ANALISIS PENCATATAN DAN PELAPORAN PUSKESMAS PADA SISTEM INFORMASI MANAJEMEN DI PUSKESMAS WENANG KOTA MANADO Fauzia Tuwongkesong*, Chreisye. K. F. Mandagi*, Paul. A. T. Kawatu* *
Fakultas Kesehatan Masyarakat Universitas Sam Ratulangi
ABSTRAK Sistem Pencatatan dan Pelaporan Terpadu Puskesmas merupakan kegiatan dan pelaporan data umum, sarana, tenaga dan upaya pelayanan kesehatan di masyarakat. Pelaksanaan Sistem Informasi Kesehatan telah mengalami kemunduran seperti menurunnya kelengkapan dan ketepatan waktu penyampaian data SP2TP/SIMPUS, akurasi dan validitas data diragukan dan lambatnya pengiriman data baik ke Dinas Kesehatan maupun ke Kementrian Kesehatan. Penelitian ini bertujuan untuk menganalisis variabel yang berkaitan dengan Pencatataan dan Pelaporan pada SIMPUS di Puskesmas Wenang. Metode penelitian yang digunakan merupakan penelitian kualitatif, Informan dalam penelitian ini berjumlah 6 orang yang terlibat langsung dalam pencatatan dan pelaporan. alat yang digunakan dalam penelitian ini adalah pedoman wawancara mendalam, alat perekam/Telepon Genggam (voice recorder). Hasil penelitian, Simpus di Puskesmas Wenang masih menggunakan cara manual, Pencatatan di Puskesmas mencatat kegiatan harian di dalam maupun di luar gedung puskesmas, namun tidak tersedia panduan dan formulir pencatatan, pelaporan di Puskesmas belum akurat serta beberapa arsip laporan yang tidak tersedia, pengolahan data di Puskesmas menggunakan cara manual yang disajikan dalam bentuk tabel, Puskesmas tidak mengolah data menjadi pemantauan wilayah setempat, dalam proses pemanfaatan Puskesmas tidak memanfaatkan data SP2TP sebagai pengambilan keputusan. Kesimpulan dari penelitian tentang Pencatatan dan Pelaporan pada SIMPUS di Puskesmas Wenang belum optimal, disebabkan masih ada beberapa faktor yang belum diterapkan serta tidak sesuai dengan pedoman yang ditetapkan. Untuk membangun Puskesmas agar menjadi lebih baik diperlukan perhatian dari pihak-pihak yang terlibat, khususnya dalam sistem informasi manajemen puskesmas agar mengevaluasi kekurangan-kekurangan yang ada untuk tindakan perbaikan bagi puskesmas untuk menjadi lebih optimal. Kata Kunci : Pencatatan, Pelaporan, SIMPUS ABSTRACT A system of recording and reporting public health center is integrated activities and reporting public records, facilities, exertion and effort of health services in the community. The implementation of health information system has been declining as a fall in the completeness and timeliness of the delivery of data SP2TP/SIMPUS, accuracy and validity of the data would be questionable and slowness data is sent either to department of health and the ministry of health. This study attempts to analyze variables relating to pencatataan and reporting on SIMPUS at public health center wenang. Research methodology used are the qualitative study, informants in this research were 6 people who were directly involved in recording and reporting. An instrument used in this research was guidelines deep interviews, the tape recorder / mobile phone ( voice of a recorder ). The results of the study, SIMPUS at public health center wenang still use manual way, recording in public health center record daily activities on and off health center buildings, but not available a guide and form recording, reports in public health center not accurate and some archives reports that were not available, data processing in public health center use manual way presented in the form of table, public health center do not process data to monitoring the local area, in the process usage of public health center not utilise data SP2TP as decision-making. Conclusions from research on recording and reporting on SIMPUS at public health center wenang not yet optimal, caused still there are several factors that yet to and not in accordance with the directive set. To build public health center to be better required attention of parties involved, especially in information system management a public health center in evaluate deficiencies there is for the act of repairing for public health center to be more optimal. Keywords: Recording , Reporting , SIMPUS
2
PENDAHULUAN
kebijakan kesehatan tidak berdasarkan
Sistem pencatatan dan pelaporan terpadu
data yang akurat (Kemenkes RI, 2011).
puskesmas (SP2TP) merupakan kegiatan
Puskesmas
merupakan
dan pelaporan data umum, sarana,
tombak
tenaga dan upaya pelayanan Kesehatan
khususnya bagi dinas kesehatan kota dan
di
No
sistem pencatatan dan pelaporan terpadu
Departemen
puskesmas juga merupakan fondasi dari
Kesehatan telah mengembangkan Sistem
data kesehatan. Sehingga diharapkan
Informasi Puskesmas (SP2TP), namun
terciptanya
sistem
akurat, representatif dan reliable yang
masyarakat
(SK
Menkes
63/Menkes/SK/11/1981).
tersebut
belum
terintegrasi
sumber
ujung
sebuah
dengan baik dan sempurna. Pelaksanaan
dapat
Sistem
penyusunan
Informasi
Kesehatan
telah
data
dijadikan
kesehatan
informasi
yang
pedoman
perencanaan
dalam
kesehatan,
mengalami kemunduran secara nasional
setiap program akan menghasilkan data.
seperti menurunnya kelengkapan dan
Data yang dihasilkan perlu dicatat,
ketepatan
dianalisis dan dibuat laporan. Data yang
SP2TP
waktu
penyampaian
/SIMPUS,
belum
data
adanya
disajikan
adalah
informasi
tentang
kebijakan tentang standar pelayanan
pelaksanaan program dan perkembangan
bidang kesehatan termasuk mengenai
masalah
data
Informasi
dan
informasi
mengakibatkan
kesehatan yang ada
masyarakat. perlu
dibahas
persepsi
masing-masing
pemerintah
dikoordinasikan,
daerah
berbeda-beda
hal
menjadi pengetahuan bagi semua staf
menyebabkan
Sistem
ini
Informasi
variabel
Berdasarkan hasil observasi awal,
format
Pencatatan dan Pelaporan di Puskesmas
input/output yang berbeda, sistem dan
Wenang menggunakan pencatatan yang
aplikasi yang dibangun tidak dapat
manual dengan format yang diberikan
saling berkomunikasi, akibatnya data
langsung
yang dihasilkan dari masing-masing
Pelaporan dari pustu dan tiap pemegang
daerah tidak seragam, akurasi dan
program
validitas
ditambah
keterlambatan pengumpulan laporan..
dengan lambatnya pengiriman data baik
Pengolahan dan pemanfaatan data dari
ke
pencatatan
Dinas
data
maupun
agar
puskesmas.
Kesehatan yang dibangun tidak standar juga,
diintegrasikan
diragukan
Kesehatan
maupun
ke
dari
Dinas
seringkali
dan
Kesehatan,
mengalami
pelaporan
belum
Kementrian Kesehatan, pada akhirnya
maksimal karena masih menggunakan
para pengambil keputusan/pemangku
cara manual serta tidak memanfaatkan
kepentingan mengambil keputusan dan
data
2
dengan
baik.
SIMPUS
di
Puskesmas
wenang
belum
optimal,
perekam/Telepon
Genggam
(voice
masih terdapat beberapa faktor yang
recorder). Data primer diperoleh melalui
tidak dilaksanakan oleh Puskesmas.
proses wawancara mendalam (indeph
Dari uraian di atas maka penelitian
interview)
dan
Observasi
terhadap
ini akan menganalisis beberapa variabel
informan dengan menggunakan alat
yang berkaitan dengan Pencatataan dan
perekam/Telepon
Pelaporan
recorder) dan pedoman wawancara yang
pada
Sistem
Informasi
Genggam
Manajemen di Puskesmas Wenang yang
sudah
meliputi
diperoleh melalui pengamatan dokumen
Pencatatan,
Pelaporan,
pengolahan data pemanfaatan.
disiapkan.
Data
(voice
sekunder
SP2TP di Puskesmas Wenang yang digunakan sebagai data pendukung dan pelengkap
METODE PENELITIAN Jenis
penelitian
yang
digunakan
dari
data
primer
untuk
keperluan penelitian. Data primer yang
merupakan penelitian kualitatif dengan
diperoleh
tujuan untuk memperoleh informasi
mendalam diolah secara manual dengan
yang mendalam mengenai pelaksanaan
mengelompokkan hasil sesuai dengan
Sistem Pencatatan dan Pelaporan di
tujuan penelitian. Kemudian, disajikan
Puskesmas
Wenang
dalam bentuk naskah beserta penjelasan
Penelitian
akan
Kota
Manado.
dilaksanakan
di
dari
hasil
wawancara
sesuai dengan pelaksanaan yang ada,
PuskesmasWenang Kecamatan Wenang
kemudian
dibuatkan
matriks
yang
Kota Manado pada bulan September
diredukasi dari transkrip wawancara
tahun 2016. Informan yang dipilih
mendalam.
adalah yang terlibat dalam pelaksanaan SP2TP di Puskesmas, dapat dipercaya
HASIL DAN PEMBAHASAN
untuk menjadi sumber informasi yang
SIMPUS
baik
Berdasarkan hasil wawancara Simpus di
serta
pendapat
mampu
dengan
mengemukakan
baik
dan
benar.
Puskesmas
Wenang
masih
Informan dalam penelitian ini adalah
menggunakan cara manual yaitu masih
Kepala Tata Usaha ,Koordinator SP2TP,
menulis dengan ATK, serta petugas
Pemegang program KIA, Pemegang
yang mengikuti pelatihan Simpus hanya
program
program
1 orang sebanyak 1 kali, berdasarkan
Imunisasi, Pemegang program Gizi.
hasil observasi Simpus di Puskesmas
Instrument atau alat yang digunakan
tidak tersedia layanan internet, komputer
dalam penelitian ini adalah pedoman
yang ada hanya berjumlah 2 buah dan
wawancara
tidak tersedia komputer khusus SIK, di
KB,
Pemegang
mendalam,
alat
3
Puskesmas sudah ada pelatihan SIMPUS
seharusnya
namun belum diterapkan oleh petugas.
koputerisasi.
SIMPUS Informasi
akronim
dari
Manajemen
Menurut
sudah
menggunakan
Sistem
Puskesmas.
Kemenkes
Pencatatan
No.
Dari hasil wawancara Puskesmas dalam
128/Menkes/SK/II/2004
mengenai
proses pencatatan mencatat kegiatan
kebijakan
Kesehatan
harian di dalam maupun di luar gedung
Dasar
Masyarakat,
Pusat
SIMPUS
adalah
suatu
puskesmas dengan menggunakan buku
tatanan yang menyediakan informasi
register atau buku harian yang dibuat
untuk membantu proses pengambilan
sendiri, dalam proses pencatatan hanya
keputusan
melaksanakan
beberapa yang menggunakan formulir
manajemen puskesmas dalam mencapai
pencatatan, dalam pelaksanaannya tidak
sasaran kegiatannya.
juga
menggunakan buku pedoman karena
merupakan suatu program aplikasi yang
sudah tidak tersedia. berdasarkan hasil
memberikan
observasi
dalam
SIMPUS
informasi
baik
untuk
pencatatan
di
Puskesmas
administrasi dan pengelolaan sebuah
Wenang hanya menggunakan formulir
Puskesmas demi meningkatkan kinerja
family folder serta tidak tersedia buku
dan
pedoman I, II, dan III.
menangani
keseluruhan
proses
manajemen di Puskesmas. (Barsasella,
Pencatatan adalah proses mencatat
2012)
kegiatan yang dilakukan di dalam
Puskesmas
dalam
SIMPUS
masih
manual,
dan
pelayanan
pelaksanaan
menggunakan belum
diluar
gedung
Puskesmas
cara
dengan tujuan agar setiap kegiatan dapat
tersedianya
diketahui dan dimanfaatkan menjadi
khusus
sebuah informasi, dalam pencatatan
pencatatan dan pelaporan sudah pernah
harus diperhatikan, dalam beberapa hal
mengikuti pelatihan sebanyak satu kali,
penting seperti formulir pencatatan yang
belum diterapkannya SIMPUS secara
terdiri dari Rekam Kesehatan Keluarga
komputer disebabkan petugas belum
(RKK), Kartu rawat jalan, Kartu Indeks
sepenuhnya menguasai sistem komputer
Penyakit, Kartu Ibu, Kartu Anak, KMS
ditambah
balita, anak sekolah, KMS ibu hamil,
khusus
internet,
maupun
belum SIK
di
petugas
adanya
komputer
Puskesmas,
serta
KMS usia lanjut, Register (Barsasella,
kurangnya SDM yang menyebabkan
2012).
SIMPUS belum diterapkan. ini belum
Puskesmas Wenang dalam proses
sesuai dengan program SIMPUS yang
Pencatatan melakukan pencatatan harian di dalam maupun di luar gedung yang
4
terdiri dari data-data pemegang program
2. Laporan bulanan sentinel LB1S dan
dan pustu, kemudian di salin dibuku
LB2S
harian
di
berikutnya
rekap, dalam proses pencatatan formulir
Kesehatan
yang tersedia hanya family folder dan
dan pusat
untuk formulir lainnya tidak tersedia,
3. Laporan tahunan (LT-1, LT-2, dan lt-
kegiatan pencatatan di Puskesmas belum
3)
sesuai dengan pedoman yang ada yang
tanggal 31 januari tahun berikutnya
harus menggunakan formulir pencatatan
khusus
dengan
kepegawaian) hanya diisi bagi pegawai
masing-masing
lengkap,
kemudian
Puskesmas
dalam
setiap
tanggal
10
bulan
dikirimkan
ke
Dinas
Kota/Kabupaten,
dikirimkan
untuk
propinsi
selambat-lambatnya
laporan
yang
dalam hal ini puskesmas belum sesuai
formulir Data Kepegawaian. Puskesmas
dengan
Wenang
yang
harus
dalam
pernah
(data
pencatatan tidak ada buku panduan,
pedoman
baru/belum
LT-2
proses
mengisi
pelaporan
menggunakan buku pedoman I,II, dan
melakukan pelaporan yang datanya di
III dalam proses pencatatan.
ambil dari pustu, pemegang program, dan kegiatan yang dilakukan serta administrasi
Pelaporan Dari
hasil
Wenang terkadang
wawancara
dalam
Puskesmas
proses
mengalami
puskesmas,
koordinator
bertugas mengumpulkan laporan dari
pelaporan
masing-masing
keterlambatan
pemegang
program,
dalam pengumpulan laporan kadang
pengumpulan dari setiap pemegang
terjadi
program, laporan yang dihasilkan tidak
mengumpul laporan maka koordinator
akurat, serta arsip laporan yang tidak
SP2TP harus segera mengirim laporan
lengkap. Berdasarkan hasil observasi
sebelum lewat tanggal 5 meskipun
laporan di kirimkan pada tanggal 6
pelaporan tersebut belum lengkap, data
september 2016 dan arsip laporan tidak
dari pemegang program yang harus
tersedia laporan tahunan.
dilaporkan
Frekuensi
laporan
dalam
buku
Laporan
Kota/Kabupaten,
seperti
nantinya
lamanya
akan
dibawa
masing-masing pemegang program itu
Anonim, (2015) 1.
hambatan
sendiri langsung ke dinas kesehatan. dari
puskesmas laporan
ke
Puskesmas
bulanan
dalam
proses
pelaporan
belum sesuai dengan pedoman yang
LB1,LB2,LB3, dan LB4, dilakukan
harus
setiap bulan dan paling lambat tanggal
tanggal
10 bulan berikutnya dikirim ke Dinas
Pelaporan di puskesmas wenang masih
Kesehaatan Kota/Kabupaten.
belum akurat karena laporan sedikit
5
mengirimkan 5
untuk
laporan setiap
setiap
bulannya.
ditambah-tambahkan menyesuaikan
untuk
target
yang
kecenderungannya,
serta
stratifikasi
telah
Puskesmas (Ditjen Binkesmas,1997).
ditentukan, dalam hal kualitas data
Tujuan pengolahan data adalah untuk
pelaporan di Puskesmas tidak sesuai
mengubah data yang telah dikumpulkan
pedoman karena menghasilkan data
menjadi informasi yang dibutuhkan
yang tidak akurat, adapun arsip dari
untuk tujuan tertentu. (Anonim, 2015).
pelaporan yang masih belum lengkap
Puskesmas
Wenang
dalam
karena tidak semua laporan disimpan hal
pengolahan masih manual karena tidak
tersebut
tersedia komputer khusus SIK serta
dapat
manajemen
mempengaruhi
puskesmas
dalam
petugas
yang
belum
sepenuhnya
pengambilan sebuah keputusan karena
menguasai komputer, data yang diolah
semua laporan bulanan harus tersedia
yaitu 10 penyakit kecenderungan dan
sebagai
stratifikasi puskesmas tidak ada data
evaluasi
peningkatan
puskesmas.
tentang pemanfaatan wilayah setempat. Pengolahan data di Puskesmas wenang sebagian belum sesuai dengan pedoman
Pengolahan Data Dari
hasil
wawancara
Puskesmas
karena tidak tersedia dan tidak mengolah
Wenang dalam proses pengolahan data
data
menjadi
mengolah kegiatan kunjungan pasien
setempat.
pemantauan
wilayah
dan diolah secara manual kemudian disajikan
dalam
bentuk
tabel.
Pemanfaatan Data
Berdasarkan hasil observasi pengolahan
Dari
data di menggunakan cara manual, dan
Wenang dalam proses Pemanfaatan
disajikan dalam bentuk tabel dengan
tidak memanfaatkan data SP2TP namun
format langsung dari Dinas, Puskesmas
sudah ada rencana untuk membicarakan
tidak
tetntang pemanfaatan data dalam setiap
mengolah
data
manjadi
Pemantauan Wilayah Setempat. Puskesmas
wawancara
Puskesmas
6 bulan. Berdasarkan hasil observasi
pengolahan
Puskesmas Wenang tidak memanfaatkan
keputusan
data SP2TP dengan maksimal dilihat
Direktur Jenderal Pembinaan Kesehatan
dari keadaan Puskesmas masih seperti
Masyarakat
biasanya dan tidak ada kemajuan.
pencatatan
dalam
hasil
berdasarkan
nomor
590/BM/DJ/INFO/V/96
: tentang
Pemanfaatan data dari SP2TP dapat
penyederhanaan sistem pencatatan dan
digunakan sebagai pemantauan untuk
pelaporan terpadu puskesmas (SP2TP)
tindakan perbaikan segera dan yang
menjadi PWS, distribusi penyakit dan
paling penting untuk dilakukan di
6
tingkat puskesmas, adapun perencanaan
2. Proses Pencatatan di Puskesmas
pelaksanaan kegiatan (POA) sebagai
Wenang
belum
penyusunan
terdapat
pencatatan
hasil
kegiatan
pokok
optimal yang
masih tidak
Puskesmas dan kondisi tenaga serta
menggunakan formulir serta tidak
wilayah kerjanya, serta lokakarya mini
menggunakan buku pedoman yang
bulanan yang membahas hasil kegiatan
menyebabkan proses pencatatan tidak
bulan
sesuai dengan pedoman yang ada.
lalu,
baik
keberhasilan
yang
maupun
masalah/hambatan mencari
merupakan merupakan
dengan
penyebab
3. Proses Pelaporan
maksud
belum
optimal
masih
dan
terdapat data yang tidak akurat serta
rencana tindakan yang akan dilakukan
beberapa arsip pelaporan yang tidak
(Anonim, 2015).
tersedia,
Puskesmas pemanfaatan
data
hambatan
Wenang
di Puskesmas
wenang
dalam
belum
maksimal
dalam
pelaporan
tidak
mempengaruhi
baik, sampai saat ini Puskesmas masih
keputusan
biasanya
perkembangan.
dan
belum
sesuai
proses dengan
ada
4.
Pengolahan
pengambilan
data
di
Puskesmas
tidak
Wenang
masih
manual
memanfaatkan data sebagai POA dan
optimal,
tidak
diolahnya
telaah lokakarya mini, Puskesmas tidak
Pemantauan
melakukan evaluasi kegiatan SP2TP
membuat proses pengolahan tidak
dalam pertemuan 3 bulan dalam hal ini
sesuaai dengan pedoman yang ada
puskesmas
Puskesmas
ini
pedoman yang ada karena dapat
karena tidak memanfaatkan data dengan
seperti
hal
tidak
optimal
dalam
Wilayah
belum data
Setempat
5. Pemanfaatan data di Puskesmas
memanfaatkan data.
Wenang belum optimal karena tidak memanfaatkan
data
yang
dapat
KESIMPULAN
menjadi bahan pertimbangan dalam
1. Pelaksanaan SIMPUS di Puskesmas
proses pembangunan Puskesmas.
Wenang belum optimal, pelatihan SIMPUS yang sudah dilaksanakan
SARAN
tidak diterapkan di Puskesmas serta
1. Bagi Puskesmas
kurangnya fasilitas yang mendukung
a. Kepala Puskesmas : Agar segera
membuat
SIMPUS
menerapkan aplikasi SIMPUS untuk
sebagaimana
mendapat kemudahan dalam proses
belum
pelaksanaan berjalan
mestinya
pencatatan dan pelaporan serta dapat
7
menjamin
keamanan
dalam
DAFTAR PUSTAKA Anonim, 2015. “ Konsep Dasar dan
penyimpanan data. Agar menggunakan tenaga kader atau
Penerapan
bidan desa untuk lebih memudahkan
Kesehatan”.
pencatatan di luar gedung agar sesuai
Diana
dengan pedoman pencatatan. Agar
sebaik
Informasi Program
memaksimalkan
:
lagi
2012.
Kesehatan.
Sistem Jakarta:
Kemenkes RI 2011 . Data dan Sistem
tepat dan bijak. Pemegang
Informasi
Mitra Wacana Medika
mungkin dengan keputusan yang
b.
Barsasella.
Informasi
memanfaatkan data
Sistem
Agar
Kesehatan.
(Online)
(www.depkes.go.id) diakses pada
waktu
08 Agustus 2016
pengumpulan laporan serta mebuat
Nurul Dwi Suryani. Solikhah, 2013.
laporan dengan akurat agar dinas
Sistem Pencatatan dan Pelaporan
kesehatan
Terpadu Puskesmas (SP2TP) di
dapat
mengetahui
kekurangan yang terjadi di lapangan
wilayah
sehingga dapat menjadi informasi
Kabupaten Dompu Provinsi NTB.
penting guna untuk pengambilan
(Online)
keputusan.
Dahlan Yogyakarta.
c.
Koordinator
menyesuaikan
SP2TP
:
Agar
pengolahan
data
Dinas
Universitas
Kesehatan
Ahmad
Siska Jufia Puspita, 2013. Kajian Sistem Pencatatan
dan
Pelaporan
dengan pedoman yang ada agar
Terpadu wilayah kerja Puskesmas
Puskesmas
Umbulsari,
dapat
berkembang
menjadi lebih maksimal.
(Repository.unej.ac.id)
2. Bagi Dinas Kesehatan
pada 08 Agustus 2016
Agar mengoreksi terlebih dahulu data yang ada dengan sebaik-baiknya agar dapat memberikan keputusan yang tepat
serta
kebutuhan Puskesmas
menyediakan yang agar
segera
diperlukan
Puskesmas
bisa
berkembang menjadi lebih baik. Agar menetapkan standar yang tepat sesuai dengan keadaan yang ada di lapangan.
8
(Online) diakses
