Lampiran II Peraturan Menteri Nomor Tanggal
PROSEDUR PENYUSUTAN ARSIP DEPARTEMEN HUKUM DAN HAK ASASI MANUSIA REPUBLIK INDONESIA
DEPARTEMEN HUKUM DAN HAK ASASI MANUSIA REPUBLIK INDONESIA
: M.02-UM 04.10 Tahun 2007 : 2 April 2007
KATA PENGANTAR
Kegiatan Departemen Hukum dan Hak Asasi Manusia Republik Indonesia dalam perkembangannya semakin meningkat, sehingga banyak permasalahan yang timbul dalam penanganan arsip di unit kerja/Unit Pengolah, Unit Kearsipan Unit Utama maupun Unit Kearsipan Departemen. Segala upaya untuk memecahkan permasalahan tersebut telah ditempuh melalui berbagai kegiatan penyuluhan dan bimbingan teknis tetapi belum mencapai hasil yang optimal. Sehubungan dengan hal tersebut, maka ditetapkan Peraturan Menteri Hukum dan Hak Asasi Manusia Republik Indonesia Nomor M.02-UM 04.10 Tahun 2007 tanggal 2 April 2007 tentang Jadwal Retensi Arsip dan Prosedur Penyusutan Arsip Departemen Hukum dan Hak Asasi Manusia Republik Indonesia yang merupakan acuan bagi unit kerja di lingkungan Departemen Hukum dan Hak Asasi Manusia Republik Indonesia dapat dikelola dengan lebih baik. Dengan adanya Jadwal Retensi Arsip dan Prosedur Penyusutan Arsip Departemen Hukum dan Hak Asasi Manusia Republik Indonesia diharapkan tidak terjadi lagi penumpukan arsip yang dapat menimbulkan arsip kacau dan tercapainya kesamaan sistem pengelolaan arsip yang tertib dan teratur diseluruh unit di lingkungan Departemen Hukum dan Hak Asasi Manusia Republik Indonesia. Semoga buku ini bermanfaat bagi semua pihak. Jakarta, 3 April 2007 a.n. Sekretaris Jenderal Kepala Biro Umum,
M. NASIR ALMI, SH.MM NIP. 040036683
DAFTAR ISI BAB I
PENDAHULUAN A. Latar Belakang B. Maksud dan Tujuan C. Sasaran D. Ruang Lingkup E. Pengertian
1 1 1 1 1 2
BAB II
PENJELASAN TENTANG JADWAL RETENSI ARSIP A. Konsepsi Jadwal Retensi Arsip B. Kedudukan dan Fungsi Jadwal Retensi Arsip C. Unsur-Unsur Jadwal Retensi Arsip D. Lingkup Jadwal Retensi Arsip Departemen Hukum dan Hak Asasi Manusia RI
4 4 4 4 5
BAB III PROSEDUR PENYUSUTAN ARSIP BERDASARKAN JADWAL RETENSI ARSIP A. Pemindahan Arsip B. Pemusnahan Arsip C. Penyerahan Arsip ke Arsip Nasional Republik Indonesia
8 8 10 12
BAB IV PROSEDUR PENYUSUTAN ARSIP TIDAK BERDASARKAN JADWAL RETENSI ARSIP A. Pendataan B. Penataan C. Pendaftaran D. Penilaian E. Penyusutan
13 13 13 14 14 15
BAB VI
18
PENUTUP
Lampiran-lampiran formulir
19
BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang. 1. Meningkatnya pelaksanaan tugas dan fungsi Departemen Hukum dan Hak Asasi Manusia Republik Indonesia, selalu diikuti dengan meningkatnya volume arsip yang dibuat dan diterima oleh segenap unit organisasi di lingkungan Departemen Hukum dan Hak Asasi Manusia Republik Indonesia. 2. Dilihat dari fungsinya, arsip terdiri dari arsip aktif, arsip in aktif dan arsip yang sudah tidak mempunyai nilai guna serta tidak perlu disimpan. 3. Dalam rangka penyelamatan dan pengamanan arsip serta efisiensi sarana dan prasarana kearsipan, diperlukan kegiatan penyusutan arsip. B. Maksud dan Tujuan. 1. Prosedur Penyusutan Arsip ini dimaksudkan untuk memberikan acuan kepada unit kerja di lingkungan Departemen Hukum dan Hak Asasi Manusia Republik Indonesia dalam rangka penyusutan arsip. 2. Penyediaan dan pemanfaatan data/informasi secara optimal untuk meningkatkan daya guna dan hasil guna administrasi Departemen Hukum dan Hak Asasi Manusia Republik Indonesia. C. Sasaran. Tercapainya kesamaan sistem pengelolaan arsip yang tertib dan teratur diseluruh unit kerja di lingkungan Departemen Hukum dan Hak Asasi Manusia Republik Indonesia. D. Ruang Lingkup. Penyusutan arsip meliputi kegiatan pemindahan arsip in aktif, pemusnahan arsip yang tidak berguna dan penyerahan arsip statis (permanen) Departemen Hukum dan Hak Asasi Manusia Republik Indonesia ke Arsip Nasional Republik Indonesia dan /atau Lembaga Kearsipan Daerah.
E. Pengertian. 1.
Arsip adalah naskah-naskah dinas yang dibuat dan diterima Departemen Hukum dan Hak Asasi Manusia Republik Indonesia dalam bentuk corak apapun baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan Pemerintahan.
2.
Arsip aktif adalah arsip yang secara langsung dan terus menerus dipergunakan dalam penyelenggaraan kegiatan administrasi Departemen Hukum dan Hak Asasi Manusia Republik Indonesia.
3.
Arsip In-aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya untuk penyelenggaraan kegiatan administrasi Departemen Hukum dan Hak Asasi Manusia Republik Indonesia sudah menurun.
4.
Arsip Statis adalah arsip yang tidak digunakan secara langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun untuk penyelenggaraan sehari-hari administrasi negara.
5.
Arsip tidak teratur / kacau adalah arsip yang belum/tidak memberkas baik dalam bentuk seri, rubrik maupun dosir.
6.
Arsip Teratur adalah arsip yang sudah memberkas baik dalam bentuk seri, rubrik dan dosir.
7.
Arsip Duplikasi adalah arsip yang bentuk maupun isinya sama dengan arsip aslinya.
8.
Arsip Tekstual / Konvensional adalah arsip atau berkas yang berasal dari bahan kertas.
9.
Seri adalah berkas arsip yang disusun berdasarkan kesamaan jenis.
10. Rubrik adalah berkas arsip yang disusun berdasarkan kesamaan masalah. 11. Dosir adalah berkas arsip yang disusun berdasarkan kesamaan urusan atau kegiatan. 12. Unit Pengolah adalah unit yang melaksanakan tugas pokok dan fungsi Departemen Hukum dan Hak Asasi Manusia Republik Indonesia. 13. Unit Kearsipan adalah unit organisasi yang mempunyai tugas pokok mengurus dan mengendalikan arsip in aktif serta menyimpan dan mengolah arsip inaktif yang berasal dari unit-unit pengolah.
14. Unit Kearsipan Pusat adalah unit organisasi yang mempunyai tugas pokok menerima, menyimpan, dan melakukan pemeliharaan arsip in-aktif Departemen Hukum dan Hak Asasi Manusia Republik Indonesia serta melakukan penilaian atas Arsip Statis untuk diserahkan ke Arsip Nasional Republik Indonesia. 15. Penyusutan Arsip adalah kegiatan pengurangan arsip dengan cara pemindahan arsip, pemusnahan arsip dan penyerahan arsip statis ke Arsip Nasional Republik Indonesia dan /atau Lembaga Kearsipan Daerah. . 16. Daftar Pertelaan Arsip (DPA) adalah daftar yang diperlukan dalam melakukan penyusutan arsip, berisi data yang mengidentifikasi arsip.
BAB II PENJELASAN TENTANG JADWAL RETENSI ARSIP
A. Konsepsi Jadwal Retensi Arsip. Jadwal Retensi Arsip (JRA) merupakan daftar yang berisi nomor urut, jenis arsip, jangka waktu simpan aktif dan in aktif serta keterangan musnah, permanen atau dinilai kembali. Seluruh jenis arsip/dokumen yang dihasilkan Departemen Hukum dan Hak Asasi Manusia RI dicantumkan kedalam Jadwal Retensi Arsip secara sistematis sesuai dengan tugas dan fungsi unit-unit organisasi di lingkungan Departemen Hukum dan Hak Asasi Manusia RI. Jenis arsip/dokumen tersebut ditentukan jangka simpan dan nasib akhirnya sesuai dengan peraturan perundang-undangan dan nilai guna arsip dengan mempertimbangkan kebutuhan administrasi, manajemen dan efisiensi serta kesejarahan. B. Kedudukan dan Fungsi Jadwal Retensi Arsip. Kedudukan Jadwal Retensi Arsip dalam manajemen arsip di lingkungan Departemen Hukum dan Hak Asasi Manusia Republik Indonesia berada dalam tahapan terakhir dari proses manajemen arsip yaitu penyusutan arsip. Jadwal Retensi Arsip berfungsi sebagai pedoman untuk melakukan penyusutan arsip baik memindahkan arsip in aktif, memusnahkan arsip yang sudah tidak bernilai guna maupun menyerahkan arsip statis ke Arsip Nasional Republik Indonesia dan/ atau Lembaga Kearsipan Daerah. C. Unsur-unsur Jadwal Retensi Arsip. 1. Nomor Urut. Adalah urutan jenis-jenis arsip/dokumen yang akan ditentukan jangka waktu simpannya sesuai dengan tugas dan fungsi unitunit organisasi di lingkungan Departemen Hukum dan Hak Asasi Manusia Republik Indonesia. 2. Jenis Arsip/Dokumen.
Adalah spesifikasi pengelompokan arsip yang didasarkan unit-unit informasi yang mencerminkan fungsi unit kerja. 3. Jangka Waktu Simpan. Adalah periode waktu penyimpanan arsip/dokumen yang dipersyaratkan. Jangka waktu simpan terdiri dari jangka waktu simpan aktif dan in aktif. a. Jangka waktu simpan aktif adalah jangka waktu penyimpanan arsip/dokumen yang masih dipergunakan sehari-hari sebagai berkas kerja dalam penyelenggaraan administrasi dan disimpan di Unit Pengolah. b. Jangka waktu simpan in aktif adalah jangka waktu penyimpanan arsip/dokumen yang frekuensi penggunaannya sudah menurun, akan tetapi sewaktu-waktu masih diperlukan dan disimpan di Unit Kearsipan. 4. Keterangan. Menunjukkan apakah arsip/dokumen dimusnahkan, permanen, atau dinilai kembali. a. Musnah adalah arsip/dokumen yang sudah tidak memiliki nilai guna lagi dan dapat dimusnahkan. b. Permanen (Arsip Statis) adalah arsip yang disimpan terus menerus di Arsip Nasional Republik Indonesia dan /atau Lembaga Kearsipan Daerah sebagai pertanggung-jawaban nasional. c. Dinilai Kembali adalah arsip yang nilai gunanya perlu dipertimbangkan kembali setelah habis jangka waktunya. D. Lingkup Jadwal Retensi Arsip Departemen Hukum dan Hak Asasi Manusia RI. 1. JRA Fasilitatif adalah JRA yang dihasilkan dari kegiatan-kegiatan fasilitatif. a. Perencanaan. JRA Perencanaan meliputi jenis-jenis arsip tentang kegiatan perencanaan, organisasi dan tata laksana, sistem informasi manajemen, hubungan kerja dengan DPR, termasuk bahan-bahan sidang kabinet. b. Kepegawaian. JRA Kepegawaian meliputi jenis-jenis arsip tentang formasi, penerimaan dan pengangkatan pegawai, pembinaan karier, mutasi, permasalahan dan sengketa kepegawaian, administrasi dan kesejahteraan pegawai, pemberhentian, dan lain-lain kegiatan kepegawaian mulai dari pengangkatan sampai pensiun. c. Keuangan. JRA Keuangan meliputi jenis-jenis arsip perencanaan, pengusulan, penggunaan anggaran rutin maupun pembangunan dan pertanggung-jawabannya.
d. Perlengkapan. JRA Perlengkapan meliputi jenis-jenis arsip kegiatan analisa kebutuhan, pengadaan, perbaikan dan pemeliharaan, penyimpanan dan penyaluran barang, inventarisasi dan penghapusan termasuk bukti kepemilikan. e. Umum. JRA Umum meliputi jenis-jenis arsip kegiatan ketata-usahaan, kearsipan, kerumah-tanggaan dan keprotokolan. f. Pendidikan dan Latihan. JRA Pendidikan dan Latihan meliputi jenis-jenis arsip kegiatan perencanaan, program diklat, peserta diklat, tenaga pengajar (Widya Iswara), penyelenggaraan diklat, materi/bahan pengajaran, laporan dan evaluasi pendidikan dan latihan, termasuk seminar/loka-karya/temu-karya dan kerjasama diklat. 2. JRA Bidang Substantif adalah JRA yang dihasilkan dari kegiatan-kegiatan substantif. a. Administrasi Hukum Umum. JRA Administarsi Hukum Umum meliputi jenis-jenis arsip kegiatan administrasi teknik hukum perdata, administrasi hukum pidana, administrasi hukum tata negara dan administrasi hukum internasional. b. Hak Kekayaan Intelektual. JRA Hak Kekayaan Intelektual meliputi jenis-jenis arsip kegiatan permohonan, pendaftaran, publikasi, sertifikasi dan pencatatan, kerjasama Bidang Hak Kekayaan Intelektual serta Legal Opinion termasuk keterangan ahli perkara Hak Kekayaan Intelektual. c. Keimigrasian. JRA Keimigrasian meliputi jenis-jenis arsip kegiatan lalu lintas keimigrasian, ijin tinggal orang asing dan status keimigrasian, penindakan keimigrasian dan tindakan pendetensian, kerjasama keimigrasian, pembinaan bidang keimigrasian, intelejen dan lintas informasi keimigrasian serta elektronik personal keimigrasian.
d. Pemasyarakatan. JRA Pemasyarakatan meliputi jenis-jenis arsip kegiatan registrasi, pelayanan, pembinaan dan pembimbingan, perawatan, kegiatan kerja, keamanan dan ketertiban dalam Lembaga Pemasyarakatan/Rumah Tahanan/Balai Pemasyarakatan dan kegiatan registrasi perawatan, mutasi dan keamanan Basan/ Baran di Rupbasan, serta kegiatan pembinaan dan pengawasan pemasyarakatan termasuk standarisasi, kompilasi data, pemetaan permasalahan, penanganan kasus Sistem Sidik Jari, pemutasian, monitoring dan pengawasan serta kemitraan. e. Pembinaan Hukum Nasional. JRA Pembinaan Hukum Nasional meliputi jenis-jenis arsip kegiatan perencanaan, pembinaan sistem hukum nasional, dokumentasi hukum dan penyuluhan hukum. f. Penelitian, Pengkajian dan Pengembangan. JRA Penelitian, Pengkajian dan Pengembangan meliputi jenis-jenis arsip kegiatan dokumentasi penelitian, hasil penelitian, pengembangan, data dan informasi, jurnal, analisis dan evaluasi permasalahan termasuk forum komunikasi, penelitian, pengkajian dan pengembangan. g. Pengawasan. JRA Pengawasan meliputi jenis-jenis arsip kegiatan pengusulan dan pelaksanaan program kerja pengawasan tahunan, program kerja pemeriksaan kasus, telaahan staf, laporan hasil pemeriksaan rutin dan kasus, laporan hasil pemeriksaan ekstern, petunjuk penertiban, pemeriksaan dan penjatuhan hukuman disiplin, pemberitahuan kerugian negara dan tindak lanjut hasil pemeriksaan. h. Peraturan Perundang-undangan. JRA Peraturan Perundang-undangan meliputi jenis-jenis arsip kegiatan rancangan dan harmonisasi Peraturan Perundangundangan, kerjasama dan publikasi peraturan, letigasi peraturan perundang-undangan dan fasilitasi penyusunan peraturan daerah. i. Perlindungan Hak Asasi Manusia (HAM). JRA Perlindungan HAM meliputi jenis-jenis arsip kegiatan standarisasi dan kebijakan di bidang Perlindungan HAM, Bina HAM, pemenuhan, pemajuan dan perlindungan HAM, informasi serta pemantauan.
BAB III PROSEDUR PENYUSUTAN BERDASARKAN JADWAL RETENSI ARSIP
Dalam Peraturan Pemerintah 34/1979 Pasal 2 bahwa Penyusutan Arsip adalah kegiatan pengurangan arsip dengan cara : a. Memindahkan arsip in aktif dari Unit Pengolah ke Unit Kearsipan; b. Memusnahkan arsip sesuai dengan ketentuan-ketentuan yang berlaku; c. Menyerahkan arsip statis oleh Unit Kearsipan ke Arsip Nasional RI. Yang dimaksud dengan Unit Pengolah adalah : Unit yang melaksanakan tugas pokok dan fungsi organisasi untuk keperluan pelaksanaan kegiatan kerjanya, unit tersebut juga melaksanakan arsip aktif sebagai berkas kerja. Yang dimaksud dengan Unit Kearsipan adalah : Unit yang melaksanakan pengendalian surat masuk/keluar (arsip aktif) serta mengelola arsip in aktif yang berasal dari Unit Pengolah Untuk melaksanakan kegiatan Penyusutan Arsip tersebut terlebih dahulu dibentuk Tim Penilaian Arsip yang bertugas : a. Melakukan penilaian arsip berdasarkan Jadwal Retensi Arsip : b. Mengelompokkan arsip berdasarkan Jadwal Retensi Arsip. A. PEMINDAHAN ARSIP I. Langkah-langkah pelaksanaan kegiatan pemindahan arsip in aktif dari Unit Pengolah ke Unit Kearsipan II (Unit Eselon II) adalah : 1) Menyisihkan berkas yang akan dipindahkan dari kelompok berkas yang masih dinyatakan sebagai berkas aktif. 2) Menyeleksi berkas yang telah disisihkan untuk menentukan arsip in-aktif yang akan dipindahkan, bahan-bahan non arsip dan duplikasi arsip. 3) Membuat Daftar Arsip yang akan dipindahkan. 4) Memasukkan berkas yang dipindahkan dalam boks arsip yang telah tersedia. 5) Menempelkan label pada boks arsip dengan memberikan petunjuk tentang isi boks secara singkat . 6) Menyampaikan usulan pemindahan arsip in aktif kepada Pimpinan Unit Pengolah. 7) Membuat Berita Acara Pemindahan Arsip.
8) Memindahkan arsip setelah mendapat persetujuan dari Pimpinan Unit Pengolah dan Pimpinan Unit Kearsipan. 9) Memindahkan arsip in-aktif kepada Unit Kearsipan II disertai Berita Acara Serah Terima Pemindahan Arsip. 10) Pemeriksaan, penerimaan dan penanda-tanganan Berita Acara Serah Terima Pemindahan Arsip oleh yang menyerahkan dan yang menerima arsip. 11) Pimpinan Unit Kearsipan II menerima dan menyimpan lembar pertama Berita Acara dan Daftar Arsip, sesuai dengan ketentuan yang berlaku. II. Langkah-langkah pelaksanaan kegiatan pemindahan arsip in aktif (yang jangka simpannya 3 tahun keatas) dari Unit Kearsipan II ke Unit Kearsipan I (Unit Eselon I) adalah : a. Unit Kearsipan II memindahkan arsip in aktif ke Unit Kearsipan I dengan disertai Daftar Arsip dan dilengkapi dengan Berita Acara Pemindahan Arsip. b. Unit Kearsipan I menerima arsip inaktif dari Unit Kearsipan II, dengan langkah-langkah : 1) Melakukan pemeriksaan daftar dan fisik arsip di Unit Kearsipan I Departemen Hukum dan Hak Asasi Manusia Republik Indonesia. 2) Penandatanganan Berita Acara Serah Terima Pemindahan Arsip In-aktif. 3) Pimpinan Unit Kearsipan I menerima arsip dan menyimpan Berita Acara Serah Terima Arsip yang dipindahkan. III. Langkah-langkah pelaksanaan kegiatan pemindahan arsip in aktif (yang jangka simpannya 10 tahun atau lebih) dari Unit Kearsipan I ke Unit Kearsipan Pusat (Record Centre) adalah: a. Unit Kearsipan I memindahkan arsip in aktif ke Unit Kearsipan Pusat dengan disertai Berita Acara dan Daftar Arsip. b. Unit Kearsipan Pusat menerima arsip in aktif, dengan langkah-langkah : 1) Melakukan pemeriksaan daftar dan fisik arsip di Unit Kearsipan I Departemen Hukum dan Hak Asasi Manusia Republik Indonesia . 2) Penandatanganan Berita Acara Serah Terima Pemindahan Arsip In-aktif. 3) Pimpinan Unit Kearsipan I menerima arsip dan menyimpan Berita Acara Serah Terima Arsip yang dipindahkan. c. Arsip yang diterima dari Unit Kearsipan I disimpan ditempat yang aman. d. Penyimpanan arsip dalam keadaan terkelompok sesuai dengan pencipta arsip. e. Penataan, penyimpanan dan pemeliharaan lebih lanjut menjadi tanggung jawab Pimpinan Unit Kearsipan. B. PEMUSNAHAN ARSIP : a. Di Unit Pengolah
Unit Pengolah dapat memusnahkan non arsip dan duplikasi serta arsip yang hanya memiliki jangka simpan aktif dengan keterangan musnah. Prosedur pemusnahan duplikasi dan non arsip : 1. Mengelompokkan non arsip dan duplikasi arsip. 2. Membuat Daftar Non Arsip dan Duplikasi yang akan dimusnahkan. 3. Membuat Berita Acara Pemusnahan Non Arsip dan Duplikasi Arsip . 4. Menyampaikan tembusan Berita Acara Pemusnahan kepada Unit Kearsipan Pusat melalui Unit Kearsipan II dan I. Prosedur Pemusnahan Arsip : 1. Memeriksa dan meneliti jenis arsip yang dapat dimusnahkan sesuai dengan ketentuan yang diatur dalam JRA. 2. Mendaftar arsip yang akan dimusnahkan sesuai formulir Daftar Pertelaan Arsip. 3. Menata fisik arsip sesuai dengan Daftar Pertelaan Arsip. 4. Meminta persetujuan pemusnahan kepada Unit Kearsipan Pusat melalui Unit Kearsipan II dan Unit Kearsipan I. 5. Memusnahkan arsip secara total (pemusnahan arsip secara total adalah fisik dan informasinya tidak dapat dikenali lagi) disaksikan oleh sekurang-kurangnya 2 (dua) orang Pejabat dengan dibuat Berita Acara Pemusnahan yang dilengkapi dengan Daftar Pertelaan Arsip yang akan dimusnahkan dengan tembusan ke Unit Kearsipan Pusat, Unit Kearsipan II dan Unit Kearsipan I. b. Di Unit Kearsipan II : Unit Kearsipan II dapat memusnahkan arsip yang memiliki jangka simpan kurang dari 4 (empat) tahun dan memiliki keterangan musnah. Prosedur Pemusnahan Arsip : 1. Memeriksa dan meneliti jenis arsip yang dapat dimusnahkan sesuai dengan ketentuan yang diatur dalam JRA. 2. Mendaftar arsip yang akan dimusnahkan sesuai formulir Daftar Pertelaan Arsip. 3. Menata fisik arsip sesuai dengan Daftar Pertelaan Arsip. 4. Meminta persetujuan pemusnahan kepada Unit Kearsipan Pusat melalui Unit Kearsipan I. 5. Memusnahkan arsip secara total (pemusnahan arsip secara total adalah fisik dan informasinya tidak dapat dikenali lagi) disaksikan oleh sekurang-kurangnya 2 (dua) orang Pejabat dengan dibuat Berita Acara Pemusnahan yang dilengkapi dengan Dartar Pertelaan Arsip yang akan dimusnahkan dengan tembusan ke Unit Kearsipan Pusat dan Unit Kearsipan I. c. Di Unit Kearsipan I :
Unit Kearsipan I dapat memusnahkan arsip yang memiliki jangka simpan kurang dari 10 (sepuluh) tahun dan memiliki keterangan musnah. Prosedur Pemusnahan Arsip : 1. Memeriksa dan meneliti jenis arsip yang dapat dimusnahkan sesuai dengan ketentuan yang diatur dalam JRA. 2. Mendaftar arsip yang akan dimusnahkan sesuai formulir Daftar Pertelaan Arsip. 3. Menata fisik arsip sesuai dengan Daftar Pertelaan Arsip. 4. Meminta persetujuan pemusnahan kepada Unit Kearsipan Pusat. 5. Memusnahkan arsip secara total disaksikan oleh sekurang-kurangnya 3 (tiga) orang Pejabat Bidang Hukum, Pengawasan dan Kearsipan Pusat dengan dibuat Berita Acara Pemusnahan yang dilengkapi dengan Dartar Pertelaan Arsip yang akan dimusnahkan dengan tembusan ke Unit Kearsipan Pusat. d. Di Unit Kearsipan Pusat : Unit Kearsipan Pusat dapat memusnahkan arsip yang memiliki jangka simpan diatas 10 (sepuluh) tahun dan memiliki keterangan musnah. Prosedur Pemusnahan Arsip : 1. Membentuk Tim Pemusnahan Arsip yang keanggotaannya terdiri dari wakil-wakil pejabat Departemen Hukum dan HAM RI, Badan Pemeriksa Keuangan (BPK) jika menyangkut arsip keuangan, Badan Kepegawaian Negara (BKN) jika menyangkut arsip kepegawaian dan Arsip Nasional Republik Indonesia. 2. Memeriksa dan meneliti jenis arsip yang dapat dimusnahkan sesuai dengan ketentuan yang diatur dalam JRA. 3. Mendaftar arsip yang akan dimusnahkan sesuai formulir Daftar Pertelaan Arsip. 4. Menata fisik arsip sesuai dengan Daftar Pertelaan Arsip. 5. Tim Pemusnahan Arsip melakukan penilaian dan menyusun rekomendasi hasil penilaian. 6. Meminta persetujuan pemusnahan kepada Badan Pemeriksa Keuangan (BPK) jika menyangkut arsip keuangan, Badan Kepegawaian Negara (BKN) jika menyangkut arsip kepegawaian dan Arsip Nasional Republik Indonesia. 7. Memusnahkan arsip secara total disaksikan oleh sekurang-kurangnya 3 (tiga) orang Pejabat dari Bidang Hukum, Pengawasan dan Kearsipan Pusat dengan dibuat Berita Acara Pemusnahan. C. PENYERAHAN ARSIP KE ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA. Arsip yang mempunyai nilai-guna sejarah atau sebagai bahan bukti pertanggung-jawaban nasional (nilaiguna sekunder) dan sudah tidak dipergunakan lagi bagi penyelenggaraan administrasi di lingkungan Departemen Hukum dan Hak Asasi Manusia Republik Indonesia diserahkan kepada Arsip Nasional Republik Indonesia sebagai Arsip Statis (Permanen).
Prosedur penyerahan arsip statis ke Arsip Nasional Republik Indonesia : a. Memeriksa arsip yang memiliki keterangan permanen dan jangka waktu simpannya sudah selesai sebagai arsip statis. b. Mengelompokkan arsip. c. Membuat Daftar Pertelaan Arsip yang akan diserahkan ke Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI). d. Menyampaikan surat pemberitahuan dan Daftar Pertelaan Arsip yang akan diserahkan ke Arsip Nasional Republik Indonesia . e. Pemeriksaan dan Penilaian oleh Arsip Nasional Republik Indonesia. f. Penyerahan arsip disertai dengan penandatanganan Berita Acara Serah Terima Arsip Statis.
BAB IV PROSEDUR PENYUSUTAN ARSIP YANG TIDAK BERDASARKAN JADWAL RETENSI ARSIP A. Pendataan. Pendataan arsip dilaksanakan untuk mengidentifikasikan : 1. 2. 3. 4. 5. 6.
Kondisi fisik arsip yaitu berkaitan dengan keadaan fisik arsipnya seperti robek, rusak, rapuh, buram, dsb. Kondisi tempat penyimpanan misalnya suhu, cahaya, kelembaban, fentilasi, dll. Media rekam arsip misalnya kertas, kaset video, film, opticaldisk, dll. Jumlah arsip yang ada di unit kerja : berapa meter liniar ( 1 meter liniar = 100 cm liniar ) Kurun waktu adalah waktu dari arsip yang tertua sampai termuda ditempat pendataan. Sistim penataan adalah tata cara penyimpanan arsip pada waktu aktifnya seperti sistim penataan berdasarkan abjad, subjek, nomor, tanggal, geografis, dll. 7. Alat Temu Balik/Access : suatu sarana yang digunakan untuk penemuan kembali arsip yang dapat berupa buku agenda, daftar pertelaan, inventaris arsip, dll. 8. Asal arsip adalah unit kerja pencipta arsip. 9. Lokasi Arsip adalah unit kerja pencipta arsip 10. Unit Kerja adalah tempat dilakukannya pendataan arsip misalnya tata usaha, kepegawaian, dll. B. Penataan 1. Menyingkirkan bahan-bahan yang dinyatakan sebagai non arsip misalnya map , amplop, surat kabar, majalah, formulir, dll. 2. Memilih dan menyingkirkan duplikasi arsip misalnya kelebihan penggandaan (fotocopy / stensil, dll ) 3. Mengelompokkan arsip berdasarkan media misalnya : - Arsip tekstual - Arsip non Tekstual - Arsip Bentuk Khusus 4. Memberkaskan arsip berdasarkan sistem penataan aslinya (original order).
C. Pendaftaran Pendaftaran adalah kegiatan membuat Daftar Pertelaan Arsip (DPA) yang ditandatangani oleh pimpinan unit pengolah yang didalamnya termasuk daftar pertelaan arsip yang disimpan sementara. D. Penilaian Penilaian arsip sebagai proses awal dalam kegiatan penyusutan arsip. Hal ini merupakan langkah penting untuk menjamin terpeliharanya informasi yang memiliki nilai guna bagi perkembangan dan kelangsungan hidup organisasi, kegiatan penilaian dilakukan dalam rangka penyusutan arsip di instansi. Sebelum arsip dimusnahkan terlebih dahulu dibentuk panitia penilaian yang melibatkan unit terkait terdiri dari : -
Unit Pengolah Unit Kearsipan dan Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) Badan Pemeriksa Keuangan (BPK) jika menyangkut arsip keuangan. Badan Kepegawaian Negara (BKN) jika menyangkut arsip kepegawaian.
Penilaian merupakan kegiatan yang paling krusial dalam manajemen arsip, subjektifitas penilaian antara seseorang dengan orang lain sering menjadi kendala, terlebih lagi nilai arsip tidak bernilai tetap. Nilai arsip selalu berubah-ubah sesuai dengan fungsinya, disuatu saat arsip yang tidak bernilai menjadi sangat bernilai pada waktu yang lain. Adapun langkah yang harus dilakukan dalam penilaian arsip adalah : 1. Membuat Daftar Pertelaan Arsip yang diusulkan untuk dimusnahkan. 2. Membuat Daftar Pertelaan Arsip yang bernilai guna permanen/pertanggung-jawaban nasional sebagai sarana penyerahan arsip ke ANRI. 3. Arsip yang bernilai guna permanent/dinilai kembali diserahkan ke ANRI guna disimpan. Sebelum arsip disusutkan dan dimusnahkan terlebih dahulu dilakukan penilaian oleh panitia dengan ketentuan : 1. Yang berwenang menilai, meneliti arsip untuk disusutkan dan dihapuskan adalah Panitia yang berpedoman pada JRA Departemen Hukum dan Hak Asasi Manusia RI. 2. Arsip yang diteliti dan dinilai Panitia adalah arsip yang sudah dicatat dalam daftar pertelaan arsip yang diusulkan kepada pimpinan instansi untuk dimusnahkan oleh unit kerja kearsipan.
3. Panitia dalam melakukan penilaian dan penelitian terhadap arsip yang diusulkan untuk dimusnahkan berpedoman kepada : a. Peraturan Perundang-undangan yang berlaku : - Undang-undang nomor 7 tahun 1971 tentang Pokok-Pokok Kearsipan. - Peraturan Pemerintah nomor 34 tahun 1978 tentang Penyusutan Arsip. b. Jadwal Retensi Arsip (JRA) Departemen Hukum dan HAM RI. c. Arsip yang diteliti sudah tidak terdapat hal-hal yang mungkin dapat memberi petunjuk kearah perbuatan fraude atau penyelewengan. d. Arsip yang diteliti sudah tidak mempunyai kekuatan pembuktian. 4. Pelaksanaan penelitian terhadap arsip yang akan dimusnahkan dilakukan berdasarkan musyawarah untuk mencapai suatu mufakat, tanpa mengesampingkan ketentuan Peraturan Perundang-undangan yang berlaku. 5. Dalam penilaian dan penelitian arsip yang akan dimusnahkan oleh suatu unit kerja yang belum memiliki JRA, dalam pelaksanaan pemusnahannya seperti arsip-arsip tahun 2004 kebawah harus berkonsultasi dengan pejabat dari BEPEKA sepanjang menyangkut arsip keuangan, pejabat yang di BKN menyangkut arsip kepegawaian dan pejabat dari ANRI untuk semua jenis arsip. 6. Apabila terdapat arsip yang berdasarkan keputusan panitia disepakati untuk disimpan maka arsip tersebut dikembalikan kedalam file untuk disimpan kembali. 7. Setelah arsip selesai dinilai oleh panitia, dibuat Berita Acara Penilaian dan Penilaian Arsip yang ditandatangani oleh panitia. E. Penyusutan Penyusutan terdiri dari : 1. Pemindahan a. Kepala Unit Kearsipan I menyampaikan usulan pemindahan arsip ke Unit Kearsipan Pusat Departemen Hukum dan Hak Asasi Manusia Republik Indonesia I yang ditandatangani oleh pimpinan Unit Kearsipan I. b. Memindahkan arsip setelah mendapatkan persetujuan dari Unit Kearsipan Pusat. c. Membuat Berita Acara Pemindahan Arsip yang ditandatangani oleh pimpinan Unit Kearsipan I sebagai pihak yang menyerahkan dan oleh kepala Unit Kearsipan Pusat Departemen Hukum dan Hak Asasi Manusia Republik Indonesia sebagai pihak yang menerima.
d. Pimpinan Unit Kearsipan Pusat menerima arsip dan menyimpan Berita Acara Serah Terima Pemindahan Arsip dan Daftar Pertelaan Arsip (DPA) yang dipindahkan. 2. Pemusnahan. a. Pemusnahan arsip di unit kearsipan : 1) Yang dapat dimusnahkan di unit kearsipan adalah Non Arsip dan Duplikasi Arsip. 2) Membuat Daftar Duplikasi Arsip seperti contoh dalam lampiran ini. 3) Unit kearsipan mengajukan permohonan persetujuan pemusnahan duplikasi arsip pada pimpinan unit pengolah masingmasing. b. Pemusnahan Arsip yang dilaksanakan oleh Unit Kearsipan Pusat: 1) Memilih dan mengelompokkan arsip berdasarkan ketentuan yang berlaku/nilai guna arsip, dapat dimusnahkan. 2) Membuat daftar pertelaan arsip yang akan dimusnahkan. 3) Pemeriksaan dan penilaian arsip oleh panitia pemusnahan arsip Departemen Hukum dan HAM RI yang anggotanya terdiri dari wakil-wakil : - Departemen Hukum dan HAM RI - Badan Pemeriksa Keuangan untuk arsip keuangan - Badan Administrasi Kepegawaian Negara untuk arsip kepegawaian - Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) 4) Permohonan rekomendasi kepada instansi terkait : - Departemen Hukum dan Hak Asasi Manusia Republik Indonesia - Badan Pemeriksa Keuangan untuk arsip keuangan - Badan Administrasi Kepegawaian Negara untuk arsip kepegawaian 5) Penerbitan Keputusan Menteri Hukum dan Hak Asasi Manusia Republik Indonesia tentang Pemusnahan Arsip Departemen Hukum dan Hak Asasi Manusia Republik Indonesia. 6) Pemusnahan arsip dengan cara dicacah atau dilebur sehingga tidak dapat dikenali lagi tentang isi/informasi maupun bentuknya untuk disaksikan oleh pejabat dibidang hukum atau pengawasan. 7) Pelaksanaan pemusnahan arsip dibuat Berita Acara Pemusnahan Arsip dan Daftar Pertelaan Arsip yang dimusnahkan dalam rangkap 3 terdiri dari : - Lembar Pertama untuk Unit Kearsipan Pusat Departemen Hukum dan Hak Asasi Manusia Republik Indonesia - Lembar Kedua untuk Unit Kearsipan I - Lembar Ketiga untuk tata usaha pengolah/TU pemilik arsip. 8) Pimpinan Unit Kearsipan Pusat menyimpan Berita Acara dan Daftar Pertelaan Arsip yang dimusnahkan.
3. Penyerahan Arsip yang mempunyai nilai guna sejarah sebagai bahan pertanggungjawaban nasional (nilai guna sekunder) dan sudah tidak dipergunakan lagi bagi penyelenggaraan administrasi dilingkungan Departemen Hukum dan Hak Asasi Manusia Republik Indonesia diserahkan kepada ANRI pusat/wilayah sebagai arsip statis. Prosedur penyerahan arsip ke ANRI sebagai berikut : a. Sekurang-kurangnya arsip telah disimpan selama 10 tahun kemudian diseleksi dan dinilai berdasarkan ketentuan / nilai guna dapat diserahkan ke ANRI. b. Mengelompokkan arsip berdasarkan masalah sesuai pola klasifikasi arsip Departemen Hukum dan Hak Asasi Manusia Republik Indonesia. c. Membuat Daftar Pertelaan Arsip yang akan diserahkan ke ANRI. d. Menyampaikan surat ke ANRI tentang rencana penyerahan arsip Departemen Hukum dan Hak Asasi Manusia Republik Indonesia. e. Pemeriksaan dan Penilaian oleh tim dari ANRI.
BABV PENUTUP Dengan diterbitkannya Peraturan Menteri tentang Jadwal Retensi Arsip dan Prosedur Penyusutan Arsip Departemen Hukum dan Hak Asasi Manusia Republik Indonesia diharapkan pengelolaan arsip-arsip inaktif dapat dilaksanakan secara lebih sempurna, teratur dan berkesinambungan guna menunjang kelancaran pelaksanaan tugas pokok.
Jakarta, 2 April 2007 MENTERI HUKUM DAN HAK ASASI MANUSIA REPUBLIK INDONESIA
HAMID AWALUDIN
Lampiran-lampiran formulir
DAFTAR ARSIP YANG DIPINDAHKAN UNIT KERJA PELAKSANA PENANGGUNG JAWAB NO.
: : :
JENIS/SERIES ARSIP
KURUN WAKTU
JUMLAH
SISTEM PENATAAN
KETERANGAN
BERITA ACARA PEMINDAHAN ARSIP IN AKTIF UNIT KERJA : …………………………….
Pada hari ini ……………… tanggal …………. bulan …………. tahun ………… dilaksanakan pemindahan arsip in aktif dari unit kerja ………………… ke Pusat Arsip, yang melibatkan : Nama Jabatan NIP Unit Kerja
: : : :
Dalam hal ini bertindak atas nama unit ………………………….. sebagai Pihak I. Nama Jabatan NIP Unit Kerja
: : : :
Dalam hal ini bertindak atas nama unit kerja Pusat Arsip, sebagai Pihak II. Pihak I menyerahkan tanggung jawab dan wewenang pengelolaan arsip yang dimaksud dalam daftar terlampir kepada Pihak II. Pihak II akan memberikan layanan arsip pada Pihak I. …………………., ………………………. Pihak I
Pihak II,
( …………………………… )
( ………………………. )
DAFTAR PERTELAAN ARSIP YANG DIMUSNAHKAN UNIT KERJA ALAMAT NO.
: :
……………………………………………………………………………. …………………………………………………………………………….
JENIS/SERIES ARSIP
KURUN WAKTU
JUMLAH
KETERANGAN
BERITA ACARA PEMUSNAHAN ARSIP
Pada hari ini …………… tanggal ………….. bulan……………. tahun ……………. yang bertandatangan dibawah ini, berdasarkan Jadwal Retensi Arsip dan berdasarkan penilaian kembali arsip telah melaksanakan pemusnahan arsip ……………………… sejumlah………………… tercantum dalam Daftar Pertelaan Arsip terlampir, penghancuran secara total dengan cara ……………………
Saksi-saksi
Kepala Unit Kearsipan
( ……………………………….. ) Satuan Pengawas Intern
( ……………………………..)
( ………………………………. ) Bagian Hukum
( …………………………….. ) Bagian Pengawasan
DAFTAR PERTELAAN ARSIP SEMENTARA
NO.
JENIS/SERIES ARSIP
KURUN WAKTU
JUMLAH
KETERANGAN
DAFTAR PERTELAAN PENYERAHAN ARSIP UNIT KERJA ALAMAT NO.
: :
……………………………………………………………………………. …………………………………………………………………………….
JENIS/SERIES ARSIP
KURUN WAKTU
JUMLAH
KETERANGAN
BERITA ACARA PENYERAHAN ARSIP STATIS Pada hari ini ……………….. tanggal ……………… bulan ………………… tahun ……………. kami yang bertanda-tangan dibawah ini : 1.
Nama Jabatan
: :
Dalam hal ini bertindak atas nama Departemen Hukum dan Hak Asasi Manusia Republik Indonesia untuk selanjutnya disebut Pihak Pertama, 2.
Nama Jabatan
: :
Dalam hal ini bertindak atas nama Arsip Nasional Republik Indonesia untuk selanjutnya disebut Pihak Kedua, menyatakan telah mengadakan serah terima arsip-arsip seperti tercantum dalam Daftar Pertelaan Penyerahan Arsip untuk disimpan di Arsip Nasional Republik Indonesia / Lembaga Kearsipan Daerah. Yang menerima Pihak Kedua,
( ......................................... ) Arsip Nasional Republik Indonesia/ Lembaga Kearsipan Daerah.
Yang menyerahkan, Pihak Pertama,
( ........................................ ) Instansi yang meyerahkan
