Kaderregeling gesprekscyclus VO met dienstverband onbepaalde tijd t.b.v de scholen voor VO van de Lucas 1.
Kaderregeling
Deze Kaderregeling gesprekscyclus geldt voor alle medewerkers voortgezet onderwijs met een dienstverband voor onbepaalde tijd. In deze kaderregeling worden beleidskaders aangegeven waarbinnen de scholen bij het opstellen en het uitvoeren van de daaruit voortvloeiende regelingen dienen te opereren. 2.
Doelstelling gesprekscyclus
Effectieve communicatie over doelstellingen, verwachtingen en mogelijkheden van medewerkers binnen de school is de randvoorwaarde om het individuele belang en de doelstellingen van de organisatie op elkaar af te stemmen ten einde de kwaliteit van de organisatie en het welbevinden van de medewerkers te optimaliseren. Een gesprekscyclus is een effectief handvat om op een gestructureerde en systematische wijze hieraan invulling te geven. De cyclus beslaat maximaal drie jaar en kent verschillende gesprekken elk met een eigen doelstelling. 3.
Vormgeving gesprekscyclus
De gesprekscyclus kent drie gesprekken tussen de leidinggevende en de betreffende medewerker te weten: 1. Het startgesprek 2. Het voortgangsgesprek 3. Het eindgesprek Van deze gesprekken wordt een verslag gemaakt, dat door beiden, eventueel ‘ voor gezien’ of met de opmerking ‘voor akkoord met uitzondering van het onder…gestelde’ ondertekend dient te worden. ‘Dit verslag wordt opgeslagen in het bekwaamheidsdossier. Uiteraard kunnen er in de tussenliggende periode, zowel op initiatief van de leidinggevende als de medewerker, gesprekken met betrekking tot het functioneren en/of de ontwikkeling van de betreffende medewerker plaatsvinden. 4.
Uitgangspunten gesprekken
Bij het voeren van de bovenbedoelde gesprekken zijn de onderstaande uitgangspunten van belang: 1. Het startgesprek. • gericht aandacht besteden aan het ontwikkelingsstadium, waarin de medewerker verkeert. • het komen tot afspraken welke competenties/vaardigheden de komende periode (verder) ontwikkeld zullen worden. • het schriftelijk laten vastleggen van deze afspraken in een persoonlijk ontwikkelingsplan (inclusief de eventueel hiervoor benodigde inspanning van de schoolleiding).
2. Het voortgangsgesprek. • vindt in principe halverwege het traject plaats. • gericht aandacht besteden aan de voortgang (en eventuele belemmeringen) van de gemaakte afspraken in het persoonlijk ontwikkelingsplan en, indien gewenst en aan de orde, tussentijdse aanpassingen plegen. 3. Het eindgesprek • gericht aandacht besteden aan de resultaten van het gelopen traject. Het betreft hier zowel resultaten op ontwikkel- als functioneringsniveau. • richting geven aan de inhoud van een volgende gesprekscyclus. het formuleren van een oordeel over de resultaten door de leidinggevende. • het formuleren van een oordeel over de resultaten door de leidinggevende. Indien het eindgesprek rechtspositionele consequenties zou kunnen hebben, dient het oordeel als basis voor de beoordeling door de formeel leidinggevende.
5.
Bezwaar 1. Het personeelslid kan uiterlijk binnen twee weken na de dagtekening van het eind gesprek gemotiveerd schriftelijk bezwaar aantekenen bij het bevoegd gezag. 2. Het bevoegd gezag past daarop, binnen vier weken na ontvangst van het bezwaar, hoor en wederhoor toe, waarbij betrokkene zich kan laten bijstaan door een raadsman. 3. Het bevoegd gezag kan het bezwaar geheel of gedeeltelijk gegrond verklaren of afwijzen. In geval het bezwaar gegrond wordt verklaard, stelt het bevoegd gezag een nieuwe beoordeling vast. 4. Een beslissing als bedoeld in lid 3 van dit artikel wordt zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk binnen vier weken na het nemen van de beslissing, met redenen omkleed, in afschrift toegezonden aan het personeelslid en aan de formele beoordelaar.
De door of namens het bevoegd gezag genomen beslissing(en) en alle daarop betrekking hebbende stukken worden bewaard in een door het bevoegd gezag aangelegd separaat dossier. 6.
Schoolregelingen
Binnen de bovengenoemde kaders heeft elke school voor het voortgezet onderwijs, ressorterend onder de Lucas, uitgewerkte regelingen per categorie personeel. In de schoolregeling wordt de procedure verwerkt.
Voorbeeldregeling Voortgangsgesprekken t.b.v. de scholen voor VO van de Lucas Deze regeling is als voorbeeldregeling ingesteld bij de kaderregeling gesprekscyclus en geldt voor personeelsleden in dienst bij voornoemd bestuur en werkzaam aan een haar scholen voor voortgezet onderwijs. 1.
Doelstellingen 1.
2.
2.
Voortgangsgesprekken zijn gericht op het optimaliseren van zowel het functioneren van het individuele personeelslid als van de organisatie van de instelling. Voortgangsgesprekken kunnen leiden tot het maken van afspraken met betrekking tot het functioneren van het individuele personeelslid in relatie met diens direct leidinggevende en de werkomstandigheden.
Kenmerken
Kenmerken van een voortgangsgesprek zijn: a. toekomstgerichtheid; b. een gelijkwaardige inbreng van gesprekspartners en het tweezijdig karakter ervan; c. het ontbreken van rechtspositionele consequenties. 3.
Frequentie
Met personeelsleden met een benoeming voor onbepaalde tijd wordt ten minste eenmaal per drie jaar een voortgangsgesprek gevoerd. Er wordt naar gestreefd dat elk jaar te doen. 4.
Procedure voor, tijdens en na het voortgangsgesprek 1.
2. 3.
4.
5.
Ongeveer twee weken voorafgaand aan het voortgangsgesprek bepaalt de formele gesprekspartner - in overleg met het betrokken personeelslid - de datum en het tijdstip van het te voeren voortgangsgesprek. De gesprekspartners maken de gespreksonderwerpen tijdig aan elkaar kenbaar. Tijdens het gesprek komen behalve standaard gespreksonderwerpen, die zijn vermeld op het (model) verslagformulier voortgangsgesprek, ook gespreksonderwerpen die het personeelslid en/of de formele gesprekspartner hebben ingebracht aan de orde. De door het personeelslid en/of de formele gesprekspartner ingebrachte gespreksonderwerpen worden op het (model) verslagformulier voortgangsgesprek vermeld. Dit formulier is als bijlage bij deze regeling opgenomen. Tijdens het voortgangsgesprek worden de gedurende het vorige voortgangsgesprek gemaakte afspraken geëvalueerd.
6.
Na afloop van het voortgangsgesprek worden de afspraken op het verslagformulier vastgelegd. Het formulier wordt gedateerd en zowel door het personeelslid als door de formele gesprekspartner ondertekend. Het personeelslid kan hierbij besluiten het document ‘voor gezien’ of met de opmerking ‘voor akkoord met uitzondering van het onder……gestelde’ te tekenen. 7. De vertrouwelijkheid van de verslaglegging wordt gegarandeerd door het bevoegd gezag en de formele gesprekspartners. 8. Het gedateerde en ondertekende formulier, als bedoeld in het zesde lid, wordt gedurende ten hoogste vijf jaar bewaard door de formele gesprekspartner. Bij vertrek van een personeelslid wordt het formulier vernietigd. 9. Het personeelslid ontvangt een kopie van het gedateerde en ondertekende formulier. 10. Gezien het vertrouwelijke karakter van het voortgangsgesprek wordt alleen aan het bevoegd gezag gerapporteerd als het om zaken van algemene aard gaat. Het gaat daarbij om onderwerpen die het algemene belang van de organisatie beogen. 11. De door een der partijen niet nagekomen of niet na te komen afspraken worden aan het bevoegd gezag gerapporteerd. 12. De formele gesprekspartner niet én het voortgangsgesprek én het eindgesprek voeren vanwege het vertrouwelijke karakter van het voortgangsgesprek.
5.
Gespreksonderwerpen Tijdens het voortgangsgesprek met een personeelslid kunnen de volgende onderwerpen aan de orde komen: a. afspraken gemaakt tijdens het startgesprek en/of vorige gesprek; b. taaktoedeling, -vervulling en -opvatting; c. taakbelasting; d. loopbaanontwikkeling: wensen ten aanzien van de loopbaan; e. samenwerking met de overige personeelsleden, leerlingen en ouders; f. werkomstandigheden en werksfeer binnen de instelling; g. eventuele organisatorische problemen die prestatie in de weg staan; h. scholingsbehoeften, - noodzaak en - mogelijkheden; i. doelen voor de komende periode; j. functioneren van de direct leidinggevende in relatie tot het personeelslid.
Indien het personeelslid een functie op directieniveau vervult dan vervalt het onderdeel e ‘samenwerking met de overige personeelsleden, leerlingen en ouders’ en worden de volgende onderwerpen aan het gesprek toegevoegd.
k. l. m n. o. p. q.
r. s. 6.
geven van leiding aan de instelling; mede voeren van personeelsbeleid (formatie-, loopbaan- en arbeidsvoorwaardenbeleid); uitvoeren van eventueel gemandateerde bevoegdheden; identiteit/missie; samenwerking met het bevoegd gezag, inclusief de voorbereiding en uitvoering van het beleid; formuleren, implementeren en strategisch leiderschap zowel Lucas breed als op schoolniveau; werkrelaties: • de relatie binnen de (centrale) directie • de relatie binnen de AD/Directieberaad/Directorium • relatie met docenten • relatie met PMR/ouders • relatie met bestuur/curatorium • relatie met bestuursbureau onderhouden van externe contacten overige aspecten van zijn/haar directietaken.
De formele gesprekspartners
De formele gesprekspartner is de leidinggevende van het personeelslid met wie het gesprek wordt gevoerd. 7.
Niet voorziene gevallen
In gevallen waarin deze regeling niet voorziet, beslist het bevoegd gezag de opmerking/argumenten van alle partijen gehoord hebbende.
(Vertrouwelijk) Verslagformulier voortgangsgesprek Naam personeelslid: Functie: Naam formele gesprekspartner: Functie: Datum vorig gesprek: A. Samenvatting van het gesprek:
B.
Belangrijkste aandachtspunten voortkomend uit het gesprek Wensen:
Afspraken:
C.
Ondertekening: Personeelslid:
datum:
Formele gesprekspartner:
datum:
Voorbeeldregeling eindgesprekken personeel (excl. benoemden) ten behoeve van de VO-scholen van Lucas
nieuw
t.b.v. de scholen voor VO van de Lucas Deze regeling is als voorbeeldregeling ingesteld bij de kaderregeling gesprekscyclus en geldt voor personeelsleden in dienst bij voornoemd bestuur en werkzaam aan een haar scholen voor voortgezet onderwijs. 1.
Doelstelling
Het doel van de beoordeling is het geven van inzicht in de functievervulling van het personeelslid, dat is aangesteld voor onbepaalde tijd, gedurende het beoordelingstijdvak. 2.
Kenmerken
De kenmerken van de beoordeling zijn: a) beoordeling is gericht op het verleden; b) beoordeling is een eenzijdige waardering; c) beoordeling kan rechtspositionele consequenties hebben. 3.
Frequentie 1. Personeelsleden met een benoeming voor onbepaalde tijd worden tenminste eenmaal per drie jaar beoordeeld. 2. Bij wijziging van de aanstelling of van de functie wordt voorafgaande aan die wijziging een beoordeling uitgebracht. 3. Indien de beoordeling van een personeelslid negatief is, maar het bevoegd gezag hieraan (nog) geen rechtspositionele consequenties wenst te verbinden, dient binnen zes maanden opnieuw een beoordeling plaats te vinden.
4.
Relatie voortgangsgesprek en een beoordeling 1. Een beoordeling van een personeelslid vindt niet plaats dan nadat in het beoordelingstijdvak tenminste éénmaal een voortgangsgesprek heeft plaatsgevonden, 2. De formele gesprekspartner niet én het voortgangsgesprek én het eindgesprek voeren vanwege het vertrouwelijke karakter van het voortgangsgesprek.
5.
Procedure 1. De beoordeling wordt opgemaakt door de formele beoordelaar door middel van de invulling van een beoordelingsformulier, waarop de te beoordelen taak- en functieaspecten zijn vermeld. 2. De formele beoordelaar bepaalt tenminste twee weken voorafgaand aan het eindgesprek -in overleg met het betrokken personeelslid- datum en tijdstip van het te voeren beoordelinsgesprek. 3. Het eindgesprek wordt gevoerd aan de hand van het ingevulde beoordelingsformulier. 4. Het personeelslid wordt in de gelegenheid gesteld zijn/haar mening over zijn beoordeling kenbaar te maken, welke mening wordt toegevoegd aan het beoordelingsformulier.
5. Het beoordelingsformulier wordt gedateerd en door het personeelslid getekend en vervolgens door de formele beoordelaar ondertekend, waarna aan het personeelslid een kopie wordt verstrekt. Hierbij kan het personeelslid besluiten het document ‘voor gezien’ of met de opmerking ‘voor akkoord met uitzondering van het onder…gestelde’ te tekenen. 6. Het beoordelingsformulier wordt uiterlijk binnen twee weken na de dagtekening als bedoeld in lid 5 van dit artikel ter formele vaststelling door het bevoegd gezag getekend. 7. Het ondertekende beoordelingsformulier wordt in het personeelsdossier bewaard. 6.
De beoordelingsaspecten
De beoordelingsaspecten van een personeelslid zijn vastgelegd in het beoordelingsformulier onderwijzend en onderwijsondersteunend personeel voortgezet onderwijs. 7.
De formele beoordelaar
De formele gesprekspartner is de leidinggevende van het personeelslid met wie het gesprek wordt gevoerd. 8.
Niet voorziene gevallen
In gevallen waarin deze regeling niet voorziet, beslist het bevoegd gezag.
