i
KATA PENGANTAR Dalam rangka meningkatkan pemberian pelayanan kepada masyarakat, khususnya pencari kerja/penganggur dan pengusaha dalam satu sistem manajemen pengelolaan kegiatan pelatihan, sertifikasi dan penempatan kerja, Kementerian Ketenagakerjaan R.I. melalui Direktorat Jenderal Pembinaan Pelatihan dan Produktivitas telah membangun website www.kios3in1.net Website www.kios3in1.net ini dirancang khusus untuk membantu masyarakat dalam mencari informasi pelatihan, sertifikasi dan lowongan kerja dengan cepat, mudah dan murah serta dapat terdistribusi atau di akses dari jaringan internet baik dalam lingkup internal, maupun dari luar unit kerja melalui internet. Pedoman Tata Kelola Kios 3 in 1 ini dibuat sebagai bahan referensi dan petunjuk dalam pengelolaan Kios 3 in 1, mekanisme pengelolaan kios 3 in 1, persyaratan SDM dan perangkat Kios 3 in 1 serta Aplikasi Kios 3 in 1. Sehingga setelah memenuhi standar tersebut lembaga yang telah mengaplikasikan website www.kios3in1.net dapat memberikan informasi terkait pelatihan, sertifikasi dan lowongan kerja terhadap masyarakat dan pengambil kebijakan/keputusan bagi pemerintah pusat maupun pemerintah daerah.
Jakarta,
Juni 2015
Direktur, TTD Drs. Aris Wahyudi, M.Si NIP 19660910 199103 1 001
i
DAFTAR ISI KATA PENGANTAR DAFTAR ISI BAB I
HALAMAN ................................................................................ i ................................................................................ ii PENDAHULUAN ...................................................... 1 1.1 Latar Belakang .............................................. 1 1.2 Maksud, Tujuan, Sasaran dan Manfaat ......... 4 1.3 Dasar Hukum ................................................ 5 1.4 Ruang Lingkup .............................................. 5 1.5 Pengertian ..................................................... 5
BAB II
PENGELOLAAN KIOS 3 IN 1 .................................... 6 2.1 Pengelola Kios 3 in 1 ...................................... 6 2.2 Mekanisme Pengelolaan Kios 3 in 1................ 10
BAB III
PERSYARATAN ....................................................... 3.1 Kualifikasi SDM ............................................. 3.2 Persyaratan Perangkat Keras ......................... 3.3 Persyaratan Perangkat Lunak ........................ 3.4 Prosedur Pengajuan Aktivasi Kios 3 in 1 ........
12 12 12 12 13
BAB IV
APLIKASI Kios 3 in 1 ( kios3in1.net ) ....................... 4.1 Klasifikasi menu ............................................ 4.2 Masuk website kios 3 in 1 .............................. 4.3 Menu utama (home) ....................................... 4.4 Menu perusahaan .......................................... 4.5 Menu bursa kerja .......................................... 4.6 Menu utama .................................................. 4.7 Menu administrator .......................................
15 15 18 19 20 25 27 32
BAB V
PENUTUP ................................................................ 60
ii
BAB I PENDAHULUAN
Website www.kios3in1.net Kementerian Ketenagakerjaan R.I. dalam dokumen ini (yang selanjutnya disebut sebagai Buku Pedoman Tata Kelola Kios 3 in 1), adalah paket program aplikasi komputer yang dirancang khusus untuk memenuhi kebutuhan pengguna dalam sistem manajemen pengelolaan kegiatan pelatihan, sertifikasi dan penempatan tenaga kerja berbasis internet atau disebut juga sebagai aplikasi Kios 3 in 1 berbasis web. Program aplikasi ini merupakan bagian terintegrasi dalam sistem manajemen pelatihan, sertifikasi dan penempatan tenaga kerja Kementerian Ketenagakerjaan R.I. yang diharapkan dapat mendukung pelayanan kepada masyarakat luas, terutama kepada para pencari kerja/penganggur dan kepada para pengusaha yang membutuhkan tenaga kerja. Program ini dirancang khusus untuk membantu masyarakat sebagai bagian dari infrastruktur manajemen ketenagakerjaan dengan tingkat kebutuhan pertukaran data dan informasi (data and information exchanged) yang sangat cepat dan akurat serta dapat terdistribusi atau di akses dari jaringan internet baik dalam lingkup internal, maupun dari luar unit kerja melalui internet atau intranet. Buku Pedoman Tata Kelola Kios 3 in 1 Kementerian Ketenagakerjaan R.I. merupakan petunjuk penggunaan secara umum untuk membantu pengguna dalam rangka mengaktifkan dan mengoperasikan Kios 3 in 1 sebagai bagian dalam infrastruktur sistem manajemen ketenagakerjaan yang mencakup pelatihan, sertifikasi dan penempatan tenaga kerja. 1.1
Latar Belakang
Dewasa ini Indonesia sedang dihadapkan pada permasalahan besar dibidang ketenagakerjaan yaitu bahwa jumlah penganggur menurut angka Badan Pusat Statistik, pada bulan Februari tahun 2014 jumlah penganggur mencapai 7,14 juta orang atau mencapai angka 5.70 % Dengan jumlah penganggur sebanyak ini, selain berpengaruh terhadap masalah ketenagakerjaan, tentu juga berdampak pada semakin besar jumlah penduduk miskin yang diduga dapat menimbulkan kerawanan sosial, dan dapat mengganggu keamanan dan ketertiban masyarakat.
1
Apabila diperhatikan secara rinci, profil tenaga kerja Indonesia menunjukkan angka yang tidak menggembirakan yaitu: dari 125,3 juta angkatan kerja, 118,2 juta orang yang bekerja, terdiri dari 40,19 % bekerja di sektor formal, dan sisanya 59,81 % bekerja di sektor non formal. Jika dilihat dari pendidikan yang ditamatkan, maka tenaga kerja Indonesia didominasi oleh tenaga kerja berpendidikan SD kebawah sebanyak 46,81 %, tamat SMP sebanyak 17,82 %, tamat SMA sebanyak 16 %, tamat SMK sebanyak 9,23 % tamat Diploma sebanyak 2,65 % dan tamat Perguruan Tinggi sebanyak 7,49 %. Dari data tersebut, dapat dilihat bahwa kualitas tenaga kerja Indonesia memang masih jauh dibawah standar kualitas minimum (bila diukur dari tingkat pendidikan), di mana secara nasional jumlah orang yang bekerja didominasi oleh tenaga kerja dengan pendidikan sampai dengan tamat SD kebawah yaitu sebesar 46,81 % Selain itu, banyak lowongan pekerjaan yang tidak dapat terisi akibat ketidak sesuaian antara kompetensi yang dimiliki tenaga kerja dengan kompetensi yang disyaratkan untuk bisa melakukan suatu pekerjaan, yang umumnya ditetapkan oleh para pengguna tenaga kerja. Dengan demikian dapat dikatakan bahwa besarnya angka penganggur selain sebagai akibat dari pertumbuhan ekonomi yang belum mampu menyerap angkatan kerja secara optimal, juga disebabkan karena kualitas dan kompetensi angkatan kerja yang relatif rendah. Meskipun demikian kondisi tersebut di atas dapat diubah, dengan meningkatkan kualitas dan produktivitas tenaga kerja melalui berbagai pelatihan dan pemagangan agar memiliki daya saing yang tinggi di pasar kerja. Salah satu upaya yang dilakukan oleh Pemerintah melalui kegiatan Kementerian Ketenagakerjaan R.I. adalah dengan kebijakan pembinaan pelatihan dan produktivitas melalui Program Three In One, yaitu program yang mengintegrasikan pelatihan, sertifikasi dan penempatan (baik di dalam maupun di luar negeri) dalam satu koordinasi yang terpadu, agar dapat meningkatkan kompetensi dan daya saing tenaga kerja dalam rangka penanggulangan pengangguran dan pada saatnya dapat mengentaskan kemiskinan. 1.1.1 Program Pelatihan Rendahnya tingkat pendidikan dan kompetensi tenaga kerja Indonesia, serta tingginya tingkat pengangguran menuntut reorientasi program pelatihan kerja dari supply driven menjadi demand driven yang disesuaikan dengan kebutuhan pasar atau pelatihan berbasis kompetensi. Untuk menjamin kuantitas dan kualitas lulusan pelatihan kerja serta terselenggaranya pelatihan dengan efektif, maka pelatihan 2
kerja nasional harus didukung oleh sistem dan kelembagaan dalam Kerangka Kualifikasi Nasional Indonesia (KKNI). Mengingat kondisi lembaga pelatihan yang belum optimal dalam menciptakan tenaga kerja kompeten, maka diperlukan penguatan dan sinergitas dengan unsur lain sehingga dapat termanfaatkan secara optimal untuk penanggulangan pengangguran melalui Program Three in one. 1.1.2 Program Sertifikasi Sertifikat kompetensi kerja merupakan bentuk pengakuan secara formal terhadap kompetensi kerja yang telah dikuasai oleh lulusan pelatihan kerja atau tenaga kerja setelah yang bersangkutan mengikuti proses uji kompetensi. Namun penyelenggara pelatihan kerja selama ini belum menjamin kelulusan uji kompetensi, karena program pelatihan kerja yang diselenggarakan belum seluruhnya mengacu kepada standar kompetensi kerja. Sertifikat pelatihan yang merupakan pengakuan kualifikasi setelah menyelesaikan program pelatihan masih dianggap sebagai formalitas. Disamping itu, sertifikasi profesi selama ini berjalan sangat lamban karena jumlah dan sebaran pelayanan yang sangat terbatas, sehingga perlu disinergikan dengan aktivitas lain seperti dengan program pelatihan dan program penempatan. 1.1.3 Program Penempatan Program Penempatan tenaga kerja dilaksanakan melalui penempatan tenaga kerja di dalam dan di luar negeri, yang dimaksudkan untuk memberikan pelayanan penempatan tenaga kerja melalui mekanisme sistem antar kerja yang didukung oleh sistem implementasi informasi pasar kerja dan bursa kerja secara terpadu. Program penempatan tersebut dapat dilakukan melalui lembaga atau instansi pemerintah dan/atau bursa kerja swasta. Selama ini terdapat pemisahan manajemen penempatan dan program pelatihan kerja, lembaga pelatihan kerja tidak menyentuh dan tidak berhubungan langsung dengan lembaga penempatan tenaga kerja. Sampai saat ini fasilitas bursa kerja masih belum mampu memberikan layanan informasi yang dibutuhkan oleh pencari kerja dan perusahaan (pengguna tenaga kerja), sehingga pengusaha memilih menggunakan media lain sebagai sarana untuk mencari tenaga kerja. Dengan demikian dapat dikatakan pelayanan bursa kerja belum maksimal dalam pelayanan informasi ketenagakerjaan kepada pencari kerja dan pengusaha. Untuk memaksimalkan fungsi penempatan, maka diperlukan penguatan program penempatan melalui sinergitas dengan program pelatihan dan program sertifikasi. 3
1.2
Maksud, Tujuan, Sasaran dan Manfaat
1.2.1 Maksud Maksud disusunnya Pedoman Tata Kelola Kios 3 in 1 adalah sebagai acuan dalam penyelenggaraan pelatihan, sertifikasi dan penempatan bagi pengguna (user), masyarakat (pencari kerja dan pengusaha) maupun bagi pengambil kebijakan dibidang ketenagakerjaan dalam upaya optimalisasi penanggulangan pengangguran. 1.2.2 Tujuan a. b. c. d.
Meningkatkan efisiensi, efektivitas dan relevansi penyelenggaraan pelatihan, sertifikasi dan penempatan sesuai dengan kebutuhan pasar kerja; Mewujudkan sinergitas dan keterpaduan antara penyelenggaraan pelatihan, sertifikasi dan penempatan dalam rangka optimalisasi penanggulangan pengangguran; Sebagai wadah untuk menghimpun, mengelola dan menyebarluaskan informasi tentang kegiatan pelatihan, sertifikasi/uji kompetensi dan kesempatan kerja; Untuk mendukung Gerakan Nasional Penanggulangan Pengangguran melalui wadah media informasi yang interaktif.
1.2.3 Sasaran Terwujudnya penyelenggaraan pelatihan, sertifikasi dan penempatan yang terkoordinasi, terpadu dan bersinergi melalui wadah media informasi Kios 3 in 1 dalam rangka optimalisasi penanggulangan pengangguran. 1.2.4 Manfaat Manfaat bagi Pencari Kerja: 1. Tersedianya informasi yang aktual dan terkini tentang kegiatan pelatihan, sertifikasi dan penempatan kerja yang mudah untuk diakses; 2. Mendapatkan pekerjaan lebih mudah, cepat dan murah. Manfaat bagi Perusahaan: 1. Mendapatkan tenaga kerja yang kompeten, sesuai kebutuhan perusahaan dengan mudah, cepat dan murah;
dengan
4
2.
Tersedianya informasi tentang pelatihan, sertifikasi dan lowongan kerja yang dapat digunakan oleh perusahaan sebagai sumber penyediaan dan pengembangan SDM perusahaan.
Manfaat bagi Pemerintah: 1. Kios 3 in 1 dapat digunakan sebagai sumber informasi dan bahan masukan bagi perumusan kebijakan di bidang peningkatan dan pengendalian kualitas SDM serta perluasan kesempatan kerja dalam rangka penanggulangan pengangguran; 2. Mempermudah melakukan pemetaan kebutuhan (demand) dan persediaan (supply) tenaga kerja. 1.3 1. 2. 3.
4.
1.4
Dasar Hukum Undang-undang Nomor 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan Pasal 29 ; Peraturan Pemerintah Nomor 31 Tahun 2006 tentang Sistem Pelatihan Kerja Nasional Pasal 15 ; Peraturan Menteri Tenaga Kerja dan Transmigrasi Republik Indonesia Nomor : 2 Tahun 2013 tentang perubahan atas Peraturan Menteri Tenaga Kerja dan Transmigrasi Nomor : PER.12/MEN/VIII/2010 tentang Organisasi dan Tata Kerja Kementerian Tenaga Kerja dan Transmigrasi, Pasal 143; Keputusan Menteri Tenaga Kerja dan Transmigrasi Republik Indonesia Nomor KEP. 112/MEN/IV/2009 tentang pedoman pembangunan sarana dan sistem Kios 3 In 1. Ruang Lingkup
Ruang Lingkup pedoman tata kelola Kios 3 in 1 meliputi pengelolaan Kios 3 in 1, mekanisme pengelolaan kios, persyaratan SDM dan perangkat Kios 3 in 1, serta Aplikasi Kios 3 in 1. 1.5 1.
2. 3. 4.
Pengertian Konsep 3 in 1 adalah satu keterpaduan tugas dan fungsi yang tidak terpisahkan antara lembaga pelatihan, lembaga sertifikasi dan lembaga penempatan. Output dari masing-masing lembaga menjadi input bagi lembaga lainnya. SDM adalah Sumber Daya Manusia. UJK adalah Uji Kompetensi. SOP adalah Standar Operasional Prosedur.
5
BAB II PENGELOLAAN KIOS 3 IN 1 2.1
Pengelola Kios 3 in 1
2.1.1 Koordinator Kios 3 in 1 dipimpin oleh seorang Koordinator yaitu Pejabat Struktural yang membidangi kerjasama BLK dengan pihak ketiga. Koordinator mempunyai tugas sebagai penanggung jawab Kios yang berfungsi mengendalikan seluruh kegiatan didalam Kios 3 in 1, termasuk melaksanakan pengelolaan sistem secara keseluruhan, menganalisis kebutuhan pelatihan berdasarkan informasi pasar kerja, menentukan jenis kompetensi yang dibutuhkan tenaga kerja dan menentukan kebutuhan uji kompetensi untuk menghasilkan sertifikat bagi pengguna Kios 3 in 1, serta menjembatani permintaan atau kebutuhan tenaga kerja dari para calon pengguna tenaga kerja atau perusahaan di pasar kerja. 2.1.2 Administrator Secara hirarki Koordinator Kios 3 in 1 mempunyai seorang pelaksana teknis yang berfungsi sebagai Administrator. Tugas Administrator adalah menjalankan Program Aplikasi Kios 3 in 1 secara terintegrasi, mengawasi administrasi lalu lintas kegiatan Pelatihan, Sertifikasi dan Penempatan secara teknis; dan mengendalikan secara teknis operasionalisasi Kios 3 in 1 dari waktu kewaktu. Tanggung Jawab Administrator Kios 3 in 1 adalah : a. b. c. d. e. f. g. h.
Memberikan informasi kegiatan Kios 3 in 1 kepada Customer Service Officer (CSO); Menginformasikan kegiatan Kios 3 in 1 ke Petugas Penempatan; Mensuplai informasi tentang pelatihan ke Petugas Pelatihan; Memberikan informasi tentang sertifikasi ke Petugas Sertifikasi; Memberikan informasi jadwal dan biaya pelatihan ke Petugas Pelatihan; Memberikan ketentuan Jadwal dan Biaya Uji Ketrampilan - UJK ke Petugas Sertifikasi; Menyediakan blangko SKB yang dibutuhkan oleh Petugas Pelatihan; Memberikan data hasil UJK dan sertifikat ke Petugas Sertifikasi;
6
i. j. k. l.
Memberikan FeedBack Keluhan Pelanggan yang diterima dari/ke Customer Service Officer (CSO); Menyampaikan informasi Keluhan Pelanggan ke Manajemen; Menyampaikan Laporan Keuangan ke Manajemen; Menyampaikan Laporan Kegiatan Kios 3 in 1 Ke Manajemen.
2.1.3 Customer Service Officer (CSO) Koordinator dan Administrator dibantu oleh Customer Service Officer yang secara umum mempunyai tugas sebagai berikut: a. b. c. d.
Menginformasikan kegiatan Kios 3 in 1 kepada seluruh pengguna Kios. Memeriksa Kartu Identitas User, untuk memastikan tidak terjadi penggandaan data dalam database. Memberikan User Id kepada pengguna Kios 3 in 1 baru atau kepada anggota lama yang kehilangan user id. Menerima dan menyelesaikan Keluhan Pelanggan setelah berkonsultasi pada Administrator.
2.1.4 Petugas Petugas merupakan pelaksana teknis yang langsung mengoperasikan Kios 3 in 1 dan berhubungan dengan para pengguna. Petugas dapat terdiri dari 3 orang, atau dapat dilakukan oleh satu orang, dimana harus mampu melaksanakan 3 fungsi yang berbeda yaitu sebagai :
Petugas Pelatihan : bertugas menganalisis kebutuhan pelatihan bagi si pencari kerja, apabila kualitas pencari kerja /tidak sesuai dengan yang dikehendaki perusahaan. Analisis dilaksanakan dengan melihat kondisi pasar kerja dan perkembangan teknologi pada saat itu. Jenis dan tingkat pelatihan yang disarankan dapat bersifat pelatihan untuk jangka pendek (3 s.d 12 bulan), maupun pelatihan untuk jangka panjang (lebih dari satu tahun). Jenis dan tingkat pelatihan yang disarankan mengacu pada peraturan perundangan yang berlaku, dan termasuk dalam Sistem Pelatihan Kerja Nasional (SISLATKERNAS); Data yang masuk ke Komponen Pelatihan berasal dari dan menuju ke Administrasi dan User. Tanggung jawab petugas pada komponen pelatihan adalah sebagai berikut:
a. b.
Memberikan semua informasi pelatihan yang dibutuhkan user. Menginformasikan Jadwal dan Biaya Pelatihan kepada user.
7
c.
d. e.
f. g. h. i.
Menerima Formulir Pendaftaran yang diberikan User. User yang telah mendaftar pada bagian pelatihan akan melakukan pencetakan formulir, yang kemudian formulir tersebut diberikan kepada Petugas Pelatihan. Mengedit data User berdasarkan Id yang diberikan User. Berdasarkan data yang diberikan User, Petugas Pelatihan akan mengedit data user yang ada di database. Menerima biaya administrasi dan biaya pelatihan dari User. Bagian Pelatihan bertanggung jawab atas seluruh penerimaan keuangan yang berhubungan dengan pelatihan dan memberikan laporan keuangan pada Bagian Administrasi. Memberikan Kuitansi atau bukti pembayaran kepada user. Memberikan SKB kepada user yang akan mengikuti pelatihan. Membuat Laporan Keuangan dan melaporkannya ke Bagian Administrasi. Mengumpulkan data calon peserta pelatihan dan memberikan laporan kegiatan Bagian Pelatihan ke Bagian Administrasi. Petugas Sertifikasi : bertugas menganalisis jenis dan tingkat kompetensi yang diperlukan para pencari kerja. Analisis dan tingkat kompetensi harus didasarkan pada standar yang telah dikeluarkan oleh Badan Nasional Sertifikasi Profesi (BNSP) dan dapat di ketahui masyarakat secara luas. Petugas Sertifikasi mempunyai tugas sebagai berikut :
a. b. c. d. e. f. g. h.
Memberikan informasi kegiatan sertifikasi. Memberikan informasi tentang jadwal dan biaya UJK. Menginformasikan Hasil Uji Kompetensi dan Memberikan Sertifikat kepada user. Memberikan formulir keikutsertaan kepada user yang telah mendaftar sebagai peserta UJK. Menerima Biaya UJK dari user yang akan mengikuti Uji Kompetensi dan memberikan kuitansi sebagai bukti pembayaran. Memeriksa Surat Keterangan Bebas Tanggungan untuk user yang akan mengambil sertifikat. Membuat dan menyerahkan Laporan Keuangan ke Bagian Administrasi. Memberikan laporan tentang kegiatan sertifikai ke Bagian Administrasi. Petugas Penempatan : bertugas melaksanakan semua fungsi yang tercakup dalam kegiatan bursa kerja. Fungsi dari petugas Penempatan didasarkan pada Panduan Pendirian Bursa Kerja 8
Khusus – BKK yang diberikan oleh pihak berwenang setempat (misalnya dari Dinas Tenaga Kerja Propinsi Jawa Barat). Proses Penempatan mempunyai beberapa sub proses sesuai Struktur Organisasi BKK, antara lain mencakup : Analisa Jabatan, termasuk: a. Melakukan prosedur analisis terhadap data lowongan pekerjaan dan data pencari kerja yang diterima dari CSO sehingga tercapai kesesuaian; b. Melaporkan data pencari kerja yang sesuai dengan kebutuhan lowongan pekerjaan kepada Bagian Administasi. Pendaftaran Lowongan Pekerjaan termasuk: a. Memberikan data lowongan dan data perusahaan yang sudah valid ke Bagian Administrasi. b. Melakukan validasi informasi lowongan pekerjaan dan data perusahaan yang diterima dari Bagian Administrasi ke perusahaan yang bersangkutan. Informasi Pasar Kerja termasuk: a. Mengumpulkan berbagai informasi tentang lowongan pekerjaan dan memberikannya ke Bagian Administrasi; b. Mensosialisasikan kegiatan Kios 3 in 1 Perusahaan. Interview termasuk: a. Melakukan pemanggilan pencari kerja yang telah disesuaikan dengan persyaratan lowongan; b. Menyelenggarakan atau memfasilitasi proses rekrutmen dan seleksi tenaga kerja; c. Memberikan Jadwal Rekrutmen dan Hasil Rekrutmen perusahaan ke Bagian Administrasi dan user; Penempatan Tenaga Kerja termasuk: a. Menyampaikan hasil tes dan rekrutmen atau interview di Kios 3 in 1 ke perusahaan.
9
2.2
Mekanisme Pengelolaan Kios 3 In 1
2.2.1 Alur Pelayanan Kios 3 in 1
10
2.2.2 SOP Pengelolaan Kios 3 in 1
11
BAB III PERSYARATAN 3.1
Kualifikasi SDM
Pengelola Kios 3 in 1 adalah orang yang bertanggung jawab terhadap operasional Kios 3 in 1 baik itu dari Pegawai Negeri Sipil (PNS) atau Honorer. 3.2
Persyaratan Perangkat Keras
Untuk mengakses Aplikasi Kios 3 in 1 pada Website http://kios3in1.net pengguna tidak membutuhkan Database Server, karena Kios 3 in 1 menggunakan fasilitas server di Jakarta. Pengguna aplikasi hanya bertindak sebagai user/client sehingga tidak perlu menyediakan komputer dengan spesifikasi tinggi. Kebutuhan perangkat komputer (minimal) termasuk perlengkapan pendukungnya adalah sebagai berikut : 3.3 -
Prosesor Memori Harddisk Optical Disc Display Monitor Sound Web Camera LAN Card Mouse / keyboard PC Speaker Switch Hub Kabel UTP LAN connector Modem ADSL LAN tools
: : : : : : : : : : : : : : : :
pentium core 2 duo (minimal) 1gb ddr2 320gb hdd sata dvd±rw vga 1 gb (shared) lcd 15" sound card & speaker 5 megapixels standar standar standar 16 port standar rj- 45 standar + internet connection 1 paket
Persyaratan Perangkat Lunak Sistem Operasi Browser Program Software Support
: : : :
MS. Windows 7 Internet Explorer with Flash Player Kios 3 in 1 (Online System) Adobe Photoshop, Office 2007, PDF Reader.
12
3.4
Prosedur Pengajuan Aktivasi Kios 3 in 1 --CONTOH-KOP SURAT ( LEMBAGA PEMOHON ) .................2014
Nomor Lampiran Perihal
: .....................2014 : ..... : Aktivasi Kios 3 in 1 BLK/Disnakertrans ....................................
Kepada Yth. Direktur Bina Lembaga dan Sarana Pelatihan Kerja Kementerian Ketenagakerjaan R.I. diJAKARTA Dalam rangka meningkatkan penyelenggaraan pelatihan, sertifikasi dan penempatan berbasis website di BLK/Disnakertrans..................... dengan ini kami sampaikan bahwa saat ini BLK/ Disnakertrans........... telah memenuhi persyaratan untuk pengaktifan Kios 3 in 1 antara lain : 1. Mempunyai Hardware/Perangkat Keras sebanyak ............. unit. 2. Mempunyai SDM Pengelola Kios 3 in 1. 3. Ada Jaringan internet menggunakan Speedy/Modem. Sehubungan dengan hal tersebut diatas, kami mohon bantuan dari Direktorat Bina Lembaga dan Sarana Pelatihan Kerja Kementerian Ketenagakerjaan R.I. untuk mengaktifkan dan memberikan pelatihan atau bimbingan teknis terkait website Kios 3 in 1. Adapun biaya yang ditimbulkan akibat kegiatan ini dibebankan pada Daftar Isian Pelaksanaan Anggaran (DIPA)...............................
13
Demikian kami sampaikan, atas perhatian dan kerjasamanya kami ucapkan terima kasih.
Kepala BLK/Disnakertans ...................................... STEMPEL
................................ NIP.............................
14
BAB IV APLIKASI KIOS 3 IN 1 ( kios3in1.net ) 4.1
Klasifikasi Menu
Pada sistem database online Kios 3 in 1 terdapat banyak halaman yang digunakan oleh pengguna. Pengguna aplikasi Kios 3 in 1 dapat diklasifikasikan antara lain ; masyarakat umum, calon peserta pelatihan, calon peserta uji kompetensi, pencari kerja, perusahaan dan petugas Kios 3 in 1 yang pada aplikasi ini disebut Administrator. Fungsi dari masing-masing menu dijelaskan sebagai berikut : 3.1.1 Halaman Utama (Home) Halaman utama adalah halaman awal yang diakses pengunjung Kios 3 in 1 saat membuka website kios3in1.net. Pada halaman ini dapat ditemukan informasi-informasi antara lain : a. Link Kios 3 in 1 Link ini disediakan untuk mengarahkan pengunjung kepada Kios 3 in 1 yang ada untuk mendapatkan informasi pelatihan, sertifikasi atau lowongan kerja yang terdapat di Kios 3 in 1. Pada saat buku petunjuk ini dicetak, tercatat 58 Kios 3 in 1 yang sudah beroperasi dan berfungsi melayani masyarakat baik secara langsung maupun secara online. b. Berita dan Informasi Kios 3 in 1 Halaman ini berisi tentang berita dan informasi dari seluruh Kios 3 in 1. Berita dan informasi yang diinput oleh petugas Kios 3 in 1 ini bertujuan agar masyarakat dapat mengetahui informasi-informasi dari Kios 3 in 1. Pada halaman ini digunakan oleh petugas Kios 3 in 1 sebagai sarana komunikasi antara anggota Kios 3 in 1 atau perusahaan. c. Foto Kegiatan Halaman ini menampilkan foto-foto kegiatan baik pelatihan, uji kompetensi atau bursa kerja yang dilaksanakan di Kios 3 in 1.
15
d. Link Website Halaman ini menampilkan alamat-alamat website berhubungan dengan informasi ketenagakerjaan.
lain
yang
3.1.2 Halaman Perusahaan Halaman Perusahaan adalah halaman yang dapat digunakan oleh perusahaan untuk mengirim lowongan kerja dan melihat data pelamar. Berdasarkan status pendaftarannya perusahaan diklasifikasikan menjadi : a. Perusahaan Terdaftar Perusahaan yang sudah terdaftar pada salah satu Kios 3 in 1 dan account -nya yang berisi informasi username dan password sudah diaktifkan oleh petugas Kios 3 in 1 maka dapat melakukan login. b. Perusahaan Belum Terdaftar Perusahaan yang belum terdaftar, harus melakukan pendaftaran terlebih dahulu dengan memilih salah satu Kios 3 in 1 yang akan menjadi mitranya. Petugas Kios 3 in 1 akan melakukan verifikasi data terlebih dahulu sebelum mengaktifkan username dan password perusahaan tersebut. 3.1.3 Halaman Bursa Kerja Halaman Bursa Kerja ditujukan untuk pencari kerja. Pada halaman ini pencari kerja dapat mengakses informasi-informasi sebagai berikut : a. Mencari Lowongan Kerja. b. Mengirim surat lamaran. c. Menerima informasi Job Matching yang dilakukan dari sistem aplikasi. d. Mengganti informasi profil data pribadi. 4.1.4 Halaman Kios 3 in 1 Halaman Kios 3 in 1 adalah halaman khusus dari masing-masing Kios 3 in 1 yang telah beroperasi. Masing – masing Kios 3 in 1 diberikan hak
16
penuh untuk mengakses dan mengelola halaman Kios 3 in 1 ini. Menumenu yang tersedia pada halaman Kios 3 in 1 ini sebagai berikut : a. Menu Berita. Pada menu ini ditampilkan berita dan informasi tentang Kios 3 in 1 yang sedang diakses pengunjung. b. Menu Profil BLK Pada menu ini pengunjung dapat melihat profil dari BLK sebagai instansi yang mengelola Kios 3 in 1. c. Menu Pelatihan Menu ini ditujukan untuk pengunjung yang ingin mencari informasi pelatihan dan dapat mendaftar pelatihan secara online. d. Menu Uji Kompetensi Menu ini ditujukan untuk pengunjung yang ingin mencari informasi uji kompetensi dan dapat mendaftar UJK secara online. e. Menu Bursa Kerja Menu ini ditujukan untuk pengunjung yang ingin mencari lowongan kerja dan dapat mengirim lamaran kerja secara online. f.
Menu Perusahaan Menu ini ditujukan untuk perusahaan yang ingin mengirim lowongan kerja dan dapat menerima pelamar kerja secara online.
g. Menu Home Menu ini untuk kembali ke halaman utama. 4.1.5 Halaman Administrator Halaman Administrator adalah halaman untuk petugas Semua data-data KIOS di kelola melalui Administrator.
Kios 3 in 1.
17
4.2
Masuk Website Kios 3 in 1
Untuk masuk ke sistem online Kios 3 in 1 Kementerian Ketenagakerjaan R.I. dapat menggunakan web browser (rekomendasikan menggunakan internet explorer) dengan alamat : www.kios3in1.net. Tampilan awal sistem online Pada versi tahun 2011 sangat berbeda dengan tampilan versi tahun 2007. Perubahan tampilan, beberapa menu-menu dan juga penambahan database pada website Kios 3 in 1 merupakan kebutuhan mengingat perkembangan informasi dalam pemberian kebutuhan three in one (Informasi pelatihan, Informasi sertifikasi, penempatan). Berikut tampilan awal Kios 3 in 1 versi 2011 :
18
4.3
Menu Utama (Home)
Tampilan menu home pada halaman Kios 3 in 1 setelah tampil halaman awal www.kios3in1.net adalah seperti dibawah ini.
Gambar 4.3 : Halaman Home Aplikasi Kios 3 in 1 Tampilah halaman ini merupakan secara default (standar) halaman Home sebagaimana gambar diatas yang memberikan menu yang dapat kita akses secara langsung antara lain : Perusahaan, Bursa Kerja, Link Kios 3 in 1 Seluruh Indonesia, dan Informasi/ Pengumuman dari berbagai Kios 3 in 1 berbagai daerah di seluruh Indonesia. Untuk memudahkan pencari informasi di tiap Kios 3 in 1, dalam sistem ini menu HOME juga terdapat link ke masing-masing Kios 3 in 1, jika pengunjung memilih salah satu link Kios 3 in 1, tampilannya sebagai berikut :
19
Gambar 4.3.1 : Halaman Masing-Masing Kios 3 in 1 Menu ini dibuat dalam tiap Kios 3 in 1 agar mempermudah pengguna jika ingin mencari informasi dari Kios 3 in 1 daerah berbeda dan dengan mudah pengguna akan langsung dibawa terutama ke menu pilihan Kios 3 in 1 mana yang akan diakses. 4.4
Menu Perusahaan
Prosedur registrasi bagi Perusahaan untuk dapat mengakses Sistem online Kios 3 in 1 adalah sebagai berikut :
Gambar 4.4 : Alur Prosedur Registrasi Perusahaan Untuk masuk ke menu registrasi maka terlebih dahulu harus memilih Kios 3 in 1 mana akan didaftarkan. Dan untuk masuk ke halaman 20
registrasi dapat diakses melalui halaman : MENU HOME PILIH KIOS 3 IN 1 PERUSAHAAN atau MENU HOME PERUSAHAAN PILIH KIOS 3 IN 1. Maka akan muncul halaman seperti dibawah ini :
Gambar 4.4.1 : Gambar menu halaman Registrasi dan login Perusahaan Sebagaimana di sebutkan pada alur registrasi perusahaan diatas, bahwa untuk masuk ke Menu Halaman Perusahaan maka Perusahaan harus terlebih dahulu membuat User name dan password pada saat registrasi pertama kali. Setelah pendaftaran dinyatakan berhasil, maka account Perusahaan dapat digunakan untuk login dengan memasukkan username dan password ke tempat yang sudah disediakan (lihat gambar 4.4.1 diatas) setelah petugas memverifikasi keabsahan data dan perusahaan tersebut.
21
Gambar 4.4.2 : Gambar menu halaman Registrasi dan login Perusahaan Setelah “login Perusahaan” berhasil, maka akan muncul menu-menu yang dapat digunakan oleh perusahaan antara lain : 1. Menu Profil Memberikan informasi tentang data perusahaan. Data dapat di edit/ update secara langsung oleh pihak perusahaan tanpa harus melalui petugas Kios 3 in 1.
Gambar 4.4.3 : Gambar menu Profil Perusahaan 22
2. Menu Lowongan Kerja Memberikan informasi tentang daftar lowongan kerja yang yang dimuat oleh perusahaan. Pada halaman menu lowongan kerja disiapkan juga beberapa menu untuk mempermudah petugas perusahaan dalam mengedit data-data lowongan yang sudah dimuat diantaranya; Melihat daftar lowongan yang ada, menambahkan lowongan yang baru, melihat secara detail tiap lowongan, mengedit lowongan, menghapus lowongan. Perhatikan gambar 4.4.4 dibawah.
Gambar 4.4.4 : Gambar menu Halaman Data Lowongan Kerja
Gambar 4.4.5 : Gambar menu Halaman Tambah Lowongan Baru
23
3. Menu Pelamar Dalam menu Lowongan terdapat “MENU PELAMAR” yang mana akan memberikan informasi tentang data pelamar yang sudah mengirimkan lamaran ke perusahaan. Pada halaman ini, sistem ini akan memberikan keleluasaan bagi perusahaan karena dapat langsung menghubungi pelamar kerja tanpa harus melalui petugas admin Kios 3 in 1 sebagaimana versi sebelumnya dimana perusahaan tidak dapat kontak secara kepada pengirim lamaran tanpa melalui petugas Kios 3 in 1. Perhatikan gambar 4.4.6 dibawah ini
Gambar 4.4.6 : Gambar menu Halaman Tambah Lowongan Baru Pada menu “Pelamar”, perusahaan juga dapat mencari data pelamar yang sudah mengirimkan lamaran ke perusahaan yang terdapat pada halaman menu “Pelamar” “CARI DATA PELAMAR” termasuk melihat “DATA REKRUITMEN”.
24
Gambar 4.4.7 : Gambar menu Halaman Cari Data Pelamar 4. Menu Alumni BLK Pada menu ini, akan memberikan informasi tentang data-data peserta alumni peserta yang pelatihan dari BLK. 5. Log Out Merupakan proses untuk menghentikan pekerjaan. Dilakukan jika ingin keluar atau selesai menggunakan sistem Kios 3 in 1. Hal ini perlu dilakukan agar account anggota Kios 3 in 1 dalam hal ini perusahaan tidak disalahgunakan oleh pihak lain. 4.5
Menu Bursa Kerja
Menu yang dikhususkan bagi mereka yang ingin mencari informasi tentang lowongan kerja akan memberikan kemudahan bagi para pencari kerja (pencaker) karena memberikan informasi antara lain : 1. 2. 3. 4.
Edit Profil Lowongan Job Matching Logout
25
1. Edit Profil Memberikan informasi tentang data si pencari kerja (pencaker) dimana data pencaker dapat di edit untuk up-date dan dapat mengganti foto termasuk memasukkan daftar riwayat hidup dalam format : doc atau pdf.
Gambar 4.5 : Tampilan halaman Edit Profil dari halaman menu Pencaker 2. Lowongan Kerja Menu lowongan kerja akan memberikan informasi lowongan pekerjaan yang sedang dibutuhkan antara lain: - Kios 3 in 1 menginformasikan bahwa perusahaan mengirimkan lowongan kerja dari Kios 3 in 1 daerah mana. - Nama Perusahaan menginformasikan Nama Perusahaan yang memuat Lowongan Kerja. - Posisi Pekerjaan Menginformasikan Posisi kerja yang sedang di butuhkan - Pendidikan Menginformasikan minimal pendidikan yang dibutuhkan - Detail Memberikan informasi detail tentang perusahaan pembuat lowongan sebelum mengirimkan lamaran
26
-
Pilih Memberikan informasi untuk menanyakan pencaker apakah lamaran akan dikirimkan atau di batalkan kepada perusahaan
Gambar 4.5.1 : Tampilan informasi lowongan kerja 3. Log Out Merupakan proses untuk menghentikan pekerjaan. Dilakukan jika ingin keluar atau selesai menggunakan sistem Kios 3 in 1. Hal ini perlu dilakukan agar account anggota Kios 3 in 1 dalam hal ini pencari kerja tidak disalahgunakan oleh pihak lain. 4.6
Menu Utama
Dari halaman Kios 3 in 1 kita dapat masuk ke pusat informasi setelah memilih salah satu Kios 3 in 1 yang sudah Online antara lain: 1. Berita Menu ini akan memberikan informasi mulai dari Nama Kios 3 in 1, Berita dan pengumuman yang dapat diunduh juga informasi dalam bentuk file doc / pdf. Dan pada halaman ini terdapat juga foto kegiatan dari kegiatan yang sudah berlangsung dari masing-masing Kios 3 in 1 (Lihat gambar 4.6.1).
27
Gambar 4.6.1 menu informasi berita 2. Profil BLK Menu ini memberikan informasi tentang profil BLK, foto BLK dan dari halaman menu informasi Profil BLK itu sendiri dapat juga di unduh profil dalam bentuk file doc.(lihat gambar 4.6.2)
Profil Balai Latihan Kerja
Gambar 4.6.2 : Halaman Menu Profil BLK
28
3. Pelatihan Menu ini memberikan informasi mulai dari profil kejuruan yang ada di BLK (Gambar 4.6.2), formulir untuk registrasi mengikuti pelatihan dan pengumuman informasi yang berkaitan dengan pelatihan (Gambar 4.6.3)
Gambar 4.6.3 : Tampilan menu Kejuruan & Program Pelatihan
Gambar 4.6.4 : Tampilan menu Pelatihan yang memberikan form data isian pencaker 29
4. Sertifikasi Pada prinsipnya tampilan Menu Informasi Sertifikasi sama dengan menu Informasi Pelatihan, hanya perbedaannya untuk menu Sertifikasi memberikan informasi tentang materi Uji Kompetensi, formulir untuk registrasi mengikuti Sertifikasi dan informasi pengumuman yang berkaitan dengan uji kompetensi (Gambar 4.6.5)
Gambar 4.6.4 : Tampilan Menu Sertifikasi
Gambar 4.6.5 : Tampilan Menu Sertifikasi
30
5. Bursa Kerja Pada halaman menu ini akan memberikan informasi lowongan kerja. Untuk memunculkan lowongan kerja yang sudah ada dalam Kios 3 in 1 maka pencaker harus terlebih dahulu mendaftar/ registrasi melalui form yang sudah disediakan dan login sebagai pencari kerja untuk melihat semua jenis lowongan kerja. Perhatikan prosedur untuk dapat mengakses informasi lowongan kerja;
Gambar 4.6.6 : Prosedur untuk mengakses Informasi lowongan kerja
Gambar 4.6.7 : Tampilan Menu Bursa Kerja
31
6. Perusahaan merupakan halaman yang khusus diperuntukkan bagi perusahaan yang akan kerjasama dengan Kios 3 in 1 untuk memberikan informasi lowongan kerja kepada masyarakat secara online melalui www.kios3in1.net.
4.7
Menu Administrator
Sistem online Kios 3 in 1 dirancang juga untuk memudahkan para petugas Kios 3 in 1 yang ada di setiap BLK baik UPTP maupun UPTD dalam pengelolaan data setiap hari diantaranya mulai rekap data sampai ke pelaporan. Pada bab ini akan dibahas bagaimana cara mengoperasikan sistem Kios 3 in 1 oleh petugas administrator ataupun petugas lainnya berkaitan layanan bagi masyarakat. 1. Mendaftar Sebagai Admin Untuk masuk dalam halaman menu admin yang merupakan sebagai petugas Kios 3 in 1, terlebih dahulu si administrator harus didaftarkan melalui “Pintu Gerbang Admin” untuk mendapatkan user name dan password. Untuk masuk kehalaman registrasi administrator adalah ketikkan www.kios3in1.net/0admin (lihat gambar 4.7.1 dibawah), lalu 32
akan muncul tampilan isian username dan password pertama berwarna merah yang kita sebut sebagai “gerbang admin Kios 3 in 1” (lihat juga gambar 4.7.2 dibawah ini).
Gambar 4.7.1 : Alamat untuk masuk ke halaman gerbang admin
Gambar 4.7.2 : Tampilan setelah masuk ke halaman gerbang admin Lalu isikan username dan password dalam kotak putih yang sudah dibuatkan oleh petugas Kios 3 in 1 Pusat. Perhatikan gambar 4.7.3 dibawah ini.
Gambar 4.7.3 : Tampilan sebelum masuk ke halaman menu administrator Jika username dan password dimasukkan dengan benar, maka akan muncul halaman admin berikutnya berwarna hijau sebagai menu untuk login sebagai administrator dan sekaligus menu untuk mendaftarkan sebagai administrator (lihat gambar 4.7.4 dibawah ini). 33
Gambar 4.7.4 : Tampilan untuk mendaftar administrator dan sekaligus untuk login Untuk mendaftarkan administrator, maka form yang ada dalam menu administrator harus di isikan dengan lengkap. Untuk menampilkan form untuk registrasi administrator, maka dari menu administrator pilih Klik Disini sebagai mana disebutkan pada gambar 4.7.4 diatas. Dan tampilan berikutnya akan muncul seperti gambar 4.7.5 dibawah ini. Setiap Kios 3 in 1 hanya dapat mendaftarkan seorang admin utama yang disebut SUPERADMIN. Pendaftaran admin lainnya pada kios yang sama dilakukan oleh SUPERADMIN.
Gambar 4.7.5 : Tampilan form untuk registrasi administrator Setelah formulir registrasi terkirim dan dinyatakan berhasil oleh sistem, maka Petugas Kios 3 in 1 Pusat akan melakukan verifikasi data dan akan mengaktifkan username dan password agar dapat digunakan untuk masuk ke halaman utama menu administrator dengan terlebih dahulu melakukan login. 34
Cara melakukan login Admin dapat dilihat pada gambar 4.7.6 untuk cara pengisian username dan passord dan selanjutnya akan muncul halaman utama menu administrator seperti gambar 4.7.7 dibawah ini jika pengisian username dan password benar.
Gambar 4.7.6 : Tampilan untuk pengisian username dan password administrator
Gambar 4.7.7 : Tampilan Awal Halaman utama Menu Administrator 2. Logout Menu LOGOUT adalah menu yang berfungsi untuk keluar dari aplikasi. Saat menu LOGOUT di klik maka semua memori yang berisi informasi username dan password dari pengguna yang mengakses database akan di hapus dari memori computer. Karena sangat pentingnya menu LOGOUT ini maka setiap pengguna wajib melakukannya setelah selesai bekerja dengan database ini. Jika LOGOUT dilakukan dengan benar maka tampil seperti pada gambar 4.7.8 di bawah ini.
35
Gambar 4.7.8 : Tampilan menu logout
Gambar 4.7.9 : Pesan disampaikan jika logout berhasil dilakukan 3. Home Menu home dalam halaman admin adalah kembali ke halaman standar (default) namun masih halaman petugas administrator
Gambar 4.7.10 : Tampilan Menu Home 4. Edit Profil Pada menu edit profil terdapat dua menu yang dapat di edit antara lain Profil Admin dan Profil Lembaga dan untuk masuk pada halaman ini, klik pada menu Edit Profil maka akan muncul dua pilihan seperti gambar 4.7.11 dibawah ini.
36
Gambar 4.7.11 : Tampilan Menu Edit Profil 5. Profil Pribadi Admin Profil Pribadi Admin dapat ditampilkan dan di edit melalui menu admin Edit Profil dan admin pun dapat memasukkan photo. Untuk masuk kehalaman ini silahkan klik Edit Profil Profil Administrator dari menu administrator lalu akan muncul profil petugas admin sesuai datadata yang di isi sewaktu registrasi pertama kali. Profile admin ini dapat di edit sesuai kebutuhan. Perhatikan tampilan Edit Profil Administrator dibawah ini.
Gambar 4.7.12 : Tampilan Menu Edit Profil Administrator 6. Profil Petugas Kios 3 in 1 Pada menu ini petugas juga dapat mengedit Petugas Kios 3 in 1 diantaranya mengedit status hak akses dan password. Untuk masuk ke halaman ini klik pada halaman Edit Profil Petugas Kios 3 in 1. Lihat Gambar 4.7.13 dibawah ini.
37
Gambar 4.7.13 : Tampilan Menu Edit Profil Administrator 7. Profil BLK/ Lembaga Untuk informasi tentang BLK/Lembaga, petugas dapat menambahkan, mengedit dan menampilkan foto BLK/Lembaga melalui menu Profil BLK/ Lembaga. Bahkan dalam menu ini, sistem Kios 3 in 1 juga menyiapkan link Unduh File agar masyarakat umum dapat mengunduh informasi/ pengumuman/ profil dengan format file doc atau pdf melalui menu Profil BLK/ Lembaga. Perhatikan gambar 4.7.14 dibawah ini.
Gambar 4.7.14 : Tampilan Halaman Profil 8. Admin KIOS Halaman Admin KIOS pada menu administrator Kios 3 in 1 merupakan halaman yang dibuat khusus bagi para petugas yang mengelola Kios 3 38
in 1 sebagaimana dijelaskan setiap menu. Pada halaman menu Admin KIOS terdapat menu untuk membuat password petugas kios yang baru dan juga menu yang memungkinkan antar petugas dapat berkomunikasi melalui forum komunikasi dalam sistem online Kios 3 in 1.net. 9. Password Petugas Halaman menu password petugas akan memberi informasi tentang nama para petugas kios yang sudah didaftarkan untuk dapat login sebagai petugas / administrator. Pada halaman ini juga, Admin KIOS (SUPERADMIN) dapat menambah petugas lainnya dengan mendaftarkannya dan memberikan data-data dengan mengisi formulir yang sudah disiapkan. Berikut gambar halaman untuk melihat data petugas / administrator dan untuk mendafrtar petugas baru.
Gambar 4.7.15 : Tampilan Halaman Petugas KIOS Setelah menu Tambah Petugas Kios di pilih dan di klik, maka akan tampil form isian dan silahkan isikan data-data calon petugas dengan lengkap dan benar.
39
Gambar 4.7.16 : Tampilan formulir calon petugas Setelah selesai registrasi dan dinyatakan berhasil, maka petugas dapa login menggunakan username dan password yang baru dibuat pada halaman admin (halaman login berwarna Hijau) seperti dibawah ini ;
Gambar 4.7.17 : Tampilan Halaman Login sebagai Petugas / Admin Setelah username dan password dimasukkan dengan benar dan login, maka Sistem akan memverifikasi data login, Jika benar maka menu database akan ditampilkan seperti gambar di bawah ini.
40
Gambar 4.7.18 : Tampilan Halaman administrator 10. Forum Admin Pada halaman Menu Admin terdapat menu untuk bertukar informasi yang di khususkan hanya dalam lingkup petugas Kios 3 in 1 baik berdiskusi, memberikan informasi ataupun pertanyaan. Perhatikan gambar tampilan berikut.
Gambar 4.7.19 : Tampilan Halaman Forum antar Admin
Gambar 4.7.20 : Tampilan Halaman Pengisian Informasi 41
11. Pelatihan Pada menu pelatihan, terdapat lima menu yang disediakan dalam mengelola data berkaitan dengan kegiatan pelatihan sebagaimana halaman dibawah ini.
Gambar 4.7.21 : Tampilan Halaman Menu Pelatihan 12. Kejuruan/ Program Pada menu Kejuruan/Program ini menampilkan informasi antara lain nama Kejuruan dan nama Program pelatihan yang ada di BLK termasuk fasilitas untuk mencari suatu data dari kejuruan atau Program Pelatihan. Pada halaman menu ini, petugas dapat secara langsung menambahkan nama kejuruan dan nama program pelatihan yang ada pada BLK. Pada menu ini juga, petugas pelatihan dapat melihat secara detail program pelatihan yang sudah di masukkan dalam sistem Kios 3 in 1 termasuk mengeditnya. Perhatikan gambar 4.7.22 dibawah ini.
Gambar 4.7.22 : Tampilan Halaman Menu Kejuruan &Program Pelatihan 42
13. Input Peserta Pelatihan Menu input peserta pelatihan dapat dilakukan dari halaman menu admin dan secara otomatis akan masuk pada data rekap data pelatihan pendaftar.
Gambar 4.7.23 : Tampilan Halaman Input Data Peserta Pelatihan 14. Data Pendaftar/Pelatihan Halaman ini menampilkan beberapa menu untuk melihat informasi , Pencarian yang berkaitan dengan pelatihan termasuk menyimpan file dalam bentuk softcopy file excel dan ms word. Lihat tampilan menu pada gambar 4.7.24 seperti dibawah ini
Gambar 4.7.24 : Tampilan Halaman Data Pendaftar/ Pelatihan
43
15. Edit Status Pelatihan Edit status pelatihan dilakukan agar status seluruh yang terdaftar dalam sistem Kios 3 in 1 dapat dimonitor oleh petugas pelatihan yang mana merupakan data penting buat pelaporan.
Gambar 4.7.25 : Tampilan Halaman Edit Status Pelatihan
Gambar 4.7.26 : Tampilan Halaman Edit Status Pelatihan 16. Data Peserta (Nominatif) Untuk memudahkan dalam pelaporan, Sistem ini menyediakan agar data peserta dapat di simpan dalam bentuk ms. Exel atau ms.word. Dalam halaman menu ini juga petugas dapat mengedit data dari para peserta pelatihan.
44
Gambar 4.7.27 : Tampilan Halaman Data Peserta (Nominatif) 17. Sertifikasi Pada halaman sertifikasi ini terdapat lima sub menu yang dapat digunakan dalam mengelola data informasi sebagaimana halnya pada menu Pelatihan.
Gambar 4.7.28 : Tampilan Halaman Menu Sertifikasi 18. Kejuruan & UJK Pada Menu Kejuruan & UJK dalam menu Sertifikasi terdapat informasi tentang kejuruan dan materi yang akan diujikan dan juga tersedia tombol / icon untuk melihat secara detail tentang program UJK, mengedit dan menghapus data. Untuk memudahkan pencarian, disediakan juga menu untuk mencari data secara langsung/searching.
45
Gambar 4.7.29 : Tampilan Halaman Menu Kejuruan dan Uji Kompetensi 19. Input peserta UJK Menu input peserta UJK dapat dilakukan dari halaman menu admin Sertifikasi Input Peserta UJK dan secara otomatis akan masuk pada data rekap data peserta UJK yang mendaftar.
Gambar 4.7.30 : Tampilan Halaman Menu Input peserta UJK 20. Data Pendaftar UJK Halaman ini menampilkan beberapa menu untuk melihat informasi , Pencarian yang berkaitan dengan Sertifikasi / UJK termasuk menyimpan file dalam bentuk softcopy file exel dan ms word.
46
Gambar 4.7.31 : Tampilan Halaman Menu Data Pendaftar UJK 21. Edit Status UJK Edit status UJK dilakukan agar status seluruh yang terdaftar dalam sistem Kios 3 in 1 dapat dimonitor oleh petugas sertifikasi yang mana merupakan data penting buat pelaporan.
Gambar 4.7.32 : Tampilan Halaman Menu Edit Status UJK 22. Data Peserta (Nominatif) Untuk memudahkan dalam pelaporan, Sistem ini menyediakan agar data peserta dapat di simpan dalam bentuk Ms. Exel atau Ms.word. Dalam halaman menu ini juga petugas dapat mengedit data dari para peserta Uji Kompetensi.
47
Gambar 4.7.33 : Tampilan Halaman Menu Data Peserta (Nominatif) 23. Penempatan Pada menu Penempatan terdapat menu Data Perusahaan & Aktivasi yang di dalam menu tersebut terdapat Cari Data, Nama Perusahaan, Bidang Usaha, Alamat, Penanggung Jawab, Status Perusahaan, Tgl Daftar dan menu untuk EDIT dan Hapus. Ada juga menu untuk Input Data Perusahaan artinya bahwa dari halaman menu petugas administrator dapat juga data perusahaan di input tanpa harus melalui registrasi dari menu PERUSAHAAN. 24. Data Perusahaan & Aktivasi Pada menu data perusahaan & Aktivasi, terdapat beberapa menu untuk memudahkan petugas dalam pencarian informasi sebagaimana telah disebutkan di 23 tentang Penempatan. Perhatikan gambar 4.7.34 dibawah ini.
48
Gambar 4.7.34 : Tampilan Halaman Menu Data Perusahaan & Aktivasi 25. Input Perusahaan Untuk menu ini, menyiapkan bahwa petugas administrator dapat menginput data perusahaan lewat menu administrator. Hal ini didesain karena terkadang perusahaan mempercayakan sepenuhnya kepada pihak petugas perusahaan untuk mendaftarkan perusahaan agar memiliki account dalam sistem Kios 3 in 1. Karena jika petugas meregistrasikan perusahaan, maka petugas tidak perlu keluar masuk ke menu administrator untuk verifikasi data perusahaan tersebut. Adapun data-data yang harus di isi dalam form isian input data perusahaan adalah sebagai berikut : USERNAME PASSWORD Konfirmasi PASSWORD NAMA PERUSAHAAN JENIS PERUSAHAAN SEKTOR INDUSTRI BIDANG USAHA ALAMAT PROPINSI KAB/KOTA TELEPON / FAX EMAIL / WEBSITE 49
PROFIL PERUSAHAAN LOGO PERUSAHAAN PENANGGUNG JAWAB JABATAN TELEPON / HP KETERANGAN LAIN Perhatikan gambar halaman input Perusahaan dibawah ini.
Gambar 4.7.35 : Tampilan Halaman Menu Input Perusahaan 26. Data Lowongan Kerja Setiap lowongan kerja yang diinput oleh perusahaan dapat dikelola juga oleh petugas Kios 3 in 1. Tampilan menu data lowongan kerja adalah sebagai berikut :
detail hapus edit
Gambar 4.7.36 : Tampilan Halaman Data Lowongan Kerja
50
Detail Lowongan Kerja Detail setiap lowongan kerja dapat dilihat dengan klik pada icon detail, seperti tampak pada gambar 4.7.37 di bawah ini :
KIOS 3 IN 1
BBLKI MEDAN
PERUSAHAA PT.SWAKARYA INSAN MANDIRI N POSISI ADMINISTRATION PEKERJAAN JENIS Administrasi PEKERJAAN SYARAT JENIS KELAMIN
PEREMPUAN
SYARAT SMA, Administrasi Bisnis PENDIDIKAN (Manajemen) SYARAT Pengalaman Kerja Tidak PENGALAMA Dipersyaratkan N KERJA DESKRIPSI ADMINISTRATOR DI PERUSAHAAN PEKERJAAN PEMBIAYAAN NASIONAL PENEMPATA DALAM NEGERI N DAERAH PENEMPATA SUMATERA UTARA N STATUS
TERBUKA
KETERANGA ,N TGL UPDATE 08/10/2011 LOWONGAN BATAS 30/05/2011 LOWONGAN Gambar 4.7.37 : Tampilan Detail Lowongan Kerja
51
Edit Lowongan Kerja Untuk melakukan perubahan (edit) pada lowongan kerja tidak hanya dapat dilakukan oleh perusahaan tapi setiap petugas Kios 3 in 1 dapat mengedit lowongan kerja, seperti yang tampak pada gambar 4.7.38 :
Gambar 4.7.38: Edit Lowongan Kerja Hapus Lowongan Kerja Petugas Kios 3 in 1 dapat juga menghapus setiap lowongan kerja yang ada pada database. Dalam penghapusan harus hati-hati karena akan hilang pula pada database lowongan dari perusahaan. Karena pentingnya data ini maka sebelum menghapus akan dikonfirmasi untuk penghapusan data ini. Input Lowongan Kerja Pada kenyataan pelaksanaan kegiatan Kios 3 in 1 selama ini, banyak perusahaan yang belum terkoneksi ke internet, biasanya perusahaan home industri ataupun bengkel-bengkel kecil. Oleh karena itu perusahaan tersebut tidak dapat langsung menggunakan Aplikasi Kios 3 in 1 secara online.
52
Pada versi 2011 ini Petugas KIOS dapat membantu perusahaan menginformasikan lowongan melalui Menu Penempatan Input Lowongan Kerja seperti pada gambar 4.7.39 di bawah ini :
Gambar 4.7.39 : Tambah Data Lowongan Kerja oleh Petugas Kios 3 in 1 27. Data Pelamar Kerja Setiap pencaker yang melamar kerja dapat dilihat juga oleh petugas Kios 3 in 1. Tampilan menu data pelamat kerja adalah sebagai berikut :
status
profil
Gambar 4.7.40 : Tampilan Halaman Data Lowongan Kerja 53
Profil Pelamar Data pribadi setiap pelamar kerja dapat dilihat melalui icon profil, tampilan profil pelamar kerja seperti gambar 4.7.41 :
Gambar 4.7.41 : Tampilan Profil Pelamar Kerja - Status Status adalah informasi dari perusahaan tentang status pelamar. Saat ini hanya ada 2 status yaitu BELUM DIPROSES dan REKRUITMEN.
28. Data Penempatan Sesuai kondisi pelaksanaan operasional Kios 3 in 1, sangatlah sulit memantau data penempatan secara otomatis sesuai update data pada aplikasi Kios 3 in 1 disebabkan beberapa hal, antara lain : -
-
Perusahaan tidak melakukan update data saat pelamar kerja yang diseleksi dinyatakan diterima oleh perusahaan tersebut. Oleh karena itu pada aplikasi ini perusahaan dapat melihat data profil pelamar kerja jika sudah mengubah status menjadi REKRUITMEN sehingga minimal petugas Kios 3 in 1 dapat memantau berapa orang yang direkruit / diseleksi oleh perusahaan tersebut. Pelamar kerja itu sendiri tidak mengupdate atau tidak menginformasikan kepada petugas Kios 3 in 1 saat dirinya diterima bekerja oleh perusahaan. 54
Oleh karena itu pada versi ini, untuk memperoleh data penempatan yang lebih akurat maka data penempatan diisi secara manual oleh petugas Kios 3 in 1 berdasarkan hasil monitoring lulusan Balai Latihan Kerja atau pelamar kerja yang memanfaatkan fasilitas Kios 3 in 1, seperti yang ditampilkan pada gambar 4.7.42 di bawah ini :
Gambar 4.7.42 : Tampilan Data Penempatan Berikut adalah tampilan detail data penempatan KIOS 3 IN 1 BBLKI MEDAN PERUSAHAAN
ANANDA PONSEL
POSISI PEKERJAAN
TEKNISI HANDPHONE
JENIS PEKERJAAN
Teknik, Elektro
JUMLAH DITERIMA
3 orang * Lulusan BLK atau pencaker yang melamar melalui Kios 3 in 1
JENIS KELAMIN
LAKI-LAKI
PENDIDIKAN
SMA
PENEMPATAN
DALAM NEGERI
DAERAH PENEMPATAN
SUMATERA UTARA
Gambar 4.7.43 : Detail Data Penempatan
55
29. Input Data Penempatan Data penempatan tersebut di atas, diinput oleh petugas Kios 3 in 1, pada menu Penempatan Input Data Penempatan seperti yang ditampilkan pada gambar 4.7.44 di bawah ini :
Gambar 4.7.44 : Input Data Penempatan
30. Berita Kios 3 in 1 Menu berita Kios 3 in 1 pada versi 2011 ini lebih memudahkan petugas dalam mengelola berita dibanding dengan versi sebelumnya. Pada halaman menu berita Kios 3 in 1 versi terbaru 2011 ini petugas Kios 3 in 1 dapat memasukkan berbagai berita melalui satu halaman. karena pada menu Berita Kios 3 in 1 ini terdapat empat pilihan apakah berita yang kita masukkan kita tempatkan pada Halaman Menu Pelatihan, Sertifikasi, Bursa Kerja atau pada halaman utama Kios 3 in 1 Jaringan Luas. Input & Edit Berita Untuk memasukkan berita, kita dapat masuk melalui halaman administrator Berita Kios Input & Edit Berita Kios. Pada halaman menu ini kita dapat menentukan masuk dalam jenis berita apa, judul berita, isi berita, batas tayang berita, upload file, edit berita dan hapus berita.
56
Gambar 4.7.45 : Tampilan Halaman Menu Input & Edit Berita 31. Upload Foto Untuk masuk ke halaman menu Upload Foto dapat dilakukan oleh petugas melalui halaman admin Upload Foto. Pada halaman menu Upload foto disediakan satu halaman untuk meng edit mulai dari edit berita hapus foto, atau mengganti foto yang sudah pernah di upload. Lihat gambar 4.7.46 dibawah ini.
Gambar 4.7.46 : Tampilan Halaman Menu Upload Foto 32. Data Rekap Data rekap adalah ringkasan data / rincian data dalam suatu sistem yang dikelompokkan berdasarkan ketentuan tertentu yang bekerja 57
secara otomatis sesuai input data dari petugas Kios 3 in 1, berikut ditampilkan contoh-contoh data rekap . Rekap Per Kejuruan Dalam sistem online Kios 3 in 1 disediakan rekap data yangg sudah ditentukan berdasarkan kebutuhan BLK tentunya yang berkaitan dengan tugas pokok dan fungsi. Rekap Per Kejuruan merupakan rincian data secara global yang terdiri dari angka-angka yang mewakili kegiatan dalam suatu kejuruan. Pada halaman menu Rekap Data per-Kejuruan, data dapat di simpan dalam bentuk soft Copy sebagai lampiran buat laporan. Dana pada halaman ini juga, rekap data dapat dengan perkejuruan. (gambar 4.7.47)
Gambar 4.7.47 : Tampilan Halaman Menu Rekap Per Kejuruan
Gambar 4.7.48 : Tampilan Halaman Menu Rekap Per Kejuruan 58
Rekap Per Pelatihan Pada Rekap Per Pelatihan akan menampilkan seperti gambar dibawah ini.
Gambar 4.7.49 : Tampilan Halaman Menu Rekap Per Pelatihan
59
BAB V PENUTUP Demikian Pedoman Tata Kelola Kios 3 in 1 ini dibuat sebagai acuan bagi pengelola Kios 3 in 1 pada BLK UPTP dan UPTD, agar kegiatan pelatihan dapat disinergikan dengan sertifikasi dan penempatan kerja melalui aplikasi berbasis internet, sehingga tujuan pelatihan dapat terlaksana dengan baik.
Jakarta,
Juni 2015
Direktur,
Drs. Aris Wahyudi, M.Si NIP 19660910 199103 1 001
60
