Lampiran Surat Direktur Politeknik Negeri Bandung Nomor : 1066/K8.R/PG/2011 Tanggal : 21 Februari 2011 Tentang : Persetujuan Jadwal Retensi Arsip Substantif
JADWAL RETENSI ARSIP SUBSTANTIF POLITEKNIK NEGERI BANDUNG NO
JENIS ARSIP
1
2
A 1
PENDIDIKAN DAN PENGAJARAN Penerimaan Mahasiswa Baru a Daya Tampung Mahasiswa
JANGKA WAKTU SIMPAN AKTIF IN AKTIF 3
4
5
2 tahun
3 tahun
Musnah, kecuali rekapitulasi daya tampung, permanen
b Administrasi dan Seleksi Mahasiswa Baru - Daftar calon mahasiswa - Tes masuk
Musnah, kecuali 1 tahun
3 tahun
- Hasil penilaian test mahasiswa baru - Pengumuman penerimaan mahasiswa baru termasuk daftar c Naskah Soal 1 Nasional 2 Lokal d Orientasi Mahasiswa Baru - Sertifikat /piagam/surat keterangan - Administrasi penyelenggaraan - Laporan orientasi e Berkas Pendaftaran 1 Yang diterima
2 Yang tidak diterima 2
Registrasi Mahasiswa, meliputi :
KETERANGAN
Penetapan Penerimaan dan Daftar mahasiswa Yang diterima permanen
1 tahun setelah pelaksanaan 1 tahun setelah pelaksanaan
-
Musnah
-
1 tahun
4 tahun
Musnah kecuali master permanen Musnah kecuali sertifikat masuk ke berkas mahasiswa
1 tahun setelah tidak berstatus mahasiswa
2 tahun
Masuk ke berkas perorangan mahasiswa
1 tahun
-
Musnah
NO
JENIS ARSIP
1
2
4
5
2 tahun
3 tahun
Musnah
Selama ybs masih terdaftar sebagai mahasiswa
2 tahun
Musnah
- Daftar registrasi mahasiswa lama reguler dan non-reguler ( swadana transfer, diploma,paralel ), meliputi: KRS/IRS, KHS
Selama ybs masih terdaftar sebagai mahasiswa
2 tahun
Musnah
- Kalender Akademik (administrasi sampai dengan penetapan)
2 tahun
-
Musnah
1 tahun 2 tahun
2 tahun
Musnah Musnah
2 tahun 2 tahun 1 tahun
3 tahun -
musnah Dinilai Kembali Musnah
Selama ybs masih aktif kuliah
4 tahun
Permanen
Selama masih berlaku
4 tahun
Permanen
2 tahun 2 tahun 2 tahun
2 tahun 3 tahun 3 tahun
Dinilai kembali Dinilai kembali Dinilai kembali
Selama masih berlaku
4 tahun
Permanen
b Registrasi akademik - Daftar registrasi mahasiswa baru reguler dan non-reguler ( swadana transfer, diploma,paralel ), meliputi: KRS/IRS, KHS
Perkuliahan a Administrasi dan Jadwal Perkuliahan - Administrasi penyusunan/jadwal/perkuliahan - Jadwal kuliah semester (gasal, genap) b Daftar Kehadiran - Mahasiswa - Laporan kehadiran dosen dan mahasiswa - Evaluasi kehadiran c Daftar Mahasiswa Peserta Mata Kuliah
4
Kurikulum a Administrasi Pelaksanaan kurikulum - Sajian mata kuliah (MPK, MKK, MKB, MPB,MBB) - Silabus - GBPP - SAP b Bahan Ajar/Media Pembelajaran, meliputi : - Penyusunan bahan ajar/bahan penunjang pendidikan - Teknik pembuatan alat peraga dan model pembelajaran - Pengembangan proses belajar mengajar c Evaluasi dan Pengembangan Kurikulum - Penetapan kurikulum baru
5
KETERANGAN
3
a Registrasi administrasi (Bukti pembayaran pendidikan)
3
JANGKA WAKTU SIMPAN AKTIF IN AKTIF
Program Studi a Administrasi Penyelenggaraan Program Studi
NO
JENIS ARSIP
1
2
KETERANGAN
3
4
5
Selama masih berlaku 1 tahun 2 tahun
2 tahun
Permanen
2 tahun 2 tahun
Musnah Musnah kecuali laporan tahunan permanen
2 tahun
3 tahun
Selama ybs masih aktif kuliah
3 tahun
Musnah kecuali KHS masuk ke berkas perorangan mahasiswa Permanen
2 tahun Selama ybs masih aktif kuliah
3 tahun 3 tahun
Musnah Musnah kecuali KHS masuk ke berkas perorangan mahasiswa
- Administrasi penyusunan/pelaksanaan tugas akhir mahasiswa
1 tahun setelah ujian dilaksanakan
2 tahun
Musnah, kecuali laporan akhir dinilai kembali
- Nilai tugas akhir
1 tahun setelah ujian dilaksanakan
2 tahun
masuk ke berkas perorangan mahasiswa
1 tahun 1 tahun 1 tahun 1 tahun 2 tahun 1 tahun 1 tahun
1 tahun 3 tahun 3 tahun 3 tahun 3 tahun 2 tahun 2 tahun
Musnah Permanen Permanen Musnah Musnah Permanen Permanen
- Persetujuan usulan sampai dengan penetapan pembukaan program studi baru - Penolakan usulan pembukaan program studi baru b Evaluasi Pelaksanaan program studi baru
6
JANGKA WAKTU SIMPAN AKTIF IN AKTIF
Evaluasi Mahasiswa a Ujian Tengah Semester - Administrasi Ujian Tengah Semester
- Nilai Hasil Ujian Tengah Semester b Remidi Ujian Akhir Semester - Administrasi Ujian Akhir Semester - Nilai Hasil Ujian Akhir Semester
c Tugas Akhir (Skripsi, Thesis, Desertasi, Komprehensif, KKL, PPL, Magang Mahasiswa)
7
8
Kelulusan (Yudisium) a Administrasi kelulusan b Penetapan kelulusan c Ijazah dan transkrip - Berkas pengusulan pengadaan blangko - Foto copy ijazah dan transkrip - Salinan pengganti ijazah dan transkrip - Buku induk nomor registrasi lulusan Dosen a Pengajaran
NO
JENIS ARSIP
1
2
- Daftar hadir mengajar
2 tahun 2 tahun
3 tahun 3 tahun
Dinilai Kembali Permanen
2 tahun 2 tahun
3 tahun 3 tahun
Dinilai Kembali Masuk ke berkas perorangan dosen
2 tahun
1 tahun
Musnah
Sampai dengan tidak berlaku
2 tahun
Dinilai kembali
Alumni a Data alumni b Organisasi alumni c Program kegiatan alumni d Penelusuran alumni e Laporan perkembangan alumni
1 tahun 2 tahun 2 tahun 1 tahun 2 tahun
2 tahun 3 tahun 3 tahun 2 tahun 3 tahun
Dinilai kembali Dinilai kembali Dinilai kembali Musnah Dinilai kembali
PENELITIAN Penawaran Penelitian
2 tahun
1 tahun
Musnah
2 tahun
3 tahun
Dinilai Kembali
Penunjang Pendidikan a Administrasi pelaksanaan kegiatan (Laboratorium, Perpustakaan, Arsip perguruan Tinggi, Kebon Percobaan, Studio, Bengkel) b Ketentuan pemakaian (Laboratorium, Perpustakaan, Arsip Perguruan Tinggi, Kebon Percobaan, Studio, Bengkel)
1 2
5
Masuk ke berkas perorangan dosen
b Evaluasi Mahasiswa Terhadap Dosen c Pembimbingan dan Pengujian Mahasiswa - Dosen pembimbing akademik - Dosen pembimbing tugas akhir - Dosen penguji ujian kompetensi dasar (1,2,3,4) - Dosen penguji ujian tugas akhir - Dosen pendamping asistensi
B
4
3 tahun
- Laporan realisasi pengajaran - EPSBED (Evaluasi Program Studi Berdasarkan Evaluasi Diri)
10
3
KETERANGAN
1 tahun setelah penetapan angka kredit 2 tahun
- Ekivalensi Wajib Mengajar Penuh (EWMP)
9
JANGKA WAKTU SIMPAN AKTIF IN AKTIF
Perencanaan Penelitian, meliputi : a Proposal Penelitian - Proposal yang disetujui (tim/satgas penelitian, program penelitian surat ijin penelitian)
musnah -
NO
JENIS ARSIP
1
2
- Proposal ditolak
JANGKA WAKTU SIMPAN AKTIF IN AKTIF
KETERANGAN
3
4
5
1 tahun
-
Musnah
3
Laporan dan Evaluasi Hasil Penelitian
2 tahun
3 tahun
Permanen
4
Penyebaran Hasil Penelitian
2 tahun
3 tahun
musnah
5
Forum Komunikasi Penelitian dan Pengembangan
1 tahun
2 tahun
Musnah
6
Data Statistik Penelitian
2 tahun
3 tahun
Permanen
7
Seminar, Lokakarya, Temukarya, Workshop Hasil Penelitian
2 tahun
3 tahun
Dinilai Kembali
C
PENGABDIAN KEPADA MASYARAKAT Penawaran Pengabdian
2 tahun
1 tahun
Musnah
Perencanaan Pengabdian a Proposal Pengabdian - Proposal yang disetujui - Proposal yang ditolak
2 tahun 1 tahun
3 tahun -
Dinilai Kembali Musnah
3
Laporan dan Evaluasi Hasil Pengabdian
2 tahun
3 tahun
Permanen
4
Penyebaran Hasil Pengabdian
2 tahun
3 tahun
musnah
5
Forum Komunikasi Pengabdian
1 tahun
2 tahun
Musnah
6
Data Statistik Pengabdian
2 tahun
3 tahun
Permanen
7
Seminar, Lokakarya, Temukarya, Workshop Hasil Pengabdian
2 tahun
3 tahun
Dinilai Kembali
8
Penyuluhan
2 tahun
3 tahun
musnah
9
Bantuan Sosial
2 tahun
3 tahun
musnah
10
Konsultasi
2 tahun
3 tahun
musnah
11
Kuliah Kerja Nyata (KKN)/Kegiatan Magang Mahasiswa (KMM) a Administrasi penyelenggaraan kegiatan KKN/KMM
1 tahun
2 tahun
Musnah
1 2
NO
JENIS ARSIP
1
2
b Piagam/sertifikat KKN/KMM
JANGKA WAKTU SIMPAN AKTIF IN AKTIF
KETERANGAN
3
4
5
setelah kegiatan dilaksanakan
-
Masuk ke berkas perorangan mahasiswa
12
Penemuan Teknologi Terbarukan
2 tahun
3 tahun
Permanen
D
TATA PAMONG PERGURUAN TINGGI Majelis Wali Amanah
5 tahun
3 tahun
Permanen
4 tahun
1 tahun
Dinilai Kembali
1 2
Senat a Komisi - komisi - Komisi I, Bidang Kebijakan Akademik - Komisi II, Bidang Pembinaan Tenaga Akademik - Komisi III, Bidang Organisasi dan Prosedur - Komisi IV, Bidang Pengembangan dan Anggaran - Komisi V, Bidang Norma dan Penghargaan
3
Dewan Guru Besar, meliputi : a Komisi guru besar - Proses pengangkatan komisi guru besar - Pengangkatan/pemberhentian keanggotaan
1 tahun 5 tahun
3 tahun
Musnah Permanen
4
Perencanaan Program Kerja, Pembinaan, Penilaian,
5 tahun
3 tahun
Dinilai Kembali
5
Badan Penjamin Mutu/Satuan Penjaminan Mutu
5 tahun
3 tahun
Dinilai Kembali
6
Badan Audit Internal/Satuan Pengawasan Internal
5 tahun
3 tahun
Dinilai Kembali
E
DATA DAN INFORMASI AKADEMIK Data Akademik a Data kepakaran b Data lulusan mahasiswa c Data mahasiswa asing dan program darma
2 tahun
3 tahun
Permanen
2 tahun
3 tahun
Permanen
1
2
Data Mahasiswa a Data prestasi mahasiswa b Data inventori mahasiswa c Data nilai akhir/transkrip d Data mahasiswa asing
NO
JENIS ARSIP
1
2
JANGKA WAKTU SIMPAN AKTIF IN AKTIF
KETERANGAN
3
4
5
3
Statistik Perguruan Tinggi
2 tahun
3 tahun
Permanen
4
Informasi Akademis a Profil lembaga b Publikasi dan informasi c Buku pedoman akademik d Buku wisuda e Buku dies natalis f Orasi Ilmiah
2 tahun
3 tahun
Permanen
2 tahun
2 tahun
Permanen
5
Bursa Kerja dan Bursa Pendidikan
1 tahun
-
Musnah
F
KEMAHASISWAAN Status mahasiswa, meliputi : a Cuti/selang mahasiswa b Putus kuliah/Drop-Out (DO) c Laporan status mahasiswa
1 tahun 2 tahun 1 tahun
2 tahun 3 tahun -
Musnah Dinilai kembali Musnah
2
Dispensasi Tidak Mengikuti Kuliah
1 tahun
-
musnah
3
Kesejahteraan dan Fasilitas Mahasiswa, meliputi : a Beasiswa
Selama masih menerima beasiswa
4 tahun
musnah kecuali penetapan penerimaan dan perpanjangan beasiswa, masuk berkas perorangan
Selama masih mendapatkan keringanan SPP
4 tahun
musnah kecuali penetapan penerimaan dan perpanjangan Keringanan SPP, masuk berkas perorangan
1
1 Ketentuan beasiswa 2 Tawaran beasiswa 3 Daftar calon penerima beasiswa 4 Seleksi calon penerima beasiswa 5 Penetapan penerima beasiswa 6 Perpanjangan beasiswa b Keringanan SPP
NO
JENIS ARSIP
1
2
1 Penawaran/ketentuan keringanan SPP 2 Seleksi keringanan SPP 3 Usulan calon penerima keringanan SPP 4 Penetapan peneriman keringanan SPP c Dana kasih
1 Usulan / permohonan 2 Tanda terima d Asuransi Kesehatan
JANGKA WAKTU SIMPAN AKTIF IN AKTIF
KETERANGAN
3
4
5
Selama masih mendapatkan Dana Kasih
4 tahun
musnah kecuali penetapan penerimaan dan perpanjangan Dana Kasih, masuk berkas perorangan
Selama masih mendapatkan Asuransi Kesehatan
4 tahun
musnah kecuali penetapan penerimaan dan perpanjangan Asuransi Kesehatan, masuk berkas perorangan
2 tahun 2 tahun 1 tahun setelah pergantian pengurus 2 tahun
3 tahun 3 tahun 2 tahun
Musnah Musnah Dinilai kembali
3 tahun
Dinilai kembali
2 tahun
2 tahun
dinilai kembali
1 tahun setelah pemeriksaan
3 tahun
musnah kecuali yang berprestasi skala nasional dan internasional
1 Usulan / permohonan 2 Tanda terima e Administrasi fasilitas mahasiswa lainnya (asrama, kesehatan, asuransi, transportasi) 4
Organisasi Mahasiswa, meliputi : 1 Administrasi organisasi mahasiswa (BEM,BEMFA, UKMJ, HMJ, 2 Proses pembentukan pengurus 3 Pengangkatan pengurus
4 Laporan pelaksanaan kegiatan 5
Himpunan Orang tua Mahasiswa /Ikatan Orang Tua Mahasiswa
6
Kegiatan Mahasiswa -
Program kreatifitas mahasiswa Kegiatan ilmiah, minat bakat dan penalaran Proposal / kegiatan mahasiswa yang ditolak Laporan kegiatan
NO
JENIS ARSIP
1
2
JANGKA WAKTU SIMPAN AKTIF IN AKTIF
KETERANGAN
3
4
5
7
Lomba Kegiatan Kemahasiswaan Lokal/Nasional/Internasional
1 tahun
2 tahun
dinilai kembali
8
Pengembangan sain, teknologi Seni, Budaya dan Olah Raga
2 tahun
3 tahun
dinilai kembali
9
Mahasiswa Berprestasi - Administrasi pendaftaran dan seleksi - Penetapan penghargaan
1 tahun
2 tahun
musnah kecuali penghargaan masuk ke berkas perorangan
10
Mahasiswa Meninggal Dunia
2 tahun
-
musnah
11
Berkas Perorangan Mahasiswa
Selama menjadi mahasiswa
3 tahun
musnah kecuali KHS dan transkrip nilai
2 Tahun
2 tahun
Musnah
12
Kartu mahasiswa Kartu tanda anggota perpustakaan Kartu Rencana Studi (KRS) Kartu Hasil Studi (KHS) Kartu Tanda Registrasi/Administrasi Mahasiswa (KTRM) Surat keterangan ijin/tugas
Pembinaan/Pelatihan Mahasiswa a Latihan Keterampilan Managemen Mahasiswa (LKMM) b Bimbingan dan konseling c Pengembangan kewirausahaan
Bandung, 21 Februari 2011 Direktur Politeknik Negeri Bandung
ttd Ir. MEI SUTRISNO, M.Sc., Ph.D NIP 195605011987031001
