ANALISIS PENERAPAN SISTEM MANAJEMEN MUTU ISO 9001:2008 PADA KANTOR MANAJEMEN MUTU INSTITUT PERTANIAN BOGOR
Oleh ARIEF MAULANA H24070088
DEPARTEMEN MANAJEMEN FAKULTAS EKONOMI DAN MANAJEMEN INSTITUT PERTANIAN BOGOR BOGOR 2011
RINGKASAN ARIEF MAULANA. H24070088. Analisis Penerapan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008 pada Kantor Manajemen Mutu Institut Pertanian Bogor. Di bawah bimbingan H. MUSA HUBEIS. Penerapan TQM membuat organisasi harus memelihara standar mutu disegala aspek bisnis organisasi bersangkutan. Salah satu standar sistem manajemen mutu (SMM) yang telah berkembang adalah ISO 9001 yang merupakan alat pencapaian tujuan mutu yang diharapkan mampu menjawab tantangan globalisasi yang terjadi dengan cara meningkatkan efisiensi dan efektifitas untuk memuaskan para stakeholder. Untuk itu, Kantor Manajemen Mutu (KMM) Institut Pertanian Bogor (IPB) membuktikan diri sebagai organisasi handal yang meraih sertifikat ISO 9001:2008 dengan nomor Quality System Certification (QSC) 00769 yang dikeluarkan oleh PT Sucofindo International Certification Services (Sucofindo ICS). Penelitian ini bertujuan mengidentifikasi penerapan ISO 9001:2008 pada KMM IPB dan mengidentifikasi unsur-unsur dalam penerapan SMM ISO 9001:2008, aktor-aktor yang berperan, tujuan yang diinginkan dalam penerapan ISO 9001:2008, serta alternatif yang dilakukan untuk membuat penerapan SMM ISO 9001:2008 berjalan efektif. Data yang digunakan berupa data primer dan sekunder, baik kualitatif maupun kuantitatif. Pengolahan data kualitatif menggunakan analisis deskriptif berdasarkan literatur organisasi dan hasil wawancara dengan pihak organisasi yang terdiri dari perwakilan Top Management, Middle Management dan Low Management yang memiliki pemahaman mengenai penerapan ISO 9001:2008 di KMM IPB. Data yang terkumpul diolah dengan metode proses hirarki analitik PHA dengan bantuan perangkat lunak Microsoft Excell 2007. Hasil penelitian menunjukkan bahwa penerapan SMM ISO 9001:2008 pada KMM IPB telah memenuhi seluruh klausul yang dipersyaratkan dalam SMM ISO 9001:2008. Unsur-unsur dalam penerapan SMM ISO 9001:2008 adalah SMM, tanggungjawab manajemen, manajemen sumber daya, realisasi produk, serta perbaikan, analisis dan peningkatan; aktor yang paling memiliki peranan dalam penerapan ISO 9001:2000 adalah top management; tujuan yang ingin dicapai melalui penerapan ISO 9001:2008 adalah peningkatan mutu pelayanan dan; alternatif tindakan berupa Rapat Tinjauan Manajemen (prioritas 1) dan Pendidikan dan Pelatihan (Diklat) (prioritas 2).
ANALISIS PENERAPAN SISTEM MANAJEMEN MUTU ISO 9001:2008 PADA KANTOR MANAJEMEN MUTU INSTITUT PERTANIAN BOGOR
SKRIPSI Sebagai salah satu syarat untuk memperoleh gelar SARJANA EKONOMI pada Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi dan Manajemen Institut Pertanian Bogor
Oleh : ARIEF MAULANA H24070088
DEPARTEMEN MANAJEMEN FAKULTAS EKONOMI DAN MANAJEMEN INSTITUT PERTANIAN BOGOR BOGOR 2011
Judul Skripsi
: Analisis Penerapan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008 pada Kantor Manajemen Mutu Institut Pertanian Bogor
Nama
: Arief Maulana
NRP
: H24070088
Menyetujui, Dosen Pembimbing
(Prof. Dr. Ir. H. Musa Hubeis, MS, Dipl. Ing., DEA) NIP : 195506261980031002
Mengetahui : Ketua Departemen
(Dr. Ir. Jono Munandar, MSc) NIP : 196101231986011002
Tanggal Lulus :
RIWAYAT HIDUP
Penulis bernama Arief Maulana yang dilahirkan di Jakarta pada tanggal 23 Februari 1990, dari pasangan Jauhari Koesnindar dan Sumiati. Penulis merupakan anak kedua dari tiga bersaudara. Penulis memulai pendidikan di TK Aisyiah 4 Depok pada tahun 1994-1995, lalu melanjutkan pendidikannya di MI Al Awwabin pada tahun 1995-1996 dan SDN Anyelir 1 Depok pada 1996-2001, serta melanjutkan ke SLTP Negeri 2 Depok pada tahun 2001-2004 dan meneruskan pendidikan di SMA Negeri 1 Depok pada tahun 2004-2007. Pada tahun
2007, penulis resmi diterima sebagai mahasiswa Institut
Pertanian Bogor (IPB) melalui jalur Seleksi Penerimaan Mahasiswa Baru (SPMB) dengan memilih program studi Manajemen pada Fakultas Ekonomi dan Manajemen, serta memilih program supporting course.
iv
KATA PENGANTAR
Aassalamualaikum Wr. Wb. Puji dan rasa syukur kepada Allah SWT penulis panjatkan atas Rahmat dan Hidayah yang diberikan–Nya kepada penulis, sehingga dapat menyelesaikan skripsi berjudul “Analisis Penerapan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008 pada Kantor Manajemen Mutu Institut Pertanian Bogor” sebagai salah satu syarat untuk memperoleh gelar Sarjana Ekonomi pada Departemen Manajemen, Fakultas Ekonomi dan Manajemen, Institut Pertanian Bogor. Penulis menyadari bahwa tulisan skripsi masih memiliki kekurangan, maka kritik dan saran senantiasa diharapkan sebagai bahan evaluasi dan penyempurnaan. Semoga laporan ini dapat bermanfaat bagi pihak yang membutuhkan, baik kalangan akademis maupun umum. Wassalamualaikum Wr. Wb.
Bogor, Juni 2011
Penulis
v
UCAPAN TERIMA KASIH
Pada kesempatan ini penulis ingin menyampaikan ucapan terima kasih sebesar-besarnya kepada : 1. Prof. Dr. Ir. H. Musa Hubeis, MS, Dipl. Ing., DEA sebagai dosen pembimbing yang senantiasa memberikan bimbingan, arahan dan motivasi kepada penulis. 2. Dr. Ir. Muhammad Syamsun, M.Sc. dan Nur Hadi Wijaya, S.TP. MM. sebagai dosen penguji yang telah meluangkan waktunya untuk menguji dan memberikan masukan kepada penulis. 3. Deddy C. Sutarman, SP, MM yang telah memberikan tambahan pengetahuan mengenai metode Analytical Hierarchy Process (AHP). 4. Ibu dan Bapak atas doa restu dan motivasi yang diberikan kepada penulis. 5. Kedua saudaraku Yoga Pratama dan Rheza Aulia Rahman. 6. Seluruh pihak Kantor Manajemen Mutu (KMM) IPB, terutama Bapak Srihadi, Bapak Fredinan dan Mas Danang karena telah mengijinkan melakukan penelitian di KMM, serta memberikan data dan informasi yang dibutuhkan dalam penelitian. 7. Seluruh staf pengajar Departemen Manajemen, FEM, IPB yang telah memberikan ilmu dan pengetahuan, serta mendidik penulis. 8. Niken Puspitaningrum yang telah menyadarkan penulis untuk segera menyelesaikan tugas akhir agar tidak tersusul oleh para junior. 9. Teman-teman satu bimbingan : Elis, Devi, Serly, Suci, Upeh, Lena, Rari dan Yodia atas kerjasama, dukungan dan doanya. 10. Seluruh karyawan Tata Usaha Departemen Manajemen, FEM, IPB. 11. Teman-teman se-SMA : Ardie, Monik, Dimas dan Dara. 12. Teman-teman penghuni Pondok KPK. 13. Teman-teman Manajemen angkatan 44. 14. Teman-teman TPB. 15. Seluruh pihak yang telah berkontribusi dalam penyusunan skripsi ini yang tidak dapat penulis sebutkan satu per satu. 16. Seluruh pihak yang tidak terlibat dalam penyusunan skripsi ini. Semoga Allah membalas semua kebaikan mereka.
vi
DAFTAR ISI
Halaman RINGKASAN .......................................................................................
i
RIWAYAT HIDUP ..............................................................................
iv
KATA PENGANTAR ..........................................................................
v
UCAPAN TERIMA KASIH ...............................................................
vi
DAFTAR TABEL ...............................................................................
ix
DAFTAR GAMBAR ...........................................................................
x
DAFTAR LAMPIRAN .......................................................................
xi
I.
PENDAHULUAN .........................................................................
1
1.1. Latar Belakang .......................................................................... 1.2. Perumusan Masalah .................................................................. 1.3. Tujuan Penelitian ...................................................................... 1.4. Ruang Lingkup Penelitian.........................................................
1 2 3 3
II. TINJAUAN PUSTAKA ................................................................
4
2.1. Mutu .......................................................................................... 2.1.1. Pengertian Mutu ............................................................ 2.1.2. Dimensi Mutu ............................................................... 2.2. Manajemen Mutu Terpadu ........................................................ 2.2.1. Pengertian Manajemen Mutu Terpadu .......................... 2.2.2. Ciri-Ciri Manajemen Mutu Terpadu ............................. 2.2.3. Prinsip-Prinsip Manajemen Mutu Terpadu ................... 2.3. Sistem Manajemen Mutu ISO 9000 .......................................... 2.3.1. Pengertian SMM ISO 9000 ........................................... 2.3.2. Hirarki SMM ISO 9000 ................................................ 2.3.3. Prinsip SMM ISO 9000 ................................................. 2.3.4. Manfaat SMM ISO 9000 ............................................... 2.3.5. Langkah–Langkah Penerapan Sistem Manajemen Mutu ISO 9000:2000 .................................................... 2.3.6. Klausul dan Persyaratan Standar ISO 9001:2000 ......... 2.3.7. Perubahan–Perubahan pada Sistem Manajemen Mutu ISO 9000:2008 .................................................... 2.4. Penelitian Terdahulu Yang Relevan .........................................
4 4 5 6 6 7 7 8 8 9 10 12
III. METODE PENELITIAN ..............................................................
20
3.1. Kerangka Pemikiran Penelitian................................................. 3.2. Lokasi dan Waktu Penelitian .................................................... 3.3. Pengumpulan Data .................................................................... 3.4. Pengolahan dan Analisis Data ..................................................
20 22 22 22
vii
12 14 16 19
IV. HASIL DAN PEMMBAHASAN ..................................................
32
4.1. Gambaran Umum Kantor Manajemen Mutu IPB.................... 4.1.1. Profil KMM IPB ............................................................ 4.1.2. Tugas dan Wewenang KMM IPB .................................. 4.1.3. Fungsi KMM IPB........................................................... 4.1.4. Visi dan Misi KMM IPB ................................................ 4.1.5. Struktur Organisasi KMM IPB ...................................... 4.1.6. Kebijakan Mutu KMM IPB ........................................... 4.2. Langkah-langkah Sertifikasi SMM ISO 9001:2008 ................. 4.3. Penerapan SMM ISO 9001:2008 pada KMM IPB ................... 4.3.1. Unsur SMM ISO 9001:2008 .......................................... 4.3.2 Aktor ............................................................................... 4.3.3 Tujuan ............................................................................. 4.3.4 Alternatif Tindakan ......................................................... 4.4. Penyusunan Struktur Hirarki .................................................... 4.5. Analisis Prioritas Faktor, Aktor, Tujuan dan Alternatif ........... 4.6. Implikasi Manajerial .................................................................
32 32 33 33 34 34 34 35 37 46 55 56 57 58 60 63
KESIMPULAN DAN SARAN ............................................................ 1. Kesimpulan ........................................................................................ 2. Saran ..................................................................................................
65 65 65
DAFTAR PUSTAKA ............................................................................
66
LAMPIRAN ..........................................................................................
67
viii
DAFTAR TABEL No
Halaman
1. Nilai skala banding berpasangan ........................................................ 2. Matriks pendapat individu ................................................................. 3. Matriks pendapat gabungan ............................................................... 4. Nilai RI utuk matriks berukuran n ....................................................... 5. Susunan prioritas faktor/unsur ............................................................ 6. Susunan prioritas aktor ........................................................................ 7. Susunan prioritas tujuan ...................................................................... 8. Susunan prioritas alternatif tindakan ...................................................
ix
24 27 28 30 62 63 63 64
DAFTAR GAMBAR No
Halaman
1. Sudut pandang mutu dalam rantai nilai ............................................... 2. Model proses SMM ISO 9001:2000 ................................................... 3. Hirarki dokumen SMM ....................................................................... 4. Kerangka pemikiran penelitian ........................................................... 5. Struktur hirarki identifikasi permasalahan .......................................... 6. Susunan hirarki strategi penerapan ISO 9001:2008 pada KMM IPB .
x
5 8 9 21 26 59
DAFTAR LAMPIRAN No
Halaman
1. Daftar pertanyaan wawancara kepada pihak KMM IPB .................... 2. Angket penelitian ............................................................................... 3. Struktur organisasi KMM IPB ........................................................... 4. Sasaran mutu ...................................................................................... 5. Bentuk matriks pendapat .................................................................... 6. Hasil pengolahan data .........................................................................
xi
68 69 77 78 84 86
I. PENDAHULUAN
I.1. Latar Belakang Kebutuhan terhadap mutu sudah ada sejak jaman mesir kuno yang melalui pengendalian mutu pada batu-batu yang digunakan dalam pembuatan piramida. Hingga saat ini, mutu masih memiliki peranan yang penting. Konsep mutu modern telah berubah sejak masa ke masa. Dimulai dengan konsep inspector yang mengukur hasil produksi berdasarkan spesifikasi kemudian melapor ke pabrik. Saat ini, salah satu konsep mutu yang berkembang adalah manajemen mutu terpadu (total quality management atau TQM). Manajemen mutu terpadu (MMT) merupakan suatu sistem dan/atau pendekatan manajemen organisasi yang bertumpu pada mutu (quality), baik produk, proses maupun sumber daya organisasi tersebut yang tujuan akhirnya adalah memenuhi kepuasan pelanggan dan memberikan keuntungan bagi organisasi tersebut, termasuk didalamnya pemasok dan masyarakat. Penerapan TQM membuat organisasi harus memelihara standar mutu disegala aspek bisnis organisasi bersangkutan. Hal ini untuk memastikan bahwa segala sesuatu dikerjakan dengan benar sejak awal dan dapat mengurangi ataupun menghilangkan cacat (defect) dan pemborosan (waste) selama operasi (Http://www.min-consulting, 2011). Inti dari penarapan standar mutu adalah terjaganya mutu hasil dari suatu produk, yaitu suatu sistem knowledge sharing yang memungkinkan setiap orang untuk menghasilkan hal sama dengan mutu sama, sehingga akan mengurangi ketergantungan terhadap satu orang (Wangtry, 2009). Salah satu standar sistem manajemen mutu (SMM) yang telah berkembang adalah ISO 9001, yang merupakan alat pencapaian tujuan mutu yang diharapkan mampu menjawab tantangan globalisasi yang terjadi, dengan cara meningkatkan efisiensi dan efektifitas agar mampu memuaskan para stakeholder. ISO 9001 telah mengalami beberapa kali revisi, yaitu ISO 9001:2008 merupakan revisi dari ISO 9001 versi tahun 2000 atau biasa dikenal dengan ISO 9001:2000. Revisi ISO 9001 dilakukan dengan tujuan
2
mengembangan standar lebih sederhana yang dapat diaplikasikan setara bagi organisasi kecil, menengah dan besar, disamping memberikan hasil aktifitas proses dari organisasi dan meningkatkan kesesuaian/integrasi dengan ISO 14000. Institut Pertanian Bogor (IPB) merupakan salah satu lembaga pendidikan tinggi yang memiliki peranan sangat besar untuk menyiapkan sumber daya manusia (SDM) yang memenuhi kriteria mutu pendidikan. Hal ini
selaras
dengan
kebijakan
Menteri
Pendidikan
Nasional
dalam
meningkatkan mutu pendidikan tinggi di Indonesia. Di samping itu jajaran Deprartemen Pendidikan Nasional telah menerapkan kebijakan bahwa setiap unit utama organisasi baik unit kerja pusat maupun daerah untuk meraih sertifikat ISO 9001:2008. Oleh karena itu, strategi pembangunan pendidikan IPB mengalami perubahan, yaitu sistem penjaminan mutu diarahkan untuk menghasilkan mutu penyelenggaraan pendidikan yang sesuai visi, misi dan tujuan IPB. KMM IPB, sebagai organisasi pelaksana penjaminan mutu IPB berupaya menata dan mengembangkan sistem penjaminan mutu yang telah ada agar dapat memberikan kontribusi dalam peningkatan mutu pendidikan di IPB, diantaranya menerapkan SMM ISO 9001:2008. KMM berhasil menjalankan SMM yang diakui secara internasional, yang ditunjukkan perolehan sertifikat ISO 9001:2008 yang diterbitkan tanggal 26 Agustus 2009. Dalam konteks KMM IPB, SMM ISO 9001:2008 belum lama diterapkan, maka untuk itu dilakukan penelitian untuk mengetahui strategi yang dilakukan dalam penerapan ISO 9001:2008. 1.2. Perumusan Masalah KMM IPB berhasil membuktikan diri sebagai organisasi yang handal dengan meraih sertifikat ISO 9001:2008 dengan nomor QSC 00769 yang dikeluarkan oleh PT Sucofindo International Certification Services (Sucofindo ICS). Keberhasilan perolehan Sertifikat ISO 9001 : 2008 adalah bukti pengakuan dunia internasional terhadap SMM pendidikan, khususnya terhadap sistem manajemen KMM IPB sebagai organisasi penjamin mutu pendidikan IPB.
3
Dari hal yang telah dikemukakan, maka dapat disusun permasalahan dalam penelitian ini adalah : 1. Bagaimana penerapan SMM ISO 9001:2008 pada KMM IPB ? 2. Faktor-faktor apakah yang penting dalam penerapan SMM ISO 9001:2008 pada KMM IPB ? 1.3. Tujuan Penelitian 1. Mengidentifikasi penerapan ISO 9001:2008 pada KMM IPB. 2. Menganalisis faktor-faktor penerapan sistem manajemen mutu ISO 9001:2008 dengan Proses Hirarki Analitik (PHA). I.4. Ruang Lingkup Penelitian Penelitian ini dilakukan dalam rangka memberikan alternatif tindakan agar penerapan ISO 9001:2008 pada KMM IPB menjadi efektif, dimana pemilihan alternatif hasil penelitian merupakan kewenangan pihak terkait.
II. TINJAUAN PUSTAKA
2.1. Mutu 2.1.1. Pengertian Mutu Pengertian mutu sangat beraneka ragam. Tidak ada definisi yang pasti mengenai mutu karena setiap orang/organisasi memiliki kriteria masing-masing dalam mendefinisikan mutu. Juran dalam Heizer and Render (1993) mendefinisikan mutu sebagai kecocokan dalam penggunaan produk. Crosby dalam Heizer and Render (1993) menyebutkan “Quality means conformance to requirements”. Di Indonesia, salah satu pengertian mutu yang ada (SNI 19-9000:2000 dalam Herjanto, 2007), yaitu mutu adalah derajat yang dicapai oleh karakteristik inheren dalam memenuhi persyaratan. Sedangkan menurut ISO 9000:2008 Mutu (Quality) adalah “Degree to which a set of inherent characteristics fulfils requirements” (QIMS, 2010). Evans and Lindsay (2007) menyatakan, terdapat lima (5) sudut pandang dalam mendefinisikan mutu : a. Sudut pandang penilaian (judgemental perspective). Shewhart dalam Evans and Lindsay (2007) yang menyatakan mutu adalah kegunaan dari produk. b. Sudut pandang berdasarkan produk (product-based perspective). Mutu merupakan fungsi dari peubah yang spesifik dan terukur, serta perbedaan dalam mutu mencerminkan perbedaan kuantitas pada beberapa atribut produk. c. Sudut pandang berdasarkan pengguna (user-based perspective). Sudut pandang ini beranggapan bahwa mutu ditentukan berdasarkan keinginan pelanggan, atau mutu didefinisikan sebagai kecocokan untuk digunakan, atau seberapa baik produk tersebut melakukan fungsinya
5
d. Sudut pandang berdasarkan nilai (value-based perspective). Pada sudut pandang ini, mutu dapat dilihat dari hubungan antara kegunaan atau kepuasan terhadap harga. e. Sudut
pandang
berdasarkan
manufaktur
(manufacture-based
perspective). Mutu sebagai hasil praktek rekayasa dan manufaktur yang diinginkan atau kesesuaian dengan kepuasan. Meskipun mutu produk merupakan faktor penting untuk semua individu di seluruh rantai nilai, mutu dipandang tergantung pada posisi seseorang dalam rantai nilai (Evans and Lindsay, 2008), seperti termuat pada Gambar 1. Mutu berdasarkan pengguna
Mutu berdasarkan produk
Pelanggan
Kebutuhan
Pemasaran Mutu berdasarkan nilai Desain
Barang dan Jasa
Manufaktur
Distribusi
Mutu berdasarkan manufaktur
Arus informasi Arus Produk
Gambar 1. Sudut pandang mutu dalam rantai nilai 2.1.2. Dimensi Mutu Ukuran mutu tidaklah hanya berupa suatu peubah atau suatu atribut saja, melainkan mengandung beberapa dimensi. baik kuantitatif maupun kualitatif. Barang memiliki karakteristik yang berbeda dengan jasa. Oleh karenanya, dimensi mutu barang dibedakan dengan dimensi mutu untuk jasa (Herjanto, 2007).
6
Secara umum, menurut Herjanto (2007), mutu barang dapat dilihat dari empat (4) dimensi utama berikut ini : a. Kinerja (performance atau operation). Dimensi utama yang banyak dipertimbangkan oleh konsumen ialah kinerja atau operasi dari produk. b. Keandalan (reliability/durability). Mencerminkan keandalan suatu produk, yaitu kepercayaan atas kemampuan atau ketahanannya. c. Kenampakan (appearance/features). Menunjukkan daya tarik suatu produk yang membedakannya dengan produk lain. Kenampakan sangat dipengaruhi oleh desain dan atribut lain yang ada dalam produk. d. Kesesuaian (conformance). Kesesuaian berhubungan dengan pemenuhan terhadap spesifikasi atau standar yang ditentukan. Herjanto (2007) juga menjelaskan bahwa dimensi mutu dalam jasa memiliki lima (5) dimesi utama, yaitu : a. Keandalan, yaitu kemampuan melaksanakan jasa secara akurat dan cepat. b. Responsif, yaitu kemauan untuk membantu pelanggan dan memberikan jasay ang sesuai dengan harapan pelanggan. c. Bentuk nyata, yaitu fasilitas fisik, peralatan dan penampilan personal. d. Jaminan, yaitu pengetahuan dan sikap pegawai serta kemampuan mereka untuk menunjukkan kepercayaan, keyakinan dan kesopanan e. Empati, yaitu perhatian individual yang diberikan kepada pelanggan. 2.2. Manajemen Mutu Terpadu (TQM) 2.2.1. Pengertian MMT Salusu (1996) menyatakan manajemen mutu terpadu adalah suatu komitmen yang penuh kesungguhan untuk meningkatkan mutu, berjangka panjang, serta membutuhkan penggunaan peralatan dan
7
teknik-teknik tertentu, Namun, sebenarnya bukanlah peralatan dan teknik yang terutama, tetapi justru komitmen itu sendiri. MMT adalah manajemen yang menciptakan dan mengembangkan seperangkat nilai dan keyakinan yang akan membuat setiap orang mengetahui bahwa kualitas untuk konsumen adalah tuntutan yang paling utama Marimin (2004) menjelaskan bahwa MMT merupakan sistem manajemen yang mengikutsertakan seluruh anggota dalam organisasi dalam menerapkan konsep dan teknik kendali mutu untuk mendapatkan kepuasan pelanggan dan orang yang mengerjakan. 2.2.2. Ciri-ciri Manajemen Mutu Terpadu Terdapat tiga (3) ciri dari MMT (Marimin, 2004), yaitu : a. Melibatkan seluruh karyawan dari semua tingkatan atau yang biasa disebut dengan manajemen partisipatif. b. Menerapkan konsep pengendalian mutu, dengan memutar daur PDCA (plan, do, check and action) yang dikenal kemudian sebagai delapan langkah pemecahan masalah. c. Menerapkan metoda statistik, sebagai salah satu alat pemecahan masalah. 2.2.3. Prinsip-Prinsip MMT Prinsip-prinsip yang diterapkan dalam manajemen mutu terpadu adalah (Http://www.min-consulting, 2011) : a. Mutu (quality) dapat dan harus dikelola. b. Setiap orang memiliki pelanggan yang harus dipuaskan. c. Adalah proses, bukan orang, yang menjadi masalah. d. Setiap karyawan bertanggung jawab terhadap mutu. e. Masalah harus dicegah, bukan sekedar diperbaiki. f. Mutu harus diukur, sehingga dapat dikendalikan. g. Peningkatan mutu harus berkesinambungan. h. Tujuan mutu haruslah berdasarkan pada persyaratan pelanggan.
8
2.3. SMM ISO 9000 2.3.1. Pengertian SMM ISO 9000 ISO 9000 adalah suatu standar internasional untuk SMM. ISO 9000 menetapkan persyaratan-persyaratan dan rekomendasi untuk desain dan penilaian SMM suatu organisasi yang bertujuan untuk menjamin organisasi yang bersangkutan mampu menyediakan produk yang memenuhi persyaratan-persyaratan yang ditetapkan (Gaspersz, 2001). ISO 9000 bukan merupakan standar produk, tetapi merupakan standar dari sistem manajemen suatu organisasi yang apabila diterapkan dalam organisasi tersebut akan mempengaruhi bagaimana produk itu dihasilkan, mulai dari tingkat perencanaan, perancangan, pembuatan dan perakitan hingga penyerahan ke pelanggan (Http://www.minconsulting, 2011). Menurut Gaspersz (2001), model proses dari ISO 9001:2000 terdiri dari lima (5) bagian utama yang menjabarkan sistem manajemcn organisasi (Gambar 2) , yaitu : a. SMM b. Tanggungjawab manajemen c. Manajemen sumber daya d. Realisasi produk e. Analisis, pengukuran dan peningkatan
Gambar 2. Model proses SMM ISO 9001:2000
9
2.3.2. Hirarki SMM ISO 9000 Dokumentasi SMM dapat diatur baik mengikuti prosesproses perusahaan maupun mengikuti struktur standar mutu yang berlaku, ataupun gabungan keduanya. Struktur dokumentasi SMM perusahaan dapat diuraikan dalam hirarki. Struktur ini dibuat untuk memudahkan distribusi, pemeliharaan dan pemahaman dokumentasi tersebut. Pengembangan hirarki tersebut tergantung pada kondisi dan budaya perusahaan (Http://www.min-consulting, 2011). Pada umumnya hirarki dokumentasi dalam SMM seperti ditunjukkan pada pada Gambar 3.
Tier 1
Tier 2
Tier 3
Manual Mutu Prosedur
Instruksi Kerja, Desain, Bagan Alir, dll
Tier 4
CATATAN 1 Hirarki
Rekaman/Catatan
boleh
disesuaikan
untuk
memenuhi
kebutuhan organisasi. CATATAN 2 Formulir dapat diterapkan pada seluruh tahapan (tier) pada hirarki di atas. Gambar 3. Hirarki dokumen SMM Tier 1. Manual mutu Seperti dijelaskan di atas, manual mutu merupakan rumusan umum mengenai SMM perusahaan yang berisi kebijakan-kebijakan, sasaran umum perusahaan dan tanggungjawab berkaitan dengan penerapan SMM ISO 9001:2008. Tier 2. Prosedur operasi standar Prosedur merupakan penjabaran dari manual mutu dalam menerapkan SMM. Prosedur atau biasa disebut sebagai prosedur operasi standar (standard operating procedure, atau SOP) adalah
10
suatu kumpulan instruksi yang memiliki kekuatan sebagai suatu petunjuk atau direktif. Hal ini mencakup hal-hal dari operasi yang memiliki
tata
cara
pelaksanaan
yang
telah
baku
atau
terstandardisasi, tanpa kehilangan efektivitasnya. Proses yang terstandarisasi dengan baik akan memberikan jaminan terhadap kesesuaian mutu produk yang akan dihasilkan. Tier 3. Instruksi Kerja dan Formulir Setelah proses dan sistem didefinisikan, berikutnya perlu dijabarkan bagaimana proses atau sistem tersebut dilakukan. Pada kelompok ini, dapat disebutkan beberapa metode penjabaran proses, sistem dan prosedur berikut : a. Instruksi kerja adalah dokumen yang berisi uraian atau urutan kegiatan untuk melaksanakan satu proses/fungsi/kegiatan yang dapat dinyatakan dalam gambar, diagram, bagan alir atau pernyataan terstruktur. b. Formulir adalah dokumen yang digunakan untuk merekam data, dimana data ini nantinya merupakan bukti-bukti dari hasil suatu kegiatan dalam satu proses, sehingga formulir yang telah terisi data akan menjadi rekaman mutu. Tier 4. Rekaman/Formulir Rekaman merupakan bentuk pemdokumentasian terhadap bukti-bukti obyektif penerapan sistem dan prosedur (sisdur). Sebagaimana dokumen yang lain, rekaman harus dipelihara dan dikendalikan oleh perusahaan. 2.3.3. Prinsip SMM ISO 9000 ISO 9000 disusun berdasarkan pada delapan (8) prinsip manajemen mutu. Prinsip-prinsip ini dapat digunakan oleh manajemen senior sebagai suatu kerangka kerja (framework) yang membimbing organisasi menuju peningkatan kinerja (Http://www.min-consulting, 2011).
11
Delapan (8) prinsip manajemen mutu yang menjadi landasan penyusunan ISO 9000 (Http://www.min-consulting, 2011) adalah : a. Fokus pada pelanggan Organisasi tergantung pada pelanggannya, maka manajemen organisasi harus memahami kebutuhan pelanggan sekarang dan akan datang, harus memenuhi kebutuhan pelanggan dan giat berusaha melebihi harapan pelanggan. b. Kepemimpinan Pimpinan puncak organisasi menetapkan kesatuan tujuan dan arah dari organisasi. Mereka harus menciptakan dan memelihara lingkungan internal agar orang-orang dapat menjadi terlibat secara penuh dalam mencapai tujuan-tujuan organisasi. c. Pelibatan orang Orang pada semua tingkat merupakan faktor yang sangat penting dari suatu organisasi dan keterlibatannya secara penuh akan memungkinkan kemampuan digunakan untuk manfaat organisasi. d. Pendekatan proses Suatu hasil yang diinginkan akan tercapai secara lebih efisien, apabila aktivitas dan sumber-sumber daya yang berkaitan dikelola sebagai suatu proses. e. Pendekatan sistem pada manajemen Pengidentifikasian, pemahaman dan pengelolaan dari proses-proses yang saling berkaitan sebagai suatu sistem akan memberikan kontribusi pada efektivitas dan efisiensi organisasi dalam mencapai tujuan-tujuannya. f. Perbaikan berkesinambung Perbaikan berkesinambung didefinisikan sebagai suatu proses yang berfokus pada upaya terus-menerus meningkatkan efektivitas dan/atau efisiensi organisasi untuk memenuhi kebijakan dan tujuan dari organisasi itu.
12
g. Pendekatan fakta pada pengambilan keputusan Keputusan yang efektif adalah yang berdasarkan pada analisis data dan informasi untuk menghilangkan akar penyebab masalah, sehingga masalah-masalah mutu dapat terselesaikan secara efektif dan efisien. h. Hubungan yang saling menguntungkan dengan pemasok Suatu organisasi dan pemasoknya adalah saling tergantung, dan suatu hubungan yang saling menguntungkan akan meningkatkan kemampuan bersama dalam menciptakan nilai tambah. 2.3.4. Manfaat SMM ISO 9000 Dalam menerapkan ISO 9000, manfaat yang dapat diperoleh (Umar, 2000) adalah : a. Meningkatkan kepercayaan dan kepuasan pelanggan melalui jaminan mutu yang terorganisasi dan sistematik. b. Organisasi yang telah bersertifikasi ISO 9000 diizinkan untuk mengiklankan bahwa
mutu
perusahaan telah diakui
secara
internasional. c. Audit mutu yang merupakan sebagian tugas ISO 9000 tidak perlu dikerjakan lagi oieh organisasi. d. Operasi organisasi dapat menjadi lebih efektif dan efisien. e. Meningkatkan kesadaran akan mutu dalam organisasi termasuk di dalamnya kultur anggota organisasi untuk terus mempertahankan sertifikat ISO 9000 tersebut. 2.3.5. Langkah–Langkah Penerapan SMM ISO 9000:2000 Untuk menerapkan SMM ISO 9000:2000, langkah–langkah yang harus dilakukan (Umar, 2000) adalah : a. Memperoleh komitmen dari manajemen puncak. Tanpa komitmen manajemen, maka registrasi tidak mungkin.
13
b. Membentuk komite pengarah atau koordinator ISO. Komite ini akan memantau proses agar sesuai dengan standar unsurunsur dalam sistem mutu ISO 9000, termasuk mengangkat auditor internal untuk ISO 9000. c. Mempelajari standar-standar dan menilai kebutuhan-kebutuhan ISO 9000. Memahami sistem mutu ISO 9000 dan unsur-unsurnya adalah kunci sukses untuk diperolehnya registrasi. d. Melakukan pelatihan. Pelatihan hendaknya melibatkan semua staf organisasi perusahaan itu. e. Memulai tinjauan ulang manajemen. Pimpinan organisasi harus mendelegasikan tanggungjawab mutu dari organisasi perusahaan kepada wakil manajemen, yang biasanya adalah manajer mutu. Tinjauan ulang manajemen harus dimulai dengan memfokuskan pada standar sistem mutu ISO 9000 yang dipilih (apakah ISO 9001, 9002, atau ISO 9003). f. Identifikasi kebijakan mutu, prosedur dan instruksi yang dibutuhkan dituangkan dalam dokumen tertulis. Para
manajer
hendaknya
diberi
tanggungjawab
atau
bertanggungjawab untuk menjamin bahwa dokumen-dokumen itu ada. g. Implementasi sistem manajemen ISO 9000. Dengan mengacu pada pembangunan sistem ISO 9000, sistem mutu yang ada selama ini harus dimodifikasi dan didokumentasikan. h. Memulai audit sistem mutu perusahaan. Setelah sistem ISO 9000 diterapkan selama beberapa bulan, auditor kualitas internal yang telah dilatih perlu memeriksa sistem. Hasilhasil audit kualitas internal harus menunjukkan bahwa sistem mutu yang ada telah memenuhi unsur-unsur dalam sistem ISO 9000.
14
i. Memilih registrar. Jika manajemen yakin bahwa sistem jaminan mutu perusahaan telah memenuhi standar sistem ISO 9000, maka manajemen perlu memilih registrar untuk mulai melakukan penilaian. j. Registrasi. Apabila sistem ISO 9000 yang diimplementasikan dalam organisasi dianggap telah sesuai dengan persyaratan sistem mutu ISO 9000 dan karena itu dinyatakan lulus dalam penilalan, maka sertifikat ISO 9000 akan diberikan. 2.3.6. Klausul dan Persyaratan Standar ISO 9001:2000 ISO 9001:2000 merupakan revisi dari ISO 9001:1994. Terdapat perubahan yang signifikan dalam ISO 9001:2000 dibandingkan dengan versi 1994 (ISO 9001:1994). Klausul-klausul (Gaspersz, 2001) adalah : 1. Ruang lingkup 1.1. Umum 1.2. Aplikasi 2. Referensi normatif 3. Istilah dan definisi 4. Sistem manajemen mutu (SMM) 4.1. Persyaratan umum 4.2 Persyaratan dokumentasi 4.2.1. Umum 4.2.2. Manual mutu 4.2.3. Pengendalian dokumen 4.2.4. Pengendalian catatan mutu 5. Tanggungjawab manajemen 5.1. Komitmen manajemen 5.2. Fokus pada pelanggan 5.3. Kebijakan mutu
ISO 9001:2000
15
5.4. Perencanaan 5.4.1. Tujuan mutu 5.4.2. Perencanaan SMM 5.5 Tanggungjawab, wewenang dan komunikasi 5.5.1. Tanggungjawab dan wewenang 5.5.2. Wakil manajemen 5.5.3. Komunikasi internal 5.6 Peninjauan ulang manajemen 5.6.1. Umum 5.6.2. Input peninjauan ulang 5.6.3. Output peninjauan ulang 6. Manajemen Sumber Daya 6.1. Penyediaan sumber daya 6.2. Sumber daya manusia 6.2.1. Umum 6.2.2. Kompetensi, kesadaran dan pelatihan 6.3. Infrastruktur 6.4. Lingkungan kerja 7. Realisasi produk 7.1. Perencanaan realisasi produk 7.2. Proses yang berkaitan dengan pelanggan 7.2.1. Identifikasi persyaratan yang berkaitan dengan produk 7.2.2.Peninjauan
ulang
persyaratan
yang
terkait
pelanggan 7.2.3. Komunikasi pelanggan 7.3. Desain dan pengembangan 7.3.1. Perencanaan desain dan pengembangan 7.3.2. Input desain dan pengembangan 7.3.3. Output desain dan pengembangan 7.3.4. Peninjauan ulang desain dan pengembangan 7.3.5. Verifikasi desain dan pengembangan 7.3.6. Validasi desain dan pengembangan
dengan
16
7.3.7. Pengendalian perubahan desain dan pengembangan 7.4. Pembelian 7.4.1. Proses pembelian 7.4.2. Informasi pembelian 7.4.3. Verifikasi produk yang dibeli 7.5. Ketentuan produksi dan pelayanan 7.5.1. Ketentuan pengendalian produksi dan pelayanan 7.5.2.Validasi dari proses pengoperasian produksi dan pelayanan 7.5.3. Identifikasi dan kemampuan telusur 7.5.4. Hak milik pelanggan 7.5.5. Penjagaan atau pemeliharaan produk 7.6 Pengendalian peralatan pengukuran dan pemantauan 8. Pengukuran dan pemantauan 8.1 Umum 8.2 Pengukuran dan pemantauan 8.2.1. Kepuasan pelanggan 8.2.2. Audit internal 8.2.3. Pengukuran dan pemantauan proses 8.3 Pengendalian produk nonkonformans 8.4 Analisis data 8.5 Peningkatan 8.5.1. Peningkatan terus-menerus 8.5.2. Tindakan korektif 8.5.3. Tindakan preventif 2.3.7. Perubahan–Perubahan pada SMM ISO 9000:2008 Secara umum, penekanan versi 2008 adalah pada kepatuhannya terhadap perundang-undangan yang berlaku, seperti juga pada persyaratan pelanggan dan produk dalam rangka kesesuaiannya dengan sistem yang lain, seperti environment management system (EMS ISO 14000) dan ocupational health and safety management (OHSAS 18000).
17
Berikut
ini
adalah
ringkasan
perubahan-perubahannya
(Http://www.min-consulting, 2011) : a. Klausul 4.1: kata mengidentifikasikan (identify) pada butir (a) diganti dengan menetapkan (determine). Catatan 2 ditambahkan guna merefleksikan kenyataan bahwa proses luar (outsourced) dapat dikaitkan juga ke pasal 7.4. Catatan 3 menguraikan jenisjenis pengendalian yang dapat diterapkan pada proses luar tersebut. b. Klausul 4.2.1: Butir (e) mengenai rekaman (records) dihilangkan dan digabungkan ke butir (c). Tambahan pada catatan 1 mengklarifikasikan bahwa satu dokumen tunggal dapat berisi lebih dari satu prosedur terdokumentasi yang dipersyaratkan atau sebaliknya, satu prosedur terdokumentasi yang dipersyaratkan dapat dapat didokumentasikan lebih dari satu dokumen. c. Klausul 4.2.3: Klarifikasi pada butir (f) bahwa dokumen eksternal ditetapkan oleh perusahaan terkait dengan keperluan perencanaan dan pelaksanaan SMM. d. Klausul 4.2.4: Redaksional dibuat lebih ringkas, namun persyaratan tetap, tidak berubah. e. Klausul 5.5.2: Klarifikasi bahwa wakil manajemen diambil dari anggota manajemen perusahaan. f. Klausul 6.2.1: Penekanan pada kalimat, “… yang mempengaruhi mutu produk …” menjadi, “… yang mempengaruhi kesesuaian terhadap persyaratan produk …”. g. Klausul 6.2.2: Penekanan pada butir (b) bahwa pelatihan adalah dalam rangka peningkatan kompetensi personil. Penekanan pada butir (c) bahwa ketimbang evaluasi keefektifan pelatihan, perusahaan hendaknya memastikan kompetensi yang diperlukan terpenuhi. h. Klausul 6.3: Penambahan sistem informasi pada butir (c). i. Klausul 6.4: Catatan ditambahkan guna menjelaskan istilah lingkungan kerja.
18
j. Klausul 7.1: Penambahan pengukuran (measurement) pada butir (c). k. Klausul 7.2.1: Penekanan pada kalimat, “ … dan kegiatan pasca penyerahan,” menjadi, “… dan untuk kegiatan pasca penyerahan,” pada butir (a). Perubahan kata berkaitan (related) menjadi diterapkan (applicable) pada butir (c). Perubahan kata ditetapkan (determined) menjadi dipertimbangkan keperluannya (considered necessary) pada butir (d). Catatan ditambahkan guna menjelaskan apa yang dimaksud dengan kegiatan pasca penyerahan itu. l. Klausul 7.3.1: Catatan ditambahkan untuk menjelaskan bahwa tinjauan, verifikasi dan validasi desain adalah kegiatan yang terpisah,
namun
dapat
dilakukan
sendiri-sendiri
ataupun
bersamaan. m. Klausul 7.3.3: Kalimat, “ … harus disajikan dalam bentuk … ( … shall be provided in a form …)” menjadi, “ … harus dalam bentuk …( … shall be in a form …)”. Catatan ditambahkan guna memasukan informasi rinci mengenai preservasi produk harus dimasukkan dalam informasi penyediaan jasa dan proses produksi. n. Klausul 7.5.3: Penekanan bahwa idenifikasi status produk hendaknya diseluruh proses realisasi produk. o. Klausul 7.5.4: Penekanan bahwa perusahaan harus melaporkan kepada pelanggan atas ketidaksesuain milik pelanggan yang diketemukan. Data personal ditambahkan pada catatan yang menjelaskan mengenai definisi milik pelanggan. p. Klausul 7.5.5: Penekanan pada pemeliharaan kesesuaian terhadap persyaratan selama proses internal dan penyerahan. q. Klausul 7.6: Kata peralatan (devices) diganti dengan perangkat (equipment). Acuan ke 7.2.1 ditiadakan. Penekanan pada butir (c) bahwa perangkat pemantauan dan pengukuran harus memiliki identitas. Perubahan pada catatan, bahwa referensi ISO 10012-1 dan ISO 10012-2 dihilangkan dan diganti dengan penjelasan mengenai verifikasi dan manajemen konfigurasi perangkat lunak
19
komputer
bila
digunakan
dalam
proses
pemantauan
dan
pengukuran. r. Klausul 8.2.1: Catatan ditambahkan menjelaskan beberapa contoh bagaimana pengukuran terhadap kepuasan pelanggan dilakukan. s. Klausul 8.2.2: Penekanan pada tanggungjawab manajemen terhadap area yang diaudit untuk memastikan tindakan koreksi dan korektif yang diperlukan. Perubahan referensi pada catatan yang kini mengacu ke ISO 19011. t. Klausul 8.2.3: Kalimat, “… untuk memastikan kesesuaian produk” dihilangkan. Catatan ditambahkan untuk menjelaskan bahwa perusahaan sebaiknya mempertimbangkan tipe dan jangkauan yang tepat dari pemantauan dan pengukuran ditiap prosesnya, guna keefektifan SMM. u. Klausul 8.2.4: Kalimat, “Bukti kesesuaian dengan kriteria keberterimaan …” dihapus. Penekanan terhadap rekaman yang menunjukkan personil yang berwenang melepaskan produk ke pelanggan. v. Klausul 8.3: penekanan terhadap ketidaksesuaian yang ditemukan setelah penyerahan atau dipakai dipindahkan ke butir (d). 2.4. Penelitian Terdahulu yang Relevan Wulandari (2009) melakukan penelitian berjudul “Kajian Penerapan Sistem Manajemen Mutu (SMM) ISO 9001:2000 Pada PT. Unitex Tbk, Bogor”. Faktor-faktor yang menjadi permasalahan dalam penerapan SMM ISO 9001:2000 adalah SMM, tanggungjawab manajemen, manajemen sumber daya, realisasi produk, serta perbaikan, analisis dan peningkatan. Permasalahan tersebut dianalisis dengan menggunakan metode proses hirarki analitik. Dari hasil analisis, yang harus dilakukan perusahaan adalah memperbaiki sistem informasi. Kusumaningrum (2009) melakukan penelitian mengenai penerapan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2000 Pada PT. Mah Sing Indonesia. Dengan menggunakan analytical hierarchy process (AHP), dengan faktorfaktor yang menjadi permasalahan dalam penerapan SMM ISO 9001:2000
20
adalah SMM, tanggungjawab manajemen, manajemen sumber daya, realisasi produk, serta perbaikan, analisis dan peningkatan. Hasil penelitian menunjukkan bahwa SMM merupakan faktor utama dalam permasalahan penerapan SMM ISO 9001:2000 dan tindakan yang paling utama dilakukan adalah meningkatkan kerjasama tim dalam perusahaan.
III. METODE PENELITIAN
3.1. Kerangka Pemikiran Penelitian Penelitian tentang penerapan ISO 9001:2008 pada KMM IPB diawali dengan mencari gambaran umum organisasi, yaitu mengenai visi dan misi, serta struktur organisasi. Selanjutnya, menganalisis penerapan ISO 9001:2008 dengan melakukan wawancara dan pengamatan langsung, serta dokumentasi internal perusahaan untuk mengetahui strategi penerapan SMM ISO 9001:2008 pada KMM IPB. Hasil dari analisis tersebut disusun menjadi hirarki yang setiap unsurnya dinilai oleh pakar yang terkait dengan penerapan ISO 9001:2008 pada KMM IPB melalui pengisian angket. Alat analisis yang digunakan adalah metode AHP dengan menggunakan bantuan perangkat lunak Microsoft Excel 2007. Berdasarkan hasil pengolahan AHP berupa pembobotan dan susunan prioritas, dapat diajukan masukan berupa saran atau rekomendasi alternatif tindakan yang dapat dilaksanakan oleh pihak Manajemen KMM IPB dalam rangka pelaksanaan SMM ISO 9001:2008. Uraian di atas dapat dijabarkan dalam kerangka pemikiran penelitian pada Gambar 4.
21
Kantor Manajemen Mutu Institut Pertanian Bogor (KMM IPB)
Visi dan Misi KMM IPB
Identifikasi Penerapan
Pada KMM IPB
Identifikasi Strategi Penerapan ISO 9001:2008
Proses Hirarki Analitik (PHA)
Rekomendasi Alternatif Tindakan Penerapan ISO 9001:2008
Gambar 4. Kerangka pemikiran penelitian
Umpan Balik
SMM ISO 9001:2008
22
3.2. Lokasi dan Waktu Penelitian Penelitian ini dilaksanakan di KMM IPB, dengan pertimbangan organisasi telah mendapatkan sertifikat ISO 9001:2008 dari bulan MaretApril 2011. 3.3. Pengumpulan Data Penarikan contoh dalam penelitian ini adalah nonprobability sampling, yaitu teknik purposive sampling, penggunaan tekhnik ini memilih anggota berdasarkan kriteria tertentu (Hermawan, 2006). Dalam penelitian ini, digunakan dua (2) kriteria, yaitu contoh merupakan perwakilan dari tiap tingkatan manajemen pada KMM IPB dan yang paling memiliki pemahaman paling luas mengenai ISO 9001:2008 pada KMM IPB, serta dianggap paling berkompeten di KMM IPB.. Jenis data yang digunakan dalam penelitian ini terdiri dari data primer dan sekunder. Data primer merupakan data yang diperoleh langsung dari pihak manajemen melalui kegiatan wawancara semi terstruktur (Lampiran 1), pengamatan langsung di lapangan dan pengisian kuesioner (Lampiran 2) dilakukan oleh pihak yang dianggap paling berkompeten di KMM IPB. Data sekunder berupa studi literatur dan data lain yang berkaitan dengan topik penelitian ini diperoleh dari perpustakaan, dokumen, buku, internet, serta literatur-literatur atau tulisan-tulisan yang berhubungan dengan penelitian ini. 3.4. Pengolahan dan Analisis Data a. Analisis Deskriptif Dalam penelitian ini dilakukan analisis deskriptif untuk mengolah data yang bersifat kualitatif. Analisis data deskriptif adatah cara mendeskripsikan atau menggambarkan data yang telah terkumpul sebagaimana adanya tanpa bermaksud mernbuat kesimpulan yang berlaku untuk umum/generalisasi (Purwoto, 2007). Analisis deskriptif digunakan untuk menganalisis data yang diperoleh melalui wawancara. Data dikelompokkan berdasarkan jawaban yang sama ke dalam tabel. Setelah data dikelompokkan ke dalam tabel, selanjutnya jawaban-jawaban dipersentasekan berdasarkan jumlah responden. Persentase tersebut
23
merupakan jawaban paling dominan dari masing-masing peubah yang diteliti. Rumusnya sebagai berikut : fi
P=
Σ fi
x 100%
Keterangan: P = Persentase responden yang memilih kategori tertentu fi = Jumlah responden yang memilih kategori tertentu Σ fi = Total jawaban b. Analytical Hierarchy Process Pengolahan data dalam penelitian ini menggunakan metode AHP. Berdasarkan kerangka kerja AHP, penelitian ini diawali dengan pengumpulan data dan informasi yang digunakan untuk menyusun struktur hirarki. Struktur hirarki disusun sesuai dengan kebutuhan serta didasarkan pada teori dalam literatur dan hasil wawancara dengan pihak perusahaan yang bertindak sebagai pengambil keputusan. Kuesioner diberikan untuk mengetahui pembobotan setiap unsur pada setiap tingkatan dalam hirarki. Data yang diperoleh dari responden kemudian diproses dengan menggunakan software komputer Microsoft Excel 2007. Hasil pengolahannya dianalisis dan disajikan dalam bentuk uraian, gambar dan tabel. Penggunaan AHP sebagai alat analisis dalam penelitian ini dikarenakan metode ini mampu menyederhanakan permasalahan kompleks yang tidak terstruktur, strategik dan dinamik menjadi bagian-bagiannya, serta menyusunnya kedalam hierarki. Selain itu, metode ini dapat disajikan secara grafik yang dapat memudahkan pihak-pihak yang terlibat dalam pengambilan keputusan (Marimin, 2004). Ide dasar prinsip kerja AHP (Marimin, 2004) adalah: 1. Penyusunan Hierarki. Persoalan yang akan diselesaikan, diuraikan menjadi unsurunsurnya, yaitu kriteria dan alternatif, kemudian disueun menjadi struktur hierarki.
24
2. Penilaian Kriteria dan alternatif Kriteria dan alternatif dinilai melalui perbandingan berpasangan. Menurut Saaty dalam Marimin (2004), untuk berbagai persoalan, skala 1 sampai 9 adalah skala terbaik dalam mengekspresikan pendapat. Nilai dan definisi pendapat kualitatif dari skala perbandingan Saaty dapat dilihat pada label berikut: Tabel 1. Nilai skala banding berpasangan Nilai
Keterangan Kriteria /Alternatif A sama penting dengan
1
kriteria/alternatif B
3
A sedikit lebih penting dari B
5
A jelas lebih penting dari B
7
A sangat jelas lebih penting dari B
9
A mutlak lebih penting dari B
2,4,6,8
Apabila ragu-ragu antara dua nilai yang berdekatan
Nilai perbandingan A dengan B adalah 1 (satu) dibagi dengan nilai pebandingan B dengan A. 3. Penentuan Prioritas Untuk setiap kriteria dan alternatif, perlu dilakukan perbandingan berpasangan (pairwise comparisons). Nilai-nilai perbandingan relatif kemudian diolah untuk menentukan peringkat relatif dari seluruh alternatif. Baik
kriteria
kualitatif,
maupun
kriteria
kuantitatif,
dapat
dibandingkan sesuai dengan judgement yang telah ditentukan untuk menghasilkan bobot dan prioritas. Bobot atau prioritas dihitung dengan manipulasi matriks atau melalui penyelesaiaan persamaan matematik. 4. Konsistensi Logis Semua elemen dikeklmpokkan secara logis dan diperingkatkan secara konsisten sesuai dengan suatu kriteria yang logis.
25
Langkah-langkah dalam analisis metode AHP secara umum dibagi dalam delapan (8) langkah (Saaty, 1991), yaitu : 1) Mendefinisikan permasalah dan merinci pemecahan yang diinginkan. Fokus dari analisis ini adalah identifikasi permasalahan mutu perusahaan dan kinerja setiap bagian yang ada pada perusahaan untuk mencapai tujuannya. Untuk mengetahuinya dapat dilakukan dengan cara wawancara kepada pihak terkait. Setelah ditentukan fokus analisis,
selanjutnya
ditentukan
komponen-komponen
dan
pendefinisian masing-masing komponen. 2) Membuat struktur hirarki dari sudut pandang manajemen secara menyeluruh. Setelah komponen-komponen dari fokus analisis diketahui, lalu dilakukan pembuatan hirarki. Hirarki merupakan abstraksi struktur suatu sistem yang mempelajari fungsi interaksi antar komponen dan dampaknya terhadap sistem. Pembuatan hirarki bertujuan untuk mengetahui tingkatan-tingkatan analisis. Penyusunan hirarki terdiri dari beberapa tingkatan, dari seperangkat peubah. Pada fokus identifikasi permasalahan tersusun beberapa tingkatan seperti tingkat 1 adalah fokus sasaran atau cita-cita utama, tingkat 2 adalah faktor atau kriteria masalah, tingkat 3 adalah aktor atau pelaku, tingkat 4 merupakan obyektif atau tujuan yang ingin dicapai yang sesuai dengan sasaran pada tingkat 1 dan di tingkat 5 adalah skenario atau alternatif kegiatan atau tindakan yang dapat diambil untuk mengatasi masalah yang ada. Contoh struktur hirarki dari identifikasi permasalahan mutu dapat dilihat pada Gambar 5.
26
Tingkat 1 Fokus/ Ultimate Goal
Tingkat 2 Faktor/ Kriteria Masalah
Identifikasi Masalah (UG)
F1
Tingkat 3 Aktor/ Pelaku
F2
A1
F3
A2
F4
F5 8
A3
F6
A4
F7
A5
Tingkat 4 Tujuan/ Penyebab Masalah
T1
T2
T3
T4
Tingkat 5 Skenario/ Alternatif
S1
S2
S3
S4
Gambar 5. Struktur hirarki identifikasi permasalahan (Saaty, 1991) 3) Menyusun Matriks Gabungan Matriks gabungan berpasangan adalah matriks yang membandingkan bobot unsur dalam suatu hirarki dengan unsur-unsur dalam hirarki atasnya. 4) Mengumpulkan semua pertimbangan yang dilakukan dari hasil perbandingan yang diperoleh pada langkah 3. Setelah matriks perbandingan berpasangan antar unsur dibuat, selanjutnya dilakukan perbandingan berpasangan antar setiap unsur pada kolom ke-i dengan setiap unsur pada baris ke-j, yang berhubungan dengan fokus identifikasi permasalahan. Pembandingan berpasangan antar unsurunsur tersebut dilakukan dengan pertanyaan: “seberapa kuat unsur pada baris ke-i didominasi, dipengaruhi, dipenuhi atau diuntungkan oleh fokus permasalahan, dibandingkan dengan kolom ke-j ?” jika unsur-unsur yang diperbandingkan merupakan suatu peluang atau waktu, maka pertanyaannya adalah “seberapa lebih mungkin suatu unsur baris ke-i dibandingkan dengan unsur kolom ke-j, sehubungan dengan fokus ?”. Menurut Saaty (1991), untuk mengisi matriks banding berpasangan, digunakan skala banding yang tertera pada
27
Tabel 1. Pengisian Matriks hanya dilakukan untuk bagian di atas garis diagonal dari kiri atas ke kanan bawah. 5) Memasukkan nilai-nilai kebalikan beserta bilangan 1 sepanjang diagonal utama. Angka 1-9 digunakan bila F1 lebih mendominasi atau dipengaruhi sifat G dibandingkan dengan F2, sedangkan F1 kurang mendominasi atau mempengaruhi dibandingkan F2 maka digunakan angka kebalikannya. 6) Melaksanakan langkah 3, 4 dan 5 untuk semua tingkat dan gugusan dalam hirarki tersebut. Pembandingan dilanjutkan untuk semua unsur pada setiap tingkat keputusan yang terbatas pada hirarki, berkenaan dengan kriteria unsur di atasnya. Matriks pembandingan dalam model AHP dibedakan menjadi : 1. Matriks Pendapat Individu (MPI) Matriks ini merupakan matriks hasil pembandingan yang dilakukan oleh individu, dengan unsur yang disimbolkan dengan aij, yaitu unsur matriks pada baris ke-i dalam kolom ke-j (Tabel 2). Tabel 2. Matriks pendapat individu G
A1
A2
A3
...
An
A1
a11
a12
a13
...
a1n
A2
a21
a22
a23
...
a2n
A3
a31
a32
a33
...
a3n
... An
... an1
... an2
... an3
... ...
... amn
2. Matriks Pendapat Gabungan (MPG) Matriks yang terdiri dari susunan baru yang unsurnya (gij) berasal dari rataan
geometrik
pendapat-pendapat
individu
yang
rasio
inkonsistensinya lebih kecil atau sama dengan 10% dan setiap unsur pada baris dan kolom yang sama dari MPI yang satu dengan MPI yang lain tidak terjadi konflik (Tabel 3).
28
Tabel 3. Matriks pendapat gabungan G
G1
G2
G3
...
Gn
G1
g11
g12
g13
...
g1n
G2
g21
g22
g23
...
g2n
G3
g31
g32
g33
...
g3n
... Gn
... gn1
...
...
gn2
gn3
... ...
... gmn
Rataan geometrik dapat diperoleh dengan menggunakan rumus berikut :
,dimana ................................
(1)
Gij
= unsur MPG baris ke-i, kolom ke-jj
aij(k)
= unsur baris ke-i, kolom ke-jj dari MPI ke-k ke
k
= indeks MPI dari individu ke-kk yang memenuhi persyaratan = perkalian dari unsur k = 1 sampai k = m
7) Mensintesis prioritas untuk melakukan pembobotan vektor-vektor vektor prioritas. Pengolahan matriks pendapat terdiri dari dua (2) tahap, yang dilakukan setelah mengisi MPI dan MPG, yaitu : i. Pengolahan horizontal Pengolahan digunakan untuk menyusun prioritas unsur keputusan untuk satu level hirarki keputusan terhadap unsur yang berada satu level di atasnya. Tahapan yang harus ditempuh sebagai berikut : i) Pengolahan baris (Zi) dengan menggunakan rumus : ,dimana …………………… Zi = unsur pendapat gabungan N = jumlah unsur i,j = 1,2,3,....,n ii) Perhitungan vektor prioritas dengan rumus:
(2)
29
,dimana ...................................
(3)
VPii = unsur vektor prioritas ke ke-i iii) Perhitungan nilai eigen maksimum dengan menggunakan rumus : VA = aiVPi
dengan VA = (VAi) dengan VB = (VABi) Untuk i = 1, 2, 3,..., n...........
(4)
VA = VB = Vektor antara ii. Pengolahan vertikal Pengolahan vertika vertikal digunakan untuk menyusun prioritas pengaruh setiap unsur pada tingkat hirarki keputusan terhadap sasaran utama. Hasil akhir dari pengolahan vertikal ini merupakan bobot prioritas pengaruh setiap unsu unsurr pada tingkat keputusan paling bawah terhadap sasaran utama. Rumus yang digunakan yaitu :
.............. .. (5) Untuk p = 1,2,3,...,n
q = 1,2,3,...,n
Dimana: NPHpq (t,q-1)
=Nilai prioritas pengaruh unsur ke-p ke tingkat ke-q terhadap unsur ke-t pada tingkat di atasnya (q-1), (q nilai diperoleh dari pengolahan horizontal.
NPTt(q NPTt(q-1)
=Nilai prioritas pengaruh unsur ke-t ke pada tingkat ke (q-1) terhadap sasaran utama.
r =Jumlah unsur yang ada pada tingkat ke ke-q s =Jumlah unsur yang ada pada tingkat (q (q-1) q =Tingkat/level dalam hirarki. Kedua proses pengolahan diatas dapat dilakukan pada MPI dan MPG. Pengolahan vertikal dapat dilakukan setelah pengolaha pengolahan horizontal sel selesai sai dilakukan, dengan syarat MPI atau MPG memenuhi persyaratan rasio konsistensi (CR). Ras Rasio konsistensi
30
diperoleh dari nilai perbandingan antara indeks konsistensi (CI) dengan nilai indeks acak (RI). Jika nilai rasio konsisitensi (CR) ≤ 0,1 (10 (10%), ), maka tingkat konsistennya baik dan dapat diterima. Tingkat konsistensi (CI) dirumuskan dengan (F (Ferwidarto, erwidarto, 1996) : ,dimana......................... ,dimana................................
(6)
λmax= Eigen Value maksimum n = Jumlah unsur yang diperbandingkan Nilai nisbah konsistensi diperoleh dari: ,dimana.............................. RI
(7)
= Random indeks, yang merupakan nilai yang dikeluarkan oleh Oak Ridge Laboratory dari matriks yang berorde 11 15 dengan menggunakan contoh berukuran 100.
Tabel 4.. Nilai RI utuk matriks berukuran n(1 n(1-15) N RI N RI
1
2
3
4
5
6
7
8
0.00 0.00 0.58 0.90 1.12 1.24 1.34 1.41 9
10
11
12
13
14
15
1.45 1.49 1.51 1.48 1.56 1.67 1.59
Jika indeks konsistensi terlalu tinggi, maka dicari simpangan RMS
,dimana.............. .................
(8)
ai....an = set angka hasil percobaan bi...bn = set angka yang diketahui n
= set jumlah unsur/percobaan
8) Mengevaluasi inkonsistensi untuk seluruh hirarki. Langkah terakhir adalah mengevaluasi setiap indeks konsistensi untuk seluruh hirarki dengan mengalika mengalikann setiap indeks konsistensi dengan prioritas utama kriteria yang bersangkutan ddengan ngan menjumlahkan hasil
kalinya.
Hasil
ini
dibagi
dengan
persyaratan
sejenis
menggunakan indeks inkonsistensi acak yang sesuai dengan dimensi
31
masing-masing matriks. Dengan cara yang sama, pada setiap indeks inkonsistensi acak dibobot berdasarkan prioritas kriteria yang bersangkutan dan hasilnya dijumlahkan. Untuk memperoleh hasil yang baik, rasio inkonsistensi hirarki bernilai kurang dari atau sama dengan 10%.
IV. HASIL DAN PEMBAHASAN
4.1. Gambaran Umum KMM IPB 4.1.1. Profil KMM IPB KMM IPB dibentuk pada Bulan April 2008. Sebelumnya, unit ini merupakan bagian dari Direktorat Administrasi dan Jaminan Mutu Pendidikan (AJMP). Kebijakan struktur organisasi IPB terbaru membagi fungsi eks Direktorat Administrasi dan Jaminan Mutu Pendidikan (AJMP) menjadi dua (2), yakni Direktorat Adminitrasi dan Pendidikan (Dit.AP), serta Kantor Manajemen Mutu (KMM). KMM IPB merupakan unit kerja yang bertanggung jawab kepada Rektor, memiliki tugas teknis dan administrasi dalam proses pengembangan, penetapan dan pemenuhan standar mutu (penjaminan mutu) penyelenggaraan program dan kegiatan institut, baik dalam bidang akademik (pendidikan, penelitian dan pengabdian pada masyarakat) maupun non-akademik (administrasi dan manajemen) sesuai
dengan
standar
mutu
yang
telah
ditetapkan
(Http://kmm.ipb.ac.id, 2011). Sebagai organisasi pelaksana penjaminan mutu IPB, KMM berupaya menata dan mengembangkan sistem penjaminan mutu yang telah ada agar dapat memberikan kontribusi dalam peningkatan mutu pendidikan di IPB. Dalam hal ini, tujuan dibentuknya KMM IPB adalah untuk membentuk sistem penjaminan mutu yang handal di IPB dan terlaksananya proses penjaminan mutu, agar seluruh unit dan individu IPB selalu mengutamakan mutu, serta memantapkan dan mengkoordinasikan pelaksanaan SMM, agar dapat dilaksanakan secara terencana dan sistematis dengan harapan dapat mempertahankan dan meningkatkan mutu secara berkelanjutan terhadap penyelenggaraan perguruan tinggi berdasar pada prinsip-prinsip efisiensi, efektivitas dan akuntabilitas.
32
33
4.1.2. Tugas dan Wewenang KMM IPB Mengembangkan SMM penyelenggaraan perguruan tinggi di tingkat IPB, termasuk di dalamnya sistem jaminan mutu, memfasilitasi penyiapan perangkat yang diperlukan untuk implementasi SMM, serta memantau dan mengevaluasi pelaksanaan SMM (Http://kmm.ipb.ac.id, 2011). Lingkup kerja KMM mencakup pengkoordinasian penjaminan mutu pada seluruh penyelenggaraan perguruan tinggi di IPB, baik bidang akademik maupun non-akademik (Http://kmm.ipb.ac.id, 2011). KMM bertugas dalam : a. Pengkoordinasian perencanaan dan pelaksanaan sistem penjaminan mutu secara keseluruhan. b. Pengkoordinasian pembuatan perangkat yang diperlukan dalam pelaksanaan sistem penjaminan mutu. c. Pengkoordinasian
dalam
monitoring
pelaksanaan
sistem
penjaminan mutu. d. Pengkoordinasian pelaksanaan internal assessment. e. Pengkoordinasian pelaksanaan pelaporan pelaksanaan penjaminan mutu kepada Rektor. 4.1.3. Fungsi KMM IPB Fungsi dari KMM IPB adalah (Http://kmm.ipb.ac.id, 2011) : a. Sebagai unit kerja yang mengembangkan SMM penyelenggaraan perguruan tinggi di tingkat institut (pendidikan, penelitian, pemberdayaan masyarakat, administrasi dan manajemen), termasuk di dalamnya model sistem dan instrumen yang diperlukan dalam penjaminan mutunya. b. Sebagai unit kerja yang menetapkan dan menegakkan penerapan standar mutu penyelenggaraan IPB, serta melakukan evaluasi secara berkala tingkat pemenuhannya. c. Sebagai unit kerja yang memonitor dan evaluasi pelaksanaan manajemen mutu dan jaminan mutu, serta menjamin mekanisme reenergisasi SMM dan jaminan mutu.
34
d. Sebagai unit kerja yang mengembangkan kapasitas manajemen mutu pada pengelola IPB, dosen dan tenaga penunjang. 4.1.4. Visi dan Misi KMM IPB Visi dari KMM IPB adalah “Menjadi yang Terdepan dalam Penyelenggaraan Penjaminan Mutu Perguruan Tinggi”. Sedangkan Misi dari KMM IPB adalah : a. Mendorong terbentuknya Sistem Penjaminan Mutu yang handal di IPB. b. Mendorong terlaksananya proses jaminan mutu agar seluruh unit dan individu di IPB selalu mengutamakan Quality. 4.1.5. Struktur Organisasi KMM IPB Organisasi KMM dijalankan oleh Kepala Kantor, Kepala Bidang (Bidang Penjaminan Mutu dan Bidang Akreditasi dan Sertifikasi) dan staf penunjang. Dalam menjalankan organisasinya. Kepala Kantor dan Kepala Bidang dijabat oleh tenaga pendidik berpendidikan Doktor. Staf penunjang terdiri tiga (3) orang tenaga kependidikan (pegawai negeri sipil) dan empat orang tenaga honorer dengan latar belakang pendidikan sarjana (dua orang), Sekolah Lanjutan Tingkat Atas (SLTA) (tiga orang) dan Sekolah Lanjutan Tingkat Pertama (SLTP) (dua orang). Di samping pendidikan formal, di antara tenaga penunjang tersebut telah mengikuti pendidikan dan pelatihan (diklat) ketatausahaan, kearsipan, dan keuangan. Struktur organisasi KMM IPB dapat dilihat pada Lampiran 3. 4.1.6. Kebijakan Mutu KMM IPB KMM IPB, bertekad untuk secara terus menerus memberikan pelayanan sesuai harapan pelanggan dalam
mendorong proses
penerapan SMM di seluruh unit dan individu di lingkungan IPB, dengan senantiasa berpedoman kepada peraturan perundangan yang berlaku dalam penyelenggaraan pendidikan.
35
KMM IPB melakukan hal berikut : 1. Melaksanakan sosialisasi secara rutin kepada unit-unit dan individu untuk memberikan pemahaman pentingnya penyelenggaraan kegiatan bermutu. 2. Mendorong terbentuknya perangkat organisasi yang berorientasi terhadap penciptaan budaya mutu sesuai dengan tujuan/sasaran mutu IPB. 3. Senantiasa berperan aktif dalam mendorong penerapan SMM di unit-unit/departemen yang ada di lingkungan IPB mengacu pada kriteria standar nasional dan standar internasional. 4. Menyusun pedoman/standar pelaksanaan kegiatan sebagai rujukan dalam
menerapkan
SMM
maupun
penilaian/evaluasi
keberhasilannya. 5. Meningkatkan kompetensi SDM KMM IPB. Kebijakan mutu ini akan selalu dievaluasi secara terus menerus sesuai perkembangan kegiatan penyelenggaraan pendidikan tinggi. Dalam mencapai kebijakan mutu tersebut, KMM IPB menyusun sasaran mutu. Sasaran mutu KMM IPB dapat dilihat pada Lampiran 4. 4.2. Langkah-langkah Sertifikasi SMM ISO 9001:2008 pada KMM IPB Proses pendaftaran ISO pada KMM berlangsung melalui proses yang sangat panjang yang dilakukan selama satu tahun. Dimulai dengan memperbaiki acuan sesuai dengan ISO, yaitu setiap orang dalam orgnisasi harus menjalankan tugas pokok dan fungsi (tupoksi) secara profesional. Selain itu, juga dilakukan pembenahan proses pelaksanaan kegiatan dalam KMM, membenahi sistem pelayanan perngarsipan sesuai acuan ISO. Dalam tahap ini, masih banyak hal yang tidak sesuai dengan ISO, berupa pengarsipan yang kurang teratur serta struktur organisasi yang belum optimal. KMM menggunakan jasa konsultan ISO yang bertugas meninjau kegiatan yang ada di dalam KMM. Hal ini dilakukan untuk mempermudah Manajemen KMM dalam melakukan proses sertifikasi. KMM juga menunjuk
36
PT Sucofindo International Certification Services (Sucofindo ICS) sebagai badan sertifikasi ISO, karena telah memiliki legalitas permit. Setelah itu KMM mempersiapkan pedoman mutu yang digunakan sebagai acuan proses yang dilakukan dalam KMM dan untuk memperjelas tupoksi dalam organisasi. Pedoman mutu tersebut berisi struktur organisasi, kebijakan mutu, sasaran mutu dan referensi silang prosedur SMM KMM dengan persyaratan ISO 9001:2008 untuk menentukan ruang lingkup penerapan ISO 9001:2008. Selain itu KMM juga membentuk dua (2) bidang pokok untuk menunjang tugas KMM, yaitu Bidang Penjaminan Mutu dan Bidang Akreditasi dan Sertifikasi. Hal lain yang juga dilakukan adalah pembagian staf agar tidak terjadi overlap dalam menjalankan fungsi, memperbaiki sistem pengarsipan dengan memberikan nomor yang jelas untuk memudahkan pengendalian dokumen serta perbaikan administrasi. Setelah melakukan persiapan selama tiga (3) bulan, KMM melakukan audit internal dengan menggunakan audit internal IPB sebanyak delapan (8) orang. Audit internal IPB mengaudit seluruh komponen dalam KMM. Komponen tersebut adalah Kepala KMM, Wakil manajemen, Bidang Penjaminan Mutu, Bidang Akreditasi dan Sertifikasi, serta Bidang Tata Usaha. Wakil manajemen merupakan orang yang ditunjuk Kepala KMM untuk pengurusan ISO dalam KMM. Dalam hasil audit internal tersebut, terdapat tiga (3) komponen yang belum sesuai dengan ketentuan atau belum sesuai dengan tugas pokok dan fungsi (tupoksi), yaitu Bidang Penjaminan Mutu, Bidang Akreditasi dan Sertifikasi, serta Bidang Tata Usaha. Audit internal tersebut memberikan rekomendasi sebagai upaya perbaikan dalam menghadapi audit sertifikasi. Pada hari sertifikasi, dua orang dari Sucofindo ICS melakukan audit pada lima (5) komponen KMM. Sucofindo ICS juga melakukan pengujian dokumen berupa KMM harus mampu menyediakan dokumen yang diminta auditor dalam waktu yang terbatas. Setelah dua hari dilakukan audit sertifikasi, KMM IPB dinyatakan layak untuk memperoleh sertifikat ISO 9001:2008.
37
4.3. Penerapan SMM ISO 9001:2008 pada KMM IPB Penerapan ISO 9001:2008 pada KMM IPB dapat dijelaskan melalui klausul-klausul dalam ISO 9001:2008 itu sendiri, yaitu : Klausul 1. RUANG LINGKUP Klausul l .1. Umum Kegiatan jasa KMM IPB menggunakan prinsip-prinsip SMM dengan berpedoman pada peraturan yang berlaku, agar dapat menghasilkan mutu pelayaan yang sesuai harapan pelanggan/stakeholder. SMM kegiatan KMM diterapkan mulai dari proses identifikasi kebijakan/arahan Rektor sampai menjadi pedoman yang dapat digunakan oleh unit sebagai referensi atau rujukan kegiatan di masing-masing unit. Klausul 1.2. Aplikasi SMM ISO 9001:2008 di KMM IPB diaplikasikan pada proses “koordinasi proses implementasi penjaminan mutu IPB dan pendampingan proses akreditasi dan sertifikasi”, kecuali proses evaluasi proses belajar mengajar dan proses survei kepuasn mahasiswa. KMM IPB melaksanakan hal ini untuk meningkatkan mutu IPB secara umum agar sesuai dengan kebutuhan dan mendorong unit-unit dalam IPB melaksanakan mutu sesuai dengan periodenya. Klausul 2. REFERENSI NORMATIF Pada bagian ini dijelaskan tentang istilah-istilah penting yang berkaitan dengan SMM ISO 9001:2008. Istilah tersebut meliputi pemasok, organisasi dan pelanggan. Klausul 3. ISTILAH DAN DEFINISI Klausul ini memuat bahwa istilah dan definisi-definisi yang berlaku dalam ISO 9001:2000. Istilah “organisasi” menggantikan istilah “pemasok”, dalam ISO 9001:1994, serta istilah “pemasok” menggantikan istilah “subkontraktor”. Istilah produk dalam ISO 9001:2000 dapat berarti barang dan atau jasa.
38
Klausul 4. SMM Klausul 4.1. Persyaratan Umum KMM IPB mengadopsi, merancang, menerapkan, memelihara dan menyempurnakan secara terus menerus SMM mengacu persyaratan standar ISO 9001:2008. Tujuan pengadopsian SMM ini dalam upaya mendukung penyelenggaraan pendidikan dan pengajaran di IPB yang bermutu sesuai dengan harapan pelanggan serta memenuhi peraturan yang berlaku dalam bidang pendidikan dan pengajaran. Klausul 4.2. Persyaratan Dokumentasi Klausul 4.2.1. Umum KMM IPB menjelaskan tentang persyaratan dokumen untuk menetapkan SMM dengan : a. Menyusun kebijakan mutu KMM IPB. b. Menyusun sasaran mutu pada setiap bidang terkait sesuai struktur organisasi KMM IPB. c. Menyusun pedoman mutu. d. Menyusun prosedur operasional baku (POB) tentang : 1. Pengendalian dokumen dan data. 2. Pengendalian rekaman. 3. Audit internal. 4. Pengendalian produk tidak sesuai. 5. Perbaikan. 6. Pencegahan. 7. Prosedur teknis operasional sesuai kebutuhan. e. Menstandarisasi format formulir. Klausul 4.2.2. Manual Mutu KMM IPB menetapkan manual mutu yang mencakup ruang lingkup penerapan, pengecualian dari persyaratan yang tidak diterapkan, prosedur-prosedur yang ditetetapkan dan referensi silang.
39
Klausul 4.2.3. Pengendalian Dokumen KMM IPB mengendalikan dokumen yang diperlukan dalam SMM dengan cara : a. Setiap dokumen disahkan oleh Top Management. b. Melengkapi form usulan penerbitan/perubahan dokumen, bilamana terdapat perubahan dokumen. c. Membuat daftar doumen internal. d. Membuat daftar dokumen eksternal. e. Membuat riwayat perubahan dokumen. f. Membuat daftar formulir. g. Membuat daftar distribusi dokumen. h. Membuat salinan master dan salinan terkendali. Klausul 4.2.4. Pengendalian Catatan Mutu KMM IPB mengendalikan catatan mutu dengan cara : a. Membuat daftar rekaman mutu. b. Memelihara arsip mengacu daftar rekaman. Klausul 5. TANGGUNGJAWAB MANAJEMEN Klausul 5.1 Komitmen Manajemen Klausul ini menekankan pada komitmen pimpinan dalam memastikan
penerapan
SMM
berjalan
efektif.
Hal
tersebut
diwujudkan dengan : a. Memastikan SMM ISO 9001:2008 dijalankan di semua fungsi yang ada. b. Mensosialisasikan kebijakan, prosedur dan aturan yang terkait dengan penerapan SMM. Klausul 5.2 Fokus Pelanggan KMM IPB mengidentifikasi persyaratan terkait pelanggan dengan melakukan : a. Memastikan persyaratan pelanggan dan persyaratan peraturan dipenuhi. b. Memastikan standar pelayanan minimal (SPM) dipahami dan dijalankan.
40
Klausul 5.3 Kebijakan Mutu Kebijakan mutu KMM IPB harus disosialisasikan dan dipastikan dipahami oleh seluruh karyawan dan pegawai yang terlibat proses pelayanan termasuk sekretaris. Klausul 5.4 Perencanaan Klausul 5.4.1 Tujuan Mutu KMM IPB
menyusun sasaran mutu yang specific,
measurable, attainable, realistic and time bound (SMART), serta membuat alat bukti monitoring pencapaian sasaran mutu. Klausul 5.4.2 Perencanaan SMM KMM IPB memastikan semua persyaratan SMM ISO 9001:2008
terpenuhi,
dijalankan
dan
terdokumentasi
serta
memastikan proses-proses yang ada terstandar melalui prosedur operasional baku (POB) yang terdokumentasi. Klausul 5.5 Tanggungjawab, Wewenang dan Komunikasi Klausul 5.5.1 Tanggungjawab dan Wewenang Pimpinan
organisasi
memastikan
tanggungjawab
dan
wewenang dikomunikasikan dalam organisasi dalam hal persyaratan jabatan dan tupoksi, terutama pejabat struktural. Klausul 5.5.2 Wakil Manajemen Pimpinan KMM IPB menunjuk wakil manajemen dengan tugas yaitu : a. Memastikan SMM ISO 9001:2008 dijalankan. b. Melaporkan
kepada
pimpinan
puncak
atas
perkembangan
penerapan ISO. c. Memastikan kesadaran pegawai atas pemenuhan persyaratan pelanggan. Klausul 5.5.3 Komunikasi Internal Pimpinan KMM IPB menetapkan proses komunikasi internal yang memadai dalam SMM dengan cara membuat risalah-risalah rapat serta memastikan sosialisasi terdokumentasi dengan baik.
41
Klausul 5.6 Peninjauan Ulang Manajemen Klausul 5.6.1 Umum KMM IPB meninjau ulang SMM dengan rapat peninjauan ulang manajemen minimal tiga (3) bulan sekali untuk memastikan kesesuaian dan efektivitas SMM. Klausul 5.6.2 Input Peninjauan Ulang Masukan peninjauan ulang manajemen mencakup : a. Hasil audit internal. b. Umpan balik pelanggan. c. Kinerja KMM IPB. d. Status perbaikan. e. Status pencegahan. f. Hasil rapat tinjauan manajemen (RTM) sebelumnya. g. Penyempurnaan SMM. h. Perubahan SMM. Klausul 5.6.3 Output Peninjauan Ulang Hasil dari peninjauan ulang yang dicatat dalam notulen rapat mencakup keputusan dan tindakan-tindakan meliputi : a. Efektivitas penerapan SMM. b. Perbaikan proses c. Sumber daya yang dibutuhkan. Klausul 6. MANAJEMEN SUMBER DAYA Klausul 6.1 Penyediaan Sumber Daya KMM IPB menetapkan kebijakan bagi penetapan penyediaan sumber daya yang sesuai dengan SMM, yaitu : a. KMM IPB menetapkan dan menyediakan sumber daya yang diperlukan untuk menerapkan dan memelihara SMM dan terus menerus memperbaiki keefektifannya. b. KMM
IPB
mengutamakan
kepuasan
pelanggan
dengan
menyediakan sumber daya yang memenuhi persyaratan pelanggan.
42
Klausul 6.2 Sumber Daya Manusia Klausul 6.2.1 Umum KMM IPB menyediakan dan mengelola sumber daya manusia (SDM). Organisasi menjamin bahwa petugas/pegawai untuk ditunjuk memiliki kompetensi yang memadai atas tugas dan tanggung jawabnya. Peningkatan kompetensi SDM KMM dilakukan baik melalui direktorat SDM atau dilaksanakan secara mandiri. Kalusul 6.2.2 Kompetensi, Kesadaran dan Pelatihan KMM IPB menetapkan pendidikan, pelatihan, keterampilan dan pengalaman/job specification karyawan yang melaksanakan pekerjaan dapat mempengaruhi mutu. Oleh karena itu, KMM IPB : a. Membuat analisa kebutuhan pelatihan b. Menyediakan pelatihan untuk karyawan. c. Membuat evaluasi hasil pelatihan. Klausul 6.3 Infrastruktur KMM IPB menetapkan infrastruktur yang dibutuhkan dalam mendukung sistem penyelenggaraan kegiatan bermutu serta sesuai nilai-nilai dan kode etik yang harus dipegang. Penyediaan dan pemeliharaan infrastruktur menjadi tanggungjawab rumah tangga IPB KMM IPB membuat program pemeliharaan sarana dan prasarana serta membuat standar kelengkapan minimal ruang pelayanan dipastikan dibuat dan checklist pemeriksaan dijalankan setiap hari. Klausul 6.4 Lingkungan Kerja KMM IPB membuat program dan jadwal pemeliharaan kebersihan, memonitor pelaksanaan kebersihan dipastikan checklistnya tersedia dan dijalankan dengan baik, serta memastikan prosedur tanggap darurat tersedia dan dijalankan.
43
Klausul 7. REALISASI PRODUK Klausul 7.1 Perencanaan Realisasi Produk KMM IPB : a. Memastikan sasaran mutu dipahami dan dijalankan serta dimonitor pencapainannya. b. Memastikan POB dipahami semua karyawan. c. Memastikan kriteria evaluasi dan penilaian sudah ditetapkan. d. Menyimpan arsip-arsip monitoring pencapaian sasaran dengan baik. Klausul 7.2 Proses yang Terkait dengan Pelanggan Klausul 7.2.1 Identifikasi Persyaratan yang Terkait dengan Produk KMM IPB membuat kriteria/persyaratan atau aturan-aturan pelayanan dan dipahami oleh unit lain melalui : a. Persyaratan pelanggan. b. Persyaratan KMM IPB. c. Peraturan yang berlaku. d. Persyaratan lain yang tidak tertulis. Klausul 7.2.2 Peninjauan-Ulang Persyaratan yang Terkait dengan Pelanggan KMM IPB memastikan ada mekanisme pemastian bahwa pelanggan memahami peraturan dan tata tertib pelayanan melalui : a. Persyaratan pelayanan ditetapkan. b. menyelesaikan persyataran jika terdapat perbedaan. c. Organisasi mempunyai kesanggupan untuk melayani dengan baik. Klausul 7.2.3 Komunikasi Pelanggan KMM IPB mengatur komunikasi dengan pelanggan melalui : a. Ada petugas yang menangani informasi (petugas pelayanan informasi) b. Ada saluran komunikasi untuk memfasilitasi pelanggan dalam menyampaikan komplain atau saran perbaikan.
44
Klausul 7.3 Desain dan Pengembangan Persyaratan standar ini tidak diterapkan karena dalam penyediaan layanan mengacu Surat Keputusan Rektor IPB, tentang Sistem Penjaminan Mutu di IPB Klausul 7.4 Pembelian Persyaratan standar ini tidak dapat diterapkan karena proses pembelian barang dan material untuk mendukung kegiatan KMM dilaksanakan oleh Direktorat Fasilitas dan Properti Klausul 7.5 Ketentuan Produksi dan Pelayanan Klausul 7.5.1 Ketentuan Pengendalian Produksi dan Pelayanan Prosedur-prosedur teknis di setiap bidang ditetapkan dan dijalankan serta alat-alat evaluasi, monitoring, serta bukti verifikasi & validasi disimpan dengan baik. Klausul 7.5.2 Validasi dari Proses untuk Pengoperasian Produksi dan Pelayanan Persyaratan standar ini tidak dapat diterapkan karena dalam penyediaan layanan setiap tahapan proses dapat dilakukan verifikasi dan validasi. Klausul 7.5.3 Identifikasi dan Kemampuan Telusur (Traceability) KMM IPB memastikan bilamana terjadi ketidaksesuaian, dapat ditelusuri penyebab terjadinya ketidaksesuaian. Klausul 7.5.4 Hak Milik Pelanggan KMM IPB memastikan arsip data-data yang diserahkan pelanggan terkelola dengan baik serta ruangan arsip harus terpelihara dari kemungkinan arsip rusak. Klausul 7.5.5 Penjagaan/Pemeliharaan Produk Organisasi memelihara kesesuaian produk secara konsisten melalui briefing dan debriefing konsisten dijalankan, serta risalah rapatnya terdokumentasi dan terpelihara.
45
Klausul
7.6
Pengendalian Peralatan Pengukuran dan Pemantauan Persyaratan standar ini tidak diterapkan karena dalam
menyediakan pelayanan, KMM tidak memerlukan alat-alat ukur tertentu untuk menilai
keberhasilan dan akurasi
jasa
yang
disampaikan kepada pelanggan. Klausul 8. PENGUKURAN, ANALISIS DAN PENINGKATAN Klausul 8.1 Umum KMM
IPB
merencanakan
dan
menerapkan
proses
pemantauan, pengukuran, analisis dan perbaikan yang diberlakukan untuk : a. Memperagakan kesesuaian produk. b. Memastikan kesesuaian SMM. c. Memperbaiki keefektifan SMM secara terus menerus. Klausul 8.2 Pengukuran dan Pemantauan Klausul 8.2.1 Kepuasan Pelanggan KMM IPB melakukan pengukuran kepuasan pelanggan sesuai prosedur yang ditetapkan. Klausul 8.2.2 Audit Internal KMM IPB melakukan audit internal sesuai prosedur yang ditetapkan. Klausul 8.2.3 Pengukuran dan Pemantauan Proses KMM IPB melakukan monitoring pencapaian sasaran mutu dan arsipnya disimpan dengan baik. Klausul 8.2.4 Pengukuran dan Pemantauan Produk Organisasi memantau dan mengukur persyaratan produk dengan membuat survei kepuasan pelanggan. Klausul 8.3 Pengendalian Produk Tidak Sesuai (Nonkonformans) Organisasi mengendalikan produk yang tidak sesuai dengan persyaratan produk dengan cara : a. Menyusun prosedur pengandalian tidak sesuai. b. Memastikan pelayanan yang tidak sesuai teridentifikasi dengan baik.
46
c. Memastikan komplain tercatat dan ditindak lanjuti dengan baik. Hasil tindak lanjut diarsipkan dengan baik. Klausul 8.4 Analisis Data Proses analisis data pada KMM IPB digunakan untuk menunjukkan efektivitas penerapan SMM. KMM IPB melakukan analisa data yang meliputi pencapaian sasaran, kepuasan pelanggan, pemasok (supplier) dan lain lain. Klausul 8.5 Peningkatan Klausul 8.5.1 Peningkatan Terus-Menerus KMM IPB terus-menerus memperbaiki keefektifan SMM melalui kebijakan mutu, sasaran mutu, hasil audit, analisa data, tindakan perbaikan dan pencegahan, serta tinjauan manajemen. Klausul 8.5.2 Tindakan Korektif KMM IPB menyusun prosedur perbaikan dan memastikan perbaikan dilaksanakan efektif Klausul 8.5.3 Tindakan Preventif KMM IPB menyusun prosedur pencegahan dan memastikan pencegahan dilaksanakan efektif. 4.3.1. Unsur SMM ISO 9001:2008 KMM IPB telah memenuhi semua persyaratan yang ada dalam setiap klausul SMM ISO 9001:2008. Unsur-unsur yang ada pada SMM ISO 9001:2008 di KMM IPB, yaitu SMM, tanggungjawab manajemen, manajemen sumber daya, realisasi produk dan pengukuran, analisis dan peningkatan. 1. SMM KMM memiliki SMM dalam menjalankan perannya. SMM yang digunakan oleh KMM didokumentasikan untuk digunakan sebagai pijakan dalam pelasanaan SMM dan untuk proses pengukuran terhadap keefektifan dan efisiensi SMM tersebut. Dengan demikian adanya proses dokumentasi SMM akan memungkinkan untuk dilakukannya pengembangan.
47
2. Tanggungjawab Manajemen Pimpinan membuktikan komitmen dengan memastikan SMM ISO 9001:2008 dijalankan disemua fungsi yang ada. Namun, pelaksanaan dari SMM merupakan tanggungjawab dari setiap tingkatan manajerial. Bentuk tanggungjawab tersebut dengan pembuatan kebijakan mutu dan memastikan KMM berfokus pada pelanggan. 3. Manajemen Sumber Daya KMM menggunakan sumber daya yang diperlukan dalam penerapan SMM ISO 9001:2008. Sumber daya tersebut meliputi SDM, infrastruktur dan lingkungan kerja. a. Sumber Daya Manusia Dalam menyelenggarakan kegiatan, Kepala Kantor akan menyediakan dan mengelola SDM. Organisasi menjamin bahwa petugas/pegawai yang ditunjuk memiliki kompetensi yang memadai atas tugas dan tanggung jawabnya. Peningkatan kompetensi sumberdaya manusia KMM dilakukan baik melalui direktorat SDM atau dilaksanakan secara mandiri. b. Infrastruktur dan Lingkungan Kerja Kepala
Kantor
menetapkan
infrastruktur
yang
dibutuhkan dalam mendukung sistem penyelenggaraan kegiatan berkualitas serta sesuai nilai-nilai dan kode etik yang harus dipegang. Penyediaan dan pemeliharaan infrastruktur menjadi tanggungjawab rumah tangga IPB. c. Kewenangan Penetapan asesor yang melakukan asesmen merupakan wewenang Rektor. Sedangkan peningkatan kompetensi asesor yang melakukan asesmen merupakan wewenang Kepala KMM. d. Kompetensi Kepala Kantor bertanggung jawab untuk memastikan semua personil di semua tingkatan proses menyadari relevansi dan pentingnya kegiatan atas kontribusinya terhadap pencapaian
48
kinerja yang sesuai dengan target yang telah ditetapkan sebagai konsekuensi logis dari aktifitas-aktifrtas yang dijalankan. 4. Realisasi Produk Produk
dari
KMM
IPB
adalah
pengkoordinasian
implementasi sistem penjaminan mutu yang telah ada agar dapat memberikan kontribusi dalam peningkatan mutu pendidikan di IPB, pendampingan dan pemantauan proses sertifikasi, serta akreditasi pada setiap unit dan individu di lingkungan IPB. KMM IPB merencanakan dan mengembangkan proses yang dibutuhkan untuk realisasi produk. Dalam unsur ini terdapat beberapa pengecualian dari persyaratan yang tidak diterapkan. Proses kegiatan KMM adalah sebagai berikut : a. Sistem Penjaminan Mutu IPB Penyusunan dan Penetapan Sistem Penjaminan Mutu Penyusunan sistem
penjaminan mutu oleh KMM
didasarkan kepada (1) arahan dan program kerja Rektor IPB tentang SMM di lingkungan IPB, (2) sistem penjaminan mutu yang dikembangkan di lingkungan pendidikan tinggi dan (3) Kebijakan Departemen Pendidikan Nasional. Standar dan parameter yang digunakan mengadopsi standar dan parameter yang digunakan Badan Akreditasi Nasional (BAN-PT), Standar Nasional Pendidikan (SNP) dan Sistem Penjaminan Mutu Perguruan Tinggi (SPMPT). Proses penyusunan sistem penjaminan mutu melibatkan Komite Penjaminan Mutu Institut (KPMI). Output dari Sistem Penjaminan Mutu yang digunakan ditetapkan dalam bentuk Surat Keputusan Rektor IPB dan menjadi rujukan pelaksanaan di unitunit di lingkungan IPB. Sosialisasi Sistem Penjaminan Mutu Sosialisasi Sistem Penjaminan Mutu dilakukan untuk memberikan pemahaman mengenai sistem penjaminan mutu yang telah ditetapkan oleh Rektor IPB. Sosialisasi dilakukan
49
dengan melibatkan KPMI atau pihak lain yang berkompeten. Penetapan personel pelaksana sosialisasi melalui surat penugasan Kepala KMM. Sosialisasi dilaksanakan minimal satu tahun satu kali dan sekurang-kurangnya dihadiri oleh wakil-wakil unit yang ada di lingkungan IPB. Asesmen Penerapan di Unit Penerapan atas sistem penjaminan mutu oleh unit-unit dilakukan mengacu kepada Peraturan Rektor IPB tentang Sistem Penjaminan
Mutu
yang
telah
ditetapkan.
Dekan/Kepala
LPPM/Direktur Diploma dibantu oleh GPM bertanggung jawab untuk keberhasilan penerapan di tingkat Fakultas/LPPM/Program Diploma. Ketua Departemen/Kepala Pusat/Pimpinan unit lainnya yang setara dibantu oleh GKM bertanggung jawab untuk keberhasilan
penerapan
di
tingkat
Departemen/Pusat/Unit
lainnya. Pemastian proses penerapan dilakukan melalui asesmen oleh tim AMI (Asesor Mutu Internal) yang terdiri atas sekurangkurangnya 3 (tiga) orang yaitu satu (1) orang ketua dan dua (2) orang anggota. Pembentukan tim AMI ditetapkan melalui Surat Keputusan Rektor. Asesmen dilakukan melalui desk evaluation dan visitasi ke unit kerja. Penetapan jadwal asesmen, personel pelaksana, mekanisme pelaksanaan asesmen dan pelaporan diatur dalam prosedur teknis yang ditetapkan oleh Rektor atas usulan Kepala KMM. Pembahasan dengan KPMI Berdasarkan laporan hasil asesmen oleh tim AMI, Kepala Bidang Penjaminan Mutu melakukan tinjauan dan evaluasi yang meliputi
kelengkapan
laporan,
kedalaman
asesmen
dan
kecukupan mengacu prosedur asesmen yang berlaku. Selanjutnya Kepala Bidang Penjaminan Mutu membuat kompilasi dan resume hasil asesmen.
50
Hasil tinjauan dan resume laporan, selanjutnya dibahas bersama KPMI untuk menetapkan tindaklanjut terhadap hasil asesmen. Jadwal pembahasan, agenda pembahasan dan output yang diharapkan ditetapkan oleh Kepala KMM. Rekomendasi dan Pelaporan Berdasarkan hasil pembahasan bersama KPMI, dibuat rekomendasi hasil asesmen. Kepala Bidang Penjaminan Mutu bertanggung jawab untuk penyusunan laporan hasil asesmen yang berisikan antara lain : 1. Kinerja unit dalam penerapan sistem penjaminan mutu. 2. Sumber daya yang dibutuhkan untuk mencapai hasil yang direncanakan. 3. Rekomendasi penyempumaan. Laporan hasil asesmen disampaikan kepada Rektor IPB, untuk selanjutnya disampaikan ke setiap unit kerja di lingkungan IPB. b. Sistem Akreditasi dan Sertifikasi Pendataan Status dan Sosialisasi Sistem Akreditasi dan Sertifikasi Pendataan status akreditasi dan sertifikasi dimaksudkan untuk mengetahui status akreditasi dan sertifikasi unit-unit yang berada di lingkungan IPB. Pendataan status dilakukan melalui borang-borang/format standar yang sama untuk seluruh unit. Kepala Bidang Akreditasi dan Sertifikasi bertanggung jawab untuk menyusun dan menetapkan borang-borang/format-format status akreditasi dan sertifikasi unit-unit dan mensosialisasikan tatacara pengisian borang-borang/format sampai dipastikan setiap unit memahami dan dapat melakukan pengisian dengan benar. Pendataan
status
dilakukan
sekurang-kurangnya
dilakukan satu tahun satu kali dengan mengelompokkan status masing-masing unit dalam 3 (tiga) kategori:
51
1. Belum mendapatkan akreditasi. 2. Sudah mendapat akreditasi (A dan Non A). 3. Akreditasi yang diperoleh sudah kadaluarsa. Berdasarkan hasil pendataan status akreditasi/sertifikasi Kepala KMM menetapkan unit-unit yang dianggap perlu untuk ditindaklanjuti
dalam
akreditasi/sertifikasi
yang
bentuk mencakup
sosialisasi pengisian
sistem borang-
borang/format standar dan penyusunan dokumen. Borangborang/format standar mengacu pada standar BAN-PT atau standar lain yang digunakan. Kepala Bidang Akreditasi dan Sertifikasi menetapkan jadwal sosialisasi dan peserta yang akan diundang. Surat undangan sosialisasi akan ditandatangani oleh Kepala KMM. Pemantauan Pemantauan status akreditasi dan sertifikasi dilakukan sekurang-kurangnya satu tahun satu kali berdasarkan Iaporan yang disampaikan oleh unit-unit. Pemantauan dilakukan secara desk audit berdasarkan Iaporan hasil pendataan status akreditasi dan sertifikasi unit. Asesmen Asesmen dimaksudkan untuk menilai pencapaian kinerja unit berdasarkan hasil pemantauan (desk audit). Asesmen dilakukan oleh tim AMI (Asesor Mutu Internal) yang terdiri atas sekurang-kurangnya 3 (tiga) orang, yaitu satu (1) orang ketua dan dua (2) orang anggota. Nama-nama asesor pelaksana ditetapkan melalui Surat Keputusan Rektor. Pelaksanaan asesmen melalui surat tugas yang ditandatangani oleh Kepala KMM. Asesmen dilakukan melalui desk audit dan visitasi ke lapangan. Penetapan jadwal asesmen, personil pelaksana dan mekanisme pelaksanaan asesmen dan pelaporan diatur dalam prosedur teknis yang ditetapkan oleh Kepala KMM.
52
Penyampaian ke Departemen/Unit Berdasarkan laporan hasil asesmen dari tim AMI, Kepala Bidang Akreditasi dan Sertifikasi melakukan tinjauan dan evaluasi yang meliputi kelengkapan laporan, kedalaman asesmen dan kecukupan mengacu prosedur asesmen yang berlaku. Selanjutnya Kepala Bidang Akreditasi dan Sertifikasi membuat kompilasi dan resume hasil asesmen. Penyampaian ke Departemen/unit oleh Kepala KMM dilakukan selambat-lambatnya satu bulan sejak laporan diterima dari tim AMI dan berisikan : 1. Kriteria/rujukan yang digunakan. 2. Hasil asesmen. 3. Rekomendasi penyempumaan. Pelaporan Pelaporan hasil kegiatan dibuat secara reguler dan disampaikan kepada Rektor IPB. Laporan yang disampaikan sekurang-kurangnya berisikan : 1. Status akreditasi dan/atau Sertifikasi unit. 2. Garis besar hasil asesmen. 3. Rekomendasi/saran penyempumaan. 5. Pengukuran, Analisis dan Peningkatan Proses pengukuran, analisis, dan perbaikan merupakan satu proses penting yang bertujuan untuk mengetahui kondisi aktual organisasi. Disisi lain, proses pengukuran juga dilakukan untuk mengetahui
tingkat
ketercapaian
kebutuhan
dan
kepuasan
pelanggan. a. Evaluasi Kegiatan Evaluasi kegiatan KMM dilakukan untuk memastikan kesesuaian waktu dan hasil yang dicapai mengacu rencana yang telah ditetapkan. Evaluasi meliputi : 1. Kesesuaian ditetapkan
tahapan
kegiatan
dengan
rencana
yang
53
2. Kesesuaian waktu pelaksanaan kegiatan dari jadwal yang ditentukan 3. Masukan-masukan dari unit-unit b. Pengukuran Kepuasan Pelanggan Kepala Kantor memastikan dalam satu tahun satu kali dilakukan pemantauan atas kepuasan pelanggan, karena hal tersebut merupakan ukuran keberhasilan kinerja KMMPelaksanaan pengukuran dilakukan paling lambat bulan Januari untuk
proses
kegiatan
tahun
sebelumnya.
Mekanisme
pengukuran, borang-borang dan atat evaluasi yang digunakan ditetapkan dalam prosedur teknis. c. Audit Sistem Manajemen Mutu Audit internal harus dilakukan secara reguler untuk memantau dan mengukur kinerja SMM. Tim audit internal telah ditetapkan oleh Kepala KMM. Sasaran audit internal antara lain: 1. Mengevaluasi perencanaan kegiatan. 2. Mengevaluasi pemenuhan SMM. 3. Mengevaluasi pemenuhan persyaratan yang ditetapkan sebagaimana tertuang dalam peraturan yang berlaku. Perencanaan, pelaksanaan dan pelaporan hasil audit internal merupakan tanggung jawab tim audit internal. d. Perbaikan dan Penyempurnaan Setiap penyimpangan dalam proses pelayanan, output yang dihasilkan dilakukan perbafkan dan pencegahan sesuai besar kecilnya dampak yang ditimbulkan, serta kesesuaian dengan mutu jasa yang dihasilkan. Tahapan-tahapan
yang
harus
dilakukan
dalam
dibutuhkan
guna
melakukan perbaikan, meliputi : 1. Menetapkan penyebab penyimpangan. 2. Mengevaluasi memastikan hari.
perbaikan
yang
tidak terulangnya hal yang sama dikemudian
54
3. Melakukan perekaman atas hasil perbaikan yang telah dilakukan. 4. Menetapkan dan menerapkan perbaikan yang diperlukan. 5. Melakukan peninjauan efektifrtas perbaikan yang telah dilakukan. Tahapan yang harus dilakukan dalam melakukan pencegahan untuk mengantisipasi terjadinya penyimpangan, yaitu : 1. Menetapkan
indikator-indikator
yang
merupakan
informasi awal akan terjadinya penyimpangan. 2. Menyelidiki penyebab-penyebab yang dapat menimbulkan penyimpangan. 3. Mengevaluasi tindakan pencegahan yang harus dilakukan guna memastikan penyimpangan tidak akan terjadi. 4. Menetapkan dan menerapkan tindakan pencegahan. 5. Melakukan perekaman atas hasil tindakan pencegahan yang dilakukan. 6. Meninjau efektifitas tindakan pencegahan yang dilakukan. Kepala KMM bertanggungjawab untuk memastikan semua data hasil pemantauan, serta pengukuran dan SMM dilakukan analisa tepat dan akurat. Data hasil analisa dijadikan masukan dalam rangka upaya perbaikan dan penyempurnaan kinerja operasional. Kepala KMM secara periodik melakukan evaluasi atas efektifitas penerapan SMM secara komprehensif bersama-sama dengan Kepaia Bidang dan staf terkait. Peninjauan
yang
dilakukan
meliputi
pemastian
penerapan SMM, kecukupan sumber daya, efektifitas serta menilai
kemungkinan
adanya
peluang-peluang
untuk
menyempurnakan atau perubahan SMM. Masukan-masukan dalam tinjauan manajemen tersebut dievaluasi yang meliputi informasi-informasi antara lain : 1. Hasil-hasil audit internal.
55
2. Saran-saran pelanggan. 3. Kinerja proses. 4. Status perbaikan dan pencegahan. 5. Hasil-hasil tindak lanjut evaluasi sebelumnya. 6. Perubahan-perubahan yang potensial yang mempengaruhi kualitas jasa. 7. Usulan-usulan perbaikan atau penyempurnaan. Output hasil evaluasi merupakan keputusan yang mempunyai dampak positif terhadap kinerja organisasi, antara lain : 1. Penyempurnaan dan efektifitas penerapan sistem manajemen mutu. 2. Penyempurnaan atas sarana dan prasarana operasional. 3. Kebutuhan sumber daya. 4.3.2 Aktor Aktor atau pelaku adalah pihak-pihak yang berkaitan dan bertanggung jawab dalam pelaksanaan SMM ISO 9001:2008 di KMM IPB. Dalam KMM IPB tidak ada tim khusus dalam ISO 9001:2008, semua SDM yang ada memainkan perannya dalam penerapan ISO 9001:2008. Terdapat tiga (3) pihak yang berkaitan dan bertanggungjawab dalam pelaksanaan SMM ISO 9001:2008 pada KMM IPB, yaitu : 1. Top Management Top management atau manajemen puncak dalam KMM IPB adalah Kepala Kantor Manajemen Mutu. Pihak ini berperan dalam memimpin, mengkoordinir dan mengelola kegiatan manajemen mutu, meliputi kebijakan mutu, sasaran mutu dan sistem penjaminan mutu, baik pada bidang akademik (pendidikan, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat) maupun non akademik (Administrasi dan Manajemen). Seluruh kebijakan dan kegiatan yang dilakukan KMM IPB harus mendapat persetujuan dari top management.
56
2. Middle management Middle management dalam pada KMM IPB terdiri dari Kabid Penjaminan Mutu, Kabid Akreditasi dan Sertifikasi (A/S), serta Koordinator Tata Usaha. Pihak ini bertugas Memimpin, mengkoordinir mengelola kegiatan pelaksanaan pengembangan dan pelaksanaan penjaminan mutu bidang akademik (pendidikan, penelitian dan pengabdian pada masyarakat) dan non akademik agar mutunya dapat terus pertahankan dan ditingkatkan, serta penyiapan proses akreditasi dan sertifikasi unit kerja oleh instansi eksternal. Selain itu, middle management juga bertugas merumuskan dan menyusun kebijakan teknis di bidang administrasi yang meliputi ketatausahaan, keuangan, kepegawaian, perlengkapan, dokumentasi dan kearsipan, serta perencanaan dan evaluasi program kerja. 3. Low management Low management pada KMM IPB terdiri dari pihak yang garis komandonya berada dibawah Koordinator Tata Usaha, yaitu Pemegang Uang Sediaan (PUS), Sekretaris, Staf Evaluasi, Staf Penjaminan Mutu, Seksi A/S dan Website, Seksi Umum. Pihak ini bertindak sesuai dengan prosedur dari kebijakan mutu yang telah ditetapkan. 4.3.3 Tujuan Penerapan ISO 9001:2008 pada KMM memiliki dua (2) tujuan utama, yaitu : 1. Peningkatan mutu pelayanan Sebagai organisasi pelaksana penjaminan mutu IPB, KMM mengarahkan dan mengendalikan proses pendidikan di IPB dalam penetapan kebijakan, sasaran, rencana dan proses/prosedur mutu, serta
pencapaiannya
secara
berkelanjutan.
Penerapan
ISO
diharapkan mampu meningkatkan mutu KMM dalam pelayanan terhadap
unit-unit di IPB. Hal ini yang secara tidak langsung
diharapkan mampu meningkatkan mutu IPB secara umum.
57
2. Referensi KMM IPB sebagai unit yang mengembangkan SMM penyelenggaraan perguruan tinggi di tingkat IPB, melalui sertifikasi ISO 9001:2008 ini mampu membuat semua unit-unit yang berada di lingkungan IPB secara bertahap dapat menerapkan SMM ISO 9001:2008. 4.3.4 Alternatif Tindakan Dalam membuat penerapan SMM ISO 9001:2008 berjalan efektif, maka KMM melakukan beberapa hal, yaitu : 1. Rapat Tinjauan Manajemen (RTM) Proses ini juga merupakan salah satu kegiatan yang wajib dilakukan suatu organisasi/perusahaan yang sudah atau sedang mengadopsi SMM ISO. RTM pada KMM dilakukan setiap tiga (3) bulan sekali. Tujuan dari pelaksanaan RTM adalah untuk meninjau hasil implementasi SMM dengan mengidntifikasi masalah yang terjadi kemudian menindaklanjuti masalah tersebut. Sebagai contoh, saat diidentifikasi membutuhkan tambahan staf, melalui RTM ini, KMM dapat menentukan sumber daya yang dibutuhkan sehingga dapat meningkatkan kinerjanya. 2. Pendidikan dan Pelatihan (Diklat) Penyelenggaraan Diklat ISO 9001:2008 bertujuan untuk meningkatkan pengetahuan mengenai ISO 9001:2008 dengan membentuk pola pikir karyawan dan selalu berorientasi pada proses perbaikan dan peningkatan mutu karyawan, serta untuk memberikan pemahaman yang merata dan cukup bagi karyawan untuk penerapan SMM ISO 9001:2008. Selama ini kegiatan diklat terhadap SMM belum dilakukan secara intensif, masih terbatas pada karyawan baru yang masuk ke organisasi dan selama pemeliharaan SMM, kegiatan pedidikan dan pelatihan baru dilakukan sebanyak dua (2) kali. Adanya diklat yang lebih intensif diharapkan mampu meningkatkan pengetahuan karyawan mengenai
ISO 9001:2008, sehingga
terbentuk perilaku yang berdasarkan ISO.
58
4.4. Penyusunan Struktur Hirarki Model struktur hirarki yang digunakan dalam penelitian ini terdiri dari lima (5) tingkat, yang rinciannya dapat dilihat pada Gambar 6. Tingkat pertama adalah fokus atau goals, yaitu strategi penerapan SMM ISO 9001: 2008 pada KMM IPB. Pemilihan fokus ini bertujuan untuk mengetahui prioritas alternatif yang dilakukan untuk membuat efektif penerapan ISO 9001:2008 pada KMM. Selain itu, pemilihan fokus ini sebagai bentuk pemenuhan kebijakan Departemen Pendidikan Nasional, serta sertifikat ISO 9001:2008
merupakan
sertifikat
yang
harus
dipertahankan
melalui
surveillance audit. Pada tingkat dua adalah faktor atau unsur yang terdiri dari lima (5) faktor, yaitu SMM, tanggungjawab manajemen, manajemen sumber daya, realisasi produk, serta analisis, pengukuran dan peningkatan. Kelima faktor tersebut merupakan unsur-unsur yang terdapat SMM ISO 9001:2008. Tingkat ketiga adalah aktor yang terdiri dari top management, middle management dan low management. Pemilihan ketiga aktor tersebut merupakan tingkatan organisasi dalam KMM IPB. Pada tingkatan keempat, yaitu tujuan yang ingin dicapai melalui penerapan SMM ISO 9001:2008 pada KMM IPB adalah untuk meningkatkan mutu KMM dalam pelayanan terhadap
unit-unit di IPB, serta untuk
mendorong semua unit-unit yang berada di lingkungan IPB menerapkan SMM ISO 9001:2008. Tingkat kelima adalah alternatif tindakan yang dilakukan agar penerapan SMM ISO 9001:2008 pada KMM IPB berjalan efektif dan efisien. Tindakan tersebut adalah pendidikan dan pelatihan (diklat) dan melakukan Rapat Tinjauan Manajemen (RTM).
Fokus
Strategi penerapan SMM ISO 9001:2008 pada KMM IPB
SMM (0,250)
Tanggungjawab Manajemen (0,224)
Manajemen Sumber Daya (0,079)
Realisasi Produk (0,341)
Pengukuran, Analisis dan Peningkatan (0,106)
Unsur
Aktor
Tujuan
Alternatif Tindakan
Top Management (0,5144)
Middle Management (0,3323)
Low Management (0,1533)
Peningkatan Mutu Pelayanan (0,4253)
Referensi (0,5747)
Rapat Tinjauan Manajemen (0,6131)
Pendidikan dan Pelatihan (0,3869)
Gambar 6. Susunan hirarki strategi penerapan ISO 9001:2008 pada KMM IPB
59
60
4.5. Analisis Prioritas Faktor, Aktor, Tujuan dan Alternatif Hasil pengolahan (Lampiran 5 dan 6) pada level dua (faktor/unsur) menunjukkan bahwa unsur-unsur SMM ISO 9001:2008 yang ada pada KMM IPB berturut-turut adalah SMM (0,2497), manajemen sumber daya (0,0791), realisasi produk (0,3408), tanggungjawab manajemen (0,2245), serta pengukuran, analisis dan peningkatan (0,1059) seperti yang terlihat pada Tabel 5. Dari kelima unsur tersebut dapat diketahui unsur utama yang perlu diperhatikan dalam penerapan SMM ISO 9001:2008 dengan memilih nilai bobot tertinggi sebagai prioritas utama. Dengan demikian realisasi produk, SMM dan tanggungjawab manajemen menjadi unsur utama yang harus mendapatkan perhatian lebih dibandingkan dengan unsur-unsur SMM ISO 9001:2008 lainnya. Dengan demikian dapat disimpulkan bahwa realisasi produk menjadi unsur yang terpenting dalam penerapan SMM ISO 9001:2008. Hal ini dikarenakan unsur ini merupakan bagaimana KMM mendefinisikan proses realisasi produk yang efektif, sehingga produk yang dihasilkan mempu memenuhi kepuasan setiap stakeholder. Unsur terpenting berikutnya adalah SMM, unsur ini menjadi penting karena menetapkan kerangka kerja untuk proses peningkatan mutu lebih lanjut dengan membakukan proses guna memastikan konsistensi dan mampu menelusuri serta meningkatkan hubungan antar fungsi yang mempengaruhi mutu, sehingga produk yang dihasilkan dapat terjaga. Kemudian, tanggungjawab manajemen menempati peringkat ketiga. Fungsi dari unsur ini adalah menjamin SMM yang ada berlangsung dengan baik.
61
Tabel 5. Susunan prioritas faktor/unsur Unsur
Bobot Prioritas
Realisasi Produk
0,341
1
SMM
0,250
2
Tanggungjawab Manajemen
0,224
3
Pengukuran, Analisis dan Peningkatan
0,106
4
Manajemen Sumber Daya
0,079
5
Hasil pengolahan pada level tiga (aktor) menunjukkan bahwa aktor yang berperan dalam penerapan ISO 9001:2008 secara berurutan adalah top management (0,5144), middle management (0,3323) dan low management (0,1533), seperti yang terlihat pada Tabel 6. Aktor utama yang bertanggungjawab dalam penerapan SMM ISO 9001:2008 ini dapat dipilih berdasarkan nilai bobot yang terbesar hingga yang rendah. Dengan demikian top management merupakan aktor terpenting dalam penerapan SMM ISO 9001:2008. Top management mempunyai
peranan yang terpenting dalam
pelaksanaan SMM ISO 9001:2008 pada KMM IPB. Hal ini dikarenakan semua keputusan yang akan dijalankan organisasi harus berada di bawah persetujuan adalah top management, serta bertugas untuk mengelola kegiatan manajemen mutu baik pada bidang akademik (pendidikan, penelitian, dan pengabdian kepada masyarakat) maupun non akademik (administrasi dan manajemen).
Selanjutnya
pihak
middle
management
akan
menginterpretasikan kebijakan-kebijakan yang telah diputuskan oleh top management. Setelah kebijakan diintepretasikan oleh middle management, pihak low management akan melaksanakan kebijakan yang diputuskan sesuai ketentuan yang telah disahkan.
62
Tabel 6. Susunan prioritas aktor Aktor
Bobot
Prioritas
Top Management
0,5144
1
Middle Management 0,3323
2
Low Management
3
0,1533
Hasil pengolahan pada level empat (tujuan) menunjukkan bahwa secara berurutan tujuan yang ingin dicapai melalui penerapan ISO 9001:2008 adalah peningkatan mutu pelayanan (0,4253) dan referensi (0,5747) seperti yang terlihat pada Tabel 3. Pemilihan tujuan utama dilakukan sama seperti yang lain, yaitu memilih nilai bobot dari yang tertinggi. Dengan demikian dapat disimpulkan bahwa referensi menjadi prioritas pertama, dikarenakan adanya harapan semua unit yang berada dalam lingkungan IPB menerapkan SMM ISO 9001:2008, maka KMM IPB sebagai unit pendampingan dan pemantauan proses sertifikasi dan akreditasi perlu menerapkan SMM ISO 9001:2008, selain itu hal tersebut sesuai dengan kebijakan mutu KMM, yaitu berperan aktif dalam mendorong penerapan SMM di unit-unit/departemen yang ada di lingkungan IPB mengacu pada kriteria standar nasional dan standar internasional. Peningkatan mutu pelayanan menduduki prioritas kedua. KMM IPB melalui penerapan SMM ISO 9001:2008, ingin menjamin mutu produk dan memenuhi kepuasan pelanggan dengan meningkatkan mutu KMM dalam pelayanan terhadap unit-unit di IPB. Hal ini diharapkan dapat dilaksanakan karena pekerjaan KMM dapat distandarisasi, sehingga dapat dilakukan perkembangan yang berkelanjutan. Tabel 6. Susunan prioritas tujuan Tujuan
Bobot Prioritas
Referensi
0,5747
1
Peningkatan mutu pelayanan 0,4253
2
63
Hasil pengolahan pada level lima (alternatif tindakan) menunjukkan bahwa secara berurutan alternatif tindakan yang dapat dilakukan untuk membuat penerapan SMM ISO 9001:2008 berjalan efektif adalah Diklat (0,3869) dan Rapat Tinjauan Manajemen (0,6131) seperti yang terlihat pada Tabel 7. Dari informasi tersebut,
prioritas pertama yang harus dilakukan
adalah melakukan Rapat Tinjauan Manajemen secara berkala. Kegiatan ini bersifat pengkajian atas penerapan SMM ISO 9001:2008 secara menyeluruh dan bertujuan untuk megetahui status pelaksanaan dan implementasi sistem manajemen di KMM IPB. Dengan dilakukan secara berkala, diharapkan penerapan SMM ISO 9001:2008 dapat terus berjalan secara efektif melalui pengidentifikasian permasalahan yang terjadi dan menindaklanjuti hasil tinjauan manajemen tersebut. Prioritas kedua dalam alternatif yang dilakukan oleh KMM IPB adalah sosialisasi dan diklat. Kegiatan ini dilakukan untuk memberikan pemahaman kepada karyawan mengenai SMM. Kurangnya sosialisasi menyebabkan rendahnya pemahaman karyawan terhadap sistem mutu yang berdampak pada kurangnya keinginan untuk mendukung penerapan sistem mutu yang ada. Selain itu, kegiatan diklat dapat dilakukan secara berkala untuk meningkatkan pola pikir karyawan, agar mampu bekerja dengan mengedepankan mutu untuk mendukung penerapan SMM ISO 9001:2008. Tabel 7. Susunan prioritas alternatif tindakan Alternatif
Bobot Prioritas
Rapat Tinjauan Manajemen 0,6131
1
Diklat
2
0,3869
4.6. Implikasi Manajerial Dari hasil penelitian ini, terdapat dua (2) alternatif tindakan yang dapat dilakukan oleh KMM IPB dalam memelihara penerapan SMM ISO 9001:2008, yaitu diklat dan RTM. RTM sebagai prioritas pertama dapat dilakukan secara berkala untuk mengetahui status pelaksanaan dan
64
implementasi SMM di KMM IPB secara periodik, misalnya setiap dua (2) bulan sekali. Prioritas yang kedua adalah diklat dengan tujuan memperbaiki tingkat pemahaman karyawan terhadap SMM yang dilakukan organisasi. Bentuk dari tindakan tersebut adalah dilakukannya pelatihan ISO 9001:2008 minimal satu (1) kali setahun kepada karyawan. Dengan diklat tersebut diharapkan dapat meningkatkan pemahaman mengenai SMM, sehingga dapat memicu karyawan untuk berkerja dengan mindset ISO. Kedua alternatif tersebut dapat memberikan manfaat pada organisasi, diantaranya adalah proses realisasi produk dapat terjaga sehingga dapat memuaskan pelanggan, dalam hal ini unit atau individu yang menerima produk yang dihasilkan KMM IPB. Selain untuk menghadapi audit surveillance, alternatif yang ada dapat dapat meningkatkan pengetahuan dan pemahaman karyawannya sebagai wujud pembelajaran SMM. Penerapan SMM ISO 9001:2008 pada KMM IPB merupakan bentuk upaya peningkatan mutu berkelanjutan terutama dalam mutu pendidikan tinggi, sehingga tercapainya tujuan pendidikan yang telah ditetapkan. Dengan penerapan ISO 9001:2008 yang efektif pada KMM IPB, sebagai penjamin mutu tingkat institut, maka kegiatan penyelenggaraan program dan kegiatan institut baik dalam bidang akademik (pendidikan, penelitian dan pengabdian pada masyarakat) maupun non akademik (administrasi dan manajemen) dapat berjalan sesuai dengan standar mutu yang telah ditetapkan. Dan untuk unitunit di lingkungan IPB terutama unit akademik (pendidikan, penelitian dan pengembangan masyarakat) dapat tersertifikasi ISO 9001:2008 baru kemudian unit non akademik.
KESIMPULAN DAN SARAN
1. Kesimpulan 1. Penerapan SMM ISO 9001:2008 pada KMM IPB telah berjalan sejak tahun 2009, dimana seluruh klausul yang dipersyaratkan dalam standar tersebut telah dipenuhi dan dilaksanakan oleh organisasi. 2. Unsur-unsur yang ada dalam penerapan SMM ISO 9001:2008 berdasarkan (a) hirarki penyusunnya adalah SMM, tanggungjawab manajemen, manajemen sumber daya, realisasi produk, serta perbaikan, analisis dan peningkatan; (b) aktor yang paling memegang peranan dalam penerapan SMM ISO 9001:2008 adalah top management dan middle management; (c) tujuan dari penerapan SMM ISO 9001:2008 adalah peningkatan mutu pelayanan dan referensi; (d) alternatif tindakan berupa RTM (prioritas 1) dan diklat (prioritas 2) 2. Saran 1. KMM perlu melaksanakan RTM secara berkala dan melaksanakannya dengan sungguh-sungguh agar dapat memantau status penerapan SMM ISO 9001:2008 secara menyeluruh. 2. Melakukan diklat secara intensif untuk menambah pemahaman karyawan mengenai SMM ISO 9001:2008. Dengan hal tersebut, maka kegiatan penjaminan mutu dapat berjalan dengan baik.
DAFTAR PUSTAKA
Evans, J. R. and Lindsay, W. M. 2008. The Management and Control of Quality (7th Edition). Thomson South-Western, Ohio. Gaspersz, V. 2001. ISO 9001 : 2000 and continual quality improvement. Gramedia, Jakarta. Heizer, J. and B. Render. 1993. Production and Operations Management: Strategies and Tactics. Prentice Hall, New Jersey. Herjanto, E. 2007. Manajemen Operasi (Edisi ketiga). Grasindo, Jakarta. Hermawan, A. 2006. Penelitian Bisnis Paradigma Kuantitatif. Grasindo, Jakarta. Http://kmm.ipb.ac.id/ [2 Maret 2011]. Http://www.min-consulting.com [7 Februari 2011]. Kusumaningrum, H. 2009. Kajian Implementasi Sistem Manajemen Mutu ISO 9001 : 2000 (Studi Kasus Pada Perusahaan Otomotif PT. Mah Sing Indonesia. Skripsi pada Departemen Manajemen, Fakultas Ekonomi dan Manajemen, Institut Pertanian Bogor, Bogor. Marimin. 2004. Teknik dan Aplikasi Pengambilan Keputusan Kriteria Majemuk. Grasindo, Jakarta. Purwoto, A. 2007. Panduan Lab Statistik Inferensial. Grasindo, Jakarta. QIMS. 2010. ISO 9001: 2008 – Sistem Manajemen Mutu (COQ-01). http://qimsconsulting.com/?p=70. [8 Februari 2011]. Saaty, T. L. 1991. Pengambilan Keputusan : Bagi Para Pemimpin (Terjemahan). PT. Pusaka Binaman Pressindo, Jakarta. Salusu, J. 1996. Pengambilan Keputusan Strategik. Gramedia, Jakarta. Umar, H. 2000. Business an Introduction. Gramedia, Jakarta. Wangtry. 2009. Standar Mutu. http://wangtry.wordpress.com/2009/02/11/standarmutu/. [11 Februari 2011] Wulandari, R. 2009. Kajian Implementasi Sistem Manajemen Mutu ISO 9001 : 2000 Pada PT. Unitex Tbk, Bogor. Skripsi pada Departemen Manajemen, Fakultas Ekonomi dan Manajemen, Institut Pertanian Bogor, Bogor.
LAMPIRAN
68
Lampiran 1. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.
Daftar pertanyaan wawancara kepada pihak KMM IPB
Apakah visi dari KMM IPB ? Apakah Misi dari KMM IPB ? Bagaimanakah struktur organisasi KMM IPB ? Bagaimanakah pengelolaan mutu yang dilakukan terkait dengan klausulklausul dalam ISO 9001:2008 ? Masalah apakah yang dihadapi KMM IPB selama menerapkan ISO 9001:2008 ? Siapakah yang berperan dalam penerapan ISO 9001:2008 ? Apakah tujuan dari penerapan ISO 9001:2008 pada KMM IPB ? Apakah yang dapat dilakukan KMM IPB untuk mengatasi permasalahan dalam penerapan ISO 9001:2008 ?
69
Lampiran 2. Angket penelitian ANALISIS PENERAPAN ISO 9001:2008 PADA KANTOR MANAJEMEN MUTU INSTITUT PERTANIAN BOGOR Oleh : Nama : Arief Maulana Jurusan/Fak : Manajemen/Fakulas Ekonomi dan Manajemen Universitas : Institut Pertanian Bogor Saya mengharapkan kesediaan dari Bapak/Ibu, untuk mengisi kuesioner ini secara benar dan obyektif, karena hasil dari kuesioner ini akan digunakan untuk bahan penelitian dengan tujuan ilmiah.
Identitas Responden Nama : Jabatan :
DEPARTEMEN MANAJEMEN FAKULTAS EKONOMI DAN MANAJEMEN INSTITUT PERTANIAN BOGOR 2011
70
Lanjutan Lampiran 2. Angket A. PETUNJUK I. UMUM 1. Pengisian kuesioner dilakukan secara tertulis oleh responden dengan menjawab setiap pertanyaan tertulis. 2. Jawaban dapat merupakan jawaban pribadi ataupun hasil diskusi atau pemikiran dengan orang lain. 3. Pertanyaan yang ditujukan adalah membandingkan data dua (2) faktor berdasarkan tingkat kepentingan/besarya peranan dengan memberikan skala penilaian (lihat petunjuk II). 4. Dalam pengisian kuesioner ini, diharapkan responden melakukan dengan sekaligus (tidak tertunda).
II. SKALA PENILAIAN Berilah nilai pada kolom yang tersedia pada tabel skala penilaian dengan memilih nilai yang ditentukan, berdasarkan tingkat/besarnya peranan dari faktor yang dibandingkan dengan ketentuan di bawah ini. Misalnya, A dibandingkan dengan B, maka berilah nilai : Faktor
A
Lebih Penting 9 7 5 √ √ √
3
1
Lebih Penting 3 5 7 9
Faktor
B √ √
Skala Penilaian : 9 7 5 3 1
Mutlak lebih penting Sangat jelas lebih penting Jelas lebih penting Sedikit lebih penting Sama penting
Nilai skala 2,4,6,8 diberikan apabila terdapat sedikit saja perbedaan dengan patokan-patokan di atas.
71
Lanjutan Lampiran 2. CONTOH Apabila jenis kebutuhan hidup seperti bernafas, makan, minum, mendengarkan
radio,
menonton
televisi
dibandingkan
dengan
tingkat
kepentingannya dalam memenuhi kebutuhan manusia, maka jika :
Bernafas jelas lebih penting dari mendengarkan radio
Minum sedikit lebih penting dari makan
Mendengarkan radio sama penting dengan menonton televisi
Minum sedikit lebih penting dari makan
Bernafas mutlak lebih penting dari mendengarkan radio Dapat diukur dengan memberikan nilai skala banding berikut :
Faktor Bernafas Minum Mendengarkan Radio Makan Mendengarkan Radio
Lebih Penting 9 7 5 √
3
1
3
Lebih Penting 5 7 9
Faktor Mendengarkan Radio
√
Makan √
Menonton Televisi √
Minum √
Bernafas
72
Lanjutan Lampiran 2. B. PERTANYAAN I. Dalam kaitannya dengan fokus hirarki yaitu strategi penerapan ISO 9001: 2008, faktor/unsur teridentifikasi adalah : Sistem Manajemen Mutu (SMM) : SMM yang diterapkan oleh organisasi. Tanggungjawab Manajemen : Tanggungjawab manajemen terhadap pelaksanaan ISO 9001: 2008 Manajemen Sumber Daya : Pengelolaan sumber daya yang dimiliki organisasi Realisasi Produk : Proses produksi produk Pengukuran, Analisis dan Peningkatan : Pengukuran dan upaya peningkatan mutu manajemen oleh perusahaan Untuk itu, bandingkanlah besarnya peranan/pengaruh/tingkat kepentingan kriteria masalah tersebut di atas : Faktor SMM SMM SMM SMM Tanggungjawab Manajemen Tanggungjawab Manajemen
Lebih Penting 9 7 5 3
1
Lebih Penting 3 5 7 9
Faktor Tanggungjawab Manajemen Manajemen Sumber Daya Realisasi Produk Pengukuran, Analisis dan Peningkatan Manajemen Sumber Daya Realisasi Produk
Tanggungjawab Manajemen
Pengukuran, Analisis dan Peningkatan
Manajemen Sumber Daya
Realisasi Produk
Manajemen Sumber Daya Realisasi Produk
Pengukuran, Analisis dan Peningkatan Pengukuran, Analisis dan Peningkatan
73
Lanjutan Lampiran 2. II.
Dalam kaitannya dengan unsur-unsur di atas, aktor-aktor yang berperan dalam penerapan ISO 9001:2008 adalah : Top Management : Kepala KMM IPB Middle Management : Kabid. Penjaminan Mutu, Kabid Akreditasi dan Sertifikasi dan Koordinator TU Low Management : Pihak yang berada di bawah Koordinator TU
Untuk itu, bandingkanlah besarnya peranan/pengaruh/tingkat kepentingan aktoraktor yang berperan/bertanggungjawab tersebut terhadap : 1. Masalah SMM Lebih Penting Faktor 9 7 5 Top Management Top Management Middle Management
3
1
2. Masalah Tanggungjawab Manajemen Lebih Penting Faktor 9 7 5 3 1 Top Management Top Management Middle Management 3. Masalah Manajemen Sumber Daya Lebih Penting Faktor 9 7 5 3 1 Top Management Top Management Middle Management
3
Lebih Penting 5 7 9
Faktor Middle Management Low Management Low Management
3
Lebih Penting 5 7 9
Faktor Middle Management Low Management Low Management
3
Lebih Penting 5 7 9
Faktor Middle Management Low Management Low Management
74
Lanjutan Lampiran 2. 4. Masalah Realisasi produk Lebih Penting Faktor 9 7 5 Top Management Top Management Middle Management
3
1
3
Lebih Penting 5 7 9
5. Masalah Pengukuran, Analisis dan Peningkatan Lebih Penting Lebih Penting Faktor 9 7 5 3 1 3 5 7 9 Top Management Top Management Middle Management
Faktor Middle Management Low Management Low Management
Faktor Middle Management Low Management Low Management
75
Lanjutan Lampiran 2. III.
Dalam kaitannya dengan aktor-aktor yang berperan/bertanggung jawab dalam penerapan ISO 9001:2008, tujuan yang ingin diraih adalah : Peningkatan mutu pelayanan : Untuk meningkatkan mutu IPB secara umum melalui peningkatan pelayanan terhadap unit-unit di IPB yang dilayani KMM. Referensi : Sebagai rujukan bagi unit-unit di IPB yang ingin disertifikasi.
Untuk itu bandingkanlah besarnya peranan/pengaruh/tingkat kepentingan permasalahan yang dihadapi KMM IPB tersebut terhadap : 1. Top Management Lebih Penting Faktor 9 7 5 Mutu Pelayanan
3
2. Middle Management Lebih Penting Faktor 9 7 5 Mutu Pelayanan
3
3. Low Management Lebih Penting Faktor 9 7 5 Mutu Pelayanan
1
3
Lebih Penting 5 7 9
Faktor Referensi
1
3
Lebih Penting 5 7 9
Faktor Referensi
3
1
3
Lebih Penting 5 7 9
Faktor Referensi
76
Lanjutan Lampiran 2. IV.
Dalam kaitannya dengan permasalahan yang dihadapi dalam penerapan ISO 9001: 2008, maka alternatif kegiatan/tindakan yang dapat diambil antara lain melalui : Pendidikan dan Pelatihan (Diklat) : Kegiatan yang dilakukuan untuk membentuk dan meningkatkan pola pikir karyawan sesuai dengan ISO Rapat Tinjauan Manajemen (RTM) : Kegiatan evaluasi yang dilakukan untuk menilai kinerja KMM.
Untuk itu, bandingkanlah besarnya peranan/pengaruh/tingkat kepentingan alternatif kegiatan/tindakan tersebut terhadap permasalahan : 1. Peningkatan mutu pelayanan Lebih Penting Faktor 9 7 5 3
1
3
Lebih Penting 5 7 9
Diklat
Faktor RTM
2. Referensi Faktor Diklat
Lebih Penting 9 7 5
3
1
3
Lebih Penting 5 7 9
Faktor RTM
77
Lampiran 3. Struktur organisasi KMM IPB
Keterangan TU
: Tata Usaha
PUS
: Pemegang Uang Sediaan
PM
: Penjaminan Mutu
AS/Web
: Akreditasi dan Sertifikasi
Kepala KMM
: Dr. drh. Srihadi Agungpriyono, PAVet
Kabid Penjaminan Mutu
: Dr. Ir. Feri Kusnandar, M.Sc
Kabid Akreditasi dan Sertifikasi (A/S)
: Dr. Ir. Fredinan Yulianda, M.Sc
Koordinator TU
: Ade Supriatna
Pemegang Uang Sediaan (PUS)
: Hasni Zakiah
Sekretaris
: Siti Nur'aida
Staf Evaluasi
: Budiyanto Yatna Supriatna
Staf Penjaminan Mutu
: Zudanang S. Ridho
Seksi A/S dan Website
: Yusup
Seksi Umum
: Kartini Septiani
Lampiran 4. Sasaran mutu NO. . 1.
2.
3.
SASARAN MUTU
PERIODE PENGUKURAN
METODE PENGUKURAN
PROGRAM MENCAPAI SASARAN MUTU
Terlaksananya sosialisasi Sistem Penjaminan Mutu kepada unit-unit di lingkungan IPB minimal 50% dari jumlah unit/departemen pada tahun 2009. Tersusunnya. standar/ pedoman/kriteria yang digunakan dalam proses asesmen bidang akademik di setiap departemen pada tahun 2009.
Satu semester satu kali
Menghitung persentase jumlah unit-unit yang mendapatkan sosialisasi penjaminan mutu IPB.
1. Melakukan sosialisasi kepada para Ketua Departemen. 2. Melakukan sosialisasi kepada para Kepala Pusat dan unit lain. 3. Melaksanakan sosialisasi untuk unitunit yang berada di lingkungan rektorat.
Akhir Tahun
Menghitung persentase jumlah unit yang mempersiapkan dokumen asesmen
Tersusunnya perangkat organisasi sistem penjaminan mutu di masing-masing unit
Satu semester satu kali
Menghitung persentase jumlah unit-unit yang telah memiliki perangkat organisasi sistem
1. Menyusun draft pedoman penilaian. 2. Pembahasan bersama Tim Asesor Mutu Internal (AMI) 3. Melakukan pembahasan bersama Komite Penjaminan Mutu Institut (KPMI). 4. Menyusun final draft pedoman asesmen akademik. 5. Meminta pengesahan Rektor untuk menjadi pedoman asesmen bidang akademik. 1. Memonitor penyusunan struktur organisasi sistem penjaminan mutu di masing-masing unit melalui formulir isian.
78
Lanjutan Lampiran 4. NO.
SASARAN MUTU
PERIODE PENGUKURAN
minimal 50% pada tahun 2009.
METODE PENGUKURAN penjaminan mutu IPB.
4.
Terimplementasi sistem penjaminan mutu di unitunit yang ada minimal 15% dari total unit di IPB dengan nilai rata- rata minimal 2 pada skala 0 sd 4. pada tahun 2009.
Akhir tahun
5.
Diperolehnya sertifikat Akhir tahun ISO 9001:2008 minimal 3 unit pada akhir tahun 2009.
Menghitung jumlah unit yang telah menerapkan sistem penjaminan mutu.
Menghitung jumlah unit yang telah menerapkan sistem manajemen mutu
PROGRAM MENCAPAI SASARAN MUTU 2. Menerima laporan hasil penyusunan perangkat organisasi sistem penjaminan mutu dari unit-unit 1. Mendorong tersusunnya dokumen evaluasi diri dan borang-borang yang diperlukan. 2. Membuat borang penilaian implementasi sistem penjaminan mutu di unit. 3. Memberikan pelatihan (training the trainer) kepada asesor yang ditunjuk. 4. Pelaksanaan asesmen oleh asesor. 5. Menerima hasil asesmen. 1. Melakukan sosialisasi pentingnya penerapan SMM ISO 9001 : 2008 ke unit-unit yang ada. 2. Mendorong unit untuk melakukan proses penerapan SMM ISO 9001:2008.
79
Lanjutan Lampiran 4. NO. 6.
SASARAN MUTU Terselenggaranya pemantauan kesiapan proses akreditasi, Minimal 90% prodi S1 yang belum mendapatkan Akreditasi A telah dipantau yang belum mendapatkan Akreditasi A telah dipantau kesiapan proses pengajuan akreditasi ke BAN PT. Minimal 30% prodi SO telah dipantau kesiapan proses pengajuan akreditasi ke BAN PT. Minimal 25% prodi S2 telah dipantau kesiapan proses pengajuan akreditasi ke BAN PT. Minimal 25% prodi S3 telah dipantau kesiapan
PERIODE PENGUKURAN Akhir Tahun
METODE PENGUKURAN Menghitung jumlah program studi yang telah dipantau kesiapan proses pengajuan akreditasi
PROGRAM MENCAPAI SASARAN MUTU 1. Memberikan penjelasan dan pemahaman tentang dokumentasi yang diperlukan untuk keperluan akreditasi. 2. Melakukan pemantauan terhadap kesiapan proses akreditasi.
80
Lanjutan Lampiran 4. NO.
SASARAN MUTU
PERIODE PENGUKURAN
METODE PENGUKURAN
PROGRAM MENCAPAI SASARAN MUTU
proses pengajuan akreditasi ke BAN PT. 7.
Terselenggaranya pemantauan proses persiapan akreditasi internasional minimal 90% prodi S1.
Akhir tahun
Menghitung jumlah program studi yang siap mengajukan akreditasi internasional
8.
Pemutakhiran data untuk keperluan proses perangkingan perguruan tinggiversiTHE-QS paling lambat bulan Juli tahun berjalan.
Setiap tahun
Batas waktu pemutakhiran data
1. Memberikan penjelasan dan pemahaman tentang dokumen dasar yang diperlukan untuk persiapan akreditasi internasional. 2. Melakukan pemantauan terhadap proses persiapan akreditasi internasional. 1. Mengumpulkan data dan unit untuk proses perangkingan. 2. Memasukkan data pada situs web THEQS.
81
Lanjutan Lampiran 4. NO. 9.
SASARAN MUTU Meningkatnya kompetensi SDM KMM melalui pelatihan minimal 5 kali pada tahun 2009.
PERIODE PENGUKURAN Akhir tahun
METODE PENGUKURAN Menghitung jumlah pelatihan yang telah diselenggarakan.
PROGRAM MENCAPAI SASARAN MUTU 1. 2. 3. 4. 5. 6.
10
Terlaksananya Monitoring dan Evaluasi (Monev) Program Hibah Kompetisi (PHK).
Setiap tahun
Evaluasi Laporan PHK dan site visit.
1. 2. 3.
Meiakukan analisis kebutuhan pelatihan/pengembangan pegawai. Menentukan jenis-jenis pelatihan yang perlu diikuti/diselenggarakan. Menetapkan peserta yang akan mengikuti pelatihan. Melaksanakan pelatihan Mendapatkan laporan hasil keiikutsertaan pelatihan. Meiakukan evaluasi peningkatan kompetensi. POB tim monev PHK IPB Rapat dan koordinasi tim Pelaksanaan monev dan pelaporan
82
Lanjutan Lampiran 4. NO. 11.
12.
SASARAN MUTU
PERIODE PENGUKURAN
Tersedianya Prosedur Operasional Baku (POB) di unit-unit rektorat
Satu tahun
Tersedianya laporan tahunan KMM
Setiap akhir tahun
METODE PENGUKURAN Jumlah unit kerja yang memiliki POB
PROGRAM MENCAPAI SASARAN MUTU 1. 2. 3.
Batas waktu pembuatan laporan
Pembahasan dan penyusunan POB oieh masing-masing unit Kompilasi POB Pengesahan POB oleh Rektor IPB
1. Raker KMM 2. Penyusunan laporan tahunan KMM
83
84
Lampiran 5. Bentuk matriks pendapat
1. Matriks pendapat gabungan untuk unsur/faktor SMM
: Sistem manajemen mutu
TJM
: Tanggungjawab manajemen
MSD
: Manajemen sumber daya
RP
: Realisasi produk
PAP
: Pengukuran, analisis dan peningkatan
SMM TJM MSD RP PAP
SMM 1,00000 0,72480 0,16441 1,70998 0,36246
TJM 0,70307 1,00000 0,15981 1,91293 0,34200
MSD 4,28758 3,64088 1,00000 3,00546 0,87700
RP 0,58480 0,52276 0,49324 1,00000 0,58480
2. Matriks pendapat gabungan untuk aktor a. Terhadap sistem manajemen mutu Top Middle Top 1,00 4,08 Middle 0,23 1,00 Low 0,15 0,19
Low 8,63 3,43 1,00
b. Terhadap tanggungjawab manajemen Top Middle Low Top 1,00 5,14 13,05 Middle 0,17 1,00 4,00 Low 0,12 0,13 1,00 c. Terhadap manajemen sumber daya Top Middle Top 1,00 0,84 Middle 1,12 1,00 Low 0,58 0,52
Low 1,42 1,96 1,00
PAP 2,75892 2,23682 0,84343 2,07180 1,00000
85
Lanjutan Lampiran 5. d. Terhadap realisasi produk Top Middle Top 1,00 0,41 Middle 2,22 1,00 Low 0,69 0,57
Low 1,20 2,18 1,00
e. Terhadap Pengukuran, analisis dan peningkatan Top Middle Low Top 1,00 1,71 1,58 Middle 0,58 1,00 1,28 Low 0,78 0,58 1,00 3. Matriks pendapat gabungan untuk tujuan a. Terhadap top management Pelayanan Referensi Pelayanan 1,00 0,52 Referensi 1,91 1,00 b. Terhadap middle management Pelayanan Referensi Pelayanan 1,00 0,78 Referensi 1,29 1,00 c. Terhadap low management Pelayanan Referensi Pelayanan 1,00 2,08 Referensi 0,48 1,00 4. Matriks pendapat gabungan untuk tindakan alternatif a. Terhadap peningkatan mutu pelayanan Diklat RTM Diklat 1,00 0,31 RTM 3,27 1,00 b. Terhadap referensi Diklat RTM Diklat 1,00 1,00 RTM 1,00 1,00
86
Lampiran 6. Hasil pengolahan data 1. Penentuan Bobot Faktor SMM : Sistem manajemen mutu TJM : Tanggungjawab manajemen MSD : Manajemen sumber daya RP
: Realisasi produk
PAP : Pengukuran, analisis dan peningkatan
PAP RP MSD TJM SMM 00
0.05 0,05
0.1 0,1
0.15 0,15
0.2 0,2
0.25 0,25
0.3 0,3
0.35 0,35
0.4 0,4
2. Penentuan Bobot Aktor TOP
: Top management
MIDDLE : Middle management LOW
: Low management
Bobot LOW
MIDDLE
TOP 0
0
0.1
0,1
0.2
0,2
0.3
0,3
0.4
0,4
0.5
0,5
0.6
0,6
87
Lanjutan Lampiran 6. 3. Penentuan Bobot Tujuan
Referensi
Pelayanan
0
0.1 0,1
0.2 0,2
0.3 0,3
0.4 0,4
0.5 0,5
0.6 0,6
0.7 0,7
4. Penentuan Bobot Tindakan Alternatif RTM
: Rapat tinjauan manajemen
DIKLAT : Pendidikan dan pelatihan
RTM
Diklat
00
0.1 0,1
0.2 0,2
0.3 0,3
0.4 0,4
0.5 0,5
0.6 0,6
0.7 0,7
