Handleiding voor het importeren van gegevens vanuit KBO in het contactenbeheer van de stad Ieper

Project:Import gegevens KBO

Handleiding Versie 1.0 : werk Datum 2011-01-12

Handleiding voor het importeren van gegevens vanuit KBO in het contactenbeheer van de stad Ieper

Versie: 1.0 : werk Datum 2011-12-06 Auteur: Kenny De Boe Projectmanagement : Michaël Geens

1/8



0.4 Inhoudsopgave 0

INLEIDING............................................................................................................................................... 3

1

IMPORTEREN ......................................................................................................................................... 3

1.1

Navigatiestructuur .......................................................................................... 3

1.2

Importscherm ................................................................................................. 4

1.3

Status importeren ........................................................................................... 4

1.4

Importregels ................................................................................................... 4

1.5

Importcontroles .............................................................................................. 5

2

AFHANDELING....................................................................................................................................... 6

2.1

Nieuw/aangepast ............................................................................................ 6

2.2

Te verwijderen ................................................................................................ 7

2.3

Foutief ............................................................................................................. 8


2/8


0


Inleiding

De handleiding beschrijft de functionele handelingen die nodig zijn voor het importeren van gegevens vanuit de KBO in de toepassing voor contacten/derdenbeheer. 1

Importeren 1.1

Navigatiestructuur


De importfunctie is te bereiken via linkernavigatie als subitem van “ADMIN” in het derdenbestand. Deze adminfunctie - is enkel beschikbaar voor een beheerder van het derdenbestand (nl. de “Administrator (derdenbestand)”) en niet voor gewone gebruikers. Alle andere functies – buiten Admin – zijn beschikbaar voor “gewone gebruikers. Om dit onderscheid in functies mogelijk te maken wordt hiertoe een profiel “Gebruiker (derdenbestand)” toegevoegd voor derdenbestand.

3/8



1.2 Importscherm De import gebeurt manueel door te klikken op het item “import organisaties”.

• • •

Een view op de vaste locatie van het bestand. Deze kan worden aangepast. Een button: “import” Volgende tabbladeren: o Nieuw: met overzicht van nieuw geïmporteerde records o Aangepast: met overzicht van aangepaste records o Te Verwijderen: met overzicht van te verwijderen records o Foutief: met overzicht van niet geïmporteerde records o Onderaan: aanduiding voortgang import

1.3 Status importeren Wanneer het bestand wordt geimporteerd zal de voortgang van de import worden getoond onderaan in de statusbalk.

1.4 • • • • •

Importregels Bij het importeren van records worden volgende regels toegepast. OND_ID wordt als unieke waarde aanzien. Indien een record reeds bestaat in het contactbeheer (op basis van OND_ID), zullen de gegevens worden overschreven indien ingevuld in doelbestand. Blanco, of niet ingevulde gegevens worden niet in het contactbeheer overgenomen. Deze kunnen dus in het contactbeheer bijgevuld worden zonder dat deze overschreven worden, tenzij die in het bronbestand ook een waarde hebben Indien het OND_ID nog niet bestaat in contactbeheer , zal de organisatie worden toegevoegd en worden de waarden geïmporteerd Indien het OND_ID niet meer in bronbestand aanwezig is maar wel in het contactbeheer, heeft de beheerder de mogelijkheid om de organisatie te verwijderen (via tabblad ‘verwijderen’ in UI).


4/8



1.5 Importcontroles Volgende importcontroles worden toegepast. Controle op niveau van bestand: • Controle op aanwezigheid van het importbestand: indien niet bestaand , komt de melding “geen geldig importbestand gevonden. Plaats dit met de correcte naam op de vaste locatie op het netwerk” • Controle op tagnamen: : indien niet correct, komt de melding “geen geldige tagnamen in het importbestand gevonden. Het bestand kan niet geïmporteerd worden. Plaats een correct bestand met de correcte naam op de vaste locatie op het netwerk”

• • • •

Geen rootelement gevonden in importbestand: Geen geldige tagnamen in het importbestand: geen rootelement gevonden" Bestand laden maar geen geldige XML: Bestand kon niet worden geladen. Geen geldige XML Bestand geladen, maar geen rootelement “ECONOMISCHEKAART” aanwezig: "Geen geldige tagnamen in het importbestand: Rootelement 'ECONOMISCHEKAART' niet gevonden" Bestand geladen, maar geen vestigingen aanwezig: "Geen geldige tagnamen in het importbestand: Element 'VESTIGING' niet gevonden. Er moet minstens één vestiging in de XML staan.”

Controle op niveau van records/velden • Controle op OND_ID en BEDRIJFSNAAM. Deze moeten verplicht in de XML ingevuld staan, indien niet wordt dat record als ongeldig beschouwd en genegeerd.

• • • •

• • • • • • •

Geen ondernemersnummer ingegeven: “OndernemersNr niet opgegeven in XML (verplicht)” Ondernemersnummer niet precies 10 char lang: “Foutief ondernemersNr (OND_ID)” Geen bedrijfsnaam (“BEDRIJFSNAAM”) ingegeven: “Geen geldige tagnamen in het importbestand: Bedrijfsnaam niet ingevuld (verplicht)” Geldig e-mailveld: indien niet conform wordt het veld niet geïmporteerd en wordt die toegevoegd aan de foutieve records met aanduiding : “foutieve email ([email protected])” Geldige URL. indien niet conform wordt het veld niet geïmporteerd en wordt die toegevoegd aan de foutieve records met aanduiding : “foutieve URL (" xxxxxx.xx ")”

Indien straat = “selecteer een straat” of niet ingegeven terwijl gemeente is ingevuld: “Straatnaam ontbreekt. Adres werd niet opgeslaan.” Hierbij zal enkel het adres niet worden opgeslaan, maar de rest van de gegevens wel. Algemene fout bij contactpersoon opslaan/aanpassen: “De contactpersoon 'xxxxx xxxxxx' kon niet worden opgeslagen: xxxxxx... (foutboodschap)” Fout wanneer de inhoud van een veld te lang is, en wordt afgebroken bij opslaan: “De contactpersoon 'xxxxx xxxxxx' kon niet worden opgeslagen : Een veld overschrijdt de maximumlengte.” Fout bij opslaan van relatie “zaakvoerder” bij contactpersoon: “De functie van de contactpersoon 'xxxxxx xxxxxx' kon niet worden opgeslaan.” Algemene fout bij opslaan organisatie: “De organisatie 'xxxxxxxx' kon niet worden opgeslaan:: xxxxx... (foutboodschap)” Fout wanneer de inhoud van een veld te lang is, en wordt afgebroken bij opslaan: “De organisatie 'xxxxxxxx' kon niet worden opgeslaan: Een veld overschrijdt de maximumlengte.”


5/8



2 Afhandeling De overzichtslijsten van de tabs “nieuw”, “aangepast”, “te verwijderen”, “foutief” kan via copy-paste naar excel , word en kladblok (kladblok heeft wel geen formatering, enkel plain text) overgebracht worden. 2.1 Nieuw/aangepast Het tabblad “nieuw” bevat de organisaties die werden toegevoegd in het CRM. Op basis van het ondernemersnummer wordt bepaald of een organisatie al dan bestaat in het CRM. Het tabblad aangepast bevat al de organisaties die reeds in het importbestand én het CRM aanwezig zijn (op basis van ondernemersnummer). Beide lijsten bevat een veld Opmerkingen. Hierin kan een bepaalde melding staan Bijv “Straatnaam ontbreekt, adres werdt niet opgeslaan”. Dit kan voorvallen wanneer enkel een postcode of gemeente is ingegeven, terwijl in het CRM een adres bestaat uit straat, nummer,postcode én gemeente, anders kan het adres niet bestaan. Ook al wordt het adres niet opgeslaan, alle andere gegevens worden wél opgeslaan. Het ontbreken van een deel van een adres wordt dus niet als foutief beschouwd.


6/8



2.2 Te verwijderen Organisaties die bij een vroegere import zijn geïmporteerd, maar nu niet meer zijn opgenomen in de importbestand zullen in de lijst “Te verwijderen” komen te staan. Deze organisaties zijn nog niet verwijderd uit het CRM. Dit vraagt een handmatige aanpak.

De organisaties kunnen hier individueel worden verwijderd door op het verwijdericoontje naast de organisatie te klikken. Via de checkbox bovenaan kunnen alle organisaties worden aangevinkt in een keer, en door op het verwijdericoontje helemaal onderaan te klikken kunnen al de geselecteerde organisaties worden verwijderd uit het CRM.


7/8



2.3 Foutief Alle organisaties die niet konden worden opgeslaan worden in het tabblad “Foutief” geplaatst, samen met een duidelijke foutomschrijving.

Voor meer info over de importcontroles zie 1.5 Importcontroles sectie “Controle op niveau van records/velden”. Hier staan alle foutomschrijvingen.


8/8

Handleiding voor het importeren van gegevens vanuit KBO in het contactenbeheer van de stad Ieper

Recommend Documents