PERATURAN MENTERI KEHUTANAN REPUBLIK INDONESIA NOMOR: P.33/Menhut-II/2013 TENTANG JADWAL RETENSI ARSIP KEUANGAN KEMENTERIAN KEHUTANAN DENGAN RAHMAT TUHAN YANG MAHA ESA MENTERI KEHUTANAN REPUBLIK INDONESIA, Menimbang
: a. bahwa berdasarkan Peraturan Menteri Kehutanan Nomor P.55/MENHUT-II/2007 telah ditetapkan pengaturan Jadwal Retensi Arsip Keuangan Departemen Kehutanan; b. bahwa berdasarkan pasal 12 ayat (2) Peraturan Menteri Kehutanan Nomor P.51/Menhut-II/2011 tentang Pedoman Tata Kearsipan Kementerian Kehutanan, pengaturan Jadwal Retensi Arsip Kementerian Kehutanan diatur dengan Peraturan Menteri Kehutanan tersendiri, sehingga Peraturan Menteri Kehutanan sebagaimana huruf a perlu disempurnakan; c. bahwa berdasarkan pertimbangan tersebut huruf a dan huruf b, perlu menetapkan Peraturan Menteri Kehutanan tentang Jadwal Retensi Arsip Keuangan Kementerian Kehutanan;
Mengingat
:
1.
Undang-Undang Nomor 41 Tahun 1999 tentang Kehutanan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 1999 Nomor 167, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 3888) sebagaimana telah diubah dengan Undang-Undang Nomor 19 Tahun 2004 (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2004 Nomor 86, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4412);
2.
Undang-Undang Nomor 17 Tahun 2003 tentang Keuangan Negara (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2003 Nomor 47, Tambahan Lembaga Negara Republik Indonesia Nomor 4286);
3.
Undang-Undang Nomor 1 Tahun 2004 tentang Perbendaharaan Negara (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2004 Nomor 5, Tambahan Lembaga Negara Republik Indonesia Nomor 4355); 4. Undang-Undang ....
4.
Undang-Undang Nomor 15 Tahun 2004 tentang Pemeriksaan Pengelolaan dan Tanggung Jawab Keuangan Negara (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2004 Nomor 66, Tambahan Lembaga Negara Republik Indonesia Nomor 4400);
5.
Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2008 Nomor 58, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4843);
6.
Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2008 Nomor 61, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4846);
7.
Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2009 Nomor 152, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5071);
8.
Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2012 Nomor 53);
9.
Keputusan Presiden Nomor 105 Tahun 2004 tentang Pengelolaan Arsip Statis (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2004 Nomor 143);
10. Peraturan Presiden Republik Indonesia Nomor 47 Tahun 2009 tentang Pembentukan dan Organisasi Kementerian Negara; 11. Keputusan Presiden Republik Indonesia Nomor 84/P Tahun 2009 tentang Pembentukan Kabinet Indonesia Bersatu II Periode Tahun 2009-2014 sebagaimana telah diubah dengan Keputusan Presiden Nomor 59/P Tahun 2011; 12. Peraturan Presiden Republik Indonesia Nomor 24 Tahun 2010 tentang Kedudukan, Tugas, dan Fungsi Kementerian Negara serta Susunan Organisasi, Tugas dan Fungsi Eselon I Kementerian Negara; 13. Keputusan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor 13/KEP/M.PAN/1/2003 tentang Pedoman Umum Perkantoran Elektronis Lingkup Intranet di Lingkungan Instansi Pemerintah; 14. Peraturan Menteri Kehutanan Nomor P.40/MenhutII/2010 tentang Organisasi dan Tata Kerja Kementerian Kehutanan (Berita Negara Republik Indonesia Tahun 2010 Nomor 405) sebagaimana telah diubah dengan Peraturan Menteri Kehutanan Nomor P. 33/Menhut-II/2012(Berita Negara Republik Indonesia Tahun 2012 Nomor 779); 15. Peraturan Menteri Kehutanan Nomor P.51/MenhutII/2011 tentang Pedoman Tata Kearsipan Kementerian Kehutanan (Berita Negara Republik Indonesia Tahun 2011 Nomor 383); 16. Peraturan ....
16. Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 07 Tahun 2007 tentang Jadwal Retensi Arsip Keuangan; MEMUTUSKAN Menetapkan
:
: PERATURAN MENTERI KEHUTANAN TENTANG JADWAL RETENSI ARSIP KEUANGAN KEMENTERIAN KEHUTANAN. BAB I KETENTUAN UMUM Pasal
1
Dalam Peraturan Menteri ini, yang dimaksud dengan: 1. Arsip Kementerian Kehutanan yang selanjutnya disebut arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh Kementerian Kehutanan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara. 2. Arsip Keuangan adalah arsip yang berkaitan dengan pengelolaan keuangan/fiskal yang meliputi kegiatan perencanaan, pelaksanaan, pengawasan dan pertanggungjawaban keuangan. 3. Jadwal Retensi Arsip Keuangan Kementerian Kehutanan yang selanjutnya disebut Jadwal Retensi Arsip Keuangan adalah daftar yang berisi sekurang kurangnya jangka waktu penyimpanan atau retensi, jenis arsip dan keterangan yang berisi rekomendasi tentang penetapan suatu jenis arsip dimusnahkan, dinilai kembali, atau dipermanenkan yang dipergunakan sebagai pedoman penyusutan dan penyelamatan arsip keuangan. 4. Penyusutan Arsip adalah kegiatan pengurangan jumlah arsip dengan cara pemindahan arsip inaktif dari Unit Pengolah ke Unit Kearsipan dan dari Unit Kearsipan ke Unit Pusat Kearsipan, pemusnahan arsip yang tidak memiliki nilai guna dan penyerahan arsip statis kepada lembaga kearsipan yaitu Arsip Nasional Republik Indonesia. 5. Pemindahan Arsip Inaktif adalah kegiatan pengurangan arsip inaktif dan pengalihan tanggung jawab pengelolaan arsip inaktif dari Unit Pengolah ke Unit Kearsipan dan dari Unit Kearsipan ke Unit Pusat Kearsipan di lingkungan Kementerian Kehutanan. 6. Pemusnahan Arsip adalah kegiatan pengurangan arsip yang tidak bernilai guna dan pengamanan informasi yang dilakukan dengan cara penghancuran fisik arsip sampai tidak dapat dikenali lagi. 7. Penyerahan Arsip Statis adalah kegiatan pengurangan arsip dan pengalihan tanggung jawab pengelolaan arsip statis dari Kementerian Kehutanan ke Arsip Nasional Republik Indonesia dalam rangka penyelamatan dan pelestarian memori kolektif dan bahan pertanggungjawaban. 8. Nilai Guna Arsip adalah nilai arsip yang didasarkan pada kegunaannya bagi kepentingan pengguna arsip. 9. Nilai Guna Primer adalah nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan arsip bagi kepentingan Kementerian Kehutanan.
10. Nilai Guna ....
10. Nilai Guna Sekunder adalah nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan arsip bagi kepentingan lembaga atau instansi lain dan atau kepentingan umum diluar Kementerian Kehutanan dan kegunaannya sebagai bahan bukti dan bahan pertanggungjawaban nasional. 11. Jenis Arsip adalah unit-unit berkas yang dicipta, diatur dan dikelola sebagai suatu unit karena berhubungan secara fungsi atau subyek, merupakan hasil dari kegiatan yang sama. 12. Jangka Waktu Simpan adalah masa simpan minimal suatu jenis arsip pada Unit Pengolah, Unit Kearsipan dan Unit Pusat Kearsipan. 13. Jangka Waktu Simpan Aktif adalah masa simpan minimal suatu jenis arsip pada Unit Pengolah. 14. Jangka Waktu Simpan Inaktif adalah masa simpan minimal suatu jenis arsip pada Unit Kearsipan dan Unit Pusat Kearsipan. 15. Unit Pengolah adalah satuan kerja pada Kementerian Kehutanan yang mempunyai tugas dan tanggung jawab mengolah semua arsip yang berkaitan dengan kegiatan penciptaan arsip di lingkungannya. 16. Unit Kearsipan adalah satuan kerja pada pencipta arsip yang mempunyai tugas dan tanggung jawab dalam penyelenggaraan kearsipan. 17. Unit Pusat Kearsipan Kementerian Kehutanan adalah satuan kerja pada Kementerian Kehutanan yang mempunyai tugas pokok menyusun kebijakan dibidang kearsipan, menerima, mengolah, menyimpan, menyusutkan arsip inaktif, melakukan penataan sistem kearsipan, pelayanan jasa kearsipan dan penyuluhan, perawatan koleksi dan pelacakan arsip serta pengembangan teknologi kearsipan, menganalisis nilai guna, preservasi dan konservasi arsip, penyelamatan dan pengamanan arsip vital, serta melakukan akuisisi arsip Kementerian Kehutanan. 18. Keterangan Musnah adalah keterangan yang menyatakan bahwa suatu jenis arsip dapat dimusnahkan karena jangka waktu penyimpanan telah selesai, dan tidak memiliki nilai guna lagi. 19. Keterangan Dinilai Kembali adalah keterangan yang menyatakan bahwa suatu jenis arsip belum dapat ditentukan nasib akhirnya apakah disimpan kembali, musnah atau permanen, sehingga perlu dilakukan penilaian kembali dan pengkajian lagi. 20. Keterangan Permanen adalah arsip-arsip yang karena memiliki nilai guna sekunder wajib diserahkan ke Arsip Nasional Republik Indonesia. Pasal 2 Jadwal Retensi Arsip Keuangan sebagaimana tercantum dalam Lampiran Peraturan ini dan merupakan satu kesatuan yang tidak terpisahkan dari Peraturan ini. Pasal 3 Jadwal Retensi Arsip Keuangan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 2 dipakai sebagai pedoman penyusutan arsip keuangan di lingkungan Kementerian Kehutanan. Pasal 4....
Pasal 4 Bentuk dan susunan Jadwal Retensi Arsip Keuangan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 2 meliputi kolom : Nomor, Jenis Dokumen/Arsip, Jangka Waktu Simpan dan Keterangan yang berisi pernyataan musnah, dinilai kembali atau permanen. Pasal 5 (1) Jangka waktu simpan arsip aktif dihitung sejak arsip ditetapkan dan diregistrasi hingga pokok masalah pada naskah dinas selesai diproses. (2) Setiap arsip keuangan ditentukan retensinya atas dasar nilai guna yang dituangkan dalam Jadwal Retensi Arsip Keuangan. Pasal 6 Kegiatan penyusutan arsip yang telah dilaksanakan berdasarkan Peraturan Menteri Kehutanan Nomor P.55/MENHUT-II/2007 tentang Jadwal Retensi Arsip Keuangan Departemen Kehutanan dinyatakan sah dan berlaku, selanjutnya menyesuaikan dengan Peraturan ini. Pasal 7 Dengan ditetapkannya peraturan ini, maka Peraturan Menteri Kehutanan Nomor P.55/MENHUT-II/2007 tentang Jadwal Retensi Arsip Keuangan Departemen Kehutanan, dicabut dan dinyatakan tidak berlaku. Pasal 8 Peraturan Menteri ini mulai berlaku pada tanggal diundangkan. Agar setiap orang mengetahuinya, memerintahkan pengundangan Peraturan Menteri ini dengan penempatannya dalam Berita Negara Republik Indonesia. Ditetapkan di Jakarta pada tanggal 25 Juni 2013 MENTERI KEHUTANAN REPUBLIK INDONESIA, ttd. ZULKIFLI HASAN Diundangkan di Jakarta pada tanggal 5 Juli 2013 MENTERI HUKUM DAN HAK ASASI MANUSIA REPUBLIK INDONESIA, ttd. AMIR SYAMSUDIN BERITA NEGARA REPUBLIK INDONESIA TAHUN 2013 NOMOR 888 Salinan sesuai dengan aslinya KEPALA BIRO HUKUM DAN ORGANISASI, ttd. KRISNA RYA
1
LAMPIRAN PERATURAN MENTERI KEHUTANAN REPUBLIK INDONESIA NOMOR : P.33/Menhut-II/2013 TENTANG : JADWAL RETENSI ARSIP KEUANGAN KEMENTERIAN KEHUTANAN JADWAL RETENSI ARSIP KEUANGAN KEMENTERIAN KEHUTANAN
NO.
JENIS DOKUMEN/ARSIP
1
2
A
AKTIF Unit Pengolah 3
JANGKA WAKTU SIMPAN INAKTIF
Keterangan
Unit Kearsipan 4
Unit Pusat Kearsipan 5
6
selama masih berlaku
1 tahun
3 tahun
Permanen
1 tahun
1 tahun
2 tahun
Musnah
1 tahun
1 tahun
2 tahun
Musnah
1 tahun setelah tahun anggaran berakhir 1 tahun setelah tahun anggaran berakhir 1 tahun setelah tahun anggaran berakhir 1 tahun setelah tahun anggaran berakhir
1 tahun
3 tahun
Permanen
1 tahun
3 tahun
Permanen
1 tahun
3 tahun
Musnah
1 tahun
4 tahun
Permanen
1 tahun setelah tahun anggaran berakhir
1 tahun
4 tahun
Permanen
RENCANA ANGGARAN PENDAPATAN DAN BELANJA NEGARA (RAPBN) 1
Penyusunan RAPBN a. Arah Kebijakan Umum, Strategi, Prioritas, dan Renstra - Rencana Kerja - Rencana Kerja Pemerintah b. Rencana Anggaran Kerja Instansi Pemerintah (RAKIP) dan usulan Rencana Kerja Anggaran Kementerian/Lembaga (RKA-K/L) termasuk usulan Anggaran Belanja dari/di Unit Organisasi c. Rancangan Anggaran Satuan Kerja Instansi Pemerintah (RASKIP)
2
Penyampaian RAPBN kepada Dewan Perwakilan Rakyat RI (DPR-RI) a. Materi Penyampaian Nota Keuangan b. Materi pembahasan RAPBN dari Kementerian Kehutanan c. Pembahasan RAPBN dengan DPR-RI d. Risalah rapat dengar pendapat dengan DPR-RI e. Nota Jawaban DPR-RI
2
NO. 1 B
JENIS DOKUMEN/ARSIP 2 PENYUSUNAN ANGGARAN PENDAPATAN DAN BELANJA NEGARA (APBN)
AKTIF Unit Pengolah 3
JANGKA WAKTU SIMPAN INAKTIF
Keterangan
Unit Kearsipan 4
Unit Pusat Kearsipan 5
6
1
Ketetapan Pagu Indikatif/Pagu Sementara
1 tahun setelah tahun anggaran berakhir
1 tahun
3 tahun
Musnah
2
Ketetapan Pagu Definitif
1 tahun setelah tahun anggaran berakhir
1 tahun
3 tahun
Permanen
3
Rencana Kerja Anggaran - Kementerian/Lembaga (RKA-K/L)
1 tahun
3 tahun
Dinilai kembali
4
Daftar Isian Pelaksanaan Anggaran (DIPA), Petunjuk Operasional Kegiatan (POK) dan revisinya, Rencana Kegiatan Pelaksanaan (RKP) Ketentuan/peraturan yang menyangkut Pelaksanaan, Penatausahaan, dan Pertanggungjawaban Anggaran Target Penerimaan Negara Bukan Pajak
1 tahun setelah tahun anggaran berakhir 1 tahun setelah tahun anggaran berakhir 1 tahun setelah diperbaharui 1 tahun setelah UU Laporan Keuangan Pemerintah Pusat (LKPP) diundangkan
1 tahun
3 tahun
Dinilai kembali
1 tahun
3 tahun
Permanen
2 tahun
7 tahun
Dinilai kembali
1 tahun setelah UU LKPP diundangkan 1 tahun setelah UU LKPP diundangkan 1 tahun setelah UU LKPP diundangkan
2 tahun
7 tahun
Dinilai kembali
2 tahun
7 tahun
Dinilai kembali
2 tahun
7 tahun
Dinilai kembali
5 6
C
PELAKSANAAN ANGGARAN 1
Pendapatan a. Surat Setoran Pajak (SSP) b. Surat Setoran Bukan Pajak (SSBP) c. Bukti Penerimaan Negara Bukan Pajak (PNBP) 1) Iuran Ijin Usaha Pemanfaataan Hutan (IIUPH) 2) Provisi Sumber Daya Hutan (PSDH) 3) Denda Pelanggaran Eksploitasi Hutan (DPEH) 4) Penggunaan Kawasan Hutan 5) Eksport Satwa Liar (ESL) 6) Ijin tangkap satwa liar 7) Pungutan Usaha Pariwisata Alam (PUPA) 8) Iuran Usaha Pariwisata Alam (IUPA) 9) Taman Buru 10) Sewa Barang Milik Negara (BMN)
3
NO.
JENIS DOKUMEN/ARSIP
JANGKA WAKTU SIMPAN INAKTIF
Keterangan
Unit Kearsipan 4 2 tahun
Unit Pusat Kearsipan 5 7 tahun
6 Dinilai kembali
2 tahun
7 tahun
Dinilai kembali
1 tahun setelah UU LKPP diundangkan
2 tahun
7 tahun
Dinilai kembali
g. Penerimaan Sisa Anggaran Lebih dan Saldo Kas atau Surat Setoran Pengembalian Belanja (SSPB)
1 tahun setelah UU LKPP diundangkan
2 tahun
7 tahun
Musnah
h. Bunga dan atau Jasa Giro pada Bank
1 tahun setelah UU LKPP diundangkan 1 tahun setelah UU LKPP diundangkan
2 tahun
7 tahun
Musnah
2 tahun
7 tahun
Permanen
1 tahun setelah UU LKPP diundangkan 1 tahun setelah UU LKPP diundangkan
2 tahun
7 tahun
Permanen
2 tahun
7 tahun
Dinilai kembali
1 tahun setelah serah terima barang
1 tahun
3 tahun
Musnah
2) Barang Inventaris/Barang Milik Negara (BMN)
1 tahun setelah serah terima barang
1 tahun
4 tahun
Dinilai kembali
3) Jasa
1 tahun setelah serah terima pekerjaan
1 tahun
4 tahun setelah hak dan kewajibannya habis
Dinilai kembali
1
2 d. Dana Reboisasi (DR) e. Hibah f.
Dana Bagi Hasil (DBH)
i.
Piutang Negara
j.
Pengelolaan Investasi
k. Pengelolaan/Penatausahaan Barang Milik Negara
2
AKTIF Unit Pengolah 3 1 tahun setelah UU LKPP diundangkan 1 tahun setelah UU LKPP diundangkan
Belanja a. Dokumen pelaksanaan pengadaan barang/jasa pemerintah, antara lain untuk : 1) Barang Pakai Habis/Barang Persediaan
Beserta data pendukungnya, antara lain : 1) Dokumen uang muka dan data pendukung 2) Penagihan/invoice , kwitansi pembayaran, faktur pajak, bukti penerimaan kas/bank beserta data pendukungnya, antara lain : copy faktur pajak, nota kredit, dll 3) Berita Acara Penyelesaian Pekerjaan/Serah Terima Barang
4
NO.
JENIS DOKUMEN/ARSIP
1
2 4) Surat Permintaan Pembayaran (SPP) beserta lampirannya antara lain Surat Pertanggung Jawaban Belanja (SPTB)/Surat Perintah Membayar (SPM) beserta lampirannya antara lain Nota Hasil Pengujian (NHP), Surat Pertanggung Jawaban Mutlak (SPTJM)/ Surat Perintah Pencairan Dana (SP2D) b. Surat Perintah Pembayaran (SPP) dan lampirannya : 1) SPP-GU/SPP-GUP 2) SPP-DU/SPP-UP 3) SPP-TU/SPP-TUP 4) SPP-LS c. Surat Perintah Membayar (SPM) dan lampirannya : 1) SPM-GU/SPM-GUP 2) SPM-DU/SPM-UP 3) SPM-TU/SPM-TUP 4) SPM-LS 5) SPM-GU Nihil 6) SPM-TU Nihil d. Pembukuan Anggaran yaitu : 1) Buku Kas Umum (BKU) 2) Buku Kas Pembantu (BKP)/Buku Pembantu (BP), antara lain : Buku Kasir/Buku Kas Tunai, Buku Pembantu Bank, Buku Pembantu Persekot/Buku Pembantu Uang Persediaan, Buku Pembantu Uang Perjalanan Dinas, Buku Pembantu Pajak, Buku Pembantu Pengawas Anggaran, Buku Pembantu LS 3) Buku/Kartu Pengawasan Kredit Anggaran 4) Rekening Koran Bank e. Daftar gaji/kartu gaji f.
Penggunaan dana Pemerintah RI untuk kontribusi/iuran pada Badan atau Organisasi Internasional
g. Dokumen Penyertaan Modal Pemerintah (PMP) h. Hutang Negara i.
AKTIF Unit Pengolah 3
JANGKA WAKTU SIMPAN INAKTIF
Keterangan
Unit Kearsipan 4
Unit Pusat Kearsipan 5
6
1 tahun setelah UU LKPP diundangkan
1 tahun
4 tahun
Musnah
1 tahun setelah UU LKPP diundangkan
1 tahun
4 tahun
Musnah
1 tahun setelah UU LKPP diundangkan
2 tahun
7 tahun
Dinilai kembali
1 tahun setelah tahun anggaran berakhir 1 tahun setelah tahun anggaran berakhir
1 tahun
2 tahun
Musnah
2 tahun
7 tahun
Permanen
1 tahun setelah investasi berakhir 1 tahun setelah UU LKPP diundangkan
2 tahun
7 tahun
Dinilai kembali
2 tahun
7 tahun
Dinilai kembali
2 tahun
9 tahun
Dinilai kembali
Dokumen Penyertaan Modal Pemerintah (PMP) Pembangunan HTI 1 tahun setelah Penyertaan Modal diakhiri
5
NO.
JENIS DOKUMEN/ARSIP
1 j.
2 Dokumen pinjaman dalam rangka Pembangunan HTI
k. Dokumen Kredit Usaha, antara lain : Kredit Usaha Hutan Tanaman Rakyat (KUHTR), Kredit Usaha Kecil Daerah Aliran Sungai (KUKDAS), Kredit Usaha Persuteraan Alam (KUPA) l.
Laporan Arus Kas 1) Berita Acara Pemeriksaan Kas/Register Penutupan Kas 2) Laporan Realisasi Anggaran (LRA) termasuk Arsip Data Komputer (ADK) 3) Laporan Pendapatan Negara 4) Laporan Keadaan Kredit Anggaran (LKKA) Bulanan/Triwulan/Semesteran 5) Laporan Pertanggung Jawaban (LPJ) Bendahara dengan lampiran Rekening Koran m. Laporan Keuangan Tahunan, terdiri dari : 1) Laporan Realisasi Anggaran (LRA) 2) Neraca 3) Catatan Atas Laporan Keuangan (CALK) D
AKTIF Unit Pengolah 3 1 tahun setelah pinjaman diakhiri
JANGKA WAKTU SIMPAN INAKTIF
Keterangan
Unit Kearsipan 4 2 tahun
Unit Pusat Kearsipan 5 9 tahun
6 Dinilai kembali
1 tahun setelah pinjaman diakhiri
2 tahun
9 tahun
Dinilai kembali
1 tahun setelah tahun anggaran berakhir
2 tahun
7 tahun
Musnah
1 tahun setelah UU LKPP diundangkan
1 tahun
4 tahun
Permanen
BANTUAN/PINJAMAN LUAR NEGERI 1
Dokumen permohonan pinjaman luar negeri (Blue Book)
1 tahun setelah diterbitkan
1 tahun
2 tahun
Permanen
2
Dokumen kesanggupan negara donor untuk membiayai (Grey book )
1 tahun setelah loan agreement ditandatangani
1 tahun
2 tahun
Permanen
3
Nota Kesepahaman/Memorandum of Understanding (MoU) , dan sejenisnya Dokumen Loan Agreement Pinjaman Hibah Luar Negeri (PHLN) seperti: draft agreement, legal opinion , surat menyurat dengan tender, dsb.
1 tahun setelah anggaran berakhir 1 tahun setelah proyek diserahterimakan
1 tahun
2 tahun
Permanen
2 tahun
7 tahun
Dinilai Kembali
5
Alokasi dan relokasi penggunaan dana luar negeri, a.l. usulan luncuran dana
1 tahun setelah pekerjaan diserahterimakan
2 tahun
7 tahun
Dinilai Kembali
6
Aplikasi penarikan dana Bantuan Luar Negeri (BLN) berikut lampirannya: 1 tahun setelah pekerjaan diserahterimakan a Reimbursement b Direct Payment/Transfer Procedure
2 tahun
7 tahun
Dinilai Kembali
4
6
NO. 1
7
JENIS DOKUMEN/ARSIP 2 c. Special Commitment L/C Opening d Special Account/Impres Fund Otorisasi penarikan dana (payment advice )
AKTIF Unit Pengolah 3
JANGKA WAKTU SIMPAN INAKTIF
Keterangan
Unit Kearsipan 4
Unit Pusat Kearsipan 5
6
1 tahun setelah pekerjaan diserahterimakan
2 tahun
7 tahun
Dinilai Kembali
8
Realisasi pencairan dana bantuan luar negeri, yaitu : SP2D (Surat Perintah Pencairan Dana), SPM beserta lampirannya, a.l. : SPP, Kontrak, BA, dan data pendukung lainnya.
1 tahun setelah pekerjaan diserahterimakan
2 tahun
7 tahun
Dinilai Kembali
9
Replenishment (permintaan penarikan dana dari negara donor) antara lain : No Objection Letter (NOL), Notification of Contract, Project Implementation, Withdrawl Authorization (WA), Statement of Expenditure (SE)
1 tahun setelah pekerjaan diserahterimakan
2 tahun
7 tahun
Dinilai Kembali
10 Staff Appraisal Report
1 tahun setelah Pinjaman Hibah Luar Negeri (PHLN) selesai
1 tahun
2 tahun
Musnah
11 Report /Laporan yang terdiri dari : - Progress Report - Monthly Report - Quarterly Report 12 Completion Report/Annual Report
1 tahun setelah pekerjaan diserahterimakan
2 tahun
7 tahun
Dinilai Kembali
1 tahun setelah UU LKPP diundangkan 1 tahun setelah diperbaharui
2 tahun
3 tahun
Permanen
2 tahun
4 tahun
Permanen
1 tahun setelah masa jabatan berakhir
1 tahun
3 tahun
Dinilai Kembali
13 Ketentuan/peraturan yang menyangkut bantuan/pinjaman luar negeri
E
PENGELOLA APBN/DANA PINJAMAN/HIBAH LUAR NEGERI (PHLN) 1
Keputusan Menteri tentang Penetapan: a Kuasa Pengguna Anggaran (KPA) b Kuasa Pengguna Barang (KPB) c Pejabat Pembuat Komitmen (PPK) d Pejabat Penandatanganan SPM e Bendahara Penerimaan/Pengeluaran f Bendahara Pengeluaran Pembantu termasuk Berita Acara Serah Terima Jabatan
7
NO.
JENIS DOKUMEN/ARSIP
1
2
F
AKTIF Unit Pengolah 3
JANGKA WAKTU SIMPAN INAKTIF
Keterangan
Unit Kearsipan 4
Unit Pusat Kearsipan 5
6
1 tahun setelah ketentuan/peraturan diperbaharui
1 tahun
1 tahun
Permanen
1 tahun setelah tahun anggaran berakhir 1 tahun setelah tahun anggaran berakhir
1 tahun
4 tahun
Musnah
1 tahun
4 tahun
Musnah
2 tahun setelah UU LKPP diundangkan
1 tahun
1 tahun
Musnah
SISTEM AKUNTANSI INSTANSI (SAI) 1
Manual Implementasi Sistem Akuntansi Instansi (SAI)
2
a Sistem Akuntansi Keuangan (SAK) b. Sistem Informasi Manajemen dan Akuntansi Barang Milik Negara (SIMAK BMN) Berita Acara Rekonsiliasi (BAR)
3
Daftar Transaksi (DT), Pengeluaran (PK), Penerimaan (PN), Dokumen Sumber (DS), Bukti Jurnal (BJ), Surat Tanda Setor (STS), Surat Setoran Bukan Pajak (SSBP), Surat Setoran Pengembalian Belanja (SSPB), Surat Perintah Pencairan Dana (SP2D), SPM dalam daftar ringkasan pengembalian dan potongan dari Pengeluaran (SPDR)
4
Listing (Daftar Rekaman Penerimaan) Buku temuan dan tindakan lain (SAI) a b
Sistem Akuntansi Keuangan (SAK) Sistem Informasi Manajemen dan Akuntansi Barang Milik Negara (SIMAK BMN)
5
Laporan Realisasi Bulanan SAI a Sistem Akuntansi Keuangan (SAK) b Sistem Informasi Manajemen dan Akuntansi Barang Milik Negara (SIMAK BMN)
1 tahun setelah UU LKPP diundangkan
1 tahun
1 tahun
Musnah
6
Laporan Realisasi Triwulan SAI dari Unit Akuntansi Kuasa Pengguna Anggaran (UAKPA), Unit Akuntansi Kuasa Pengguna Anggaran Wilayah (UAKPAW), Unit Akuntansi Kuasa Pembantu Pengguna Anggaran Eselon I (UAKPPAEI), Unit Akuntansi Kantor Pusat Instansi (UAKPI), Sistem Akuntansi Keuangan (SAK), Sistem Informasi Manajemen dan Akuntansi Barang Milik Negara (SIMAK BMN)
1 tahun setelah UU LKPP diundangkan
1 tahun
1 tahun
Musnah
7
Laporan Semesteran/Tahunan
1 tahun setelah UU LKPP diundangkan
1 tahun
2 tahun
Permanen
-
Sistem Akuntansi Keuangan (SAK) Sistem Informasi Manajemen dan Akuntansi Barang Milik Negara (SIMAK BMN)
8
NO.
JENIS DOKUMEN/ARSIP
1
2
G
AKTIF Unit Pengolah 3
JANGKA WAKTU SIMPAN INAKTIF
Keterangan
Unit Kearsipan 4
Unit Pusat Kearsipan 5
6
PERTANGGUNGJAWABAN KEUANGAN NEGARA 1
Laporan Hasil Pemeriksaan (LHP)/Laporan Hasil Audit (LHA) atas Laporan Keuangan oleh Badan Pemeriksa Keuangan Pembangunan (BPKP) dan Badan Pemeriksa Keuangan Republik Indonesia (BPK-RI)
2 tahun setelah ditindaklanjuti
2 tahun
3 tahun
Dinilai Kembali
2
Hasil Pengawasan dan Pemeriksaan Internal oleh Inspektorat Jenderal
2 tahun setelah ditindaklanjuti
3 tahun
5 tahun
Dinilai Kembali
3
Laporan Aparat Pemeriksa Fungsional : a. LHP (Laporan Hasil Pemeriksaan) b. MHP (Memorandum Hasil Pemeriksaan) c. Tindak Lanjut/Tanggapan LHP Dokumen Penyelesaian Keuangan Negara : a. Tuntutan Perbendaharaan (TP)/Ganti Kerugian Negara untuk Bendahara b. Tuntutan Ganti Rugi (TGR)/Ganti Kerugian Negara untuk Pegawai Negeri Bukan Bendahara
2 tahun setelah ditindaklanjuti
1 tahun
4 tahun
Dinilai Kembali
5 tahun setelah kasus mendapat keputusan hukum yang tetap
1 tahun
1 tahun setelah hak dan kewajiban habis
Dinilai Kembali
4
Salinan sesuai dengan aslinya KEPALA BIRO HUKUM DAN ORGANISASI, ttd. KRISNA RYA
MENTERI KEHUTANAN, REPUBLIK INDONESIA, ttd. ttd.
ZULKIFLI HASAN
