KBO OVERIJSSEL. Handleiding voor het secretariaat

KBO OVERIJSSEL

Handleiding voor het secretariaat

Handleiding voor afdelingssecretariaten, KBO Overijssel, september 2013

1

Inhoudsopgave 1. 1.1. 1.2.

Inleiding Algemeen Taken secretaris

4

2. 2.1. 2.2. 2.3. 2.4.

Vergaderingen Algemeen Algemene richtlijnen Uitnodiging Agenda

5

3. 3.1. 3.2. 3.3. 3.4. 3.5.

Soorten vergaderingen Algemeen Bestuursvergadering Ledenvergadering Jaarvergadering Organiseren van een vergadering

7

4. 4.1. 4.2. 4.3. 4.4.

Ondersteuning voorzitter Algemeen Ondersteuning voor de vergadering Ondersteuning tijdens de vergadering Ondersteuning na de vergadering

8

5. 5.1. 5.2. 5.3. 5.4. 5.5. 5.6. 5.7.

Verslag/notulen Doel verslag Eisen aan verslaglegger Hulpmiddelen Verslag nader bekeken Algemene wenken Besluitenlijst nader bekeken Jaarverslag nader bekeken

9

6. 6.1. 6.2. 6.3. 6.4. 6.5.

Verzorgen correspondentie Algemeen Coderen van ingekomen en uitgaande post Inschrijven correspondentie Vorm Taal- en stijlgebruik

13

7. 7.1. 7.2. 7.3.

Archiveren Algemeen Wat te bewaren Hoe te bewaren

15

8. 8.1. 8.2. 8.3.

Ledenadministratie Algemeen Wat moeten we registreren Hoe moeten we administreren

16

9.

Materialen

18

Bijlage Handleiding voor afdelingssecretariaten, KBO Overijssel, september 2013

6

10 11 12

14

19 2


3

1.

Inleiding

1.1 . Algemeen Elke vereniging, groot of klein, wordt geleid door een groep personen die we het bestuur noemen. In dat bestuur zitten minstens: een voorzitter een secretaris en een penningmeester. Men spreekt altijd in deze termen, ook als de beoogde persoon een vrouw is. (hierna zullen we dus altijd schrijven ‘hij’). Daarnaast kunnen nog andere personen deel uitmaken van het bestuur. Sommigen kunnen een eigen taak hebben binnen de organisatie, anderen niet. De voorzitter heeft tot taak om de vergaderingen te leiden en de afdeling naar buiten te vertegenwoordigen. De penningmeester heeft tot taak: het beheer van de gelden van de vereniging, de inning van de contributie en het betalen van de rekeningen. Op de taak van de secretaris wordt hierna verder ingegaan. Samen geven de bestuursleden leiding aan de afdeling. Daarbij steunen zij elkaar zoveel mogelijk. Dit kan inhouden dat bepaalde taken door anderen worden gedaan. Binnen de afdeling vervult de secretaris de belangrijkste functie. Zonder hem kan de afdeling niet draaien. Hij is de spil ervan. Zonder deze functionaris kan een bestuur niet functioneren. De taken zijn omschreven in artikel 6 van het Reglement voor KBO. Deze gelden overigens voor elke soort organisatie waarin een bestuur aanwezig is.

1.2.

Taken secretaris

Het totaal van de taken van de secretaris noemen we het secretariaat. Als we het punt voor punt bekijken komen we op de volgende taken: o Het regelen van de vergaderingen o Het zorgen voor ondersteuning van de voorzitter o Het maken van een verslag van de vergaderingen o Het voeren van de uitgaande correspondentie (per mail of post) o Het archiveren van relevante stukken o Het (doen) uitvoeren van de besluiten o Het samen met de voorzitter vertegenwoordigen van de afdeling o Het verzorgen van de ledenadministratie o Het, in samenspraak met het bestuur, maken van een beleidsplan o Het opzetten van het jaarlijks werkplan/activiteitenplan Nogmaals, al deze taken hoeven niet door de secretaris zelf uitgevoerd te worden. Zij kunnen zijn uitbesteed aan anderen – b.v. het notuleren tijdens de vergadering, ledenadministrateur, activiteitengroep– hetzij binnen, hetzij buiten het bestuur. De secretaris blijft echter wel verantwoordelijk.


4

2.

Vergaderingen

2.1.

Algemeen

Een vergadering is een bijeenkomst waarin de stemgerechtigden plannen opzetten, plannen uitwerken, besluiten nemen over toekomstige activiteiten, brainstormen, sprekers uitnodigen, enz… Tijdens een vergadering kunnen uiteenlopende zaken aan de orde komen. Deze moeten ieder op hun eigen wijze worden voorbereid, hetzij door de voorzitter met de secretaris, hetzij door de secretaris alleen. Te onderscheiden agenda onderwerpen zijn: o Het maken van onderlinge afspraken o Het uitvoeren van een gezamenlijk beleid o Het uitvoeren van een afgesproken beleid o Het brainstormen over toekomstig beleid o Het evalueren van gevoerd beleid Binnen elke organisatie vinden de volgende vergaderingen plaats: o Dagelijks bestuur – Agendacommissievergadering o Bestuursvergadering o Ledenvergadering o Reglementaire jaarvergadering o Werkgroepen / commissievergadering

2.2.

Algemene richtlijnen

Voor elke type vergadering gelden onderstaande richtlijnen: o Vergader volgens een vast vergaderrooster o Handhaaf de vastgestelde vergaderdata o Hanteer altijd een agenda o Gebruik een standaard uitnodiging en –agenda o Stel tijdig de uitnodiging en agenda mét de voorzitter op o Verzend uitnodiging en agenda op tijd (liefst per mail) o Leg tijdig de vergaderruimte vast o Maak vooraf afspraken over de consumpties o Maak vooraf afspraken over de vergaderopstelling o Vergader nooit langer dan drie uur o Maak de agenda niet te lang o Zorg voor afwisseling van de agendaonderwerpen o Controleer tijdig of de gevraagde apparatuur aanwezig is o Zorg ervoor zelf ruimschoots op tijd aanwezig te zijn.

2.3.

Uitnodiging

Let bij het opstellen van de uitnodiging op het volgende: o De uitnodiging voor een vergadering dient tenminste een week van te voren bij alle deelnemers binnen te zijn. o Duidelijk moet in de uitnodiging aangegeven zijn waar, op welke datum, welke tijd en voor welke vergadering deze bedoeld is. o De uitnodiging dient vergezeld te zijn van een duidelijke agenda. Zijn er belangrijke stukken te bespreken, voeg deze dan bij. Handleiding voor afdelingssecretariaten, KBO Overijssel, september 2013

5

o Vermeld in de uitnodiging naam, e-mail ( of adres en telefoonnummer) van de secretaris in verband met afmeldingen. o Vermeld het telefoonnummer van de vergaderplaats, dit i.v.m. late afmelding of calamiteiten op het thuisfront.

2.4.

Agenda

Het beste kan men werken met een standaard agenda. Dat wil zeggen dat de kop en de staart altijd dezelfde volgorde hebben. Daartussen staan de variabele agendapunten. Vergaderingen zijn zelden aan één onderwerp gewijd. Het is logisch om bestuurlijke zaken, financiële zaken, organisatorische zaken, gegroepeerd op de agenda te vermelden. Om een goede discussie te krijgen is een duidelijke omschrijving van het agendapunt noodzakelijk. Zo mogelijk dient de secretaris te zorgen voor genummerde bijgevoegde stukken. Deze nummering dan ook op de agenda vermelden. Hierdoor zijn de stukken ook overzichtelijker op te bergen en dus terug te vinden.


6

3.

Soorten vergaderingen

3.1.

Soorten vergaderingen

We maken onderscheid tussen de verschillende soorten vergaderingen o Dagelijks bestuur – Agendacommissievergadering o Bestuursvergadering o Ledenvergadering o Reglementaire jaarvergadering o Werkgroepen / commissievergadering enz.

3.2.

Bestuursvergadering. Checklijst zie 2.1.

3.3.

Ledenvergadering

Deze wijkt slechts in het aantal deelnemers af van de bestuursvergadering.

3.4.

Jaarvergadering

Op de jaarvergadering, volgens artikel 7 lid 6, komen het jaarverslag van de secretaris en dat van de penningmeester aan de orde. Verder vindt daar de jaarlijkse verkiezing van bestuursleden plaats. Extra activiteiten van de secretaris buiten de genoemde in 2.1 zijn: o Informeer de penningmeester tijdig wanneer de stukken binnen moeten zijn. o Neem tijdig contact op met de penningmeester, zodat hij de kascontrolecommissie zijn werk kan laten doen. o Informeer de werkgroepen, commissies etc. tijdig wanneer hun bijdrage binnen moet zijn, zodat de secretaris het jaarverslag kan opstellen. o Ga tijdig na wie volgens het rooster van aftreden aan de beurt zijn om uit het bestuur te gaan. Ga tevens na of zij herkiesbaar zijn en zich herkiesbaar willen stellen. o Als er een vacature ontstaat, attendeer het bestuur er tijdig op dat er kandidaten gezocht moeten worden. o Zorg voor stembriefjes indien nodig. o Nodig, in dien van toepassing, het districtsbestuur (voorzitter) en/of gemeente/Stichting Welzijn Ouderen e.a. uit.

3.5

Extra organisatie bij jaarvergadering o o o o o o o o

Zorg voor royale te belichten en te beluchten lokaliteit. Zorg voor voldoende tafels en stoelen. Zorg voor de juiste vergaderopstelling; vierkant, ovaal. carré, bioscoopopstelling. Zorg voor bloemen of een cadeaubon voor de gastspreker. Regel met de uitbater de consumpties en hun prijs. Let op voldoende parkeergelegenheid. Ga de bereikbaarheid per opbaar vervoer na. Heb telefoonnummer van politie, arts en brandweer bij de hand.


7

4.

Ondersteuning voorzitter

4.1.

Algemeen

De voorzitter is degene die de vergaderingen leidt. Hij is ook het gezicht naar buiten van de vereniging. De secretaris is degene die er voor zorgt dat de vereniging, ook buiten de vergadertijd, doordraait.

4.2.

Ondersteuning voor de vergadering

De secretaris neemt alle binnengekomen post en mails door met de voorzitter. De secretaris overlegt bij het opstellen van de agenda, met zijn voorzitter over doelstelling en behandeltijd en –wijze van elk agendapunt. Hij bespreekt tevens met hem de moeilijkheden die bij de behandeling ter vergadering kunnen ontstaan.

4.3.

Ondersteuning tijdens de vergadering

De voorzitter leunt tijdens de vergadering op zijn secretaris. De secretaris: o bewaakt de voortgang van de vergadering o houdt de vergadertijd in de gaten o bewaakt de doelstelling van ieder agendapunt o zorgt voor de juiste formulering van ieder genomen besluit o houdt een lijst van vragenstellers/insprekers bij o zorgt er voor dat alle benodigde papieren aanwezig zijn o zorgt er voor dat de Statuten en Reglementen aanwezig is.

4.5.

Ondersteuning na de vergadering

De secretaris overlegt met de voorzitter over de wijze waarop de ter vergadering genomen besluiten worden uitgevoerd. Hij bespreekt met de voorzitter hoe de organisatie het best kan functioneren. Hij geeft aan de voorzitter zo spoedig mogelijk relevante informatie door, afkomstig uit b.v. ingekomen post of contacten.


8

5.

Verslag / Notulen

Deze twee termen worden vaak door elkaar gehaald. Onder verslag wordt verstaan: mondeling of schriftelijke weergave van een gebeurtenis of bijeenkomst. Onder notulen wordt verstaan: verslaglegging van een vergadering.

5.1.

Doel verslag

Het doel van de verslaglegging van een vergadering is tweeledig. o Bewijsstuk van vorige beslissingen o Continuïteit o Informatiebron voor de afwezigen o Geheugensteun/ brug naar volgende vergadering o Documentatie; onderdeel geschiedschrijving Degenen die niet op de vergadering waren, kunnen kennis nemen van de besluitvorming en de wijze waarop deze plaats vond. Daarnaast kan door middel van het verslag controle worden uitgeoefend op de uitvoering van de genomen besluiten. Hiertoe dient ook de besluitenlijst. De gedetailleerdheid van het verslag hangt af van de eisen die de vergadering eraan stelt. een algemene regel is hiervoor niet te geven. Een korte omschrijving van de behandelde agendapunten is alleen begrijpelijk voor diegene die op de vergadering aanwezig was. Een uitgebreid verslag, waarin ieders inbreng woordelijk is opgenomen, gaat te ver. Het goede verslag zit daar tussen in. Een verslag is: volledig overzichtelijk

beknopt aantrekkelijk

objectief ondubbelzinnig geschreven in correct Nederlands

Het doel van een jaarverslag is meerledig. Intern heeft het dezelfde functie als het verslag van een gewone vergadering. Extern kan het gebruikt worden als bewijsmateriaal voor de subsidiënt; maar ook ten behoeve van de PR.

5.2.

Eisen aan verslaglegger

Om een goed verslag te kunnen maken zal de verslaglegger een combinatie moeten beheersen van: o luisteren o meedenken o meepraten o selecteren o schrijven Omdat de secretaris zijn voorzitter assisteert bij het leiden van de vergadering, kan ook een derde het verslag maken: de notulist. Het uiteindelijke verslag valt onder de verantwoordelijkheid van de secretaris.

5.3.

Hulpmiddelen

Meestal kan men volstaan met het opschrijven van zogenaamde ‘steekwoorden’. Na de vergadering moet het verslag zo spoedig mogelijk uitgewerkt worden. Een goede secretaris legt het voorlopige verslag eerst voor aan de voorzitter. Hij is er dan zeker van dat alles juist en in de geest van de deelnemers aan de vergadering is weergegeven. Handleiding voor afdelingssecretariaten, KBO Overijssel, september 2013

9

5.4.

Verslag nader bekeken

KOP Zorg dat een verslag begint met: o soort vergadering o datum van de vergadering o plaats van de vergadering AANWEZIG Geef duidelijk aan wie aanwezig was. Het gemakkelijkst is om dit in alfabetische volgorde te doen met vermelding van de heer of mevrouw. Gebruik nooit alleen de voornaam van de deelnemers. Bijv. Dames R. v. Buiten, G. Gerritsen, C. Klaren en de heren A. Gisbert, K. Fritsen, C. Uitdenhaag (voorzitter) AFWEZIG Maak, indien nodig, twee lijsten met afwezigen. Een met en een zonder kennisgeving. Dus: m.k. mevrouw K. Kleis z.k. de Heer P. Pietersen OPENING Meestal gebeurt dit door de voorzitter. Als de inhoud afwijkt van wat er gewoonlijk gezegd is, dit vermelden. Dit kan b.v. door het memoreren van een overledene of welkom spreker. VASTSTELLEN VERSLAG VORIGE VERGADERING. Hierbij duidelijk aangeven: o datum van de betreffende vergadering o eventuele aanvullingen of correcties o eventuele vragen naar aanleiding van het verslag, met de antwoorden c.q. de discussie daaraanvolgend o goedkeuring van het verslag INGEKOMEN EN UITGAANDE STUKKEN De stukken, waarover vragen gesteld zijn, vermelden met de vragen, de antwoorden en de eventuele discussie. MEDEDELINGEN De mededelingen waarover vragen gekomen zijn, vermelden met de antwoorden en discussie. Niet in de agenda vermelde mededelingen ook opnemen met vragen, antwoorden en discussie. VARIABELE AGENDAPUNTEN De drie fasen; informatie, meningsuitwisseling, besluitvorming dienen in het verslag aanwezig te zijn. Tussentijdse samenvattingen door de voorzitter kunnen als kapstok dienen. Groepeer de gemaakte opmerkingen; alleen nieuwe elementen vermelden. De tijdsvolgorde van de sprekers is niet belangrijk. Namen slechts bij uitzondering vermelden. BESLUITENLIJST De besluitenlijst nalopen. aangeven wat en hoe het afgewerkt is; nieuwe besluiten opnemen na controle of de weergave juist is. De afgewerkte punten van de besluitenlijst pas na de volgende vergadering verwijderen. Handleiding voor afdelingssecretariaten, KBO Overijssel, september 2013

10

RONDVRAAG Alleen ter zake doende opmerkingen vermelden. SLUITING De afspraak voor een volgende vergadering, genomen bij sluiting, vermelden.

5.5. o o o o o o o o o

o

o

5.6.

Algemene wenken Volg bij de verslaglegging een vaste procedure. Werk uw aantekeningen zo snel mogelijk uit. Bij onduidelijkheid van uw aantekeningen; raadpleeg uw voorzitter. Wees bij het maken van het verslag niet te zuinig met papier. Het verslag moet gemakkelijk leesbaar en voor ieder begrijpelijk zijn. Leg de concepttekst aan uw voorzitter voor. Laat de agendapunten eruit springen en laat de nummering gelijk zijn aan de volgorde van de agendapunten, dit vergemakkelijkt later het opzoeken. Vermeld van de sprekers niet alleen de voornaam. Vaste richtlijnen zijn niet te geven voor wat in een verslag moet komen en op welke wijze. Zoals de gewoonte van de afdeling het wil, zo doet u het. Het belangrijkste criterium is dat diegene, die niet op de vergadering aanwezig kon zijn, kan nagaan welke besluiten er zijn genomen en op welke gronden. Per agendapunt gegroepeerd de verschillende standpunten vermelden. De volgorde van sprekers is niet belangrijk. Alleen nieuwe elementen van de discussie vermelden. (dus niet : Piet was het over het algemeen met Kees eens maar had nog twee andere punten zoals…). Controleer het verslag op taal - en stijlfouten (raadpleeg eventueel woordenboek en/of bekende met kennis van taal en/of stijl).

Besluitenlijst nader bekeken

Deze maakt een integraal deel uit van de agenda. Wanneer tijdens een vergadering afspraken gemaakt worden, worden deze in een besluitenlijst opgenomen. Elk besluit krijgt een nummer. Deze nummering is doorlopend. Bij het besluit wordt aangegeven: o de datum waarop het besluit genomen is o bij welk agendapunt het genomen is o de naam van degenen die het besluit uitvoeren o de datum waarop het besluit uitgevoerd moet zijn o uitgevoerde besluiten dienen van de lijst te worden afgevoerd, zonder de nummering van de nog openstaande besluiten te wijzigen. Handig is om langlopende besluiten op een aparte lijst te vermelden en deze b.v. bewaren bij de reglementen. Hiermee bedoelen we dus als men besluit b.v. om bij een 50 jarige bruiloft zowel een afvaardiging van het bestuur, als de Nestorbezorger uit die wijk, samen ter felicitatie te laten gaan en een waardebon van … euro mee te nemen, of het besluit om iemand die 25 jaar lid is extra te huldigen. Dit telkens met de datum van het besluit erbij. Dus besluiten die blijvend van kracht zijn. Verandert men zo’n besluit, dan ook dit duidelijk vermelden met datum.


11

5.7.

Jaarverslag nader bekeken

Bij het opzetten van een jaarverslag dient de secretaris de volgende punten in acht te nemen: o Draag er zorg voor dat de werkgroepen en commissies hun bijdrage tijdig inleveren. o Geef in het verslag duidelijk aan over welk jaar of welke periode het verslag gaat. o Ga volgens een vaste volgorde, die men ook in de andere jaarverslagen hanteert, te werk o Zet de algemene gegevens, zoals samenstelling bestuur, ledenaantal, namen werkgroepen en commissies, vooraan in het verslag. o Vermeld de contacten met instanties of instellingen buiten de afdeling, mét de personen die deze onderhouden. o Geef de verschillende rubrieken met een duidelijk kopje aan. o Maak van elke rubriek een kort, maar duidelijk, verslag van de activiteiten. o Groepeer de activiteiten in: Normale Bijzondere Vieringen o Geef de mutaties aan in het ledenbestand; met herdenking van de overledenen. o Neem een dankwoordje op voor allen die hun medewerking verleend hebben. Denk daarbij ook aan sponsoren en gemeentelijk overheden. o Controleer het jaarverslag op taal- en schrijffouten.


12

6.

Verzorgen correspondentie

6.1.

Algemeen

Het verzorgen van de schriftelijke stukken van de afdeling hoort tot de belangrijkste taken van de secretaris. Alle relevante binnengekomen post moet door hem zodanig gearchiveerd worden, dat deze na enige tijd nog opspoorbaar is. daarnaast stelt de secretaris de uitgaande brieven en de onderliggende stukken op van de diverse vergaderingen, zoals de verslagen en het jaarverslag.

6.2.

Coderen van ingekomen en uitgaande post

Alleen de relevante ingekomen post of mails moet bewaard blijven. Welke dat is hangt van de interesse van de afdeling af. Een algemene richtlijn is moeilijk te geven. Wat bewaard wordt, moet zodanig gecodeerd zijn dat elk stuk gemakkelijk terug te vinden is. Ook hiervoor geldt dat elke methode goed is, mits deze door meer dan alleen de secretaris goed te begrijpen is. Ook de 2de secretaris en uw opvolgers moeten er zonder problemen wegwijs in kunnen. Een methode is: o De brieven in volgorde van binnenkomst, c.q verzending, voorzien van een code. o Ingekomen (belangrijke) mails ook coderen of uitprinten en coderen. o De ingekomen brieven hebben een nummer dat begint met de letter I. o De uitgaande brieven hebben een nummer dat begint met de letter U. o Vervolgens gaat men verder met de laatste twee cijfers van het jaar (bijv. 04), gevolgd door drie cijfers beginnende met 001. o Plaats dit cijfer in de rechterbovenhoek van de brieven. o Berg het origineel van de binnengekomen post op in een ordner met de aanduiding: Ingekomen post (2013). o Van de uitgaande brieven een kopie maken. Opbergen in een ordner met de aanduiding: Uitgaande post (2013) . o Ook kan de secretaris alles scannen en digitaal opslaan. DENK AAN REGELMATIG EEN BACKUP MAKEN!

6.3.

Inschrijven correspondentie

De gecodeerde poststukken kunnen in een zogenaamd brievenboek worden opgenomen of digitaal genoteerd. Hierbij geven wij aan: o de datum van ontvangst of verzending o de aan het stuk toegekende code o een zeer korte omschrijving o een korte aanduiding wat er met de inkomende post gebeurt voorbeeld: 5-7-13 2013016 brief B&W, subsidie behandelen in vergadering 22/7 10-7-13 2013017 KBO Overijssel, afdracht behandelen in vergadering 22/7

6.4.

Vorm

o Controleer elke brief op de juiste datum, het goede adres, het correcte telefoonnummer, de aanwezigheid van uw briefnummer. o Zet in de eerste alinea het doel van uw brief. o Behandel per brief maar één onderwerp. o Maak de brieven kort, duidelijk, overzichtelijk. o Stel eerst een concept op. Laat dit eventueel de voorzitter lezen. o Indien dit vereist is, zorg dat ook de voorzitter tekent. Handleiding voor afdelingssecretariaten, KBO Overijssel, september 2013

13

6.5.

Taal- en stijlgebruik

Hoewel de secretaris niet kan worden aangesproken op zijn taal- en stijlgebruik, horen de schriftelijke stukken tot het visitekaartje van de afdeling. Zo u twijfelt over uw kunde in deze, schroom niet een ander te raadplegen. Aandacht dient besteed te worden aan de zaken die op onderstaande lijst staan: o Is de inhoud relevant en overtuigend. o Zijn de feitelijke gegevens juist. o Is de opbouw effectief. o Is de toon afgestemd op de relatie onderling. Een brief naar B&W schrijf je anders dan een brief naar een bevriende afdeling. o Is de stijl effectief:  duidelijke, alledaagse woorden  terughoudend gebruik van vaktermen  zijn afkortingen vermeden  zijn de zinnen kort  zijn uitsluitend actieve zinnen gebruikt  zijn taal en spelling correct - zijn de werkwoordsvormen goed gespeld - zijn de woorden goed gespeld (bij twijfel, kijk in Het Groene Boekje/ spellingscontrole van computer gebruiken).  is de vormgeving verzorgd - zijn de onderdelen evenwichtig over de pagina verdeeld - zijn papieren printkwaliteit in orde - zijn vlekken en vouwen vermeden. Maak een goed briefhoofd op de computer en gebruik dat altijd. voorbeeld:

KBO Niemandsland belangenvereniging voor ouderen


Secretaris Dhr. P. Verbiest Kolenstraat 11 8612 KB Niemandsland tel. 026 211451 e-mail kboverbiest@ hotmail.nl

14

7.

Archiveren

7.1. Algemeen De secretaris is uit hoofd van zijn functie belast met het archiveren van de verschillende zaken, die bewaard moeten blijven. We gaan ervan uit dat het secretariaat meer en meer via de computer wordt uitgevoerd. Door middel van scannen kunnen alle stukken met een minimum aan opslagruimte bewaard worden.

7.2.

Wat bewaren

Op de eerste plaats alle stukken van alle vergaderingen, met name de verslagen, het jaarverslag van de secretaris, het jaarverslag van de penningmeester en de begrotingen. Daarnaast bewaren we de belangrijke gevoerde correspondentie, de van belang zijnde krantenknipsels en alle geproduceerde nota’s, pamfletten enz. Schift na twee jaar de stukken die u niet meer nodig zal hebben. Denk daarbij aan aanbiedingen van gezelschappen en organisaties die een beperkte tijdsduur hebben. Uitnodigingen voor jubilea e.d. U kunt dit via de notulen gemakkelijk terugvinden. Zorg ervoor dat er geen dubbele archieven ontstaan. Als b.v. de commissie Lief en Leed een bestand bijhoudt van jubilea e.d. dan hoeft de secretaris dit niet ook nog eens te doen. Bekijk goed wat u bewaart. Staat er veel op de computer dan kan een beperkt archief volstaan.

7.3.

Hoe bewaren

Papieren kunnen, na verloop van tijd, goed bewaard worden in archiefdozen. Voor elk jaar een doos gebruiken en daarin per onderwerp onderverdelen. Het is handig om wel de laatste twee jaar bij de hand te hebben, dit voor het vlotte nazien van stukken.


15

8.

Ledenadministratie

8.1.

Algemeen

Volgens de statuten is de secretaris verantwoordelijk voor het bijhouden van het ledenbestand. Het wil niet zeggen dat de secretaris ook altijd de ledenadministratie daadwerkelijk bijhoudt, dit kan ook een ander zijn. Het is dan ook belangrijk voor de secretaris om duidelijk te hebben wie straks de autorisatie krijgt voor KBO-leden en welke autorisaties er worden toegekend. Welke autorisatie iemand krijgt is binnen het bestuur zelf af te stemmen. Hierover dienen duidelijke afspraken gemaakt te worden. In verband met de privacy van de leden is voorzichtigheid met de gegevens geboden. Verstrek geen ledenlijsten aan derden.

8.2.

Wat registreren

De volgende gegevens zijn o.a. nodig om een ledenlijst te hebben die aan de eisen van een afdeling voldoet. Tevens kunnen deze gegevens worden gebruikt voor het aanmaken van een ledenpas. o Naam o Voornamen o Adres, straatnaam, huisnummer, postcode, woonplaats o Telefoonnummer, eventueel mobielnummer o E-mail adres o Geboortedatum o Geslacht: man of vrouw o Inschrijvingsdatum als lid o Bestuurlijke (ervaring) o Hobby

8.3.

Hoe administreren

Met de komst van KBOLeden wordt de ledenadministratie gemakkelijker dan een ledenadministratie vanaf de eigen computer. KBOleden is een webbased programma, dus alleen via internet bij te houden. Dit heeft het voordeel dat: o Net een programma apart op je computer gezet hoeft te worden (alleen een inlogcode en wachtwoord is nodig). o Altijd automatisch een back-up aanwezig is. o Eventuele updates van het programma niet zelf gedaan hoeven te worden. Dit loopt via de provider. Deze draagt tevens zorg voor het goed functioneren van het systeem. o Op iedere willekeurige computer met internet de ledenadministratie kan worden bijgehouden. o Door middel van toewijzen van autorisaties direct de juiste personen de juiste informatie kunnen bemachtigen. Men hoeft elkaar geen bestanden meer te sturen. Bijvoorbeeld aan de penningmeester voor het versturen van nota’s. Verder zijn voordelen van KBOLeden bijvoorbeeld: o Eenvoudig invoeren en wijzigen van ledengegevens; o Altijd een actuele ledenlijst; o Altijd een actuele bezorglijst, voor b.v. De Nestor of nieuwsbrief; Handleiding voor afdelingssecretariaten, KBO Overijssel, september 2013

16

o o o o o

Selecties maken op bijvoorbeeld, leeftijd, verjaardag Afdrukken van etiketten; Verzenden van e‐mail en b.v. digitale nieuwsbrief; Overzicht van kaderleden en vrijwilligers; Opzetten/beheren van activiteiten (bijvoorbeeld het organiseren van een busreis waarbij de deelnemers direct uit de ledenadministratie kunnen worden geselecteerd en de afrekening eenvoudig via een eenmalige machtiging kan worden verzorgd); o Berekenen, factureren en/of automatisch incasseren van de jaarlijkse contributie en de controle op de betalingen bijhouden. o Alle leden van de KBO in één bestand staan, zodat er ook voor KBO Overijssel en de Unie KBO actuele gegevens beschikbaar zijn.


17

9.

Materialen

De secretaris heeft het beheer van alle grote materialen, zoals computer, printer en archiefkast. De aanschaf hiervan is een bestuursbesluit. De secretaris zorgt dat hij een inventarislijst kan overleggen. Voor de kleine materialen, zoals het papier en de postzegels, werkt de secretaris volgens een afspraak met de penningmeester.


18

Bijlage:

Voorbeeld van een standaard bestuursagenda:

K KBO Oudenbosch Belangenvereniging voor senioren

Secretaris M. Leeflang Stationsweg 14 6666 AA Oudenbosch Tel: (0167) 23456 e-mail mleeflang@hetnet

Namens de voorzitter nodig ik uit voor de bestuursvergadering op 27 april 2013 Plaats: Zaal De Postiljon, Maasweg 9 te Oudenbosch Tel: (0177) 234561 Aanvang: 10. 00 uur Sluiting: 12.30 uur De agenda ziet er als volgt uit: 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

Opening en vaststellen agenda Goedkeuring verslag bestuursvergadering van 20 maart 2013 Ingekomen stukken (post en mail bijgevoegd) Mededelingen bestuur Verslag Kringraad Bespreking aanmelden nieuw lid voor bestuur Ingebracht voorstel: Cursus Kunst organiseren Verslagen vertegenwoordigingen Besluitenlijst Rondvraag en sluiting

Bij agendapunt 1 kunnen de aanwezigen agendapunten toevoegen, of de volgorde wijzigen. Bij agendapunt 2 Het betreft het verslag van de vorige vergadering. Deze wordt eerst tekstueel vastgesteld, daarna kan naar de inhoud gevraagd worden. Bij agenda punt 3 Stuur kopieën van de belangrijkste stukken met de uitnodiging mee. Zorg ook voor een setje op de bestuurstafel. Bij agendapunt 8 Ieder lid die een bepaalde vertegenwoordiging vervult, moet op de vergadering een kort verslag geven van de activiteiten / vergaderingen die het heeft bijgewoond. Bij agendapunt 9 Ga na of de openstaande besluiten zijn uitgevoerd. Voer besluiten, die al heel lang op de lijst staan en toch niet meer gerealiseerd kunnen worden, af.


19

Dit is een uitgave van de commissie Scholing & Vorming van KBO Overijssel Passage 2 8102 EW Raalte 0572-361177 [email protected] www.kbo-overijssel.nl september 2013 Voor deze uitgave is gebruikt gemaakt van de Handleiding voor het secretariaat van KBO Brabant.


20

KBO OVERIJSSEL. Handleiding voor het secretariaat

Recommend Documents