Kaartweergave... 4 Zoomen en slepen... 4 Kaarttypen... 4 TomTom-kaart... 5 Kaart op volledig scherm... 5 Zoeken op de kaart... 5

Kaartweergave ....................................................... 4 Zoomen en slepen................................................................................................ 4 Kaarttypen ........................................................................................................... 4 TomTom-kaart ..................................................................................................... 5 Kaart op volledig scherm...................................................................................... 5 Zoeken op de kaart .............................................................................................. 5

Tracking en tracing................................................. 7 Orderstatus volgen............................................................................................... 7 Realtime kaartgegevens ....................................................................................... 7 Voertuigroute....................................................................................................... 7 Positiefilter ........................................................................................................... 8

Opdrachtbeheer...................................................... 9 Opdrachten verzenden ......................................................................................... 9 Aan opdrachten gaan werken .............................................................................. 9 Opdrachtstatus verzenden.................................................................................. 10 Opdrachtopties .................................................................................................. 10 Opdrachtoverzicht.............................................................................................. 10

Slimme opdrachttoewijzing .................................. 12 Adressen op de kaart ......................................................................................... 12 Werkstatus......................................................................................................... 12 Verkeersinformatie ............................................................................................. 12 Snel opdrachten toewijzen aan het dichtstbijzijnde voertuig............................... 13

Communicatie met bestuurder ............................. 14 Een bericht naar een bestuurder sturen .............................................................. 14 Een bericht naar alle of een aantal bestuurders sturen........................................ 14 Tekstberichten verwerken op uw TomTom PRO ................................................. 14 De statusberichten voor de verschillende voertuigen definiëren .......................... 15 Statusberichten gebruiken.................................................................................. 15 Statusberichten doorsturen naar uw e-mailadres ................................................ 16

Eenvoudig voertuigbeheer.................................... 17 Standaard voertuiggegevens toewijzen .............................................................. 17 Voertuigeigenschappen specificeren................................................................... 17 Specificaties naar meerdere voertuigen kopiëren ................................................ 18 Basisinstellingen voor een voertuig configureren ................................................ 18 Statusberichten en orderberichten voor voertuigen configureren........................ 18 Configuraties voor randapparatuur en accessoires.............................................. 19 Voertuigconfiguraties/-instellingen kopiëren naar meerdere voertuigen.............. 19 Eén voertuig toewijzen aan een groep................................................................ 20 Meerdere voertuigen toewijzen aan een groep .................................................. 20 Voertuiggroepen gebruiken................................................................................ 21

Voertuigonderhoud .............................................. 22 Onderhoudsschema's maken.............................................................................. 22 Een onderhoudsschema kopiëren....................................................................... 22 Toezicht houden op onderhoudstaken ............................................................... 23

Gebruikersbeheer in WEBFLEET............................ 24 Gebruikers maken .............................................................................................. 24 Groepen gebruikers............................................................................................ 24 Rechteninstellingen voor rapporten, opdrachten en gebieden ............................ 24 Rechten voor de toegang tot voertuigen, adressen en chauffeurs....................... 25

Managementrapportages ..................................... 26 Over de dashboardweergave.............................................................................. 26 Grafieken configureren....................................................................................... 26 Details van grafieken weergeven ........................................................................ 26 Scrollen op de tijdlijn.......................................................................................... 27 De details weergeven ......................................................................................... 27 Dashboardweergaven afdrukken........................................................................ 28

Werktijden melden ............................................... 29 Een bestuurder maken ....................................................................................... 29 Instellingen voor de TomTom PRO...................................................................... 29 Rapportage aan WEBFLEET ................................................................................ 29

De logboekmodus selecteren ............................................................................. 31 Privé- of zakelijke modus.................................................................................... 31 Logboekrecords beheren ................................................................................... 31

Rapportage .......................................................... 33 De structuur van de rapporten ........................................................................... 33 De weergave Rapporten .................................................................................... 33 Rapporten op aanvraag ..................................................................................... 33 Geplande rapporten in het "Archief" .................................................................. 34 Rapporten beheren - overzicht ........................................................................... 34

Rapporten maken en beheren .............................. 36 De juiste sjabloon kiezen.................................................................................... 36 De bestandsindeling en de lay-out selecteren..................................................... 36 De lay-out van rapporten wijzigen ..................................................................... 36 Grafieken wijzigen ............................................................................................. 37 Tabellen met details wijzigen ............................................................................. 37 De leveringsinstellingen definiëren ..................................................................... 38 Een rapport voltooien ........................................................................................ 38 Rapporten aan gebruikers toewijzen .................................................................. 39

Veiligheid en efficiëntie van uw bestuurder ......... 40 Rijstijl in de bestuurderslijst ................................................................................ 40 De OptiDrive-grafiek .......................................................................................... 40 Meer informatie over de OptiDrive-variabelen .................................................... 40 Pas de OptiDrive-indicator aan ........................................................................... 41 Rapportage over veiligheid en efficiëntie............................................................ 41 Het Dashboard configureren .............................................................................. 42 Gedetailleerde informatie bekijken in het Dashboard ......................................... 42

Tachograafinformatie beheren............................. 44 Het gebruik van Tachograph Manager voorbereiden.......................................... 44 Overzicht van Tachograph Manager................................................................... 44 Bestuurders met tachografen maken in de standaardinterface van WEBFLEET.... 45 Bestuurders maken met behulp van tachograafbestanden ................................. 45 Handmatig bestuurders maken in Tachograph Manager .................................... 46 Bestuurdersgegevens ......................................................................................... 46 Voertuigen maken ............................................................................................. 47 Voertuiggegevens .............................................................................................. 47 Deadlines voor downloads ................................................................................. 48 Landspecifieke deadlines voor downloads.......................................................... 48 Meldingen voor het downloaden van informatie vanaf de bestuurderskaart of de massaopslag ...................................................................................................... 49 Tachograafinformatie handmatig uploaden........................................................ 49 Afzonderlijke bestanden downloaden ................................................................ 50 Meerdere bestanden naar een e-mailadres verzenden........................................ 50 Rapporten over rijtijden en rustperiodes............................................................. 51 Rapporten over sociale overtredingen ................................................................ 51 Diepgaande analyse van activiteiten van bestuurders en voertuigen ................... 52 Verslag van bestuurdersactiviteiten .................................................................... 52

Restende rijtijd ..................................................... 54 Dagelijks resterende rijtijden in de kaartweergave .............................................. 54 Meldingen over sociale overtredingen................................................................ 54 Wekelijks resterende rijtijden in de chauffeursweergave..................................... 54

Adressenbeheer ................................................... 56 Adressen maken ................................................................................................ 56 Adressen in groepen beheren. ........................................................................... 56 Adressen in de kaart tonen ................................................................................ 57 Stilstand op een adres........................................................................................ 57

Gebieden gebruiken ............................................. 58 Overzicht van gebieden...................................................................................... 58 Vierkante en ronde gebieden maken.................................................................. 58 Veelhoekige gebieden maken ............................................................................ 59 Een gebied in de vorm van een corridor ............................................................. 59 Extra functies van gebieden ............................................................................... 59 Meldingen voor gebieden inplannen. ................................................................. 60 Voertuigen aan gebieden toewijzen ................................................................... 60

Logboek ............................................................... 31

| 2

Accountinstellingen .............................................. 62 Overzicht van instellingen................................................................................... 62 Gebruikerspecifieke accountinstellingen ............................................................. 62 Accountinstellingen............................................................................................ 62 Adreskleuren labelen.......................................................................................... 63 Status- en orderberichten definiëren .................................................................. 63 De workflow voor orders aanpassen .................................................................. 64 Instellingen voor rapportage .............................................................................. 64

3 |

Kaartweergave Kaartweergave

WEBFLEET biedt verschillende typen kaarten. In dit hoofdstuk leert u meer over hoe u met de kaart kunt werken, welke typen kaarten beschikbaar zijn in WEBFLEET en welke informatie door de verschillende typen kaarten wordt geboden.

Zoomen en slepen Als u WEBFLEET opent, ziet u de kaart met alle voertuigen in de groep voertuigen die op dit moment is geselecteerd. U kunt heel gemakkelijk inzoomen op de kaart. Gebruik gewoon uw muiswiel of de zoomniveaukeuzehulp rechtsboven op de kaart. Als u op de linkermuisknop drukt, kunt u de kaart in elke willekeurige richting slepen zodat u bepaalde voertuigen kunt volgen.

Druk op de linkermuisknop en sleep de kaart naar de beste positie. Als u wilt inzoomen op de kaart, gebruik dan het muiswiel of pas de weergave aan tot het gewenste zoomniveau.

Kaarttypen WEBFLEET biedt de volgende kaarttypen om uw voertuigen en opdrachten weer te geven: TomTom-kaart met actuele verkeersinformatie, Google-kaart en satellietkaart. Klik voor het meest realistische overzicht van uw voertuigen op de knop Satelliet linksboven op de kaart.

Klik op de knop Satelliet voor het meest realistische overzicht van de locatie van de voertuigen.

Kaartweergave | 4

TomTom-kaart De TomTom-kaart geeft actuele verkeersinformatie weer met files, wegwerkzaamheden en mogelijke vertragingen. Om vertragingen in uw service te voorkomen, kunt u opdrachten toewijzen aan de bestuurder die de beste positie heeft ten opzichte van de opdracht.

Bekijk actuele verkeersinformatie op de TomTom-kaart.

Kaart op volledig scherm Een functie die op alle kaarten wordt ondersteund, is de mogelijkheid om de kaart te vergroten tot het volledige scherm. Hierdoor krijgt u het beste overzicht van uw wagenpark en de bewegingen van de voertuigen. Klik op het navigatorpictogram onder de indicatie voor het zoomniveau om de kaart op volledig scherm weer te geven. Klik er nog een keer op om terug te keren naar de kaartweergave met de lijst met voertuigen aan de zijkant.

Vergroot de kaart tot volledig scherm om meer van uw voertuigen te zien.

Zoeken op de kaart De WEBFLEET-kaart bevat een krachtige, uitgebreide zoekfunctie om voertuigen, adressen, plaatsen en gebieden en alle voertuigen op een adres of bij een plaats te vinden die past bij het zoekwoord dat u hebt ingevoerd. Klik op de knop Zoek met het vergrootglaspictogram rechtsboven op de kaart en voer uw zoekwoord in. Druk vervolgens op Enter op het toetsenbord. De lijst met zoekresultaten geeft alle passende resultaten per categorie. U kunt ook naar een specifiek adres zoeken. Klik op de knop Zoek stad

Kaartweergave | 5

met het huispictogram, rechtsboven op de kaart. Voer de adresgegevens in, selecteer het land en klik op Zoek. Alle zoekresultaten worden in een lijst of op de kaart weergegeven.

Zoek op de kaart naar voertuigen, adressen en plaatsen. Zoek een specifiek adres op de kaart met Zoek stad.

Kaartweergave | 6

Tracking en tracing Tracking en tracing

In dit hoofdstuk leert u hoe een overzicht met alle orders van alle voertuigen weergeeft en hoe u op elk moment kunt zien waar uw voertuigen zich bevinden.

Orderstatus volgen WEBFLEET biedt eenvoudig een up-to-date overzicht van de status van alle orders die aan uw voertuigen zijn toegewezen. U kunt een filter instellen om de selectie te verfijnen. De orders kunnen afzonderlijk of gezamenlijk worden gefilterd op voertuiggroep, afzonderlijke voertuigen, status en tijdperiode. Deze filters kunnen worden uitgebreid met een filter waarin u zelf tekst kunt invoeren. Klik op 'Orders' in het bovenste menu om de lijst met orders weer te geven. Om de verschillende filters toe te passen, selecteert u de relevante informatie in de vervolgkeuzemenu's en voert u de gewenste tekst in het tekstvak in. Tijdens het selecteren en invullen van de filters wordt de lijst automatisch aangepast.

U kunt de status van alle orders die aan uw voertuigen zijn toegewezen volgen met behulp van meerdere filters.

Realtime kaartgegevens De positie van elk voertuig wordt met WEBFLEET om de tien seconden geregistreerd. Deze posities worden iedere minuut naar WEBFLEET verzonden. Dit betekent dat u uw wagenpark in het oog kunt houden en voertuigbewegingen in realtime kunt volgen op de kaart.

De meest recente posities van al uw voertuigen worden automatisch op de kaart weergegeven.

Voertuigroute De informatie over al uw voertuigen die door WEBFLEET is opgeslagen, wordt gedurende 90 dagen bewaard. Zodoende kunt u altijd eenvoudig controleren waar uw voertuigen de afgelopen 90 dagen zijn geweest. Met WEBFLEET kunt u de route van een voertuig voor één dag of voor een periode van een paar uur tot maximaal zeven dagen bekijken. Om de route van een voertuig te bekijken, opent u het vak met voertuiggegevens op de kaart en klikt u op 'Route'. Selecteer een dag of een begin- en einddatum. De route op de kaart laat informatie zien zoals ritgebeurtenissen, stilstand met bijbehorende informatie zoals positie, begin- en eindtijd, en de algehele duur van de stilstand. Als u met de muisaanwijzer over de route beweegt, verschijnt er een tag met de huidige tijd en snelheid van de desbetreffende voertuigpositie. Het voertuigvak geeft voor de huidige order informatie weer over de status, de bestemming, de verwachte

Tracking en tracing | 7

aankomsttijd en het tijdstip van de laatste positie-update. U kunt ook de richting bekijken waarin het voertuig reed en de meest recente positie.

Bekijk de route van een voertuig voor één dag of voor een periode van een paar uur tot maximaal zeven dagen. Ontvang meer gedetailleerde informatie over snelheid, stilstand enz. van de route. Het vak met voertuiginformatie geeft voor de huidige order informatie weer over de status, de bestemming, de verwachte aankomsttijd enz.

Positiefilter Stel een tijdfilter in om de ritgegevens voor uw voertuigen te bekijken in de lijstweergave. Om deze functie te activeren, klikt u op 'Details' in het voertuiginformatievak en klikt u vervolgens onder 'Posities' op 'Ritten'. Gebruik voor meer specifieke invoer het vervolgkeuzevak en voer uw zoekopdracht in het dialoogvak 'Filter' in.

Gebruik filters om de lijstweergave aan te passen bij het zoeken naar ritgegevens voor uw voertuigen.

Tracking en tracing | 8

Opdrachtbeheer Opdrachtbeheer

In dit hoofdstuk vindt u informatie over hoe u opdrachten met bestemmingsadressen kunt verzenden naar uw medewerkers op de weg, over hoe uw bestuurders aan dergelijke opdrachten werken en hoe u de meest recente status van de opdracht kunt bekijken.

Opdrachten verzenden Met WEBFLEET kunt u eenvoudig opdrachten naar uw voertuigen verzenden. Klik op het voertuig op de kaart en klik vervolgens op "Verzend". Selecteer "Verzend opdracht" en vervolgens het type opdracht. U hebt de keuze uit levering, afhalen en serviceopdracht. Voer een opdracht ID in en voeg een opdrachttekst toe. U kunt ook de uitvoeringsdatum, de gewenste aankomsttijd en een bepaalde tolerantie instellen. U voegt het adres van de bestemming toe door het handmatig in te voeren of door uw eigen lijst met vooraf gedefinieerde adressen te gebruiken. U kunt bovendien de naam en het telefoonnummer van de contactpersoon aan de opdracht toevoegen zodat uw bestuurder van alles op de hoogte is.

Verzend leveringen, afhaalmomenten en serviceopdrachten met slechts een paar klikken naar uw voertuigen.

Aan opdrachten gaan werken Direct nadat u de opdracht hebt verzonden, ontvangt de medewerker op de weg de instructies op zijn TomTom PRO. Het pictogram "Opdrachten" op het WEBFLEET-scherm op de TomTom PRO laat de bestuurder het aantal net ontvangen opdrachten zien. Tik op dit pictogram om de lijst met opdrachten op te halen. Selecteer de nieuwe opdracht uit de lijst. Nieuwe opdrachten worden aangegeven met een pijl. Om de opdracht te weigeren, tikt u eerst op de knop "Opties" en vervolgens op "Wijs opdracht af". Om aan de opdracht te gaan werken, tikt u op "Accepteer" en vervolgens op "Start". U wordt nu gevraagd om de navigatie naar de opdrachtbestemming te starten. Nadat u op "Rijd" hebt getikt, wordt de route berekend en wordt de navigatie naar de opdrachtbestemming gestart.

Begin met opdrachten en navigeer naar de opdrachtbestemming door gewoon op het scherm te tikken.

Opdrachtbeheer | 9

Opdrachtstatus verzenden Met de TomTom PRO kunt u de huidige status van de opdracht eenvoudig aan het kantoor melden door op het opdrachtstatuspictogram op het WEBFLEET-scherm te tikken. Om een nieuwe opdrachtstatus aan het kantoor te melden, tikt u op "Volgende stap".

Meld de huidige opdrachtstatus aan het kantoor en bespaar tijd.

Opdrachtopties De WEBFLEET-functies op uw TomTom PRO bieden diverse opdrachtgerelateerde opties zoals het annuleren of uitstellen van de opdracht. U kunt ook de opdrachtgeschiedenis weergeven met de acties die u hebt gemeld en de tijd waarop u ze aan het kantoor hebt gemeld. Tik op de knop "Opties" om de opdrachtgerelateerde opties weer te geven.

Annuleer of stel opdrachten uit, of geef de opdrachtgeschiedenis weer met behulp van opdrachtopties.

Opdrachtoverzicht Klik op de knop "Details" om de huidige status van de opdrachten van uw bestuurder weer te geven in het objectvak. Rechts worden alle opdrachten (actief en uitgesteld) weergegeven. Klik op de knop "Opdrachten" om meer details van een opdracht te bekijken. Er wordt een lijst met alle opdrachten weergegeven. U kunt verschillende filters instellen, zoals op groep, voertuig, status, tijd en vrije tekst. Selecteer een opdracht uit de lijst door op de opdracht te klikken. Rechts wordt de opdrachtinformatie weergegeven. Hier kunt u de opdracht bewerken (in het geval dat de omstandigheden zijn veranderd) en

Opdrachtbeheer | 10

de workflow van de opdracht en de locatie op de kaart bekijken. U kunt deze opdracht ook annuleren. Op dit scherm kunt u tevens een nieuwe opdracht naar een van uw voertuigen verzenden.

Bekijk de huidige status en meer details over de opdrachten van de bestuurder. Stel verschillende filters in om de lijstweergave te optimaliseren. Bekijk alle opdrachtgegevens. Bewerk de opdracht, bekijk de workflow en de locatie op de kaart of maak nieuwe opdrachten.

Opdrachtbeheer | 11

Slimme opdrachttoewijzing Slimme opdrachttoewijzing

Wijs op slimme manier opdrachten toe op basis van realtime informatie, variërend van beschikbaarheid van de bestuurder en het dichtstbijzijnde voertuig tot verkeersinformatie op de route. Dit hoofdstuk laat zien hoe u vertraging kunt voorkomen en hoe uw wagenpark files kan vermijden.

Adressen op de kaart Om naar een bestemming op de kaart te zoeken, klikt u op het adrespictogram in de rechterbovenhoek van de kaart en voert u de adresgegevens in. Vervolgens drukt u op "Zoek". Het adres verschijnt direct op de kaart met een label. Wanneer u de muis boven de adreslabel plaatst, verschijnt een informatievenster met de optie het adres toe te voegen aan uw adreslijst of een opdracht te maken (zie stap "Snel opdrachten toewijzen aan het dichtstbijzijnde voertuig").

Gemakkelijk naar adressen op de kaart zoeken. Voeg het adres toe aan uw adreslijst. Verzend een opdracht met deze bestemming naar een voertuig.

Werkstatus Om te zien of uw voertuigen beschikbaar zijn voor nieuwe opdrachten, zijn alle voertuigen voorzien van een werkstatuspictogram. Groen betekent "Voertuig is beschikbaar...", geel betekent "Voertuig is bezig..." en grijs betekent "Voertuig is niet beschikbaar...". Voor meer informatie over een geselecteerde opdracht klikt u op "Details" en "Opdrachten". De huidige opdrachtstatus wordt weergegeven. Om te zien hoeveel andere lopende opdrachten zijn toegewezen aan dit voertuig, klikt u op de knop "Opdrachten" en stelt u de status en het tijdfilter in. De lijst met opdrachten wordt gefilterd.

Controleer welk voertuig momenteel beschikbaar is. Bekijk meer informatie over de huidige opdracht van uw voertuig. Zie welke andere opdrachten zijn toegewezen aan dit voertuig.

Verkeersinformatie Door files, wegwerkzaamheden enz. heeft het dichtstbijzijnde voertuig mogelijk meer tijd nodig om op de bestemming van de opdracht aan te komen dan een ander. Om verkeersinformatie op de kaart te zien, activeert u de verkeersinformatieweergave door in de linkerbovenhoek van de kaart op de "TomTom"-

Slimme opdrachttoewijzing | 12

knop te klikken. Vervolgens klikt u op het pictogram kaartinstellingen in de rechterbovenhoek van de kaart en vinkt u "Verkeersinformatie" aan.

Activeer verkeersinformatie op uw kaart om te zien welk voertuig het beste gepositioneerd is voor een klus. Klik op de informatievakjes voor meer informatie.

Snel opdrachten toewijzen aan het dichtstbijzijnde voertuig De gemakkelijkste manier om een opdrachttoe te wijzen aan het best gepositioneerde voertuig is een nieuwe opdracht te maken. Hier kunt u het bestemmingsadres voor die opdracht opgeven. Met behulp van dat adres maakt WEBFLEET een lijst van de voertuigen, gesorteerd op beschikbaarheid en geschatte reistijd. Er wordt rekening gehouden met verkeersinformatie en de daadwerkelijke afstand. Ga naar "Opdrachten" in het hoofdmenu. Klik op "Nieuw" aan de rechterzijde om een opdracht te maken. Voer alle opdrachtgegevens in. Selecteer het adres. Voor het best gepositioneerde voertuig klikt u op "Suggesties van TomTom". WEBFLEET toont u een lijst van de voertuigen, gesorteerd op beschikbaarheid en geschatte reistijd. Selecteer het gewenste voertuig. Druk op "Sla op" en vervolgens op "Verzend opdracht".

Open het venster "Verzend opdracht" om uw opdracht gemakkelijk toe te wijzen aan het best gepositioneerde voertuig, voorgesteld door TomTom op basis van verkeersinformatie en de daadwerkelijke afstand.

Slimme opdrachttoewijzing | 13

Communicatie met bestuurder Communicatie met bestuurder

Naast het verzenden van opdrachten, zijn er diverse manieren om met uw bestuurders te communiceren. Dit hoofdstuk beschrijft hoe u berichten naar uw bestuurders kunt sturen en hoe zij berichten kunnen beantwoorden. WEBFLEET kan berichten van uw bestuurders tevens doorsturen naar uw e-mailadres voor optimale communicatie.

Een bericht naar een bestuurder sturen Om een tekstbericht naar een van uw bestuurders te sturen, klikt u op de knop "Verzend" in het bijbehorende objectvak en voert u uw tekstbericht in.

Stuur een tekstbericht naar een van uw bestuurders.

Een bericht naar alle of een aantal bestuurders sturen U kunt één tekstbericht naar alle of een paar van uw bestuurders tegelijk sturen. Hiermee spaart u tijd uit en kunt u uw workflow verbeteren. U selecteert voertuigen door eerst in het bovenste menu op "Voertuigen" te klikken en vervolgens op de bijbehorende voertuigen te klikken terwijl u de Ctrl-toets ingedrukt houdt. Om alle voertuigen te selecteren, drukt u de Ctrl- en A-toets op uw toetsenbord tegelijk in of klikt u op de knop "Alles" in het gedeelte rechtsonder aan het scherm. Rechtsbovenaan wordt een bericht weergegeven met de lijst met ontvangers. Voer uw bericht in en klik op "Verzend" om het bericht naar de geselecteerde voertuigen te verzenden.

Om een tekstbericht naar meerdere voertuigen tegelijk te sturen, selecteert u de voertuigen door tegelijkertijd op de Ctrl-toets en de linkermuisknop te drukken. Om alle voertuigen te selecteren, drukt u op Ctrl en A of klikt u op "Alles".

Tekstberichten verwerken op uw TomTom PRO De bestuurder krijgt een melding wanneer er een nieuw bericht is ontvangen door middel van een signaal en het pictogram "Berichten" op het WEBFLEET-scherm dat het aantal nieuwe berichten aangeeft. Wanneer de bestuurder op het pictogram Berichten tikt, kan hij het bericht lezen. Er wordt automatisch een bericht verzonden naar WEBFLEET dat het bericht is ontvangen en is gelezen door de bestuurder. Bestuurders kunnen vanuit TomTom PRO uiteraard ook tekstberichten naar het centrum sturen. Om dat te

Communicatie met bestuurder | 14

doen, moeten ze op "Nieuw bericht" tikken. Ze kunnen vervolgens een bericht invoeren en op "Verzend" tikken.

WEBFLEET wordt automatisch geïnformeerd dat het bericht is gelezen. Stuur gratis tekstberichten via TomTom PRO naar WEBFLEET.

De statusberichten voor de verschillende voertuigen definiëren Met WEBFLEET kunt u statusberichten en opdrachtgerelateerde statusberichten voor uw voertuigen definiëren. Deze berichten dragen bij aan een betere communicatie tussen de bestuurder en het centrum (zo kunnen bij bepaalde telkens terugkerende gebeurtenissen statische berichten worden gebruikt). Om statusberichten voor een object te definiëren, klikt u op "Details" en vervolgens op "Configureer" bij "Contract/Apparaat". Klik op "Statusberichten" en voer het statusbericht in. U kunt een waarschuwingstype selecteren voor bepaalde berichtfuncties zoals het doorsturen van e-mail.

Definieer statusberichten gewoon met behulp van bepaalde waarschuwingstypen voor uw voertuig. U kunt tevens opdrachtgerelateerde statusberichten definiëren.

Statusberichten gebruiken De bestuurder selecteert gewoon het statusbericht dat hij zou willen verzenden en kan er zelf voor kiezen of hij wel of geen tekst toevoegt voordat het bericht wordt verzonden. Open het menu "Berichten", tik op


"Nieuw bericht" en vervolgens op "Sjablonen". Kies een sjabloon uit de lijst. Om tekst toe te voegen aan het statusbericht tikt u op de toetsenbordknop en voert u uw tekst in. Tik vervolgens op "Verzend".

Verzend moeiteloos statusberichten naar het centrum. Indien nodig kunt u gewoon vrije tekst toevoegen aan het vooraf ingestelde statusbericht.

Statusberichten doorsturen naar uw e-mailadres U kunt een statusbericht doorsturen naar uw e-mailadres. U doet dit door het waarschuwingsniveau per voertuig (object) te selecteren en vervolgens het e-mailadres te selecteren waarnaar u het bericht wilt doorsturen. Klik in het menu bovenaan op "Meer" en selecteer "Meldingen/Opties". Klik rechts op "Nieuw" om een nieuwe regel te maken of op "Bewerken" om een bestaande regel te wijzigen. Selecteer het type melding dat u wilt doorsturen naar het e-mailadres. U kunt verschillende typen tegelijk aanvinken. Selecteer de groep en/of het voertuig waarvan deze meldingen moeten worden doorgestuurd. Voer de naam van de ontvanger en het bijbehorende e-mailadres in en klik op "Sla op".

Stuur statusberichten door naar uw e-mailadres. Selecteer het waarschuwingsniveau per voertuig en het bijbehorende emailadres. Selecteer de voertuigen waarvan de meldingen moeten worden doorgestuurd.


Eenvoudig voertuigbeheer Eenvoudig voertuigbeheer

WEBFLEET helpt u uw wagenpark efficiënt te beheren. In dit hoofdstuk vindt u nuttige informatie over het vaststellen van de standaard voertuiggegevens en -specificaties, hoe u de in uw voertuigen geïnstalleerde hardware configureert voor rapportage aan WEBFLEET zoals u dat wilt en hoe u uw account instelt voor een aangepast overzicht van uw wagenpark volgens uw vereisten.

Standaard voertuiggegevens toewijzen Wanneer u nieuwe voertuigen hebt toegevoegd aan uw WEBFLEET-account, worden deze weergegeven met een automatisch toegewezen naam en standaardgegevens. WEBFLEET laat u deze gegevens, bijvoorbeeld voor de kentekenplaat en kilometerteller, gemakkelijk bewerken. Klik op "Voertuigen" in het hoofdmenu en selecteer vervolgens het voertuig in de lijst. Open het gedeelte "Voertuiggegevens" in het detailvenster en klik op "Bewerken". Er verschijnt een pop-upvenster. Op het tabblad "Voertuiggegevens" kunt u een pictogram en een kleur voor uw voertuig/voertuigtype selecteren in de vervolgkeuzelijst. Hier kunt u een ID en beschrijving opgeven. Deze worden gebruikt om het voertuig te classificeren in WEBFLEET. Daarnaast kunt u de huidige kilometerteller van het voertuig opgeven, een beschrijving toevoegen en de kentekenplaat en datum van registratie opgeven. U kunt ook instellingen opgeven voor het brandstofverbruik en voor rapporten over snelheidsovertredingen.

Bewerk de gegevens van uw voertuigen en pas het scherm aan.

Voertuigeigenschappen specificeren U kunt eenvoudig alle relevante specificaties van uw voertuig selecteren en toewijzen zoals aangegeven door de fabrikant, bijvoorbeeld gewicht, afmetingen en brandstofverbruik. U hoeft de registratiedocumenten van uw voertuig er dus niet langer op na te slaan om alles te vinden. Met een paar muisklikken, en wat bladeren en filteren kunt u de relevante gegevens ophalen uit de WEBFLEET-database. U kunt ook ontbrekende informatie toevoegen die specifiek is voor uw voertuig. U kunt de voertuigspecificaties voor één voertuig definiëren door het voertuig te selecteren. Ga in het detailvenster naar het gedeelte "Voertuiggegevens" en klik op "Bewerken". Klik op het tabblad "Voertuigspecificaties" op "Specificeren". Gebruik de filters of blader om het merk, de uitvoering enz. te zoeken. Selecteer uw voertuig in de lijst en klik op "Selecteren". U kunt ontbrekende gegevens in de lege velden typen.

Selecteer voertuigspecificaties zoals aangegeven door de fabrikant, bijvoorbeeld breedte, hoogte, gewicht en meer, en wijs deze toe.

Eenvoudig voertuigbeheer | 17

Specificaties naar meerdere voertuigen kopiëren Wanneer u meerdere voertuigen van hetzelfde merk en hetzelfde model hebt die dezelfde specificaties hebben, hoeft u alleen de voertuigspecificaties van één voertuig te selecteren en aan te passen. Nadat u dit nauwkeurig hebt gedaan, kunt u de specificaties naar de andere voertuigen kopiëren. Houd de Ctrltoets ingedrukt en klik in de "Voertuigen"-weergave op de voertuigen in de lijst met voertuigen van dezelfde uitvoering waarnaar u de specificaties wilt kopiëren. Klik in het detailvenster op "Specificaties". Blader naar het voertuig waarvan u de specificaties wilt kopiëren en klik op "Kopiëren". Zorg ervoor dat u de specificaties voor dit voertuig hebt ingevoerd voordat u ze kopieert.

Kopieer met een paar muisklikken voertuigspecificaties van één voertuig naar meerdere voertuigen van hetzelfde merk en dezelfde uitvoering.

Basisinstellingen voor een voertuig configureren Het is nuttig om de basisinstellingen voor uw voertuigen te configureren. Zo kunt u deze laten rapporteren zoals u dat wilt, uw personeel ritmodi en werktijden laten rapporteren en veel meer. Om de basisinstellingen voor uw voertuig te configureren, selecteert u een voertuig in de weergave Voertuigen. Open in het detailvenster het gedeelte "Contract/Apparaat" en klik op "Configureren". Als de Driver Terminal in uw voertuig is geïnstalleerd, kunt u verschillende aanpassingen voor het gebruik van de Driver Terminal doorvoeren. Zo kunt u instellen dat de bestuurder zich moet identificeren, of logboek of werktijdenregistratie activeren op de Driver Terminal. Daarnaast kunt u het rapportage-gedrag van de LINK, zoals stilstanden ritherkenning, selecteren en aanpassen. Hier kunt u tijdstippen instellen waarop uw LINK-systeem tijdelijk ontwaakt vanuit de slaapstand. U kunt bovendien de WEBFLEET-bestuurderslijst naar de Driver Terminal verzenden zodat beide kunnen worden gesynchroniseerd. Als u de aanpassingen hebt doorgevoerd, klikt u op "Opslaan".

Configureer de basisinstellingen voor de geïnstalleerde hardware in uw voertuigen, zoals de Driver Terminal en LINK-systemen.

Statusberichten en orderberichten voor voertuigen configureren U kunt algemene statusberichten en orderspecifieke berichten opgeven die uw bestuurders kunnen gebruiken bij het rapporteren van gebeurtenissen met de Driver Terminal. Selecteer een voertuig, ga naar "Contract/Apparaat" in het detailvenster en klik op "Configureren". Op het tabblad "Statusberichten" kunt u maximaal vijftien algemene berichtteksten invoeren die worden overgedragen naar de Driver Terminals Eenvoudig voertuigbeheer | 18

van uw bestuurders. Op het tabblad "Orderberichten" kunt u maximaal vijftien statusberichten maken die uw bestuurders uit de lijst kunnen selecteren om aan kantoor te rapporteren wanneer ze met een order bezig zijn. Of deze berichten kunnen worden doorgestuurd naar uw e-mail, is afhankelijk van het type melding dat u per bericht hebt geselecteerd en van de manier waarop u de meldingen hebt aangepast. Typ het bericht in de velden en selecteer een type melding. Voordat u naar een ander tabblad gaat of het venster sluit, klikt u op "Opslaan" om uw berichten op te slaan.

Geef algemene statusberichten en orderspecifieke berichten op die uw bestuurders kunnen gebruiken bij het rapporteren van gebeurtenissen met hun Driver Terminal.

Configuraties voor randapparatuur en accessoires Met WEBFLEET kunt u meerdere verschillende instellingen opgeven voor randapparatuur en accessoires. Selecteer een voertuig, ga naar "Contract/Apparaat" in het detailvenster en klik op "Configureren". Op het tabblad "Ingang" of "Ingangen/Uitgangen" kunt u selecteren waarvoor de interfaces worden gebruikt. De beschikbaarheid van in- en uitgangen is afhankelijk van het systeem dat in het voertuig is geïnstalleerd. Als u een Remote LINK of een TomTom LINK 105 hebt die u wilt verbinden met uw LINK, kunt u deze aangeven op het tabblad "Accessoires". De LINK maakt dan verbinding met deze apparaten.

Bepaal waarvoor de in- en uitgangen van uw LINK moeten worden gebruikt. Geef aan welke Bluetooth-accessoires verbinding mogen maken met de LINK die in het voertuig is geïnstalleerd.

Voertuigconfiguraties/-instellingen kopiëren naar meerdere voertuigen U kunt ervoor zorgen dat alle voertuigen waarin dezelfde TomTom Telematics-hardware is geïnstalleerd op dezelfde manier informatie naar WEBFLEET verzenden, door alle basisinstellingen en configuraties van één voertuig te kopiëren naar meerdere andere voertuigen. Dit geldt bijvoorbeeld voor status- en orderberichten, ritrapportage en stilstandherkenning. Pas de instellingen voor één voertuig aan en gebruik ze als referentie voor andere voertuigen. Zorg ervoor dat alles is zoals u het wilt. Gebruik de Ctrl-toets en de linkermuisknop en selecteer in de Voertuigen-weergave de voertuigen die zijn uitgerust met dezelfde hardware in de lijst met voertuigen waarnaar u de instellingen wilt kopiëren. Ga in het detailvenster naar het gedeelte "Contract/Apparaat" en klik op "Configureren". Blader naar het voertuig waarvan u de instellingen wilt kopiëren. WEBFLEET laat het aantal geselecteerde voertuigen zien waarnaar de instellingen kunnen worden gekopieerd. Dit aantal kan variëren als u voertuigen hebt geselecteerd waarin andere hardware is geïnstalleerd. Klik op "Kopiëren". Er wordt een pop-upvenster weergegeven met het


tabblad "Basisinstellingen". Hier wordt u gevraagd te bevestigen dat u de instellingen in één keer wilt kopiëren naar de geselecteerde voertuigen. Klik op "Meerdere selecties kopiëren".

Zorg ervoor dat alle voertuigen waarin dezelfde hardware is geïnstalleerd op dezelfde manier informatie naar WEBFLEET verzenden, door alle basisinstellingen en configuraties van één voertuig te kopiëren naar meerdere andere voertuigen. Dit geldt bijvoorbeeld voor status- en orderberichten, ritrapportage en stilstandherkenning.

Eén voertuig toewijzen aan een groep Nadat u alle relevante voertuiggegevens hebt toegewezen, kunt u dit voertuig in een paar stappen toewijzen aan een of meerdere groepen. Selecteer het tabblad "Groepen" en selecteer de groep(en) waaraan u het desbetreffende voertuig wilt toewijzen. Als er geen groepen zijn, klikt u op "Nieuwe groep" rechtsonder op het scherm. U kunt de naam van bestaande groepen wijzigen door te klikken op de actieknop "…" en de groepsnaam te bewerken. Klik op de actieknop "X" om groepen te verwijderen. Als deze groep voertuigen bevat die niet ook zijn toegewezen aan een andere groep, worden deze voertuigen automatisch gegroepeerd in de groep met de naam "Niet toegewezen".

Wijs een voertuig toe aan een of meerdere groepen. Maak eenvoudig nieuwe groepen.

Meerdere voertuigen toewijzen aan een groep Met WEBFLEET kunt u gemakkelijk meerdere voertuigen toewijzen aan een nieuwe of bestaande groep. Houd de Ctrl-toets ingedrukt en klik op de voertuigen die u wilt groeperen. Als u alle groepen wilt selecteren, drukt u tegelijkertijd op de Ctrl- en A-toets. Rechts op het scherm worden onder Groepen de verschillende voertuignummers en het aantal geselecteerde voertuigen weergegeven. U wijst de geselecteerde voertuigen toe aan een bestaande groep door de groep te selecteren in de vervolgkeuzelijst en te klikken op "Toewijzen". Als u de voertuigen wilt toewijzen aan een nieuwe groep, typt u een naam


voor de groep in het tekstveld en klikt u vervolgens op "Maken". Selecteer de groep in de vervolgkeuzelijst en klik op "Toewijzen".

Wijs meerdere voertuigen toe aan één groep. Wijs meerdere voertuigen toe aan een groep die u speciaal maakt voor deze voertuigen.

Voertuiggroepen gebruiken U kunt groepen gebruiken als een filterinstelling voor rapporten, berichten, orders enz., maar groepen zijn ook erg handig wanneer u een overzicht van uw wagenpark op de kaart wilt weergeven. Wanneer u namelijk een groep selecteert, worden direct alleen de voertuigen die deel uitmaken van deze groep op de kaart weergegeven.

Gebruik voertuiggroepen om uw voertuigen op de kaart weer te geven.


Voertuigonderhoud Voertuigonderhoud

Met WEBFLEET kunt u onderhoudstaken voor uw voertuigen plannen en de onderhoudsintervallen volgen. U kunt eenmalige onderhoudstaken maken en onderhoudstaken maken die na een bepaald aantal gereden kilometers of na een tijdsinterval opnieuw moeten worden uitgevoerd. Met WEBFLEET ontvangt u automatisch een melding wanneer een onderhoudstaak moet worden uitgevoerd, zodat u een goed overzicht hebt van het voertuigonderhoud en daarmee de waarde van uw wagenpark kunt handhaven.

Onderhoudsschema's maken Als u een onderhoudsschema wilt maken, selecteer dan het gewenste voertuig op de kaart of in het detailvenster rechts op het scherm. Klik in het gedeelte "Onderhoudstaken" op "Maken". Selecteer in het nieuwe venster het tabblad "Onderhoud" en klik op "Nieuw". Selecteer een pictogram, voer een naam en een beschrijving van de onderhoudstaak in en geef de geplande datum voor de onderhoudstaak op. Geef in "Onderhoudstaakregel" op of u een herhaalde taak of een eenmalig taak wilt maken. Als de onderhoudstaak herhaaldelijk moet worden uitgevoerd, voer dan een tijdsinterval of een afgelegde afstand tussen de taken in. Selecteer of de taak moet worden herhaald na een vast interval of nadat de taak is gemarkeerd als voltooid. U kunt ook instellen wanneer er in WEBFLEET een automatische herinnering wordt weergegeven (in de vorm van een gekleurd gereedschapspictogram rechtsboven in het hoofdmenu). Klik op "Opslaan" om uw nieuwe onderhoudsschema op te slaan.

Maak een onderhoudsschema, bepaal de datums waarop en de intervallen waarna de taak moet worden uitgevoerd en stel een herinnering in.

Een onderhoudsschema kopiëren Nadat u een onderhoudsschema voor een voertuig hebt gemaakt, kunt u het naar andere voertuigen kopiëren. Selecteer het gewenste onderhoudsschema in de lijst met onderhoudsschema's voor uw voertuig en klik op "Kopiëren". Selecteer een voertuig in de lijst. U kunt de beschrijving van het schema bewerken, evenals de datum waarop of het aantal gereden kilometers waarna het onderhoud voor het eerst moet worden uitgevoerd voor het geselecteerde voertuig. Klik op "Bewerken" om het schema te bewerken. Klik op "Toepassen" om uw wijzigingen voor dat specifieke voertuig op te slaan. Nadat u de datum en/of het aantal gereden kilometers hebt gewijzigd voor elk voertuig waarnaar u het schema wilt kopiëren, houdt u de Ctrl-toets ingedrukt en selecteert u de gewenste voertuigen. Als u alle voertuigen in de lijst wilt selecteren, klik dan op "Alle". Klik op "Opslaan" om de taak naar de geselecteerde voertuigen te kopiëren.

Kopieer onderhoudstaken naar een of meerdere voertuigen.

Voertuigonderhoud | 22

Toezicht houden op onderhoudstaken Wanneer in WEBFLEET een onderhoudstaak is gemaakt, wordt rechtsboven in het hoofdmenu een geel gereedschapspictogram weergegeven wanneer de taak moet worden uitgevoerd. Bij achterstallige onderhoudstaken is het gereedschapspictogram rood. U kunt de lijst met onderhoudstaken bekijken door te klikken op het gereedschapspictogram of op "Meer..." in het hoofdmenu, en vervolgens "Onderhoud" te selecteren in de lijst. In de lijst worden open en voltooide onderhoudstaken weergegeven op basis van de status en de datum waarop de taak moet worden uitgevoerd. U kunt de lijst filteren op voertuiggroepen, afzonderlijke voertuigen en open, achterstallige en voltooide onderhoudstaken. Met het pictogram in de eerste kolom krijgt u snel een overzicht van de status van uw onderhoudstaken. Selecteer een onderhoudstaak in de lijst om deze te lezen. Als u een bestuurder op de hoogte wilt brengen van de uit te voeren onderhoudswerkzaamheden, kunt u hem of haar een bericht sturen door te klikken op "Bericht verzenden". Klik op "Als gelezen markeren" om te bevestigen dat de taak is gelezen. Wanneer de onderhoudstaak is voltooid, selecteert u de taak in de lijst en klikt u op "Voltooid". Klik op "Verwijderen" als u de onderhoudstaak uit de lijst wilt verwijderen.

Bekijk een overzicht van alle open en voltooide onderhoudstaken, licht uw bestuurders in en verwerk de taken.

Voertuigonderhoud | 23

Gebruikersbeheer in WEBFLEET Gebruikersbeheer in WEBFLEET

Met WEBFLEET gebruikersbeheer kunt u werknemers, business partners of klanten toegang tot WEBFLEET geven. In dit hoofdstuk leert u hoe u gebruikers met verschillende profielen in WEBFLEET kunt maken en machtigingen kunt toewijzen die variëren van alleen inzage tot volledige administratieve rechten.

Gebruikers maken In WEBFLEET kunt u in enkele eenvoudige stappen gebruikers maken. WEBFLEET biedt verschillende vooraf gedefinieerde gebruikersprofielen. De profielrechten variëren van alleen inzage tot administratieve rechten en u kunt een periode bepalen om de toegang van de gebruiker tot het systeem te beperken. Als u een nieuwe gebruiker wilt maken, moet u in het hoofdmenu op "Meer" klikken en "Gebruikers" in de lijst selecteren. Klik vervolgens u in het detailvenster op "Nieuw". Voer in het venster "Nieuwe gebruiker" op het tabblad "Gebruikergegevens" de gebruikersnaam in die voor aanmelding bij WEBFLEET zal worden gebruikt. Voer ook de naam van de gebruiker en een wachtwoord in. Selecteer een profielinstelling voor die gebruiker. Onder "Interface" kunt u bepalen of de gebruiker de standaard WEBFLEET-interface te zien krijgt of alleen de kaart. Klik op "Opslaan" om uw wijzigingen op te slaan.

In enkele eenvoudige stappen gebruikers definiëren als administrateur, standaardgebruikers of gasten.

Groepen gebruikers U kunt gebruikers in groepen beheren om zo het overzicht te behouden. Selecteer een gebruiker in de lijst en klik op "Bewerken" in het detailvenster. Op het tabblad "Groepen" kunt u nieuwe groepen maken, hun namen aanpassen en bestaande groepen verwijderen. U kunt de gebruiker aan een of meerdere groepen toewijzen door ze in de linkerkolom te selecteren. Klik op "Toewijzing opslaan" om uw wijzigingen op te slaan.

Uw gebruikers in groepen beheren.

Rechteninstellingen voor rapporten, opdrachten en gebieden U kunt de rechten van een gebruiker tot op gedetailleerd niveau beheren. Klik op "Geavanceerd" onder "Profielinstellingen". Op het tabblad "Systeem" kunt u bepalen of de gebruiker het wachtwoord kan wijzigen en toegang heeft tot de gebruikers- en accountinstellingen in WEBFLEET en deze kan wijzigen. U

Gebruikersbeheer in WEBFLEET | 24

kunt de gebruikersrechten instellen voor het maken en beheren van rapporten, opdrachten en gebieden en toegang verlenen tot WEBFLEET.connect.

De algemene instellingen en rechten beheren voor het werken met rapporten, opdrachten en adressen.

Rechten voor de toegang tot voertuigen, adressen en chauffeurs U kunt bepalen tot welke voertuigen, adressen, chauffeurs en groepen de gebruikers toegang hebben. Bovendien kunt u verschillende machtigingsniveaus voor een gebruiker instellen voor de toegang tot bepaalde voertuigen, adressen en chauffeurs. Selecteer het tabblad "Voertuigen" in het venster "Geavanceerd rechtenbeheer". Hier kunt u bepalen welk type toegang de gebruiker krijgt. Selecteer in de lijst bovenaan een minimaal rechtenniveau dat van toepassing is op alle voertuigen. U kunt de toegangsrechten van de gebruiker uitbreiden naar individuele voertuigen en/of groepen voertuigen door voertuigen en/of groepen voertuigen aan de lijst toe te voegen. Klik op "Nieuw voertuig" of "Nieuwe groep". Selecteer een of meerdere voertuigen of groepen in de lijst en selecteer dan "Rechtniveau" voor toegang tot deze items in de lijst onderaan het venster. Klik op "Toewijzen". Ga op dezelfde manier te werk om de gebruikersmachtigingen te bepalen voor adressen en chauffeurs op de tabbladen "Adressen" en "Chauffeurs".

Toegang verlenen tot individuele of groepen voertuigen, adressen en chauffeurs. Verschillende niveaus met toegangsrechten bepalen.

Gebruikersbeheer in WEBFLEET | 25

Managementrapportages Managementrapportages

In dit hoofdstuk wordt beschreven hoe u de eisen van uw bedrijf kunt instellen en hoe u de informatie die u nodig hebt met het dashboard kunt zoeken. Ontdek hoe u het dashboard en de afzonderlijke grafieken kunt configureren die de prestatie van uw wagenpark weergeven in vergelijking tot de KPI's (kritieke prestatie-indicators) in trends- of positiegrafieken. Bekijk de dashboardgrafiek voor een trend van een periode en de positie van voertuigen, bestuurders en groepen voor de huidige dag, week of maand. Zie hoe u de details van informatie kunt weergeven en hoe u dashboardweergaven kunt afdrukken.

Over de dashboardweergave U kunt grafieken aan het dashboard toevoegen en eruit verwijderen. Configureer het dashboard om vier, zes of negen grafieken tegelijk weer te geven voor een optimaal overzicht van de prestaties van uw voertuigen ten opzichte van verschillende KPI's. Schakel tussen de drie verschillende overzichten zonder de grafieken van het dashboard te verwijderen. Gebruik de vier knoppen linksboven op het dashboard om grafieken toe te voegen en selecteer het aantal grafieken.

Voeg grafieken toe en schakel tussen de verschillende weergaven die mogelijk zijn in het dashboard. U kunt grafieken eenvoudig verwijderen uit en toevoegen aan het dashboard.

Grafieken configureren U kunt elke grafiek zodanig configureren dat deze de prestaties van uw voertuigen weergeeft ten opzichte van een van de vele KPI's die in het dashboard beschikbaar zijn. U kunt kiezen tussen positie- en trendweergave in grafieken. Configureer de grafiek voor voertuigen of voertuiggroepen, of voor bestuurders of bestuurdersgroepen. En definieer de boven- en ondergrenzen om uitzonderingen en uw drempelwaarden zichtbaar te maken. Selecteer Dashboard in het hoofdmenu. Klik vervolgens op het moersleutelpictogram voor de grafiekconfiguratie rechtsboven in de grafiek om de instellingen voor die grafiek te definiëren.

Configureer de dashboardgrafiek om de gewenste KPI, type grafiek, periode en entiteit te gebruiken en om de drempelwaarden te definiëren.

Details van grafieken weergeven U kunt de grafieken zeer gedetailleerd weergeven. Klik op het pictogram Toon details rechtsboven aan de grafiek om het detailvenster te openen. In het bovenste gedeelte van het detailvenster geeft een trend de prestaties gedurende een bepaalde tijd aan. In het onderste gedeelte wordt een positie weergegeven die naar de dag, week of maand verwijst die u in de tijdlijn hierboven hebt geselecteerd. Vergroot de Managementrapportages | 26

weergave van het onderste of bovenste gedeelte zodat deze volledig in het vlak past met behulp van de knop Maximaliseer grafiek rechtsboven het vlak.

Bekijk de dashboardgrafiek voor een trend van een periode en de positie voor de huidige dag, week of maand.

Scrollen op de tijdlijn Het dashboard bevat een krachtige functie waarmee u door de tijdlijn kunt scrollen in het bovenste gedeelte van het detailvenster. De datumitems onder of boven de trendgrafiek zijn interactief. U kunt op items klikken met een pijl om ze naar het volgende datumniveau te slepen, van dag tot week en van maand tot jaar. Gebruik de pijlen naar links en rechts op de tijdlijn om eroverheen te scrollen.

Wijzig de datuminstellingen voor de trend.

De details weergeven Het WEBFLEET-dashboard geeft ook inzicht in de gedetailleerde informatie van elke grafiek. Als u een balk selecteert in de positiegrafiek in het onderste gedeelte, krijgt u de volledige informatie waar het resultaat uit bestaat. Als informatie verband houdt met ritten, kunt u deze zelfs in het dashboard op de kaart bekijken.

Bekijk gedetailleerde informatie voor elk voertuig of elke bestuurder.

Managementrapportages | 27

Dashboardweergaven afdrukken U kunt heel eenvoudig dashboardweergaven op papier afdrukken of in PDF opslaan door op de afdrukknop te drukken, rechtsboven aan elke weergave in het dashboard.

Dashboardweergaven afdrukken op papier of opslaan in een PDF.

Managementrapportages | 28

Werktijden melden Werktijden melden

Uw bestuurders kunnen hun werktijden melden door op het scherm te tikken. Zo beheert WEBFLEET automatisch een groot deel van de administratie van uw bedrijf. Opmerking: met WEBFLEET kunt u werktijden melden en de records tegelijkertijd gebruiken om een logboek bij te houden. U dient de ritgegevens na afloop te bewerken zodat ze overeenkomen met uw rit. Raadpleeg "Logboek" voor meer informatie.

Een bestuurder maken Om werktijden te melden, dient een bestuurder eerst te worden aangemaakt in WEBFLEET. Zijn gegevens dienen tevens een bestuurder ID te omvatten. Om dit te doen, selecteert u in het menu bovenaan "Meer..." en vervolgens "Bestuurders". Klik vervolgens op "Nieuw" en voer de vereiste gegevens in.

Maak een nieuwe bestuurder aan met alle gegevens, inclusief een Bestuurder ID.

Instellingen voor de TomTom PRO De bestuurder dient zijn Bestuurder ID in te voeren in de TomTom PRO. Klik op "Configureer" onder "Contract/Details" op het bijbehorende voertuig. Selecteer vervolgens "Werktijdregistratie" onder "Functie". Om de bestuurder te dwingen zijn ID in te voeren wanneer hij de TomTom PRO inschakelt, selecteert u het vakje bij "Navigatiesysteeminstellingen". Indien u een starttijd of eindtijd voor het werk, of pauze wilt voorstellen, kunt u dit hier instellen.

Activeer de werktijdregistratie voor uw TomTom PRO. U kunt de bestuurder dwingen zijn Bestuurder ID in te voeren wanneer hij de TomTom PRO inschakelt.

Rapportage aan WEBFLEET Wanneer de bestuurder zijn TomTom PRO inschakelt, wordt hij in het vervolg gevraagd om zijn Bestuurder ID in te voeren. De bestuurder kan direct de starttijd of eindtijd voor zijn werk of een pauze melden door op de bijbehorende knoppen te tikken, indien dit zo in WEBFLEET is ingesteld. De bestuurder kan

Werktijden melden | 29

werktijden ook later melden door op de knop "Werktijd" te tikken op het WEBFLEET-scherm op de TomTom PRO.

Meld werktijden gewoon door op het scherm van uw TomTom PRO te tikken.

Werktijden melden | 30

Logboek Logboek

Indien u wilt dat WEBFLEET het aantal afgelegde kilometers van uw voertuigen voor belastingdoeleinden bijhoudt, kunt u de logboekfunctie gebruiken. De bestuurder geeft op TomTom PRO aan of hij een privéof zakelijke rit maakt of u kunt dit instellen in WEBFLEET.

De logboekmodus selecteren Om een logboek bij te houden, dient de bestuurder zijn Bestuurder ID in te voeren in de TomTom PRO. Deze instellingen moeten eerst worden opgeslagen in WEBFLEET en vervolgens naar de TomTom PRO worden verzonden. Open het configuratiedialoogvenster voor het bijbehorende voertuig onder "Contract/ Details" en selecteer Logboek.

Activeer de logboekfunctie voor uw TomTom PRO.

Privé- of zakelijke modus Om de ritmodus voor het logboek te wijzigen, tikt de bestuurder op de knop "logboek" op het WEBFLEETscherm op de TomTom PRO. Hier kan de bestuurder selecteren of hij in privé- of in zakelijke modus staat of dat het om woon-werkverkeer gaat.

Selecteer de ritmodi die relevant zijn voor uw logboek.

Logboekrecords beheren Met WEBFLEET kunt u uw logboekrecords eenvoudig beheren. Er worden logboekrecords gegenereerd wanneer u "Werktijden melden" selecteert. Om de gegenereerde gegevens te bewerken, opent u de lijst "Details" die bij het voertuig hoort en vervolgens het gedeelte "Positie". Klik op "Ritten" en selecteer het

Logboek | 31

tabblad "Logboek". Om het type rit te wijzigen dat wordt aangeduid door een klein pictogram, klikt u op het pictogram. U kunt tevens de reden van uw ritten en de contactgegevens bewerken.

Bewerk uw logboekgegevens met een paar klikken op het scherm. Wijzig het type rit, de reden en bewerk de contactgegevens.

Logboek | 32

Rapportage Rapportage

WEBFLEET biedt een uitgebreid aantal rapportsjablonen waar u uit kunt kiezen om uw eigen, persoonlijke rapporten te maken. Er is geen limiet voor het aantal rapporten dat kan worden gemaakt en alle rapporten kunnen op aanvraag worden gedownload of automatisch volgens planning worden gemaakt. Ze kunnen ook worden opgeslagen in het rapportenarchief van WEBFLEET of naar uw e-mailadres worden verzonden. In dit hoofdstuk wordt beschreven hoe u rapporten leest, downloadt en naar wens aanpast.

De structuur van de rapporten Wanneer u een PDF-rapport van boven naar beneden leest, wordt het gedetailleerder en bevat het meer informatie. Grafieken, totale aantallen en individuele overzichten bieden u de meest relevante informatie over alle bestuurders, voertuigen of dagen die u hebt geselecteerd voor dit rapport. In de tabellen met details vindt u problemen, kunt u mogelijke verbeteringen identificeren en kunt u op de hoogte blijven van de huidige prestaties van uw wagenpark. Voorwaardelijke markeringen helpen hierbij door items in de tabel te markeren die volgens de voorwaarden die u hebt ingesteld uitzonderingen zijn.

Grafieken bieden een visuele indruk. Overzichten bieden een snelle indruk. Tabellen geven de details weer. Voorwaardelijke markeringen markeren de uitzonderingen.

De weergave Rapporten Selecteer "Rapporten" in het hoofdmenu om de rapportagefuncties van WEBFLEET te openen. Vanuit het tabblad "Rapporten" kunt u in slechts een paar stappen rapporten op aanvraag downloaden. Stel de filters in en definieer de voorwaardelijke markeringen. Klik vervolgens op "Download". Vanuit het "Archief" kunt u rapporten downloaden die volgens planning periodiek zijn gegenereerd en die zijn opgeslagen in het "Archief". Ze worden dan geordend op datum en type rapport. Indien u een accountbeheerder bent of extra rapportagerechten hebt, kunt u bestaande rapporten naar wens aanpassen, nieuwe rapporten maken met de verschillende rapportsjablonen en ze beheren op het tabblad "Manager".

Download rapporten op aanvraag of geplande rapporten die zijn opgeslagen in het "Archief". Maak nieuwe rapporten, pas bestaande rapporten aan en beheer de toewijzing aan gebruikers.

Rapporten op aanvraag Klik op "Rapporten" in het hoofdmenu en selecteer het tabblad "Rapporten" voor een duidelijk geordende lijst met alle rapporten op aanvraag die aan u zijn toegewezen. Zoek het gewenste rapport met behulp van het vrije tekst-filter of door de kolommen te sorteren. Om de populairste rapporten snel te vinden, kunt u rapporten als favorieten markeren. Nadat u een rapport in de lijst hebt geselecteerd, klikt u op Rapportage | 33

"Filterinstellingen" in het rechterdeelvenster en stelt u de filters naar wens in. U kunt ook uitzonderingen in het rapport markeren door te klikken op "Voorwaardelijke markeringen" in het rechterdeelvenster en vervolgens op "Toevoegen". Hier kunt u één of meer voorwaarden definiëren. Om het rapport te downloaden, klikt u gewoon op "Download".

Selecteer het rapport dat u wilt downloaden in de lijst, stel de filters in en voeg één of meer voorwaardelijke markeringen toe.

Geplande rapporten in het "Archief" U kunt met WEBFLEET het versturen van rapporten plannen. Dit kan per dag, per week, per maand of per kwartaal. Geplande rapporten kunnen naar een e-mailadres worden verzonden of worden opgeslagen in het "Archief". Door geplande rapporten in het archief op te slaan, kunt u een goed overzicht van de rapporten houden en hebt u toegang tot de rapporten gedurende een door u opgegeven periode. U kunt ze op elk gewenst moment veilig downloaden vanuit het "Archief" zonder uw inbox te laten overlopen. Selecteer het tabblad "Archief" voor de lijst met geplande rapporten die zijn opgeslagen in het "Archief". De rapporten zijn geordend in mappen met de rapportnaam. Ze zijn gemarkeerd met de datum en de tijd waarop ze zijn opgeslagen. Blader naar en selecteer uw rapport en klik op "Download".

In het "Archief" worden downloadbare geplande rapporten gedurende een gespecificeerde periode bewaard.

Rapporten beheren - overzicht Accountbeheerders en gebruikers met extra rapportagerechten kunnen rapporten maken, bewerken en aan gebruikers toewijzen. Selecteer het tabblad "Manager" in de weergave "Rapporten". Alle eerder gemaakte rapporten worden links weergegeven. U kunt de lijst filteren door tekst in te voeren in het filtervak boven de lijst en u kunt de lijst sorteren op rapportnaam, bestandsindeling en type levering. Wanneer u een rapport in de lijst selecteert, worden de beschrijving, de schemadetails en de toewijzingen in het rechterdeelvenster weergegeven. U kunt het rapport kopiëren, bewerken en verwijderen, en u kunt een voorbeeld weergeven van het rapport dat u hebt geselecteerd. U kunt tevens nieuwe rapporten maken door op "Nieuw" te klikken. De "Rapportbeheerder" wordt geopend en helpt u bij het maken van

Rapportage | 34

uw nieuwe rapport. Op het tabblad "Manager" kunt u ook een afbeelding uploaden die dan wordt weergegeven in al uw rapporten. Dit kan bijvoorbeeld uw bedrijfslogo zijn.

Op het tabblad "Manager" kunnen accountbeheerders rapporten maken, bewerken, kopiëren, toewijzen en verwijderen en kan er een voorbeeld van rapporten worden weergegeven.

Rapportage | 35

Rapporten maken en beheren Rapporten maken en beheren

In dit hoofdstuk leert u hoe u in vijf eenvoudige stappen een nieuw rapport maakt met de "Rapportbeheerder". U leert ook hoe u individuele gebruikers en gebruikersgroepen kunt toewijzen aan een rapport en hoe u een afbeelding uploadt, zoals het logo van uw bedrijf. Dit wordt dan in alle rapporten weergegeven.

De juiste sjabloon kiezen Om een nieuw rapport te maken, klikt u op "Rapporten" in het hoofdmenu. Selecteer het tabblad "Manager" en klik op "Nieuw" in het rechterdeelvenster. De "Rapportbeheerder" wordt geopend en laat de stap "Kies sjabloon" zien. In de "Rapportbeheerder" ziet u rechts acht verschillende rapportcategorieën. Klik op een categorie om de meer dan veertig verschillende rapportsjablonen weer te geven die in deze categorieën zijn verdeeld. Wanneer u de muis boven een rapport in de lijst houdt, wordt er een korte beschrijving weergegeven. Wanneer u een rapportsjabloon in de lijst selecteert, wordt er links een concept van het rapport weergegeven. Klik op "Volgende" wanneer u de gewenste sjabloon hebt gevonden. In de volgende stappen kunt u het geselecteerde rapport aan uw wensen aanpassen.

Kies uit meer dan veertig verschillende rapportsjablonen die zijn verdeeld in acht categorieën.

De bestandsindeling en de lay-out selecteren In de stap "Kies bestandsindeling" bepaalt u of uw rapport staand of liggend moet worden weergegeven. Bovendien kunt u de bestandsindeling selecteren. Dit kan een PDF-bestand zijn waarmee uw gegevens grafisch perfect worden weergegeven, of een CSV-bestand wanneer u de ruwe gegevens verder wilt verwerken of tekstueel wilt weergeven. Voordat u verdergaat, kunt u een voorbeeld van uw rapport weergeven met de knop "Voorbeeld".

Kies uit de PDF- en CSVbestandsindeling en tussen de staande en liggende weergave.

De lay-out van rapporten wijzigen In de stap "Wijzig" kunt u de inhoud en het visuele aspect van grafieken en tabellen bepalen. U kunt eenvoudig de grootte van kolommen en grafieken aanpassen en de volgorde in de tabel wijzigen. Om de grootte van de grafieken te wijzigen, sleept u de rand tussen de grafieken naar links of naar rechts. Indien een kolom niet de volledige inhoud laat zien, sleept u de rand in de kop van de tabel naar links of naar

Rapporten maken en beheren | 36

rechts. Indien u een kolom naar een andere positie wilt verplaatsen, sleept u deze gewoon naar de gewenste positie.

Versleep de randen om de grootte van grafieken en kolommen te wijzigen. Om de volgorde van de kolommen in de tabel te wijzigen, sleept u ze naar de gewenste positie.

Grafieken wijzigen Selecteer een grafiek in het gedeelte aan de linkerzijde. De overige elementen worden grijs weergegeven. In het rechterdeelvenster ziet u een overzicht van de gegevens die voor de desbetreffende grafiek kunnen worden aangepast. U kunt voor elke grafiek de algemene gegevens zoals de kop en beschrijving bewerken. U kunt ook kiezen uit een verticale of horizontale weergave en een kleurenthema selecteren voor de grafieken. De grafiek kan een trendlijn en diverse andere gemiddelden laten zien. Daarnaast kunt u drempelwaarden en de daarbij behorende voorwaarden instellen om de belangrijkste prestatieindicatoren (KPI's) bij te houden.

U kunt de koppen, beschrijvingen, grafiekinstellingen en drempelwaarden wijzigen.

Tabellen met details wijzigen Selecteer de tabel in het gedeelte aan de linkerzijde. In het rechterdeelvenster kunt u de kolomkoppen bewerken en de inhoud selecteren. U kunt tevens bepalen welke rapporten u op voertuigen, bestuurders


of een specifieke dag wilt toepassen. Daarnaast kunt u één of meer voorwaarden toevoegen aan uw rapport om uitzonderingen in de tabel te markeren.

Wijzig labels en selecteer de inhoud die in het rapport moet worden weergegeven.

De leveringsinstellingen definiëren Nadat u de lay-out en de inhoud van uw rapport hebt gewijzigd, kunt u bepalen hoe het rapport beschikbaar moet worden gesteld: het rapport op aanvraag downloaden of door gepland genereren. Voor geplande rapporten kunt u instellen of u het rapport wordt geleverd via e-mail of wordt opgeslagen in het "Archief". Gebruik de filters om rapporten te maken voor afzonderlijke voertuigen, bestuurders, groepen, groepen bestuurders en nog veel meer.

Bepaal hoe en hoe vaak u uw rapport wilt ontvangen. Gebruik de filterinstellingen om zeer gespecificeerde rapporten te maken.

Een rapport voltooien U kunt uw rapport opslaan met een naam naar keuze. Op die manier kunt u uw rapporten gemakkelijker vinden of de naamgevingsregels gebruiken die u normaal gesproken hanteert. U vindt uw rapport onder de naam die u hier in de tabbladen "Rapporten", "Archief" en "Manager" hebt ingesteld. Wanneer u een gepland rapport hebt gemaakt dat is opgeslagen in het "Archief", kunt u opgeven hoe lang het rapport


hier bewaard blijft voordat het automatisch wordt verwijderd. Om uw rapport af te ronden, klikt u op "Voltooi".

Geef uw rapport een naam en selecteer hoe lang uw geplande rapporten bewaard moeten blijven in het "Archief".

Rapporten aan gebruikers toewijzen Als u uw nieuwe rapport hebt gemaakt, dient het beschikbaar te worden gesteld aan gebruikers of gebruikersgroepen. Selecteer uw rapport in de lijst. Klik op "Wijs toe" in het rechterdeelvenster. Klik op de grijze pijl om een groep gebruikers uit te vouwen zodat u de gebruikers kunt zien. Gebruik het vrije tekstfilter om de gebruiker te vinden waar u naar op zoek bent. Selecteer individuele gebruikers of gebruikersgroepen en klik op de pijlen in het midden om het rapport aan hen toe te wijzen of de toewijzing te verwijderen. U kunt ze ook slepen. Klik op "Sla op" om de wijzigingen op te slaan.

Wijs uw rapport toe aan individuele gebruikers of gebruikersgroepen.


Veiligheid en efficiëntie van uw bestuurder Veiligheid en efficiëntie van uw bestuurder

Met WEBFLEET helpt u uw bestuurders om hun rijstijl te verbeteren. De WEBFLEET OptiDrive-indicator geeft weer hoe veilig en efficiënt uw bestuurders op de weg zijn. In dit hoofdstuk wordt beschreven hoe de OptiDrive-indicator functioneert, hoe u deze moet instellen, wat de variabelen zijn en hoe u de bijbehorende rapporten kunt maken.

Rijstijl in de bestuurderslijst Met WEBFLEET kunt u in één oogopslag zien hoe veilig en efficiënt de rijstijl van iedere bestuurder is en hoe deze stijl in de loop van de tijd is ontwikkeld. De OptiDrive-indicator van iedere bestuurder wordt in de bestuurderslijst weergegeven. Als u de bestuurderslijst wilt bekijken, klik dan op "Meer" in het hoofdmenu en selecteer "Bestuurders" in de lijst. In de OptiDrive-indicatorkolom wordt een gekleurd pictogram en de waarde voor iedere bestuurder weergegeven. De kleur van het pictogram geeft aan of de rijstijl van de bestuurder uitstekend is (groen), goed is (geel) of beter kan (rood). De "Trend" kolom geeft een indicatie van hoe de veiligheid en efficiëntie van iedere bestuurder in de afgelopen zeven dagen is veranderd.

Bekijk al uw bestuurders in één lijst. Bekijk de OptiDrive-indicator van uw bestuurders en zie hoe de veiligheid en efficiëntie van hun rijstijl in de afgelopen periode is veranderd.

De OptiDrive-grafiek De waarde van de OptiDrive-indicator wordt weergegeven in een kolomgrafiek. Deze grafiek is opgebouwd uit de categorieën die worden gebruikt om de veiligheid en efficiëntie van de rijstijl van de bestuurder te meten. Een volle kolom betekent een veilige, efficiënte en milieuvriendelijke rijstijl. Als u een bestuurder in de bestuurderslijst selecteert, worden de OptiDrive-gegevens van die bestuurder weergegeven. Deze gegevens bestaan uit de waarde tussen 0 en 10, de vier variabelen die worden gebruikt om de waarde te maken en de kolomgrafiek. De waarde van elke variabele wordt door twee factoren bepaald. De variabele "te snel rijden" wordt bijvoorbeeld berekend door te kijken naar hoe lang er te snel werd gereden en hoeveel kilometer er boven de maximumsnelheid werd gereden. De invloed die aan een variabele wordt toegepast, heeft ook invloed op de waarde.

Bekijk de variabelen, hun factoren en het toegewezen gewicht die de OptiDrive-indicator beïnvloeden.

Meer informatie over de OptiDrive-variabelen WEBFLEET geeft een overzicht van elke variabele die wordt gebruikt om de OptiDrive-indicator te berekenen. Als u op een variabele klikt, wordt er een venster geopend met gedetailleerde informatie over Veiligheid en efficiëntie van uw bestuurder | 40

de desbetreffende bestuurder. De gegevens van de afgelopen zeven dagen worden weergegeven. Elk tabblad geeft een OptiDrive-indicator, de twee bepalende factoren van de waarde en een tabel met de verzamelde informatie weer. U kunt de gegevens op voertuig of reeks filteren.

Zoek gedetailleerde informatie over te snel rijden, opvallend rijgedrag, stationair draaien en brandstofverbruik.

Pas de OptiDrive-indicator aan U kunt de berekening van de OptiDrive-indicator instellen voor uw WEBFLEET-account. U kunt dit op basis van uw eigen vereisten instellen. Selecteer op de pagina "Instellingen" het tabblad "Rapportage". Bij "OptiDrive-variabelen" vindt u een schuifregelaar voor elk van de vier variabelen. Verplaats elk van de vier schuifregelaars van de OptiDrive-variabelen om de invloed van elke variabele in te stellen voor de berekening van de OptiDrive-indicator. Als te snel rijden bijvoorbeeld een belangrijke overweging voor uw bedrijf is, zet dan de schuifregelaar "Te snel rijden" op "Max". Als u een variabele volledig wilt verwijderen van de OptiDrive-indicator, zet de schuifregelaar dan op "Min". Als de informatie over brandstofverbruik bijvoorbeeld niet voor alle voertuigen in uw account beschikbaar is, kunt u de schuifregelaar "Brandstofverbruik" op "Min" zetten. De OptiDrive-indicator wordt dan gebaseerd op de drie overige variabelen. Klik op "Opslaan" om uw wijzigingen op te slaan.

Configureer de berekening van de OptiDrive-indicator volgens uw eigen vereisten in de accountinstellingen.

Rapportage over veiligheid en efficiëntie Met WEBFLEET kunt u de veiligheid en efficiëntie van iedere bestuurder analyseren dankzij duidelijk gestructureerde PDF-rapporten. U kunt ook CSV-bestanden maken die u kunt gebruiken met spreadsheetprogramma's voor geavanceerde verwerkingen. Als u een rapportage wilt downloaden met de OptiDrive-indicatoren, de trends en variabelen per bestuurder, ga dan naar "Rapportage" en selecteer "OptiDrive-rapport". Stel de filters in zodat u alleen de gewenste informatie krijgt. U kunt de resultaten sorteren op bestuurder of indicator. Het PDF-rapport geeft alle bestuurders, de waarden van hun

Veiligheid en efficiëntie van uw bestuurder | 41

variabelen en de resulterende OptiDrive-indicator weer. De resultaten worden ook als een gesegmenteerde balk weergegeven en de trend wordt met een pijl aangegeven.

Gebruik rapporten om de veiligheid en efficiëntie van de rijstijl van uw bestuurders te analyseren.

Het Dashboard configureren Met WEBFLEET Dashboard kunt u rangorde en trends van de veiligheid en efficiëntie van uw bestuurders bewaken. Als u de OptiDrive-informatie in het Dashboard wilt weergeven, selecteer dan "Dashboard" in het hoofdmenu en klik op het pictogram "Grafiekconfiguratie". Er wordt een nieuw venster geopend. Selecteer de OptiDrive-indicator in de lijst en stel vervolgens het type in dat u wilt weergeven. Selecteer bij "Tijd" de periode die u wilt weergeven. Kies of u informatie voor alle bestuurders, voor een groep bestuurders of voor één bestuurder wilt weergeven. Als u groepen of één bestuurder wilt weergeven, selecteer dan de groep of de bestuurder. Bepaal de bovenste en onderste drempel die ervoor zorgen dat de grafiekbalken in een andere kleur worden weergegeven wanneer deze buiten de grenzen van de drempel komen.

Met WEBFLEET wordt de rijstijl van uw wagenpark weergegeven in het Dasboard met behulp van grafieken voor trends en rankings.

Gedetailleerde informatie bekijken in het Dashboard In het gedetailleerde scherm van het Dashboard worden alle details en onderliggende gegevens weergegeven in een duidelijk overzicht. De kolomgrafiek geeft weer hoe de OptiDrive-indicator wordt berekend. Ook worden de vier variabelen en hun factoren samen met de bijbehorende informatie weergegeven. Klik op het pictogram "Toon details". Selecteer een item in het gedeelte met details of selecteer een periode op de tijdsbalk in het bovenste gedeelte om de gedetailleerde informatie over de


OptiDrive-indicator te bekijken. Selecteer een van de vier variabelen aan de rechterkant van de kolom om de bijbehorende informatie in de tabel te bekijken.

Bekijk de uitgebreide informatie in het gedetailleerde scherm van het Dashboard.


Tachograafinformatie beheren Tachograafinformatie beheren

De installatie van digitale tachografen is in de EU verplicht voor alle vrachtwagens die onlangs zijn geregistreerd en zwaarder zijn dan 3,5t enz. Volgens EU-richtlijn 561/2006 dient u de tachograafinformatie van de bestuurderskaart om de 28 dagen en vanaf de massaopslag van het voertuig om de 90 dagen te downloaden. Daarnaast bent u verplicht de gegevens minimaal één jaar te bewaren. U moet de gegevens analyseren om te controleren of bestuurders voldoen aan de toegestane werktijden en om te kunnen bewijzen dat er passende actie wordt ondernomen op het moment dat bestuurders regelmatig de wet overtreden. Bestuurders dienen tevens de perioden waarin ze niet rijden te documenteren met een bewijs van activiteit. Met WEBFLEET kunt u eenvoudig op afstand gegevens downloaden vanaf de massaopslag en de bestuurderskaart van de digitale tachografen die zijn geïnstalleerd in uw voertuigen, zonder dit aan de vervoersplanner of bestuurder te hoeven vragen. Voor voertuigen die geen ondersteuning bieden voor het op afstand downloaden van tachograafinformatie, kunt u dit in enkele handmatige stappen doen. U kunt de tachograafinformatie ook betrouwbaar online opslaan en analyseren vanaf een computer op elke willekeurige locatie. Zo kunt u eenvoudig voldoen aan de EU-richtlijnen zonder uw dagelijkse werkzaamheden te hoeven verstoren. In dit hoofdstuk wordt beschreven hoe u WEBFLEET Tachograph Manager kunt gebruiken.

Het gebruik van Tachograph Manager voorbereiden Wanneer WEBFLEET Tachograph Manager is geactiveerd voor een voertuig in uw WEBFLEET-account, dient uw WEBFLEET-accountbeheerder WEBFLEET-gebruikers toegang te geven tot de tachograafinformatie. Klik op "Meer…" in het hoofdmenu en selecteer vervolgens "Gebruikers" in de lijst. Selecteer de gebruiker die u toegang wilt geven tot WEBFLEET Tachograph Manager in de lijst met gebruikers en klik op "Wijzig". Klik op "Geavanceerd". Ga naar het tabblad "Systeem". Selecteer "Toegang tot tachograafinterface" in het gedeelte "Algemeen". Klik op "OK" om uw wijzigingen op te slaan.

WEBFLEET-beheerders stellen gebruikers in voor Tachograph Manager.

Overzicht van Tachograph Manager Om Tachograph Manager te openen, klikt u op "Meer…" in het hoofdmenu en selecteert u "Tachografen" in de lijst. Op het tabblad "Deadlines" ziet u de datums waarvoor de tachograafinformatie van uw bestuurders en voertuigen moet worden gedownload, plus de vervaldatums van de bestuurderskaarten. Op het tabblad "Analyse" kunt u rapporten opvragen, zoals rapporten over sociale overtredingen en diepgaande analyses van de activiteiten van uw bestuurders en voertuigen. Op het tabblad "Archief" kunt u bestanden uploaden die u handmatig hebt opgehaald van uw tachografen voor archivering en kunt u gearchiveerde bestanden downloaden en verzenden naar een e-mailadres. Op het tabblad "Instellingen"

Tachograafinformatie beheren | 44

kunt u individuele bestuurders maken, master-gegevens bekijken voor bestuurders en voertuigen, meldingen inplannen en nog veel meer.

Beheer bestuurders- en voertuiggegevens in Tachograph Manager.

Bestuurders met tachografen maken in de standaardinterface van WEBFLEET Als u wilt dat alle bestuurders die een tachograaf gebruiken, ook worden beheerd in de standaardinterface van WEBFLEET, kunt u het volgende doen. Klik op "Meer…" in het hoofdmenu. Selecteer "Bestuurders". Klik op "Nieuw". Wanneer u de details bewerkt, is het belangrijk om "Digitale tachograaf" te selecteren en het individuele kaartnummer correct in te voeren of het desbetreffende nummer te selecteren in de lijst "Niet-toegewezen kaarten". De nieuwe bestuurder wordt automatisch gesynchroniseerd met Tachograph Manager. Daarnaast worden alle bestaande bestuurders met een digitale-tachograafnummer in uw standaardinterface van WEBFLEET automatisch gesynchroniseerd met Tachograph Manager.

Maak bestuurders met digitale tachografen in de standaardinterface van WEBFLEET, zodat deze automatisch kunnen worden gesynchroniseerd met Tachograph Manager.

Bestuurders maken met behulp van tachograafbestanden In Tachograph Manager kunt u handmatig bestuurders maken of kunt u de tachograafbestanden van hun bestuurderskaart uploaden. U moet bestuurders in Tachograph Manager maken om hun bestuurderskaartgegevens op afstand te kunnen downloaden. Als u bestuurders wilt maken door de tachograafbestanden van hun bestuurderskaart te uploaden, gaat u naar Tachograph Manager en selecteert u het tabblad "Archief". Selecteer rechts "Bestand uploaden" en klik op "Upload bestand". U kunt individuele bestuurders maken door afzonderlijke tachograafbestanden te uploaden, en u kunt ook


meerdere bestuurders maken door meerdere bestanden tegelijk te uploaden. Dit laatste doet u door een ZIP-bestand te uploaden met meerdere tachograafbestanden van de bestuurderskaart.

Maak individuele bestuurders met afzonderlijke tachograafbestanden of maak meerdere bestuurders tegelijk met ZIP-bestanden met meerdere tachograafbestanden.

Handmatig bestuurders maken in Tachograph Manager Als u niet beschikt over de tachograafbestanden van uw bestuurders, kunt u de bestuurders handmatig maken door hun naam en bestuurderskaartnummer te gebruiken. Selecteer het tabblad "Instellingen" in Tachograph Manager. Klik aan de rechterkant op "Master-gegevens - Bestuurders". Klik op "Registreer bestuurder". Voer in het venster de naam en het bestuurderskaartnummer in en klik op "Opslaan" om uw bewerkingen op te slaan.

Maak handmatig bestuurders in Tachograph Manager door het bestuurderskaartnummer en de namen van bestuurders te gebruiken.

Bestuurdersgegevens Wanneer u op het tabblad "Instellingen" op "Master-gegevens – Bestuurders" klikt, kunt u de gegevens van uw bestuurders bekijken, bewerken en exporteren in Excel- of PDF-indeling. Als u de details wilt bewerken, klikt u op het potloodpictogram. Als u een bestuurder in de lijst wilt deactiveren, verwijdert u het vinkje in de kolom "Status". Elke nieuwe bestuurder die u maakt, is standaard actief. Actief houdt in dat de bestuurder in dienst is van een bedrijf. Actieve bestuurders worden groen en geselecteerd weergegeven in de kolom "Status". Voor actieve bestuurders kan tachograafinformatie worden opgehaald en opgeslagen in de applicatie. Bestuurders die niet zijn geselecteerd en rood worden weergegeven in de kolom "Status", zijn inactief. Voor inactieve bestuurders kan geen tachograafinformatie worden opgehaald


en opgeslagen in de applicatie. Zowel voor actieve als inactieve bestuurders zijn er historische gegevens beschikbaar.

Bekijk de details van uw bestuurders online of sla ze op in Excel- of PDFindeling.

Voertuigen maken Alle voertuigen in de standaardgebruikersinterface van WEBFLEET die het op afstand downloaden van tachograafinformatie ondersteunen en waarvoor u de aanvullende Tachograph Manager-service hebt aangeschaft, worden automatisch gesynchroniseerd met Tachograph Manager. Voertuigen die zijn uitgerust met een digitale tachograaf en die geen ondersteuning bieden voor het op afstand downloaden van tachograafinformatie, moeten handmatig worden gemaakt door de bijbehorende voertuigtachograafbestanden te uploaden naar Tachograph Manager. Selecteer het tabblad "Archief". Selecteer aan de rechterkant "Bestand uploaden". Klik op "Upload bestand". U kunt individuele voertuigen maken door één tachograafbestand te uploaden of u kunt meerdere voertuigen tegelijk maken door een ZIP-bestand te uploaden dat meerdere tachograafbestanden van meerdere voertuigen bevat.

Maak handmatig voertuigen door tachograafbestanden te uploaden als de voertuigen zijn uitgerust met digitale tachografen die het op afstand downloaden van tachograafinformatie niet ondersteunen.

Voertuiggegevens Ga voor een lijst met voertuigen en de bijbehorende details naar het tabblad "Instellingen" en selecteer "Master-gegevens - Voertuigen" aan de rechterkant. Hier kunt u de lijst met voertuigen bewerken en exporteren naar Excel- of PDF-indeling. Als u de details wilt bewerken, klikt u op het potloodpictogram. Als u een voertuig in de lijst wilt deactiveren, verwijdert u het vinkje in de kolom "Status". Elk nieuw voertuig dat u maakt, is standaard actief. Actief betekent dat het voertuig bij uw wagenpark hoort en dat de aanvullende service WEBFLEET Tachograph Manager ervoor is ingeschakeld. Actieve voertuigen worden groen en geselecteerd weergegeven in de kolom "Status". Voor actieve voertuigen kan tachograafinformatie worden opgehaald en opgeslagen in de applicatie. Voertuigen die niet zijn geselecteerd en rood worden weergegeven in de kolom "Status", zijn inactief. Voor inactieve voertuigen worden geen kosten in rekening gebracht voor de aanvullende Tachograph Manager-service. Hiervoor


kunnen ook geen gegevens worden opgehaald en opgeslagen in de applicatie. Zowel voor actieve als inactieve voertuigen zijn er historische gegevens beschikbaar.

Bekijk de details van uw voertuigen online of sla ze op in Excel- of PDFindeling.

Deadlines voor downloads Met WEBFLEET Tachograph Manager kunt u snel zien welke tachograafinformatie van bestuurderskaarten en de massaopslag van voertuigen al had moeten zijn gedownload en welke binnenkort moet worden gedownload. U kunt tevens zien welke bestuurderskaarten binnenkort verlopen. Ga naar het tabblad "Deadlines". Selecteer aan de rechterkant "Deadlines – Bestuurders" of "Deadlines – Voertuigen" voor een lijst met deadlines voor downloads. U kunt de lijst filteren door de periode voor komende downloads aan te geven. Rode stippen geven achterstallige downloads aan. Groene stippen geven downloads aan die nog niet achterstallig zijn.

Bekijk voor welke bestuurderskaarten en welke voertuigen de tachograafinformatie binnenkort moet worden gedownload en welke achterstallig is.

Landspecifieke deadlines voor downloads U kunt de perioden voor het downloaden van tachograafinformatie centraal instellen volgens de wetgeving voor uw land. Ga naar het tabblad "Instellingen". Selecteer aan de rechterkant "Specifieke wetgeving per land". De standaardperioden zijn 28 dagen voor bestuurderskaarten en 90 dagen voor voertuigen, overeenkomstig de EU-wetgeving. De daadwerkelijke deadlines en de geautomatiseerde


meldingen die u ontvangt voor het downloaden van tachograafinformatie, zijn gebaseerd op deze perioden.

Stel de uitleesperioden voor de tachograafinformatie van uw bestuurders en voertuigen in volgens de wetgeving van uw land.

Meldingen voor het downloaden van informatie vanaf de bestuurderskaart of de massaopslag Selecteer rechts op het tabblad "Instellingen" "Meldingen - Bestuurder" of "Meldingen – Voertuig". Hier kunt u downloaddeadlines aanpassen aan wettelijke bepalingen voor het downloaden van bestuurderskaarten en massaopslag van het voertuig per bestuurder of per voertuig. U kunt een herinnering instellen voor de downloaddeadlines. Voor het verzenden van e-mailmeldingen op de herinneringstijd van downloaddeadlines, kunt u één standaard-e-mailadres opgeven. Op dit e-mailadres komen meldingen voor alle bestuurders of voertuigen binnen. U kunt ook e-mailadressen instellen per bestuurder en voertuig.

Stel downloaddeadlines, herinneringstijden en emailadressen in voor geautomatiseerde e-mailmeldingen die worden verzonden op het moment dat downloads moeten worden uitgevoerd. Dit kunt u centraal doen of per bestuurder en voertuig.

Tachograafinformatie handmatig uploaden Wanneer u een melding voor een deadline ontvangt, moet u de desbetreffende gegevens downloaden van de tachograaf of de bestuurderskaart en deze vervolgens uploaden naar WEBFLEET Tachograph Manager om de gegevens te archiveren. Om de tachograafbestanden voor bestuurders of voertuigen te uploaden, gaat u naar het tabblad "Archief". Klik aan de rechterkant op "Bestand uploaden". Klik op "Upload bestand". Selecteer de bestanden die u wilt uploaden vanaf uw computer. U kunt


tachograafinformatie ook van meerdere voertuigen of bestuurders als batch uploaden door ZIP-bestanden met meerdere tachograafbestanden te uploaden.

Tachograafinformatie van bestuurderskaarten en de massaopslag van het voertuig handmatig uploaden.

Afzonderlijke bestanden downloaden U kunt heel eenvoudig afzonderlijke bestanden downloaden die zijn gearchiveerd in WEBFLEET Tachograph Manager, bijvoorbeeld wanneer de autoriteiten bestanden opvragen voor een controle. Ga naar het tabblad "Archief" en selecteer "Download bestand" aan de rechterkant. Selecteer op het tabblad "Bestuurder" een bestuurder in de lijst. Selecteer het type bestand dat u wilt downloaden voor de geselecteerde bestuurder. Kies de begin- en einddatum voor de periode en klik op Zoeken. Er wordt een lijst met bestanden weergegeven. Om bestanden te downloaden, klikt u op het downloadpictogram voor de respectievelijke regel in de kolom "ddd". Volg dezelfde instructies wanneer u bestanden voor voertuigen wilt downloaden op het tabblad "Voertuigen".

Download handmatig tachograafbestanden voor bestuurders en voertuigen uit het Tachograph Manager-archief.

Meerdere bestanden naar een e-mailadres verzenden Met WEBFLEET Tachograph Manager kunt u heel eenvoudig gearchiveerde tachograafbestanden van bestuurders en voertuigen naar een e-mailadres verzenden. Ga naar het tabblad "Archief". Selecteer "Verzend bestanden" aan de rechterkant. Stel de begin- en einddatum in van de periode waarvoor u tachograafbestanden naar een e-mailadres wilt verzenden. Selecteer de typen tachograafgegevens.


Selecteer de bestuurders en voertuigen in de lijsten. Typ een e-mailadres in het veld "E-mail" en klik op "Verzend bestanden".

Verzend met slechts een paar klikken gearchiveerde tachograafbestanden van bestuurders en voertuigen naar een e-mailadres.

Rapporten over rijtijden en rustperiodes Met WEBFLEET Tachograph Manager kunt u eenvoudig rapporten in PDF- of CSV-indeling opvragen over de rijtijden en rustperiodes van uw bestuurders binnen gedefinieerde perioden op basis van dagen of diensten. U kunt deze rapporten tevens naar een e-mailadres verzenden. Ga naar het tabblad "Analyse". Selecteer "Rapporten – Bestuurders" aan de rechterkant. Stel de periode in. Selecteer één of meer bestuurders die u wilt opnemen in het rapport. Voor "Dagelijks overzicht" en "Dienstoverzicht" kunt u een subtotaal instellen op dag-, week-, maand- of kwartaalbasis. Klik op het PDF- of CSV-pictogram om het rapport te downloaden. Klik op het e-mailpictogram om het rapport naar een e-mailadres te verzenden. U wordt gevraagd uw e-mailadres in te voeren en te kiezen tussen een PDF- of CSV-indeling.

Ontvang rapporten over rijtijden en rustperiodes van uw bestuurders op dagbasis of dienstbasis in PDF- of CSV-indeling, of via e-mail.

Rapporten over sociale overtredingen U kunt de rijtijden en rustperiodes van uw bestuurders bekijken die verband houden met sociale overtredingen. Ga naar het tabblad "Analyse". Selecteer "Rapporten – Bestuurders" aan de rechterkant. Selecteer de toepasselijke wetgeving en stel de filters in. Met filters kunt u een tolerantie instellen, zodat niet elke overtreding in de lijst wordt weergegeven. Als u op het potloodpictogram klikt, kunt u een nieuw filter maken of een bestaand filter bewerken dat u in de lijst selecteert. U kunt tevens het geselecteerde filter verwijderen door op het prullenbakpictogram te klikken. Voor bepaalde landen is een boeteschema beschikbaar, waarmee u de financiële impact van overtredingen beter kunt bekijken. Om het boeteschema


weer te geven, selecteert u een land in de vervolgkeuzelijst. Om het rapport met sociale overtredingen weer te geven, klikt u op "Toon".

Een overzicht van sociale overtredingen weergeven.

Diepgaande analyse van activiteiten van bestuurders en voertuigen Naast de bestuurdersrapporten kunt u een uitgebreid inzicht in de activiteiten van uw bestuurders krijgen vanuit het perspectief van een bestuurder of een voertuig. In het overzicht worden de activiteiten weergegeven met beschrijvingen en hoogtepunten van sociale overtredingen van uw bestuurders voor een specifieke periode of voor één dag. Ga naar het tabblad "Analyse". Selecteer "Activiteiten – Bestuurders" of "Activiteiten – Voertuigen". Selecteer bovenaan een bestuurder of een voertuig. Om het overzicht weer te geven, selecteert u één dag op de kalender. Plaats de muisaanwijzer op de tijdlijn boven aan het overzicht om een beschrijving weer te geven van de kleuren en lijnen rechtsboven de tijdlijn.

Bekijk de activiteiten van uw voertuigen en bestuurders in een overzicht met de beschrijvingen en hoogtepunten van sociale overtredingen.

Verslag van bestuurdersactiviteiten Bestuurders zijn verplicht om hun activiteiten bij te houden wanneer ze niet werken of wanneer ze ander werk uitvoeren. Daarom biedt WEBFLEET Tachograph Manager u de mogelijkheid om een verslag van activiteiten af te drukken. Ga naar het tabblad "Instellingen". Selecteer "Verslag van activiteiten" aan de rechterkant. Vul alle relevante gegevens in en druk het blad af, zodat de bestuurder het kan ondertekenen.


De werk- of rusttijd die wordt gerapporteerd door het invullen van een verslag van activiteiten, wordt meegnomen in het werktijdrapport dat u kunt downloaden met Tachograph Manager.

Laat bestuurders bevestigen dat ze voldoen aan officiële regels wanneer ze niet werken, een ander soort voertuig besturen of ander werk uitvoeren.


Restende rijtijd Restende rijtijd

WEBFLEET helpt u te voldoen aan de Europese rijtijdwetgeving (EC 561/2006) door u een snel en eenvoudig overzicht te geven van de resterende rijtijden en de rustperioden van de chauffeurs die gebruikmaken van een digitale tachograaf. Met deze informatie kunt u uw dagen weekplanning optimaliseren. Het enige wat u nodig hebt is een LINK 3xx/5xx in het voertuig die is verbonden met een digitale tachograaf via de D8-pin. Rijtijd op basis van tachograafgegevens is een extra functie en vereist een aanvullend serviceabonnement. In dit hoofdstuk leert u hoe u eenvoudig kunt voldoen aan Europese richtlijnen met betrekking tot rijtijd en hoe u gerelateerde boetes kunt verminderen door snel inzicht in de resterende rijtijden, rusttijden en sociale overtredingen van uw chauffeurs voor de actuele dag, de huidige en de aankomende week.

Dagelijks resterende rijtijden in de kaartweergave In WEBFLEET-kaartweergave kunt u ter ondersteuning van uw dagplanning de resterende rijtijd per dag voor uw chauffeurs bekijken. Selecteer hiervoor 'Kaart' in het hoofdmenu. Selecteer een voertuig op de kaart zodat het objectvak en het voertuigvenster worden geopend. In de chauffeursdetails ziet u de resterende rijtijd voor die dag, de tijd waarop de volgende pauze moet worden gestart en de tijd waarop de dienst van de betreffende chauffeur eindigt.

De dagelijks resterende rijtijd voor uw chauffeurs wordt weergegeven in de kaartweergave en op het voertuigvenster aan de zijkant.

Meldingen over sociale overtredingen De lijst met meldingen omvat tevens drie typen meldingen voor sociale overtredingen. Hierdoor kunt u snel reageren. Klik op het driehoekje rechtsboven in het objectvak om een pop-upvenster te openen met de lijst met meldingen voor dit voertuig. U kunt dit ook doen door rechts op het detailvenster te klikken en 'Meldingen' te selecteren om de lijst met meldingen te tonen.

Sociale overtredingen van uw chauffeurs kunnen als drie verschillende waarschuwingen worden weergegeven.

Wekelijks resterende rijtijden in de chauffeursweergave U kunt een gedetailleerd overzicht krijgen van de resterende rijtijden van uw chauffeurs voor de huidige en de volgende week. Bij de berekening van de resterende rijtijd voor de week wordt rekening gehouden met alle wettelijke vereisten van tweewekelijkse rijbeperkingen zoals voorgeschreven door Europese wetgeving. Klik op 'Meer' in het hoofdmenu en selecteer vervolgens 'Bestuurders' in de lijst. Selecteer een Restende rijtijd | 54

chauffeur uit de lijst. Open in het rechterdeelvenster het gedeelte 'Rijtijden/rustperioden (tachograaf)'. In 'Resterende rijtijd' ziet u de tijd die uw chauffeur mag rijden op de actuele dag en in de huidige en volgende week.

Krijg een gedetailleerd overzicht van de resterende rijtijd, aankomende pauzes en rustperioden voor uw chauffeurs.

Restende rijtijd | 55

Adressenbeheer Adressenbeheer

Met WEBFLEET kunt u de adressen beheren waar u dagelijks mee moet werken. U kunt de adressen gebruiken om uw opdrachten te verzenden. De adressen staan in de ritrapporten zoals het eigenlijke ritrapport, wanneer een rit begint of eindigt op een adres dat in WEBFLEET is gemaakt. In dit hoofdstuk krijgt u te zien hoe u adressen in WEBFLEET kunt maken, deze op kleur of groep kunt sorteren en ze zichtbaar kunt maken op de kaart. U kunt aan een adres een naam geven zodat u het gemakkelijker kunt terugvinden en u kunt een contactpersoon toevoegen die automatisch aan een opdracht wordt gekoppeld die naar dat adres wordt gestuurd.

Adressen maken Als u in WEBFLEET een adres wilt maken, moet u in het hoofdmenu op "Meer" klikken en "Adressen" in de lijst selecteren. Klik in het detailvenster op "Nieuw". U kunt maximaal drie namen invoeren bij een adres. Alle namen worden gebruikt wanneer u een opdracht naar een voertuig stuurt dat dat adres gebruikt. Selecteer een straal om het adres heen. Als een voertuig zich binnen de straal van het adres bevindt, wordt het adres automatisch aan de positiegegevens van het voertuig toegevoegd. U kunt het adres aan een groep toewijzen en activeren om het op de kaart te laten zien. Selecteer een gekleurd adressenpictogram om het adres op de kaart aan te geven. U kunt ook een contactpersoon aan het adres toevoegen. Er wordt automatisch voorgesteld om deze contactpersoon aan het logboek toe te voegen. De contactpersoon wordt ook automatisch toegevoegd aan opdrachten die u naar een voertuig stuurt.

Adressen maken en aan groepen toewijzen. Contactgegevens toevoegen en zichtbaar maken op de kaart.

Adressen in groepen beheren. Als u een adres heeft gemaakt, kunt u dit aan een of meerdere groepen toewijzen. Selecteer het adres in de lijst en klik op "Bewerken". Selecteer een of meer groepen op het tabblad "Groepen" waaraan u uw adres kunt toewijzen. Klik op "Nieuwe groep" als u een nieuwe groep wilt maken. Klik op de verwijderknop in de kolom "Handelingen" als u een groep wilt verwijderen. Klik op de knop "Bewerken" als u de naam van een groep wilt wijzigen. Klik op "Toewijzing opslaan" als u de toewijzingen van uw adres aan een of meerdere groepen wilt opslaan.

Adressen in groepen beheren. Adresgroepen maken, verwijderen en bewerken.

Adressenbeheer | 56

Adressen in de kaart tonen U kunt een of alle adressen in de kaart laten zien of deze filteren op groep of kleur. Wanneer u een adres bewerkt en het tabblad "Kaart" selecteert, wordt het adres op de kaart getoond. U kunt in het midden van de cirkel op de kaart klikken en deze verplaatsen om de locatie te wijzigen. U kunt ook op iedere andere plek in de cirkel klikken om de straal te vergroten of te verkleinen. Als u meerdere adressen op de kaart wilt laten zien, selecteer dan "Kaart" in het hoofdmenu en klik op de knop "Kaartinstellingen" rechtsboven op de kaart. Selecteer "Adressen" zodat de kaart adressen kan laten zien. U kunt filteren op speciale adresgroepen of -kleuren.

Laat het adres zien dat u heeft bewerkt of laat meerdere adressen zien die zijn gefilterd op groep of kleur in de kaart.

Stilstand op een adres Wanneer u wilt weten welke voertuigen stilstonden op een bepaald adres, selecteer dan het adres in de lijst, klik op "Bewerken" en selecteer het tabblad "Stilstand". Hier worden alle stilstanden weergegeven met het begin, het einde en de duur van iedere stilstand voor de verschillende voertuigen. U kunt de lijst filteren op groepen, voertuigen en datum.

De stilstanden van uw voertuigen op een adres bekijken.

Adressenbeheer | 57

Gebieden gebruiken Gebieden gebruiken

WEBFLEET biedt een oplossing waarmee u uw voertuigen kunt volgen dankzij rapportage over hun posities in relatie tot bepaalde gebieden. U kunt rapportages combineren met behulp van verschillende soorten meldingen. Deze worden bijvoorbeeld gemaakt als uw voertuigen zich binnen of buiten bepaalde gebieden bevinden, of als ze een gebied in- of uitrijden. In dit hoofdstuk ziet u hoe u een of meerdere gebieden kunt maken, periodes kunt bepalen waarin de posities van uw voertuigen binnen of buiten die gebieden aan WEBFLEET worden gerapporteerd en de gebiedsrapportage instellen voor individuele of meerdere voertuigen en groepen voertuigen.

Overzicht van gebieden Klik in het hoofdmenu op 'Meer' en selecteer 'Gebieden' om de lijst met gebieden weer te geven. De lijst met gebieden geeft u een duidelijk overzicht van alle gebieden in uw WEBFLEET-account. Voor ieder gebied worden de volgende gegevens weergegeven: naam, type (met naam en pictogram), de handeling die wordt uitgevoerd als de positie van een voertuig wordt gemeld, het bericht en de activeringsstatus. Selecteer een gebied in de lijst om de planning voor automatische meldingen weer te geven. In het detailvenster rechts op het scherm is te zien op welke voertuigen en voertuiggroepen de gebiedsrapportage van toepassing is.

Bekijk in een oogopslag alle gebieden in een gesorteerd overzicht met de bijbehorende relevante informatie.

Vierkante en ronde gebieden maken Als u gebieden wilt maken, moet u in het hoofdmenu op 'Meer' klikken en 'Gebieden' in de lijst selecteren. Klik op 'Nieuw' in het detailvenster rechts. Selecteer het tabblad 'Gebiedsdefinitie'. Onder 'Gebiedskenmerken' kunt u een nummer en naam geven aan een nieuw gebied. Als u een rechthoekig of cirkelvormig gebied wilt maken, selecteert u 'Rechthoek' of 'Cirkel' in de lijst 'Type'. U kunt het gebied op de kaart bekijken. Klik op het midden van de cirkel en sleep deze naar de gewenste locatie om te centreren. Als u de afmetingen wilt veranderen, moet u ergens in het gebied klikken en het gebied naar buiten slepen om het gebied te vergroten of naar het midden om het gebied te verkleinen. U kunt ook een radius of breedte en hoogte invoeren bij 'Gebiedskenmerken' aan de rechterkant.

U kunt gebieden maken waar u maar wilt, als cirkel of als rechthoek, en de straal of de grootte vergroten of verkleinen.

Gebieden gebruiken | 58

Veelhoekige gebieden maken U kunt ingewikkelde gebieden maken met meerdere hoeken. Selecteer het type gebied 'Veelhoek' in het tabblad 'Gebiedsdefinitie' onder 'Gebiedskenmerken'. U kunt de vorm van een veelhoekig gebied ontwerpen door op de kaart te klikken en ankerpunten toe te voegen. Als u klaar bent, klikt u op het beginpunt om het gebied te voltooien. De vorm wordt nu gevuld. U kunt de vorm van uw gebied wijzigen door de individuele rechthoekige ankerpunten aan iedere zijde of in het midden van iedere lijn te verslepen.

Maak veelhoekige gebieden door op de kaart te klikken en de ankerpunten te verslepen tot u de gewenste vorm hebt.

Een gebied in de vorm van een corridor Als u een gebied wilt maken in de vorm van een corridor, gaat u naar het tabblad 'Gebiedsdefinitie'. Onder 'Gebiedskenmerken' selecteert u in de lijst het type 'Corridor'. Klik op de kaart om uw gebied te tekenen. Voeg punten toe om uw corridor te maken. Voer aan de rechterkant de breedte in om de breedte van uw corridor te veranderen.

Maak een gebied in de vorm van een corridor, bijvoorbeeld langs een route.

Extra functies van gebieden Als u veel gebieden hebt, kunt u het overzicht op de kaart en de lijst met gebieden snel verliezen. U kunt gebieden sorteren door aan elk gebied een kleur toe te wijzen. Sommige gebieden hebt u misschien alleen in een bepaalde periode nodig. In dit geval kunt u de starten einddatum van de periode opgeven waarin


het gebied actief is. Dit kunt u doen door een kleur te selecteren of een actieve periode op te geven op het tabblad 'Gebiedsdefinitie' onder 'Gebiedskenmerken'.

Houd het overzicht over uw gebieden door kleuren toe te wijzen en een actieve periode op te geven.

Meldingen voor gebieden inplannen. Als u een gebied maakt, moet u opgeven welke melding u wilt ontvangen als uw voertuigen een gebied in- en/of uitrijden of wanneer er voertuigen binnen en/of buiten een bepaald gebied worden gerapporteerd. Ga hiervoor naar het tabblad 'Gebiedsdefinitie' onder 'Bij positiebericht van een voertuig'. Selecteer 'Binnen/buiten' of 'Inrijden/uitrijden' in de lijst 'Positiestatus' om de activiteit op te geven die moet worden gerapporteerd. Selecteer het soort bericht dat wordt gemaakt. U kunt verschillende typen meldingen selecteren, zoals Bericht, Waarschuwing of Alarm. Op het tabblad 'Planning' kunt u de tijdsperiode en het aantal losse dagen opgeven waarin deze gebieden worden gecontroleerd zolang ze actief zijn. Klik op 'Opslaan'.

Bepaal de dagen en perioden om uw gebieden te controleren.

Voertuigen aan gebieden toewijzen U kunt meerdere voertuigen en/of groepen voertuigen selecteren om hun posities aan WEBFLEET te rapporteren als deze binnen en/of buiten een bepaald gebied zijn of een bepaald gebied in- en/of uitrijden. Selecteer een gebied in de lijst en klik op 'Bewerken'. Op het tabblad 'Toewijzingen' kunt u


afzonderlijke voertuigen en groepen voertuigen toevoegen. Klik op 'Opslaan' als u uw toewijzingen wilt bewaren.

Selecteer voertuigen en groepen voertuigen om hun posities voor een bepaald gebied te rapporteren.


Accountinstellingen Accountinstellingen

In dit hoofdstuk leert u hoe de accountinstellingen kunt aanpassen voor de kaartweergave, het dashboard, adressen, berichten, orders en rapporten.

Overzicht van instellingen Met WEBFLEET kunt u instellingen aanpassen die van toepassing zijn op alle gebruikers met een WEBFLEET-account. Daarnaast kunt u instellingen wijzigen die alleen van toepassing zijn op uw gebruiker. Klik op "Instellingen" rechtsboven aan de WEBFLEET-interface om het venster "Instellingen bewerken" te openen. Hier kunt u: instellen hoe voertuigen op de kaart worden weergegeven, eenheden, perioden, indelingen, de workflow voor orders en rapportinstellingen definiëren, algemene berichten maken die voor statusrapportage en voor orders worden gebruikt, en namen toewijzen aan de verschillende adreskleuren.

Wijzig de instellingen voor het gehele WEBFLEET-account voor alle gebruikers en wijzig individuele instellingen voor één gebruiker.

Gebruikerspecifieke accountinstellingen Op het tabblad "Gebruiker" van het WEBFLEET-instellingenvenster kunt u de instellingen wijzigen die alleen van toepassing zijn op uw gebruiker. U kunt selecteren hoe uw voertuigen op de kaart worden weergegeven, zodat u een beter overzicht hebt van uw wagenpark. U kunt bepalen of de afstand wordt weergegeven in kilometer of mijl. Stel in of en hoe u op de hoogte wilt worden gesteld wanneer er meldingen worden verzonden. Daarnaast kunt u de tijdsnotatie en de tijdzone voor uw WEBFLEETaccount instellen en kunt u het aantal werkdagen instellen dat moet worden gebruikt voor de Dashboardberekening. Klik op "Opslaan" om deze instellingen toe te passen voor uw gebruiker.

Bewerk de instellingen die specifiek van toepassing zijn op uw gebruiker.

Accountinstellingen U kunt instellingen wijzigen die van toepassing zijn op alle gebruikers. Selecteer het tabblad "Account" in het WEBFLEET-venster "Instellingen bewerken". Naast de opties die u hebt voor voertuigen op de kaart, kunt u ook diverse instellingen met betrekking tot locatie-informatie wijzigen. Selecteer of u accounts wilt vergrendelen als gebruikers vijf keer het onjuiste wachtwoord invoeren wanneer ze zich aanmelden bij WEBFLEET. Stel meldingen in die worden verzonden een bepaalde tijd voordat een voertuig de locatie van de order bereikt. Selecteer een standaardordertype om tijd te besparen bij het invoeren van orders. U kunt Accountinstellingen | 62

ook in- en uitschakelen of uw bestuurders orders kunnen afwijzen op hun TomTom PRO. Nadat u de accountinstellingen hebt bewerkt, klikt u op "Opslaan".

Maak algemene accountinstellingen voor alle gebruikers.

Adreskleuren labelen WEBFLEET biedt u een aantal kleuren die u kunt gebruiken voor adressen die op de kaart worden weergegeven. Deze kleuren kunnen adrescategorieën of adresgroepen vertegenwoordigen. Op het tabblad "Adreskleuren" van de WEBFLEET-accountinstellingen kunt u namen toewijzen aan deze kleuren. Selecteer een kleur en voer de naam in. Klik op "Opslaan" om uw wijzigingen op het tabblad "Adreskleuren" op te slaan.

Wijs namen toe aan adreskleuren.

Status- en orderberichten definiëren U kunt twee soorten berichten maken die worden gebruikt voor uw WEBFLEET-account. Op het tabblad "Statusberichten" kunt u maximaal vijftien algemene berichtteksten invoeren die worden overgedragen naar de PRO-systemen van uw bestuurders. Bestuurders kunnen ze gebruiken om te rapporteren aan WEBFLEET. Op het tabblad "Orderberichten" kunt u maximaal vijftien statusberichten maken die uw bestuurders uit de lijst kunnen selecteren om aan kantoor te rapporteren wanneer ze met een order bezig zijn. Of deze berichten kunnen worden doorgestuurd naar uw e-mail, is afhankelijk van het type melding

Accountinstellingen | 63

dat u per bericht hebt geselecteerd en van de manier waarop u de meldingen hebt aangepast. Voordat u naar een ander tabblad gaat of het venster sluit, klikt u op "Opslaan" om uw berichten op te slaan.

Maak algemene en ordergerelateerde statusberichten.

De workflow voor orders aanpassen Op het tabblad "Workflow voor orders" kunt u de workflow voor uw bestuurders aanpassen tijdens een order. WEBFLEET kan een waarschuwing maken wanneer een bepaalde status in de workflow wordt gerapporteerd. Als bepaalde orderstatussen niet nodig zijn, kunt u ze uit de workflow verwijderen op het PRO-navigatiesysteem. U kunt dit voor elk van de ordertypen doen. Daarnaast kunt u onder "Workflowbeheer" het aantal acties verminderen dat door uw bestuurders moet worden uitgevoerd op het PRO-navigatiesysteem wanneer zij een order ontvangen en starten. Klik op "Opslaan" om uw wijzigingen op te slaan.

Pas de workflow voor orders op de PRO-systemen aan en definieer meldingen voor specifieke workflowstatussen.

Instellingen voor rapportage Op het tabblad "Rapportage" van de WEBFLEET-accountinstellingen kunt u de berekening van de OptiDrive-indicator configureren volgens uw eigen vereisten. U kunt een maximumsnelheid aangeven die moet worden gebruikt voor de rapportage van snel rijden. Indien de kaart geen maximumsnelheid voor een bepaalde weg aangeeft, wordt deze waarde gebruikt als referentie. U kunt in procenten definiëren hoeveel de bestuurder te hard mag rijden. U kunt ook instellen of u op de hoogte wilt worden gesteld wanneer het brandstofniveau van een van uw voertuigen onder een bepaalde limiet komt, wanneer er


wordt getankt of wanneer er een onverwacht verlies van brandstof wordt gedetecteerd. Om uw aanpassingen op het tabblad "Rapportage" op te slaan, klikt u op "Opslaan".

Definieer drempelwaarden voor de OptiDrive-indicator en limieten voor de rapportage van te snel rijden en brandstofverbruik.


Kaartweergave... 4 Zoomen en slepen... 4 Kaarttypen... 4 TomTom-kaart... 5 Kaart op volledig scherm... 5 Zoeken op de kaart... 5

Recommend Documents