HANDLEIDING ARBIS. Handleiding voor het gebruik van ARBIS

HANDLEIDING

ARBIS

Handleiding voor het gebruik van ARBIS

© AssuWare

ARBIS HANDLEIDING

HANDLEIDING www.assuware.nl 2011 © AssuWare

Assurantie Relatie Beheer Informatie Systeem BIJGEWERKT TOT JANUARI 2011

Pagina 2

ARBIS HANDLEIDING

INHOUDSOPGAVE HANDLEIDING ARBIS INSTALLEREN ............................................................................................................................................... 8 Netwerk of stand-alone ................................................................................................................................... 8 BEGINNEN ......................................................................................................................................................... 9 Algemeen ........................................................................................................................................................ 9 Inloggen .......................................................................................................................................................... 9 Wachtwoord wijzigen ...................................................................................................................................... 9 Gebruikers aanmaken .................................................................................................................................... 9 Het werkblad .................................................................................................................................................10 MENUOPTIES ..................................................................................................................................................11 Bestand ........................................................................................................................................................11 Print Setup ...............................................................................................................................................11 Uitloggen ..................................................................................................................................................11 Overzicht bestandslocaties ......................................................................................................................11 Achtergrond .............................................................................................................................................11 Importeren Clareo ....................................................................................................................................11 Opslaginformatie......................................................................................................................................11 Webservice maatschappijen ....................................................................................................................11 Bewerken .....................................................................................................................................................12 Agenda .........................................................................................................................................................12 Controle op alle evenementen .................................................................................................................12 Prospects.....................................................................................................................................................12 Klant .............................................................................................................................................................12 Klantenoverzicht ......................................................................................................................................12 Klant en selectie elementen .....................................................................................................................12 Wijzig verzekeringnemer Product / Overdragen product .........................................................................12 Wijzig verzekeringnemer Schadedossier / Overdragen schadedossier ..................................................13 Selectiecriteria .........................................................................................................................................13 Volgende bezoekdatum ...........................................................................................................................13 Klachten ...................................................................................................................................................13

Pagina 3

ARBIS HANDLEIDING Onderhoud...................................................................................................................................................14 Maatschappij ............................................................................................................................................ 14 Klant .........................................................................................................................................................14 Product en productelementen .................................................................................................................15 Speciaal onderhoud .................................................................................................................................15 Schade .....................................................................................................................................................15 Financiering .............................................................................................................................................16 Hypotheek ................................................................................................................................................16 Logboek ................................................................................................................................................... 16 Huidige notanummer ...............................................................................................................................16 Objectsoorten ..........................................................................................................................................16 Wordconcepten ........................................................................................................................................17 PDF ..........................................................................................................................................................17 Assurantiebelasting .................................................................................................................................18 Klachten ...................................................................................................................................................18 Relaties ........................................................................................................................................................18 Onze gegevens en beheer .........................................................................................................................18 Beheer ................................................................................................................................................18/19 Mijn profiel ...............................................................................................................................................19 Selecties ......................................................................................................................................................20 Merge productselecties ...........................................................................................................................20 Query .......................................................................................................................................................20 Overzichten .................................................................................................................................................20 Voor de printer ....................................................................................................................................20/21 Managementinformatie ............................................................................................................................21 Query .......................................................................................................................................................21 PDF ..........................................................................................................................................................21 Financieel ...................................................................................................................................................22 Omzetcijfers producten ............................................................................................................................22 Prolongaties .............................................................................................................................................22 Mutaties ...................................................................................................................................................22

Pagina 4

ARBIS HANDLEIDING Openstaande posten ...............................................................................................................................22 Rekening courant.....................................................................................................................................22 Zoeken .........................................................................................................................................................23 Polis- of productnummer .........................................................................................................................23 Productpakketnummer ............................................................................................................................23 Productadministratie ................................................................................................................................23 Contactpersoon bedrijven ........................................................................................................................23 Postcode ..................................................................................................................................................23 Telefoonnummer......................................................................................................................................23 Schadeadministratie ................................................................................................................................23 Opgeslagen mutatiedocumenten.............................................................................................................23 Postbankrekeningnummer .......................................................................................................................23 Mailbestand ............................................................................................................................................23/24 Info ...............................................................................................................................................................24 Venster .........................................................................................................................................................24 Help ..............................................................................................................................................................24 QUERY .............................................................................................................................................................25 Inleiding .........................................................................................................................................................25 Een query maken ..........................................................................................................................................25 Negatieve productselectie .......................................................................................................................26/27 ONDERHOUD MAATSCHAPPIJEN ................................................................................................................28 Beginnen .......................................................................................................................................................28 Overdracht van een product (wijziging van verzekeringnemer) ...................................................................32 Overdracht van een schadedossier ..............................................................................................................31 ONDERHOUD PRODUCTEN ..........................................................................................................................32 Beginnen .......................................................................................................................................................32 Een product invoeren ten behoeven van het onderhoud stamtabellen ........................................................32 ONDERHOUD KLANTEN ................................................................................................................................34 Beginnen .......................................................................................................................................................34 Een klantenoverzichtscherm openen ...........................................................................................................34 Een nieuwe klant invoeren ............................................................................................................................34

Pagina 5

ARBIS HANDLEIDING Uitleg knoppen ..............................................................................................................................................36 KLANT EN PRODUCT .....................................................................................................................................38 Beginnen .......................................................................................................................................................38 Een product invoeren ....................................................................................................................................38 Prolongatie en afsluitprovisie (provisie reserveren)......................................................................................42 KLANT EN FINANCIERING ............................................................................................................................44 Beginnen .......................................................................................................................................................44 Basisgegevens .....................................................................................................................................44 Aanvullende gegevens.........................................................................................................................44 PDF ...................................................................................................................................................... 45 KLANT EN HYPOTHEEK ................................................................................................................................45 Informatief .....................................................................................................................................................45 Algemeen .............................................................................................................................................45 Behandeling van de aanvraag .............................................................................................................46 Hypotheek ............................................................................................................................................46 PDF ......................................................................................................................................................46 Depot....................................................................................................................................................46 Logboek/Agenda ..................................................................................................................................46 KLANT EN AANTEKENINGEN .......................................................................................................................47 KLANT EN AGENDA LOGBOEK ....................................................................................................................48 Algemeen .....................................................................................................................................................48 KLANT EN SCHADE .......................................................................................................................................49 Beginnen ......................................................................................................................................................49 Een schade invoeren ...................................................................................................................................49 PDF SCANMODULE ........................................................................................................................................51 Informatief ....................................................................................................................................................51 Instructie ......................................................................................................................................................51 OVERDRACHT VAN PRODUCT EN SCHADEDOSSIER ..............................................................................53 Overdragen van een product ....................................................................................................................... 53 Overdragen van een schadedossier ............................................................................................................53

Pagina 6

ARBIS HANDLEIDING BRIEFCONCEPTEN ........................................................................................................................................54 Briefmodellen ...............................................................................................................................................54 Regels ..........................................................................................................................................................54 Maken en opslaan .......................................................................................................................................54 Uw huisstijl ...................................................................................................................................................54 Briefconcepten .............................................................................................................................................54 Briefconcepten zoeken en vinden ...............................................................................................................55 Nieuwe briefconcepten aanmaken en opslaan ...........................................................................................56 EXPORTEREN .................................................................................................................................................57 ALLE OBJECTEN ............................................................................................................................................58 MAILINGS MAKEN ..........................................................................................................................................59 Mailen met behulp van een e-mailprogramma ............................................................................................59 Mailen per brief ............................................................................................................................................59 BESTANDSHERSTEL .....................................................................................................................................60 Bestandsherstel na netwerkproblemen .......................................................................................................60 Foutmelding .................................................................................................................................................60 Instructie ......................................................................................................................................................60 BIJLAGEN ...................................................................................................................................................63 Bijlage 1 .......................................................................................................................................................64 Samenvoegvelden voor Klant en Product ...........................................................................................64 Samenvoegvelden voor Klant en Financiering ....................................................................................68 Samenvoegvelden voor Klant en Hypotheek .....................................................................................71 Samenvoegvelden voor Klant en Schade............................................................................................75 Bijlage 2 ......................................................................................................................................................79 E-mailberichten in ARBIS opslaan en bewaren ...................................................................................79 Bijlage 3 ......................................................................................................................................................80 Handleiding voor het samenvoegen van etiketten of meervoudige brieven oude versies Word.........80 Bijlage 4 ......................................................................................................................................................81 Handleiding voor het samenvoegen van etiketten of meervoudige brieven nieuwe versie Word ....... 81

Pagina 7

ARBIS HANDLEIDING

INSTALLEREN NETW ERK OF STAND-ALONE ARBIS is een softwareapplicatie die zich prima thuis voelt op een netwerkserver. U installeert ARBIS uitsluitend op de server en verbindt de werkstations door middel van een snelkoppeling met ARBIS op de server. U hoeft dus niet op elke client een installatie uit te voeren om met ARBIS te kunnen werken. Een eenmalige installatie op de server is voldoende. Gebruik geen zogenaamde mapped drive letters maar installeer ARBIS altijd conform het UNC protocol. (UNC = Uniform Naming Convention). De snelkoppeling op elk werkstation komt er bijvoorbeeld als volgt uit te zien. Doel: \\MijnNetwerkserver\ARBIS\Arbis.exe Beginnen in: \\MijnNetwerkserver\ARBIS\ Een andere mogelijkheid is het werken met ARBIS op een klein pc-netwerk. U installeert ARBIS in het voorkomende geval op de hoofdcomputer. Vervolgens deelt u de ARBIS map met de overige computers in uw netwerk. Houdt u er wel rekening mee dat de performance van ARBIS sterk wordt beïnvloed door de kwaliteit van het netwerk. Hoewel draadloze verbindingen steeds sneller worden kunnen de prestaties wat tegenvallen. De snelkoppeling op elke PC in het netwerk komt er bijvoorbeeld als volgt uit te zien. Doel: \\MijnHoofdPC\ARBIS\Arbis.exe Beginnen in: \\MijnHoofdPC\ARBIS\ Let op dat u ook de hoofdpc dezelfde snelkoppeling geeft. De snelkoppeling op de hoofdpc mag dus niet naar "C:/Program files/ARBIS/Arbis.exe" verwijzen. Wanneer dat wel het geval is zullen de andere pc's de locatie van documenten of andere objecten op de hoofdpc niet terugvinden.

NIEUWE SERVER Wanneer u besluit om ARBIS te verplaatsten naar een nieuwe server let er dan op dat de naam van de Server en de locatie waarop u ARBIS gaat overzetten gelijk moet zijn aan de naam en de locatie van de oorspronkelijke server. De snelkoppelingen op de werkstations worden dus niet gewijzigd. Vervolgens kan de software met alle programmaonderdelen en submappen eenvoudig worden gekopieerd naar de nieuwe server. U hoeft dus geen installatie uit te voeren. Het is slechts een kwestie van kopiëren.

Pagina 8

ARBIS HANDLEIDING

BEGINNEN ALGEMEEN Om u een beetje op weg te helpen in het gebruik van ARBIS hebben wij deze instructie samengesteld. Met behulp van deze instructie komt u met de belangrijkste onderdelen van het programma een keer in aanraking. ARBIS is een applicatie met zeer veel mogelijkheden. Helaas geldt ook hier; meer mogelijkheden vragen meer tijd voor gewenning aan een softwarepakket. Om met de woorden van een bekend oud voetballer te spreken:” Elk voordeel heb zijn nadeel”. Wij zullen daarom proberen u met deze handleiding vast een beetje wegwijs te maken in de software. Bent u eenmaal een beetje gewend aan de structuur en opzet van ARBIS, dan wordt het werken met de software steeds makkelijker. Hoewel het automatiseren van handelingen in het programma veel verder zou kunnen gaan dan thans het geval is, merken wij graag op, dat dit uitsluitend wordt veroorzaakt door de wijze waarop met netwerken moet worden omgegaan. Wanneer het programma op de achtergrond (bijvoorbeeld) signaleringen zou verzamelen, waardoor de gebruiker automatisch op enig moment of tijdstip zou kunnen worden gewaarschuwd door het programma, dan heeft dit een dramatische netwerkperformance afname tot gevolg. Om lange wachttijden te voorkomen vindt u daarom in het programma diverse interactieve knoppen voor acties waarvan iedereen in beginsel zou verwachten dat het programma deze op eigen initiatief zou kunnen overnemen. ARBIS verzamelt zoveel mogelijk belangrijke informatie op het scherm om de klant heen. Dit heeft het grote voordeel dat van elke klant direct de stand van zaken in één scherm visueel wordt gemaakt. ARBIS is bovendien een pakket dat u geheel naar eigen inzicht kunt inrichten. U bepaalt zelf welke informatie en welke categorie (branche) u aan een product verbindt. Daarmee wordt de productherkenning van elke maatschappij afzonderlijk een stuk verbeterd. Het vraagt wel enige inspanning van uw kant maar het resultaat is de moeite waard! Laten wij beginnen met de eerste stappen. INLOGGEN Wanneer het programma is opgestart ziet u een loginscherm. U kunt inloggen als Gebruiker of als Beheerder. Wij adviseren u voor de eerste maal als Beheerder in te loggen. Het wachtwoord is Admin. Wachtwoorden zijn hoofdlettergevoelig dus let op dat u het wachtwoord exact overneemt. Na het intoetsen van het wachtwoord drukt u op de tabtoets en vervolgens op OK. U kunt nu het wachtwoord wijzigen en gebruikers aanmaken. WACHTWOORD WIJZIGEN Ga in de menubalk bovenin het scherm naar en . Kies de tab <Wachtwoord beheerder aanpassen> en vul zo nodig de naam van de beheerder, de functie en het nieuwe wachtwoord in. Sla de wijziging op met de knop <Wijziging opslaan>. GEBRUIKERS AANMAKEN Voor elke medewerker die gebruik mag maken van ARBIS moet een gebruiker in ARBIS worden aangemaakt. Het aanmaken van een gebruiker gaat als volgt. 1. Kies het tabblad . 2. Druk op . 3. Voer de gegevens van de gebruiker in en maak een voorlopig wachtwoord aan en geef dit door aan de gebruiker. De gebruiker kan het wachtwoord na de eerste aanmelding zelf als volgt wijzigen. 4. Ga in de menubalk bovenin het scherm naar en . 5. Druk op <Wachtwoord wijzigen> 6. Wijzig het wachtwoord. Het mag duidelijk zijn, dat de rechten van de beheerder anders zijn dan de rechten van de gebruiker. Een gebruiker kan bijvoorbeeld uitsluitend zijn of haar eigen wachtwoord wijzigen.

Pagina 9

ARBIS HANDLEIDING HET W ERKBLAD De eerste keer zal het werkblad in het midden van uw beeld verschijnen. Het werkblad is het hoofdvenster waarin alle activiteiten van ARBIS plaatsvinden. Zorg daarom dat het groot genoeg is om er prettig in te kunnen werken. Wanneer u het werkblad niet nodig heeft maar ook niet wilt uitloggen kunt u dit met behulp van het –teken bovenin het scherm verkleinen en naar de taakbalk van Windows verplaatsen. Klik op het vierkantje rechtsboven om het scherm te vergroten zodat het uw hele beeldscherm vult. Wij adviseren een schermresolutie van tenminste 1024 bij 768 pixels. Daarmee kunt u alle schermen van het programma geheel in beeld houden. ARBIS maakt volledig gebruik van de mogelijkheden die Windows biedt en onthoudt voor u de wijze waarop u de verschillende vensters heeft ingedeeld. Een van de eigenschappen van Windows is het zogenaamde threading waarmee diverse schermen over elkaar heen kunnen worden gelegd en onderliggende informatieschermen beschikbaar blijven. Indien hier op de juiste wijze mee wordt omgegaan vergroot dit het gebruiksgemak. Ook hier geldt evenwel dat overdaad schaadt.

Pagina 10

ARBIS HANDLEIDING

MENUOPTIES MENUOPTIES IN DE MENUBALK VAN HET W ERKBLAD Om u een beetje wegwijs te maken beginnen wij met de beschikbare menuopties in het werkblad. Het werkblad is het hoofdscherm van ARBIS. Wij adviseren u dit werkblad zo groot mogelijk te maken met behulp van het middelste icoontje rechtsboven in het scherm van ARBIS.

Bestand Print Setup Hiermee stelt u een standaardprinter in. Wilt u in ARBIS afdrukken maken met een niet standaard (default) printer, dan geeft u hier een andere printer op. Deze blijft actief voor ARBIS totdat u het programma heeft afgesloten of een andere printer aanwijst. Uitloggen Hiermee logt u uit. U kunt vervolgens kiezen om uit te loggen en het programma af te sluiten of naar het inlogscherm te gaan om bijvoorbeeld als gebruiker of beheerder in te loggen. Op deze manier uitloggen verdient de voorkeur boven het drukken op het kruisje in de rechterbovenhoek. Overzicht bestandslocaties Deze optie geeft een overzicht van de belangrijkste bestandslocaties. U kunt deze niet wijzigen. Het overzicht heeft dus slechts een informatief karakter. Achtergrond U mag de achtergrond van het werkblad wijzigen. De achtergrond wordt uitsluitend op het werkstation getoond. Wanneer u als gebruiker de achtergrond aanpast op uw computer krijgen andere gebruikers deze niet te zien. U kunt een leuke foto of een Windows achtergrond gebruiken om het werkblad naar uw smaak aan te passen. Importeren Clareo Wanneer u gebruik maakt van het softwarepakket Clareo van Solverium (www. Solverium.nl), kunt u gegevens van dit pakket importeren en exporteren vanuit ARBIS en vanuit Clareo. Met deze optie kiest u ervoor om ARBIS de import en export van bepaalde gegevens te laten verzorgen. Opslaginformatie 1. Prolongatie back-up. Tijdens het prolongeren maakt ARBIS een tijdelijke back-up van de bestanden die gewijzigd gaan worden. U kunt deze tijdelijke back-up hier bekijken. De PM map bevat de bestanden die na 12:00 uur zijn gemaakt, de AM map bevat de bestanden die voor 12:00 zijn gemaakt. 2. Alle bestanden back-up. Wanneer u tijdens het afsluiten van ARBIS een back-up van de bestanden maakt worden deze weggeschreven naar een back-upmap. De PM map bevat de bestanden die na 12:00 uur zijn gemaakt, de AM map bevat de bestanden die voor 12:00 zijn gemaakt. Webservice maatschappijen Wanneer een verzekeringsmaatschappij waarmee u zaken doet bereid is om uw klanten en polissen voor u op het Internet te ontsluiten waardoor deze voor uw klanten bereikbaar worden via uw eigen website, kunt u deze optie gebruiken. De optie is uitsluitend beschikbaar indien u beschikt over de webservice module. Deze module wordt beschikbaar gesteld voor het converteren van klant- en polisgegevens naar een bestandsformaat voor plaatsing op het Internet. Op het moment van uitgifte van deze handleiding is de module alleen beschikbaar voor de service van de Noordhollandsche van 1816.

Pagina 11

ARBIS HANDLEIDING

Bewerken Knippen Windows Kopiëren Windows Plakken Windows

Agenda Controle op alle evenementen Wanneer u de dag begint met ARBIS kunt u in een enkele handeling alle belangrijke zaken die nog in behandeling zijn of om een bepaalde reden een signalering hebben gekregen overzien. Nadat u deze menuoptie heeft aangeklikt drukt u op de knop . Vervolgens verzamelt ARBIS alle lopende zaken en kunt u deze door een druk op de knop inzien. Menu 1) Klachten Open het klachtendossier 2) Logboek Open het klantenlogboek 3) Schadedossiers Open de lijst met schadedossiers in behandeling of afgehandeld a/ Schadedossiers en b/ Signalering schadeafhandeling 4) Producten Open het overzicht van producten/polissen die in behandeling zijn 5) Verjaardagen Bekijk of selecteer verjaardagen in een bepaalde periode van een week of maand. Om de klanten in de lijst te laten verschijnen is het noodzakelijk dat het vakje bij de klant is aangevinkt 6) Feestdagen Bekijk de klanten waarvan het vakje is aangevinkt 7) Signalering klanten Bekijk de lijst van klanten met een signalering 8) Signalering kinderen Bekijk de lijst van kinderen met een signalering 9) Signalering producten Bekijk de lijst van gesignaleerde producten 10) Signalering hypotheken Bekijk de lijst van gesignaleerde hypotheken 11) Wijziging klantgegevens doorgeven aan klanten 12) Wijziging klantgegevens doorgeven aan Maatschappijen 13) Wijzigingen productgegevens doorgeven aan klant 14) Wijzigingen productgegevens doorgeven aan maatschappij

Prospects Kandidaat klanten maken deel uit van een interessante groep voor uw onderneming. Daarom is het van belang dat u van deze kandidaten relevante gegevens kunt vastleggen.

Klant Klantenoverzicht Overzicht van alle klanten in een browser. U kunt ook gebruikmaken van de knoppen met deze figuurtjes boven in de menubalk. Klant en selectie elementen Browser voor het tonen van een lijst van klanten die met behulp van een selectie element worden geselecteerd. U kunt ook gebruikmaken van de knop

boven in de menubalk.

Wijzig verzekeringnemer Product/Overdragen Product Door een vertrekkende partner worden producten vaak verdeeld tussen de partners of meegenomen door de vertrekkende partner die de producten via uw intermediair wil handhaven. In die gevallen moeten de ingevoerde producten van eigenaar worden gewisseld. ARBIS biedt hiervoor een pasklare oplossing waardoor u niet alle productgegevens opnieuw hoeft in te voeren.

Pagina 12

ARBIS HANDLEIDING Wijzig verzekeringnemer Schadedossier/Overdragen Schadedossier Door een vertrekkende partner worden producten vaak verdeeld tussen de partners of meegenomen door de vertrekkende partner die de producten via uw intermediair wil handhaven. In die gevallen waarbij de ingevoerde producten van eigenaar worden gewisseld kunnen ook de schadedossiers worden overgedragen. ARBIS biedt hiervoor een pasklare oplossing waardoor u niet alle productgegevens opnieuw hoeft in te voeren. Selectiecriteria Hier voert u de selectie elementen voor klanten in waarmee u specifieke klanten in een overzicht kunt verzamelen. U kunt onbeperkt selectie elementen benoemen. Voorbeelden zijn: Belasting aangifte, Totaalklant, Medewerker van werkgever Wydema …, Werkgever Wydema enz. Volgende bezoekdatum Overzicht van klanten die op een nader aan te geven datum bezocht moeten worden. In beginsel worden alle klanten in het overzicht geselecteerd. Met het ingeven van een datum in de aangegeven velden selecteert u de gewenste klanten. De lijst van klanten die door de selectie ontstaat kan worden geëxporteerd naar diverse bestandsformaten. Klachten Hiermee stelt u een klachtendossier samen. Het klachtendossierscherm kan ook worden opgeroepen door middel van

in de menubalk bovenin het werkblad.

Een klacht toevoegen Tabblad Algemeen 1. Open het klachtenscherm door op de te klikken 2. Druk op 3. Voer een dossiernummer in 4. Voer eventueel referentie informatie in 5. Selecteer de klant waarop de klacht betrekking heeft / van wie de klacht afkomstig is 6. Voer de datum en tijd van binnenkomst in 7. Geef de meldingwijze aan 8. Voer in op wie de klacht betrekking heeft (uw kantoor, de maatschappij of anders) 9. Voer in waarover de klacht gaat 10. Wanneer de klacht is afgehandeld geeft u dit aan in het groene vlak door het vakje aan te vinken Tabblad Omschrijving en gebeurtenissen 1. Omschrijving van de klacht is een veld waarin tekst geknipt en geplakt kan worden. In dit veld omschrijft u waarover de klacht gaat. 2. Bij Gebeurtenissen/evenementen kunt u onbeperkt nieuwe elementen toevoegen. Dit kunnen gesprekken zijn of bijzonderheden die aan het dossier moeten worden toegevoegd. Het tabblad inhoud van het onderdeel Gebeurtenissen/evenementen is een tekstveld waar geknipt en geplakt kan worden. Tabblad Dossieroverdracht Op dit tabblad kunnen de partijen worden geregistreerd die op enig moment in het bezit zijn van het (kopie)dossier.

Pagina 13

ARBIS HANDLEIDING

ONDERHOUD Maatschappij Maatschappijen Voor het onderhoud en invoeren van nieuwe maatschappijen kunt u hier klikken maar u kunt ook met behulp van voor maatschappijen en hypotheeknemers of voor uitsluitend hypotheeknemers bovenin het scherm werken met dit onderwerp. Dit onderwerp wordt onder de rubriek MAATSCHAPPIJEN behandeld. Functieomschrijvingen Functieomschrijvingen worden gevraagd bij de invoer van maatschappijen. De functieomschrijvingen hebben betrekking op de werkzaamheden van medewerkers van een maatschappij. Voorbeelden zijn acceptant, schademedewerker enz. Afdelingomschrijvingen Afdelingomschrijvingen worden gevraagd bij de invoer van maatschappijen. De afdelingomschrijvingen hebben betrekking op de van een maatschappij. Voorbeelden zijn brandacceptatie, schade enz. Klant Onderhoud Klanten Overzicht van alle klanten in een browser van waaruit de klanten kunnen worden opgevoerd en gewijzigd. U kunt ook gebruikmaken van de knoppen met deze figuurtjes

boven in de menubalk.

Klant en product Verkort overzicht van alle klanten, producten en schadedossiers. Aanhef klanten (titulatuur) Overzicht en invoeren van titulatuur. Wijziging verzekeringnemer Door een vertrekkende partner worden producten vaak verdeeld tussen de partners of meegenomen door de vertrekkende partner die de producten via uw intermediair wil handhaven. In die gevallen moeten de ingevoerde producten van eigenaar worden gewisseld. ARBIS biedt hiervoor een pasklare oplossing waardoor u niet alle productgegevens opnieuw hoeft in te voeren. Overdragen product aan klant (of Wijzig verzekeringnemer) Door een vertrekkende partner worden producten vaak verdeeld tussen de partners of meegenomen door de vertrekkende partner die de producten via uw intermediair wil handhaven. In die gevallen moeten de ingevoerde producten van eigenaar worden gewisseld. ARBIS biedt hiervoor een pasklare oplossing waardoor u niet alle productgegevens opnieuw hoeft in te voeren. Geselecteerde klanten Browser voor het tonen en onderhouden van een lijst van klanten die met behulp van een selectie element worden geselecteerd. U kunt ook gebruikmaken van de knop

boven in de menubalk.

Selectie elementen Hier voert u de selectie elementen voor klanten in waarmee u specifieke klanten in een overzicht kunt verzamelen. U kunt onbeperkt selectie elementen benoemen. Voorbeelden zijn: Belasting aangifte, Totaalklant, Medewerker van werkgever Wydema …, Werkgever Wydema enz.

Pagina 14

ARBIS HANDLEIDING Product en productelementen Categorieën Invoeren en wijzigen van categorieën (Branches). Producten Invoeren en wijzigen van producten. Behandelingscodes Invoeren en wijzigen van codes die worden gebruikt om producten die in behandeling zijn van nadere informatie te voorzien. Vervalcodes Invoeren en wijzigen van codes die worden gebruikt om producten die vervallen zijn van nadere informatie te voorzien. Bonus Malus tabellen Invoeren en wijzigen van Bonus Malus tabellen. Speciaal onderhoud En-Bloc toewijzing maatschappij Hiermee kunt u producten die onder een maatschappij zijn geadministreerd in een handeling overvoeren naar een andere maatschappij. U haalt de oorspronkelijke maatschappijcode op en vervolgens geeft u de nieuwe maatschappijcode in. Met de knop wordt de transactie uitgevoerd. Bestaande Items bewerken Wijzigen van product-items. Verkorte lijst van productitems (productelementen) aanmaken of vernieuwen Voor het opzoeken van bestaande productitems ook wel product elementen genoemd kan een verkorte lijst worden aangemaakt waardoor van elk productitem slechts een exemplaar wordt getoond in een verkorte lijst. Deze lijst moet regelmatig worden aangevuld met nieuw ingevoerde items of elementen. Productelementen op klantniveau Voor het wijzigen van productitems of product elementen (voor typische verzekeringsproducten kan worden gesproken van premie elementen of premie items) kan van deze optie gebruik worden gemaakt. Let op! Wijzigingen worden op klant-product niveau doorgevoerd. Wijzigingen zijn dus definitief en van toepassing op het betreffende product van de klant waar en bij wie de wijziging wordt uitgevoerd. Synchroniseren productelementen Wanneer een of meer productelementen zijn aangepast op een niveau dat dit moet worden doorgevoerd op alle productelementen van bestaande producten, kan dit door middel van deze optie worden gerealiseerd. Het is een zeer ingrijpende operatie omdat niet alleen de productelementen bij alle klanten en alle relevante producten worden gewijzigd maar ook een herberekening van alle productbedragen en/of premiebedragen door het programma wordt gemaakt. Schade Schadeadministratie Overzicht van alle schadedossiers. Invoeren en wijzigen van schadedossiers is mogelijk. Schadeoorzaken Invoeren en wijzigen van omschrijvingen van schadeoorzaken. Herstelbedrijven Invoeren en wijzigen van schade herstelbedrijven. Expertisebedrijven Invoeren en wijzigen van schade expertisebedrijven.

Pagina 15

ARBIS HANDLEIDING Bijstandverleners Invoeren en wijzigen van (rechts)bijstandverleners. Assuradeuren tegenpartij Invoeren en wijzigen van assuradeuren van de tegenpartij. Overdragen schadedossier Door een vertrekkende partner worden producten vaak verdeeld tussen de partners of meegenomen door de vertrekkende partner die de producten via uw intermediair wil handhaven. In die gevallen waarbij de ingevoerde producten van eigenaar worden gewisseld kunnen ook de schadedossiers worden overgedragen. ARBIS biedt hiervoor een pasklare oplossing waardoor u niet alle productgegevens opnieuw hoeft in te voeren. Financiering Kredietgevers Invoeren en wijzigen van kredietgevers. Financieringen Invoeren en wijzigen van bestaande financieringsovereenkomsten. Financieringsvormen Invoeren en wijzigen van herstelbedrijven. Hypotheek Inkooporganisaties Invoeren en wijzigen van inkooporganisaties hypotheken. Hypotheeknemers Invoeren en wijzigen van instellingen die hypotheken verstrekken. Betrokkenen Invoeren en wijzigen van betrokkenen zoals de notaris, makelaar en taxateur. Omschrijvingen van betrokkenen Invoeren en wijzigen van omschrijvingen voor betrokkenen. Producten Invoeren en wijzigen van omschrijvingen van bestaande hypotheekproducten. Renteproducten Invoeren en wijzigen van omschrijvingen van bestaande renteproducten die op hypotheken betrekking hebben. Actie elementen Invoeren en wijzigen van actie elementen zoals bellen, bezoeken, afspreken enz. Logboek Actie elementen Invoeren en wijzigen van actie elementen zoals bellen, bezoeken, afspreken enz. Huidige notanummer Wijzigen van het opeenvolgende eerste of begin-notanummer. Het programma nummert automatisch door. Objectsoorten Objectsoorten toevoegen Deze knop brengt u naar het overzicht waarin alle mogelijke objecten kunnen zijn opgeslagen. Deze objecten kunnen bestaan uit documenten maar ook uit dos-programma‟s, Excel bestanden, PowerPoint producten, video‟s, foto‟s, e-mailadressen, e-mailberichten enz. enz. Ook hier geldt dat het niveau of level

Pagina 16

ARBIS HANDLEIDING waaronder de objecten zijn opgeslagen bepalend is voor het opzoeken van de objecten. Echter hier heeft u direct toegang tot alle objecten en alle levels. U hoeft dus niet naar een product, financiering of hypotheek te klikken om de objecten die hieraan zijn gekoppeld te kunnen inzien. Alle objecten zijn ten behoeve van de overzichtelijkheid gerubriceerd op soort bestand. Wanneer u het scherm opent door op de knop te drukken, kunt u gelijk het gewenste object nader aanduiden door de eerste letter op het toetsenbord van het soort bestand in te drukken. Bent u op zoek naar een Tiff bestand dan drukt u op de T. Een lijst van beschikbare URL‟s wordt dan U en Word wordt W enzovoort. Wordconcepten Brieven aan klanten en maatschappijen Menu voor het invoeren en wijzigen van briefconcepten. Ga naar het hoofdstuk Briefconcepten voor uitvoerige uitleg over dit onderwerp. Brieven hypotheek Menu voor het invoeren en wijzigen van briefconcepten. Ga naar het hoofdstuk Briefconcepten voor uitvoerige uitleg over dit onderwerp. Brieven en financiering Menu voor het invoeren en wijzigen van briefconcepten. Ga naar het hoofdstuk Briefconcepten voor uitvoerige uitleg over dit onderwerp. Brieven i.v.m. wijziging klant en/of product Menu voor het invoeren en wijzigen van briefconcepten. Ga naar het hoofdstuk Briefconcepten voor uitvoerige uitleg over dit onderwerp. Brieven voor schadebehandeling Menu voor het invoeren en wijzigen van briefconcepten. Ga naar het hoofdstuk Briefconcepten voor uitvoerige uitleg over dit onderwerp. Nota’s Menu voor het invoeren en wijzigen van briefconcepten. Ga naar het hoofdstuk Briefconcepten voor uitvoerige uitleg over dit onderwerp. PDF PDF documenten samenvoegen Met deze optie kunt u PDF documenten samenvoegen tot een enkel document. Dit kan bijzonder handig zijn wanneer u documenten wilt verzenden via e-mail. Instructie 1. Druk op <Selecteren> om een of meer PDF documenten te selecteren. 2. Houdt Ctrl ingedrukt en klik met de muis de gewenste documenten aan (worden blauw). U kunt ook de Ctrl toets ingedrukt houden, met de pijltjestoetsen naar het gewenste document gaan en op de spatiebalk drukken. 3. Klik op 4. Verdeel de verschillende documenten met de grote pijlen omhoog en omlaag rechts in beeld in de juiste volgorde zodat ze straks op deze volgorde in het enkele verzamelde document verschijnen. 5. Kies bij Document weergave wat u verwacht van het programma nadat het document is aangemaakt. 6. Geef een naam op in de regel Let op het mapje geheel rechts van de regel waarmee u de locatie kunt vastleggen. 7. Klik op <Samenvoegen> om het document aan te maken.

Pagina 17

ARBIS HANDLEIDING PDF overzichten maken Met deze optie kunt u PDF overzichten maken op PDF formaat voor de volgende onderdelen.  Particulieren klanten  Zakelijke klanten  Klant en polis  Schadedossiers  Hypotheken  Inventarisaties Assurantiebelasting Met deze optie kunt u En-Bloc het belastingpercentage aanpassen. Klachten Hiermee stelt u een klachtendossier samen. Het klachtendossierscherm kan ook worden opgeroepen door middel van in de menubalk bovenin het werkblad. Een klacht toevoegen Algemeen Dit tabblad biedt ruimte aan de eerste gegevens van de klacht. 1. Open het klachtenscherm door op de te klikken 2. Druk op 3. Voer een dossiernummer in 4. Voer eventueel referentie informatie in 5. Selecteer de klant waarop de klacht betrekking heeft / van wie de klacht afkomstig is 6. Voer de datum en tijd van binnenkomst in 7. Geef de meldingwijze aan 8. Voer in op wie de klacht betrekking heeft (uw kantoor, de maatschappij of anders) 9. Voer in waarover de klacht gaat 10. Wanneer de klacht is afgehandeld geeft u dit aan in het groene vlak door het vakje aan te vinken Omschrijving en gebeurtenissen Omschrijving van de klacht is een veld waarin tekst geknipt en geplakt kan worden. In dit veld omschrijft u waarover de klacht gaat. Bij Gebeurtenissen/evenementen kunt u onbeperkt nieuwe elementen toevoegen. Dit kunnen gesprekken zijn of bijzonderheden die aan het dossier moeten worden toegevoegd. Het tabblad inhoud van het onderdeel Gebeurtenissen/evenementen is een tekstveld waar geknipt en geplakt kan worden. Dossieroverdracht Op dit tabblad kunnen de partijen worden geregistreerd die op enig moment in het bezit zijn van het (kopie)dossier.

Relaties Deze optie biedt de mogelijkheid om relaties in te beheren die geen verband houden met uw eigen relatieportefeuille. Te denken valt hier aan uw leverancier van kantoormaterialen, het onderhoudsbedrijf voor uw kantoorverwarming en dienstverleners voor uw onderneming enz.

Onze gegevens en Beheer Beheer (uitsluitend bereikbaar voor geautoriseerde gebruikers met beheerrechten) Userlogboek Het programma maakt - indien dit onderdeel is geactiveerd (zie onder voor uitleg van de verschillende functieknoppen) - van relevante handelingen door gebruikers een logfile aan. Dit logfile biedt de beheerder inzage in de verrichtingen van gebruikers. Met de optie Userlogboek start u een programmaonderdeel waarmee u het userlogfile kunt beheren. Het kan soms zinvol zijn om de logfunctie uit te schakelen bijvoorbeeld wanneer het logfile niet door de beheerder wordt gecontroleerd. In het voorkomende geval zal de performance van diverse onderdelen in het programma positief worden beïnvloed.

Pagina 18

ARBIS HANDLEIDING Functieknoppen Hieronder wordt een uitleg gegeven van de verschillende functieknoppen.

Uitgebreid overzicht recent userlogboek. Dit is het logboek dat dagelijks wordt bijgewerkt. Uitgebreid userlogboekoverzicht uit depot. Dit is het depot waarin alle logboekrecords uit het recente logboek zijn overgeplaatst. Individueel recent userlogboek. Individueel depot userlogboek. Activeren of deactiveren van het registreren van logboekgegevens. Records verplaatsten naar het userlogboek depot. Hiermee wordt het bestand opgeschoond hetgeen tot performanceverbetering leidt. Opschonen van logboekregels tot een bepaalde datum. Hiermee worden bestanden verkleind door onnodige data te verwijderen. Kantoorgegevens Indien het adres of telefoonnummers van uw kantoor veranderen kunt u de gegevens hier corrigeren. De naam van het kantoor kan niet worden gewijzigd omdat deze is verbonden aan de licentie van uw softwarepakket. Een eventuele naamswijziging dient aan ons schriftelijk te worden doorgegeven. Vervolgens zullen wij een nieuwe licentie verstrekken. Onze medewerkers Hier kunnen gegevens van gebruikers worden gewijzigd en nieuwe gebruikers worden opgevoerd in het systeem. Wanneer een gebruiker het wachtwoord heeft verloren kan de beheerder hier een nieuw wachtwoord ingeven. Dit wachtwoord moet aan de gebruiker worden doorgegeven zodat deze met het nieuwe wachtwoord kan inloggen. Het is mede hierom belangrijk om het beheerders wachtwoord niet met gebruikers die uitsluitend gebruikersrechten hebben te delen. Aan elke gebruiker kunnen Overige Objecten worden gekoppeld. Dit kunnen allerlei zaken zijn zoals documenten, foto‟s, geluidsbestanden, excelbestanden enz. Koppeling medewerker/derden aan product Wanneer een gebruiker is gekoppeld aan een product dan kunnen hier de omzetgegevens worden bekeken van Alle producten, Prolongaties en Mutaties. Mijn profiel Hier kan een gebruiker zijn of haar eigen gegevens controleren, wijzigen en eventueel zelf een nieuw wachtwoord aanmaken. Wanneer een gebruiker het wachtwoord niet meer weet kan de beheerder het wachtwoord uitsluitend herstellen door een nieuw wachtwoord aan te maken en dit aan de gebruiker door te geven. De beheerder kan het wachtwoord van een gebruiker echter niet lezen of inzien.

Pagina 19

ARBIS HANDLEIDING

Selecties Merge productselecties Wanneer u gericht wilt mailen naar klanten met betrekking tot productonderdelen, kunt u met deze menuoptie tot 10 verschillende productonderdelen selecteren. Het uiteindelijke selectieresultaat is te Exporteren naar een tekstbestand waarvan u een samenvoegbestand voor brieven kunt maken. Instructie: 1. Klik op <Merge productselecties>. 2. Kies één of meer productonderdelen met en verzamel ze in de lijst. 3. Klik op . 4. Het programma gaat nu een lijst aanvullen met records die gebruikt kunnen worden als tekstbestand voor een mailing. Als u met een schone lijst wilt beginnen maak dan eerst het bestand schoon met . Een bestaande lijst wordt nu geleegd. 5. Klik nu op <Maken/Toevoegen>. Nu worden de records aangemaakt en geplaatst in de lijst. Als u deze heeft opgeschoond komen hier de nieuwe gegevens in. 6. Klik op . Heeft u reeds een selectie opgeslagen en niet opgeschoond dan zijn deze nu toegevoegd aan de lijst. 7. Samenvoegen. Geef aan of u de selectie verder wilt verkleinen of vergroten met de opties , en . Selecteer eventueel een enkele maatschappij, meerdere maatschappijen of alle maatschappijen aan de hand van de maatschappijcode. 8. De lijst wordt aangemaakt en bevat nu de gegevens van klanten en producten die u heeft geselecteerd. U kunt nu Exporteren en/of samenvoegen met een ingebouwde samenvoegfunctie waarbij u kunt kiezen uit door uzelf aan de hand van een modesjabloon aangemaakte Mailingbrieven. Wanneer u voor de eerste keer een mailing wilt starten kunt u het model MergeProdSelectie.doc gebruiken. Maak een brief en voeg de in dit document aanwezige velden naar believen samen in deze nieuwe brief. De brief moet default in de map Mergedocumenten in ARBIS staan. Het staat u natuurlijk vrij om de brieven elders te plaatsen. U kunt het document elke naam geven die u wilt. Alle documenten in deze map worden getoond tijdens uw keuze. 9. De knop Exporteren biedt de mogelijkheid om te exporteren naar diverse bestandsformaten zoals Excel, Word, Tekst, XML en HTML. Query Met deze optie kunt u zeer gedetailleerde selecties maken. Een gedetailleerde uitleg over het maken van een Query vindt u elders in deze handleiding.

Overzichten Voor de printer Alle lopende producten van de maatschappij Een verkort overzicht op de printer van alle producten per maatschappij of meerdere maatschappijen naar keuze. Alle Eenmalig geïncasseerde premie producten Overzicht van producten waarvan de incasso eenmalig is geweest. Alle Producten met premiestaking Overzicht van producten waarvan de premiebetaling is gestopt. Alle Vervallen producten Overzicht van producten die zijn vervallen. Alle klanten (Bedrijven) Een eenvoudig overzicht van alle bedrijfsklanten. Alle klanten (Particulieren) Een eenvoudig overzicht van alle particuliere klanten.

Pagina 20

ARBIS HANDLEIDING Managementinformatie Elders in deze handleiding wordt uitvoerig ingegaan op deze functie. Query Elders in deze handleiding wordt uitvoerig ingegaan op deze functie. PDF PDF documenten samenvoegen 1. Klik op <Selecteren>. Houdt de Ctrl knop ingedrukt en kies uit het overzicht van PDF documenten door met de linkermuisknop elk document afzonderlijk aan te klikken. De geselecteerde documenten worden nu blauw. Wanneer u alle documenten die u in een enkel document wilt verzamelen heeft aangeklikt drukt op . 2. Schuif de documenten in de juiste volgorde van boven naar beneden of omgekeerd met de zwarte pijlknoppen. 3. Geef nu een naam aan het doelbestand. 4. Geef aan of u het document gelijk wilt inzien met de radiobuttons in het vak „Documentweergave‟. 5. Klik op <Samenvoegen>.

PDF Overzichten maken Met deze optie maakt u overzichten op PDF-formaat aan. Druk op de betreffende knoppen en volg de instructies.

Pagina 21

ARBIS HANDLEIDING

Financieel Omzetcijfers producten Hier kunt u per maatschappij of meerdere maatschappijen tegelijk alle geprolongeerde posten en mutaties in een periodeoverzicht selecteren en afdrukken. Prolongaties Prolongatienota afdrukwachtrij Wanneer uw kantoor zelf incasseert kunt u overwegen uw nota‟s in ARBIS te laten aanmaken. ARBIS genereert een samenvoegbestand waarmee u met behulp van Word nota‟s kunt aanmaken. Huidige notanummer Wijzigen van het opeenvolgende eerste of begin-notanummer. Het programma nummert automatisch door. Overzicht verwerkte prolongaties Bekijk de verwerkte periodegegevens per maatschappij Afdrukken verwerkte prolongaties Druk de verwerkte periodegegevens af per maatschappij Prolongatielijst van alle geprolongeerde posten Een lang overzicht van alle geprolongeerde posten. Selecteer eventueel door op een header te klikken waarmee u oplopend of aflopend kunt selecteren. Mutaties Mutatienota afdrukwachtrij Wanneer uw kantoor zelf incasseert kunt u overwegen uw nota‟s in ARBIS te laten aanmaken. ARBIS genereert een samenvoegbestand waarmee u met behulp van Word nota‟s kunt aanmaken. Huidige notanummer Wijzigen van het opeenvolgende eerste of begin-notanummer. Het programma nummert automatisch door. Mutatielijst van alle gemuteerde posten Een lang overzicht van alle gemuteerde posten. Selecteer eventueel door op een header te klikken waarmee u oplopend of aflopend kunt selecteren. Openstaande posten Onderhoud en overzicht debiteurenposten Openstaande posten kunt u hier afboeken. Dit kan eveneens op klantniveau en via de klantenbrowser gebeuren . Openstaande posten afdrukken tot boekdatum Openstaande posten tot een bepaalde boekdatum bijvoorbeeld tot 31 december kunnen hier worden afgedrukt. Omzetgegevens medewerker/derden Controleer hier per medewerker de omzet van gekoppelde producten. Rekening courant Rekening courant overzicht Overzichten per maatschappij op datum met prolongaties, mutaties, betalingen en ontvangsten. Een belangrijke voorwaarde voor een correct overzicht is dat alle financiële handelingen correct en volledig zijn bijgehouden. Betalingen en ontvangsten Behandelen en bekijken van betalingen en ontvangsten per maatschappij op datum.

Pagina 22

ARBIS HANDLEIDING

Zoeken Omdat er situaties zijn waarbij u met behulp van de gegeven informatie niet via de standaard ingangen in het programma bij de klant of het product kunt komen hebben wij zoekmogelijkheden in dit menu opgenomen waarmee u toch de gewenste aanvulleden gegevens kunt achterhalen. Polis- of productnummer U heeft alleen maar een product- of polisnummer ter beschikking en u wilt het product en/of de klant van dit nummer vinden. Standaard zoekt deze optie op productnummer. Voer een of meer cijfers in en druk op de tab-toets om te zoeken. Klik een andere header aan en voer opnieuw tekens in die in de lijst van deze header voorkomen en druk opnieuw op de tab-toets om te zoeken. Productpakketnummer U heeft alleen maar een pakketnummer ter beschikking en u wilt het product en/of de klant van dit nummer vinden. Standaard zoekt deze optie op productnummer. Voer een of meer cijfers in en druk op de tab-toets om te zoeken. Klik een andere header aan en voer opnieuw tekens in die in de lijst van deze header voorkomen en druk opnieuw op de tab-toets om te zoeken. Productadministratie De klant gooit in het weekend een vrijwaringbewijs - zonder verdere aanvullende gegevens - bij uw kantoor in de bus. Met deze optie zoekt aan de hand van het kenteken de klant en het product op. U kunt natuurlijk ook zoeken op andere omschrijvingen of verzekerde bedragen enz. Contactpersoon bedrijven U heeft iemand van een bedrijf – en een klant van u - aan de telefoon maar weet niet precies met wie u spreekt of voor welk bedrijf hij of zij werkt. Dan voert u hier de naam van de contactpersoon in om de naam van het bedrijf te achterhalen. Postcode U weet gelukkig de postcode nog… Telefoonnummer (of gedeelte daarvan) De klant belt u maar u heeft de naam niet goed verstaan. U kunt de naam nog een keer vragen maar u kunt ook even kijken wie bij dit telefoonnummer hoort. De klant heeft u gebeld en uw voicemail stond aan maar de klant heeft niet ingesproken… Schadeadministratie Zoek op schadenummer, productnummer, referentie enz. enz. Gebruik de header om de kolom te kiezen waar u de gewenste informatie wilt vinden. Opgeslagen mutatiedocumenten Documenten die betrekking hebben op mutaties kunt u hier opzoeken. Postbankrekeningnummer De betaling is binnen maar u weet niet welke klant bij het rekeningnummer hoort.

Mailbestand Hier maakt u op een snelle manier een mailbestand aan dat u kunt gebruiken om samen te voegen in een Word document. Voorwaarde is wel dat, voor zover dit van belang is, de betreffende optie bij de klant is aangevinkt. Instructie: 1. Voer een naam in en druk op de tabtoets om verder te gaan. 2. Maak een keuze uit de volgende mogelijkheden. Prospects = Kandidaat klanten Uitsluitend klanten die gemaild mogen worden Particulieren en Bedrijven Uitsluitend klanten die een feestdagkaartje mogen ontvangen

Pagina 23

ARBIS HANDLEIDING Uitsluitend personen Uitsluitend bedrijven Alle klanten zonder uitzondering Selectie element 3. Let op de locatie waar het bestand wordt opgeslagen zodat u het later kunt terugvinden tijdens het koppelen van het bestand aan een Worddocument

Info Hier controleert u uw licentie en de versie van ARBIS. Ga naar Info > AssuWare.

Venster Windows eigenschappen voor het rangschikken van schermen.

Help Hieronder vindt u diverse belangrijke helpfuncties. Wanneer u specifieke vragen heeft ga dan eens naar FAQ. Hier vindt u veel tips, uitleg, antwoorden en toelichtingen die met het programma te maken hebben.

Pagina 24

ARBIS HANDLEIDING

QUERY INLEIDING Een Query maken in ARBIS kan alleen wanneer u bent ingelogd als beheerder. Query‟s vallen onder het onderdeel management informatie. Een query is eigenlijk niet meer of minder dan een verzameling gegevens uit één of meer databasebestanden. Gegevens worden verzameld of beter gezegd geselecteerd door middel van zogenaamde operators. De geselecteerde gegevens kunt u afdrukken maar vooral ook exporteren naar een ander bestandsformaat zoals een Excelbestand of een Tekstbestand. Vervolgens kunt u op dit nieuwe bestand berekeningen uitvoeren of het bestand aanwenden voor het opstellen van mailings met Word of voor een programma waarmee u e-mailacties gericht op uw klanten kunt voeren. Voorbeelden van operators waarmee u selecties in ARBIS samenstelt zijn: = Is gelijk aan <= Kleiner dan >= Groter dan Bevat Begint Is niet In onderstaand voorbeeld bij Figuur 1 ziet u een eenvoudige opgave van voorwaarden waarmee u een query kunt starten. In dit voorbeeld worden klanten verzameld met een geboortedatum <= (kleiner of gelijk aan) dan datum 31-12-3000 en >= (groter of gelijk aan) 01-01-1900, gehuwd en met een achternaam „jans‟ bevattend. Hiermee wordt dus de naam Janssen met één en twee s‟ n geselecteerd (maar ook bijvoorbeeld Langjans. Gebruik als alternatief de operator Begint). EEN QUERY MAKEN Instructie: Ga naar Query > Klanten > Klanten. Vul de onderdelen in zoals hieronder is weergegeven.

Figuur 1 Ziezo. U heeft wanneer u deze instructies heeft opgevolgd een query gemaakt. Ga nu eerst naar het tabblad en benoem de query in het veld Query naam en druk op . Druk daarna op om de resultaten te bekijken. Het resultaat ziet u in de browser terug. Onderin de browser (figuur 2) bevinden zich een aantal knoppen.

Pagina 25

ARBIS HANDLEIDING

Figuur 2 Query samenstellen Exporteren Afdrukken

Maak een nieuwe Query of vul de bestaande query aan (niet vergeten om de gewijzigde gegevens op te slaan). Deze knop brengt u naar een menu waarmee u diverse uitvoerbestanden kunt maken. Ga naar het Onderdeel EXPORTEREN voor een uitgebreide toelichting . Druk de lijst af. Plaats het veld dat waarop de gegevens moeten worden gesorteerd bovenin met behulp van de zwarte pijlen. +/- staan voor oplopend of aflopend sorteren.

Figuur 3

Sluiten

Sluit deze query af

NEGATIEVE PRODUCTSELECTIE Eigenlijk gaat het erom dat u zelf ervaring opdoet met het werken met Query‟s. Maak een aantal query‟s en bekijk de resultaten. Daarmee verkrijgt u al snel inzicht in de wijze waarop u de gewenste gegevens uit de bestanden kunt selecteren. Een aspect dat nadere uitleg behoeft is de negatieve productselectie in ARBIS. Het programma neemt u zoveel mogelijk werk uit handen. De enige vervelende consequentie die dit eventueel kan hebben is de omstandigheid dat u soms wat tijd verliest met het wachten op bewerkingen door het programma. Ga voor het samenstellen van een bestand van producten die de klant niet heeft naar de menuoptie Query > Producten > Negatieve productselectie. (figuur 4)

Figuur 4 Lees de tekst op het scherm door om te begrijpen wat er precies gebeurt tijdens het samenstellen van een bestand gebaseerd op een negatieve selectie.

Pagina 26

ARBIS HANDLEIDING

Figuur 5 Nadat u op doorgaan heeft gedrukt begint het programma met het aanmaken van een nieuwe database waarin straks de gegevens worden opgeslagen van klanten die de door u aangegeven producten niet hebben.

Figuur 6

U kunt met behulp van de keuzeknoppen en bepaalde producten en subproducten uitsluiten. De klanten van de in de nieuwe lijst aanwezige producten en subproducten die overeenkomen met de opgegeven producten worden verwijderd. Zo blijft op enig moment een lijst van klanten over die de door u opgegeven producten niet heeft. Wanneer u alle klanten zonder motorrijtuigenverzekering wilt selecteren klikt u alle producten en subproducten aan die hierop betrekking hebben. De volgende stap is het maken van een Query op basis van de klantgegevens die in de lijst zijn overgebleven. U kunt dus op deze groep een bepaalde selectie uitvoeren. Bijvoorbeeld op de leeftijd van de klanten die u wel of juist niet wilt aanschrijven, mailen of bellen. U heeft in de voorbeelden hiervoor kunnen zien hoe dat in zijn werk gaat. Wanneer de query helemaal naar wens is (ga dus net zolang door met het benoemen van operators in de bestaande query totdat het gewenste resultaat is bereikt) gaat u Exporteren met deze knop

.

Ga naar dit onderdeel voor aanvullende informatie over het bewerken van de gegevens in de lijst van geselecteerde klanten.

Pagina 27

ARBIS HANDLEIDING

ONDERHOUD MAATSCHAPPIJEN BEGINNEN Klik op het vierde icoontje van links bovenin het scherm wanneer u een verzekeringsmaatschappij wilt invoeren. Gaat het om een bank of maatschappij waarmee u uitsluitend hypotheekzaken doet klik dan op . Klik op . Wij behandelen hier de verschillende tabbladen van het maatschappij werkblad. De tabbladen van de hypotheeknemer wijken op enkele punten af van de tabbladen van de verzekeringsmaatschappij. Algemeen Klik op het mapje om de lijst met maatschappijen te openen en maak een keuze. Vul bij de zoekcode een duidelijke code in zodat u aan de hand van deze code elders in het programma de maatschappij kunt herkennen. Bij de omschrijving voert u gegevens in die voor u belangrijk zijn bij het onderscheiden van de verzekeraar. Let op dat het postadres in uw brieven wordt geplaatst en niet het bezoekadres. Het vakje hypotheeknemer wordt aangevinkt wanneer de assuradeur ook hypotheeknemer voor de klanten van uw kantoor is. Het vakje gevolmachtigde kunt u aanvinken wanneer het een volmachtbedrijf betreft waar u met meerdere maatschappijen zaken kunt doen. Informatie Het tabblad Informatie bevat een onderdeel met een tekstveld waar u allerlei informatie kunt plaatsen (eventueel met behulp van knippen en plakken). Met de knop krijgt u een overzicht van producten die in behandeling zijn en nog niet zijn afgehandeld. De knop toont alle lopende producten die bij deze maatschappij lopen. Financiële gegevens Het tabblad financiële gegevens bevat de volgende informatie. De maatschappij verzorgt de premie-incasso wanneer u het vakje heeft aangevinkt. Anders incasseert u zelf. Wanneer de maatschappij incasseert vult u het percentage van de kosten in die met de maatschappijincasso in rekening wordt gebracht. Wanneer u begint met prolongeren en muteren kunt u het beginsaldo invoeren om uw rekening-courant overzicht kloppend te maken. Wanneer u voorlopig geen rekening-courantinformatie wilt vinkt u aan . Wanneer u geen rekening courantinfo wenst verschijnt een knop . Met behulp van deze knop kunt u maandelijks de vervaldata automatisch door het programma laten bijwerken wanneer u het borderel ontvangt. De vervaldata worden maximaal bijgewerkt tot de computersysteemdatum. Voorwaarde is dat de vervaldata allemaal up-to-date zijn. Is dit niet het geval dan drukt u net zo vaak op de knop totdat alle vervaldata zijn ingelopen. Anders gezegd, wanneer u bij een of meer producten een vervaldatum heeft ingevuld die meerdere maanden terug ligt, dan drukt u meerdere malen op de knop om alle vervaldata te synchroniseren met de systeemdatum. Het is tijdens de invoer van producten belangrijk om hier al vast rekening mee te houden zodat de vervaldata up-to-date zijn wanneer u ze invoert. Internet en Extranet Het tabblad Internet en Extranet biedt ruimte voor een onbeperkt aantal URL‟s. U kunt de sites die u heeft ingevoerd (knippen vanuit de website en plakken op de Internetregel is ook mogelijk) vanuit dit scherm gelijk opstarten. Met behulp van een klein transparant venster kunt u gebruikersnamen en wachtwoorden inlezen of kopiëren en plakken indien u hier de vereiste gegevens vooraf heeft ingevoerd. PDF PDF documenten die u heeft gescand of op een andere wijze toebehoren aan de maatschappij, kunnen hier worden gekoppeld aan de maatschappij. Wanneer u beschikt over de PDF scanmodule, kunt u hier niet alleen PDF documenten opslaan maar ook direct documenten scannen en door het programma zelf als PDF document laten koppelen en benoemen. Voorwaarde is evenwel, dat de software die bij de scanner hoort op

Pagina 28

ARBIS HANDLEIDING het werkstation is geïnstalleerd omdat de scanmodule gebruik maakt van de drivers die door de leverancier van de scanner worden meegeleverd. PDF documenten die worden aangemaakt en opgeslagen worden gelijktijdig ook onder een nieuwe rubriek “Alle Objecten” bewaard. De knop bevindt zich onderin het invoerscherm van de maatschappij en voorziet in de opslag van de meest uiteenlopende objecten. Afdelingen Hier kunt u informatie kwijt over de afdelingen waarmee u regelmatig contact heeft. Wanneer u emailadressen heeft ingevoerd kunt u deze direct vanaf de lijst in het scherm openen. U klikt eenvoudig op het e-mailadres om een e-mailbericht aan te maken. Medewerkers Hier kunt u informatie kwijt over de medewerkers van de maatschappij waarmee u regelmatig contact heeft. Wanneer u e-mailadressen heeft ingevoerd kunt u deze direct vanaf de lijst in het scherm openen. U klikt eenvoudig op het e-mailadres om een e-mailbericht aan te maken. Account managers Hier kunt u informatie kwijt over de accountmanagers van de maatschappij waarmee u regelmatig contact heeft. Wanneer u e-mailadressen heeft ingevoerd kunt u deze direct vanaf de lijst in het scherm openen. U klikt eenvoudig op het e-mailadres om een e-mailbericht aan te maken. Schadeadministratie Onder dit tabblad zijn alle schadedossiers samengevoegd die betrekking hebben op deze maatschappij. Prolongaties Wanneer u van een bepaalde maatschappij alle producten heeft ingevoerd kunt u gaan prolongeren. Tijdens de prolongatiehandelingen worden vervaldata doorgeschoven, kortingen volgens kortingstabellen bijgewerkt en doorberekend en worden expiratiedata opgehoogd overeenkomstig de ingevoerde doorlooptijd. Prolongeren U vindt ook via Help > FAQ op het Internet een uitgebreide handleiding hoe u kunt prolongeren. 1. Druk op de knop 2. Voer de verwerkingsdatum in. Dit is de datum waarop u de verwerking wilt vastleggen. 3. Voer het jaar in waarop de prolongatie betrekking heeft. 4. Voer de maand in waarop de prolongatie betrekking heeft. 5. Druk op . 6. Controleer de prolongatielijst en druk deze af. 7. Het gaat hier om een voorprolongatie. Deze prolongatie bevat nog geen herberekende bedragen maar dient ervoor om te controleren of alle posten aanwezig zijn. Wanneer posten ontbreken kan dit twee oorzaken hebben. De vervaldatum is onjuist en/of de datum vorige/volgende prolongatie is onjuist. Controleer dit bij de betreffende polis (datum vorige/volgende prolongatie rechts bovenin het scherm) en sla deze na correctie op. 8. Nadat u de voorprolongatie heeft gecontroleerd kunt u deze definitief afdrukken. U kunt er ook voor kiezen om de prolongatielijst te exporteren naar Excel of een ander bestandsformaat. 9. Wilt u de prolongatie uitstellen dan drukt u op <Sluiten en niets doen>. Wilt u verder gaan en de definitieve prolongatie verwerken dan moet u eerst de lijst afdrukken voordat u verder kunt gaan. 10. Na het afdrukken klikt u op . 11. Het programma berekent nu de nieuwe premies en schuift de vervaldata en zo nodig de expiratiedata door naar een volgende termijn. 12. Druk de lijst af en controleer de posten. Wanneer pakketpolissen afzonderlijk zijn ingevoerd worden de premieregels afzonderlijk op de prolongatielijst afgedrukt. Dat kan soms problemen opleveren wanneer de pakketpolissen op het borderel zijn verdicht tot eenregelige posten. In dat geval kunt u gebruikmaken van de afdrukoptie . Hiermee worden de pakketpolissen verzameld en afgedrukt op een eenregelig overzicht. U kunt de prolongatielijst exporteren naar Excel of een ander formaat. 13. Nadat u de definitieve prolongatielijst heeft afgedrukt kunt u de prolongatie definitief verwerken. 14. Wilt u naderhand toch nog iets wijzigen of controleren dan kan dit heel eenvoudig via het tabblad prolongaties van de betreffende maatschappij. Klik op of om de lijst te controleren of te wijzigen.

Pagina 29

ARBIS HANDLEIDING Mutaties Het tabblad <Mutaties> biedt informatie over ingevoerde mutaties. Mutaties worden ingevoerd op polis/productniveau. Ga naar dit onderwerp voor meer informatie. Rekening Courant Dit tabblad geeft informatie over de rekening courant op basis van de ingevoerde en beschikbare gegevens uit het programma. Producten Hier vindt u een lijst van producten die expliciet betrekking heeft op deze maatschappij. Producten die geen maatschappijkoppeling hebben meegekregen komen niet in het overzicht voor. Ga voor meer informatie naar Onderhoud producten in deze handleiding.

Pagina 30

ARBIS HANDLEIDING

OVERDRACHT VAN EEN PRODUCT INFORMATIEF Door een vertrekkende partner worden producten vaak verdeeld tussen de partners of meegenomen door de vertrekkende partner die de producten via uw intermediair wil handhaven. In die gevallen waarbij de ingevoerde producten van eigenaar worden gewisseld kunnen de producten worden overgedragen. ARBIS biedt hiervoor een pasklare oplossing waardoor u niet alle productgegevens en schadedossiers opnieuw hoeft in te voeren bij de gewijzigde of nieuwe klant. Overdragen van een product 1. Ga naar de menuoptie Klant > Wijzig verzekeringnemer product. 2. Selecteer in het scherm Overdragen van het product eerst de klant waar het product zich thans bevindt 3. Selecteer het product van deze klant dat moet worden overdragen aan een andere klant 4. Selecteer de nieuwe klant aan wie of waaraan het product wordt overgedragen 5. Druk op de knop

OVERDRACHT VAN EEN SCHADE INFORMATIEF Door een vertrekkende partner worden producten vaak verdeeld tussen de partners of meegenomen door de vertrekkende partner die de producten via uw intermediair wil handhaven. In die gevallen waarbij de ingevoerde producten van eigenaar worden gewisseld kunnen de producten en indien noodzakelijk ook de schadedossiers worden overgedragen. ARBIS biedt hiervoor een pasklare oplossing waardoor u niet alle productgegevens en schadedossiers opnieuw hoeft in te voeren bij de gewijzigde of nieuwe klant. Overdragen van een schadedossier 1. Ga naar de menuoptie Klant > Wijzig verzekeringnemer schadedossier. 2. Selecteer in het scherm Overdragen van het schadedossier eerst de klant waar het schadedossier zich thans bevindt 3. Selecteer het schadedossier van deze klant dat moet worden overdragen aan een andere klant 4. Selecteer de nieuwe klant aan wie of waaraan het schadedossier wordt overgedragen 5. Druk op de knop

Pagina 31

ARBIS HANDLEIDING

ONDERHOUD PRODUCTEN BEGINNEN Om producten bij klanten te kunnen invoeren verdient het aanbeveling om eerst producten aan te maken. Het is evenwel niet strikt noodzakelijk want u kunt dit ook tijdens het invoeren van producten bij klanten doen maar het werkt een stuk makkelijker wanneer u dit eerst doet. Dit gebeurt in het zogenaamde onderhoud van stamtabellen. Dit onderdeel behandelt de invoer van nieuwe producten van maatschappijen waarmee u zaken doet. Maatschappijen gebruiken ook wel eigen productnamen voor algemene producten. IN ARBIS kunt u deze productnamen invoeren en koppelen aan de maatschappij zodat deze later bij het invoeren van producten voor klanten uit de productenlijn van de maatschappij kunnen worden geselecteerd. Tijdens het invoeren van producten kunt u om het invoeren makkelijk te maken gebruik maken van reeds eerder ingevoerde producten. Door alleen de naam te veranderen hoeft u niet alle bijkomende onderdelen telkens opnieuw in te voeren. EEN PRODUCT INVOEREN MET ONDERHOUD PRODUCTEN 1. Ga naar de menubalk bovenin het werkblad en klik op Onderhoud > Product en –elementen > Producten. 2. Druk op de knop . 3. Druk op de knop . 4. Kies een categorie uit de lijst of maak een nieuwe categorie aan. Categorieën kunnen branches zijn zoals benzine, varia, brand, medische varia, transport enz. Hoewel deze oude omschrijvingen nog wel worden toegepast gebruiken wij tegenwoordig ook categorieën als verkeer, gezin, woon, zorg, vervoer enz. U bepaalt zelf welke omschrijvingen u gebruikt om producten te verdichten. De omschrijving kan dus ook zijn „bankproduct‟ of „spaarproduct‟ enz. 5. Vul een nieuwe omschrijving in. U kunt eventueel een keuze maken uit de lijst van reeds ingevoerde producten. Het programma maakt een kopie van het gekozen product. U kunt vervolgens alle gegevens geheel aanpassen of zo nodig onderdelen verwijderen. Wanneer er nog geen voorbeelden beschikbaar zijn omdat u nog geen producten in deze categorie heeft aangemaakt vult u een omschrijving in van het product. U kunt er ook voor kiezen om het product uit de branchecode lijst te halen. De productnaam wordt dan op verzoek voor u ingevuld. Om een product snel uit de branchecode lijst te selecteren kunt u een beginletter op het toetsenbord indrukken. 6. Koppel het product aan een maatschappij wanneer de productnaam een maatschappij eigen productnaam betreft. Gaat het bijvoorbeeld om een algemene productnaam die u ook voor andere maatschappijen gebruikt koppel het product dan niet aan een maatschappij. Heeft u per ongeluk een maatschappij gekoppeld druk dan op min teken om de naam te verwijderen. 7. Kies de branchecode die bij het product hoort wanneer u dat nog niet heeft gedaan. 8. Dit product is vrij van assurantiebelasting geldt bijvoorbeeld voor levensverzekeringen, uitvaartverzekeringen, zorgverzekeringen enz. 9. Op dit product is een BM korting van toepassing geldt voor motorrijtuigen maar kan bijvoorbeeld ook gelden voor caravanverzekeringen en alle andere productvormen waarbij op een of andere wijze stijgende kortingen zijn ingebouwd. Verkijk u dus niet op de motorrijtuigen verzekering alleen omdat de kortingstabel ook op andere productvormen kan worden toegepast. 10. Het product heeft een definitieve afloopdatum. Hier wordt bedoeld dat de verzekering of het spaarproduct eindigt en niet bijvoorbeeld expireert. Een levensverzekering eindigt bijvoorbeeld op een eindleeftijd van een verzekerde. De polis houdt dan dus op te bestaan. Een woonhuisverzekering daarentegen kan na 60 maanden expireren maar eindigt dan niet. In het eerste geval zal de verzekering niet meer prolongeren na de einddatum. In het tweede geval zal (tenzij u in het product van de klant aangeeft dat de verzekering met in achtneming van een opzegtermijn is beëindigd) de expiratiedatum van de polis tijdens de prolongatie doorschuiven naar een volgende periode van 60 maanden.

Pagina 32

ARBIS HANDLEIDING 11. Stilzwijgende verlenging. Hier geeft u aan of het expirerende product stilzwijgend wordt verlengd. 12. Opzegtermijn in maanden. Hier geeft u aan welke opzegtermijn wordt gehanteerd. 13. Toeslag voor termijnbetaling. Wanneer u bij de klant polissen gaat invoeren berekent het programma desgewenst automatisch de gebruikelijke toeslag op de premie voor de verschillende termijnbetalingen. 14. Omschrijvingen. U kunt hier voor het product de gewenste veld omschrijvingen invoeren. Om het polisoverzicht bij de klant overzichtelijk te houden worden daar alleen de aangevinkte velden getoond. Wanneer u een onderdeel heeft aangevinkt vult u een omschrijving is. Deze omschrijving komt op het algemeen tabblad bij het in te voeren product van de klant te staan met daarachter het invoerveld. Wanneer u bijvoorbeeld als omschrijving „Merk‟ invoert, wordt deze regel op het product invoerscherm getoond als Merk: met daarnaast een leeg veld dat door de gebruiker kan worden ingevuld. 15. Elk product moet een product- of premie-element bevatten. Op deze regel in het product wordt namelijk de berekening gemaakt. In het in te voeren product bij de klant kunt u later een keuze maken uit de hier ingevoerde productelementen. Bij een motorrijtuigenverzekering kunnen de productelementen bijvoorbeeld bestaan uit WA, Casco, WA en Casco, Beperkt Casco, WA en Beperkt Casco, Mini Casco, Brand en Diefstal, Ongevallen Inzittenden, Ongevallen opzittenden, Verhaalsbijstand, Rechtsbijstand enz. Bij sommige producten kan worden volstaan met slechts een regel. Voor elk productelement kunt u een aantal relevante eigenschappen benoemen die voor de berekening en invoer van belang kunnen zijn. 16. U kunt reeds ingevoerde productelementen uit een lijst halen om de invoer van productelementen te versnellen. Dit kan een volledige lijst zijn waarbij ook alle gelijknamige elementen worden getoond of een verkorte lijst waarbij gelijknamige productelementen worden gefilterd zodat u maar een product onder een bepaalde benaming te zien krijgt. Wanneer u van de verkorte lijst gebruik maakt moet u deze regelmatig vernieuwen om ervoor te zorgen dat alle nieuw dus later ingevoerde elementen in de lijst worden opgenomen. 17. Omschrijving. Bij een motorrijtuigenverzekering kunnen de productelementen bijvoorbeeld bestaan uit WA, Casco, WA en Casco, Beperkt Casco, WA en Beperkt Casco, Mini Casco, Brand en Diefstal, Ongevallen Inzittenden, Ongevallen opzittenden, Verhaalsbijstand, Rechtsbijstand enz. Bij sommige producten kan worden volstaan met slechts een regel. Voorbeelden: Inleg, Premie, Bijdrage, Bedrag enz. 18. Wanneer op het product geen assurantiebelasting van toepassing is vinkt u het vakje aan. Dit is bijvoorbeeld bij levenproducten maar ook op bancaire en diverse andere producten van toepassing. 19. Premiebedrag. Vul hier een premiebedrag in wanneer dit bedrag bij elk in te voeren product bij de klant gelijk is. Dit komt zelden voor maar kan bij standaardproducten soms het geval zijn. 20. Provisie %. Vul hier het doorlopende provisiepercentage in. 21. Provisiebedrag. Vul hier een vast provisiebedrag in indien bij het product altijd van eenzelfde provisiebedrag sprake is. 22. Aanvullende omschrijvingen kunnen hier indien gewenst worden ingevuld. Dit onderdeel spreekt voor zich.

Pagina 33

ARBIS HANDLEIDING

ONDERHOUD KLANTEN BEGINNEN Druk in de menubalk bovenin het scherm op het linker icoon met twee figuurtjes. Hiermee roept u het meest uitgebreide klantenoverzicht op. Het tweede icoon met twee figuurtjes geeft een scherm met minder gegevens. Het derde icoon is bedoeld voor schermen met een selectie-element waarmee u alleen de geselecteerde klanten in het scherm verzamelt. Het klantenoverzicht heeft enkele handige eigenschappen. Bovenin ziet u een veld zoeken. Wanneer u het venster voor de eerste keer opent wordt u door middel van het intoetsen van de eerste letters van de naam gelijk naar de betreffende klant geleid. Wilt u meerdere klanten op deze manier opzoeken plaats dan de cursor in het veld Zoeken, type de naam en druk op de tabtoets. Vervolgens springt de cursor naar de betreffende klant in de lijst. U kunt ook in een bepaalde kolom zoeken. Druk op de linker knop van de muis terwijl u met de pijl in de header van de betreffende kolom staat. Ga bijvoorbeeld naar de postcodekolom en druk op de header (de bovenste regel in de lijst waar de omschrijving “postcode” staat). De header wijzigt in “postcode[+] = oplopend sorteren of postcode [-] = aflopend sorteren. Toets nu de postcode in op het toetsenbord en u wordt naar de betreffende postcode geleid. Tenslotte kunt u de venstergrootte instellen door de randen te slepen naar het gewenste formaat. EEN KLANTENOVERZICHTSCHERM OPENEN BIJ HET OPSTARTEN VAN ARBIS De instellingen op elk werkstation worden afzonderlijk opgeslagen. Hierdoor kan op elk werkstation afzonderlijk een persoonlijke achtergrond worden opgeslagen maar ook een bepaald voorkeurscherm. Wanneer u als gebruiker direct over een van de klantenoverzichten tijdens het opstarten van ARBIS wilt beschikken drukt u op de knop rechts onderin het scherm. EEN NIEUW E KLANT INVOEREN We gaan nu een nieuwe klant invoeren. Druk op de knop onderin het klantenoverzicht. U krijgt vervolgens een scherm te zien waarin alle bij de klant horende zaken zijn ondergebracht. Het is zelfs zo, dat nog niet alle beschikbare tabbladen te zien zijn omdat u ze pas nodig hebt wanneer u dit expliciet aangeeft. Daarmee wordt het overzicht zo veel mogelijk gewaarborgd. Ga nu zelf rustig aan de gang en experimenteer een beetje met de velden en mogelijkheden. ARBIS biedt u de ruimte om een minimum aan gegevens in te voeren. Er zijn altijd wel omstandigheden waardoor u geen gelegenheid heeft om alle gegevens in te vullen. En daarom zijn er vrijwel geen verplichte invoervelden. Het enige dat u nodig heeft is een klantcode en klantnummer. Wat u niet weet of waar u geen tijd voor heeft vult u niet in. Dat kan immers later ook nog. Bepaal eerst of u de gegevens van een persoon of van een bedrijf gaat invoeren door de betreffende optie aan te klikken. Wanneer u naderhand gegevens wijzigt (dus nadat u deze eerst hebt opgeslagen) wordt u gevraagd of u de oorspronkelijke gegevens wilt bewaren. Het programma denkt dan namelijk dat u een wijziging doorvoert die u wellicht in een historisch bestand wilt opslaan. Dit kunt u altijd annuleren. U hoeft dus niet elke wijziging in een historisch bestand op te slaan. Wij gaan de gegevens van een persoon vastleggen. 1. U ziet bovenin het klanten-invoer-scherm een radiobutton met de keuzemogelijkheid voor of . Deze optie bepaalt de inhoud van de gevraagde gegevens omdat de gegevens van een onderneming niet gelijk zijn aan de gegevens van een particuliere klant. 2. Indien de klant nog geen producten van uw kantoor heeft afgenomen maar wel de intentie heeft om dit in de toekomst te doen, kunt u aangeven dat het om een gaat. 3. De wordt de eerste keer automatisch gegenereerd. U mag deze datum zelf aanpassen. 4. Voer indien gewenst de datum van het en het in. 5. Heeft u abusievelijk voor een persoon gekozen dan kunt u de lay-out van het invoer/wijzigingsscherm weer aanpassen wanneer u het vakje Persoon of Bedrijf (opnieuw) vastleggen aanvinkt.

Pagina 34

ARBIS HANDLEIDING 6. Klik op . De radiobutton is nu zwart en geeft nu aan dat u ervoor heeft gekozen om persoonsgegevens in te voeren. 7. U begint bij het tabblad De voorletters worden automatisch gescheiden door punten. Dat hoeft u dus niet te doen. Vul de overige velden in. 8. Druk op het knopje naast het veld “Aanhef”. Een aanhef is noodzakelijk omdat u deze later in brieven en nota‟s laat terugkomen. 9. Wanneer u de overige velden in dit tabblad heeft ingevoerd klikt u op de radiobutton man of vrouw voor het bepalen van het geslacht van de klant. 10. Daarna kiest u uit de lijst van (radiobuttons) mogelijkheden de huidige burgerlijke staat. Wanneer uw klant een partner en/of kinderen heeft verschijnt automatisch een nieuw tabblad <Partner> voor de partnergegevens en eventueel een tabblad voor de gegevens van een of meer kinderen. 11. Ga naar het tabblad en vul de adresgegevens in. 12. Ga vervolgens naar het tabblad . Dit tabblad bevat een aantal typische klantgerichte details die voor zichzelf spreken.

Advieswijzer: De advieswijzer mag natuurlijk niet ontbreken. U geeft hier aan wanneer u deze aan de klant heeft uitgereikt.

Mailen: Wilt u de klant in de toekomst mailen dan geeft u dat hier aan. Kaartje feestdagen: Wilt u de klant later selecteren voor het aanschrijven op feestdagen dan kunt u dat hier aangeven.

Kaartje verjaardagen: Wanneer u de klant op zijn of haar verjaardag wilt verrassen met een kaartje geeft u dat hier aan. Alleen indien u het vakje hier aanvinkt kunt u dat ook bij de kinderen doen. Anders niet. Inventarisatie: Door dit vakje aan te kruisen verkrijgt u toegang tot beschikbare inventarisatieformulieren waarmee u de financiële situatie van de klant op uiteenlopende momenten kunt vastleggen. Deze inventarisatie kan een basis zijn voor een op te stellen klantprofiel.

Relatie tot andere klanten: Wanneer u uw klant wilt koppelen aan andere klanten kan dit hier. Daarvoor wordt een tabblad geopend in de rechterbovenhoek voor maximaal twee koppelingen. Te denken valt hierbij bijvoorbeeld aan de persoon met een bedrijf waarvoor u een afzonderlijke klant heeft aangemaakt. Koppel deze aan elkaar om de vindbaarheid te vergroten en de verbondenheid aan te geven. Klant vertrokken: Wanneer de klant niet langer deel uit maakt van uw relatiebestand omdat deze is vertrokken of anderszins niet meer tot uw portefeuille behoort kunt u de klant naar de achtergrond plaatsen zodat deze niet meer zichtbaar is in uw klantenoverzicht. Bovenin het werkblad ziet u twee radiobuttons . Hier regelt u welke klantengroep u wilt zien.

Signaleren: Hiermee activeert u de klant voor een agendasysteem. De klant blijft zo in het zicht wanneer er iets met de klant moet gebeuren. Bijvoorbeeld wanneer u de klant wilt bellen of wanneer een kind 18 jaar wordt en u wilt op dat moment de uitvaartverzekering aanpassen om zomaar eens wat te noemen. Het signaleringssysteem vindt u boven in de menubalk onder de knop met het notitieboekje en het potlood. Elke keer wanneer u het programma opstart kunt u ARBIS de controle laten uitvoeren op alle openstaande zaken.

Koophuis: Bezit de klant een koophuis, dan kunt u dat hier aangeven. Hypotheek: Wanneer u de hypotheek regelt geeft u dit hier aan. Anders geeft u hier niets aan. U opent namelijk een scherm speciaal voor de hypotheekbehandeling. Wanneer u dit niet regelt voor de klant omdat de hypotheek elders loopt laat u het vakje blank.

Financiering: Regelt u voor de klant één of meer leningen, dat kunt u dit vakje aanvinken. Onderin het beeld verschijnt dan een extra tabblad speciaal voor de financieringen.

Zoekcode: Deze wordt evenals het klantnummer automatisch door het programma aangemaakt. U mag deze zelf indien gewenst aanpassen. Dit kan ook later.

Klantnummer: Het klantnummer wordt automatisch telkens met 1 verhoogd. Wanneer u het nummer aanpast zal bij de volgende klant het aangepaste nummer met 1 worden verhoogd.

Pagina 35

ARBIS HANDLEIDING Id Code: Indien u aan de klant een Id code heeft toegekend kunt u deze hier invullen. Id Wachtwoord: u aan de klant een Id code heeft toegekend kunt u deze hier invullen. 13. Ga naar het Tabblad en voer hier de beschikbare identiteitsgegevens van de hoofdrelatie en eventuele partner in. 14. In het tabblad in het rechter gedeelte van het scherm . Hier vult u de telefoongegevens en betaalrekeningen in. 15. In het tabblad kunt u maximaal twee koppelingen aanleggen tussen deze klant en andere relaties. 16. Het tabblad <Selectie> heeft een bijzonder functie waarmee u onbeperkt selectie-elementen aan de klant kunt toewijzen. De mogelijkheden die deze optie biedt zijn zeer uitgebreid. U kunt hier aangeven of uw klant een totaalklant is en of u de belastingzaken voor deze klant regelt. Maar u kunt ook wanneer bijvoorbeeld de ingevoerde klant een werkgever is een selectie-element benoemen met de naam van de werkgever. Wanneer u vervolgens ook een of meer werknemers van deze werkgever in uw relatiebestand heeft opgenomen kunt u aan deze klanten hetzelfde selectieelement toewijzen. Vervolgens kunt u de gekoppelde klanten in het (derde poppetje in de menubalk of via de menuoptie Klant > Selectie element) terugzien. UITLEG KNOPPEN VAN HET KLANTENINVOERSCHERM E-mail Hier maakt u e-mailberichten aan met behulp van handige sjablonen die u geheel naar wens kunt aanpassen en aanvullen. Wanneer u een nieuw sjabloon wilt aanmaken klikt u in het scherm op . U geeft een unieke omschrijving op waarmee u het sjabloon kunt herkennen. Vervolgens kiest u uit de lijst de gewenste velden door op het pijltje te klikken. Deze zogenaamde samenvoegvelden verzamelen en plaatsen de relevante gegevens automatisch in het e-mailbericht. Debiteur Wanneer u zelf incasseert kunt u hier de openstaande posten bekijken die op deze debiteur van toepassing zijn. Brieven Voor het schrijven van enkelvoudige brieven (anders dan bij een mailing) aan de klant of de maatschappij maakt u gebruik van deze knop. Voor het schrijven van brieven met betrekking tot een specifiek product kunt u ook vanuit het productlevel een brief aanmaken. Het voordeel van het maken van brieven op het betreffende level is het feit, dat de brieven ook daar worden bewaard. Wanneer u al uw brieven op klantniveau zou schrijven raakt u al gauw het overzicht kwijt. Daarom verdient het aanbeveling de brieven aan te maken en op te slaan op het niveau waarop deze betrekking heeft. Dus een brief over een product aan de klant of maatschappij kan het beste op productniveau worden aangemaakt. Brieven die worden aangemaakt en opgeslagen worden gelijktijdig ook onder een nieuwe rubriek “Alle Objecten” bewaard. De knop bevindt zich onderin het klantenscherm en voorziet in de opslag van de meest uiteenlopende objecten. Alle Documenten Hier bekijkt u alle documenten die op klantniveau zijn aangemaakt. PDF documenten PDF documenten die u heeft gescand of op een andere wijze toebehoren aan de klant op klantniveau, kunnen hier worden gekoppeld aan de klant. Wanneer u beschikt over de PDF scanmodule, kunt u hier niet alleen PDF documenten opslaan maar ook direct documenten scannen en door het programma zelf als PDF document laten koppelen en benoemen. Voorwaarde is evenwel, dat de software die bij de scanner hoort op het werkstation is geïnstalleerd omdat de scanmodule gebruik maakt van de drivers die door de leverancier van de scanner worden meegeleverd. PDF documenten die worden aangemaakt en opgeslagen worden gelijktijdig ook onder een nieuwe rubriek “Alle Objecten” bewaard. De knop bevindt zich onderin het klantenscherm en voorziet in de opslag van de meest uiteenlopende objecten. Wij komen hier in dit onderdeel nog verder op terug. hier in dit onderdeel nog verder op terug.

Pagina 36

ARBIS HANDLEIDING

Notities en Aantekeningen De knop voor het maken van klantnotities is bedoeld voor willekeurige opmerkingen en aantekeningen die u wilt bewaren omdat zij mogelijk nu en/of in de toekomst belangrijk kunnen zijn. Overige opties Plaats de toolbar met extra knoppen op een makkelijk bereikbare plaats naast het klantenscherm. Het programma onthoudt deze locatie voor u zodat de toolbar met overige opties altijd op dezelfde plaats wordt geopend. Klanthistorie Met deze knop heeft u inzage in de historie van wijzigingen die zijn aangebracht in de klantgegevens. Producthistorie Met deze knop heeft u inzage in de historie van wijzigingen die zijn aangebracht in de productgegevens. Derden U kunt aan de klant personen en bedrijven koppelen die op een of andere wijze betrokken zijn bij uw klant. Te denken valt aan dienstverleners waarvan u op de hoogte wilt zijn zoals bijvoorbeeld een accountant of notaris. Pop-up Een belangrijke knop wanneer het gaat om het vastleggen en signaleren van belangrijke mededelingen die op de klant betrekking hebben en voor de medewerker van belang zijn voor of gedurende het klantcontact. Tijdens het openen van de klant ontvouwt zich een pop-up-venster waarin u een relevante mededeling heeft opgetekend. Op deze manier is iedereen op de hoogte van belangrijke informatie op het moment dat de klant wordt geopend. Tijdregistraties U kunt de tijd dat u vanuit het centrale klantscherm heeft gewerkt met producten, een schade of een ander onderwerp door het programma laten registreren. De vastgelegde tijd kunt u later opvragen. U kunt met behulp van deze optie bijhouden hoeveel tijd u met de klant in ARBIS bezig bent geweest. De configuratie vindt plaats via de menuoptie Klanten > Tijdregistraties klantscherm > Configuratie. U moet dan wel ingelogd zijn als Beheerder. Alle Objecten Deze knop brengt u naar het overzicht waarin alle mogelijke objecten kunnen zijn opgeslagen. Deze objecten kunnen bestaan uit documenten maar ook uit dos-programma‟s, Excel bestanden, PowerPoint producten, video‟s, foto‟s, e-mailadressen, e-mailberichten enz. Ook hier geldt dat het niveau of level waaronder de objecten zijn opgeslagen bepalend is voor het opzoeken van de objecten. Echter hier heeft u direct toegang tot alle objecten en alle levels. U hoeft dus niet naar een product, financiering of hypotheek te klikken om de objecten die hieraan zijn gekoppeld te kunnen inzien. Alle objecten zijn ten behoeve van de overzichtelijkheid gerubriceerd op soort bestand. Wanneer u het scherm opent door op de knop te drukken, kunt u gelijk het gewenste object nader aanduiden door de eerste letter op het toetsenbord van het soort bestand in te drukken. Bent u op zoek naar een Tiff bestand dan drukt u op de T. Een lijst van beschikbare URL‟s wordt dan U en Word wordt W enzovoort. Het bewaren van e-mailberichten is ook mogelijk maar dit vraagt enkele speciale aanpassingen in het systeem om dit mogelijk te maken en om het aantal handelingen te verminderen. Op de volgende pagina‟s wordt een uiteenzetting gegeven van de wijze waarop u dit onderdeel kunt inrichten zodat het opslaan van e-mailberichten mogelijk wordt.

Pagina 37

ARBIS HANDLEIDING

KLANT EN PRODUCT BEGINNEN Om producten bij klanten te kunnen invoeren verdient het aanbeveling om eerst producten aan te maken. Het is evenwel niet strikt noodzakelijk want u kunt dit ook tijdens het invoeren van producten bij klanten doen maar het werkt een stuk makkelijker wanneer u dit eerst doet. Dit gebeurt in het zogenaamde onderhoud van stamtabellen. U hoeft dus niet uit een werkblad te gaan (zoals bijvoorbeeld het werkblad van het product) om eerst de nodige gegevens in een stamtabel te plaatsten voordat u deze in een product kunt binnenhalen. Het is dan wel even wennen aan het feit dat op zo‟n moment extra vensters open kunnen staan. Wanneer u bijvoorbeeld tijdens het invoeren van een product een nieuwe verzekering wilt aanmaken die nog niet in de stamtabellen voorkomt, krijgt u eerst een scherm te zien waarin u moet aangeven om welke categorie (branche) het gaat. Vervolgens ziet u een lijst van categorieën waaruit u kunt kiezen. Zit er geen bruikbare categorie tussen dan moet u deze eerst invoeren en verschijnt er dus weer een scherm enz. Bent u hier eenmaal aan gewend, dan kunt u volop gebruikmaken van de mogelijkheden die Windows u op dit terrein biedt. EEN PRODUCT INVOEREN De eenvoudigste manier om een beetje bekend te raken met het invoeren van producten bij klanten is de praktijk. Er zijn immers diverse soorten producten die allemaal hun specifieke eigenschappen hebben waardoor de invoermethoden van elkaar kunnen afwijken. U zult ontdekken dat u een grote mate van vrijheid heeft ten aanzien van de invoer en de regie van het productenbeheer. 1. Druk op de knop onderin het tabblad . 2. Druk op de knop . U opent hiermee een stamtabel met producten. Het invoeren van producten wordt behandeld in het hoofdstuk ONDERHOUD PRODUCTEN. 3. Druk (bijvoorbeeld) op de <M> toets op uw toetsenbord om snel naar de M van motorrijtuigen te gaan. Dubbelklik hierop of klik op <Selecteren>. U ziet dat de eerste regel in het productscherm is gevuld met de tekst Motorrijtuigen. 4. Nu drukt u op de knop <Maatschappij>. U krijgt nu een overzicht van maatschappijen te zien waaruit u kunt kiezen. Het invoeren van MAATSCHAPPIJEN wordt behandeld in het hoofdstuk ONDERHOUD MAATSCHAPPIJEN. 5. Regelnummer: Handig wanneer u meerdere producten heeft ingevoerd. De standaard volgorde van de producten in de lijst is de volgorde van invoer. U kunt deze met behulp van de regelnummers naar wens aanpassen. 6. Pakketpolis: Wanneer u kiest voor de deze optie biedt het programma de mogelijkheid om een pakketnummer en een productnummer in te voeren. Dit onderdeel verdient nadere uitleg. U kunt namelijk op twee manieren pakketpolissen beheren. De eerste mogelijkheid is een eenvoudige vorm maar deze heeft als nadeel dat u niet kunt beschikken over alle informatie die bij het betreffende pakketonderdeel behoort. Bij de eenvoudige vorm moeten alle verval- en expiratiedata bovendien gelijk zijn. U voert het hoofdproduct (bijvoorbeeld zoiets als Combinatie privéplan) met de vervaldata in en brengt de producten vervolgens onder bij het Item/productdetail. Een voorbeeld van een combinatie van producten waarbij het invoeren volgens de eenvoudige vorm zinvol kan zijn is de combinatie van producten bij een motorrijtuigenverzekering. Deze kan bijvoorbeeld uit meerdere onderdelen bestaan zoals WA, Casco, Brand en diefstal, ongevallen, verhaal- of rechtsbijstand enz. U vult dan de relevante gegevens van het motorrijtuig in bij het product (tabblad Overige gegevens). Van de overige productonderdelen kunt u eventuele gegevens kwijt op het detailniveau dus bij de productonderdelen. Het programma berekent automatisch de premie van de afzonderlijke onderdelen. Bij elk onderdeel kunt u - wanneer u heeft aangegeven dat het om een pakket gaat – een polis- of productnummer toevoegen.

Pagina 38

ARBIS HANDLEIDING

De uitgebreide vorm is die waarbij u elk product afzonderlijk invoert met eenzelfde pakketnummer en het bijbehorende productnummer. Het voordeel hiervan is, dat elk product in detail in uw administratie is opgeslagen. Tijdens het invoeren van elk volgende product van het pakket verschijnt een knop waarmee u de reeds eerder ingevoerde gegevens uit het vorige product kunt plakken in de betreffende invoervelden. U hoeft dan niet telkens dezelfde gegevens zoals de datumvelden opnieuw in te vullen. Het programma controleert aan de hand van het pakketnummer en de maatschappij of er sprake is van onderdelen die bij hetzelfde pakket horen. Wanneer dit het geval is verschijnt er op het tabblad een extra knopje waarmee de totale pakketpremie en pakketprovisie kan worden gecontroleerd zodat u dit niet zelf hoeft te berekenen. 7. Regelnummer: Een regelnummer kan behulpzaam zijn bij het ordenen van de verschillende producten van een klant. U kunt vervallen producten bijvoorbeeld het nummer 99 geven zodat deze altijd onderaan in de lijst komen te staan. Het is geen verplicht veld en regelnummers kunnen ook gelijk zijn aan elkaar. 8. Productnummer: Het productnummer kan een bestaan uit een polisnummer, een registratienummer of een ander soortgelijk nummer. 9. Verzekerde: Indien gewenst Kan hier een verzekerde worden vermeld. 10. Verzekeringnemer: Indien gewenst Kan hier een verzekeringnemer worden vermeld. 11. Ingangsdatum: Oorspronkelijke datum van ingang van het product. 12. Looptijd: De looptijd van een product wordt altijd weergegeven in maanden. Een jaartermijn heeft dus een looptijd van 12. 13. Vervaldatum: De eerstvolgende vervaldatum van het product. 14. Expiratiedatum: De datum waarop de product stilzwijgend voor eenzelfde of andere (gewijzigde) looptijd wordt voortgezet. 15. Einddatum: De datum waarop een product definitief ophoudt te bestaan. Dit veld komt alleen in het scherm voor wanneer een product een definitieve einddatum heeft. Dit moet opgegeven zijn in de stamtabel van producten bij het invoeren van producten. Het invoeren van PRODUCTEN wordt behandeld in het hoofdstuk ONDERHOUD PRODUCTEN. Voorbeeld: Een tijdelijke overlijdensrisico verzekering. 16. Betaalrekening: Een klant kan één of meerdere betaalrekeningen hebben. Kies de betaalrekening uit de lijst die voor deze verzekering van toepassing is. 17. Bonus Malus: Wanneer dit correct bij de producten in de stamtabel is ingevuld zal het programma het vakje tonen. Indien dit inderdaad van toepassing is op het betreffende product of pakketonderdeel klikt u dit aan. Kies een BM tabel of maak een nieuwe aan. Selecteer een trede. Het invoeren van BM Tabellen wordt behandeld in het hoofdstuk ONDERHOUD BM TABELLEN. 18. Betaaltermijn: Kies een betaaltermijn. 19. Machtiging: Heeft de klant een machtiging afgegeven voor automatische incasso? Dit is een informatief veld. 20. Nota: Moet er een nota worden aangemaakt? (Indien u zelf de premie incasseert kan hiervan sprake zijn). U kunt eventueel nota‟s aanmaken met behulp van Word. ARBIS verzamelt relevante velden die u later in een samenvoegbestand kunt onderbrengen. 21. Incasso: Kies tussen Eigen incasso, Maatschappij incasso of Stop incasso (bij royement). 22. Laatst geregistreerde wijzigingsdatum: Dit is de datum van de laatste wijziging die u heeft doorgevoerd in het systeem. 23. Datum vorige/volgende prolongatie: Wanneer u gebruik maakt van de mogelijkheid om met ARBIS te prolongeren, wordt hier door het programma aanvankelijk de vervaldatum ingevuld. Tijdens de prolongatie – die uit de twee fasen voorprolongatie en definitieve prolongatie bestaat - wordt de vervaldatum automatisch doorgeboekt naar de volgende prolongatiedatum. 24. Assurantiebelasting: Hier wordt de voor het product opgegeven assurantiebelasting weergegeven. Wijziging kan uitsluitend d.m.v. aanpassing in de stamtabel plaatsvinden. Na wijziging moet het product opnieuw worden geactiveerd via de productknop in het eerste scherm.

Pagina 39

ARBIS HANDLEIDING 25. Tabblad <Status>. Hier kunt u de status van het product vermelden. Via de menuoptie Agenda > Controle op alle evenementen kunt u de producten die in behandeling zijn bekijken. Vervallen en premievrije posten worden weer op een ander niveau door het programma gecontroleerd zoals bijvoorbeeld tijdens het prolongeren. Van verpanding kan bijvoorbeeld sprake zijn bij een hypotheek van de klant. 26. Tabblad . Hier kunt u aangeven of een product gesignaleerd moet worden. Signalering maakt het mogelijk om producten via de menuoptie Agenda > Controle op alle evenementen te controleren. Hier kunt u ook aangeven of de post (nog) via de bemiddeling van een ander kantoor loopt. 27. Medewerker / derden. Hier kunt u een product koppelen aan een medewerker. Door middel van een Query kunt u de producten die aan deze medewerker zijn gekoppeld later verzamelen. Het maken van een Query wordt behandeld in het hoofdstuk QUERY. 28. E-mailberichten verzenden. Met deze knop maakt u in een oogwenk e-mailberichten aan die met behulp van eerder door u aangemaakte sjablonen automatisch worden opgemaakt in Outlook. Druk op <Maatschappij> of en klik op . Klik vervolgens op voor een uitgebreide instructie over het samenstellen van sjablonen in uw e-mailberichten. 29. Ga nu naar het tabblad Item (Productdetail). 30. Wilt u zich niet met de samenstelling van de product bezighouden vink dan het vakje <Eenvoudig overzicht zonder berekening> aan. Vul de gele regels in. Het programma doet dan verder niets met de gegevens. Wilt u dat het programma de premie berekent zodat u deze kunt controleren en de kortingen tijdens de prolongatie automatische worden doorberekend, dan voert u de afzonderlijke premieregels in zoals hieronder aangegeven.

Het standaard overzicht ziet er uit zoals hier is weergegeven. Het tabblad bevat uitgebreide informatie en de berekening vindt plaats aan de hand van de productregels bovenin het tabblad. Eventuele kosten worden in het gele vakje ingevuld. Voordeel: De prolongatiebedragen worden door het programma berekend. Nadeel: Meer tijd nodig voor het invoeren.

Klik op om het eenvoudige overzicht te activeren. De premie, kosten en assurantiebelasting worden ingevoerd in de gele vakjes. Het tabblad bevat slechts een minimum aan details waardoor u minder hoeft in te voeren. Nadeel: Prolongeren vraagt meer tijd. Voordeel: Minder tijd nodig voor het invoeren.

31. Kies . 32. Klik op het mapje en maak een keuze uit de lijst via het mapje door op <Selecteren> te drukken of voeg een productregel toe door op te drukken. 33. Vul de gevraagde gegevens in de betreffende velden in. Deze velden spreken voor zich. 34. U kunt aanvullende gegevens invoeren maar het hoeft niet. Het hangt er van af hoeveel detail u wilt bewaren en inzien. 35. Geen assurantiebelasting over kosten

Pagina 40

ARBIS HANDLEIDING 36. Jaarbedrag omrekenen in termijnbedrag

37. Berekening handmatig aanpassen 38. Het Tabblad Korting en toeslag Extra korting: Geef hier indien van toepassing een afwijkend extra kortingspercentage op. Toeslag: Geef hier indien van toepassing een afwijkend extra toeslagpercentage op. Toeslag aanpassen: Hier kunt een extra door uzelf toe te kennen klantkorting of toeslag opgeven. Deze korting wordt wel op het totaalbedrag in mindering gebracht maar niet doorbrekend in de provisie e.d.. Trede en korting%: Hier wordt de status van de trede en korting weergegeven. 39. Het tabblad Provisie en kosten Incassokosten van toepassing: Activeer hier de berekening van de incassokosten door de maatschappij die op uw provisie in mindering wordt gebracht. Incassokosten automatisch berekenen: Het programma berekent de incassokosten aan de hand van de informatie die u op maatschappijniveau heeft ingevoerd. Deze kosten worden in mindering gebracht op de provisie. (Deze kosten hebben dus geen betrekking op de kosten die de klant eventueel moet betalen). Provisiereservering: Provisie die niet ineens wordt uitgekeerd boekt u hier. Automatisch afboeken: Wanneer u prolongeert met ARBIS worden de nog door de maatschappij uit te keren provisiebedragen automatisch toegevoegd aan de prolongatieprovisie en afgeboekt van de openstaande reservering bij de maatschappij. Af te Boeken bedrag: Geef het bedrag op dat automatisch moet worden afgeboekt van de provisiereserve. Indien alle provisie is afgeboekt stopt de verrekening via de prolongatie automatisch. Provisie uitsluitend op hoofdvervaldag: Wanneer de post maandelijks prolongeert maar de provisie slechts per kalenderjaar wordt verrekend geeft u dit hier aan. Het programma zorgt er dan voor dat de uit te keren reserve provisiebedragen uitsluitend op de hoofdvervalmaand wordt afgeboekt. Incassokosten beperkt tot hoofdvervaldag: Wanneer de incassokosten die op de provisie in mindering worden gebracht slechts één maal per jaar worden afgeboekt geeft u dat hier aan. 40. Het tabblad Mutaties heeft tot doel alle financiële handelingen met betrekking tot provisie, te incasseren bedragen voor het product, schade en wijzigingen vast te leggen die op het product betrekking hebben. Hier kunt u bijvoorbeeld afsluitprovisie en de eerste provisieverrekening (niet zijnde prolongatieprovisie) invoeren. Incasseert u alleen de eerste premie bijvoorbeeld dan kunt u deze hier administreren. 41. Het tabblad Overige gegevens kunt u eventueel aanpassen. Wanneer u het betreffende product in de stamtabel heeft bewerkt hoeft dit niet te gebeuren. Het oorspronkelijke overzicht wordt opgemaakt in de stamtabel voor de producten. Maak deze geheel en naar uw eigen inzicht op. Doe dit zo zorgvuldig mogelijk zodat elke nieuwe verzekering die u invoert voldoet aan uw wensen. Vervolgens zal deze automatisch bij elke nieuwe product worden geïntegreerd in het productscherm. Dit gebeurt alleen de eerste keer. Indien u later wijzigingen aanbrengt in het productsjabloon via onderhoud dan worden deze niet automatisch bij alle producten aangepast. De reden hiervoor is, dat u mogelijk zelf al een en ander individueel op klant-productniveau heeft aangepast via het vinkje bij onderin het scherm. Deze aanpassing zou dan zonder dat u hier iets van merkt overschreven worden. Wilt u aangebrachte wijzigingen bij Onderhoud Producten toch En-Bloc bij alle klanten doorvoeren ga dan naar speciaal onderhoud via Onderhoud > Product en – elementen > Speciaal Onderhoud > Synchroniseren Productelementen. 42. Het tabblad Historie bevat alle wijzigingen die u in de loop van de tijd heeft aangebracht in het product van de klant. Datum waarop de wijziging van kracht wordt: Spreekt voor zich. Tijdstip waarop de wijziging van kracht wordt: Spreekt voor zich. Deze wijziging moet worden bevestigd aan de maatschappij: Wanneer u werkt met Worddocumenten en samenvoegvelden van ARBIS vinkt u deze optie aan. ARBIS slaat de gegevens op zodat deze later kunnen worden samengevoegd in een door uzelf aangemaakt sjabloondocument (model)

Pagina 41

ARBIS HANDLEIDING Deze wijziging moet worden bevestigd aan de klant: Wanneer u werkt met Worddocumenten en samenvoegvelden van ARBIS vinkt u deze optie aan. ARBIS slaat de gegevens op zodat deze later kunnen worden samengevoegd in een door uzelf aangemaakt sjabloondocument (model)

Ik wil direct naar het overzicht om de wijziging door te geven: U kunt de wijzigingen gelijk verwerken en samenvoegen in een Worddocument. Vul de overige velden die verschijnen in zodat de gegevens met bettrekking tot de afhandeling kunnen worden opgeslagen. 43. Het tabblad Adviesmotivatie biedt ruimte voor aanvullende informatie over uw advies voor dit product. 44. Het tabblad PDF biedt u de mogelijkheid om vooraf gescande PDF documenten of bijlagen in ARBIS op te nemen. 45. Knop <Maatschappij>: Met deze knop heeft u direct toegang to de maatschappijgegevens die bij het product horen. Ook de URL‟s naar de website van de maatschappij zijn hier beschikbaar. 46. Knop : Met deze knop legt u alle gebeurtenissen vast die van belang kunnen zijn voor de historie van dit product. Dat kunnen telefoontjes, opmerkingen van de klant of schijnbaar onbelangrijke evenementen zijn die wellicht in de toekomst kunnen bijdragen aan een duidelijk historisch verloop. Wanneer de product in behandeling is wordt een eventuele toelichting ook automatisch in dit bestand geplaatst. TIP  

Kosten die in rekening worden gebracht aan uw kantoor door de maatschappij in verband met maatschappijincasso, worden in het tabblad Provisie en kosten ondergebracht. Kosten die verband houden met het product en aan de klant in rekening worden gebracht, komen in het gele vak onderaan in het tweede tabblad Items (Productdetail) te staan.

PROLONGATIE- EN AFSLUITPROVISIE Prolongatieprovisie Prolongatieprovisie wordt altijd ingevoerd op productitem of -regelniveau. Het programma berekent tijdens een uit te voeren prolongatie de prolongatieprovisie voor elke regel en maakt hiervan een totaalbedrag voor het product. De prolongatieprovisie wordt daarom bij de producten / productItems opgevoerd. Afsluitprovisie Afsluitprovisie wordt doorgaans aan de tussenpersoon in termijnen uitbetaald verspreid over de prolongatietermijnen. Daarom moet deze provisie worden gereserveerd. De eerste uitbetaling geschiedt meestal door middel van een mutatieboeking. Wanneer u de totale afsluit(=reserverings)provisie voordat de provisie door de maatschappij bij u in rekening courant wordt opgeboekt in ARBIS invoert kunt u deze met de mutatie en prolongatieboekingen automatisch door ARBIS laten afboeken van het gereserveerde tegoed. ARBIS boekt alle provisietegoeden geleidelijk uit het reserveringsdepot af totdat de reserve geheel is afgeboekt. U vindt de afgeboekte provisiebedragen terug in de prolongatielijsten. Boek de te reserveren afsluitprovisie als volgt in.       

Voer een polis in Ga naar het tabblad Premie en/of Onderdelen Ga naar het tabblad Provisie en kosten Vink de blokjes Provisiereservering en Automatisch afboeken aan Voer de provisie als volgt in (figuur 1) 1. Gehele provisiebedrag 2. Het bedrag dat per periodieke premiebetaling wordt afgeboekt

Pagina 42

ARBIS HANDLEIDING

Figuur 1

Zodra de eerste mutatienota van de maatschappij wordt ontvangen wordt deze bijvoorbeeld als volgt ingeboekt. Het bedrag van de nota is bijvoorbeeld 80% van het totale gereserveerde provisiebedrag van € 1.440,00 = € 1.152,00. De mutatienota wordt als volgt geboekt.   

Ga naar het tabblad Mutaties Druk op de knop Mutatie toevoegen Het invoerscherm bevat het volgende overzicht als in figuur 2

Figuur 2

   

Figuur 3

Voer bij Provisie: het provisiebedrag van de nota in Controleer of de provisie correct is afgeboekt van de huidige reservering (Nieuwe reservering) Geeft een toelichting (bijvoorbeeld de omschrijving op de mutatienota) (figuur 3) Druk op OK

De provisie is nu gedeeltelijk afgeboekt van de totale provisiereserve. De openstaande provisie die de maatschappij per periode zal voldoen is weergegeven op het tabblad Premie en/of Onderdelen, Provisie en kosten.

Pagina 43

ARBIS HANDLEIDING

Figuur 4

Bij de eerstvolgende prolongatie wordt de provisie met het af te boeken periodebedrag verminderd totdat de totale reserve is afgeboekt. (U moet dan natuurlijk wel prolongeren). De totale provisie bestaat dan uit de prolongatieprovisie + de af te boeken gereserveerde provisie.

Pagina 44

ARBIS HANDLEIDING

KLANT EN FINANCIERING BEGINNEN Dit onderdeel heeft tot doel het bewaren en onderhouden van relevante gegevens die betrekking hebben op kredieten. Basisgegevens 1. Kredietverstrekker: Haal een kredietverstrekker uit de lijst. Heeft u nog geen kredietverstrekkers ingevoerd, dan kunt u deze invoeren en vervolgens koppelen met deze knop. 2. Kredietvorm: Haal een kredietvorm uit de lijst. Heeft u nog geen kredietvormen ingevoerd, dan kunt u deze invoeren en vervolgens koppelen met deze knop. 3. Object: Dit kan bijvoorbeeld een motorrijtuig of een ander object zijn. 4. De overige velden in dit tabblad behoeven geen nadere uitleg. 5. Extra ruimte voor bestemming en detaillering van de financiering en/of het object: Door het vakje activeren aan te vinken verschijnt een extra regel waar u aanvulleden informatie en het bijbehorende bedrag kunt invullen. Aanvullende gegevens 1. Vink de vakjes die van toepassing zijn aan en vul de gevraagde gegevens in. 2. In behandeling: Wanneer de aanvraag nog in behandeling is kunt u dat hier aangeven. 3. Het tekstveld biedt de mogelijkheid voor het knippen en plakken van teksten. PDF 

  

   

Alle relevante onderdelen in het programma bevatten een tabblad voor documenten op PDF formaat. Met dit onderdeel kunt u PDF documenten die bij dit onderwerp thuishoren vastleggen en koppelen. De PDF documenten moeten reeds zijn opgeslagen op de harde schijf om ze te kunnen koppelen. Sla deze bij voorkeur op in de PDF map van ARBIS eventueel met gebruikmaking van submappen. Dit is namelijk altijd de eerste plaats waar het programma de documenten gaat zoeken. De scanoptie van ARBIS maakt namelijk de koppeling zelfstandig aan, benoemt het bestand dat op de schijf wordt opgeslagen en benoemt de koppeling in ARBIS waarmee het programma het bestand op de harde schijf moet terugvinden. U kunt de benaming eventueel zelf aanpassen. Scannen. Wanneer u in het bezit bent van de scanmodule van ARBIS dan kan de scanner u veel werk uit handen nemen. (zie uitleg aldaar) PDF documenten toevoegen: Wanneer u beschikt over PDF documenten die bij dit onderdeel horen kunt u deze koppelen zodat u het document hier later heel eenvoudig kunt opvragen, afdrukken, versturen en inzien. Het programma opent het PDF document automatisch wanneer u op de knop drukt. Om het document in ARBIS te kunnen openen is het echter wel noodzakelijk dat Adobe-reader op het betreffende werkstation of de PC is geïnstalleerd. Klik op om een PDF document toe te voegen. Zoek het document in de lijst en klik op openen. Geef een datum, een volgnummer een omschrijving en klik op het mapje om de locatie van het document te vinden en vast te leggen. Het PDF document wordt behoudens het feit dat het op dit niveau wordt gekoppeld gelijk ook onder vastgelegd zodat het document ook hier op elk gewenst niveau beschikbaar is. Stel dat u een PDF document opslaat onder deze rubriek Financiering dan kunt u deze later niet alleen bij de rubriek Financiering maar ook bij de klant onder openen. Omdat PDF documenten bij ook daadwerkelijk onder een rubriek PDF worden opgeslagen, moet u deze eerst activeren nadat het scherm is geopend. Het klinkt allemaal wat omslachtig maar dat is het niet. Een eenvoudige manier is direct nadat u de knop heeft ingedrukt de P-toets op het toetsenbord in te drukken. En voila u heeft alle PDF documenten van de klant in zicht. Kijk naar de tabel gekoppeld aan en u begrijpt meteen hoe het werkt.

Pagina 45

ARBIS HANDLEIDING

KLANT EN HYPOTHEEK INFORMATIEF Om het tabblad Hypotheek bij de klant te activeren, moet eerst bij de klant in het tabblad Diversen worden aangegeven dat de klant een eigen woning bezit. Klik onderstaande vakjes aan om het tabblad te activeren.

Maak uw eerste hypotheekdossier aan door op te drukken in het tabblad Hypotheek. Vink het relevante vakje aan. Gedurende de behandeling van dit dossier kan dit worden gewijzigd van In aanvraag naar In behandeling naar In portefeuille.

Algemeen Dit tabblad bevat de algemene gegevens die van toepassing zijn op de hypotheekaanvraag. Rechts op het tabblad vindt u de verzamelde gegevens van koper, borgsteller, verkoper, notaris, taxateur, makelaar en and ere betrokkenen. Het vakje <Signaleren> biedt de mogelijkheid om via het menu Agenda > Controle op alle evenementen alle gesignaleerde zaken op te roepen.

Via de menuoptie Agenda > Controle op alle evenementen overziet u in één oogopslag alle lopende zaken.

Pagina 46

ARBIS HANDLEIDING Behandeling van de aanvraag Dit tabblad bevat de eigenlijke behandeling van de aanvraag. Alles wat u hier bewaart kan later behulpzaam zijn bij het reconstrueren van een advies en andere belangrijke zaken. U kunt in het offertetraject meerdere aanbieders opvoeren met . Hypotheek Dit tabblad bevat de gegevens over de hypotheeknemer en het product. U kunt hier aanvullende gegevens over een inkooporganisatie opslaan en de hypotheekonderdelen van de hypotheek administreren. Het tabblad geeft alle relevante informatie hierover weer. Voorts kunt u polissen uit het polisbestand van de hypotheekgever koppelen, een eventuele eigen inbreng vastleggen en de provisie controleren. PDF Dit tabblad is voor het werken met PDF bestanden bestemd.  Alle relevante onderdelen in het programma bevatten een tabblad voor documenten op PDF formaat. Met dit onderdeel kunt u PDF documenten die bij dit onderwerp thuishoren vastleggen en koppelen. De PDF documenten moeten reeds zijn opgeslagen op de harde schijf om ze te kunnen koppelen. Sla deze bij voorkeur op in de PDF map van ARBIS eventueel met gebruikmaking van submappen. Dit is namelijk altijd de eerste plaats waar het programma de documenten gaat zoeken.  De scanoptie (optioneel) van ARBIS maakt namelijk de koppeling zelfstandig aan, benoemt het bestand dat op de schijf wordt opgeslagen en benoemt de koppeling in ARBIS waarmee het programma het bestand op de harde schijf moet terugvinden. U kunt de benaming eventueel zelf aanpassen.  Scannen. Wanneer u in het bezit bent van de scanmodule van ARBIS dan kan de scanner u veel werk uit handen nemen. (zie uitleg aldaar)  PDF documenten toevoegen: Wanneer u beschikt over PDF documenten die bij dit onderdeel horen kunt u deze koppelen zodat u het document hier later heel eenvoudig kunt opvragen, afdrukken, versturen en inzien. Het programma opent het PDF document automatisch wanneer u op de knop drukt. Om het document in ARBIS te kunnen openen is het echter wel noodzakelijk dat Adobe-reader op het betreffende werkstation of de PC is geïnstalleerd.  Klik op om een PDF document toe te voegen.  Zoek het document in de lijst en klik op openen.  Geef een datum, een volgnummer een omschrijving en klik op het mapje om de locatie van het document te vinden en vast te leggen.  Het PDF document wordt behoudens het feit dat het op dit niveau wordt gekoppeld gelijk ook onder vastgelegd zodat het document ook hier op elk gewenst niveau beschikbaar is. Stel dat u een PDF document opslaat onder deze rubriek Financiering dan kunt u deze later niet alleen bij de rubriek Financiering maar ook bij de klant onder openen. Omdat PDF documenten bij ook daadwerkelijk onder een rubriek PDF worden opgeslagen, moet u deze eerst activeren nadat het scherm is geopend. Druk nadat u de knop heeft ingedrukt op de P-toets om alle PDF documenten te tonen. Depot Dit tabblad bevat de mogelijkheid om het verloop van de afdrachten uit depot te administreren. U bouwt hier een compleet overzicht mee op. Het voordeel hiervan is dat u tijdens en na een (nieuw)bouwproject precies weet wanneer betalingen zijn uitgevoerd en hoe hoog de bedragen waren zodat u de klant, indien gewenst, uitvoerig en correct kunt informeren. Logboek/Agenda Hier houdt u alle belangrijke gesprekken, telefoontjes en andere berichten bij. Zo nodig kunt één of meer acties doorboeken naar de klantagenda.

Pagina 47

ARBIS HANDLEIDING

KLANT EN AANTEKENINGEN INFORMATIEF Het aantekeningenveld heeft een beperkte omvang en kan diverse bestemmingen hebben. U kunt hier een tijdelijke aantekening kwijt maar misschien wilt u hier ook bepaalde zaken optekenen die gedurende langere tijd in het zicht moet blijven. Het gaat hier vooral om aantekeningen met een statisch karakter. Dit veld leent zich dus niet voor aanvullingen op bestaande informatie omdat het veld geen onbeperkte omvang heeft. Het verdient aanbeveling om notities op te slaan onder de knop Notities. Hier kunt u een grote hoeveelheid informatie onderbrengen bij meerdere notities.

Pagina 48

ARBIS HANDLEIDING

KLANT EN AGENDALOGBOEK ALGEMEEN Hier slaat u alle afspraken, gesprekken en andere soortgelijke evenementen op. U kunt deze gegevens verder in het programma op verschillende manieren ophalen en bewaken. Onderin het tabblad Agenda/Logboek vindt u een knop vergroten en opdelen in afgehandelde en niet afgehandelde zaken.

waarmee u de lijst kunt

U kunt met de printknop een gesorteerde afdruk maken van de gegevens in de lijst. Invoeren Datum: Datum waarop u deze gegevens later wilt selecteren. Tijd: Tijdstip waarop de actie van toepassing is. Polisnummer: Optioneel, Indien gewenst kan een productnummer worden gekoppeld . Betreft: Omschrijving van de logboek-/agendaregistratie. Afgesproken: Omschrijving van hetgeen is afgesproken. Actie: Haal indien gewenst een actiepunt uit de lijst. (Zie menuopties voor het aanvullen of wijzigen van de lijst van actiepunten. Tabblad Inhoud: Vrij tekstveld. Hier kan worden geknipt en geplakt. Afgehandeld: Indien de logboekregel is afgehandeld geeft u dit hier aan.

Pagina 49

ARBIS HANDLEIDING

KLANT EN SCHADE BEGINNEN Schades kunnen maar hoeven niet expliciet te maken te hebben met een bestaand product. Wilt u zelf een schade invoeren die geen verband houdt met een bestaand product, dan voert u bij niets in. Zaken die in dit geval niet geselecteerd worden zijn dan de categorie, het product (in dit geval altijd een verzekering), het pakket en/of polisnummer en de maatschappij. EEN SCHADE INVOEREN OF BEHANDELEN Algemeen Het tabblad omvat de basisgegevens van waaruit een schade verder gedurende de voortgang van afhandeling wordt ingevuld en bijgehouden. De meeste invoervelden in dit tabblad spreken voor zich. Het gele vlak bevat aanvullende informatiepunten die bepalend zijn voor het beschikbaar komen van relevante tabbladen. Hierdoor wordt de overzichtelijkheid van het dossier beter in stand gehouden. De tabbladen die hieronder worden behandeld zijn dus mogelijk niet zichtbaar omdat het betreffende informatiepunt niet is aangevinkt. Maatschappij en polis Wanneer de productgegevens op het tabblad zijn ingevoerd, komen automatisch de onderliggende gegevens van maatschappij en product op het tabblad <Maatschappij en polis> beschikbaar. Hierdoor kan, indien de gegevens beschikbaar zijn, de schadecorrespondent met bijbehorende bereikbaarheidsgegevens uit een lijst worden gehaald. Indien de maatschappij gebruik maakt van een extern schadeafhandelingsbedrijf voor de afhandeling van de schade, kan deze hier worden opgehaald uit een verzamelbestand. Indien het externe schadeafhandelingsbedrijf nog niet voorkomt in het bestand voegt u deze toe met de knop . Nadat dit is toegevoegd kunt het bedrijf <Selecteren> uit de nieuwe lijst. Tegenpartij Dit tabblad voorziet in de registratie van een tegenpartij. Indien er sprake is van meer dan een tegenpartij kunt u deze gegevens eventueel opslaan in het tabblad onder Overige bij de schade betrokken personen of bedrijven.  Klik onderaan de groene tabel op  Geef aan of het een persoon betreft.  Is dit niet het geval dan zal het invoerscherm automatisch worden aangepast.  Indien het een persoon betreft geef dan aan of het een Man of Vrouw betreft.  Klik op het mapje achter <Soort participant>.  Kies uit de lijst de gewenste omschrijving „Tegenpartij‟.  Is deze nog niet in de lijst aanwezig druk dan op .  Voer in „Tegenpartij‟..  Dubbelklik op de nieuw ingevoerde omschrijving of klik op <Selecteren>. Financieel Het tabblad bevat de betalingsgegevens die op de schade betrekking hebben. Indien het een verzekering betreft waaraan een kortingstabel is gekoppeld kunt u indien van toepassing de terugval bekijken. Bijstand Dit tabblad voorziet in de registratie van een rechtsbijstandverzekeraar.

Pagina 50

ARBIS HANDLEIDING Extra info Dit tabblad voorziet in de registratie van een bestuurder, algemene informatie en een omschrijving van de toedracht. Reparateur Dit tabblad voorziet in de registratie van een herstelbedrijf en een schade expertisebureau of -bedrijf. Getuigen/Betrokkenen Dit tabblad voorziet in de registratie van een of meerdere getuigen of overige personen die op een of andere wijze zijn betrokken bij de schade. Documenten Dit tabblad voorziet in de aanmaak van brieven die u aan de verschillende partijen wilt toezenden. Voordat u van deze optie op een meest optimale manier gebruik kunt maken, verdient het aanbeveling om vooraf enkele briefconcepten aan te maken. Voor meer informatie over dit onderwerp zie onder BRIEFCONCEPTEN. PDF Dit tabblad voorziet in de koppeling van PDF documenten die met deze schade verband houden. Indien u in het bezit bent van de scanmodule kunt u in dit tabblad ook documenten naar een PDF formaat scannen. Het programma verzorgt de gehele afhandeling van scannen naar opslaan en koppelen. Ga voor meer informatie naar het onderdeel PDF Scanmodule. Signaleringsagenda Deze knop onderin het scherm van het schadedossier biedt de mogelijkheid om bepaalde opdrachten of afspraken te registreren. Wanneer u bijvoorbeeld moet wachten op een ingevuld en ondertekend schade aangifte formulier dan kunt u dat hier aangeven. Via de agendacontrole die u dagelijks uitvoert (menubalk Agenda > Controle op alle evenementen) ziet u dan onmiddellijk wat er nog moet gebeuren met bepaalde schadedossiers. Mogelijk kan in de loop van een schadeafhandelingsproces vertraging ontstaan. Door de signaleringen goed te administreren kunt u in een later stadium allerlei zaken zoals vertragingen in de schadeafhandeling eenvoudig vaststellen.

Pagina 51

ARBIS HANDLEIDING

PDF SCANMODULE INFORMATIEF De PDF Scanmodule heeft tot doel een aantal repeterende en tijdrovende handelingen over te nemen. Op deze manier kunnen documenten op een efficiënte manier worden verwerkt in het programma. De scanmodule plaatst het gescande object op de harde schijf en voorziet het bestand van een begrijpelijke en herkenbare omschrijving die door de gebruiker eventueel nog kan worden gewijzigd. Tegelijkertijd voorziet de scanmodule in een koppeling vanuit het programma naar het opgeslagen object op de harde schijf. Ook aan deze koppeling wordt een begrijpelijke naam gegeven die door de gebruiker altijd nog kan worden gewijzigd.

INSTRUCTIE Voorbereiding voordat u kunt scannen vanaf de PC of het werkstation. Installeer de (meest recente) scannersoftware die bij uw scanner hoort op het werkstation waarvandaan u wilt scannen. Haal de laatste versie van uw scansoftware eventueel van het Internet. Indien op het werkstation of de pc geen software van de scanner heeft geïnstalleerd zal de scanoptie niet werken.  

Selecteer een scanner en vink het vakje aan. De scanoptie zoekt alle beschikbare scannersoftware. Gebruik bij voorkeur een WIA-driver indien deze in het scrollvenster verschijnt. Bezit u een scanner die meerdere pagina‟s kan verwerken en tijdens de scanopdracht daadwerkelijk meerdere pagina‟s moet scannen dan vinkt u dit vakje aan.

Pagina 52

ARBIS HANDLEIDING     





Wilt u gebruikmaken van de scherminstructie van de leverancier van uw scanner vink dan deze optie aan. Gebruik eventueel een volgnummer indien u de documenten in het overzicht in het tabblad wilt rangschikken. Kies of maak een nieuwe map aan waar u het PDF bestand naar toe wilt scannen. De volgende keer zal de scanmodule automatisch naar deze map verwijzen tenzij u op de knop drukt. De scanner herstelt dan de default locatie in het systeem. Deze default map (naam: PDF) bevindt zich in de root van ARBIS. U kunt indien u van een Twain driver gebruik maakt de resolutie aanpassen. Dit kan soms nodig zijn om de kwaliteit te verbeteren. U kunt zelf zoeken naar de juiste verhouding tussen kwaliteit en opslagruimte. Hoe beter de kwaliteit van het document dus hoe hoger de resolutie, hoe meer ruimte u nodig heeft om het document op te slaan. Controleer dit eventueel door naar de map te gaan, het bestand met de rechtermuisknop aan te klikken en bij eigenschappen de documentgrootte te bekijken. Het scannen van het document in de scanner wordt gestart met de knop <Scannen>. Omdat de scanmodule gebruik maakt van de aanwezige drivers van de scanner software kan het wel eens voorkomen dat u soms meldingen in het scherm ziet die u eerst met een bepaalde actie moet wegklikken. Dit hangt een beetje af van de door de leverancier meegeleverde software. Volg de instructies en sluit na het scannen de scanmodule af. Wanneer ARBIS of het systeem lijkt te „hangen‟ tijdens het scannen wordt dit veroorzaakt door het feit de scanmodule om een of andere reden de scanner niet kan vinden (oorzaak: bijvoorbeeld geen software geïnstalleerd). De scanner blijft dan eindeloos zoeken naar een scanner. Gebruik in het voorkomende geval de Alt-Ctrl-Del toetsencombinatie om naar Windows Taakbeheer te gaan. Zoek in de lijst van processen naar „Scan.exe‟ en verwijder dit proces. Daarna kunt u weer gewoon met ARBIS werken. ZET DUS NIET ZOMAAR DE COMPUTER UIT MAAR GEBRUIK WINDOWS TAAKBEHEER OM HET PROGRAMMAONDERDEEL CORRECT AF TE SLUITEN.

Pagina 53

ARBIS HANDLEIDING

OVERDRACHT VAN EEN PRODUCT INFORMATIEF Door een vertrekkende partner worden producten vaak verdeeld tussen de partners of meegenomen door de vertrekkende partner die de producten via uw intermediair wil handhaven. In die gevallen waarbij de ingevoerde producten van eigenaar worden gewisseld kunnen de producten worden overgedragen. ARBIS biedt hiervoor een pasklare oplossing waardoor u niet alle productgegevens en schadedossiers opnieuw hoeft in te voeren bij de gewijzigde of nieuwe klant. Overdragen van een product 1. Ga naar de menuoptie Klant > Wijzig verzekeringnemer product. 2. Selecteer in het scherm Overdragen van het product eerst de klant waar het product zich thans bevindt 3. Selecteer het product van deze klant dat moet worden overdragen aan een andere klant 4. Selecteer de nieuwe klant aan wie of waaraan het product wordt overgedragen 5. Druk op de knop

OVERDRACHT VAN EEN SCHADE INFORMATIEF Door een vertrekkende partner worden producten vaak verdeeld tussen de partners of meegenomen door de vertrekkende partner die de producten via uw intermediair wil handhaven. In die gevallen waarbij de ingevoerde producten van eigenaar worden gewisseld kunnen de producten en indien noodzakelijk ook de schadedossiers worden overgedragen. ARBIS biedt hiervoor een pasklare oplossing waardoor u niet alle productgegevens en schadedossiers opnieuw hoeft in te voeren bij de gewijzigde of nieuwe klant. Overdragen van een schadedossier 1. Ga naar de menuoptie Klant > Wijzig verzekeringnemer schadedossier. 2. Selecteer in het scherm Overdragen van het schadedossier eerst de klant waar het schadedossier zich thans bevindt 3. Selecteer het schadedossier van deze klant dat moet worden overdragen aan een andere klant 4. Selecteer de nieuwe klant aan wie of waaraan het schadedossier wordt overgedragen 5. Druk op de knop

Pagina 54

ARBIS HANDLEIDING

BRIEFCONCEPTEN BRIEFMODELLEN Om brieven te kunnen verzenden vanuit ARBIS zult u de concepten naar uw eigen huisstijl moeten aanpassen. ARBIS heeft enkele concepten meegeleverd maar u kunt natuurlijk uw creativiteit de vrije hand geven en net zoveel brieven aanmaken als u wenst. REGELS Hiervoor gelden wel een aantal regels. De eerste letters van een brief zijn bepalend voor de herkenning door ARBIS. Schadedocumenten moeten bijvoorbeeld altijd worden voorafgegaan met 'SCH' aangevuld met een extra letter. Wat u daar vervolgens achter zet als omschrijving maakt verder niet uit maar is wel bepalend voor het terugvinden van een gewenst document. Brieven voor klanten en maatschappijen worden voorafgegaan door: 'Brief aan klant' en 'Brief aan maatschappij'. Eenvoudig dus. Maar het is wel belangrijk dat u zich hieraan houdt omdat u anders de concepten niet met ARBIS kunt vinden. Briefconcepten moeten altijd in de map „Briefconcepten‟ worden opgeslagen. MAKEN EN OPSLAAN Klik in de menubalk bovenin het scherm op Onderhoud. Klik op Brieven aan klanten en maatschappijen. Klik op Alle conceptbrieven aan klanten. U ziet een lijst van voorbeeldbrieven. Kies de eerste keer voor Brief aan klant Velden. U vraagt nu het document in Word op. Wacht enige ogenblikken totdat u het document op uw scherm ziet verschijnen. Het document bevat alle relevante samenvoegvelden die in ARBIS gebruikt kunnen worden. Wanneer u van een bestaand concept een nieuwe brief heeft gemaakt, sla deze dan op met een herkenbare omschrijving maar wel volgens bovenstaande regels. UW HUISSTIJL De eenvoudigste manier om uw eigen briefmodellen of briefsjablonen in ARBIS onder te brengen is om deze als *.doc bestand in de map Briefconcepten op te slaan. BRIEFCONCEPTEN  ARBIS biedt de volgende mogelijkheden voor het aanmaken van brieven.  Briefconcepten voor klanten en maatschappijen  Brieven voor producten  Brieven voor hypotheekzaken  Brieven en financieringszaken  Brieven i.v.m. wijziging klant en/of polis  Brieven voor schadebehandeling  Nota‟s  Briefconcepten voor schadebehandeling bestaan uit de volgende rubrieken.  Klanten  Getuigen  Participanten  Eigen maatschappij  Maatschappij van de tegenpartij  Overige concepten

Pagina 55

ARBIS HANDLEIDING Het is van belang dat u extra let op de voorloopletters of voorlooptekst van de brieven om ze later terug te kunnen vinden tijdens het aanmaken of bewerken van een schadedossier. Conceptbrieven aan klanten beginnen altijd met SCHK (Verder vult u de bestandsnaam naar wens aan dus wordt dit bijvoorbeeld SCHK ontvangstbevestiging aan de klant.doc)  Conceptbrieven aan getuigen beginnen altijd met SCHG  Conceptbrieven aan participanten beginnen altijd met SCHP  Conceptbrieven aan de eigen maatschappij beginnen altijd met SCHME  Conceptbrieven aan de maatschappij van de tegenpartij beginnen altijd met SCHMT  Conceptbrieven aan de tegenpartij beginnen altijd met SCHT  Overige schadeconcepten beginnen uitsluitend met SCH BRIEFCONCEPTEN ZOEKEN EN VINDEN Brieven die worden aangemaakt beginnen altijd met bepaalde tekens die noodzakelijk zijn om de betreffende documenten zichtbaar te maken tijdens het invoeren opvragen. KLANTBRIEVEN: Brief aan klant*.doc Fax aan klant*.doc Klant*.doc DIV*Klant*.doc MAATSCHAPPIJBRIEVEN: Brief aan maatschappij*.doc Fax aan maatschappij*.doc Maatschappij*.doc DIV*Maatschappij*.doc KLANT EN FINANCIERING : Brief financiering klant*.doc Fax financiering klant*.doc FIN*.doc DIV*FIN*.doc GELDVERSTREKKER: Brief financiering maatschappij*.doc Fax financiering maatschappij*.doc FIN*.doc DIV*FIN*.doc KLANT EN HYPOTHEEK Brief aan hypotheekgever*.doc Fax aan hypotheekgever*.doc HYP*.doc HYP*DIV*.doc GELDVERSTREKKER EN HYPOTHEEK Brief aan hypotheeknemer*.doc Fax aan hypotheeknemer*.doc Fax hypotheeknemer*.doc HYP*.doc HYP*DIV*.doc

Pagina 56

ARBIS HANDLEIDING

NIEUWE BRIEFCONCEPTEN AANMAKEN EN OPSLAAN Via Onderhoud > Worddocumenten > Brieven aan… maakt u nieuwe concepten aan. Sla deze op volgens de afgesproken regels en controleer of u het aangemaakte concept kunt terugzien door weer naar Onderhoud > Worddocumenten te gaan. Voor de invoegvelden kunt u op de FAQ terecht of via Start > AssuWare ARBIS > Instructie samenvoegen. Wanneer u niet over deze verwijzing beschikt kunt u het document met alle samenvoegvelden terugvinden in de hoofdmap van ARBIS onder “Briefconcepten aanmaken en opslaan.doc”.

Pagina 57

ARBIS HANDLEIDING

EXPORTEREN INFORMATIEF ARBIS biedt op diverse plaatsen de mogelijkheid om de exporteren. Het Exportscherm bevat een aantal opties waarmee u uw selectie verder kunt aanpassen. De verschillende mogelijkheden en de betekenis van de icoontjes worden hier nader uitgelegd.

Verplaats een regel naar het rechter vlak. Verplaats alle gegevens in het vak naar rechters

Verplaats een regel naar het linker vlak. Verplaats alle gegevens in het vak naar links

Druk de geselecteerde kolommen af

Exporteer naar Excel

Exporteer naar Word

Exporteer naar een tekstformaat

Exporteer naar HTML formaat

Van dit veld een totaaltelling maken

Exporteer naar XML formaat

Wijzig de tekst in de header van de regel

Pagina 58

ARBIS HANDLEIDING

ALLE OBJECTEN INFORMATIEF Deze knop brengt u naar het overzicht waarin alle mogelijke objecten kunnen worden opgeslagen. Objecten kunnen bestaan uit documenten maar ook uit dos-programma‟s, Excel bestanden, PowerPoint producten, video‟s, foto‟s, e-mailadressen, e-mailberichten enz. enz. Het niveau of level waaronder de objecten zijn opgeslagen is bepalend voor het opzoeken en lokaliseren van de objecten. Het voordeel van deze mogelijkheid is, dat U direct toegang heeft tot alle objecten ongeacht het level waar u zich op dat moment bevindt. U hoeft dus niet speciaal naar een product, financiering of hypotheek te gaan om de objecten die hieraan zijn gekoppeld te kunnen inzien. Bij de klant kunt u bijvoorbeeld alle objecten inzien die op een of andere wijze met de klant te maken hebben. De objecten zijn ten behoeve van de overzichtelijkheid gerubriceerd op soort bestand. Wanneer u het scherm opent door op de knop te drukken, kunt u gelijk het gewenste object nader aanduiden door de eerste letter op het toetsenbord van het soort bestand in te drukken. Bent u op zoek naar een Tiff bestand dan drukt u op de T. Wilt u een lijst van beschikbare URL‟s dan drukt u op de U toets. Voor alle Worddocumenten van deze klant klikt u op de W enzovoort.

Figuur 1 van Alle Objecten

Pagina 59

ARBIS HANDLEIDING

MAILINGS MAKEN MAILEN MET BEHULP VAN EEN E-MAIL MAILINGPROGRAMMA Tegenwoordig zijn er diverse handige programma‟s beschikbaar waarmee u e-mail acties onder uw klanten kunt houden. De voordelen zijn evident. Denk maar aan de enorme besparing op papier en portikosten. Een van de programma‟s waarmee u snel en eenvoudig e-mailacties kunt maken is E-campaign van www.LmhSoft.com. Dit programma biedt veel importmogelijkheden waardoor u de meest fraaie emailcampagnes kunt maken. ARBIS biedt zeer veel selectie- en exportmogelijkheden waardoor u zeer gerichte mailings kunt opstellen. Geëxporteerde bestanden kunnen zonder probleem worden ingelezen door een programma zoals Ecampaign. Vervolgens gebruikt u een bestaand sjabloon of maakt u een nieuw sjabloon waarmee de gewenste gegevens uit het exportbestand kunnen worden samengevoegd.

MAILEN PER BRIEF ARBIS biedt zeer veel selectie- en exportmogelijkheden waardoor u zeer gerichte mailings kunt opstellen. Geëxporteerde bestanden kunnen zonder probleem worden ingelezen door een programma zoals MsWord. Vervolgens gebruikt u een bestaand sjabloon of maakt u een nieuw sjabloon waarmee de gewenste gegevens uit het exportbestand kunnen worden samengevoegd. In de bijlagen vindt u een korte uitleg van de werkwijze voor het maken van etiketten. Het samenvoegen van velden in brieven wijkt niet veel af van de manier waarop dit met het maken van etiketten gebeurt. De werkwijze met betrekking tot recente versies van Word kunnen enigszins verschillen met de werkwijze in de bijlage. Overigens is het aan te bevelen om de helpinstructies van uw Officeproducten na te lezen omdat u dan ook optimaal gebruik kunt maken van de mogelijkheden die u worden geboden.

Pagina 60

ARBIS HANDLEIDING

BESTANDSHERSTEL BESTANDSHERSTEL NA NETW ERKPROBLEMEN Omdat door fouten in Netwerken en/of netwerkconfiguraties op zichzelf prima werkende applicaties kunnen “struikelen” met het gevolg dat bestanden beschadigd kunnen raken, hebben wij een herstelprogramma ontwikkeld waarmee u in 99% van de gevallen de tabellen zelf in ARBIS kunt herstellen. FOUTMELDING Zodra u tijdens het werken in ARBIS een foutmelding krijgt die verwijst naar “Possible datacorruption in file: …..tps”, al dan niet onder vermelding van een error code, kunt u proberen het betreffende bestand te herstellen met het door ons meegeleverde TPS Herstel.exe. Soms worden meer dan één tabel tegelijk beschadigd maar ziet u in eerste instantie toch maar één foutmelding. Onthoudt de tabelnaam en schrijf deze eventueel op. Volg daarna onderstaande instructies op om het bestand te repareren. Nadat u het bestand heeft gerepareerd start u ARBIS weer op en kan er een nieuwe foutmelding optreden. Onthoudt ook deze tabelnaam en start het programma TPS Herstel.exe opnieuw tot alle foutmeldingen zijn verdwenen. LET OP! DEZE INSTRUCTIE GELDT NIET VOOR EEN ERROR 47. Deze melding geeft namelijk aan dat u een update of patch gemist kunt hebben. Het gebruik van deze module bij een ERROR 47 heeft tot gevolg dat u data kunt kwijtraken! INSTRUCTIE 1. Start ARBIS op maar log niet in 2. Vul in het inlogvenster uw wachtwoord in bij Beheerder en druk op de tab-toets (NIET ENTEREN) 3. Druk op het knopje met de steeksleutel onderin het inlogscherm (zie onder)

4. Of Start het programma TPS Herstel.exe vanuit Start > Alle Progamma’s > AssuWare ARBIS > TPS Herstel. Nadat het programma is opgestart verschijnt het volgende scherm in beeld.

5. Selecteer het beschadigde bestand uit de lijst van tps-bestanden.

Pagina 61

ARBIS HANDLEIDING

6. Maak nu uw keuze door op Openen te drukken of het bestand te dubbelklikken. Het volgende scherm verschijnt.

7. Druk op de knop . U krijgt nu een leeg DOS scherm te zien zoals hieronder weergegeven. U mag dit scherm gewoon negeren.

Vervolgens wordt het bestand gerepareerd. U ziet dit aan de hand van het volgende scherm. Het scherm kan afhankelijk van de omvang van de tabel en de snelheid van uw systeem heel even of wat langer te zien zijn.

Pagina 62

ARBIS HANDLEIDING

Indien het programma meldt dat er geen fouten in het bestand aanwezig zijn kiest u toch altijd voor recovery Yes!

De procedure wordt na reparatie van het bestand automatisch afgesloten. Herhaal de reparatieprocedure zolang ARBIS beschadigde bestanden meldt (noteer de naam van het bestand in de foutmelding en gebruik deze weer voor het herstelprogramma). ____________________

Pagina 63

ARBIS HANDLEIDING

BIJLAGEN

Pagina 64

ARBIS HANDLEIDING BIJLAGE 1

SAMENVOEGVELDEN WORDDOCUMENTEN KLANT EN PRODUCT

#VANDAAG#

Datum

#DOCREF#

Doc.geg op uw systeem

#ONZEREF#

Onze referentie

GEBRUIKER

Gebruikersgegevens

#VOORLETTERSGEBR#

Voorletters

#TUSSENVOEGSELSGEBR#

Tussenvoegsels

#ACHTERNAAMGEBR#

Achternaam

#VOLLEDIGENAAMGEBR#

Volledige naam

#ROEPNAAMGEBR#

Roepnaam

#AANHEFGEBR#

Aanhef

#FUNCTIEGEBR#

Functie

#AFDELINGGEBR#

Afdeling

#TSTGEBR#

Toestel

#TELGEBR#

Telefoon

#FAXGEBR#

Fax

#EMAILGEBR#

e-mailadres

MAATSCHAPPIJ #MIJNAAM#

Naam

#MIJPOSTBUS#

Postadres (straat of postbus)

#MIJPOSTBUSADRES#

Postcode en plaats van het postadres

#MIJAGENTNUMMER#

Administratienummer

#MIJCONTACT#

Contactpersoon

#MIJTELEFOON#

Telefoon

#MIJFAX#

Fax

#MIJEMAIL#

e-mailadres

#NAAM#

Naam

OF #POSTBUS#

Postadres (straat of postbus)

#POSTBUSADRES#

Postcode en plaats van het postadres

#AGENTNUMMER#

Administratienummer

#CONTACT#

Contactpersoon

#TELEFOON#

Telefoon

#FAX#

Fax

#EMAIL#

e-mailadres

KLANT #KLAAANHEF1#

De weledele…

#KLAAANHEF2#

Geachte…

Pagina 65

ARBIS HANDLEIDING #KLACODE#

Klantcode

#KLANUMMER#

Klantnummer

#KLABEDRIJFPERSOON#

P of B

BEDRIJFSGEGEVENS (INDIEN VAN TOEPASSING) #KLAINSCHRIJVINGKVK#

KvK nummer

#KLAPLAATSKVK#

KvK Plaats van inschrijving

#VRLHFDCONTACTPERSOON#

Voorletters contactpersoon

#TVGSLSHFDCONTACTPERSOON#

Tussenvoegsels contactpersoon

#NMHFDCONTACTPERSOON#

Naam contactpersoon

#VOLLEDIGENAAMHFDCONTACTPERSOON#

Volledige naam contactpersoon

OVERIGE KLANTGEGEVENS #KLAVOORLETTERS#

Voorletters klant

#KLATUSSENVOEGSEL#

Tussenvoegsels

#KLANAAM#

Naam

#KLAROEPNAAM#

Roepnaam

#KLAVOORNAMEN#

Voornamen

#KLAVOLLEDIGENAAM#

Volledige naam

#KLAGEBDAT#

Geboortedatum

#KLAGESLACHT#

Geslacht

#KLASOFINUMMER#

BSN Sofinummer

#KLABEROEP#

Beroep

#KLABURGSTAND#

Gehuwd, samenwonend etc.

#KLAFAXTELOMSCHRIJVING#

Omschrijving telefoon of faxnummer

#KLAFAXTELNUMMER#

Telefoon of faxnummer

KLANTADRES #KLAPOSTSTRAATENNUMMER#

Postadres

#KLAPOSTPLAATS#

Postcode en plaats postadres

#KLASTRAATENNUMMER#

Bezoekadres Straat en nummer

#KLAPLAATS#

Bezoekadres plaats

#KLAEMAIL#

E-mailadres

#KLAWEBSITE#

Website

PARTNER #KLAAANHEFP1#

Mevrouw/de heer ….

#KLAAANHEFP2#

Geachte…

#KLAPARTNERVRL#

Voorletters

#KLAPARTNERTSNVGSL#

Tussenvoegsels

#KLAPARTNERACHTERNAAM#

Achternaam

#KLAPARTNERVOORNAMEN#

Voornamen

#KLAPARTNERGESLACHT#

Geslacht

#KLAPARTNERVOLLEDIGENAAM#

Volledige naam

Pagina 66

ARBIS HANDLEIDING #KLAPARTNERROEPNAAM#

Roepnaam

#KLAPARTNERGEBDAT#

Geboortedatum

#KLAPARTNERSOFINUMMER#

BSN Sofinummer

#KLAPARTNERBEROEP#

Beroep partner

PRODUCT #PRODUCT#

Productomschrijving

#PRODUCTNUMMER#

Productnummer

#BRANCHE#

Branche/Categorie

#INGANGSDATUM#

Ingangsdatum

#VERVALDATUM#

Vervaldatum

#EXPIRATIEDATUM#

Expiratiedatum

#EINDDATUM#

Einddatum

#TERMIJNPREMIE#

Termijnpremie

#BETAALREKENING#

Betaalrekening

#ASSUBELBEDRAG#

Assurantiebelasting €

#ASSUBELPERCENT#

Assurantiebelasting %

#VERZEKERDE#

Verzekerde

#VERZEKERINGNEMER#

Verzekeringnemer

#DATUMWIJZIGING#

Datum Wijziging

OVERIGE PRODUCTGEGEVENS #REGEL1# #OMSCHRIJVING1# #REGEL2# #OMSCHRIJVING2# #REGEL3# #OMSCHRIJVING3# #REGEL4# #OMSCHRIJVING4# #REGEL5# #OMSCHRIJVING5# #REGEL6# #OMSCHRIJVING6# #REGEL7# #OMSCHRIJVING7# #REGEL8# #OMSCHRIJVING8# #REGEL9# #OMSCHRIJVING9# #REGEL10# #OMSCHRIJVING10# #REGEL11# #OMSCHRIJVING12#

Pagina 67

ARBIS HANDLEIDING #REGEL13# #OMSCHRIJVING13# #REGEL14# #OMSCHRIJVING14# #REGEL15# #OMSCHRIJVING15#

Pagina 68

ARBIS HANDLEIDING

SAMENVOEGVELDEN WORDDOCUMENTEN KLANT EN FINANCIERING

#VANDAAG#

Datum

#DOCREF#

Doc.geg op uw systeem

#ONZEREF#

Onze referentie

GEBRUIKER

Gebruikersgegevens

#VOORLETTERSGEBR#

Voorletters

#TUSSENVOEGSELSGEBR#

Tussenvoegsels

#ACHTERNAAMGEBR#

Achternaam

#VOLLEDIGENAAMGEBR#

Volledige naam

#ROEPNAAMGEBR#

Roepnaam

#AANHEFGEBR#

Aanhef

#FUNCTIEGEBR#

Functie

#AFDELINGGEBR#

Afdeling

#TSTGEBR#

Toestel

#TELGEBR#

Telefoon

#FAXGEBR#

Fax

#EMAILGEBR#

e-mailadres

GELDVERSTREKKER #MIJNAAM#

Naam

#MIJPOSTBUS#

Postadres (straat of postbus)

#MIJPOSTBUSADRES#

Postcode en plaats van het postadres

#MIJAGENTNUMMER#

Administratienummer

#MIJCONTACT#

Contactpersoon

#MIJTELEFOON#

Telefoon

#MIJFAX#

Fax

#MIJEMAIL#

e-mailadres

#NAAM#

Naam

#POSTBUS#

Postadres (straat of postbus)

#POSTBUSADRES#

Postcode en plaats van het postadres

#AGENTNUMMER#

Administratienummer

#CONTACT#

Contactpersoon

#TELEFOON#

Telefoon

#FAX#

Fax

#EMAIL#

e-mailadres

OF

KLANT #KLAAANHEF1#

De weledele…

Pagina 69

ARBIS HANDLEIDING #KLAAANHEF2#

Geachte…

#KLACODE#

Klantcode

#KLANUMMER#

Klantnummer

#KLABEDRIJFPERSOON#

P of B

#KLAVOORLETTERS#

Voorletters klant

#KLATUSSENVOEGSEL#

Tussenvoegsels

#KLANAAM#

Naam

#KLAROEPNAAM#

Roepnaam

#KLAVOORNAMEN#

Voornamen

#KLAVOLLEDIGENAAM#

Volledige naam

#KLAGEBDAT#

Geboortedatum

#KLAGESLACHT#

Geslacht

#KLASOFINUMMER#

BSN Sofinummer

#KLABEROEP#

Beroep

#KLABURGSTAND#

Gehuwd, samenwonend etc.

Klant is bedrijf #KLAINSCHRIJVINGKVK#

KvK nummer

#KLAPLAATSKVK#

KvK Plaats van inschrijving

#VRLHFDCONTACTPERSOON#

Voorletters contactpersoon

#TVGSLSHFDCONTACTPERSOON#

Tussenvoegsels contactpersoon

#NMHFDCONTACTPERSOON#

Naam contactpersoon

#VOLLEDIGENAAMHFDCONTACTPERSOON#

Volledige naam contactpersoon

KLANTADRES #KLAPOSTSTRAATENNUMMER#

Postadres

#KLAPOSTPLAATS#

Postcode en plaats postadres

#KLASTRAATENNUMMER#

Bezoekadres Straat en nummer

#KLAPLAATS#

Bezoekadres plaats

#KLAEMAIL#

e-mailadres

#KLAWEBSITE#

Website

PARTNER #KLAAANHEFP1#

Mevrouw/de heer ….

#KLAAANHEFP2#

Geachte…

#KLAPARTNERVRL#

Voorletters

#KLAPARTNERTSNVGSL#

Tussenvoegsels

#KLAPARTNERACHTERNAAM#

Achternaam

#KLAPARTNERVOORNAMEN#

Voornamen

#KLAPARTNERGESLACHT#

Geslacht

#KLAPARTNERVOLLEDIGENAAM#

Volledige naam

#KLAPARTNERROEPNAAM#

Roepnaam

#KLAPARTNERGEBDAT#

Geboortedatum

#KLAPARTNERSOFINUMMER#

BSN Sofinummer

Pagina 70

ARBIS HANDLEIDING #KLAPARTNERBEROEP# PRODUCT

PRODUCTGEGEVENS

#PRODUCT#

Omschrijving van het product

#PRODUCTNUMMER#

Productnummer

#DATUMINGANG#

Ingangsdatum

#KREDIETSOM#

Kredietsom

#KREDIETVERGOEDING#

Kredietvergoeding

#EFFJRRENTE#

Effectieve rente op jaarbasis

#KREDIETBEDRAG#

Kredietbedrag

#LOOPTIJDMND#

Looptijd in maanden

#EXPIRATIEDATUM#

Expiratiedatum

#TERMIJNBEDRAG#

Termijnbedrag

#TERMIJNRENTE#

Termijnrente

#SLOTTERMIJN#

Slottermijn

#SALDO#

Saldo

#OVERLIJDENSDEKKING#

Overlijdensdekking

#BKRINFO#

Informatie bij BKR

#OBJECT#

Object

#OVERIG1#

Overig 1

#BEDRAG1# #OVERIG2#

Overig2

#BEDRAG2# #OVERIG3#

Overig3

#BEDRAG3#

Pagina 71

ARBIS HANDLEIDING

SAMENVOEGVELDEN WORDDOCUMENTEN KLANT EN HYPOTHEEK

#VANDAAG#

Datum

#DOCREF#

Doc.geg op uw systeem

#ONZEREF#

Onze referentie

GEBRUIKER

Gebruikersgegevens

#VOORLETTERSGEBR#

Voorletters

#TUSSENVOEGSELSGEBR#

Tussenvoegsels

#ACHTERNAAMGEBR#

Achternaam

#VOLLEDIGENAAMGEBR#

Volledige naam

#ROEPNAAMGEBR#

Roepnaam

#AANHEFGEBR#

Aanhef

#FUNCTIEGEBR#

Functie

#AFDELINGGEBR#

Afdeling

#TSTGEBR#

Toestel

#TELGEBR#

Telefoon

#FAXGEBR#

Fax

#EMAILGEBR#

e-mailadres

HYPOTHEEKNEMER #MIJNAAM#

Naam

#MIJPOSTBUS#

Postadres (straat of postbus)

#MIJPOSTBUSADRES#

Postcode en plaats van het postadres

#MIJAGENTNUMMER#

Administratienummer

#MIJCONTACT#

Contactpersoon

#MIJTELEFOON#

Telefoon

#MIJFAX#

Fax

#MIJEMAIL#

e-mailadres

GEADRESSEERDE #NAAM#

Naam

#POSTBUS#

Postadres (straat of postbus)

#POSTBUSADRES#

Postcode en plaats van het postadres

#AGENTNUMMER#

Administratienummer

#CONTACT#

Contactpersoon

#TELEFOON#

Telefoon

#FAX#

Fax

#EMAIL#

e-mailadres

KLANT #KLAAANHEF1#

De weledele…

Pagina 72

ARBIS HANDLEIDING #KLAAANHEF2#

Geachte…

#KLACODE#

Klantcode

#KLANUMMER#

Klantnummer

#KLABEDRIJFPERSOON#

P of B

#KLAVOORLETTERS#

Voorletters klant

#KLATUSSENVOEGSEL#

Tussenvoegsels

#KLANAAM#

Naam

#KLAROEPNAAM#

Roepnaam

#KLAVOORNAMEN#

Voornamen

#KLAVOLLEDIGENAAM#

Volledige naam

#KLAGEBDAT#

Geboortedatum

#KLAGESLACHT#

Geslacht

#KLASOFINUMMER#

BSN Sofinummer

#KLABEROEP#

Beroep

#KLABURGSTAND#

Gehuwd, samenwonend etc.

Klant is bedrijf #KLAINSCHRIJVINGKVK#

KvK nummer

#KLAPLAATSKVK#

KvK Plaats van inschrijving

#VRLHFDCONTACTPERSOON#

Voorletters contactpersoon

#TVGSLSHFDCONTACTPERSOON#

Tussenvoegsels contactpersoon

#NMHFDCONTACTPERSOON#

Naam contactpersoon

#VOLLEDIGENAAMHFDCONTACTPERSOON#

Volledige naam contactpersoon

KLANTADRES #KLAPOSTSTRAATENNUMMER#

Postadres

#KLAPOSTPLAATS#

Postcode en plaats postadres

#KLASTRAATENNUMMER#

Bezoekadres Straat en nummer

#KLAPLAATS#

Bezoekadres plaats

#KLAEMAIL#

e-mailadres

#KLAWEBSITE#

Website

PARTNER #KLAAANHEFP1#

Mevrouw/de heer ….

#KLAAANHEFP2#

Geachte…

#KLAPARTNERVRL#

Voorletters

#KLAPARTNERTSNVGSL#

Tussenvoegsels

#KLAPARTNERACHTERNAAM#

Achternaam

#KLAPARTNERVOORNAMEN#

Voornamen

#KLAPARTNERGESLACHT#

Geslacht

#KLAPARTNERVOLLEDIGENAAM#

Volledige naam

#KLAPARTNERROEPNAAM#

Roepnaam

#KLAPARTNERGEBDAT#

Geboortedatum

#KLAPARTNERSOFINUMMER#

BSN Sofinummer

Pagina 73

ARBIS HANDLEIDING #KLAPARTNERBEROEP# HYPOTHEEK

HYPOTHEEKGEGEVENS

#HYPOTHEEK#

Omschrijving van de hypotheek

#HYPOTHEEKNUMMER#

Hypotheeknummer

#HYPOTHEEKPRODUCT#

Productomschrijving

#OMSPRODHYPNEMENR#

Product van de hypotheeknemer

#DATUMAANVRAAG#

Datum van de aanvraag

#DATUMAANVRAAGTAXATIE#

Datum aanvraag taxatie

#DATUMACCEPTATIE#

Datum acceptatie

#DATUMPASSAGE#

Datum passeren hypotheekakte

#DATUMINGANG#

Ingangsdatum

#LOOPTIJDMND#

Looptijd in maanden

#LOOPTIJDJR#

Looptijd in jaren

#MAANDBEDRAG#

Maandbedrag

#KOOPSOM#

Koopsom

#HOOFDSOM#

Hoofdsom

#EXECUTIEWAARDEVVB#

Executiewaarde voor verbouwing

#EXECUTIEWAARDENVB#

Executiewaarde na verbouwing

#VOVVVB#

VOV voor verbouwing

#VOVNVB#

VOV na verbouwing

#VOVWAARDE#

VOV Waarde

#EXECUTIEWAARDE#

Executiewaarde

#HERBOUWWAARDE#

Herbouwwaarde

#WOZWAARDE#

WOZ waarde

#VERPANDING#

Verpanding

#VERBOUWING#

Verbouwing

#STATUS#

Status

#BOUWDEPOT#

Bouwdepot

#DATUMDEPOTBEGIN#

Datum begin bouwdepot

#DEPOTBEGINBEDRAG#

Depot beginbedrag

#DEPOTOPENBEDRAG#

Depot openbedrag

#NHG#

NHG

#SUBSIDIE#

Subsidie

#BANKGARANTIE#

Bankgarantie

#BANKGARANTIEBEDRAG#

Bankgarantiebedrag

#BANKGARANTIEDATUM#

Bankgarantiedatum

#EIGENINBRENG#

Eigen inbreng

#EIGENINBRENGBEDRAG#

Eigen inbrengbedrag

#HYPVERVALLEN#

Vervallen

HYPOTHEEKDEEL

HYPOTHEEKDEEL

#HYPDLOMSPRODUCT#

Omschrijving hypotheekdeel

#HYPDLNAAMPRODUCT#

Naam van het product

Pagina 74

ARBIS HANDLEIDING #HYPDLAFLVRIJ#

Aflossingsvrij

#HYPDLMETAFL#

Met aflossing

#HYPDLVERPANDING#

Verpanding

#HYPDLNOMRENTPERC#

Nom. rente

#HYPDLRENTEOMS#

Omschrijving rente

#HYPDLRENTEVASTPER#

Rentevastperiode

#HYPDLRENTEVASTPERAANT#

Aantal perioden

#HYPDLINGDAT#

Ingangsdatum

#HYPDLEINDDAT#

Einddatum/afloopdatum

#HYPDLEFFRENTPERC#

Rentepercentage

#HYPDLLENINGBEDRAG#

Bedrag van de lening

#HYPDLECONLPTDJR#

Economische looptijd in jaren

#HYPDLAANTALMNDBET#

Aantal maandelijkse betalingen

#HYPDLAFLOSBEDRAG#

Aflossingsbedrag

#HYPDLNETTMNDBEDRAG#

Netto maandbedrag

#HYPDLBRUTMNDBEDRAG#

Bruto maandbedrag

#HYPDLPERRENTEAFSPR#

Periode renteafspraak

#HYPDLVERVALLEN#

Vervallen

Pagina 75

ARBIS HANDLEIDING SAMENVOEGVELDEN WORDDOCUMENTEN KLANT EN SCHADE

#VANDAAG#

Datum

#DOCREF#

Doc.geg op uw systeem

#ONZEREF#

Onze referentie

GEBRUIKER

Gebruikersgegevens

#VOORLETTERSGEBR#

Voorletters

#TUSSENVOEGSELSGEBR#

Tussenvoegsels

#ACHTERNAAMGEBR#

Achternaam

#VOLLEDIGENAAMGEBR#

Volledige naam

#ROEPNAAMGEBR#

Roepnaam

#AANHEFGEBR#

Aanhef

#FUNCTIEGEBR#

Functie

#AFDELINGGEBR#

Afdeling

#TSTGEBR#

Toestel

#TELGEBR#

Telefoon

#FAXGEBR#

Fax

#EMAILGEBR#

e-mailadres

MAATSCHAPPIJ #MIJNAAM#

Naam

#MIJPOSTBUS#

Postadres (straat of postbus)

#MIJPOSTBUSADRES#

Postcode en plaats van het postadres

#MIJAGENTNUMMER#

Administratienummer

#MIJCONTACT#

Contactpersoon

#MIJTELEFOON#

Telefoon

#MIJFAX#

Fax

#MIJEMAIL#

e-mailadres

#NAAM#

Naam

#POSTBUS#

Postadres (straat of postbus)

#POSTBUSADRES#

Postcode en plaats van het postadres

#AGENTNUMMER#

Administratienummer

#CONTACT#

Contactpersoon

#TELEFOON#

Telefoon

#FAX#

Fax

#EMAIL#

e-mailadres

OF

KLANT #KLAAANHEF1#

De weledele…

#KLAAANHEF2#

Geachte…

Pagina 76

ARBIS HANDLEIDING #KLACODE#

Klantcode

#KLANUMMER#

Klantnummer

#KLABEDRIJFPERSOON#

P of B

BEDRIJFSGEGEVENS (INDIEN VAN TOEPASSING) #KLAINSCHRIJVINGKVK#

KvK nummer

#KLAPLAATSKVK#

KvK Plaats van inschrijving

#VRLHFDCONTACTPERSOON#

Voorletters contactpersoon

#TVGSLSHFDCONTACTPERSOON#

Tussenvoegsels contactpersoon

#NMHFDCONTACTPERSOON#

Naam contactpersoon

#VOLLEDIGENAAMHFDCONTACTPERSOON#

Volledige naam contactpersoon

OVERIGE KLANTGEGEVENS #KLAVOORLETTERS#

Voorletters klant

#KLATUSSENVOEGSEL#

Tussenvoegsels

#KLANAAM#

Naam

#KLAROEPNAAM#

Roepnaam

#KLAVOORNAMEN#

Voornamen

#KLAVOLLEDIGENAAM#

Volledige naam

#KLAGEBDAT#

Geboortedatum

#KLAGESLACHT#

Geslacht

#KLASOFINUMMER#

BSN Sofinummer

#KLABEROEP#

Beroep

#KLABURGSTAND#

Gehuwd, samenwonend etc.

#KLAFAXTELOMSCHRIJVING#

Omschrijving telefoon of faxnummer

#KLAFAXTELNUMMER#

Telefoon of faxnummer

KLANTADRES #KLAPOSTSTRAATENNUMMER#

Postadres

#KLAPOSTPLAATS#

Postcode en plaats postadres

#KLASTRAATENNUMMER#

Bezoekadres Straat en nummer

#KLAPLAATS#

Bezoekadres plaats

#KLAEMAIL#

e-mailadres

#KLAWEBSITE#

Website

PARTNER #KLAAANHEFP1#

Mevrouw/de heer ….

#KLAAANHEFP2#

Geachte…

#KLAPARTNERVRL#

Voorletters

#KLAPARTNERTSNVGSL#

Tussenvoegsels

#KLAPARTNERACHTERNAAM#

Achternaam

#KLAPARTNERVOORNAMEN#

Voornamen

#KLAPARTNERGESLACHT#

Geslacht

#KLAPARTNERVOLLEDIGENAAM#

Volledige naam

Pagina 77

ARBIS HANDLEIDING #KLAPARTNERROEPNAAM#

Roepnaam

#KLAPARTNERGEBDAT#

Geboortedatum

#KLAPARTNERSOFINUMMER#

BSN Sofinummer

#KLAPARTNERBEROEP#

Beroep partner

SCHADEDOSSIER #ONZESCHADEREF#

Uw referentie

#SCHADEDATUM#

Schadedatum

#MELDDATUM#

Datum melding schade

#SCHADEWIEWAT1#

Omschrijving 1

#SCHADEWIEWAT2#

Omschrijving 2

#SCHNAAMTPARTIJ#

Naam tegenpartij

#SCHSTRAATTPARTIJ#

Adres tegenpartij

#SCHPOSTCODETPARTIJ#

Postcode tegenpartij

#SCHPLAATSTPARTIJ#

Plaats tegenpartij

#SCHGEBDATTPARTIJ#'

Geboortedatum tegenpartij

#SCHTELTPARTIJ#

Telefoon tegenpartij

#SCHFAXTPARTIJ#

Fax tegenpartij

#SCHPOLISNUMMERTPARTIJ##

Polisnummer tegenpartij

#SCHTELWERKTPARTIJ#

Telefoon werk tegenpartij

#SCHVOERTUIGTPARTIJ#

Voertuig tegenpartij

#SCHKENTEKENTPARTIJ#

Kenteken tegenpartij

#SCHFRAMENUMMERTPARTIJ#

Framenummer tegenpartij

#SCHMIJTPARTIJ#

Maatschappij tegenpartij

#SCHSCHADENUMMERMIJ#

Schadenummer tegenpartij

#SCHKLABEREIKBAAR1#

Tel/Fax e.d. waar klant bereikbaar is

#SCHKLABEREIKBAAR2#

Tel/Fax e.d. waar klant bereikbaar is

GETUIGEN #GETUIGEAANHEF1#

Volledige aanhef briefadressering

#GETUIGEAANHEF2#

Aanhef met naam eerste alinea

#GETUIGEVOLLEDIGENAAM#

Volledige naam getuige

#GETUIGEVOORLETTERS#

Naam in onderdelen

#GETUIGETUSSENVGSLS# #GETUIGEACHTERNAAM# #GETUIGESTRAAT#

Adres getuige

#GETUIGEWOONPLAATS#

Postcode en woonplaats

MAATSCHAPPIJ TEGENPARTIJ #MIJTPNAAM#

Naam maatschappij tegenpartij

#MIJTPPOSTBUS#

Postadres

#MIJTPPOSTBUSADRES# #MIJTPCONTACT#

Contactpersoon

#MIJTPSCHADENUMMER#

Schadenummer

Pagina 78

ARBIS HANDLEIDING #MIJTPREFERENTIE#

Referentie (eventueel)

EIGEN MAATSCHAPPIJ #MIJNAAM# #MIJPOSTBUS# #MIJPOSTBUSADRES# #MIJAGENTNUMMER# #MIJCONTACT# TEGENPARTIJ #TEGENPARTIJAANHEF1#

Briefadressering

#TEGENPARTIJAANHEF2#

Aanhef eerste alinea

#TEGENPARTIJVOLLEDIGENAAM#

Naam en voorletters

#TEGENPARTIJVOORLETTERS#

Voorletters

#TEGENPARTIJTUSSENVGSLS#

Tussenvoegsels

#TEGENPARTIJACHTERNAAM#

Achternaam

#TEGENPARTIJSTRAAT#

Straat

#TEGENPARTIJWOONPLAATS#

Postcode en woonplaats

PARTICIPANTEN #PARTICIPANTAANHEF1# #PARTICIPANTAANHEF2# #PARTICIPANTCONTACT# #PARTICIPANTVOLLEDIGENAAM# #PARTICIPANTVOORLETTERS# #PARTICIPANTTUSSENVGSLS# #PARTICIPANTACHTERNAAM# #PARTICIPANTSTRAAT# #PARTICIPANTWOONPLAATS# ____________________________________________

Pagina 79

ARBIS HANDLEIDING BIJLAGE 2

E-MAILBERICHTEN IN ARBIS OPSLAAN EN BEWAREN LET OP! Bestanden worden door middel van een koppeling naar de locatie op de schijf aan ARBIS toegewezen. Dit geldt voor alle PDF en Tekst (Word) bestanden. Wanneer u de bestanden verplaatst zal ARBIS ze niet meer kunnen vinden en kan de koppeling niet langer tot stand worden gebracht. Hetzelfde kan gebeuren wanneer u ARBIS verplaatst. Het is belangrijk om hiermee rekening te houden wanneer een locatie kiest om uw bestanden op te slaan of wanneer u de bestanden op diverse locaties op de schijf onderbrengt. Wanneer u ARBIS gebruikt in een netwerkomgeving, is het van belang dat u de bestanden die u wilt koppelen en zichtbaar wilt maken voor andere gebruikers op de server plaatst. Koppelingen van bestanden die verwijzen naar een andere omgeving bijvoorbeeld het werkstation van uw collega kunnen door u en andere gebruikers niet worden gezien en geopend. Maak eerst een nieuwe rubriek en een nieuwe map aan in ARBIS en de ARBIS directory. Ga als volgt te werk. 1. Ga in de menubalk naar Onderhoud > Objectsoorten > Objectsoorten toevoegen > Toevoegen > en vul in bij soort object: EMAILBERICHTEN. 2. Sluit af met de knop Sluiten 3. Ga naar deze computer 4. Ga naar de hoofdmap van ARBIS 5. Maak een submap aan en noem deze E-mailberichten 6. Maak een snelkoppeling aan op het bureaublad die verwijst naar de map E-mailberichten. (Bureaublad > Rechtermuisknop > Nieuw > Snelkoppeling > Bladeren... ga naar de map E-mailberichten in ARBIS en open deze > Volgende > voor in de naam E-mailberichten ARBIS > Voltooien 7. Test de koppeling en controleer of u de map kunt openen Deze handelingen hoeft u hierna niet meer te herhalen. Nu gaan wij een e-mailbericht (als object) koppelen aan een klant. 1. Open Outlook en verklein zo nodig het scherm tot een formaat waarbij u ook de andere programma's kunt bewerken. 2. Open de map E-mailberichten in ARBIS 3. Sleep met de muis het bericht uit de betreffende berichtenmap naar de E-mailmap van ARBIS 4. Start ARBIS en open de Klant 5. Druk op de knop Alle Objecten 6. Toets in... E en nog eens E totdat u bovenin het zoekvlak EMAILBERICHTEN ziet staan 7. Toevoegen > Klik op Locatie of adres > Dubbelklik op de map E-mailberichten > Dubbelklik op het bericht (met de extensie .eml) Klaar! Voortaan kunt u het bericht in ARBIS openen. Op het eerste gezicht lijkt het wat omslachtig maar wanneer u deze handelingen wat vaker heeft uitgevoerd zult u merken dat u hier vanzelf meer handigheid in krijgt. Tip! Ga selectief te werk. U hoeft immers niet alle berichten te bewaren.

____________________________________________

Pagina 80

ARBIS HANDLEIDING BIJLAGE 3

HANDLEIDING VOOR HET SAMENVOEGEN VAN ETIKETTEN of BRIEVEN Word 97-2003 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18. 19. 20. 21. 22.

Start Word Klik in de menubalk bovenin het scherm op <Extra> Klik op Brieven en Verzendlijsten Klik op Wizard Afdruk samenvoegen Rechts van het lege document ziet u een instructielijst Samenvoegen. Kies <Etiketten> of Ga naar onder en druk op Kies (kies het juiste etiketformaat en druk op OK) Ga naar onder en kies Kies (en ga naar de map MAILING in de ARBIS map en zoek het bestand dat u wilt samenvoegen) Kies (of dubbelklik op het bestand) Er verschijnt nu een POP-up scherm met een namenlijst. Zijn alle namen aangevinkt, druk dan op OK. Anders eerst alles selecteren (of eventueel nog adressen uitsluiten) Kies rechts onderin Kies <Meer items..> (enkele regels boven Etiketten repliceren) Er verschijnt een Pop-up scherm met veldnamen Voer nu de velden stuk voor stuk op de juiste volgorde achter elkaar in door hierop te dubbelklikken. Begin met De heer en vervolgens de voorletters enzovoorts Sluit het Pop-up-venster. Het kan zijn dat de lettergrootte moet worden aangepast omdat de tekst niet goed past in het etiket. Doe dit als volgt. Kies (in de menubalk), Kies en pas vervolgens de lettergrootte en eventueel het type aan. Klik daarna eenmaal in het etiketvlak zodat u de velden kunt bewerken. Ga met de muis tussen de aanhef en de voorletters staan en druk op de spatiebalk. Zo ontstaat er ruimte tussen de tekstdelen. Herhaal deze handeling bij de voorletters en achternaam. Druk na de achternaam op Enter zodat de straat op de volgende regel komt te staat. Is het etiket klaar? Druk dan op en vervolgens op ____________________________________________

Pagina 81

ARBIS HANDLEIDING BIJLAGE 4

HANDLEIDING VOOR HET SAMENVOEGEN VAN ETIKETTEN of BRIEVEN Word 2007 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10.

Start Word Klik in de menubalk bovenin op het tabblad Verzendlijsten Klik op Adressen selecteren Zoek het bestand in de map waarop u dit heeft opgeslagen Klik op Adressenlijst bewerken Voer eventueel een controle uit op de adressen in de browser Klik op Afdruk samenvoegen starten Klik op Stapsgewijze Wizzard Afdruk samenvoegen Rechts van het lege document ziet u een instructielijst Samenvoegen. Volg de instructies zoals deze hier zijn opgegeven. ____________________________________________

Pagina 82

1 1. Gehele provisiebedrag, 42

provisiebedragen automatisch toegevoegd aan de prolongatieprovisie en afgeboekt van de openstaande reservering bij de maatschappij., 41 Automatisch openen aanzetten, 34

B

2 2. Het bedrag dat per periodieke premiebetaling wordt afgeboekt, 42 2009, 1

A Aanhef klanten (titulatuur), 14 aantekeningenveld, 47 Aanvullende gegevens, 6, 44 Aanvullende omschrijvingen kunnen hier indien gewenst worden ingevuld. Dit onderdeel spreekt voor zich., 33 Account managers, 29 achtergrond, 9, 11, 34, 35 ACHTERGROND, 3, 11 Actie, 16, 48 Actie elementen, 16 Actie:, 48 actiepunten, 48 advieswijzer, 35 Af te Boeken bedrag Geef het bedrag op dat automatisch moet worden afgeboekt van de provisiereserve. Indien alle provisie is afgeboekt stopt de verrekening via de prolongatie automatisch., 41 Afdelingen, 29 Afdelingomschrijvingen, 14 Afdelingomschrijvingen worden gevraagd bij de invoer van maatschappijen. De afdelingomschrijvingen hebben betrekking op de van een maatschappij. Voorbeelden zijn brandacceptatie, schade enz., 14 AFDRUKKEN VERWERKTE PROLONGATIES, 22 Afgehandeld:, 48 Afgesproken:, 48 afsluitprovisie, 6, 41, 42 Afsluitprovisie, 42 afspraken, 48 AGENDA, 3, 12, 40, 45, 46, 48 algemeen, 33 Algemeen, 3, 6, 28, 36, 45, 49 Alle Documenten, 36 ALLE EENMALIG GEÏNCASSEERDE PREMIE PRODUCTEN, 20 ALLE KLANTEN (BEDRIJVEN), 20 ALLE KLANTEN (PARTICULIEREN), 21 ALLE KLANTEN ZONDER UITZONDERING, 24 ALLE LOPENDE PRODUCTEN VAN DE MAATSCHAPPIJ, 20 alle objecten, 7, 17, 37, 58 Alle Objecten, 17, 29, 36, 37, 58, 79 alle objecten3, 7 ALLE PRODUCTEN MET PREMIESTAKING, 20 ALLE VERVALLEN PRODUCTEN, 20 ARBIS biedt de volgende mogelijkheden voor het aanmaken van brieven., 54 ARBIS biedt op diverse plaatsen de mogelijkheid om de exporteren., 57 Assuradeuren tegenpertij, 16 ASSURANTIEBELASTING, 4, 18, 39, 66 Automatisch afboeken Wanneer u prolongeert met ARBIS worden de nog door de maatschappij uit te keren

Basisgegevens, 6, 44 BEDRIJFSGEGEVENS (INDIEN VAN TOEPASSING), 65, 76 beginnen, 3, 9, 11, 20, 55 beginsaldo, 28 Begint, 25 BEHANDELEN EN BEKIJKEN VAN BETALINGEN EN ONTVANGSTEN PER MAATSCHAPPIJ OP DATUM., 22 behandeling van de aanvraag, 46 Behandeling van de aanvraag, 6, 46 Behandelingscode, 15 Behandelingscodes, 15 BEHEER, 9, 18 BEHEER (uitsluitend bereikbaar voor geautoriseerde gebruikers met beheerrechten), 18 behulp van de zwarte pijlen., 26 Bekijk de lijst van gesignaleerde hypotheken, 12 Bekijk de lijst van gesignaleerde producten, 12 Bekijk de lijst van kinderen met een signalering, 12 Bekijk de lijst van klanten met een signalering, 12 BEKIJK DE VERWERKTE PERIODEGEGEVENS PER MAATSCHAPPIJ, 22 Berekening handmatig aanpassen, 41 Bestaande Items bewerken, 15 BESTAND, 3, 11 Bestandsherstel, 60 Bestandsherstel na netwerkproblemen, 60 Betaalrekening Een klant kan één of meerdere betaalrekeningen hebben. Kies de betaalrekening uit de lijst die voor deze verzekering van toepassing is., 39 Betaaltermijn Kies een betaaltermijn., 39 BETALINGEN EN ONTVANGSTEN, 22 Betreft:, 48 betrokkenen, 16, 45 Betrokkenen, 16, 50 Bevat, 25 BEWERKEN, 3, 12 Bezit u een scanner die meerdere pagina‟s kan verwerken en tijdens de scanopdracht daadwerkelijk meerdere pagina‟s moet scannen dan vinkt u dit vakje aan., 51 Bij de eerstvolgende prolongatie wordt de provisie met het af te boeken periodebedrag verminderd totdat de totale reserve is afgeboekt. (U moet dan natuurlijk wel prolongeren)., 43 BIJLAGE 1, 64 Bijlage 13, 7 BIJLAGE 2, 79 Bijlage 23, 7 BIJLAGE 3, 80 Bijlage 33, 7 BIJLAGE 4, 81 BIJLAGEN, 63 Bijstand, 49 Bijstandverleners, 16 Boek de te reserveren afsluitprovisie als volgt in., 42

ARBIS HANDLEIDING Bonus Malus, 15, 39 Bonus Malus tabellen, 15 borderel, 28, 29 branches, 32 Brief aan klant*.doc, 55 Brief aan maatschappij*.doc, 55 Brief financiering klant*.doc, 55 briefconcepten, 7, 17, 50, 54, 55 Briefconcepten, 7, 54, 56 Briefconcepten voor klanten en maatschappijen, 54 Briefconcepten voor schadebehandeling bestaan uit de volgende rubrieken., 54 briefconcepten zoeken en vinden, 55 Briefconcepten zoeken en vinden3, 7 briefconcepten3, 7 Briefconcepten3, 7 briefmodellen, 54 Brieven, 17, 36, 54, 55, 56, 80 Brieven aan klanten en maatschappijen, 17 Brieven die worden aangemaakt beginnen altijd met bepaalde tekens die noodzakelijk zijn om de betreffende documenten zichtbaar te maken tijdens het invoeren opvragen., 55 Brieven en financiering, 17, 54 Brieven en financieringszaken, 54 Brieven hypotheek, 17 Brieven i.v.m. wijziging klant en/of polis, 54 Brieven i.v.m. wijziging klant en/of product, 17 Brieven voor hypotheekzaken, 54 Brieven voor producten, 54 Brieven voor schadebehandeling, 17, 54 Browser voor het tonen en onderhouden van een lijst van klanten die met behulp van een selectie element worden geselecteerd. U KUNT OOK GEBRUIKMAKEN VAN DE KNOP BOVEN IN DE MENUBALK., 14 Browser voor het tonen van een lijst van klanten die met behulp van een selectie element worden geselecteerd. U KUNT OOK OOK GEBRUIKMAKEN VAN DE KNOP

BOVEN IN DE MENUBALK., 12

C categorie, 9, 32, 38, 49 Categorieen, 15 categorieën, 15, 32, 38 Clareo, 11 Conceptbrieven, 55 Conceptbrieven aan de eigen maatschappij beginnen altijd met SCHME, 55 Conceptbrieven aan de maatschappij van de tegenpartij beginnen altijd met SCHMT, 55 Conceptbrieven aan de tegenpartij beginnen altijd met SCHT, 55 Conceptbrieven aan getuigen beginnen altijd met SCHG, 55 Conceptbrieven aan participanten beginnen altijd met SCHP, 55 CONTACTPERSOON BEDRIJVEN, 5, 23 Contactpersoon bedrijven5, 5 CONTROLE OP ALLE EVENEMENTEN, 3, 12, 40, 45 Controle op alle evenementen5, 3 Controleer de prolongatielijst en druk deze af., 29

CONTROLEER HIER PER MEDEWERKER DE OMZET VAN GEKOPPELDE PRODUCTEN., 22 Controleer of de provisie correct is afgeboekt van de huidige reservering (Nieuwe reservering), 43

D Datum waarop de wijziging van kracht wordt Spreekt voor zich., 41 Datum:, 48 De wordt de eerste keer automatisch gegenereerd. U mag deze datum zelf aanpassen., 34 DE BETALING IS BINNEN MAAR U WEET NIET WELKE KLANT BIJ HET REKENINGNUMMER HOORT., 23 De eenvoudigste manier om uw eigen briefmodellen of briefsjablonen in ARBIS onder te brengen is om deze als *.doc bestand in de map Briefconcepten op te slaan., 54 de gegevens moeten worden, 26 DE KLANT BELT U MAAR U HEEFT DE NAAM NIET GOED VERSTAAN. U KUNT DE NAAM NOG EEN KEER VRAGEN MAAR U KUNT OOK EVEN KIJKEN WIE BIJ DIT TELEFOONNUMMER HOORT. DE KLANT HEEFT U GEBELD EN UW VOICEMAIL STOND AAN MAAR DE KLANT HEEFT NIET INGESPROKEN…, 23 De knop Exporteren biedt de mogelijkheid om te exporteren naar diverse bestandsformaten zoals Excel, Word, Tekst, XML en HTML., 20 De knop voor het maken van klantnotities is bedoeld voor willekeurige opmerkingen en aantekeningen die u wilt bewaren omdat zij mogelijk nu en/of in de toekomst belangrijk kunnen zijn., 37 De overige velden in dit tabblad behoeven geen nadere uitleg., 44 De procedure wordt na reparatie van het bestand automatisch afgesloten., 62 De provisie is nu gedeeltelijk afgeboekt van de totale provisiereserve. De openstaande provisie die de maatschappij per periode zal voldoen is weergegeven op het tabblad Premie en/of Onderdelen, Provisie en kosten., 43 De totale provisie bestaat dan uit de prolongatieprovisie + de af te boeken gereserveerde provisie., 43 De verschillende mogelijkheden en de betekenis van de icoontjes worden hier nader uitgelegd., 57 De volgende keer zal de scanmodule automatisch naar deze map verwijzen tenzij u op de knop drukt. De scanner herstelt dan de default locatie in het systeem. Deze default map (naam PDF) bevindt zich in de root van ARBIS., 52 Debiteur, 36 definitieve afloopdatum, 32 Depot, 6, 46, 73 Derden, 37 Deze optie geeft een overzicht van de belangrijkste bestandslocaties. U kunt deze niet wijzigen. Het overzicht heeft dus slechts een informatief karakter., 11 Dit product is vrij van assurantiebelasting geldt bijvoorbeeld voor levensverzekeringen, uitvaartverzekeringen, zorgverzekeringen enz., 32 Dit tabblad bevat de eigenlijke behandeling van de aanvraag. Alles wat u hier bewaart kan later

Pagina 84

ARBIS HANDLEIDING behulpzaam zijn bij het reconstrueren van een advies en andere belangrijke zaken. U kunt in het offertetraject meerdere aanbieders opvoeren met ., 46 Dit tabblad bevat de gegevens over de hypotheeknemer en het product., 46 Dit tabblad geeft informatie over de rekening courant op basis van de ingevoerde en beschikbare gegevens uit het programma., 30 Dit tabblad is voor het werken met PDF bestanden bestemd., 46 Dit tabblad voorziet in de registratie van een bestuurder, algemene informatie en een omschrijving van de toedracht., 50 Dit tabblad voorziet in de registratie van een herstelbedrijf en een schade expertisebureau of bedrijf., 50 Dit tabblad voorziet in de registratie van een of meerdere getuigen of overige personen die op een of andere wijze zijn betrokken bij de schade., 50 Dit tabblad voorziet in de registratie van een rechtsbijstandverzekeraar., 49 Dit tabblad voorziet in de registratie van een tegenpartij. Indien er sprake is van meer dan een tegenpartij kunt u deze gegevens eventueel opslaan in het tabblad onder Overige bij de schade betrokken personen of bedrijven., 49 Documenten, 6, 23, 50 DOCUMENTEN DIE BETREKKING HEBBEN OP MUTATIES KUNT U HIER OPZOEKEN., 23 draadloze verbindingen, 8 Druk (bijvoorbeeld) op de <M> toets op uw toetsenbord om snel naar de M van motorrijtuigen te gaan. Dubbelklik hierop of klik op <Selecteren>. U ziet dat de eerste regel in het productscherm is gevuld met de tekst Motorrijtuigen., 38 Druk daarna op om de resultaten te bekijken., 25 Druk dan op en vervolgens op , 80 DRUK DE VERWERKTE PERIODEGEGEVENS AF PER MAATSCHAPPIJ, 22 Druk op ., 29 Druk op <Selecteren> om een of meer PDF documenten te selecteren., 17 Druk op , 9, 13, 18 Druk op ., 9 Druk op <Wachtwoord wijzigen>, 9 Druk op de knop ., 32 Druk op de knop , 31, 53 Druk op de knop . U opent hiermee een stamtabel met producten. Het invoeren van producten wordt behandeld in het hoofdstuk ONDERHOUD PRODUCTEN., 38 Druk op de knop , 29 Druk op de knop ., 61 Druk op de knop ., 32 Druk op de knop Mutatie toevoegen, 43 Druk op het knopje met de steeksleutel onderin het inlogscherm (zie onder)

, 60 Druk op het knopje naast het veld, 35 Druk op OK, 43

Dubbelklik op de nieuw ingevoerde omschrijving of klik op <Selecteren>., 49

E EEN EENVOUDIG OVERZICHT VAN ALLE BEDRIJFSKLANTEN., 20 EEN EENVOUDIG OVERZICHT VAN ALLE PARTICULIERE KLANTEN., 21 Een klacht toevoegen, 13, 18 EEN KLANTENOVERZICHTSCHERM OPENEN BIJ HET OPSTARTEN VAN ARBIS, 34 Een klantenoverzichtscherm openen3, 5 EEN LANG OVERZICHT VAN ALLE GEMUTEERDE POSTEN. SELECTEER EVENTUEEL DOOR OP EEN HEADER TE KLIKKEN WAARMEE U OPLOPEND OF AFLOPEND KUNT SELECTEREN., 22 EEN LANG OVERZICHT VAN ALLE GEPROLONGEERDE POSTEN. SELECTEER EVENTUEEL DOOR OP EEN HEADER TE KLIKKEN WAARMEE U OPLOPEND OF AFLOPEND KUNT SELECTEREN., 22 EEN NIEUWE KLANT INVOEREN, 34 Een nieuwe klant invoeren3, 5 EEN PRODUCT INVOEREN, 32, 38 EEN PRODUCT INVOEREN met onderhoud producten, 32 Een product invoeren ten behoeven van het onderhoud stamtabellen3, 5 Een product invoeren3, 6 Een Product toevoegen. Druk op de knop onderin het tabblad ., 38 Een query maken, 5, 25 Een query maken3, 5 EEN schade INVOEREN of behandelen, 49 Een schade invoeren3, 6 Een van de programma‟s waarmee u snel en eenvoudig e-mailacties kunt maken is E-campaign van www.LmhSoft.com. Dit programma biedt veel importmogelijkheden waardoor u de meest fraaie emailcampagnes kunt maken., 59 EEN VERKORT OVERZICHT OP DE PRINTER VAN ALLE PRODUCTEN PER MAATSCHAPPIJ OF MEERDERE MAATSCHAPPIJEN NAAR KEUZE., 20 Eigen maatschappij, 54 EIGEN MAATSCHAPPIJ, 77 Eigenlijk gaat het erom dat u zelf ervaring opdoet met het werken met Query‟s. Maak een aantal query‟s en bekijk de resultaten. Daarmee verkrijgt u al snel inzicht in de wijze waarop u de gewenste gegevens uit de bestanden kunt selecteren., 26 Einddatum, 39, 66, 74 ELDERS IN DEZE HANDLEIDING WORDT UITVOERIG INGEGAAN OP DEZE FUNCTIE., 21 element, 12, 14, 24, 34, 36 E-mail, 7, 36, 40, 65 e-mailberichten, 16, 36, 37, 40, 58 E-MAILBERICHTEN IN ARBIS OPSLAAN EN BEWAREN, 79 En-Bloc toewijzing maatschappij, 15 Er verschijnt een Pop-up scherm met veldnamen, 80 Er verschijnt nu een POP-up scherm met een namenlijst. Zijn alle namen aangevinkt, druk dan op

Pagina 85

ARBIS HANDLEIDING OK. Anders eerst alles selecteren (of eventueel nog adressen uitsluiten), 80 Excel, 37 Excell, 16, 58 expertisebedrijven, 15 Expertisebedrijven, 15 expertisebureau, 50 Expiratiedatum, 39, 66, 70 De datum waarop de product stilzwijgend voor eenzelfde of andere (gewijzigde) looptijd wordt voortgezet., 39 exporteren, 11, 20, 25, 29, 57 Exporteren, 20, 26, 27 EXPORTEREN, 26, 57 Extra info, 50 Extra korting Geef hier indien van toepassing een afwijkend extra kortingspercentage op., 41 Extra ruimte voor bestemming en detaillering van de financiering en/of het object Door het vakje activeren aan te vinken verschijnt een extra regel waar u aanvulleden informatie en het bijbehorende bedrag kunt invullen., 44 Extranet, 28

F Feestdagen, 12 FIGUUR 1, 25, 58 Figuur 1 van Alle Objecten, 58 Figuur 3, 26 Figuur 4, 26, 43 Figuur 5, 27 FIN*.doc, 55 FINANCIEEL, 4, 22, 49 Financiële gegevens, 28 financiering, 17, 37, 44, 55, 58 FINANCIERING, 4, 16, 35, 44, 46 Financieringen, 16 Financieringsvormen, 16 Foutmelding, 60 Functieomschrijvingen, 14 Functieomschrijvingen worden gevraagd bij de invoer van maatschappijen. De functieomschrijvingen hebben betrekking op de werkzaamheden van medewerkers van een maatschappij. Voorbeelden zijn acceptant, schademedewerker enz., 14

G Ga in de menubalk bovenin het scherm naar en ., 9 Ga naar de menubalk bovenin het werkblad en klik op Onderhoud > Product en –elementen > Producten., 32 Ga naar de menuoptie Klant > Wijzig verzekeringnemer product., 31, 53 Ga naar de menuoptie Klant > Wijzig verzekeringnemer schadedossier., 31, 53 Ga naar dit onderdeel voor aanvullende informatie over het bewerken van de gegevens in de lijst van geselecteerde klanten., 27 Ga naar het hoofdstuk Briefconcepten voor uitvoerige uitleg over dit onderwerp., 17

Ga naar het tabblad en vul de adresgegevens in., 35 Ga naar het Tabblad en voer hier de beschikbare identiteitsgegevens van de hoofdrelatie en eventuele partner in., 36 Ga naar het tabblad Mutaties, 43 Ga naar het tabblad Premie en/of Onderdelen, 42 Ga naar het tabblad Provisie en kosten, 42 Ga naar Info > AssuWare., 24 Ga naar onder en druk op , 80 Ga naar onder en kies , 80 Ga naar Query > Klanten > Klanten., 25 Ga nu naar het tabblad Item (Productdetail)., 40 Ga voor het samenstellen van een bestand van producten die de klant niet heeft naar de menuoptie Query > Producten > Negatieve productselectie. (figuur 4), 26 GEADRESSEERDE, 71 Gebeurtenissen, 13, 18, 42 Gebruik eventueel een volgnummer indien u de documenten in het overzicht in het tabblad wilt rangschikken., 52 Gebruikers aanmaken, 3, 9 Gebruikers aanmaken3, 3 Gebruikersgegevens, 64, 68, 71, 75 Geef aan of het een persoon betreft., 49 GEEF AAN OF U HET DOCUMENT GELIJK WILT INZIEN MET DE RADIOBUTTONS IN HET VAK „DOCUMENTWEERGAVE‟., 21 Geef de meldingwijze aan, 13, 18 Geef een datum, een volgnummer een omschrijving en klik op het mapje om de locatie van het document te vinden en vast te leggen., 44, 46 Geef een naam op in de regel Let op het mapje geheel rechts van de regel waarmee u de locatie kunt vastleggen., 17 GEEF NU EEN NAAM AAN HET DOELBESTAND., 21 Geeft een toelichting (bijvoorbeeld de omschrijving op de mutatienota) (figuur 3), 43 Geen assurantiebelasting over kosten, 40 GELDVERSTREKKER, 68 gELDVERSTREKKER EN Hypotheek, 55 geldverstrekker:, 55 Geselecteerde klanten, 14 gesorteerd bovenin met, 26 Getuigen, 50, 54 GETUIGEN, 77 Getuigen/Betrokkenen, 49, 50 gevolmachtigde, 28

H HANDLEIDING VOOR HET SAMENVOEGEN VAN ETIKETTEN of BRIEVEN, 80, 81 Heeft u abusievelijk voor een persoon gekozen dan kunt u de lay-out van het invoer-/wijzigingsscherm weer aanpassen wanneer u het vakje Persoon of Bedrijf (opnieuw) vastleggen aanvinkt., 34 HELP, 5, 24, 40 Herhaal de reparatieprocedure zolang ARBIS beschadigde bestanden meldt (noteer de naam van het bestand in de foutmelding en gebruik deze weer voor het herstelprogramma)., 62

Pagina 86

ARBIS HANDLEIDING herstelbedrijf, 50 Herstelbedrijven, 15 Het Exportscherm bevat een aantal opties waarmee u uw selectie verder kunt aanpassen., 57 Het invoerscherm bevat het volgende overzicht als in figuur 2, 43 Het kan zijn dat de lettergrootte moet worden aangepast omdat de tekst niet goed past in het etiket. Doe dit als volgt. Kies (in de menubalk), Kies en pas vervolgens de lettergrootte en eventueel het type aan., 80 Het mag duidelijk zijn, dat de rechten van de beheerder anders zijn dan de rechten van de gebruiker. Een gebruiker kan bijvoorbeeld uitsluitend zijn of haar eigen wachtwoord wijzigen., 9 Het programma berekent nu de nieuwe premies en schuift de vervaldata en zonodig de expiratiedata door naar een volgende termijn., 29 HET RECENTE LOGBOEK ZIJN OVERGEPLAATST., 19 Het resultaat ziet u in de browser terug. Onderin de browser (figuur 2) bevinden zich een aantal knoppen., 25 Het tabblad bevat de betalingsgegevens die op de schade betrekking hebben., 49 Het tabblad <Mutaties> biedt informatie over ingevoerde mutaties. Mutaties worden ingevoerd op polis/productniveau. Ga naar dit onderwerp voor meer informatie., 30 Het tabblad Adviesmotivatie biedt ruimte voor aanvullende informatie over uw advies voor dit product., 42 Het tabblad financiële gegevens bevat de volgende informatie., 28 Het tabblad Historie bevat alle wijzigingen die u in de loop van de tijd heeft aangebracht in het product van de klant., 41 Het Tabblad Korting en toeslag, 41 Het tabblad PDF biedt u de mogelijkheid om vooraf gescande PDF documenten of bijlagen in ARBIS op te nemen., 42 Het tabblad Provisie en kosten, 41 Het tekstveld biedt de mogelijkheid voor het knippen en plakken van teksten., 44 Het volgende scherm verschijnt., 61 Het werkblad4, 3 Hier bekijkt u alle documenten die op klantniveau zijn aangemaakt., 36 Hier controleert u uw licentie en de versie van ARBIS., 24 Hier houdt u alle belangrijke gesprekken, telefoo$ntjes en andere berichten bij. Zo nodig kunt één of meer acties doorboeken naar de klantagenda., 46 hier in dit onderdeel nog verder op terug., 36 Hier kunt u informatie kwijt over de afdelingen waarmee u regelmatig contact heeft. Wanneer u emailadressen heeft ingevoerd kunt u deze direct vanaf de lijst in het scherm openen. U klikt eenvoudig op het e-mailadres om een e-mailbericht aan te maken., 29 Hier kunt u per maatschappij of meerdere maatschappijen tegelijk alle geprolongeerde posten en mutaties in een periodeoverzicht selecteren en afdrukken., 22

Hier maakt u op EEN SNELLE MANIER EEN MAILBESTAND AAN DAT U KUNT GEBRUIKEN OM SAMEN TE VOEGEN IN EEN WORD DOCUMENT. VOORWAARDE IS WEL DAT, VOOR ZOVER DIT VAN BELANG IS, DE BETREFFENDE OPTIE BIJ DE KLANT IS AANGEVINKT., 23 Hier slaat u alle afspraken, gesprekken en andere soortgelijke evenementen op., 48 Hier vindt u een lijst van producten die expliciet betrekking heeft op deze maatschappij. Producten die geen maatschappij-koppeling hebben meegekregen komen niet in het overzicht voor. Ga voor meer informatie naar Onderhoud producten in deze handleiding., 30 Hier vindt u veel tips, uitleg, antwoorden en toelichtingen die met het programma te maken hebben., 24 Hiermee stelt u een klachtendossier samen. Het klachtendossierscherm kan ook worden opgeroepen door middel van in de menubalk bovenin het werkblad., 13, 18 Hieronder vindt u diverse belangrijke helpfuncties., 24 Houdt Ctrl ingedrukt en klik met de muis de gewenste documenten aan (worden blauw). U kunt ook de Ctrl toets ingedrukt houden, met de pijltjestoetsen naar het gewenste document gaan en op de spatiebalk drukken., 17 HUIDIGE NOTANUMMER, 4, 16, 22 Huidige notanummer5, 4 HYPOTHEEK, 4, 6, 16, 35, 45, 46 HYPOTHEEKDEEL, 73 HYPOTHEEKGEGEVENS, 45, 72, 73 hypotheeknemer, 28, 46, 55, 73 HYPOTHEEKNEMER, 71 Hypotheeknemers, 16 hypotheekproducten, 16 Hypotheken, 18

I Id Code Indien u aan de klant een Id code heeft toegekend kunt u deze hier invullen., 35 Id Wachtwoord u aan de klant een Id code heeft toegekend kunt u deze hier invullen., 36 IMPORTEREN CLAREO, 3, 11 Importeren Clareo5, 3 In behandeling, 44, 45 Wanneer de aanvraag nog in behandeling is kunt u dat hier aangeven., 44 In het tabblad in het rechter gedeelte van het scherm . Hier vult u de telefoongegevens en betaalrekeningen in., 36 In het tabblad kunt u maximaal twee koppelingen aanleggen tussen deze klant en andere relaties., 36 Incasso Kies tussen Eigen incasso, Maatschappij incasso of Stop incasso (bij royement)., 39 Incassokosten beperkt tot hoofdvervaldag

Pagina 87

ARBIS HANDLEIDING Wanneer de incassokosten die op de provisie in mindering worden gebracht slechts één maal per jaar worden afgeboekt geeft u dat hier aan., 41 Incassokosten van toepassing Activeer hier de berekening van de incassokosten door de maatschappij die op uw provisie in mindering wordt gebracht., 41 Indien de klant nog geen producten van uw kantoor heeft afgenomen maar wel de intentie heeft om dit in de toekomst te doen, kunt u aangeven dat het om een gaat., 34 Indien het een persoon betreft geef dan aan of het een Man of Vrouw betreft., 49 Indien het een verzekering betreft waaraan een kortingstabel is gekoppeld kunt u indien van toepassing de terugval bekijken., 49 Indien het programma meldt dat er geen fouten in het bestand aanwezig zijn kiest u toch altijd voor recovery Yes!, 62 INFO, 5, 24 Informatie, 28, 70 informatief, 31, 45, 47, 51, 53, 57, 58 Ingangsdatum, 39, 66, 70, 73, 74 Oorspronkelijke datum van ingang van het product., 39 Inkooporganisatie, 16 inkooporganisaties, 16 Inkooporganisaties, 16 INSTALLEREN 2, 3 Instructie, 17, 20, 23, 25, 51, 56, 60 Instructie Voorbereiding voordat u kunt scannen vanaf de PC of het werkstation., 51 Instructie:, 20, 23, 25 Internet, 11, 28, 29, 51 Internet en Extranet, 28 Inventarisaties, 18 Invoeren, 15, 16, 48 Invoeren en wijzigen van (rechts)bijstandverleners., 16 Invoeren en wijzigen van actie elementen zoals bellen, bezoeken, afspreken enz., 16 Invoeren en wijzigen van assuradeuren van de tegenpartij., 16 Invoeren en wijzigen van bestaande financieringsovereenkomsten., 16 Invoeren en wijzigen van betrokkenen zoals de notaris, makelaar en taxateur., 16 Invoeren en wijzigen van Bonus Malus tabellen., 15 Invoeren en wijzigen van categorieën (Branches)., 15 Invoeren en wijzigen van codes die worden gebruikt om producten die in behandeling zijn van nadere informatie te voorzien., 15 Invoeren en wijzigen van codes die worden gebruikt om producten die vervallen zijn van nadere informatie te voorzien., 15 Invoeren en wijzigen van herstelbedrijven., 16 Invoeren en wijzigen van inkooporganisaties hypotheken., 16 Invoeren en wijzigen van instellingen die hypotheken verstrekken., 16 Invoeren en wijzigen van kredietgevers., 16 Invoeren en wijzigen van omschrijvingen van bestaande hypotheekproducten., 16 Invoeren en wijzigen van omschrijvingen van bestaande renteproducten die op hypotheken betrekking hebben., 16

Invoeren en wijzigen van omschrijvingen van schadeoorzaken., 15 Invoeren en wijzigen van omschrijvingen voor betrokkenen., 16 Invoeren en wijzigen van producten., 15 Invoeren en wijzigen van schade expertisebedrijven., 15 Invoeren en wijzigen van schade herstelbedrijven., 15 Is deze nog niet in de lijst aanwezig druk dan op ., 49 Is dit niet het geval dan zal het invoerscherm automatisch worden aangepast., 49 Is het etiket klaar?, 80 Is niet, 25

J Jaarbedrag omrekenen in termijnbedrag, 40

K Kandidaat klanten, 12, 23 Kandidaat klanten maken deel uit van een interessante groep voor uw onderneming. Daarom is het van belang dat u van deze kandidaten relevante gegevens kunt vastleggen., 12 Kantoorgegevens, 19 Kies (en ga naar de map MAILING in de ARBIS map en zoek het bestand dat u wilt samenvoegen), 80 Kies <Etiketten> of, 80 Kies ., 40 Kies <Meer items..> (enkele regels boven Etiketten repliceren), 80 Kies (of dubbelklik op het bestand), 80 Kies (kies het juiste etiketformaat en druk op OK), 80 Kies bij Document weergave wat u verwacht van het programma nadat het document is aangemaakt., 17 Kies de branchecode die bij het product hoort wanneer u dat nog niet heeft gedaan., 32 Kies één of meer productonderdelen met en verzamel ze in de lijst., 20 Kies het tabblad ., 9 Kies of maak een nieuwe map aan waar u het PDF bestand naar toe wilt scannen., 52 Kies rechts onderin , 80 Kies uit de lijst de gewenste omschrijving „Tegenpartij‟., 49 Klachten, 3, 4, 12, 13, 18 klachtendossier, 12, 13, 18 KLANT, 3, 4, 6, 7, 12, 14, 18, 35, 36, 40, 55, 69, 72, 79 KLANT, 34, 38, 44, 45, 47, 48, 49, 64, 68, 71, 75 Klant en aantekeningen3, 6 Klant en agenda logboek3, 6 klant en financiering :, 55 Klant en financiering3, 6 Klant en Hypotheek, 7, 55 Klant en hypotheek3, 6 Klant en polis, 18 Klant en product, 6, 14 Klant en product3, 6

Pagina 88

ARBIS HANDLEIDING Klant en schade3, 6 KLANT EN SELECTIE ELEMENTEN, 3, 12 Klant en selectie elementen5, 3 Klant is bedrijf, 69, 72 KLANTADRES, 65, 69, 72, 76 Klantbrieven:, 55 Klanten, 54 klantenoverzicht, 34, 35 KLANTENOVERZICHT, 3, 12, 35, 36 klantenoverzichten, 34 Klanthistorie, 37 klantnotities, 37 Klik in de menubalk bovenin het scherm op <Extra>, 80 Klik in de menubalk bovenin op het tabblad Verzendlijsten, 81 Klik daarna eenmaal in het etiketvlak zodat u de velden kunt bewerken., 80 Klik in de menubalk bovenin het scherm op Onderhoud. Klik op Brieven aan klanten en maatschappijen. Klik op Alle conceptbrieven aan klanten. U ziet een lijst van voorbeeldbrieven., 54 Klik nu op <Maken/Toevoegen>. Nu worden de records aangemaakt en geplaatst in de lijst. Als u deze heeft opgeschoond komen hier de nieuwe gegevens in., 20 Klik onderaan de groene tabel op , 49 Klik op . Heeft u reeds een selectie opgeslagen en niet opgeschoond dan zijn deze nu toegevoegd aan de lijst., 20 Klik op <Merge productselecties>., 20 Klik op , 17 Klik op . De radiobutton is nu zwart en geeft nu aan dat u ervoor heeft gekozen om persoonsgegevens in te voeren., 35 Klik op <Samenvoegen> om het document aan te maken., 17 KLIK OP <SAMENVOEGEN>., 21 Klik op om een PDF document toe te voegen., 44, 46 Klik op ., 20 Klik op Adressen selecteren, 81 Klik op Adressenlijst bewerken, 81 Klik op Afdruk samenvoegen starten, 81 Klik op Brieven en Verzendlijsten, 80 Klik op het mapje en maak een keuze uit de lijst via het mapje door op <Selecteren> te drukken of voeg een productregel toe door op te drukken., 40 Klik op het mapje achter <Soort participant>., 49 Klik op Stapsgewijze Wizzard Afdruk samenvoegen, 81 Klik op Wizard Afdruk samenvoegen, 80 KNIPPEN, 12 Knop <Maatschappij> Met deze knop heeft u direct toegang to de maatschappijgegevens die bij het product horen. Ook de URL‟s naar de website van de maatschappij zijn hier beschikbaar., 42

Koophuis, 35 KOPIËREN, 12 Koppeling medewerker, 19 Koppeling medewerker/derden aan product, 19 kortingstabel, 32, 49 Kosten die in rekening worden gebracht aan uw kantoor door de maatschappij in verband met

maatschappij-incasso, worden in het tabblad Provisie en kosten ondergebracht., 42 Kosten die verband houden met het product en aan de klant in rekening worden gebracht, komen in het gele vak onderaan in het tweede tabblad Items (Productdetail) te staan., 42 kredietgevers, 16 Kredietgevers, 16 Kredietverstrekker, 44 Haal een kredietverstrekker uit de lijst. Heeft u nog geen kredietverstrekkers ingevoerd, dan kunt u deze invoeren en vervolgens koppelen met deze knop., 44 Kredietvorm, 44 Haal een kredietvorm uit de lijst. Heeft u nog geen kredietvormen ingevoerd, dan kunt u deze invoeren en vervolgens koppelen met deze knop., 44

L Laatst geregistreerde wijzigingsdatum Dit is de datum van de laatste wijziging die u heeft doorgevoerd in het systeem., 39 Lees de tekst op het scherm door om te begrijpen wat er precies gebeurt tijdens het samenstellen van een bestand gebaseerd op een negatieve selectie., 26 LET OP DE LOCATIE WAAR HET BESTAND WORDT OPGESLAGEN ZODAT U HET LATER KUNT TERUGVINDEN TIJDENS HET KOPPELEN VAN HET BESTAND AAN EEN WORDDOCUMENT, 24 levensverzekering, 32 Logboek, 4, 6, 12, 16, 46, 48 Logboek/Agenda, 6, 46 loginscherm, 9 Looptijd, 39, 70, 73 De looptijd van een product wordt altijd weergegeven in maanden. Een jaartermijn heeft dus een looptijd van 12., 39

M MAAK EEN KEUZE UIT DE VOLGENDE MOGELIJKHEDEN., 23 Maak een nieuwe Query of vul de bestaande query aan (niet vergeten om de, 26 Maak nu uw keuze door op Openen te drukken of het bestand te dubbelklikken., 61 Maak uw eerste hypotheekdossier aan door op te drukken in het tabblad Hypotheek. Vink het relevante vakje aan. Gedurende de behandeling van dit dossier kan dit worden gewijzigd van In aanvraag naar In behandeling naar In portefeuille., 45 MAATSCHAPPIJ, 4, 14, 38, 39, 40, 42, 49, 54, 55, 77 MAATSCHAPPIJ, 64, 75, 77 Maatschappij en polis, 49 MAATSCHAPPIJ TEGENPARTIJ, 77 Maatschappij van de tegenpartij, 54 Maatschappij*.doc, 55 Maatschappijbrieven:, 55 maatschappijen, 11, 14, 17, 20, 22, 28, 32, 38, 54 Maatschappijen, 12, 14, 32

Pagina 89

ARBIS HANDLEIDING Machtiging Heeft de klant een machtiging afgegeven voor automatische incasso? Dit is een informatief veld., 39 MAILBESTAND, 23 MAILBESTAND, 5, 23 MAILEN MET BEHULP VAN EEN E-MAIL MAILINGPROGRAMMA, 59 MAILEN per brief, 59 MAILINGS MAKEN, 59 maken en opslaan, 54 Maken en opslaan3, 7 MANAGEMENTINFORMATIE, 4, 21 mapped drive letters, 8 medewerker, 9, 19, 22, 37, 40 MEDEWERKER, 13, 14, 40 Medewerker / derden. Hier kunt u een product koppelen aan een medewerker. Door middel van een Query kunt u de producten die aan deze medewerker zijn gekoppeld later verzamelen. Het maken van een Query wordt behandeld in het hoofdstuk QUERY., 40 Medewerkers, 29 medewerkers van de maatschappij, 29 MENU, 12, 17 Menu voor het invoeren en wijzigen van briefconcepten., 17 menuopties, 11 MERGE PRODUCTSELECTIES, 4, 20 Merge productselecties5, 4 Met deze knop heeft u inzage in de historie van wijzigingen die zijn aangebracht in de klantgegevens., 37 Met deze knop heeft u inzage in de historie van wijzigingen die zijn aangebracht in de productgegevens., 37 Met deze optie kunt u En-Bloc het belastingpercentage aanpassen., 18 Met deze optie kunt u PDF documenten samenvoegen tot een enkel document. Dit kan bijzonder handig zijn wanneer u documenten wilt verzenden via e-mail., 17 Met deze optie kunt u PDF overzichten maken op PDF formaat voor de volgende onderdelen., 18 Met deze optie kunt u zeer gedetailleerde selecties maken. Een gedetailleerde uitleg over het maken van een Query vindt u elders in deze handleiding., 20 Met deze optie maakt u overzichten op PDF-formaat aan., 21 MIJN PROFIEL, 4, 19 Mijn profiel5, 4 motorrijtuigenverzekering, 33 motorrijtuigen-verzekering, 33 MUTATIELIJST VAN ALLE GEMUTEERDE POSTEN, 22 mutatienota, 43 MUTATIENOTA AFDRUKWACHTRIJ, 22 MUTATIES, 4, 19, 22, 30, 41

N Na het afdrukken klikt u op ., 29 Nadat het programma is opgestart verschijnt het volgende scherm in beeld., 60

Nadat u de definitieve prolongatielijst heeft afgedrukt kunt u de prolongatie definitief verwerken., 29 Nadat u de voorprolongatie heeft gecontroleerd kunt u deze definitief afdrukken. U kunt er ook voor kiezen om de prolongatielijst te exporteren naar Excel of een ander bestandsformaat., 29 Nadat u op doorgaan heeft gedrukt begint het programma met het aanmaken van een nieuwe database waarin straks de gegevens worden opgeslagen van klanten die de door u aangegeven producten niet hebben., 27 negatieve productselectie, 26 Negatieve productselectie, 5, 26 Negatieve productselectie3, 5 negatieve selectie, 26 Netwerk of stand-alone2, 3 Nieuwe briefconCepten aanmaken en opslaan, 56 Nieuwe briefconcepten aanmaken en opslaan3, 7 Nota Moet er een nota worden aangemaakt? (Indien u zelf de premie incasseert kan hiervan sprake zijn). U kunt eventueel nota‟s aanmaken met behulp van Word. ARBIS verzamelt relevante velden die u later in een samenvoegbestand kunt onderbrengen., 39 NOTANUMMER, 16, 22 notaris, 16, 37, 45 Notities, 37, 47 Nu drukt u op de knop <Maatschappij>. U krijgt nu een overzicht van maatschappijen te zien waaruit u kunt kiezen. Het invoeren van MAATSCHAPPIJEN wordt behandeld in het hoofdstuk ONDERHOUD MAATSCHAPPIJEN., 38

O Object Dit kan bijvoorbeeld een motorrijtuig of een ander object zijn., 44 objecten, 8, 16, 17, 29, 36, 37, 44, 46, 58 OBJECTSOORTEN, 4, 16, 79 Objectsoorten toevoegen, 16, 79 OF, 8, 64, 68, 75 of aflopend sorteren., 26 Of Start het programma TPS Herstel.exe vanuit Start > Alle Progamma’s > AssuWare ARBIS > TPS Herstel., 60 offertetraject, 46 Om brieven te kunnen verzenden vanuit ARBIS zult u de concepten naar uw eigen huisstijl moeten aanpassen. ARBIS heeft enkele concepten meegeleverd maar u kunt natuurlijk uw creativiteit de vrije hand geven en net zoveel brieven aanmaken als u wenst., 54 omschrijving maar wel volgens bovenstaande regels., 54 Omschrijving van de klacht is een veld waarin tekst geknipt en geplakt kan worden. In dit veld omschrijft u waarover de klacht gaat., 13, 18 Omschrijvingen van betrokkenen, 16 OMZETCIJFERS PRODUCTEN, 4, 22 Omzetcijfers producten5, 4 OMZETGEGEVENS MEDEWERKER/DERDEN, 22

Pagina 90

ARBIS HANDLEIDING Onder dit tabblad zijn alle schadedossiers samengevoegd die betrekking hebben op deze maatschappij., 29 Onderhoud, 4, 5, 14, 22, 41, 79 ONDERHOUD EN OVERZICHT DEBITEURENPOSTEN, 22 Onderhoud Klanten, 14 ONDERHOUD KLANTEN, 34 Onderhoud klanten3, 5 Onderhoud maatschappijen3, 5 Onderhoud producten, 30 Onderhoud Producten3, 5 Onderin het tabblad Agenda/Logboek vindt u een knop waarmee u de lijst kunt vergroten en opdelen in afgehandelde en niet afgehandelde zaken., 48 ONZE GEGEVENS EN BEHEER, 18 Onze gegevens en beheer5, 4 Onze medewerkers, 19 Op dit tabblad kunnen de partijen worden geregistreerd die op enig moment in het bezit zijn van het, 13, 18 Open de lijst met schadedossiers in behandeling of afgehandeld, 12, 18 Open het klachtenscherm door op de te klikken, 13, 18 OPENSTAANDE POSTEN, 5, 22 OPENSTAANDE POSTEN AFDRUKKEN TOT BOEKDATUM, 22 OPENSTAANDE POSTEN KUNT U HIER AFBOEKEN. DIT KAN EVENEENS OP KLANTNIVEAU EN VIA DE KLANTENBROWSER GEBEUREN ., 22 OPENSTAANDE POSTEN TOT EEN BEPAALDE BOEKDATUM BIJVOORBEELD TOT 31 DECEMBER KUNNEN HIER WORDEN AFGEDRUKT., 22 operator, 25 operators, 25, 27 OPGESLAGEN MUTATIEDOCUMENTEN, 5, 23 Opgeslagen mutatiedocumenten5, 5 OPSLAGINFORMATIE, 3, 11 Opvoerdatum, 34 Opzegtermijn, 33 Opzegtermijn in maanden. Hier geeft u aan welke opzegtermijn wordt gehanteerd., 33 Overdracht van een product, 5 Overdracht van een product (wijziging van verzekeringnemer)3, 5 Overdracht van een schade, 5 Overdracht van een schadedossier3, 5 overdracht van product en schadedossier3, 6 Overdragen product aan klant (of Wijzig verzekeringnemer), 14 Overdragen schadedossier, 16 OVERDRAGEN VAN EEN PRODUCT, 6, 31, 53 Overdragen van een product3, 6 OVERDRAGEN VAN EEN SCHADEDOSSIER, 6, 31, 53 Overdragen van een schadedossier3, 6 Overige concepten, 54 OVERIGE KLANTGEGEVENS, 65, 76 OVERIGE PRODUCTGEGEVENS, 66 Overige schadeconcepten beginnen uitsluitend met SCH, 55 OVERZICHT BESTANDSLOCATIES, 3, 11 Overzicht bestandslocaties5, 3

OVERZICHT EN INVOEREN VAN TITULATUUR., 14 OVERZICHT VAN ALLE KLANTEN IN EEN BROWSER VAN WAARUIT DE KLANTEN KUNNEN WORDEN OPGEVOERD EN GEWIJZIGD. U KUNT OOK OOK GEBRUIKMAKEN VAN DE KNOPPEN MET DEZE FIGUURTJES BOVEN IN DE MENUBALK., 14 OVERZICHT VAN ALLE KLANTEN IN EEN BROWSER. U KUNT OOK OOK GEBRUIKMAKEN VAN DE KNOPPEN MET DEZE FIGUURTJES BOVEN IN DE MENUBALK., 12 Overzicht van alle schadedossiers. Invoeren en wijzigen van schadedossiers is mogelijk., 15 OVERZICHT VAN PRODUCTEN DIE ZIJN VERVALLEN., 20 OVERZICHT VAN PRODUCTEN WAARVAN DE INCASSO EENMALIG IS GEWEEST., 20 OVERZICHT VAN PRODUCTEN WAARVAN DE PREMIEBETALING IS GESTOPT., 20 OVERZICHT VERWERKTE PROLONGATIES, 22 OVERZICHTEN, 4, 20, 22 OVERZICHTEN PER MAATSCHAPPIJ OP DATUM MET PROLONGATIES, MUTATIES, BETALINGEN EN ONTVANGSTEN. EEN BELANGRIJKE VOORWAARDE VOOR EEN CORRECT OVERZICHT IS DAT ALLE FINANCIËLE HANDELINGEN CORRECT EN VOLLEDIG ZIJN BIJGEHOUDEN., 22 overziet in één oogopslag alle lopende zaken., 45

P pakketnummer, 23, 38, 39 Pakketpolis, 38 Wanneer u kiest voor de deze optie biedt het programma de mogelijkheid om een pakketnummer en een productnummer in te voeren. Dit onderdeel verdient nadere uitleg. U kunt namelijk op twee manieren pakketpolissen beheren., 38 pakketpolissen, 29, 38 Participanten, 54 PARTICIPANTEN, 78 Particulieren klanten, 18 PARTNER, 65, 69, 72, 76 PDF, 4, 6, 17, 18, 21, 28, 29, 36, 42, 44, 46, 50, 51, 52, 79 PDF document, 28, 36, 44, 46 PDF documenten, 17, 21, 28, 29, 36, 42, 44, 46, 50 PDF documenten samenvoegen, 17, 21 PDF overzichten maken, 18 PDF OVERZICHTEN MAKEN, 21 PDF scanmodule, 28, 36 Plaats het veld dat waarop, 26 PLAKKEN, 12, 39 POLIS- OF PRODUCTNUMMER, 5, 23 Polis- of productnummer5, 5 Polisnummer, 48, 77 Polisnummer:, 48 polissen, 11, 12, 33, 46 Pop-up, 37 POSTBANKREKENINGNUMMER, 23 POSTCODE, 5, 23, 64, 65, 68, 69, 71, 72, 75, 76, 77, 78 premie, 15, 20, 28, 33, 38, 39, 40, 41

Pagina 91

ARBIS HANDLEIDING Premiebedrag. Vul hier een premiebedrag in wanneer dit bedrag bij elk in te voeren product bij de klant gelijk is. Dit komt zelden voor maar kan bij standaardproducten soms het geval zijn., 33 premie-element, 33 premie-incasso, 28 PRINT SETUP, 3, 11 Print Setup5, 3 PRODUCT, 5, 6, 9, 14, 15, 17, 19, 23, 31, 32, 33, 36, 37, 38, 39, 40, 41, 42, 46, 49, 53, 58, 70, 73 PRODUCT, 31, 38, 53, 66, 70 PRODUCT EN PRODUCTELEMENTEN, 4, 15 Product en productelementen5, 4 PRODUCTADMINISTRATIE, 5, 23 productelementen, 15, 33 Productelementen op klantniveau, 15 producten, 12, 13, 14, 15, 16, 19, 20, 22, 26, 27, 28, 29, 30, 31, 32, 33, 34, 37, 38, 39, 40, 41, 42, 53, 54, 58 Producten, 12, 15, 16, 20, 26, 30, 32, 38, 41 PRODUCTGEGEVENS, 31, 38, 53, 66, 70 Producthistorie, 37 productitems, 15 productnummer, 23, 38, 39, 48 Productnummer Het productnummer kan een bestaan uit een polisnummer, een registratienummer of een ander soortgelijk nummer., 39 productonderdelen, 20, 38 PRODUCTPAKKETNUMMER, 5, 23 PROLONGATIE, 6, 11, 42 Prolongatie- en Afsluitprovisie, 42 Prolongatie en afsluitprovisie (provisie reserveren)3, 6 PROLONGATIELIJST, 22 PROLONGATIELIJST VAN ALLE GEPROLONGEERDE POSTEN, 22 prolongatielijsten, 42 PROLONGATIENOTA AFDRUKWACHTRIJ, 22 Prolongatieprovisie, 42 PROLONGATIES, 22, 29 PROLONGATIES, 4, 19, 22, 29 prolongeren, 11, 28, 29, 32, 39, 40, 43 Prolongeren, 29 PROSPECTS, 3, 12, 23 PROSPECTS = KANDIDAAT KLANTEN, 23 Provisie %. Vul hier het doorlopende provisiepercentage in., 33 Provisie en kosten, 41, 42, 43 Provisiebedrag. Vul hier een vast provisiebedrag in indien bij het product altijd van eenzelfde provisiebedrag sprake is., 33 provisiepercentage, 33 provisiereserve, 41, 43 Provisiereservering Provisie die niet ineens wordt uitgekeerd boekt u hier., 41

Q QUERY, 4, 20, 21, 25, 26, 27, 40 Query‟s, 25

R Rechts van het lege document ziet u een instructielijst Samenvoegen., 80, 81

Regelnummer Handig wanneer u meerdere producten heeft ingevoerd. De standaard volgorde van de productsen in de lijst is de volgorde van invoer. U kunt deze met behulp van de regelnummers naar wens aanpassen., 38 Regels, 7, 54 rekening courant, 28, 30, 42 REKENING COURANT, 5, 22 Rekening Courant, 30 REKENING COURANT OVERZICHT, 22 Rekening courant5, 5 rekening courantinfo, 28 rekening-courantinformatie, 28 relaties, 18, 36 RELATIES, 4, 18 Renteproducten, 16 Reparateur, 50

S samenvoegvelden, 36, 41, 54, 56 Samenvoegvelden voor Klant en Financiering3, 7 SAMENVOEGVELDEN WORDDOCUMENTEN KLANT EN PRODUCT, 64 SAMENVOEGVELDEN WORDDOCUMENTEN KLANT EN FINANCIERING, 68 SAMENVOEGVELDEN WORDDOCUMENTEN KLANT EN HYPOTHEEK, 71 scanmodule, 29, 36, 44, 46, 50, 51, 52 Scanmodule, 50, 51 Scannen. Wanneer u in het bezit bent van de scanmodule van ARBIS dan kan de scanner u veel werk uit handen nemen. (zie uitleg aldaar), 44, 46 scanner, 28, 29, 36, 44, 46, 51, 52 scannersoftware, 51 scanoptie, 44, 46, 51 SCHADE, 6, 14, 15, 41, 49, 50, 77 SCHADE, 4, 7, 15 Schadeadministratie, 5, 15, 23, 29 schadebehandeling, 17, 54 Schadedocumenten, 54 SCHADEDOSSIER, 77 schadedossiers, 12, 13, 14, 15, 16, 29, 31, 53 Schadedossiers, 12, 18 schadeoorzaken, 15 Schadeoorzaken, 15 scherminstructie, 52 SCHUIF DE DOCUMENTEN IN DE JUISTE VOLGORDE VAN BOVEN NAAR BENEDEN OF OMGEKEERD MET DE ZWARTE PIJLKNOPPEN., 21 Selecteer de klant waarop de klacht betrekking heeft / van wie de klacht afkomstig is, 13, 18 Selecteer de nieuwe klant aan wie of waaraan het product wordt overgedragen, 31, 53 Selecteer de nieuwe klant aan wie of waaraan het schadedossier wordt overgedragen, 31, 53 Selecteer een scanner en vink het vakje aan. De scanoptie zoekt alle beschikbare scannersoftware. Gebruik bij voorkeur een WIA-driver indien deze in het scrollvenster verschijnt., 51

Pagina 92

ARBIS HANDLEIDING Selecteer het beschadigde bestand uit de lijst van tps-bestanden., 60 Selecteer het product van deze klant dat moet worden overdragen aan een andere klant, 31, 53 Selecteer het schadedossier van deze klant dat moet worden overdragen aan een andere klant, 31, 53 Selecteer in het scherm Overdragen van het product eerst de klant waar het product zich thans bevindt, 31, 53 Selecteer in het scherm Overdragen van het schadedossier eerst de klant waar het schadedossier zich thans bevindt, 31, 53 SELECTIE ELEMENT, 14, 24, 36 SELECTIE ELEMENTEN, 13, 14 Selectie elementen, 14 SELECTIECRITERIA, 3, 13 SELECTIES, 4, 20 signaleren, 37 Signaleren, 35, 45 Signalering hypotheken, 12 Signalering kinderen, 12 Signalering klanten, 12 Signalering producten, 12 Sluit het Pop-Upvenster., 80 Sluiten, 26, 79 Solverium, 11 spaarproduct, 32 SPECIAAL ONDERHOUD, 4, 15 Speciaal onderhoud5, 4 stamtabellen, 32, 38 Start ARBIS op maar log niet in, 60 Start Word, 80, 81 Stilzwijgende verlenging. Hier geeft u aan of het expirerende product stilzwijgend wordt verlengd., 33 Synchroniseren productelementen, 15

T Tabblad Algemeen, 13, 18 Tabblad Dossieroverdracht, 13, 18 Tabblad Omschrijving en gebeurtenissen, 13, 18 tegenpartij, 16, 49, 54, 55, 77 Tegenpartij, 49 TEGENPARTIJ, 78 Tegenwoordig zijn er diverse handige programma‟s beschikbaar waarmee u e-mail acties onder uw klanten kunt houden. De voordelen zijn evident. Denk maar aan de enorme besparing op papier en portikosten., 59 TELEFOONNUMMER (OF GEDEELTE DAARVAN), 23 Tijd:, 48 Tijdstip waarop de wijziging van kracht wordt Spreekt voor zich., 41 TIP, 42 Toeslag Geef hier indien van toepassing een afwijkend extra toeslagpercentage op., 41 Toeslag aanpassen Hier kunt een extra door uzelf toe te kennen klantkorting of toeslag opgeven. Deze korting wordt wel op het totaalbedrag in mindering gebracht maar niet doorbrekend in de provisie e.d.., 41 Toeslag voor termijnbetaling. Wanneer u bij de klant polissen gaat invoeren berekent het programma desgewenst automatisch de gebruikelijke toeslag op

de premie voor de verschillende termijnbetalingen., 33 TOTAALKLANT, 13, 14 Trede en korting% Hier wordt de status van de trede en korting weergegeven., 41

U U begint bij het tabblad De voorletters worden automatisch gescheiden door punten. Dat hoeft u dus niet te doen. Vul de overige velden in., 35 U HEEFT IEMAND VAN EEN BEDRIJF – EN EEN KLANT VAN U - AAN DE TELEFOON MAAR WEET NIET PRECIES MET WIE U SPREEKT OF VOOR WELK BEDRIJF HIJ OF ZIJ WERKT. DAN VOERT U HIER DE NAAM VAN DE CONTACTPERSOON IN OM DE NAAM VAN HET BEDRIJF TE ACHTERHALEN., 23 U krijgt nu een leeg DOS scherm te zien zoals hieronder weergegeven., 61 U kunt aan de klant personen en bedrijven koppelen die op een of andere wijze betrokken zijn bij uw klant. Te denken valt aan dienstverleners waarvan u op de hoogte wilt zijn zoals bijvoorbeeld een accountant of notaris., 37 U kunt aanvullende gegevens invoeren maar het hoeft niet. Het hangt er van af hoeveel detail u wilt bewaren en inzien., 40 U kunt deze gegevens verder in het programma op verschillende manieren ophalen en bewaken., 48 U kunt met de printknop een gesorteerde afdruk maken van de gegevens in de lijst., 48 U mag dit scherm gewoon negeren., 61 U vindt ook via Help > FAQ op het Internet een uitgebreide handleiding hoe u kunt prolongeren., 29 U WEET GELUKKIG DE POSTCODE NOG…, 23 Uitleg knoppen van het klanteninvoerscherm, 36 Uitleg knoppen3, 6 UITLOGGEN, 3, 11 UITSLUITEND BEDRIJVEN, 20, 23 UITSLUITEND KLANTEN DIE EEN FEESTDAGKAARTJE MOGEN ONTVANGEN, 23 UITSLUITEND KLANTEN DIE GEMAILD MOGEN WORDEN PARTICULIEREN EN BEDRIJVEN, 23 UITSLUITEND PERSONEN, 20, 23 UNC = Uniform Naming Convention, 8 Userlogboek, 18 Uw huisstijl, 7, 54 Uw huisstijl3, 7

V VENSTER, 5, 24 Verdeel de verschillende documenten met de grote pijlen omhoog en omlaag rechts in beeld in de juiste volgorde zodat ze straks op deze volgorde in het enkele verzamelde document verschijnen., 17 verjaardagen, 12, 35 Verjaardagen, 12 VERKORT OVERZICHT VAN ALLE KLANTEN, PRODUCTEN EN SCHADEDOSSIERS., 14 Verkorte lijst van productitems (productelementen) aanmaken of vernieuwen, 15

Pagina 93

ARBIS HANDLEIDING VERTREKKENDE PARTNER, 12, 13, 14, 16, 31, 53 Vervalcodes, 15 vervaldatum, 28, 29, 39 Vervaldatum, 39, 66 De eerstvolgende vervaldatum van het product., 39 Vervolgens wordt het bestand gerepareerd. U ziet dit aan de hand van het volgende scherm. Het scherm kan afhankelijk van de omvang van de tabel en de snelheid van uw systeem heel even of wat langer te zien zijn., 61 Verzekerde Indien gewenst Kan hier een verzekerde worden vermeld., 39 Verzekeringnemer Indien gewenst Kan hier een verzekeringnemer worden vermeld., 39 verzekeringsproducten, 15 Via de menuoptie Agenda > Controle op alle evenementen, 40, 45 Via Onderhoud > Worddocumenten > Brieven aan… maakt u nieuwe concepten aan. Sla deze op volgens de afgesproken regels en controleer of u het aangemaakte concept kunt terugzien door weer naar Onderhoud > Worddocumenten te gaan., 56 Vink de blokjes Provisiereservering en Automatisch afboeken aan, 42 Vink de vakjes die van toepassing zijn aan en vul de gevraagde gegevens in., 44 Voer bij Provisie het provisiebedrag van de nota in, 43 Voer de datum en tijd van binnenkomst in, 13, 18 Voer de gegevens van de gebruiker in en maak een voorlopig wachtwoord aan en geef dit door aan de gebruiker. De gebruiker kan het wachtwoord na de eerste aanmelding zelf als volgt wijzigen., 9 Voer de maand in waarop de prolongatie betrekking heeft., 29 Voer de provisie als volgt in (figuur 1), 42 Voer de verwerkingsdatum in. Dit is de datum waarop u de verwerking wilt vastleggen., 29 Voer een dossiernummer in, 13, 18 VOER EEN NAAM IN EN DRUK OP DE TABTOETS OM VERDER TE GAAN., 23 Voer een polis in, 42 Voer eventueel een controle uit op de adressen in de browser, 81 Voer eventueel referentie informatie in, 13, 18 Voer het jaar in waarop de prolongatie betrekking heeft., 29 Voer in „Tegenpartij‟.., 49 Voer in op wie de klacht betrekking heeft (uw kantoor, de maatschappij of anders), 13, 18 Voer in waarover de klacht gaat, 13, 18 Voer indien gewenst de datum van het en het in., 34 Voer nu de velden stuk voor stuk op de juiste volgorde achter elkaar in door hierop te dubbelklikken. Begin met De heer en vervolgens de voorletters enzovoorts, 80 Volg de instructies zoals deze hier zijn opgegeven., 81 VOLGENDE BEZOEKDATUM, 3, 13 Volgende bezoekdatum5, 3 VOOR DE PRINTER, 4, 20

Voor de printer5, 4 Voor elke medewerker die gebruik mag maken van ARBIS moet een gebruiker in ARBIS worden aangemaakt. Het aanmaken van een gebruiker gaat als volgt., 9 Voorbeelden van operators waarmee u selecties in ARBIS samenstelt zijn:, 25 Vrij tekstveld. Hier kan worden geknipt en geplakt., 48 Vul de gevraagde gegevens in de betreffende velden in. Deze velden spreken voor zich., 40 Vul de onderdelen in zoals hieronder is weergegeven., 25 Vul in het inlogvenster uw wachtwoord in bij Beheerder en druk op de tab-toets (NIET ENTEREN), 60

W Wachtwoord wijzigen3, 3 Wanneer de klacht is afgehandeld geeft u dit aan in het groene vlak door het vakje aan te vinken, 13, 18 Wanneer een gebruiker is gekoppeld aan een product dan kunnen hier de omzetgegevens worden bekeken van Alle producten, Prolongaties en Mutaties., 19 Wanneer op het product geen assurantiebelasting van toepassing is vinkt u het vakje aan. Dit is bijvoorbeeld bij levenproducten maar ook op bancaire en diverse andere producten van toepassing., 33 Wanneer u de overige velden in dit tabblad heeft ingevoerd klikt u op de radiobutton man of vrouw voor het bepalen van het geslacht van de klant., 35 Wanneer u specifieke vragen heeft ga dan eens naar FAQ., 24 Wanneer u zelf incasseert kunt u hier de openstaande posten bekijken die op deze debiteur van toepassing zijn., 36 WANNEER UW KANTOOR ZELF INCASSEERT KUNT U OVERWEGEN UW NOTA‟S IN ARBIS TE LATEN AANMAKEN. ARBIS GENEREERT EEN SAMENVOEGBESTAND WAARMEE U MET BEHULP VAN WORD NOTA‟S KUNT AANMAKEN., 22 WEBSERVICE MAATSCHAPPIJEN, 3, 11 Webservice maatschappijen6, 3 werkstation, 8, 11, 29, 34, 36, 44, 46, 51, 79 Wijzig het wachtwoord., 9 Wijzig verzekeringnemer, 3, 12, 14, 31, 53 Wijzig verzekeringnemer Product / Overdragen product5, 3 WIJZIG VERZEKERINGNEMER PRODUCT/OVERDRAGEN PRODUCT, 12 Wijzig verzekeringnemer Schadedossier / Overdragen schadedossier5, 3 WIJZIG VERZEKERINGNEMER SCHADEDOSSIER/OVERDRAGEN SCHADEDOSSIER, 12 WIJZIGEN VAN HET OPEENVOLGENDE EERSTE OF BEGIN-NOTANUMMER. HET PROGRAMMA NUMMERT AUTOMATISCH DOOR., 16, 22 Wijzigen van product-items., 15 wijziging, 5, 9, 15, 17, 34, 39, 41, 54 Wijziging klantgegevens, 12 Wijziging klantgegevens doorgeven aan klanten, 12 Wijziging klantgegevens doorgeven aan Maatschappijen, 12 Wijziging verzekeringnemer, 14

Pagina 94

ARBIS HANDLEIDING Wijzigingen productgegevens, 12 Wijzigingen productgegevens doorgeven aan klant, 12 Wijzigingen productgegevens doorgeven aan maatschappij, 12 wijzigingsdatum, 39 Wilt u de prolongatie uitstellen dan drukt u op <Sluiten en niets doen>. Wilt u verder gaan en de definitieve prolongatie verwerken dan moet u eerst de lijst afdrukken voordat u verder kunt gaan., 29 Wilt u gebruikmaken van de scherminstructie van de leverancier van uw scanner vink dan deze optie aan., 52 Wilt u naderhand toch nog iets wijzigen of controleren dan kan dit heel eenvoudig via het tabblad prolongaties van de betreffende maatschappij. Klik op of om de lijst te controleren of te wijzigen., 29 WINDOWS, 10, 11, 12, 24, 38, 52 Windows eigenschappen voor het rangschikken van schermen., 24 woonhuisverzekering, 32 Word 2007, 81 Word 97-2003, 80 WORD DOCUMENT, 23 WORDCONCEPTEN, 4, 17

www.assuware.nl, 2

Z Zakelijke klanten, 18 Ziezo. U heeft wanneer u deze instructies heeft opgevolgd een query gemaakt. Ga nu eerst naar het tabblad en benoem de query in het veld Query naam en druk op ., 25 Zodra de eerste mutatienota van de maatschappij wordt ontvangen wordt deze bijvoorbeeld als volgt ingeboekt. Het bedrag van de notais bijvoorbeeld 80% van het totale gereserveerde provisiebedrag van, 43 Zoek het bestand in de map waarop u dit heeft opgeslagen, 81 Zoek het document in de lijst en klik op openen., 44, 46 ZOEK OP SCHADENUMMER, PRODUCTNUMMER, REFERENTIE ENZ. ENZ. GEBRUIK DE HEADER OM DE KOLOM TE KIEZEN WAAR U DE GEWENSTE INFORMATIE WILT VINDEN., 23 ZOEKEN, 5, 23, 34

Pagina 95