Verslag Directiecomité 7 oktober 2014 Aanwezig: Katrien Van de Poel, ondervoorzitter, Frank Geudens, secretaris; Katleen den Roover, Alex Helsen, Jef Laureyssens, Ariane Van Dooren, bestuurders; Tom Wustenberghs, algemeen directeur; Miranda Schildermans, adjunct-algemeen directeur (verslag) Carine Leys, waarnemend voorzitter Kris Verduyckt; waarnemend bestuurder Verontschuldigd: Rob Van de Velde, voorzitter; Peter Wouters, ondervoorzitter; Tjerk Sekeris, waarnemend bestuurder Véronique Maurissen, diensthoofd interne organisatie, onthaal en plechtigheden. Katrien Van de Poel, ondervoorzitter, neemt het voorzitterschap van deze vergadering waar.
1.
Bestuursorganen: directiecomité 2 september 2014 (verslag) - goedkeuring
Aanleiding Voorwerp van het besluit Het verslag van de vorige vergadering wordt ter goedkeuring voorgelegd. Juridische gronden Artikel 25, §2 van de statuten Het dagelijks bestuur van de vereniging is toevertrouwd aan het directiecomité. Bijlage(n) Verslag 2 september 2014
Besluit Enig artikel Het verslag van het directiecomité van 2 september 2014 wordt goedgekeurd. 2.
Organisatie: beleidsnota 2015 - verwijzing
Tom Wustenberghs, algemeen directeur, geeft toelichting bij de beleidsnota 2015 die voor de eerste keer werd op gemaakt aan de hand van de A3 methodiek, waarbij men op een A3 een overzicht krijgt van de doelstellingen en beoogde resultaten. Een bestuurslid informeert naar het voorstel tot wijziging tarieven 2015 en of dit ook geldt voor het pas ingevoerde sociaal tarief. Tom Wustenberghs, algemeen directeur, deelt mee dat het sociaal tarief behouden blijft zoals het nu werd vastgesteld. Een bestuurslid informeert naar de stijging van de RSZ-bijdragen. Tom Wustenberghs, algemeen directeur, legt uit dat ingevolge een geleidelijke stijging naar 41,50 % op de loonmassa, het voorziene bedrag in het budget moest aangepast worden. Na bespreking gaat het directiecomité over tot besluitvorming. Aanleiding Voorwerp van het besluit De beleidsnota voor 2015 wordt toegelicht en wordt ter goedkeuring verwezen naar de raad van bestuur. Juridische gronden Artikel 44, alinea 6 van het decreet van 6 juli 2001 houdende de intergemeentelijke samenwerking en artikel 30, §1 van de statuten De raad van bestuur bereidt jaarlijks een strategie en beleidsplan voor dat ter goedkeuring wordt voorgelegd aan de algemene vergadering. Bijlage(n) Voorstel beleidsnota 2015
Besluit Enig artikel Het voorstel van beleidsnota voor 2015 wordt verwezen naar de raad van bestuur. 3.
Financiën: budget 2015 - verwijzing
Aanleiding Voorwerp van het besluit Het budget voor 2015 wordt toegelicht en wordt ter goedkeuring verwezen naar de raad van bestuur. Juridische gronden Artikel 44, alinea 6 van het decreet van 6 juli 2001 houdende de intergemeentelijke samenwerking en artikel 30, §1 van de statuten De raad van bestuur bereidt jaarlijks een budget voor dat ter goedkeuring wordt voorgelegd aan de algemene vergadering.
Bijlage(n) Voorstel budget 2015
Besluit Enig artikel Het voorstel van budget voor 2015 wordt verwezen naar de raad van bestuur. 4.
Financiën: vaststelling tarieven 2015 - verwijzing
Tom Wustenberghs, algemeen directeur, geeft toelichting bij het voorstel van tariefwijziging vanaf 2015. De laatste indexering van de tarieven dateert van 2011. De kostprijs van een crematie werd destijds ook verlaagd. Het voorstel tot tariefaanpassing past in het vooropgestelde meerjarenplan van de organisatie. Tevens werd in het tariefvoorstel voorzien in een toeslag voor extra gebruik van de aula per begonnen half uur, om zo het overschrijden van de duur van de plechtigheden te ontraden. Een bestuurslid informeert naar de mogelijkheid om de vergoeding die aan de vrijwilligers wordt gegeven door PONTES, mee door te rekenen in de kosten van een plechtigheid. Tom Wustenberghs, algemeen directeur, zegt dit te zullen mee bekijken nadat de plechtigheden op punt zijn gezet. Na bespreking gaat het directiecomité over tot besluitvorming.
Aanleiding Voorwerp van het besluit Er wordt een tariefaanpassing voorgesteld voor het dienstjaar 2015 die vervolgens door de raad van bestuur moet worden goedgekeurd. Juridische gronden Artikel 62, 2° van het decreet van 6 juli 2001 houdende de intergemeentelijke samenwerking en artikel 22, §3, 2° van de statuten De raad van bestuur is bevoegd voor de vaststelling van de tarieven. Bijlage(n) Overzicht dienstverlening tarieven 2015 Overzicht cateringformules tarieven 2015
Besluit Enig artikel De voorstellen tot wijziging van de tarieven voor dienstverlening en cateringformules, zoals gevoegd als bijlagen bij dit besluit, worden ter goedkeuring verwezen naar de raad van bestuur.
5.
Samenwerking: overeenkomst gezamenlijke aankoop energie - verwijzing
Aanleiding Voorwerp van het besluit Voor de overheidsopdracht voor de levering van gas en elektriciteit werd de intergemeentelijke vereniging voor het crematoriumbeheer van Brussel aangeduid als opdrachtgevende overheid. De opdracht werd inmiddels gegund en de overeenkomst, waarin de samenwerkingsmodaliteiten met de dienstverlener worden beschreven, moet worden goedgekeurd door de raad van bestuur. Feiten en contekst PONTES participeert in het informele samenwerkingsverband dat bestaat tussen de openbare crematoria van Vlaanderen en Brussel dat tot doel heeft om gezamenlijke initiatieven en projecten te ontwikkelen. Zo werd ondermeer beslist om de levering van gas en elektriciteit gezamenlijk met alle crematoria aan te besteden met als doel een groter volume aan te besteden en een meer aantrekkelijke prijs te bedingen. Aangezien het samenwerkingsverband nog geen formele structuur heeft (een initiatief voor de oprichting van een vzw wordt voorbereid) werd afgesproken om één crematorium als opdrachtgevend bestuur aan te duiden. Het crematorium van Brussel heeft deze rol op zich genomen en deze overheidsopdracht georganiseerd. De opdracht werd gegund aan de firma Schneider Electric die de crematoria zal begeleiden bij de aankoop van energie en het beheer van de raamovereenkomsten die zullen worden afgesloten. De modaliteiten van die samenwerking zijn vervat in een overeenkomst die door alle deelnemers moet worden goedgekeurd. Juridische gronden Artikel 62, 2° van het decreet van 6 juli 2001 houdende de intergemeentelijke samenwerking en artikel 22, §3, 6° van de statuten De raad van bestuur is bevoegd voor de goedkeuring van samenwerkingsovereenkomsten. Besluit van de raad van bestuur van 13 december 2012 waarbij het samenwerkingsverband met andere openbare crematoria wordt goedgekeurd PONTES heeft zich geëngageerd in een samenwerkingsverband met andere openbare crematoria om o.a. gezamenlijke overheidsopdrachten aan te besteden. Besluit van de raad van bestuur van datum waarbij de intergemeentelijke vereniging voor het crematoriumbeheer van Brussel wordt aangeduid als opdrachtgevende overheid Het crematorium van Ukkel organiseert in naam van en voor rekening van alle deelnemende crematoria een gezamenlijke aankoop van gas en elektriciteit. Bijlage(n) Samenwerkingsovereenkomst
Besluit Enig artikel Het voorstel van samenwerkingsovereenkomst voor de gezamenlijke aankoop van gas en elektriciteit wordt ter goedkeuring verwezen naar de raad van bestuur.
6.
Overheidsopdrachten: lening investeringen crematorium Turnhout (lastenboek, raming en gunningswijze) – verwijzing
Aanleiding Voorwerp van het besluit Aan de raad van bestuur zal worden voorgesteld om een lastenboek voor een lening ter financiering van de investeringen in het crematorium van Turnhout goed te keuren. Feiten en contekst In het voorjaar werden een aantal omvangrijke investeringen voor het crematorium van Turnhout goedgekeurd. Enerzijds wordt de laad- en loszone en de invoerruimte grondig verbouwd en uitgebreid. Zo zal er een overdekte laad- en loszone komen en een nieuwe geconditioneerde ruimte waar uitvaartondernemers altijd terecht kunnen voor het afleveren van kisten en het ophalen van asurnes. Daarnaast komt er een centrale administratieve ruimte zodat de klanten alle administratieve formaliteiten kunnen vervullen op één centraal punt. Vervolgens krijgen een aantal van de bestaande lokalen een nieuwe bestemming: de chauffeursruimte wordt uitgebreid en de administratieve ruimten worden omgebouwd tot familiekamer en gespreksruimte. Tevens wordt de invoerruimte aan de crematieovens grondig verbouwd en ingericht zodat er een aangepaste sfeer kan worden gecreëerd voor de nabestaanden die de invoer van een overledene wensen bij te wonen. Anderzijds wordt de huidige keukenruimte uitgebreid en voorzien van een nieuwe keuken met aangepaste toestellen, zodat wij in de toekomst kunnen voldoen aan de HACCP-normering (voedselveiligheid en –hygiëne). De werken zijn gestart in september 2014 en zullen ongeveer 9 maanden in beslag nemen. Juridische gronden Artikelen 23 en 25 van de wet van 15 juni 2006 betreffende de overheidsopdrachten en sommige opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten De overheidsopdrachten worden in principe geplaatst, hetzij bij aanbesteding, hetzij bij offerteaanvraag. Artikel 49 van het decreet van 6 juli 2001 houdende de intergemeentelijke samenwerking en artikel 22, §3, 8° van de statuten De raad van bestuur bepaalt de voorwaarden en de wijze van toewijzing van de opdrachten voor werken, leveringen of diensten. Bijlage(n) Lastenboek lening investeringen crematorium Turnhout
Financiële weerslag De werken worden geraamd op 1.500.000,- EUR. PONTES zal hiervoor een lening afsluiten met een financiële instelling. Het lastenboek voorziet een terugbetalingsperiode van 20 jaar aan een vaste rentevoet. Hoewel een klassieke lening het uitgangspunt is in het lastenboek, hebben de inschrijvers de mogelijkheid om bij wijze van variant andere voordelige financieringsmethoden voor te stellen. De opdracht zal gegund worden aan de inschrijver die rekening houdende met de gunningscriteria de economisch meest voordelige offerte heeft ingediend.
Besluit Enig artikel Het lastenboek, de raming en de gunningswijze voor het afsluiten van een lening ter financiering van de werken in het crematorium van Turnhout worden ter goedkeuring verwezen naar de raad van bestuur. UITGESTELD 7.
Overheidsopdrachten: ontwikkeling crematorium Lommel (selectie kandidaten) – goedkeuring
Aanleiding Voorwerp van het besluit Uit de ontvangen kandidaturen van bouwteams voor de ontwikkeling van het crematorium van Lommel wordt voorgesteld om een aantal kandidaten te selecteren die op basis van het bestek en het programma van eisen een offerte mogen indienen. Feiten en contekst In het najaar van 2013 zijn zeven Limburgse gemeenten lid geworden van PONTES waarmee de ontwikkeling van een nieuw crematorium in Lommel definitief kon aangevat worden. Aansluitend daarop werd gestart met de organisatie van de overheidsopdracht die de realisatie van het nieuwe crematorium moet mogelijk maken. Daartoe heeft de raad van bestuur op 16 april 2014 de selectieleidraad goedgekeurd. Dit document bevat een oproep tot kandidaten die belangstelling hebben om het toekomstige crematorium te gaan ontwikkelen. De selectieleidraad, die zowel in de Bijlagen tot het Belgisch Staatsblad als in het Europees Publicatieblad is bekend gemaakt (respectievelijk op 13 en 18 juni 2014), beschrijft gedetailleerd aan welke vereisten de kandidaten moeten beantwoorden en op welke wijze zij een aanvraag tot deelneming aan de opdracht moeten indienen. De geïnteresseerde partijen moesten uiterlijk op 1 september 2014 hun aanvraag tot deelname hebben ingediend. PONTES ontving de aanvraag van tien inschrijvers. In de selectieleidraad is voorzien dat er tenminste drie en maximum vijf kandidaten kunnen worden geselecteerd die toegelaten worden tot de volgende fase van de overheidsopdracht.
De hierna geselecteerde kandidaten zullen het bestek en het programma van eisen ontvangen en zullen tijdens een informatievergadering meer toelichting krijgen bij het project. Juridische gronden Artikel 26, §§ 2 en 3 van de wet van 15 juni 2006 betreffende de overheidsopdrachten en sommige opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten In specifieke omstandigheden mag de aanbestedende overheid een overheidsopdracht organiseren volgens de onderhandelingsprocedure met bekendmaking. Artikelen 4, 5°, 5 en 7, §1 van de wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten De aanbestedende overheid stelt een gemotiveerde beslissing op wanneer ze beslist over de selectie van kandidaten ingeval de procedure een eerste fase omvat met een indiening van aanvragen tot deelneming. Tevens wordt de inhoud en de wijze van kennisgeving van deze beslissing bepaald. Artikelen 58 t/m 79 en 109, §3 van het koninklijk besluit van 15 juli 2011 betreffende de plaatsing van overheidsopdrachten in de klassieke sectoren Deze artikelen bepalen de voorwaarden waaraan kandidaten moeten voldoen om geselecteerd te kunnen worden voor deelname aan een overheidsopdracht. Het is de aanbestedende overheid toegelaten om in de opdrachtdocumenten te voorzien in een fasering van de overheidsopdracht teneinde het aantal offertes waarover moet worden onderhandeld, te verminderen door toepassing van de vooropgestelde gunningscriteria. Artikel 49 van het decreet van 6 juli 2001 houdende de intergemeentelijke samenwerking en artikel 25, §8, 4° van de statuten Het directiecomité is bevoegd voor het voeren van de gunningsprocedures, de gunning en uitvoering van de overheidsopdrachten. Besluit van de raad van bestuur van 16 april 2014 De raad van bestuur keurt de selectieleidraad voor de ontwikkeling van het crematorium van Lommel goed. Bijlage(n) Verslag van de selectiecommissie van 7 oktober 2014 (ter zitting)
Motivering De kandidaten die wensten deel te nemen aan deze overheidsopdracht, die moet leiden tot de ontwikkeling van een nieuw crematorium aan de Norbert Neeckxlaan te Lommel naast de begraafplaats ‘Centrum’, moesten hun aanvraag tot deelneming uiterlijk op 1 september 2014 bij PONTES indienen.
1.
Kandidaten
Op 1 september 2014 om 14 uur werd de ontvangst van de hierna vermelde aanvragen geregistreerd in een proces-verbaal: 1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
2.
Samenwerkingsverband VALE Vanhout Projects NV A2O-Archietcen CVBA Vanhout NV THV CFE Immo (CFE NV) AWG Architecten CVBA Aannemingen Van Wellen NV BELVI NV Stéphane Beel Architect BVBA Houben NV THV WGC – WRE TRANSIRE Willemen Real Estate NV Willemen General Contractor NV POVSE & Timmermans Architecten Ingenieurs BV Samenwerkingsverband METAphero Artes Projects NV Claus en Kaan Architecten Rotterdam BV Artes Roegiers NV Samenwerkingsverband KUMPEN RED Kumpen Real Estate Development NV Poponcini & Lootens ir. architecten BVBA Kumpen NV Samenwerkingsverband (zonder projectnaam) Hooyberghs Projectontwikkeling BVBA DAE BVBA Hooyberghs NV Samenwerkingsverband LPT VLAECO NV THV Architectenvennootschap AR-TE CVBA Christian Kieckens Architects BVBA Architecten D&A STRABAG Belgium NV Samenwerkingsverband GROEP VAN ROEY Van Roey Vastgoed NV Driesen-Meersman-Thomaes Architecten CVBA Groep Van Roey NV Samenwerkingsverband ELYSIUM DMI Vastgoed Lieven Achtergael Architecten Democo NV
Lammerdries 12 2440 Geel
Hermann Debrouxlaan 42 1160 Brussel
Molenweg 41 3530 Houthalen Boerenkrijgstraat 133 2800 Mechelen
Lanceloot Blondeellaan 2 8380 Zeebrugge
Paalsteenstraat 36 3500 Hasselt
Hoge Mauw 460 2370 Arendonk
Jordaenskaai 25 2000 Antwerpen
Sint-Lenaartsesteenweg 7 2310 Rijkevorsel
Herkenrodesingel 4 B 3500 Hasselt
Selectiecriteria
De selectieleidraad beschrijft de vereisten waaraan kandidaten moeten voldoen om geselecteerd te kunnen worden voor verdere deelname aan deze overheidsopdracht.
Deze vereisten houden ondermeer in dat: a) de kandidaten moeten inschrijven als een samenwerkingsverband of team dat tenminste uit een ontwikkelaar, een architect en een aannemer (verder: de verplicht betrokken partijen) bestaat; daarnaast moeten in het team reeds een aantal bijkomende architecturale disciplines of specialisaties aanwezig zijn; b) de ontwikkelaar moet een afzonderlijk rechtspersoon zijn die minstens een rechtstreekse contractspartij van de opdrachtgever zal worden en derhalve ook aansprakelijk is t.a.v. de opdrachtgever voor de goede uitvoering van de opdracht; c) de ontwikkelaar sluit afzonderlijke overeenkomsten met een architect en een aannemer, respectievelijk voor het ontwerp en de plannen voor het toekomstige crematorium en de bouw en inrichting van het crematorium en de omgeving; het team van de verplicht betrokken partijen moet gedurende de ganse duur van de opdracht behouden blijven; d) de verplicht betrokken partijen zich niet in één van de uitsluitingscriteria mogen bevinden zoals omschreven in de artikelen 61 t/m 66 van het KB Plaatsing; e) de verplicht betrokken partijen hun financiële en economische draagkracht moeten aantonen door middel van een passende bankverklaring, een verzekering voor beroepsaansprakelijkheid en documenten die aantonen dat zij over voldoende liquiditeit, rendabiliteit en solvabiliteit beschikken om de opdracht te kunnen uitvoeren; f) de verplicht betrokken partijen hun technische bekwaamheid moeten aantonen door passende documenten voor te leggen waaruit hun capaciteit, ervaring, erkenning en het recht om het beroep van architect uit te oefenen, blijkt. De ontvangen kandidaturen werden onderzocht en getoetst aan de in de selectieleidraad opgenomen selectiecriteria. Uit dit onderzoek is gebleken dat de volgende kandidaten beantwoorden aan de vooropgestelde selectiecriteria: 1. Samenwerkingsverband VALE; 2. Samenwerkingsverband CFE-AWG-Van Wellen; 3. Samenwerkingsverband Belvi-Beel-Houben; 4. Samenwerkingsverband WGC–WRE TRANSIRE; 5. Samenwerkingsverband METAphero; 6. Samenwerkingsverband KUMPEN RED; 7. Samenwerkingsverband Hooyberghs-DAE; 8. Samenwerkingsverband LPT; 9. Samenwerkingsverband Groep Van Roey; 10. Samenwerkingsverband ELYSIUM. De hierna volgende kandidaten komen niet in aanmerking voor selectie omdat (…): 1. (…)
3.
Doorselectie en uiteindelijke selectie van kandidaten
Naast de hiervoor en in de selectieleidraad uitvoerig beschreven selectiecriteria is voorzien dat – indien er meer dan vijf samenwerkingsverbanden voldoen aan de kwalitatieve selectiecriteria – er zal kunnen worden doorgeselecteerd. De aanbestedende overheid kan op basis van het criterium ervaring, d.w.z. aan de hand van de portfolio van eigen projecten (architectuur, landschapsinrichting en interieur), de opgave van twee niet-eigen projecten en een reflectienota, minimum drie, doch maximaal vijf kandidaten weerhouden. Aangezien er meer dan vijf kandidaten voldoen aan de kwalitatieve selectiecriteria heeft de aanbestedende overheid voormelde documenten en gegevens verder beoordeeld en afgewogen om een doorselectie van vijf kandidaten te kunnen maken. Er werd tevens een gemotiveerde score
toegekend op basis van de overweging dat de opdrachtgever op zoek gaat naar de meest relevante en nuttige ervaring voor dit project. Het advies van de selectiecommissie, waarvan de samenstelling en bevoegdheid werd omschreven in de selectieleidraad, en voorstel tot selectie werd grondig gemotiveerd. Het advies, dat gevoegd wordt als bijlage bij dit besluit, kan door de aanbestedende overheid volledig worden bijgetreden en overgenomen. Op basis van die bijzondere beoordeling volgt de aanbestedende overheid het voorstel van de selectiecommissie om een doorselectie te maken van de hierna vermelde vijf kandidaten: 1. Samenwerkingsverband VALE; 2. Samenwerkingsverband CFE-AWG-Van Wellen; 3. Samenwerkingsverband Belvi-Beel-Houben; 4. Samenwerkingsverband METAphero; 5. Samenwerkingsverband KUMPEN RED. Deze kandidaten kunnen worden toegelaten tot het volgende stadium van de procedure, met name het indienen van een offerte op basis van het bestek en programma van eisen dat hen zal worden meegedeeld en toegelicht tijdens een informatievergadering.
Besluit Enig artikel De volgende kandidaten, die een aanvraag tot deelname hebben ingediend voor de ontwikkeling van het crematorium van Lommel en beantwoorden aan de selectiecriteria vooropgesteld in de selectieleidraad zoals goedgekeurd op 16 april 2014, worden toegelaten tot de volgende fase van de procedure: 1. Samenwerkingsverband VALE; 2. Samenwerkingsverband CFE-AWG-Van Wellen; 3. Samenwerkingsverband Belvi-Beel-Houben; 4. Samenwerkingsverband METAphero; 5. Samenwerkingsverband KUMPEN RED;. UITGESTELD 8.
Overheidsopdrachten: ontwikkeling crematorium Lommel (bestek en programma van eisen) – verwijzing
Aanleiding Voorwerp van het besluit Aan de raad van bestuur wordt goedkeuring gevraagd van het bestek en het programma van eisen voor de bouw en ontwikkeling van het crematorium van Lommel. Feiten en contekst In het najaar van 2013 zijn zeven Limburgse gemeenten lid geworden van PONTES waarmee de ontwikkeling van een nieuw crematorium in Lommel definitief kon aangevat worden. Aansluitend daarop werd gestart met de organisatie van de overheidsopdracht die de realisatie van het nieuwe crematorium moet mogelijk maken.
Daartoe heeft de raad van bestuur op 16 april 2014 de selectieleidraad goedgekeurd. Dit document bevat een oproep tot kandidaten die belangstelling hebben om het toekomstige crematorium te gaan ontwikkelen. De selectieleidraad, die zowel in de Bijlagen tot het Belgisch Staatsblad als in het Europees Publicatieblad is bekend gemaakt (respectievelijk op 13 en 18 juni 2014), beschrijft gedetailleerd aan welke vereisten de kandidaten moeten beantwoorden en op welke wijze zij een aanvraag tot deelneming aan de opdracht moeten indienen. De geïnteresseerde partijen moesten uiterlijk op 1 september 2014 hun aanvraag tot deelname hebben ingediend. PONTES ontving de aanvraag van tien inschrijvers. In de selectieleidraad is voorzien dat er tenminste drie en maximum vijf kandidaten kunnen worden geselecteerd die toegelaten worden tot de volgende fase van de overheidsopdracht. De hierna geselecteerde kandidaten zullen het bestek en het programma van eisen ontvangen en zullen tijdens een informatievergadering meer toelichting krijgen bij het project. Het bestek en het programma van eisen werd de voorbije weken en maanden opgemaakt op basis van inspiratie van andere binnenlandse en buitenlandse crematoria en in nauw overleg met de betrokken uitvaartondernemers, de medewerkers van PONTES en de projectbegeleider. Vooraleer het bestek en het programma van eisen bekend kan worden gemaakt, moet het ter goedkeuring worden voorgelegd aan de raad van bestuur. Juridische gronden Artikel 49 van het decreet van 6 juli 2001 houdende de intergemeentelijke samenwerking en artikel 22, §3, 8° van de statuten De raad van bestuur bepaalt de voorwaarden van de opdrachten voor werken, leveringen of diensten. Artikel 26, §2, 1°, b) van de wet van 15 juni 2006 betreffende de overheidsopdrachten en sommiqe opdrachten vooraanneming van werken. leveringen en diensten De overheidsopdrachten kunnen worden gegund bij onderhandelingsprocedure. De opdracht wordt gegund aan de inschrijver met de economisch meest voordelige en regelmatige offerte. Artikelen 13 en 14 van het decreet van 12 juli 2013 houdende toekenning van subsidies voor gebouwen van de eredienst, gebouwen voor de openbare uitoefening van de niet-confessionele morele dienstverlening en crematoria Deze artikelen bepalen welke projectonderdelen van een nieuw te bouwen crematorium in aanmerking komen voor Vlaamse subsidies. Artikel 2 van het besluit van de Vlaamse regering van 20 december 2013 betreffende de toekenning van subsidies voor gebouwen van de eredienst, gebouwen voor de openbare uitoefening van de niet-confessionele morele dienstverlening en crematoria Dit artikel beschrijft de modaliteiten voor het indienen van een aanvraagdossier voor subsidies bij de Vlaamse overheid in verband met de bouw van crematoria. Besluit van het directiecomité van 7 oktober 2014 Het directiecomité heeft de kandidaten geselecteerd op basis van de in de selectieleidraad opgenomen criteria die toegelaten worden tot de volgende fase van de procedure. Bijlage(n) Bestek en programma van eisen
Financiële weerslag De uitgaven verbonden aan het bouwproject voor het crematorium van Lommel wordt geraamd op € 7,3 miljoen euro. Deze uitgaven werden begroot in de financiële meerjarenplanning van PONTES.
Besluit Enig artikel Het bestek en het programma van eisen voor de ontwikkeling van het crematorium te Lommel wordt ter goedkeuring verwezen naar de raad van bestuur.
9.
Raad van bestuur: agenda bijeenkomst 15 oktober 2014 - goedkeuring
Aanleiding Voorwerp van het besluit Aan het directiecomité wordt voorgesteld de hierna omschreven onderwerpen te agenderen voor de vergadering van de raad van bestuur van 15 oktober 2014. Juridische gronden Artikel 54 van het decreet van 6 juli 2001 houdende de intergemeentelijke samenwerking en artikel 25, §1 van de statuten Het directiecomité is belast met de voorbereidingen van de raad van bestuur.
Besluit Artikel 1 De volgende vergadering van de raad van bestuur vindt plaats op woensdag 15 oktober 2014 om 17.30 uur in de lokalen van het crematorium van Antwerpen (Jules Moretuslei 2 te 2610 AntwerpenWilrijk). Artikel 2 De agenda van de raad van bestuur wordt vastgesteld als volgt: 1. Raad van bestuur: verslag vergadering 18 juni 2014 - goedkeuring 2. Bestuursorganen: samenstelling directiecomité (aanduiding nieuwe leden) - goedkeuring 3. Bestuursorganen: agenda algemene vergadering 17 december 2014 – vaststelling 4. Beleid: beleidsnota 2015 – verwijzing 5. Financiën: budget 2015 – verwijzing 6. Financiën: tarieven 2015 – goedkeuring 7. Samenwerking: overeenkomst gezamenlijke aankoop energie – goedkeuring 8. Overheidsopdrachten: lening investeringen crematorium Turnhout (lastenboek, raming en gunningswijze) – goedkeuring 9. IGEAN dienstverlening: bijzondere algemene vergadering 17 december 2014 (agenda, mandaat en aanstelling afgevaardigde) – goedkeuring
10. 11. 12.
IGEAN milieu & veiligheid: bijzondere algemene vergadering 17 december 2014 (agenda, mandaat en aanstelling afgevaardigde) – goedkeuring Mededelingen: statistieken juni t/m september 2014 – kennisname Varia en rondvraag
10.
Mededelingen – kennisgeving
10.1. Personeelszaken: diversiteitsplan – kennisgeving
De adjunct directeur Miranda Schildermans geeft toelichting omtrent het verslag van opstap diversiteitsplan en het positief advies hieromtrent, evenals over het loopbaan-en diversiteitsplan dat werd ingediend bij RESOC en waarvoor Pontes ook een positief advies heeft voor gekregen. Er worden volgende acties voorzien: - Opmaak competentieprofielen medewerkers plechtigheden en onthaal - Ontwikkelen leiderschap - Ontwikkelen onthaalbeleid - Ontwikkelen peter/meterschap en brugproject deeltijds onderwijs WELA vzw - Ontwikkelen mentorschap technische dienst - AI lerend netwerk 10.2. Personeelszaken: organogram en individuele personeelsdossiers – toelichting De adjunct directeur Miranda Schildermans geeft toelichting over volgende dossiers: - Ingrid Adriaens, diensthoofd crematorium Turnhout - Gust Wijnants, technisch medewerker crematorium Turnhout - Sophie De Boungne, administratief medewerker crematorium Antwerpen – ontslag - syndicaal overleg 29 september 2014 - negatieve sfeer in de organisatie nav de organisatieveranderingen - uitdagingen mbt personeelsbeleid in de organisatie. 10.3. Personeelszaken: aanwervingen – bekrachtiging (ter zitting) Het directiecomité bekrachtigd volgende aanstellingen door de algemeen directeur van 30 september 2014: 1) Greet Selderslaghs, ° 11.12.1961, Elewijtsesteenweg 27 te 1980 Zemst – Eppegem, wordt aangesteld met ½° prestaties als administratief medewerker onthaal en plechtigheden in de dienst Interne Organisatie, onthaal en plechtigheden, met een contract van bepaalde duur van 6 maanden. De ingangsdatum wordt in onderlinge afspraak bepaald. Na gunstige evaluatie voor het verlopen van de einddatum van het contract, kan het contract verlengd worden. 2) Els Severyns, ° 09.01.1976 en wonende Frans Gaillystraat 37 te 2610 Wilrijk wordt aangesteld met ½° prestaties als administratief medewerker onthaal en plechtigheden in de dienst Interne Organisatie, onthaal en plechtigheden, in het kader van een individuele beroepsopleiding of IBO, voor een periode van 6 maanden. De ingangsdatum wordt in onderlinge afspraak bepaald. Na gunstige evaluatie voor het verlopen van de einddatum van het contract, kan het contract verlengd worden. Het directiecomité gaat akkoord met de aanstelling van Karin Dehennin, ° 27.01.1969, wonende Akkerdonckstraat 15 te 2150 Borsbeek als administratief medewerker onthaal en plechtigheden in de dienst Interne Organisatie, onthaal en plechtigheden, met ½° prestaties in het kader van
ACTIVA, voor een periode van 6 maanden. De ingangsdatum van de overeenkomst wordt vastgesteld op 1 januari 2015. Na gunstige evaluatie voor het verlopen van de einddatum van het contract, kan het contract verlengd worden. 10.4. Statistieken: maand september 2014 – kennisgeving
10.5. Bestuursorganen: vergaderkalender 2015 - kennisgeving 11.
Varia en rondvraag
Bijkomende RvB op 19 november 2014
