1
KATA SAMBUTAN Sehubungan dengan telah terbitnya Peraturan Menteri Kehutanan Nomor : P.44/Menhut-II/2009 tanggal 2 Juli 2009 tentang Organisasi dan Tata Kerja Sekolah Menengah Kejuruan (SMK) Kehutanan guna meningkatkan kualitas dan profesionalisme Sumberdaya Manusia (SDM) Kehutanan. Di dalam tugasnya adalah melaksanakan pendidikan kejuruan kehutanan 4 (empat) tahun bertaraf internasional. Proses pelaksanaan dan pengembangan SMK Kehutanan bertaraf internasional adalah mempersiapkan sekolah dalam memasuki era global yang menuntut kemampuan bersaing di tingkat nasional dan internasional. Dalam hal ini sekolah harus mampu mempersiapkan generasi masa depan yang berakhlak mulia, cerdas, mandiri, kreatif, inovatif, dan demokratis yang sejalan dengan percepatan perubahan dari rekayasa era global. Terkait dengan hal di atas, menurut Direktorat Manajemen Pendidikan Dasar dan Menengah-Depdiknas (2008) ada 8 (delapan) prinsip pengembangan utama, yaitu : 1) penguatan, pengayaan, pengembangan, perluasan, pendalaman terhadap standar pendidikan diharapkan memiliki reputasi mutu yang diakui internasional; 2) berdasarkan kebutuhan dan prakarsa sekolah; 3) isi kurikulum mutakhir dan canggih dengan perkembangan ilmu pengetahuan global; 4) manajemen sekolah menerapkan tata kelola yang baik; 5) belajar-mengajar pro-perubahan dan inovatif; 6) prinsip-prinsip kepemimpinan sekolah memiliki visi ke depan; 7) tenaga pendidik dan kependidikan profesional; dan 8) sarana dan prasarana penyelenggaraan sekolah lengkap, relevan, mutakhir dan canggih. Untuk itu, kebutuhan akan data dan informasi sekolah yang faktual dan aktual menyangkut peserta didik, guru, maupun tenaga kependidikan lainnya tidak dapat dihindarkan. Akhirnya, kami mengucapkan terimakasih dan memberikan penghargaan yang tinggi kepada Tim Penyusun (Sdr. Ir. Kadarusman, MSc. dan Sdr. Ir. Priyambudi Santoso, MSc.) serta pihak lain yang telah bekerja keras dalam mewujudkan buku yang mempedomani tentang design program database Sistem Informasi SMK Kehutanan. Semoga bermanfaat.
Bogor, September 2009 Kepala Pusat,
Ir. Helmi Basalamah, MM. NIP. 19611119 198802 1 001
2
PENGANTAR Sekolah sebagai tempat mendidik dan menimba ilmu mempunyai aktifitas yang rutin dan berkelanjutan dalam proses belajar mengajarnya. Bagi sekolah khususnya di bagian data selalu mengalami kesulitan ketika diminta data siswa maupun guru karena pengolahan datanya masih manual. Kebutuhan akan pengolahan database saat ini merupakan sebuah tuntutan yang tidak bisa dihindarkan lagi seiring dengan bertambahnya jumlah siswa, guru maupun karyawannya. Buku ini akan menuntun secara ringkas tentang rancangan/design program database Sistem Informasi Sekolah Menengah Kejuruan Kehutanan sehingga dapat membantu dunia pendidikan khususnya bagi Sekolah Menengah Kejuruan Kehutanan dan memberikan masukkan kepada pengembang program aplikasi.
3
DAFTAR ISI Kata Sambutan Pengantar Daftar Isi Daftar Gambar
…………………………………………………………..i …………………………………………………………..ii …………………………………………………………..iii …………………………………………………………..iv
I.
PENDAHULUAN
…………………………………………………………..1
II.
PENGEMBANGAN MODEL
…………………………………………………………..4
III.
DETAIL MODEL APLIKASI 1. Identifikasi Bahan data 2. Rancangan Input Data 3. Rancangan Proses Input Data 4. Rancangan Output
…………………………………………………………..6 …………………………………………………………..6 …………………………………………………………..7 …………………………………………………………..9 …………………………………………………………..15
IV.
PENUTUP
…………………………………………………………..18
Daftar Pustaka
…………………………………………………………..19
4
DAFTAR GAMBAR Gambar Gambar Gambar Gambar Gambar Gambar Gambar Gambar Gambar Gambar Gambar Gambar Gambar Gambar Gambar Gambar Gambar Gambar
1. Model Jaringan Database SMK Kehutanan 2. Rancangan Proses Input Data 3a. Contoh Penampilan Login 3b. Contoh Penampilan Login Ditolak 3c. Contoh Penampilan Login Diterima 3d. Contoh Penampilan Menu Login Diterima 4. Contoh Penampilan Formulir Biodata Siswa SMK Kehutanan 5. Contoh Penampilan Formulir Kurikulum dan Guru per Semester 6. Contoh Penampilan Formulir Biodata per Semester 7. Contoh Penampilan Formulir Nilai per Semester 8. Contoh Penampilan Formulir Nilai Mata Pelajaran per Semester 9. Contoh Penampilan Formulir Nilai Mata Pelajaran per Semester 10. Contoh Penampilan Formulir Nilai Mata Pelajaran per Semester 11. Formulir isian dokumentasi SMK Kehutanan 12. Formulir isian Modul/Diktat dan Media SMK Kehutanan 13. Contoh Perolehan Nilai Per Semester 14. Contoh Tampilan 15. Contoh Perolehan Nilai Per Semester
…………………………………………………………..5 …………………………………………………………..9 …………………………………………………………..10 …………………………………………………………..10 …………………………………………………………..11 …………………………………………………………..11 …………………………………………………………..12 …………………………………………………………..12 …………………………………………………………..13 …………………………………………………………..13 …………………………………………………………..14 …………………………………………………………..14 …………………………………………………………..15 …………………………………………………………..15 …………………………………………………………..15 …………………………………………………………..16 …………………………………………………………..16 …………………………………………………………..17
5
I. PENDAHULUAN Ada pernyataan yang mengatakan bahwa data merupakan hal yang sangat penting bagi kehidupan. Pernyataan ini tidak dapat kita pungkiri lagi karena setiap harinya kita selalu memerlukan dan menggunakan dalam dalam merencanakan segala sesuatu, mempertimbangkan hal apapun, dan mengambil keputusan dalam kehidupan kita. Saat ini, instansi pemerintah maupun swasta baik yang besar maupun yang kecil, telah memiliki sistem informasi dan aplikasi. Seluruh sistem informasi dan aplikasi yang terdapat pada instansi-instansi tersebut sangat memerlukan data. Artinya antara sistem informasi dengan data memiliki hubungan yang sangat erat dan tidak dapat dipisah-pisahkan satu sama lain. Hal penting yang perlu diperhatikan adalah jika kita berbicara mengenai data, selanjutnya akan muncul istilah database atau pangkalan data atau basis data, yang untuk seterusnya kita akan menggunakan istilah database. Penjelan akan diawali dengan pengertian data. Ada beberapa definisi tentang data, antara lain: •
Data adalah fakta atau observasi mentah yang biasanya mengenai fenomena fisik atau transaksi bisnis.
•
Lebih khusus lagi, data adalah ukuran objektif dari atribut (karateristik) dari entitas seperti orang, tempat, benda, atau kejadian.
•
Representasi fakta yang mewakili suatu objek seperti pelanggan, karyawan, mahasiswa dan lain-lain, yang disimpan dalam bentuk angka, huruf, simbol, teks, gambar, bunyi, dan kombinasinya.
Berikut adalah beberapa pengertian tentang database: •
Kumpulan terpadu dari elemen data logis yang saling berhubungan. Database mengkonsolidasi banyak catatan yang sebelumnya disimpan dalam berkas (file) terpisah.
•
Merupakan suatu kumpulan data yang berhubungan secara logis dan deskripsi data tersebut, yang dirancang untuk memenuhi informasi yang dibutuhkan oleh suatu organisasi. Artinya, database merupakan tempat penyimpanan data besar yang dapat digunakan oleh banyak pengguna. Seluruh item database tidak lagi dimiliki oleh satu departemen, tetapi menjadi sumberdaya organisasi yang dapat digunakan bersama.
6
Diatas telah disebutkan adanya hubungan antara database dengan sistem informasi dan aplikasi. Sistem informasi merupakan kombinasi teratur dari orang-orang (brainware), peralatan (hardware), perangkat lunak (software), jaringan komunikasi, dan sumberdaya data, yang mengumpulkan, mengubah, dan menyebarkan informasi dalam sebuah organisasi. Sistem informasi juga adalah sekelompok elemen yang saling berhubungan atau berinteraksi hingga membentuk satu kesatuan. Contohnya, sistem informasi kediklatan, sistem informasi kepegawaian, dan sistem informasi lainnya. Dari uraian diatas, muncul pertanyaan seperti berikut ini. Sudahkah kita memiliki sistem informasi berbasis database? Ingat sistem informasi tersebut harus didukung dengan: •
Orang-orang (brainware) terlatih;
•
Peralatan (hardware) yang memadi;
•
Perangkat lunak (software) yang userfriendly;
•
Jaringan komunikasi (channel);
•
Sumberdaya data (network).
Secara umum, sebenarnya masih jarang kita temukan suatu kegiatan yang dikendalikan oleh suatu model database yang benar-benar terintegrasi. Lihat saja pada kasus kediklatan, dimana seluruh arsip/file penyelenggaraan diklat hanya disimpan secara manual pada lemari arsip. Pekerjaan tersebut tidaklah salah, karena dengan diarsipkan tersebut terdapat keuntungan tersendiri, misalnya adanya keaslian data (autentik) sehingga memberikan validiatas data pada saat dilakukan pemerikaan oleh auditor. Namun disisi lain, metoda pengarsipan secara manual tersebut juga akan menyebabkan perlunya ruang dan sulitnya pelacakan data. Database seperti telah diuraikan diatas, tidaklah mudah untuk dikembangkan. Selain sulit memperoleh ke lima syarat diatas, juga kadang-kadang sulitnya diperoleh komitmen dari para pengelola data termasuk para atasannya. Contoh sederhana dari penerapan database adalah Sistem Informasi Manamejen Sekolah Menengah Kejuruan Kehutanan yang selanjutnya disebut sebagai SMS Kehutanan adalah sebuah model pengolahan data bagi Sekolah Menengah Kejuruan Kehutanan dengan menggunakan software utama Access yang dibantu dengan Excel dan Word. Model ini mengutamakan otomatisasi mengolah data kelas dan siswa yang meliputi: pengelolaan siswa, guru, nilai siswa, pembuatan raport, dan alumni SMK Kehutanan. Bekerja pada multiuser (banyak pengguna) dan jaringan komputer, dengan prinsip utama: •
Keamanan, mendukung area user dari group yang berbeda. Dalam hal ini terdapat 3 (tiga) group users, yaitu : Admin (termasuk Kepala Sekolah, Tata 7
Usaha dan pihak lain yang ditunjuk sebagai Administratur SMS Kehutanan), Guru (adalah mereka yang mengajar), dan Murid (yang masih aktif); •
Password Berlapis, setiap user mempunyai kata sandi yang berbeda dan berlapis;
•
Multiuser, dapat digunakan dalam jaringan komputer di lingkungan sekolah.
8
II. PENGEMBANGAN MODEL Kegiatan pembuatan model Sistem Informasi Sekolah Menengah Kejuruan Kehutanan (SMS Kehutanan) disusun dengan cakupan sebagai berikut: A. Database SMK Kehutanan Berisi kondisi intelektual SMK Kehutanan termasuk unsur-unsur pendukungnya, yang meliputi data siswa SMK Kehutanan, guru, kurikulum, dan dokumen-dokumen yang berhubungan dengan SMK Kehutanan. Database ini dibangun dalam 2 (dua) model jaringan yaitu: 1. Komputer Stand-alone (Mandiri) yang diperuntukan bagi induk database yang dikelola oleh Administratur (Admin) dan bertugas memutahirkan (update) data. Aplikasi ini sebaiknya disusun dengan menggunakan aplikasi yang telah kenal oleh Admin (User Friendly); 2. Jaringan Intranet dalam bentuk LAN (Local Area Network) dan/atau WLAN (Wireless Local Area Network) yang dikelola oleh Administratur (Admin) dan digunakan oleh pihak lain seperti guru, siswa dan para pengelola sekolah lainnya. Sumber datanya adalah kiriman dari induk database yang tidak diberi hak edit. Namun demikian pada database ini disediakan aplikasi yang memungkinkan adanya komunikasi antara guru dan siswa serta pengelola sekolah. B. Aplikasi Pengolahan Data SMK Kehutanan Merupakan aplikasi lanjutan dari induk database SMK Kehutanan yang pada gilirannya akan digunakan untuk aktifitas perkantoran sehari-hari seperti pencetakan/print data laporan SMK, rapor siswa, tabel-tabel seperti daftar hadir, dan lainnya sebagainya. Aplikasi ini sebaiknya disusun dengan menggunakan aplikasi yang telah kenal oleh Admin (User Friendly). Aplikasi ini dikelola oleh Admin secara bersamaan (dalam satu folder) dengan induk database SMK Kehutanan dalam model jaringan komputer stand-alone (mandiri). C. Web Database SMK Kehutanan Merupakan aplikasi lanjutan dari induk database SMK Kehutanan yang dipersiapkan/ditampilkan pada internet dan/atau intranet. Database ini dikelola oleh Administratur (Admin) dan digunakan oleh pihak lain seperti guru, siswa, orang tua murid dan para pengelola sekolah lainnya. Sumber datanya adalah kiriman dari induk database yang tidak diberi hak edit. Database ini selanjutnya dikirim ke Pusat Diklat Kehutanan yang selanjutnya akan digabungkan dengan data dari SMK Kehutanan lainnya untuk dijadikan bahan Webbase SMK Kehutanan secara gabungan.
9
Administratur
User Internal
Server Lokal
User Internal
User Internal
WAP
Hub Internet
User Eksternal User Eksternal
Server Pusdiklat Gambar 1. Model Jaringan Database SMK Kehutanan
10
III. DETAIL MODEL APLIKASI A. Database SMK Kehutanan 1. Identifikasi Bahan Data Jenis data yang dikelola pada database ini meliputi: a. Biodata Siswa, yang dibedakan atas: 9 Tahun Ajaran 9 Semester 9 Kelas 9 Asrama dan Nomor Kamar/Asrama b. Guru yang dibedakan atas: 9 Tahun Ajaran 9 Semester 9 Wali kelas atau guru 9 Kelas 9 Mata Pelajaran c. Kurikulum yang dibedakan atas: 9 Tahun Ajaran 9 Semester 9 Kelas 9 Kode Mata Pelajaran 9 Mata Pelajaran d. Dokumen Sekolah yang dibedakan atas: 9 Peraturan Sekolah 9 Pengumuman 9 Modul/Diklat 9 Karya-karya tulis siswa
11
2. Rancangan Input Data Bahan masukan yang diperlukan a. Biodata Siswa SMK Kehutanan pada saat pendaftaran 1. nama_smk 2. nama_siswa 3. Nosis 4. Kelamin 5. Tempat_lahir 6. tgl_lahir 7. Agama 8. Alamat_rumah 9. sekolah_asal 10. nama_sekolah_asal 11. Alamat_sekolah_asal 12. tahun_ijasah 13. no_ijasah 14. diterima_di_kelas 15. tahun_ajaran 16. nama_ayah 17. nama_ibu 18. Alamat_orang_tua 19. Tlp 20. pekerjaan_orang_tua 21. nama_wali 22. Alamat_wali 23. Telp_wali 24. pekerjaan_wali 25. Photo b. Biodata Siswa SMK Kehutanan per Semester 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.
Nama_smk Nama_siswa Nosis Tahun_ajaran wali_kelas Kelas Asrama no_kamar
12
c. Biodata Guru SMK Kehutanan 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13.
nama_smk nama_guru NIP Kelamin Tempat_lahir tgl_lahir Agama Alamat_rumah Instansi Alamat_instansi Pendidikan_terakhir Diklat yang pernah diikuti Photo
d. Guru SMK Kehutanan per Semester 1. 2. 3. 4. 5.
tahun ajaran Kelas kode_mata_pelajaran Mata_pelajaran nama_guru
e. Kurikulum SMK Kehutanan per Semester 1 2 3 4 5 6 7 8
tahun ajaran Kelas kode_mata_pelajaran Mata_pelajaran nama_guru Nilai_Angka mata Pelajaran Nilai Huruf mata Pelajaran Nilai Predikat mata Pelajaran
13
f. Nilai Mata Pelajaran SMK Kehutanan per Semester 1 2 3 4 5 6 7 8
tahun ajaran Kelas kode_mata_pelajaran Mata_pelajaran nama_guru Nilai_Angka mata Pelajaran Nilai Huruf mata Pelajaran Nilai Predikat mata Pelajaran
3. Rancangan Proses Input Data
PENDAFTARAN SISWA BARU
SEMESTER 1
START ⇓ ENTRY BIODATA ⇓ KURIKULUM PER SEMESTER ⇓ BIODATA PER SEMESTER
(Dibuka dengan password)
⇒
GURU PER SEMESTER
⇒
NILAI PER KELAS ⇓ NILAI PER MATA PELAJARAN NILAI PER SISWA
SEMESTER 2
KURIKULUM PER SEMESTER ⇓ BIODATA PER SEMESTER
⇒
GURU PER SEMESTER
⇒
NILAI PER KELAS ⇓ NILAI PER MATA PELAJARAN NILAI PER SISWA
DAN SETERUSNYA
Gambar 2. Rancangan Proses Input Data
14
a. START Adalah sebuah formulir Menu Utama yang bertugas memulai penggunaan database. Formulir ini harus memiliki password yang diketahui hanya oleh Admin.
Gambar 3a. Contoh Penampilan Login
Gambar 3b. Contoh Penampilan Login Ditolak
15
Gambar 3c. Contoh Penampilan Login Diterima
Gambar 3d. Contoh Penampilan Menu Login Diterima
16
b. FORMULIR ENTRY BIODATA Adalah sebuah formulir data induk dari siswa. Formulir ini diisi pada saat awal tahun pelajaran. Berikut adalah contoh penampilan formulir biodata siswa.
Gambar 4. Contoh Penampilan Formulir Biodata Siswa SMK Kehutanan c. FORMULIR KURIKULUM DAN GURU PER SEMESTER Adalah sebuah formulir yang bertugas mengisi daftar mata pelajaran, kode mata pelajaran, dan nama guru di masing-masing kelas. Berikut adalah contoh penampilan formulir dimaksud.
Gambar 5. Contoh Penampilan Formulir Kurikulum dan Guru per Semester 17
d. FORMULIR PENGATURAN KELAS PER SEMESTER Adalah sebuah formulir yang bertugas memutahirkan (update) wali kelas, nama kelas, asrama dan nomor kamarnya. Berikut adalah contoh penampilan formulir dimaksud.
Gambar 6. Contoh Penampilan Formulir Biodata per Semester e. FORMULIR NILAI PER KELAS Adalah sebuah formulir yang bertugas memutahirkan (update) nilai setiap mata pelajaran pada semester yang dipilih. Berikut adalah contoh penampilan formulir dimaksud.
Gambar 7. Contoh Penampilan Formulir Nilai per Semester
18
f. FORMULIR NILAI PER MATA PELAJARAN PER SISWA Adalah sebuah formulir yang bertugas memutahirkan (update) nilai mata pelajaran yang dipih pada semester yang dipilih. Berikut adalah contoh penampilan formulir dimaksud.
Gambar 8. Contoh Penampilan Formulir Nilai Mata Pelajaran per Semester g. FORMULIR ISIAN SDM SMK Kehutanan Adalah sebuah formulir yang bertugas memutahirkan (update) para pengelola SMK Kehutanan. Berikut adalah contoh penampilan formulir dimaksud.
Gambar 9. Contoh Penampilan Formulir Nilai Mata Pelajaran per Semester
19
h. FORMULIR ISIAN DOKUMENTASI SMK Kehutanan Adalah sebuah formulir yang bertugas memutahirkan (update) dokumen SMK Kehutanan yang meliputi Peraturan, Modul/Diklat dan Media. Berikut adalah contoh penampilan formulir dimaksud.
Gambar 10. Contoh Penampilan Formulir Nilai Mata Pelajaran per Semester
Gambar 11. Formulir isian dokumentasi SMK Kehutanan
Gambar 12. Formulir isian Modul/Diktat dan Media SMK Kehutanan 4. Rancangan Output a. User: Siswa (Dibuka dengan password Siswa yang bersangkutan) •
Melihat Nilai Siswa Per Semester
•
Melihat Biodata Siswa yang bersangkutan
•
Mengunduh Dokumen berupa: Peraturan dan Modul/Diktat
•
Mendengarkan/menikmati Media 20
Dibawah ini adalah contoh tampilannya.
Gambar 13. Contoh Perolehan Nilai Per Semester
Gambar 14. Contoh Tampilan b. User: Guru (Dibuka dengan password Guru yang bersangkutan) •
Memberi Nilai Siswa Per Mata Pelajaran Per Semester yang diampunya
•
Melihat Biodata Guru yang bersangkutan
•
Mengunduh Dokumen berupa: Peraturan dan Modul/Diktat
•
Mendengarkan/menikmati Media
c. User: Admin (Dibuka dengan password Admin) •
Seluruh database pada SMS Kehutanan dapat dibuka dan sekaligus dapat diedit.
•
Tugas utama setelah mengupdate SMS Kehutanan dari Admin adalah membuat Raport Siswa dengan data berasal dari SMS Kehutanan. 21
•
Tugas lainnya adalah mengupdate Webbase SMK dengan menggunakan data dasar dari SMS Kehutanan.
Dibawah ini adalah contoh tampilannya.
Gambar 15. Contoh Perolehan Nilai Per Semester
22
IV. PENUTUP Kunci keberhasilan penyusunan model SMS Kehutanan ini adalah adanya koordinasi dan kerjasama antara pengembang model dengan pengelola SMK Kehutanan (terutama dengan mereka yang bergulat dengan data). Hal lain yang penting diperhatikan adalah Langka selanjutnya yang penting dilakukan adalah: 1. Melakukan Uji Coba Model ke beberapa SMK, yang bertujuan menilai kelayakan dan kehandalan model serta untuk memperoleh tambahan informasi 2. Melatih para pengelola database SMK termasuk di lingkup Pusat Diklat Kehutanan 3. Merancang SMK menjadi full-access terhadap SMS Kehutanan melalui pembuatan jaringan komputer secara Wireless Local Area Network (WLAN) maupun secara internet menuju Cyber Campus SMK.
23
DAFTAR PUSTAKA 1. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 20 Tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional (Lembaran Negara Tahun 2003 Nomor 78 Tambahan Lembaran Negara Nomor 4301); 2. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 19 Tahun 2005 tentang Standar Nasional Pendidikan; 3. Peraturan Menteri Pendidikan Nasional Nomor 22 Tahun 2006 Tentang Standar Isi Untuk Satuan Pendidikan Dasar dan Menengah; 4. Peraturan Menteri Pendidikan Nasional Nomor 24 Tahun 2006 Tentang Pelaksanaan Peraturan Menteri Pendidikan Nasional Nomor 23 Tahun 2006 Tentang Standar Kompetensi Lulusan Untuk Satuan Pendidikan Dasar dan Menengah; 5. Peraturan Menteri Pendidikan Nasional Nomor 19 Tahun 2007 Tentang Standar Pengelolaan Pendidikan oleh Satuan Pendidikan Dasar dan Menengah; 6. Peraturan Menteri Kehutanan Nomor : P.44/Menhut-II/2009 tanggal 2 Juli 2009 tentang Organisasi dan Tata Kerja Sekolah Menengah Kejuruan (SMK) Kehutanan
24
