Handleiding Gebruik van het
UDlite Materialenbeheersysteem DEEL 1 1
Inhoudstafel: A Opstarten:………………………………….pag. 3 B. Inleiding:…………………………………..pag. 4 C. Module: Productenlijst:…………………..pag. 7 D. Module: Bestellen:………………………...pag. 11 E. Module: Lopende Orders:………………..pag. 15 F. Module: Ontvangsten:……………………pag. 18 In deel II worden de modules: G. Module: Verbruiken: H. Module: Voorraad: I.
Module: Stockeren:
J.
Module: Stock Ingave:
K. Module: PDA
2
A.
STAP 1:
Opstarten:
VPN connectie opstarten
Door op bovenstaand icoontje te dubbelklikken. Paswoord en Username worden bewaard op de computer, dus deze hoef je niet in te geven. Hierna drukt u op “Verbinden”. Als de verbinding gemaakt is dan ziet u in de rechter benedenhoek een informatie tekstballon komen met de vermelding “er is nu verbinding met VPN United Dentists”
STAP 2: Opstarten UD logo Dubbelklikken op bovenstaand icoontje op het bureaublad Opstartscherm Gebruikersnaam
Password ingeven
De juiste Praktijk komt automatisch te voorschijn
Wanneer alle gegevens zijn ingevoerd drukt u op Login
3
Hieronder ziet u de opstartpagina:
4
B.
Inleiding:
Het bestelsysteem is een geautomatiseerd aankoop en logistiek systeem. Het systeem biedt u de mogelijkheid om op een volledig automatische en kwaliteitsvolle manier uw aankopen te organiseren en te controleren. Al uw producten van al uw verschillende leveranciers in één systeem beschikbaar. In de opstartpagina ziet u verschillende iconen, dit zijn toegangen tot afzonderlijke modules. Hier volgt een korte kernschets van de verschillende modules.
A. Module: Productenlijst: In deze module kunt u uw eigen productenassortiment toewijzen en alle logistieke eigenschappen (zoals minimum voorraad en optimale bestelhoeveelheid) zelf onderhouden. Dit is uw eigen specifieke cataloog van producten met uw eigen leveranciers.
B. Module: Bestellen: In deze module worden uw bestellingen uitgevoerd. Dit kan op twee verschillende manieren. • Manueel: door via uw cataloog de verschillende artikelen te selecteren die besteld moeten worden. • Automatisch: wanneer u gebruik maakt van de voorraad module zal het systeem automatisch voorstellen om artikelen bij te bestellen afhankelijk van de actuele voorraad. Het systeem houdt automatisch bij of er reeds lopende bestellingen zijn voor het product zodanig dat dubbele bestellingen niet meer mogelijk zijn
5
C. Module: Lopende Orders: In deze module krijgt u een overzicht van alle lopende orders bij de verschillende leveranciers. Hier zult u ook de informatie krijgen over de voortgang van uw orders. In deze module kunt u ook eigen selecties maken om historische gegevens te controleren.
D. Module: Ontvangsten: In deze module kunt u op een gecentraliseerde manier de ontvangsten inboeken. Onmiddellijk kunt u nagaan of de hoeveelheid en de waarde van de levering overeenkomt met het bestelde. De ontvangen goederen worden onmiddellijk op een algemene voorraad positie voorzien zodanig dat uw voorraad automatisch up to date wordt gehouden.
E. Module: Voorraad: In deze module wordt de actuele staat van de voorraad per product en eventueel per locatie weergegeven.
F. Module: Verbruiken: In deze module kunnen de verbruikte goederen manueel worden ingegeven. Op deze manier zal uw voorraad steeds op to date zijn met de actuele situatie.
G. Module: Stockeren: Deze module biedt u de mogelijkheid om uw voorraad op verschillende locaties te bewaren en te volgen.
H. Module: Ingave Stock: Deze module is er om een initiële voorraad positie in te geven en te verwerken. Op deze manier kunt u zeer vlot uw actuele voorraad ingeven.
6
I. Module: PDA: Deze module biedt u de mogelijkheid om alle bovenstaande operaties geautomatiseerd via barcode scanning te verwerken. HLTsupply biedt u de mogelijkheid om dit te doen via een PDA (Pocket Computer) of een barcodescanner.
7
C.
Module: Producten lijst:
In deze module kunt u uw eigen productenassortiment toewijzen en alle logistieke eigenschappen (zoals minimum voorraad en optimale bestelhoeveelheid) zelf onderhouden. Dit is uw eigen specifieke cataloog van producten met uw eigen leveranciers.
A. Scherminformatie: Wanneer u de module opstart komt u in de cataloog, hier onderscheiden we de volgende informatie: a. b. c. d.
Artikeltype: dit is de hoofdgroep waartoe materialen horen. Artikelgroep: dit is de onderverdeling van de hoofdgroep. Detail informatie van het artikel. Op de bovenbalk vindt u verschillende mogelijkheden om een artikel op te zoeken (Belangrijk de zoekselectie gebeurt steeds op de basis keuze die u gemaakt hebt in de onderschermen,
8
dus als u wilt zoeken op alle artikelen moet de selectie in de deelvakken op “Alle” staan) : Omschrijving: hier zoekt u op een deel van de omschrijving van het artikel. Producent: hier zoekt u op de producent van het artikel Ref. Lev.: hier zoekt u op basis van de referentie nummer van de leverancier. Belangrijk: Bij iedere opdracht die u wenst uit te voeren moet u op de knop “ZOEK” drukken e. De verschillende icoontjes op de bovenbalk:
als u op dit icoontje drukt kunt u de informatie die op dat moment op het scherm staat exporteren als een text bestand naar uw eigen computer. Hierna kunt u dit dan openen onder verschillende programma’s bij u en eigen bewerkingen uitvoeren.
Dit Icoontje ingedrukt (zoals nu voorgesteld) dan ziet u alle artikelen die reeds tot uw praktijk zijn toegewezen.
Als dit icoontje uitklikt en op “ZOEK” drukt dan krijgt u een overzicht van alle artikelen die in het systeem zijn opgenomen. Op de lijst zijn de toegewezen artikelen en niet toegewezen artikelen door een kleurcode onderscheidbaar; namelijk: i. De niet toegewezen artikelen worden in een blauw veld weergegeven. ii. De toegewezen artikelen worden in een wit veld weergegeven.
als u dit icoontje indrukt worden er barcode etiketten afdrukbaar gesteld van alle artikelen die op dat moment door u werden geselecteerd.
9
B. Mogelijke bewerkingen: B.1: Artikel Toewijzen: Bij het begin van het systeem is de praktijk eigen catalogus leeg. U moet uw eigen artikelen toewijzen aan de praktijk. Dit doet u door: a) Het icoon met alle artikelen tonen indrukken (zie hierboven) en de keuze lijst artikel type te specifiëren of op “Alle” te zetten. b) Nu ziet u de volledige lijst van producten die in het UD bestelsysteem reeds werden opgenomen. c) U kunt nu artikelen toewijzen door het betreffende artikel te kiezen en dan op de knop “Toewijzen” te klikken. Een artikel kiezen doet u door met de muis in de detaillijn van het betreffende artikel te gaan staan. Deze handeling herhaalt u voor alle artikelen die u voor de eigen praktijk wenst toe te wijzen.
10
B.2: Eigen informatie aan een product toekennen In deze module kunt u alle logistieke en aankoopinformatie ingeven in het systeem. Deze informatie is specifiek voor uw praktijk. Als u een artikel hebt geselecteerd kunt u dit praktijk specifiek definiëren door op de map beschrijving
Product informatie
Logistieke Informatie
Eenheid Informatie
Dit scherm is drieledig: Eerste deel is product specifiek: Artikelnummer zoals deze door ons werd toegekend Omschrijving Eenheid waarin het product normaal verbruikt wordt De informatie van de producent van het product
11
Tweede deel is een tweeluik, Logistieke informatie: Bestelinfo-hoeveelheid: De leverancier: als er verschillende leverancier voor dit product in het systeem zijn opgenomen kunt u dit hier zelf bepalen. Minimale bestelhoeveelheid: uitgedrukt in de eenheid waarbij de leverancier dit product aanlevert, hier ziet u dan ook de omrekening naar de verbruikeenheid. Optimale bestelhoeveelheid: hier geeft u het aantal in dewelke u als optimaal vind als u het product besteld. Deze hoeveelheid zal dan verder in de bestelmodule als standaard gebruikt worden als u het product besteld. Voorraad info (Specifiek voor een praktijk met voorraad eigenschappen): De informatie die u hier ingeeft zal als basis dienen voor de automatische opvolging van de voorraad en het automatisch generen van de bestelvoorstellen. Minimale Voorraad: deze hoeveelheid is het punt waarbij er een automatisch bestelvoorstel zal aangemaakt worden, eens de voorraad onder dit punt komt. Maximale Voorraad: deze hoeveelheid zal dienen om de hoeveelheid te bepalen die er besteld moet worden ten opzichte van de actuele voorraad. Grijphoeveelheid: deze hoeveelheid is de praktijk specifieke hoeveelheid die gebruikt wordt als er vanuit de voorraad een product naar de kabinetten worden gebracht. Op die manier kunt u het online bijhouden van de voorraad nog een stuk vereenvoudigen. Het derde luik is de eenheden informatie: Hier ziet u de verschillende eenheden en onderlinge omrekening van een bepaald artikel. De informatie in dit luik zal u instaat stellen om specifieke kostprijsberekeningen uit te voeren en behoefte bepaling te doen als u een behandeling als dusdanig protocoleert.
12
D.
Module: Bestellen:
In deze module worden uw bestellingen uitgevoerd. Dit kan op twee verschillende manieren. • Manueel: door via uw cataloog de verschillende artikelen te selecteren die besteld moeten worden. • Automatisch: wanneer u gebruik maakt van de voorraad module zal het systeem automatisch voorstellen om artikelen bij te bestellen afhankelijk van de actuele voorraad. Het systeem houdt automatisch bij of er reeds lopende bestellingen zijn voor het product zodanig dat dubbele bestellingen niet meer mogelijk zijn
Manueel
Automatisch
13
A. De manuele verwerking: Als u volgens manuele bestelling tewerk gaat dan klikt u op het icoon “Cataloog”. Hierdoor komt u in de gelijkaardige cataloog als hierboven beschreven. Ook zijn de functionaliteiten dezelfde. Enkel heeft men nu nog de mogelijkheid om een bepaald artikel te selecteren om te bestellen.
Hoe een bestelling plaatsen in het manuele regime: 1. In de cataloog selecteert, door te dubbelklikken op het artikel, u de artikelen die u wenst te bestellen. U ziet dat een artikel geselecteerd is door de kleurcode Rood. Dit kunnen er meerdere tegelijkertijd zijn en dit moeten niet enkel praktijk toegewezen artikelen zijn. Wanneer een check wenst uit te voeren om te zien welke artikelen er nu allemaal werden geselecteerd drukt u op mandje. 2. Eens alle artikelen geselecteerd werden drukt u op de knop “Volgende”. 3. Nu ziet u onderstaand scherm
14
Het bestelde aantal verpakkingen worden automatisch ingevuld vanuit uw specifieke logistieke informatie (zie vorige module: productenlijst) als er niets is ingevuld dan kiest het systeem automatisch “1”. Nu kunt u de voorgestelde aantallen nog wijzigen in de kolom “Aantal besteld”. Eens alle juist ingevuld drukt u op “Verwerken” Opgelet: zolang u de bestelling niet verwerkt hebt is deze informatie enkel lokaal. Dwz dat wanneer je het systeem verlaat nog voor de bestelling verwerkt is ben je deze informatie kwijt. Daarom is het aan te raden om steeds de bestelling te verwerken alvorens de computer te verlaten. De bestellingen zijn nu als bestelvoorstel aangemaakt en krijgen een bestelreferentie. Deze kan gebruikt worden door de leverancier als referentie voor levering.
15
B. Automatische verwerking: Wanneer u de voorraad bijhoudt dan zal het systeem automatisch voorstellen om bestellingen bij te plaatsen alsook het te bestellen aantal. U krijgt een overzicht van de actuele voorraad en de reeds in bestelling zijnde hoeveelheid voor het betrokken artikel. Door op verwerken te drukken komt u in het scherm van bestelling en kunt u nog hoeveelheden wijzigen. (zie punt A manueel bestelen). De volgende stappen zijn gelijklopend met de stappen beschreven in het manueel verwerken.
C. Belangrijke kwaliteitsverbetering: Een belangrijke kwaliteitsverbetering door met het UD bestelsysteem te werken zijn: Er is een automatische opvolging naar de reeds lopende bestellingen zodanig dat je dubbele bestelling uitsluit. Alle logistieke informatie kan één keer worden ingegeven en dient dan als basis voor een stabiel aankoopbeleid.
16
E.
Module: Lopende Orders:
In deze module krijgt u een overzicht van alle lopende orders bij de verschillende leveranciers. Hier zult u ook de informatie krijgen over de voortgang van uw orders. Iedereen binnen de organisatie kan on line zich vergewissen van de levertijden en hoeveelheden van de openstaande orders. In deze module kunt u ook eigen selecties maken om historische gegevens te controleren.
In het scherm Lopende Orders krijgt u een on line follow up van de openstaande orders. In bovenstaande scherm kunt u twee verschillende kleuren onderscheiden. De bestelreferentie in Geel zijn aanvaard en verstuurd naar de desbetreffende leveranciers. Deze orders zijn niet meer te wijzigen of te elimineren op het scherm.
17
De bestelreferentie in het wit zijn bestelvoorstellen door u in de module Bestellen verwerkt maar werd door het UD bestelsysteem nog niet naar de leverancier verstuurd. Het is BELANGRIJK om te weten dat deze bestellijnen door u nog kunnen geëlimineerd worden, zonder gevolg van de rest van de bestelling. Hoe elimineert u een bestellijn: U selecteert de lijn door uw cursor te klikken op deze lijn. In de rechter zijbalk vindt u een minteken “ – “ als u hier op klikt dan ziet u dat de detaillijn doorstreept wordt. Deze handeling kunt u herhalen indien u meerdere lijnen verwijderd wenst. Door op de knop “Verwerken” te drukken zullen alle doorstreepte detaillijnen verwijderd worden. Situatievoorbeeld: U bestelt een artikel per vergissing, zolang de bestelling nog niet werd verwerkt naar de leverancier kunt u deze elimineren. U besteld een verkeerd aantal, eens de bestelling als bestelvoorstel verwerkt is, is het aantal niet meer te wijzigen. U dient in dat geval de lijn te elimineren en opnieuw een bestelling plaatsen voor dat ene product. Die zal dan een nieuwe bestelreferentie krijgen maar zal door het systeem samen met de andere bestellijnen verzameld naar de leverancier verstuurd worden.
A. Scherm informatie: Op het scherm vindt u de volgende informatie terug: Wat werd er door U gevraagd Wat werd er effectief besteld Welke is de waarde van de desbetreffende bestellijn. Wie is de leverancier Wanneer is de levering voorzien
18
In de rechter bovenhoek van het scherm vindt u de mogelijkheid om een weergave te krijgen van: te ontvangen orders: dan krijgt u op het scherm alle nog niet of niet volledig ontvangen bestellijnen. Alle dan krijgt u een overzicht van alle reeds uitgevoerde bestellingen, ook deze die reeds ontvangen werden.
B. Extra functies: Door de informatie te exporteren met behulp van de knop bent u in de mogelijkheid om zelf evaluaties te maken over uw bestellingen. Door deze te exporteren en te openen in een spreadsheet programma kunt u zelf verschillende opzoekingen maken.
19
F.Module: Ontvangsten: In deze module kunt u op een gecentraliseerde manier de ontvangsten inboeken. Onmiddellijk kunt u nagaan of de hoeveelheid en de waarde van de levering overeenkomt met het bestelde. De ontvangen goederen worden onmiddellijk op een algemene voorraad positie voorzien zodanig dat uw voorraad automatisch up to date wordt gehouden.
A. Scherm informatie: Bij het opstarten van de module ontvangsten krijgt u de mogelijkheid om op een specifieke referentie uw te ontvangen order op het scherm te krijgen. Als u zonder extra informatie in te geven op de knop “Tonen” drukt dan zal het systeem u alle informatie weergeven van de
20
openstaande orders die reeds naar de leveranciers zijn verstuurd. U kunt daarentegen een selectie maken door een bepaalde informatie in te geven die de daarvoor voorziene selectievakjes. Op die manier kunt u snel en overzichtelijk de juiste levering met de juiste bestelling afpunten. Het ontvangen aantal van een product wordt ingegeven in de kolom “Ontvangen”. Hebt u alle ontvangen goederen en de desbetreffende hoeveelheid ingegeven drukt u op “Verwerken”. De volledig ontvangen detaillijnen zullen nu van het scherm verdwijnen. Op die manier behoudt u een correct en overzichtelijk overzicht van de nog openstaande bestellingen. B. Kwaliteitsinformatie: Belangrijke kwaliteitsinformatie die u op ter uwer beschikking is: Online en gecentraliseerde opvolging van de lopende bestellingen, te late of niet volledige leveringen kunnen perfect opgevolgd worden. Alle informatie is voor iedereen ter beschikking. Bij de inboeking van de ontvangst kunt u een online opvolging doen van de juiste waarde van uw bestelling. Bij het ingeven van de bestelling zal automatisch de waarde voor de ontvangen hoeveelheid weer gegeven worden. Zodanig dat u onmiddellijk tijdens de ontvangst ook een factuur controle kunt uitvoeren. Bij voorraad verwerking wordt uw voorraad onmiddellijk ingeboekt bij verwerking van uw ontvangst.
21
De volgende Modules worden in Deel II van de handleiding verder uitgewerkt.
G. Module: Verbruiken: H. Module: Voorraad: I. Module: Stockeren: J. Module: Ingave Stock: K. Module: PDA:
22
