No
EXTERNAL TRAINING
: APOL/P/HR/015
Tgl terbit : Revisi
1 Oktober 2013
: 000
Halaman : 1 dari 8 Halaman
1. TUJUAN 1.1
Untuk memastikan bahwa karyawan mendapatkan kesempatan training diluar perusahaan untuk meningkatkan kemampuan, kompetensi atau keterampilan sehingga dapat melaksanakan tugasnya dengan lebih baik.
1.2
Untuk memastikan bahwa pengembangan karyawan terkoordinir dengan baik.
1.3
Prosedur Pelatihan dan Pendidikan ini diperuntukkan sebagai pedoman kepada setiap MOR (Manager Once Remove) untuk mengembangkan karyawan yang menjadi tanggung jawabnya.
1.4
Sebagai standar dalam pemenuhan kompetensi yang berlaku demi pencapaian standar kompetensi.
2. RUANG LINGKUP Karyawan PT. Arpeni Pratama Ocean Line Tbk pada posisi dan bagian tertentu.
3. DEFINISI Public Training adalah usaha untuk mengembangkan karyawan melalui programprogram peningkatan keterampilan dan pengetahuan karyawan.
4. TANGGUNG JAWAB 4.1
People Development Bertanggungjawab atas terselenggaranya Pelatihan dan Pendidikan bagi karyawan.
4.2
Departemen / User Bertanggungjawab mengikutsertakan bawahanya pada berbagai kegiatan training yang sesuai dengan kebutuhan pekerjaan tim nya.
4.3
Manager Once Remove (MOR) MOR bertanggung jawab atas pengembangan karyawan yang menjadi tanggung jawabnya.
4.4
Finance Departemen Bertanggungjawab atas pembayaran biaya training yang diselenggarakan oleh pihak luar perusahaan ( Vendor ).
No
EXTERNA AL TRAININ NG
: APOL/P/HR/01 A 15
Tgl terbit : Revisi
1 Oktober 201 13
: 00 00
Halaman : 2 dari 8 Halama an
5 DIAGR RAM ALUR R
: APOL/P/HR/015
No
Tgl terbit :
EXTERNAL TRAINING
Revisi
1 Oktober 2013
: 000
Halaman : 3 dari 8 Halaman
6 URAIAN 1. Informasi Pelatihan (External Training) 1.1
Setiap atasan (HO & Branch) melakukan identifikasi kebutuhan untuk masing-masing karyawan yang berada di bawah tanggung jawabnya dan MOR
bertanggung
jawab
atas
pencapainya
program
training
karyawannya. 1.2
External Training dilakukan untuk meningkatkan kompetensi dan kemampuan karyawan sesuai dengan standar kompetensi.
1.3
Departemen
terkait
yang
mempunyai
perencanaan
dan
akan
melaksanakan program External Training, maka wajib mengajukan program tersebut dengan mengisi formulir Pengajuan Pendaftaran External Training dan mengirimkannya sebelum pelaksanaan kepada HRPeople Development Team dengan melengkapi lampiran-lampiran informasi rencana dan silabus pelaksanaan pelatihan dari lembaga yang bersangkutan. 1.4
Sumber-sumber yang dapat memberikan informasi pelatihan ini kepada HR-People Development yaitu : 1.4.1 Hasil dari Analisa Kebutuhan Pelatihan 1.4.2 User dan / atau pimpinan departemen. 1.4.3 Calon peserta terkait. 1.4.4 Dari lembaga pelatihan yang bersangkutan, yang kemudian diteruskan kepada departemen terkait.
1.5
Ragam bentuk informasi yang bisa didapat yaitu : 1.5.1 Informasi yang berisi judul, rencana jadwal pelaksanaan, cara pendaftaran dan silabus dari external training. 1.5.2 Informasi dari user yang berisi penjelasan ragam materi yang perlu diberikan kepada calon peserta untuk kemudian HRPeople Development mencarikan topik external training yang sesuai dengan kebutuhan tersebut.
1.6
Semua proses sebelum sampai akan dimulai pelaksanaan External Training
akan
dilakukan
oleh
HR-People
Development
Team.
Departemen terkait yang akan mengikuti External Training harus menunggu konfirmasi jadwal dari HR-People Development Team.
No
: APOL/P/HR/015
Tgl terbit :
EXTERNAL TRAINING
Revisi
1 Oktober 2013
: 000
Halaman : 4 dari 8 Halaman
2. Permohonan Pendaftaran Pelatihan 2.1
User yang akan mengirimkan stafnya untuk mengikuti public training, melengkapi formulir Pengajuan Pendaftaran External Training dan meminta persetujuan kepada pimpinan departemen dan Direktur Unitnya.
2.2
Dalam
formulir
Pengajuan
Pendaftaran
External
Training
user
mencantumkan budget pelatihan dan biaya pelatihan aktual yang sudah dikeluarkan departemen terkait hingga bulan tersebut. 2.3
Apabila User akan mengirimkan karyawanya untuk mengikuti External training yang tidak memerlukan biaya pendaftaran pelatihan, maka persyaratan tata caranya yaitu tetap mengisi Formulir Pengajuan Pendaftaran External Training yang sudah disetujui atasan sampai tingkat Direktur Unit tetapi tidak sampai ke Direktur Keuangan dan menyerahkan kepada HR-People Development. Setelah selesai mengikuti External Training diwajibkan menyerahkan Sertifikat Asli dan Materi / Modul pelatihan kepada HR-People Development.
2.4
Bila External Training yang dikenakan biaya pendaftaran, maka formulir Pengajuan
Pendaftaran
External
Training
harus
disetujui
dan
ditandatangani juga oleh Direktur HR,GA & BM beserta Direktur Keuangan. 2.5
Setelah formulir Pengajuan Pendaftaran External Training disetujui oleh seluruh pihak yang berwenang, maka user memberikan formulir tersebut kepada HR-People Development Team.
2.6
Apabila didapati ada 5 (lima) orang karyawan atau lebih yang akan diikutsertakan pada public training, atau ada kesamaan topik pelatihan yang diajukan oleh departemen lain, maka HR-People Development Team dapat mempertimbangkan untuk mengadakan Internal Training.
2.7
Bilamana pengajuan training bersifat mendadak, maka HR-People Development Team akan menolaknya kecuali bersifat training mandatori.
3. Pendaftaran pada Lembaga Pelatihan. HR-People Development mendaftarkan seluruh karyawan yang termasuk didalam formulir Pengajuan Pendaftaran External Training, kepada lembaga pelatihan yang berkaitan. 4. Pembayaran Biaya Pendaftaran Pelatihan. 4.1
HR-People Development membuat voucher pengeluaran sesuai dengan jumlah calon peserta dan besarnya biaya pendaftaran yang sudah
: APOL/P/HR/015
No
Tgl terbit :
EXTERNAL TRAINING
Revisi
1 Oktober 2013
: 000
Halaman : 5 dari 8 Halaman
ditentukan oleh lembaga pelatihan terkait. Kemudian nomor voucher dituliskan pada Formulir Pengajuan Pendaftaran External Training. 4.2
Apabila
batas
waktu
pendaftaran
sangat
mendesak
dan
tidak
memungkinkan untuk membuat voucher pengeluaran, maka HR-People Development mengajukan Bon Sementara (BS). 4.3
Biaya pendaftaran public training akan dibebankan kepada departemen terkait sesuai dengan budget yang telah diajukan dan akan dikontrol penggunaannya oleh HR-People Development.
5. Konfirmasi Pelaksanaan Pelatihan. 5.1
Bila biaya pelatihan sudah dibayarkan pada lembaga pelatihan yang ditunjuk,
maka
pembayaran
HR-People
pendaftaran
Development pelatihan
memberitahukan
sekaligus
perihal
mengkonfirmasikan
kepastian pelaksanaan pelatihan kepada lembaga pelatihan. 5.2
Konfirmasi kepastian pelaksanaan yang didapat dari lembaga pelatihan, kemudian diteruskan kepada user dan peserta pelatihan.
5.3
Bila terjadi penggantian peserta pelatihan, maka langkah yang perlu dilakukan adalah sebagai berikut : 5.3.1 Paling lambat 2 (dua) hari sebelum pelaksanaan pelatihan, user dapat mengajukan perubahan kepada HR-People Development disertai Formulir Penggantian Peserta External Training yang sudah disetujui dan ditandatangani oleh user, Direktur Unit dan Direktur HR-GA & BM . 5.3.2 Setelah
HR-People
Penggantian memberitahukan
Peserta dan
Development External meminta
menerima Training,
konfirmasi
Formulir kemudian
balik
tentang
perubahan tersebut kepada lembaga pelatihan terkait. 5.3.3 Konfirmasi balik tentang perubahan yang sudah diterima oleh HR-People Development dari lembaga pelatihan kemudian diteruskan kepada user dan peserta yang baru ditunjuk. 6. Pelaksanaan Pelatihan 6.1
Sebelum pelaksanaan pelatihan, peserta membuat form ijin di MKA mengikuti pelatihan.
6.2
Peserta wajib mengikuti pelatihan sesuai dengan waktu dan tempat pelaksanaan yang sudah dikonfirmasikan dari lembaga pelatihan.
: APOL/P/HR/015
No
Tgl terbit :
EXTERNAL TRAINING
Revisi
1 Oktober 2013
: 000
Halaman : 6 dari 8 Halaman
7. Sertifikat, Materi / Modul Pelatihan dan Perjanjian Ikatan Dinas 7.1
Karyawan yang telah selesai mengikuti External Training maka wajib menyerahkan Sertifikat Asli dan materi / modul pelatihan kepada HRPeople Development.
7.2
Karyawan yang telah mengikuti External Training dengan biaya perusahaan, maka wajib memenuhi ketentuan ikatan dinas dengan aturan yang sudah diatur dalam Surat Perjanjian Ikatan Dinas selama 2 tahun dan berlaku sejak masa Pelatihan / External Training berakhir.
7.3
HR-People Development kemudian menginformasikan daftar nama peserta yang mengikuti pelatihan kepada HR Administrasi.
8. Pasca Pelatihan 8.1
Maksimal 2 (dua) minggu setelah mengikuti pelatihan, peserta wajib membuat laporan dan mengadakan presentasi hasil pelatihan dengan tujuan untuk melaksanakan alih pengetahuan kepada karyawan lain dilingkungan kerjanya.
8.2
Laporan yang dibuat berisi tentang ringkasan materi yang didapatkan peserta selama pelatihan.
8.3
HR-People Development mengkordinasikan pelaksanaan presentasi hasil pelatihan / External Training dengan bagian terkait.
8.4
Pihak yang menghadiri presentasi hasil pelatihan yaitu: 8.4.1
Atasan langsung.
8.4.2 Direktur Unit terkait. 8.4.3 Direktur HR-GA & BM serta HR-People Development. 8.4.4
Karyawan lain yang memiliki kesamaan tanggungjawab dengan peserta (bila diperlukan).
8.4.5 Karyawan dari departemen lain yang terkait (bila diperlukan). 8.5
HR-People Development melaporkan seluruh pelaksanaan External Training kepada pimpinan unit terkait.
8.6
Atasan
mengadakan
evaluasi
yang
diberikan
kepada
seluruh
bawahannya yang telah mengikuti pelatihan / External Training setelah 3 bulan. 9. Update Data Personal Karyawan Didasari oleh penyerahan Sertifikat Asli pelatihan yang ada, HR Administrasi memperbarui data personal karyawan yang telah mengikuti semua pelatihan.
No
EXTERNAL TRAINING
: APOL/P/HR/015
Tgl terbit : Revisi
1 Oktober 2013
: 000
Halaman : 7 dari 8 Halaman
10. DOKUMENTASI TERKAIT
a.
APOL/F/HR/001 Form Training Need Analysis (TNA)
b.
APOL/F/HR/002 Form Pengajuan Pendaftaran External Training
c.
APOL/F/HR/003 Form Surat Perjanjian Ikatan Dinas
d.
APOL/F/HR/004 Form Surat Evaluasi Pasca Training
