Lampiran Nomor Tanggal Tentang
: : : :
JADWAL RETENSI ARSIP FASILITATIF NON KEUANGAN DAN NON KEPEGAWAIAN KEMENTERIAN HUKUM DAN HAK ASASI MANUSIA NOMOR
JENIS ARSIP
1
2
I.
PERENCANAAN
1.
Pokok-pokok Kebijakan dan strategi pembangunan
2.
3.
JANGKA WAKTU PENYIMPANAN AKTIF INAKTIF 3 4
KETERANGAN 5
a. Rencana Pembangunan Jangka Panjang (RPJP)
Selama berlaku
4 tahun
Permanen
b. Rencana Pembangunan Jangka Menengah (RPJM)
Selama berlaku
4 tahun
Permanen
c. Rencana Strategis Kementerian Hukum dan HAM
Selama berlaku
4 tahun
Permanen
d. Rencana Kerja Pemerintah (RKP) e. Rencana Kerja Anggaran Kementerian/Lembaga (RKAKL) Kementerian Hukum dan HAM
Selama berlaku 2 tahun setelah tahun anggaran berakhir
2 tahun 10 tahun
Musnah Permanen
Program Kerja Tahunan a. Usulan Unit Eselon I, Kantor Wilayah dan Unit Pelaksana Teknis beserta data pendukung
2 tahun
2 tahun
Musnah, kecuali draft akhir masuk program kerja tahunan
b. Program Kerja Tahunan Unit Eselon I, Kantor Wilayah dan Unit Pelaksana Teknis
1 tahun
2 tahun
Musnah, setelah masuk program kerja tahunan Kementerian
c. Program Kerja Tahunan Kementerian Hukum dan HAM
2 tahun
3 tahun
Permanen
Penetapan/Kontrak Kinerja a. Menteri Hukum dan HAM
3 tahun
4 tahun
Permanen
1
NOMOR
JANGKA WAKTU PENYIMPANAN AKTIF INAKTIF 3 4 3 tahun 4 tahun
JENIS ARSIP
1
2 b. Pimpinan Unit Kerja
4.
KETERANGAN 5 Musnah, kecuali eselon I Permanen
Laporan a. Laporan Pelaksanaan Kegiatan b. Laporan Berkala - Laporan Harian
1 tahun setelah selesai dilaksanakan
4 tahun
Musnah
1 tahun
1 tahun
Musnah
- Laporan Mingguan
1 tahun
1 tahun
Musnah
- Laporan Bulanan
1 tahun
1 tahun
Musnah
- Laporan Triwulan
3 tahun
3 tahun
Musnah
- Laporan Semesteran - Laporan Tahunan Unit Eselon I dan Kantor Wilayah
3 tahun 3 tahun
3 tahun 3 tahun
Musnah Musnah
- Laporan Tahunan Kementerian Hukum dan HAM
2 tahun
4 tahun
Permanen
- Laporan Capaian Kinerja Kementerian Hukum dan HAM
2 tahun
4 tahun
2 tahun
4 tahun
Permanen Dinilai kembali
1. LAKIP Unit Eselon I, Unit Eselon II dan Unit Pelaksana Teknis
2 tahun
4 tahun
Dinilai kembali
2. LAKIP Kementerian Hukum dan HAM
2 tahun
4 tahun
Permanen
Evaluasi Program a. Evaluasi Program Unit Kerja
2 tahun
4 tahun
b. Evaluasi LAKIP Kementerian Hukum dan HAM c. Evaluasi Program / Kegiatan Kementerian Hukum dan HAM
2 tahun 2 tahun
4 tahun 4 tahun
Musnah, setelah masuk laporan program kementerian Permanen Permanen
Sampai dengan diundangkan
2 tahun
Dinilai kembali
c. Laporan Insidential d. Laporan Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah
5.
II.
HUKUM
1.
Program Legislasi : a. bahan/materi program legislasi nasional/daerah
2
NOMOR
JANGKA WAKTU PENYIMPANAN AKTIF INAKTIF 3 4 Sampai dengan 3 tahun diundangkan
JENIS ARSIP
KETERANGAN
1
2 b. program legislasi Kementerian Hukum dan HAM
2.
Rancangan Peraturan Perundangan-undangan : a. Rancangan Undang-undang atau Peraturan Pemerintah Pengganti Undangundang, termasuk naskah akademik, rancangan awal s/d rancangan akhir dan telaah hukum.
Sampai dengan diundangkan
3 tahun
Permanen
b. Rancangan Peraturan Pemerintah termasuk naskah akademik, rancangan awal s/d rancangan akhir dan telaah hukum.
Sampai dengan diundangkan
3 tahun
Permanen
c. Rancangan Peraturan/Keputusan/Instruksi Presiden termasuk akademik, rancangan awal s/d rancangan akhir dan telaah hukum.
naskah
Sampai dengan diundangkan
3 tahun
Permanen
3.
Peraturan Menteri Hukum dan HAM termasuk termasuk naskah akademik, rancangan awal s/d rancangan akhir dan telaah hukum.
Selama berlaku
5 tahun
Permanen
4.
Keputusan Menteri Hukum dan HAM termasuk termasuk naskah akademik, rancangan awal s/d rancangan akhir dan telaah hukum.
Selama berlaku
5 tahun
Dinilai kembali, kecuali yang bersifat pengaturan permanen
5.
Instruksi Menteri Hukum dan HAM termasuk termasuk naskah akademik, rancangan awal s/d rancangan akhir dan telaah hukum.
Selama berlaku
2 tahun
Dinilai kembali, kecuali yang bersifat pengaturan permanen
6.
Surat Edaran Menteri Hukum dan HAM termasuk termasuk naskah akademik, rancangan awal s/d rancangan akhir dan telaah hukum.
Selama berlaku
2 tahun
Dinilai kembali, kecuali yang bersifat pengaturan permanen
7.
Surat Perintah a. Surat Perintah Menteri Hukum dan HAM
Selama berlaku
-
Permanen
b. Surat Perintah Pejabat Eselon I, II & Kepala Satuan Kerja
Selama berlaku
-
Dinilai kembali
8.
Nota Kesepahaman/Memorandum of Understanding (MoU) / Kontrak/Perjanjian Kerjasama/Adendum :
3
5 Permanen
NOMOR
JANGKA WAKTU PENYIMPANAN AKTIF INAKTIF 3 4 Selama berlaku 5 tahun
JENIS ARSIP
1
2 a. Dalam Negeri b. Luar Negeri
5 Permanen
Selama berlaku
5 tahun
Permanen
selama menteri yang bersangkutan
2 tahun
Permanen
1 tahun setelah diperoleh keputusan berkekuatan hukum tetap
3 tahun
Dinilai kembali
Sampai keputusan Berkas tentang kasus/sengketa pidana baik kejahatan maupun pelanggaran berkekuatan hukum (proses verbal mulai dari penyelidikan, penyidikan s/d vonis; berkas tetap dan dipenuhi hak pembelaan dan bantuan hukum; telaah hukum dan opini hukum). & kewajiban
3 tahun
Dinilai kembali
3 tahun
Dinilai kembali
3 tahun
Dinilai kembali
3 tahun
Dinilai kembali
9.
Memorandum Menteri
10.
Bantuan/Konsultasi Hukum/Advokasi Berkas tentang pemberian bantuan/konsultasi hukum (Pidana, Perdata, Tata Usaha Negara dan Agama).
11.
KETERANGAN
Kasus/Sengketa Hukum a. Pidana
b. Perdata Berkas tentang kasus/sengketa perdata: (proses verbal mulai dari Sampai keputusan penyelidikan, penyidikan s/d vonis; berkas pembelaan dan bantuan hukum; berkekuatan hukum telaah hukum dan opini hukum). tetap dan dipenuhi hak & kewajiban c. Tata Usaha Negara Sampai keputusan Berkas tentang kasus/sengketa Tata Usaha Negara: (proses verbal mulai dari penyelidikan, penyidikan s/d vonis; berkas pembelaan dan bantuan berkekuatan hukum tetap dan dipenuhi hak hukum; telaah hukum dan opini hukum). & kewajiban d. Perburuhan Berkas tentang kasus/sengketa perburuhan : (proses verbal mulai Sampai keputusan daripenyelidikan, penyidikan s/d vonis; berkas pembelaana dan bantuan berkekuatan hukum hukum; telaah hukum dan opini hukum). tetap dan dipenuhi hak & kewajiban
4
NOMOR 1
2 e. Arbitase Berkas tentang kasus/sengketa Arbitrase : (proses verbal mulai dari Sampai keputusan penyelidikan, penyidikan s/d vonis; berkas pembelaan dan bantuan hukum; berkekuatan hukum telaah hukum dan opini hukum). tetap dan dipenuhi hak & kewajiban f.
12.
JANGKA WAKTU PENYIMPANAN AKTIF INAKTIF 3 4
JENIS ARSIP
Sengketa Adat
5
3 tahun
Dinilai kembali
Sampai penyelesaian
5 tahun
Permanen
Sampai dengan ijin diperbaharui
3 tahun
Dinilai kembali
Sampai HKI diperbaharui
2 tahun
Permanen
Selama berlaku
5 tahun
Permanen
Perijinan Berkas Perijinan sejak permohonan sampai dengan diterbitkannya surat ijin
13.
KETERANGAN
Hak Kekayaan Intelektual - Hak Cipta - Hak Paten
III.
ORGANISASI & TATALAKSANA
1
Struktur Organisasi dan Tata Kerja di Lingkungan Kementerian Hukum dan HAM (mulai dari usulan sampai Penetapan Menteri) a. Pembentukan b. Pengubahan c. Pembubaran
2
Dokumen Reformasi Birokrasi
Selama berlaku
5 tahun
Permanen
3
Analisis Jabatan
Selama berlaku
5 tahun
Permanen
4
Standar Kompetensi Jabatan Struktural dan Fungsional
Selama berlaku
5 tahun
Permanen
5
Standar Operasional Prosedur (SOP)
Selama berlaku
2 tahun
Permanen
6
Sistem Elektronik Kementerian Hukum dan HAM
Selama berlaku
2 tahun
Dinilai kembali
-
Sistem Aplikasi Pengadaan Barang dan Jasa secara elektronik (SPSE), Sistem Aplikasi Pelaporan, Sistem Aplikasi Kepegawaian, dan lain-lain 7
Hubungan antar unit kerja
1 tahun
2 tahun
Musnah
8
Pembinan dan Evaluasi Organisasi
2 tahun
5 tahun
Dinilai kembali
5
NOMOR 1 IV.
KEARSIPAN
1.
Administrasi Persuratan
2.
JANGKA WAKTU PENYIMPANAN AKTIF INAKTIF 3 4
JENIS ARSIP 2
KETERANGAN 5
a. Kartu Kendali / Buku Agenda
2 tahun
3 tahun
Musnah
b. Lembar Pengantar / Buku Ekspedisi
2 tahun
3 tahun
Musnah
c. Catatan Layanan Penggandaan
1 tahun
2 tahun
Musnah
Selama dipergunakan
-
Musnah
1 tahun
2 tahun
Musnah
Sampai ditetapkan
3 tahun
Permanen
1 tahun
2 tahun
Musnah
Selama berlaku
2 tahun
Musnah
2 tahun
3 tahun
Permanen
2 tahun
3 tahun
Permanen
1 tahun
2 tahun
Musnah
Penyimpanan & Pemeliharaan Arsip a. Daftar Arsip b. Administrasi Pemeliharaan Asip ( Fumigasi dsb)
3.
Persetujuan Jadwal Retensi Arsip
4.
Layanan Arsip ( Peminjaman dan Penggunaan Arsip)
5.
Penyusutan Arsip a. Pemindahan Arsip Inaktif - Berita Acara Pemindahan - Daftar Pertelaan Arsip yang dipindahkan b. Pemusnahan Arsip yang Tak Bernilai Guna - Berita Acara Pemusnahan - Daftar Pertelaan Arsip Yang Dimusnahkan - Rekomendasi/Pertimbangan pemusnahan arsip dari instansi terkait. - Surat Keputusan Pemusnahan c. Penyerahan Arsip Statis - Berita Acara Serah Terima Arsip
6.
- Daftar Arsip yang diserahkan Pembinaan Kearsipan - Apresiasi/sosialisasi/penyuluhan kearsipan - Bimbingan Teknis
6
NOMOR 1 7.
JANGKA WAKTU PENYIMPANAN AKTIF INAKTIF 3 4
JENIS ARSIP 2 - Supervisi dan Monitoring Pengelolaan Arsip Sandi
KETERANGAN 5
2 tahun
3 tahun
Dinilai kembali
1 tahun
1 tahun
Musnah
- Dalam Negeri
2 tahun
3 tahun
Musnah
- Luar Negeri
3 tahun
5 tahun
Musnah
2 tahun
-
Musnah
- Komunikasi kedinasan biasa - Komunikasi kedinasan dalam bentuk kode sandi - Hasil Transliterasi sandi V.
KETATAUSAHAAN DAN KERUMAHTANGGAAN
1.
Telekomunikasi Administrasi penggunaan / langganan peralatan telekomunikasi meliputi : Telepon, CCTV, radio, teleks, HT, teleconference, TV kabel, dan Internet.
2.
3.
Perjalanan Dinas
Administrasi penggunaan fasilitas kantor meliputi permintaan dan penggunaan: -
ruang, gedung, kendaraan, wisma, dan fasilitas kantor lainnya.
4.
Pemeliharaan/perbaikan inventaris kantor
1 tahun
1 tahun
Musnah
5.
Surat jalan/surat perintah membawa/meminjam barang inventaris kantor
1 tahun
1 tahun
Musnah
6.
Administrasi penghunian rumah dinas
2 tahun setelah selesai menempati
-
Musnah
7.
Risalah/Notulen Rapat a. Rapat Pimpinan
1 tahun
4 tahun
Dinilai kembali, kecuali rapat yang dipimpin oleh Menteri Permanen
b. Rapat Staf
1 tahun
4 tahun
Dinilai kembali
Administrasi penyediaan konsumsi & akomodasi
2 tahun
-
Musnah
8.
7
NOMOR 1 9.
JANGKA WAKTU PENYIMPANAN AKTIF INAKTIF 3 4 2 tahun -
JENIS ARSIP 2 Pengelolaan kendaraan dinas
KETERANGAN 5 Musnah
- Pengurusan surat-surat kendaraan dinas - Pemeliharaan & perbaikan - Pengurusan kehilangan dan masalah kendaraan lainnya. - Administrasi pemakaian BBM 10.
Pemeliharaan Gedung & Taman
2 tahun
3 tahun
Musnah
2 tahun
1 tahun
Musnah
- pertamanan/landscaping - penghijauan - perbaikan dan pemeliharaan gedung - perbaikan rumah dinas/wisma - kebersihan gedung & taman 11.
- Instalasi bangunan kantor dan peralatan mesin lainnya Administrasi pengelolaan jaringan internet, jaringan listrik, air, telepon, air limbah dan sampah - perbaikan dan pemeliharaan - pemasangan
12.
- Tagihan dan pembayaran Denah bangunan, gambar instalasi listrik, air, gas
vital 1 tahun setelah bangunan dan instalasi di pindah tangankan
13.
Mutasi Barang -
14
-
Berita Acara serah terima/transfer/hibah
sampai barang dihapuskan sampai dengan diperbaharui
Daftar Opname Fisik
8
2 tahun
Musnah
2 tahun
Musnah
NOMOR 1 15
JANGKA WAKTU PENYIMPANAN AKTIF INAKTIF 3 4
JENIS ARSIP 2
KETERANGAN 5
Ketertiban dan keamanan a. Pengamanan Pimpinan, penjagaan dan dokumentasi jalur informasi - Buku Jurnal Harian - Buku Daftar Inventaris Barang Pengamanan
2 tahun
3 tahun
Musnah
2 tahun
3 tahun
Dinilai kembali
selama menteri masih menjabat
1 tahun
Musnah
1 tahun
2 tahun
Musnah
- Surat Ijin Kepemilikan Senjata Api
selama ijin masih berlaku
-
ditarik ke POLRI
- Surat ijin menggunakan/membawa senjata api dan amunisi bagi kelengkapan tugas
selama ijin masih berlaku
-
ditarik ke POLRI
- Surat ijin rekomendasi angkut senjata api untuk tugas POLSUS Kementerian Hukum dan HAM
selama ijin masih berlaku
-
ditarik ke POLRI
- Kartu Ijin Penguasaan Pinjam Pakai Senjata Api
selama ijin masih berlaku
-
ditarik ke POLRI
2 tahun
-
Musnah
2 tahun 1 tahun
2 tahun
Musnah Musnah
- Daftar nama satuan pengamanan - Daftar jaga/daftar piket - Catatan gangguan/pelanggaran/kejadian. - Surat ijin keluar masuk orang atau barang - Surat perintah penugasan b. Laporan Ketertiban dan Keamanan - Laporan negoisasi dan pengamanan unjuk rasa - Laporan monitoring lingkungan kantor dengan cctv - Laporan kehilangan - Laporan kerusakan - Laporan kecelakaan - Laporan gangguan - Berita Acara Pemeriksaan (BAP) 16.
Administrasi kriptophone/persandian
17
Administrasi pengelolaan senjata api - Hasil pemeriksaan psikologi
18. 19. 20.
Administrasi pakaian dinas pegawai, pengamanan khusus, petugas kebersihan dan pegawai lainnya. Administrasi pengelolaan Parkir Bimbingan Teknis Personil Pengamanan
9
NOMOR
JENIS ARSIP
1
2
VI.
KEPUSTAKAAN
1.
Penyimpanan Deposit Bahan Pustaka
2.
JANGKA WAKTU PENYIMPANAN AKTIF INAKTIF 3 4
5
a. Bukti Penerimaan Koleksi Bahan Pustaka Deposit
2 tahun
3 tahun
Musnah
b. Administrasi Pengelolaan Deposit Bahan Pustaka
2 tahun
3 tahun
Musnah
sampai tidak digunakan
3 tahun
Vital
b. Daftar buku terseleksi
1 tahun
3 tahun
Musnah
c. Daftar buku dalam pemesanan
1 tahun
2 tahun
Musnah
d. Daftar buku dalam permintaan
1 tahun
2 tahun
Musnah
e. Daftar penerimaan bahan pustaka hasil pembelian, hadiah, deposit hibah
1 tahun
2 tahun
Musnah
f. Daftar pengiriman bahan pustaka surplus
1 tahun
2 tahun
Musnah
g. Daftar Warta Peraturan Perundang-undangan
1 tahun
2 tahun
Musnah
h. Lembar kerja pengelolaan BP (Buram, Pengkatalogan)
1 tahun
2 tahun
Musnah
sampai tidak digunakan
2 tahun
Musnah
2 tahun
3 tahun
Musnah
selama berlaku
5 tahun
Permanen
1 tahun
5 tahun
Dinilai kembali
1 tahun
5 tahun
Dinilai kembali
Pengadaan dan Pengolahan Bahan Pustaka a. Buku Induk Koleksi
I. Shelt List/Jajaran Kartu Utama (Master list) j. Daftar tambahan buku (Assesion list) VII.
KETERANGAN
TEKNOLOGI INFORMASI DAN KOMUNIKASI
1
Rencana strategis pembangunan sistem informasi (SIM)
2
Dokumentasi Arsitektur - Sistem Informasi - Sistim Aplikasi - Infrastruktur
3
Dokumentasi Implementasi - Sistem Informasi - Sistim Aplikasi - Infrastruktur
10
NOMOR 1 4
JANGKA WAKTU PENYIMPANAN AKTIF INAKTIF 3 4 1 tahun 2 tahun
JENIS ARSIP 2 Perekaman dan pemuktahiran data
KETERANGAN 5 Musnah
- Formulir isian - Daftar petugas perekaman - Jadwal pelaksanaan - Laporan hasil perekaman dan pemutakiran data 5
Migrasi Sistem Aplikasi dan Data :
1 tahun
3 tahun
Dinilai kembali
1 tahun
-
Musnah
b. Dokumen Pemetaan Rencana Kebutuhan BMN
1 tahun setelah diperbaharui
3 tahun
Musnah
c. Dokumen Analisis Kebutuhan BMN lima tahunan
1 tahun setelah diperbaharui
3 tahun
Musnah
d. Dokumen Persetujuan Kebutuhan BMN
1 tahun setelah direalisasikan
2 tahun
Musnah
a. Pengadaan Barang Persediaan (Barang habis pakai)
3 tahun setelah pemeriksaan
2 tahun
Musnah
b. Pengadaan Aset Tetap
3 tahun setelah pemeriksaan
2 tahun
Musnah
c. Dokumen Pekerjaan Konstruksi
3 tahun setelah pemeriksaan
5 tahun
Musnah
- Perencanaan Migrasi - Pelaksanaan Migrasi - Berita Acara kegiatan Migrasi - Daftar sistem aplikasi dan data yang dimigrasi - Laporan hasil migrasi VIII 1.
PERLENGKAPAN Rencana Kebutuhan Barang a. Usulan Kebutuhan BMN Satuan Kerja/Wilayah/Kementerian
2
Pengadaan Barang dan Jasa
11
NOMOR
JANGKA WAKTU PENYIMPANAN AKTIF INAKTIF 3 4 2 tahun 5 tahun
JENIS ARSIP
1
2 d. Dokumen Jasa Konsultansi dan Jasa Lainnya
3.
Penyimpanan dan Penyaluran a. Penyimpanan Persediaan
5 Musnah
sampai dengan diperbaharui
2 tahun
Musnah
sampai dengan diperbaharui
2 tahun
Musnah
a. Daftar Barang Ruangan (DBR)
sampai dengan diperbaharui
2 tahun
Musnah
b. Daftar Barang Lainnya (DBL)
sampai dengan diperbaharui
2 tahun
Musnah
-
SK Panitia Penerimaan Hasil Pekerjaan
-
Surat Pemberitahuan Pemeriksaan Barang
-
Berita Acara Pemeriksaan barang
-
Surat Jalan Pengiriman barang ke gudang
-
Berita Acara Serah Terima Hasil Pekerjaan
-
Berita Acara Serah Terima Barang dari PPK ke KABAG penyimpanan dan Penyaluran
-
Buku Persediaan
-
Laporan Persediaan per semester
b. Penyaluran Barang Milik Negara (BMN)
4
KETERANGAN
-
Surat Permohonan Permintaan barang dari Unit Kerja
-
Bon Permintaan Barang
-
Surat Pemberitahuan Pengiriman barang dari penyedia
-
Surat Pemberitahuan Pengiriman barang dari Biro Perlengkapan
-
Bukti Pengiriman Barang dari Ekspedisi
-
Pengantar Pengiriman Barang
-
Berita Acara Serah Terima Barang
Penatausahaan BMN
12
NOMOR
JANGKA WAKTU PENYIMPANAN AKTIF INAKTIF 3 4 sampai dengan 2 tahun diperbaharui
JENIS ARSIP
1
2 c. Kartu Identitas Barang (KIB)
5
5 Musnah
d. Laporan Barang Kuasa Pengguna
3 tahun setelah pemeriksaan
2 tahun
Musnah
e. Laporan Barang Pengguna
3 tahun setelah pemeriksaan
2 tahun
Musnah
1 tahun setelah tindak lanjut selesai
3 tahun
Dinilai kembali
1 tahun setelah diperbaharui
3 tahun
Musnah
2 tahun setelah diterbitkan penetapan penghapusan
4 tahun
Musnah
2 tahun setelah dihapuskan
5 tahun
Dinilai kembali
2 tahun setelah lelang
5 tahun
Dinilai kembali
Selama BMN belum dihapus
3 tahun
Musnah
f
Tindak Lanjut Temuan Hasil Pemeriksaan
g
Laporan Perkembangan BMN
Penghapusan Barang Milik Negara (BMN) a. Berkas Usulan Penghapusan BMN
b. Penetapan Penghapusan BMN
c. Risalah Lelang d. Dokumen Penarikan BMN
6
KETERANGAN
Pemanfaatan dan Pemindahtanganan BMN a. Berkas Usulan Pemanfaatan dan Pemindahtanganan BMN
2 tahun setelah ada penetapan
5 tahun
Musnah kecuali yang ditindaklanjuti masuk dokumen kontrak
b. Kontrak / Perjanjian Pemanfaatan dan Pemindahtanganan BMN
2 tahun setelah selesainya perjanjian
5 tahun
Dinilai Kembali
13
NOMOR
JENIS ARSIP
1
2
JANGKA WAKTU PENYIMPANAN AKTIF INAKTIF 3 4
c. Penetapan Pemanfaatan dan Pemindahtanganan BMN 7
KETERANGAN 5
2 tahun setelah pemeriksaan
5 tahun
vital
2 tahun setelah ditetapkan golongan rumah negara
5 tahun
Musnah kecuali yang ditindaklanjuti masuk dokumen Penetapan Golongan
Selama rumah negara masih dicatat di Kementerian
5 tahun
vital
2 tahun setelah ada perubahan status
5 tahun
Musnah kecuali yang ditindaklanjuti masuk dokumen Perubahan Status
Pengelolaan Rumah Negara a
Usulan Penetapan Golongan Rumah Negara
b. Penetapan Golongan Rumah Negara
c. Berkas Usulan Perubahan Status Golongan Rumah Negara
d
Perubahan Status Golongan Rumah Negara
Sebelum ada pengalihan hak
5 tahun
vital
e
Surat Ijin Penghunian (SIP) Rumah Negara
Selama pemegang SIP menempati rumah negara
2 tahun
Dinilai Kembali
f
Berkas Usulan Pengalihan Hak
Sampai diterbitkannya pengalihan hak
5 tahun
Musnah kecuali yang ditindaklanjuti masuk dokumen Pengalihan Hak
g
Berkas Usulan Pemecahan Sertifikat
Sampai diterbitkannya sertifikat
5 tahun
Musnah kecuali yang ditindaklanjuti masuk dokumen Pemecahan Sertifikat
14
NOMOR
JENIS ARSIP
1
2
8
9
JANGKA WAKTU PENYIMPANAN AKTIF INAKTIF 3 4
KETERANGAN 5
Penetapan status penggunaan BMN a
Berkas Usulan Penetapan Status Penggunaan BMN
2 tahun setelah ada penetapan status penggunaan BMN
5 tahun
Musnah kecuali yang ditindaklanjuti masuk dokumen Penetapan Status Penggunaan BMN
b
Penetapan Status Penggunaan BMN
Selama BMN masih digunakan
5 tahun
Dinilai Kembali
c. Berkas Usulan Pengalihan Status Penggunaan BMN
2 tahun setelah ada penetapan status penggunaan BMN
5 tahun
Musnah kecuali yang ditindaklanjuti masuk dokumen Pengalihan Status Penggunaan BMN
d. Penetapan Pengalihan Status Penggunaan BMN
2 tahun setelah ada pemeriksaan
5 tahun
Dinilai Kembali
Bukti-bukti Kepemilikan Asset
sampai dengan dihapuskan /dipindahtangankan
-
Vital
1 tahun
3 tahun
Musnah
- Sertifikat Tanah - IMB - Gambar/Denah bangunan/instalasi listrik, air dan gas dan As Built Drawing - BPKB - STNK VIII 1.
HUBUNGAN MASYARAKAT KEPROTOKOLAN a. penyelenggaraan acara kedinasan (upacara, pelantikan, peresmian dan jamuan termasuk acara peringatan hari-hari besar ).
15
NOMOR
JANGKA WAKTU PENYIMPANAN AKTIF INAKTIF 3 4
JENIS ARSIP
1
2
KETERANGAN 5
b. Pidato/Sambutan : -
Menteri
2 tahun
3 tahun
Permanen
-
Pejabat lainnya
1 tahun
2 tahun
Dinilai kembali
c. Buku tamu
2 tahun
2 tahun
Musnah, kecuali pejabat negara atau tokoh nasional permanen
d. Ucapan terima kasih, ucapan selamat, bela sungkawa, permohonan maaf
1 tahun
-
Musnah
e. Penerimaan tamu asing dan jamuan makan beserta lampirannya
2 tahun
3 tahun
Musnah
f. Agenda kegiatan Menteri/para pejabat Eselon I
1 tahun
4 tahun
Musnah
- kunjungan dinas Menteri
1 tahun
4 tahun
Permanen
- kunjungan dinas pejabat lain/pegawai.
1 tahun
3 tahun
Musnah
Selama berlaku
-
Musnah
2 tahun
3 tahun
Dinilai kembali
a. hubungan dengan lembaga pemerintah
1 tahun
4 tahun
Dinilai kembali
b. hubungan dengan organisasi sosial/LSM
1 tahun
4 tahun
Dinilai kembali
c. Hubungan dengan Perguruan tinggi/sekolah termasuk magang, PKL
1 tahun
2 tahun
Musnah
d. Forum Kehumasan (Bakohumas/Perhumas )
1 tahun
2 tahun
Musnah
1. siaran pers/konferensi pers/pres release
1 tahun
2 tahun
Musnah, kecuali Menteri Permanen
2. kunjung wartawan/peliputan 3. wawancara
1 tahun 1 tahun
2 tahun 2 tahun
Musnah Musnah
g. Kunjungan dinas dalam dan luar negeri
h. Daftar nama alamat kantor/pejabat 2.
Dokumentasi liputan kegiatan dinas Pimpinan, acara kedinasan dan peristiwaperistiwa bidang masing-masing dalam berbagai media kertas,foto, video, rekaman suara/multi media.
3
Hubungan dengan lembaga negara dan Badan Pemerintah/Instansi :
e. Hubungan dengan media masa
16
NOMOR
JANGKA WAKTU PENYIMPANAN AKTIF INAKTIF 3 4 1 tahun 4 tahun
JENIS ARSIP
KETERANGAN
1 4
2 Rapat Kerja dan Rapat Dengar Pendapat/Hearing DPR-RI
5
Sidang Kabinet
1 tahun
4 tahun
Permanen
6
Penerbitan/Majalah, buletin, kliping koran dan jurnal.
1 tahun
3 tahun
Musnah kecuali master permanen
7
Publikasi melalui media cetak maupun elektronik
1 tahun
3 tahun
Musnah kecuali master
8
Pameran /sayembara/lomba/festival,pembuatan spanduk dan iklan.
1 tahun
4 tahun
Dinilai kembali
9
Penghargaan/Tanda Kenang-kenangan (Administrasi pemberian penghargaan /tanda kenang-kenangan kepada masyarakat yang memiliki jasa prestasi besar)
2 tahun
3 tahun
Permanen
10
Pelayanan Informasi Publik di bidang Hukum dan HAM a. Pemberian Informasi Publik
1 tahun
2 tahun
Musnah
b. Sengketa Informasi Publik
1 tahun setelah penanganan kasus selesai
2 tahun
Dinilai kembali
11.
Pengaduan Masyarakat
1 tahun setelah penanganan kasus selesai
2 tahun
Dinilai kembali
IX.
PENGAWASAN
1.
Rencana Pengawasan a. Rencana Strategis Pengawasan
5 tahun
10 tahun
Permanen
b. Rencana Kinerja Tahunan (RKT)
2 tahun
5 tahun
Musnah
c. Penetapan Kinerja Tahunan (PKT)
2 tahun
5 tahun
Musnah
d. Program Kerja Pengawasan Tahunan ( PKPT)
2 tahun
3 tahun
Musnah
e. Rakor Koordinasi Pengawasan (Rakorwas)
2 tahun
3 tahun
Musnah
f. Laporan Akuntabilitas Instansi Pemerintah (LAKIP) Inspektorat
2 tahun
5 tahun
Musnah
17
5 Permanen
NOMOR
JENIS ARSIP
1 2.
2 Pelaksanaan Pengawasan a. Laporan Hasil Audit Kinerja/Pemeriksaan (LHA/LHP) beserta lampirannya, meliputi : - Laporan pelaksanaan tindak lanjut dari satuan kerja - Temuan dan rekomendasi yang dituangkan dalam petunjuk penanganan dan penertiban - Kertas kerja audit indikator kinerja - Template pengukuran kinerja - Kertas kerja penilaian atas implementasi Sistem Pengendalian Intern Pemerintah (SPIP) - Penilaian kinerja pelayanan - Survey kepuasan masyarakat - Rekapitulasi survey kepuasan masyarakat - Kertas kerja evaluasi kinerja satuan kerja
JANGKA WAKTU PENYIMPANAN AKTIF INAKTIF 3 4
KETERANGAN 5
1 tahun setelah tindak lanjut selesai
3 tahun
Dinilai kembali
b. Laporan Hasil Audit Tujuan Tertentu (Audit khusus) beserta lampirannya, meliputi : - Tanggapan keberatan - Surat keberatan - Surat keputusan penjatuhan hukuman disiplin - Surat pemberitahuan/proses penjatuhan hukuman disiplin - Pendapat/saran - Usul Hukuman disiplin - Laporan hasil pemeriksaan - Resume hasil pemeriksaan - Surat perintah - Berita Acara Pemeriksaan - Salinan/copy SK pangkat dan gaji pokok terakhir - Data pendukung lainnya
1 tahun setelah tindak lanjut selesai
5 tahun
Permanen
c. Laporan Tindak Lanjut Hasil Audit beserta lampirannya
2 tahun setelah tindak lanjut selesai
8 tahun
Permanen
2 tahun 2 tahun 1 tahun
3 tahun 5 tahun 2 tahun
Musnah Musnah Dinilai kembali
d e f
BPK BPKP Inspektorat Jenderal Riview Laporan Keuangan Evaluasi Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah (AKIP) Unit Kerja Laporan perkembangan penanganan surat pengaduan masyarakat
18
NOMOR 1
JANGKA WAKTU PENYIMPANAN AKTIF INAKTIF 3 4 2 tahun 3 tahun
JENIS ARSIP 2 g Evaluasi Sistem Pengendalian Intern Pemerintah (SPIP)
3.
Daftar Nama Pegawai Kementerian Hukum dan HAM yang dikenakan sanksi Hukuman Disiplin / Kartu Cela
4
Pelimpahan Wewenang hasil tindak lanjut pemeriksaan mengenai kasus-kasus korupsi kepada Kejaksaan Agung RI dan Komisi Pemberantasan Korupsi (KPK)
KETERANGAN 5 Dinilai kembali
2 tahun setelah disampaikan kepada Dewan Penjatuhan Hukuman Disiplin dan kepada Badan Pertimbangan Jabatan dan Kepangkatan (BAPERJAKAT)
3 tahun
Dinilai Kembali
2 tahun setelah ditindaklanjuti
6 tahun
Permanen
Jakarta, Juni 2012 Menteri Hukum dan Hak Asasi Manusia
Amir Syamsudin
19
