Kegiatan Preservasi Preventif Arsip di Bank Indonesia Bandung

eJurnal Mahasiswa Universitas Padjadjaran Vol.1., No.1 (2012)

Kegiatan Preservasi Preventif Arsip di Bank Indonesia Bandung Vina Ardhiyanti1, Ute Lies Siti Khadijah2, Tati Sumiati3 Jurusan Ilmi Informasi dan Perpustakaan Fakultas Ilmu Komunikasi Universitas Padjadjaran Corresponding Author : [email protected]

Abstract The aim of the research was to determine the conservation actiities to prevent archive’s damage in Bank Indonesia Bandung. This research used a qualitative method and the data collecting used a qualitative case study approach to obtain a full and in-depth description from the object. Object of this study was archive in SKA (Sentral Khazanah Arsip) Bank Indonesia Bandung. Preservation activity to prevent archive’s damage in Bank Indonesia Bandung to do the cleaning, and arrangements temperature, humidity, sublight or any light, and prevent entry of dust and insects into the room the security of archival storage space.

Keywords: Preventive Preservation, Archives.

1. Pendahuluan Bank Indonesia Bandung sebagai Bank Sentral yang independen, yang memiliki tujuan untuk mendukung pencapaian kebijakan Bank Indonesia di bidang Perbankan dan dalam rangka mendukung pembangunan ekonomi daerah. Arsip Bank Indonesia Bandung pada dasarnya merupakan data, catatan, keterangan dan informasi yang dibuat atau diterima oleh Bank Indonesia Bandung. Yang berfungsi sebagai data pendukung administrasi dan keuangan yang merupakan bukti adanya hak dan kewajiban serta kegiatan usaha Bank Indonesia. Tujuan dari pelestarian arsip yang dilakukan oleh Bank Indonesia Bandung sebagai upaya untuk menyimpan semua dokumen penting yang terdapat di Bank Indonesia Bandung agar terhindar dari segala kerusakan yang rentan terjadi pada arsip. Karena Pengelolaan arsip di Bank Indonesia telah pula diakui dan sesuai dengan standard internasional, dengan memenuhi syarat mutu ISO 9001:2000 dalam hal Provision of Filing and Archiving Service. Sertifikat ISO tersebut di terima Bank Indonesia sejak 7 Oktober 2003 dari lembaga 1

Penulis Pembimbing Utama 3 Pembimbing Pendamping 2

Vina Ardhiyanti - Kegiatan Preservasi Preventif... Program Studi Ilmu Perpustakaan Fakultas Ilmu Komunikasi © 2012 http://journals.unpad.ac.id

Page 1 of 13


internasional yang berkedudukan di inggris, Lloyd’s Registered Quality Assurance. Meskipun yang mendapatkan ISO adalah Bank Indonesia Pusat namun Bank Indonesia Pusat melakukan penyelarasan pengelolaan arsip yang dilakukan di Bank Indonesia Pusat dengan perwakilan Bank Indonesia di seluruh indonesia dengan menerbitkan buku Manajemen Dokumen Bank Indonesia (MDBI). Dalam melakukan penelitian ini peneliti memfokuskan pada beberapa faktor diantaranya yaitu kebijakan Bank Indonesia Bandung dalam kegiatan pengelolaan arsip yang dilakukan oleh Bank Indonesia Bandung. Kebijakan-kebijakan apa saja yang diterapkan oleh Bank Indonesia Bandung dalam melakukan pengelolaan arsip, dan ketentuan-ketentuan yang dimiliki mengenai pengelolaan arsip baik itu secara tertulis, maupun dalam bentuk lainnya. Sehingga peneliti berpendapat untuk menggali lebih dalam mengenai keberhasilan sistem pelestarian arsip di Bank Indonesia Bandung untuk mencegah terjadinya kerusakan terhadap arsip dalam pemeliharaan arsip di perbankan Indonesia.

2. Penjelasan Pelestarian dan perawatan bahan pustaka di lingkungan perpustakaan merupakan kegiatan yang perlu mendapat perhatian. Tidak semua jenis perpustakaan melakukan pelestarian koleksi yang dimilikinya, akan tetapi perawatan bahan pustaka menjadi kegiatan yang perlu dilakukan oleh semua jenis perpustakaan. Perawatan terhadap bahan pustaka perlu dilakukan karena untuk menjamin bahan koleksi yang dimiliki perpustakaan agar selalu siap untuk digunakan oleh pemakainya setiap saat. Jika ada yang rusak maka harus segera diperbaiki. Usaha-usaha untuk menyelamatkan bahan pustaka dari kerusakan dan bahkan dari kehancuran meliputi tiga kegiatan yaitu pelestarian, pengawetan, dan perbaikan. Pelestarian (Preservation), mencakup unsur-unsur pengelolaan dan keuangan termasuk cara menyimpan dan alat-alat bantuannya, tingkat dan kebutuhan tenaga kerja yang diperlukan, kebijaksanaan, teknik dan metode yang diterapkan untuk melestarikan bahan-bahan pustaka dan arsip serta informasi yang dikandungnya. Dari batasan tersebut kegiatan preservasi mencakup kegiatan yang lebih luas termasuk dalam aspek manajemen serta pengambilan keputusan terhadap kebijakan tertentu yang berkaitan dengan pelestarian (Darmono, 2007:84). Vina Ardhiyanti - Kegiatan Preservasi Preventif... Program Studi Ilmu Perpustakaan Fakultas Ilmu Komunikasi © 2012 http://journals.unpad.ac.id

Page 2 of 13


Pada hakekatnya preservasi mencakup berbagai aspek, yaitu merupakan kegiatan melestarikan bahan pustaka atau arsip, termasuk didalamnya yaitu kebijakan antara lain dalam kebijakaan pengelolaan, keuangan, sumber daya manusia, metode serta tenkin penyimpanan (Basuki, 1993:231). Tujuan pelestarian bahan pustaka dan arsip adalah melestarikan kandungan informasi bahan pustaka dengan alih bentuk dengan menggunakan media lain atau melestarikan bentuk aslinya selengkap mungkin untuk dapat digunakan secara optimal. Pendapat Dureau dan Clement (1990:1), yang telah disebutkan sebelumnya mengandung pengertian bahwa preservasi bahan pustaka ini menyangkut usaha yang bersifat preventif, kuratif dan juga mempersalahkan faktor-faktor yang mempengaruhi pelestarian bahan pustaka tersebut. Pelestarian (preservation) mencakup unsur-unsur pengelolaan dan keuangan, termasuk cara penyimpanan dan alat-alat banrunya, taraf tenaga kerja yang diperlukan, kebijakannya, teknik dan metode yang diterpakan untuk melestarikan bahan-bahan pustaka serta informasi yang di kandungnya (Dureau dan Clement, 1990:1). Unsur pengelolaan dan keuangan meliputi kegiatan bagaimana bahan pustaka agar dapat dimanfaatkan oleh pengguna dengan baik tanpa mengabaikan pelestarian bahan pustaka tersebut. Sedangkan dalam hal keuangan dibahas mengenai, seberapa besar anggaran yang dibutuhkan untuk kegiatan pelestarian bahan pustaka, sehingga jelas dalam mengalokasikan biaya untuk kegiatan tersebut. Kebutuhan untuk keperluan pelestarian harus direncanakan dengan matang, sehingga untuk keperluan pelestarian harus direncanakan dengan matang, sehingga dana yang terserap dapat dipertanggung jawabkan. Unsur cara penyimpanan meliputi kegiatan bagaimana memperlakukan bahan-bahan pustaka dalam pengaturan tempat penyimpanan. Hal ini penting dan perlu diperhatikan agar bahan pustaka yang dimiliki tidak cepat rusak, sebab sering kita jumpai jilidan buku rusak sebelum buku itu digunakan. Lalu harus diperhatikan dimana bahan pustaka harus disimpan dan dipertimbangkan oleh siapa yang menyimpan, alat-alat bantu apa yang diperlukan untuk penyimpanan dan kegiatan pelestarian pada umumnya. Alat-alat tersebut misalnya alat-alat untuk keperluan penjilidan, alat angkut berupa kereta dorong dan lain-lain. Kebijakan preservasi koleksi merupakan suatu dokumen yang berisi maksud-maksud preservasi secara rincian dan prosedur yang terkandung didalamnya. Pelaksanaan kebijakan preservasi diperoleh melalui proses perencanaan mulai dari proses penelusuran, survey kondisi dan penentuan cara-cara pelestarian yang akan dilakukan (Razak, 1992:32).


Page 3 of 13


Sehingga untuk melakukan kebijakan preservasi itu yang harus dilakukan terhadap koleksi-koleksi kertas. Bahan koleksi yang terbuat dari kertas merupakan bahan yang mudah terbakar, mudah sobek, mudah rusak karena dimakan serangga, akan timbul noda karena debu, jamur, dan lain-lain. Bahan kertas merupakan bahan yang mudah terbakar, mudah sobek, mudah rusak oleh mahluk hidup dan timbul noda oleh debu dan jamur. Kekuatan kertas semakin lama semakin menurun sejalan dengan usia kertas. Kertas yang sudah tua akan berubah menjadi berwarna kuning kecoklatan dan lama kelamaan menjadi rapuh dan hancur. Walaupun demikian cepat atau lambat proses kerusakan pada kertas tergantung dari mutu kertas, iklim daerah, dan juga perawatannya. Agar bahan pustaka selalu terawat dengan baik serta tahan lama sehingga setiap saat siap untuk digunakan oleh pemakai maka langkah yang perlu di tempuh adalah penciptaan lingkungan yang menunjang yang dapat menghindari atau menekan laju kerusakan koleksi. Yang dimaksud dengan lingkungan adalah pemeliharaan dan penjagaan bahan pustaka yang tidak berkenaan dengan fisik bahan pustaka, melainkan menyangkut gedung, ruang penyimpanan dan peralatan yang ada di dalamnya. Pencegahan kerusakan arsip karena pengaruh cahaya ini ada dua macam cahaya yang digunakan untuk menerangi ruangan penyimpanan, yaitu cahaya alam (cahaya matahari) dan cahaya buatan (cahaya listrik) (Razak, 1992:32). Untuk ruang penyimpanan, kelembaban dan suhu udara yang ideal adalah antara 45-60% RH dan 20-24°C. satu-satunya cara untuk mendapatkan kondisi seperti ini adalah menggunakan sistem AC (Razak, 1992:33). Untuk mengurangi kelembaban udara dalam lemari buku atau vitrin, dapat menggunakan silica gel, bahan ini juga dapat menyerap uap air dari udara. Debu dan kotoran yang tidak meresap masuk ke dalam arsip dapat dihilangkan dengan metode kering. Cara ini dilakukan dengan menggunakan alat-alat seperti sikat halus,kuas, spon, vacuum cleaner. Sedangkan untuk kotoran yang sukar dibersihkan dengan alat-alat tersebut, dapat dihilangkan dengan menggunakan penghapusan karet (Razak, 1992:38). Tindakan preventif untuk mencegah kebakaran menurut Razak adalah: a) Kabel listrik harus diperiksa secara berkala. b) Bahan yang mudah terbakar seperti bahan-bahan kimia yang mudah menguap harus diletakan di luar bangunan utama. Vina Ardhiyanti - Kegiatan Preservasi Preventif... Program Studi Ilmu Perpustakaan Fakultas Ilmu Komunikasi © 2012 http://journals.unpad.ac.id

Page 4 of 13


c) Merokok dilarang keras dalam ruangan penyimpanan. d) Alarm dipasang pada tempat-tempat yang strategis untuk mengetahui dengan cepat adanya kebakaran. Berfungsinya alarm harus diperiksa secara berkala dan dites. e) Alat-alat pemadam api ini harus diletakan pada tempat yang mudah dijangkau. Alat pemadam api ini harus diisi kembali kalau sudah habis, masa berlakunya. Pemadam api yang baik untuk ruangan yang di dalamnya terdapat benda-benda organik (Razak, 1992:37). Air dapat merusak bahan pustaka seperti halnya api. Air dapat berasal dari reservoir pemadam kebakaran, pipa yang bocor, atap yang bocor, kebanjiran. Untuk menhindari kerusakan karena air, maka sebelum memasukan bahan pustaka ke dalam suatu ruangan, harus dilakukan penyempurnaan seperti: a. Memperbaiki atap yang bocor. b. Tidak boleh ada sambungan pipa air pada tembok bangunan karena pada sambungan pipa ini ada kemungkinan terjadinya kebocoran yang menyebabkan terjadinya kelembaban di dalam gedung perpustakaan atau tempat penyimpanan dokumen (Darmono, 2007:97). Untuk dapat menyimpan arsip dengan baik, kita perlu mengetahui bahwa arsip harus selalu tersimpan dalam keadaan kering dan tidak lembab. Lingkungan penyimpanan yang bersih dengan temperature kelembaban yang stabil sangat penting untuk penyimpanan arsip. Karena arsip merupakan dokumen yang sangat rentan terhadap kerusakan, sehingga dibutuhkan pengaturan ruangan untuk penyimpanan arsip secara baik. Ruang penyimpanan harus dilengkapi dengan fasilitas yang sesuai telah diberikan dan dirawat untuk memastikan bahwa kondisi arsip aman. Dimulai dari pengaturan suhu, kelembaban, dan cahaya yang dibutuhkan, mencegah adanya debu, serangga dan juga pencegahan terhadap terjadinya bencana di ruang penyimpanan arsip yang sewaktu-waktu mungkin dapat terjadi.

3. Metodologi Metode yang digunakan dalam penelitian ini adalah metode penelitian kualitatif, yang mana dilakukan dalam situasi yang wajar dan data yang dikumpulkan umumnya bersifat kualitatif (Usman dan Akbar, 2009:78). Tujuan utama penelitian kualitatif adalah untuk memahami (to understand) fenomena atau gejala sosial dengan lebih menitik beratkan pada gambaran yang lengkap tentang fenomena yang dikaji daripada memerincinya menjadi variabel-variabel yang saling terkait. Harapannya ialah diperoleh pemahaman yang mendalam tentang fenomena untuk selanjutnya dihasilkan sebuah teori. Vina Ardhiyanti - Kegiatan Preservasi Preventif... Program Studi Ilmu Perpustakaan Fakultas Ilmu Komunikasi © 2012 http://journals.unpad.ac.id

Page 5 of 13


Dalam metode penelitian kualitatif “masalah” yang dibawa oleh peneliti masih remangremang, bahkan gelap kompleks dan dinamis. Oleh karena itu, “masalah” dalam penelitian kualitatif masih bersifat sementara, tentative dan akan berkembang atau berganti setelah peneliti berada di lapangan. Peneliti kualitatif dipandang mampu melepaskan apa yang telah difikirkan sebelumnya, dan selanjutnya mampu melihat fenomena secara lebih luas dan mendalam sesuai dengan apa yang terjadi dan berkembang pada situasi sosial yang diteliti (Sugiyono, 2010:205-206). Metode penelitian studi kasus yang di gunakan dalam penelitian ini dikarenakan penelitian yang mendalam tentang satu program kegiatan dalam waktu tertentu untuk selanjutnya dianalisis untuk menghasilkan teori. Pengambilan metode kualitatif studi kasus dalam penelitian ini sesuai dengan tujuan yaitu untuk mendapatkan gambaran umum tentang kondisi kegiatan preservasi preventif arsip di Bank Indonesia yang telah diakui dan sesuai dengan standard internasional, dengan memenuhi syarat mutu ISO 9001:2000 dalam hal Provision of Filing and Archiving Service. Sertifikat ISO tersebut di terima Bank Indonesia sejak 7 Oktober 2003 dari lembaga internasional yang berkedudukan di inggris, Lloyd’s Registered Quality Assurance.

4. Hasil Bank Indonesia Bandung merupakan lembaga besar yang cenderung menghasilkan arsip dalam jumlah yang relatif banyak. Dalam satu bulan Bank Indonesia dapat mengahasilakan arsip sebanyak 1.300 arsip yang tercipta, baik itu arsip dari surat masuk, surat keputusan, surat keluar, dan lain-lain. Pengelolaan arsip di Bank Indonesia Bandung dilakukan dengan membentuk satuan kerja yang khusus mengelola arsip yaitu SKA (Sentrak Khasanah Arsip). Arsip-arsip yang tercipta setelah disimpan selama 3 tahun di masing-masing bidang kemudian arsio dipindahkan ke dalam sistem SKA untuk di kelola dengan baik sesuai dengan MDBI (Menejemen Dokumen Bank Indonesia). Sentrak Khazanah Arsip (SKA) Kantor Cabang Bank Indonesia Bandung adalah tempat menyimpan seluruh arsip-arsip dari seluruh kegiatan Bank Indonesia Bandung. Menurut Ibu Evi Dwiyanthi Preservasi adalah kegiatan untuk menjaga nilai history, informasi atau data autentik yang berada di arsip agar terhidar dari kerusakan dan arsip tersebuat dapat digunakan selama mungkin. Sedangkan menurut Bapa Ambarkusumo preservasi adalah kegiatan untuk menjaga fungsi, jumlah, dan informasi yang terkandung Vina Ardhiyanti - Kegiatan Preservasi Preventif... Program Studi Ilmu Perpustakaan Fakultas Ilmu Komunikasi © 2012 http://journals.unpad.ac.id

Page 6 of 13


dalam sebuah arsip, maupun benda-benda lainnya yang memiliki nilai yang akan dibutuhkan di masa yang akan datang. Kegiatan preservasi di butuhkan agar arsip yang disimpan di SKA dipelihara dan diamankan untuk mencegah, menyelamatkan, dan merawat arsip baik fisik maupun informasinya dari segala bentuk kerusakan, kemusnahan/hilang atau kebocoran informasi kepada pihak yang tidak bertanggung jawab. Pelestarian arsip itu diperlukan untuk menjaga keutuhan arsip, yang mana arsip ini memiliki banyak informasi dan mungkin dibutuhkan atau menjadikan sebuah aset berharaga dimasa yang akan datang. Arsip pada dasarnya merupakan data, catatan, keterangan dan informasi yang dibuat atau diterima oleh Bank Indonesia sebagai data pendukung administrasi dan keuangan yang merupakan bukti adanya hak dan kewajian serta kegiatan usaha Bank Indonesia. Seluruh pegawai di Bank Indonesia telah di bekali pengetahuan tentang kearsipan. Sehingga di setiap unit kerja seluruh pegawai memahami bagaimana mengelola arsip mulai dari pemberkasan hingga cara pemusnahan arsip. Petugas kearsipan yang bertanggung jawab dalam pengelolaan arsip secara keseluruhan merupakan staf bidang Sekretariat Pengamanan, dan Protokol) bagian arsip yaitu Evi Dwiyanthi, beliau yang bertanggung jawab dalam melakukan pemantauan, pembinaan, melakukan penyimpanan, pemeliharaan, penyiangan, pemusnahan, menyusun laporan, dan memberikan bantuan konsultasi pengelolaan arsip kepada pegawai Bank Indonesia Bandung. Penyimpanan, pemeliharaan kebersihan dilakukan agar ketahanan arsip dapat digunakan bila dibutuhkan. Kegiatan Pelestarian yang dilakukan dengan cara melakukan pembersihan secara berkala yaitu 6 bulan sekali setiap tahunnya. Pembersihan yang dilakukan sesuai dengan buku Manajemen Dokumen Bank Indonesia (MDBI) dengan cara pembersihkan arsip dengan kemoceng, dan menyedot debunya dengan vacuum cleaner, menjaga suhu ruangan arsip, menjaga arsip agar tidak terkena langsung sinar ultra violet, melengkapi penerangan dengan lampu, melakukan pemberian silice gel dan kapur barus pada lemari atau tempat penyimpan arsip, memperbaiki arsip yang rusak dengan perekat kertas, melaminasi arsip vital dan yang bernilai guna sejarah, dan menempatkan arsip yang bukan kertas pada tempat yang terbebas dari debu, induksi magnet dan benturan benda-benda keras. Penanganan arsip yang dilakukan Bank Indonesia Bandung dalam hal penyimpanan berkas arsip memang tidak terlalu rumit, namun disetiap melakukan penyimpanan arsip Vina Ardhiyanti - Kegiatan Preservasi Preventif... Program Studi Ilmu Perpustakaan Fakultas Ilmu Komunikasi © 2012 http://journals.unpad.ac.id

Page 7 of 13


tersebut diharuskan memiliki pemiliknya dengan kata lain arsip tersebut harus jelas maksud, tujuan, dan informasinya. Menyimpan berkas arsip yang disimpan dalam folder dan dilam folder tersebut disimpan DAP (Daftar Arsip yang dipindahkan) kemudian disimpan ke dalam box penyimpanan arsip tersebut ukurannya disesuaikan dengan arsipnya. Setelah arsip-arsip dimasukan ke dalam box kemudian box tersebut direkatkan dan di bagian samping box tersebut dicantumkan kode KJRABI (Klasifikasi dan Jadwal Retensi Arsio Bank Indonesia), TPP (Tanda Pengenal Pelengkap), dan fiat simpan agar selama disimpan arsip dapat di lakukan penelusuran secara cepat. Untuk memperbaiki arsip yang robek/rusak dilakukan dengan perekat kertas yang baik sehingga arsip akan utuh kembali. Ruangan tempat penyimpanan arsip di Bank Indonesia Bandung yaitu SKA (Sentral Khazanah Arsip) berada di lantai bawah, SKA adalah tempat dimana arsip-arsip inaktif yang memiliki nilai informasi yang masih di butuhkan Bank Indonesia Bandung ini disimpan. Didalam SKA arsip-arsip di tata, di klasifikasikan dan di rawat secara baik. Dalam melestarikan arsip Bank indonesia melakukan kegiatan mencegah terjadinya kerusakan terhadap arsip, seperti mengatur suhu dan kelembabab udara ruangan SKA. Suhu dan kelembaban udara di ruangan penyimpanan arsip di jaga, untuk suhu tempraturnya berada di 21°C, sedangkan untuk kelembabannya antara 60% RH. Untuk mencapai suhu tersebut Bank Indonesia Bandung menggunakan AC yang bekerja selama 24 jam, jadi AC tidak pernah dimatikan agar suhu ruangan terjaga. Kelembaban udara ruangan penyimpanan agar terjaga menggunakan silice gel. Karena silice gel dapat menyerap lembab dan memberikan kekeringan. Silica gel ini akan di ganti apabila sillica gel tersebut telah mengandung kadar air yang tinggi. Namun untuk alat yang mengukur suhu dan kelembaban udara tidak dimiliki Bank Indonesia Bandung. Selain mengatur suhu dan kelembaban udara di ruangan, petugas kearsipan pun melakukan pengaturan terhadap cahaya matahari dan lampu di ruangan SKA tersebut. Ruangan penyimpanan yang berjendela tersebut diatur sedemikian rupa sehingga sinar ultra violet tidak masuk secara langsung dan bersentuhan langsung dengan arsip. Di setiap jendela ruangan SKA petugas melapisi kaca dengan lembaran kaca film dan menutup jendela dengan kain penutup atau sering disebut juga sebagai tirai. Selain cahaya dari jendela, ruangan pun di beri tambahan pencahayaan lampu agar tidak terlalu gelap. Vina Ardhiyanti - Kegiatan Preservasi Preventif... Program Studi Ilmu Perpustakaan Fakultas Ilmu Komunikasi © 2012 http://journals.unpad.ac.id

Page 8 of 13


Lampu yang ada di ruangan SKA terdapat 8 lampu, fungsinya itu untuk menerangi ruangan apabila petugas akan melakukan retensi, atau melakukan pengecekan arsip secara langsung. Untuk menjaga arsip dari debu dan serangan serangga pembersihan dilakukan ruangan penyimpanan arsip dilakukan secara berkala yaitu 6 bulan sekali. Dalam ruangan terdapat alat penghisap debu yang digunakan 24 jam setiap harinya, agar debu yang terdapat di ruangan tersedot. Pembersihan secara manual seperti membersihkan dengan kemoceng dan vacuum cleaner pun dilakukan setiap 6 bulan sekali. Agar terhindar dari serangan serangga, kapur barus pun di gunakan. Keamanan arsip di ruang penyimpanan arsip (SKA) dilakukan dengan berbagai macam, dimulai dari tempat-tempat untuk menyimpan arsip. Di SKA arsip disimpan di rak atau lemari arsip tahan api yang bernama file-mobil, rak arsipnya pun selalu terkunci, dan kunci rak tersebut disimpan di petugas yang berwenang yang melakukan peliharaan arsip. Selain rak atau lemari penyimpanan, arsip pun disimpan di dalam folder yang kemudian dimasukan kedalam dus yang telah diberi stiker SKA sebagai tanda bahwa arsip tersebut telah masuk kedalam daftar arsip yang tersimpan di ruangan SKA. Sedangkan untuk arsip yang aktif, petugas tidak memasukannya kedalam dus, namun hanya dimasukan ke dalam folder kemudian ada yang dimasukan kedalam filling cabinet maupun file-mobil. Jendela-jendela yang berada di ruangan SKA pun di beri tralis untuk menghindari pencurian, dan kunci ruangan disimpan di petugas pemeliharaan arsip. Fasilitas-fasilitas penunjang yang terdapat di ruangan SKA agar keamanan arsip terhindar dari berbagai ancaman kerusakan terhadap arsip yaitu seperti alat pemadam kebakaran, alarm, pendetektor api, CCTV, penghisap debu, dan AC. Alat-alat tersebut sangat dibutuhkan dimana bila terjadi bencana seperti kebakaran maka alarm dan pendetektor api akan memberikan peringatan sehingga cepat untuk di tanggulangi. Pemasangan CCTV dilakukan agar pihak keamanan mengetahui siapa-siapa saja yang masuk ke ruangan tempat penyimpanan, sehingga untuk kehilangan arsip itu dapat diminimalisir karena terekam CCTV. Alat penghisap debu yang di pasang di bagian atas tengah-tengarh ruangan SKA pun bertujuan agar debu-debu yang ada di ruangan dapat terhisap dan juga mengurangi sedikit pekerjaan para petugas pemelihara arsip. Sehingga alat tersebut dinyalakan selama 24 jam setiap harinya.


Page 9 of 13


Penempatan untuk alat-alat kemanan ruangan disebar di berbagai sudut, terdapat ± 40 buah alat pemadam kebakaran yang di tempatkan di sudut depan dekat pintu masuk. Lemari/rak penyimpanan arsip tahan api dan pendetektor api beserta alarmnya pun di simpan di setiap bagian strategis. Secara keseluruhan upaya dalam mempertahankan kelestarian arsip yang dilakukan Bank Indonesia Bandung telah melakukan 3 dari 5 kebijakan aspek usaha untuk melestarikan arsip yang mengacu pada IFLA. Sedangkan untuk teknis dalam melakukan pelestarian arsip, Bank Indonesia Bandung telah melakukan kesesuaian pencegahan yang terdapat dalam buku Pelestarian Bahan Pustaka dan Arsip dari Muhammadin Razak.

5. Kesimpulan dan Saran Kesimpulan Berdasarkan hasil penelitian yang dilakukan peneliti mengenai Kegiatan Preservasi Preventif arsip di Bank Indonesia Bandung, dapat di tarik kesimpulan sesuai dengan fokus penelitian, diantaranya: 1.

Di Bank Indonesia Bandung kebijakan preservasi hanya melaksanakan 3 dari 5 aspek usaha untuk pelestarian arsip yang diterapkan oleh IFLA, yaitu kebijakan tata cara untuk pegelolaan pelestarian arsip, keuangan, dan teknik-teknik penyimpanan arsip. Sedangkan hal-hal seperti sumber daya manusia pelaksananya, Bank Indonesia Bandung memiliki peraturan tersendiri dalam melakukan pemeliharaan arsip, yaitu sesuai dengan MDBI (menejemen Dokumen Bank Indonesia) bahwa setiap pegawai Bank Indonesia diseluruh kantor cabang maupun pusat untuk memahami cara pengelola arsip.

2. Penanganan arsip dalam melakukan penyimpan berkas arsip dilakukan dengan menyimpan arsip di dalam folder kemudian disimpan ke dalam box penyimpanan arsip tersebut ukurannya disesuaikan dengan arsipnya.


Page 10 of 13


3. Ruangan tempat penyimpanan arsip di Bank Indonesia Bandung telah sesuai dengan ketentuan untuk menjaga kelestarian arsip menurut pakar Preservasi di Perpustakaan Nasional dan Buku Pelestarian Bahan Pustaka dan Arsip dari Muhammadin razak. Arsip disimpan dalam pengaturan suhu dan kelembaban udara ruangan penyimpanan agar terjaga menggunakan silicagel. Di setiap jendela ruangan SKA lapisi kaca dengan lembaran kaca film dan menutup jendela dengan kain penutup atau sering disebut juga sebagai tirai Selain cahaya dari jendela, ruangan pun di beri tambahan pencahayaan lampu agar tidak terlalu gelap. Dalam ruangan terdapat alat penghisap debu yang digunakan 24 jam setiap harinya, agar debu yang terdapat di ruangan tersedot. Agar terhindar dari serangan serangga, menggunakan kapur barus. 4. Keaman arsip agar terhindar dari bencana, maka arsip disimpan di rak atau lemari arsip tahan api yang bernama file-mobil, rak arsipnya pun selalu terkunci, dan kunci rak tersebut disimpan di petugas yang berwenang yang melakukan peliharaan arsip. Alat-alat keamanan arsip terhindar dari berbagai ancaman kerusakan terhadap arsip yaitu seperti alat pemadam kebakaran, alarm, pendetektor api, CCTV, penghisap debu, dan AC. Saran Berdasarkan hasil pengamatan peneliti dan terjun langsung dalam melakukan kegiatan pelestarian arsip di Bidang SPP Bank Indonesia Bandung, ada beberapa saran dari peneliti yang dapat menjadi masukan dari kegiatan pelestarian arsip tersebut, diantaranya: 1. Untuk Sumber Daya Manusia yang menangani kearsipan langsung lebih baik di tambah, walaupun dapat di bantu oleh pegawai lain namun untuk menangani secara langsung tentu di butuhkan arsiparis yang memang mempelajari bidang kearsipan secara mendetail. sehingga apabila terjadi masalah dalam melakukan pengelolaan


Page 11 of 13


ataupun pelestarian arsip tidak perlu mendatangi arsiparis di Jakarta karena akan memakan banyak waktu. 2. Salah satu cara melestarikan arsip itu adalah dengan cara mengalih bentuk dari media yang satu ke media yang lain untuk keperluan masa kini maupun masa yang akan datang agar arsip dapat didayagunakan secara optimal. Sehingga selain melakukan pemusnahan secara berkala, Bank Indonesia Bandung baiknya melakukan pengalih mediaan terhadap arsip yang dimiliki. Karena selain tidak membutuhkan ruangan besar, pemindah alihan media pun sebagai bentuk pelestarian bahan pustaka atau arsip secara digital karena di jaman sekarang teknologi berkembang sangat pesat.

Daftar Pustaka Amsyah, Zulkifli. 1992. Manajemen Kearsipan. Jakarta: PT. Gramedia Pustaka. Barthos, Basir. 2007. Manajemen Kearsipan. Jakarta: Bumi Aksara. Basuki, Sulistyo. 1993. Pengantar Ilmu Perpustakaan. Jakarta: Gramedia Pustaka Utama. Bungin, Burhan. 2003. Analisis Data Penelitian Kualitatif. Jakarta: PT. Raja Grafindo Persada. Darmono. 2007. Perpustakaan Sekolah. Jakarta: Grasindo. Dureau, J.M dan D.W.G Clements. 1990. Dasar-Dasar Pelestarian dan Pengawetan Bahan-Bahan Pustaka. Jakarta: Perpustakaan Nasional. Harvey, Ross. 1993. Preservation in Libraries: Principles, Strategies, and Practies for Librarians. Moleong, Lexy J. 2010. Metodologi Penelitian Kualitatif. Bandung: PT. Remaja Rosdakarya. Mulyono, Sularso. 2003. Manajemen Kearsipan. Semarang: UNNIES. Razak, Muhammadin. 1992. Pelestarian Bahan Pustaka dan Arsip. Jakarta: Perpustakaan Nasional


Page 12 of 13


Sugiyono. 2010. Metode Penelitian Kuantitatif, Kualitatif dan R&D. Bandung: Alfabeta. Sujana, Janti G. 2005. Perkembangan Perpustakaan di Indonesia. IPB Press. Usman, Husaini dan Purnomo Setiady Akbar. 2009. Metode Penelitian Sosial. Jakarta: Bumi Aksara. Wursanto. 1995. Kearsipan 2. Yogyakarta: Kanislus. Yin, Robert K. 2005. Studi Kasus Desain & Metode. Jakarta: PT. RajaGrafindo Persada. Yulia, Yuyu dan Janti Gristinawati Sujana. 2009. Pengembangan Koleksi. Jakarta: Universitas Terbuka. ___, 2008. Manajremen Dokumen di Bank Indonesia. Jakarta: Bank Indonesia ___, 2010. Undang-undang Republik Indonesia No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan dan Undang-undang Republik Indonesia No. 43 Tahun 2007 tentang Perpustakaan. Yogyakarta: Pustaka Timur.

Sumber Lainnya: www.bi.go.id Kutipan Skripsi. Tika Widarty Sukandar. 2009. Fumigasi Sebagai Kegiatan Persevasi Koleksi Pustaka. Jatinangor: Fakultas Ilmu Komunikasi Universitas Padjajaran.


Page 13 of 13

Kegiatan Preservasi Preventif Arsip di Bank Indonesia Bandung

Recommend Documents