Kennis van de Overheid
Samenwerken met omgevingsdiensten?
Richting goed opdrachtgeverschap Training
Samenwerken met omgevingsdiensten?
Richting goed opdrachtgeverschap
Inleiding
Herkent u zich in de worsteling met uw rol als opdrachtgever van de omgevingsdienst? Gemeenten en provincies zijn immers zowel gebruiker als juridisch eigenaar van de omgevingsdienst. Dit geldt niet alleen op ambtelijk niveau, ook bestuurlijk is er (nog) sprake van een zoekproces. Welke sturingsinstrumenten hebben gemeenten en provincies naast de reguliere dienstverleningsovereenkomsten om resultaten af te dwingen? Hoe stuur je en hoe monitor je de resultaten en effecten? En als er knelpunten zijn in de relatie met de omgevingsdienst, hoe los je deze dan op? Het gaat samenvattend om: de WAT-vraag: wat is de rol van opdrachtgevende gemeente precies en wat zijn bijbehorende taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden? de HOE-vraag: hoe kun je de opdrachtgeversrol invullen, wat vraagt dit van de ambtenaar en de bestuurder, hoe draagt iedereen dezelfde lijn uit, hoe communiceer je intern? En hoe werk je samen als collectief van opdrachtgevers?
Visie op de rol van opdrachtgever
In de ontwikkeling van de regisserende overheid is de rol van opdrachtgever essentieel voor het realiseren van de beleids- en uitvoeringsdoelstellingen. Met de oprichting van regionale uitvoeringsorganisaties, zoals omgevingsdiensten, is het beleid en de uitvoering strikt gescheiden. Alle betrokken partijen zullen in deze nieuwe werkelijkheid op zoek gaan naar hun eigen positie en rol. In onze visie is samenwerking tussen opdrachtgevers en opdrachtnemers van belang voor het bereiken van succes. In dit geval is de rol van de omgevingsdienst onlosmakelijk verbonden met de rol van de opdrachtgevende overheden. Samenwerking, maar wel vanuit ieders eigen rol en verantwoordelijkheid.
De opdrachtgevers staan voor een collectieve opgave in hun rol richting de omgevingsdienst. Collectief, maar ook individueel, omdat elke gemeente of provincie anders is georganiseerd. Dit levert spanning op richting het gemeenschappelijke optreden. De uitdaging is een balans te vinden tussen standaard- en maatwerkprocessen en procedures richting de uitvoerende dienst. Op langere termijn is harmonisatie van de werkprocessen een stap in uniformiteit en efficiency. Dit gaat echter niet vanzelf. Daarvoor is een lerende houding nodig bij alle betrokken organisaties. 2
Samenwerken met omgevingsdiensten?
Richting goed opdrachtgeverschap
In deze lerende omgeving is JS Consultancy een ondersteunende partij. We nemen u mee in de ontwikkeling en verbetering van de werkprocessen. Daarnaast komen we tot een concreet resultaat: voorbereidingen treffen voor het jaarplan en de opdracht richting omgevingsdienst. Voor de langere termijn staan wij open om u te ondersteunen met nieuwe verbeterstappen in effectiviteit en efficiency.
Contouren van het programma
Wij hebben een dagprogramma ontwikkeld, met een terugkombijeenkomst circa twee weken later. In totaal beslaat het programma dan drie à vier dagdelen (nader met u te bepalen). Vooraf Om goed inzicht te krijgen in de reikwijdte van de problematiek en de manier waarop nu de opdrachtgeversrol wordt ingevuld, houden wij vooraf interviews. Wij denken aan vier tot zes interviews met gemeenten, provincie. Zo mogelijk betrekken we ook de omgevingsdienst bij de gesprekken. Elementen in het trainingsprogramma Theorie Er zijn meerdere rollen te onderscheiden: eigenaar, opdrachtgever, opdrachtnemer, bevoegd gezag en tot slot de rol van toezichthouder. Bij kleinere gemeenten zijn meerdere rollen ondergebracht bij dezelfde afdeling en soms zelfs bij dezelfde persoon. In dit laatste geval is het goed om de verschillende rollen goed te onderscheiden. In dit onderdeel van de training zullen we de rollen nader definiëren; zowel ambtelijk als bestuurlijk. We gaan in op het instrumentarium en de beleids- en beheercyclus. Sturing We gaan in op: Het instrumentarium waarover de opdrachtgever beschikt (meerjarenbeleidsplan, risicoanalyse, jaarplan, dienstverleningsnormen). De doelstellingen waarop wordt gestuurd (aantallen, perecentage binnen de termijn, bezwaar en beroep, naleefgedrag). Ambtelijke en bestuurlijke prioriteiten, de reikwijdte van de dienstverleningsovereenkomst en eventuele bezuigingsdoelstellingen.
3
Samenwerken met omgevingsdiensten?
Richting goed opdrachtgeverschap
We leggen daarnaast de praktijk van alledag (het HOE) van de gemeenten en provincies naast die van de omgevingsdienst. Denk aan de productenen dienstencatalogus, de werkprocessen, ICT, P&C-documenten, bestuurlijk gevoelige dossiers, accountmanagement/relatiebeheer en de uitvoering van de adviesrol. Praktijk Aan het einde van dag 1 krijgen de deelnemers een huiswerkopdracht. Deze opdracht geeft antwoord op de vraag welke kennis we al hebben en waar we nog aan moeten werken. Terugkomdag Tijdens de terugkomdag presenteren de deelnemers hun huiswerkopdracht en komen ze tot concrete acties om hun rol nader in te vullen. Ook wordt de rol en de invulling van een eventueel opdrachtgeversplatform als collectief nu concreet gemaakt. Daarna wordt naar succesfactoren gekeken die bepalen of de afspraken ook daadwerkelijk in de praktijk kunnen worden toegepast. We kijken daarbij naar gedrag en houding van alle spelers in het krachtenveld en doen (indien daar behoefte aan is) rollenspellen om het geleerde werkelijk te doorleven.
4
Vooraf
Documentenstudie en interviews met direct betrokkenen
Startbijeenkomst
Theorie opdrachtgever – opdrachtnemer Instrumentarium voor sturing en monitoring (“Beleids-Acht”) Rollen van de opdrachtgever en de opdrachtnemer Toelichting opdracht
Terugkomdag
Bespreking opdracht Toepassing en organisatie rollen in de eigen organisatie Stroomlijning en standaardisering van processen Competenties voor samenwerking Succesvoorwaarden goed opdrachtgeverschap
Resultaat: Na afloop van de training beschikken de deelnemers over: een helder beeld van de rol als opdrachtgever, een scherp beeld van de sturingsinstrumenten en hoe ze deze vertalen naar de eigen organisatie, meer handelingsrepertoire om in het dagelijkse werk om te gaan met de actoren in het krachtenveld (zowel ambtelijk als bestuurlijk), duidelijke werkafspraken (wie doet wat wanneer) om ervoor te zorgen dat er tijdig een goede jaaropdracht aan de omgevingsdienst wordt geformuleerd.
Samenwerken met omgevingsdiensten?
Richting goed opdrachtgeverschap
Over de trainingen van JS Consultancy
JS Consultancy is een bureau dat zich richt op dienstverlening richting de overheid. Deze jarenlange overheidservaring zorgt voor een hoge kwaliteit in ons trainingsaanbod. Het bewijs hiervoor ligt in onze benoeming als beste HRM-dienstverlener van de jaren 2011 t/m 2014. We kennen het werkveld van de deelnemers en de ontwikkelingen binnen de overheid en kunnen ons verplaatsen in de benodigde competenties. Van daaruit ontwikkelen we een maatwerk trainingsprogramma. Een programma met een doelgerichte aanpak en met oog voor ieders persoonlijke ontwikkeling. JS Consultancy beschikt over ervaren programmamanagers, trainers, sprekers en acteurs die succesvolle trajecten hebben gerealiseerd. We hebben ruime ervaring met training en training van regisseurs in het publieke domein, zowel incompany als binnen open inschrijvingen. De trainers van JS Consultancy hebben ruime ervaring met het ontwikkelen en uitvoeren van trainingen en trainingstrajecten voor (senior) professionals en leidinggevenden binnen verschillende overheidsorganisaties. Daarnaast beschikken we over een netwerk van externe sprekers en docenten.
Contact?
Spreek een dergelijk programma over opdrachtgeverschap u aan? Wilt u meer weten? Neem dan contact op met: Ida Wildeboer, Programmamanager Trainingen, 06-12919026,
[email protected].
5
JS Consultancy Florapark 7 2012 HK Haarlem Tel.: 023 - 55 123 33
[email protected] www.jsconsultancy.nl
Kennis Kennis van de van de Overheid Overheid
Diensten Advies Diensten
Interim Advies Werving & Selectie Interim Mobiliteit Werving & Selectie Opleidingen Mobiliteit Opleidingen
Domeinen Sociaal Domeinen Juridisch Sociaal Ruimte & Vastgoed Juridisch HRM Ruimte & Vastgoed Financiën HRM Financiën
Beste Dienstverlener voor de Overheid ADVIES INTERIM OPLEIDINGEN WERVING & SELECTIE MOBILITEIT
AMSTERDAM DEN HAAG DEN BOSCH HAARLEM ZWOLLE
