Handleiding voor het Beoordelingsgesprek

Handleiding voor het

Beoordelingsgesprek

Handleiding voor het beoordelingsgesprek | ©HRHints

Inhoud

Pagina 1.

Inleiding

3

2.

Doel en achtergrond van het beoordelingsgesprek

3

3.

De beoordelingsprocedure Stap 1: het voorlopig invullen van het Prestatiebeoordeling &

4.

Ontwikkelingsformulier

4

Stap 2: de voorbespreking van bijzonderheden

4

Stap 3: het plannen van het beoordelingsgesprek

4

Stap 4: het beoordelingsgesprek

4

Stap 5: de vaststelling van uw beoordeling

5

Stap 6: de ondertekening door de tweede beoordelaar

5

Het Prestatiebeoordeling & Ontwikkelingsformulier Toelichting per onderdeel 1. Functievervulling

6

2. Prestatiebeoordeling

6

3. Werkomstandigheden

6

4. Samenvattend oordeel

7

5. Doelstellingen komende beoordelingstijdvak

8

6. Ontwikkelingsplan

9

7. Voortgangsgesprekken

9

8. Ondertekening

9

9. Vrije ruimte voor commentaar medewerker

9

2


1. Inleiding Onze organisatie gebruikt een systeem voor het voeren van beoordelingsgesprekken. Het is een hulpmiddel waarmee het functioneren van elke medewerker (m/v) op dezelfde wijze kan worden gemeten en verbeterd. Deze handleiding informeert u over de bedoelingen en achtergronden van het systeem. Ook wordt uitgelegd uit welke stappen de beoordelingsprocedure bestaat. Het Prestatiebeoordeling & Ontwikkelingsformulier neemt een centrale plaats in de procedure in. Deze handleiding geeft bij elk onderdeel van het formulier een toelichting.

2. Doel en achtergrond van het beoordelingsgesprek U en uw leidinggevende hebben regelmatig contact over het werk. Meestal gaat het daarbij over de dagelijkse gang van zaken. Maar om na te gaan hoe u functioneert zijn deze momentopnames onvoldoende. Regelmatige beoordelingsgesprekken zorgen ervoor dat u weet wat de organisatie van uw prestaties vindt. U weet wat van u wordt verwacht in de periode na het beoordelingsgesprek. En ook is duidelijk wat u van de organisatie mag verwachten. Met regelmatige beoordelingsgesprekken bouwen wij aan een informatiebron voor ons personeelsbeleid. Zodat zorgvuldige

beslissingen worden genomen bij zaken als opleiding, functiewijziging, beloning en loopbaanontwikkeling. Bij het bespreken van uw functioneren worden uw sterke prestaties benoemd en uw verbeterpunten worden besproken. Daarbij komen ook uw werkomstandigheden aan bod, inclusief de bijdrage van uw leidinggevende. Duidelijke en haalbare doelstellingen moeten ertoe leiden dat u steeds beter presteert. Uw succes is ook het succes van de organisatie. Want het resultaat van onze organisatie is immers de optelsom van het werk van de afzonderlijke medewerkers.

3


Hoewel in deze handleiding van ´beoordelingsgesprek´ wordt gesproken gaat het feitelijk om veel meer. Er wordt als eerste nagegaan welke doelstellingen tijdens het laatste beoordelingsgesprek zijn afgesproken. Vervolgens worden uw prestaties beoordeeld, de werkomstandigheden worden besproken en er worden nieuwe doelen bepaald. Daarnaast worden ook uw persoonlijke ontwikkeling en uw wensen besproken. Het gaat dus eigenlijk om een plannings-, een beoordelings- en een ontwikkelingsgesprek.

3. De beoordelingsprocedure Het beoordelingssysteem werkt natuurlijk pas goed als het overal binnen onze organisatie op dezelfde wijze wordt toegepast. Daarom is een procedure gemaakt waardoor een consequente toepassing wordt bevorderd. Hierbij worden zes stappen doorlopen. Stap 1: het voorlopig invullen van het Prestatiebeoordeling & Ontwikkelingsformulier Uw direct leidinggevende is uw beoordelaar. Hij vult in concept het Prestatiebeoordeling & Ontwikkelingsformulier in. Daarbij gebruikt hij ook het Prestatiebeoordeling & Ontwikkelingsformulier van het vorige tijdvak. Het doel van deze stap is dat uw beoordelaar zich zorgvuldig een oordeel vormt over uw prestaties en over de andere te bespreken onderwerpen.

Stap 2: de voorbespreking van bijzonderheden Uw beoordelaar zal de voorlopige beoordeling met zijn leidinggevende bespreken als sprake is van bijzonderheden. Meestal zal het gaan om 'uitstekende' of 'onvoldoende' beoordelingen. De leidinggevende van uw beoordelaar is in het beoordelingssysteem de 'tweede beoordelaar' die vooral toeziet op de uitvoering van de beoordelingsprocedure. Stap 3: het plannen van het beoordelingsgesprek Uw leidinggevende maakt met u een afspraak voor het beoordelingsgesprek. Hij verstrekt u een blanco Prestatiebeoordeling & Ontwikkelingsformulier en deze handleiding. U heeft vervolgens enkele dagen tijd om zich op het gesprek voor te bereiden. Stap 4: het beoordelingsgesprek U heeft samen met uw leidinggevende een individueel beoordelingsgesprek. Het Prestatiebeoordeling & Ontwikkelingsformulier dat als concept door uw leidinggevende is ingevuld vormt daarbij de leidraad. Tijdens het gesprek wordt van u een actieve rol verwacht. Uw beoordelaar zal u zoveel mogelijk ruimte geven zelf uw functioneren te bespreken. Hoewel de beoordeling de verantwoordelijkheid is van uw leidinggevende is het belangrijk dat u zich er voldoende in herkent. Verbetering is immers alleen mogelijk als u zelf weet waar u aan moet werken. Het gesprek duurt maximaal een uur.

4


Stap 5: de vaststelling van uw beoordeling Na het beoordelingsgesprek zorgt uw beoordelaar voor de vastlegging van het gesprek in het Prestatiebeoordeling & Ontwikkelingsformulier. Als het gesprek geen belangrijke wijzigingen in de concept beoordeling tot gevolg heeft gehad kan de ondertekening direct plaatsvinden. Zo nodig vindt de ondertekening door u en uw beoordelaar op een later moment plaats.

Stap 6: de ondertekening door de tweede beoordelaar Nadat uw beoordeling is vastgesteld wordt het Prestatiebeoordeling & Ontwikkelingsformulier door de tweede beoordelaar gelezen. Als er geen bijzonderheden zijn, ondertekent hij het formulier waarna de beoordeling en de afspraken definitief zijn vastgesteld. U ontvangt van uw leidinggevende een kopie. Bewaar deze goed, het zal bij het volgende beoordelingsgesprek weer worden gebruikt.

5


4. Het Prestatiebeoordeling & Ontwikkelingsformulier Het Prestatiebeoordeling & Ontwikkelingsformulier is een belangrijk onderdeel van het beoordelingssysteem. Het vormt de leidraad voor het beoordelingsgesprek. Het is dus belangrijk dat u het goed doorleest en dat u zo nodig aantekeningen maakt voordat uw leidinggevende het samen met u behandelt. Probeer hierbij uzelf kritisch de spiegel voor te houden en ga na waar uw sterke punten liggen én uw verbeterpunten. Kijk net zo kritisch naar zaken als uw relatie met uw leidinggevende, uw

werkomstandigheden en uw persoonlijke ontwikkeling. Het formulier is in grote lijnen als volgt opgebouwd:  uw doelstellingen van het afgelopen beoordelingstijdvak worden op een rij gezet  uw prestaties worden beoordeeld  uw werkomstandigheden worden besproken  u spreekt af welke doelen u de komende periode wilt bereiken.

Toelichting per onderdeel Deze toelichting behandelt het Prestatiebeoordeling & Ontwikkelingsformulier per onderdeel. 1. Functievervulling De bedoeling van deze rubriek is om de belangrijkste doelstellingen die in het afgelopen beoordelingstijdvak bestonden samen te vatten. Het beoordelingstijdvak beslaat in het algemeen een periode van één jaar. Bij de doelen worden ook de bereikte resultaten vermeld. Niet steeds hoeven alle vier punten te worden ingevuld, dit kan verschillen per medewerker, functie of beoordelingstijdvak. 2. Prestatiebeoordeling Dit onderdeel gaat preciezer in op uw functioneren. Dit gebeurt aan de hand van meerdere beoordelingscriteria. Bij elk van de genoemde onderwerpen

moet worden aangegeven hoe u gepresteerd heeft zodat een duidelijk beeld ontstaat van uw sterke punten en uw verbeterpunten. De betekenis van de waarderingen wordt verderop in punt 4 beschreven. Er kunnen aanvullende beoordelingscriteria van toepassing zijn. Bijvoorbeeld als een medewerker extra taken heeft. Bij medewerkers bij wie een criterium niet van toepassing is wordt het vakje 'N.v.t.' aangekruist. 3. Werkomstandigheden Er kunnen bijzondere omstandigheden zijn waardoor u minder goed presteert. Of omstandigheden die uw werk juist hebben vergemakkelijkt. Die situaties worden in deze rubriek behandeld. Er wordt ook gevraagd naar de relatie tussen u en uw leidinggevende. Uw leidinggevende is immers van grote

6


invloed op uw werkomstandigheden. Hij mag van u verlangen dat u openstaat voor opbouwende kritiek op uw functioneren maar dat geldt ook omgekeerd. Een goede leidinggevende zal zijn medewerkers daarom vragen suggesties te doen ter verbetering van zijn bijdrage aan uw prestaties. Als afspraken worden gemaakt die de werkomstandigheden helpen verbeteren worden deze hier vastgelegd. 4. Samenvattend oordeel In deze rubriek wordt een samenvattend oordeel over uw functioneren vastgelegd. Hoewel een gemiddelde kan worden berekend van de scores in rubriek 2 is de uitkomst daarvan op zichzelf niet bepalend voor het samenvattend oordeel. Uw leidinggevende baseert dit oordeel ook op de informatie in de rubrieken 1 en 3. Bovendien wordt rekening gehouden met andere zaken:



 

de zwaarte van uw functie. Hoe zwaarder uw functie is, des te hoger zijn de eisen die aan u worden gesteld, het aantal jaren ervaring in uw functie. Hoe meer ervaring u heeft, des te meer wordt er van u verwacht, uw prestaties in vergelijking met die van medewerkers in vergelijkbare functies.

Bij het samenvattend oordeel gaat het erom de algemene richting in uw functioneren te benoemen. De punten die bij het samenvattend oordeel de doorslag hebben gegeven moeten afzonderlijk worden vermeld.

Het overzicht op de volgende pagina omschrijft de verschillende beoordelingscategorieën. U kunt lezen welke betekenis daaraan wordt toegekend en het geeft een beeld van het aantal medewerkers per categorie.

7


Beoordelingscategorieën

Omschrijving

5.

Superieur Een zeer klein aantal medewerkers. Zij presteren altijd op een uitzonderlijk hoog prestatieniveau op alle punten waarop zij worden beoordeeld.

Uitstekend

4. Zeer goed

3. Goed

2. Matig / Voldoende

1. Onvoldoende

Percentage

Top Deze medewerkers behoren tot de top van alle medewerkers. Zij hebben nauwelijks aandacht nodig en zijn zeer zelfstandig. Een voorbeeld voor andere collega's.

0 - 20

Solide De meerderheid van de medewerkers wordt in deze categorie beoordeeld. Zij voldoen in het algemeen aan alle verwachtingen.

50 - 80

Sober Enkele onderdelen in het werk zijn voor verbetering vatbaar. Het is goed mogelijk om die verbeteringen uit te voeren. Ook starters in een functie die vaak kort in dienst zijn worden in deze categorie geplaatst.

0 - 20

Ontoereikend Medewerkers in deze categorie zijn een probleem voor de organisatie. Presteren op dit niveau is niet acceptabel. Als niet snel verbetering ontstaat kan de medewerker niet in zijn functie werkzaam blijven.

5. Doelstellingen komende beoordelingstijdvak Tijdens het beoordelingsgesprek moeten afspraken worden gemaakt voor de komende periode. In dit

onderdeel kunt u met uw leidinggevende aangeven welke doelen u moet bereiken en welke taken moeten

8


worden afgerond. Doelen moeten uitdagend maar haalbaar zijn. Te gemakkelijke doelen verslappen de motivatie en onhaalbare doelen maken moedeloos. Belangrijk is ook dat uw doelstellingen concreet meetbaar zijn en dat u afspreekt wanneer u het resultaat moet hebben bereikt. 6. Ontwikkelingsplan Het is belangrijk dat wordt afgesproken hoe te verbeteren onderdelen worden aangepakt. Opleiding en extra begeleiding in het dagelijkse werk zijn daar voorbeelden van. De afspraken die hierover worden gemaakt, worden hier genoteerd. Als u in het afgelopen beoordelingstijdvak een opleiding of training heeft voltooid wordt de effectiviteit daarvan gemeten. Met die ervaring kunnen afspraken over een mogelijk vervolg worden gemaakt.

tekent u 'voor gezien'. Uw tweede beoordelaar zal na lezing van het formulier een vervolg kunnen geven aan het beoordelingsgesprek. Als u 'voor gezien' heeft ondertekend zal altijd een vervolggesprek plaatsvinden. 9. Vrije ruimte voor commentaar medewerker In dit onderdeel wordt u vrije ruimte geboden uw eventuele commentaar op de beoordeling en op het beoordelingsgesprek te noteren.

In deze rubriek kunnen ook uw wensen over uw individuele ontwikkeling worden genoteerd. De organisatie weet dan naar welke toekomstige werkzaamheden uw belangstelling uitgaat. 7. Voortgangsgesprekken Als een medewerker extra aandacht nodig heeft kunnen tijdens het beoordelingsgesprek al afspraken worden gemaakt over voortgangsgesprekken in de komende periode. 8. Ondertekening Nadat het Prestatiebeoordeling & Ontwikkelingsformulier definitief is ingevuld wordt het door de leidinggevende ondertekend. Vervolgens tekent ook de medewerker het formulier. Als u niet akkoord gaat

9

Prestatiebeoordeling.nl is een initiatief van HRHints E-mail: [email protected] KvK-nummer: 58535438 BTW-nummer: NL120971604B01 ING bank rekeningnummer: 6 1538 52

IBAN: NL67 INGB 0006 1538 52

BIC: INGBNL2A

Handleiding voor het Beoordelingsgesprek

Recommend Documents