Kebijakan Pengendalian Internal Satuan Pengawasan Internal Universitas Brawijaya (SPI-UB) Malang, 14 September 2015
Satuan pengawasan internal (SPI) • Satuan Pengawasan Internal Universitas Brawijaya (SPI
UB) adalah Institusi Fungsional pengawasan internal segala kegiatan di Universitas Brawijaya yang bersifat non akademik. • Berkedudukan langsung dibawah Pimpinan BLU-UB • Rentang kendali SPI-UB meliputi: – Bidang Keuangan,
– Bidang Sumber Daya Manusia, – Bidang Teknologi Informasi, – Bidang Sarana Prasarana , dan Pembangunan (Tata Kelola Aset)
2015
KEUANGAN SARANA PRASARANA PEMBANGUNAN SUMBER DAYA MANUSIA TEKNOLOGI INFORMASI
JENIS AUDIT
JENIS AUDIT
SEBELUMNYA
KEUANGAN PENGADAAN BARANG & JASA PENGELOLAAN ASET SUMBER DAYA MANUSIA TEKNOLOGI INFORMASI
Dasar Hukum SPI UB Undang-Undang (UU) • Undang-Undang No. 1 Tahun 2004 tentang Perbendaharaan Negara Pasal 55 ayat (4) dan Pasal 58 ayat (1) dan (2)
Peraturan Pemerintah (PP) • PP No. 60 Tahun 2008 tentang Sistem Pengendalian Intern Pemerintah Peraturan Menteri • Permendiknas No. 44 Tahun 2011 tentang Sistem SPIP di Lingkungan Kemdiknas • Permendiknas No. 18 Tahun 2011 tentang Koordinasi Dan Pengendalian Program Di Lingkungan Kemdiknas sebagaimana telah diubah dengan Permendiknas No. 38 Tahun 2011. • Permendiknas No. 47 Tahun 2011 tentang Satuan Pengawasan Intern di Lingkungan Kemdiknas.
Surat Keputusan • Keputusan Rektor Universitas Brawijaya No 559/SK/2013 tentang Pemberhentian dan Pengangkatan Tim Pelaksana SPI UB
Tujuan spi 1.
Membantu
Pimpinan
UB
untuk
melakukan
perencanaan dan pelaksanaan/ audit, serta mengevaluasi tindak lanjut hasil audit. 2. Mengidentifikasi
memperbaiki
segala dan
kemungkinan
meningkatkan
untuk efisiensi
penggunaan sumber daya. 3. Merekomendasikan perbaikan menyeluruh atas sistem
pengendalian internal dan operasional secara objektif. 4. Memastikan
kepatuhan
terhadap
hukum,
peraturan, dan kebijakan yang berlaku di UB.
Wewenang spi 1. Mendapatkan akses secara penuh dan tidak terbatas
2. 3.
4.
5. 6.
terhadap unit-unit kerja. Menetapkan ruang lingkup kerja dan menerapkan teknikteknik audit yang diperlukan. Memperoleh bantuan, dukungan, maupun kerjasama dari personel unit kerja yang terkait, terutama dari unit kerja yang diaudit. Mendapatkan kerjasama penuh dari seluruh unsur Pejabat Pengelola Universitas. Mendapatkan dukungan sumberdaya yang memadai untuk pelaksanaan tugasnya. Mendapatkan bantuan dari tenaga ahli, baik dari dalam maupun luar.
LINGKUP KERJA SPI
AUDIT KEUANG AN
ASET & BMN
SDM
REVIU
IT
LAPORAN KEUANGAN
RKA
MONEV
PENDAMPINGAN
IRJEN
EKTERNAL
KAP
BPK
JADWAL/TAHAPAN AUDIT No 1 2 3 4
5 6 7 8 9 10
Kegiatan Permintaan Data Awal Desk Evaluation Entry Meeting Pekerjaan Lapangan: Interview dan penelaahan dokumen Analisis dan Pendalaman Penyusunan Draft Laporan & Permintaan Tanggapan Exit Meeting Finalisasi (LHP) Klarifikasi Temuan dengan Rektor/Warek II Penyusunan & Penerbitan Laporan Monitoring Tindak Lanjut Hasil Temuan
TEKNIK AUDIT SECARA UMUM
Sampling
Questionnaire
Interview
Review Dokumen
Cek Fisik
a. Untuk memberikan keyakinan yang memadai bagi tercapainya efektivitas dan efisiensi pencapaian tujuan penyelenggaraan pendidikan yang memadahi. b. Untuk memberikan keyakinan yang memadai bagi keandalan pelaporan keuangan, pengamanan asset Negara, dan ketaatan terhadap peraturan perundangundangan. c. Memberikan pernyataan tentang kewajaran informasi yang disajikan dalam laporan keuangan. d. Melaporkan hasil audit dengan data yang memadai dan memberikan masukan kepada pimpinan dan bagian terkait agar dapat dilakukan perbaikan.
Tujuan Audit Pengadaan Mengarahkan pengadaan yang ada di lingkungan Universitas Brawijaya menerapkan prinsip prinsip pengadaan yaitu efisien, efektif, transparan, terbuka, bersaing, adil/tidak diskriminatif, akuntabel.
Review Dokumen Pengadaan
Interview
Cek Fisik Barang
Perencanaan
• Dasar Perencanaan Kebutuhan
Pelaksanaan
• Prosedur & Dokumen Pengadaan/SPK
Hasil
• Kesesuaian Spesifikasi Teknis, jumlah Barang & Jasa • Penyerahan barang & Jasa • Kebermanfaatan barang & Jasa
Perpres 70 Tahun 2012 tentang Pengadaan Barang dan Jasa Pemerintah
Keputusan Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang dan Jasa Pemerintah (LKPP)
Keputusan Rektor Universitas Brawijaya
Meningkatkan efektivitas dan efisiensi sumber daya manusia setiap satuan kerja yang diaudit dalam lingkungan Universitas Brawijaya.
1.
2.
3. 4.
Kelengkapan Struktur Organisasi dan Tupoksi Masing-masing Bagian Kedisiplinan PNS terkait Absensi, Kepangkatan Dosen, Jabatan Fungsional Dosen, dan Tugas Belajar Dosen. Kelengkapan Dokumen Kontrak Perjanjian kerja Tindak Lanjut Atas Temuan Hasil Audit sebelumnya
a. Melakukan verifikasi terhadap efektifitas dari penerapan teknologi informasi. b. Melakukan verifikasi apakah penerapan teknologi informasi sudah memenuhi aspek efisiensi, availability system, reliability, confidentiality, dan integrity, serta aspek keamanan. c. Melaporkan hasil audit dengan data yang memadai dan memberikan masukan kepada bagian terkait agar dapat dilakukan perbaikan.
Review Dokumen
Melakukan kegiatan on-site audit
Inspeksi sarana prasarana IT
ditujukan dalam rangka mengevaluasi,
memonitor dan merekomendasi
1. 2. 3. 4.
beberapa aspek operasional perkembangan pengendalian internal setiap satuan kerja terutama dalam hal: Monitoring tindak lanjut temuan audit internal Monitoring tindak lanjut temuan audit eksternal Evaluasi terhadap perencanaan, dan Evaluasi terhadap realisasi anggaran
BERSIFAT UMUM
PENGGUNAAN DISERAHKAN SEPENUHNYA KEPADA PENERIMA BANTUAN
BERSIFAT KHUSUS
PERUNTUKAN DAN PENGGUNAAN DIATUR PEMBERI BANTUAN
BANTUAN KEUANGAN
BEGITU PULA MEKANISME LPJ
Laporan Pertanggungjawaban Keuangan (SPJ) dibuat oleh
Ketua Pelaksana Kegiatan/Peneliti/Pengabdi dengan mengacu pada Peraturan Menteri Keuangan (PMK) Republik Indonesia dan Peraturan Terkait
Lembaga Eksternal
Upah/Honorarium
Dana Bantuan/ Hibah
Lembaga Penyelenggara Program/Perguruan Tinggi Penerima Dana
Fee
Pembelian
Pegawai, Tenaga Ahli, Narasumber, dll (PNS & nonPNS) Badan Penyedia Jasa, (Pelatihan, Workshop, Seminar dll)
Material/Barang : (ATK,dll)
Efektif
Transparan
Prinsip Tata Kelola Keuangan
Akuntabel
Efisien
Tepat Sasaran
Tepat Administrasi
Tepat Prosedur
Tepat Waktu
Tanggung Jawab Pengelolaan Keuangan
Tepat Acuan
Pastikan
perencanaan dan anggaran disusun dengan seksama
Pelaksanaan
dikelola dengan tertib waktu, tertib administrasi
Kelemahan Dalam Pengelolaan Keuangan Negara 1.
o o o o o o o
Perencanaan Tidak didasarkan pada data yang akurat Tidak berdasarkan pada analisis kebutuhan Tidak memperhitungkan kendala dan resiko yang timbul Tidak mengantisipasi dinamika/perubahan Penyusunan rencana dilakukan secara subyektif Tidak didukung referensi yang memadai Kurangnya peran pimpinan dalam mengendalikan perencanaan
2. Pelaksanaan o o
o
o
o
o
Ketidaktaatan terhadap jadwal pelaksanaan kegiatan Kurangnya pengendalian pimpinan dalam mengendalikan pelaksanaan Tidak berjalannya evaluasi secara periodik menurut tahapan-tahapan kegiatan Penugasan/penunjukan personel kurang sesuai dengan tuntutan pelaksanaan kegiatan (tidak kompeten) Pelaksana kurang memahami perangkat pelaksanaan kegiatan, seperti petunjuk teknis, pedoman operasional, dan lain-lain Tidak tegasnya pimpinan terhadap penyimpangan bawahan
o
o
o
o
o
o
Pemberian kewenangan yang berlebihan kepada bawahan. Bawahan melakukan tindakan-tindakan di luar otoritasnya. Pelaksanaan secara sengaja dan terencana melakukan penyimpangan untuk kepentingan diri sendiri atau kelompok tertentu. Pelaksana dan pimpinan kurang memiliki tanggungjawab. Melaksanakan kegiatan tanpa memperhitungkan resiko. Adanya kebiasaan untuk menunda-nunda kegiatan.
Temuan Ketidakpatuhan Terhadap Peraturan
Kerugian Negara 1
2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13
14 15 16 17 18 19
Belanja dan/atau pengadaan barang/jasa fiktif Rekanan pengadaan barang/jasa tidak menyelesaikan pekerjaan Kekurangan volume pekerjaan dan/atau barang Kelebihan pembayaran selain kekurangan volume pekerjaan dan/atau barang
Pemahalan harga (Mark up) Penggunaan uang/barang untuk kepentingan pribadi Pembayaran honorarium dan/atau biaya perjalanan dinas ganda dan/atau melebihi standar yang ditetapkan Spesifikasi barang/jasa yang diterima tidak sesuai dengan kontrak
Belanja tidak sesuai atau melebihi ketentuan Pengembalian pinjaman/piutang atau dana bergulir macet Kelebihan penetapan dan pembayaran restitusi pajak atau penetapan kompensasi kerugian Penjualan/pertukaran/penghapusan aset negara/ tidak sesuai ketentuan dan merugikan negara/
Pengenaan ganti kerugian negara belum/tidak dilaksanakan sesuai ketentuan
Entitas belum/tidak melaksanakan tuntutan perbendaharaan (TP) sesuai ketentuan Penghapusan hak tagih tidak sesuai ketentuan Pelanggaran ketentuan pemberian diskon penjualan Penentuan HPP (harga pokok pembelian) terlalu rendah sehingga penentuan harga jual lebih rendah dari yang seharusnya
Jaminan pelaksanaan dalam pelaksanaan pekerjaan, pemanfaatan barang dan pemberian fasilitas tidak dapat dicairkan Penyetoran penerimaan negara/ dengan bukti fiktif
Potensi Kerugian Negara 1 2 3 4 5
Kelebihan pembayaran dalam pengadaan barang/jasa tetapi pembayaran pekerjaan belum dilakukan sebagian atau seluruhnya Rekanan belum melaksanakan kewajiban pemeliharaan barang hasil pengadaan yang telah rusak selama masa pemeliharaan
Aset dikuasai pihak lain
Pembelian aset yang berstatus sengketa
Aset tidak diketahui keberadaannya
6
Pemberian jaminan pelaksanaan dalam pelaksanaan pekerjaan, pemanfaatan barang dan pemberian fasilitas tidak sesuai ketentuan
7
Pihak ketiga belum melaksanakan kewajiban untuk menyerahkan aset kepada negara
8
Piutang/pinjaman atau dana bergulir yang berpotensi tidak tertagih
9
Penghapusan piutang tidak sesuai ketentuan
10
Pencairan anggaran pada akhir tahun anggaran untuk pekerjaan yang belum selesai
Kekurangan Penerimaan Negara
1 2 3 4
Penerimaan negara atau denda keterlambatan pekerjaan belum/tidak ditetapkan dipungut/diterima/disetor ke kas negara
Penggunaan langsung penerimaan negara Penerimaan negara diterima atau digunakan oleh instansi yang tidak berhak Pengenaan tarif pajak/PNBP lebih rendah dari ketentuan
Administrasi 1 2
3 4 5 6 7
8 9 10 11 12
Pertanggungjawaban tidak akuntabel (bukti tidak lengkap/tidak valid) Pekerjaan dilaksanakan mendahului kontrak atau penetapan anggaran Proses pengadaan barang/jasa tidak sesuai ketentuan (tidak menimbulkan kerugian negara)
Pemecahan kontrak untuk menghindari pelelangan
Pelaksanaan lelang secara performa Penyimpangan terhadap peraturan perundang-undangan bidang pengelolaan perlengkapan atau barang milik negara/perusahaan Pembentukan cadangan piutang, perhitungan penyusutan atau amortisasi tidak sesuai ketentuan Penyetoran penerimaan negara atau kas di bendaharawan ke kas negara melebihi batas waktu yang ditentukan
Pertanggungjawaban/penyetoran uang persediaan melebihi batas waktu yang ditentukan Sisa kas di bendahara pengeluaran akhir tahun anggaran belum/tidak disetor ke kas negara Pengeluaran investasi pemerintah tidak didukung bukti yang sah Kepemilikan aset tidak/belum didukung bukti yang sah
13
Pengalihan anggaran antar MAK tidak sah
14
Pelampauan pagu anggaran
15
Terdapat rekening sufiks yang belum disahkan
1 2 3 4 5 6 7
Indikasi Indikasi Indikasi Indikasi Indikasi Indikasi Indikasi
Indikasi tindak pidana tindak pidana korupsi tindak pidana perbankan tindak pidana perpajakan tindak pidana kepabeanan tindak pidana kehutanan tindak pidana pasar modal tindak pidana khusus lainnya
Disiplin Pegawai
1 Absensi Alpha
Keterlambatan kehadiran ketentuan 2 masuk kerja Pembatasan Hak Akses
1 Dokumen
audit tidak diberikan
Temuan 3E Ketidakhematan/pemborosan/ketidakekonomisan 1
Pengadaan barang/jasa melebihi kebutuhan
2 3
Penetapan kualitas dan kuantitas barang/jasa yang digunakan tidak sesuai standar
Pemborosan keuangan negara/perusahaan atau kemahalan harga
Ketidakefisienan
1 2
Penggunaan kuantitas input untuk satu satuan output lebih besar/tinggi dari yang seharusnya Penggunaan kualitas input untuk satu satuan output lebih tinggi dari seharusnya
Ketidakefektifan 1 2 3
Penggunaan anggaran tidak tepat sasaran/tidak sesuai peruntukan Pemanfaatan barang/jasa dilakukan tidak sesuai dengan rencana yang ditetapkan
Barang yang dibeli belum/tidak dapat dimanfaatkan
4 5
Pemanfaatan barang/jasa tidak berdampak terhadap pencapaian tujuan organisasi Pelaksanaan kegiatan terlambat/terhambat sehingga mempengaruhi pencapaian tujuan organisasi
6
Pelayanan kepada masyarakat tidak optimal
7
Fungsi atau tugas instansi yang diperiksa tidak diselenggarakan dengan baik termasuk target penerimaan tidak tercapai
8
Penggunaan biaya promosi/pemasaran tidak efektif
01 02 03 04 05 06 07 08 09 10 11 12 13 14
Penyetoran ke kas negara (Rekening Rektor)
Pengembalian barang kepada negara Perbaikan fisik barang/jasa dalam proses pembangunan atau penggantian barang/jasa oleh rekanan Penghapusan barang milik negara
Pelaksanaan sanksi administrasi kepegawaian
Perbaikan laporan dan penertiban administrasi / kelengkapan administrasi Perbaikan sistem dan prosedur akuntansi dan pelaporan Peningkatan kualitas dan kuantitas sumber daya manusia pendukung sistem pengendalian Perubahan atau perbaikan prosedur, peraturan dan kebijakan Perubahan atau perbaikan struktur organisasi
Koordinasi antar instansi termasuk juga penyerahan penanganan kasus kepada instansi yang berwenang Pelaksanaan penelitian oleh tim khusus atau audit lanjutan oleh unit pengawas intern Pelaksanaan sosialisasi Lain-lain
