Když se chce, všechno jde

PRŮVODCE KOMPETENCÍ ŘEŠENÍ PROBLÉMU „Když se chce, všechno jde“ To, že zaměstnanec vyřeší různé problémy, které mohou nastat, zaměstnavatelé předpokládají automaticky. Být kompetentní při řešení problémů znamená, dokázat problém včas rozpoznat i správně pojmenovat, posoudit ho a zařadit do situačního kontextu. Důležité je rovněž umět se na problém podívat z různých úhlů, zvolit si správnou cestu, jak dále postupovat, a svůj záměr realizovat. Přitom je zapotřebí reagovat na změny či podněty, které přináší proces řešení problémů i samotná realizace. Vše končí zhodnocením toho, jak vše proběhlo, co jsme se přitom dozvěděli nejen o problému, ale také sami o sobě.

Průvodce kompetencí - Řešení problému

1

ÚVODEM Co je to problém? Problém můžeme definovat jako odchylku od normálu, kdy příčinu neznáme, ale znát potřebujeme. Pokud příčinu známe, stejně musíme rozhodnout a to může být také problém. Vyhledáme-li pojem „problém“ ve slovníku, zjistíme následující: Problém [řec.] 1. sporná otázka, nesnadná úloha; 2. filoz. vědomí o nedostatečnosti lidského vědění pro řešení určité úlohy. Signalizuje nutnost rozšířit poznání. Původně ve starověku znamená „vědění o nevědění". V psychologii a logice vznikl zvláštní směr, zabývající se systematicky metodologickými otázkami řešení problémů. Potíž je se samotným pojmem „problém“, k němuž se obvykle přistupuje jako k něčemu negativnímu, tj. k čemusi, co není v pořádku. Odchylka od normálu však samozřejmě může být kladná i záporná. Například zjištění příčin, proč je jeden ze členů týmu tak výkonný, bude pravděpodobně právě tak důležité jako odhalení příčin, proč vzrostl počet reklamací. Lze tedy místo „řešení problému“ použít také výrazu „analýza příčin“. Problémová situace je jedna ze základních typů životních resp. modelových situací, jejímž smyslem je vyřešení určitého úkolu (problému) postupem vyžadujícím od řešitele použití nových, z hlediska myšlení produktivních (tvůrčích) způsobů a postupů. Vnímání problému člověkem může být různé. Určitě se ale shodneme, že problémů je nepřeberné množství, existují problémy osobní, věcné, pracovní, vědecké, zdravotní, filozofické a tisíce dalších. Oblast řešení problémů je nesmírně široká a není proto možné očekávat, že se v průběhu tohoto tréninku naučíme poradit si se vším, ale společně se pokusíme uchopit problém z různých úhlů pohledu a získat alespoň určité know-how, jak si s některými typy problémů poradit nebo jak k nim přistupovat. V průvodci kompetencí naleznete alespoň část toho, co s kompetencí k řešení problémů souvisí. Tento trénink ukáže, že      

je lepší problémy řešit špatně, než vůbec lidé vnímají problémy jiným způsobem ve standardních situacích nemáme objevovat již objevené je možné dívat se na „staré“ věci nově, netradičně existuje několik způsobů myšlení je možné k řešení problémů použít různé techniky a přístupy


2

Zde naleznete teorii související s kompetencí k řešení problému, se kterou se seznámíte v rámci tohoto tréninku: Téma

Přiblížení

Bariéry řešení problémů

Seznamuje s tím, co nám komplikuje řešení problémů.

Řešení problému – jak na to?

Popisuje pětikrokový proces řešení problémů.

Tradiční a netradiční přístup k řešení problémů

Rozlišuje dva přístupy k řešení problémů.

Individuální a skupinové řešení problémů

Popisuje výhody a nevýhody obou způsobů řešení problémů.

Technika SPLA

Představuje jednu z metod, která pomáhá při řešení problémů – techniku SPLA.

Technika 5W + 1H

Představuje jednu z metod, která pomáhá při řešení problémů – techniku 5W a 1 H.

BRAINSTORMING

Objasňuje pojem brainstorming, jakožto jednu z dalších metod pro řešení problémů.

Ishikawův diagram příčin

Představuje jednu z metod, která pomáhá při řešení problémů – Ishikawův diagram příčin.

Technika Osbornova seznamu

Představuje jednu z metod, která pomáhá při řešení problémů – techniku Osbornova seznamu.

Metoda SCAMPER

Představuje jednu z metod, která pomáhá při řešení problémů – tzv. metodu SCAMPER.

Paretovo pravidlo

Představuje jednu z metod, která pomáhá při řešení problémů – Paretovo pravidlo.

SWOT analýza

Představuje jednu z metod, která pomáhá při řešení problémů – SWOT analýzu.

Akční plán

Představuje jednu z metod, která pomáhá při řešení problémů – Akční plán.

Logický rámec

Představuje jednu z metod, která pomáhá při řešení problémů – Logický rámec.

Vztahové problémy - konflikty

Představuje pět stylů řešení konfliktů.


3

BARIERY ŘEŠENÍ PROBLÉMU

V tomto teoretickém vstupu se seznámíte s tím, co nám občas komplikuje řešení problému.

K častým příčinám neefektivního řešení problémů patří: 

Informace – nekompletní, pozdní, v nevhodné podobě, méně než je zapotřebí. V rychle se měnícím prostředí je velice těžké získat všechny potřebné informace.



Proces vnímání – máme sklon vnímat, co očekáváme. Vnímání je ovlivněno potřebami a faktory naší osobnosti a řadou dalších faktorů spíše než skutečnou povahou vnímaného objektu. Projevují se stereotypy, haló efekt.



Poznávací proces – krátkodobá paměť je velice omezená. Problém se současným zpracováním více problémů. Zpracováváme informace relativně pomalu. Není nám jedno, jaké jsou výsledky našich rozhodnutí. Trpíme pochybnostmi, zda jsou naše rozhodnutí správná. Informace vnímáme rozdílně podle toho, jak jsou nám prezentovány.



Skupinové vlivy – skupina vyvíjí na jednotlivce, který má rozhodnout, tlak, aby byl konformní ke skupinovým normám.



Organizační vlivy – jsme nepřetržitě ovlivňováni organizací (např. systém odměňování: postihována špatná rozhodnutí – všichni hrají na jistotu, odměňuje odvahu využít příležitost – naučí se riskovat)



Časové bariéry – nedostatek času způsobuje, že se omezuje naše schopnost využít dobře informací. Hledáme v prvé řadě negativní informace o alternativách, abychom mohli některé vyřadit. Výsledkem je, že je dostatečně neposoudíme, že neuděláme porovnání pozitivních a negativních aspektů.



Stres – ve stresu je každopádně těžké si zachovat chladnou racionálnost.



Hodnotový systém každého člověka



Vztahy - sympatie, antipatie, nenávist, láska



Sebedůvěra (přílišná, nízká), nejistota, odvaha, jistota, potěšení z úkolu, ochota riskovat, obavy, vnímání sebe samého



Společenské normy, tabu

Přestože existuje nepřeberné množství bariér a každý člověk vnímá jejich závažnost jinak, neměli bychom se bát problémy řešit, protože i špatná zkušenost je cenná a znamená poučení k tomu, abychom příště zvolili jinou cestu. Důležité je využít získaných zkušeností – pozitivních i negativních a dívat se na řešení vzniklých problémů, jako na příležitost k vlastnímu zdokonalení.


4

ŘEŠENÍ PROBLÉMU – JAK NA TO?

V tomto teoretickém vstupu se seznámíte s pětikrokovým procesem, který vám napoví, jak postupovat při řešení problémů.

„Hm, tak to je problém.“ Docela běžná věta, každý z nás ji vyslovuje – možná trochu jinak formulovanou – dnes a denně. Ano, každý den řešíme problémy a děláme rozhodnutí, ať už doma, v práci, při zábavě, nebo třeba při obyčejném nakupování. Příkladů vás určitě napadne celá řada. A vyřešit některé z nich vůbec není snadné. Vyžadují hodně přemýšlení, citových investicí a zkoumání situace. Trénink, kterého se právě účastníte, vám umožní pohlédnout na „problém“ z mnoha úhlů pohledu. Seznámíte se s různými technikami jak na to, zkusíte si vyřešit spoustu problémů „modelových“. Průvodce kompetencí vám nabízí trochu teorie o tom, jak se řeší problém nebo činí nějaké rozhodnutí. Celý proces rozebírá po jednotlivých krocích i s krátkými komentáři. Třeba se vám tato stať někdy bude hodit k tomu, abyste udělali správné rozhodnutí. Obrázek na další stránce, který celý proces znázorňuje, vás nesmí přivést na scestí. Jakoby z něj totiž vyplývalo, že při řešení problému člověk jednoduše postupuje od jednoho kroku k druhému. Ve skutečnosti to tak není. Popsané kroky představují pouze strukturu, podle které se lze problémem zabývat. Kroky se navzájem různě překrývají. Možná se někdy budete muset vrátit k dřívějším krokům, anebo některé kroky provádět současně, abyste našli nejlepší řešení. Chápejte tedy celý proces jako flexibilní záležitost. Při každém kroku pochopitelně probíhá další sběr informací, dozvídáte se další skutečnosti. A to vás samozřejmě může přimět k přehodnocení problému a k tomu, abyste se vrátili znovu na začátek. Také můžete zjistit, že některá řešení mohou být neproveditelná a budete muset hledat nová. Jindy mohou být jednotlivé kroky spojené anebo zkrácené. Možností je celá řada, počítejte s nimi.


5

Proces řešení problému

flexibilní


6

Krok 1. – Definování problému

Máte před sebou nějaký cíl, něco jste si naplánovali, něčeho chcete dosáhnout. Ale nastane problém, co dělat? Prvním krokem, který je zapotřebí učinit, je ujasnit si, oč vlastně jde, v čem problém spočívá. Co vám brání v dosažení cíle? Je dobré nejdříve definovat problém obecněji, protože konkrétní problém ze začátku ještě nemusí být úplně jasný. Mohou vám scházet informace k tomu, abyste problém definovali, lidé se často dopouštějí omylu a zaměňují příčinu za následek. Zkuste si problém zformulovat a požádejte někoho, komu věříte, aby se na to podíval a věc s vámi prodiskutoval. Přísloví „Více hlav, více rozumu“ zde rozhodně má své místo. S definováním problému vám mohou pomoci tyto otázky:     

Kde je problém, čeho se týká, v čem spočívá? Je to můj problém? Mohu jej vyřešit, a stojí vůbec za vyřešení? Je tohle skutečně ten problém, anebo jde pouze o projev širšího problému? Jestliže je to starý problém, co bylo špatného na původním řešení?

  

Musí se problém řešit ihned, anebo je možné počkat? Je možné, že zmizí sám od sebe? Mohu si dovolit tento problém ignorovat?

  

Má tento problém etickou stránku? Jakým podmínkám musí vyhovovat jeho řešení? Ovlivní řešení něco, co se měnit nesmí?


7

Krok 2. – Sběr informací

Než se pustíte do řešení problému, je zapotřebí udělat si jasno, pořádně se zorientovat. A k tomu potřebujete co nejvíce přesných informací. Co všechno vzít do úvahy ? 

Fakta a data Rozhovory s „odborníky“ a důvěryhodnými zdroji. Osobní nebo zprostředkované pozorování událostí minulých či současných. Vyhledání relevantních informací. Výsledky experimentů a studií. Výzkum.



Zainteresované strany Začněte u sebe. Jednotlivci, skupiny nebo organizace, kterých se problém a jeho řešení týká. Je velmi důležité identifikovat rozhodující osoby i osoby nám blízké.



Omezení Existuje jich spousta, např. nedostatek finančních nebo jiných zdrojů. Jestliže řešení problému podléhá příliš mnoha omezením, jsou možná právě tato omezení oním problémem.



Názory a představy Je zapotřebí uvědomit si, že úspěch nebo také neúspěch vašeho řešení mnohdy závisí na názorech či představách rozhodujících zainteresovaných osob, skupin nebo orgánů. Je proto důležité vzít je do úvahy, ať už jsou správné nebo zaujaté. Brát je v potaz a počítat s nimi vám může ušetřit práci i čas. Ale pozor, předběžné úvahy skrývají také rizikový faktor, se kterým se musí počítat. Občas si pouze domýšlíme a spekulujeme o tom, co si asi myslí druzí. Některé věci se berou automaticky jako platné, přičemž realita může být naprosto odlišná. Snažte se tedy vyhnou planým domněnkám a smyšlenkám.


8

Krok 3. – Návrhy možností, zvažování a volba



Návrhy možností Nebo také příprava různých variant řešení problému. Na problém se dívejte z různých úhlů, nacházejte nová hlediska, která třeba dříve nebyla patrná. Brainstorming nebo rychlé zaznamenávání nápadů na první pohled třeba i nesmyslných, je velice užitečné a může vás nasměrovat k cíli. Jakmile si pořídíte seznam/ souhrn možností, jak problém vyřešit, stavějte se k němu otevřeně. Postupně je proberte a ke každému z nich si udělejte poznámku např.: o potřebuji více informací o představuje zcela nové řešení o může se vzájemně doplňovat nebo se vylučovat o setká se s odporem o vypadá nadějně o je pro mne výzvou



Zvažování možností Možnosti, jak by bylo možné problém vyřešit, posuzujte objektivně, tedy pokud možno bez jakéhokoliv emočního zaujetí. V této chvíli nezáleží na tom, zda se vám takové řešení líbí nebo ne. Váš přístup musí být racionální. Do úvahy berte všechna kritéria. Přestože jste našli vhodný způsob, jak problém vyřešit, nemusí to ještě fungovat, např. proto, že nejsou k dispozici zdroje, lidé toto řešení nepřijmou anebo mohou vzniknout nové problémy.


9

 Volba nejlepší možnosti Se zvažováním možností a volbou té nejlepší vám může pomoci tzv.matice analytické posloupnosti Thomase Saatyho. Postup je následující: Zaznamenejte možnosti/návrhy řešení problému v řádcích a sloupcích podle tohoto obrázku.

Začnete alternativou/možností A na prvním řádku, postupně projdete sloupce matice a „poměřte“ ji s každou z dalších možností. Pokud má jiná možnost/alternativa větší hodnotu než možnost A, ohodnoťte ji 1. Má - li hodnotu menší, ohodnoťte ji nulou. Pak udělejte totéž s možností/alternativou B a všemi ostatními. V řádcích pak sečtěte výsledky každé možnosti/alternativy a určete pořadí. Nejvyšší pořadí získá možnost/alternativa nejvíce vyhovující kritériím, která jste použili. V naší ukázce dosahuje nejvyššího skóre alternativa C, čili umístila se coby nejvhodnější řešení problému na prvním místě. Další pomůckou při zvažování možností je tzv. SFF matice ( z anglického Suitability, Feasibility & Flexibility Matrix) neboli Matice vhodnosti, proveditelnosti a flexibility Vhodnost

Proveditelnost

Flexibilita

Výsledek

Alternativa A Alternativa B Alternativa C Alternativa D


10

Ohodnoťte každou možnost/alternativu body 1 – 3 (max). Berte přitom v potaz tato kriteria: o Vhodnost se týká samotné možnosti/alternativy, zda je etická či praktická. Je ve své podstatě vhodná, adekvátní nebo extrémní? o Proveditelnost se týká toho, co vše bude zapotřebí k vyřešení problému. Je to finančně únosné? Jaká je pravděpodobnost, že se problém skutečně vyřeší? o Flexibilita se týká vaší schopnosti zareagovat na nezamýšlené důsledky zvoleného řešení a toho, jak jste schopni přijímat nové možnosti. Vztahuje se taky na samotnou možnost/alternativu a zda můžete během řešení kontrolovat výsledky. Na základě celkového výsledku hodnocení každé možnosti určete pořadí od nejlepší po nejhorší. Vyberte samozřejmě nejlepší možnost, ale nemyslete si, že jde o perfektní řešení. Kdyby takové řešení existovalo, asi by neexistoval problém. Naslouchejte své intuici nebo vnitřním pocitům i při procesu rozhodování. Obraťte se znovu na někoho, komu věříte a ověřte si, jestli vám něco neuniklo anebo jestli dotyčný nevidí ve vašem řešení další problém. Buďte přístupni kompromisu, zejména když jste problém plně definovali a vytvořili alternativní řešení. Kombinace jednotlivých řešení může být na místě. Krok 4. – Realizace rozhodnutí a průběžné sledování

Výborně, důkladně jste problém promysleli, posoudili různé možnosti a rozhodli se, kterou cestou půjdete dál. Dokud se rozhodnutí nezačne provádět, jde pouze o dobrý úmysl. Co všechno s tím souvisí?


11

 Plánování Skočit do uskutečňování řešení po hlavě, jen tak bez ladu a skladu, by asi nebylo vhodné. Je nutné připravit si plán realizace. Bude obsahovat: jednotlivé kroky, které povedou k odstranění/vyřešení problému. Bude v něm uvedeno vše, co budete k vyřešení problému potřebovat, identifikace zdrojů a jejich čerpání, rozvrh nebo časový harmonogram, apod.  Informování zúčastněných Na tento krok se často zapomíná. Vždy poskytněte dostatek informací osobám, které mají s řešením problému co do činění. Dle vlastního uvážení jim oznamte potřebné podrobnosti. Komunikujte s nimi.  Kompromisy To, že jste si vše dobře připravili, ještě není zárukou, že všechno půjde „jako po másle“. Buďte připraveni na to, že se vyskytnou další problémy, že se pozmění okolnosti, že vaše pečlivě připravené plány nemusí vyjít. Nesetrvávejte rigidně na svých plánech, někdy vše může vyřešit kompromis. Nezapomínejte na to. Po celou dobu realizování vašeho rozhodnutí mějte oči otevřené a uši nastražené. Sledujte, jak to probíhá, kontrolujte výsledky. Realizace bude úspěšná do té míry, do jaké budete provádět kontrolu, ovlivňovat zúčastněné strany a zdroje, harmonogram a celkový pokrok. Jestliže při kontrole úspěšnosti přijdete na to, že se žádané výsledky nedostavují, zvažte další možnosti. Krok 5. – Poučení se ze zkušenosti

A jsme na konci naší cesty. Ať už jste svého cíle dosáhli či nikoliv, je důležité zamyslet se nad tím, co jste se v průběhu řešení problému dozvěděli sami o sobě a na čem vám skutečně záleží. Pokud jste udělali vše, co jste mohli, berte to jako úspěch. Nezapomínejte, že i špatná zkušenost má svou cenu. Značnou.


12

TRADIČNÍ A NETRADIČNÍ PŘÍSTUP K ŘEŠENÍ PROBLÉMŮ K řešení problémů můžeme přistupovat tradičně nebo netradičně. Jak zvolit ten správný přístup se dočtete v tomto teoretickém vstupu.

Každý člověk řeší problém podle sebe a vnímá jej optikou vlastní zkušenosti. Lidé většinou preferují buď tradiční (analytický) nebo netradiční (kreativní) přístup k řešení problémů. V naprosté většině případů existuje vždy více řešení problému. Každý člověk má určité limity a jiný způsob řešení problémů pro něj třeba vůbec nepřichází do úvahy. Limity je ale dobré při řešení problémů odstraňovat, vyhodnocovat je a zvážit, zda to, jak nás omezují, není na škodu věci. TRADIČNÍ (ANALYTICKÝ) PŘÍSTUP Při tradičním (analytickém) řešení problémů postupuji následovně: 1. definuji problém co nejpřesněji 2. ověřím, zda už daný problém někdo řešil 3. ověřím, s jakým výsledkem byl tento problém řešen 4. zvolím podobné řešení a postupuji stejně 5. využiji metody vyzkoušené praxí – rybí kost, kriteriální analýza, SWOT 6. vyhodnotím, jak jsem spokojený(á) s dosažením cíle Situace, kdy je vhodné použít analytický přístup: - situace, které jsou rutinní - situace, které jsme už v minulosti úspěšně řešili - situace se složitým problémem, který musíme strukturovat - situace, které vyžadují přesnost v řešení Výhody analytického řešení problémů:  řešení jsou jasná a srozumitelná  využíváme postupy s jasným cílem uspět  známe předchozí dobrou zkušenost  efektivní využití času pro řešení, neztrácíme čas rozhodováním  využití standardů – efektivita týmové práce Nevýhody analytického řešení problémů:  kladení limitů  stereotypy  setrvačnost, která nevede k rozvoji kreativity  míra efektivity postupu Pamatujme na to, že není třeba hledat objevené, ctěme dobrou praxi, využívejme standardní postupy pro řešení standardních problémů.


13

NETRADIČNÍ (KREATIVNÍ) PŘÍSTUP Při netradičním (kreativním) řešení problémů postupuji následovně: 1. zaměřím se na cíl, kterého má být dosaženo řešením 2. sepíšu si vše, co mě napadne při zamyšlení nad mým problémem 3. využiji metody bez limit – brainstorming, myšlenkové mapy, brainwriting 4. každé řešení porovnám s cílem 5. vyhodnotím dosažení cíle řešení problémů nejlepším způsobem Situace, kdy je vhodné použít postup kreativní: - neobvyklé situace, které jsme před tím neřešili - situace, u kterých nevíme, kde začít - situace, kde nevidíme řešení - situace, ve kterých musíte učinit rozhodnutí za předpokladu velké nejistoty Výhody netradičního řešení:  rozvoj osobnosti řešitele  posun limit  nová řešení, která se stávají následně standardem – dobrou praxí Nevýhody netradičního řešení:  časová náročnost  nejistota výsledku Pokusme se podívat na řešení bez vlastních limit, možná nalezneme ještě lepší řešení než to, které jsme bez přemýšlení používali. Můžeme se tímto způsobem sami rozvíjet. Ať už zvolíme jakýkoliv přístup, určitě platí, že lepší je špatné řešení než žádné řešení problému. Každá problémová situace vyžaduje osobité řešení. Základem by mělo být přesné definování cíle, kterého má být řešením dosaženo. Volba metody, kterou pro řešení problému zvolíme, závisí na tom kdo problém řeší, co řeší, s kým jej řeší a proč jej řeší. Ať už řešíme nějaký problém tradičně nebo kreativně, je dobré ověřit si správnost zvoleného řešení. K tomu může posloužit seznam kontrolních otázek. Odpovědi na tyto otázky by nám měly napovědět, zda bylo naše rozhodnutí správné.

Otázky k ověření správnosti řešení problémů: Skutečně jste dosáhli toho, co jste chtěli? Odchyluje se v něčem výsledek od vašeho očekávání? Byla některá očekávání překonána? Jaké jsou důvody odchylek? Špatné odhady, neostatečné nebo chybné informace, neschopnost, technické problémy, náhoda?


14

Ve kterých bodech byly vaše předpoklady příliš optimistické a kde příliš pesimistické? Odhadli jste správně své vlastní schopnosti? Přecenili jste je? Podcenili? Stanovili jste si správné cíle? Určili jste si správné priority? Ve kterých bodech musíte výsledek ještě dodatečně korigovat? Učinili byste opět stejné rozhodnutí? Řešili jste problém správně?

Jednou z překážek efektivního řešení problémů může být myšlenková nepružnost, která je úzce spojená s tradičním přístupem k řešení problémů. Pro tradiční myšlení je charakteristická analýza, logika a argumentace. V dnešní době však tento typ myšlení nestačí. Je potřeba vnímat situaci komplexněji, ve více rovinách. Cvičení Šest myslících klobouků nám ukázalo šest způsobů uvažování. Dívali jsme se na problémy z několika různých úhlů, podpořili jsme naše strukturální myšlení a myšlení v souvislostech. Šest způsobů uvažování a jejich symbolická barva:  bílá - zohledňujeme fakta, čísla, potřeby, nedostatky, ptáme se na doplňující informace, které nám chybí; hlavním smyslem je pojmenovat všechna dostupná fakta, která se k problému vztahují  červená – zaměříme se na pocity, oprostíme se od faktů, vnímáme pocity, které z problémů máme (obavy, nedůvěru, nadšení), využíváme spontánnost  žlutá – soustředíme se na všechna pozitiva a hodnoty, jež s sebou problém a jeho vyřešení přináší, volíme konstruktivní návrhy, opíráme se při tom o argumenty  černá – nahlížíme na problém s jeho negativními důsledky, chybami a omyly, přicházíme s konstruktivní dávkou skepticismu, porovnáváme nabízená řešení s reálnou situací, se zkušenostmi z minula, upozorňujeme na možná úskalí  zelená – přicházíme s kreativními nápady (zajímavými, různorodými, neobvyklými)  modrá – organizujeme a koordinujeme celé myšlení, snažíme se o nadhled a objektivitu, rozhodujeme, zpracováváme shrnutí a závěry


15

INDIVIDUÁLNÍ A SKUPINOVÉ ŘEŠENÍ PROBLÉMŮ

Vzniklý problém můžeme buď řešit sami nebo ve skupině. O výhodách a nevýhodách obou postupů se dočtete v tomto teoretickém vstupu.

Individuální řešení problému Výhody:  rozhodnutí jsou méně riskantní než u skupinového rozhodování (sám nesu odpovědnost)  časově méně náročné Nevýhody:  náročné na získání informací  náročné na schopnosti rozhodovat (analyzovat, zpracovávat, dedukovat apod.)  nebezpečí subjektivismu Přístup jedince k riziku: Podle teorie utility (užitečnosti, prospěšnosti) se jedinec při rozhodování řídí mírou užitečnosti, kterou mu rozhodnutí přinese. Při výběru mezi více a méně rizikovými variantami řešení hraje důležitou roli jeho postoj k riziku. Posuzování míry užitečnosti je velmi subjektivní, protože závisí na jeho postojích k riziku. Tato teorie rozlišuje 3 typy postojů: Averze k riziku – je odpůrce rizika a vždy vybírá nejméně rizikové varianty řešení. Sklon k riziku – vybírá značně rizikové varianty, i při vysoké pravděpodobnosti neúspěchu. Neutrální postoj k riziku – averze i sklon k riziku je v rovnováze, ovlivněn dalšími faktory. Faktory, ovlivňující ochotu jedince riskovat: 1. osobní charakteristiky  vlastnosti, schopnosti a zkušenosti, které usnadní nebo znesnadní výběr optimální varianty  postoje a preference – hodnotová orientace jedince 2. sociální faktory  postavení v organizaci – čím vyšší je jeho pozice, tím více bude muset přiměřeně riskovat  sociální klima v celé společnosti – pokud se cení úspěch, pak i ochota riskovat roste 3. vnější situační faktory  velikost rizika – čím vyšší je pravděpodobnost úspěchu, tím větší je ochota riskovat Průvodce kompetencí - Řešení problému

16

 

 přínos rozhodnutí – znamená poměr mezi tím, co může získat a co ztratit kdo ponese důsledky – ponese-li je sám, ochota riskovat klesá a naopak časové hledisko dopadu – čím dřív pocítí dopad (ztrátu), tím víc ochota riskovat klesá

Skupinové řešení problému Skupina se buď podílí na všech fázích rozhodovacího procesu nebo jen na jeho části. Výhody:  větší možnosti shromáždit více informací  synergický efekt, možnost využít různé dovednosti členů skupiny  získání více různorodých variant řešení  rozvoj dovedností jednotlivých členů  překonání paradigmat  lepší pochopení problému  zvýšení akceptovatelnosti rozhodnutí  zlepšení spolupráce a vztahů  integrace individuálních cílů s cíli organizace Nevýhody:  časová náročnost  větší ochota riskovat v důsledku rozptýlené odpovědnosti  ohrožení rozhodování dominantním jedincem  nebezpečí skupinového myšlení Přístup skupiny k riziku: Je-li skupina vysoce soudržná, mohou být její rozhodnutí více riskantní, než u jedinců a to v důsledku skupinového myšlení. Znaky skupinového myšlení:  nezranitelnost – vysoká sebedůvěra a přílišný optimismus vedou k ignoraci nebezpečí  racionalita – víc hlav, víc rozumu, občas odmítají varovné signály  morálnost – členové věří ve vlastní morálku  stereotypy  autocenzura


17

TECHNIKY ŘEŠENÍ PROBLÉMŮ – TECHNIKA SPLA (STRUKTURA ROZHODOVACÍCH PROCESŮ ŘEŠENÍ PROBLÉMŮ) Existují různé techniky, které nám pomáhají řešit vzniklé problémy. O technice SPLA se dozvíte v tomto teoretickém vstupu. Rozhodovací proces je v čase logicky navazující sled kroků počínající zjištěním problémů až po formulaci rozhodnutí. Tato struktura je někdy označována jako analytický model rozhodování.

Symptom Definování problému

Příčiny Analýza problému

Lék Generování řešení Lék

Hodnocení a výběr řešení

Akce Implementace rozhodnutí

Výsledek Kontrola a vyhodnocení

S – Symptom (definování problému)

Technika 5W+1H

P – Příčina (analýza problému)

Brainstorming Ishikawův diagram

L – Lék (generování řešení, výběr nejvhodnější alternativy) .

Analogie Brainstorming Osbornův seznam SCAMPER Paretovo pravidlo SWOT analýza

A – Akce (implementace řešení)


Akční plán 18

TECHNIKY ŘEŠENÍ PROBLÉMŮ – 5W + 1H Umět se správně ptát není jen tak. Tento teoretický vstup nám napoví, jak na to. Vyskytne se problém a my se bez dlouhého rozvažování okamžitě vrhneme do jeho řešení. Nic neobvyklého, sami to všichni známe, určitě se nám to už mnohokrát přihodilo. Možná jsme uspěli a možná, že to tak docela nedopadlo. Ne nadarmo praví české přísloví „Dvakrát měř a jednou řež“. Seznámíme se teď s jednou jednoduchou a docela užitečnou metodou, která nám může řešení nějakého problému hodně usnadnit. Je to technika nazvaná 5W & 1H. Jejím cílem je udělat si o problému jasno, zkrátka analyzovat jej a teprve potom jej začít řešit. Celé kouzlo spočívá v tom, že si nejdříve položíme pět základních otázek:

WHO

Kdo?

Otázky týkající se osob

WHAT Co?

Otázky týkající se věcí, předmětů, detailů

WHERE Kde?

Otázky týkající se místa

WHEN Kdy?

Otázky týkající se času

WHY

Otázky týkající se důvodu

Proč?

HOW? Jak?

Otázky týkající se způsobu

Cílem techniky 5W & 1H je podrobná analýza zkoumaného problému. Jedná se o systémové kladení otázek roztříděných do jednotlivých kategorií. Touto technikou dokážeme lépe pojmenovat vzniklý problém a uvědomit si všechny jeho souvislosti. A jak již vím, správné definování problému je podmínkou pro úspěšné řešení problému.


19

TECHNIKY ŘEŠENÍ PROBLÉMŮ – BRAINSTORMING o Kapitola objasňuje pojem brainstorming. Podrobněji pak seznamuje s jeho podstatou, pravidly a výhodami jeho využití.

Brainstorming se volně překládá jako „myšlenková smršť“ nebo bouře mozků (brain = mozek, storm = bouře, útok). Je metodou týmového řešení problémů a k jejímu uplatnění se proto sestavuje řešitelský tým. Ten se skládá ze zhruba 4 až 12 řešitelů, přičemž by měli být rovnoměrně zastoupeni odborníci i laici, ženy a muži, lidé s různým vzděláním, z různých sociokulturních skupin. Čím je pestřejší tým, tím je větší naděje na úspěšnost brainstormingového sezení. Vždy platí, že při brainstormingu jsou si všichni řešitelé naprosto rovni a sezení by tedy mělo připomínat přátelské posezení. Tým většinou vede moderátor. Na začátku sezení je přesně a jasně formulována otázka a cíl, k němuž je třeba se dobrat. Poté účastníci produkují co největší počet možných řešení, která se zapisují na flipchart, moderační kartičky a podobně. Moderátor řídí průběh a snaží se tým vyprovokovat k co největší aktivitě. Na brainstormingovém sezení je zakázáno jakkoliv kritizovat či hodnotit vyřčené nápady, je rovněž zakázáno zůstávat v pasivitě. Žádný nápad, ani ten nejdivočejší a nejiracionálnější, není tabu. Cílem je dosažené množství nápadů. Toto sezení by mělo trvat 30 – 40 minut, maximálně 1 hodinu. Po něm se provede vyhodnocení nápadů a jejich rozdělení do skupin. Následně se předají k řešení konkrétním řešitelským odborným týmům. Výhodou brainstormingu je přenos nadšení na všechny účastníky, vyvolání soutěživosti a odbourání stereotypních postupů. Podstata brainstormingu  čím více nápadů, přístupů a myšlenek, tím spíše nalezneme správné řešení,  skupina dokáže vyprodukovat v krátkém čase podstatně více a především podstatně originálnějších nápadů než to dokáže stejný počet jednotlivců,  naše myšlení potřebuje oddělit tvůrčí fázi myšlení od kritické, respektive myšlení intuitivní od logického. Brainstorming nám umožňuje překonat naše vlastní psychické a sociální bariéry, jako jsou: autocenzura ješitnost tendenčnost Průvodce kompetencí - Řešení problému

20

strach z kritiky nedostatek sebedůvěry Pravidla brainstormingu Brainstorming je technikou, používanou ke sběru informací a dat nutných k řešení problému, k otevření mnoha možností a pojmenování různých aspektů řešení. Nezapomínejme, že nápad není totéž, co řešení. Smyslem brainstorming jsou nápady. Řešení nalézáme až posouzením a vyhodnocením nápadů.

„Otec“ brainstromingu Američan Alex F. Osborn definoval tato základní pravidla efektivního brainstormingu:

 Zákaz kritiky Během sezení je přísně zakázána jakákoli kritika či hodnocení, ať už ze strany zúčastněných, nebo ze strany facilitátora. I sebemenší náznak kritiky nebo hodnocení může znamenat „uzavření stavidel“. Kritická fáze, posuzování materiálu vzešlého z brainstormingu, probíhá až úplně na závěr.  Uvolnění fantazie Každý by měl naplno uvolnit svou fantazii. I ty zdánlivě nejšílenější a nejméně akceptovatelné nápady mohou být východiskem pro mnoho dalších reálných nápadů. Při brainstormingu neplatí žádná tabu, vše je dovoleno. Nápady, které jsou předkládány, by měly být co nejkonkrétnější.  Vzájemná inspirace Podstatou brainstormingu je volné asociování nad nápady svými i druhých. Cokoli je ve skupině řečeno, může (ba dokonce musí) být použito jako východisko pro další a další myšlenky. Jeden ovlivňuje druhého, z jednoho nápadu mohou vzejít stovky dalších.  Kvantita nad kvalitou Je zakázáno jakékoli hodnocení. Proto je lhostejné, zdali nápad sám o sobě má nebo nemá svou hodnotu. Podstatné je množství, ze kterého se nakonec bude vybírat, nikoli kvalita. Tu zatím nemůžeme určit, držíme-li se první zásady. K porovnání dochází až na závěr.  Všichni jsme si rovni Je důležité, aby se požadavek odloženého hodnocení platnil po celou dobu seance. Jen tak docílíme toho, že všichni účastníci si budou rovni. Neexistuje dobrý nebo špatný nápad, stejně tak neexistuje lepší nebo horší účastník. Při brainstromingu jsou si všichni rovni.


21

Průběh brainstormingu 1. Seznámení s pravidly brainstormingu a upozornění na nebezpečí, jež by jejich porušení znamenalo. 2. Definice problému a zadání je naprosto klíčová fáze. Čím preciznější je pojmenování problému a čím konkrétněji je cíl stanoven, tím je obvykle dosaženo kvalitnějšího výsledku. 3. Rozcvička slouží k uvolnění kreativního potenciálu účastníků. 4. Vlastní brainstorming.


22

TECHNIKY ŘEŠENÍ PROBLÉMŮ – ISHIKAWŮV DIAGRAM PŘÍČIN o Existují různé techniky, které nám pomáhají řešit vzniklé problémy. Ishikawův diagram, kterým se zabývá následující teoretický vstup, pomáhá při zjišťování příčin vzniku problému. Jednou z hlavních příčin neúspěchu při řešení problémů bývá nesprávná diagnóza skutečných příčin. Často se zabýváme jen symptomy místo skutečných problémů. Většina firemních problémů má více než jednu příčinu, a tak je lze řešit více než jedním způsobem. Máme tendenci nahlížet na problémy jen z pohledu očividných příčin a neprozkoumat všechny aspekty problému. Vyhnout se tomu můžeme pomocí hlubšího poznání problému, stanovení jeho základních prvků, vyjasnění podstaty zahrnující určení příčin vzniku problému a cílů jeho řešení. Autorem Ishikawova diagramu je japonský sociolog Kaoro Ishikawa, který stál u zrodu kroužků kvality v Japonsku 50. let. Umožňuje oddělit příčiny od důsledků a vidět problém v jeho celistvosti. Této technice se podle jejího vzhledu také říká rybí kost. Diagram příčin a následků by se měl stát prvním krokem řešení všech problémů, jež mohou být vyvolány více příčinami. Jeho zpracování je jednoduché a snadno pochopitelné, což umožňuje zapojení širšího okruhu pracovníků do řešení problémů. Použití „rybí kosti“ často přináší náměty, které vedou k novým, netradičním řešením. Předpokladem pro úspěšné zpracování diagramu je týmová práce s využitím brainstormingu. Práci by měl řídit zkušený moderátor.

Struktura diagramu příčin a následků lidé-ostatní

lidé-já

metody

Důsledek=problém

materiál

mechanismus


prostředí

23

Při sestavování diagramu postupujeme následovně: 1. Nejprve si definujeme přesný problém, neboli důsledek a ten zapíšeme na pravou stranu dostatečně velké plochy. Zakreslíme hlavní vodorovnou linii. 2. Na levou stranu zapíšeme hlavní oblasti příčin daného problému, kterými nejčastěji bývají lidé (ve smyslu ostatní lidé nebo ve smyslu mé osoby), metody, materiál, mechanismus, prostředí apod. 3. Přemýšlíme nad příčinami problémů a ty zapisujeme ke konkrétním oblastem. Je důležité, aby tyto příčiny byly přesně formulovány. Dekompozice příčina na „příčiny příčin“ by měla být prováděna tak dlouho, dokud neodhalí všechny kořenové příčiny následku. Za kořenové příčiny lze považovat konkrétní možné příčiny následku, na jejichž odstranění již lze navrhnout konkrétní opatření. 4. Necháme diagram tzv. „uzrát“. Diagram by měl být živým dokumentem, se kterým se při řešení dané problematiky neustále pracuje, a který se dále doplňuje o nové nápady a nově zjištěné poznatky. 5. Ohodnotíme bodově příčiny, čímž zjistíme, které jsou nejzávažnější.


24

TECHNIKY ŘEŠENÍ PROBLÉMŮ – OSBORNŮV SEZNAM

Existují různé techniky, které nám pomáhají řešit vzniklé problémy. O technice Osbornova seznamu se dočtete v tomto teoretickém vstupu.

Jméno Alexe F. Osborna je spojeno s kreativitou neboli tvůrčím myšlením. Této oblasti a různým technikám a metodám jeho rozvoje se pan Osborn intenzivně věnoval po celý život. Napsal řadu knih, které jsou aktuální, velmi oblíbené a často používané. Nejčastěji se spojuje s metodou nazývanou brainstorming, takřka synonymem jeho jména je „otec brainstormingu“. Známá a velmi využívaná je také jeho další technika - tzv. Osbornův seznam. Ta nás inspiruje a navádí k tomu, abychom se na každý problém či situaci, dívali z více úhlů pohledu. Čím více těch úhlů bude, tím lépe. Seznam navádějících otázek : Použít jinak? Přirovnat k něčemu? Existuje něco tomu podobného? Je s tím něco srovnatelné? Předělat? Nová barva, tvar, zvuk, vůně, smysl, pohyb …? Zmenšit? Může být něco odstraněno? Můžeme něco vynechat? Může to být tišší, světlejší? Zvětšit? Může se něco přidat? Může se něco zesílit? Může to kloubit funkce, zrychlit? Nahradit? Vyměnit barvu za jinou, jiný materiál, místo, čas…? Přeskládat? Prohodit součásti mezi sebou? vyměnit lidi? Vyměnit barvy? Obrátit? Pracovat úplně naopak? Pozpátku? Obrátit postup? Změnit plus a minus? Kombinovat? Spojit dva nápady do jednoho? Sloučit myšlenky?


25

TECHNIKY ŘEŠENÍ PROBLÉMŮ – METODA SCAMPER Lze si nějak usnadnit hledání řešení problémů? Existují k tomu různé metody a postupy. O metodě SCAMPER se poučíte v tomto teoretickém vstupu.

Tato metoda vychází z Osbornova seznamu, je však přehledněji schematizována a upravena pro praktické použití. Autorem je Michael Michalko a jmenuje se SCAMPER. Slovo ´scamper´ je výraz anglický (znamená trysk, cval či úprk) a je akronymem začátečních písmen slov, které se za ním skrývají. Název metody je možná i synonymem rychlosti, se kterou se nám může pomocí této metody podařit vyřešit nějaký problém. Je to vlastně seznam, který nám pomáhá pružně reagovat, něco změnit, vyřešit nebo vymyslet. S C A M P E R

substitute combine adapt modify put to another use eliminate reverse

nahradit (díly, materiál, lidi) kombinovat (sloučit, spojit s jiným, integrovat) adaptovat (nahradit, změnit funkci, použít jiné díly) modifikovat (zmenšit, zvětšit, změnit tvar, změnit atributy) použít jinak (jiné uplatnění, jiný výklad) eliminovat (odstranit, zjednodušit, redukovat) obrátit (vyměnit pořadí, změnit postup)

Příklad použití metody SCAMPER pro změnu recepce hotelu: Co?

Prostor pro čekání

Jak? S – nahradit  vyhradit pro sezení jiné místo v hale, než prostor u dveří  sezení nahradit pohodlnější sedačkou, křesílky C – kombinovat  zkombinovat prostor pro čekání s příjemným posezením pro relaxaci  zkombinovat s jinými aktivitami - hudba, něco na čtení A – adaptovat  opticky oddělit od zbytku haly – barevné ladění zdí a nábytku, květiny  přizpůsobit teplotu vstupní haly – topení/klimatizace M – modifikovat  doplnit o úschovu zavazadel, aby je čekající klienti nemuseli hlídat  dvě recepční, které budou zároveň plnit funkci obsluhy


26

P – použít jinak  místo prostoru na čekání zřídit malý obchod, kadeřnictví, manikůru E – eliminovat  zjednodušit vstupní formality, aby čas čekání byl co nejkratší  alespoň subjektivně zkrátit dobu čekání tzv. welcome a last drinky R – obrátit  vstupní formality vyměnit za výstupní formality, tedy využít doby vyklízení pokoje


27

S

C

A

M

Substitute

Přemýšlejte o tom, že některou část produktu nebo procesu nahradíte něčím jiným. Porozhlížení se po „něčem“ často vede k novým nápadům.

Nahradit

Typické otázky: Co mohu nahradit, abych dosáhl zlepšení? Co se stane, když tohle vyměním za tamto? Jak mohu nahradit místo, čas, materiál nebo osoby?

Combine

Přemýšlejte o zkombinování dvou či více částí svého záměru tak, aby z toho vznikl nový produkt či proces nebo aby se zvýšila součinnost.

Kombinovat

Typické otázky: Které materiály, prvky, vlastnosti, procesy, osoby, produkty nebo komponenty mohu spojit/ smísit /zkombinovat. Kde mohu dosáhnout součinnosti?

Adapt

Přemýšlejte, které části produktu nebo procesu je možné nějak přizpůsobit/upravit nebo jak se může změnit povaha produktu nebo procesu?

Adaptovat

Typické otázky: Kterou část mohu změnit? A výměnou zač? Co se stane, když změním charakteristiky komponent?

Přemýšlejte o změně části nebo i celé aktuální situace nebo o jejím přetvoření do Modify/distort neobvyklé podoby. Tím, že sami sebe přinutíte pracovat jiným způsobem, často dospějete k alternativním produktům či procesům. Modifikovat

Typické otázky: Co se stane, když zdeformuji nebo přeženu nějakou součást komponenty? Co se stane, jestliže celý proces nějak upravím/pozměním?


28

P

E

R

Put to other purposes

Přemýšlejte, jak by bylo možné aktuální řešení/proces/produkt uplatnit jinak, nebo co odjinud by šlo použít v tomto případě? Měli byste přemýšlet o tom, kde jinde to lze uplatnit.

Použít jinak

Typické otázky: Kde jinde bych pro to nalezl uplatnění/odbytiště/trh. Kdo jiný by to mohl používat?

Eliminate

Přemýšlejte, co byste na mohli na produktu nebo procesu vypustit, co by se dalo zjednodušit, redukovat.

Eliminovat

Typické otázky: Kterou činnost můžeme z procesu vypustit? Jaké vlastnosti výrobku můžeme zrušit? Jak můžeme výrobek zjednodušit? Jaké části výrobku můžeme redukovat?

Reverse

Přemýšlejte, jestli v procesu není možné vyměnit pořadí aktivit nebo nějak jinak změnit postup.

Obrátit

Typické otázky: Nelze postup obrátit? Můžeme změnit pořadí aktivit?


29

TECHNIKY ŘEŠENÍ PROBLÉMŮ – PARETOVO PRAVIDLO o

Kapitola objasňuje Paretovo pravidlo, které se může použít při výběru nejvhodnějšího řešení vzniklého problému.

Italský sociolog Vilfredo Pareto již v 19. století zjistil, že 20% obyvatelstva vlastnilo 80% majetku. Toto pravidlo platí i v jiných oblastech života. Pokud jde o rozhodování, pak Paretovo pravidlo říká, že problém z 80% způsobuje 20% příčin a ty bychom se měli pokusit identifikovat, odhalit, na ně bychom se měli zaměřit a řešit. A pak bychom měli volit takové řešení, které eliminuje 80% z těch vytipovaných příčin. 20 %

80 %

Zdroje

Výsledky

Použití Paretova pravidla pro výběr optimálního řešení problému probíhá následovně: 1. Poskytněte účastníkům určitý počet hlasů, které musí přidělit námětům, které si vyberou jako nejlepší. Vhodný počet hlasů je od 20% do 40% ze všech námětů. Záleží na počtu účastníků. Při větším počtu se přiděluje 20%. Při menším počtu účastníků 40%. 2. Nechte účastníky přiřadit všechny své hlasy námětům. Každý námět může dostat od jednoho účastníka pouze jeden hlas. 3. Po sečtení hlasů pro jednotlivé náměty si můžete ověřit Paretovo rozložení. Dvacet % námětů získá přibližně 80% všech hlasů. Pokud si sami účastníci potvrdí nebo rozporují výběr námětu s největším počtem hlasů, pak se později vyhnete řečem: „Něco si tam vybrali, tak ať si to realizují. Já pro to nehlasoval.“

30


TECHNIKY ŘEŠENÍ PROBLÉMŮ – SWOT ANALÝZA o V tomto teoretickém vstupu se seznámíte s analýzou silných a slabých stránek, příležitostí a hrozeb, s jejímž využitím můžete definovat své silné stránky a příležitosti a na jejich základě pak realizovat své cíle a dosáhnout úspěchu. Vše v životě je ovlivňováno množstvím vlivů. A ty pak můžeme jednoduše rozdělit na dobré a špatné. Jak ale poznáme, které vlivy považovat za kladné a které vlivy za záporné? Kladné vlivy posunují naše zájmy žádoucím směrem a záporné naopak nežádoucím. Některé z těchto vlivů nastanou určitě a některé jen možná. Výsledkem této úvahy jsou čtyři základní skupiny vlivů a to ty, které: Jsou kladné a nastanou určitě (a bývají více závislé na vnitřních faktorech) Jsou záporné a nastanou určitě (a bývají více závislé na vnitřních faktorech) Jsou kladné a nastanou možná (a bývají více závislé na vnějších faktorech) Jsou záporné a nastanou možná (a bývají více závislé na vnějších faktorech) Uvedené 4 skupiny vlivů se staly základem pro tzv. SWOT analýzu (pojmenování vychází z prvních písmen anglického výrazu označujícího danou skupinu). Tyto skupiny vlivů jsou pak nazvány: Silné stránky Slabé stránky Příležitosti Hrozby

S W O T

(Strengths) (Weaknesses) (Opportunities) (Threats)

Žádné rozhodnutí nepřináší jen klady a žádné jen zápory. Takže to pro nás znamená, že vždy musíme hledat všechny čtyři skupiny vlivů, jinak by náš pohled nebyl kompletní a mohl by být velmi jednostranný a zavádějící. Určitě jste si mnohdy o něčem řekli: „To nebude tak jednoduché, v tom bude nějaký háček“. V podobných případech jste na nejlepší cestě k získání opravdu co nejobjektivnějšího pohledu na danou situaci. Pokud máte problém najít vlivy patřící 31


do jedné z těchto skupin, pak to určitě neznamená, že takové vlivy v dané situaci objektivně nejsou. Zcela určitě to znamená, že tyto vlivy jen nemůžeme najít. Pokud jste spíše povahy optimistické, budete mít více problémy s odhalováním slabých stránek a hrozeb. Pokud jste naopak založením spíše pesimisté, budete mít pravděpodobně problémy s odhalováním silných stránek a příležitostí. Vždy by ale mělo platit, že byste neměli lhát sami sobě a měli byste si stanovit všechny 4 skupiny vlivů podle svého nejlepšího vědomí a svědomí. SWOT analýza je základem pro rozhodování při personální práci v řadě podniků – pro rozvoj zaměstnanců, jejich kariéru, pro další vzdělávání ale také pro jejich uvolňování. Příklad SWOT analýzy - Dovolená v Řecku Silné stránky:  Odpočinu si  Vykoupu se v hezkém moři  Opálím se  Konečně se předvedu v nových plavkách  Svezu se na banánu Slabé stránky:  Zaplatím moc peněz cestovce  Strávím spoustu času cestováním  Nedomluvím se Příležitosti:  Řekové jsou velmi ochotní a vstřícní  Několik míst vhodných pro výlety (hory, jezera, rezervace)  Promenáda pro večerní procházky Hrozby:  Špatné počasí  Komplikovaný přístup k moři  Předražené služby

32


TECHNIKY ŘEŠENÍ PROBLÉMŮ – AKČNÍ PLÁN o Tento teoretický vstup informuje o technice Akční plán, který lze použít pro realizaci zvoleného řešení problému.

Poté co zvolíme způsob vyřešení vzniklého problému, bychom se měli zabývat tím, jak vybrané řešení uskutečníme. Užitečným pomocníkem nám může být akční plán. Co by takový akční plán měl obsahovat? Co? – odpověď na otázku, co přesně je potřeba udělat (definice problému, popis jednotlivých činností) Proč? – co získáme, jaký očekáváme výsledek, jaká jsou možná rizika

Jak? – jakým způsobem to udělám, jaké využiji metody a nástroje Kdo? – kdo to udělá, já sám nebo řešitelský tým, kdo o čem rozhoduje Kdy? – jaký je časový harmonogram plnění dílčích úkolů Kolik? – kolik to bude stát, jaké potřebuji zdroje (finanční, lidské) Mezi základní vlastnosti efektivní realizace řešení patří:  Realizace je správně načasovaná a ve správném sledu stanovených kroků.  Při provádění určitého řešení jsou zajištěny komunikační podmínky pro uplatňování zpětné vazby.  Manažer zajistí, aby řešení bylo přijato, nejlépe zvýšením zapojení ostatních na jeho realizaci.  Provádění navrhovaných řešení je spojeno s vytvořením odpovídajících kontrolních mechanismů Akční plán je vypracovaný konkrétní záměr pro řízení dané akce se stanovením způsobu, jak ve stanoveném čase a s jakými disponibilními zdroji bude požadovaných cílů (řešení problému) dosaženo.

33


LOGICKÝ RÁMEC Tento teoretický vstup informuje velmi stručně o technice Logický rámec, který lze použít zejména pro úspěšnou realizaci zvoleného řešení problému. Metoda logického rámce byla vyvinutá v 70. letech 20. století v USA. Mimo jiné se jedná o oficiální metodu v řízení projektového cyklu projektů financovaných ze zdrojů EU. Logický rámec lze použít při identifikaci problému, plánování, realizaci a vyhodnocení vybraného řešení. Logický rámec definuje klíčové prvky, podporuje týmovou práci, pomáhá předcházet nedorozuměním, slouží jako komunikační nástroj a podklad pro závěrečné hodnocení úspěšnosti řešení problému. Logický rámec systematicky a logicky zobrazuje:  cíle, kterých chceme prostřednictvím vybraného řešení dosáhnout  konkrétní, prokazatelné výstupy realizace projektu  činnosti a prostředky, související s dosažením očekávaných výsledků  ukazatele, podle kterých lze hodnotit plnění cílů  identifikátory, pro zhodnocení dosažených výsledků  odpovědnosti a role  rizika a podmínky realizace projektu Hlavní výsledky jsou sumarizovány v matici, která ukazuje nejdůležitější aspekty v logickém formátu. Logický rámec obsahuje: PROČ? se projekt realizuje CO? se musí udělat KDO? realizuje úkoly JAK? se projekt realizuje KDY? se realizují úkoly KOLIK? se utratí za realizaci

Účel a cíl Výstupy Nositel Akce – činnosti Milníky – termíny Rozpočet zdroje

Metoda logického rámce zahrnuje 2. etapy: První etapa je analytická – v ní jsou navrženy projekty, které vedou k řešení pojmenovaných problémů. Druhou etapu představuje plánování. Myšlenka projektu je rozpracovaná do plánů aktivit a využití zdrojů v určeném čase. Tato etapa obsahuje tři kroky: 1. Sestavení matice logického rámce 2. Časový plán aktivit 3. Plán vstupů a nákladů Sestavení matice logického rámce Matice má čtyři základní sloupce:

34


A dále pak čtyři základní sloupce:

Matici logického rámce je třeba sledovat v následujících souvislostech:

První sloupec stanoví základní strategii projektu, tj. aktivity, které je nutno vykonat, výstupy dosažitelné těmito aktivitami, účel projektu jako důsledek výsledků a celkový cíl, ke kterému účel přispěl. Druhý sloupec obsahuje objektivně ověřitelné ukazatele. Všechny cíle, tj. celkové cíle, účel projektu a výsledky je nutno vyjádřit ukazateli kvantity nebo kvality cílových skupin, času nebo místa. Třetí sloupec obsahuje konkrétní informační zdroje pro ověření dosažení celkového cíle, účelu a výsledku. Mohou to být statistiky, finanční výkazy, rozbory trhu, zápisy, zprávy o výsledku auditu apod.

35


Čtvrtý sloupec popisuje podmínky, které musí nastat, aby bylo dosaženo cíle.

vnější

36


VZTAHOVÉ PROBLÉMY - KONFLIKTY o Tato kapitola se zabývá různými způsoby řešení konfliktů.

Ano, vztahové problémy a konflikty jsou nevyhnutelné a všudypřítomné. Asi se shodneme na tom, že je to něco, co běžně patří k životu každého člověka. Dozajista patří k situacím, se kterými jste se určitě mockrát setkali a které jste pokaždé nějakým způsobem vyřešili. To, jakými způsoby konflikty zvládáme, jaké jsou naše preferované styly, si často ani neuvědomujeme. Osvojili jsme si je v období dětství a dospívání, podepsala se na nich naše výchova a nejrůznější situace, které nám život přinesl. V odborné literatuře se můžete s různými teoriemi a strategiemi, jak lidé konflikty řeší. Na tréninku máte příležitost seznámit se s jednou z nich. Styl vyhýbavý Motto: „To není moje věc“. Charakteristika stylu: Jedinec se stahuje do pozadí, nechce se do problémové situace angažovat, snaží se zůstat stranou, nevyjadřuje nesouhlas, nemá rád konflikty, považuje je za škodlivé nebo neřešitelné. Nerespektuje zájmy své ani zájmy ostatních. Vyhýbání může mít formu diplomatického manévru, odložení problému na dobu, která bude vhodnější nebo ústupu ze situace, která nás ohrožuje. Styl přizpůsobivý Motto: „Vzdávám se svých cílů a nechám tě vyhrát, protože nejdůležitější je, abys mě měl rád“. Charakteristika stylu: Nebere ohled na vlastní zájmy, raději ustoupí, protože uspokojit oponenta znamená uchovat si s ním dobré vztahy a to je ze všeho nejdůležitější. V zájmu harmonie považuje za lepší konfliktu předejít tím, že ustoupí a přizpůsobí se, dohodne se. Obsahuje element sebeobětování. Přizpůsobení může mít podobu nesobecké velkorysosti nebo dobročinnosti, uposlechnutí rozkazu, i když bychom radši neposlouchali nebo podřízení se názorům druhého.

37


Styl konkurenční Motto: „Dosáhnu svého za každou cenu. Charakteristika stylu: Sleduje vlastní cíle na úkor druhého, užívá jakýchkoliv prostředků, jen aby vyhrál. Může mít formu argumentace, ekonomických sankcí, orientace na moc, dominance, manipulace, zneužívání pravomocí, fyzické hrozby, arogantního ignorování názorů a požadavků druhé strany.V tomto případě se střet odehrává v rovině síly a moci.Vede k pocitům nepřátelství a touhy po odplatě. Může však také znamenat „ stát si za svým právem“ nebo ohájit stanovisko, o kterém jste přesvědčen, že je správné. Styl kompromisní Motto: „ Ber – dej“. Charakteristika stylu: Cílem je najít nějaké vzájemně přijatelné řešení, řešení, které částečně uspokojí obě strany. Předmět sporu se rozdělí mezi obě strany, jeden ústupek se vyváží jiným. Obě strany se částečně vzdají vlastního cíle. Je to rychlé zaujetí postavení ve středu, není zde ani vítězů ani poražených. Styl sjednocující Motto: „Názory obou stran nemusí vždy být stejně platné, ale jsou stejně důležité“. Charakteristika stylu: Zahrnuje snahu spolupracovat s druhou osobou/stranou tak, aby bylo nalezeno řešení, které plně uspokojí zájmy obou. Konflikt je považován za nástroj pro zlepšení vztahů. Může mít formu prozkoumání nesouhlasu, vyslechnutí názorů druhé strany, vyjasnění stanovisek, prozkoumání různých variant, prodiskutování rozdílů, snahy hledat tvůrčí řešení problému, ale ne ústupků. Kdy je vhodné použít jednotlivé styly: Styl vyhýbavý  Když je problém triviální a nedůležitý.  Když jsou jiné problémy naléhavější.  Když je úplně jasné, že váš zájem nebude uspokojen, protože nemáte možnost cokoliv ovlivnit.  Když potenciální škody převažují nad výhodami plynoucími z řešení konfliktu.  Když je třeba vychladnout, redukovat napětí a znovu získat věcný pohled, odstup a klid.  Když mohou jiní konflikt vyřešit efektivněji než vy.  Když se problém jeví jako symptom nebo tečna něčeho hlubšího.  Když je lepší počkat a získat více informací.

38


Styl přizpůsobivý  Když si uvědomíte, že nemáte pravdu nebo nejste v právu.  Když se chcete poučit se od jiných nebo chcete ukázat, že jste přístupní argumentaci.  Když je zřejmé, že je problém důležitější pro druhého než pro vás. Uspokojíte tím jeho potřeby. Je to gesto dobré vůle, které pomáhá udržet vztah i spolupráci.  Když si potřebujete vybudovat společenský kredit pro pozdější záležitosti.  Když jsou vaše šance vyhrát malé a prohráváte. Zmírníte tím ztráty.  Když by vás pokračující konkurence poškodila.  Když je důležité uchování harmonie, stability a vyhnutí se zbytečné roztržce.  Když chcete, aby se váš protějšek sám poučil z chyb. Styl konkurenční  Když je nezbytná rychlá a rozhodná akce (např. ohrožení života).  Když je potřeba realizovat nepopulární opatření.  Když víte, že máte pravdu a jedná se záležitosti v obecném zájmu.  Když se chráníte před lidmi, kteří by jiného stylu řešení zneužili. Styl kompromisní  Když jsou cíle poměrně důležité, ale nestojí za námahu nebo za roztržku, která by vyplynula z razantnějšího řešení problému.  Když jsou obě strany stejně silné a pevně rozhodnuté stát si za svým.  Když je problém v časovém presu potřeba na nějakou dobu vyřešit.  Když jde o problém složitý a je vhodné přechodné řešení, dočasné urovnání situace nebo vztahů.  Když nefunguje kooperace nebo konkurence. Styl sjednocující  Když je třeba nalézt řešení v situaci, kdy jsou zájmy obou stran příliš důležité na to, aby se sjednotily kompromisem.  Když se chceme něčemu naučit, ověřit si své domněnky, pochopit názory a stanoviska jiných.  Když potřebujeme sjednotit stanoviska a pohledy lidí, kteří nazírají na problém z různých perspektiv.  Když je důležité, aby se rozhodování a řešení všichni účastnili.  Když je třeba analyzovat pocity, nálady a negativní postoje, které vedly k narušení vztahů.  Když má být řešení dlouhodobé.

39


Když se chce, všechno jde

Recommend Documents