JADWAL RETENSI ARSIP FASILITATIF DEPARTEMEN KEHAKIMAN DAN HAK ASASI MANUSIA REPUBLIK INDONESIA

Lampiran Keputusan Menteri Nomor Tanggal

JADWAL RETENSI ARSIP FASILITATIF DEPARTEMEN KEHAKIMAN DAN HAK ASASI MANUSIA REPUBLIK INDONESIA

DEPARTEMEN HUKUM DAN HAK ASASI MANUSIA REPUBLIK INDONESIA

: A-01.UM.02.01 TAHUN 2004 : 18 Pebruari 2004

Kata Pengantar Dengan memanjatkan puji syukur kehadirat Tuhan Yang Maha Esa karena hanya berkat Rakhmat, Hidayah dan bimbingan Nya Penyusunan Jadwal Retensi Arsip (JRA) Fasilitatif Departemen Kehakiman dan Hak Asasi Manusia R.I, yang telah lama kita nanti-nantikan akhirnya dapat terwujud. Dengan terbitnya Keputusan Menteri Kehakiman dan Hak Asasi Manusia R.I Nomor : M-01.UM.02.01 Tahun 2004 tenggal 18 Februari 2004 tentang JADWAL RETENSI ARSIP FASILITATIF DEPARTEMEN KEHAKIMAN DAN HAK ASASI MANUSIA R.I selain untuk memenuhi amanat yang terkandung dalam Peraturan Pemerintah Nomor : 34 Tahun 1979 tentang Penyusunan Arsip, juga diharapkan Jadwal Retensi Arsip ini dapat dijadikan pedoman kerja bagi para Pejabat dan Pegawai pengelola dan penanggung jawab tata usaha/arsip sehingga dapat meningkatkan kesadaran akan pentingnya nilai arsip, sekaligus terciptanya tertib administrasi secara lebih sempurna dilingkungan Departemen Kehakiman dan Hak Asasi Manusia R.I. Tentunya Jadwal Retensi Arsip ini masih jauh dari pada sempurna, namun setidaknya sudah dapat dipergunakan/dimanfaatkan sesuai kebutuhan dan tidak tertutup kemungkinan dikemudian hari masih perlu disempurnakan guna menyesuaikan perkembangan teknologi persuratan/kerasipan. Dengan telah tersusunnya Jadwal Retensi Arsip Fasilitatif Departemen Kehakiman dan Hak Asasi Manusia R.I diharapkan segera dapat disusul tersusunnya Jadwal Retensi Substantif, sehingga lengkap sudah sarana yang diperlukan dalam melaksanakan penyusutan arsip disemua unit kerja dijajaran Departemen Kehakiman dan Hak Asasi Manusia R.I Atas nama Pimpinan Departemen Kehakiman dan Hak Asasi Manusia R.I kami menyampaikan terima kasih kepada segenap anggota tim yang bertugas menyusun Jadwal Retensi Arsip Fasilitatif Departemen Kehakiman dan Hak Asasi Manusia R.I dan kepada semua pihak yang telah turut berpartisipasi khususnya para pejabat dai Badan Pemeriksa Keuangan (BEPEKA), Badan Kepegawaian Negara (BKN), Arsip Nasional R.I (ANRI) dan Departemen Keuangan R.I

DAFTAR ISI

Halaman

- Kata Pengantar....................................................................................................................................................

i

- Daftar Isi ..............................................................................................................................................................

ii

- Keputusan Menteri Kehakiman dan Hak Asasi Manusia RI ...........................................................................

iii

Lampiran Keputusan Menteri Kehakiman dan Hak Asasi Manusia RI ..............................................................

iv

1. JRA Fasilitatif Bidang Perencanaan ..................................................................................................................

1-2

2. JRA Fasilitatif Bidang Kepegawaian ................................................................................................................

3-8

3. JRA Fasilitatif Bidang Keuangan.......................................................................................................................

9-19

4. JRA Fasilitatif Bidang Perlengkapan.................................................................................................................

20-25

5. JRA Fasilitatif Bidang Umum ............................................................................................................................

26-29

6. JRA Fasilitatif Bidang Pendidikan dan Latihan ...............................................................................................

30-31

7. Surat Persetujuan Sekretaris Jenderal BEPEKA .............................................................................................

32

8. Surat Persetujuan Kepala BKN .........................................................................................................................

33

9. Surat Persetujuan Kepala ANRI........................................................................................................................

34

DEPARTEMEN KEHAKIMAN DAN HAK ASASI MANUSIA REPUBLIK INDONESIA

SALINAN KEPUTUSAN MENTERI KEHAKIMAN DAN HAK ASASI MANUSIA REPUBLIK INDONESIA NOMOR : A-01.UM.02.01 tahun 2004 TENTANG JADWAL RETENSI ARSIP FASILITATIF DEPARTEMEN KEHAKIMAN DAN HAK ASASI MANUSIA REPUBLIK INDONESIA MENTERI KEHAKIMAN DAN HAK ASASI MANUSIA REPUBLIK INDONESIA Menimbang

: a. bahwa dalam rangka tercapainya tertib administrasi dan terlaksananya penyusutan arsip fasilitatif di lingkungan Departemen Kehakiman dan Hak Asasi Manusia Republik Indonesia perlu adanya Jadwal Retensi Arsip sebagaimana diamanatkan dalam pasal 4 dan 5 Peraturan Pemerintah Nomor : 34 Tahun 1979; b. bahwa untuk maksud tersebut pada butir (a) di atas perlu menetapkan Jadwal Retensi Arsip Fasilitatif di lingkungan Departemen Kehakiman dan Hak Asasi Manusia Republik Indonesia dengan Keputusan Menteri Kehakiman dan Hak Asasi Manusia Republik Indonesia.

Mengingat

: 1. Undang-undang Nomor : 7 Tahun 1971 (Lembaran Negara Tahun 1971 Nomor : 32 dan Tambahan Lembaran Negara Nomor : 294) tentang, Ketentuan-ketentuan Pokok Kearsipan; 2. Peraturan Pemerintah Nomor : 34 Tahun 1979 (Lembaran Negara Tahun 1979 Nomor : 51 dan Tambahan Lembaran Negara Nomor : 2964) tentang Penyusutan Arsip; 3. Keputusan Presiden Republik Indonesia Nomor : 234/M Tahun 2000; 4. Keputusan Presiden Republik Indonesia Nomor : 165 Tahun 2000 tentang, Kedudukan, Tugas, Fungsi, Kewenangan, Susunan Organisasi dan Tata Kerja Departemen; 5. Keputusan Presiden Republik Indonesia Nomor : 177 Tahun 2000 tentang, Susunan Organisasi dan Tugas Departemen; 6. Keputusan Menteri Kehakiman Republik Indonesia Nomor : M-01.UM.02.01 Tahun 1980 tanggal 1 Januari 1980 tentang, PENETAPAN TATA KEARSIPAN DENGAN KARTU KENDALI DI LINGKUNGAN DEPARTEMEN KEHAKIMAN REPUBLIK INDONESIA; 7. Keputusan……

Keputusan Menteri Kehakiman dan HAM R.I Nomor : A-01.UM.02.01 tahun 2004 Tanggal : 18 Pebruari 2004

7. Keputusan Menteri Kehakiman Republik Indonesia Nomor : M-18.UM.06.05 Tahun 1996 tanggal 9 April 1996 tentang, “POLA PEMBINAAN DAN PENGENDALIAN ADMINISTRASI DEPARTEMEN KEHAKIMAN REPUBLIK INDONESIA”; 8. Keputusan Menteri Kehakiman dan Hak Asasi Manusia Republik Indonesia Nomor : M-01.PR.07.15 Tahun 2001 tanggal 6 Pebruari 2001 tentang, “ORGANISASI DAN TATA KERJA DEPARTEMEN KEHAKIMAN DAN HAK ASASI MANUSIA REPUBLIK INDONESIA”. Memperhatikan

: 1. Persetujuan Sekretaris Jenderal Badan Pemeriksa Keuangan dengan surat Nomor : 11/S/VIII-VIII.4/01/2004 tanggal 23 Januari 2004. 2. Persetujuan Kepala Badan Kepegawaian Negara dengan Surat Nomor : K.26-30/HAL.6-7/04 tanggal 21 Januari 2004. 3. Persetujuan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia dengan Surat Nomor : PK.01/070/2004 Tanggal 12 Pebruari 2004. MEMUTUSKAN :

Menetapkan

: KEPUTUSAN MENTERI KEHAKIMAN DAN HAK ASASI MANUSIA REPUBLIK INDONESIA TENTANG, JADWAL RETENSI ARSIP FASILITATIF DEPARTEMEN KEHAKIMAN DAN HAK ASASI MANUSIA REPUBLIK INDONESIA. Pasal 1 Dalam Keputusan ini yang dimaksud dengan : 1. Arsip adalah naskah-naskah yang dibuat dan diterima dalam bentuk corak apapun baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan tugas/kegiatan seluruh unit kerja di lingkungan Departemen Kehakiman dan Hak Asasi Manusia Republik Indonesia; 2. Jadwal Retensi Arsip adalah Daftar sebagaimana dimaksud dalam Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor : 34 Tahun 1979, pasal 4 ayat 3 yaitu daftar yang berisi sekurang-kurangnya jenis arsip beserta jangka waktu penyimpanannya sesuai dengan nilai kegunaannya dan dipakai sebagai pedoman penyusutan arsip;


3. Penyusutan arsip adalah kegiatan pengurangan arsip sebagaimana diatur dalam Pasal 2 Peraturan Pemerintah Nomor : 34 tahun 1979. Pasal 2 (1) Jadwal Retensi Arsip Fasilitatif sebagaimana tercantum dalam lampiran 1 sampai dengan 6 keputusan ini, merupakan satu kesatuan yang tidak terpisahkan dengan Keputusan ini; (2) Jadwal Retensi Arsip sebagaimana tersebut dalam ayat (1) Pasal ini dipakai sebagai pedoman penyusutan arsip di lingkungan Departemen Kehakiman dan Hak Asasi Manusia Republik Indonesia; (3) Pelaksanaan penyusutan arsip berdasarkan Jadwal Retensi Arsip sebagaimana dimaksud dalam keputusan ini dilakukan secara rutin dan dibuatkan Berita Acara; (4) Pemusnahan arsip yang mempunyai jangka waktu simpan menurut Jadwal Retensi Arsip 10 (sepuluh) tahun atau lebih dalam pelaksanaannya berpedoman pada pasal 8 Peraturan Pemerintah Nomor : 34 Tahun 1979. Pasal 3 Dengan berlakunya Keputusan ini, segala ketentuan yang bertentangan dengan keputusan ini dinyatakan tidak berlaku dan hal-hal yang belum diatur dalam keputusan ini akan diatur dan ditetapkan kemudian. Pasal 4 Keputusan ini berlaku di lingkungan Departemen Kehakiman dan Hak Asasi Manusia Republik Indonesia, dan apabila di kemudian hari terdapat kekeliruan dalam Keputusan ini akan diadakan perbaikan seperlunya. Ditetapkan di Pada Tanggal

SALINAN sesuai dengan aslinya KEPALA BIRO UMUM,

: Jakarta : 18 Februari 2004

a.n.MENTERI KEHAKIMAN DAN HAK ASASI MANUSIA R.I SEKRETARIS JENDERAL,

ttd SOEMOELJO P. SH. NIP. 040030616 NIP. 040011878

Drs. HASANUDDIN, Bc.IP,SH.

LAMPIRAN

KEPUTUSAN MENTERI KEHAKIMAN DAN HAK ASASI MANUSIA REPUBLIK INDONESIA NOMOR : A-01-UM.02.01 tahun 2004

TENTANG : JADWAL RETENSI ARSIP FASILITATIF

DEPARTEMEN KEHAKIMAN DAN HAK ASASI MANUSIA REPUBLIK INDONESIA

2004

Lampiran 1.1


JADWAL RETENSI ARSIP FASILITATIF BIDANG PERENCANAAN DEPARTEMEN KEHAKIMAN DAN HAK ASASI MANUSIA REPUBLIK INDONESIA NO.

JENIS DOKUMEN / ARSIP

JANGKA WAKTU SIMPAN AKTIF INAKTIF

KETERANGAN

1.

Penyusunan Struktur Organisasi

1 tahun setelah tidak berlaku

3 tahun

Permanen

2.

Analisis Jabatan


3 tahun

Musnah

3.

Penyusunan Jabatan Fungsional


3 tahun

Permanen

4.

Analisis beban kerja meliputi hasil pengumpulan bahan, telaahan dan hasil coba.


3 tahun

Musnah

5.

Pengembangan Budaya Kerja

1 tahun setelah tahun anggaran berakhir

3 tahun

Musnah

6.

Konsep pola pembangunan Departemen Kehakiman dan HAM beserta data pendukungnya.

2 tahun setelah ditetapkan

3 tahun

Musnah

7.

Pola pembangunan Departemen Kehakiman dan HAM

5 tahun setelah dilaksanakan

5 tahun

Permanen

8.

Konsep rencana kerja lima tahunan Departemen Kehakiman dan HAM.


3 tahun

Musnah

9.

Rencana kerja lima tahunan Departemen Kehakiman dan HAM


3 tahun

Permanen

10.

Konsep rencana kerja tahunan Departemen Kehakiman dan HAM.


3 tahun

Musnah

Lampiran 1.2 Keputusan Menteri Kehakiman dan HAM R.I Nomor : A-01.UM.02.01 tahun 2004 Tanggal : 18 Pebruari 2004

NO.



KETERANGAN

11.

Rencana kerja tahunan Departemen Kehakiman dan HAM


3 tahun

Permanen

12.

Penyusunan pembakuan sarana kerja meliputi hasil pengumpulan bahan, telaahan, dan hasil konsultasi dengan instansi terkait.


3 tahun

Musnah

13.

Penyusunan pedoman pengukuran beban kerja meliputi hasil pengumpulan bahan, telaahan dan hasil uji coba


3 tahun

Musnah

14.

Sistim Informasi Manajemen

1 tahun setelah diperbaharui

3 tahun

Dinilai kembali

15.

Kunjungan kerja komisi DPR.

1 tahun setelah diterima

3 tahun

Musnah

16.

Tanggapan atas pertanyaan dan komentar yang diajukan DPR RI.

1 tahun setelah disampaikan ke DPR RI

3 tahun

Dinilai kembali

17.

Bahan-bahan untuk Sidang Kabinet.

1 tahun setelah Sidang Kabinet

3 tahun

Dinilai kembali

SALINAN sesuai dengan aslinya KEPALA BIRO UMUM

a.n.MENTERI KEHAKIMAN DAN HAK ASASI MANUSIA RI SEKRETARIS JENDERAL ttd

SOEMOELJO P.,SH. NIP. 040030616

Drs. HASANUDDIN, Bc.IP,SH. NIP. 040011878

DEPARTEMEN KEHAKIMAN DAN HAM REPUBLIK INDONESIA Lampiran 2.1 Keputusan Menteri Kehakiman dan HAM R.I Nomor : A-01.UM.02.01 tahun 2004 Tanggal : 18 Pebruari 2004

JADWAL RETENSI ARSIP FASILITATIF BIDANG KEPEGAWAIAN DEPARTEMEN KEHAKIMAN DAN HAK ASASI MANUSIA REPUBLIK INDONESIA NO.



KETERANGAN

1.

Formasi Pegawai

1 tahun setelah tahun anggaran

2 tahun

Musnah

2.

Penerimaan Pegawai : - Pengumuman - Seleksi Administrasi - Pemanggilan Peserta Test - Pelaksanaan Ujian Tertulis - Keputusan Hasil Ujian - Wawancara/Litsus - Penetapan Tahap Akhir - Berkas lamaran yang tidak diterima


2 tahun

Musnah


1 tahun

Musnah

1 tahun setelah SK terbit

2 tahun

Musnah

2 tahun setelah tahun anggaran -

3 tahun

Musnah

-

Masuk berkas perorangan

3.

Pengangkatan Pegawai : a. Usulan Pengangkatan CPNS/PNS - Berkas lamaran diterima/rangkap - Surat keterangan hasil penelitian/screening - Berkas usulan CPNS/PNS b. SK Kolektif c. SK Perorangan

Lampiran 2.2 Keputusan Menteri Kehakiman dan HAM R.I

Nomor : A-01.UM.02.01 tahun 2004 Tanggal : 18 Pebruari 2004

NO. 4.

JENIS DOKUMEN / ARSIP Pembinaan Karir Pegawai : a. Diklat/Kursus/Magang/Tugas Belajar/Ujian Dinas/Izin Belajar Pegawai - Surat Perintah/Surat Tugas/SK/Surat Izin - Laporan Kegiatan - STTPL b. c. d. e.

Proses Peninjauan Masa Kerja DP3 Proses Penetapan Angka Kredit Disiplin Pegawai : - Daftar Hadir - Rekap Hadir - Catatan Pelanggaran

5.

Penyelesaian Pengelolaan Keberatan Pegawai

6.

Mutasi Pegawai : a. Alih Tugas/Diperbantukan/Dipekerjakan - Usul Persetujuan Teknis Kepala BKN b. Mutasi Keluarga (Nikah, Anak, Cerai) - Surat Nikah / Cerai -

Akte Kelahiran Anak

c. Proses Kenaikan Gaji Berkala d. Proses Kenaikan Pangkat/Golongan/Jabatan e. Proses Pengangkatan dan Pemberhentian dalam Jabatan Struktural/ Fungsional


KETERANGAN


2 tahun

Musnah

-

-

Berkas perorangan

1 tahun setelah SK terbit 1 tahun setelah terbit 1 tahun anggaran berjalan 1 tahun anggaran berjalan

2 tahun 3 tahun 2 tahun 2 tahun

Musnah Musnah Musnah Musnah

1 tahun setelah memperoleh keputusan tetap

2 tahun

Musnah


2 tahun

Musnah

1 tahun setelah diperbaharui -

2 tahun -

Musnah Masuk berkas perorangan

-

-

1 tahun setelah SK terbit 1 tahun setelah SK terbit 1 tahun setelah SK terbit

2 tahun

Masuk berkas perorangan Musnah Musnah Musnah



NO.


7.

Administrasi Pegawai : a. Surat Perintah/Surat Tugas/SK Perjalanan Dinas (DN&LN) b. Dokumentasi Identitas Pegawai - Pembuatan Karpeg, Karis/Karsu, Bukti Diri/NIP dan TASPEN - Keanggotaan Organisasi Profesi/Kedinasan(KORPRI, Dharma Wanita, Koperasi, MSI, Arsiparis, dll) - Keanggotaan Parpol/ ORMAS/LSM - KP4/LP2P


KETERANGAN

1 tahun setelah pelaksanaan

2 tahun

Musnah

1 tahun setelah identitas terbit

2 tahun

Musnah


2 tahun

1 tahun setelah pelaksanaan

2 tahun

Masuk berkas perorangan Musnah


2 tahun

Musnah


2 tahun

Musnah

1 tahun anggaran setelah SK terbit

-


c. Cuti Diluar Tanggungan Negara d. Cuti Lainnya

8.

Kesejahteraan Pegawai : - Layanan Beras/Pakaian Dinas - Layanan Pemeliharaan Kesehatan Pegawai - Layanan Asuransi Pegawai - Layanan Tabungan Perumahan - Bantuan Dinas/Layanan bantuan Sosial - Layanan Olahraga dan Rekreasi

9.

Proses Pemberhentian Pegawai/Pensiun

10.

Keputusan Pemberhentian Pegawai/Pensiun

Lampiran 2.4


NO.



KETERANGAN

11.

Perselisihan/Sengketa Kepegawaian

1 tahun setelah memperoleh keputusan yang bersifat tetap

2 tahun

Musnah

12.

Pemberian Tanda Jasa/Penghargaan


2 tahun


13.

Data Kepegawaian


2 tahun

Musnah

14.

Dokumentasi Kepegawaian

1 tahun setelah pensiun

2 tahun setelah hak dan kewajibannya habis

Musnah kecuali Gol. Ruang IVd dan Gol. Ruang IVe

15.

Berkas Perorangan Pegawai Negeri Sipil antara lain : a. Lamaran b. Nota Persetujuan Kepala BKN c. SK. Pengangkatan CPNS d. Hasil Pengujian Kesehatan e. SK. Pengangkatan PNS f. SK. Kenaikan Pangkat g. SK. Kenaikan Gaji Berkala h. Surat Pernyataan Melaksanakan Tugas/Menduduki Jabatan/Surat Pernyataan Pelantikan. i. SK. Pengangkatan Dalam atau Pemberhentian dari jabatan Struktural/Fungsional. j. SK. Perpindahan Wilayah Kerja k. SK. Perpindahan Antar Instansi l. SK. Peninjauan Masa Kerja m. SK. Cuti di Luar Tanggungan Negara (CLTN)

1 tahun setelah Definitif Pensiun

2 tahun

Musnah, kecuali tokoh nasional atau pejabat Eselon I, II atau Eselon lain yang ditentukan oleh instansi secara Individual atau pegawai Negeri setingkat Gol. Ruang IVd dan IVe serta orang perseorangan yang terlibat dalam kasus/peristiwa berskala nasional.


NO.

JENIS DOKUMEN / ARSIP n. o. p. q. r. s. t. u. v.

Berita Acara Pemeriksaan SK. Hukuman Jabatan/ Hukuman Disiplin PNS SK. Perbantuan Kepala Daerah Otonom/Instansi lain SK. Penarikan Kembali dari Perbantuan SK. Pemberian Uang Tunggu SK. Pemberhentian Sebagai PNS SK. Pemberhentian Sementara SK. Pengangkatan/Pemberhentian sebagai Pejabat Negara SK. Pembebasan dari Jabatan Organik karena diangkat sebagai Pejabat Negara w. SK. Pernyataan Hilang x. SK. Kembalinya PNS yang dinyatakan hilang y. SK. Penggantian Nama z. SK. Pensiun å. Berita Acara Pengambilan Sumpah/Janji PNS dan Jabatan ä. Surat Ijin menjadi Anggota Parpol/ORMAS/LSM ö. Surat Pencabutan Ijin Menjadi Anggota Parpol/Golkar dd. SK. Meninggal Dunia/ Hilang ee. Surat Keterangan Mutasi Keluarga ff. Surat Keterangan Peningkatan Pendidikan gg. Penetapan Angka Kredit hh. Surat Keterangan Hasil Penelitian Khusus ii. Surat Pemberitahuan Kenaikan Gaji Berkala gg. Surat Tugas/Ijin Belajar Dalam/Luar Negeri hh. Surat Ijin Bepergian ke Luar Negeri ll. Kartu Induk PNS mm. Ijasah/Sertifikat nn. SK. Penempatan/Penarikan Pegawai ll. SK Pengangkatan pada Jabatan Kedinasan di luar Instansi mm. SK. Persetujuan/Penugasan Kembali Cuti di luar Tanggungan Negara


KETERANGAN


NO. 16.



KETERANGAN

1 tahun setelah berhenti dari jabatan

2 tahun

Permanen

b. Ketua, Wakil Ketua, Badan Peradilan.


2 tahun

Permanen

c. Hakim pada Badan-Badan Peradilan


2 tahun

Permanen

1 tahun setelah berhenti dari jabatan

9 tahun

Dinilai Kembali

Berita Perorangan Pejabat Negara a. Menteri

d. Pejabat Negara lainnya yang dilengkapi Keputusan Presiden dan ditetapkan sebagai Pejabat Negara.





DEPARTEMEN KEHAKIMAN DAN HAM REPUBLIK INDONESIA Lampiran 3.1 Keputusan Menteri Kehakiman dan HAM R.I Nomor : A-01.UM.02.01 tahun 2004 Tanggal : 18 Pebruari 2004

JADWAL RETENSI ARSIP FASILITATIF BIDANG KEUANGAN DEPARTEMEN KEHAKIMAN DAN HAK ASASI MANUSIA REPUBLIK INDONESIA NO.


1.

RENCANA ANGGARAN PENDAPATAN BELANJA NEGARA (RAPBN). a. PENYUSUNAN RAPBN. - Bahan/data penerimaan dan pengeluaran anggaran rutin dan pembangunan dari Lembaga Negara dan Badan Pemerintah.


KETERANGAN

1 tahun setelah tahun anggaran yang bersangkutan berakhir.

5 tahun

Musnah

- Satuan-satuan anggaran dan lampiran RAPBN


5 tahun

Musnah

- Nota Keuangan


5 tahun

Musnah


5 tahun

Dinilai kembali

- Pembahasan RAPBN oleh Komisi / DPR


3 tahun

Musnah

- Nota Jawaban DPR.


3 tahun

Musnah


5 tahun

Musnah

b. PENYAMPAIAN RAPBN KEPADA DPR. - Ketentuan/ Peraturan tentang Penyusunan RAPBN oleh Presiden / Pemerintah.

c. ANGGARAN PENDAPATAN DAN BELANJA NEGARA (APBN) DAN REPETA.



NO. 2.

JENIS DOKUMEN / ARSIP ANGGARAN : a. ANGGARAN RUTIN - Petunjuk Penyusunan DUK dan Pembahasan DIK


KETERANGAN


2 tahun

Musnah

- PRA DUK RUTIN.


2 tahun

Musnah

- Daftar Usulan Kegiatan (DUK) dan DURK.


2 tahun

Musnah

- Rancangan Ulangan Ringkas Belanja Rutin menurut organisasinya (Satuan 2 A), Ulangan Ringkas Belanja Rutin menurut Program (Satuan 2 B), Ulangan Ringkas Pendapatan Rutin (Satuan 2 C), Rincian Belanja Rutin sampai dengan kegiatan dan jenis kepengeluaran per unit organisasi (Dokumen satuan 3) dan Memori Penjelasan Anggaran Rutin (Satuan 3 A).


2 tahun

Musnah

- Konsep DIK / DRK


2 tahun

Musnah

1 tahun setelah PAN diundangkan

9 tahun

Dinilai Kembali

1 tahun setelah ketentuan/ peraturan berakhir

3 tahun

Dinilai Kembali

- DIK / DRK, dan PO termasuk Revisinya. - Ketentuan/Peraturan yang menyangkut perencanaan, pelaksanaan, penatausahaan dan pertanggungjawaban anggaran rutin.

Lampiran 3.3


NO.

JENIS DOKUMEN / ARSIP - Surat Keputusan Penetapan Pengelola Keuangan Rutin, Panitia Lelang, Tim/Panitia Pengawas dan Panitia Penerimaan barang. b. ANGGARAN PEMBANGUNAN. - Petunjuk Penyusunan DUP dan Pembahasan DIP. - Pra DUP. - DUP/DRPP beserta lampirannya termasuk usul revisi. - Penyusunan Rancangan Anggaran Belanja Pembangunan beserta Data Pendukungnya. - Petunjuk Pembahasan Konsep DIP dan Lembar Kerja (LK). - Rancangan APBN meliputi ulasan ringkas sektor, sub sektor dan program (Satuan 2), perincian menurut proyek (Satuan 3) dan memory penjelasan anggaran pembangunan (Satuan 3A). - Rincian Alokasi Anggaran Pembangunan. - Konsep DIP dan LK. - Ketentuan / Peraturan yang menyangkut perencanaan, pelaksanaan, penatausahaan dan pertanggungjawaban anggaran pembangunan.


KETERANGAN


5 tahun

Musnah

1 tahun setelah tahun anggaran berakhir 1 tahun setelah tahun anggaran berakhir

2 tahun

Musnah

2 tahun

Musnah

1 tahun setelah tahun anggaran yang bersangkutan berakhir 1 tahun setelah tahun anggaran berakhir

2 tahun

Musnah

2 tahun

Musnah


2 tahun

Musnah

2 tahun

Musnah


5 tahun

Musnah

2 tahun

Musnah

1 tahun setelah ketentuan / peraturan tidak berlaku.

3 tahun

Dinilai kembali


NO.

JENIS DOKUMEN / ARSIP - Persetujuan penggunaan dana pembangunan

KETERANGAN

1 tahun setelah PAN diundangkan 1 tahun setelah PAN diundangkan 1 tahun setelah PAN diundangkan 1 tahun setelah tahun anggaran berakhir

5 tahun

Musnah

9 tahun

Dinilai kembali

5 tahun

Musnah

5 tahun

Musnah


5 tahun

Musnah

- Rekening Koran Pemerintah


5 tahun

Dinilai kembali

- Bukti Setoran Penerimaan Negara Bukan Pajak (PNBP).


5 tahun

Dinilai kembali


2 tahun

Dinilai kembali

- DIP / PO termasuk Revisinya - Analisis Realisasi Anggaran Pembangunan - Surat-surat Keputusan Penetapan Pengelola Keuangan Proyek, Panitia Lelang, Tim/Panitia Pengawas dan Panitia Penerimaan Barang. 3.


PELAKSANAAN APBN a. PENERIMAAN - Bukti Penerimaan Pajak

b. PENGELUARAN - SPP dan Lampirannya : SPP – UYHD SPP – GU SPP – DU/TU SPP – LS ABT RUTIN / PEMBANGUNAN SURAT KUASA SPM



NO.



KETERANGAN

- SPM Belanja Pegawai, Belanja Barang, Belanja Pemeliharaan, Belanja Perjalanan beserta lampirannya: SPM-DU Rupiah Murni SPM-TU Rupiah Murni SPM-GU Rupiah Murni SPM-LS Rupiah Murni SPM-DU Rekening Khusus SPM-TU Rekening Khusus SPM-GU Rekening Khusus SPM-LS Rekening Khusus


9 tahun

Dinilai kembali

- P6 (DA 05,31), P7 (DA 05, 32) dan P8 (DA 05, 33) berikut lampirannya.


9 tahun

Dinilai kembali

- Pembukuan Anggaran yaitu : Buku Kas Umum Buku Pembantu (Buku Kas Bank) Buku Kepala (Buku Mata Anggaran, Buku Pajak, Buku Persekot/Panjar) Register SPM


9 tahun

Dinilai kembali


2 tahun

Musnah


2 tahun

Musnah

Register 10 Buku Tambahan DPP (Daftar Pembukuan Penerimaan/Pengeluaran) DHP (Daftar Himpunan Penerimaan/Pengeluaran) Kartu Pengawasan Anggaran Rekening Koran Bank

- Ketentuan yang mengatur Penyusunan Anggaran



NO.



KETERANGAN

- Konsep Perhitungan Anggaran (Konsep PA). PA Pendapatan PA Pembangunan : • Rupiah Murni • Bantuan Luar Negeri Valas Rekening Khusus DIP Siplemen OBRIK (DIP/DIK), BPKP dan BPK

1 tahun setelah tahun anggaran yang bersangkutan berakhir

2 tahun

Musnah

- Perhitungan Anggaran (PA) dan PAN. PA Pendapatan PA Rutin PA Pembangunan


9 tahun

Permanen

- Dokumen Uang Muka dan Data Pendukung

1 tahun setelah PAN diundangkan 1 tahun setelah PAN diundangkan 1 tahun setelah tahun anggaran berakhir 1 tahun setelah tahun anggaran berakhir 1 tahun setelah tahun anggaran berakhir

2 tahun

Musnah

4 tahun

Musnah

4 tahun

Musnah

4 tahun

Dinilai kembali

9 tahun

Musnah


9 tahun

Dinilai kembali

- Kartu Pengawasan Kredit Anggaran. - Nota Pembukuan Anggaran (SP3). - Nota Verifikasi - Penggunaan Dana Pemerintah untuk Kontribusi / Iuran dan lain-lain pada Badan / Organisasi Internasional. - Persetujuan Penggunaan / Pencairan Anggaran



NO.

JENIS DOKUMEN / ARSIP - Kartu Gaji Pegawai - Daftar gaji, Insentip, Lembur, Rapel, Daftar Potongan Gaji dan Slip Gaji. - Laporan Keuangan (Financial Statement) antara lain : Berita Acara Pemeriksaan Kas / Register penutupan Kas (Anggaran Rutin dan Pembangunan) Laporan Realisasi Anggaran Rutin dan Pembangunan LKKP/LKKR Laporan pendapatan negara yang terdiri dari: Penerimaan pajak Penerimaan bukan pajak Laporan Anggaran Bulanan / Triwulan. Laporan Tahunan / Laporan NIHIL - Laporan Aparat Pemeriksa Fungsional : LHP (Laporan Hasil Pemeriksaan). MHP (Memorandum Hasil Pemeriksaan) Tindak Lanjut /Tanggapan MHP. - Penyelesaian Tagihan Piutang Negara (DA 04.02) : Tuntutan Perbendaharaan dan Ganti Rugi (TPTGR) Laporan Kehilangan Uang dan Barang Berita Acara Kehilangan Uang dan Barang SK Tanggung jawab Mutlak (SKTJM) / Surat Kesanggupan untuk mengganti ke Negara.


KETERANGAN

1 tahun setelah pegawai berhenti/ pensiun 1 tahun setelah tahun anggaran berakhir.

2 tahun

Musnah

9 tahun

Musnah

1 tahun setelah PAN diundang.

2 tahun

Musnah


3 tahun

Dinilai kembali

5 tahun setelah memperoleh kepastian hukum dan atau lunas pembayarannya.

9 tahun

Dinilai kembali



NO.



KETERANGAN

SK Pembebanan Sementara Surat Keberatan atas Pembebanan Sementara SK Pembebanan Tetap (TP-TGR) Bukti Setor ke Kas Negara SK Penghapusan Uang dan Barang Laporan Penyelesaian TP-TGR. 4.

BANTUAN / PINJAMAN LUAR NEGERI a. BLUE BOOK (Permohonan Pinjaman Luar Negeri).

2 tahun setelah diterbitkan

9 tahun

Permanen

Selama proyek masih berjalan

2 tahun setelah proyek selesai 9 tahun

Dinilai kembali

2 tahun setelah tahun anggaran berakhir.

9 tahun

Permanen

e. Dokumen LOAN AGREEMENT (NPLN), seperti : Draft Agreement Legal Oponion Surat menyurat dengan tender Dan sebagainya

2 tahun setelah proyek diserahterimakan

9 tahun

Dinilai kembali

f.


9 tahun

Dinilai kembali

b. Blue Book untuk Proyek yang disetujui. c. GREY BOOK (Dokumen Kesanggupan Negara Donor untuk membiayai). d. Dokumen Memorandum of sejenisnya.

Understanding, dan dokumen

Alokasi dan Relokasi Penggunaan Dana Luar Negeri, antara lain : Usulan Luncuran Dana

2 tahun setelah Loan Agreement ditandatangani

Lampiran 3.9

Permanen


NO.



KETERANGAN

g. Aplikasi Penarikan Dana BLN berikut lampirannya : Reimbursement Direct Payment Special Commitucat Special Account


9 tahun

Musnah

h. Otomisasi penarikan dana (Payment Advice).


9 tahun

Musnah

i.

Realisasi pencairan dana bantuan luar negeri, yaitu SPM beserta lampirannya antara lain : SPP, Kontrak, Berita Acara dan Data Pendukung lainnya


9 tahun

Dinilai kembali

j.

Replenishment (permintaan penarikan dana dari negara donor) meliputi antara lain : NOL (No Objection Letter) COP (Certificafe of Performance) Notification of Contract WA (Withdrawall Authorisation) SE (Statement of Expenditure)


8 tahun

Musnah

1 tahun setelah NPLN selesai

1 tahun

Musnah

1 tahun setelah proyek diserahkan

9 tahun

Dinilai kembali

k. Staff Apraisal Report l.

Report/laporan yang terdiri dari : Progress Report Mounthly Report Quarterly Report Laporan Pembayaran Hutang Negara Laporan Posisi Hutang Negara



NO.

JENIS DOKUMEN / ARSIP m. Completion Report/Annual Report.

KETERANGAN


9 tahun

Permanen

1 tahun setelah ketentuan tidak berlaku

5 tahun

Permanen


9 tahun

Dinilai kembali


4 tahun

Permanen

1 tahun setelah pekerjaan diserahterimakan

5 tahun

Dinilai kembali

- Permintaan Pelayanan Jasa / Service Report dan Berita Acara Penyelesaian Pekerjaan.

1 tahun setelah pekerjaan diserahterimakan

5 tahun

Dinilai kembali

- Penagihan / Invoice, Faktur Pajak, Bukti Penerimaan Kas/ Bank beserta bukti pendukungnya antara lain : Copy Faktur Pajak, Nota Kredit Bank.


9 tahun

Dinilai kembali


9 tahun

Dinilai kembali

n. Ketentuan/ Peraturan yang menyangkut bantuan/ pinjaman luar negeri 5.


ANGGARAN LAINNYA : a. DRK (Daftar Rencana Kegiatan)

b. Peraturan Intern dan Extern c. Dokumen-dokumen Penerimaan : - Kontrak Jasa dan Order

d. Dokumen-dokumen Pengeluaran : - Bukti Pengeluaran-pengeluaran Kas/Bank untuk Belanja Barang beserta bukti-bukti pendukungnya : Barang tidak bergerak Barang bergerak Barang habis pakai SKO

Lampiran 3.11


NO.


6.

IMPLEMENTASI SISTEM AKUNTANSI PEMERINTAH (IMPLEMENTASI SAP) : a. Manual Implementasi Sistem Akuntansi Pemerintah b. Pedoman Implementasi SAP c. Petunjuk Pelaksanaan Implementasi SAP d. MP (Memo Penyesuaian) e. Laporan Realisasi Bulan SAP dari KAR (Kantor Akuntansi Regional) f. Laporan Realisasi Triwulan SAP dari Unit Akuntansi Wilayah (UAW) dan gabungan semua UAW/Unit Akuntansi Kantor Pusat Instansi (UAKPI)

7.

PERTANGGUNG-JAWABAN KEUANGAN NEGARA a. Undang-undang tentang Perhitungan Anggaran. b. Laporan Hasil Pemeriksaan Perhitungan Anggaran Negara oleh Badan Pemeriksa Keuangan R.I/ITJEN c. Persetujuan DPR tentang PAN - Risalah Rapat, dan lain-lain SALINAN sesuai dengan aslinya KEPALA BIRO UMUM

JANGKA WAKTU SIMPAN AKTIF INAKTIF 1 tahun setelah ketentuan/ peraturan diperbaharui 1 tahun setelah ketentuan/ peraturan diperbaharui 1 tahun setelah ketentuan/ peraturan diperbaharui 1 tahun setelah PAN diundangkan 1 tahun setelah PAN diundangkan 1 tahun setelah PAN diundangkan

1 tahun setelah PAN diundangkan 1 tahun setelah PAN diundangkan 1 tahun setelah PAN diundangkan

KETERANGAN

4 tahun

Musnah

2 tahun

Musnah

2 tahun

Musnah

5 tahun

Musnah

5 tahun

Musnah

5 tahun

Musnah

9 tahun

Dinilai kembali

9 tahun

Dinilai kembali

5 tahun

Musnah



Drs. HASANUDDIN, Bc.IP,SH. NIP. 040011878 Lampiran 4.1 Keputusan Menteri Kehakiman dan HAM R.I


JADWAL RETENSI ARSIP FASILITATIF BIDANG PERLENGKAPAN DEPARTEMEN KEHAKIMAN DAN HAK ASASI MANUSIA REPUBLIK INDONESIA NO. 1.

2.



KETERANGAN

ANALISA KEBUTUHAN a. Rencana Kebutuhan Alat Tulis Kantor/Alat Rumah Tangga Kantor/ Barang Habis Pakai

2 tahun setelah DIK/DIP yang bersangkutan dilaksanakan

1 tahun

Musnah

b. Analisa Kebutuhan Alat Tulis Kantor/Alat Rumah Tangga Kantor/ Barang Habis Pakai


1 tahun

Musnah


2 tahun

Musnah

3 tahun setelah dilaksanakan penghapusan terhadap barang yang bersangkutan

2 tahun

Musnah

PENGADAAN a. Pengadaan Alat Tulis Kantor/Alat Rumah Tangga Kantor/ Barang Habis Pakai antara lain : - Surat Permintaan Penawaran Harga - Berita Acara Pemenang - Penunjukan Pemberian Pekerjaan/Surat Perintah Kerja (SPK) - Berita Acara Penyerahan/Pengiriman Barang - Kontrak Kerja b. Pengadaan Barang Bergerak/ Inventaris antara lain : - Surat Permintaan Penawaran Harga - Berita Acara Pemenang - Penunjukan Pemberian Pekerjaan/Surat Perintah Kerja (SPK) - Berita Acara Penyerahan/Pengiriman Barang - Kontrak Kerja



NO.

JENIS DOKUMEN / ARSIP c. Pengadaan Barang Tidak Bergerak melalui : - Pembelian

KETERANGAN

1 tahun setelah barang dipindah tangankan/dihapus

5 tahun

Vital

- Penerimaan (hibah)

1 tahun setelah barang dipindah tangankan

2 tahun

Vital

- Penukaran/ Pengalihan Hak Milik

5 tahun setelah Berita Acara tukar menukar/pengalihan hak milik Selama dalam masa penyewaan/ peminjaman

5 tahun

Dinilai kembali

2 tahun setelah berakhirnya masa penyewaan/peminjaman

Musnah

Selama dalam masa leasing/sewabeli

2 tahun setelah berakhirnya leasing/sewa beli

Dinilai kembali

Selama dalam masa swakelola

2 tahun setelah berakhirnya masa swakelola

Dinilai kembali

2 tahun setelah DIK/DIP perbaikan/ pemeliharaan ybs dilaksanakan

2 tahun

Musnah

- Penyewaan/ Peminjaman

- Leasing/ Sewabeli

- Swakelola

3.


PERBAIKAN DAN PEMELIHARAAN a. Barang Bergerak/Inventaris antara lain : - Surat Permintaan perbaikan/pemeliharaan - Laporan Hasil Pemeriksaan - Surat Perintah Pemeriksaan/Penawaran Pekerjaan kepada rekanan - Surat Penawaran dari Rekanan - Surat Perintah Kerja (SPK) kepada Rekanan - Berita Acara Penyelesaian Pekerjaan



NO.

JENIS DOKUMEN / ARSIP b. Barang Tidak Bergerak antara lain : - Surat Permintaan perbaikan/pemeliharaan - Gambar Rencana Pemeliharaan/ Rencana Kerja Bersyarat (RKS) - Laporan Hasil Pemeriksaan - Surat Perintah Pemeriksaan/Penawaran Pekerjaan kepada rekanan - Surat Penawaran dari Rekanan - Surat Perintah Kerja (SPK) kepada Rekanan - Berita Acara Penyelesaian Pekerjaan

4.


KETERANGAN

2 tahun setelah DIK/DIP perbaikan/ pemeliharaan ybs dilaksanakan

2 tahun

Musnah

3 tahun setelah semua barang didistribusikan/ disalurkan

2 tahun

Musnah

PENYIMPANAN DAN PENYALURAN a. Alat Tulis Kantor/Alat Rumah Tangga Kantor/Barang Habis Pakai meliputi : - Penyimpanan Tanda terima/Surat Pengantar Barang/Surat Pengiriman Barang Surat Pernyataan Harga dan Mutu Berita Acara Serah Terima Buku Penerimaan Kartu Barang Kartu Gantung di gudang Laporan berkala Buku Persediaan Barang



NO.

JENIS DOKUMEN / ARSIP - Penyaluran antara lain : Surat Permintaan dari unit kerja Surat Perintah Mengeluarkan Barang (SPMB) Buku Pengeluaran Kartu Barang Laporan Berkala


KETERANGAN

3 tahun setelah semua barang didistribusikan/disalurkan

2 tahun

Musnah

- Penyimpanan Antara Lain : Tanda Terima/Surat Pengantar Barang/Surat Pengiriman Barang Surat Pernyataan Harga dan Mutu Berita Acara Serah Terima Buku Penerimaan Kartu Barang Kartu Gantung di gudang Buku Persediaan Barang Laporan berkala


5 tahun selama barang sisa/persediaan masih ada.

Dinilai kembali

- Penyaluran antara lain : Surat Permintaan dari unit kerja Surat Perintah Mengeluarkan Barang (SPMB) Buku Pengeluaran Kartu Barang Laporan Berkala


1 tahun setelah barang dihapus

Musnah

b. Barang Bergerak/Inventaris



NO. 5.

6.

JENIS DOKUMEN / ARSIP INVENTARISASI Barang Tidak Bergerak dan Barang Bergerak - Daftar Opname Fisik Barang Inventaris (DOFBI)


KETERANGAN

3 tahun

2 tahun

Musnah

- Daftar Inventaris Ruangan (DIR)


2 tahun

Musnah

- Daftar Inventaris Barang (DIB)


2 tahun

Musnah

- Kartu Inventaris Barang (KIB)


2 tahun

Musnah

- Laporan Mutasi Barang Triwulan (LMBT)

3 tahun

2 tahun

Musnah

- Laporan Tahunan Inventaris (LTI)

5 tahun

5 tahun

Musnah

- Buku Inventaris

5 tahun

-

Vital

3 tahun setelah penghapusan dilaksanakan

4 tahun

Musnah


5 tahun

Musnah

PENGHAPUSAN a. Barang Bergerak/Inventaris - Nota Usulan Penghapusan - Surat Pembentukan Panitia Penghapusan - Surat Tugas Panitia Penghapusan - Berita Acara Penelitian/ Pemeriksaan Barang yang akan dihapus - Surat Izin/Keputusan Penghapusan Barang - SK Panitia Lelang - Risalah Lelang - Berita Acara dan Laporan Tindak Lanjut Penghapusan.



NO.

JENIS DOKUMEN / ARSIP b. Barang Tidak Bergerak - Nota Usulan Penghapusan - Surat Pembentukan Panitia Penghapusan - Surat Tugas Panitia Penghapusan - Berita Acara Penelitian/Pemeriksaan Barang yang akan dihapus - Surat Izin/Keputusan Penghapusan Barang - SK Panitia Lelang - Risalah Lelang - Berita Acara dan Laporan Tindak Lanjut Penghapusan.

7.

BUKTI KEPEMILIKAN a. Sertifikat Tanah

b. Izin-izin : - Izin Mendirikan Bangunan - Izin Penggunaan Bangunan - Izin Penggunaan Senjata Api c. Surat-surat Kapal/Kendaraan Bermotor (BPKB)



KETERANGAN


4 tahun

Dinilai kembali


5 tahun

Dinilai kembali

1 tahun setelah dipindah tangankan

5 tahun

Vital


5 tahun

Vital

1 tahun setelah dipindah 5 tahun Vital tangankan a.n.MENTERI KEHAKIMAN DAN HAK ASASI MANUSIA RI SEKRETARIS JENDERAL ttd



Nomor : A-01.UM.02.01 tahun 2004 Tanggal : 18 Februari 2004

JADWAL RETENSI ARSIP FASILITATIF BIDANG UMUM DEPARTEMEN KEHAKIMAN DAN HAK ASASI MANUSIA REPUBLIK INDONESIA NO. 1.



KETERANGAN

KETATAUSAHAAN a. Surat tugas/perintah beserta lampirannya

b. Press Release c.

Acara pelantikan pejabat beserta lampirannya antara lain sumpah jabatan, serah terima

d. Lembar Pengantar/Surat Pengantar e. Tembusan Lembar Disposisi f.

Sarana pencatatan dan pengendalian surat masuk/ke luar antara lain buku agenda, kartu kendali

g. Permintaan pengalihan media (antara lain pemikrofilman)

1 tahun setelah dipertanggungjawabkan

2 tahun

Musnah

2 tahun

2 tahun

Dinilai kembali

2 tahun

2 tahun

Musnah

2 tahun

2 tahun

Musnah

4 tahun setelah tindak lanjut

2 tahun

Musnah

4 tahun

2 tahun

Musnah

1 tahun

2 tahun

Musnah

1 tahun

2 tahun

Musnah

Selama pegawai masih menjadi pasien 2 tahun 2 tahun 1 tahun

-

Musnah

2 tahun 2 tahun -

Musnah Musnah Musnah

beserta lampirannya. h. Permintaan penggandaan beserta lampirannya i.

Pelayanan kesehatan pegawai : • Kartu Diagnosa kesehatan • Laporan kesehatan/penggunaan obat • Resep obat

j.

Surat Undangan Dinas



NO.

2.



KETERANGAN

k.

Pengumuman

2 tahun

-

Musnah

l.

Risalah/Notulen

2 tahun

3 tahun

Dinilai kembali

m. Bukti tanda terima surat

2 tahun

2 tahun

Musnah

n. Bukti peminjaman arsip

2 tahun setelah dikembalikan

-

Musnah

o. Surat keterangan identitas/surat ijin

2 tahun

-

Musnah

p. Surat Kuasa Pelaksanaan Tugas

2 tahun

-

Musnah

q. Laporan hasil pelaksanaan kegiatan

5 tahun

2 tahun

Dinilai kembali

2 tahun


Musnah

1 tahun setelah diterbitkan


Musnah

1 tahun

-

Musnah


-

Vital

2 tahun

3 tahun

Musnah

r.

Tembusan Telex/Radiogram

s.

Alamat Pejabat/Mantan Pejabat

t.

Ucapan Terima Kasih

KEARSIPAN a. Sistem Persuratan dan Kearsipan Departemen Kehakiman dan HAM R.I b. Data Kegiatan Unit-unit Kerja Pelaksana



NO.

JENIS DOKUMEN / ARSIP c.

Usul Pemusnahan Arsip

d. Persetujuan Pemusnahan Arsip e. Daftar Pertelaan Arsip

f.

Berita Acara Pemindahan Arsip dan Pemusnahan Arsip, beserta lampirannya

g. Berita Acara Penyerahan Arsip dan lampirannya h. Persetujuan JRA

3.


KETERANGAN

2 tahun setelah disetujui

3 tahun

Musnah


3 tahun

Vital

3 tahun setelah arsip dipindahkan

5 tahun

Dinilai kembali


5 tahun

Dinilai kembali


5 tahun

Dinilai kembali

2 tahun setelah JRA diterbitkan

-

Vital

1 tahun setelah bangunan dan instalasi di pindah tangankan

-

Vital

1 tahun

2 tahun

Musnah

2 tahun

2 tahun

Musnah

2 tahun

-

Musnah

KERUMAHTANGGAAN a. Denah bangunan, gambar instalasi listrik, air, gas

b. Permintaan antar jemput pegawai, pemakaian kendaraan dinas

beserta lampirannya. c. Pengaturan dan pelaksanaan pengamanan kantor/gedung dan para pejabat (termasuk kegiatan latihan pengamanan) beserta lampirannya. d. Permintaan peminjaman ruangan rapat/pertemuan/upacara



NO.

JENIS DOKUMEN / ARSIP e. Perencanaan dan pelaksanaan pemeliharaan gedung kantor,


KETERANGAN

2 tahun

5 tahun

Musnah

2 tahun

-

Musnah

2 tahun

2 tahun

Dinilai kembali

2 tahun

2 tahun

Musnah

2 tahun

2 tahun

Musnah

2 tahun

-

Musnah

pertamanan, instalasi listrik, air, alat pendingin ruangan (AC), lift, kendaraan dinas, peralatan telekomunikasi, peralatan kantor dan mesin diesel/generator serta penambahan daya berserta lampirannya.

4.

KEPROTOKOLAN a. Upacara bendera umum, peringatan hari besar nasional, hari

Kehakiman beserta lampirannya b. Dokumentasi pelantikan/penandatanganan perjanjian/rapat

pimpinan dengan instansi lain berserta lampirannnya. c.

Penerimaan tamu asing dan jamuan makan beserta lampirannya

d. Pengurusan dokumen keimigrasian dan kepabeanan para

pejabat yang dinas, beserta lampirannya e. Pengurusan kunjungan kerja/dinas Pimpinan






JADWAL RETENSI ARSIP FASILITATIF BIDANG PENDIDIKAN DAN LATIHAN PEGAWAI(DIKLAT) DEPARTEMEN KEHAKIMAN DAN HAK ASASI MANUSIA REPUBLIK INDONESIA NO.



KETERANGAN

1.

Rencana/Program Diklat a. Kebutuhan / Jenis Diklat b. Kurikulum / silabus Diklat c. Metode Pengajaran d. Mutu Diklat


3 tahun

Musnah

2.

Peserta Diklat a. Persyaratan Calon Peserta Diklat b. Seleksi / Penyaringan dan hasil seleksi peserta c. Penetapan Peserta d. Panggilan Peserta e. Tugas Belajar f. Daftar / Jadwal / Daftar Hadir Peserta g. Penilaian Peserta Diklat


3 tahun

Musnah

3.

Tenaga Pengajar / Widyaiswara a. Persyaratan Tenaga Pengajar / Widyaiswara b. Pengadaan Tenaga Pengajar / Widyaiswara c. Penetapan Tenaga Pengajar / Widyaiswara d. Daftar / Jadwal / Daftar Hadir Tenaga Pengajar / Widyaiswara e. Penilaian Tenaga Pengajar / Widyaiswara


3 tahun

Musnah

4.

Penyelenggaraan Diklat a. Penyiapan Sarana / Prasarana Diklat b. Jadwal Kegiatan Diklat / Kurikulum dan Silabus c. Penulisan Kertas Kerja d. Tata Tertib Diklat


3 tahun

Musnah



NO.

JENIS DOKUMEN / ARSIP e. f. g. h.

5.

7.

8.

KETERANGAN


-

Berkas perorangan


3 tahun

Diserahkan keperpustakaan

a. b. c. d.

Laporan / Evaluasi Diklat Laporan Kegiatan Diklat Evaluasi Kegiatan Diklat Hasil Evaluasi Penyelenggaraan Diklat Hasil Evaluasi PASCA Diklat

2 tahun setelah dilaksanakan 2 tahun setelah dilaksanakan 2 tahun setelah dilaksanakan 2 tahun setelah dilaksanakan

3 tahun 3 tahun 3 tahun

Musnah Musnah Vital Musnah

Seminar / Lokakarya / Temukarya a. Penyelenggaraan Seminar / Lokakarya / Temukarya b. Hasil Seminar / Lokakarya / Temukarya

2 tahun setelah dilaksanakan 2 tahun setelah dilaksanakan

3 tahun -

Musnah Diserahkan ke perpustakaan

Kerjasama Diklat Departemen Kehakiman dan HAM RI dengan Perguruan Tinggi / Instansi Terkait

1 tahun setelah berakhirnya kerja sama

3 tahun

Permanen

Materi Bahan Pengajaran • • •

6.

Kegiatan Lapangan Ujian Daftar Hadir Peserta, dan Pengamat Ujian Surat Tanda Tamat Pendidikan dan Pelatihan (STTPP)


Buku Panduan Transparansi Studi Kasus





JADWAL RETENSI ARSIP FASILITATIF DEPARTEMEN KEHAKIMAN DAN HAK ASASI MANUSIA REPUBLIK INDONESIA

Recommend Documents