Kennissessie 20 februari 2014
Handout
© Copyright Succinct Consulting www.succinct.eu 1
Introductie Op 20 februari 2014 heeft WIN Project Support een Kennissessie georganiseerd met als thema: “De toegevoegde waarde van een PMO-er bij het beheersen van kansen en bedreigingen in projecten en programma’s”. Succinct Consulting is gevraagd die bijeenkomst te faciliteren. Dit document vormt de samenvatting van de onderwerpen en aspecten die in die bijeenkomst aan de orde zijn geweest. Kansen en bedreigingen Voor het beheersen van de twee verschijningsvormen van risico’s (kansen en bedreigingen) bestaan veel definities. Aan de basis van al die definities vinden we de volgende vier aspecten. Het kunnen onderscheiden van deze aspecten is noodzakelijk om te kunnen spreken over “een risico”: 1. 2. 3. 4.
Gebeurtenis (-sen) Toekomstig Mate van onzekerheid Effect op doelstellingen (+/+ of -/-)
Risico’s
Doelen
• Wat kom ik tegen bij het •
bereiken van mijn doel? Wat ben ik bereid daar mee Proces van te doen? risico beheersing
Om kansen en bedreigingen eenduidig te omschrijven, zodat alle betrokken direct weten waar het over gaat, dienen zij in dezelfde semantische vorm te worden vastgelegd. Daarbij is het van belang dat deze drie elementen in zo eenvoudig mogelijke bewoordingen worden uitgedrukt.
• Wie ben ik? • Waar ben ik?
Context
Vóórdat het proces van het beheersen van kansen en bedreigingen in gang kan worden gezet, dienen de volgende drie zaken voor alle betrokkenen duidelijk te zijn:
Aanleiding
a
M
re at
ge
• Wat wil ik? • Hoe ga ik dat bereiken?
Gebeurtenis
l a
M
re at
ge
Gevolg
l a
M
re at
ge
l
© Copyright Succinct Consulting www.succinct.eu 2
Wanneer kansen en bedreigingen in deze vorm worden geformuleerd, is het mogelijk om op ieder van deze elementen een Maatregel te definiëren. Daarbij is het tegelijkertijd mogelijk deze verschillende Maatregelen met elkaar te vergelijken en een keuze te maken voor de Maatregel (-en) die met het meeste effect kan worden ingezet. Door alle kansen en bedreigingen in relatie tot elkaar te bezien, ontstaat een totaal overzicht van alle aspecten die een rol spelen, en welke relaties er tussen de verschillende oorzaken, gebeurtenissen en gevolgen bestaan.
Gevolg
?
Dit inzicht leidt ertoe dat ook de Maatregelen relaties met elkaar laten zien, en de meest optimale mix aan Maatregelen kan worden overwogen.
?
?
?
Kansen en bedreigingen vinden hun oorsprong in de context waar de activiteit zich bevindt, en hebben een aanwijsbare relatie tot de doelstellingen. De hiervoor genoemde aspecten en relaties van beheersen van kansen en bedreigingen, dienen te worden samengebracht in een beheersbaar proces, om succesvol te kunnen zijn in het realiseren van die doelstellingen: Het centrale proces, dat voornamelijk draait om het communiceren over kansen en bedreigingen met alle relevante Stakeholders, wordt geflankeerd door twee sub-processen.
CONTEXT
OBJECTIVES
IMPLEMENT ACTIONS
In het eerste sub-proces (de rechter kleine cirkel) worden kansen en bedreigingen geïdentificeerd, vastgelegd, gewogen en met elkaar in relatie gebracht.
REGISTER & MONITOR
RISK AWARENESS
COMMUNICATE
OWNERS & DEADLINES
Via de activiteit waarin Maatregelen worden voorgesteld en in overleg met actiehouders worden vastgesteld, wordt het tweede subproces (de linker kleine cirkel) in gang gezet.
SUCCESS!
IDENTIFY & EVALUATE
RISK BREAKDOWN
DETERMINE ACTIONS
In het tweede sub-proces worden de Maatregelen uitgevoerd en de effecten daarvan nauwkeurig gevolgd en vastgelegd, waarna rapportages aan het management en de Stakeholders aantonen dat kansen en bedreigingen beheerst worden.
© Copyright Succinct Consulting www.succinct.eu 3
Toegevoegde waarde van PMO in een Prince2 project: SU-fase
IP-fase
Realisatiefase (-n)
Idee Project Mandate
Directing a Project
Starting Up a Project
Initiating a Project
Stakeholder Matrix
Managing Stage Boundaries
Closing a Project
Project Manager
Projectbrief
PID
Risico Inventarisatie
Preliminary Business Case
Project Manager
Team Manager
Planning
Requirements
Acceptatie Criteria
Controlling a Stage
Project Board
Managing Product Delivery
Lessons Learned
Risico inventarisatie
CP-fase
Quality Plan
Risico Register
Comms Plan
Monitoring
Regular Reporting
End Project Reporting
Lessons Learned
Met betrekking tot de context en de doelstellingen: 1. Raadpleeg “Lessons Learned-registers” • Zoek naar vergelijkbare projecten • Benoem vergelijkbare kansen en bedreigingen 2. Maak of completeer de Stakeholders Matrix • Benoem hun verwachtingen, belangen en invloeden • Maak een Communicatie-matrix 3. Review de (eerste) risico-inventarisatie • Maak deze waar nodig specifiek en meetbaar 4. Review de Requirements en de Acceptatiecriteria • Maak deze waar nodig specifiek en meetbaar 5. Werk mee aan de totstandkoming van de voorlopige Business Case Tijdens het opstarten van het project (SU en IP): 1. Review de Voorlopige Business Case, de Project Brief, het Project Initiation Document, het Kwaliteitsplan en het Communicatieplan • Let vooral op duidelijke en eenduidige formulering van doelstellingen, kansen en bedreigingen in relatie tot de op te leveren producten • Maak documenten consistent en definitief 2. Organiseer en facilteer een Risico-inventarisatie • Zorg dat de juiste Stakeholders aan tafel komen • Structureer de bijeenkomst a.d.h.v. de Projectdoelstellingen • Leg alle input en feedback integraal vast 3. Open het Risico Register • Benoem Risico-beheers-rollen • Neem acties op in de Planning
© Copyright Succinct Consulting www.succinct.eu 4
Tijdens de uitvoering van het project (SC, MP en SB): 1. Beheer en beheers het Risico Register • Wees pro-actief • Communiceer duidelijk • Leg afspraken en voortgang consistent en consequent vast • In Risico Register • In de Planning 2. Rapporteer op afgesproken tijden • Rapportages naar Management • Communicatie-uitingen naar Stakeholders 3. Lever gevraagd en ongevraagd input en opbouwende kritiek Tijdens de afsluiting van het project (CP): 1. Verzamel en analyseer • Periodieke rapportages • Eventuele afwijkingsrapportages 2. Organiseer Project End Review sessie(-s) 3. Lever input voor Project End Report • Produceer Project End Report • Review Project End Report 4. Leg ervaringen, bevindingen en aanbevelingen vast in “Lessons Learned Registers” 5. Sluit het Risico Register • Draag rest-risico’s over naar de lijn-organisatie
Dank voor jullie aandacht en bijdragen, veel succes bij het toepassen in je eigen praktijk. Vragen of tips: E:
[email protected] T: 06 - 2089 3289 E:
[email protected] T: 06 - 4387 4915
© Copyright Succinct Consulting www.succinct.eu 5
