P D F ) G eboorteaktes (Afbeelding) Huwelijks aktes (Afbeelding) B idprentjes (Afbeelding) O verlijdens aktes (Afbeelding) D oopregis ters (Afbeelding) T otaal

36 13 5 6 3 8 1 121 7 10 5 10 10 10 7 5 6 6 6 3 8 8 6 8 6 157

T ools F amily T ree Maker Aldfaer 4.2 L egac y family tree Heredis 2014 52,22% 77,36% 72,92% 50,56% 90% 85% 90% 90% 80% 100% 70% 68% 0% 0% 0% 0% 70% 100% 75% 70% 0% 100% 100% 0% 100% 80% 80% 100% 80,74% 73,93% 81,36% 79,30% 0% 0% 0% 0% 100% 85% 100% 100% 0% 0% 0% 0% 40% 100% 60% 40% 90% 70% 85% 80% 90% 80% 80% 80% 60% 80% 60% 60% 90% 95% 95% 95% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 74,20%

80% 80% 80% 80% 80% 80% 80% 80% 80% 74,71%

100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 79,43%

100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 72,71%

Haz a21 T he mas ter genealogis t v8 64,03% 62,92% 40% 65% 25% 60% 80% 0% 100% 80% 100% 100% 80% 80% 68,43% 63,88% 0% 0% 90% 80% 20% 0% 40% 0% 90% 95% 60% 60% 60% 60% 80% 80% 80% 80% 80% 80% 80% 80% 80% 80% 80% 67,42%

80% 80% 80% 80% 80% 80% 80% 80% 80% 63,66%

31

3.3

Verantwoording score softwarepakketten

Hieronder vindt u per softwarepakketten de verantwoording voor de gegeven scores. 3.3.1

Family Tree Maker

Algemene indruk Het programma heeft een zeer goede eerste indruk. Het installatieproces verloopt zonder problemen en is zeer snel. Na het installeren krijgt u een welkom scherm waar u de naam van de eerste persoon in de databank kan toevoegen, of een huidige databank kan importeren. Er wordt ook gebruik gemaakt van iconen wat het navigeren een stuk eenvoudiger maakt. Niet functionele eisen Gebruiksvriendelijkheid Het programma is zeer eenvoudig te gebruiken, er wordt veel gebruik gemaakt van iconen en kleuren. Alles is zeer intuïtief en eenvoudig te vinden.

32

Prijs Momenteel staat de prijs op 30$, wegens een actie, normaal is deze 40$. Multiuser Het databasebestand wordt opgeslagen in een bestandstype dat enkel toegankelijk is voor Family Tree Maker. En het programma ondersteund niet dat u twee instanties open hebt staan met hetzelfde bestand. U moet dus elke instantie sluiten voordat iemand anders het bestand open kan doen. Support Dit softwarepakket biedt een breed gala aan ondersteuning voor zijn gebruikers. Er is een snel start gids, handleiding, blog en online help. Internationalisering Op dit moment is het programma enkel beschikbaar in het Engels en Deens. Platform Het programma is beschikbaar op Windows en Mac. Functionele eisen Autorisatie Er is geen autorisatie in het programma, wie toegang heeft tot het bestand kan dus alles aanpassen. Opzoeken In het programma zit al een reeks van persoonsgegevenstypes in verwerkt, en u kan er zelf nog definiëren. U kan zoeken op al deze criteria of een combinatie ervan.

33

Logs Er wordt geen gebruik gemaakt van logs. Er is enkel een takenlijst in het hoofdmenu waar men in kan zetten wat er nog gedaan moet worden. Privacy Er wordt geen gebruik gemaakt van privacy en dergelijke, alles wat in het systeem zit is te raadplegen. U kan wel gebeurtenissen, data, media en bronnen markeren als privaat, deze worden dan niet getoond maar dit kan u zonder wachtwoord weer afzetten. Persoonsgegevens importeren Men kan importeren vanuit een Gedcom bestand maar ook vanuit andere programma’s zoals:    

Family Tree Maker Ancestral The Master Genealogist Legacy Family Tree

Overzicht persoonsgegevens Zoals eerder vermeld kan u zelf velden toevoegen, deze komen in het persoonsoverzicht terecht. Hier ziet u alle persoonlijke gegevens van de persoon en eventuele gebeurtenissen die u deelt met partner(s). Er is ook een tijdlijn waar u alle gebeurtenissen chronologisch kan bekijken. Back-ups Er is een back-up tool beschikbaar in het programma. Deze is echter zeer primitief en genereerd een back-up bestand dat dan naar een gedefinieerde locatie wordt opgeslagen. Stamboom raadplegen Bij het zoeken naar een persoon krijgt u een tab waar u de stamboom van die persoon kan bekijken. U kan eventueel ook een stamboom afdrukken bij de tab publish. Hier is een enorm aanbod van rapporten en charts die u kan genereren en afdrukken. Bronnen beheren Bronnen beheren in dit programma is zeer uitgebreid, u kan een lijst van bronnen opstellen en hier media aan koppelen. Deze media of bron kan u dan op zich weer koppelen aan een persoon of een gebeurtenis van een persoon. Alle media wordt in een gegenereerde mappenstructuur opgeslagen. Er is tevens de mogelijkheid om een scan te starten in het programma zelf. (Family tree maker, sd) 3.3.2

Aldfaer v4.2

Algemene indruk Aldfaer is een gebruiksvriendelijk, Nederlandstalig programma dat het gebruikers mogelijk maakt om genealogische gegevens bij te houden. Het werkt zeer vlot alsook zijn de gegenereerde rapporten zeer duidelijk. Er zijn echter ook een paar nadelen verbonden aan dit pakket. Zo bied het geen ondersteuning voor meerdere gebruikers.

34

Het is ook niet mogelijk om gebruik te maken van een login zodat heemkundige medewerkers onderscheiden kunnen worden van bezoekers. Niet functionele eisen Gebruiksvriendelijkheid Aldfaer is een zeer gebruiksvriendelijk programma. Het aanmaken van personene gebeurd snel en eenvoudig. Alle schermen zijn duidelijk en er is ook een goed gedocumenteerde helpfunctie aanwezig. Dee overzichten zijn duidelijk en ze kunnen worden aangepast. Dit pakket scoort daarom 90% op dit onderdeel. Prijs Deze tools scoort maximaal als het aankomt op prijs omdat het een gratis programma is. Multiuser Aldfaer is niet geschikt om met meerdere gebruikers tegelijkertijd aan dezelfde data te werken. Het is daarom dat aldfaer voor 0% scoort voor dit criteria. Support Dit softwarepakket controleert op updates bij het opstarten van het programma. Er wordt een handleiding meegeleverd alsook zijn er hulp schermen aanwezig binnen het programma. U kan op de website van de ontwikkelaar ook veel hulp vinden in de verschillende fora en de FAQ. Internationalisering Qua internationalisering scoort het programma 100% omdat het programma volledig in het Nederlands geschreven is. Platform Altfaer is enkel geschikt voor computers die Windows hebben als operating system. Aldfaer krijgt daarom een score van 80% omdat bijna alle computers van de heemkundige kringen op Windows draaien. Functionele eisen Autorisatie Er is geen autorisatie ingebouwd in aldfaer dus het is niet mogelijk om heemkundige medewerkers te laten inloggen zodat deze gegevens kunnen wijzigen. Bezoekers zullen dus alle rechten hebben en gegevens kunne wijzigen daarom scoort dit pakket minimaal op dit onderdeel. Opzoeken Het opzoeken van gegevens verloopt zeer vlot. Het zoekvenster is duidelijk en overzichtelijk alsook de lijst van resultaten die getoond word. Ook het zoeken naar bronnen en de notities van deze bronnen verloopt vlekkeloos en daarom krijgt dit softwarepakket een 85%.

35

Logs Het programma houdt geen bruikbare logbestanden bij over welke informatie gewijzigd is; Het scoort daarom ook minimaal op dit onderdeel. Privacy Er is de mogelijkheid binnen Adfaer om gegevens te verbergen van personen jonger dan 100 jaar en daarom hebben we een score van 100% toegekend.

Persoonsgegevens importeren De mogelijkheid om persoonsgegevens te importeren in aldfaer is aanwezig. Het is enkel mogelijk om gegevens te importeren vanuit het GEDCOM bestandsformaat en daarom is er maar een score van 70% toegekend aan deze eis.

36

Overzicht persoonsgegevens In aldfaer krijgt u een zeer duidelijk overzicht van alle gegevens van een persoon. Het is mogelijk om in één oogopslag de algemene gegevens van deze persoon te bekijken, de partners van deze persoon, de kinderen, ouders alsook de gezinsgegevens. De originele bronnen zijn ook direct raadpleegbaar in het rechter deel van het scherm maar het is echter niet mogelijk deze bronnen een beschrijving te geven. Er wordt enkele de originele bron getoond samen met de titel van het bestand. Als u op de bron dubbelklikt wordt deze ook rechtstreeks geopend. De informatie van een persoon wordt mooi in aparte bladen weergegeven. Deze tabbladen zijn:       

Persoon Geboorte Overleiden Feiten Verwanten Groepen Diversen

Het is ook echter mogelijk om allerlei HTML-rapporten te genereren in Aldfear zoals:     

Kwartierstaten Stamreeksen Persoonskaarten Gezinsbladen …

Omdat deze gegevens volgens de HTML standaard weergegeven worden is het eenvoudig deze rapporten aan te passen qua lay-out. De rapporten kunnen dus volledig naar eigen wens aangepast worden. Dit softwarepakket scoort toch een 80% omdat het een mooi, gebruiksvriendelijk en duidelijk overzicht geeft van alle gegevens. Er zijn links naar de personen die in rechtstreekste relatie staan met de persoon. De bronnen worden mooi weergegeven alleen is er niet de mogelijkheid om een extra beschrijving aan de bronnen te koppelen. Back-ups Het maken van back-ups is ook zeer eenvoudig in aldfaer. Een volledige back-up van alle gegevens kan gemaakt worden binnen één enkele muisklik. Als u klikt op veiligheidskopie maken wordt u eerst gevraagd om alle gegevens waarmee u aan het werken bent op te slagen. Hierna wordt een venster getoond waarin u kan kiezen waar de back-up moet opgeslagen worden en onder welke naam. Aldfaer zet zijn back-ups automatisch in een map veiligheidskopieën en geeft dit standaard de naam stamboom.alx. Als u het programma afsluit wordt gevraagd of er een back-up genomen moet worden. U kunt ook standaard instellen dat dit automatisch gebeurd bij het sluiten van het programma. Het is echter niet mogelijk om automatisch na een bepaalde tijd back-ups te nemen en daarin scoort dit pakket 80% op dit onderdeel.

37

Stamboom raadplegen Het aanmaken van kwartierstaten is erg eenvoudig in aldfaer. Met één druk op de knop krijgt u de kwartierstaat van de geselecteerde persoon te zien in een duidelijk en overzichtelijk overzicht.

Het is mogelijk om deze kwartierstaat af te drukken alsook om deze op u computer op te slaan en te openen met een webbrowser. Aldfaer geeft naast een overzicht in tekst ook een grafisch overzicht weer. Het is dus mogelijk om kwartierstaten duidelijk weer te geven en daarom scoort aldfaer 95% op dit onderdeel. Bronnen beheren Het is mogelijk in Aldfaer om aan een persoon allerlei mogelijke bronnen te hangen. Er moet allereest een map materialen worden ingesteld waarin al deze bronnen verzameld worden. Indien u een nieuwe bron toevoegt die op een andere plaats op uw computer geselecteerd hebt wordt er gevraagd of u de bron wilt verplaatsen naar de map materialen. Alle bronnen worden netjes getoond in het overzicht van de personen met bijhorende titel. Het programma scoort toch maar een 80% op dit onderdeel omdat de bronnen niet weergegeven kunnen worden onder de juiste rubriek. Bijvoorbeeld de geboorteakte kan niet worden weergegeven onder het tabblad geboorte. Alle bronnen staan door elkaar raadpleegbaar in het tabblad persoon. (Aldfaer, sd) 3.3.3

Legacy family tree

Algemene indruk Legacy family tree is een programma dat zich zelf uitwijst waardoor het zeer eenvoudig is om mee te werken. Dat is natuurlijk al een zeer groot voordeel voor het toch wel oudere doelpubliek van het programma. De steeds herhalende structuur en de iconen helpen hier ook bij. Legacy family tree biedt ook zeer veel nuttige functionaliteiten en laat de onnuttige achterwege waardoor dit programma overzichtelijk blijft.

38

Niet functionele eisen Gebruiksvriendelijkheid Legacy family tree is een programma dat zich zelf heel goed uitwijst. Hierdoor is het een zeer gebruiksvriendelijke programma. Ook de installatie die zeer vlot verloopt en de steeds herhalende structuur zorgt voor een hoge score op dit vlak. Prijs Legacy family tree is gratis te downloaden maar heeft dan wel beperkingen. De Legacy Deluxe editie heeft een prijs van 29 dollar. Hierdoor scoort het iets lager op dit onderdeel. Multiuser Legacy family tree is niet geschikt om met meerdere gebruikers tegelijkertijd aan dezelfde data te werken. Het is daarom dat legacy family tree 0% scoort voor dit onderdeel. Support Legacy Family tree maker heeft een uitgebreide online help met nieuwsgroepen en een actieve community. Het softwarepakket controleert automatisch op nieuwe updates. Er zijn ook duidelijke en overzichtelijke helpschermen aanwezig in het pakket zelf. Internationalisering Legacy family tree is volledig in het Nederlands geschreven wat zeer goed is voor het toch wel oudere doelpubliek. Indien nodig zijn er ook verschillende andere taalpakketten zoals Frans, Duits, ... . Platform Legacy family tree kan gedraaid worden op alle versies van Windows. Ook is het mogelijk om Legacy family tree virtueel te draaien op een Windows machine. Dit kan gebruikt worden wanneer de host machine op Linux draait. Functionele eisen Autorisatie Er is geen autorisatie ingebouwd in dit softwarepakket dus het is niet mogelijk om heemkundige medewerkers te laten inloggen zodat deze gegevens kunnen wijzigen. Bezoekers zullen dus alle rechten hebben en gegevens kunnen wijzigen daarom scoort dit pakket minimaal op dit onderdeel. Opzoeken Het opzoeken in Legacy family tree is zéér goed en verdiend dat ook een hoge score. Men kan op zowat alle criteria zoeken wat het zoeken performanter maakt. Voorbeelden van criteria zijn: Naam, alias, huwelijk, geboorte, overleden, ontbrekende bron, ... Logs Het programma houdt geen bruikbare logbestanden bij over welke informatie gewijzigd is. Het scoort daarom ook minimaal op dit onderdeel.

39

Privacy De privacy instellingen bij Legacy Family Tree zijn voor een deel goed instelbaar. Het is mogelijk om gegevens op privé en niet privé zetten wat er tot leid dat deze al dan niet zichtbaar zijn. Persoonsgegevens importeren Persoonsgegevens importeren gaat via verschillende mogelijkheden. Dit kan via reeds bestaande databank gegevens zijnde: Gedcom, PAF 2-5, Ancestor Quest 2-3 en Legacy Family Tree bestanden. Overzicht persoonsgegevens Persoonsgegevens kunnen via verschillende criteria getoond worden wat het overzicht steeds duidelijk en gestructureerd maakt. Wanneer u op een persoon klikt, heeft u direct een globaal overzicht van de persoon en kunt u via enkele klikken de details bekijken.

Ook kunt u via Legacy Family Tree steeds dankzij de criteria enkel de gegevens tonen die u wilt bekijken waardoor opzoek werk performanter wordt. Dankzij deze performantie scoort Legacy Family Tree goed op dit onderdeel. Back-ups Back-ups instellen is via Legacy Family Tree zeer eenvoudig en gebeurd ook vlot. Dit kan zowel via een optie in de menubalk als bij het afsluiten van het programma. Bij het afsluiten wordt dit automatisch gevraagd zodat dit niet vergeten kan worden. Stamboom raadplegen Legacy Family Tree maakt het mogelijk om de stamboom te raadplegen door middel van grafieken. Deze grafieken zijn op verschillende manieren te verkrijgen en brengen

40

een duidelijk beeld van de stamboom. Ook is het mogelijk om een dynamische kwartierstaat te bekijken die door midden van personen aanklikken steeds veranderd. Bronnen beheren Legacy Family Tree maakt het beheren van bronnen zeer duidelijk en eenvoudig. Het is mogelijk om deze bronnen eenvoudig te koppelen aan een gebeurtenis en hier eventuele beschrijvingen aan toe te voegen. Het toevoegen van bronnen en media bestanden gebeurd in een hoofdmap waarin alle bronnen worden verzameld. Van hieruit worden deze heel eenvoudig gekoppeld en eventueel aangepast of verwijderd. (Legacy, sd) 3.3.4

Heredis 2014

Algemene indruk Vooral de gebruiksvriendelijkheid, het persoonsoverzicht en de zeer uitgebreide zoekopties maken dit een zeer goed programma. Het is echter jammer dat het niet beschikbaar is in het Nederlands. Het is echter ook niet mogelijk om gebruikers te authentiseren. De wijzigingen die aangebracht worden in worden ook niet gelogd. Daarom scoort dit programma in het algemeen minder goed dan zijn concurrenten. Niet functionele eisen Gebruiksvriendelijkheid Herendis is een zeer gebruiksvriendelijk programma dat echt probeert zijn gebruikers het zo eenvoudig mogelijk te maken. Als u bijvoorbeeld een gemeente invult wordt deze automatisch aangevuld. Als u een persoon aanmaakt kan u direct in de online database van herendis zoeken of deze persoon daar al in voorkomt. Ook de overzichten die gegenereerd worden zijn bijzonder duidelijk. Prijs Het pakket kost 32.99 EURO maar ze geven een korting van 12% tot en met 5 januari 2013. Multiuser Het is niet mogelijk om samen te werken aan dezelfde gegevens omdat het programma een single-user applicatie is. Support Het programma voorziet in een online handleiding alsook in een forum. Er zijn echter geen lokale helpschermen aanwezig in Heredis. Internationalisering Het programma is standaard in het Engels en niet beschikbaar in het Nederlands. Platform Heredis is beschikbaar voor Windows, Macintosh en iPhone/iPad.

41

Functionele eisen Autorisatie Het is niet mogelijk om gebruikers te authentiseren in Heredis. Opzoeken Het zoeken van gegevens is zeer uitgebreid binnen Heredis. Het is mogelijk om snel te zoeken om voornaam, familienaam en geslacht.

Het is echter ook mogelijk om uitgebreider te zoeken op meerdere criteria zoals personen, gebeurtenissen, getuigen, families en figuren.

Logs Wijzigingen van gegevens worden niet gelogd binnen Heredis. Privacy Het is mogelijk om in bepaalde rapporten een leeftijdsgrens op te geven maar de gegevens jonger dan 100 jaar worden niet standaard verborgen. Persoonsgegevens importeren Het is mogelijk persoonsgegevens te importeren vanuit een gedcom bestand alsook uit een Heredis bestand. Overzicht persoonsgegevens Als het programma start krijgt men direct een stamboomoverzicht te zien vetrekkende vanaf de geselecteerde persoon.

42

Indien men doorklikt op een persoon krijgt men de detailpagina van deze persoon met hierop al zijn/haar gegevens. De persoonlijke gegevens zijn bovenaan direct zichtbaar. De partners worden weergegeven in het scherm in het midden. Onderaan vind men meer informatie over de verschillende gebeurtenissen in zijn/haar leven. Bij elke levensgebeurtenis zoals bijvoorbeeld een geboorte vindt men informatie terug over: -

Datum gebeurtenis Plaats gebeurtenis Bronnen van gebeurtenis Getuigen gebeurtenis Media van gebeurtenis De plaats getoond op een kaart

Back-ups Er kan binnen Heredis een back-up gemaakt worden van het gegevensbestand maar dit gebeurd niet automatisch en moet manueel gedaan worden door de gebruiker. Stamboom raadplegen Er is de mogelijkheid de stamboom weer te geven van een persoon in verschillende stijlen.

43

Bronnen beheren Het beheren van de originele bronnen en media is erg eenvoudig in Heredis. Er is de mogelijkheid de bronnen rechtstreeks aan de levensgebeurtenis te kopellen. U kan bijvoorbeeld de geboorteakte aan de geboorte van deze persoon vasthangen. Het bronnenoverzicht is zeer overzichtelijk en gebruiksvriendelijk opgebouwd. (Microsoft, sd) 3.3.5

Haza 21

Algemene indruk Haza 21 komt qua functionaliteiten aan de top van het lijstje. Het voldoet aan zowat alle eisen en is dus op dit gebied het beste. Toch is dit niet het beste advies wat kunnen geven aangezien de gebruiksvriendelijkheid uitermate slecht is waardoor de functionaliteiten verschrikkelijk ingewikkeld worden. Niet functionele eisen Gebruiksvriendelijkheid Het grootste minpunt van dit pakket is de gebruiksvriendelijkheid. Het werkt nog steeds aan de hand van f-toetsen wat het zeer ongebruiksvriendelijk maakt. Ook de vele verschillende opties die niet gestructureerd zijn zorgen voor een onoverzichtelijk programma. Prijs Qua prijs scoort dit pakket zeer laag. Dit omdat de prijs van de licentie die K.ERF nodig zal hebben ongeveer 4 keer zo duur is als deze van andere bestaande pakketten. Multiuser Haza 21 biedt de mogelijkheid om via een multi-user database gelijktijdig vanaf meerdere werkstations worden geopend. Deze databases kunnen lokaal of op een netwerk worden opgeslagen. Het feit dat dit mogelijk is, is een zéér groot pluspunt voor dit pakket. Support Dit softwarepakket controleert op updates bij het opstarten van het programma. Er wordt een handleiding meegeleverd alsook zijn er hulp schermen aanwezig binnen het programma. U kan op de website van de ontwikkelaar ook veel hulp vinden in de verschillende fora en de FAQ. Internationalisering Haza 21 is volledig beschikbaar in het Nederlands waardoor het op deze criteria het maximum scoort. Platform Haza 21 is enkel beschikbaar voor Windows 2000, Windows XP, Windows Vista, Windows 7 of Windows 8. Hierdoor scoort het niet de volledige score op dit onderdeel.

44

Functionele eisen Autorisatie Er is geen autorisatie ingebouwd in Haza 21 dus het is niet mogelijk om heemkundige medewerkers te laten inloggen zodat deze gegevens kunnen wijzigen. Bezoekers zullen dus alle rechten hebben en gegevens kunnen wijzigen daarom scoort dit pakket minimaal op dit onderdeel. Opzoeken De filterfunctie van Haza 21 is zeer uitgebreid. Hierdoor biedt het de mogelijkheid om veel verschillende zoekmogelijkheden te vormen. Dankzij de vele verschillende vergelijkingsmethodes zoals “bevat”, “begint met”, “eindigt op”,... is het voor de gebruikers zeer makkelijk om iets te vinden. De zoekterm hoeft dus niet specifiek juist te zijn om toch de goede resultaten te verkrijgen Logs Haza 21 logt enkele gegevens van de databank. Hier wordt echter niet aangeduid wat er wordt veranderd waardoor deze logs niet echt nuttig is. Er wordt enkel gelogd wanneer de databank wordt gecontroleerd op fouten. Privacy Er zijn mogelijkheden binnen Haza die privacy bieden. Echter voldoet dit niet aan de vooropgestelde eisen waardoor haza op dit onderdeel niet goed scoort. Persoonsgegevens importeren Het is mogelijk persoonsgegevens te importeren vanuit een gedcom bestand alsook uit andere standaard formaten. Haza 21 biedt tevens ook de optie om csv bestanden te importeren. Overzicht persoonsgegevens De persoonsgegevens worden zeer uitgebreid getoond op Haza 21. Puur op basis van een overzicht brengen scoort dit pakket dan ook goed. Echter moeten we rekening houden met het feit dat dit overzicht zeer onduidelijk is en dus niet handig is om mee te werken. Back-ups Back-ups kunnen handmatig worden aangemaakt maar worden niet automatisch gegeneerd. Hierdoor scoort Haza goed op dit onderdeel maar niet maximaal. Stamboom raadplegen Ook bij stamboom raadplegen stoten we op dezelfde minpunten. U krijgt een uitgebreid overzicht maar opnieuw is het zeer ongebruiksvriendelijk. Bronnen beheren Bronnen beheren kan zeer uitgebreid en kan ook steeds gekoppeld worden aan personen of momenten. Hierdoor scoort Haza hier goed op. (Hazadata, sd)

45

3.3.6

The master genealogist v8

Algemene indruk De informatie van een persoon wordt wat onoverzichtelijk weergeven. Het menu daarentegen is wel verzorgt met afbeeldingen. Het gehele softwarepakket is beschikbaar in het Nederlands. Niet functionele eisen Gebruiksvriendelijkheid Het menu is zeer overzichtelijk en gebruiksvriendelijk doordat de afbeeldingen ook voorzien worden van bijhorende tekst.

Het overzicht van personen daarentegen is wat onduidelijk zoals u kan zien op onderstaande schermafbeelding.

Prijs De volledige versie van het softwarepakket met cd-rom en handleiding kost 50 EURO per licentie. Multiuser Er bestaat niet de mogelijkheid binnen the master genealogist om met meerdere gebruikers tegelijkertijd aan dezelfde data te werken. Support The master geneologist biedt een duidelijke support aan zijn gebruikers door helpschermen, een forum, een FAQ, usergroups, public chats, … Internationalisering Het programma is beschikbaar in verschillende waaronder ook het Nederlands.

46

Platform Het programma is enkel beschikbaar op Windows. Functionele eisen Autorisatie Het is niet mogelijk om uzelf te authentiseren binnen dit softwarepakket. Iedereen kan dus vrij data aanpassen. Opzoeken De zoekfunctionaliteit is overzichtelijk en duidelijk. Er is de mogelijk om de zoekresultaten te sorteren en te filteren zoals u in onderstaande schermafbeeldingen kan zien.

U heeft verschillende keuzes om op te sorteren.

Het werken met een filter is ook mogelijk.

Logs Het bijhouden van logsgegevens is niet mogelijk. Privacy Er is geen mogelijkheid om een objecten jonger dan 100 jaar te verbergen in rapporten. Persoonsgegevens importeren Het importeren van persoonsgegevens is zeer uitgebreid. U kan gegevens importeren door gebruik te maken van onderstaande bestandsformaten.

47

Overzicht persoonsgegevens Het overzicht van de gegevens van een persoon is eerder beperkt maar het is echter wel mogelijk bestanden te koppelen aan deze persoon zoals u kunt zien in onderstaande schermafbeelding.

Back-ups Het is mogelijk om een back-up te nemen van u gegevens. Stamboom raadplegen U kan twee soorten stambomen genereren in the master genealogist. U heeft de mogelijk extra informatie in de stamboom te zetten oftewel een stamboom laten genereren die alleen maar namen bevat. Voorbeelden van deze stambomen vindt u in onderstaande schermafbeeldingen.

48

Bronnen beheren Het is mogelijk multimedia van een persoon te beheren zoals filmpjes, foto’s, audio, tekst, enz. Het is echter niet mogelijk deze informatie aan de desbetreffende gebeurtenis te hangen. (Whollygenes, sd)

49

4

BESTAANDE SOFTWAREPAKKETTEN AANPASSEN

Om de kosten voor het ontwikkelen van eigen software te drukken onderzoeken wij de mogelijkheid om bestaande softwarepakketten te kunnen aanpassen of vervolledigen. Hierbij zijn we opzoek gegaan naar pakketten die vooral voldeden aan de belangrijkste functionele eisen. We zijn door een paar tips terecht gekomen bij DEVENTit, een Nederlandse firma die gevestigd is in Bunschoten nabij Utrecht. We zijn bij hun op bezoek gegaan om meer uitleg te krijgen over hun software. Hieronder vind u een uitwerking hiervan.

4.1

Uitwerking door firma DEVENTit

De firma DEVENTit DEVENTit is een onafhankelijk en innovatief softwarehuis gevestigd in Bunschoten nabij Utrecht. Het is een toonaangevende leverancier in de Erfgoedsector met ruim 15 jaar ervaring op dit gebied. Ze zijn verantwoordelijk voor de ontwikkeling van Atlantis en zijn tevens ook de leverancier. De doelstelling is om een totaalpakket te bieden waarmee oplossingen worden geboden op het gebied van:      

Collectiebeheer Beschikbaarstelling aan publiek Portaalbouw Hosting Onderhoud en support Maatwerk

Deze totaaloplossing hebben ze vertaald naar hun softwarepakket zijnde Atlantis. Het softwarepakket Atlantis Atlantis is een flexibel en betrouwbaar systeem voor collectiebeheer en portaalbouw. Het is volledig webbased software oplossing waardoor enkel de toegang tot het internet vereist is. Dit brengt met zich mee dat er geen grote verandering nodig is op het gebied van infrastructuur binnen de heemkringen. Het softwarepakket bestaat uit een framework dat een open, modulaire en uitbreidbare oplossing biedt en via plug-ins uitgebreid kan worden met modulen, diensten en functies. Ook ondersteunt het de nodige standaarden en protocollen zoals API, OAI, HTTP, SRU, XML, ... . Het grote pluspunt van Atlantis is de configureerbaarheid van het pakket.

50

Volledig configureerbaar Zoals reeds vermeld biedt Atlantis de mogelijkheid om via plug-ins het standaard pakket uit te breiden. Dit gebeurd aan de hand van diensten en modules. Hierdoor kan er snel en doeltreffend een pakket worden aangeboden dat helemaal naar smaak is gemaakt voor de klant. Een overzicht van deze werking kunt u bekijken in volgende afbeelding:

Het framework is dus een standaardpakket dat via de modules en diensten aangepast kan worden. Zo is het mogelijk om bv “Autorisatie” toe te voegen aan het pakket waardoor inloggen mogelijk wordt. De configureerbaarheid van het pakket zit ook in de procedures. Zo zijn de mogelijkheden voor zoeken, het presenteren en sorteren uitgebreid en veelzijdig alsook volledig configureerbaar. Deze configuratie kan gebeuren door de klant zelf waardoor de klant zijn eigen wil volledig kan toepassen binnen het pakket. Voldoet aan alle eisen Uit ons bezoek aan het bedrijf, en de demo die we kregen van het softwarepakket kunnen we concluderen dat Atlantis aan alle eisen kan voldoen die K.erf opsteld. Door middel van enkele aanpassingen en een eigen configuratie kan dit pakket de totaaloplossing bieden waar k.ERF naar op zoek is. (Deventit, 2013)

51

4.1.1

Benodigde tijd en kosten

Hieronder vindt u een beschrijving van de tijd en kosten voor Atlantis. Belangrijk hierbij is dat deze prijzen onder voorbehoud zijn opgesteld en dat deze nog kunnen wijzigen indien k.ERF specifiekere eisen kan opstellen. Ook is er de mogelijkheid om de hosting zelf te doen wat de maandelijkse kost zou doen dalen.

Enkele bemerkingen bij dit prijsoverzicht:    

Genoemde prijzen zijn exclusief BTW en onder voorbehoud van prijswijzigingen. Consultancy, installatie en instructie uitsluitend in gehele dagdelen en op basis van nacalculatie. Betaling van licenties bij bestelling en diensten na aflevering . Aanvang onderhoud en hosting per de eerstvolgende maand na installatie.

52

5

ONDERZOEK EIGEN ONTWIKKELING

Een volledig gepersonaliseerde oplossing, waarin alle eisen en wensen van k.ERF en haar leden kunnen verwerkt worden, is slechts mogelijk door eigen ontwikkeling. Een externe ontwikkelaar kan, met behulp van dit analyserapport en regelmatig eigen contact, een volmaakte oplossing uitwerken. Volledige keuzevrijheid en inspraak op alle ontwikkel- en migratieaspecten staan hier centraal. We stellen voorop dat met minimale inspanning de heemkringen hun gegevens in het nieuwe systeem moeten kunnen importeren. Indien de gebruikte standaarden niet te veel verschillen, kunnen deze zelf ontwikkelde conversietools opnieuw gebruikt worden. Dit bijvoorbeeld bij een eventuele uitbreiding van de erfgoedcel. Gebruikers, heemkringwerkers en burgers zullen kunnen werken met overzichtelijke informatie in een moderne en gebruiksvriendelijke omgeving. De SWOT-analyses en contacten met de heemkringen en de k.ERF vertegenwoordiging geven inzicht in het belang van centralisatie en gegevensuitwisseling. Onder de voorwaarde van een strikt beleid betreffende toezicht op privacy en afscherming van gegevens, lijkt een webapplicatie ons hiervoor de enige geschikte oplossing.

5.1

Uitwerking

Een kennis bracht ons in contact met zijn in Aarschot gevestigde werkgever King Foo, een softwarehuis gespecialiseerd in het ontwikkelen van webapplicaties. We deelden onze verworven kennis over het project, wisselden vragen en ideeën uit en bespraken de gestelde eisen en de mogelijke oplossingen hiervoor. Gebruikmakend van vakkennis en ervaring kan King Foo voortbouwen op deze analyse door regelmatige contactmomenten met alle partijen om de onderlinge visie te bewaren. Deze contacten creëren een vertrouwelijke sfeer waarin men zich minder geremd zal voelen in het uiten van eventuele opmerkingen. King Foo gebruikt deze informatie om een kwalitatief resultaat af te leveren waarbij het gehele proces, gaande van eerste gesprekken en ontwerp over datamigratie en beveiliging tot voorzien van hosting en geautomatiseerde back-ups, verzorgd kan worden. Dit vereenvoudigd de administratie en ontlast de medewerkers en vrijwilligers bij Kempisch erfgoed.

5.2

Kosten- en tijdsraming

Er werd aan de hand van deze informatie een officieuze kostenraming opgesteld. Het is belangrijk te benadrukken dat deze offerte compleet noch bindend is. Er ontbreken enkele factoren die slechts door rechtstreeks contact met de ontwikkelaar kunnen bepaald worden. Deze offerte, te vinden als bijlage bij dit rapport, dient gezien te worden als ruwe inschatting, om een idee te geven over werkwijze, voorziene tijd in manuren en kostprijs. Overigens is deze offerte modulair opgebouwd. Uitgezonderd van bepaalde afhankelijkheden, zoals bijvoorbeeld de module om gebruikers te beheren, kan elke individuele module van deze offerte herzien, aangevuld of geschrapt worden. Offerte: zie bijlage 2.

53

6

ONDERZOEK CONVERSIETOOLS

Conversietools zijn kleine programma’s die gebruikt worden om de data die reeds aanwezig is in de heemkringen te converteren naar een formaat dat automatisch in het systeem geïmporteerd kan worden. Er zal rekening gehouden moeten worden met alle bestandsformaten die aanwezig zijn in de heemkringen en dat zijn de volgende:         

Access Excel FrontPage (html) Gedcom JPEG PDF PNG TIFF Word

Er zijn vier mogelijkheden hoe de data in het nieuwe systeem kan ingevoerd worden en deze zijn:    

Manueel alle data overzetten Gebruik maken van bestaande conversietools Gebruik maken van een data integration tool Zelf een conversietool laten ontwikkelen

Omdat de eerste optie niet haalbaar is wegens een te grote hoeveelheid aan data wordt deze verder niet besproken. U vindt hieronder meer informatie over de andere drie manieren van werken.

6.1

Bestaande conversietools

Alle bestandsformaten met één tool converteren naar één gewenst bestandsformaat is niet mogelijk. Wij stellen daarom voor om alle gegevens eerst te converteren naar een Excel bestanden met vaste structuur. Dit betekend dat elke heemkundige kring hun gegevens zal moeten omzetten naar Excel bestanden zodat alle bestanden die in het nieuwe systeem geïmporteerd moeten worden dezelfde structuur hebben. Het omzetten van deze bestanden naar Excel-bestanden met de juiste structuur kan natuurlijk altijd handmatig gebeuren. Omdat het toch gaat om héél veel data kan dit proces ook geautomatiseerd worden. Meer uitleg over deze automatisatie vindt u onder het volgende hoofdstuk met als titel data integration tool. Eenmaal alle gegevens geconverteerd zijn naar Excel bestanden kunnen deze omgezet worden naar gedcom v5.5 bestanden. Deze gedcom bestanden kunnen dan op hun beurt geïmporteerd worden in het nieuwe systeem. Hieronder vindt u een beschrijving en ranking van alle conversietools die deze Excel bestanden kunnen omzetten naar gedcom bestanden. Elke conversietool zal zijn eigen structuur binnen Excel hebben en dit bepaald dus ook welke informatie kan vertaald worden naar de Gedcom standaard. Volgende programma’s werden onderzocht maar zijn niet opgenomen in de WRM omdat al snel bleek dat ze niet voldeden aan de eisen. 

XL to Ged: Deze tool was zeer ongebruiksvriendelijk alsook niet bruikbaar voor deze doeleinde. U moet data ingeven in een Excel bestand waarna u dit moet opslaan als een bestand met als extensie CSV. Hierna moet u dit bestand uploaden naar een webserver waar u uiteindelijk een gedcom file van terugkrijgt. Deze manier van werken is zeer omslachtig, tijdrovend en onveilig en wegens deze redenen is deze tool niet opgenomen in de WRM.

54



ExcelToGecom: Deze tool is niet geschikt omdat het een zeer ongebruiksvriendelijke tool is die geen relaties of bronnen kan importeren. Het ingeven van data is zeer tijdrovend omdat het gebruik maakt van een ingewikkeld sjabloon. Na het invoeren van de gegevens in Excel moeten er nog een hele reeks stappen doorlopen worden die zeer tijdrovend zijn.

Om de gevonden conversietools te ranken hebben we gebruik van de Weighted Ranking Method. We hebben volgende criteria gebruikt: 

   

Snelheid: De snelheid van de conversietool wordt vergeleken en er wordt gecontroleerd of deze tool wel geschikt is om zeer grote hoeveelheden data te converteren binnen een redelijke tijdsspanne. Gebruiksvriendelijkheid: We kijken of de conversietools wel gebruiksvriendelijk zijn zodat ze te gebruiken zijn in alle heemkundige kringen. Relaties: We controleren of relaties zoals ouders, partners en familie wel mee worden opgenomen in het gedcom bestand. Bronnen: We controleren of het mogelijk is verschillende bronnen aan personen te koppelen en of deze dan ook mee opgenomen worden in het gedcom bestand. Gebruikt sjabloon: We vergelijken de verschillende gebruikte sjablonen met elkaar zodat duidelijk wordt welke gegevens omgezet kunnen worden naar de gedcom standaard.

Hieronder vindt een het resultaat van deze WRM met een verantwoording van de scores per conversietool. Weging

Tools SmartGenealogy 3.0

Niet functionele eisen

Excel2Ged

53

77,92%

79,62%

8

85%

90%

Gebruiksvriendelijkheid

10

70%

80%

Relaties

10

100%

100%

Bronnen

10

70%

50%

Gebruikt sjabloon

15

70%

80%

53

77,92%

79,62%

Snelheid

Totaal

6.1.1

SmartGenealogy 3.0

Dit programma maakt het mogelijk Excel bestanden te importeren en deze dan weer als Gedcom bestanden te exporteren. Omdat u eerst het Excel bestand moet omzetten naar een bestaand sjabloon, daarna moet importeren en dan pas het gedcom bestand kan exporteren krijgt het maar een 70% op gebruiksvriendelijkheid. U moet ook echter data invoeren in verschillende werkbladen. Eenmaal het Excel bestand gemaakt is werkt het programma snel. Het importeren van het Excel bestand evenals het exporteren van het gedcom bestand verloopt zeer vlot en daarom heeft het een 85% gekregen op de criteria snelheid. Er is de mogelijk relaties met andere personen aan te geven en deze worden ook opgenomen in het gedcom bestand. Dit pakket scoort daarom maximaal voor het criteria relaties. Het sjabloon dat gebruikt wordt is niet zo heel gebruiksvriendelijk omdat soms dubbele data moet word ingegeven en er moet worden gewerkt met verschillende werkbladen. Het sjabloon is wel redelijk uitgebreid maar er is niet de mogelijkheid om het sjabloon naar eigen wens aan te passen.

55

Er wordt gebruik gemaakt van volgende werkbladen met informatie:     

 

Persons: hierin staat alle persoonlijke informatie zoals voornaam, familienaam, geboortedatum, … Gebeurtenissen: zoals geboortes, huwelijken, overlijdens Families: Hierin wordt de moeder en de vader van een familie aangegeven Multimedia: hierin staan alle mediabestanden die gebruikt worden waarvan de naam, titel, formaat en een beschrijving van wordt bijgehouden Sources: hierin staan de bronvermeldingen die bij een persoon horen. Hier kunt u de auteur, publicatie, tekst, afkorting, titel, repository alsook een beschrijving invullen. Places: Alle plaatsen worden hier gestandaardiseerd met naam en coördinaten. Repositories: Dit omvat alle repositories waaraan bronnen gekoppeld zijn.

Volgende afbeelding geeft u een beter beeld van hoe de koppeling tussen deze verschillende werkbladen er uitziet en van welke velden er gebruik gemaakt word.

Zoals u in de afbeelding hierboven kan zien zijn alle gegevens aan elkaar gekoppeld en deze worden ook allemaal geëxporteerd naar het gedcom formaat en daarom heb ik het programma een 70% gescoord op vlak van gebruikt sjabloon. (Smart genealogie, sd)

56

6.1.2

Excel2GED

Excel2Ged is een Excel bestand met een vast sjabloon waarin macro’s geprogrammeerd zijn in Visual Basic for Applications. Deze macro’s zorgen ervoor dat de data in de Excel bestand worden geconverteerd naar een gedcom bestand. Omdat deze macro’s rechtstreeks uitgevoerd worden binnen het Excel bestand ligt de snelheid zeer hoog.

Een vijftien rijen wordt verwerkt in 86 milliseconden dus de snelheid van verwerking ligt zeer hoog en daarom scoort het ook 90% op dit onderdeel. Het Excel bestand is zeer gebruiksvriendelijk en daarom hebben we het een score van 80% toegekend. Alle kolomhoofdingen zijn wel in het Engels maar het is wel duidelijk waar alle informatie moet komen. De plaats waarnaar het gedcom bestand geëxporteerd moet worden op de harde schijf kan ook eenvoudig aangegeven worden door op de browse knop te drukken. Eenmaal alle informatie ingevuld is druk men op export GEDCOM om het Excel bestand te genereren. Er is ook een extra werkblad aanwezig waarin u de gebruiksaanwijzingen kunt vinden.

Het programma scoort 100% op het aangeven van realties omdat men de vader, moeder, partner en familie kan aangeven binnen het gebruikte sjabloon. Het programma scoort maar een 50% op het toevoegen van bronnen omdat het standaard enkel mogelijk is om één afbeelding toe te voegen aan een persoon. Er bestaat standaard geen manier om meerdere bronnen toe te voegen. Het gebruikte sjabloon omvat goede basisvelden maar het onbreekt velden voor beschrijvingen alsook velden voor bronmateriaal.

Toch heben we het sjabloon 80% gescoord omdat het sjabloon naar eigen wens aan te passen is. Dit vereist wel kennis van VBA omdat er in de geschreven macro’s moet geprogrammeerd worden. Excel2GED wordt voorzien van een voorbeeldje waarin men toont hoe het sjabloon uitgebreid kan worden.

57

Excel2GED is een Excel bestand dat beschikbaar gesteld is op sourceforge. Het is gemaakt door socrtwo22 en u kan het gratis downloaden van sourcefourge. (Excel2GED, sd)

6.2

Data integration tool

Een data integration tool is een tool die het converteren van grootte hoeveelheden data van het ene formaat naar het andere mogelijk maakt. Door gebruik te maken van een visuele mapping van gegevens kunnen deze eenvoudig van het ene formaat naar het andere worden overgezet. Hieronder vindt u enkele voorbeelden van data integration tools:   

Talend data integration (talend, sd) CloverETL (CloverETL, sd) Altova (Altova, sd)

Deze tools kunnen dus de automatische conversie verzorgen van alle gegevens aanwezig in de heemkundige kringen naar het nieuwe systeem. Er zijn hierbij twee mogelijke manieren van werken:  

Alle aanwezige data eerst manueel converteren naar één formaat en dit formaat dan converteren naar een toegankelijk formaat voor het importeren in het systeem Alle aanwezige data rechtstreeks converteren en importeren in het systeem

De eerste optie zal meer tijd en werk vragen van de heemkundige kringen omdat eerst alle aanwezige data in alle heemkundige kringen naar één formaat gezet moet worden. Eenmaal alle bestanden in één formaat staan zal de data integration tool een stuk sneller en goedkoper zijn. De tool zal deze bestanden dan eenvoudig naar een geschikt importeerformaat kunnen converteren. Er bestaat natuurlijk ook de mogelijk om alle aanwezige data in alle verschillende formaten rechtstreeks met de data integration tool om te zetten in een formaat geschikt voor import. Deze manier van werken bespaart heel wat werk voor de heemkundige kringen maar het ontwikkelen van de data integration tool zal veel meer geld en tijd kosten omdat er rekening gehouden moet worden met alle bestandsformaten aanwezig in alle heemkundige kringen. Het voordeel van het gebruiken van data integration is dat u de eigen structuur van data kan samenstellen. Alle reeds bestaande conversietools vereisten echter een vast sjabloon en deze sjablonen hebben allemaal hun zwakheden en tekortkomingen zoals hierboven beschreven staat. Met data integration tools is het mogelijk u eigen sjablonen en structuren te definiëren en zo kan de conversie meer op maat gebeuren.

58

Er is echter wel een nadeel verbonden aan deze tool en dit is dat het niet gebruikt kan worden door mensen die weinig ervaring hebben met deze tool. Er zullen dus ITspecialisten ingehuurd moeten worden om alle gegevens over te converteren.

6.3

Conversietool ontwikkelen

6.3.1

Visual Basic for Applications

Het exporteren van de Excel bestanden naar gedcom formaat kan gedaan worden doormiddel van macro’s. Macro’s kunnen door gebruik te maken van Visual Basic for Application geprogrammeerd worden zodat de gewenste data kan omgevormd worden tot een gedcom bestand dat kan geïmporteerd worden door ons systeem. Het programmeren van macro’s vereist echter kennis van VBA en zal dus uitbesteed moeten. Dit kan eventueel gedaan worden door een stagestudent van thomas more of door een gediplomeerd IT ’er. Het voordeel van deze methode is dat u zelf in staat bent de structuur van het Excel bestand te kiezen. 6.3.2

Eigen conversietool ontwikkelen

Als laatste is er ook nog de mogelijkheid om eigen conversietools te ontwikkelen. Het voordeel van eigen ontwikkelde tools is dat u ze naar eigen wensen kan ontwerpen. Het gebruiken van deze tools zorgt er dus ook voor dat er een minimum aan werk zelf gedaan moet worden voor deze conversie. Een nadeel van het laten ontwerpen van eigen conversietools is natuurlijk de tijd en kost. Meer informatie over de ontwikkeling van eigen conversietools zijn in het volgende hoofdstuk terug te vinden.

59

7

ADVIES

In dit hoofdstuk vindt u onze uiteindelijke adviezen die gestaafd worden door dit rapport. We hebben ervoor gekozen om drie adviezen te formulieren. Een low-budget, medium-budget en high-budget advies.

7.1

Low-budget advies

Uit het onderzoek dat we voerden bleek al snel dat de mogelijkheden om een advies te formuleren met beperkte kostprijs zich beperkten tot bestaande softwarepakketten in combinatie met bestaande conversietools. We maakten aan het begin van onze analyse een overzicht van alle beschikbare softwarepakketten die in aanmerking konden komen voor deze opdracht. Deze hebben we dan met elkaar vergeleken door middel van de weighted ranking methode. Zo kwam het softwarepakket dat het beste voldoet aan de gestelde eisen naar voren. De gedetailleerde resultaten van deze afweging zijn terug te vinden onder Hoofdstuk 3, onderdeel 2. Uit deze resultaten kunnen we concluderen dat het pakket Legacy Family Tree het meest voldoet aan een gewogen verhouding van functionele en niet-functionele eisen van k.ERF en haar leden. 7.1.1

Beheersoftware

In vergelijking met de huidige versnipperde situatie biedt Legacy Family Tree een aantal belangrijke voordelen. Het is een bestaand pakket, waardoor er geen tijd verloren gaat aan ontwikkeling. De lage licentiekosten van 29 USD, de overzichtelijke Nederlandstalige gebruikersomgeving en de algemene gebruiksvriendelijkheid maken van Legacy Family Tree het meest geschikte beheerpakket binnen de scope van dit low budget advies. Ondanks al deze voordelen voldoet het pakket echter niet aan de gestelde eisen. Zo is er bijvoorbeeld geen mogelijkheid tot loggen van aangebrachte wijzigingen, noch tot het instellen van de beschikbaarheid van privacygevoelige gegevens. De mogelijkheid tot beheren van gebruikers en hun respectievelijke rechten ontbreekt, waardoor de beoogde gegevensintegratie tussen de heemkringen onderling beperkt wordt. 7.1.2

Datamigratie en conversie

Om de hoge kosten van op maat gemaakte conversietools te vermijden, bestudeerden we reeds bestaande conversietools met de weighted ranking methode. Deze analyse, waarvan de resultaten terug te vinden zijn onder Hoofdstuk 6, toonde aan dat de mogelijkheden beperkt zijn om met een lager budget de migratie naadloos te laten verlopen. Een combinatie van het omzetten van gegevens door de heemkundige kringen zelf en het gebruiken van een bestaande conversietool zijn noodzakelijk. De migratie van alle beschikbare genealogische gegevens naar Legacy Family Tree verloopt in een aantal stappen. Allereerst zullen alle bestaande gegevens moeten geconverteerd worden naar bestanden in Excel-formaat met een vooraf bepaalde structuur. Dit zal door de heemkundige kringen zelf moeten gebeuren. Hierna kunnen deze gegevens geconverteerd worden naar het GEDCOM-formaat door gebruik te maken van de gratis tool Excel2Ged. Eenmaal alle gegevens van de heemkundige kringen omgezet zijn naar de GEDCOM-standaard kunnen deze eenvoudig geïmporteerd worden in Legacy Family Tree.

60

7.2

Medium-budget advies

Als medium-budget advies hebben we getracht de gouden middenmoot te vinden tussen prijs en kwaliteit. Hierbij kwamen enkele kleine onderzoeken aan bod waaruit we konden concluderen dat een bestaand pakket aanpassen de beste optie hiervoor is. Onze zoektocht naar configureerbare pakketten leidde ons tot DEVENTit dat met hun bestaand Atlantis softwarepakket reeds een grote stap heeft gezet naar een totaaloplossing voor het probleem van k.ERF. Zoals vermeld in hoofdstuk 4 “Bestaande softwarepakketten aanpassen” is Atlantis een softwarepakket dat voldoet aan bijna alle eisen die k.ERF heeft vooropgesteld. Door de uitbreidbaarheid en configureerbaarheid van het pakket kan dit de oplossing bieden die k.ERF nodig heeft. 7.2.1

Specifieke argumenten

Hieronder volgen enkele specifieke argumenten die voor ons doorslaggevend waren bij het opstellen van dit advies:     

7.2.2

Het standaardpakket van Atlantis is reeds zeer uitgebreid en voldoet mits eigen configuratie aan bijna alle eisen die vooropgesteld zijn. DEVENTit heeft reeds 15 jaar ervaring op dit gebied waardoor ze een prima ondersteuning kunnen bieden aan k.ERF. Het softwarepakket heeft zich reeds bewezen in vele verschillende gemeenten in Nederland waardoor we de kwaliteit van dit pakket kunnen garanderen. De prijs/kwaliteit van dit pakket ligt zéér hoog. Uit onderzoek bleek dat k.ERF reeds contact heeft met DEVENTit inzake krantenarchief. Hierdoor zou dit de samenwerking nog vlotter kunnen doen verlopen en eventuele hosting kosten kunnen minimaliseren. Kostprijs

Betreffende het kostenplaatje van dit pakket waren we zeer aangenaam verrast. Zoals zichtbaar in de prijslijst die u terug kan vinden in hoofdstuk 4 onderdeel 4.1.1 blijkt de eenmalige kostprijs van dit pakket zeer goed mee te vallen. Zeker voor de kwaliteit die we met eigen ogen hebben ondervonden vinden we dit qua prijs/kwaliteit zéér goed. Belangrijk aandachtspunt hierbij is dat dit prijzen zijn onder voorbehoud en dat deze bij nader inzien nog kleinschalig kunnen veranderen. We onderscheidden enkele kosten zijnde: Éénmalige kost configuratie en migratie: Jaarlijks wederkerende kost hosting: Jaarlijks wederkerende kost licentie onderhoud:

13 585 EUR 250.00 EUR 1173.75 EUR

61

7.3

High-budget advies

Als derde mogelijkheid hebben we een oplossing onderzocht waarbij kostprijs een minimale factor was en kwaliteit primeerde. We zochten naar een oplossing die alle wensen en eisen van k.ERF en haar leden zou omvatten op alle mogelijke vlakken: inspraak in ontwikkeling, ontwerp, uitbreidingsmogelijkheden naar de toekomst en / of naar andere heemkundige kringen, … Kortom, een integrale oplossing waarbij alle zorgen betreffende ontwikkeling, datamigratie, hosting, beveiliging en beheer door externe professionals wordt voorzien. Zoals vermeld in hoofdstuk 5, heeft al dit comfort natuurlijk zijn prijs, deze ligt aanzienlijk hoger dan de andere twee oplossingen. Ook zullen er tijdens de ontwikkeling regelmatig contactmomenten gepland moeten worden met alle betrokken partijen om de onderlinge verwachtingen te bespreken en deze op een professionele manier af te bakenen. Éénmalige kost ontwikkeling en migratie: Jaarlijks wederkerende kost hosting:

43 450 EUR 150 EUR

62

BESLUIT…. We kunnen uit dit rapport concluderen dat de mogelijke oplossingen voor het probleem van de versnipperde genealogische informatie erg breed uit elkaar liggen. Het verschil in kostprijs tussen de gegeven adviezen is aanzienlijk. Dit contrast lijkt rechtstreeks gekoppeld te kunnen worden aan het gebruiksgemak, de aanpasbaarheid, de uitbreidbaarheid en het migratiegemak van de besproken oplossingen. Als we een blik in de toekomst werpen, lijkt het ons aangewezen om niet te besparen op deze eenmalige grote kost. Een migratie van dergelijke schaal is een werk van lange adem, maar indien dit correct gestandaardiseerd verloopt wordt de compatibiliteit van het gedigitaliseerd erfgoed met toekomstige systemen verzekerd. Voor ons, vijf unieke persoonlijkheden die samen Prior-IT vormden, was deze projectplanning een erg verrijkende ervaring. De periode tussen het eerste contact tot het uiteindelijke schrijven van dit besluit omvatte nauwelijks drie maanden. Deze intense periode van samenwerken, zowel de goede als de mindere momenten, heeft elk van ons meer bijgebracht dan wat jaren van theorie zouden kunnen doen. Naast ervaring die we opdeden in projectplanning en communicatie, leerden we ook elkaar, onszelf en relaties hiertussen kennen. Over onze volledige opleiding heen was dit misschien wel de belangrijkste les.

63

LITERATUURLIJST Aldfaer. (sd). Aldfaer v4.2. Opgehaald van Aldfaer: www.aldfaer.nl/ Altova. (sd). Mapforce. Opgehaald van Altova: http://www.altova.com/mapforce.html BSKempen. (sd). Burgerlijke Stand van de Antwerpse Kempen. Opgehaald van BSKempen: http://www.bskempen.be/ CloverETL. (sd). Data Integration. Opgehaald van CloverETL: http://www.cloveretl.com/ Deventit. (2013, 12 10). Archief en collectiebeheer. Opgehaald van Atlantis: http://www.deventit.nl/index.php/producten-mainmenu-49/archief-encollectiebeheer-mainmenu-50 Excel2GED. (sd). Excel2GED. Opgehaald van Sourcefourge: http://sourceforge.net/projects/excel2ged/ Family tree maker. (sd). Family tree maker. Opgehaald van Family tree maker: http://www.familytreemaker.com/ gvanbinsbergen. (sd). Geneaal voor genealogie. Opgehaald van Geneaal: http://www.gvanbinsbergen.org/geneaal/ Hazadata. (sd). Haza21. Opgehaald van Hazadata: http://www.hazadata.com/ K.erf. (sd). erfgoed K.erf. Opgehaald van Kempisch erfgoed: http://www.erfgoedcelkerf.be/ King Foo. (sd). King Foo. Opgehaald van King Foo: http://www.king-foo.be/ Legacy. (sd). Legacy Family Tree. Opgehaald van Legacy: www.legacyfamilytree.com/ Microsoft. (sd). Herdis 2014. Opgehaald van Herdis: www.heredis.com/ Progen. (sd). Progen. Opgehaald van Progen: http://www.pro-gen.nl/nlhome.htm Smart genealogie. (sd). Smart genealogie. Opgehaald van Smart genealogie 3.0: http://alainlecomte.free.fr/Download.htm#SmartGenealogy talend. (sd). Talend Data Integration. Opgehaald van Talend: http://www.talend.com/products/data-integration Whollygenes. (sd). The master genealogist v8. Opgehaald van Whollygenes The master genealogist: http://www.whollygenes.com/

64

BIJLAGE INSCHAT T ING 0 8-12-20 13 K.ERF

k.ERF Invoice #

1

Date

8 December, 2013

Item & beschrijving

Items/Uren

Prijs

Project set-up:

48

70

60

70

16

70

Aankoop SSL certificaat

1

180

Hosting (wederkerende, maandelijkse kost)

1

150

Front-end: Zoeken op persoon

8

70

Front-end: Persoon-detail pagina

8

70

Front-end: Stamboom pagina

8

70

Front-end: Kwartierstaat pagina

8

70

Front-end: CMS pagina

4

70

Front-end: Indienen suggestie

6

70

Front-end: Zoekresultaten pagina

8

70

CMS: Authenticatie

8

70

32

70

* Web stack * Environments * Bundles * Asset offloading / CDN * Dedicated SMTP server * Multi-server set-up * RDBS * Front-end libraries en compilers Project Management: * Communicatie met klant * Bewaken scope * Resource & cost management Productie set-up * SSL domein configuratie * Back-up automation

* Enkel suggesties in de vorm van geschreven tekst. Opvolging gebeurt achteraf via mail

* Beveiliging CMS * SSL enabled * Forget password optie CMS: User ACL * Beperking CMS functionaliteit adhv rollen & rechten

65 CMS: Bezoekersuggesties modereren

12

70

4

70

10

70

4

70

4

70

16

70

16

00.00

32

70

24

70

20

70

* Lijstweergave suggesties * Detailweergave suggestie * Mogelijkheid tot goedkeuren of verwerpen suggestie * Reageren op suggestie (mail wordt verstuurd naar bezoeker) * Feature ENKEL voor HK Medewerker/Verantwoordelijke rollen CMS: HK Medewerker beheren * Verwijderen/aanpassen/aanmaken HK medewerker voor HK * Feature ENKEL voor HK Verantwoordelijke rol CMS: Heemkringen beheren * Lijstweergave HK's * Detailweergave HK met HK Verantwoordelijke * Verwijderen/aanpassen/aanmaken HK * Feature ENKEL voor Admin rol CMS: HK Verantwoordelijken beheren * Verwijderen/aanpassen/aanmaken HK Verantwoordelijke * HK Verantwoordelijke steeds gekoppeld aan HK * Feature ENKEL voor k.ERF Verantwoordelijke rol CMS: k.ERF Verantwoordelijken beheren * Verwijderen/aanpassen/aanmaken k.ERF Verantwoordelijke * Feature ENKEL voor Admin rol CMS: Lay-out / Look & Feel * Indeling navigatie en content op consistente wijze * Implementatie aan de hand van robuuste front-end bootstrap CMS: Pagina beheer * Lijstweergave CMS pagina's * Detailweergave CMS pagina * Verwijderen/aanpassen/aanmaken CMS pagina's (informatief) * Zichtbaarheid pagina beheren * Upload media binnen content * Feature ENKEL voor Admin rol CMS: Beheer persoonsgegevens * Lijstweergave persoonsgegevens * Detailweergave persoonsrecord * Zichtbaarheid persoonsrecord beheren (voor hele record, per veld) * Verwijderen/aanpassen/aanmaken persoonsgegevens * Feature ENKEL voor HK Medewerker/Verantwoordelijke rollen * HK Medewerker aanpassingen onder voorbehoud, goedkeuring van HK Verantwoordelijke vereist CMS: Moderatie HK medewerker aanpassingen * Lijstweergave aanpassingen * Detailweergave aanpassing * Mogelijkheid tot goedkeuren of verwerpen aanpassing CMS: Globale instellingen zichtbaarheid & verplicht * Op basis van formulier veld * Op basis van data (enkel > 100 jaar oud publiek) * Configuratie mogelijk via apart scherm * Feature ENKEL voor Admin rol

66 CMS: Beheer media (foto/video/audio)

40

70

4

70

40

70

16

70

24

70

32

70

32

70

Front-end: Slicing design

32

70

Front-end: Inwerken HTML in projectcode

16

70

Testing

40

70

Subtotaal

43450.00

* In-browser file browser * Upload foto's / video / audio / documenten * Koppeling aan persoonsrecord * Koppeling aan veld binnen persoonsrecord * Automatische scaling & compressie * Feature ENKEL voor HK Medewerker/Verantwoordelijke rollen CMS: Zoeken persoonsgegevens * Lijstweergave zoekresultaten * Paginatie * Feature ENKEL voor HK Medewerker/Verantwoordelijke rollen CMS: Import persoonsgegevens - Upload scheme * Ondersteuning voor voornaamste filetypes: sql, access db, xml, gedcom * Feature ENKEL voor HK Verantwoordelijke CMS: Import persoonsgegevens - Media binaries verwerken * Remapping van media op persoonsgegevens volgens nieuwe structuur * Wegschrijven op filesystem server via worker queue CMS: Import persoonsgegevens - Intelligente detectie afwijkende input * Melding ongeldige input * Mogelijkheid tot bijsturen structuur verwerkingsproces CMS: Import persoonsgegevens - Performantie * Grote import via worker queue (ZeroMQ/RabbitMQ/Gearman) * Data chunking Design: Algemene Look & Feel * 1 Front-end template * Uitwerking van homepage, Persoon-detail, Stamboom, kwartierstaat en CMS pagina's

* Functioneel testen * Unit testen van code * Usability / User testing * Review loops incl.

BT W

0%

0.00

T otaal

€

43450.00

* In deze offerte wordt uitgegaan van de uitbouw van een platform in de Nederlandse taal. Vertalingen naar andere talen zijn mogelijk, maar niet v oorzien. * Alle bed ragen ex cl. BTW