KATA PENGANTAR
Puji syukur kita panjatkan kehadirat Alloh SWT yang telah memberikan karunia kepada kita sekalian sehingga Alhamdulillah kami dapat menyelesaikan “Panduan Standarisasi file pegawai” Undang-undang Republik Indonesia Nomor 44 Tahun 2009 tentang Rumah Sakit pada
Bab XI Pasal 12 tentang Sumber Daya Manusia. Implementasi dari ketentuan
tersebut secara baik akan menciptakan keseragaman dalam penyusunan file pegawai baik dokumen keluarga maupun dokumen penting. Memperhatikan hal tersebut maka disusunlah “Panduan Standarisasi file pegawai” yang dapat dipergunakan sebagai sumber informasi tentang pegawai, dan sebagai bahan informasi untuk pengambilan keputusan. Panduan ini disusun oleh Sub. Bag. Kepegawaian, Hukum dan Humas, semoga panduan ini berguna bagi seluruh unit kerja dan dapat meningkatkan pelayanan kepada pegawai.
BAB I DIFINISI
A. Pengendalian file Standarisasi file pegawai adalah suatu kegiatan melakukan pengelolaan file pegawai yang dipergunakan dlm memberikan pelayanan
di Sub. Bag
Kepegawaian, Hukum an Humas. B. Panduan standarisasi file pegawai Panduan standarisasi file pegawai adalah suatu tata cara melakukan pengelolaan file pegawai yang dipergunakan dalam memberikan pelayanan di Sub. Bag. Kepegawaian, Hukum dan humas. C. File pegawai File pegawai adalah dokumen-dokumen yang dipersyaratkan dalam akreditasi Rumah Sakit Tahun 2012. File pegawai terdiri dari : 1. Daftar Riwayat Hidup 2. Surat Keputusan 3. Daftar keluarga. D. Tujuan Standarisasi File Pegawai 1. Tujuan Umum Untuk memberikan acuan bagi seluruh staf Sub. Bag Kepegawaian, Hukum dan Humas dalam mengelola file pegawai yang digunakan dalam memberikan pelayanan.
2. Tujuan khusus a.
Untuk memberikan pemahaman yang samakepada seluruh staf Sub. Bag Kepegawaian, Hukum dan Humas
b.
Supaya terjadi keseragaman dalam mnyusun dan menata file pegawai
c.
Untuk memudahkan dalam pencarian dokumen dalam melaksanakan pelayanan pegawai di RSUD Kardinah Kota Tegal.
d.
Untukmembantu seluruh staf dalam memperoleh dokumen yang dibutuhkan dalam melaksanakan pelayanan.
E. JENIS DOKUMEN FILE PEGAWAI ( PNS dan CPNS ) Jenis-jenis dokumen file pegawai meliputi : 1.
Sumpah PNS Dokumen ini berisi berupa piagam tentang pengambilan sumpah bagi Pegawai Negeri Sipil
2.
Daftar Riwayat Hidup Dokumen ini berisi data pribadi, pendidikan dan data keluarga Pegawai Negeri Sipil ( PNS ) .
3.
Surat Keputusan Tentang : a.
Calon PegawaiNegeri Sipil
b.
Pegawai Negeri Sipil sampai dengan sekarang.
c.
Alih jenis Kepegawaian menjadi PNSD
d.
NIP Baru
e.
Kenaikan Gaji Berkala
5.
f.
Pengangkatan dalam jabatan
g.
Mutasi / alih tugas
h.
Peninjauan masa kerja
i.
Penghargaan/tanda jasa
j.
Tugas belajar / ijin belajar
k.
Cuti
l.
Uraian tugas yang bersangkutan
m.
Surat tanda registrasi ( STR )
n.
Surat ijin Praktik ( SIP ), SIB tenaga kesehatan
o.
Surat Penugasan Klinis
p.
Surat Penugasan Kerja Klinis
q.
Rincian Kewenangan klinis
r.
Tugas tambahan dalam Tim/panitia
s.
S.K.P.
t.
Bebas Tugas / Pensiun
4.
Pendidikan / Ijazah / STTB / Sertifikat
a.
Pendidikan formal
b.
Pelatihan Penjenjangan
c.
Diklat / Bimtek
d.
Hasil ujian Dinas
Hasil Verifikasi Ijazah.
6.
Keluarga a.
Surat Nikah / akta cerai
b.
Akte kelahiran anak
c.
Kartu Tanda Penduduk ( KTP )
7.
Foto Copy Kartu Pegawai Negeri Sipil
8.
Foto Copy Kartu Taspen
9.
Foto Copy Karis / Karsu
10. Foto Copy NPWP 11. Foto CopyKartu Tanda Anggota ( Tenaga Kesehatan )
F. JENIS DOKUMEN FILE PEGAWAI NON PNS. 1.
Daftar Riwayat Hidup
2.
Ijazah
3.
Hasil Verifikasi Ijazah
4.
SuratTanda Registrasi
5.
Surat Ijin Praktik
6.
Surat Perintah Kerja
7.
R.K.K.
8.
Alur Perekrutan : a.
Surat Lamaran
9.
b.
Tes MMPI, Psikologi dan Wawancara
c.
Penerimaan
d.
Orientasi
Sertifikat pendukung / penjenjangan
10. Sertifikat. 11. Kartu Keluarga 12. Surat Nikah / akta cerai 13. Akte kelahiran anak 14. Kartu Tanda Penduduk ( KTP )
BAB II RUANG LINGKUP
Ruang lingkup standarisasi file pegawai meliputi : A. Invetarisasi dokumen Adalah kegiatan pengumpulan data / dokumen pegawai yang bersangkutan B. Identifikasi dokumen Memilah dan mengelompokan dokumen menurut jenisnya C. Penyimpanan / penataan Setelah kegiatan tersebut diatas selesai maka data / dokumen dilakukan penyimpanan/penataan secara kronologis sesuai dengan panduan standarisasi penataan file pegawai.
BAB III TATA LAKSANA
Tata laksana standarisasi penataan file pegawai merupakan serangkaian kegiatan mengelola dokumen pegawai mulai dari inventarisasi dokumen sampai dengan penyimpanan dokumen. A. INVENTARISASI DOKUMEN. Kegiatan inventarisasi / pengumpulan dokumen dilaksanan oleh staf yang membidangi sesuai uraian tugas. Tata cara inventarisasi / pengelompokan mengacu panduan standarisasi file pegawai. Setiap file pegawai minimal terdiri dari ; 1. Kualifikasi staf 2. Uraian tugas dari staf tersebut 3. Hasil evaluasi 4. Catatan pendidikan in-service yang diikuti B. IDENTIFIKASI DOKUMEN Identifikasi dokumen merupakan kegiatan memberi identitas dokumen sehingga dokumen mudah untuk dikelompokan.
C. PENYIMPANAN / PENATAAN. 1.
Penyimpanan dokumen dilakukan di file pegawai ( ordner ) dan ditata di lemari arsip, berdasarkan urutan disusun berdasarkan jabatan/profesi, dan ditata sesuai urutan abjad pegawai yang bersangkutan.
2.
Dokumen yang disimpan di file pegawai berupa dokumen asli dan foto copy
3.
Setiap dua tahun sekali file pegawai dilakukan pemutakhiran data.
4.
Dilakukan pemeliharaan dan perawatan dokumen secara berkala.
BAB IV DOKUMENTASI
Seluruh staf melakukan dokumentasi terhadap penyimpanan dokumen sesuai dengan jenis dkumen yang digunakandanmemperhatikan ketentuan yang berlaku. Panduan Standarisasi file pegawai dievaluasi minimal tiga tahun sekali oleh kepala Sub. Bagian Kepegawaian, Hukum dan Humas atau sewaktu-waktu. Standar Prosedur Operasional dievaluasi minimal satu tahun sekali atau sewaktu-waktu diperlukan untuk diadakan perubahan. Setiap dua tahun sekali file pegawai dilakukan pemutakhiran data,dan dilakukan pemeliharaan dan perawatan dokumen secara berkala.
