KAJIAN PENERAPAN SISTEM MANAJEMEN MUTU ISO 9001:2000 PADA PT. UNITEX Tbk, BOGOR
Oleh RETNA WULANDARI H24052635
DEPARTEMEN MANAJEMEN FAKULTAS EKONOMI DAN MANAJEMEN INSTITUT PERTANIAN BOGOR 2009
ABSTRAK Retna Wulandari. H24052635. Analisis Penerapan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2000 pada PT. Unitex Tbk, Bogor. Di bawah bimbingan H. Musa Hubeis. Adanya globalisasi yang ditandai dengan kesepakatan perdagangan bebas oleh beberapa negara telah menyebabkan persaingan bisnis semakin ketat. Hal itu menuntut sebuah perusahaan untuk menyiapkan kerangka sistem mutu yang sesuai dengan sasaran atau tujuan akhir organisasi yang telah ditetapkan dan sesuai dengan keinginan yang diharapkan oleh pelanggan, diantaranya penerapan ISO 9001:2000. Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui bagaimana penerapan Sistem Manajemen Mutu (SMM) ISO 9001:2000 pada PT. Unitex dan mengidentifikasi faktor-faktor yang menjadi permasalahan dalam penerapan SMM ISO 9001:2000, aktor-aktor yang berperan, tujuan yang diinginkan dalam memecahkan masalah, serta alternatif pemecahan dari permasalahan yang dihadapi pada PT. Unitex. Data yang digunakan berupa data primer dan sekunder, baik kualitatif maupun kuantitatif. Pengolahan data kualitatif menggunakan analisis deskriptif berdasarkan literatur perusahaan dan hasil wawancara dengan pihak perusahaan. Data yang terkumpul diolah dengan program Expert Choice 2000 dan metode proses hirarki analitik (PHA). Hasil penelitian menunjukkan bahwa penerapan SMM ISO 9001:2000 sudah cukup baik terlihat dari seluruh klausul yang diperayaratkan dalam ISO 9001:2000 telah dipenuhi. Faktor-faktor yang menjadi permasalahan dalam penerapan SMM ISO 9001:2000 berdasarkan hirarki penyusunnya adalah SMM, tanggungjawab manajemen, manajemen sumber daya, realisasi produk, perbaikan, analisis dan peningkatan; aktor yang paling memegang peranan dalam penerapan ISO 9001:2000 adalah top management; tujuan dari penerapan ISO 9001:2000 adalah perbaikan administrasi dan dokumentasi, perbaikan infrastruktur dan perbaikan partisipasi karyawan; alternatif tindakan berupa perbaikan sistem informasi (prioritas 1), sosialisasi, pendidikan dan pelatihan (prioritas 2), perbaikan mesin dan bangunan (prioritas 3) dan team building (prioritas 4).
KAJIAN PENERAPAN SISTEM MANAJEMEN MUTU ISO 9001:2000 PADA PT. UNITEX Tbk, BOGOR
SKRIPSI Sebagai salah satu syarat untuk memperoleh gelar SARJANA EKONOMI pada Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi dan Manajemen Institut Pertanian Bogor
Oleh RETNA WULANDARI H24052635
DEPARTEMEN MANAJEMEN FAKULTAS EKONOMI DAN MANAJEMEN INSTITUT PERTANIAN BOGOR 2009
INSTITUT PERTANIAN BOGOR FAKULTAS EKONOMI DAN MANAJEMEN DEPARTEMEN MANAJEMEN
KAJIAN PENERAPAN SISTEM MANAJEMEN MUTU ISO 9001:2000 PADA PT. UNITEX Tbk, BOGOR
SKRIPSI Sebagai salah satu syarat untuk memperoleh gelar SARJANA EKONOMI pada Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi dan Manajemen Institut Pertanian Bogor
Oleh RETNA WULANDARI H24052635
Menyetujui,
Juli 2009
Prof. Dr. Ir. H. Musa Hubeis, MS, Dipl. Ing., DEA Dosen Pembimbing
Mengetahui,
Dr. Ir. Jono M. Munandar, Msc Ketua Departemen Tanggal Lulus :
RIWAYAT HIDUP
Penulis dilahirkan di Bantul pada tanggal 2 Agustus 1987. Penulis merupakan putri pertama dari tiga bersaudara pasangan Pardjiman, S.TP dan Sri Mukidah, S.TP. Penulis menyelesaikan pendidikan di TK PKK 20 Sangkeh pada tahun 1993, kemudian melanjutkan ke Sekolah Dasar Negeri 01 Sangkeh. Pada tahun 1999, penulis melanjutkan pendidikan di SMP N 1 Sanden kemudian melanjutkan ke SMA N 1 Bantul pada tahun 2002. Pada tahun 2005, penulis diterima di Institut Pertanian Bogor (IPB) melalui jalur Ujian Seleksi Masuk Institut Pertanian Bogor (USMI). Selama satu tahun menjalani pendidikan di Tingkat Persiapan Bersama IPB, kemudian pada tahun kedua penulis diterima pada program mayor Departemen Manajemen, Fakultas Ekonomi dan Manajemen (FEM) IPB. Selanjutnya penulis mengambil program minor Kewirausahaan Agribisnis. Selama mengikuti perkuliahan, penulis aktif mengikuti berbagai kegiatan kemahasiswaan, staff Direktorat Human Resourcer COM@ peiode 2008-2009, Wakil ketua Ikatan Mahasiswa Daerah Istimewa Yogyakarta periode 2007-2008, Sekretaris Ikatan Mahasiswa Daerah Istimewa Yogyakarta periode 2006-2007, dan Sekretaris UKM Merpati Putih IPB periode 2005-2006. Penulis juga pernah menjadi Ketua Pelaksana acara Human Resourcer Day di bawah Himpro COM@ pada tahun 2008, Kepanitian Trade Mark oleh Himpro COM@ tahun 2007, selain itu penulis juga aktif dalam berbagai kepanitiaan yang diselenggarakan oleh BEM Fakultas Ekonomi dan Manajemen, diantaranya Masa Perkenalan Fakultas dan Masa Perkenalan Departemen, serta Bina Usaha Kecil Menengah (UKM).
KATA PENGANTAR
Puji dan syukur kehadirat Allah SWT yang telah melimpahkan rahmat serta hidayah-Nya sehingga penulis mampu menyelesaikan skripsi yang berjudul “Kajian Penerapan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2000 pada PT. Unitex Tbk, Bogor” sebagai syarat untuk memperoleh gelar Sarjana Ekonomi pada Departemen Manajemen, Fakultas Ekonomi dan Manajemen, Institut Pertanian Bogor. Penulis mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada : 1.
Bapak Prof. Dr. Ir. H. Musa Hubeis, MS, Dipl. Ing., DEA sebagai dosen pembimbing yang telah meluangkan waktu untuk memberi bimbingan, saran, motivasi dan pengarahan kepada penulis.
2.
Bapak Eko Ruddy Cahyadi, S.Hut, MM, sebagai dosen yang telah membimbing penulis sampai pada tahap seminar.
3.
Ibu Hety Mulyati, S.TP, MT dan Ibu Hardiana Widyastuti, S.Hut, MM atas kesediaannya untuk meluangkan waktu menjadi dosen penguji.
4.
Ibu dan Bapak atas doa, pengorbanan, kasih sayang tulus serta pelajaran hidup yang diberikan kepada penulis, kedua adikku Riza dan Dedi yang menjadi motivasi penulis.
5.
Bapak Ir. Sukoco, Ibu R. Dedeh Hasanah, dan Ibu Dara dari PT. Unitex yang telah banyak membantu penulis selama melakukan pencarian data.
6.
Ibu Dra. Hj Siti Rahmawati, selaku moderator pada seminar dan Bapak Dr. Ir. Ma’mun Sarma, MS, M.Ec selaku pembimbing akademik.
7.
Ibu Farida Ratnadewi, SE, MM, selaku komisi pendidikan dan dosen Quality Control (QC) skripsi yang banyak memberikan nasihat dan bantuan.
8.
Bapak Deddy C. Sutarman, STP, MM atas bimbingannya dalam melakukan pengolahan data.
9.
Seluruh staf pengajar dan karyawan Tata Usaha Departemen Manajemen.
10. Mas Agus atas seluruh kesabarannya yang tak lelah memberi doa dan dukungan, serta seluruh keluarganya yang selalu mendukung penulis. 11. Sari dan Rani sahabat yang menjadi tempat berbagi di saat senang dan duka.
12. Puti dan Ria “Trio Unitex” teman satu tempat penelitian di Unitex, serta Pei dan Benny teman berbagi semangat. 13. Elhusni Levi, Heni, Lulud, Reki, Iswi, Mami, Icha Velma, Nope, Novi, Nceq, dan anak-anak Pobsi yang banyak membantu dan mendukung penulis menyelesaikan skripsi ini,│ni-thanks for everything. 14. Semua teman-teman manajemen’42 yang selama tiga tahun bersama. 15. Boni, Junita, Naris, dan Sarah sahabat yang selalu memberi doa dan semangat. 16. Reni, Inten, Uni, Ajeng, Shita, Rina yang pernah memberi warna selama kita dua tahun satu kosan dan seluruh teman di Maharlika Atas yang memberi doa dan semangat. 17. Mas Yodi dan keluarga Bapak Nanang yang memberikan doa, serta dukungannya. 18. Seluruh pihak yang tidak mampu penulis sebutkan satu persatu, semoga Allah membalas kebaikan mereka. Tidak ada sesuatu yang sempurna, begitu juga skripsi ini masih banyak kekurangan, maka penulis mengharapkan kritik dan saran yang bersifat membangun dan berharap skripsi ini bermanfaat untuk semua pihak. Amin.
Bogor,
Juli 2009
Penulis
DAFTAR ISI
Halaman ABSTRAK .................................................................................................. i RIWAYAT HIDUP..................................................................................... iv KATA PENGANTAR ................................................................................ v DAFTAR TABEL ....................................................................................... ix DAFTAR GAMBAR................................................................................... x DAFTAR LAMPIRAN ............................................................................... xi I.
PENDAHULUAN................................................................................. 1 1.1. Latar Belakang................................................................................ 1 1.2. Perumusan Masalah ........................................................................ 3 1.3. Tujuan Penelitian ............................................................................ 3
II. TINJAUAN PUSTAKA ....................................................................... 4 2.1. Konsep Mutu .................................................................................. 2.2. Manajemen Mutu Terpadu .............................................................. 2.3. SMM ISO 9000............................................................................... 2.4. SMM ISO 9001:2000 ...................................................................... 2.4.1. Pengertian SMM ISO 9001:2000 ........................................... 2.4.2. Manfaat Penerapan SMM ISO 9001:2000 .............................. 2.4.3. Langkah-Langkah Penerapan SMM ISO 9001:2000............... 2.4.4. Persyaratan Standar dari SMM ISO 9001:2000 ...................... 2.4.5. Alat TQM .............................................................................. 2.4.6. Penelitian Terdahulu yang Relevan ........................................
4 5 6 10 10 11 12 14 26 28
III. METODE PENELITIAN .................................................................... 30 3.1. Kerangka Pemikiran Penelitian ....................................................... 3.2. Lokasi dan Waktu Penelitian ........................................................... 3.3. Pengumpulan Data .......................................................................... 3.4. Pengolahan dan Analisis Data .........................................................
30 31 31 33
IV. HASIL DAN PEMBAHASAN ............................................................. 42 4.1. Gambaran Umum Perusahaan ........................................................ 4.1.1. Sejarah dan Perkembangan Perusahaan ................................. 4.1.2. Keadaan Umum Perusahaan .................................................. 4.1.3. Visi dan Misi Perusahaan ...................................................... 4.1.4. Struktur Organisasi Perusahaan ............................................. 4.2. Penerapan ISO 9001:2000 pada PT. Unitex Tbk ............................. 4.3. Permasalahan Penerapan ISO 9001:2000 pada PT. Unitex Tbk ....... 4.3.1. Analisis Permasalahan............................................................ 4.3.2. Aktor ..................................................................................... 4.3.3. Tujuan....................................................................................
42 42 42 46 47 48 63 63 68 70
4.3.4. Alternatif Tindakan ................................................................ 4.4. Penyusunan Struktur Hirarki ........................................................... 4.5. Analisis Prioritas Faktor, Aktor, Tujuan dan Alternatif.................... 4.6. Implikasi Manajerial .......................................................................
72 74 76 80
KESIMPULAN DAN SARAN ................................................................... 82 1. Kesimpulan............................................................................................. 82 2. Saran ...................................................................................................... 82 DAFTAR PUSTAKA ................................................................................. 83 LAMPIRAN ............................................................................................... 84
DAFTAR TABEL
No 1 2 3 4 5 6 7
Halaman Jenis data yang digunakan dalam penelitian........................................... Nilai skala banding berpasangan ........................................................... Nilai RI untuk Matriks Berukuran n ...................................................... Susunan prioritas kriteria masalah ......................................................... Susunan prioritas aktor.......................................................................... Susunan prioritas tujuan ........................................................................ Susunan prioritas alternatif tindakan......................................................
32 36 40 76 77 78 79
DAFTAR GAMBAR
No 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
Halaman Model proses SMM ISO 9001:2000 ......................................................... Kerangka pemikiran penelitian................................................................. Struktur hirarki identifikasi permasalahan ................................................ Matriks pendapat individu........................................................................ Matriks pendapat gabungan...................................................................... Diagram alir pengolahan dan analisis data................................................ Logo PT. Unitex, Tbk .............................................................................. Struktur organisasi PT. Unitex ................................................................. Diagram kategori permasalahan ............................................................... Susunan hirarki strategi penerapan ISO 9001:2000 pada PT. Unitex Tbk
11 31 35 37 38 41 47 48 69 74
DAFTAR LAMPIRAN
No 1 2 3 4 5 6
Halaman Lembar kuesioner..................................................................................... Daftar pertanyaan wawancara kepada pihak PT. Unitex ........................... Struktur organisasi TIM ISO 9001:2000 PT. Unitex................................. Standar kain PT. Unitex, Tbk ................................................................... Bentuk matriks pendapat .......................................................................... Hasil pengolahan data ..............................................................................
85 93 94 95 96 98
I. PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang Adanya globalisasi yang ditandai dengan kesepakatan perdagangan bebas oleh beberapa negara seperti ASEAN Free Trade Area (AFTA), North American Free Trade Area (NAFTA), Asia Pasific Economic Cooperation (APEC) dan World Trade Organization (WTO) telah menyebabkan persaingan bisnis semakin ketat. Hal itu menuntut sebuah perusahaan untuk menyiapkan kerangka sistem mutu yang sesuai dengan sasaran atau tujuan akhir perusahaan yang telah ditetapkan dan sesuai dengan keinginan yang diharapkan oleh pelanggan. Nilai utama yang diharapkan oleh pelanggan dari suatu perusahaan adalah mutu produk dan jasa yang tinggi. Mutu diartikan sebagai keseluruhan ciri dan karakteristik produk atau jasa yang kemampuannya dapat memuaskan kebutuhan, baik yang dinyatakan secara tegas maupun tersamarkan. Pentingnya mutu dapat dilihat dari dua sudut pandang, yaitu sudut manajemen operasional dan manajemen pemasaran. Dilihat dari manajemen operasional, mutu produk merupakan salah satu kebijakan penting dalam meningkatkan daya saing produk. Produk dengan mutu bagus mampu bersaing di pasaran. Dilihat dari sudut manajemen pemasaran, mutu produk dapat menjadi salah satu unsur penting untuk meningkatkan volume penjualan dan memperluas pangsa pasar perusahaan (Nasution, 2005). Hal itu disebabkan oleh ketertarikan konsumen untuk memilih produk dengan mutu yang lebih baik. Para pelaku bisnis dituntut untuk selalu berusaha memperbaiki mutu pada proses yang dilakukannya. Hal ini bertujuan untuk memberikan produk atau jasa yang sesuai dengan tuntutan pelanggan dan efisiensi biaya. Mutu suatu produk mempengaruhi preferensi, persepsi dan perilaku pelanggan terhadap produk tersebut. Produk dengan mutu rendah akan menyebabkan pelanggan berpaling pada produk yang lebih bermutu. Sebaliknya, apabila mutu yang dimiliki lebih tinggi dari perusahaan pesaing, pelanggan akan lebih memilih untuk menggunakan produk tersebut.
2
Mengingat hal-hal yang telah dikemukakan, salah satu standar mutu yang berkembang di negara maju maupun di negara berkembang adalah ISO 9001:2000. Standar ini merupakan sarana sebagai alat untuk mencapai tujuan mutu dalam menerapkan Total Quality Control (TQC) yang diharapkan mampu memberi solusi perkembangan globalisasi saat ini yang menuntut pencapaian efektivitas dan efisiensi perusahaan. Bahkan, saat ini telah terbit ISO
dengan
versi
terbaru
yaitu
ISO
9001:20008.
Tujuan
utama
dikeluarkannya ISO 9001:2008 ini adalah untuk mengklarifikasi atau lebih menjelaskan inti atau substansi dari ISO 9001 versi sebelumnya, yakni ISO 9001:2000
dan
untuk
lebih
meningkatkan
kompatabilitasnya
atau
kesesuaiannya dengan Sistem Manajemen Lingkungan ISO 14001:2004. Industri tekstil adalah salah satu industri yang harus memiliki mutu tinggi agar mampu memenangkan persaingan. Oleh karena itu, produsen harus terus meningkatkan mutu dari produk yang dihasilkan. Salah satu perusahaan tekstil yang masih bertahan adalah PT. Unitex Tbk. Sebuah perusahaan patungan Indonesia-Jepang yang bergerak dalam bidang tekstil terpadu (Fully Integrated Textile Manufacture) yang mengolah bahan baku kapas dan polyester menjadi benang dan bahan jadi kain. Perusahaan dituntut untuk terus mempertahankan dan meningkatkan mutu produk, agar dapat mempertahankan loyalitas dan meningkatkan kepuasan konsumen serta untuk menghadapi pesaing terbesar mereka, yaitu antara lain PT. Argo Manunggal Textile yang memiliki pabrik di Tangerang dan Salatiga, serta PT. Sukolancar yang berlokasi di Cimahi, Jawa Barat. Hal tersebut dibuktikan oleh PT Unitex dengan perolehan sertifikasi ISO 9001:2000 pada tahun 2003. Dengan adanya perolehan sertifikasi ISO 9001:2000, dapat diartikan bahwa perusahaan tersebut telah menjalankan sistem manajemen mutu (SMM) yang diakui secara internasional. Penerapan ISO 9001:2000 pada PT. Unitex Tbk telah berjalan lebih dari lima tahun. Hal ini tentu saja merupakan bukti konsistensi perusahaan terhadap jaminan mutu produk untuk memuaskan pelanggan. Dengan demikian,
terlihat kesuksesan PT.
Unitex Tbk dalam menerapkan
ISO 9001:2000, karena tidak mudah mempertahankan ISO 9001:2000 dalam
3
waktu yang lama, maka dilakukan penelitian yang berjudul Kajian Penerapan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2000 pada PT. Unitex Tbk. 1.2. Perumusan Masalah Standarisasi manajemen merupakan tuntutan bagi perusahaan untuk menghasilkan suatu produk bermutu dan mempunyai nilai tambah. ISO 9001:2000 merupakan standarisasi manajemen yang berlaku secara internasional yang masih tergolong baru di Indonesia. Perolehan sertifikasi ISO 9001:2000 pada PT. Unitex Tbk memberikan jaminan bahwa perusahaan akan memberikan produk yang memenuhi persyaratan yang ditetapkan. Persyaratan-persyaratan yang ditetapkan ini dapat merupakan kebutuhan spesifik dari pelanggan, dimana perusahaan bertanggung jawab untuk menjamin mutu dari produknya. Bentuk produk yang diberikan oleh sebuah perusahaan adalah mutu yang tinggi yang sesuai dengan keinginan konsumen. Berdasarkan uraian di atas, maka permasalahan pada penelitian ini dapat dirumuskan sebagai berikut : 1. Bagaimana
penerapan
SMM
ISO
9001:2000
pada
PT. Unitex Tbk saat ini ? 2. Faktor-faktor apakah yang menjadi permasalahan dalam penerapan SMM ISO 9001:2000 ditelaah dari hirarki penyusunnya ? 1.3. Tujuan Penelitian 1. Mengidentifikasi permasalahan dalam penerapan SMM ISO 9001:2000 pada PT. Unitex Tbk saat ini. 2. Menganalisis faktor-faktor penerapan SMM ISO 9001:2000 berdasarkan hirarki penyusunnya dengan Proses Hirarki Analitik (PHA).
II. TINJAUAN PUSTAKA
2.1. Konsep Mutu Fokus utama sebuah organisasi adalah memberikan kepuasan pelanggannya, hal tersebut dapat diwujudkan dengan pemberian jaminan mutu pada produk maupun jasanya. Menurut Juran dalam Nasution (2005), mutu produk merupakan kecocokan penggunaan produk untuk memenuhi kebutuhan dan kepuasan pelanggannya. Kecocokan tersebut didasarkan atas lima ciri, yaitu : 1. Teknologi, yaitu kekuatan dan daya tahan. 2. Psikologis, yaitu citra rasa atau status. 3. Waktu, yaitu kehandalan. 4. Kontraktual, yaitu adanya jaminan. 5. Etika, yaitu adanya sopan santun, ramah atau jujur. Crosby dalam Nasution (2005) mengemukakan, bahwa mutu adalah conformance to requirement, yaitu sesuai dengan apa yang disyaratkan atau distandarkan. Menurut Deming dalam Nasution (2005), mutu tersebut harus sesuai dengan kebutuhan pasar atau konsumen. Perusahaan harus benar-benar mampu memenuhi apa yang dibutuhkan konsumen atas produk yang dihasilkan. Menurut Feigenbaum (1996), mutu adalah keseluruhan gabungan karakteristik produk dan jasa dari pemasaran, rekayasa, pembikinan dan pemeliharaan yang membuat produk dan jasa yang digunakan memenuhi harapan-harapan pelanggan. Menurut Scherkenbach dalam Ariani (2002), mutu ditentukan oleh pelanggan; pelanggan menginginkan produk dan jasa yang sesuai dengan kebutuhan dan harapannya pada suatu tingkat harga tertentu yang menunjukkan nilai produk tersebut. Menurut Elliot dalam Ariani (2002), mutu adalah sesuatu yang berbeda untuk orang yang berbeda dan tergantung pada waktu dan tempat, atau dikatakan sesuai dengan tujuan. Menurut
Garvin dan Davis dalam
Nasution (2005), mutu adalah kondisi dinamis yang berhubungan dengan
5
produk, manusia/tenaga kerja, proses dan tugas, serta lingkungan yang memenuhi atau melebihi harapan pelanggan atau konsumen. Sementara dalam Standar Nasional Indonesia (SNI 19-8402-1991) dalam Ariani (2002), mutu diartikan sebagai keseluruhan ciri dan karakteristik produk atau jasa yang kemampuannnya dapat memuaskan kebutuhan, baik yang dinyatakan secara tegas maupun tersamar. Nasution (2005) menjelaskan mutu dari dua sudut, yaitu dari sudut manajemen operasional dan manajemen pemasaran. Dilihat dari sudut manajemen operasional, mutu produk merupakan suatu kebijakan penting dalam meningkatkan daya saing produk yang harus memberi kepuasan kepada konsumen melebihi atau paling tidak sama dengan mutu produk dari pesaingnya. Dilihat dari sudut manajemen pemasaran, mutu produk merupakan
salah
satu
unsur
utama
dalam
bauran
pemasaran
(marketing mix) yaitu, produk, harga, promosi dan saluran distribusi yang dapat meningkatkan volume penjulan dan pangsa pasar perusahaan. 2.2. Manajemen Mutu Terpadu Manajemen mutu terpadu merujuk pada penekanan mutu yang meliputi organisasi keseluruhan, mulai dari pemasok hingga pelanggan (Heizer dan Render, 2005). Seperti halnya mutu, Manajemen Mutu Terpadu (Total Quality Management) juga memiliki bermacam-macam definisi. TQM diartikan sebagai perpaduan semua fungsi manajemen, semua bagian dari suatu perusahaan dan semua orang ke dalam falsafah holistik yang dibangun berdasarkan konsep mutu, teamwork, produktivitas dan kepuasan pelanggan (Ishikawa dalam Nasution, 2005). Manajemen Mutu Terpadu (Total Quality Management, TQM) merupakan suatu penerapan metode kuantitatif dan sumber daya manusia (SDM) untuk memperbaiki dalam penyediaan bahan baku maupun pelayanan bagi organisasi, semua proses dalam organisasi pada tingkat tertentu, dimana kebutuhan pelanggan terpenuhi sekarang dan di masa mendatang. TQM lebih merupakan sikap dan perilaku berdasarkan kepuasan atas pekerjaannya dan kerja tim atau kelompoknya. TQM menghendaki komitmen total dari manajemen sebagai pemimpin organisasi dimana komitmen ini harus
6
disebarluaskan pada seluruh karyawan dan pada semua level atau departemen dalam organisasi. TQM bukan merupakan program sistem, tetapi merupakan budaya yang harus dibangun, dipertahankan dan ditingkatkan oleh seluruh anggota organisasi atau perusahaan bila organisasi atau perusahaan tersebut berorientasi pada mutu dan menjadikan mutu sebagai the way of life (Ariani, 2002). 2.3. SMM ISO 9000 Seri ISO 9000 adalah suatu sistem terpadu untuk mengoptimalkan efektivitas mutu suatu perusahaan, dengan menciptakan sebuah kerangka kerja untuk peningkatan atau perbaikan secara berkesinambungan (Nasution, 2005). Ada tiga unsur fundamental dalam menerapkan ISO 9000, yang pertama adalah penerapan falsafah ISO 9000 sebagai suatu standar perusahaan. Yang kedua adalah penilaian oleh pihak lain yang masih berhubungan dengan organisasi/perusahaan, misalnya pelanggan, pemasok dan sebagainya dimana hasil penilaian diakui sebagai standar bagi kedua belah pihak. Sedangkan yang ketiga adalah untuk mendapatkan persetujuan pihak ketiga atau sertifikasi yang memungkinkan suatu perusahaan mendemonstrasikan status ISO 9000 kepada pembeli dan calon pembeli (Ariani, 2002). Dalam Ariani, (2002) dijelaskan bahwa istilah ISO 9000 biasanya merujuk pada seperangkat standar yang meliputi ISO 9000, ISO 9001, ISO 9002, ISO 9003 dan ISO 9004. Standar ini mencakup perancangan mutu, manajemen mutu dan penjaminan mutu untuk berbagai macam perusahaan yang berbeda-beda. Standar ISO 9000 mencakup pembicaraan mengenai risiko, biaya, manfaat, tanggungjawab manajemen, prinsip-prinsip sistem mutu dan blok-blok lain yang membantu memasyarakatkan standar mutu yang sesuai dengan situasi nyata. ISO 9000 mempunyai 20 unsur yang perlu mendapat perhatian, yaitu : 1. Kebijakan/tanggungjawab manajemen. 2. Sistem mutu yang meliputi struktur organisasi, tanggungjawab, prosedur, proses dan sumber-sumber untuk menerapkan manajemen mutu. 3. Pemeriksaan perjanjian.
7
4. Pengendalian perancangan. 5. Pengendalian dokumen. 6. Pembelian. 7. Pembelian produk yang dipasok pelanggan. 8. Identifikasi dan kemampu telusuran produk. 9. Pengendalian proses. 10. Pengujian dan pemeriksaan. 11. Pemeriksaan, pengukuran dan pengujian alat. 12. Inspeksi dan keadaan/status pengujian. 13. Pengendalin produk yang tidak sesuai/cacat. 14. Tindakan korektif. 15. Penanganan, penyimpangan, pengepakan dan pengiriman. 16. Rekaman/catatan mutu. 17. Pemeriksaan mutu internal. 18. Pelatihan. 19. Pelayanan. 20. Teknik-teknik statistik. Standar ISO 9000 mempunyai lima bagian berikut : 1. ISO 9000 – Standar sistem mutu dan penjaminan mutu : Pemandu untuk memilih dan menggunakan standar. Standar ISO 9000 berisi pedoman yang digunakan bersama dengan keempat standar lainnya. 2. ISO 9001 – Sistem mutu : Model untuk penjaminan mutu dalam perancangan/pengembangan, produksi, instalasi dan pelayanan jasa. ISO 9001 menjamin ketaatan terhadap mutu dalam tahap perancangan dan pengembangan, produksi, instalasi dan pelayanan jasa. Oleh karena itu, perusahaan perekayasa, kontruksi dan manufaktur yang produknya melalui tahap-tahap tersebut sangat berkepentingan dengan standar ini. 3. ISO 9002 – Sistem mutu-Model untuk penjaminan mutu untuk produksi dan instalasi. Model ini lebih lunak daripada ISO 9001 dan biasa digunakan oleh perusahaan manufaktur yang umum, di mana spesifikasi produk telah dirancang dan ditetapkan secara pasti.
8
4. ISO 9003 – Sistem mutu : Model untuk penjaminan mutu dalam inspeksi akhir dan pengujian. Model ini sangat terbatas dan sedikit digunakan. Standar ini sesuai untuk organisasi yang ingin membuktikan inspeksi dan pengujian prosedur dan kebijakannya. 5. ISO 9004 – Unsur-unsur manajemen mutu dan sistem mutu : pemandu/pedoman. Model ini memberikan pengertian atau wawasan mengenai berbagai unsur yang termasuk dalam sistem mutu dan juga struktur yang diharapkan dalam sistem tersebut. ISO 9004 berisi panduan dalam hal-hal yang berkaitan dengan faktor teknis, administratif dan SDM yang dapat mempengaruhi mutu produk dan jasa. Selain itu juga berguna untuk pemandu dalam pengembangan dan implementasi suatu sistem mutu. Seri ISO 9000 dapat dikelompokkan ke dalam dua tipe dasar standar, yaitu (1) seri-seri ISO 9000 yang memuat persyaratan standar SMM, yang tergolong di dalamnya adalah ISO 9001, ISO 9002 dan ISO 9003; (2) Seri-seri ISO yang berkaitan dengan petunjuk untuk pedoman manajemen mutu, yang tergolong di dalamnya adalah ISO 9004 beserta bagian-bagiannya. Beberapa seri ISO 9000 menurut Gaspersz dalam Nasution (2005): 1. ISO 9000-1, manajemen mutu dan standar jaminan mutu-petunjuk untuk pemilihan dan penggunaan. 2. ISO 9000-2, petunjuk untuk aplikasi ISO 9001, 9002 dan 9003. 3. ISO 9000-3, petunjuk untuk aplikasi ISO 9001 pada pengembangan, penawaran dan pemeliharaan perangkat lunak (software). 4. ISO 9000-4, petunjuk pada keberlangsungan manajemen program. 5. ISO 9001, sistem mutu model untuk jaminan mutu dalam desain/ pengembang, produksi, instalasi dan pelayanan. 6. ISO 9002, sistem mutu untuk jaminan mutu dalam produksi dan instalasi. 7. ISO 9003, sistem mutu model untuk jaminan mutu dalam inspeksi dan pengujian akhir. 8. ISO 9004-1, manajemen mutu dan unsur-unsur sistem mutu-suatu petunjuk.
9
9. ISO 9004-2, manajemen mutu dan unsur-unsur sistem mutu-petunjuk untuk jasa. 10. ISO 9004-3, petunjuk untuk material yang diproses. 11. ISO 9004-4, petunjuk untuk perbaikan mutu. 12. ISO 9004-5, petunjuk untuk rencana-rencana mutu. 13. ISO 9004-6, petunjuk jaminan mutu untuk manajemen proyek. 14. ISO 9004-7, petunjuk untuk manajemen konfigurasi. Manfaat penerapan ISO 9000 menurut Chatab dalam Ariani (2002), adalah : 1. Dari aspek konsistensi pelaksanaan dan mampu telusur. Apabila dilaksanakan dengan benar akan bermanfaat berikut : a. Memberikan pendekatan sistematis untuk manajemen mutu. b. Memastikan konsistensi operasi untuk memelihara mutu produk dan jasa. c. Menetapkan kerangka kerja untuk proses peningkatan mutu lebih lanjut dengan membakukan proses guna memastikan konsistensi dan mampu telusur, serta meningkatkan hubungan antar fungsi yang mempengaruhi mutu. 2. Dari aspek pengendalian pencegahan. Penekanan ISO 9000 ditujukan untuk pengendalian pencegahan. Oleh karena itu, sistem tersebut perlu : a. Menentukan secara jelas tanggungjawab dan wewenang dari personil kunci yang mempengaruhi mutu. b. Mendokumentasikan prosedur secara baik dalam rangka menjalankan operasi dan proses bisnis penyedia jasa atau manufaktur. c. Menerapkan sistem dokementasi yang efektif melalui mekanisme dari audit mutu internal dan tinjauan manajemen yang berkesinambungan. 3. Dari aspek perkembangan dan pertumbuhan perusahaan. Berdasar kedua aspek tersebut, manfaat penerapan ISO 9000 dari perspektif pertumbuhan dan pengembangan perusahaan adalah : a. Sebagai sarana pemasaran.
10
b. Dalam meningkatkan kepercayaan dan kepuasan pelanggan melalui sistematika dan pendekatan yang terorganisir pada pemastian mutu. c. Dapat meningkatkan citra dan daya saing perusahaan. d. Dapat meningkatkan produktivitas dan mutu produk atau jasa dengan memenuhi persyaratan pembeli melalui kerjasama dan komunikasi yang lebih baik, penguatan pengendalian bisnis dan proses teknis, penurunan pemborosan karena mutu kerja yang buruk. e. Dapat memberikan pelatihan yang sistematis kepada staf melalui prosedur dan instruksi yang baik. f. Mengantisipasi tuntutan konsumen atas produk dan tingkat persaingan usaha
yang
telah
mengalami
evolusi
sehingga
produsen
menanggapinya melalui pendekatan mutu, pengendalian mutu, pemastian mutu, manajemen mutu dan manajemen mutu terpadu. g. Sebagai fondasi yang mantap untuk pengembangan mutu yang selanjutnya menuju manajemen mutu terpadu. 2.4. SMM ISO 9001:2000 2.4.1. Pengertian SMM ISO 9001:2000 Menurut Gaspersz (2005), ISO 9001:2000 adalah suatu standar internasional untuk SMM. ISO 9001:2000 menetapkan persyaratanpersyaratan dan rekomendasi untuk desain dan penilaian dari suatu SMM, yang bertujuan untuk menjamin bahwa organisasi akan memberikan produk (barang dan atau jasa) yang memenuhi persyaratan yang ditetapkan. Persyaratan-persyaratan yang ditetapkan ini dapat merupakan kebutuhan spesifik dari pelanggan, dimana organisasi yang dikontrak itu bertanggungjawab untuk menjamin mutu dari produkproduk tertentu, atau merupakan kebutuhan dari pasar tertentu, sebagaimana ditentukan oleh organisasi. Menurut Nasution (2005), ISO 9001:2000 merupakan model sistem jaminan mutu dalam desain atau pengembangan, produksi, instalasi dan pelayanan. Faktor yang mempengaruhi ISO 9001:2000 adalah komitmen manajemen, kebijakan mutu perusahaan, standar operasi kerja, sistem pengendalian dokumen, fasilitas kerja, tim
11
pelaksana ISO 9001:2000, partisipasi karyawan, pelatihan karyawan, komunikasi dan koordinasi (Chatab dalam Ariani, 2002). Model proses dari ISO 9001:2000 terdiri dari lima bagian utama yang menjabarkan sistem manajemen organisasi (Gambar 1) berikut : 1.
SMM
2.
Tanggungjawab manajemen.
3.
Manajemen sumber daya.
4.
Realisasi produk.
5.
Analisa, pengukuran dan peningkatan.
Gambar 1. Model Proses Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2000 (Gaspersz , 2005) 2.4.2. Manfaat Penerapan SMM ISO 9001:2000 Menurut Gaspersz (2005), manfaat penerapan SMM ISO 9001:2000 adalah : 1. Meningkatkan kepercayaan dan kepuasan pelanggan melalui jaminan mutu yang terorganisir dan sistematik. Proses dokumentasi dalam ISO 9001:2000 menunjukkan bahwa kebijakan, prosedur dan instruksi yang berkaitan dengan mutu telah direncanakan dengan baik. 2. Perusahaan yang telah bersertifikat ISO 9001:2000 diizinkan untuk mengiklankan pada media massa bahwa SMM dari perusahaan itu
12
telah diakui secara internasional. Hal ini berarti meningkatkan citra perusahaan serta daya saing dalam memasuki pasar global. 3. Audit SMM dari perusahaan yang telah memperoleh sertifikat ISO 9001:2000 dilakukan secara periodik oleh registrar dari lembaga registrasi, sehingga pelanggan tidak perlu melakukan audit sistem mutu. Hal ini akan menghemat biaya dan mengurangi duplikasi audit sistem mutu oleh pelanggan. 4. Perusahaan yang telah memperoleh sertifikat ISO 9001:2000 secara otomatis terdaftar pada lembaga registrasi, sehingga apabila pelanggan
potensial
ingin
mencari
pemasok
bersertifikat
ISO 9001:2000, akan menghubungi lembaga registrasi. Jika nama perusahaan itu telah terdaftar pada lembaga registrasi bertaraf internasional, maka hal itu berarti terbuka kesempatan pasar baru. 5. Meningkatkan mutu dan produktivitas dari manajemen melalui kerjasama dan komunikasi yang lebih baik, sistem pengendalian yang konsisten, serta pengurangan dan pencegahan pemborosan karena operasi internal menjadi lebih baik. 6. Meningkatkan kesadaran mutu dalam perusahaan. 7. Memberikan pelatihan secara sistematik kepada seluruh karyawan dan manajer organisasi melalui prosedur-prosedur dan instruksiinstruksi yang terdefinisikan secara baik. 8. Terjadi perubahan positif dalam hal kultur mutu dari anggota organisasi, karena manajemen dan karyawan terdorong untuk mempertahankan sertifikasi ISO 9001:2000 yang umumnya hanya berlaku selama tiga tahun. 2.4.3. Langkah-Langkah Penerapan SMM ISO 9001:2000 Menurut Gaspersz (2005), langkah-langkah untuk menerapkan SMM ISO 9001:2000 adalah : 1. Memperoleh komitmen dari manajemen puncak. Tanpa komitmen manajemen puncak, implementasi SMM ISO 9001:2000 tidak mungkin dan sangat sulit.
13
2. Membentuk komite pengarah (steering committee) atau koordinator ISO. Komite ini akan memantau proses agar sesuai dengan persyaratan standar dalam SMM ISO 9001:2000. Komite ini juga befungsi mengangkat atau menunjuk satu atau lebih auditor internal untuk ISO
9001:2000.
Auditor
internal
merupakan
orang-orang yang bebas dari fungsi yang diuji dan seharusnya dilatih terlebih dahulu sebagai penilai. Anggota-anggota dari komite pengarahan juga berfungsi sebegai sumber informasi dan penasihat atau konsultan menyangkut hal-hal yang berkaitan dengan sistem mutu ISO 9001:2000. 3. Mempelajari persyaratan-persyaratan standar dari SMM ISO 9001:2000. Memahami persyaratan SMM ISO 9001:2000 adalah kunci sukses menuju
keberhasilan
dari
suatu
proses
dokumentasi
dan
implementasi. 4. Melakukan pelatihan terhadap semua anggota organisasi. Manajer-manajer,
supervisor-supervisor
dan
anggota-anggota
organisasi sangat menentukan keberhasilan implementasi SMM ISO 9001:2000, maka harus benar-benar mengerti tentang SMM ISO 9001:2000. Pemahaman terhadap hal ini dapat diperoleh melalui serangkaian pelatihan tentang SMM ISO 9001:2000. 5. Memulai peninjauan ulang manajemen. Pimpinan organisasi harus mendelegasikan tanggungjawab mutu dari organisasi perusahaan itu kepada wakil manajemen, yang biasanya adalah manajer mutu. Tinjauan ulang manajemen harus dimulai dengan memfokuskan pada persyaratan-persyaratan standar SMM ISO 9001:2000. 6. Identifikasi kebijakan mutu, prosedur-prosedur dan instruksiinstruksi yang dibutuhkan yang dituangkan dalam dokumendokumen tertulis.
14
Empat level dari dokumentasi, yaitu manual sistem mutu (level I), prosedur-prosedur (level II), instruksi-instruksi (level III), maupun formulir-formulir (level IV), harus diselesaikan. Matriks evaluasi awal
seharusnya
mengidentifikasi
kebijakan-kebijakan
mutu,
prosedur-prosedur, instruksi-instruksi, formulir-formulir yang masih harus ditulis atau dimodifikasi. Manajer-manajer seharusnya diberikan tanggungjawab untuk menjamin bahwa dokumendokumen itu ada. 7. Implementasi SMM ISO 9001:2000. Sekali sistem manajemen ISO 9001:2000 dibangun, maka sistem manajemen yang ada selama ini harus dimodifikasi dan dokumentasi pendukung dibuat, agar implementasi menjadi sukses. 8. Memulai audit SMM perusahaan. Sekali SMM ISO 9001:2000 telah diterapkan selama beberapa bulan, maka auditor mutu internal yang telah memperoleh pelatihan tentang audit SMM ISO 9001:2000 perlu memeriksa SMM organisasi yang ada, apakah telah memenuhi standar SMM ISO 9001:2000. 9. Memilih registrar. Setelah manajemen yakin dan percaya bahwa SMM organisasi telah memenuhi persyaratan standar SMM ISO 9001:2000, maka manajemen perlu memilih registrar untuk mulai melakukan penilaian. Registrar akan menilai dokumen-dokumen seperti : manual mutu, prosedur-prosedur, instruksi-instruksi dan formulirformulir yang berkaitan dengan persyaratan SMM ISO 9001:2000. 2.4.4. Persyaratan Standar dari SMM ISO 9001:2000 Dalam Gaspersz (2005), dijelaskan tentang klausul-klausul yang penting dan harus diperhatikan oleh manajemen organisasi. Penjabaran dari klausul-klausul tersebut adalah : Klausul 1. RUANG LINGKUP Klausul 1.1. Umum Ruang lingkup ISO 9001:2000 terdiri dari persyaratanpersyaratan standar yang menekankan untuk memenuhi kepuasan
15
pelanggan melalui efektivitas dari aplikasi sistem mutu, termasuk proses-proses
untuk
peningkatan
terus-menerus
dan
jaminan
kesesuaian. Klausul 1.2. Aplikasi Klausul ini merupakan suatu deskripsi umum tentang aplikasi dari Standar Internasional ISO 9001:2000. Persyaratan-persyaratan dari ISO 9001:2000 yang tidak dapat diaplikasikan, dalam organisasi tersebut HARUS tertulis di klausul 7 (Realisasi Produk). Jika ditemukan ada persyaratan yang tidak diaplikasikan, namun tidak tertulis pada klausul 7, maka dinyatakan bahwa organisasi tersebut TIDAK MEMENUHI persyaratan ISO 9001:2000. Klausul 2. REFERENSI NORMATIF Klausul ini hanya memuat referensi-referensi dari ISO 9001:2000. Klausul 3. ISTILAH DAN DEFINISI Klausul ini memuat bahwa istilah dan definisi-definisi yang berlaku dalam ISO 9001:2000. Istilah “organisasi” menggantikan istilah “pemasok”,
dalam
ISO
9001:1994,
serta
istilah
“pemasok”
menggantikan istilah “subkontraktor”. Istilah produk dalam ISO 9001:2000 dapat berarti barang dan atau jasa. Klausul 4. SISTEM MANAJEMEN MUTU Klausul 4.1. Persyaratan Umum Klausul ini menekankan pada kebutuhan untuk peningkatan terus menerus. Manajemen organisasi HARUS menetapkan langkahlangkah untuk implementasi SMM ISO 9001:2000 dan kebutuhan peningkatan terus menerus. Klausul 4.2. Persyaratan Dokumentasi Klausul 4.2.1. Umum Klausul
ini
menyatakan
bahwa
SMM
membutuhkan
dokumentasi. Dokumentasi merupakan proses untuk menghasilkan dokumen-dokumen,
dimana
dokumen
dalam
ISO
didefinisikan sebagai informasi dan medium pendukungnya.
9001:2000
16
Klausul 4.2.2. Manual Mutu Manual mutu HARUS merupakan suatu deskripsi dari sekuens dan interaksi proses-proses yang tercakup dalam SMM. Manual mutu juga HARUS menjadi referensi terhadap prosedur-prosedur SMM dan outline dari struktur pendokumentasian yang digunakan dalam SMM. Klausul 4.2.3. Pengendalian Dokumen Klausul ini menyatakan bahwa organisasi HARUS menetapkan dan memelihara prosedur tertulis untuk pengendalian semua dokumen yang dibutuhkan untuk manajemen dari proses-proses. Dokumen harus dapat dibaca; revisi harus dapat dikendalikan dan dapat diidentifikasi dengan
segera,
dipelihara
dalam
susunan
yang
teratur
dan
dipertahankan untuk suatu periode waktu yang ditentukan. Klausul 4.2.4. Pengendalian Catatan Mutu Klausul ini menyatakan bahwa organisasi HARUS menetapkan dan memelihara prosedur tertulis untuk pengendalian semua catatan mutu yang dibutuhkan untuk manajemen dari proses-proses. Prosedur tertulis itu HARUS menetapkan untuk keperluan identifikasi, penyimpanan,
pengambilan
kembali,
pemeliharaan,
waktu
pemeliharaan dan disposisi dari catatan-catatan mutu. Catatan mutu diperlukan untuk memberikan bukti kesesuaian terhadap persyaratanpersyaratan dan efektivitas operasional SMM ISO 9001:2000. Klausul 5. TANGGUNGJAWAB MANAJEMEN Klausul 5.1 Komitmen Manajemen Klausul ini menekankan pada komitmen manajemen puncak. Manajemen organisasi HARUS memberikan komitmen menuju pengembangan dan peningkatan SMM ISO 9001:2000. Klausul 5.2 Fokus Pelanggan Klausul ini memaksa (menguatkan) keterlibatan manajemen puncak dengan kebutuhan-kebutuhan pelanggan. Manajemen organisasi HARUS memiliki metodologi yang menjamin bahwa kebutuhankebutuhan dan ekspektasi pelanggan telah diterapkan melalui SMM
17
ISO 9001:2000 dan dikonversi ke dalam persyaratan-persyaratan, serta sesuai dengan tujuan untuk mencapai kepuasan pelanggan. Klausul 5.3 Kebijakan Mutu Kebijakan mutu HARUS memberikan perhatian utama pada komitmen manajemen untuk memenuhi persyaratan-persyaratan dan meningkatkan terus menerus efektivitas dari SMM ISO 9001:2000, serta memberikan suatu kerangka kerja untuk penetapan dan peninjauan ulang tujuan-tujuan mutu. Klausul 5.4 Perencanaan Klausul 5.4.1 Tujuan Mutu Klausul ini menyatakan bahwa manajemen organisasi HARUS menetapkan tujuan-tujuan mutu, pada fungsi dan tingkat yang relevan di dalam organisasi yang menerapkan SMM ISO 9001:2000. Tujuantujuan mutu HARUS dapat diukur dan konsisten dengan kebijakan mutu untuk peningkatan terus-menerus. Klausul 5.4.2 Perencanaan Sistem Manajemen Mutu Manajemen puncak HARUS menjamin bahwa perencanaan SMM dilakukan agar memenuhi persyaratan yang sesuai dengan ISO 9001:2000. Perencanaan mutu HARUS konsisten dengan semua persyaratan lain dari SMM ISO 9001:2000 dan didokumentasikan dalam format yang sesuai dengan praktek pengoperasian organisasi. Klausul 5.5 TanggungJawab, Wewenang dan Komunikasi Klausul 5.5.1 TanggungJawab dan Wewenang Klausul ini menyatakan bahwa manajemen organisasi HARUS memperhatikan hal-hal berikut : a. Mengidentifikasi fungsi-fungsi dan hubungan keterkaitannya guna memudahkan pencapaian efektivitas SMM. b. Mendefinisikan komposisi dari manajemen organisasi. c. Membuat
struktur
organisasi
yang secara tegas
dan jelas
mengidentifikasi berbagai hubungan keterkaitan fungsional.
18
d. Mendefinisikan
tanggungjawab
dan
wewenang,
serta
mengkomunikasikan kepada yang terlibat dalam operasional dari SMM ISO 9001:2000. Klausul 5.5.2 Wakil Manajemen Klausul ini secara tegas menyatakan bahwa manajemen puncak HARUS mengangkat secara formal seorang anggota manajemen, yang bebas dari tanggungjawab lain, serta memiliki wewenang yang didefinisikan secara tegas dan jelas, untuk menjamin efektivitas dari SMM ISO 9001:2000. Klausul 5.5.3 Komunikasi Internal Manajemen
puncak
HARUS
menjamin
bahwa
proses
komunikasi yang tepat diterapkan dalam organisasi dan bahwa komunikasi ini berkaitan dengan upaya-upaya pencapaian efektivitas dari SMM ISO 9001:2000. Klausul 5.6 Peninjauan Ulang Manajemen Klausul 5.6.1 Umum Klausul ini menyatakan bahwa manajemen puncak HARUS meninjau ulang SMM ISO 9001:2000, menetapkan dan merencanakan periode
waktu
peninjauan
ulang
manajemen,
agar
menjamin
keberlangsungan kesesuaian, kelengkapan dan efektivitas dari SMM. Klausul 5.6.2 Input Peninjauan Ulang Klausul ini menyatakan bahwa input peninjauan ulang manajemen HARUS meliputi kinerja sekarang dan kesempatan untuk peningkatan terus menerus. Klausul 5.6.3 Output Peninjauan Ulang Klausul ini menyatakan bahwa output peninjauan ulang manajemen HARUS mencakup tindakan-tindakan yang berkaitan dengan: a. Peningkatan SMM ISO 9001:2000 beserta proses-prosesnya. b. Peningkatan produk yang terkait dengan kebutuhan pelanggan. c. Sumber-sumber daya yang diperlukan.
19
Klausul 6. MANAJEMEN SUMBER DAYA Klausul 6.1 Penyedian Sumber Daya Klausul ini menyatakan bahwa suatu organisasi HARUS menetapkan dan memberikan sumber-sumber daya yang diperlukan secara tepat untuk menerapkan dan mempertahankan
SMM ISO
9001:2000, serta meningkatkan efektivitasnya terus menerus dan meningkatkan kepuasan pelanggan. Klausul 6.2 Sumber Daya Manusia Klausul 6.2.1 Umum Klausul ini menyatakan bahwa personel yang bertanggung jawab dalam menjalankan tugas HARUS didefinisikan dalam SMM ISO 9001:2000, serta memiliki kompetensi yang berkaitan dengan pendidikan yang relevan, pelatihan, keterampilan dan pengalaman. Klausul 6.2.2 Kompetensi, Kesadaran dan Pelatihan Manajemen organisasi HARUS mengidentifikasi kebutuhan kompetensi
untuk
personel
yang
melaksanakan
tugas
yang
mempengaruhi mutu produk, memberikan pelatihan untuk memenuhi kompetisi tersebut dan menjamin karyawan agar sadar akan relevansi, serta pentingnya aktivitas dan kontribusi pada pencapaian tujuan-tujuan mutu. Klausul 6.3 Infrastruktur Manajemen organisasi HARUS menetapkan, menyediakan dan memelihara infrastruktur yang diperlukan untuk mencapai kesesuaian terhadap persyaratan produk. Infrastruktur mencakup bangunan, ruang kerja, fasilitas yang sesuai, peralatan proses dan pelayanan pendukung. Klausul 6.4 Lingkungan Kerja Klausul ini menyatakan bahwa manajemen organisasi HARUS mendefinisikan lingkungan kerja yang sesuai, menetapkan dan mengelola lingkungan kerja itu untuk mencapai kesesuaian terhadap persyaratan produk.
20
Klausul 7. REALISASI PRODUK Klsusul 7.1 Perencanaan Realisasi Produk Manajemen organisasi HARUS menjamin bahwa proses realisasi produk berada di bawah pengendalian, agar memenuhi persyaratan produk. Klausul 7.2 Proses yang Terkait dengan Pelanggan Klausul 7.2.1 Identifikasi Persyaratan yang Terkait dengan Produk Di bawah klausul ini, ada tiga persyaratan dalam proses penentuan kebutuhan pelanggan. Persyaratan itu adalah : a. Persyaratan yang tidak dinyatakan oleh pelanggan, tetapi dianggap perlu untuk dispesifikasikan atau diterapkan dalam penggunaan. b. Persyaratan-persyaratan hukum dan peraturan-peraturan yang terkait dengan produk. c. Persyaratan tambahan lain yang ditentukan oleh organisasi. Klausul 7.2.2 Peninjauan-Ulang Persyaratan yang Terkait dengan Pelanggan Klausul ini menyatakan bahwa manajemen organisasi HARUS melakukan peninjauan ulang persyaratan dari pelanggan dan organisasi dan menetapkan tahapan-tahapan peninjauan ulang tersebut. Klausul 7.2.3 Komunikasi Pelanggan Organisasi HARUS menetapkan peraturan-peraturan yang efektif untuk berkomunikasi dengan pelanggan. Komunikasi ini HARUS berkaitan dengan informasi produk, pencarian informasi, kontrak atau penanganan pesanan termasuk tambahan-tambahan persyaratan yang ada, umpan balik dari pelanggan termasuk keluhankeluhan pelanggan. Klausul 7.3 Desain dan Pengembangan Klausul 7.3.1 Perencanaan Desain dan Pengembangan Klausul ini menyatakan manajemen HARUS merencanakan dan mengendalikan desain dan pengembangan produk, serta mengelola keterkaitan antara kelompok-kelompok berbeda yang terlibat dalam desain dan pengembangan.
21
Klausul 7.3.2 Input Desain dan Pengembangan Klausul ini menyatakan bahwa input yang terkait dengan persyaratan produk harus ditetapkan dan catatannya dipelihara. Input tersebut juga harus ditinjau kesesuaiannya. Persyaratan-persyaratan harus lengkap, tidak bias dan tidak bertentangan satu dengan yang lainnya. Klausul 7.3.3 Output Desain dan Pengembangan Menurut
klausul
ini,
output
dari
proses
desain
dan
pengembangan HARUS didokumenatasikan dan dinyatakan dalam suatu cara yang memungkinkan untuk verifikasi terhadap klausul ini, output
dari
proses
didokumentasikan memungkinkan
dan untuk
desain
dan
dinyatakan verifikasi
pengembangan
HARUS
dalam
suatu
cara
yang
terhadap
input
desain
dan
pengembangan yang relevan. Klausul 7.3.4 Peninjauan-Ulang Desain dan Pengembangan Menurut
klausul
ini,
peninjauan
ulang
desain
dan
pengembangan HARUS sistematik dalam menjamin kesesuaian dengan persyaratan input desain dan pengembangan. Personil yang terlibat dalam proses peninjauan ulang desain dan pengembangan, HARUS merupakan wakil-wakil dari semua fungsi yang terkait dengan tahaptahap desain dan pengembangan yang sedang ditinjau ulang tersebut. Klausul 7.3.5 Verifikasi Desain dan Pengembangan Menurut klausul ini, pada tahap-tahap yang tepat dari desain dan pengembangan, verifikasi HARUS dilakukan untuk menjamin bahwa output desain dan pengembangan itu harus memenuhi persyaratan input desain
dan
pengembangan.
Hasil-hasil
verifikasi
desain
dan
pengembangan beserta tindak lanjut yang sesuai HARUS dicatat dan disimpan. Klausul 7.3.6 Validasi Desain dan Pengembangan Menurut klausul ini, validasi desain dan pengembangan HARUS dilakukan untuk menjamin bahwa produk yang dihasilkan sesuai dengan persyaratan-persyaratan penggunaan dari produk itu. Hasil-hasil
22
validasi
desain
dan
pengembangan
HARUS
dicatat
dan
didokumentasikan. Klausul 7.3.7 Pengendalian Perubahan Desain dan Pengembangan Perubahan-perubahan desain dan pengembangan HARUS ditinjau
ulang,
diverifikasi,
divalidasi
dan
disetujui
sebelum
implementasi. Hasil-hasil dari peninjauan ulang perubahan-perubahan desain dan pengembangan beserta tindak lanjut yang sesuai HARUS dicatat dan didokumentasikan. Klausul 7.4 Pembelian Klausul 7.4.1 Proses Pembelian Menurut klausul ini, manajemen organisasi HARUS melakukan hal-hal berikut: a. Mengendalikan proses pembeliannya agar menjadi produk yang dibeli sesuai persyaratan. b. Mengevaluasi dan memilih pemasok berdasarkan kemampuan mereka
menawarkan produk
berkaitan
dengan
persyaratan-
persyaratan organisasi. c. Mengidentifikasikan kriteria untuk pemilihan dan evaluasi periodik terhadap pemasok. d. Mencatat dan mendokumentasikan hasil-hasil dari evaluasi pemasok dan tindak lanjut yang sesuai. Klausul 7.4.2 Informasi Pembelian Menurut klausul ini, organisasi HARUS mendefinisikan hal-hal pokok dan penting dalam dokumentasi pembelian. Organisasi HARUS meninjau ulang dan menyetujui dokumen-dokumen pembelian untuk kesesuaian terhadap persyaratan yang ditetapkan sebelum dikeluarkan atau diterbitkan untuk digunakan. Klausul 7.4.3 Verifikasi Produk yang Dibeli Menurut klausul ini, organisasi HARUS mengidentifikasi dan menerapkan aktivitas-aktivitas yang diperlukan untuk verifikasi produkproduk yang dibeli, serta menspesifikasikan peraturan verifikasi yang diinginkan.
23
Klausul 7.5 Ketentuan Produksi dan Pelayanan Klausul 7.5.1 Ketentuan Pengendalian Produksi dan Pelayanan Menurut klausul ini, organisasi HARUS mengendalikan produksi
dan
pelayanan
melalui
penyediaan
informasi
yang
menspesifikasikan karakteristik dari produk dan instruksi-instruksi kerja. Organisasi juga HARUS memelihara peralatan yang sesuai untuk produksi dan pelayanan, serta menerapkan aktivitas pemantauan. Klausul 7.5.2 Validasi dari Proses untuk Pengoperasian Produksi dan Pelayanan Manajemen organisasi HARUS menetapkan peraturan-peraturan untuk validasi proses, yang meliputi kriteria yang didefinisikan untuk peninjauan ulang, persetujuan, peralatan dan kualifikasi personel, serta penggunaan metode dan prosedur yang dispesifikasikan. Klausul 7.5.3 Identifikasi dan Kemampuan Telusur (Traceability) Menurut klausul ini, organisasi HARUS melakukan hal-hal sebagai berukut: a. Mengidentifikasikan produk, apabila diterapkan melalui cara-cara yang tepat sepanjang proses-proses produksi pelayanan. b. Mengidentifikasi
status
produk
yang
berhubungan
dengan
pengukuran dan pemantauan. c. Mengendalikan dan mencatat identifikasi yang unik dari produk, jika kemampuan telusur merupakan suatu persyaratan yang diterapkan. Klausul 7.5.4 Hak Milik Pelanggan Menurut klausul ini, organisasi HARUS melakukan hal-hal berikut : a. Menetapkan proses-proses untuk memelihara hak milik pelanggan apabila itu berada di bawah pengendalian organisasi atau sedang digunakan oleh organisasi. b. Memperhatikan proses-proses yang ditetapkan berkaitan dengan hak milik
pelanggan,
pemeliharaan.
untuk
keperluan
verifikasi,
proteksi
dan
24
c. Menjamin bahwa kejadian yang terkait dengan hak milik pelanggan seperti kehilangan, kerusakan, atau hal lain yang ditemukan tidak sesuai untuk penggunaan, dicatat dan dilaporkan kepada pelanggan. Klausul 7.5.5 Penjagaan/Pemeliharaan Produk Menurut klausul ini, organisasi HARUS melindungi kesesuaian produk selama proses internal dan penyerahan ke tujuan yang dimaksud. Klausul 7.6 Pengendalian Peralatan Pengukuran dan Pemantauan Menurut klausul ini, organisasi HARUS mengadakan proses untuk
memastikan
bahwa
pengukuran
dan
pemantauan
dapat
dilaksanakan dengan cara yang konsisten dengan persyaratan pengukuran dan pemantauan. Klausul 8. PENGUKURAN, ANALISIS DAN PENINGKATAN Klausul 8.1 Umum Menurut klausul ini, organisasi HARUS menetapkan rencanarencana dan menerapkan proses-proses pengukuran, pemantauan, analisis dan peningkatan yang diperlukan agar menjamin kesesuaian dari produk, menjamin kesesuaian dari SMM dan meningkatkan terus menerus efektivitas dari SMM. Klausul 8.2 Pengukuran dan Pemantauan Klausul 8.2.1 Kepuasan Pelanggan Menurut klausul ini, organisasi HARUS memantau informasi yang berkaitan dengan persepsi pelanggan, agar mengetahui apakah organisasi telah memenuhi kebutuhan pelanggan. Klausul 8.2.2 Audit Internal Menurut klausul ini, organisasi HARUS melaksanakan audit terhadap SMM, agar menjamin bahwa SMM telah sesuai dengan persyaratan-persyaratan, serta telah diimplementasikan dan dipelihara secara efektif. Klausul 8.2.3 Pengukuran dan Pemantauan Proses Menurut klausul ini, organisasi HARUS menetapkan metodemetode yang sesuai untuk pengukuran dan pemantauan dari proses-
25
proses realisasi produk yang diperlukan untuk memenuhi kebutuhan pelanggan, serta metode-metode ini harus menunjukkan kemampuan dari proses untuk mencapai hasil-hasil yang direncanakan. Klausul 8.2.4 Pengukuran dan Pemantauan Produk Menurut klausul ini, organisasi HARUS menetapkan tahaptahap yang tepat untuk mengukur dan memantau karakteristik produk dan memiliki bukti-bukti yang mengkonfirmasikan bahwa karakteristik produk memenuhi persyaratan untuk produk itu. Klausul 8.3 Pengendalian Produk Nonkonforman Klausul ini menyatakan manajemen organisasi HARUS menetapkan prosedur tertulis yang mendefinisikan proses-proses yang dilibatkan dalam pengendalian nonkonformas (ketidaksesuaian). Produk nonkonforman yang diperbaiki ulang diverifikasi kembali, agar menjadi kesesuaian. Klausul 8.4 Analisis Data Klausul ini menyatakan bahwa organisasi HARUS menetapkan, mengumpulkan dan menganalisis data yang tepat untuk menunjukkan kecocokan dan keefektifan dari SMM dan untuk mengevaluasi dimana perbaikan berkelanjutan terhadap SMM. Klausul 8.5 Peningkatan Klausul 8.5.1 Peningkatan Terus-Menerus Menurut klausul ini, organisasi HARUS meningkatkan terus menerus efektivitas dari SMM melalui pengunaan kebijakan mutu, tujuan-tujuan mutu, hasil-hasil audit, analisa data, tindakan korektif dan preventif, serta peninjauan ulang manajemen. Klausul 8.5.2 Tindakan Korektif Menurut klausul ini, organisasi HARUS mengambil tindakan untuk menghilangkan penyebab ketidaksesuaian, agar tidak terulang lagi. Tindakan perbaikan harus sesuai dengan dampak dari kesesuaian yang ditangani.
26
Klausul 8.5.3 Tindakan Preventif Menurut klausul ini, organisasi HARUS menetapkan tindakan untuk menghilangkan penyebab dari ketidaksesuaian yang potensial untuk mencegah agar tidak terulang kembali. Tindakan preventif harus sesuai dengan dampak dari masalah yang potensial. 2.5. Alat TQM Terdapat tujuh alat yang sangat berguna dalam usaha TQM (Heizer dan Render, 2005), yaitu sebagai berikut : 1) Lembar Pengecekan Lembar pengecekan (Check Sheet) adalah suatu alat yang paling mudah untuk menghitung seberapa sering sesuatu terjadi. Dengan demikian lembar pengecekan adalah alat yang sederhana, tetapi teratur untuk mengumpulkan dan pencatatan data untuk mengetahui masalah utama (Hunt dalam Nasution, 2005). Tujuan dari penggunaan lembar pengecekan adalah : a. Memudahkan proses pengumpulan data terutama untuk mengetahui bagaimana sesuatu masalah sering terjadi. b. Memilah data ke dalam kategori yang berbeda. c. Menyusun data secara otomatis, sehingga data itu dapat dipergunakan dengan mudah. d. Memisahkan antara opini dan fakta. 2) Diagram Tebar Diagram tebar (Scatter Diagram) ini adalah gambaran yang menunjukkan kemungkinan hubungan (korelasi) antara pasangan dua macam peubah. Walaupun terdapat hubungan, namun tidak berarti bahwa satu peubah menyebabkan timbulnya peubah yang lain. Scatter diagram biasanya menjelaskan adanya hubungan antara dua peubah dan menunjukkan keeratan hubungan tersebut yang diwujudkan sebagai koefisien korelasi (Hunt dalam Nasution, 2005). Scatter Diagram mempunyai sumbu horizontal X yang menunjukkan ukuran satu peubah dan sumbu vertikal Y yang menunjukkan ukuran peubah yang lain. Arti korelasi dalam diagram tebar sebagai berikut :
27
a. Korelasi positif, apabila kenaikan Y mungkin tergantung pada kenaikan
X.
Apabila
X
dikendalikan,
mungkin
dapat
pula
mengendalikan Y. b. Mungkin korelasi positif, terjadi apabila X meningkat, mungkin Y juga sedikit meningkat. Namun, Y mungkin disebabkan oleh faktor selain X. c. Tidak ada korelasi, apabila Y mungkin disebabkan oleh peubah lain. d. Mungkin korelasi negatif, terjadi apabila meningkatnya X mungkin menyebabkan kecenderungan Y menurun. e. Korelasi
negatif,
terjadi
apabila
meningkatnya
X
mungkin
menyebabkan menurunnya Y. 3) Diagram Sebab Akibat Diagram sebab akibat (cause and effect diagram) sering disebut juga sebagai “diagram tulang ikan” (fishbone diagram) atau diagram Ishikawa. Diagram sebab akibat adalah suatu pendekatan terstruktur yang memungkinkan
dilakukan
suatu
analisis
lebih
terperinci
dalam
menemukan penyebab-penyebab suatu masalah, ketidaksesuaian dan kesenjangan yang terjadi. Diagram ini dapat digunakan untuk hal-hal berikut : a. Menyimpulkan sebab-sebab variasi dalam proses. b. Mengidentifikasi
kategori
dan
subkategori
sebab-sebab
yang
mempengaruhi suatu karakteristik mutu tertentu. c. Memberikan petunjuk mengenai macam-macam data yang dibutuhkan. Unsur-unsur penting dalam penyusunan diagram sebab akibat adalah : a. Man b. Material c. Method d. Machine e. Environment 4) Diagram Pareto Diagram Pareto (Pareto Chart) digunakan untuk membandingkan berbagai kategori yang disusun menurut ukurannya, dari yang paling besar
28
di sebelah kiri ke yang paling kecil di sebelah kanan. Susunan tersebut akan membantu menentukan pentingnya atau prioritas kategori kejadiankejadian atau sebab-sebab kejadian yang dikaji. Kegunaan dari Pareto chart adalah : a. Menunjukkan prioritas sebab-sebab kejadian atau persoalan yang ditangani. b. Pareto chart dapat membantu untuk memusatkan perhatian pada persoalan utama yang harus ditangani dalam upaya perbaikan. c. Menunjukkan hasil upaya perbaikan. d. Menyusun data menjadi informasi yang berguna. 5) Diagram Alir Diagram alir (flow chart) adalah gambaran skematik yang menunjukkan seluruh langkah dalam proses dan menunjukkan bagaimana langkah tersebut saling mengadakan interaksi satu sama lain. 6) Histogram Histogram menunjukkan cakupan nilai sebuah perhitungan dan frekuensi dari setiap nilai yang terjadi. Histogram menunjukkan peristiwa yang paling sering dan juga variasi dalam pengukuran. Penjelasan statistik, seperti rataan dan standar deviasi, dapat dihitung untuk menjelaskan distribusi. Walaupun demikian, data harus selalu dipetakan sehingga bentuk distribusi dapat terlihat. Sebuah penggambaran visual distribusi juga dapat memberikan pengetahuan mengenai penyebab variasi. 7) Peta Kontrol Peta control (control chart) adalah gambaran grafis data sejalan dengan waktu yang menunjukkan batas atas dan bawah proses yang ingin dikendalikan. Bagan kendali dibangun sedemikian rupa sehingga data baru dapat dibandingkan dengan data masa lalu secara cepat. Contoh keluaran proses diambil dan rataan contoh ini dipetakan pada sebuah diagram yang memiliki batas. 2.6. Penelitian Terdahulu yang Relevan Rangkuti (2004) dalam penelitiannya mengenai kajian penerapan ISO 9001:2000 pada PT. Sariwangi A.E.A menyatakan bahwa secara
29
keseluruhan penerapan SMM ISO 9001:2000 jika dilihat dari ketersediaan dan penerapannya di lapangan masih belum sempurna dan masih dalam tahap pengembangan,
walaupun
secara
keseluruhan
alat
pelaksanaan
ISO 9001:2000 sudah tersedia. Alat analisis yang digunakan adalah PHA, dimana hirarki yang digunakan terdiri dari enam tingkat, dimana terdapat tingkatan yang merupakan penjabaran dari tingkat sebelumnya. Sundari (2005) dalam penelitiannya yang berjudul “Kendala dan Manfaat Sistem Manjemen Mutu ISO 9001:2000 di PT. Perkebunan Nusantara VIII Kebun Gunung Mas” menjelaskan persyaratan yang tidak dipenuhi
oleh
perusahaan
dan
menjelaskan
manfaat
penerapan
ISO 9001:2000 dalam memasuki pasar internasional. Alat analisis yang digunakan adalah PHA dengan hirarki empat tingkat, yaitu fokus, sasaran, subsasaran dan jangka waktu. Hasil akhir yang diperoleh adalah penerapan ISO 9001:2000 memberikan manfaat yang cukup besar pada produk yang dihasilkan perusahaan, yaitu meningkatkan mutu produk dan brand image, serta meminimisasi kerusakan. Indraswari (2007) dalam penelitiannya yang berjudul “Pengaruh Penerapan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2000 terhadap Produktivitas Kerja Karyawan PTPN VIII Gunung Mas Bogor” memaparkan hubungan antara penerapan ISO 9001:2000 dengan produktifitas kerja. Alat analisis yang digunakan adalah Structural Equation Modeling (SEM). Hasil yang diperoleh dari penelitian ini adalah peningkatan produktivitas kerja karyawan setelah penerapan ISO 9001:2000. Dari ketiga penelitian tersebut terinformasikan bahwa penerapan ISO 9001:2000 pada sebuah perusahaan memberikan manfaat yang cukup besar terhadap kinerja perusahaan, baik itu proses produksi, pemasaran maupun produktivitas kerja karyawan. Dalam penerapan ISO 9001:2000 tersebut perlu dilakukan pemeriksaan untuk melihat bagaimana permasalahan yang dihadapi untuk selanjutnya dicari alternatif pemecahan bagi perbaikan secara berkesinambungan.
III. METODE PENELITIAN
3.1. Kerangka Pemikiran Penelitian Penelitian mengenai Kajian Penerapan ISO 9001:2000 pada PT. Unitex Tbk, Bogor ini diawali dengan mengkajian penerapan prinsipprinsip dasar ISO 9001:2000 pada PT. Unitex Tbk. Prinsip-prinsip dasar ini menjadi landasan dalam penyusunan klausul-klausul ISO 9001:2000 (Gaspersz, 2005). Kajian ini berkaitan dengan seluruh prinsip dari sertifikasi ISO 9001:2000. Kajian penerapan ISO 9001:2000 dilakukan dengan menggunakan wawancara, diskusi dan pengamatan secara langsung, serta dokumentasi internal perusahaan. Hasil dari kajian ini menginformasikan bagaimana penerapan dasardasar ISO 9001:2000 pada PT. Unitex Tbk, yang selanjutnya dilakukan identifikasi masalah penerapan konsep ISO 9001:2000 tersebut. Identifikasi permasalahan dilakukan melalui kajian terhadap penerapan klausul-klausul ISO 9001:2000. Alat analisis yang digunakan dalam identifikasi kendala penerapan ISO 9001:2000 adalah PHA Hasil kajian penerapan prinsip dasar ISO 9001:2000 yang diikuti dengan identifikasi permasalahan melalui pembobotan masalah penerapan klausul-klausul ISO 9001:2000 dapat digunakan untuk menilai penerapan ISO 9001:2000 di PT. Unitex Tbk. Berdasarkan hal tersebut, peneliti dapat mengajukan saran dan rekomendasi perbaikan yang mungkin dapat dilakukan oleh pihak perusahaan dalam rangka penerapan ISO 9001:2000 dan mempertahankan SMM yang telah tercapai. Uraian tersebut dapat dilihat dalam diagram pada Gambar 2.
31
PT. Unitex Tbk
Kajian Penerapan SMM ISO 9001:2000
Umpan Balik
Identifikasi masalah dan kendala dalam penerapan SMM ISO 9001:2000
Proses Hirarki Analitik (PHA)
Rekomendasi perbaikan penerapan ISO 9001:2000 bagi perusahaan Gambar 2. Kerangka pemikiran penelitian 3.2. Lokasi dan Waktu Penelitian Penelitian ini dilaksanakan di PT. Unitex Tbk atas dasar pertimbangan sebagai organisasi yang telah berhasil memperoleh sertifikat ISO 9001:2000. Pelaksanaan penelitian dilakukan pada bulan Februari-April 2009. 3.3. Pengumpulan Data Data yang digunakan dalam penelitian ini berupa data primer dan sekunder, baik kualitatif maupun kuantitatif. Data primer diperoleh dengan cara wawancara dan pengisian kuesioner
oleh pihak-pihak terkait, serta
berdasarkan pengamatan langsung. Kuesioner dan daftar pertanyaan wawancara dapat dilihat pada Lampiran 1 dan 2. Data sekunder diperoleh melalui studi literatur di perpustakaan, internet, dokumen-dokumen perusahaan dan beberapa literatur yang terkait. Jenis data yang digunakan dalam penelitian dapat dilihat pada Tabel 1. Pemilihan informan dilakukan dengan memperhatikan tingkat pendidikan dan pemahaman informan
32
terhadap pelaksanaan dan permasalahan SMM di PT. Unitex Tbk. Informan terdiri dari pihak-pihak yang berhubungan dengan pelaksanaan ISO 9001:2000 di PT. Unitex Tbk yang menjadi anggota dari tim ISO 9001:2000, yaitu berasal dari top management, middle management dan operational management. Top management terdiri dari tiga orang yang masing-masing menduduki posisi sebagai Presiden Direktur, Direktur Pabrik dan Direktur Administrasi. Informan yang mewakili posisi top management adalah Direktur Administrasi. Middle management dalam tim ISO 9001:2000 pada PT. Unitex disebut management representative, terdiri dari dua orang yang berasal dari bagian pabrik dan garansi mutu serta satu Sekretaris Tim ISO 9001:2000. Informan yang mewakili posisi middle management adalah sekretaris tim ISO 9001:2000. Operational management pada PT. Unitex terdiri dari perwakilan seluruh bagian yang terdapat dalam perusahaan yaitu pemasaran, teknik produksi, biro kendali pusat, spinning, celup benang, weaving, dyeing, garansi mutu, utilitas, umun dan akuntansi. Informan yang mewakili posisi ini adalah Manajer Bagian Umum. Susunan organisasi tim ISO 9001:2000 pada PT. Unitex dapat dilihat pada Lampiran 3. Tabel 1. Jenis data yang digunakan dalam penelitian Jenis Data 1. Data Primer
2. Data Sekunder
3. Kualitatif 4. Kuantitatif
Deskripsi Data Penerapan dan permasalahan penerapan ISO 9001:2000. Prioritas kriteria masalah, aktor, penyebab masalah dan alternatif tindakan. Gambaran umum perusahaan. Penerapan ISO 9001:2000. Tinjauan pustaka. Penerapan ISO 9001:2000. Identifikasi masalah Data prioritas faktor, aktor, tujuan dan alternatif tindakan.
33
3.4. Pengolahan dan Analisis Data Pengolahan
data
untuk
identifikasi
permasalahan
penerapan
ISO 9001:2000 menggunakan metode PHA. Menurut Saaty dalam Eriyatno (2007), PHA dimaksudkan untuk dapat mengorganisasikan informasi dan berbagai keputusan secara rasional (judgement) agar dapat memilih alternatif yang paling disukai. Metode ini dimaksudkan untuk membantu memecahkan masalah kualitatif yang kompleks dengan memakai perhitungan kuantitatif, melalui proses pengekspresian masalah dimaksud dalam kerangka berpikir terorganisir, sehingga memungkinkan dilakukannya proses pengambilan keputusan secara efektif. Metode ini mampu menyederhanakan persoalan yang kompleks menjadi persoalan terstruktur, sehingga mendorong dipercepatnya proses pengambilan keputusan terkait. Menurut Marimin (2005), prinsip kerja PHA adalah menyederhanakan suatu persoalan kompleks yang tidak terstruktur, strategik dan dinamik menjadi bagian-bagiannya, serta menata dalam suatu hirarki. Kemudian tingkat kepentingan setiap peubah diberi nilai numerik secara subjektif tentang arti penting peubah tersebut secara relatif dibandingkan dengan peubah yang lain. Dari berbagai pertimbangan tersebut kemudian dilakukan sintesa untuk menetapkan peubah yang memiliki prioritas tinggi dan berperan untuk mempengaruhi hasil pada sistem tersebut. Keuntungan penerapan proses hirarki menurut Fewidarto (1996) adalah : 1. Penyajian sistem secara hirarki dapat digunakan untuk menjelaskan bagaimana perubahan-perubahan prioritas pada level atas mempengaruhi prioritas unsur-unsur pada level/tingkat di bawahnya. 2. Hirarki memberikan banyak informasi yang lengkap pada struktur dan fungsi suatu sistem dalam level yang lebih rendah dan memberikan gambaran tentang pelaku-pelaku dan tujuan-tujuan pada level yang lebih tinggi. Unsur-unsur kendala yang terbaik adalah disajikan pada level yang lebih tinggi lagi untuk menjamin bahwa kendala-kendala itu diperhatikan. 3. Hirarki lebih efisien daripada merakit modul-modul secara keseluruhan.
34
4. Hirarki lebih mantap (stabil) dan lentur (fleksibel). Stabil dalam arti bahwa perubahan yang kecil mempunyai efek yang kecil dan lentur dalam hal bahwa penambahan untuk mendapatkan suatu hiraki yang terstruktur baik tidak mengganggu unjuk kerjanya. Prinsip kerja proses PHA adalah menyederhanakan suatu persoalan kompleks dan tidak terstruktur, serta bersifat strategik dan dinamis melalui upaya penataan rangkaian peubahnya dalam suatu hirarki. Untuk mengolah data dengan metode PHA dilakukan dengan aplikasi perangkat lunak Expert Choice. Langkah-langkah dalam analisis metode PHA secara umum dibagi dalam delapan langkah (Saaty, 1991), yaitu : 1. Mendefinisikan permasalahan dan merinci pemecahan yang diinginkan. Fokus dari analisis ini adalah identifikasi permasalahan mutu perusahaan dan kinerja setiap bagian yang ada di perusahaan. Untuk mengetahuinya dapat dilakukan dengan cara wawancara kepada informan. Setelah ditentukan fokus analisis, selanjutnya ditentukan komponen-komponen dan pendefinisian masing-masing komponen. 2. Membuat struktur hirarki dari sudut pandang manajemen secara menyeluruh. Setelah komponen-komponen dari fokus analisis diketahui, lalu dilakukan pembuatan hirarki. Hirarki merupakan abstraksi struktur suatu sistem yang mempelajari fungsi interaksi antar komponen dan dampaknya
terhadap
sistem.
Pembuatan
hirarki
bertujuan
untuk
mengetahui tingkatan-tingkatan analisis. Penyusunan hirarki terdiri dari beberapa tingkat, dari seperangkat peubah. Pada fokus identifikasi permasalahan tersusun beberapa tingkatan seperti tingkat 1 adalah fokus sasaran atau cita-cita utama, tingkat 2 adalah faktor atau kriteria masalah, tingkat 3 adalah aktor atau pelaku, tingkat 4 merupakan obyektif atau tujuan yang ingin dicapai yang sesuai dengan sasaran pada tingkat 1 dan di tingkat 5 adalah skenario atau alternatif kegiatan atau tindakan yang dapat diambil untuk mengatasi yang ada. Contoh struktur hirarki dari identifikasi permasalahan mutu dapat dilihat pada Gambar 3.
35
Tingkat 1 Fokus/ Ultimate Goal
Identifikasi Masalah (UG)
Tingkat 2 Faktor/ Kriteria Masalah
F1
F2
F3
F4
Tingkat 3 Aktor/ Pelaku
A1
A2
A3
A4
T1
T2
T3
T4
S1
S2
S3
S4
Tingkat 4 Tujuan/ Penyebab Masalah
Tingkat 5 Skenario/ Alternatif
Gambar 3. Struktur hirarki identifikasi permasalahan (Saaty, 1991) 3. Menyusun matriks gabungan Matriks gabungan berpasangan adalah matriks yang membandingkan bobot unsur dalam suatu hirarki dengan unsur-unsur dalam hirarki atasnya. 4. Mengumpulkan
semua
pertimbangan
yang
dilakukan
dari
hasil
perbandingan yang diperoleh pada langkah 3. Setelah matriks pembandingan berpasangan antar unsur dibuat, selanjutnya dilakukan perbandingan berpasangan antara setiap unsur pada kolom ke-i dengan setiap unsur pada baris ke-j, yang berhubungan dengan fokus identifikasi permasalahan. Pembandingan berpasangan antar unsurunsur tersebut dilakukan dengan pertanyaan: “seberapa kuat unsur baris ke-i didominasi, dipengaruhi, dipenuhi atau diuntungkan oleh fokus permasalahan, dibandingkan dengan kolom ke-j ?” jika unsur-unsur yang diperbandingkan
merupakan
suatu
peluang
atau
waktu,
maka
pertanyaannya adalah “seberapa lebih mungkin suatu unsur baris ke-i dibandingkan dengan unsur kolom ke-j, sehubungan dengan fokus?”
36
Menurut
Saaty
(1991),
untuk
mengisi
matriks
banding
berpasangan, digunakan skala banding yang tertera pada Tabel 2. Pengisian matriks hanya dilakukan untuk bagian di atas garis diagonal dari kiri atas ke kanan bawah. Tabel 2. Nilai skala banding berpasangan Nilai Skala
Definisi
1
Kedua unsur sama penting.
Unsur yang satu sedikit 3
lebih penting dari yang lainnya.
Unsur yang satu jelas lebih 5
penting dibanding dengan unsur yang lain.
7
9
2,4,6,8
Kebalikan nilai-nilai diatas.
Penjelasan Dua unsur mempengaruhi sama kuat pada sifat itu. Pengalaman atau pertimbangan sedikit menyokong satu unsur atas lainnya. Pengalaman atau pertimbangan dengan kuat disokong dan dominasinya terlihat dalam praktek.
Satu unsur sangat jelas
Satu unsur dengan kuat
lebih penting dibanding
disokong dan dominasinya
unsur lainnya.
terlihat dalam praktek.
Satu unsur mutlak lebih
Sokong unsur yang satu atas
penting dibanding unsur
yang lainnya terbukti memilki
lainnya.
tingkat penegasan tertinggi.
Nilai-nilai diantara kedua
Kompromi diperlukan diantar
pertimbangan di atas.
dua pertimbangan.
Bila nilai-nilai di atas dianggap membandingkan antara unsur A dan B, maka nilai-nilai kebalikan (1/2, 1/3,..., 1/9) digunakan untuk membandingkan kepentingan B terhadap A.
Sumber : Saaty, 1991 5. Memasukkan nilai-nilai kebalikannya besarta bilangan 1 sepanjang diagonal utama. Angka 1-9 digunakan bila F1 lebih mendominasi atau dipengaruhi sifat G dibandingkan dengan F2, sedangkan F1 kurang
37
mendominasi atau mempengaruhi dibanding F2 maka digunakan angka kebalikannya. Matriks di bawah garis diagonal utama diisi denga nilainilai kebalikannya. 6. Melaksanakan langkah 3, 4 dan 5 untuk semua tingkat dan gugusan dalam hirarki tersebut. Pembandingan dilanjutkan untuk semua unsur pada setiap tingkat keputusan yang terbatas pada hirarki, berkenaan dengan kriteria unsur di atasnya. Matriks pembandingan dalam model PHA dibedakan menjadi : (1) Matriks pendapat individu (MPI), (2) Matriks pendapat gabungan (MPG).
Matriks Pendapat Individu (MPI) adalah matriks hasil
pembandingan yang dilakukan oleh individu. MPI memiliki unsur yang disimbolkan dengan aij, yaitu unsur matriks pada baris ke-i dalam kolom ke-j (Gambar 4). G
A1
A2
A3
…
An
A1
a11
a12
a13
…
a1n
A2
a21
a22
a23
…
a2n
A3
a31
a32
a33
…
a3n
…
…
…
…
…
…
An
an1
an2
an3
…
amn
Gambar 4. Matriks pendapat individu (Saaty, 1991)
Matriks Pendapat Gabungan (MPG) adalah susunan matriks baru yang unsurnya (gij) berasal dari rataan geometrik pendapat-pendapat individu yang rasio inkonsistensinya lebih kecil atau sama dengan 10% dan setiap unsur pada baris dan kolom yang sama dari MPI yang satu dengan MPI yang lain tidak terjadi konflik (Gambar 5).
38
G
G1
G2
G3
…
Gn
G1
g11
g12
g13
…
g1n
G2
g21
g22
g23
…
g2n
G3
g31
g32
g33
…
g3n
…
…
…
…
…
…
Gn
gn1
gn2
gn3
…
gmn
Gambar 5. Matriks pendapat gabungan (Saaty, 1991) Rataan geometrik dapat diperoleh dengan menggunakan rumus berikut :
gij
=
∏
( )
, dimana ………………………………(1)
= unsur MPG baris ke-i, kolom ke-j.
aij(k)
= unsur baris ke-i, kolom ke-j dari MPI ke-k
k
= indeks MPI dari individu ke-k yang memenuhi persyaratan
∏
( ) = perkalian dari unsur k=1 sampai k=m
7. Mensintesis prioritas untuk melakukan pembobotan vektor-vektor prioritas. Pengolahan matriks pendapat terdiri dari dua tahap : (1) pengolahan horizontal dan (2) pengolahan vertikal. Kedua jenis pengolahan tersebut dapat dilakukan untuk MPI maupun MPG. Pengolahan vertikal dilakukan setelah MPI dan MPG diolah secara horizontal, dimana MPI atau MPG harus memenuhi persyaratan rasio inkonsistensi. 1. Pengolahan Horizontal Pengolahan horizontal digunakan untuk menyusun prioritas unsur keputusan untuk satu level hirarki keputusan terhadap unsur yang berada satu level di atasnya. Tahapan yang harus ditempuh sebagai berikut : 1) Pengolahan baris (Zi) dengan menggunakan rumus : =
Dimana;
∏
…………………………………….(2) Zi = unsur pendapat gabungan
39
i, j = 1, 2, 3, ..., n n
= jumlah unsur
2) Perhitungan vektor prioritas dengan rumus : =
∑
∏
………………………………….(3)
∏
Dimana : VPi = unsur vektor prioritas ke-i 3) Perhitungan nilai eigen maksimum dengan menggunakan rumus : =(
= = =
=(
= ∑
= 1, 2, 3, . . ,
=
)
)
.....................(4)
2. Pengolahan Vertikal Pengolahan vertikal digunakan untuk menyusun prioritas pengaruh setiap unsur pada tingkat pada tingkat hirarki keputusan terhadap sasaran utama. Hasil akhir dari pengolahan vertikal ini merupakan bobot prioritas pengaruh setiap unsur pada tingkat keputusan paling bawah terhadap sasaran utama. Rumus yang digunakan yaitu : =∑
( , − 1) .
Untuk p = 1, 2, 3, …, n
( − 1) ……………….(5)
q = 1, 2, 3, …,n
Dimana : NPHpq(t,q-1) = Nilai prioritas pengaruh unsur ke-p tingkat ke-q terhadap unsur ke-t pada tingkat di atasnya (q-1), nilai diperoleh dari pengolahan horizontal. NPTt(q-1)
= Nilai prioritas pengaruh unsur ke-t pada tingkat ke(q-1) terhadap sasaran utama.
r = Jumlah unsur yang ada pada tingkat ke-q s = Jumlah unsur yang ada pada tingkat (q-1) q = Tingkat/level dalam hierarki. Kedua proses pengolahan di atas dapat dilakukan pada Matriks Pendapat Individu (MPI) dan Matriks Pendapat Gabungan (MPG). Pengolahan vertikal dapat dilakukan setelah pengolahan horizontal selesai dilakukan,
40
dengan syarat MPI atau MPG memenuhi persyaratan rasio konsistensi (CR). Rasio konsistensi diperoleh dari nilai perbandingan antara indeks konsistensi (CI) dengan nilai indeks acak (RI). Jika nilai rasio konsistensi (CR) ≤ 0,1 (10 persen), maka tingkat konsistensinya baik dan dapat diterima. Tingkat konsistensi (CI) dirumuskan dengan (Fewidarto, 1996) : =
………………………………(6)
Dimana : λmax = Eigen value maksimum n
= Jumlah unsur yang diperbandingkan
Nilai nisbah konsistensi diperoleh dari : =
…………………………………...(7)
Dimana: RI = random indeks. RI merupakan nilai yang dikeluarkan oleh Oak Ridge Laboratory dari matriks yang berorde 1-15 dengan menggunakan contoh berukuran 100. Tabel 3. Nilai RI Untuk Matriks Berukuran n (1-15) N
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
RI 0.00 0.00 0.58 0.90 1.12 1.24 1.34 1.41 1.45 1.49 1.51 1.48 1.56 1.67 1.59
Jika indeks konsistensi terlalu tinggi, maka dicari simpangan RMS
Dimana : ai ... an
=
∑
(
−
) .....................................(8)
= set angka hasil percobaan
bi ... bn
= set angka yang diketahui
n
= set jumlah unsur/percobaan
8. Mengevaluasi inkonsistensi untuk seluruh hirarki. Langkah terakhir adalah mengevalusi setiap indeks konsistensi untuk seluruh hirarki dengan mengalikan setiap indeks konsisten dengan prioritas utama kriteria yang bersangkutan dengan menjumlahkan hasil kalinya. Hasil ini dibagi dengan pernyataan sejenis menggunakan indeks inkonsistensi acak yang sesuai dengan dimensi masing-masing matriks. Dengan cara yang sama, pada setiap indeks inkonsistensi acak dibobot
41
berdasarkan
prioritas
kriteria
yang
bersangkutan
dan
hasilnya
dijumlahkan. Untuk memperoleh hasil yang baik, rasio inkonsistensi hirarki harus bernilai kurang dari atau sama dengan 10%.
Pengolahan data kualitatif untuk analisis penerapan ISO 9001:2000 menggunakan analisis deskriptif berdasarkan hasil wawancara dengan pihak perusahaan. Data yang terkumpul kemudian diproses dengan menggunakan program komputer Expert Choice 2000 dan Microsoft Office Excel. Untuk lebih jelasnya, tahapan dalam pengolahan dan analisis data dapat dilihat pada Gambar 6. Pengecekan CI untuk semua MPI dengan mengunakan Expert Choice 2000
Penggabungan MPI yang memenuhi syarat CI kurang lebih sama dengan 10% dalam setiap tingkatan menjadi MPG dengan mengunakan Expert Choice 2000
Menghitung bobot prioritas semua MPG dalam setiap tingkat menggunakan Microsoft Office Excel Gambar 6. Diagram alir pengolahan dan analisis data
IV. HASIL DAN PEMBAHASAN
4.1. Gambaran Umum Perusahaan 4.1.1. Sejarah dan Perkembangan Perusahaan PT. Unitex Tbk merupakan perusahaan patungan IndonesiaJepang yang bergerak dalam bidang tekstil terpadu (Full Integrated Textile Manufacture). PT. Unitex Tbk didirikan dalam rangka UndangUndang Penanaman Modal Asing No. 1/1967, yang diubah melalui Undang-Undang No. 11 tahun 1970, berdasarkan Akta Notaris Eliza Pondaag, SH dengan No. 25 tanggal 14 Mei 1971. Akta pendirian ini telah disahkan oleh Menteri Kehakiman dengan Surat Keputusan No. JA.5/128/14 tanggal 30 Juli 1971 dan diumumkan dalam Lembaran Negara No. 67 tanggal 20 Agustus 1971. Anggaran Dasar Perseroan telah mengalami beberapa kali perubahan, terakhir dengan akta notaris Sulaimansyah, SH dengan No. 50 tanggal 15 April 1997 mengenai perubahan anggaran dasar dan penambahan modal dasar, yang telah mendapat persetujuan dari Menteri Kehakiman dengan Surat Keputusan No. C2-6203.HT.01.Th.97 tanggal 14 Juli 1997. Pada tanggal 12 Mei 1982, PT Unitex Tbk menjadi perusahaan Go Public dan merupakan perusahaan ke-11 yang memasuki Bursa Efek Indonesia. Selanjutnya pada tanggal 26 Maret 1997 perseroan telah mencatatkan sahamnya di Bursa Efek Surabaya (BES) sebanyak 1.584.360 atau 43,20 % dari seluruh modal ditempatkan dan disetor penuh. Para pemegang saham dari perusahaan ini adalah Unitika Limited Jepang 69,38 %, Henry Onggo 9,40 %, Henry Lohanata 8,61 % dan Publik 12,61 %. 4.1.2. Keadaan Umum Perusahaan Perusahaan berkedudukan di Jl. Raya Tajur Bogor, dengan pabrik seluas 152.155 m2, serta luas bangunan 56.576 m2. Sebagai sebuah perusahaan tekstil terpadu, PT. Unitex Tbk melakukan kegiatannya mulai dari pemintalan (spinning), penenunan (weaving), pencelupan (dyeing finishing) dan pencelupan benang (yarn dyeing).
43
Bagian pemintalan adalah bagian dari produksi yang melakukan proses pembuatan benang dari bahan baku kapas dan polyester. Bagian penenunan adalah bagian produksi yang melakukan proses penenunan benang hingga menjadi kain. Kain yang dihasilkan oleh bagian penenunan ini masih berupa kain mentah (greige cloth). Bagian pencelupan adalah bagian yang melakukan proses pencelupan dan penyempurnaan dari kain mentah menjadi kain jadi (finish goods). Sedangkan bagian pencelupan benang adalah bagian yang melakukan proses pencelupan benang (putih) hingga menjadi benang berwarna. Hasil produksi perusahaan yang utama adalah Yard dyed dan Piece Dyed dan perusahaan masih mengandalkan kedua kain tersebut dalam memenuhi permintaan pasar, baik untuk ekspor, maupun pasar domestik. Sebagai tanggapan terhadap program pemerintah Indonesia, PT. Unitex Tbk berusaha meningkatkan ekspor secara intensif. Ekspor langsung berjumlah 65 % dari jumlah produksi dengan tujuan Australia, Amerika Serikat, Eropa, Jepang, Korea, Hongkong dan lain-lain. Ekspor tidak langsung melalui industri pakain jadi (garmen) berjumlah 15 % ke Amerika dan Eropa, maka jumlah ekspor langsung dan tidak langsung menjadi 80 %. PT. Unitex Tbk dalam meningkatkan kemampuan dan keterampilan para karyawannya, selalu mengadakan pendidikan dan pelatihan secara intensif dan berkesinambungan, baik yang diadakan di dalam negeri maupun di luar negeri khususnya di Jepang. Salah satu pemegang saham perusahaan Unitex adalah Unitika Ltd yang berkedudukan di Jepang, hal ini memberikan kemudahan kepada perusahaan untuk mengadakan pendidikan dan pelatihan di perusahaan tersebut. Dalam
menjalankan
kegiatannya,
PT.
Unitex
Tbk
mempekerjakan 1.041 orang karyawan (Data Februari 2009). Hubungan kerjasama antara pimpinan perusahaan dengan Serikat Pekerja Nasional
44
(SPN) berjalan dengan yang baik. Secara rutin diadakan rapat antara pimpinan perusahaan dengan pengurus SPN unit PT. Unitex Tbk. Dalam menjalankan kegiatannnya, perusahaan tidak lupa terhadap
kesejahteraan
karyawan.
Fasilitas
kesejahteraan
yang
diberikan kepada karyawan anatara lain pakaian seragam, makan di kantin
perusahaan,
karyawan/karyawati,
kepesertaan penyediaan
JAMSOSTEK klinik
dan
bagi
mobil
seluruh
ambulance,
penggantian pengobatan bagi karyawan dan keluarganya, koperasi karyawan yang menyediakan kebutuhan sehari-hari dan bidang usaha lainnya, fasilitas barber shop khusus bagi karyawan, sarana olah raga, gedung serikat pekerja dan koperasi karyawan, antar jemput dengan bus karyawan, perumahan yang dikelola oleh koperasi karyawan, piknik tahunan, bonus tahunan dan THR, pesta keluarga besar PT. Unitex setiap tanggal 17 Agustus yang diikuti oleh seluruh karyawan dan keluarganya, serta pemberian bingkisan kepada karyawan bertepatan dengan hari ulang tahun perusahaan. Disamping itu, perusahaan juga memberikan penghargaan kepada karyawan yang telah bekerja selama 10 tahun dan 20 tahun, penghargaan kepada karyawan pencetus ide-ide yang bermanfaat dan keluarga sehat. Selain hal-hal tersebut, masih ada lagi fasilitas kesejahteraan lainnya yang diberikan kepada karyawan yang semuanya itu telah diatur dalam Perjanjian Kerja Bersama (PKB) antara perusahaan dengan SPN unit kerja PT. Unitex. Untuk mencapai produksi tekstil yang bermutu, PT. Unitex tidak melupakan tanggungjawabnya terhadap pelestarian lingkungan. Pada tahun 1988, PT. Unitex Tbk membangun Instalasi Pengolahan Air Limbah (IPAL) di atas tanah seluas 4.000 m2. Biaya yang dikeluarkan untuk pembuatan IPAL beserta penyempurnaannya hingga akhir tahun 1995 sebesar Rp 4,0 milyar. Dalam perkembangan selanjutnya IPAL terus mengalami perbaikan dan penambahan instalasi sejalan dengan peningkatan produksi. Kapasitas IPAL PT. Unitex saat ini mampu mengolah limbah cair 3.000 m3 per hari (maksimum). IPAL PT. Unitex telah memberikan hasil yang memuaskan dalam mengolah limbah cair
45
dari hasil produksinya. Hal ini ditunjukkan dengan berhasilnya PT. Unitex mendapatkan Penghargaan Program Kali Bersih (Prokasih) No. 1 di Indonesia pada tahun 1991. Disamping itu PT. Unitex juga telah mendapatkan penghargaan “SAHWALI AWARD” untuk tingkat Asia Pasifik
sebagai
penghargaan
terhadap
perusahaan
berwawasan
lingkungan. Pada saat ini PT. Unitex Tbk telah mendapatkan Peringkat Hijau dan penilaian Proper Prokasih yang dilakukan oleh Bapedal. Dalam upaya menciptakan produksi yang ramah lingkungan, PT. Unitex juga telah menerapkan Produksi Bersih (Cleaner Production) yang pelaksanaannya juga telah mendapatkan penghargaan dari Bapedal dan Kementrian Lingkungan Hidup. Partisipasi
perusahaan
tehadap
masyarakat
antara
lain
sumbangan air bersih untuk perumahan dan masjid-masjid yang ada di sekitar PT. Unitex Tbk, mengadakan penyemprotan nyamuk setiap bulan sekali di sekitar perusahaan (khususnya yang tepat di belakang Mess Direksi), mengadakan donor darah setiap tiga bulan sekali bekerjasama dengan RS PMI Bogor, sumbangan uang kepada anak yatim piatu dan kain kepada keluarga kurang mampu yang disalurkan melalui kepala desa dan RT. Sumbangan ini biasanya diberikan terutama saat Hari Raya Idul Fitri. Disamping hal-hal di atas, pihak perusahaan setiap tahunnya selalu mengadakan kegiatan keagamaan (hari besar Islam), yang kegiatannya melibatkan masyarakat sekitar seperti khitanan massal dan memberikan jatah beli kain potong untuk kegiatan Usaha Kecil Menengah (UKM) bekerjasama dengan Lemabaga Pengembangan Masyarakat (LPM) Kelurahan Sindangrasa. Dalam
rangka
meningkatkan
kepercayaan
pembeli
dan
memperbaiki sistem produksi, perusahaan pada bulan Juni 2003 telah berhasil mendapatkan Sertifikasi SMM ISO 9001:2000 sebagai tanda bahwa proses manajemen mutu yang ada telah sesuai dengan standar mutu internasional.
46
4.1.3. Visi dan Misi Perusahaan Visi perusahaan merupakan suatu cita-cita tentang keadaan di masa datang yang diinginkan untuk terwujud. Visi PT. Unitex Tbk adalah “Menguasai pangsa pasar kain kemeja formal (menengah ke atas), khususnya untuk yarn dyed fabric”. Visi ini akan dilengkapi dengan misi yang merupakan penjabaran mengenai visi agar lebih mudah dimengerti. Misi perusahaan, yaitu “Menciptakan produk unggulan berkelas dunia”. Visi dan Misi perusahaan dapat terwujud dengan dukungan nilai-nilai dasar yang dianut perusahaan. Pada PT. Unitex Tbk terdapat lima pilar penyangga yang digunakan sebagai dasar mewujudkan visi dan misi, yaitu : 1.
Mengutamakan keselamatan kerja (Safety).
2.
Menciptakan produk yang bermutu tinggi dan konsisten (Quality).
3.
Pengiriman (Delivery) yang tepat waktu.
4.
Biaya (Cost) yang rendah.
5.
Meningkatkan mutu sumber daya manusia (Human Resources) Kelima pilar penyangga tersebut dapat terwujud apabila
memiliki landasan yang kuat. Landasan yang dimiliki PT. Unitex Tbk berupa tiga pondasi utama, yaitu : 1.
Disiplin
2.
5 R (Ringkas, Rapi, Resik, Rawat dan Rajin)
3.
Kerjasama Logo PT. Unitex Tbk adalah “Kucing Bertopi dan Berdasi”
(Gambar 7) yang memiliki makna bahwa kucing memiliki bulu yang lembut dan halus sehingga perusahaan bertujuan membuat kain yang halus dan lembut, sedangkan bertopi dan berdasi diartikan bahwa sasaran produk adalah kalangan menengah ke atas. Dengan demikian, logo tersebut dapat diterjemahkan bahwa PT. Unitex Tbk menghasilkan produk tekstil yang bagus, halus dan lembut dengan pasar kelas menengah ke atas.
47
Gambar 7. Logo PT. Unitex, Tbk 4.1.4. Struktur Organisasi Perusahaan PT. Unitex Tbk merupakan perusahaan berbadan hukum yang berbentuk perseroan terbatas. Kekuasaan tertinggi terletak pada rapat pemegang saham. Namun dalam struktur organisasinya PT. Unitex Tbk memiliki Dewan Komisaris untuk menentukan misi dan tujuan perusahaan. Dewan Komisaris diangkat oleh pemegang saham dan bertindak sebagai wakil bagi para pemegang saham untuk menjelaskan roda perusahaan. Untuk menjelaskan tugas dan wewenangnya, Dewan Komisaris mengangkat Presiden Direktur sebagai wakil perusahaan untuk menjalankan operasi perusahaan dan bertanggungjawab penuh atas seluruh aktifitas perusahaan sesuai dengan visi, misi dan tujuan perusahaan. Gambar 8 menunjukkan struktur organisasi PT. Unitex Tbk dengan pembagian departemen yang ada, sesuai dengan tugasnya. PT. Unitex Tbk merupakan perusahaan yang mengadopsi budaya kerja Jepang. Nilai-nilai yang diterapkan di dalamnya adalah disiplin, kerjasama dan 5S/5R (Seiri, Seiton, Seisho, Seiketsu, Shitsuke atau Rajin, Ramah, Ringkas, Rawat, Resik). Seluruh unsur perusahaan harus berperan aktif mewujudkan nilai-nilai tersebut.
48
Marketing Director
Marketing Dept. Spinning
Central Coord Beaureu
Weaving Yarn Dyeing & Finishing
President Director
Factory Director
Technical Production Guarantee of Quality Utility Adiministration Director
GA & Personnel Accounting
Gambar 8. Struktur organisasi PT. Unitex Tbk
4.2. Penerapan ISO 9001:2000 pada PT. Unitex Tbk PT. Unitex Tbk telah menerima sertifikasi ISO 9001:2000 pada bulan Juni tahun 2003. Sertifikasi ISO 9001:2000 tersebut diperoleh dari Société Générale Survaillance (SGS). Dalam keberlanjutannya sertifikasi tersebut diaudit tiga tahun sekali seperti telah dilakukan pada bulan Juni tahun 2006 selanjutnya dilakukan pada bulan Juni tahun 2009. Penerapan ISO 9001:2000 pada PT. Unitex Tbk merupakan bentuk pengembangan
dari
kegiatan
pengendalian
mutu
secara
terpadu.
PT. Unitex, Tbk berusaha mengedepankan mutu dalam kegiatan operasional perusahaan. Hal ini menunjukkan betapa pentingnya pengembangan sistem pengendalian mutu secara berkesinambungan serta mencakup seluruh bagian perusahaan dan melibatkan seluruh karyawan perusahaan.
49
Penerapan ISO 9001:2000 pada PT. Unitex Tbk dapat dijelaskan melalui klausul-klausul dalam ISO 9001:2000 itu sendiri, yaitu : Klausul 1. RUANG LINGKUP PT. Unitex melaksanakan hal ini untuk menciptakan produk unggul berkelas dunia yang memenuhi persyaratan dan kepuasan pelanggan. Klausul 2. REFERENSI NORMATIF Klausul ini hanya memuat referensi-referensi dari ISO 9001:2000. Klausul 3. ISTILAH DAN DEFINISI Klausul ini memuat bahwa istilah dan definisi-definisi yang berlaku dalam ISO 9001:2000. Istilah “organisasi” menggantikan istilah “pemasok”, dalam ISO 9001:1994, serta istilah “pemasok” menggantikan istilah “subkontraktor”. Istilah produk dalam ISO 9001:2000 dapat berarti barang dan atau jasa. Klausul 4. SISTEM MANAJEMEN MUTU Klausul 4.1. Persyaratan Umum Pada klausul ini, PT. Unitex menerapkan persyaratan umum yang sesuai dengan SMM Manufacturing of textile in piece dyed and yarn dyed (Spinning, Weaving, Yarn Dyed and Dyeing Finishing). Beberapa kebijakan dilaksanakan untuk mendukung implementasi SMM ISO 9001:2000, yaitu : a. Perusahaan menetapkan, mendokumentasikan, melaksanakan dan memelihara SMM dan terus menerus memperbaiki keefektifannya, sesuai dengan persyaratan ISO 9001. b. Perusahaan mengidentifikasi proses yang diperlukan dalam penerapan SMM untuk menetapkan urutan dan interaksi proses, berupa pemetaan proses bisnis. c. Perusahaan menetapkan kriteria dan metode untuk memastikan bahwa baik operasi maupun kendali tiap proses berjalan efektif dalam dokumen SMM yang terkait.
50
Klausul 4.2. Persyaratan Dokumentasi Klausul 4.2.1. Umum PT. Unitex menjelaskan tentang persyaratan dokumen untuk menetapkan SMM dengan membuat : a. Pernyataan kebijakan mutu dan sasaran mutu tertuang dalam program manajemen mutu. b. Manual mutu c. Prosedur
yang
terdokumentasi
sesuai
dengan
persyaratan
ISO 9001 berdasarkan pemetaan proses bisnis. d. Dokumen yang diperlukan untuk memastikan perencanaan, operasi dan pengendalian proses secara efektif dengan : 1) Standar kerja 2) Standar mutu Klausul 4.2.2. Manual Mutu Perusahaan menetapkan dan memelihara manual mutu yang mencakup : a. Ruang lingkup SMM, termasuk pengecualian dari persyaratan ISO 9001. b. Prosedur terdokumentasi yang ditetapkan untuk menerapkan SMM. c. Penjelasan uraian dari instruksi antara dalam bentuk pemetaan proses bisnis. Klausul 4.2.3. Pengendalian Dokumen Perusahaan mengendalikan dokumen yang diperlukan dalam SMM dengan cara : a. Menyetujui kelengkapan dokumentasi sebelum diterbitkan. b. Meninjau secara periodik dalam mekanisme audit mutu internal dan mempengaruhi seperlunya serta menyetujui dokumen yang direvisi. c. Perusahaan memastikan perubahan dan status revisi dokumentasi terbaru yang dapat diidentifikasi. d. Perusahaan memastikan dokumen terkait yang dibutuhkan tersedia di tempat kerja.
51
e. Perusahaan memastikan dokumen yang diperlukan selalu tetap utuh dan mudah dikenali. f. Memastikan dokumen yang berasal dari luar mudah dikenali dan distribusinya terkendali. g. Mencegah penggunaan dokumen yang sudah tidak berlaku yang diidentifikasi dengan adanya cap/stempel. Klausul 4.2.4. Pengendalian Catatan Mutu Perusahaan mengendalikan catatan mutu dengan cara : a. Perusahaan menetapkan dan memelihara rekaman mutu yang dibutuhkan oleh SMM sebagai bukti bahwa terkendali dan sesuai dengan persyaratan serta operasi yang efektif. b. Perusahaan menetapkan prosedur terdokumentasi untuk penetapan dokumen
mengenai
identifiksi,
penyimpanan,
perlindungan,
pengambilan, masa penyimpanan dan penghapusan rekaman mutu. Klausul 5. TANGGUNGJAWAB MANAJEMEN Klausul 5.1 Komitmen Manajemen Klausul ini menekankan pada komitmen presiden direktur terhadap pengembangan, peningkatan dan perbaikan SMM ISO 9001:2000. Hal tersebut diwujudkan dengan : a. Menginformasikan ke seluruh bagian untuk memenuhi persyaratan pelanggan dan peraturan perundang-undangan melalui jalur komunikasi internal. b. Menetapkan kebijakan mutu. c. Memastikan ke setiap bagian sasaran mutu yang ditetapkan dalam bentuk program manajemen mutu. d. Mengadakan tinjauan manajemen yang sesuai dengan prosedur mutu. e. Memastikan tersedianya sumber daya dengan adanya sistem anggaran. Klausul 5.2 Fokus Pelanggan Perusahaan memenuhi persyaratan yang ditetapkan oleh pelanggan dengan menerjemahkan persyaratan pelanggan ke dalam
52
standar kerja, standar mutu dan peraturan perusahaan untuk memastikan dijalankan di setiap bagian, sehingga pelanggan puas. Klausul 5.3 Kebijakan Mutu Kebijakan mutu PT. Unitex berupa dokumen dan penetapan peraturannya. Adalah sebagai berikut : a. Menetapkan kebijakan yang sesuai dengan kondisi perusahaan. b. Menetapkan komitmen memenuhi peraturan dan memperbaiki secara terus menerus. c. Menetapkan kebijakan mutu yang sesuai dengan masing-masing bagian. d. Setiap kebijakan mutu diinformasikan dan dipahami oleh setiap bagian. e. Kebijakan mutu diadakan peninjauan kembali secara periodik dalam aktivitas tinjauan manajemen. Klausul 5.4 Perencanaan Klausul 5.4.1 Tujuan Mutu Perusahaan
menetapkan
sasaran/target
mutu
di
semua
tingkatan yang sesuai dengan fungsi bagian masing-masing dan terukur secara konsisten dengan kebijakan mutu dalam bentuk program manajemen mutu. Klausul 5.4.2 Perencanaan Sistem Manajemen Mutu Perusahaan merencanakan SMM yang sesuai dengan proses flow chart dan fungsi masing-masing serta menjaga terpeliharanya integritas SMM jika terjadi perubahan. Klausul 5.5 Tanggungjawab, Wewenang dan Komunikasi Klausul 5.5.1 Tanggungjawab dan Wewenang Pimpinan
perusahaan
memastikan
tanggungjawab
dan
wewenang dikomunikasikan dalam organisasi dalam bentuk : a. Struktur organisasi. b. Uraian tanggungjawab dan wewenang tiap bagian terhadap SMM. c. Membuat uraian jabatan/job description tiap fungsi bagian.
53
Klausul 5.5.2 Wakil Manajemen Pimpinan perusahaan menunjuk wakil manajemen dengan tugas yaitu : a. Memastikan proses yang diperlukan untuk SMM dilaksanakan dan dipelihara. b. Melaporkan kepada pimpinan puncak tentang kinerja SMM dan kebutuhan yang diperlukan untuk perbaikan yang berkelanjutan. c. Memastikan proses dan kesadaran tentang persyaratan pelanggan ke seluruh perangkat organisasi. Klausul 5.5.3 Komunikasi Internal Pimpinan perusahaan menetapkan proses komunikasi yang sesuai dengan fungsi organisasi dan terjadinya komunikasi yang efektif dalam SMM dengan cara : a. Menetapkan jadwal meeting. b. Membuat laporan secara bertingkat dan periodik. c. Memelihara dan menyimpan data dengan baik atau mudah dipakai. d. Sirkulasi data. Klausul 5.6 Peninjauan Ulang Manajemen Klausul 5.6.1 Umum PT. Unitex meninjau ulang SMM dengan rapat peninjauan ulang manajemen minimal enam bulan sekali untuk memastikan kecukupan kesesuaian dan efektivitas SMM. Peninjauan perubahan dan perbaikan yang dibutuhkan dalam SMM termasuk kebijakan dan sasaran mutu. Klausul 5.6.2 Input Peninjauan Ulang Masukan peninjauan ulang manajemen mencakup : a. Hasil audit internal dan eksternal audit. b. Umpan balik pelanggan. c. Kinerja proses dan kesesuaian produk. d. Status tindakan perbaikan dan pencegahan. e. Tindak lanjut peninjauan ulang yang lalu. f. Perbaikan yang mempengaruhi SMM.
54
g. Rekomendasi untuk perbaikan. Klausul 5.6.3 Output Peninjauan Ulang Hasil dari peninjauan ulang yang dicatat dalam notulen rapat mencakup keputusan dan tindakan-tindakan meliputi : a. Peningkatan efektivitas SMM keterkaitan dengan prosesnya. b. Peningkatan kesesuaian produk dengan persyaratannya. c. Sumber daya yang diperlukan. Klausul 6. MANAJEMEN SUMBER DAYA Klausul 6.1 Penyediaan Sumber Daya PT. Unitex menetapkan kebijakan bagi penetapan penyediaan sumber daya yang sesuai dengan SMM, yaitu : a. Perusahaan menetapkan dan menyediakan sumber daya yang dibutuhkan dengan sistem anggaran dan pengadaan. b. Perusahaan menetapkan dan memelihara sumber daya serta selalu menjaga keefektifannya. c. Perusahaan
mengutamakan
kepuasan
pelanggan
dengan
menyediakan sumber daya yang memenuhi persyaratan pelanggan. Klausul 6.2 Sumber Daya Manusia Klausul 6.2.1 Umum Perusahaan menetapkan ketentuan untuk penyediaan sumber daya manusia dalam rangka penerapan SMM. Kalusul 6.2.2 Kompetensi, Kesadaran dan Pelatihan Perusahaan menetapkan pendidikan, pelatihan, keterampilan dan pengalaman/job specification karyawan yang melaksanakan pekerjaan dapat mempengaruhi mutu produk. Perusahaan menetapkan : a. Pendidikan, ditentukan
keterampilan, oleh
personil
pelatihan yang
dan
pengalaman
melaksanakan
yang
pekerjaan
mempengaruhi mutu berdasarkan pada skill map, job specification dan prosedur. b. Menyediakan pelatihan untuk karyawan baik di dalam maupun di luar perusahaan dan dilakukan secara berkesinambungan.
55
c. Melakukan penilaian terhadap efektivitas pelatihan yang telah dilaksanakan. d. Memastikan karyawan akan pentingnya kegiatan dan kontribusi mereka dalam mencapai sasaran mutu produk dengan penilaian prestasi kerja karyawan dan sistem merit rating tahunan yang dilakukan oleh atasan langsung. e. Melihat serta memperhatikan pendidikan, pelatihan, keterampilan dan pengalaman dari karyawan. Klausul 6.3 Infrastruktur a. Perusahaan mengidentifikasi, menetapkan, menyediakan dan memelihara
prasarana
yang
diperlukan
untuk
memenuhi
persyaratan produk dengan mengatur prosedur terdokumentasi. b. Perusahaan menyediakan bangunan, ruang kerja dan saran lainnya, hardware, software dan sarana komunikasi. c. Perusahaan menyediakan mesin-mesian untuk produksi. d. Perusahaan menyediakan peralatan pendukung, transportasi dan utilitas. Klausul 6.4 Lingkungan Kerja Perusahaan menetapkan dan mengelola lingkungan kerja untuk memenuhi persyaratan produk dengan sistem 5S (Seiri, Seiron, Seisho, Seiketsu, Shitsuke)/5R (Ringkas, Rapi, Resik, Rawat, Rajin). Pelaksanan pengelolaan lingkungan kerja dipantau oleh Panitia Pelaksanaan Keselamatan dan Kesehatan Kerja (P2K3). Klausul 7. REALISASI PRODUK Klsusul 7.1 Perencanaan Realisasi Produk a. Perusahaan merencanakan dan mengembangkan proses yang dibutuhkan oleh realisasi produk dalam bentuk quality plan pada setiap proses produksi. b. Perusahaan memastikan perencanaan proses produksi konsisten dengan persyaratan lain dalam SMM dengan jadwal produksi dan rencana mutu.
56
c. Perusahaan
menetapkan
sasaran
mutu
persyaratan
yang
berhubungan dengan produk. Klausul 7.2 Proses yang Terkait dengan Pelanggan Klausul 7.2.1 Identifikasi Persyaratan yang Terkait dengan Produk Perusahaan mengidentifikasi persyaratan yang terkait dengan produk yang tertulis dalam instruction letter anatara lain : d. Persyaratan yang dinyatakan pelanggan termasuk persyaratan pengiriman dalam benrtuk purchase order (PO). e. Persyaratan yang tidak dinyatakan oleh pelanggan tapi diperlukan. f. Persyaratan hukum yang terkait produk. g. Persyaratan lain yang diterapkan oleh perusahaan. Klausul 7.2.2 Peninjauan-Ulang Persyaratan yang Terkait dengan Pelanggan Perusahaan meninjau persyaratan yang terkait dengan produk, yang ditulis dalam PO, sebelum menerima order atau kontrak untuk memastikan : a. Persyaratan produk telah ditetapkan. b. Perbedaan persyaratan kontrak atau kontrak diselesaikan. c. Perusahaan mempunyai kemampuan untuk memenuhi persyaratan pelanggan. Selanjutnya perusahaan mencatat hasil tinjauan dan langkahlangkah dilakukan. Bila pelanggan tidak memberikan pesanan tertulis, perusahaan melakukan konfirmasi sebelum menerima permintaan pelanggan dengan membuat sales kontrak. Bilamana ada persyaratan produk yang diubah, perusahaan memastikan : a. Dokumen yang berhubungan dipengaruhi atau direvisi. b. Orang-orang yang berhubungan mengetahui perubahan. Klausul 7.2.3 Komunikasi Pelanggan Perusahaan mengidentifikasi dan menerapkan komunikasi yang efektif dengan pelanggan yang berhubungan dengan :
57
a. Informasi mengenai produk dengan menggunakan contoh. b. Permintaan, penanganan kontrak/order termasuk perubahannya. c. Menerima dan menindak lanjuti umpan balik dan keluhan dari pelanggan dengan menggunakan prosedur terdokumentasi. Klausul 7.3 Desain dan Pengembangan Klausul 7.3.1 Perencanaan Desain dan Pengembangan PT. Unitex merencanakan dan mengendalikan desain dan pengembangan yaitu : a. Secara tahapan proses dan pengembangan. b. Tinjauan verifikasi dan validasi yang sesuai dengan masing-masing tahapan desain dan pengembangan. c. Tanggungjawab dan wewenang untuk desain dan pengembangan. Klausul 7.3.2 Input Desain dan Pengembangan Perusahaan
menentukan
dan
mencatat
masukan
yang
berhubungan dengan persyaratan produk : a. Persyaratan fungsi dan kerja. b. Persyaratan perundang-undangan yang berlaku. c. Informasi dan desain sebelumnya. d. Persyaratan lain yang diperlukan untuk desain dan pengembangan yang mutahir dan menarik. Klausul 7.3.3 Output Desain dan Pengembangan Perusahaan memastikan keluaran desain dan pengembangan : a. Disetujui sebelum dikeluarkan. b. Sesuai dengan persyaratan masukan. c. Memberikan informasi untuk pembelian dan produksi. d. Mempunyai keterangan kriteria produk yang dapat diterima. e. Aman dan sesuai untuk digunakan. Klausul 7.3.4 Peninjauan-Ulang Desain dan Pengembangan Perusahaan memastikan adanya tinjauan yang sistematis dalam tahapan desain dan pengembangan untuk : a. Evaluasi
dari
persyaratan.
desain
dan
pengembangan
agar
memenuhi
58
b. Mengidentifikasi dan mencatat setiap masalah dan pemecahannya. Klausul 7.3.5 Verifikasi Desain dan Pengembangan Perusahaan melakukan verifikasi desain dan pengembangan, yaitu : a. Memverifikasi desain dan pengembangan untuk memastikan hasil keluaran sesuai dengan masukan. b. Mencatat hasil verifikasi dan langkah-langkah yang diperlukan. Klausul 7.3.6 Validasi Desain dan Pengembangan Perusahaan melakukan validasi untuk memastikan : a. Desain dan pengembangan sesuai yang direncanakan. b. Produk memenuhi persyaratan yang digunakan Klausul
7.3.7
Pengendalian
Perubahan
Desain
dan
Pengembangan Perusahaan mengadakan tindakan : a. Mengidentifikasi
dan
mencatat
perubahan
desain
dan
pengembangan. b. Meninjau, memverifikasi dan memvalidasi, serta menyetujui perubahan. c. Mengevalusi efek dari perubahan. d. Mencatat hasil tinjauan perubahan. Klausul 7.4 Pembelian Klausul 7.4.1 Proses Pembelian Perusahaan mengatur proses pembelian dalam bentuk : e. Perusahaan memastikan produk yang dibeli sesuai dengan persyaratan yang telah ditentukan dalam purchasing order (PO). f. Perusahaan
menilai
dan
memilih
pemasok
berdasarkan
kemampuannya memasok produk yang sesuai dengan persyaratan yang telah ditentukan oleh perusahaan dengan mengikuti prosedur. g. Perusahaan memastikan harga produk yang dibeli dan persyaratan pembayarannya.
59
Klausul 7.4.2 Informasi Pembelian Bentuk informasi pembelian yang dimiliki PT. Unitex adalah : a. Perusahaan memastikan persyaratan pembelian dengan menulisnya dalam PO, kemudian disampaikan kepada pemasok sebagai informasi pembelian produk. b. Informasi pembelian produk (PO) menguraikan : 1) Persyaratan spesifikasi produk, prosedur pembayaran, proses dan peralatan yang diperlukan. 2) Persyaratan kualifikasi personel. Klausul 7.4.3 Verifikasi Produk yang Dibeli Perusahaan menetapkan dan menerapkan inspeksi terhadap produk yang dibeli, untuk memastikan bahwa produk yang dibeli sesuai dengan persyaratan pembeli. Selain itu, perusahaan tidak melakukan kunjungan/survei ke pemasok. Klausul 7.5 Ketentuan Produksi dan Pelayanan Klausul 7.5.1 Ketentuan Pengendalian Produksi dan Pelayanan Perusahaan merencanakan dan melaksanakan produksi dalam keadaan terkendali dengan : a. Perusahaan merencanakan jadwal produksi yang sudah disepakati dan menguraikan karakteristik produk dalam instruksi kerja. b. Perusahaan membuat dan menyediakan standar kerja sesuai dengan kebutuhan. c. Perusahaan menyediakan mesin dan peralatan yang sesuai. d. Perusahaan menyediakan sarana untuk memantau dan mengukur kemampuan proses produksi. e. Perusahaan menerapkan pemantauan dan pengukuran. f. Perusahaan mengendalikan proses serah terima dan pengiriman barang. Klausul 7.5.2 Validasi dari Proses untuk Pengoperasian Produksi dan Pelayanan PT. Unitex tidak melakukan validasi proses, karena tidak terdapat proses yang bersifat khusus.
60
Klausul 7.5.3 Identifikasi dan Kemampuan Telusur (Traceability) Perusahaan mengidentifikasi produk dengan cara memberi nomor kontrak dan nomor instruksi dengan menggunakan label, untuk seluruh realisasi produk. Klausul 7.5.4 Hak Milik Pelanggan Disini perusahaan menjaga contoh produk milik pelanggan dan melaporkan jika terjadi ketidaksesuaian. Klausul 7.5.5 Penjagaan/Pemeliharaan Produk Perusahaan memelihara kesesuaian produk selama proses internal dan penyerahan kepada pelanggan mencakup identifikasi, pengemasan, penyimpanan dan perlindungan produk sesuai dengan prosedur dan standar mutu. Klausul 7.6 Pengendalian Peralatan Pengukuran dan Pemantauan PT. Unitex menjelaskan pengendalian, alat ukur, alat uji dan alat periksa yang berlaku di perusahaan dalam bentuk : a. Menentukan pengukuran yang dilakukan dan menetapkan alat ukur yang dibutuhkan, serta memelihara alat periksa, pengukur dan penguji yang tepat sesuai rencana mutu. b. Menentukan alat ukur yang mempengaruhi mutu dan melakukan kalibrasi dan verifikasi secara periodik dengan mengacu kepada standar kalibrasi. c. Menetapkan dan memelihara prosedur dan catatan kalibrasi. d. Memeriksa dan mendokumentasikan keabsahan hasil pemeriksaan dan pengujian sebelumnya, bila dijumpai alat yang menyimpang dari kalibrasi. e. Memastikan kondisi lingkungan sesuai dengan pengkalibrasian, pemeriksaan, pengukuran dan pengujian. f. Menjaga fasilitas pemeriksaan, pengukuran dan pengujian dari perubahan yang akan menyebabkan tidak absahnya kalibrasi. g. Perusahaan melakukan verifikasi secara periodik untuk perangkat lunak (software) alat ukur.
61
Klausul 8. PENGUKURAN, ANALISIS DAN PENINGKATAN Klausul 8.1 Umum Perusahaan
merencanakan
dan
menerapkan
proses
pemantauan, pengukuran, analisis dan perbaikan yang diberlakukan untuk : a. Memperagakan kesesuaian produk. b. Memastikan kesesuaian SMM. c. Memperbaiki keefektifan SMM secara terus menerus. d. Menetapkan seluruh metode yang berlaku, termasuk statistik dan pemakaiannya. Klausul 8.2 Pengukuran dan Pemantauan Klausul 8.2.1 Kepuasan Pelanggan PT. Unitex memantau informasi yang berkaitan dengan kepuasan pelanggan dengan sistem : a. Kunjungan pelanggan. b. Sarana komunikasi. c. Persyaratan setiap pelanggan. Klausul 8.2.2 Audit Internal Audit internal dilakukan secara terencana oleh perusahaan setiap enam bulan sekali. Klausul 8.2.3 Pengukuran dan Pemantauan Proses PT. Unitex menerapkan metode yang sesuai untuk pemantauan dan pengukuran proses dalam SMM. Klausul 8.2.4 Pengukuran dan Pemantauan Produk Perusahaan memantau dan mengukur persyaratan produk dengan : a. Proses realisasi produk. b. Kesesuaian dengan persyaratan dari pelanggan. c. Pembuatan dokumen terkait. d. Produk yang dikirimkan sesuai dengan rencana mutu.
62
Klausul 8.3 Pengendalian Produk Tidak Sesuai (Nonkonformans) Perusahaan mengendalikan produk yang tidak sesuai dengan persyaratan produk dengan cara : a. Mengidentifikasikan
dan
memisahkan
untuk
mencegah
pemakaian/penyerahan yang tidak dikehendaki. b. Perusahaan bertanggungjawab dan mendokumentasikan produk yang tidak sesuai. c. Perusahaan menangani produk yang tidak sesuai dengan: 1) Menghilangkan ketidaksesuaian yang ditemukan (re-process) dan dengan adanya pemeriksaan ulang. 2) Menyetujui pemakaian atau penyerahan melalui konsesi (upgrade). 3) Menyetujui penyerahan melalui persetujuan oleh kewenangan yang ditentukan dengan customer, yaitu cutting loss, down grade dan replacement. 4) Menyetujui
re-sales/waste
melalui
kewenangan
yang
ditentukan. d. Perusahaan melakukan tindakan yang sesuai dengan pengaruh yang diakibatkan oleh temuan ketidaksesuaian produk
setelah
penyerahan dengan cara menarik barang yang sudah terlanjur dikirim. Klausul 8.4 Analisis Data Proses analisis data pada PT. Unitex digunakan untuk menunjukkan efektivitas penerapan SMM. Perusahaan menetapkan, mengumpulkan dan menganalisa data yang sesuai dengan pemantauan dan pengukuran untuk : a. Memperagakan kesesuaian dan keefektifan SMM. b. Mengevaluasi perbaikan terus-menerus dari SMM. c. Informasi, mencakup : 1) Kepuasan pelanggan. 2) Kesesuaian persyaratan produk dan proses.
63
3) Karakteristik dan kecenderungan atau trend pada proses dan produk. 4) Menganalisa dari kinerja pemasok. Klausul 8.5 Peningkatan Klausul 8.5.1 Peningkatan Terus-Menerus Perusahaan terus-menerus memperbaiki keefektifan SMM melalui kebijakan mutu, sasaran mutu, hasil audit, analisa data, tindakan perbaikan dan pencegahan, serta tinjauan manajemen. Klausul 8.5.2 Tindakan Korektif Perusahaan
mendokumentasikan
ketetapan
persyaratan
tindakan perbaikan dan pencegahan. Klausul 8.5.3 Tindakan Preventif Perusahaan menghilangkan
melakukan penyebab
tindakan
untuk
ketidaksesuaian
mencegah dan
dan
potensial
ketidaksesuaian. 4.3. Permasalahan Penerapan ISO 9001:2000 pada PT. Unitex Tbk 4.3.1. Analisis Permasalahan Secara umum penerapan SMM ISO 9001:2000 pada PT. Unitex telah dilaksanakan dengan baik sesuai dengan apa yang dipersyaratkan dalam klausul. Namun tentu saja dalam penerapan SMM ini PT. Unitex mengalami beberapa permasalahan Penelusuran masalah-masalah yang dihadapi PT. Unitex diambil dari unsur-unsur ISO 9001:2000 itu sendiri. yaitu SMM, tanggungjawab manajemen, manajemen sumber daya, realisasi produk dan pengukuran, analisis dan peningkatan. 1.
Sistem Manajemen Mutu PT. Unitex berupaya untuk memenuhi persyaratan SMM ISO 9001:2000 agar tercapai sasaran mutu yang diharapkan. Upaya pemenuhan
tersebut
berupa
implementasian, pemeliharaan
pendokumentasian,
peng-
dan perbaikan berkelanjutan
terhadap SMM yang ada. SMM ISO 9001:2000 membutuhkan pernyataan terdokumentasi dari kebijakan mutu dan sasaran mutu
64
serta pengendalian dokumen dan pengendalian catatan mutu yang lengkap dan terstruktur. Permasalahan yang sering terjadi dalam SMM pada PT. Unitex adalah yang berkaitan dengan proses dokumentasi dan pengendalian dokumen. a. Proses dokumentasi Proses dokumentasi dalam SMM mencakup pencatatan terdokumentasi dari kebijakan mutu, prosedur mutu dan sasaran mutu. Permasalahan yang sering muncul adalah kesalahan
pendokumentasian
karena
kurang
pahamnya
karyawan tentang SMM ISO 9001:2000 tersebut. Hal ini dikarenakan karyawan masih merasa prosedur-prosedur yang terdapat dalam SMM tersebut berbelit-belit, sehingga sering ditemui kesalahan pendokumentasian. b. Pengendalian dokumen Perusahaan telah membuat prosedur untuk pengendalian dokumen. Di dalamnya memuat ketentuan-ketentuan tentang siapa yang berhak membuat dokumen, mengesahkan dokumen, meninjau, memperbaharui dan mengesahkan kembali dokumen baru, serta mendistribusikan dokumen-dokumen. Di dalamnya juga terdapat ketentuan tentang ketersediaan dokumen di tempat penggunanya, sistem penomoran dan status revisi (identifikasi dokumen), termasuk penomoran dan pengendalian dokumen eksternal. Namun permasalahan yang muncul adalah terdapat kekuranglengkapan dokumen yang disebabkan karena kesalahan
pendokumentasian.
Secara
umum
penyebab
kesalahan pendokumentasian kembali lagi pada kurang pahamnya karyawan terhadap ISO 9001:2000. 2.
Tanggungjawab Manajemen Keberhasilan pelaksanaan SMM menjadi tanggungjawab dari seluruh tingkatan manajemen. Bentuk dari tanggungjawab tersebut adalah komitmen manajemen terhadap penerapan sistem serta bagaimana perusahaan berfokus kepada pelanggan. Pihak
65
perusahaan harus mengkomunikasikan seluruh ketentuan yang berkaitan dengan kebijakan mutu perusahaan kepada seluruh unsur perusahaan. Permasalahan dalam fakor tanggungjawab manajemen adalah : a. Kebijakan Mutu Kebijakan
mutu
merupakan
dasar
atau
acuan
dalam
menetapkan tujuan mutu. Kebijakan ini harus dikomunikasikan dan dipahami oleh seluruh karyawan perusahaan. Namun dalam
pelaksaannya
masih
terdapat
kekurangpahaman
mengenai SMM ISO 9001:2000 pada karyawan di level bawah.
Hal ini dikarenakan kurangnya sosialisasi secara
menyeluruh kepada karyawan, sehingga karyawan kurang paham terhadap kebijakan mutu yang ada. b. Komunikasi Komunikasi merupakan kunci penerapan SMM. Apabila proses konumikasi dapat berjalan dengan baik pada semua elemen perusahaan maka proses sosialisasi kebijakan akan terlaksana dengan cepat dan tepat. Pada PT. Unitex proses komunikasi telah berjalan dengan baik, karena adanya pengaruh tradisi dari Jepang mengenai kecepatan dan ketepatan komunikasi yang ada. Namun masih terdapat permasalahan yang sering dihadapi, yaitu terkait karakteristik individu karyawan. Selain itu respon umpan balik yang cukup lama terhadap masalah yang ada. Masalah yang ada dilaporkan dengan segera namun responnya masih kurang dilakukan dengan cepat. 3.
Manajemen Sumber Daya Perusahaan menetapkan dan menyediakan sumber daya untuk mendukung penerapan SMM yang efektif dan efisien, serta memenuhi persyaratan pelanggan. Penyediaan sumber daya ini meliputi penyediaan sumber daya manusia, infrastruktur dan lingkungan kerja yang baik. Personil yang berpengaruh terhadap
66
mutu produk harus kompeten berdasarkan pendidikan, pelatihan, keahlian dan pengalaman. Perusahaan juga harus menyediakan, mengelola dan memelihara prasarana serta lingkungan kerja yang dibutuhkan untuk mencapai kesesuian terhadap persyaratan produk. Permasalahan yang terkait manajemen sumber daya adalah : a. Sumber Daya Manusia PT. Unitex memiliki karyawan yang beragam, baik itu dari latar belakang pendidikan, keterampilan, maupun pengalaman kerja.
Keragaman
tersebut
menyebabkan
perbedaan
pemahaman terhadap SMM yang dilaksanakan. Pemahaman mengenai SMM yang dimiliki karyawan senior seharusnya dipelihara dengan diberikan kepada karyawan yang masih junior, namun hal tersebut masih memerlukan peningkatan. Hal ini tentu saja menjadi permasalahan dalam penerapan ISO 9001:2000 pada PT. Unitex. b. Infrastruktur Infrastruktur sangat mempengaruhi proses produksi karena kelengkapan
infrastruktur
akan
membantu
pemenuhan
persyaratan produk. Infrastruktur yang disediakan perusahaan berupa bangunan pabrik, kantor, peralatan produksi dan jasa pendukung transportasi. Keberadaan infrastruktur pada PT. Unitex
membutuhkan
perbaikan
dan
memeliharaan
dikarenakan usianya yang sudah melebihi umur produktifnya. 4.
Realisasi Produk Perusahaan harus merencanakan dan mengembangkan proses yang dibutuhkan untuk realisasi produk. Perencanaan realisasi produk harus konsisten dengan persyaratan lain dari proses-proses SMM. PT. Unitex sebagai perusahaan tekstil dituntut untuk menghasilkan produk yang bermutu dan sesuai dengan keinginan pelanggan, untuk itu perusahaan perlu merencanakan dan mengembangkan proses-proses yang diperlukan untuk realisasi
67
produk. Dalam bidang realisasi produk secara umum, PT. Unitex telah berhasil melaksanakan persyaratan-persyaratan yang telah ditentukan sebelumnya sehingga perusahaan dapat menghasilkan produk yang bermutu. Dalam realisasi produksi kainnya, PT. Unitex menggunakan standar produk system four point yang dapat dilihat pada Lmapiran 4. Produk yang dihasilkan PT. Unitex memiliki keunggulan dibanding dengan produk pesaing, yaitu PT. Unitex memiliki motif kain yang beraneka ragam atau dalam bahasa Jepang disebut Saki Zome. 5.
Pengukuran, Analisis dan Peningkatan PT. Unitex melakukan kegiatan yang mencakup penetapan rencana-rencana,
penerapan
proses-proses
pengukuran,
pementauan, analisis dan peningkatan untuk menjamin kesesuiaan produk, kesesuaian SMM dan meningkatkan efektivitas dari sistem tersebut. a. Pengukuran dan Analisis Pengukuran dan analisis telah dilakukan oleh perusahaan dalam upaya pemenuhan kesesuaian produk, serta kesesuaian SMM. Kegiatan pengukuran yang dilakukan telah berjalan baik, namun dalam hal analisis umpan balik terhadap hasil audit masih berjalan lambat. b. Peningkatan Perusahaan melakukan peningkatan terus menerus untuk memperbaiki SMM melalui kebijakan mutu, sasaran mutu, hasil audit, analisa data, tindakan perbaikan dan pencegahan, serta tinjauan manajemen. Namun dalam proses berjalannya kegiatan tersebut permasalahan terbesar yang dihadapi adalah keterbatasan alokasi dana. Permasalahan yang diperoleh tersebut dapat dikelompokan dalam diagram sebab-akibat yang dapat dilihat pada Gambar 9. Dimana permasalahan penerapan ISO 9001:2000 pada PT. Unitex
68
Tbk tersebut terurai berdasarkan prinsip 4 M (Man, Material, Method, Machine). 4.3.2. Aktor Aktor atau pelaku adalah pihak-pihak yang berkaitan dan bertanggung jawab dalam pelaksanaan SMM ISO 9001:2000. Terdapat tiga pihak yang berkaitan dan bertanggung jawab dalam pelaksanaan SMM ISO 9001:2000 pada PT. Unitex berdasarkan struktur tim ISO 9001:2000 yang terdapat pada perusahaan, yaitu: a. Top Management Top mangement atau manajemen puncak dalam tim ISO 9001:2000 terdiri dari tiga orang yang masing-masing menduduki posisi sebagai
Presiden
Direktur,
Direktur
Pabrik
Dan
Direktur
Administrasi. Pihak ini berperan dalam merencanakan, menentukan dan memutuskan kebijakan-kebijakan yang berkaitan dengan pelaksanaan SMM ISO 9001:2000. Seluruh kebijakan dan kegiatan yang dilakukan perusahaan harus mendapat persetujuan dari top management. b. Middle management Middle management dalam tim ISO 9001:2000 pada PT. Unitex disebut management representative, terdiri dari dua orang yang berasal dari bagian pabrik dan garansi mutu, serta satu sekretaris tim
ISO
9001:2000.
Dimana
pihak
ini
bertugas
menginterpretasikan kebijakan mutu dan pengembangan prosedur yang dapat digunakan oleh seluruh karyawan. Middle management membantu membuat rumusan prosedur yang telah disetujui oleh top management, dengan demikian prosedur yang ada dapat mudah dipahami dan dilaksanakan oleh seluruh unsur perusahaan secara efektif dan efisien.
Man
Material
Kurang sosialisasi
Kurang diklat
Kurang pemahaman
Kurang keterampilan
Kurang kegiatan informal bersama Kurang rasa memiliki
Bangunan renovasi
Keragaman pendidikan
Peningkatan SDM
dana
Kualifikasi
Sistem komunikasi Melebihi umur produktif
Permasalahan penerapan ISO 9001:2000
Data kurang lengkap
Umpan balik lambat
Sistem pendokumentasian
perbaikan
Kesalahan pendokumentasian
Teknik pemeliharaan
Machine
Method
Prosedur berbelit-belit
Gambar 9. Diagram kategori permasalahan
69
70
c. Operational management Operational management pada tim ISO 9001:2000 PT. Unitex terdiri dari perwakilan seluruh bagian yang terdapat dalam perusahaan yaitu pemasaran, teknik produksi, biro kendali pusat, spinning, celup benang, weaving, dyeing, garansi mutu, utilitas, umun dan akuntansi. Pihak ini bertindak sesuai dengan prosedur dari kebijakan mutu yang telah ditetapkan. 4.3.3. Tujuan Dalam penerapan ISO 9001:2000, terdapat berbagai masalah yang dianalisis dari unsur-unsur ISO 9001:2000. Berdasarkan permasalahan-permasalahan tersebut dapat dikerucutkan menjadi tiga poin tujuan yang ingin dicapai perusahaan, yaitu : a. Perbaikan partisipasi karyawan Karyawan merupakan modal yang dimiliki perusahaan untuk merealisasikan visi dan misi perusahaan. Keberadaan karyawan memegang peranan dalam seluruh aktivitas perusahaan. Terutama dalam proses produksi dimana PT. Unitex merupakan perusahaan tekstil yang mempekerjakan hampir 1.000 karyawan. Para karyawan inilah yang akan melaksanakan secara langsung kegiatan produksi di pabrik. Walaupun kebijakan dan prosedur yang bagus telah ditetapkan oleh para manajemen tingkat atas, hal tersebut tidak akan berjalan lancar tanpa peranserta dari karyawan. Karyawan diharapkan memiliki partisipasi yang besar dalam upaya mewujudkan penerapan SMM ISO 9001:200. Partisipasi yang besar dari karyawan dalam pelaksanaan SMM ISO 9001:2000 akan memudahkan keberhasilan pelaksanaan sistem tersebut. Pada PT. Unitex partisipasi karyawan dalam penerapan SMM ISO 9001:2000 masih kurang. Umumnya karyawan yang memiliki
pendidikan
rendah
hanya
sebatas
melaksanakan
persyaratan-persyaratan yang menjadi prosedur mutu, mereka belum memiliki pemahaman untuk berpartisipasi dalam upaya
71
keberhasilan penerapan ISO 9001:2000. Rendahnya tingkat partisipasi ini dikarenakan kurangnya perhatiannya karyawan terhadap perusahaan. Rasa memiliki terhadap perusahaan masih kurang, sehingga tidak memiliki kemauan untuk membantu keberhasilan penerapan ISO 9001:2000. Dengan demikian perbaikan partisipasi karyawan diharapkan mampu membawa pengaruh yang dapat mendukung keberhasilan penerapan ISO 9001:2000. b. Perbaikan administrasi dan dokumentasi Hal-hal yang berkaitan dengan dokumen merupakan sesuatu yang penting dalam SMM ISO 9001:2000. Seluruh persyaratan yang berkaitan harus didokumnetasikan secara rapi agar dokumen tersebut memiliki kemudahan apabila dilakukan penelusuran. PT.
Unitex
pendokumentasian
telah
secara
berupaya baik
dalam
melakukan upaya
proses
pemenuhan
persyaratan ISO 9001:2000. Namun dalam pelaksanaannya masih ditemukan ketidaklengkapan data yang disebabkan karena kesalahan pendokumentasian. Faktor terbesar yang menjadi penyebab
kesalahan
pendokumentasian
ini
adalah
kurang
pahamnya karyawan terhadap SMM ISO 9001:2000. Karyawan merasa prosedur yang dipersyaratkan cukup berbelit-belit, sehingga enggan melaksanakannya. Kekurangpahaman karyawan terhadap ISO 9001:2000 dikarenakan masih minimnya pelatihan dan sosialisasi dari perusahaan terhadap sistem tersebut. Selain itu, disebabkan oleh keragaman pendidikan yang terdapat pada karyawan. Tingkat pendidikan sangat mempengaruhi pemahaman karyawan terhadap SMM. Perbaikan administrasi dan dokumentasi dimaksudkan agar proses pendokumentasian dapat berjalan lebih efisien dan efektif.
72
c. Perbaikan infrastruktur Infrastruktur yang lengkap dan memadahi merupakan persyaratan khusus dari SMM ISO 9001:2000. Infrastruktur ini mencakup seluruh gedung, bangunan, mesin, sarana transportasi dan komunikasi. Apabila seluruh infrastruktur tersebut tersedia dengan baik maka tentu saja target mutu yang diharapkan dapat tercapai. Infrastrukstur yang terdapat pada PT. Unitex telah tersedia secara lengkap, namun keberadaannya sudah cukup tua sehingga memerlukan perbaikan. Dimana terdapat 10% bangunan yang mengalami kerusakan serta terdapat mesin yang telah melebihi umur produktifnya. Dengan perbaikan yang dilakukan diharapkan dapat memberikan peran yang cukup besar pada upaya pemenuhan target mutu. 4.3.4. Alternatif Tindakan Permasalahan-permasalahan yang dihadapi dalam penerapan SMM ISO 9001:2000 memerlukan tindakan pemecahan yang sesuai. Alternatif tindakan yang dapat dilakukan oleh PT. Unitex adalah : a. Sosialisasi, pendidikan dan pelatihan (diklat) Kegiatan meningkatkan
sosialisasi
pemahaman
dan
diklat
karyawan
diharapkan
terhadap
SMM
dapat ISO
9001:2000. Rendahnya pemahaman karyawan telah menyebabkan berbagai permasalahan, antara lain kesalahan pendokumentasian. Selama ini kegiatan sosialisasi dan diklat terhadap SMM belum dilakukan secara intensif, masih terbatas dilakukan ketika berada di lapangan pada karyawan baru yang masuk ke perusahaan. Adanya sosialisasi dan diklat yang lebih intensif diharapkan mampu meningkatkan pengetahuan karyawan mengenai ISO 9001:2000, sehingga selanjutnya kesalahan-kesalahan yang terkait pendokumentasian dapat berkurang.
73
b. Perbaikan mesin dan bangunan Perbaikan
mesin
dan
bangunan
dilakukan
untuk
meningkatkan produktivitas perusahaan. Saat ini terdapat 10% bangunan pada PT. Unitex Tbk yang mengalami kerusakan dan membutuhkan perbaikan. Selain itu, saat ini masih terdapat mesin produksi yang telah digunakan sejak tahun 1973, dengan umur produktif 20-30 tahun, maka
mesin tersebut memerlukan
perbaruan. Namun mengingat besarnya biaya yang harus dialokasikan untuk pembaharuan mesin, maka perlu dilakukan perbaikan terhadap mesin-mesin yang ada. Mesin dan bangunan merupakan sarana penunjang pencapaian SMM yang baik, dengan adanya perbaikan mesin dan bangunan diharapkan pencapaian target mutu dapat berjalan lebih efektif dan efisien. c. Team building Penerapan SMM membutuhkan dukungan dari seluruh unsur perusahaan. Dukungan tersebut berupa kerjasama dari seluruh unsur perusahaan, baik karyawan maupun anggota direksi. Membangun tim kerja yang memiliki komitmen bersama membutuhkan upaya yang tidak mudah. Perusahaan perlu melakukan kegiatan informal bersama yang dapat melibatkan seluruh karyawan. Kegiatan ini diharapkan mampu meningkatkan keterlibatan karyawan dan membangun rasa memiliki terhadap perusahaan. d. Perbaikan sistem informasi Sistem manajemen sebagian besar berkaitan dengan sistem administrasi.
Permasalahan
yang
terdapat
didalamnya
membutuhkan perbaikan sistem informasi yang lebih efektif dan efisien, sehingga akan lebih mudah dijalankan oleh seluruh unsur perusahaan untuk mendukung penerapan SMM ISO 9001:2000. Perbaikan ini dapat berupa revisi prosedur administrasi yang telah ada.
74
4.4. Penyusunan Struktur Hirarki Model struktur hirarki yang digunakan dalam penelitian ini terdiri dari lima tingkat. Tingkat pertama adalah goals, yaitu strategi penerapan SMM ISO 9001:2000 pada PT. Unitex Tbk. Pemilihan fokus ini bertujuan untuk mencari alternatif yang dapat dilakukan dalam pemecahan masalah penerapan ISO 9001:2000. Pada tingkat dua adalah fokus atau kriteria masalah yang terdiri dari lima faktor, yaitu SMM, tanggungjawab manajemen, manajemen sumber daya, realisasi produk, analisis, pengukuran dan peningkatan. Kelima faktor tersebut merupakan bagian utama yang menjabarkan sistem manajemen perusahaan sesuai dengan apa yang dipersyaratkan dalam ISO 9001:2000 (Gaspersz, 2005). Tingkat ketiga adalah aktor yang terdiri dari top management, middle management dan operational management. Pemilihan ketiga aktor tersebut berdasarkan tim ISO 9001:2000 yang terdapat pada perusahaan serta hasil diskusi dengan pihak perusahaan. Peran aktor-aktor tersebut sangat penting dalam penerapan ISO 9001:2000, karena masing-masing memiliki tingkat kepentingan yang berbeda. Pada tingkatan keempat, yaitu tujuan yang ingin dicapai yang sesuai dengan permasalahan dalam penerapan SMM ISO 9001:2000 pada PT. Unitex Tbk, yang terdiri dari peningkatan partisipasi karyawan, perbaikan administrasi dan dokumentasi, serta perbaikan infrastruktur. Ketiga tujuan tersebut merupakan hasil analisis berdasar diskusi dan studi literatur. Tingkat kelima adalah alternatif tindakan yang dapat diambil untuk mengatasi permasalahan dalam penerapan SMM ISO 9001:2000 pada PT. Unitex Tbk. Berdasarkan hasil diskusi, dari ketiga tujuan yang telah dirumuskan sebelumnya diperoleh beberapa alternatif, namun belum diperoleh mana yang menjadi prioritas utama. Alternatif tersebut adalah sosialisasi, pendidikan dan pelatihan (diklat), perbaikan mesin dan bangunan, team building, serta perbaikan sistem informasi. Struktur hirarki dapat dilihat pada Gambar 10.
Strategi Penerapan ISO 9001:2000 pada PT. Unitex Tbk
Fokus Faktor Sistem Manajemen Mutu (0,307)
Aktor
Tujuan
Alternatif
Tanggungjawab Manajemen (0,189)
Top Management (0,671)
Realisasi Produk (0,194)
Middle Management (0,186)
Perbaikan Partisipasi Karyawan (0,264)
Sosialisasi dan Diklat (0,285)
Manajemen Sumber Daya (0,204)
Perbaikan Administrasi dan Dokumentasi (0,420)
Perbaikan mesin dan bangunan (0,220)
Team Building (0,182)
Pengukuran, Analisis dan Peningkatan (0,105)
Operational Management (0,142)
Perbaikan Infrastruktur (0,315)
Perbaikan Sistem Informasi (0,313)
Gambar 10. Susunan hirarki strategi penerapan ISO 9001:2000 pada PT. Unitex Tbk
75
76
4.5. Analisis Prioritas Faktor, Aktor, Tujuan dan Alternatif. Hasil pengolahan (dapat dilihat pada lampiran 5 dan 6) pada level dua (faktor atau kriteria masalah) menunjukkan bahwa kriteria masalah yang dihadapi PT. Unitex Tbk berturut-turut adalah SMM (0,307), manajemen sumber daya (0,204), realisasi produk (0,194), tanggungjawab manajemen (0,189), serta pengukuran, analisis dan peningkatan (0,105) seperti yang terlihat pada Tabel 4. Dari kelima faktor tersebut dapat diketahui faktor utama yang menjadi permasalahan penerapan SMM ISO 9001:2000 dengan memilih nilai bobot yang berada pada skala lebih besar dari 20 % sebagai prioritas utama. Dengan demikian SMM dan manajemen sumber daya menjadi faktor utama yang harus mendapatkan perhatian lebih dibandingkan dengan faktor yang lain. Dengan
demikian
dapat
disimpulkan
bahwa
SMM
menjadi
permasalahan terbesar yang dihadapi perusahaan. Kesalahan yang muncul di dalamnya berupa kesalahan dalam hal pendokumentasian, akibat kurang pahamnya karyawan terhadap sistem manajemen yang dijalankan. Untuk itu, perusahaan harus memperbaiki sistem pendokumentasian, agar karyawan dapat dengan mudah memahami ketentuan yang berlaku. Tabel 4. Susunan prioritas kriteria masalah Kriteria Masalah
Bobot Prioritas
Sistem Manajemen Mutu
0,307
1
Manajemen Sumber Daya
0,204
2
Realisasi Produk
0,194
3
Tanggungjawab Manajemen
0,189
4
Pengukuran, Analisis dan Peningkatan
0,105
5
Hasil pengolahan pada level tiga (aktor) menunjukkan bahwa aktor yang berperan dalam penerapan ISO 9001:2000 secara berurutan adalah top management
(0,671),
middle
management
(0,186)
dan
operational
management (0,142), seperti terlihat pada Tabel 5. Aktor utama yang bertanggungjawab dalam proses implementasi SMM ISO 9001:2000 ini dapat dipilih berdasarkan nilai bobot yang berada pada skala lebih besar dari 20 %.
77
Dengan demikian top management merupakan aktor yang mutlak berpengaruh dibanding kedua faktor lainnya karena memiliki bobot senilai 67,1 %, hal ini dapat disimpulkan bahwa adalah top management mempunyai peranan yang cukup besar dalam pelaksanaan SMM ISO 9001:2000. Hal ini dikarenakan semua keputusan yang akan dijalankan perusahaan harus berada di bawah persetujuan adalah top management. Selanjutnya pihak middle management akan menginterpretasikan kebijakan-kebijakan yang telah diputuskan oleh top management. Setelah kebijakan diintepretasikan secara efektif dan efisien oleh middle management, selanjutnya pihak operational management akan melaksanakan kebijakan yang diputuskan sesuai ketentuan yang telah disahkan. Tabel 5. Susunan prioritas aktor Aktor/ Pelaku
Bobot Prioritas
Top Management
0,671
1
Middle Management
0,186
2
Operational management
0,142
3
Hasil pengolahan pada level empat (tujuan) menunjukkan bahwa secara berurutan tujuan yang ingin dicapai oleh aktor/pelaku yang berkaitan dengan penerapan ISO 9001:2000 adalah perbaikan administrasi dan dokumentasi (0,420), perbaikan infrastruktur (0,315) dan perbaikan partisipasi karyawan (0,264) seperti yang terlihat pada Tabel 6. Pemilihan tujuan utama dilakukan sama seperti yang lain, yaitu memilih nilai bobot yang berada pada skala lebih besar dari 20 %. Berdasarkan bobot masingmasing tujuan ketiganya memiliki nilai di atas 20 %, hal ini berarti ketiganya merupakan tujuan yang harus benar-benar diperhatikan. Dengan demikian dapat disimpulkan bahwa kriteria perbaikan administrasi dan dokumentasi menjadi prioritas pertama, dikarenakan perbaikan administrasi dan dokumentasi menunjang pelaksanaan proses pendokumentasian yang menjadi persyaratan dari ISO 9001:2000. Selama ini, permasalahan yang sering dihadapi perusahaan selalu terkait dengan proses pendokumentasian, maka diperlukan perbaikan dalam hal administrasi dan
78
dokumentasi. Selanjutnya perbaikan infrastruktur menduduki prioritas kedua. Infrastruktur yang dimiliki oleh PT. Unitex Tbk memerlukan perbaikan, agar dapat mendukung proses implementasi sistem mutu yang lebih baik. Selanjutnya perbaikan partisipasi karyawan diharapkan dapat meningkatkan keterlibatan para karyawan terutama dalam proses pencapaian SMM ISO 9001:2000. Tabel 6. Susunan prioritas tujuan Tujuan
Bobot Prioritas
Perbaikan Administrasi dan Dokumentasi
0,420
1
Perbaikan Infrastruktur
0,315
2
Perbaikan Partisipasi Karyawan
0,264
3
Hasil pengolahan pada level lima (alternatif tindakan) menunjukkan bahwa secara berurutan alternatif tindakan yang dapat dilakukan untuk memecahkan permasalahan adalah perbaikan sistem informasi (0,313), sosialisasi dan diklat (0,285), perbaikan mesin dan bangunan (0,220), serta team building (0, 182) seperti yang terlihat pada Tabel 7. Keempat alternatif tersebut dipilih yang menjadi alternatif utamanya dengan menggunkan nilai bobot yang berada pada skala lebih besar dari 20 %. Dengan demikian prioritas pertama yang harus dilakukan adalah perbaikan sistem informasi, selanjutnya yang kedua sosialisasi dan diklat, serta pada posisi ketiga yaitu perbaikan mesin dan bangunan. Perbaikan sistem informasi menduduki prioritas pertama, dengan tujuan untuk memperbaiki sistem informasi yang mendukung kegiatan administrasi agar berjalan lebih efektif dan efisien. Kegiatan administrasi yang dilakukan diharapkan dapat mendukung penerapan SMM ISO 9001:2000, karena sistem tersebut sangat berkaitan erat dengan administrasi. Perbaikan sistem informasi dan administrasi ini dapat dilakukan dengan cara perbaikan sistem yang telah ada, baik itu sistem komunikasi maupun sistem pencatatan dokumen yang masih dirasa rumit oleh karyawan. Perbaikan tersebut
diharapkan
dapat
memperbaiki
permasalahan
dalam
hal
79
pendokumentasian dan dapat mempercepat umpan balik dari setiap permasalahan yang terkait penerapan SMM. Prioritas kedua dalam alternatif yang dapat dilakukan oleh perusahaan adalah sosialisasi dan diklat. Kegiatan ini dilakukan untuk memberikan pemahaman kepada karyawan mengenai SMM. Kurangnya sosialisasi menyebabkan rendahnya pemahaman karyawan terhadap sistem mutu yang berdampak pada kurangnya keinginan untuk mendukung penerapan sistem mutu yang ada. Selain itu kegiatan diklat dapat dilakukan secara berkala untuk meningkatkan pola pikir karyawan, agar mampu bekerja dengan mengedepankan mutu untuk mendukung penerapan SMM ISO 9001:2000. Perbaikan mesin dan bangunan menduduki prioritas ketiga. Dengan demikian perbaikan mesin dan bangunan sebaiknya dilakukan apabila kedua alternatif sebelumnya telah diperbaiki. Perbaikan mesin dan bangunan merupakan tindakan yang perlu dilaksanakan oleh perusahaan, karena dapat menjadikan proses produksi berjalan lebih maksimal dalam upaya pencapaian target mutu. Team building merupakan kegiatan yang dilakukan untuk membangun kelompok kerja yang efektif dan efesien di dalam perusahaan. Kegiatan ini diharapkan mampu meningkatkan kerjasama dan keterlibatan dari seluruh unsur perusahaan dalam upaya penerapan SMM ISO 9001:2000. Salah satu contoh kegiatan yang dapat dilakukan oleh perusahaan adalah kegiatan informal yang dilakukan bersama sebagai contoh kegiatan outbond bersama untuk meningkatkan kebersamaan yang dapat membangun adanya kerjasama yang lebih baik. Tabel 7. Susunan prioritas alternatif tindakan Alternatif tindakan
Bobot Prioritas
Perbaikan Sistem Informasi
0,313
1
Sosialisasi dan Diklat
0,285
2
Perbaikan Mesin dan Bangunan
0,220
3
Team Building
0,182
4
80
4.6. Implikasi Manajerial Dari pembahasan memberikan informasi yang berguna bagi PT. Unitex dalam upaya memelihara penerapan SMM ISO 9001:2000. Hasil analisis
terhadap
permasalahan-permasalahan
terkait
penerapan
ISO
9001:2000 menghasilkan empat alternatif tindakan dengan tiga alternatif utama karena memiliki nilai bobot lebih dari 20 %, yaitu pada prioritas pertama perlunya dilakukan perbaikan sistem informasi yang mendukung kegiatan administrasi perusahaan. Hal ini dapat diwujudkan dalam bentuk evaluasi terhadap manual mutu yang terkait proses produksi agar pencatatan dokumen dapat berjalan lebih baik. Selain itu juga diperlukan perbaikan komunikasi dari level atas ke level bawah mengenai umpan balik terhadap permasalahan mutu yang ada. Prioritas yang kedua adalah sosialisasi dan diklat dimaksudkan untuk memperbaiki tingkat pemahaman karyawan terhadap SMM yang dilakukan perusahaan. Bentuk dari tindakan tersebut adalah dilakukannya pelatihan ISO 9001:2000 secara berkala kepada karyawan. Prioritas kedua ini sebaiknya dilakukan apabila prioritas pertama telah dilakukan oleh perusahaan. Pada prioritas selanjutnya, yaitu perbaikan mesin dan bangunan, keberadaan mesin dan bangunan sangat mendukung proses produksi berjalan dengan baik, untuk itu mesin dan bangunan harus selalu mendapat pemeliharaan secara rutin agar mampu memenuhi target mutu yang telah ditetapkan. Prioritas terakhir yang dapat dilakukan oleh perusahaan apabila seluruh alternatif tindakan sebelumnya telah dilakukan adalah team building. Bentuk realisasinya adalah penyelenggaraan kegiatan informal bersama untuk seluruh karyawan dan direksi seperti kegiatan outbond. Kegiatan ini merupakan upaya untuk membangun sebuah tim kerja yang mampu bekerjasama dengan baik dalam upaya mempertahankan standar mutu yang telah diakui secara internasional, yaitu ISO 9001:2000. Keempat alternatif tersebut dapat memberikan manfaat pada beberapa aspek perusahaan. Pada aspek pemasaran tentu saja dapat meningkatkan volume penjualan dimana perusahaan secara konsisten menjaga dan
81
meningkatkan mutu produk yang dihasikannya. Pada aspek sumber daya manusia alternatif yang ada dapat meningkatkan pendidikan dan pehaman karyawannya sebagai wujud pembelajaran SMM serta perwujudan kelompok kerja yang efektif dan efisien. Aspek berikutnya yaitu produksi, dimana tentu saja dengan perbaikan mesin dan bangunan dapat menjadikan proses realisasi produk berjalan lebih lancar.
KESIMPULAN DAN SARAN
1. Kesimpulan 1. Penerapan ISO 9001 pada PT Unitex Tbk telah berjalan sejak tahun 2003, dimana seluruh klausul yang dipersyaratkan dalam standar tersebut telah dipenuhi dan dilaksanakan secara baik oleh perusahaan. 2. Faktor-faktor yang menjadi permasalahan dalam penerapan SMM ISO 9001:2000 berdasarkan hirarki penyusunnya adalah SMM, tanggungjawab manajemen, manajemen sumber daya, realisasi produk, serta perbaikan, analisis dan peningkatan; aktor yang paling memegang peranan dalam penerapan ISO 9001:2000 adalah top management; tujuan dari penerapan ISO 9001:2000 adalah perbaikan administrasi dan dokumentasi, perbaikan infrastruktur dan perbaikan partisipasi karyawan; alternatif tindakan berupa perbaikan sistem informasi (prioritas 1), sosialisasi, pendidikan dan pelatihan (prioritas 2), perbaikan mesin dan bangunan (prioritas 3) dan team building (prioritas 4). 2. Saran 1. PT. Unitex Tbk perlu menjadikan perbaikan sistem informasi sebagai prioritas pertama agar dapat mendukung kegiatan administrasi yang lebih efisien dan efektif. 2. Meningkatkan kegiatan sosialisasi dan diklat untuk menambah pemahaman karyawan mengenai SMM ISO 9001:2000. 3. Dilakukan perbaikan mesin dan bangunan untuk mencapai target mutu yang mendukung proses implementasai SMM ISO 9001:2000 berjalan lebih baik.
DAFTAR PUSTAKA Ariani, DW. 2002. Manajemen Kualitas Pendekatan Sistem Kuantitatif. Proyek Peningkatan Penelitian Perguruan Tinggi Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi Departemen Pendidikan Nasional, Yogyakarta. Eriyatno, 2007. Riset Kebijakan. IPB Press, Bogor. Feigenbaum, A.V. 1996. Kendali Mutu Terpadu (Terjemahan). Erlangga, Jakarta. Fewidarto. 1996. Proses Hierarki Analitik (PHA). Paper Jurusan Teknologi Pertanian. Fakultas Teknologi Pertanian, IPB. Bogor. Gaspersz, V. 2005. ISO 9001:2000 And Continual Quality Improvement. Gramedia Pustaka Utama, Jakarta. Heizer, J dan Render, B. 2005. Manajemen Operasi Edisi Tujuh (Terjemahan). Salemba Empat, Jakarta. Indraswari. 2007. Pengaruh Penerapan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2000 terhadap Produktivitas Kerja Karyawan PTPN VIII Gunung Mas Bogor. Skripsi pada Departemen Manajemen, Fakultas Ekonomi dan Manajemen, Institut Pertanian Bogor. Marimin. 2004. Teknik dan Aplikasi Pengambilan Keputusan Kriteria Majemuk. PT. Gramedia Widiasarana Indonesia, Jakarta. Nasution. 2005. Manajemen Mutu Terpadu. Ghalia Indonesia, Jakarta. Rangkuti, M.D.I. 2004. Kajian penerapan ISO 9000 pada PT Sariwangi A.E.A. Skripsi pada Departemen Manajemen, Fakultas Ekonomi dan Manajemen, Institut Pertanian Bogor. Saaty, T.L. 1991. Pengambilan Keputusan bagi para Pemimpin (Terjemahan). PT. Pustaka Binaman Pressindo, Jakarta. Sundari. 2005. Kendala dan Manfaat Penerapan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2000 di PT. Perkebunan Nusantara VIII Kebun Gunung Mas. Skripsi pada Departemen Ilmu-Ilmu Sosial Ekonomi Pertanian, Fakultas Pertanian, Institut Pertanian Bogor.
85
Lampiran 1. Kuesioner penelitian PENERAPAN SISTEM MANAJEMEN MUTU ISO 9001:2000 PADA PT. UNITEX Tbk
Kuesioner ini merupakan salah satu cara pengumpulan data dalam rangka penyusunan skripsi dengan judul: KAJIAN PENERAPAN SISTEM MANAJEMEN MUTU ISO 9001:2000 PADA PT. UNITEX Tbk Oleh : Nama : Retna Wulandari Jurusan/Fak : Manajemen/Fakultas Ekonomi dan Manajemen Universitas : Institut Pertanian Bogor Kami mengharapkan partisipasi dari Bapak/Ibu, dapat mengisi kuesioner ini secara benar dan obyektif, karena hasil dari kuesioner ini akan dipergunakan untuk tujuan ilmiah. Atas partisipasinya, kami ucapkan terima kasih. Identitas Responden: Nama : Jabatan : A. PETUNJUK I. UMUM 1. Pengisian kuesioner dilakukan secara tertulis oleh responden dengan menjawab setiap pertanyaan tertulis. 2. Jawaban dapat merupakan pendapat pribadi ataupun hasil diskusi atau pemikiran degan orang lain. 3. Pertanyaan yang ditujukan adalah membandingkan data dua faktor berdasarkan tingkat kepentingan/besarnya peranan dengan memberikan skala penilaian (petunjuk II). 4. Dalam pengisian kuesioner ini, diharapkan responden melakukan dengan sekaligus (tidak tertunda). II. SKALA PENILAIAN Berilah nilai pada kolom yang tersedia pada tabel skala penilaian dengan memilih nilai yang ditentukan, berdasarkan tingkat kepentingan/ besarnya peranan dari faktor yang dibandingkan dengan ketentuan di bawah ini. Misalnya, A dibandingkan dengan B, maka berilah nilai: Lebih penting Lebih penting Faktor Faktor 9 7 5 3 1 3 5 7 9
A
B
86 Lanjutan Lampiran 1. Skala Penilaian 9 Mutlak lebih penting 7 Sangat jelas lebih penting 5 Jelas lebih penting 3 Sedikit lebih penting 1 Sama penting Nilai skala 2, 4, 6, 8 diberikan apabila terdapat sedikit saja perbedaan dengan patokan-patokan di atas. CONTOH Apabila hasil identifikasi terhadap strategi penerapan ISO 9001:2000 adalah : Sistem Manajemen Mutu (SMM) mutlak lebih penting dari Tanggungjawab Manajemen, maka penilaiannya dilakukan dengan memberikan tanda pada nilai yang dimaksud : Faktor
Lebih penting 9 7 5
SMM
3
1
3
Lebih penting 5 7 9
Faktor Tanggung jawab Manajemen
SMM sangat lebih penting dari Manajemen Sumber Daya maka penilaiannya dilakukan dengan memberikan tanda pada nilai yang dimaksud : Lebih penting Lebih penting Faktor Faktor 9 7 5 3 1 3 5 7 9 Manajemen SMM Sumber Daya SMM jelas lebih penting dari Realisasi Produk maka penilaiannya dilakukan dengan memberikan tanda pada nilai yang dimaksud : Lebih penting Lebih penting Faktor Faktor 9 7 5 3 1 3 5 7 9 Realisasi SMM Produk SMM sedikit lebih penting dari Pengukuran, Analisis dan Peningkatan, maka penilaiannya dilakukan dengan memberikan tanda pada nilai yang dimaksud : Lebih penting Lebih penting Faktor Faktor 9 7 5 3 1 3 5 7 9 Manajemen SMM Sumber Daya
87 Lanjutan Lampiran 1. Tanggungjawab Manajemen sama penting dengan Manajemen Sumber Daya maka penilaiannya dilakukan dengan memberikan tanda pada nilai yang dimaksud : Lebih penting Lebih penting Faktor Faktor 9 7 5 3 1 3 5 7 9 Tanggung Manajemen jawab Sumber Manajemen Daya B. PERTANYAAN I. Dalam kaitannya dengan fokus hirarki yaitu Strategi Penerapan SMM ISO 9001:2000, faktor/kriteria masalah yang teridentifikasi adalah : SMM Tanggungjawab manajemen Manajemen Sumber Daya Realisasi Produk Pengukuran, analisis dan peningkatan
: SMM yang diterapkan oleh perusahaan. : Tanggungjawab manajemen terhadap pelaksanaan ISO 9001: 2000. : Pengelolaan sumber daya yang dimiliki perusahaan. : Proses produksi produk. : Pengukuran dan upaya peningkatan mutu manajemen oleh dan peningkatan perusahaan.
Untuk itu, bandingkanlah besarnya peranan/pengaruh/tingkat kepentingan kriteria masalah tersebut : Lebih penting Lebih penting Faktor Faktor 9 7 5 3 1 3 5 7 9 TanggungSMM jawab manajemen Manajemen SMM Sumber Daya Realisasi SMM Produk Pengukuran, SMM Analisis dan Peningkatan TanggungManajemen jawab Sumber manajemen Daya TanggungRealisasi jawab Produk manajemen TanggungPengukuran, jawab Analisis dan manajemen Peningkatan
88 Lanjutan Lampiran 1. Manajemen Sumber Daya Manajemen Sumber Daya Realisasi Produk
Realisasi Produk Pengukuran, Analisis dan Peningkatan Pengukuran, Analisis dan Peningkatan
II. Dalam kaitannya dengan faktor/ kriteria masalah di atas, aktor-aktor yang berperan dalam penerapan ISO 9001:2000 adalah : A. Top Management : Pihak pemilik perusahaan B. Middle Management : Pihak manajemen representatif C. Operational Management : Pihak pelaksana sistem manjemen/bagianbagian A. Dalam masalah SMM, bandingkan tingkat kepentingan dari masing-masing aktor berikut : Lebih penting Lebih penting Faktor Faktor 9 7 5 3 1 3 5 7 9 Top Middle Management Management Top Operational Management Management Middle Operational Management Management B. Dalam masalah Tanggun Jawab Manajemen, bandingkan tingkat kepentingan dari masing-masing aktor berikut : Lebih penting Lebih penting Faktor Faktor 9 7 5 3 1 3 5 7 9 Top Middle Management Management Top Operational Management Management Middle Operational Management Management C. Dalam masalah Manajemen Sumber Daya, bandingkan tingkat kepentingan dari masing-masing aktor berikut : Lebih penting Lebih penting Faktor Faktor 9 7 5 3 1 3 5 7 9 Top Middle Management Management Top Operational Management Management Middle Operational Management Management
89 Lanjutan Lampiran 1. D. Dalam masalah Realisasi Produk, bandingkan tingkat kepentingan dari masing-masing aktor berikut : Lebih penting Lebih penting Faktor Faktor 9 7 5 3 1 3 5 7 9 Top Middle Management Management Top Operational Management Management Middle Operational Management Management E. Dalam masalah Pengkuran, Analisis dan Peningkatan, bandingkan tingkat kepentingan dari masing-masing aktor berikut : Lebih penting Lebih penting Faktor Faktor 9 7 5 3 1 3 5 7 9 Top Middle Management Management Top Operational Management Management Middle Operational Management Management III. Dalam kaitannya dengan aktor-aktor yang berpengaruh/bertanggung jawab dalam penerapan ISO 9001:2000, tujuan yang ingin diraih adalah: A. Peningkatan Partisipasi Karyawan : Serangkaian kegiatan peningkatan partisipasi karyawan dalam mewujudkan tercapainya penerapan ISO 9001:2000. B. Peningkatan Administrasi dan Dokumentasi : Serangkaian kegiatan perbaikan dalam hal pendokumentasian, baik perbaikan sistem maupun perbaikan SDM. C. Perbaikan Infrastruktur : Perbaikan bangunan, mesin dan alat, serta sarana komunikasi yang mendukung penerapan ISO 9001:2000. 1. Berdasarkan tingkat perhatian Top Management, bandingkan tingkat kepentingan dari masing-masing tujuan berikut : Lebih penting Lebih penting Faktor Faktor 9 7 5 3 1 3 5 7 9 Peningkatan Peningkatan Administrasi Partisipasi dan Karyawan Dokumentasi
90 Lanjutan Lampiran 1. Peningkatan Partisipasi Karyawan Peningkatan Administrasi dan Dokumentasi
Perbaikan Infrastruktur Perbaikan Infrastruktur
2. Berdasarkan tingkat perhatian Middle Management, bandingkan tingkat kepentingan dari masing-masing tujuan berikut : Lebih penting Lebih penting Faktor Faktor 9 7 5 3 1 3 5 7 9 Peningkatan Peningkatan Administrasi Partisipasi dan Karyawan Dokumentasi Peningkatan Perbaikan Partisipasi Infrastruktur Karyawan Peningkatan Administrasi Perbaikan dan Infrastruktur Dokumentasi 3. Berdasarkan tingkat perhatian Operational Management, bandingkan tingkat kepentingan dari masing-masing tujuan berikut : Lebih penting Lebih penting Faktor Faktor 9 7 5 3 1 3 5 7 9 Peningkatan Peningkatan Administrasi Partisipasi dan Karyawan Dokumentasi Peningkatan Perbaikan Partisipasi Infrastruktur Karyawan Peningkatan Administrasi Perbaikan dan Infrastruktur Dokumentasi IV. Dalam kaitannya dengan tujuan yang ingin diraih terkait penerapan ISO 9001:2000, maka alternatif kegiatan/tindakan yang dapat diambil, antara lain melalui : A. Sosialisasi, Pendidikan dan Pelatihan
: Kegiatan ini dilakukan untuk meningkatkan pemahaman karyawan tentang SMM ISO 9001:2000.
91 Lanjutan Lampiran 1. B. Perbaikan mesin dan bangunan
C. Team Building
D. Perbaikan Sistem Informasi
: Kegiatan ini dilakukan untuk perbaikan infrastruktur yang dapat meningkatkan produksi dan meningkatkan sarana penunjang produksi. : Kegiatan ini dilakukan untuk meningkatkan keterlibatan karyawan dan membangun rasa memiliki terhadap perusahaan. Contohnya dengan kegiatan outbond dan kegiatan-kegiatan informal yang dilakukan bersama. : Kegiatan memperbaiki sistem informasi yang mendukung kegiatan administrasi lebih efektif dan efisien, sehingga akan lebih mudah dijalankan oleh seluruh lapisan perusahaan untuk mendukung penerapan SMM ISO 9001:2000.
1. Dalam tujuan Peningkatan Partisipasi Karyawan, bandingkan tingkat kepentingan dari masing masing alternatif berikut : Lebih penting Lebih penting Faktor Faktor 9 7 5 3 1 3 5 7 9 Perbaikan Pendidikan mesin dan dan Pelatihan bangunan Pendidikan Team dan Pelatihan Building Perbaikan Pendidikan Sistem dan Pelatihan Informasi Perbaikan Team mesin dan Building bangunan Perbaikan Perbaikan mesin dan Sistem bangunan Informasi Perbaikan Team Sistem Building Informasi
92 Lanjutan Lampiran 1. 2. Dalam tujuan Peningkatan Administrasi dan Dokumentasi, bandingkan tingkat kepentingan dari masing masing alternatif berikut : Lebih penting Lebih penting Faktor Faktor 9 7 5 3 1 3 5 7 9 Perbaikan Pendidikan mesin dan dan Pelatihan bangunan Pendidikan Team dan Pelatihan Building Perbaikan Pendidikan Sistem dan Pelatihan Informasi Perbaikan Team mesin dan Building bangunan Perbaikan Perbaikan mesin dan Sistem bangunan Informasi Perbaikan Team Sistem Building Informasi 3. Dalam tujuan Peningkatan Infrastruktur, bandingkan tingkat kepentingan dari masing masing alternatif berikut : Lebih penting Lebih penting Faktor Faktor 9 7 5 3 1 3 5 7 9 Perbaikan Pendidikan mesin dan dan Pelatihan bangunan Pendidikan Team dan Pelatihan Building Perbaikan Pendidikan Sistem dan Pelatihan Informasi Perbaikan Team mesin dan Building bangunan Perbaikan Perbaikan mesin dan Sistem bangunan Informasi Perbaikan Team Sistem Building Informasi ** TERIMA KASIH **
93
Lampiran 2. Daftar pertanyaan wawancara kepada pihak PT. Unitex Tbk. Tahap I 1. Bagaimana gambaran umum perusahaan ? 2. Bagaimana sejarah perolehan ISO 9001:2000 ? 3. Bagaimana penerapan ISO 9001:2000 pada perusahaan, terkait klausul-klausul yang ada ? Tahap II 1. Identifikasi permasalahan berdasarkan unsur-unsur ISO 9001:2000 yang mencakup : a. Sistem Manajemen Mutu 1) Dokumentasi 2) Pengendalian Dokumen b. Tanggungjawab Manajemen 1) Kebijakan 2) Komunikasi c. Manajemen Sumber Daya 1) Sumber Daya Manusia 2) Infrastruktur d. Realisasi Produk 1) Perencanaan dan Desain 2) Ketentuan Produksi e. Analisis dan Peningkatan 1) Pengukuran dan Analisis 2) Peningkatan 2. Siapa saja pihak yang bertanggungjawab dalam penerapan ISO 9001:2000 ? 3. Bagaimana bentuk tanggungjawab pihak yang terlibat dalam penerapan SMM ISO 9001:2000 ? 4. Apa tujuan dari pihak-pihak yang terlibat dalam penerapan SMM ISO 9001:2000 ? Tahap III 1. Tindakan apa yang dapat menjadi solusi adanya permasalahan dalam penerapan ISO 9001:2000 ?
Lampiran 3. Susunan organisasi TIM ISO 9001:2000 PT. Unitek Tbk
Top Management
Management Representative
Sekertaris
Bag. Marke ting
Bag. Teknik Produksi
Bag. BKP
Bag. Spinning
Bag. Celup Benang
Bag. Weaving
Bag. Dyeing
Bag. Garansi Mutu
Bag. Utility
Bag. Umum/ Persona lia
Bag. Akunting
94
95
Lampiran 4. Standar kain PT. Unitex, Tbk
SYSTEM FOUR POINT Point
Panjang Cacat Kain
Arah
1
1 cm s/d 7 cm
Ke Yoko/Pakan atau ke Tate/Lusi
2
7,1 cm s/d 15 cm
Ke Yoko/Pakan atau ke Tate/Lusi
3
15,1 cm s/d 23 cm
Ke Yoko/Pakan atau ke Tate/Lusi
4
23,1 cm s/d Lebar kain
Ke Yoko/Pakan
23, 1 cm s/d
½
Lebar kain cm
Ke Tate/Lusi
GRADE UNUTUK ORDER “GAP”/EXPORT GRADE A
: Point 0 s/d 30 point/100 m2 Point 0 s/d 25 point/100 yards2
GRADE C
: Point 31 ke atas/100 m2 Point 26 ke atas/100 m2
GRADE UNUTUK ORDER LOKAL GRADE A
: Point 0 s/d 36 point/100 m2 Point 0 s/d 30 point/100 yards2
GRADE C
: Point 37 ke atas/100 m2 Point 31 ke atas/100 m2
KRITERIA Dalam 1 meter ada lebih dari 1 buah cacat, total point = 4. Cacat di 1,5 cm dari pinggir kain tidak perlu di point. Cacat yang tampak di lampu bawah tapi tidak tampak waktu lampu dimatikan tidak di point, kecuali warna hitam.
96
Lampiran 5. Bentuk matriks pendapat 1) Matriks pendapat individu untuk kriteria masalah/faktor SMM
: Sistem manajemen mutu
TJM
: Tanggungjawab manajemen
MSD
: Manajemen sumber daya
RP
: Realisasi produk
PAP
: Pengukuran, analisis dan peningkatan
a. Berdasarkan Top Management SMM
TJM
MSD
RP
PAP
SMM
1
1
1
1
3
TJM
1
1
1/3
1
3
MSD
1
3
1
3
3
RP
1
1
1/3
1
3
PAP
1/3
1/3
1/3
1/3
1
b. Berdasarkan Middle Management SMM
TJM
MSD
RP
PAP
SMM
1
3
3
7
9
TJM
1/3
1
1
1
3
MSD
1/3
1
1
3
1
RP
1/7
1
1/3
1
1
PAP
1/9
1/3
1
1
1
c. Berdasarkan Operational Management SMM
TJM
MSD
RP
PAP
SMM
1
1
1
1
1
TJM
1
1
3
1/3
1
MSD
1
1/3
1
1/3
1
RP
1
3
3
1
3
PAP
1
1
1
1/3
1
97
Lanjutan Lampiran 5 2) Matriks pendapat gabungan untuk kriteria masalah/faktor SMM
TJM
MSD
RP
PAP
1,44225
1,91293
SMM
1
1,44225
TJM
0,693361
1
1 0,693361 2,08008
MSD
0,693361
1
1
1,44225 1,44225
RP
0,522758
1,44225 0,693361
1 2,08008
PAP
0,333333 0,480751 0,693361 0,480751
3
1
98
Lampiran 6. Hasil pengolahan data A. Pembuatan Hirarki (Software Expert Choice 2000)
99
Lanjutan Lampiran 6. B. Penentuan Bobot Faktor (output dari Software Expert Choice 2000)
26/06/2009 17:14:40
Page 1 of 1
Model Name: Combain Priorities with respect to: Goal: Strategi Penerapan ISO 90...
Sistem Manajemen Mutu Manajemen Sumber Daya Realisasi Produk Tanggung Jawab Manajemen Pengukuran, Analisis, dan Peni Inconsistency = 0,02 with 0 missing judgments.
Combined
,307 ,204 ,194 ,189 ,105
wulan
100
Lanjutan Lampiran 6. C. Penentuan Bobot Aktor, Tujuan dan Alternatif Data bobot berasal dari hasil pengolahan pada software Expert Choice 2000. Perhitungan bobot aktor, tujuan dan alternatif menggunakan Microsoft Office Excel. 1. Penentuan Bobot Aktor SMM
: Sistem manajemen mutu
TJM
: Tanggungjawab manajemen
MSD
: Manajemen sumber daya
RP
: Realisasi produk
PAP
: Pengukuran, analisis dan peningkatan
Faktor SMM TJM Aktor 0,690 0,702 Top 0,180 0,153 Middle Operasional 0,130 0,145
MSD
RP
PAP
VP
BA
0,667 0,224 0,109
0,630 0,154 0,216
0,670 0,234 0,097
0,307 0,189 0,204 0,194 0,105
0,671 0,186 0,142
2. Penentuan Bobot Tujuan PPK
: Perbaikan partisipasi karyawan
PAD
: Perbaikan administrasi dan dokumentasi
PI
: Perbaikan infrastruktur
Aktor Tujuan PPK PAD PI
Top
Middle
Opersnl
BA
BT
0,193 0,476 0,330
0,371 0,371 0,257
0,460 0,221 0,319
0,671 0,186 0,142
0,264 0,420 0,315
101
Lanjutan Lampiran 6. 3. Penentuan Bobot Alternatif PPK
: Perbaikan partisipasi karyawan
PAD
: Perbaikan administrasi dan dokumentasi
PI
: Perbaikan infrastruktur
SPP
: Sosialisasi, pendidikan dan pelatihan
PMB
: Perbaikan mesin dan bangunan
TB
: Team Building
PSI
: Perbaikan sistem informasi
Tujuan Alternatif SPP PMB TB PSI
PPK
PAD
PI
BT
BAltr
0,493 0,145 0,145 0,218
0,297 0,094 0,178 0,431
0,095 0,452 0,218 0,236
0,264 0,420 0,315
0,285 0,220 0,182 0,313
